Notarial CodeCódigo Notarial

The public notariat is the public function exercised privately. Through it, the authorized official advises individuals on the correct legal formation of their will in legal acts or contracts and attests to the existence of facts that occur before him.

The notary public is a legal professional, a specialist in Notarial and Registral Law, legally authorized to exercise the notarial function.

In laws, regulations, agreements, and documents, when the word notary is used, it shall be understood as referring to the notary public.

Requirements and impediments to practicing the public notariat

To be a notary public and practice as such, the following requirements must be met:

• a)Be of good conduct.
• b)Have no legal impediment to exercising the office.
• c)Hold a law degree (licenciado en Derecho), with a postgraduate degree in Notarial and Registral Law, graduated from a university recognized by the competent educational authorities; furthermore, have been incorporated into the Costa Rican Bar Association (Colegio de Abogados de Costa Rica) for at least two years and, with the same advance notice, have requested authorization to exercise the office.

(Sinalevi Note: See infra, transitory provision VII, on the entry into force of this subsection) (Sinalevi Note: By means of the sole article of the "Resolution on the Requirements for Authorization, Registration and Authorization as a Notary Public", No. 1611 of August 4, 2004, The National Directorate of Notaries (Dirección Nacional de Notariado) has tacitly interpreted this subsection as follows: "clarifying that the minimum academic degree to be a Notary Public is that of Specialist in Notarial and Registral Law") d) Possess a fixed residence in the country, except for consular notaries.

• e)Have an office open to the public in Costa Rica, except in the case of consular notaries.
• f)Speak, understand, and write Spanish correctly.

Foreigners who meet the above requirements may practice the notariat provided that in their country of origin the same benefit is granted to Costa Rican notaries, under the same conditions.

In the case of persons with visual or hearing disabilities who are authorized to exercise the notarial function, they must have the assistance of supports and technological means that allow them to exercise that function, safeguarding notarial public faith and the rights of users. Such supports shall be adjusted to the requirements of the person with disabilities and shall be verified through a certification issued by the entity defined by regulation. The notary public is not allowed to delegate his functions to third parties.

(The preceding paragraph thus added by Article 1 of the Law for the Authorization for the Practice of the Notariat by Persons with Visual and Hearing Disabilities, No. 10754 of September 11, 2025)

The following are impeded from being notary publics:

• a)Persons with physical, mental, sensory, and psychosocial disabilities who do not have the certification issued for this purpose by the entity defined by regulation. Said certification shall evaluate the aptitude of the person with disabilities to use the supports and technological means for the exercise of the notarial function, in such a way that notarial public faith and the rights of users are safeguarded.

(Subsection a) thus amended by Article 2 of the Law for the Authorization for the Practice of the Notariat by Persons with Visual and Hearing Disabilities, No. 10754 of September 11, 2025).

• b)Those who find themselves unable to have an office open to the public.
• c)Those convicted of crimes against property, good faith, administration of justice, public trust, or crimes relating to the Law on Narcotics, Psychotropic Substances, Drugs of Unauthorized Use and Related Activities, No. 7093, of April 22, 1988. When the conviction has been pronounced abroad, the proof of the final judgment shall require the corresponding exequatur. This impediment shall be in effect for the entire term established in the sentencing judgment, without the possibility of being reduced by the benefits that, in accordance with criminal procedural legislation, may be granted to the convicted person. d) Those who are in pretrial detention.
• e)Persons declared bankrupt, in civil insolvency proceedings, or under legal interdiction (interdicción), as long as they are not rehabilitated.
• f)Those who hold positions in any dependency of the public sector, including those structured according to organizational models of Private Law, where external practice of the notariat is prohibited to them.
• g)Those who do not have a current Professional Civil Liability insurance policy under the terms described in this Code.

(Subsection g) thus amended by Article 1 of Law No. 10057 of October 29, 2021, "Establishes professional civil liability insurance for notary professionals authorized by the National Directorate of Notaries and liquidation of the notarial guarantee fund")

Persons with visual or hearing disabilities may be authorized for the exercise of the notariat, provided that they have the supports and technological means that allow them to exercise said function and safeguard notarial public faith and the rights of users. The specifications of the supports and technological means for the exercise of the notarial function, both to communicate effectively and to comply with the necessary security standards, shall be defined by regulation.

Every act executed or document issued by a notary with visual or hearing disabilities may include an express statement that the person is a notary with visual or hearing disabilities.

(Thus added by Article 2 of the Law for the Authorization for the Practice of the Notariat by Persons with Visual and Hearing Disabilities, No. 10754 of September 11, 2025)

Excepted from the prohibition contained in subsection f) of the previous article are:

• a)Persons who work as teachers in educational entities.
• b)Those who are substitute magistrates, judges, or mayors, when they serve in such positions for less than three months. If the designations exceed this period, the notaries must communicate them to the respective office and, immediately, return the protocol with the corresponding certificate (razón) in the state in which it is found.
• c)The notaries of the State Notary's Office (Notaría del Estado) and consular officials, who shall be governed, where pertinent, by the exceptions resulting from this law and the legal provisions governing these dependencies.
• d)Officials of the Executive and Legislative Branches, public institutions, and municipalities, hired for a fixed term, excluded from the Civil Service Regime, and who do not receive any additional salary or economic compensation of any kind for prohibition or exclusive dedication, provided there is no overlap of working hours nor provision to the contrary in the legislation regulating the body or institution where the services are provided.

In addition to the obligations and duties resulting from this law, notaries public are obliged to have an office open to the public and provide the services required of them, from which they may only excuse themselves for just, moral, or legal cause. They must duly advise those who request their services for the correct formation and legal expression of their will in the legal acts they execute.

The notary public is prohibited from:

• a)Attending to professional matters of private individuals in the offices of the Public Administration, decentralized state institutions, or public companies structured as private entities, where the notary provides his services.
• b)Authorizing, in the Public Administration, decentralized state institutions, or public companies from which he receives a salary or stipend, legal acts or contracts where his employers or subsidiary companies appear as parties. However, he may authorize them provided he does not charge fees for this concept. Nevertheless, notaries in public employment regimes may charge the fees corresponding to private individuals, in cases of formalizing deeds related to savings and loan funds operating attached to each institution and that do not correspond to the ordinary activity of the employer entity.
• c)Authorizing acts or contracts in which the notary, any of the interpreters, or the instrumental witnesses, their respective spouses or cohabitants, ascendants, descendants, siblings, uncles or nephews by consanguinity or affinity have an interest. It shall be understood that this interest exists in the acts or contracts concerning legal entities or entities in which the notary, his parents, spouse or cohabitant, children, and siblings by consanguinity or affinity have or exercise positions as directors, managers, administrators, or legal representatives.
• d)Authorizing acts or contracts contrary to the law, ineffective ones, or those that, to be executed, require prior authorization, while this has not been granted, or any other action or requirement that prevents registering them in the public registries.
• e)Practicing the notariat, simultaneously, in more than three decentralized state institutions and in public companies structured as private entities.

The Public Administration is prohibited from contracting the same notary in more than three institutions simultaneously. To ensure compliance with this provision, the National Directorate of Notaries shall maintain in its registration records a list of notaries. Likewise, the Administration must communicate to this Directorate the contracting of notaries, in order to establish the respective control.

When the legal acts or contracts in which the State, its companies, autonomous and semi-autonomous institutions are parties, are authorized by notaries who earn a salary, stipend, or other remuneration from the respective institution, whoever authorizes them may not charge professional fees to the State or to third parties.

The Professional Civil Liability Insurance for Notary Professionals is established, which shall be a mandatory requirement for all persons who exercise the notarial function and are authorized by the National Directorate of Notaries and incorporated into the Costa Rican Bar Association (Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica). This insurance shall have the purpose of guaranteeing to the parties and third parties the payment of eventual compensation for the damages caused in the exercise of the notarial function, constituting a guarantee for duly proven civil liability.

This insurance shall have the following characteristics:

• a)It may be acquired annually from any of the insurance entities authorized by the General Superintendency of Insurance of Costa Rica (Superintendencia General de Seguros de Costa Rica), in accordance with Law 3653, Insurance Market Regulatory Law, of July 22, 2008.
• b)The liability is individual, not collective or joint and several.
• c)The minimum coverage amount per policy period shall be the equivalent of 55 base salaries of an office worker 1 as defined in Article 2 of Law 7337, of May 5, 1993.
• d)Female and male notaries shall have the obligation to report, to the National Directorate of Notaries, the annual payment of this policy, one calendar month in advance of the periodic annual expiration date of the previous year. This Directorate shall issue the corresponding guidelines to regulate the administrative procedures necessary for compliance with this obligation.

This Directorate is also empowered to contract with an insurance entity authorized by the General Superintendency of Insurance of Costa Rica to underwrite a collective or group policy, or both, under the voluntary contracting scheme, it being optional for each notary professional to underwrite the policy under this modality.

The Costa Rican Bar Association (Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica) is empowered to contract, as the policyholder, with an insurance entity authorized by the General Superintendency of Insurance of Costa Rica and underwrite group or collective policies, or both, under the voluntary contracting scheme, it being optional for each notary professional to underwrite the policy under this modality; this by virtue of the professional functions and objectives that the law grants it and in accordance with the provisions of this law.

(Thus amended by Article 1 of Law No. 10057 of October 29, 2021, "Establishes professional civil liability insurance for notary professionals authorized by the National Directorate of Notaries and liquidation of the notarial guarantee fund")

Registration of notaries

The person interested in being authorized to exercise the notarial function must request it in writing from the National Directorate of Notaries. The application must be accompanied by the following documents:

• a)The degree that accredits the applicant as a lawyer registered with the Bar Association, with two years in the practice of the profession.

(Sinalevi Note: See infra, transitory provision VII, on the entry into force of this subsection) b) The degree of specialist in Notarial and Registral Law.

(NOTE: See infra, transitory provision VII, on the entry into force of this subsection) c) The exact domicile address and the telephone number, fax, email, or post office box, if available.

• d)The indication of the place where the notarial office is open to the public.
• e)A recent, good-quality passport-sized photograph, which must be added to the file.
• f)A sworn statement from the interested party that the individual does not have any of the impediments indicated in Article 4 of this code.
• g)The identity card or identification document, which shall be returned immediately, once a copy has been obtained.

If the application is in due form, at the expense of the interested party, a notice shall be published in La Gaceta and in a nationally circulated newspaper inviting anyone who knows of facts or situations affecting the conduct of the interested party for the exercise of the notarial function to communicate them within the fifteen days following publication.

Once the requirements are met and the applications are submitted in due form, they must be resolved by the National Directorate of Notaries, within the following month. The Directorate is empowered to request, from the Judicial Registry of Offenders (Registro Judicial de Delincuentes), a certification of the applicant's criminal record.

(Thus amended by subpart a) of Article 1 of Law No. 8795 of January 4, 2010)

Once the application is approved, the National Directorate of Notaries shall issue the notary public license, which shall be signed by the director. The registration shall be recorded in the respective registry.

Every authorization and suspension agreed upon by the Directorate shall be published in La Gaceta and communicated to the offices that this Directorate deems appropriate.

(Thus amended by subpart a) of Article 1 of Law No. 8795 of January 4, 2010)

EFFECTIVE PERIOD OF THE NOTARIAL FUNCTION

Notaries public shall be temporarily disqualified when:

• a)They are suspended for disciplinary reasons by the competent body.
• b)A fact arises that, in accordance with Article 4, prevents the exercise of the notarial function; in such case, the suspension shall be maintained while the impediment lasts.
• c)They leave the country for more than six months. In this circumstance, the suspension shall be maintained during the entire absence.
• d)They voluntarily request it.
• e)They are not up to date with the annual payment of the Professional Civil Liability insurance policy.

(The preceding subsection thus added by Article 2 of Law No. 10057 of October 29, 2021, "Establishes professional civil liability insurance for notary professionals authorized by the National Directorate of Notaries and liquidation of the notarial guarantee fund")

CONSULAR NOTARIAT

The consuls of Costa Rica abroad shall exercise the public notariat in their territorial jurisdiction, with respect to acts or contracts that must be executed or take effect in Costa Rica. They shall exercise the function in accordance with this code. For the consular notariat, the provisions of subsection c) of Article 3 of this law shall not apply.

It is the responsibility of consular notaries to monitor and attend to all provisions, prohibitions, and other stipulations that notaries public assume in accordance with this code. They shall be equally sanctionable and their function shall be subject to the supervision of the corresponding body. The relinquishment of the position automatically causes the cessation of the notarial function and the obligation to return the protocol, with the corresponding closure certificate and in the state of use in which it is found. When the cessation occurs, the Ministry of Foreign Affairs and Worship (Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto) must communicate it to the National Directorate of Notaries and to the Notarial Archive.

LIABILITY OF NOTARIES

Notaries public are liable for the non-compliance with their professional obligations and duties, as well as for the violation of laws and their regulations. This liability may be disciplinary, civil, or criminal.

Any manifestation by the parties in which the notary is released from liability for the non-compliance with his obligations shall lack validity.

Compensation for the damages caused by the actions of the notary public to the grantors, parties, or third parties shall be covered once it is established by a final judicial resolution, issued in the ordinary jurisdiction or through the disciplinary process. To compensate, the guarantee provided shall be enforced, without prejudice to the personal liability of the notary for any outstanding balance.

It is the responsibility of the criminal courts to establish the criminal liability of notaries in accordance with the law.

Notaries shall be sanctioned for disciplinary reasons, according to this code, for non-compliance with the law, its regulations, the norms and principles of professional ethics, the provisions issued by the National Directorate of Notaries, and any of its bodies responsible for fulfilling functions related to notarial activity.

The liabilities indicated in the previous articles are not mutually exclusive. Notaries may be sanctioned in different fields independently, simultaneously, or successively, with the exception of cases that must be excluded by virtue of the force of res judicata of judicial judgments.

The courts of the country that hear proceedings related to improper actions of notaries public must immediately communicate this to the National Directorate of Notaries, so that it may proceed accordingly.

If two or more notaries acted jointly, all shall be jointly and severally liable for the faults or omissions, except if the circumstances reveal that they are attributable to only one or some of them.

National Directorate of Notaries

The National Directorate of Notaries is a body of maximum deconcentration attached to the Ministry of Justice and Peace, with administrative, budgetary, and functional autonomy. It shall have instrumental legal personality to carry out contractual activity, administer its resources, and manage its assets.

The National Directorate of Notaries shall formulate and approve its draft budget. The budget shall be constituted by the resources provided for in this law and shall not be subject to directives on economic or budgetary matters that limit, in any way, its execution and operation.

(The preceding paragraph thus amended by Article 2, subpart h) of the Law for the Strengthening of Budgetary Control of the Deconcentrated Bodies of the Central Government, No. 9524 of March 7, 2018) The National Directorate of Notaries may carry out administrative acts and contracts of employment and training, as well as receive donations of movable or immovable property from public or private institutions. Furthermore, it may enter into all types of cooperation agreements or alliances with public or private institutions.

The National Directorate of Notaries shall be the governing body of notarial activity and shall have exclusive competence to regulate all active notaries public. Its headquarters shall be in the city of San José, without prejudice to its ability to establish regional offices in other places within the national territory.

(Thus amended by subpart b) of Article 1 of Law No. 8795 of January 4, 2010)

The functions of direction and issuance of policies and guidelines of the National Directorate of Notaries shall be the responsibility of the Notarial Higher Council (Consejo Superior Notarial), composed of five full members. Furthermore, one alternate shall be designated for each full member.

This Council shall be composed of representatives who hold the title of lawyer and notary public, from the following institutions:

• a)One representative from the Ministry of Justice and Peace.
• b)One representative from the National Registry.
• c)One representative from the public universities appointed by the National Council of Rectors (CONARE), with teaching experience in notarial and registral matters of at least ten years.
• d)One representative from the General Directorate of the National Archive of the Ministry of Culture and Youth.
• e)One representative from the Costa Rican Bar Association (Colegio de Abogados de Costa Rica).

The Council shall elect, from among its members, a secretary and a president.

The members of the Notarial Higher Council and their alternates shall be appointed by the Government Council, for a term of five years, indefinitely renewable for equal periods, from shortlists submitted by each of the indicated entities. The shortlists must respect gender alternation.

The persons appointed require the following:

• 1)To have at least ten years of notarial practice and/or university teaching in notarial and registral matters, in the case of the representatives of the Bar Association and the public universities, and at least five years of experience in public service directly linked to notarial and registral action, for the other representatives of the state institutions.
• 2)Possess recognized moral solvency.
• 3)Not to have been suspended or disqualified for a serious fault in the last ten years prior to their appointment, by reason of their practice as a notary public or lawyer.
• 4)Not to have been convicted in the last ten years for crimes against property, good faith, administration of justice, public faith, or crimes relating to the Law on Narcotics, Psychotropic Substances, Drugs of Unauthorized Use, Related Activities, Money Laundering and Financing of Terrorism, No. 8204, of December 26, 2001, and its amendments.

In the composition of the Notarial Higher Council, the Government Council must respect gender equity.

Both the full members of the Notarial Higher Council and the alternates shall serve ad honorem.

Unless there is an express law or agreement that prohibits it, the members of the Notarial Higher Council may practice the profession of notary public after being authorized.

The alternates must meet the same requirements established for the titular member.

The powers of the Notarial Higher Council are the following:

• i)Issue the guidelines and directives of mandatory compliance for the practice of the notariat and all decisions related to the organization, supervision, control, ordering, and adaptation of the Costa Rican notariat.

These resolutions shall have executive force and must be published in the Official Gazette.

• ii)Order the disqualification of notaries when any of the circumstances indicated in Article 4 of this Law arises.
• iii)Impose the disciplinary sanctions provided for in this Code, provided that by law they do not fall within the jurisdiction of the jurisdictional bodies.
• iv)Hear on appeal the resolutions made by the executive director, in cases of denial of authorization and disqualification.
• v)Cooperate or contribute to the carrying out of periodic reviews of the contents of Notarial Law teaching programs and make recommendations.
• vi)Respond to consultations made to it regarding the exercise of the notarial function. The resulting pronouncements shall be of mandatory compliance for all notaries public.
• vii)Determine the suitable security means that notarial documents must contain for their validity.
• viii)Appoint the person who occupies the position of executive director and designate the substitute in case of temporary absence.

(Thus amended by subpart b) of Article 1 of Law No. 8795 of January 4, 2010)

The administration, organization, and supervision functions that must be carried out by the National Directorate of Notaries shall be the responsibility of an executive director. The director shall be elected and appointed by agreement of a simple majority of all the members of the Notarial Higher Council.

The executive director shall be excluded from the Civil Service Regime and shall be appointed for a term of five years, indefinitely renewable for equal periods.

The powers of the executive director shall be the following:

• a)Administer the oath to notaries public and register them in the registry that must be kept for that purpose.
• b)Maintain an updated registry of the exact addresses of the notaries public and their offices or desks.
• c)Maintain a registry of the signatures of the notaries and of the seals they must use in their actions, as well as any other suitable security means agreed upon by the Notarial Higher Council.
• d)Maintain a registry of the disciplinary sanctions imposed on notaries and ensure that they are effectively carried out.
• e)Authorize the delivery of protocol volumes.
• f)Ensure that the protocols of deceased, suspended, or incapacitated notaries are delivered to the respective entity. In these cases, the executive director is empowered to request, transfer, and deliver the respective volumes.
• g)Carry out inspections in the offices of notaries public, in order to verify that they have an office open to the public and comply with the law, provisions, directives, and mandatory compliance guidelines. During inspections, which must be carried out with prior notice, the Directorate is empowered to request the documents and information necessary for the proper fulfillment of its supervisory powers.
• h)Report notaries to the Notarial Higher Council, when it deems that they have committed some irregularity that deserves a sanction.
• i)Process and carry out the total or partial replacement of protocols.
• j)List the companies authorized, exclusively, to supply the suitable security means that notarial documents and the protocol volumes must contain.
• k)Maintain a list of those serving as external notaries in decentralized state institutions and public companies structured as private entities.
• 1)Authenticate the signature of notaries, in cases where the law so requires.
• m)Execute the agreements that, according to this Law, are the responsibility of the Notarial Higher Council.
• n)Exercise the legal representation of the National Directorate of Notaries.
• ñ)Initiate ex officio or at the request of a party the proceedings in disciplinary procedures against notaries that shall be brought before the Notarial Higher Council.
• o)Participate in all sessions of the Consejo Superior Notarial, with voice but without vote.
• p)All other powers assigned to it by the Consejo Superior Notarial.

(Thus amended by subsection b) of Article 1 of Law N° 8795 of January 4, 2010)

To be appointed executive director (director ejecutivo), the designated person must meet the following requirements:

• a)Have at least ten years of professional experience in notarial practice.
• b)Possess recognized moral standing.
• c)Not have been suspended or disqualified (inhabilitada) for serious misconduct in the last ten years prior to their appointment, by reason of their practice as a notary public or attorney.
• d)Not have been convicted in the last ten years of crimes against property, good faith, administration of justice, public trust (fe pública), or crimes relating to the Law on Narcotics, Psychotropic Substances, Unauthorized Drugs, Related Activities, Money Laundering, and Financing of Terrorism, No. 8204, of December 26, 2001, and its amendments.

Appointment to the position of executive director (director ejecutivo) is incompatible with the practice of the notarial function, except for substitutes, as long as the substitution does not exceed three continuous months.

(Thus amended by subsection b) of Article 1 of Law N° 8795 of January 4, 2010)

Resolutions of the Consejo Superior Notarial shall only be subject to a motion for reconsideration (recurso de reconsideración). Resolutions issued by the executive director (director ejecutivo) shall only be subject to a motion for reconsideration (recurso de reconsideración), except for those involving the denial of authorization (denegatoria de habilitación), disqualification (inhabilitación), or any other disciplinary sanction against the notary, which shall be subject to a motion to set aside with subsidiary appeal (recurso de revocatoria con apelación en subsidio) before the Consejo Superior Notarial.

All appeals must be filed jointly within the five business days following notification of the act being appealed. Once the filed appeals have been definitively resolved, the administrative remedies (vía administrativa) shall be deemed exhausted, as a final act, as provided in subsection c) of Article 36 of the Contentious Administrative Procedure Code (Código Procesal Contencioso Administrativo), Law No. 8508, of April 28, 2006.

(Thus added by subsection b) of Article 1 of Law N° 8795 of January 4, 2010)

To fulfill its purposes, the Dirección Nacional de Notariado shall be financed in accordance with the provisions of Article 185 of this Code, as well as through the proceeds from the collection of administrative services provided by the Dirección through its bodies, such as authorization of protocol volumes (tomos de protocolo), signature authentication, and volume replacement (reposición de tomos). The fees for the collection of administrative services shall be defined through the regulations (reglamento) to be issued by the Consejo Superior Notarial.

(Thus added by subsection b) of Article 1 of Law N° 8795 of January 4, 2010)

NOTARIAL ARCHIVE (ARCHIVO NOTARIAL)

Within the Archivo Nacional there shall exist a Notarial Archive (Archivo Notarial), whose functions are:

• a)Preserve the protocols (protocolos) of notaries, once returned or provisionally deposited.
• b)Issue certified copies (testimonios) and certifications (certificaciones) of the deeds (escrituras) from the protocols (protocolos) deposited in that office.
• c)Maintain a registry of wills granted before public notaries.
• d)Receive notarial indexes (índices notariales) and maintain control thereof in the manner and time determined by this code.
• e)Report any anomaly discovered in the exercise of the notarial function to the corresponding authorities.
• f)Other powers resulting from the law.

INDEXES (ÍNDICES)

Public notaries and consular officials acting as notaries must submit, biweekly, to the Notarial Archive (Archivo Notarial) indexes (índices) with the complete enumeration of the authorized instruments and the requirements indicated by that office.

Biweekly indexes (índices) must be submitted within the five business days following the fifteenth and the last day of each month. Notaries may send them to the Notarial Archive (Archivo Notarial) by certified mail or any other means authorized by it, specifying the content. When sent by certified mail, the date indicated on the receipt issued by the post office shall be taken as the date of submission.

Once the indicated term for receiving indexes (índices) has expired, the Notarial Archive (Archivo Notarial) shall inform the respective disciplinary body which notaries did not timely comply with the submission. If, within two days after the expiration of the date for delivering the index, the corresponding disciplinary body receives a copy of the index with an acknowledgment of receipt from the Notarial Archive (Archivo Notarial), it shall disregard the complaint against the notary for not having submitted the index on time.

(Sinaledvi Note: By sole article of the Law on Electronic Submission of Notarial Indexes, No. 10798 of November 16, 2025, this article will be amended. In accordance with the provisions of Transitory Provision 2 of the indicated regulation, it shall come into force one year after its publication, that is, on December 12, 2026, such that from that date the text of said article shall be as follows: "Article 27- Submission of indexes (índices) Biweekly indexes of public instruments and protocolizations must be submitted within the five business days following the fifteenth and the last day of each month.

Notaries must send them to the Notarial Archive (Archivo Notarial), digitally, through the technological platform established by the Archivo Nacional through the corresponding regulations (reglamento), specifying the content.

Once the indicated term for receiving indexes has expired, the Notarial Archive (Archivo Notarial) shall inform the respective disciplinary body which notaries did not timely comply with the submission. If, within two days after the expiration of the date for delivering the index, the corresponding disciplinary body receives the index with an acknowledgment of receipt from the Notarial Archive (Archivo Notarial), it shall disregard the complaint against the notary for not having submitted the index on time.

The Archivo Nacional shall establish the collection mechanisms from users and define the amount to be paid for the use and maintenance of the technological platform used to send them, in accordance with the rules on operating cost analysis.

The information contained in the indexes may be consulted by public institutions, when there is a public interest involved, for purposes of control, oversight, or registration, through the mechanisms established by the corresponding regulations (reglamento). Under no circumstances may sensitive data regulated in Law 8968, Protection of Persons Regarding the Processing of Their Personal Data, of July 7, 2011, be disclosed.

The Regulation for the Submission of Indexes (Reglamento para la Presentación de Índices) shall also establish the procedure for public institutions to comply with the provisions of this article.")

Once the index (índice) is submitted, correcting the information declared therein shall not be permitted, except for simple material errors. Under no circumstance may an instrument reported in the index as duly granted be invalidated in the protocol, nor may one already reported as not authorized be validated.

When public notaries are absent from the country, whether or not they take the protocol volume (tomo del protocolo) with them, they must submit indexes (índices) in the manner provided in this chapter. Exempt from this obligation are those who have deposited their protocol in the Notarial Archive (Archivo Notarial).

THE NOTARIAL FUNCTION

SUBJECT-MATTER JURISDICTION (COMPETENCIA MATERIAL)

The person authorized to practice notarial work, in the exercise of this function, legitimizes and authenticates the acts in which they intervene, subject to the regulations of this code and any other resulting from special laws, for which purpose they enjoy public trust (fe pública). Public offices must provide the notary with all information required for the optimal fulfillment of their function.

The notary has public trust (fe pública) when they record a fact, event, situation, act, or legal contract, the purpose of which is to ensure or record rights and obligations, within the limits that the law sets for their attributions and in observance of legal requirements.

By virtue of public trust (fe pública), the statements of the notary recorded in the instruments and other documents authorized by them are presumed true.

Public notaries are competent (competentes) to exercise their functions throughout the national territory and, outside it, in the authorization of acts and contracts within their competence (competencia) that are to take effect in Costa Rica. Consular notaries may only act within the territorial circumscriptions referred to in their appointment.

EXERCISE OF THE NOTARIAL FUNCTION

Notaries must act in the authorized protocols (protocolos) and shall adhere to the formalities and limitations provided for that purpose, with the exceptions resulting from this code and other laws.

The public notary is competent (compete) to:

• a)Receive, interpret, and adapt to the legal system the expressions of will of those who request it, in compliance with legal provisions, contractual stipulations, or for another lawful cause, in order to reliably document facts, acts, or legal transactions.
• b)Inform the interested parties of the legal value and significance of any waivers they make, as well as the legal encumbrances (gravámenes) for taxes or contributions affecting the property referred to in the act or contract.
• c)Affirm facts that occur in their presence and verify them by giving them the character of authenticity.
• d)Prepare the documents corresponding to their action.
• e)Institute and maintain, with sufficient powers, the actions, proceedings, or appeals authorized by law or regulations, regarding the documents they have authorized.
• f)Provide legal and notarial advice.
• g)Conduct registry studies (estudios registrales).
• h)Carry out the proceedings concerning the registration of the documents authorized by them.
• i)Authenticate signatures or fingerprints.
• j)Issue certifications (certificaciones).
• k)Carry out proceedings entrusted to them by judicial or administrative authorities, in accordance with the law.
• l)Process the matters referred to in Title VI of this Code.
• m)Conduct public auctions (subastas públicas) and record their result in all extrajudicial enforcement proceedings regarding movable property on which a security interest (garantía mobiliaria) has been constituted in accordance with the procedure established by law. Furthermore, they may conduct public auctions (subastas públicas) and record their result in cases of extrajudicial enforcement of pledges on vehicles in those extrajudicial enforcement proceedings agreed upon according to the rules established for such enforcements in accordance with the law.
• n)Perform any other functions assigned to them by law.

(Thus amended by Article 83 of the Law on Security Interests (Ley de Garantías Mobiliarias), No. 9246 of May 7, 2014)

As public fiduciaries (fedatarios públicos), notaries must act impartially and objectively in relation to all persons involved in the acts or contracts executed in their presence.

Notaries shall act at the request of an interested party, unless otherwise provided by law. They must excuse themselves from providing the service when, under their responsibility, they consider the action to be illegitimate or ineffective in accordance with the legal system, or when the interested parties do not adequately identify themselves. Notaries with visual disabilities or hearing disabilities must excuse themselves from providing the service if they do not have the necessary supports and technological means or if these prove insufficient to safeguard notarial public trust (fe pública notarial) and the rights of the users.

(Thus amended by Article 3 of the Law for Authorization for the Practice of Notarial Work by Persons with Visual Disabilities and Hearing Disabilities, No. 10754 of September 11, 2025)

All days and hours are business hours (hábiles) for the exercise of the notarial function.

Notaries are obliged to maintain professional secrecy regarding extraprotocol (extraprotocolares) statements expressed by the parties and other interested parties in the act or contract.

Notaries must carefully and without any doubt identify the parties and other participants in the acts or contracts they authorize. They shall identify them based on the documents legally provided for that purpose and any others they consider suitable.

In the notarial act or contract, they must indicate the identification document and leave a copy in the reference file (archivo de referencias). When they deem it pertinent, notaries may retain, in their reference file (archivo de referencias), audio or video recordings of the legal acts they perform.

(Thus amended by Article 3 of the Law for Authorization for the Practice of Notarial Work by Persons with Visual Disabilities and Hearing Disabilities, No. 10754 of September 11, 2025)

Notaries must assess with their senses, or the supports and technological means duly authorized for that purpose by regulation, the capacity of natural persons, verify the existence of legal entities, the powers of representatives, and, in general, any data or requirement demanded by law for the validity or effectiveness of the action.

(Thus amended by Article 3 of the Law for Authorization for the Practice of Notarial Work by Persons with Visual Disabilities and Hearing Disabilities, No. 10754 of September 11, 2025)

Instrumental witnesses and witnesses of knowledge (testigos de conocimiento) must be of legal age, know how to read and write, and have no legal impediment.

Those who lack the physical or mental capacity to bind themselves are absolutely impeded from participating as instrumental witnesses or witnesses of knowledge (testigos de conocimiento).

Those who have a direct or indirect interest in the act, contract, or transaction, as well as the spouse, siblings, ascendants, or descendants, up to the second degree of consanguinity or affinity, of the notary or any of the grantors (otorgantes), are relatively impeded from being instrumental witnesses.

PROTOCOLS (PROTOCOLOS)

GENERAL PROVISIONS

A protocol (protocolo) is the set of books or volumes ordered numerically and chronologically, in which the notary must record the public instruments containing, respectively, the acts, contracts, and legal facts submitted to their authorization.

All notaries, including those who practice notarial work as consular officials and those of the State Notary's Office (Notaría del Estado), shall use a single type of protocol.

Volumes (tomos) shall be formed with two hundred removable sheets of sealed paper, of thirty lines each. The folios (folios) must have printed on them the word protocolo, the series, and the sequential numbering, according to the number of sheets; likewise, they shall be identified with the notary's name, by using the seal authorized for that purpose.

The official competent to authorize the use of the protocols (protocolos) is empowered to establish other provisions deemed necessary to identify the protocols of each notary and guarantee the authenticity of the sheets.

Notaries must act in their protocol, except in joint or extraprotocol actions. They may only have one volume (tomo) of the protocol in use. Once concluded, it must be deposited in the Notarial Archive (Archivo Notarial), which shall issue the receipt to request a new volume (tomo) from the corresponding authorities and authorize it.

It is forbidden to begin an instrument in one volume (tomo) and conclude it in another.

The notary or whoever has the protocol in deposit is obliged to show it in their office, for which they shall take the precautions they consider necessary.

When the integrity of the protocol is evidently endangered, the notary, under their responsibility, may refrain from showing it; in such case, they shall deliver a certified photocopy. If a jurisdictional authority, the Dirección Nacional de Notariado, or the Notarial Archive (Archivo Notarial) orders the notary to exhibit the protocol, the notary must exhibit it or deposit it in the office indicated to them.

Notaries must maintain a reference file (archivo de referencias) with the documents or supporting evidence referred to in the original deeds (escrituras matrices) and which, according to the law, must remain in their possession. These documents or supporting evidence shall be numbered with sequential pagination (foliatura corrida).

Every public notary must keep in their files a copy, signed by them, of all public instruments they authorize and must record the folio number corresponding to the documents or supporting evidence in the reference file (archivo de referencia), if any exist.

DELIVERY, CUSTODY, AND RETURN OF PROTOCOLS

Protocols (protocolos) shall be delivered, personally, to the notaries or consular officials authorized (habilitados) to exercise the notarial function, who are up to date with their obligations as notaries.

On the first page of each volume (tomo) of the protocol, a statement (razón) shall be recorded stating the volume number, the folios it contains, its condition, the date, and the name of the public notary or, if applicable, the consular official. The official who authorizes the use of the protocol and the notary or official receiving it shall sign the statement (razón). This signature absolutely presumes that the volume (tomo) is received with its sheets complete, clean, and in good condition.

The notary is the depositary and responsible for the safekeeping and conservation of their protocol, as well as for its timely return to the Notarial Archive (Archivo Notarial).

Upon concluding each volume (tomo) of the protocol, after the last public instrument, the notary must record a closing statement (razón de cierre), in which they shall indicate the number of instruments it contains, their condition, and that all are duly signed by the grantors (otorgantes) and witnesses, as applicable, as well as any other circumstance they deem important. After the last public instrument, the notary must take care to reserve sufficient space for said statement (razón).

When notaries are disqualified (inhabilitados) or absent from the country for a period exceeding three months, they must deposit their protocol in the Notarial Archive (Archivo Notarial).

If the absence from the country is less than that period, the notaries may take the protocol with them, in which case they must inform the Dirección Nacional de Notariado. If they do not take it, they must deposit it with the Dirección or in a notary's office selected by them, with the respective communication to the Dirección.

Once the volume (tomo) is delivered, the Notarial Archive (Archivo Notarial) shall review it to verify that the number of folios is complete and that all valid public instruments have been signed by the notary; in addition, it shall verify that the requesting notary is up to date in the submission of indexes (índices).

Once the above requirements are verified, the Notarial Archive (Archivo Notarial) shall issue an authorization for the interested party to request the new volume (tomo).

In the event that the notary is suspended or leaves the country for more than six months, or when a legal impediment to the practice of notarial work arises, the disqualification (inhabilitación) of the notary, or voluntary cessation of activity, it must be recorded in the closing statement (razón de cierre), in the indicated terms, and the volume (tomo) must be returned to the Notarial Archive (Archivo Notarial) in the condition it is found.

Upon the death of a notary, the current volume (tomo) of their protocol shall be deemed concluded. The executor of the succession, the notary's spouse, their relatives, the administrators of their property, or any other person who can do so, must return the protocol to the Notarial Archive (Archivo Notarial), which must immediately inform the Registro Nacional and the Dirección Nacional de Notariado.

The Dirección Nacional de Notariado shall be obliged to take the necessary measures to return the protocols (protocolos) in a timely manner, collect them, and deliver them to the Notarial Archive (Archivo Notarial) when appropriate.

When a volume (tomo) is to be deemed concluded without the notary's intervention, the Head of the Notarial Archive (Archivo Notarial) shall record the closing statement (razón de cierre), in the manner previously provided.

The preceding rules also govern for the notaries of the State Notary's Office (Notaría del Estado) and the consular officials authorized for the practice of notarial work. The superiors of these officials shall ensure compliance with these rules.

The Notarial Archive (Archivo Notarial) is responsible for the custody of the volumes (tomos) of protocols, which may not leave this office, except by order of the courts of justice or the Dirección Nacional de Notariado. In these cases, they must be returned to the Notarial Archive (Archivo Notarial) within a maximum period of three months. Once this term has expired without their return, the Notarial Archive (Archivo Notarial) shall inform the Corte Suprema de Justicia of the situation for appropriate action.

Likewise, to preserve the volumes (tomos) in optimal conditions, the Administrative Board of the Archivo Nacional shall charge, for binding and any other means of protection, the sum it considers appropriate.

REPLACEMENT (REPOSICIÓN) OF PROTOCOL VOLUMES (TOMOS)

When a volume (tomo) of a protocol in progress is lost, destroyed, rendered unusable, stolen, or deteriorated, totally or partially, the notary must give immediate written notice to the Dirección Nacional de Notariado and detail the facts within a maximum period of three days.

The Dirección shall order the corresponding replacement (reposición) and, if a crime is suspected, shall report it to the Public Ministry (Ministerio Público) to proceed according to law.

If the damage is only partial, the deteriorated parts shall be attached to the request for replacement (reposición).

Once the damage or loss of unused sheets is reported, the Dirección Nacional de Notariado shall order their replacement (reposición). It shall notify the supplier of fiscal stamps (especies fiscales) so that the supplier may provide the notary with the sheets to be replaced. The replacement (reposición) shall be recorded by means of a statement (razón) that shall be recorded in the volume (volumen), which shall be returned to the notary.

If the replacement (reposición) involves public instruments, the notary must submit, along with the request, the copies of those instruments, signed by them, and shall state that they are faithful to the originals.

In the replacement (reposición) of volumes (tomos) used totally or partially, the Dirección Nacional de Notariado, by means of three notices to be published at the notary's expense in a newspaper of national circulation, shall summon all interested parties so that, within the month following the publication of the last notice, they may submit reproductions of the public instruments in their possession and appear to assert their rights.

After the month referred to in the previous article has elapsed, the replacement (reposición) of the public instruments shall be ordered. They shall be replaced chronologically, based on the copies provided by the notary and the interested parties, or those that the Dirección Nacional de Notariado, on its own account, may have obtained from other sources. In the initial statement (razón inicial) of the volume (tomo) being totally replaced, or at the beginning of the partial replacement (reposición), it must be recorded that it is a replacement (reposición) and the material used for that purpose must be duly identified. For these purposes, the notary must provide the reference file (archivo de referencia) and the copies of public instruments, pursuant to Articles 47 and 48 of this code. Failure to comply with this provision shall result in a sanction as stipulated therein.

If the replacement (reposición) cannot be carried out in a single act, a waiting period of six months must be granted, counted from the publication of the last notice. During this period, the applicable replacements (reposiciones) shall be carried out based on the reproductions submitted.

Once that period has elapsed, the replacement (reposición) shall be deemed concluded by means of a statement (razón) specifying the number of instruments replaced and those pending replacement (reposición).

In any case, a record shall be made of errors or differences observed in the documents submitted, and the most appropriate measures shall be ordered for the correct reproduction of the instruments.

The referred statements (razones) shall be signed by the head of the Dirección.

Once the total or partial replacement (reposición) has been completed, or when it has been deemed concluded, the volumes (tomos) shall be sent to the Notarial Archive (Archivo Notarial) for definitive custody. The foregoing shall not prevent the replacement (reposición) from being supplemented if new materials appear that allow it.

While the replacement proceedings (diligencias de reposición) are being conducted, if the notary so requests, submitting, barring force majeure preventing it, the totality of the copies of the instruments to be replaced, the Dirección Nacional de Notariado may authorize the delivery of the next volume (tomo) of the protocol.

Volumes (tomos) that were stolen or lost, which appear after a new volume (tomo) has been delivered, must be submitted to that Dirección so that it may deem the replacement (reposición) proceedings concluded, close the volume (tomo), and send it to the Notarial Archive (Archivo Notarial).

The expenses of the replacement (reposición) shall be borne by the interested notary, who must collaborate efficiently to carry it out.

NOTARIAL DOCUMENTS

GENERAL PROVISIONS

A notarial document is one issued or authorized by a public notary or consular official in the exercise of notarial functions, within the limits of their competence (competencia) and with the formalities required by law.

Notarial documents must be drafted in Spanish, except for technical terms expressed in another language, names of persons, trademarks, places, or locations, whose translation is not appropriate, or expressions of common use or which are deemed necessary to introduce for the correct understanding and effectiveness of the instrument. In this latter case, the meaning in Spanish must be indicated immediately thereafter in parentheses.

When an appearing party (compareciente) or interested party does not understand Spanish, an official translator or another accepted by the parties and the public notary must intervene, unless the notary understands the language of the appearing party (compareciente). In such a case, the notary, under their responsibility, shall perform the legal translation of the text, if all interested parties in the act or contract consent. The interested party must be informed of the text of the document in the language they understand.

If, when executing a public instrument, the act is presented written in a foreign language, the document or a copy thereof authenticated by the notary shall be kept in the reference file (archivo de referencias).

The rules regarding the capacity, conditions, and prohibitions of instrumental witnesses shall apply to interpreters.

The execution of wills by persons who do not speak Spanish shall be governed by the provisions of the Civil Code (Código Civil).

Notarial documents must be handwritten or typed, with legible characters and indelible ink or print.

The text of the document must be written continuously, without leaving blank spaces. Margins must always be respected, but words written in them will be invalid, except for marginal notes in the protocol authorized by law.

Except for the original deeds of the protocol, the documents that the notary authorizes must always bear their signature, the blank seal, the respective barcode, and any other suitable security means determined by the National Directorate of Notaries.

Documents registrable in the National Registry, in addition to the previous requirements, must comply with the security requirements established by this institution.

In notarial documents, abbreviations, symbols, or signs must not be used, except for punctuation, spelling, and those authorized by law; numbers must also not be expressed with digits, except in the case of certifications made through photocopies or when documents or other pieces are transcribed literally.

In notarial documents, erasures, scrapings, interlineations, smudges, amendments, or other corrections must not be introduced. Errors or omissions must be rectified by means of notes at the end of the document, but before the signatures, or by means of an additional document.

The notary public shall proceed in the same manner with any other errors, mistakes, and omissions they incur or with any clarifications and modifications they add.

All actions of the notary must always be written on legal-size paper. Notarial documents must always be issued on that type of paper, which must always contain security mechanisms that guarantee the authenticity and belonging to the authorizing notary, as directed by the National Directorate of Notaries.

When part of a document, entry, piece, or original is transcribed or certified, it must be noted, under the notary's responsibility, that it is a transcription in what is relevant, and that what is omitted does not modify, alter, condition, restrict, or distort what is transcribed.

If a grantor or interested party must subscribe a notarial document but cannot or does not know how to do so, they shall impress their fingerprint at the foot of the document. The notary shall indicate to which finger and extremity it corresponds.

Documents subject to registration in the registries and public offices must comply with the provisions of this code, without prejudice to the provisions of other laws and regulations.

Notarial documents are either protocolary or extraprotocolary, depending on whether their originals are extended in the protocol or outside of it.

Protocolary documents consist of public deeds (escrituras públicas), notarial acts (actas notariales), or protocolizations (protocolizaciones) consigned in the notary's protocol.

Extraprotocolary documents are reproductions of public instruments, certifications of documents, pieces of case files or inscriptions, translations, acts, proceedings, and other actions that the notary public, authorized by law, extends outside the protocol.

PUBLIC DEEDS

The public deed (escritura pública) shall consist of three parts: introduction, content, and conclusion.

The introduction shall be composed of the heading, the appearance, and the representations. The content shall be formed by the background and the stipulations of the appearing parties. The conclusion shall include the notarial reserves and warnings, the certifications, the granting, and the authorization.

Every deed (escritura) shall begin with its number, the name and surnames of the notary, their status as such, and the location of their office. Each volume of the protocol shall have its own autonomous numbering, which shall begin with number one.

In the appearance, the name and surnames of the appearing parties, the type of identification document they carry with the number if it has one, marital status, number of marriages, profession or occupation, exact domicile and address, as well as nationality if they are foreigners, shall be expressed.

When the appearing party acts in the name of another person, natural or legal, it must be indicated whom they represent, expressing that person's name and surnames, as well as the qualities referred to in the previous article and, as applicable, the type and number, if any, of the identification document or the name, domicile, and exact address of the represented person.

The notary public shall attest to the current legal authority (personería) upon examination of the document where it is recorded, mentioning the official who authorizes it and the date; furthermore, they shall attach the original power of attorney to their reference archive. When the legal authority (personería) is recorded in public registries, they shall indicate the current legal authority (personería) upon examination of the respective registry. If it is proven that the indicated legal authority (personería) is not current, the presentation entry shall be canceled.

If public law entities are involved, the notary must attest upon examination of the agreement or notice published in La Gaceta.

In the case of Costa Rican minors, the notary public must attest to the respective representation upon examination of the birth registration citations in the Civil Registry.

When an act or contract is carried out by means of an attorney-in-fact, the notary shall consign the references of the instrument where that power of attorney is recorded.

If foreigners are involved in an act or contract, they must be identified based on the documents provided for that purpose by law, conventions, or international treaties. Their nationality shall be indicated, and if in their country of origin only one surname is used, the name shall be consigned in that form; in such case, the notary must certify this. When the person's name is composed of words incomprehensible to Costa Rican culture, it must be indicated next to each one and in parentheses, which properly corresponds to the given name and which to the surname or surnames.

When foreign persons execute deeds (escrituras), the notary must take all pertinent measures to ensure that the identification documents and the powers of attorney granted by them are authentic.

The notary public shall consign, if they deem it necessary or at the request of the appearing parties, the account of all the factual or legal circumstances that constitute the background of the act or business granted. Likewise, they shall indicate, if indispensable, the status of the appearing parties regarding the property subject to the granting.

The notary public shall draft, in a clear and detailed manner, the act or contract, adjusting what is expressed by the appearing parties to the legal provisions, in the manner required for it to produce the respective legal effects.

If dealing with deeds (escrituras) relating to real estate subject to registration in the Public Registry, the province and the farm (finca) number must be indicated. The nature, measurement, situation, and boundaries must also be expressly indicated.

The conclusion shall begin with all the warnings and reserves that the notary public must make, by law, to the appearing parties.

In addition to any other certification required by law, the notary public must certify that:

• a)They have been presented with the documents that serve as proof for specific attestations and that must be added to the reference archive in accordance with the law.
• b)They have examined the non-essential documents referred to in the deed (escritura) and the circumstance that these are added to the reference archive, if so ordered by the notary.

Upon concluding the act, the notary shall read the content of the deed (escritura) to the appearing parties and, as applicable, to the witnesses; likewise, they shall allow deaf persons to read it themselves and shall certify this and the consent or approval of the interested parties.

The authorization shall contain:

• a)The name, surnames, domiciles, and identification of the witnesses.
• b)The indication that one or more reproductions have or have not been issued in the same act of signing the deed (escritura) or that they will be issued within the legal term.
• c)The certification that the notary public, the instrumental witnesses, the witnesses of knowledge, and the interpreters, as applicable, as well as the appearing parties, sign, or the reason why these do not sign.
• d)The place, hour, day, month, and year in which the deed (escritura) is authorized.
• e)The notes necessary to rectify errors, fill omissions, and make clarifications or modifications.
• f)The signatures of those involved in the deed (escritura) or the fingerprints of the appearing parties, as applicable.

The provisions of the previous article and in subsections b) to f) of this article must appear at the end of the conclusion of the deed (escritura).

The signatures of the appearing parties must be consigned in a continuous manner, without any space between the end of the deed (escritura) and the beginning of the signatures. First, the appearing parties and the witnesses shall sign, as applicable; finally, the authorizing notary. Non-compliance shall be sanctioned according to this code.

Once the deed (escritura) is prepared and signed by one or more appearing parties, if the remaining ones or one of them does not wish to subscribe it, the notary public shall consign the corresponding note at the foot or in the margin.

Notwithstanding, if, in a single deed (escritura), several acts or contracts with independent legal existence and not conditional on each other are granted, the notary shall authorize it regarding the acts or contracts whose appearing parties have signed it, and shall certify this at the foot or in the margin.

Even if not expressly indicated, in every deed (escritura) it is presumed that:

• a)The notary public has duly identified the parties, the interpreters, and witnesses of knowledge, as applicable.
• b)The instrumental witnesses are known to the notary, unless otherwise indicated, and have the legal capacity to serve as such.

For the correction of errors in the deed (escritura) or its modification, the notary may write marginal notes or notes at the foot of the original, which must be signed by the granting parties of the act or contract and by the notary. In cases where there is a plurality of acts or contracts in a single deed (escritura), the notes must be signed only by the grantors of the acts or contracts that are modified, and by the notary.

If any of the parties refuses to sign, their location is impossible, or they are deceased, the notary shall proceed to make the correction, certifying this circumstance and that the correction does not harm the interests of the interested party, all under their responsibility.

When the correction refers to modifications verifiable through the reference archive or any other objective source and does not constitute a variation of the consented wills, the notes shall be signed only by the authorizing notary.

If the volume of the protocol has been delivered to the Notarial Archive, this office shall make it available to the notary to consign the necessary notes applying the rules of the preceding paragraphs, but without the volume leaving this unit.

(Thus amended by the sole article of Law No. 9210 of February 20, 2014)

Whenever the content of a public deed (escritura pública) is added to, rescinded, or modified in any way, or a will or special power of attorney is revoked or modified, by means of another public deed (escritura pública) granted subsequently, the authorizing notary of the latter shall be obligated to consign, by means of a marginal note in the added, rescinded, modified, or revoked deed (escritura), the name and surnames of the notary, the volume, folio, and number of the deed (escritura) where the addition, revocation, rescission, or modification was made, if it is the volume of the protocol in use.

If the volume of the protocol where the marginal note indicated in the preceding paragraph must be consigned belongs to another notary or is deposited in the Notarial Archive, the grantor of the modification must notify the other notary so that they carry it out, or the Notarial Archive; in such case, they shall accompany the note with the respective notarial index, so that the Archive may consign it within the twenty-four hours following receipt of the notification.

The notification may be made personally or by telegram, certified mail, or facsimile.

The notary who fails to comply with the provisions of this article shall be sanctioned in accordance with this code.

In gratuitous reserves of use, usufruct (usufructo), habitation, enjoyment, and possession, the acceptance of the beneficiary or their appearance is not indispensable, without prejudice to their ability to renounce them.

By means of an additional deed (escritura adicional) granted by the same appearing parties, their successors in interest, or representatives, errors may be corrected or omissions of the main deed (escritura principal) filled; but it shall not be appropriate to constitute a new act or contract.

The granting notary of an additional deed (escritura adicional) must comply with the provisions of article 97 above.

In the constitution of common mortgages, the acceptance of the creditor is not necessary, and in the cancellation, the intervention of the debtor is not required.

NOTARIAL ACTS (ACTAS NOTARIALES)

Notarial acts (actas notariales) are public instruments whose main purposes are to verify, through the notary and at the request of an interested party, facts, events, or situations that are known to them or occur in their presence, to give them character of authenticity, or to certify notifications, warnings, or demands (intimaciones) proceeding according to law.

The provisions of public deeds (escrituras públicas) shall be applicable to notarial acts (actas notariales), insofar as pertinent, with the exceptions resulting from this chapter.

Notarial acts (actas notariales) must contain the following requirements:

• a)In the introduction, it must be certified at whose request the proceeding is initiated and the reason why the notary intervenes.
• b)In case of representation, the notary shall indicate the one expressed by the interested party, without needing to verify the legal authority (personería).
• c)The notary who does not know those whom they must notify, inform, demand (intimar), or warn, must endeavor to identify them and make known to them on behalf of whom they are acting, their status as a notary, the proceeding to be carried out, and the right they have to certify any statements they deem appropriate about that proceeding, provided they are pertinent in the professional's judgment.
• d)In the description, all the circumstances necessary for the legal purposes of the proceedings and the requested details or conditions shall be narrated objectively and concretely.
• e)The presence of the applicant is not necessary unless they must legally subscribe the acta (acta).
• f)The unity of the act or of the text is not indispensable. For this reason, actas (actas) may be extended at the same time the facts are verified, while the proceeding is carried out, or subsequently, provided they are prepared within the following twenty-four hours. They may also be divided into two or more texts, in chronological order, which must be advised.
• g)If the proceeding refers to a document and is legally required, a concise certification of what has been done shall be left on it, indicating the volume number of the protocol, the page, and the instrument in which the acta (acta) is drawn up, as well as its date.
• h)In the conclusion, it is not required to read the acta (acta) to the interested parties, nor is their approval required, and it may or may not bear their signatures. The notary shall authorize the acta (acta), even if someone does not want to or cannot sign, and shall certify that fact.
• i)In the actas (actas), reports or opinions from professionals, experts, and other attendees on the nature, conditions, and consequences of the verified facts may be included. Their names, surnames, and qualifications shall be indicated, and they must sign the acta (acta).

If the action refers to notification, requirement, or any other act related to persons, it shall be carried out where they are, and their response shall be consigned in the acta (acta).

If no person capable of dealing with the proceeding is found at the place indicated by the interested party, or if the notary public is not attended, these circumstances shall be certified.

When the purpose is to verify the existence, conditions, qualities, or functions of a person, the state of a thing, the facts, dates, events, or circumstances witnessed by the notary public, or similar cases, the necessary data for the full effectiveness of the intervention shall be certified in the acta (acta).

If the purpose is to protocolize (protocolizar) documents, proceedings, pieces of case files, actions, or actas (actas), the reason for acting must be indicated in the introduction. If it is due to a judicial resolution, the court that issued it shall be expressed, as well as the place, hour, and date thereof, and the proceeding in which it was rendered. Subsequently, the document or the respective pieces shall be faithfully copied, in whole or in part, in what is relevant for the legal purposes.

At the end, it shall be certified before the interested parties who have appeared that the copy has been compared with its originals and found to be in conformity. The interested parties must sign, or the reason why they did not sign shall be indicated.

In protocolizations (protocolizaciones), the notary public may correct, under their responsibility, errors, omissions, or material defects they notice in the original pieces, or those resulting from the comparison with data from case files or the Public Registry, which must be advised in the same document.

In every protocolization (protocolización), the notary must keep, in the reference archive, a copy of the document, the acta (acta), or the piece to which the intervention refers.

If the proceeding refers to books, brochures, or documents that are very extensive in the judgment of the notary public, it shall not be necessary to copy them entirely, and a summary to identify them shall suffice; the corresponding note shall be consigned therein, which must be signed by the notary, as well as each folio of those items.

The same procedure shall be followed when dealing with plans, photographs, charts, graphics, or other kinds of elements or systems. As far as possible, measures shall be taken to verify their authenticity or prevent their alteration.

The protocolization (protocolización) of private documents does not confer upon them the status of public instruments; nor do they serve to cause registrations in registries or public offices, except when dealing with actas (actas) or pieces whose content must be registered according to the law.

If, in a judicial or administrative process, the protocolization (protocolización) of a document is invoked, claiming rights based on it, and the authenticity of the content incorporated into the protocol is questioned, the notarial document shall be ineffective to support the right, and the claimant must present the original document.

In every protocolization (protocolización), the notary must keep, in the reference archive, a copy of the document, acta (acta), or piece to which the intervention refers.

EXTRAPROTOCOLARY ACTS

Extraprotocolary acts are reproductions of public instruments, certifications of documents, pieces of case files or inscriptions, translations, and any other action or proceeding that the notary public, authorized by law, carries out outside the protocol.

The Notary Public, by themselves and under their responsibility, may authorize their own translations of documents, instruments, letters, or other pieces not drafted in a language other than Spanish.

The original or a copy authenticated by the notary must be attached to the translation, who shall consign the corresponding identity note on the original document; in addition, a reproduction must be left in the reference archive.

The translations shall produce the effects of the translated document, without prejudice to the provisions of article 107.

Notaries may extend, under their responsibility, certifications relating to registrations, case files, resolutions, or documents existing in registries and public offices, as well as books, documents, or private pieces in the possession of individuals. For this purpose, they may use photocopies. In any case, it is necessary to indicate whether the document is certified literally, in what is relevant, or in relation.

If what is certified are private documents, the notary must leave an authentic copy in the reference archive, indicating the applicant and the hour and date it was issued.

In these certifications, material errors may be corrected or omissions remedied in the original piece and in the protocolizations (protocolizaciones), which must be advised.

The corresponding fiscal stamps, stamps, or rights that must be covered must always be satisfied, as if the certifications were issued by the office or registry where the original pieces are located. For all legal effects, these certifications shall have the value that the laws grant to those extended by the officials of said dependencies, as long as it is not proven, through a certification issued by them, that they lack exactness, without it being necessary, in this case, to allege falsehood.

The notary who consigns false data in said certifications, apart from criminal and civil responsibilities, shall be sanctioned disciplinarily.

In certifications of private documents in the possession of individuals, the provisions of article 107 shall be applicable, insofar as pertinent.

The notary may authenticate signatures or fingerprints, provided they have been impressed in their presence; to do so, they must certify that they are authentic. The same procedure shall be followed when a person signs at the request of another who does not know how to or cannot do so; in this case, they must sign in the presence of the notary.

Private documents on which authentications are performed shall retain that same character.

REPRODUCTION OF PUBLIC INSTRUMENTS

Reproductions of public instruments may consist of certified copies (testimonios), certifications, and authentic copies.

Only the notary may issue certified copies (testimonios) of the public instruments granted in their protocol, while the respective volume is in their possession. If the protocol has already been returned to the corresponding office, the certified copies (testimonios) may be issued by the notary or the official in charge of safeguarding the volume, except as provided in article 123.

Certified copies (testimonios) constitute the reproduction of the original public instrument. They consist of two parts: the literal copy, total or partial, of the original and the authentication clause (engrose), which confers enforceable quality to produce the respective legal effects.

The authentication clause (engrose) must certify that the original instrument is reproduced, identifying it by its number, the page where it begins, and the volume of the protocol where it is recorded; the conformity of the comparison with the original; also, whether it is the first certified copy (testimonio) or a subsequent one, and at what time it is issued, as well as the place, hour, and date, if it is extended after the authorization of the original. In the partial reproduction, this circumstance must be expressed.

When issuing the certified copy (testimonio) by virtue of a judicial order or from an official authorized by law, the authentication clause (engrose) shall indicate the court or the official ordering it, their name and the position they hold, the date of the order, or the hour and date of the respective resolution.

The notary must sign the certified copy (testimonio) and affix their seal beside or at the foot.

In certified copies (testimonios), the reproduction must be printed in such a way that the indelible permanence of the text is guaranteed.

Certified copies (testimonios) are first or subsequent. Firsts are those issued upon signing the original deed (escritura) or within the following ten business days and shall be signed by the notary and the parties when they so desire. Subsequents are those issued at any other opportunity. The notary shall extend them, or, as applicable, the Notarial Archive, when any of the parties or a person with legitimate interest requests it, or when it is ordered by some official authorized by law. Even when the respective volume is deposited, the notary may issue certified copies (testimonios) of deeds (escrituras) they have authorized.

When copying the original deed (escritura), the additions and amendments made to the original may be incorporated into the certified copy (testimonio) or added by means of a note at the foot.

Copying errors and omissions detected upon issuing the certified copy (testimonio) shall be specified and rectified following the authentication clause (engrose), as a note before the respective signature. Those noticed afterwards may be corrected by means of a notarial note, dated and authorized by the notary public, at the foot of the certified copy (testimonio).

With the same authorization, errors and omissions of the authentication clause (engrose) may be corrected after the signature of the certified copy (testimonio).

The notary who, upon examining the original, corrects an error that does not exist in it, shall be sanctioned according to this code, without prejudice to criminal liability.

Reproductions of public instruments and extraprotocolary documents may bear at the foot the notarial notes required by laws and regulations for administrative or other purposes; it shall not be necessary to annotate in the original the notes consigned in said reproductions.

Certifications of public instruments must indicate, at the beginning, the name and surnames of the notary public or the official who extends them, the status of notary or the position the official holds, the volume of the protocol and the page where the public instrument was entered or began, the name of the notary, and the statement that the reproduction is partial, if applicable. Next, the original instrument shall be copied, either totally or in what is relevant.

As a conclusion, conformity with the original deed (escritura), the addition, and the cancellation, when required, of both the fiscal stamps and the legal fees, shall be expressed; in addition, the place, hour, and date of issuance. Subsequently, the notary or the official shall authorize the document with their signature and seal.

The certifications must indicate the name and surnames of the applicant.

Regarding errors and notes, the preceding rules on certified copies (testimonios) shall apply.

For administrative or private uses, simple copies and verifications of public instruments may be issued, which shall not substitute certified copies (testimonios) or certifications.

Notwithstanding the foregoing, the National Registry, in coordination with the National Directorate of Notaries, may authorize the use of printed forms, in accordance with the format deemed appropriate for each of the registrable legal transactions. In such case, the Registry shall supply, at the notary's expense, the forms, which may be adapted to the mechanical and technological requirements employed when registering documents and shall have the security mechanisms required for ordinary certified copies (testimonios). Consular notaries, the Notarial Archive, and the Office of the Attorney General of the Republic shall be exempt from payment. The cost of the forms shall be the same as that of the paper used for non-printed certified copies (testimonios). The notary shall always attest that the data extracted from the original instrument (matriz) and incorporated into the form are faithful to the original, shall cancel unnecessary blank spaces, and shall sign it together with the parties. The use of these printed forms shall be at the notary's option.

File article

In public instruments authorized by two or more notaries public, any of them may issue reproductions of the instrument in which they acted.

File article

ON THE EFFECTIVENESS OF PUBLIC INSTRUMENTS

EFFECTS OF PUBLIC INSTRUMENTS

The existence of a public instrument is proven by the original or the legally issued reproductions of the original instrument (matriz). It produces, by itself, the legal effects that must derive from the will of the grantors; it obligates the corresponding offices to give it the necessary processing in order to fulfill what was intended by the grantors, and it also proves, by itself, the facts, situations, and other circumstances of which the notary attested in the exercise of their function.

File article

The party against whom a notarial instrument is presented may request its verification (cotejo) against the original. If it does not conform, what is indicated in the original instrument (matriz) shall prevail. When verification (cotejo) is impossible due to damage or disappearance of the original, the reproduction shall serve as proof as long as its inaccuracy or falsity is not demonstrated.

The offices responsible for registering notarial instruments may request, administratively and without incurring liability, the verification (cotejo) of the reproduction against the original. The Notarial Archive shall perform the verification (cotejo) if the protocol volume is deposited in that office; otherwise, the National Directorate of Notaries shall perform it.

Both entities shall carry out the proceeding with a summons to the notary and the parties whose addresses appear in the certified copy (testimonio); they shall be notified telegraphically of the time and date set for the act.

While the verification (cotejo) is being conducted, the processing of the document shall be suspended, and if any significant omission or falsity is detected, the reproduction shall be considered ineffective until a judicial ruling to the contrary is issued, without prejudice to the interested party being able to substitute the correct document.

The courts or administrative bodies that detect any anomaly in the fidelity and accuracy of the reproductions shall immediately report it to the corresponding disciplinary body.

File article

INVALIDITY OF PUBLIC INSTRUMENTS

Without prejudice to the nullities that may proceed according to law, in consideration of the fulfillment of requirements or conditions relating to persons, acts, or contracts, the following shall be absolutely null and shall not be valid as public instruments:

• a)Those not drawn up in a protocol or that have not been signed by the notary, any of the grantors without indicating the reason for the omission, the interpreters, or the instrumental or identifying witnesses, when their attendance is mandatory. The provision in the second paragraph of Article 94 is excepted. Regarding the requirement of signatures, the provisions of the Civil Code for wills are saved.
• b)Those granted before a notary who has ceased their functions, unless the party asserting them acted in good faith and, at the time the deed was granted, the notary still exercised their functions publicly.
• c)Those written in a language other than Spanish or granted in contravention of Article 72.
• d)Those granted in contravention of the provisions of subsection c) of Article 7 of this code, with the exception resulting from Article 127, those contrary to the laws or ineffective, or those granted without the prior authorizations required by law to perform the act or contract.
• e)Those not typed or not handwritten in indelible ink.
• f)Those that do not contain the notary's name and those from which the identity of the authorizing party cannot be deduced with certainty.
• g)Those that do not contain in their body the name and surnames of any grantor.
• h)Those that do not indicate the time and date of the grant or drafting.
• i)Those declared false by a final and binding judgment (sentencia con autoridad de cosa juzgada).

File article

Without prejudice to the voidabilities that may proceed according to law, public instruments are voidable (anulables) when any of the instrumental witnesses or interpreters has an impediment with respect to the notary or any of the grantors, under the terms of Article 42.

However, those who appear in the document as obligors or debtors may not claim nullity if they are related to the witness or the interpreter.

File article

Annulled deeds shall be valid as private documents with a certain date, when they are signed by the parties, except for those sanctioned with absolute nullity under subsections d) and i) of Article 126 of this code.

File article

On competence in non-contentious judicial activity SOLE CHAPTER

Notaries public may process testamentary and intestate successions, adoptions, localizations of undivided rights on properties with a cadastral map, informations of perpetual memory, divisions of common things, in material form or through public sale, distribution of the price, boundary demarcations and monumentations (deslindes y amojonamientos), payment by consignation (consignaciones de pago) for sums of money, and the liquidation of commercial companies, when requested by unanimous agreement of the partners. If the company does not have legalized books, the liquidation request shall be made by public deed.

The processing of all these matters before a notary shall be optional and may only be submitted to these officials when minors or incapacitated persons are not involved as interested parties.

(Thus reformed by the sole article of Law No. 9486 of October 9, 2017, "Reform of the Notarial Code, to authorize the liquidation of commercial companies in a notarial venue regardless of the origin of the dissolution.") File article

The actions of the notaries shall be extra-protocol. Excepted are those acts or contracts that, as a consequence of the matters submitted to their cognizance, must be documented in that form to be valid in public offices; also, any provision to the contrary in this code or any other law.

For the processing of the matters, the notarial actions shall adhere to the procedures and provisions set forth in legislation.

The intervention of the notary must be requested in person, and this proceeding shall be recorded in an act, with which the respective case file (expediente) shall be opened. Other interventions may be made in writing; but the notary shall always be responsible for the authenticity of any action or filing presented before them.

File article

The notary must keep a register of each of the case files (expedientes), which they shall number consecutively. Once concluded, they shall be sent to the Judicial Archive for definitive custody.

File article

The offer of payment shall be recorded in a protocol act, which shall begin with the reference to the offeror's request and the number of the case file (expediente) of the notary's office to which said offer gives rise.

If the creditor accepts payment, it must be made immediately, upon prior delivery of the document or title recording the credit, or of a receipt for the sum delivered in all other cases. Delivery of the receipt may be omitted if the creditor signs the notarial act. The creditor's refusal to proceed as indicated is equivalent to rejection of the offer.

If the creditor does not accept payment or it is impossible to make the offer for reasons attributable to them, the procedure indicated in Article 870 of the Civil Procedure Code shall be followed.

Any non-compliance with this rule invalidates, for all purposes, the intended payment.

Regarding payment by consignation (pago por consignación), the relevant provisions of the Civil Code and the Civil Procedure Code shall apply.

File article

For all legal purposes, the actions of notaries in matters within their competence shall have the same value as those performed by judicial officials.

File article

The notary shall refrain from continuing to process the non-contentious matter in the following cases:

• a)When any interested party so requests.
• b)Due to written opposition filed before the Notary's Office.
• c)When contention or declination of jurisdiction arises.
• d)When the respective court so orders, at the request of an interested party.

In these situations, the notary shall suspend all processing and transfer the case file (expediente) to the court competent to hear it.

Subsequent resolutions and actions shall be absolutely null. If the notary persists in continuing to hear the matter despite the express opposition, they shall be tried and sanctioned for the crime of usurpation of authority.

File article

Matters pending in the courts may be continued and concluded by the notary chosen, if all interested parties so request in writing.

File article

The appointment of experts by notaries may not fall upon their employees or associates; nor upon any person referred to in subsection c) of Article 7.

The notary must appoint suitable persons who meet the requirements set forth in the Civil Procedure Code, and their fees shall be paid based on the rates set by the Supreme Court of Justice.

File article

Authorized notaries shall earn fees equal to those earned by lawyers for the processing of similar matters in a judicial venue.

File article

ON THE DISCIPLINARY REGIME FOR NOTARIES

DISCIPLINARY COMPETENCE AND CLASSES OF SANCTIONS

Except for the sanctions that, according to this code, correspond to the National Directorate of Notaries to impose, it is the competence of the Judicial Branch, through the bodies determined in this law, to exercise the disciplinary regime over notaries public and to enforce civil liability for their faults.

File article

Sanctions may consist of warning (apercibimiento), reprimand (reprensión), and suspension from the exercise of the notarial function.

A warning (apercibimiento) and reprimand (reprensión) shall proceed in cases of minor fault, according to its importance.

A serious fault shall exist and, consequently, suspension shall proceed in all cases where the notary's conduct harms the parties, third parties, or public faith (fe pública), as well as when requirements, conditions, or duties inherent to the practice of the notariat, contemplated in the laws or resulting from provisions issued by public authorities in the exercise of legal competences, are breached.

File article

It corresponds to the National Directorate of Notaries to decree suspensions in the cases of impediment indicated in Article 4 of this law, as well as when requirements or conditions for the practice of the notariat are lacking.

It is also the competence of said Directorate to discipline notaries for non-compliance with the guidelines and directives or requirements established by the Directorate itself or by any other body in the exercise of its functions, as well as for the failure to submit notarial indexes.

(This article interpreted by Resolution of the Constitutional Chamber No. 3937-08 of March 12, 2008, in the sense that "any registry of notarial sanctions must be cancelled by the competent authority after ten years have elapsed from the completion of the sanction.") File article

In all other cases, disciplinary competence shall correspond to the jurisdictional bodies indicated in Article 169.

File article

Regarding notarial functions, consular notaries shall be subject to the same disciplinary regime, as well as the civil and criminal liability established in this code. Once the sanction is applied, it shall be communicated to the Ministry of Foreign Affairs and Worship for what proceeds in law.

File article

Notaries shall be imposed a suspension of up to one month in accordance with the importance and gravity of the fault, when:

• a)They act without being current on the guarantee required by law, after being warned by the National Directorate of Notaries.
• b)They fail to comply with the guidelines, directives, or requirements of the Directorate or any other competent authority to issue them.
• c)They refuse to exhibit the protocol, if it is mandatory.
• d)They fail to notify the Directorate, within a period of fifteen days, of the loss or total or partial destruction of the protocol, so that replacement may be initiated.
• e)They incur in carelessness or negligence in the safekeeping and conservation of the protocol or the documents they must guard.
• f)They fail to adhere to the rates set for notarial fees and charge less or exceed said charge. The notary may charge higher fees provided they have agreed upon them in writing with their client and they do not exceed the established ones by more than fifty percent (50%). In addition to the sanction, the notary shall be obligated to reimburse the unfounded excesses.
• g)They fail to inform the National Registry, within the period of fifteen days, of the loss or theft of the security slip.
• h)They fail to communicate to the Directorate, within the following month, the modifications and changes relative to the location of the notary's office.
• i)They keep in their possession for more than one month the concluded volume of the protocol, or fail to deliver it if obligatory.
• j)They delay the submission of deed indexes and copies when they refer to testamentary grants.

File article

Notaries shall be imposed a suspension of one to six months, according to the gravity of the fault, when:

• a)They delay for more than six months, for a cause attributable to them, the registration of any document in the respective registries, after being warned to register it and having been granted a period of one to three months. If, after the six months of suspension have elapsed, the document still has not been registered, the sanction shall remain in force until final registration.
• b)They authorize illegal or ineffective acts or contracts.
• c)They transcribe, reproduce, or issue notarial documents without conforming to the content of the transcribed or reproduced document, in a way that misleads third parties.
• d)They fail to notify and extend the marginal note referred to in Article 96.
• e)They fail to comply with any legal or regulatory provision that imposes duties or obligations on them regarding the manner in which they must exercise the notarial function.

File article

Notaries shall be imposed suspensions from six months up to three years:

• a)In the cases cited in the preceding article, when their action causes material or economic damages or losses to third parties, except if it concerns the excessive charging of fees.
• b)When they notarize documents while suspended.
• c)If the ineffectiveness or nullity of a public instrument is due to lack of skill (impericia), carelessness, or negligence attributable to them.
• d)When they celebrate a simulated marriage with the fraudulent concurrence (concurso doloso) of the notary, without prejudice to the corresponding criminal sanctions.

(Thus the preceding subsection added by Article 3 of Law No. 8781 of November 11, 2009) File article

Notaries shall be suspended from three years up to ten years when:

• a)They authorize acts or contracts whose granting they did not witness, or they facilitate their protocol or parts thereof to third parties for the preparation of notarial documents.
• b)They incur in any anomaly, with harm to the parties or interested third parties, when processing non-contentious matters of judicial activity.
• c)They issue false certified copies (testimonios) or certifications.
• d)They modify or alter, by marginal notes or any other mechanism, essential elements of the authorized transaction, with harm to any grantor.

File article

Notaries shall be suspended for ten years on a fixed basis, if they are sanctioned for any of the crimes indicated in subsection c) of Article 4 of this code, unless the sanction is greater, in which case the established period shall apply.

(This article interpreted by Resolution of the Constitutional Chamber No. 3937-08 of March 12, 2008, in the sense that "any registry of notarial sanctions must be cancelled by the competent authority after ten years have elapsed from the completion of the sanction.") File article

If the suspension or cessation from office is decreed for any reason affecting the requirements or conditions for practicing the notariat, for breach of duties, or for having been suspended as a lawyer, the measure shall be maintained for the entire time that the cause or breach subsists.

(This article interpreted by Resolution of the Constitutional Chamber No. 3937-08 of March 12, 2008, in the sense that "any registry of notarial sanctions must be cancelled by the competent authority after ten years have elapsed from the completion of the sanction.") File article

When the sanctioned notary, or the notary to be sanctioned, for having caused damages and losses, proves to have compensated the injured party from their own private funds, the imposed sanction may be reduced, at the discretion of the adjudicator.

File article

PROCEDURE

In disciplinary matters, proceedings may be initiated at the request of the interested party or by complaint from any public office.

File article

Those who consider themselves injured by the notary's action may claim, within the disciplinary procedure, the damages and losses caused to them and enforce their right against the posted guarantee.

If a settlement is reached regarding the corresponding compensation to the plaintiff, such settlement shall be deemed reached, and the plaintiff shall be understood to waive any other claim in a civil jurisdictional venue.

File article

The complaint (denuncia) shall be addressed to the competent body of the Judicial Branch, according to Articles 140 and 141 of this code. It must indicate the corresponding facts and the evidence invoked as grounds. It may be filed orally before said body.

If a claim for damages is brought, the complainant shall be considered the plaintiff. In such case, the plaintiff must litigate with the sponsorship of a lawyer and indicate, in their complaint, what the damages and losses consist of and their estimation.

File article

Regarding the complaint (denuncia) and claim, as applicable, the competent body shall grant an eight-day transfer (traslado) to the notary. Within that period, the notary must address the facts under investigation and offer the evidence they deem in their interest.

If the process is handled by a jurisdictional body, the same resolution shall include the National Director of Notaries as a party, who, within the same period, may offer the evidence they consider pertinent.

For purposes of notifying the transfer (traslado) and subsequent notifications, the provisions for civil processes shall apply.

In cases of the notary's absence without a registered agent, notification shall be made by means of an edict published in the Judicial Bulletin, and the process shall continue with a public defender.

File article

The body in charge of the procedure shall order the receipt of evidence that reasonably leads to the object of the debate and any evidence that, on its own initiative, it deems necessary. To receive such evidence, it shall summon the parties to a hearing (comparecencia), with a minimum of fifteen days' notice.

At the hearing (comparecencia), only the notary, the plaintiff, their lawyer, and the National Director of Notaries or the lawyer official they designate may participate.

Documentary evidence may be incorporated into the case file (expediente) by judicial order, when so requested.

If the competent body deems it necessary, it may commission a judicial authority for the reception of evidence.

If at that hearing (comparecencia), the notary and the affected party reach an agreement, they shall so inform the corresponding judge, who shall terminate the proceedings. However, in cases of gravity qualified by the judge, the judge may accept the settlement only to mitigate the penalty.

File article

Evidence shall be assessed without the limitations that govern common processes; however, the reasons for which a certain value is denied or granted must be stated.

The determination of the amount of damages and losses must be based on technical evidence, in accordance with civil legislation.

File article

Once the hearing (comparecencia) has concluded or all ordered evidence has been presented, the parties shall be granted a hearing (audiencia) so that, within a period of three days, they may present closing arguments. The judgment shall be issued within the fifteen days following this period.

File article

The resolutions issued during the procedure shall have no remedy other than revocation (revocatoria), except for the judgment, and pronouncements that impede the exercise of actions or defenses, or those that deny evidence, and those of the execution of the judgment resolving on liquidations, which may be appealed to the jurisdictional body established by the Supreme Court of Justice, within three days following notification. However, when reviewing the judgment, the appellate body may decree the nullities or order the replacements it deems necessary for the validity of the procedure.

File article

Cassation remedy Only judgments issued by jurisdictional bodies, in the matters referred to in Article 138, shall have the authority of material res judicata (cosa juzgada material). If a claim for damages was involved, a cassation appeal shall lie before the Cassation Chamber established by the Supreme Court of Justice, when the amount in controversy permits it. The remedy shall be governed by the provisions corresponding to the third instance upon petition in labor matters.

In such cases, the competence of the cassation court shall be limited to pecuniary matters; it may only review the disciplinary aspects and shall impose, if applicable, the corresponding sanction when the disagreement lies in the existence or non-existence of the fault attributed to the notary.

File article

When the complaint (denuncia) against the notary has been made with evident bad faith, based on false facts and charges, the notary may sue the complainant for the damages and losses caused.

File article

Judgments issued in disciplinary matters shall only contain a ruling on costs when a claim for damages was involved. On this matter, the corresponding provisions of the Civil Procedure Code shall govern.

File article

Once a suspension judgment is final, a notice shall be published, one time only, in the Judicial Bulletin to report it; in addition, it shall be communicated to the Notarial Archive, the National Registry, and the Civil Registry. The sanction shall take effect eight calendar days after publication.

Both suspensions and other disciplinary measures shall be recorded in the register that the National Directorate of Notaries must maintain. The jurisdictional bodies that hear this matter must communicate them.

File article

If a condemnatory judgment has been issued, upon prior liquidation if necessary, the guarantee covering the notary's liability shall be executed to compensate the injured party.

File article

At any time, the bodies competent to hear disciplinary matters may order evidence for better provision (pruebas para mejor proveer) and establish procedures adjusted to due process, which they deem necessary to fulfill their mission.

In matters not contrary to this law, the provisions of the Civil Procedure Code shall apply.

File article

PRESCRIPTION OF THE DISCIPLINARY ACTION

The disciplinary action prescribes in a term of two years, counted from the date on which the act giving rise to it was committed, unless the act is continuous and the timely reiteration of the action or omission prevents the fulfillment of the period.

Prescription is interrupted by the notification of the complaint (denuncia) to the notary. Once this act is performed and while the process is ongoing, no prescription period shall run.

The prescription of the disciplinary power is declarable ex officio.

File article

The prescription of the right to damages shall be governed by the provisions of the Civil Code.

The fact that, in a disciplinary process, the sanctioning action is declared prescribed does not relieve the jurisdictional body of the obligation to rule on the claim for damages, if such claim was brought.

File article

Final provisions

Notaries public shall charge fees according to what is established in the respective fee schedule (arancel). It corresponds to the Bar Association of Costa Rica to prepare the fee schedules and submit them to the approval of the Ministry of Justice and Peace, which shall promulgate them via executive decree.

In the case of services provided by notaries public to institutions supervised by SUGEF, with regard to the financing of projects in the context of development banking, the fees may be set by agreement between the parties; in no case may they be higher than the amount resulting from applying the fee schedule (arancel) referred to in the preceding paragraph.

Consular notaries shall earn fees in accordance with the consular fee schedule." (Thus reformed by article 55 of the Development Banking System Law, No. 8634 of April 23, 2014, which underwent a comprehensive reform through Law No. 9274 of November 12, 2014. Previously, this article had been reformed by section 54 of the indicated law and established the following: " Article 166.- Fees Notaries public shall charge fees according to what is established in the respective fee schedule. It corresponds to the Bar Association of Costa Rica to prepare the fee schedules and submit them to the approval of the Ministry of (*)Justice and Peace, which shall promulgate them via executive decree.

(*)(Name modified by Article 3 of Law No. 8771 of September 14, 2009) In the case of services provided by notaries public to institutions supervised by SUGEF, with regard to the financing of projects in the context of development banking, the fees may be set by agreement between the parties; in no case may they be higher than the amount resulting from applying the fee schedule referred to in the preceding paragraph.

Consular notaries shall earn fees in accordance with the consular fee schedule. ") File article

Notaries must issue official receipts for all sums of money they receive and leave a record of whether or not they have received the fees and costs for deeds registrable in any of the public registries; they shall also indicate the amounts received and the concept. The omission of this record shall give rise to the presumption that the fees and other necessary expenses were satisfactorily covered.

Notaries shall take their oath as follows: "Do you swear by the most sacred of your convictions to respect the public order of the Republic of Costa Rica and to practice the notarial profession in spirit and conscience, with complete integrity, honesty, and impartiality?" To the foregoing, the answer shall be: "Yes, I swear."

The courts with jurisdiction to hear disciplinary proceedings against notaries in a judicial venue are hereby created, with seats in the province of San José, which shall have the number of judges or sections, category, and instance level established by the Corte Suprema de Justicia.

(Note from Sinalevi: See Transitory Provision VIII below)

In notarial disciplinary matters, the judges must meet the requirements of ordinary judges; in addition, experience in notarial matters, as well as a specialization in Notarial and Registry Law. They shall be governed by the judicial career system.

(Note from Sinalevi: See Transitory Provision XI below)

The Corte Suprema de Justicia is empowered to, through the competent administrative body, order that the personnel currently handling notarial matters be transferred to the National Directorate of Notaries or to the courts created by this law.

AMENDMENTS

3883 Articles 1 and 15 of the Law on the Registration of Documents in the Public Registry, No. 3883, of March 30, 1967, are hereby amended.

The texts shall read:

"Article 1.- The purpose of the National Registry is to guarantee the security of the registered assets or rights with respect to third parties. The foregoing shall be achieved through the publicity of these assets or rights. With regard to the processing of documents, its objective is to register them.

It is of public convenience to simplify and expedite the procedures for the receipt and registration of documents, without detriment to registry security.

Provisions or procedures that hinder these procedures or that, when applied, cause such an effect are contrary to the public interest." "Article 15.- The Registry may not oppose the withdrawal of documents by their owners; nor the corresponding cancellation of the respective entry in the journal. In such a case, the withdrawal shall be carried out by public deed, with the appearance of the holder of the right contained in the document. This withdrawal request shall be exempt from the payment of registry fees and any other tax."

5695

5695, of May 28, 1975, are hereby amended. The texts shall read:

"Article 4.- The Board shall be composed of seven members: the Minister of Justice, who shall preside over it; a practicing notary, of recognized experience, appointed by the Minister of Justice and Grace; the National Director of Notaries and one representative of each of the following bodies: Procuraduría General de la República, Colegio de Abogados de Costa Rica, Colegio de Ingenieros Topógrafos, and the Instituto Costarricense de Derecho Notarial. A substitute shall be designated for each member.

To designate the four representatives indicated in the preceding paragraph, the respective bodies shall send a list of three candidates to the Ministry of Justice and Grace so that it may designate the principal and the substitute from among them.

In very qualified cases and for duly proven just cause, these bodies may request the Minister to substitute either of the two designated persons; for this purpose, a list of three candidates shall be sent to the Minister, from which the substitute shall be chosen.

The same procedure shall be followed in the event of eventual vacancies or resignations or when the designated member unjustifiably misses three sessions of the Board.

Those who are designated to the Board of Directors must render a monthly report to the body they represent, or in qualified cases when the body so requests.

The members of the Board shall be designated for two years and may be re-elected. However, both the Minister of Justice and Grace and the representative of the Procuraduría General de la República shall lose their status as members if they cease to hold their positions before the end of the term of their appointment. Likewise, the representatives of the referenced bodies shall cease their status as members when they are suspended from the professional practice of the profession they represent.

The Executive Branch, by means of an agreement, shall declare the Board constituted, and the Minister shall administer the oath to the members.

The legal representation of the Board corresponds to its President." "Article 6.- [...]

The General Director must hold a law degree and be a notary public, a member of the Colegio de Abogados de Costa Rica, and have at least five years of professional practice." "Article 22.- The Administrative Board of the National Registry must indemnify users for any harm the National Registry causes them in the processing of documents. To this end, it shall carry out the pertinent procedures to acquire a fidelity bond, individual or collective, issued by an insurance institution authorized by law.

This personnel shall be paid with funds from the Board, for the term stipulated or for an indefinite term, and shall continue to enjoy the benefits and guarantees established in the Civil Service Statute, its regulations, and related norms.

To be eligible for this salary regime, officials must take and pass the tests that the Administrative Board of the National Registry shall define, in addition to meeting the requirements established in the ordinary regulations regarding competitive examinations of credentials.

The salary scale, job categories, and other requirements for the execution of this rule shall be determined by executive decree."

6545

6545, of March 25, 1981, is hereby amended, the text of which shall read:

"Article 30.- In any transaction (movimiento), a survey plan, drawn up in accordance with the rules established by the regulation of this law, must be cited. Mortgage cancellations, the declaration of family patrimony, and seizure are excepted from this requirement. No survey plan shall have legal effect if it has not been registered in the National Cadastre.

If, among the plans presented within a cadastral zone, there is a contradiction or discrepancy in the boundaries with the adjoining property, the owners shall be notified so that, by mutual agreement and with the intervention of the Cadastre as arbiter, they may proceed to fix the true boundary. The expenses incurred shall be borne by the owner of the erroneous plan, but if both owners were mistaken, they shall pay the expenses in equal parts; all the foregoing without prejudice to the judicial proceedings provided by law in this matter.

The Registry shall suspend the registration of documents lacking the cadastral plan, a requirement established in the first paragraph of this article."

139 The final paragraph of Article 13 of the Possessory Information Law, No. 139, of July 14, 1941, is hereby amended, the text of which shall read:

"Article 13.- [...]

The area of properties registered before October 23, 1930, or their segregations, may be rectified without the need for an administrative file, and with the sole declaration of the owner in a public deed; it may be increased up to the amount indicated on the plan, when the plan determines an area not exceeding five thousand square meters (5,000 m2), up to fifty percent (50%) in properties larger than five thousand square meters (5,000 m2) and less than five hectares; up to twenty-five percent (25%) of the area of properties larger than five hectares and less than thirty hectares, and up to ten percent (10%) of the area in properties larger than thirty hectares.

In the cases cited in the preceding paragraph, the notary must attest that the new measurement is that indicated on the plan registered in the National Cadastre office, drawn up and signed by any of the persons mentioned in Article 2; the number and date of registration of the plan must be cited.

In no case shall these rectifications prejudice third parties during the three years following registration.

To record a decrease in the area of a property, the express declaration of the owner in a public deed shall be a requirement. This decrease must be made based on a cadastral plan, which the notary shall attest to."

3284 Articles 537 and 554 of the Commercial Code are hereby amended, the texts of which shall read:

"Article 537.- Pledges in which automotive vehicles, vessels, or aircraft are offered as security must be constituted by public deed. Those constituted in relation to other movable property of a different nature may be granted in a public or private document or on official contract forms. In these last two cases, the signature of the debtor, duly authenticated by a notary public, shall be required.

The debtor shall retain, in the name of the pledgee, the possession of the pledged thing and shall assume the obligations and responsibilities of a depositary; in addition, the debtor shall be liable for damages suffered by the things that do not arise from a fortuitous event, force majeure, or the very nature of the objects. The document or certificate proving the constitution of the pledge or the certification from the Pledge Registry shall serve as proof of the deposit." "Article 554.- The pledge contract, its amendments, extensions, nominative endorsements or assignments, novations, total or partial cancellations, or any other legal act linked to it, must be in writing and shall be made by public deed, in cases where the encumbrance must be constituted with this formality. The contract must contain the name, surnames, qualifications, and domicile of the creditor, if a natural person, or the company name or denomination, if a legal entity. It must set forth an exact description of the goods given as security, their liability, the appraisal for auction, the indication of who the depositary is, the specification of the insurance, if any, the place of payment of principal and interest, the maturity date, and all other data essential to identify the goods given as security and their liability.

When the pledge certificate or documents are not constituted by public deed, like the registration, they must be written in letters, without numbers or abbreviations, except when these form part of a trademark or distinctive sign. Every error, omission, or interlineation must be corrected by a note, and blank spaces shall be covered with a typed line or with ink. Anything written on the back of the certificate as a complementary part of the contract must be backed by the duly authenticated signatures of those who subscribe to it.

The pledge certificate or public document in which the contract is constituted shall bear the tax stamp corresponding to the transaction, according to the general rule set forth in the final part of subsection 5) of Article 272 of the Tax Code, unless the stamp has been affixed and canceled on the public instrument where the original contract has been recorded. In such a circumstance, the notary or scrivener shall record this fact in the certificate. In the case of pledges on mortgage certificates, on registered pledges, or when the pledge is kept in the possession of the creditor, only the tax stamp corresponding to the promissory note recording the debt shall be paid. The registry that verifies the registration shall cancel the tax stamp affixed to the pledge certificate.

The stamped paper of the pledge certificate shall have the same dimensions and quality as that used in documents or instruments registrable in the Public Registry; but it shall be of the same three values required for promissory notes or IOUs, pursuant to Articles 248, 249, and 250 of the Tax Code."

7331

7331, of April 13, 1993, are hereby amended.

The texts shall read:

"Article 9.- For the deed of sale of any vehicle, the notary's fees shall be those corresponding to deeds, according to the regulations on that matter on the date the document is signed." "Article 14.- [...]

• c)The seizure decree on registered vehicles. This annotation expires, by operation of law, after four years, and the registrar shall disregard it when registering new titles or certifying the respective entry. The fourth paragraph of Article 471 of the Civil Code is applicable to this period, regarding the interruption of said term. The judicial authorities may request the cooperation of the traffic authorities, the Guardia Civil, or the Guardia Rural to carry out both the seizures requested by such authorities and the detention of the vehicle. When the vehicle is detained, the authorities shall immediately notify the judicial authority, and the latter shall notify the parties, so that the seizure may be carried out within fifteen days following the date on which the notification is received. If the seizure is not executed within this period, the vehicle must be made available to its owner, but the capture may be requested again for it to be seized.
• d)The legal encumbrance decreed as a result of a traffic accident." "Article 150.- A copy of the citation slip or the impersonal report shall be immediately forwarded to the competent judicial authority, which shall notify the Public Registry so that it may proceed to annotate the encumbrance on the vehicle with which the infraction was committed, provided that the report has become final. The Registry must notify the judicial authority that it has made the annotation; likewise, the name of the person who appears as the owner of the vehicle.

The information relating to these encumbrances may be transferred electronically to the Public Registry, which may carry out the annotations and notifications by the technical means at its disposal." "Article 159.- Upon receiving the information together with the citation slips, the mayor's court shall immediately notify the Registry of Automotive Vehicle Property, so that it may proceed to annotate the encumbrance on the vehicles.

The Registry must notify the mayor's court that it has received the annotation; additionally, the name of the person who appears as the owner of the vehicle and their domicile.

The information regarding these encumbrances may be transferred electronically to the Public Registry, which may carry out the annotations and notifications by the technical means available to it."

The Civil Code, Law No.(*) 7130, of November 3, 1989, is hereby amended in the following provisions:

(*)(Note from Sinalevi: The correct number of the Civil Code Law is Law No. 63 of September 28, 1887, and not as stated) a) The name of Chapter V of Title VII of Book II, which henceforth shall be: "Of Provisional Annotations".

• b)Articles 449, 468, 469, 470, 471, 475, 477, 478, 479, 587, and 1256, the texts of which shall read:

"Article 449.- The Registry is public and may be consulted by any person. It is the responsibility of the Directorate of each Registry to determine the manner and means by which the information may be consulted, without risk of being adulterated, lost, or deteriorated." "Article 468.- The following shall be provisionally annotated:

1.- Lawsuits concerning the ownership of specific real estate and any others concerning the ownership of real rights or in which the creation, declaration, modification, or extinction of any real right over real estate is requested.

2.- Lawsuits for the cancellation or rectification of registry entries.

3.- Lawsuits for the declaration of presumption of death, incapacity to administer, and any other through which it is sought to modify the civil capacity of persons regarding the free disposition of their property.

4.- The decree of seizure and sequestration of real estate, without the need to carry out the sequestration proceeding.

5.- Titles that cannot be definitively registered due to any defect that prevents it. This provisional annotation shall have a validity of one year and shall be automatically canceled if the defect is not remedied within this term.

The validity of the annotations contemplated in subsections 1), 2), 3), and 4) of this article shall be determined in accordance with the term of the extinctive prescription corresponding to the obligation or right in question. These provisional annotations do not prevent the registration of documents submitted subsequently. Once said term has elapsed, they are canceled without the need for a declaration or entry. This type of annotation shall be considered as a pending encumbrance on the property. Any acquirer of an annotated asset implicitly accepts the outcome of the lawsuit, and the registrar shall record this in the respective entry when registering new titles.

The expiration period referred to in subsection 5) of this article is suspended when the registrar requests the administrative collation established in Article 125 of the Notarial Code, as long as the Notarial Archive has not ruled; when any appeal is filed against the registrar's qualification; when an appearance before a jurisdictional body is necessary to remedy the defect; and when the document submitted for qualification, due to its complexity, cannot complete this procedure within the period established by law. The criterion for determining the complexity of titles submitted to the Registry shall be determined in the respective regulation.

In no case may the suspension of the expiration period exceed three months counted from the original expiration date, unless appeals have been filed against the registry qualification, in which case the expiration period shall be reactivated from the date of notification of the final resolution of the corresponding appeal.

The provisional annotation shall be canceled by the registrar upon determining the expiration and registering new titles." "Article 469.- The provisional annotation of the legal acts referred to in cases 1, 2, 3, and 4 of the preceding article is converted into definitive registration by presenting to the Registry the respective judgment, having the authority of res judicata. }

Registered mortgages, common or by certificates, that appear expired for more than ten years without the Registry showing circumstances implying collection efforts, acknowledgment of the debt, or other interruption of the prescription, shall not produce effects to the detriment of third parties after that period. The registrar, when registering new titles related to the property, shall disregard such encumbrances and cancel them. These circumstances shall be recorded on the mortgage certificates.

The validity of annotations not contemplated in the preceding articles shall be determined according to the term of the extinctive prescription corresponding to the obligation or right in question.

In the case of the provisional annotations referred to in subsections 1), 2), 3), and 4) of Article 468, within the indicated terms and in order to interrupt them, the interested party may request the annotation of interruption, if the respective lawsuit has not concluded.

Registered mortgages granted to guarantee the administration of a guardianship, which appear at any time to have been constituted for more than forty years, without the Registry showing circumstances implying collection efforts, acknowledgment of the debt, or other interruption of the prescription, after that time, shall not produce effects to the detriment of third parties, and the registrar, when registering new titles related to the property, shall disregard such encumbrances and cancel them." "Article 475.- The provisional annotation referring to a seizure decree or a title with remediable defects shall be canceled by the mere lapse of the legal terms. If the provisional annotation refers to a seizure or lawsuit, it shall be canceled by virtue of a release order or a final judgment that absolves the defendant of the lawsuit or declares it definitively lapsed." "Article 477.- The cancellation may be declared null when:

1.- The title by virtue of which it was made is declared false or null.

2.- It was carried out by error or fraud.

In these cases, the nullity only prejudices subsequent third parties when the lawsuit filed has been provisionally annotated to be declared in a trial.

In no case shall the registration of possession prejudice anyone having a better right to ownership of the real estate, even if their title has not been registered." "Article 587.- A closed will may not be written by the testator, but must be signed by the testator. The testator shall present it in a sealed envelope to the notary public, who shall execute a deed in which the notary shall record that the will was presented to them by the testator themselves, the testator's declarations regarding the number of pages it contains, whether it is written and signed by the testator, and whether it has any erasure, amendment, interlineation, or note.

On the envelope, the notary shall record a statement indicating that it contains the will of the person presenting it, the place, time, and date of execution of the deed, as well as the number, volume, and page of the protocol where it is recorded. The notary shall take the necessary measures to ensure that the envelope is sealed in such a way as to guarantee its inviolability. Both the deed and the statement must be signed by the testator, the notary, and two instrumental witnesses. Once the proceeding is concluded, the will shall be returned to the testator.

Those who cannot read or write cannot make a closed will." "Article 1256.- A special power of attorney for a specific judicial or extrajudicial legal act shall only empower the agent to perform the acts specified in the mandate, without being able to extend even to those considered a natural consequence of those the agent is charged with executing.

A special power of attorney granted for an act or contract with registry effects must be executed by public deed and it shall not be necessary to register it in the Registry."

4564 Articles 1 through 9 of the Law on Fees of the Public Registry, No. 4564, of April 29, 1970, are hereby amended. The texts shall read:

"Article 1.- Payment of the fee All documents submitted for registration in the Public Registry and the certifications issued by it shall pay in accordance with the registry fee stipulated herein. For the elimination and creation of present or future taxes, what is provided herein regarding this fee and the simplification of notarial and registry procedures must be considered. The percentage mentioned in Articles 2 and 3 of this law must be adjusted.

• a)Documents subject to registration or annotation shall pay a minimum of two thousand colones ((2,000.00), unless they are subject to a higher sum according to this fee schedule or are exempt from the payment of Registry fees.
• b)Acts or contracts implying transfer. The following shall pay five colones for every thousand colones ((5.00 x 1000) or fraction of a thousand: all property transactions that constitute a transfer or change of ownership titleholder, pursuant to Article 2 and following of Law No. 6999, of September 3, 1985. This calculation shall be based on the greater value or estimate given by the parties in the act or contract or the value recorded in the Single Value Registry. For this purpose, the National Registry shall act as an auxiliary to the Tax Administration.
• c)Transactions that do not constitute a transfer. The following shall pay one colón for every thousand colones ((1.00 x 1000) or fraction of a thousand:

1.- Acts or contracts of mortgages, mortgage certificates, leases, assignments, credit increases, and extensions.

2.- The declaration of the horizontal property regime: according to the value of the condominium, assigned in the deed.

3.- The registration of the establishment of concessions in the maritime-terrestrial zone and Golfo de Papagayo, as well as assignments thereof.

• d)The incorporation, appointments, extensions of the corporate term, powers of attorney, and amendments to the bylaws of commercial companies in the Mercantile Registry, including capital increases, shall pay, for each registration of a document relating to the same legal entity, a single sum equivalent to one-tenth of the base salary defined in Law No. 7337, of May 5, 1993. Said registrations shall be exempt from the payment of the agrarian tax stamp created by Law No. 5792, of September 1, 1975. The applicable fees shall be determined by the parties.
• e)Other transactions.

Any transaction other than those indicated, concerning civil or commercial associations, persons, real estate, concessions of the maritime-terrestrial zone and Golfo de Papagayo, addenda, issuance of legal certificates, and administrative procedures that are not petitions or motivated by registry errors, shall pay two thousand colones ((2,000.00).

• f)Certifications.

1.- For immediate-delivery certifications of whether or not the applicant has assets registered in their name, one hundred colones ((100.00) shall be paid per request.

2.- For certifications of properties, history, literal entry, encumbrances, legal status, and any other type, three hundred colones ((300.00) shall be paid per property or legal person status.

3.- The Administrative Board of the National Registry shall provide, free of charge, and by magnetic means, the information contained in its databases to the entities of the National Banking System, the Instituto de Vivienda y Urbanismo, the Instituto Mixto de Ayuda Social, the Instituto de Desarrollo Agrario, the Instituto Nacional de Seguros, the Caja Costarricense de Seguro Social, and authorized entities of the National Financial System for Housing that require information regarding whether a credit applicant possesses or not assets registered in their name or the details thereof in relation to whether the transaction has been declared of social interest, so that they can issue the certifications required to grant credits and other related transactions; the foregoing provided that a connection exists between said entities and the National Registry's database.

• g)Cancellation of encumbrances and annotations. The total or partial cancellation of encumbrances or annotations shall be exempt.

All acts or contracts registrable in the Public Registry must, upon submission, pay all respective taxes, fiscal stamps, and duties, which shall be paid by bank deposit. A discount of six percent (6%) may be applied to the taxes and stamps.

The Public Registry shall not register documents that must satisfy said taxes, stamps, and duties but have failed to cover them in full, and it shall cancel the presentation entry of documents received under these conditions if the interested party does not cover the shortfall within three calendar months, counted from the date of presentation of the document.

When several acts or contracts are recorded in a document, the amount of each shall be added together. If values are stated in foreign currency, the registry fee (arancel) shall be calculated by converting this currency to colones, according to the official exchange rate in effect on the date of execution of the act or contract.

The Single Property Value Registry (Registro Único de Valores) for real property is created within the National Registry (Registro Nacional). It shall consist of the highest value resulting from the estimate or the price of the act or transaction carried out on the property and the value recorded in the Property Value Registry (Registro de Valores) of the Dirección General de Tributación Directa, which shall be updated by adding the amounts of any mortgages constituted and registered against the property. This information is public, and the National Registry shall make it public through its database.

From the proceeds collected for the registry fee (arancel registral), the Administrative Board of the National Registry (Junta Administrativa del Registro Nacional) shall allocate the necessary funds for hiring the technical, technical-registry, and professional personnel required to install the Valuation Office (Oficina de Tasación), the Accounting Office (Oficina de Contabilidad), the auxiliary collection offices, and the respective computer programs necessary to expedite the collection of the fee (arancel) created in this law, simplify user service; as well as to hire the necessary personnel to improve document reception services and public service.

In the case of overpayment of the registry fee (arancel registral), a refund shall be available to interested parties who request it. Article 7.- Collection and receipt of payment Banks of the National Banking System (Sistema Bancario Nacional) are authorized to charge and collect the fee (arancel) created in this law, to enter into any necessary agreement, and to subsequently transfer the funds to the Administrative Board of the National Registry, provided that the banks are connected to the systems used by the National Registry for this purpose and comply with all security provisions employed by it.

The Registry must maintain an alphabetical registry of the signatures of notaries (notarios) to be consulted in case of doubt by the registrars (registradores), who shall suspend the registration of documents whose notarial signatures are notoriously different from those registered. It shall be the obligation of the notary, should a change in his or her signature occur, to inform the Registry thereof; if not communicated, the registration of deeds authorized with the new signature shall be suspended.

The tax exemptions referred to in Article 20 of Law No. 6575, of April 27, 1981; Article 2 of Law No. 7293, of April 3, 1992, remain in effect, as well as the constitution of liens to guarantee release from imprisonment, certifications, and orders from judicial authorities in criminal, labor, agrarian, and family matters."

7130 Articles 282, 438, 635, 636, 639, 640, and 642 of the Civil Procedure Code, Law No. 7130, of November 3, 1989, are reformed, and their texts shall read:

"Article 282.- Requirements If the plaintiff in a lawsuit encompassed by the first four subsections of Article 468 of the Civil Code requests its provisional annotation, the judge, immediately after receiving the request, shall issue an order to the Public Registry to make the respective annotation.

The order shall contain the first name, surnames, and identification document of the plaintiff and the defendant, as well as the registration references for the property or the real right in question.

Once the annotation is made, as of the presentation of the order, the transfer of ownership or the constitution of any real right over the thing shall be understood to be made without prejudice to the annotating creditor.

In cases analogous to those cited, if requested, the lawsuit shall also be annotated on movable property or real rights over such property, registered in the respective registries." "Article 438.- Executory titles The following are executory titles:

1.- The certified copy of a duly issued non-registrable public deed or, as the case may be, the certification of this certified copy. The authorizing notary (notario) may not refuse to issue it; nor may the Notarial Archive (Archivo Notarial), when they are registrable.

2.- The certified copy of a public deed duly registered in the Public Registry.

3.- Certifications of registration entries from the Public Registry.

4.- The private document acknowledged before the competent judicial authority or declared acknowledged due to the party's default.

5.- The judicial confession made by the party and the confession deemed rendered due to the same party's default.

6.- Certifications of final judicial resolutions that establish, chargeable to a third party or a party, the obligation to pay a liquid sum, when it could not have been collected within the same proceeding.

7.- Any kind of documents that, by special laws, have executory force." "Article 635.- Annotation of the attachment decree The attachment decree on registered assets shall be communicated to the National Registry by order, so that it may annotate it on the margin of the corresponding registration. This annotation shall produce the effects of a provisional annotation, without the need for the material execution of the attachment.

The order for annotation of the attachment decree must indicate the type of proceeding, the names and capacities of the parties, the amount for which the attachment has been executed, the registration data of the asset, and the other requirements established by the respective regulation.

Notwithstanding the provisions of the previous article, the attachment of registered corporeal assets may be executed at the request of the interested party, in which case the act shall not require registration." "Article 639.- Suspension of annotation The lack of registration referred to in the previous article does not prevent the Registry from receiving the communication of the attachment decree; however, the provisional annotation shall be suspended while the registration of the respective asset is verified.

The right of the annotating creditor shall prevail over the rights of real or personal creditors arising after the presentation of the attachment order to the Registry.

Subsequent creditors may not claim any right to the thing or its price, to the detriment of the attaching creditor.

Liquidation of assets in universal proceedings shall be governed by the rules of the subject matter and, in such case, the attachment obtained by the creditor shall be maintained and its advantages shall be, preferentially, for the common estate or body of common creditors, if any." "Article 642.- Lack of deposit Whoever acquires assets through auction shall do so at their own risk as to the situation, condition, or factual circumstances, whether or not they appear in the court file."

6999 Articles 8, 11, and 15 of the Law on taxes on transfers of real property, No. 6999, of September 3, 1985, are reformed, and their texts shall read:

"Article 8.- [...]

The tax rate shall be one and a half percent (1.5%).

[...]" "Article 11.- Deadline for payment of the tax [...]

The tax must be paid within the month following the date of execution of the respective document.

[...]" "Article 15.- Final provisions The Dirección General de Tributación Directa shall not grant the "approved" (anotado) status to documents containing transactions subject to the payment of the tax on unregistered real property established in this law, if the payment receipt duly canceled for the total amount of the tax is not attached.

[...]"

7088 Subsection a) of Article 13 of Law No. 7088, of November 30, 1987, is reformed, and its text shall read:

"Article 13.- [...]

• a)The transfer of ownership of used motor vehicles, aircraft, and vessels, subject to the vehicle property tax contained in Article 9 of this law, shall be subject to a tax of two and a half percent (2.5%).

[...]"

4574

4574, of May 4, 1970, is reformed, and its text shall read:

"Article 104.- In every transfer of real property, municipal stamps shall be paid in favor of the municipality of the canton where the property is located. They shall be affixed to the certified copy of the respective deed. Without payment of the stamps, the Public Registry may not register the transaction.

The tax shall be two per thousand ((2.00 x 1000) of the value of the property, according to the parties' estimate or the higher value set by the Dirección General de Tributación Directa, except if the transfer is carried out by virtue of judicial auctions or adjudications in universal proceedings. In this case, the tax shall be paid on the auction amount of the asset or on the expert appraisal recorded in the court records, respectively.

In the constitution of mortgages or mortgage bonds (cédulas hipotecarias), as well as in assignments or interruptions of the statute of limitations for mortgage credits, the stamp referred to in the first paragraph of the previous article shall be paid. The tax amount shall be two per thousand ((2.00 x 1000) on the amount of the transaction or on the value set by the Dirección General de Tributación Directa, if the latter is higher.

A municipal stamp of the canton where the activity is domiciled, in the amount of two hundred fifty colones ((250.00), shall be affixed to certified copies of company incorporation deeds, as well as to applications for or renewals of legal entity identification cards (cédula jurídica). Payment of this stamp is a requirement for registration."

ADDITIONS

3883 The following articles are added to the Law on registration of documents in the Public Registry, No. 3883, of March 30, 1967: 6 bis, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, and 36, and their texts shall read:

"Article 6 bis.- Officials of the registry offices who receive documents for registration, once they have qualified them, shall indicate the defects in a single act. Non-compliance shall cause the public official to incur disciplinary liability, upon the mere complaint of the notary (notario) or the interested party. The administrative chief or director shall immediately apply the sanction. Repetition shall empower the immediate superior to reassign the official." "Article 29.- The security mechanisms established by the National Registry are official; their purpose is to guarantee the authenticity of documents issued or authenticated by notaries (notarios) and judicial or administrative authorities and presented to the National Registry. The use of these security measures is mandatory.

Every document registrable in the National Registry must comply with the security measures of each granting or authenticating notary.

Any loss, deterioration, or theft must be reported to the National Registry within the following three days.

When a public deed is granted before two or more notaries, the use of the required security measure by any one of them shall be sufficient.

Registry entries made by these means shall produce the legal effects derived from registry publicity with respect to third parties and shall have the validity and authenticity that the law grants to public documents.

In all cases, the notary must attest that the geographic location is correct, in view of the survey plan duly registered with the National Cadastre (Catastro Nacional). If the property does not have a cadastral survey plan, the corresponding survey must be carried out.

The priority reservation (reserva de prioridad) is a means of legal protection for parties intending to carry out an act or contract in which a real right susceptible to registration in a public registry is declared, modified, limited, encumbered, constituted, or extinguished, or which, having been granted, has not been presented to the Registry.

The reservation application shall be optional and shall be made by public deed, signed by the titleholders of the property, and shall mention the type of contract intended to be executed and the parties involved. It shall not accrue taxes or stamps, except for the fees set within the fee schedule of the Public Registry." "Article 35.- Validity of the priority reservation The annotation of the priority reservation (reserva de prioridad) shall have a non-extendable validity of one month, counted from its presentation to the Registry. After this period, if the deed or document containing the final contract related to the corresponding reservation application has not been presented, it shall automatically expire, and the registrar (registrador) shall cancel it upon registering new titles.

The priority reservation (reserva de prioridad) creates a presentation entry and shall have the effects of reserving registry priority in relation to anyone presenting a document subsequently, and of giving notice to third parties of the existence of an act or legal transaction in gestation or granted but not presented to the Registry.

When the final contract is presented, its effects shall relate back to the date of presentation of the reservation application, and the notary (notario) shall relate in it the presentation references of the priority reservation application.

The priority reservation does not prevent the subsequent presentation of other documents; however, in all cases, these must respect the reservation entry and the instrument for which it was requested, provided it is presented within the legal deadline. The registrar, upon registering the final contract, shall cancel all subsequent presentation entries containing acts or contracts incompatible with the document being registered.

If the instrument for which the priority reservation was requested is presented after the validity period of the reservation has expired, it shall produce legal effects from its presentation, under the terms established in Article 455 of the Civil Code.

The priority reservation does not generate a chain of title (tracto sucesivo) for purposes of carrying out acts or contracts based on the reservation entry; furthermore, it is irrevocable, unseizable, and is not susceptible to transfer or assignment, in whole or in part, by the acquirer or the creditor; nor does it create or grant registry rights between the requesting parties."

3245

3245, of December 3, 1963, is modified, and its text shall read:

Fifty percent (50%) of this increase, derived from notarial acts registrable in the National Registry, shall be remitted by the Colegio de Abogados de Costa Rica to the Dirección Nacional de Notariado, to finance its functions. These sums shall be remitted based on accounting information sent by the National Registry to the Colegio de Abogados once a month, which must remit them to the Dirección Nacional de Notariado no later than fifteen days after receiving the indicated information. The remaining fifty percent (50%) of the proceeds from this increase shall be paid to the Colegio de Abogados, as a mandatory contribution that notaries (notarios) shall provide to said corporation to sustain it, as well as to form and increase the pension and retirement fund referred to in Article 3. This increase shall be paid by means of the lawyer's stamp (timbre de abogados), which shall be affixed and canceled on every certified copy issued, unless it has been canceled on the original instrument.' (Thus reformed by subsection c) of Article 1 of Law No. 8795 of January 4, 2010)

3284 An Article 235 bis and a Transitional Provision II are added to the Commerce Code, Law No. 3284, of April 30, 1964, and their texts shall read:

"Article 235 bis.- The Name Reservation Office (Oficina de reserva de nombre) is created within the Mercantile Registry (Registro Mercantil) of the Public Registry of Immovable Property, the purpose of which shall be to guarantee a right of priority in the use of the names of legal entities referred to in subsection a) of Article 10 and Article 17 of this code.

The name reservation application shall be made by public deed or by private document, signed by the interested parties and authenticated by a notary public (notario público) or simply signed by him. This application shall not accrue taxes or stamps, except for the fees set within the Law on Registry Fees of the Public Registry (Ley de Aranceles del Registro Público).

The application must be presented by a notary before the Name Reservation Office and shall have the effect of granting the applicant a provisional right of priority for the use of the reserved name.

From the date the name reservation is approved, the notary shall have a period of three months for the respective registration. The reservation right shall expire after this period has elapsed.

The operation of this Office shall be subject to what the Organization Regulation of the Public Registry (Reglamento de Organización del Registro Público) provides for this purpose." "Transitional Provision II.- Any modification, extension, partial or total cancellation, or other legal act linked to pledge contracts (contratos de prendas), duly registered before the entry into force of this law, shall observe the procedure set forth in the prior legislation."

7509

7509, of May 9, 1995, and its text shall read:

"Article 37.- Annually, the municipalities must remit to the Administrative Board of the National Registry (Junta Administrativa del Registro Nacional) three percent (3%) of the annual revenue they collect from the territorial tax. The Board shall be obligated to keep the registry and cadastral information updated and accessible. Furthermore, it must provide the advisory services required by the municipalities. The municipalities shall supervise compliance with the goals related to this obligation. The National Registry must report annually on the results of its management. By the means available to it, it shall deliver the corresponding information to each municipality in December of each year."

5695 Transitional Provisions V and VI are added to the Law on creation of the National Registry, No. 5695, of May 28, 1975, and their texts shall read:

"Transitional Provision V.- Until the provisions of Article 22 of the Law on creation of the National Registry are implemented, the Administrative Board of the National Registry, through a budget allocation, shall allocate the necessary resources to cover potential damages to third parties.

Transitional Provision VI.- Officials covered by the Civil Service Regime (Régimen del Servicio Civil), who perform their duties in the Department of Information Technology of the National Registry, may join the regime established in Article 23 of this law within three months following the entry into force of the Notarial Code (Código Notarial), without prejudice to their job stability and benefits acquired under the Civil Service Statute (Estatuto del Servicio Civil), provided they pass the examinations to be determined for this purpose.

Officials who do not opt for the salary regime established in this law shall continue under the regime established in Article 1 of Law No. 5867, of December 15, 1975, Article 41 of Law No. 7097, of August 18, 1988, and the Law on Salaries of the Public Administration, No. 2166, of October 9, 1957."

4564 Three transitional provisions are added to the Law on Registry Fees of the Public Registry, No. 4564, of April 29, 1970, and their texts shall read:

"Transitional Provision I.- Acts or contracts pending total or partial payment at the time of enactment of this law shall have a term of one year to pay the outstanding amount, in accordance with the prior legislation. After said term has elapsed, they must pay in accordance with this law.

In order to register documents presented before the enactment of the Notarial Code and that are defective due to lack of payment of registry fees or transfer tax, these documents shall be exempt from the payment of surcharges, interest, or fines.

Transitional Provision II.- Within a term of three months counted from the publication of the Notarial Code, the Dirección General de Tributación Directa shall transfer to the National Registry the values recorded therein. Once the above is completed, within the same term, the municipalities shall transfer to the Registry the values of the properties voluntarily declared by each taxpayer.

Transitional Provision III.- For the purposes of the application of this law, while the Single Property Value Registry (Registro Único de Valores) is not operational, the calculation of the registry fee (arancel) shall be based on the higher value given by the parties in the act or contract or the value recorded in the Property Value Registry (Registro de Valores) of the Dirección General de Tributación Directa or in the respective municipality."

Repealing Provisions

The following provisions are repealed:

• a)The Organic Law of the Notariat (Ley Orgánica del Notariado), No. 39, of January 5, 1943.
• b)Article 49 of the Law for the financial balance of the public sector, No. 6955, of February 24, 1984.
• c)Subsection c) of Article 131 of the Law on transit on public land routes, No. 7331, of April 13, 1943 (*).

(*) (Note by Sinalevi: The year of enactment of that law is "1993") d) Article 27 of the Law on tax on real property, No. 7509, of May 9, 1995.

(Note by Sinalevi: Because the numbering of Law No. 7509 was modified by subsection c) of section 2, of Law No. 7729 of December 15, 1997, increasing it by two digits, this amendment has been inserted over Article 29 of the affected regulation) e) Article 5 of the Law on fiscal requirements in documents relating to acts or contracts, No. 6575, of April 27, 1981.

TRANSITIONAL PROVISIONS TRANSITIONAL PROVISION I.- This Article 181 shall enter into force upon the publication of this law.

TRANSITIONAL PROVISION II.- This Article 182 shall enter into force upon the publication of this law.

TRANSITIONAL PROVISION III.- The fidelity guarantees provided by notaries public (notarios públicos) and in force upon the entry into force of the Notarial Code (Código de Notariado) must be adjusted to the new sum established therein, and to the regime created herein, within the twelve months following the entry into force of this code.

TRANSITIONAL PROVISION IV.- Within six months following the entry into force of this code, notaries public must inform the exact location of their office to the Dirección Nacional de Notariado, the Colegio de Abogados, the National Registry, and the Notarial Archive (Archivo Notarial).

TRANSITIONAL PROVISION V.- Within three months following the entry into force of this code, the courts that have received the bound protocol volumes of notaries public must forward them to the National Archive.

TRANSITIONAL PROVISION VI.- The current bound volumes of the protocol with numbered pages may continue to be used until their stock is exhausted, and the Notarial Archive shall authorize them.

TRANSITIONAL PROVISION VII.- The requirements of specialty in Notarial and Registry Law (Derecho Notarial Registral) and the years of incorporation to the Colegio de Abogados de Costa Rica, established in subsection c) of Article 3 and in subsections a) and b) of Article 10, shall apply five years after the entry into force of this law.

TRANSITIONAL PROVISION VIII.- The courts created in Article 169 shall begin to function when the Supreme Court of Justice so decides, in accordance with the needs of the service and budgetary availability. In the meantime, jurisdiction over the matters referred to in that provision shall be assigned to the courts determined by the Court, which is empowered to reorganize what is necessary and increase the number of judges or sections of these courts.

TRANSITIONAL PROVISION IX.- The expiration term set in subsection 5) of Article 468 of the Civil Code shall come into effect three months after the entry into force of this law.

With respect to annotations prior to the entry into force, the expiration term shall be five years, counted from the entry into force of this law, and they shall be canceled by the registrar (registrador) upon registering new titles over the real right or when so determined by the respective directorate.

TRANSITIONAL PROVISION X.- The provisions contained in Article 174 regarding the requirement to present the cadastral survey plan shall take effect one year after the publication of this law.

TRANSITIONAL PROVISION XI.- The specialty requirement set forth in Article 170 shall begin to apply at the time when universities grant the postgraduate degree in Notarial and Registry Law (Derecho Notarial y Registral).

It enters into force six months after its publication.

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El notariado público es la función pública ejercida privadamente. Por medio de ella, el funcionario habilitado asesora a las personas sobre la correcta formación legal de su voluntad en los actos o contratos jurídicos y da fe de la existencia de los hechos que ocurran ante él.

El notario público es el profesional en Derecho, especialista en Derecho Notarial y Registral, habilitado legalmente para ejercer la función notarial.

En leyes, reglamentos, acuerdos y documentos, cuando se use la palabra notario debe entenderse referida al notario público.

Requisitos e impedimentos para ejercer el notariado público

Para ser notario público y ejercer como tal, deben reunirse los siguientes requisitos:

• a)Ser de buena conducta.
• b)No tener impedimento legal para el ejercicio del cargo.
• c)Ser licenciado en Derecho, con el postgrado en Derecho Notarial y Registral, graduado de una universidad reconocida por las autoridades educativas competentes; además, haber estado incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica al menos durante dos años y, con la misma antelación, haber solicitado la habilitación para ejercer el cargo.

(Nota de Sinalevi: Véase infra, transitorio VII, sobre la entrada en vigencia de este inciso) (Nota de Sinalevi: Mediante el artículo único de la "Resolución sobre los Requisitos para la Autorización, Inscripción y Habilitación como Notario Público", N° 1611 del 04 de agosto del 2004, La Dirección Nacional de Notariado ha interpretado tácitamente este inciso de la siguiente manera: "aclarando que el grado académico mínimo para ser Notario Público es el de Especialista en Derecho Notarial y Registral") d) Poseer residencia fija en el país, salvo los notarios consulares.

• e)Tener oficina abierta al público en Costa Rica, excepto si se trata de notarios consulares.
• f)Hablar, entender y escribir correctamente el español.

Los extranjeros que cumplan con los requisitos anteriores podrán ejercer el notariado siempre que en su país de origen se otorgue el mismo beneficio a los notarios costarricenses, en igualdad de condiciones.

En caso de las personas con discapacidad visual o discapacidad auditiva, que estén autorizadas para ejercer la función notarial, deberán contar con la asistencia de apoyos y medios tecnológicos que les permitan ejercer esa función, tutelando la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias. Tales apoyos se ajustarán a los requerimientos de la persona con discapacidad y se verificarán a través de certificación emitida por la entidad que se defina por la vía reglamentaria. No está permitido al notario público delegar sus funciones en terceras personas.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 1° de la ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N° 10754 del 11 de setiembre de 2025)

Están impedidos para ser notarios públicos:

• a)Las personas con discapacidad física, mental, sensorial y psicosocial sin contar con la certificación que al efecto rinda la entidad que se defina por la vía reglamentaria. Dicha certificación evaluará la aptitud de la persona con discapacidad para hacer uso de los apoyos y los medios tecnológicos para el ejercicio de la función notarial, de forma tal que se tutele la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 2° de la ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N° 10754 del 11 de setiembre de 2025).

• b)Quienes se encuentren imposibilitados para tener oficina abierta al público.
• c)Los condenados por delitos contra la propiedad, buena fe, administración de justicia, confianza pública o delitos relativos a la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas, No. 7093, de 22 de abril de 1988. Cuando la condena se haya pronunciado en el extranjero, la prueba de la sentencia firme requerirá del exequátur correspondiente. Este impedimento regirá por todo el plazo establecido en la sentencia condenatoria, sin posibilidad de ser disminuido por los beneficios que, de conformidad con la legislación procesal penal, puedan otorgarse al condenado. d) Quienes guarden prisión preventiva.
• e)Las personas declaradas en quiebra, concurso civil o interdicción, mientras no sean rehabilitadas.
• f)Quienes ejerzan cargos en cualquier dependencia del sector público, incluso en las estructuradas según modelos organizacionales del Derecho Privado, en los que se les prohíba el ejercicio externo del notariado.
• g)Quienes no tengan vigente una póliza de Responsabilidad Civil Profesional bajo los términos descritos en este Código.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 1° de la ley N° 10057 del 29 de octubre de 2021, "Establece el seguro de responsabilidad civil profesional para profesionales en notariado habilitados en la Dirección Nacional de Notariado y liquidación del fondo de garantía notarial")

Las personas con discapacidad visual o discapacidad auditiva podrán ser habilitadas para el ejercicio del notariado, siempre y cuando cuenten con los apoyos y los medios tecnológicos que les permitan ejercer dicha función y se tutele la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias. Las especificaciones de los apoyos y los medios tecnológicos para el ejercicio de la función notarial, tanto para comunicarse de manera efectiva como para cumplir con los estándares de seguridad necesarios, serán definidos por la vía reglamentaria.

Todo acto realizado o documento extendido, por un notario con discapacidad visual o discapacidad auditiva, podrá incluir una manifestación expresa de que se trata de un notario con discapacidad visual o discapacidad auditiva.

(Así adicionado por el artículo 2° de la ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N° 10754 del 11 de setiembre de 2025)

Se exceptúan de la prohibición contenida en el inciso f) del artículo anterior:

• a)Las personas que laboren como docentes en entidades educativas.
• b)Quienes sean magistrados, jueces o alcaldes suplentes, cuando sirvan en tales cargos por menos de tres meses. Si las designaciones excedieren de este lapso, los notarios deberán comunicarlas a la oficina respectiva y, de inmediato, devolverán el protocolo con la razón correspondiente en el estado en que se halle.
• c)Los notarios de la Notaría del Estado y los funcionarios consulares, quienes se regirán, en lo pertinente, por las excepciones resultantes de la presente ley y las disposiciones legales rectoras de estas dependencias.
• d)Los funcionarios de los Poderes Ejecutivo y Legislativo, las instituciones públicas y municipalidades, contratados a plazo fijo, excluidos del Régimen de Servicio Civil y que no gocen de sobresueldo ni compensación económica de ninguna clase por prohibición o dedicación exclusiva, siempre que no exista superposición horaria ni disposición en contrario, en la legislación reguladora del órgano o institución donde se presten los servicios.

Además de las obligaciones y los deberes resultantes de la presente ley, los notarios públicos están obligados a tener una oficina abierta al público y brindar los servicios que se les requieran, de lo cual solo pueden excusarse por causa justa, moral o legal. Deben asesorar debidamente a quienes les soliciten los servicios para la correcta formación y expresión legal de su voluntad en los actos jurídicos que realicen.

Prohíbese al notario público:

• a)Atender asuntos profesionales de particulares en las oficinas de la Administración Pública, instituciones estatales descentralizadas o empresas públicas estructuradas como entidades privadas, donde preste sus servicios.
• b)Autorizar en la Administración Pública, instituciones estatales descentralizadas o empresas públicas, de las cuales reciba salario o dieta, actos o contratos jurídicos donde aparezcan como parte sus patronos o empresas subsidiarias. No obstante, podrá autorizarlos siempre que no cobre honorarios por este concepto. Sin embargo, los notarios en régimen de empleo público podrán cobrar los honorarios correspondientes a los particulares, en los casos de formalización de escrituras relacionadas con los fondos de ahorro y préstamo que funcionen adscritos a cada institución, y no correspondan a la actividad ordinaria del ente patronal.
• c)Autorizar actos o contratos en los cuales tengan interés el notario, alguno de los intérpretes o los testigos instrumentales, sus respectivos cónyuges o convivientes, ascendientes, descendientes, hermanos, tíos o sobrinos por consanguinidad o afinidad. Se entenderá que ese interés existe en los actos o contratos concernientes a personas jurídicas o entidades en las cuales el notario, sus padres, cónyuge o conviviente, hijos y hermanos por consanguinidad o afinidad, tengan o ejerzan cargos como directores, gerentes, administradores o representantes legales.
• d)Autorizar actos o contratos contrarios a la ley, ineficaces o los que para ser ejecutados requieran autorización previa, mientras esta no se haya extendido, o cualquier otra actuación o requisito que impida inscribirlos en los registros públicos.
• e)Ejercer el notariado, simultáneamente, en más de tres instituciones estatales descentralizadas y en empresas públicas estructuradas como entidades privadas.

Queda prohibido a la Administración Pública contratar a un mismo notario en más de tres instituciones simultáneamente. Para velar por el cumplimiento de esta disposición, la Dirección Nacional de Notariado llevará en sus registros de inscripción una lista de notarios. Asimismo, la Administración deberá comunicar a esta Dirección la contratación de los notarios, a fin de establecer el respectivo control.

Cuando en los actos o contratos jurídicos en que sean parte el Estado, sus empresas, las instituciones autónomas y semiautónomas, sean autorizados por notarios que devenguen salario, dieta u otra remuneración de la institución respectiva, quien los autorice no podrá cobrar honorarios profesionales al Estado ni a terceros.

Se establece el Seguro de Responsabilidad Civil para Profesionales en Notariado, el cual será un requisito obligatorio para todas las personas que ejerzan la función notarial y estén habilitados en la Dirección Nacional de Notariado e incorporados al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica. Este seguro tendrá como objetivo garantizar a las partes y terceros el pago de una eventual indemnización por los daños y perjuicios causados en el ejercicio de la función notarial, constituyéndose en una garantía por concepto de responsabilidad civil debidamente comprobada.

Este seguro tendrá las siguientes características:

• a)Se podrá adquirir de forma anual con alguna de las entidades aseguradoras autorizadas por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica, de conformidad con la Ley 3653, Ley Reguladora del Mercado de Seguros, de 22 de julio de 2008.
• b)La responsabilidad es individual, no es gremial ni solidaria.
• c)El monto mínimo de cobertura por período póliza será el equivalente a 55 salarios base de un oficinista 1 definidc en el artículo 2 de la Ley 7337, de 5 de mayo de 1993.
• d)Los notarios y las notarías tendrán la obligación de reportar, a la Dirección Nacional de Notariado, el pago anual de esta póliza, con un mes calendario de antelación al vencimiento anual periódico del año anterior. Esta Dirección emitirá los lineamientos correspondientes para regular los procedimientos administrativos que sean necesarios para el cumplimiento de esta obligación.

Esta Dirección también está facultada para contratar con una entidad aseguradora autorizada por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica para suscribir una póliza colectiva o grupal o ambas, bajo el esquema de contratación voluntaria, siendo optativo para cada profesional de notariado suscribir la póliza bajo esta modalidad.

Se faculta al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica para que contraten en calidad de tomador del seguro con una entidad aseguradora autorizada por la Superintendencia General de Seguros de Costa Rica y suscriban pólizas grupales o colectivas o ambas, bajo el esquema de contratación voluntaria, siendo optativo para cada profesional de notariado suscribir la póliza bajo esta modalidad; esto en virtud de las funciones y los objetivos gremiales que la ley le otorga y acorde con lo normado por la presente ley.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 10057 del 29 de octubre de 2021, "Establece el seguro de responsabilidad civil profesional para profesionales en notariado habilitados en la Dirección Nacional de Notariado y liquidación del fondo de garantía notarial")

Inscripción de los notarios

La persona interesada en que se le autorice para ejercer la función notarial, deberá solicitarlo por escrito a la Dirección Nacional de Notariado. La solicitud deberá acompañarse de los siguientes documentos:

• a)El título que lo acredite como abogado inscrito en su Colegio, con dos años en el ejercicio de la profesión.

(Nota de Sinalevi: Véase infra, transitorio VII, sobre la entrada en vigencia de este inciso) b) El título de especialista en Derecho Notarial y Registral.

(NOTA: Véase infra, transitorio VII, sobre la entrada en vigencia de este inciso) c) La dirección exacta del domicilio y el número de teléfono, facsímil, correo electrónico o apartado postal, si los tuviere.

• d)La indicación del lugar donde tiene abierta al público su oficina notarial.
• e)Una fotografía tamaño pasaporte, reciente y de buena calidad, que deberá agregarse a su expediente.
• f)Una declaración jurada del interesado de que no tiene ninguno de los impedimentos señalados en el artículo 4 de este código.
• g)La cédula de identidad o el documento de identificación, el cual se le devolverá en el acto, una vez que se haya obtenido una copia.

Si la solicitud está en debida forma, a costa del interesado, en La Gaceta y en un periódico de circulación nacional se publicará un aviso en el cual se invitará, a quien conozca de hechos o situaciones que afecten la conducta del interesado para el ejercicio de la función notarial, para que los comunique dentro de los quince días siguientes a la publicación.

Cumplidos los requisitos y presentadas las solicitudes en debida forma, deberán ser resueltas por la Dirección Nacional de Notariado, dentro del mes siguiente. La Dirección queda facultada para requerir, al Registro Judicial de Delincuentes, una certificación de los antecedentes penales del gestionante.

(Así reformado por el aparte a) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

Aprobada la solicitud, la Dirección Nacional de Notariado expedirá la licencia de notario público, la cual será firmada por el director. La inscripción se practicará en el registro respectivo.

Toda autorización y suspensión acordadas por la Dirección se publicarán en La Gaceta y se comunicarán a las dependencias que esta Dirección estime conveniente.

(Así reformado por el aparte a) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

VIGENCIA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

Los notarios públicos serán inhabilitados temporalmente cuando:

• a)Sean suspendidos disciplinariamente por el órgano competente.
• b)Surja algún hecho que conforme al artículo 4 impida el ejercicio de la función notarial; en tal caso, la suspensión se mantendrá mientras dure el impedimento.
• c)Abandonen el país por más de seis meses. En esta circunstancia, la suspensión se mantendrá durante toda la ausencia.
• d)Lo soliciten voluntariamente.
• e)No se encuentren al día con el pago anual de la póliza de Responsabilidad Civil Profesional.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 2° de la ley N° 10057 del 29 de octubre de 2021, "Establece el seguro de responsabilidad civil profesional para profesionales en notariado habilitados en la Dirección Nacional de Notariado y liquidación del fondo de garantía notarial")

DEL NOTARIADO CONSULAR

Los cónsules de Costa Rica en el extranjero ejercerán el notariado público en su circunscripción territorial, respecto de los hechos, actos o contratos que deban ejecutarse o surtir efecto en Costa Rica. Ejercerán la función de conformidad con este código. Para el notariado consular no se aplicará lo dispuesto en el inciso c) del artículo 3 de esta ley.

Corresponde a los notarios consulares vigilar y atender todas las disposiciones, prohibiciones y demás estipulaciones que asumen los notarios públicos de acuerdo con el presente código. Serán igualmente sancionables y su función estará sujeta a la fiscalización del órgano correspondiente. La dejación del cargo produce, de pleno derecho, la cesación de la función notarial y la obligación de devolver el protocolo, con la razón de cierre correspondiente y en el estado de uso en que se halle. Cuando la cesación se produzca, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto debe comunicarla a la Dirección Nacional de Notariado y al Archivo Notarial.

RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS

Los notarios públicos son responsables por el incumplimiento de sus obligaciones y deberes profesionales, así como por la violación de las leyes y sus reglamentos. Esta responsabilidad puede ser disciplinaria, civil o penal.

Carecerá de validez cualquier manifestación de las partes en que el notario sea relevado de responsabilidad por el incumplimiento de sus obligaciones.

La indemnización por los daños y perjuicios ocasionados por la actuación del notario público a los otorgantes, partes o terceros, será cubierta una vez que lo establezca una resolución judicial firme, dictada en la jurisdicción común o la vía disciplinaria. Para indemnizar, se hará efectiva la garantía rendida, sin perjuicio de la responsabilidad personal del notario por cualquier saldo en descubierto.

Compete a los tribunales penales establecer la responsabilidad penal de los notarios conforme a la ley.

Los notarios serán sancionados disciplinariamente, según este código, por el incumplimiento de la ley, sus reglamentos, las normas y los principios de la ética profesional, las disposiciones que dicten la Dirección Nacional de Notariado y cualquiera de sus órganos encargados de cumplir funciones relacionadas con la actividad notarial.

Las responsabilidades indicadas en los artículos anteriores, no son excluyentes entre sí. Los notarios pueden ser sancionados en distintos campos en forma independiente, simultánea o sucesiva, a excepción de los casos que deban excluirse en virtud de la fuerza de cosa juzgada de las sentencias judiciales.

Los tribunales del país que conozcan de procesos relacionados con actuaciones indebidas de los notarios públicos, deberán comunicarlo de inmediato a la Dirección Nacional de Notariado, para que proceda de conformidad.

Si dos o más notarios actuaren en conjunto, todos serán solidariamente responsables por las faltas u omisiones, salvo si las circunstancias revelaren que son imputables solo a uno o algunos de ellos.

Dirección Nacional de Notariado

La Dirección Nacional de Notariado es un órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz, con autonomía administrativa, presupuestaria y funcional. Tendrá personalidad jurídica instrumental para realizar actividad contractual, administrar sus recursos y su patrimonio.

La Dirección Nacional de Notariado formulará y aprobará su anteproyecto de presupuesto. El presupuesto estará constituido por los recursos dispuestos en esta ley y no estará sujeto a las directrices en materia económica o presupuestaria que limiten, de alguna forma, su ejecución y funcionamiento.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 2° aparte h) de la Ley Fortalecimiento del control presupuestario de los órganos desconcentrados del Gobierno Central, N° 9524 del 7 de marzo de 2018) La Dirección Nacional de Notariado podrá realizar los actos y contratos administrativos de empleo y capacitación, así como recibir donaciones de bienes muebles o inmuebles provenientes de instituciones públicas o privadas. Además, podrá realizar todo tipo de convenios o alianzas de cooperación con instituciones públicas o privadas.

La Dirección Nacional de Notariado será el órgano rector de la actividad notarial y tendrá competencia exclusiva para regular a todos los notarios públicos activos. Su sede estará en la ciudad de San José, sin perjuicio de que pueda establecer oficinas regionales en otros lugares del territorio nacional.

(Así reformado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

Las funciones de dirección y emisión de políticas y directrices de la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo del Consejo Superior Notarial, conformado por cinco personas propietarias. Se designará, además, una persona suplente por cada propietaria.

Este Consejo estará integrado por representantes que posean el título de abogado y notario público, de las siguientes instituciones:

• a)Un representante del Ministerio de Justicia y Paz.
• b)Un representante del Registro Nacional.
• c)Un representante de las universidades públicas nombrado por el Consejo Nacional de Rectores (Conare), con experiencia docente en materia notarial y registral de por lo menos diez años.
• d)Un representante de la Dirección General del Archivo Nacional del Ministerio de Cultura y Juventud.
• e)Un representante del Colegio de Abogados de Costa Rica.

El Consejo elegirá, de su seno, a un secretario o secretaria y a un presidente o presidenta.

Las personas miembros del Consejo Superior Notarial y sus suplentes serán designadas por el Consejo de Gobierno, por un plazo de cinco años prorrogables indefinidamente por períodos iguales, de ternas que le envíen cada una de las entidades indicadas. Las ternas deberán respetar la alternabilidad de género.

Las personas designadas requieren lo siguiente:

• 1)Tener al menos diez años de ejercicio notarial y/o docencia universitaria en materia notarial y registral, en el caso de los representantes del Colegio de Abogados y las universidades públicas y, al menos cinco años de experiencia en la función pública vinculada directamente a la actuación notarial y registral, para los demás representantes de las instituciones estatales.
• 2)Poseer reconocida solvencia moral.
• 3)No haber sido suspendidas o inhabilitadas por falta grave en los últimos diez años antes de su designación, por razón de su ejercicio como notario público o abogado.
• 4)No haber sido condenadas en los últimos diez años, por delitos contra la propiedad, buena fe, administración de justicia, fe pública o delitos relativos a la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, N.° 8204, de 26 de diciembre de 2001, y sus reformas.

En la conformación del Consejo Superior Notarial, el Consejo de Gobierno deberá respetar la equidad de género.

Tanto las personas propietarias del Consejo Superior Notarial, como las suplentes, laborarán ad honórem.

Salvo que exista una ley o un convenio expreso que lo prohíba, los miembros del Consejo Superior Notarial podrán ejercer la profesión de notario público previa habilitación.

Los suplentes deberán cumplir los mismos requisitos establecidos para el titular.

Las atribuciones del Consejo Superior Notarial son las siguientes:

• i)Emitir los lineamientos y las directrices de acatamiento obligatorio para el ejercicio del notariado y todas las decisiones relativas a la organización, supervisión, control, ordenamiento y adecuación del notariado costarricense.

Estas resoluciones tendrán fuerza ejecutiva y deberán publicarse en el Diario Oficial.

• ii)Decretar la inhabilitación de los notarios cuando sobrevenga alguno de los supuestos indicados en el artículo 4 de esta Ley.
• iii)Imponer las sanciones disciplinarias, que disponga el presente Código, siempre que por ley no le competan a los órganos jurisdiccionales.
• iv)Conocer en alzada lo resuelto por el director ejecutivo, en los casos de denegatoria de habilitación y de inhabilitación.
• v)Cooperar o coadyuvar en la realización de revisiones periódicas de los contenidos de los programas de la enseñanza del Derecho Notarial y efectuar recomendaciones.
• vi)Evacuar las consultas que le sean planteadas sobre el ejercicio de la función notarial. Los pronunciamientos resultantes serán de acatamiento obligatorio para todos los notarios públicos.
• vii)Determinar los medios idóneos de seguridad que deben contener los documentos notariales para su validez.
• viii)Nombrar a la persona que ocupe el cargo de director ejecutivo y designar a su sustituto en caso de ausencia temporal.

(Así reformado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

Las funciones de administración, organización y fiscalización que debe llevar a cabo la Dirección Nacional de Notariado estarán a cargo de un director ejecutivo. Será elegido y nombrado por acuerdo de mayoría simple de la totalidad de los miembros del Consejo Superior Notarial.

El director ejecutivo estará excluido del Régimen de Servicio Civil y será nombrado por el plazo de cinco años prorrogables, indefinidamente, por períodos iguales.

Las atribuciones del director ejecutivo serán las siguientes:

• a)Juramentar a los notarios públicos e inscribirlos en el registro que debe llevarse para tal efecto.
• b)Mantener un registro actualizado de las direcciones exactas de los notarios públicos y de sus oficinas o despachos.
• c)Llevar un registro de firmas de los notarios y de los sellos que deben utilizar en sus actuaciones, así como cualquier otro medio idóneo de seguridad que acuerde el Consejo Superior Notarial.
• d)Llevar un registro de las sanciones disciplinarias que se les impongan a los notarios y velar por que se cumplan efectivamente.
• e)Autorizar la entrega de tomos de protocolos.
• f)Velar por que los protocolos de los notarios fallecidos, suspendidos o incapacitados, sean entregados a la entidad respectiva. En estos casos, el director ejecutivo queda facultado para requerir, trasladar y entregar los tomos respectivos.
• g)Realizar inspecciones en las oficinas de los notarios públicos, a efecto de fiscalizar que tengan oficina abierta al público y cumplan la ley, las disposiciones, las directrices y los lineamentos de acatamiento obligatorio. Durante las inspecciones, que deberán realizarse con aviso previo, la Dirección está facultada para requerir los documentos y las informaciones necesarios para el adecuado cumplimiento de sus atribuciones fiscalizadoras.
• h)Denunciar a los notarios ante el Consejo Superior Notarial, cuando estime que han cometido alguna irregularidad que merezca sanción.
• i)Tramitar y llevar a cabo la reposición total o parcial de los protocolos.
• j)Listar las empresas autorizadas, en forma exclusiva, para suplir los medios idóneos de seguridad que deben contener los documentos notariales y los tomos de protocolo.
• k)Llevar un listado de quienes se desempeñen como notarios externos en las instituciones estatales descentralizadas y empresas públicas estructuradas como entidades privadas.
• 1)Autenticar la firma de los notarios, en los casos en que la ley así lo requiera.
• m)Ejecutar los acuerdos que, según esta Ley, le corresponde tomar al Consejo Superior Notarial.
• n)Ejercer la representación legal de la Dirección Nacional de Notariado.
• ñ)Instruir de oficio o a solicitud de parte la causa en los procedimientos disciplinarios contra los notarios que se elevarán ante el Consejo Superior Notarial.
• o)Participar en todas las sesiones del Consejo Superior Notarial, con voz pero sin voto.
• p)Todas las demás atribuciones que le sean asignadas por el Consejo Superior Notarial.

(Así reformado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

Para ser nombrada director ejecutivo, la persona designada deberá reunir los siguientes requisitos:

• a)Tener al menos diez años de b) Poseer reconocida solvencia moral.
• c)No haber sido suspendida o inhabilitada por falta grave en los últimos diez años antes de su designación, por razón de su ejercicio como notario público o abogado.
• d)No haber sido condenada en los últimos diez años, por delitos contra la propiedad, buena fe, administración de justicia, fe pública o delitos relativos a la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo, N.° 8204, de 26 de diciembre de 2001, y sus reformas.

El nombramiento en el cargo de director ejecutivo es incompatible con el ejercicio de la función notarial, salvo para los suplentes, en tanto la sustitución no supere los tres meses continuos.

(Así reformado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

Las resoluciones del Consejo Superior Notarial tendrán únicamente recurso de reconsideración. Las resoluciones que dicte el director ejecutivo tendrán únicamente recurso de reconsideración, excepto las que impliquen la denegatoria de habilitación, la inhabilitación o cualquier otra sanción disciplinaria contra el notario, las cuales tendrán recurso de revocatoria con apelación en subsidio ante el Consejo Superior Notarial.

Todos los recursos deberán interponerse conjuntamente dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación del acto que se recurre. Resueltos definitivamente los recursos formulados, se tendrá por agotada la vía administrativa, como acto final, tal como lo dispone el inciso c) del artículo 36 del Código Procesal Contencioso Administrativo, Ley N.° 8508, de 28 de abril de 2006.

(Así adicionado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

Para el cumplimiento de sus fines, la Dirección Nacional de Notariado se financiará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 185 de este Código, así como mediante el producto del cobro de los servicios administrativos que realice la Dirección por medio de sus órganos, tales como autorización de tomos de protocolo, la autenticación de firmas y la reposición de tomos. Las tarifas para el cobro de los servicios administrativos se definirán por medio del reglamento que deberá emitir el Consejo Superior Notarial.

(Así adicionado por el aparte b) del artículo 1º de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

ARCHIVO NOTARIAL

En el Archivo Nacional existirá un Archivo Notarial, cuyas funciones son:

• a)Conservar los protocolos de los notarios, una vez devueltos o depositados provisionalmente.
• b)Expedir testimonios y certificaciones de las escrituras de los protocolos depositados en esa oficina.
• c)Llevar un registro de los testamentos otorgados ante los notarios públicos.
• d)Recibir los índices notariales y llevar su control en la forma y el tiempo que determine el presente código.
• e)Denunciar, a las autoridades correspondientes, cualquier anomalía que se descubra en el ejercicio de la función notarial.
• f)Otras atribuciones resultantes de la ley.

ÍNDICES

Los notarios públicos y funcionarios consulares en funciones de notarios, deben presentar, quincenalmente, al Archivo Notarial índices con la enumeración completa de los instrumentos autorizados y los requisitos que señale esta oficina.

Los índices quincenales deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes. Los notarios podrán remitirlos al Archivo Notarial, por correo certificado o cualquier otro medio que este autorice, con indicación del contenido. Cuando se envíen por correo certificado, se tomará como fecha de presentación la señalada en el recibo extendido por la oficina de correos.

Vencido el término indicado para recibir los índices, el Archivo Notarial informará al órgano disciplinario respectivo cuáles notarios no cumplieron oportunamente con la presentación. Si, dentro de los dos días posteriores al vencimiento de la fecha para entregar el índice, el órgano disciplinario correspondiente recibiere copia del índice con razón de recibo por el Archivo Notarial, hará caso omiso de la queja contra el notario por no haber presentado el índice a tiempo.

(Nota de Sinaledvi: Mediante el artículo único de la Ley de presentencación electrónica de los índices notariales, N° 10798 del 16 de noviembre del 2025 se reformará el presente artículo. De conformidad con lo establecido en el transitorio 2° de la indicada norma la misma empieza a regir un año después de su publicación, es decir, el 12 de diciembre del 2026 por lo que a partir de esa fecha el texto de dicho numeral será el siguiente: " Artículo 27- Presentación de los índices Los índices quincenales de instrumentos públicos y protocolizaciones deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días quince y último de cada mes.

Los notarios deberán remitirlos al Archivo Notarial, de manera digital, a través de la plataforma tecnológica establecida por el Archivo Nacional por medio del reglamento correspondiente, con indicación del contenido.

Vencido el término indicado para recibir los índices, el Archivo Notarial informará al órgano disciplinario respectivo cuáles notarios no cumplieron oportunamente con la presentación. Si, dentro de los dos días posteriores al vencimiento de la fecha para entregar el índice, el órgano disciplinario correspondiente recibiera el indice con razón de recibo por el Archivo Notarial, hará caso omiso de la queja contra el notario por no haber presentado el índice a tiempo.

El Archivo Nacional establecerá los mecanismos de cobro a las personas usuarias y definirá la suma que corresponda cancelar por el uso y mantenimiento de la plataforma tecnológica utilizada para enviarlos, de acuerdo con las normas sobre análisis de los costos de operación.

La información contenida en los índices puede ser consultada por instituciones públicas, cuando haya de por medio un interés público, para fines de control, fiscalización o registro, mediante los mecanismos que establezca el reglamento correspondiente. En ningún caso se podrá dar a conocer datos sensibles regulados en la Ley 8968, Protección de la Persona Frente al Tratamiento de sus Datos Personales, de 7 de julio de 2011.

El Reglamento para la Presentación de Índices establecerá, además, el procedimiento para que instituciones públicas puedan cumplir con lo dispuesto en este artículo.")

Una vez presentado el índice, no procederá corregir la información declarada en él, salvo los simples errores materiales. Por ninguna circunstancia, podrá invalidarse en el protocolo un instrumento reportado en el índice como debidamente otorgado ni podrá convalidarse uno que ya se haya informado como no autorizado.

Cuando los notarios públicos se ausenten del país, ya sea que lleven o no el tomo del protocolo, deben presentar los índices en la forma prevista en este capítulo. Se exceptúan de esta obligación quienes hayan depositado su protocolo en el Archivo Notarial.

DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

COMPETENCIA MATERIAL

La persona autorizada para practicar el notariado, en el ejercicio de esta función legitima y autentica los actos en los que interviene, con sujeción a las regulaciones del presente código y cualquier otra resultante de leyes especiales, para lo cual goza de fe pública. Las dependencias públicas deben proporcionarle al notario toda la información que requiera para el cumplimiento óptimo de su función.

El notario tiene fe pública cuando deja constancia de un hecho, suceso, situación, acto o contrato jurídico, cuya finalidad sea asegurar o hacer constar derechos y obligaciones, dentro de los límites que la ley le señala para sus atribuciones y con observación de los requisitos de ley.

En virtud de la fe pública, se presumen ciertas las manifestaciones del notario que consten en los instrumentos y demás documentos autorizados por él.

Los notarios públicos son competentes para ejercer sus funciones en todo el territorio nacional y, fuera de él, en la autorización de actos y contratos de su competencia que deban surtir efectos en Costa Rica. Los notarios consulares solo podrán actuar en las circunscripciones territoriales a que se refiere su nombramiento.

EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

Los notarios deben actuar en los protocolos autorizados y se ajustarán a las formalidades y limitaciones previstas para el efecto, con las excepciones que resulten del presente código y otras leyes.

• a)Recibir, interpretar y adecuar al ordenamiento jurídico las manifestaciones de voluntad de quienes lo requieran, en cumplimiento de disposiciones legales, estipulaciones contractuales o por otra causa lícita, para documentar, de forma fehaciente, hechos, actos o negocios jurídicos.
• b)Informar a los interesados del valor y la trascendencia legales de las renuncias que hagan, así como de los gravámenes legales por impuestos o contribuciones que afecten los bienes referidos en el acto o contrato.
• c)Afirmar hechos que ocurran en su presencia y comprobarlos dándoles carácter de auténticos.
• d)Confeccionar los documentos correspondientes a su actuación.
• e)Entablar y sostener, con facultades suficientes, las acciones, las gestiones o los recursos autorizados por la ley o los reglamentos, respecto de los documentos que haya autorizado.
• f)Asesorar jurídica y notarialmente.
• g)Realizar los estudios registrales.
• h)Efectuar las diligencias concernientes a la inscripción de los documentos autorizados por él.
• i)Autenticar firmas o huellas digitales.
• j)certificaciones.
• k)Realizar las diligencias que le encomienden autoridades judiciales o administrativas, de acuerdo con la ley.
• l)Tramitar los asuntos a que se refiere el título VI de este Código.
• m)Realizar subastas públicas y hacer constar su resultado en todos los procesos de ejecución extrajudicial sobre bienes muebles sobre los cuales se haya constituido una garantía mobiliaria de conformidad con el procedimiento establecido en la ley. Además, podrá realizar subastas públicas y hacer constar su resultado en los casos de ejecución extrajudicial de prendas sobre vehículos en aquellos procesos de ejecución extrajudicial pactados de acuerdo con las reglas establecidas para dichas ejecuciones conforme a la ley.
• n)Ejecutar cualesquiera otras funciones que le asigne la ley.

(Así reformado por el artículo 83 de la Ley de Garantías Mobiliarias, N° 9246 del 7 de mayo de 2014)

Como fedatarios públicos, los notarios deben actuar de manera imparcial y objetiva en relación con todas las personas que intervengan en los actos o contratos otorgados en su presencia.

Los notarios actuarán a solicitud de parte interesada, salvo disposición legal en contrario. Deben excusarse de prestar el servicio cuando, bajo su responsabilidad, estimen que la actuación es ilegítima o ineficaz de conformidad con el ordenamiento jurídico o cuando los interesados no se identifiquen adecuadamente. Los notarios con discapacidad visual o discapacidad auditiva deberán excusarse de prestar el servicio, si no cuentan con los apoyos y medios tecnológicos necesarios o estos resulten insuficientes para tutelar la fe pública notarial y los derechos de las personas usuarias.

(Así reformado por el artículo 3° de la ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N° 10754 del 11 de setiembre de 2025)

Todos los días y las horas son hábiles para el ejercicio de la función notarial.

Los notarios están obligados a guardar el secreto profesional de las manifestaciones extraprotocolares expresadas por las partes y demás interesados en el acto o contrato.

Los notarios deben identificar, cuidadosamente y sin lugar a dudas, a las partes y los otros intervinientes en los actos o contratos que autoricen. Los identificarán con base en los documentos legalmente previstos para el efecto y cualquier otro que consideren idóneo.

En el acto o contrato notarial, deben indicar el documento de identificación y dejarse copia en el archivo de referencias. Cuando lo consideren pertinente, los notarios podrán conservar, en su archivo de referencias, grabaciones con audio o video de los actos jurídicos que realicen.

(Así reformado por el artículo 3° de la ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N° 10754 del 11 de setiembre de 2025)

Los notarios deberán apreciar con sus sentidos, o los apoyos y medios tecnológicos debidamente autorizados para ese efecto por vía reglamentaria, la capacidad de las personas físicas, comprobar la existencia de las personas jurídicas, las facultades de los representantes y, en general, cualquier dato o requisito exigido por la ley para la validez o eficacia de la actuación.

(Así reformado por el artículo 3° de la ley para la Autorización para el ejercicio del notariado de personas con discapacidad visual y discapacidad auditiva, N° 10754 del 11 de setiembre de 2025)

Los testigos instrumentales y los de conocimiento deben ser mayores de edad, saber leer y escribir, así como no tener impedimento legal.

Quienes carezcan de capacidad física o mental para obligarse, están absolutamente impedidos para intervenir como testigos instrumentales o de conocimiento.

Están relativamente impedidos para ser testigos instrumentales, quienes tengan interés directo o indirecto en el acto, contrato o negocio, así como el cónyuge, los hermanos, ascendientes o descendientes, hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad, del notario o cualquiera de los otorgantes.

DE LOS PROTOCOLOS

Protocolo es el conjunto de libros o volúmenes ordenados en forma numérica y cronológica, en los cuales el notario debe asentar los instrumentos públicos que contengan respectivamente los actos, contratos y hechos jurídicos sometidos a su autorización.

Todos los notarios, incluidos quienes ejerzan el notariado como funcionarios consulares y los de la Notaría del Estado, usarán un tipo único de protocolo.

Los tomos se formarán con doscientas hojas removibles de papel sellado, de treinta líneas cada una. Los folios deberán llevar impresas la palabra protocolo, la serie y la numeración corrida, según la cantidad de hojas; asimismo, serán identificadas con el nombre del notario, mediante el uso del sello autorizado para tal efecto.

El funcionario competente para autorizar el uso de los protocolos queda facultado para establecer otras disposiciones que estime necesarias para identificar los protocolos de cada notario y garantizar la autenticidad de las hojas.

Los notarios deberán actuar en su protocolo, excepto en las actuaciones conjuntas o extraprotocolares. Solo podrán tener en uso un tomo del protocolo. Una vez concluido, debe depositarse en el Archivo Notarial, que y autorizarlo.

Queda prohibido comenzar un instrumento en un tomo y concluirlo en otro.

El notario o quien tenga en depósito el protocolo está obligado a mostrarlo en su oficina, para lo cual tomará las precauciones que considere necesarias.

Cuando peligre evidentemente la integridad del protocolo, el notario, bajo su responsabilidad, puede abstenerse de mostrarlo; en tal caso, entregará una fotocopia certificada. Si una autoridad jurisdiccional, la Dirección Nacional de Notariado o el Archivo Notarial, le ordena al notario exhibir el protocolo, este deberá exhibirlo o depositarlo en la oficina que se le señale.

Los notarios deben llevar un archivo de referencias con los documentos o comprobantes referidos en las escrituras matrices y que, conforme a la ley, deben quedar en su poder. Estos documentos o comprobantes serán enumerados con foliatura corrida.

Todo notario público deberá conservar en sus archivos una copia, firmada por él, de todos los instrumentos públicos que autorice y deberá hacer constar el número de folio correspondiente a los documentos o comprobantes en el archivo de referencia, si existieren.

ENTREGA, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE LOS PROTOCOLOS

Los protocolos serán entregados, personalmente, a los notarios o a los funcionarios consulares habilitados para ejercer la función notarial, que se encuentren al día en sus obligaciones como notarios.

En la primera página de cada tomo del protocolo, se consignará una razón donde consten el número del tomo, los folios que contiene, su estado, la fecha y el nombre del notario público o, en su caso, el del funcionario consular. El funcionario que autoriza el uso del protocolo y el notario o funcionario que lo recibe firmarán la razón. Esta suscripción hace presumir absolutamente que el tomo se recibe con sus hojas completas, limpias y en buen estado.

El notario es el depositario y responsable de la guarda y conservación de su protocolo, así como de su devolución oportuna al Archivo Notarial.

Al concluirse cada tomo de protocolo, luego del último instrumento público el notario debe consignar una razón de cierre, en la cual indicará el número de instrumentos que contiene, su estado y que todos están debidamente firmados por los otorgantes y testigos, en su caso, así como cualquier otra circunstancia que estime importante. Después del último instrumento público, el notario debe tener cuidado de reservar espacio suficiente para dicha razón.

Cuando los notarios sean inhabilitados o se ausenten del país por un lapso superior a tres meses, deben depositar su protocolo en el Archivo Notarial.

Si la ausencia del país fuere inferior a ese lapso, los notarios pueden llevar consigo el protocolo, en cuyo caso deben informarlo a la Dirección Nacional de Notariado. De no llevarlo deberán depositarlo en la Dirección o en una notaría seleccionada por ellos, con la respectiva comunicación a la Dirección.

Entregado el tomo, el Archivo Notarial lo revisará para constatar que el número de folios esté completo y que todos los instrumentos públicos válidos hayan sido suscritos por el notario; además, verificará que el notario solicitante se encuentre al día en la presentación de los índices.

Comprobados los requisitos anteriores, el Archivo Notarial emitirá una autorización para que el interesado solicite el nuevo tomo.

En caso de que el notario sea suspendido o abandone el país por más de seis meses o cuando surja impedimento legal para el ejercicio del notariado, la inhabilitación al notario o el cese voluntario en la actividad, debe consignarse en la razón de cierre, en los términos indicados y el tomo debe devolverse al Archivo Notarial en el estado en que se halle.

De fallecer un notario, se tendrá por concluido el tomo de su protocolo en curso. El albacea de la sucesión, el cónyuge del notario, sus parientes, los administradores de sus bienes o cualquier otra persona que pueda hacerlo, debe devolver el protocolo al Archivo Notarial, el que deberá informar de inmediato al Registro Nacional y la Dirección Nacional de Notariado.

La Dirección Nacional de Notariado estará obligada a tomar las providencias necesarias para devolver oportunamente los protocolos, recogerlos y entregarlos al Archivo Notarial cuando proceda.

Cuando un tomo debe tenerse por concluido sin intervención del notario, el Jefe del Archivo Notarial consignará la razón de cierre, en la forma antes dispuesta.

Las normas anteriores rigen, también, para los notarios de la Notaría del Estado y los funcionarios consulares autorizados para el ejercicio del notariado. Los superiores de estos funcionarios velarán por el cumplimiento de esas normas.

Corresponde al Archivo Notarial la custodia de los tomos de protocolos, los cuales no podrán salir de esta dependencia, salvo por orden de los tribunales de justicia o la Dirección Nacional de Notariado. En estos casos, deberán ser devueltos al Archivo Notarial en un plazo máximo de tres meses. Vencido ese término sin haber sido devueltos, el Archivo Notarial informará la situación a la Corte Suprema de Justicia para lo procedente.

Asimismo, para conservar los tomos en condiciones óptimas, la Junta Administrativa del Archivo Nacional cobrará, por la encuadernación y cualquier otro medio de protección, la suma que considere conveniente.

REPOSICIÓN DE TOMOS DEL PROTOCOLO

Cuando el tomo de un protocolo en curso se extravíe, destruya, inutilice, sea sustraído o se deteriore, total o parcialmente, el notario debe dar cuenta inmediata, por escrito, a la Dirección Nacional de Notariado y detallará los hechos en un plazo máximo de tres días.

La Dirección ordenará la reposición correspondiente y, de sospechar un delito, lo denunciará al Ministerio Público para que proceda conforme a la ley.

Si el daño fuere únicamente parcial, las partes deterioradas se acompañarán con la solicitud de reposición.

Reportado el daño o extravío de hojas no utilizadas, la Dirección Nacional de Notariado ordenará reponerlas. Lo comunicará al proveedor de especies fiscales para que le expenda, al notario, las hojas por reponer. La reposición se hará constar mediante razón que consignará en el volumen, el cual se le devolverá al notario.

Si la reposición fuere de instrumentos públicos, el notario debe presentar, junto con la solicitud, las copias de esos instrumentos, firmadas por él y hará constar que son fieles a los originales.

En la reposición de tomos utilizados total o parcialmente, la Dirección Nacional de Notariado, por medio de tres avisos que se publicarán a costa del notario en un diario de circulación nacional, citará a todos los interesados con el fin de que, dentro del mes siguiente a la publicación del último, presenten las reproducciones de los instrumentos públicos en su poder y se apersonen para hacer valer sus derechos.

Transcurrido el mes a que se refiere el artículo anterior, se ordenará la reposición de los instrumentos públicos. Se repondrán cronológicamente, con base en las copias aportadas por el notario y los interesados o las que la Dirección Nacional de Notariado, por su cuenta, haya obtenido de otras fuentes. En la razón inicial del tomo que se reponga totalmente o al iniciarse la reposición parcial, deberá dejarse constancia de que se trata de una reposición e identificarse debidamente el material utilizado para el fin. Para estos efectos, el notario, deberá aportar el archivo de referencia y las copias de instrumentos públicos, según los artículos 47 y 48 de este código. De incumplir esta disposición, se le sancionará conforme a lo estipulado en él.

Si la reposición no pudiere realizarse en un solo acto, deberá concederse un plazo de espera de seis meses contados a partir de la publicación del último aviso. Durante este período, se efectuarán las reposiciones que procedan con base en las reproducciones que vayan presentándose.

Transcurrido ese lapso, la reposición se dará por concluida, mediante una razón en la cual se especificará el número de instrumentos repuestos y el de los pendientes de reposición.

En todo caso, se dejará constancia de errores o diferencias que se observen en los documentos presentados y se dispondrá lo más conveniente para la reproducción correcta de los instrumentos.

Las razones referidas serán firmadas por el titular de la Dirección.

Una vez practicada la reposición total o parcial o cuando se haya dado por concluida, los tomos se remitirán al Archivo Notarial para la custodia definitiva. Lo anterior no impedirá que la reposición sea complementada, si aparecieren nuevos materiales que lo permitan.

Mientras se practican las diligencias de reposición, si el notario lo solicitare, presentando, de no existir fuerza mayor que se lo impida, la totalidad de las copias de los instrumentos por reponer, la Dirección Nacional de Notariado podrá autorizar la entrega del siguiente tomo del protocolo.

Los tomos sustraídos o extraviados, que aparezcan después de entregado un tomo nuevo, deberán presentarse a esa Dirección para que dé por concluidos los trámites de reposición, cierre el tomo y lo envíe al Archivo Notarial.

Los gastos de la reposición correrán por cuenta del notario interesado, quien deberá colaborar eficientemente para llevarla a cabo.

DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES

Documento notarial es el expedido o autorizado por el notario público o funcionario consular en el ejercicio de funciones notariales, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley.

Los documentos notariales deben redactarse en español, salvo los vocablos técnicos expresados en otro idioma, nombres de personas, marcas, sitios o lugares, cuya traducción no proceda, o las expresiones de uso común o que se considere necesario introducir para la correcta comprensión y eficacia del instrumento. En este último caso, deberá indicarse a continuación y entre paréntesis el significado en español.

Cuando algún compareciente o interesado no comprenda el español, deben intervenir un traductor oficial u otro aceptado por las partes y el notario público, salvo que este entienda el idioma del compareciente. En tal caso, el notario, bajo su responsabilidad, efectuará la traducción legal del texto, si todos los interesados en el acto o contrato lo consintieren. El interesado debe quedar enterado del texto del documento en el idioma que conoce.

Si, al otorgar un instrumento público, se presentare el acto escrito en idioma extranjero, en el archivo de referencias se conservará el documento o una copia de él autenticada por el notario.

Las normas referentes a la capacidad, las condiciones y prohibiciones de los testigos instrumentales serán aplicables a los intérpretes.

El otorgamiento de testamentos de personas que no hablen español se regirá por lo dispuesto en el Código Civil.

Los documentos notariales deben estar manuscritos o mecanografiados, caracteres legibles y tinta o impresión indelebles.

El texto del documento debe escribirse en forma continua, sin dejar espacios en blanco. Siempre deberán respetarse los márgenes, pero carecerán de validez las palabras escritas en ellos, salvo que se trate de notas marginales en el protocolo, autorizadas por la ley.

Excepto las escrituras matrices del protocolo, los documentos que el notario autorice deben llevar siempre su firma, el sello blanco, el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de seguridad, determinado por la Dirección Nacional de Notariado.

Los documentos inscribibles en el Registro Nacional, además de los requisitos anteriores, deben cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por esta institución.

En los documentos notariales, no deben usarse abreviaturas, símbolos ni signos, salvo los de puntuación, ortografía y los autorizados por la ley; tampoco deben expresarse los números con cifras, excepto si se tratare de certificaciones hechas mediante fotocopias o cuando se transcriban literalmente documentos u otras piezas.

En los documentos notariales no deben introducirse testaduras, raspaduras, entrerrenglonaduras, borrones, enmiendas ni otras correcciones. Los errores o las omisiones deben salvarse por medio de notas al final del documento, pero antes de las firmas o mediante documento adicional.

El notario público procederá en igual forma con los demás errores, equivocaciones y omisiones en que incurra o con las aclaraciones y modificaciones que agregue.

Todas las actuaciones del notario deben escribirse siempre en papel de tamaño oficio. Los documentos notariales deberán seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado.

Cuando se transcriba o certifique parte de un documento, asiento, pieza o matriz, debe advertirse, bajo la responsabilidad del notario, que se trata de una transcripción en lo conducente, y que lo omitido no modifica, altera, condiciona, restringe ni desvirtúa lo transcrito.

Si un otorgante o interesado debe suscribir un documento notarial, pero no puede o no sabe hacerlo, imprimirá su huella digital al pie del documento. El notario indicará a cuál dedo y extremidad corresponde.

Los documentos sujetos a inscripción en los registros y las oficinas públicas, deben cumplir con lo establecido en este código, sin perjuicio de lo dispuesto en otras leyes y reglamentos.

Los documentos notariales son protocolares o extraprotocolares, según sus originales se extiendan en el protocolo o fuera de él.

Los documentos protocolares consisten en escrituras públicas, actas notariales o protocolizaciones consignadas en el protocolo del notario.

Son extraprotocolares las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de expedientes o inscripciones, traducciones, actas, diligencias y otras actuaciones que el notario público, autorizado por ley, extiende fuera del protocolo.

ESCRITURAS PÚBLICAS

La escritura pública constará de tres partes: introducción, contenido y conclusión.

La introducción estará compuesta por el encabezamiento, la comparecencia y las representaciones. El contenido estará formado por los antecedentes y las estipulaciones de los comparecientes. La conclusión incluirá las reservas y advertencias notariales, las constancias, el otorgamiento y la autorización.

Toda escritura se iniciará con su número, el nombre y los apellidos del notario, su condición de tal y el lugar de su oficina. Cada tomo del protocolo tendrá su numeración autónoma, que se iniciará con el número uno.

En la comparecencia se expresarán el nombre y los apellidos de los comparecientes, la clase de documento de identificación que porten con el número si lo tuviere, el estado civil, el número de nupcias, la profesión u ocupación, el domicilio y la dirección exactos, así como la nacionalidad si son extranjeros.

Cuando el compareciente actúe en nombre de otra persona, física o jurídica, deberá indicarse a quién representa, con artículo anterior y, en su caso, la clase y el número, si lo tuviere, del documento de identificación o el nombre, el domicilio y la dirección exactos de la persona representada.

El notario público dará fe de la personería vigente con vista del documento donde conste, mencionando el funcionario que la autoriza y la fecha; además, dejará agregado el poder original en su archivo de referencias. Cuando la personería conste en registros públicos, indicará la personería vigente con vista del registro respectivo. De comprobarse que la personería indicada no está vigente, se cancelará el asiento de presentación.

Si intervinieren entidades de derecho público, el notario deberá dar fe con vista del acuerdo o aviso publicado en La Gaceta.

Tratándose de menores costarricenses, el notario público deberá dar fe de la representación respectiva con vista de las citas de inscripción del nacimiento en el Registro Civil.

Cuando un acto o contrato se realice por medio del apoderado, el notario deberá consignar las referencias del instrumento donde consta dicho poder.

Si en un acto o contrato intervinieren extranjeros, deberán ser identificados con base en los documentos previstos para tal efecto por la ley, las convenciones o los tratados internacionales. Se indicará la nacionalidad y, si en el país de origen se usare solo un apellido, el nombre se consignará en esta forma; en tal caso, el notario deberá dejar constancia de ello. Cuando el nombre de la persona se componga de palabras incomprensibles para la cultura costarricense, deberá indicarse a la par de cada una y entre paréntesis, cuál corresponde propiamente al nombre y cuál al apellido o los apellidos.

Cuando personas extranjeras otorguen escrituras, el notario deberá tomar todas las medidas pertinentes para asegurarse de que los documentos de identificación y los poderes otorgados por ellos son auténticos.

El notario público consignará, si lo estimare necesario o a solicitud de los comparecientes, la relación de todas las circunstancias de hecho o jurídicas, que constituyan antecedentes del acto o negocio otorgado. De igual modo indicará, si fuere indispensable, la condición de los comparecientes respecto de los bienes objeto del otorgamiento.

El notario público redactará, en forma clara y detallada, el acto o contrato, ajustando lo expresado por los comparecientes a las disposiciones legales, en la forma requerida para que surta los efectos jurídicos respectivos.

Si se tratare de escrituras relativas a inmuebles sujetas a inscripción en el Registro Público, deberán indicarse la provincia y el número de finca. También deberán indicarse expresamente la naturaleza, la medida, la situación y los linderos.

La conclusión se iniciará con todas las advertencias y reservas que el notario público debe hacer, por ley, a los comparecientes.

Además de cualquier otra constancia que exija la ley, el notario público deberá dejar constar que:

• a)Le han presentado los documentos que sirven como prueba para daciones de fe específicas y que deban agregarse al archivo de referencias conforme a la ley.
• b)Ha tenido a la vista los documentos no esenciales a que se refiere la escritura y la circunstancia de que estos quedan agregados al archivo de referencias, si así lo dispusiere el notario.

Al concluirse el acto, el notario deberá leer el contenido de la escritura a los comparecientes y, en su caso, a los testigos; asimismo, deberá permitirles a los sordos leerlas por sí mismos y dejará constancia de ello y del consentimiento o la aprobación de los interesados.

La autorización contendrá:

• a)El nombre, los apellidos, los domicilios y la identificación de los testigos.
• b)La indicación de que se han extendido o no una o más reproducciones en el mismo acto de firmarse la escritura o de que se expedirán en el término de ley.
• c)La constancia que firman el notario público, los testigos instrumentales, los de conocimiento y los intérpretes en su caso, así como los comparecientes o el motivo por el cual estos no firman.
• d)El lugar, la hora, el día, mes y año en que se autoriza la escritura.
• e)Las notas necesarias para salvar errores, llenar omisiones y hacer aclaraciones o modificaciones.
• f)Las firmas de quienes intervienen en la escritura o las huellas digitales de los comparecientes, en su caso.

Lo dispuesto en el artículo anterior y en los incisos b) a f) del presente artículo, deberá aparecer al final de la conclusión de la escritura.

Las firmas de los comparecientes deberán consignarse en forma seguida, sin ningún espacio entre el fin de la escritura y el inicio de las firmas. Primero firmarán los comparecientes y los testigos, en su caso; al final, el notario autorizante. El incumplimiento se sancionará de acuerdo con este código.

Confeccionada la escritura y firmada por uno o más comparecientes, si los restantes o uno de ellos no quisieren suscribirla, el notario público consignará la razón correspondiente al pie o al margen.

No obstante, si, en una misma escritura se otorgaren varios actos o contratos con existencia jurídica independiente y no condicionados entre sí, el notario la autorizará respecto de los actos o contratos cuyos comparecientes la hayan firmado, y dejará constancia de ello, al pie o al margen.

Aunque no se indique expresamente, en toda escritura se presume que:

• a)El notario público ha identificado debidamente a las partes, los intérpretes y testigos de conocimiento, en su caso.
• b)Los testigos instrumentales son conocidos del notario, salvo que indique lo contrario, y tienen capacidad legal para serlo.

Para la corrección de errores en la escritura o su modificación, el notario podrá escribir notas marginales o al pie de la matriz, las cuales deberán ser firmadas por las partes otorgantes del acto o contrato y por el notario. En los casos en que exista pluralidad de actos o contratos en una misma escritura, las notas deberán ser firmadas únicamente por los otorgantes de los actos o contratos que se modifiquen, y por el notario.

Si alguna de las partes se negara a firmar, fuera imposible su localización o se encontrara fallecida, el notario procederá a realizar la corrección dando fe de esta circunstancia y de que la corrección no lesiona los intereses de la parte interesada, todo esto bajo su responsabilidad.

Cuando la corrección se refiera a modificaciones comprobables por medio del archivo de referencia o cualquiera otra fuente objetiva y no constituya variación de las voluntades consentidas, las notas serán firmadas solamente por el notario autorizante.

Si el tomo del protocolo fue entregado al Archivo Notarial, esta oficina se lo facilitará al notario para consignar las notas necesarias aplicando las reglas de los párrafos anteriores, pero sin que el tomo salga de esta dependencia.

(Así reformado por el artículo único de la ley N° 9210 del 20 de febrero del 2014)

Siempre que se adicione, rescinda o modifique, en cualquier forma, el contenido de una escritura pública o se revoque o modifique un testamento o un poder especial, por medio de otra escritura pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante de la última estará obligado a consignar, mediante nota marginal en la escritura adicionada, rescindida, modificada o revocada, el nombre y los apellidos del notario, el tomo, folio y número de la escritura donde se realizó la adición, revocación, rescisión o modificación, si fuere el tomo del protocolo en uso.

Si el tomo del protocolo donde debe consignarse la nota marginal indicada en el párrafo anterior perteneciere a otro notario o estuviere depositado en el Archivo Notarial, el otorgante de la modificación deberá notificar al otro notario para que este la lleve a cabo o al Archivo Notarial; en tal caso, acompañará la nota con el índice notarial respectivo, para que el Archivo la consigne dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo de la notificación.

La notificación podrá realizarse personalmente o por telegrama, correo certificado o facsímil.

El notario que incumpla lo establecido en este artículo será sancionado de conformidad con este código.

En las reservas gratuitas de uso, usufructo, habitación, goce y posesión, no será indispensable la aceptación del beneficiario ni su comparecencia, sin perjuicio de que pueda renunciarlas.

Mediante escritura adicional otorgada por los mismos comparecientes, sus causahabientes o representantes podrán corregirse errores o llenarse omisiones de la escritura principal; pero no procederá constituir un nuevo acto ni contrato.

El notario otorgante de una escritura adicional deberá cumplir con lo establecido en el artículo 97 anterior.

En la constitución de hipotecas comunes, no es necesaria la aceptación del acreedor y, en la cancelación, no se requiere la intervención del deudor.

ACTAS NOTARIALES

Las actas notariales son instrumentos públicos cuyas finalidades principales son comprobar, por medio del notario y a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia, darles carácter de auténticos, o bien hacer constar notificaciones, prevenciones o intimaciones procedentes según la ley.

A las actas notariales les serán aplicables, en lo pertinente, las disposiciones de las escrituras públicas, con las salvedades resultantes de este capítulo.

Las actas notariales deberán contener los siguientes requisitos:

• a)En la introducción, deberá hacerse constar a solicitud de quién se procede y el motivo por el cual interviene el notario.
• b)En caso de representación, el notario indicará la que c) El notario que no conozca a quienes debe notificar, informar, intimar o prevenir, deberá procurar identificarlos y hacerles saber por encargo de quién procede, su calidad de notario, la diligencia por efectuar y el derecho que les asiste de hacer constar las manifestaciones que tengan a bien sobre esa diligencia, siempre que sean pertinentes a juicio del profesional.
• d)En la descripción se relatarán, objetiva y concretamente, todas las circunstancias necesarias para los fines jurídicos de las diligencias y los detalles o condiciones solicitados.
• e)La presencia del solicitante no es necesaria a menos que deba suscribir legalmente el acta.
• f)No es indispensable la unidad del acto ni del texto. Por tal razón, podrán extenderse actas al mismo tiempo que se comprueban los hechos, mientras se realiza la diligencia o con posterioridad, siempre que se confeccionen dentro de las veinticuatro horas siguientes. Podrán también separarse en dos o más textos, en orden cronológico, lo cual deberá advertirse.
• g)Si la diligencia se refiriere a un documento y legalmente fuere exigible, se dejará en él una constancia suscinta de lo actuado, indicando el número de tomo del protocolo, la página y el instrumento en que se levanta el acta, así como su fecha.
• h)En la conclusión, no se requiere leer el acta a los interesados; tampoco, su aprobación, y podrá llevar o no sus firmas. El notario autorizará el acta, aunque alguno no quiera o no pueda firmar, y dejará constancia del hecho.
• i)En las actas, podrán incluirse informes o juicios de profesionales, peritos y otros concurrentes, sobre la naturaleza, las condiciones y consecuencias de los hechos comprobados. Se indicarán sus nombres, apellidos y calidades, y ellos deberán firmar el acta.

Si la actuación se refiriere a notificación, requerimiento o cualquier otro acto relacionado con personas, se practicará donde ellas se encuentren y su respuesta se consignará en el acta.

Si en el lugar indicado por el interesado no se encontrare persona alguna capacitada para entenderse con la diligencia o si el notario público no fuere atendido, se harán constar estas circunstancias.

Cuando se trate de comprobar la existencia, condiciones, calidades, o funciones de una persona, el estado de una cosa, los hechos, las fechas, los sucesos o las circunstancias que presencie el notario público, o casos similares, en el acta se harán constar los datos necesarios para la plena eficacia de la intervención.

Si se tratare de protocolizar documentos, diligencias, piezas de expedientes, actuaciones o actas, en la introducción deberá indicarse el motivo por el cual se actúa. Si obedeciere a resolución judicial, se expresará el tribunal que la dictó, así como el lugar, la hora y la fecha de ella y el juicio en que recayó. A continuación se copiarán fielmente, en lo que interesa para los fines jurídicos, el documento o las piezas respectivas, en forma total o parcial.

Al final se dejará constancia ante los interesados que hayan concurrido de que lo copiado se confrontó con sus originales y resultó conforme. Los interesados deberán firmar o se indicará el motivo por el cual no firmaron.

En las protocolizaciones, el notario público podrá corregir, bajo su responsabilidad, los errores, las omisiones o faltas de carácter material que advierta en las piezas originales o los que resulten de la confrontación con los datos de expedientes o del Registro Público, los cuales deberán advertirse en el mismo documento.

En toda protocolización, el notario deberá conservar, en el archivo de referencias, copia del documento, el acta o la pieza a que se refiere la intervención.

Si la diligencia se refiriere a libros, folletos o documentos muy extensos a juicio del notario público, no será necesario copiarlos íntegramente y bastará una reseña para identificarlos; en ella se consignará la razón correspondiente, que deberá ser firmada por el notario, así como cada folio de aquellos.

En igual forma se procederá cuando se trate de planos, fotografías, cuadros, gráficos u otra clase de elementos o sistemas. En lo posible, se dispondrán medidas para comprobar su autenticidad o evitar su alteración.

La protocolización de documentos privados no les confiere la condición de instrumentos públicos; tampoco sirven para provocar inscripciones en los registros ni en las oficinas públicas, excepto cuando se trate de actas o piezas cuyo contenido deba inscribirse conforme a la ley.

Si en un proceso judicial o administrativo se invocare la protocolización de un documento, pretendiendo derechos con base en ella, y se cuestionare la autenticidad del contenido incorporado al protocolo, el documento notarial será ineficaz para fundar el derecho y el pretensor deberá presentar el documento original.

En toda protocolización, el notario debe conservar, en el archivo de referencias, copia del documento, acta o pieza a que se refiere la intervención.

ACTOS EXTRAPROTOCOLARES

Actos extraprotocolares son las reproducciones de instrumentos públicos, certificaciones de documentos, piezas de el notario público, autorizado por ley, lleva a cabo fuera del protocolo.

El Notario Público, por sí y bajo su responsabilidad, podrá autorizar sus propias traducciones de documentos, instrumentos, cartas u otras piezas no redactadas en idioma distinto del español.

A la traducción, deberá adjuntársele el original o una copia autenticada por el notario, quien consignará en el documento original la razón de identidad correspondiente; además, deberá dejarse una reproducción en el archivo de referencias.

Las traducciones surtirán los efectos del documento traducido, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 107.

Los notarios podrán extender, bajo su responsabilidad, certificaciones relativas a inscripciones, expedientes, resoluciones o documentos existentes en registros y oficinas públicas, así como de libros, documentos o piezas privadas en poder de particulares. Para este fin, pueden utilizar fotocopias. En todo caso es necesario indicar si el documento se certifica literalmente, en lo conducente o en relación.

Si lo certificado fueren documentos privados, el notario debe dejar copia auténtica en el archivo de referencias, con indicación del solicitante y de la hora y fecha en que se expidió.

En estas certificaciones, podrán corregirse errores materiales o subsanarse omisiones en la pieza original y en las protocolizaciones, lo cual debe advertirse.

Siempre deben satisfacerse las especies fiscales correspondientes, los timbres o derechos que deban cubrirse, como si las certificaciones fueran expedidas por la oficina o el registro donde constan las piezas originales. Para todos los efectos legales, esas certificaciones tendrán el valor que las leyes conceden a las extendidas por los funcionarios de dichas dependencias, mientras no se compruebe, con certificación emanada de ellos, que carecen de exactitud sin que sea necesario, en este caso, argüir falsedad.

El notario que en dichas certificaciones consigne datos falsos, aparte de las responsabilidades penales y civiles, será sancionado disciplinariamente.

En las certificaciones de documentos privados en poder de particulares será aplicable, en lo pertinente, el artículo 107.

El notario podrá autenticar firmas o huellas digitales, siempre que hayan sido impresas en su presencia; para ello debe hacer constar que son auténticas. Del mismo modo se procederá cuando una persona firme a ruego de otra que no sabe o no puede hacerlo; en este caso, debe firmar en presencia del notario.

Los documentos privados en que se practiquen autenticaciones, conservarán ese mismo carácter.

REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

Las reproducciones de instrumentos públicos pueden consistir en testimonios, certificaciones y copias auténticas.

Solamente el notario podrá expedir testimonios de los instrumentos públicos otorgados en su protocolo, mientras el respectivo tomo esté en su poder. Si ya el protocolo hubiere sido devuelto a la oficina correspondiente, los testimonios podrán ser expedidos por el notario o el funcionario encargado de custodiar el tomo, salvo lo dispuesto por el artículo 123.

Los testimonios constituyen la reproducción del instrumento público original. Constan de dos partes: la copia literal, total o parcial, de la matriz y el engrose, que le confiere calidad ejecutoria para producir los efectos jurídicos respectivos.

El engrose debe hacer constar que se reproduce el instrumento matriz, identificándolo con su número, la página donde se inicia y el tomo del protocolo donde consta; la conformidad de la confrontación con el original; además, si se trata del primer testimonio o de ulterior y en qué momento se autorización de la matriz. En la reproducción parcial debe expresarse esta circunstancia.

Al expedirse el testimonio en virtud de orden judicial o de funcionario autorizado por ley, en el engrose se indicará el tribunal o el funcionario que lo ordena, su nombre y el cargo que desempeña, la fecha de la orden o la hora y la fecha de la resolución respectiva.

El notario deberá firmar el testimonio e imprimir al lado o al pie su sello.

En los testimonios, la reproducción debe imprimirse de modo que se garantice la permanencia indeleble del texto.

Los testimonios son primeros o ulteriores. Los primeros son los expedidos al firmarse la escritura original o dentro de los diez días hábiles siguientes y serán firmados por el notario y las partes cuando estas lo deseen. Los ulteriores son los expedidos en cualquier otra oportunidad. El notario los extenderá o, en su caso, el Archivo Notarial, cuando cualquiera de las partes o una persona con interés legítimo lo solicite, o lo ordene algún funcionario autorizado por ley. Aun cuando el tomo respectivo esté depositado, el notario podrá expedir testimonios de escrituras que haya autorizado.

Al copiarse la escritura original, podrán incorporarse al testimonio las adiciones y enmiendas practicadas en la matriz o bien agregarse por medio de nota al pie.

Los errores y las omisiones de copia que se detecten al expedir el testimonio, se especificarán y salvarán a continuación del engrose, como nota antes de la firma respectiva. Los que se adviertan después podrán enmendarse mediante razón notarial, fechada y autorizada por el notario público, al pie del testimonio.

Con igual autorización, los errores y las omisiones del engrose podrán corregirse después de la firma del testimonio.

El notario que, con vista en la matriz, corrija un error inexistente en ella, será sancionado según este código, sin perjuicio de la responsabilidad penal.

Las reproducciones de instrumentos públicos y documentos extraprotocolares, podrán llevar al pie las razones notariales exigidas por las leyes y los reglamentos para efectos administrativos o de otra índole; no será necesario anotar en la matriz las razones consignadas en dichas reproducciones.

Las certificaciones de instrumentos públicos deben indicar, al comienzo, el nombre y los apellidos del notario público o del funcionario que las extienda, la condición de notario o el puesto que el funcionario desempeña, el tomo del protocolo y la página donde se asentó o inició el instrumento público, el nombre del notario y la manifestación de que la reproducción es parcial, en su caso. A continuación se copiará el instrumento original, ya sea en forma total o en lo conducente.

Como conclusión se expresará la conformidad con la escritura original, la adición y la cancelación, cuando se exijan, tanto de las especies fiscales como de los derechos de ley; además, el lugar, la hora y la fecha de expedición. Seguidamente, el notario o el funcionario autorizará el documento con su firma y sello.

Las certificaciones deben indicar el nombre y los apellidos del solicitante.

Respecto de errores y notas, se aplicarán las normas anteriores sobre testimonios.

Para usos administrativos o particulares, podrán expedirse copias simples y constancias de los instrumentos públicos, las que no sustituirán los testimonios ni las certificaciones.

No obstante lo anterior, el Registro Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de Notariado, podrá autorizar el uso de fórmulas impresas, de acuerdo con el formato que se estime adecuado para cada una de las transacciones legales inscribibles. En tal caso, el Registro suministrará, a costa del notario, las fórmulas, que podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y tecnológicas empleadas al registrar documentos y contar con los mecanismos de seguridad exigidos para los testimonios ordinarios. Estarán exentos de pago los notarios consulares, el Archivo Notarial y la Procuraduría General de la República. El valor de las fórmulas será el mismo del papel que se utilice para los testimonios no impresos. El notario dará fe siempre de que los datos extractados de la matriz e incorporados a la fórmula, son fieles al original, cancelará los espacios en blanco innecesarios y la firmará junto con las partes. El uso de estas fórmulas impresas quedarán a opción del notario.

En instrumentos públicos autorizados por dos o más notarios públicos, cualquiera de ellos puede expedir reproducciones del instrumento en que haya actuado.

DE LA EFICACIA DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS

EFECTOS DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS

La existencia del instrumento público se comprueba mediante el original o las reproducciones de la matriz legalmente expedida. Produce, por sí mismo, los efectos jurídicos que deban derivarse de la voluntad de los otorgantes; obliga a las oficinas correspondientes para darle el trámite necesario a fin de cumplir lo querido por los otorgantes y prueba, también por sí mismo, los hechos, las situaciones y las demás circunstancias de que el notario haya dado fe en el ejercicio de su función.

La parte a quien se oponga un instrumento notarial puede pedir el cotejo con el original. Si no resultare conforme, se estará a lo que indique la matriz. Cuando sea imposible cotejarlo, por daño o desaparición del original, la reproducción hará fe mientras no se demuestre su inexactitud o falsedad.

Las oficinas encargadas de registrar instrumentos notariales pueden pedir, administrativamente y sin responsabilidad, el cotejo de la reproducción con el original. El Archivo Notarial los cotejará, si el tomo del protocolo se encontrare depositado en esta oficina; en caso contrario, lo efectuará la Dirección Nacional de Notariado.

Ambas entidades llevarán a cabo la diligencia con citación del notario y las partes cuyas direcciones consten en el testimonio; se les avisará telegráficamente la hora y fecha señaladas para el acto.

Mientras se realiza el cotejo, el trámite del documento quedará en suspenso y, si se detectare alguna omisión importante o falsedad, la reproducción se tendrá como ineficaz mientras no se dicte resolución judicial en contrario, sin perjuicio de que la parte interesada pueda reponer el documento correcto.

Los tribunales o las dependencias administrativas que detecten alguna anomalía en la fidelidad y exactitud de las reproducciones, la comunicarán de inmediato al órgano disciplinario correspondiente.

INVALIDEZ DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS

Sin perjuicio de las nulidades que procedan conforme a la ley, en atención al cumplimiento de requisitos o condiciones relativos a las personas, los actos o contratos, serán absolutamente nulos y no valdrán como instrumentos públicos:

• a)Los no extendidos en protocolo o que no hayan sido firmados por el notario, alguno de los otorgantes sin indicar el motivo de la omisión, los intérpretes o los testigos instrumentales o de conocimiento, cuando su asistencia sea obligatoria. Se exceptúa lo previsto en el segundo párrafo del artículo 94. En cuanto al requisito de las firmas, queda a salvo lo dispuesto por el Código Civil para los testamentos.
• b)Los otorgados ante un notario que haya cesado en sus funciones, salvo si la parte que los hace valer hubiere obrado de buena fe y, al tiempo de otorgarse la escritura, todavía ejerciere sus funciones públicamente.
• c)Los escritos en un idioma distinto del español u otorgados en contravención del artículo 72.
• d)Los otorgados en contravención de lo dispuesto en el inciso c) del artículo 7 de este código, con la excepción resultante del artículo 127, los contrarios a las leyes o ineficaces o los otorgados sin las autorizaciones previas exigidas por la ley para poder realizar el acto o contrato.
• e)Los no mecanografiados o no manuscritos con tinta indeleble.
• f)Los que no contengan el nombre del notario y aquellos en los cuales del documento no pueda deducirse con certeza la identidad del autorizante.
• g)Los que no contengan en su cuerpo el nombre y los apellidos de algún otorgante.
• h)Los que no indiquen la hora y fecha del otorgamiento o la confección.
• i)Los declarados falsos por sentencia con autoridad de cosa juzgada.

Sin perjuicio de las anulabilidades procedentes conforme a la ley, son anulables los instrumentos públicos cuando alguno de los testigos instrumentales o intérpretes tenga impedimento respecto del notario o alguno de los otorgantes, en los términos del artículo 42.

Sin embargo, quienes aparezcan en el documento como obligados o deudores, no podrán reclamar la nulidad si estuvieren emparentados con el testigo o el intérprete.

Las escrituras anuladas valdrán como documentos privados de fecha cierta, cuando estén firmadas por las partes, con excepción de las sancionadas con nulidad absoluta en los incisos d) e i) del artículo 126 de este código.

De la competencia en actividad judicial no contenciosa

Los notarios públicos podrán tramitar sucesiones testamentarias y ab intestato, adopciones, localizaciones de derechos indivisos sobre fincas con plano catastrado, informaciones de perpetua memoria, divisiones de cosas comunes, de forma material o mediante la venta pública, distribución del precio, deslindes y amojonamientos, consignaciones de pago por sumas de dinero y la liquidación de sociedades mercantiles, cuando sea solicitada mediante acuerdo unánime de los socios. Si la sociedad no cuenta con libros legalizados, la solicitud de la liquidación se hará en escritura pública.

El trámite de todos esos asuntos ante notario será optativo y solo podrán ser sometidos al conocimiento de esos funcionarios cuando no figuren como interesados menores de edad ni incapaces.

(Así reformado por el artículo único de la ley N° 9486 del 9 de octubre de 2017, "Reforma Código Notarial, para autorizar la liquidación de sociedades mercantiles en sede notarial independientemente del origen de la disolución.")

Las actuaciones de los notarios serán extraprotocolares. Se exceptúan los actos o contratos que, como consecuencia de los asuntos sometidos a su conocimiento, deban documentarse en esa forma para hacerse valer en las oficinas públicas; además lo que disponga en contrario este código o cualquier otra ley.

Para el trámite de los asuntos, las actuaciones notariales se ajustarán a los procedimientos y las disposiciones previstas en la legislación.

La intervención del notario deberá ser requerida en forma personal y esta gestión se hará constar en un acta, con la que se iniciará el expediente respectivo. Otras intervenciones podrán realizarse por escrito; pero, el notario será siempre responsable de la autenticidad de toda actuación o presentación que se formule ante él.

El notario deberá llevar un registro de cada uno de los expedientes, los cuales numerará en forma continua. Una vez concluidos, se remitirán al Archivo Judicial para la custodia definitiva.

La oferta de pago se hará constar en acta protocolar, la cual se iniciará con la referencia a la solicitud del oferente y al número del expediente de la notaría a la que dicha oferta da lugar.

Si el acreedor acepta el pago, este deberá hacerse en el acto, previa entrega del documento o título donde conste el crédito o de un recibo por la suma entregada en todos los demás casos. La entrega del recibo podrá omitirse si el acreedor suscribiere el acta notarial. La negativa del acreedor a proceder conforme a lo indicado equivale al rechazo de la oferta.

Si el acreedor no aceptare el pago o fuere imposible realizar la oferta por motivos atribuibles a él, se procederá conforme a lo indicado en el artículo 870 del Código Procesal Civil.

Cualquier incumplimiento de esta norma invalida, para todo efecto, el pago pretendido.

En cuanto al pago por consignación, se aplicarán en lo pertinente las disposiciones de los Códigos Civil y Procesal Civil.

Para todos los efectos legales, las actuaciones de los notarios en los asuntos de su competencia tendrán igual valor que las practicadas por los funcionarios judiciales.

El notario se abstendrá de continuar tramitando el asunto no contencioso en los siguientes casos:

• a)Cuando algún interesado se lo solicite.
• b)Por oposición escrita ante la Notaría.
• c)Cuando surja contención o declinatoria.
• d)Cuando el tribunal respectivo lo disponga, a solicitud de parte interesada.

Ante esas situaciones, el notario suspenderá todo trámite y pasará el expediente al tribunal al que le competa conocerlo.

Las resoluciones y actuaciones posteriores serán absolutamente nulas. Si el notario persistiere en seguir conociendo del asunto a pesar de la oposición expresa, será juzgado y sancionado por el delito de usurpación de autoridad.

Los asuntos pendientes en los tribunales podrán ser continuados y concluidos por el notario que se escoja, si todos los interesados lo solicitaren así por escrito.

El nombramiento de peritos por parte de los notarios, no podrá recaer en empleados ni allegados suyos; tampoco en ninguna persona de las referidas en el inciso c) del artículo 7.

El notario deberá designar a personas idóneas que reúnan los requisitos dispuestos por el Código Procesal Civil, y los honorarios se les pagarán con base en las tarifas fijadas por la Corte Suprema de Justicia.

Los notarios autorizados devengarán honorarios iguales a los que perciben los abogados por la tramitación de asuntos similares con sede judicial.

DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO DE LOS NOTARIOS

COMPETENCIA DISCIPLINARIA Y CLASES DE SANCIONES

Excepto las sanciones que, según este código, le corresponde imponer a la Dirección Nacional de Notariado, es competencia del Poder Judicial, por medio de los órganos determinados en la presente ley, ejercer el régimen disciplinario de los notarios públicos y hacer efectiva la responsabilidad civil por sus faltas.

Las sanciones pueden consistir en apercibimiento, reprensión y suspensión en el ejercicio de la función notarial.

El apercibimiento y la reprensión procederán en caso de falta leve, según su importancia.

Existirá falta grave y, por consiguiente, procederá la suspensión en todos los casos en que la conducta del notario perjudique a las partes, terceros o la fe pública, así como cuando se incumplan requisitos, condiciones o deberes propios del ejercicio del notariado, contemplados en las leyes o resultantes de las disposiciones emanadas de las autoridades públicas, en el ejercicio de competencias legales.

Corresponde a la Dirección Nacional de Notariado decretar las suspensiones en los casos de impedimento señalados en el artículo 4 de esta ley, así como cuando falten requisitos o condiciones para el ejercicio del notariado.

También es competencia de esa Dirección disciplinar a los notarios por incumplir los lineamentos y las directrices o exigencias dispuestas por la propia Dirección o por cualquier otra dependencia en el ejercicio de sus funciones, así como por la falta de presentación de los índices notariales.

(Interpretado este artículo mediante resolución de la Sala Constitucional N° 3937-08 del 12 de marzo del 2008, en el sentido de que "todo registro de las sanciones notariales deberá ser cancelado por la autoridad competente al transcurrir diez años después de cumplida la sanción.")

En todos los demás casos, la competencia disciplinaria les corresponderá a los órganos jurisdiccionales indicados en el artículo 169.

En cuanto a las funciones notariales, los notarios consulares estarán sujetos al mismo régimen disciplinario, así como la responsabilidad civil y penal establecida en este código. Aplicada la sanción, se le comunicará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto para lo que proceda en derecho.

Se impondrá a los notarios una suspensión hasta por un mes de acuerdo con la importancia y gravedad de la falta, cuando:

• a)Actúen sin estar al día en la garantía exigida por ley, una vez prevenidos por la Dirección Nacional de Notariado.
• b)No acaten los lineamientos, las directrices ni las exigencias de la Dirección o de cualquier otra autoridad competente para emitirlos.
• c)Se nieguen a exhibir el protocolo, si fuere obligatorio.
• d)No notifiquen a la Dirección, dentro de un plazo de quince días, el extravío o la destrucción total o parcial del protocolo, para que se inicie la reposición.
• e)Incurran en descuido o negligencia en la guarda y conservación del protocolo o los documentos que deben custodiar.
• f)No se ajusten a las tarifas fijadas para los honorarios notariales y cobren menos o se excedan en el cobro. El notario podrá cobrar honorarios mayores siempre que los haya pactado por escrito con su cliente y no superen en más de un cincuenta por ciento (50%) los establecidos. Además de la sanción, el notario estará obligado a devolver los excesos no fundamentados.
• g)No informen al Registro Nacional, dentro del plazo de quince días, sobre la pérdida o sustracción de la boleta de seguridad.
• h)No comuniquen a la Dirección, dentro del mes siguiente, las modificaciones, y los cambios relativos al lugar de la notaría.
• i)Conserven en su poder por más de un mes el tomo concluido del protocolo, o no lo entreguen si fuere obligatorio.
• j)Atrasen la remisión de los índices de escrituras y las copias cuando se refieran a otorgamientos testamentarios.

Se impondrá a los notarios suspensión de uno a seis meses, según la gravedad de la falta, cuando:

• a)Atrasen durante más de seis meses y por causa atribuible a ellos, la inscripción de cualquier documento en los registros respectivos, después de ser prevenidos, para inscribirlo y habérseles otorgado un plazo de uno a tres meses. Si, pasados los seis meses de suspensión, el documento aún no hubiese sido inscrito, la sanción se mantendrá vigente hasta la inscripción final.
• b)Autoricen actos o contratos ilegales o ineficaces.
• c)Transcriban, reproduzcan o expidan documentos notariales sin ajustarse al contenido del documento transcrito o reproducido, de modo que se induzca a error a terceros.
• d)No notifiquen ni extiendan, la nota marginal referida en el artículo 96.
• e)Incumplan alguna disposición, legal o reglamentaria, que les imponga deberes u obligaciones sobre la forma en que deben ejercer la función notarial.

A los notarios se les impondrán suspensiones desde seis meses y hasta por tres años:

• a)En los casos citados en el artículo anterior, cuando su actuación produzca daños o perjuicios materiales o económicos a terceros, excepto si se tratare del cobro excesivo de honorarios.
• b)Cuando cartulen estando suspendidos.
• c)Si la ineficacia o nulidad de un instrumento público se debe a impericia, descuido o negligencia atribuible a ellos.
• d)Cuando celebren un matrimonio simulado con el concurso doloso del notario, sin perjuicio de las sanciones penales que correspondan.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 3° de la ley N° 8781 del 11 de noviembre de 2009)

Los notarios serán suspendidos desde tres años y hasta por diez años cuando:

• a)Autoricen actos o contratos cuyos otorgamientos no hayan presenciado o faciliten su protocolo o partes de él a terceros, para la confección de documentos notariales.
• b)Incurran en alguna anomalía, con perjuicio para las partes o terceros interesados, al tramitar asuntos no contenciosos de actividad judicial.
• c)Expidan testimonios o certificaciones falsas.
• d)Modifiquen o alteren, mediante notas marginales o cualquier otro mecanismo, elementos esenciales del negocio autorizado, con perjuicio para algún otorgante.

Los notarios serán suspendidos por diez años en forma fija, si fueren sancionados por alguno de los delitos indicados en el inciso c) del artículo 4 de este código, salvo que la sanción sea mayor, en cuyo caso se estará al lapso establecido.

(Interpretado este artículo mediante resolución de la Sala Constitucional N° 3937-08 del 12 de marzo del 2008, en el sentido de que "todo registro de las sanciones notariales deberá ser cancelado por la autoridad competente al transcurrir diez años después de cumplida la sanción.")

Si la suspensión o cesación en el cargo se decretare por algún motivo que afecte los requisitos o las condiciones para ejercer el notariado, por incumplimiento de deberes o por haber sido suspendido como abogado, la medida se mantendrá durante todo el tiempo que subsista la causa o el incumplimiento.

(Interpretado este artículo mediante resolución de la Sala Constitucional N° 3937-08 del 12 de marzo del 2008, en el sentido de que "todo registro de las sanciones notariales deberá ser cancelado por la autoridad competente al transcurrir diez años después de cumplida la sanción.")

Cuando el notario sancionado o por sancionar, debido a que causó daños y perjuicios, compruebe haber indemnizado de su propio peculio al perjudicado, podrá reducírsele la sanción impuesta, a juicio del juzgador.

PROCEDIMIENTO

En materia disciplinaria, los procedimientos podrán iniciarse a instancia de la parte interesada o mediante denuncia de cualquier oficina pública.

Quienes se consideren perjudicados por la actuación del notario podrán reclamar, dentro del procedimiento disciplinario, los daños y perjuicios que se les hayan causado y hacer efectivo su derecho sobre la garantía rendida.

De producirse un arreglo en cuanto a la indemnización que corresponda al accionante, se entenderá por producido tal arreglo y que el actor renuncia a cualquier otra reclamación en vía jurisdiccional-civil.

La denuncia se dirigirá al órgano competente del Poder Judicial, según los artículos 140 y 141 de este código. Deberá indicar los hechos correspondientes y las pruebas que se invocan como fundamento. Podrá ser presentada en forma oral ante dicho órgano.

Si se ejercitare una pretensión resarcitoria, se tendrá al denunciante como demandante. En tal caso, este deberá litigar bajo el patrocinio de un abogado e indicar, en su demanda, en qué consisten los daños y perjuicios y su estimación.

Sobre la denuncia y demanda, en su caso, el órgano competente dará un traslado por ocho días al notario. Dentro de ese lapso el notario deberá referirse a los hechos investigados y ofrecer las pruebas que estime de su interés.

Si el proceso se tramitare en un órgano jurisdiccional, en la misma resolución se tendrá como parte al Director Nacional de Notariado, quien dentro del mismo lapso podrá ofrecer las pruebas que considere pertinentes.

Para efectos de la notificación del traslado y notificaciones posteriores, se estará a lo previsto para los procesos civiles.

En los casos de ausencia del notario sin apoderado inscrito, la notificación se realizará por medio de un edicto que se publicará en el Boletín Judicial y el proceso seguirá con un defensor público.

El órgano encargado del procedimiento ordenará recibir las pruebas que razonablemente conduzcan al objeto del debate y las que, por iniciativa propia, estime necesarias. Para recibirlas, convocará a las partes a una comparecencia, con quince días de anticipación como mínimo.

En la comparecencia, podrán intervenir únicamente el notario, el demandante, su abogado y el Director Nacional de Notariado o el funcionario abogado que él designe.

La prueba documental podrá hacerse llegar al expediente por mandamiento, cuando así se pida.

Si el órgano competente lo estimare necesario, podrá comisionar a una autoridad judicial para la recepción de las probanzas.

Si en esa comparecencia, el notario y la parte afectada llegaren a un acuerdo, así lo harán saber al juez correspondiente, quien dará por terminado el juicio. No obstante, en casos de gravedad calificada por el juez, este podrá aceptar el arreglo únicamente para atenuar la pena.

Las pruebas serán apreciadas sin las limitaciones que rigen para los procesos comunes; pero deberán consignarse las razones por las cuales se les niega u otorga determinado valor.

La fijación del monto de los daños y perjuicios deberá fundamentarse en pruebas técnicas, conforme a la legislación civil.

Transcurrida la comparecencia o evacuadas todas las pruebas ordenadas, se les dará audiencia a las partes para que, dentro de un plazo de tres días, aleguen conclusiones. La sentencia se dictará dentro de los quince días posteriores a este lapso.

Las resoluciones que se dicten en el procedimiento no tendrán más recurso que el de revocatoria, excepto la sentencia y los pronunciamientos que impidan el ejercicio de acciones o defensas o el que deniegue pruebas y los de la ejecución de la sentencia que resuelva sobre liquidaciones, los cuales podrán ser apelados para ante el órgano jurisdiccional que establezca la Corte Suprema de Justicia, dentro de los tres días siguientes a la notificación. Sin embargo, al conocer de la sentencia, el órgano de alzada podrá decretar las nulidades u ordenar las reposiciones que estime necesarias para la validez del procedimiento.

Recurso de casación Únicamente las sentencias dictadas por órganos jurisdiccionales, en los asuntos referidos en el artículo 138, tendrán autoridad de cosa juzgada material. Si hubiere mediado pretensión resarcitoria, cabrá recurso ante la Sala de Casación que establezca la Corte Suprema de Justicia, cuando la cuantía del asunto lo permita. El recurso se regirá por las disposiciones correspondientes a la tercera instancia rogada en materia laboral.

En tales casos, la competencia del tribunal de casación se limitará a lo pecuniario, solo podrá revisar lo disciplinario e impondrá, si fuere del caso, la sanción correspondiente cuando la disconformidad radique en la existencia o inexistencia de la falta atribuida al notario.

Cuando la denuncia contra el notario haya sido realizada con evidente mala fe, basada en hechos y cargos falsos, el notario podrá demandar al denunciante por los daños y perjuicios causados.

Las sentencias dictadas en asuntos disciplinarios únicamente contendrán pronunciamiento sobre costas cuando haya mediado pretensión resarcitoria. Sobre el particular, regirán las disposiciones correspondientes del Código Procesal Civil.

Firme la sentencia de una suspensión, se publicará, por una sola vez, un aviso en el Boletín Judicial para dar cuenta de ella; además, se comunicará al Archivo Notarial, el Registro Nacional y el Registro Civil. La vigencia de la sanción empezará a regir ocho días naturales después de la publicación.

Tanto las suspensiones como otras medidas disciplinarias se anotarán en el registro que deberá llevar la Dirección Nacional de Notariado. Los órganos jurisdiccionales que conozcan de esta materia, deberán comunicárselas.

Si hubiere recaído sentencia condenatoria, previa liquidación en caso necesario, se procederá a ejecutar la garantía que ampare la responsabilidad del notario e indemnizar al perjudicado.

En todo momento, los órganos competentes para conocer de materia disciplinaria podrán ordenar las pruebas para mejor proveer y establecer los procedimientos ajustados al debido proceso, que estimen necesarios para cumplir con su cometido.

En lo que no resulte contrario a esta ley, se aplicarán las disposiciones del Código Procesal Civil.

PRESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN DISCIPLINARIA

La acción disciplinaria prescribe en el término de dos, años contados a partir de la fecha cuando se cometió el hecho que la origina, salvo si este fuere continuo y la reiteración oportuna de la acción o de la omisión impidiere el cumplimiento del plazo.

La prescripción se interrumpe por la notificación de la denuncia al notario. Una vez practicado este acto y mientras se tramita el proceso, no correrá plazo de prescripción alguno.

La prescripción de la potestad disciplinaria es declarable de oficio.

La prescripción del derecho resarcitorio se regirá por las disposiciones del Código Civil.

El hecho de que en un proceso disciplinario se declare prescrita la acción sancionatoria, no releva al órgano jurisdiccional de la obligación de pronunciarse sobre la pretensión resarcitoria, si esta se hubiere promovido.

Los notarios públicos cobrarán honorarios según se establezca en el arancel respectivo. Corresponde al Colegio de Abogados de Costa Rica realizar las fijaciones y someterlas a la aprobación del Ministerio de Justicia y Paz, que las promulgará vía decreto ejecutivo.

En el caso de los servicios prestados por los notarios públicos, a las instituciones fiscalizadas por la Sugef, en lo que respecta al financiamiento de proyectos en el contexto de banca para el desarrollo, los honorarios podrán ser fijados por acuerdo entre las partes; en ningún caso, podrán ser superiores al monto resultante de aplicar el arancel a que hace referencia el párrafo anterior.

Los notarios consulares devengarán honorarios de acuerdo con el arancel consular." (Así reformado mediante por artículo 55 de la Ley Sistema de Banca para el Desarrollo, N° 8634 del 23 de abril del 2014, la cual sufrió una reforma integral mediante la norma N° 9274 del 12 de noviembre del 2014. Anteriormente el presente artículo había sido reformado por el numeral 54 de la norma indicada y establecía lo siguiente: " Artículo 166.- Honorarios Los notarios públicos cobrarán honorarios según se establezca en el arancel respectivo. Corresponde al Colegio de Abogados de Costa Rica realizar las fijaciones y someterlas a la aprobación del Ministerio de (*)Justicia y Paz, que las promulgará vía decreto ejecutivo.

(*)(Modificada su denominación por el artículo 3° de la ley N° 8771 del 14 de setiembre de 2009) En el caso de los servicios prestados por los notarios públicos, a las instituciones fiscalizadas por la Sugef, en lo que respecta al financiamiento de proyectos en el contexto de banca para el desarrollo, los honorarios podrán ser fijados por acuerdo entre las partes; en ningún caso, podrán ser superiores al monto resultante de aplicar el arancel a que hace referencia el párrafo anterior.

Los notarios consulares devengarán honorarios de acuerdo con el arancel consular. ")

Los notarios deberán extender recibos oficiales por todas las sumas de dinero que reciban y dejar constancia de haber recibido o no los honorarios y derechos de las escrituras inscribibles en alguno de los registros públicos; también indicarán las cantidades recibidas y el concepto. La omisión de esta razón hará presumir que los honorarios y demás gastos necesarios fueron cubiertos satisfactoriamente.

Los notarios prestarán su juramento así: "¿Juráis por lo más sagrado de vuestras convicciones, respetar el orden público de la República de Costa Rica y ejercer el notariado en espíritu y conciencia, con toda integridad, honestidad e imparcialidad?" A lo anterior se contestará: "Sí, juro."

Créanse los tribunales con competencia para conocer de los procesos disciplinarios contra los notarios en sede jurisdiccional, con asientos en la provincia de San José, los cuales tendrán el número de jueces o secciones, categoría y grado de instancia que establezca la Corte Suprema de Justicia.

(Nota de Sinalevi: Véase infra, Transitorio VIII)

En materia disciplinaria notarial, los jueces deberán reunir los requisitos de los jueces comunes; además, experiencia en materia notarial, así como la especialidad en Derecho Notarial y Registral. Se regirán por el sistema de la carrera judicial.

(Nota de Sinalevi: Véase infra, Transitorio XI)

La Corte Suprema de Justicia queda facultada para que, por medio del órgano administrativo competente, disponga que el personal que actualmente atiende los asuntos de notariado se traslade a la Dirección Nacional de Notariado o a los tribunales que se creen por esta ley.

REFORMAS

3883 Refórmanse los artículos 1 y 15 de la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, No. 3883, de 30 de marzo de 1967.

Los textos dirán:

"Artículo 1.- El propósito del Registro Nacional es garantizar la seguridad de los bienes o derechos inscritos con respecto a terceros. Lo anterior se logrará mediante la publicidad de estos bienes o derechos. En lo referente al trámite de documentos, su objetivo es inscribirlos.

Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral.

Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan esos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto." "Artículo 15.- El Registro no podrá oponerse a que los documentos sean retirados por sus dueños; tampoco a la correspondiente insubsistencia del asiento respectivo del diario. En tal caso, el retiro se efectuará en escritura pública, con la comparecencia del titular del derecho contenido en el documento. Esta solicitud de retiro estará exenta del pago de derechos de registro y cualquier otro impuesto."

5695 Refórmanse el artículo 4, el párrafo segundo del artículo 6 y los artículos 22 y 23 de la Ley de Creación del Registro Nacional, No. 5695, de 28 de mayo de 1975. Los textos dirán:

"Artículo 4.- La Junta estará integrada por siete miembros: el Ministro de Justicia, quien la presidirá; un notario en ejercicio, de reconocida experiencia, nombrado por el Ministro de Justicia y Gracia; el Director Nacional de Notariado y un representante de cada uno de los siguientes organismos: Procuraduría General de la República, Colegio de Abogados de Costa Rica, Colegio de Ingenieros Topógrafos y el Instituto Costarricense de Derecho Notarial. Para cada miembro se designará a un suplente.

Para designar a los cuatro representantes señalados en el párrafo anterior, los organismos respectivos enviarán una nómina de tres candidatos al Ministerio de Justicia y Gracia para que designe de entre ellos al titular y al suplente.

En casos muy calificados y por justa causa debidamente comprobada, estos organismos podrán solicitar al Ministro, sustituir a cualquiera de las dos personas designadas; para tal efecto, se le enviará una terna, de la que escogerá al sustituto.

Igual procedimiento se seguirá en el caso de eventuales vacantes o renuncias o cuando el miembro designado falte, injustificadamente, a tres sesiones de la Junta.

Quienes resulten designados en la Junta Directiva, deberán rendir un informe mensual al organismo que representan o en casos calificados cuando aquel se lo solicite.

Los miembros de la Junta se designarán por dos años y podrán ser reelegidos. Sin embargo, tanto el Ministro de Justicia y Gracia como el representante de la Procuraduría General de la República perderán la calidad de miembros, si cesaren en sus cargos antes de vencer el período de su nombramiento. Igualmente, los representantes de los organismos referidos cesarán en su calidad de miembros, cuando sean suspendidos en el ejercicio profesional de la carrera que representan.

El Poder Ejecutivo, mediante acuerdo, declarará integrada la Junta y el Ministro juramentará a los integrantes.

Corresponde al Presidente de la Junta su representación legal." "Artículo 6.- [...]

El Director General deberá ser licenciado en Derecho y notario público, incorporado al Colegio de Abogados de Costa Rica y por lo menos con cinco años de ejercicio profesional." "Artículo 22.- La Junta Administrativa del Registro Nacional deberá indemnizar a los usuarios por cualquier perjuicio que el Registro Nacional les cause en la tramitación de documentos. Para ello, efectuará los trámites pertinentes, a fin de adquirir una póliza de fidelidad, individual o colectiva, expedida por una institución aseguradora autorizada por la ley.

Este personal será pagado con fondos de la Junta, por el plazo que estipule o por término indefinido, y continuará gozando de los beneficios y las garantías establecidos en el Estatuto de Régimen del Servicio Civil, sus reglamentos y las normas afines.

Para hacerse acreedores a este régimen de salarios, los funcionarios deberán realizar y aprobar las pruebas que definirá la Junta Administrativa del Registro Nacional, además de cumplir con los requisitos establecidos en la normativa ordinaria en materia de concursos de antecedentes.

Por decreto ejecutivo se determinarán la escala de salarios, las categorías de puestos y los demás requisitos para la ejecución de esta norma."

6545 Refórmase el artículo 30 de la Ley del Catastro Nacional, No. 6545, de 25 de marzo de 1981, cuyo texto dirá:

"Artículo 30.- En todo movimiento, se debe citar un plano de agrimensura, levantado de acuerdo con las normas establecidas por el reglamento de esta ley. Se exceptúa de tal requisito las cancelaciones hipotecarias, la afectación a patrimonio familiar y el embargo. Ningún plano de agrimensura surtirá efectos legales si no hubiere sido inscrito en el Catastro Nacional.

Si entre los planos presentados dentro de una zona catastrada, hubiere contradicción o discrepancia en los linderos con la finca contigua, se avisará a los dueños para que, de común acuerdo y con la intervención del Catastro como árbitro, se proceda a fijar el límite verdadero. Los gastos en que se incurra correrán por cuenta del dueño del plano errado, pero si ambos dueños estuvieren equivocados, pagarán los gastos por partes iguales; todo lo anterior sin perjuicio de los trámites judiciales dispuestos por ley en esta materia.

El Registro suspenderá la inscripción de los documentos que carezcan del plano catastrado, requisito fijado en el párrafo primero de este artículo."

139 Refórmase el párrafo final del artículo 13 la Ley de Informaciones Posesorias, No. 139, de 14 de julio 1941, cuyo texto dirá:

"Artículo 13.- [...]

La cabida de las fincas inscritas antes del 23 de octubre de 1930 o sus segregaciones, podrá ser rectificada sin necesidad de aumentada hasta la cantidad que el plano indique, cuando este determine una cabida que no exceda de cinco mil metros cuadrados (5.000 m2 ), hasta un cincuenta por ciento (50%) en las fincas de más de cinco mil metros cuadrados (5.000 m2) e inferiores a cinco hectáreas; hasta un veinticinco por ciento (25%) de la cabida de las fincas de más de cinco hectáreas e inferiores a treinta hectáreas y hasta un diez por ciento (10%) de la cabida en las fincas de más de treinta hectáreas.

En los casos citados en el párrafo anterior, el notario deberá dar fe de que la nueva medida es la indicada en el plano inscrito en la oficina de Catastro Nacional, levantado y firmado por cualquiera de las personas mencionadas en el artículo 2; deberán citarse el número y la fecha de inscripción del plano.

En ningún caso, esas rectificaciones perjudicarán a terceros durante los tres años posteriores a la inscripción.

Para consignar disminución de cabida de un inmueble, será requisito la manifestación expresa del propietario en escritura pública. Esta disminución debe efectuarse con base en un plano catastrado, de lo cual dará fe el notario."

3284 Refórmanse los artículos 537 y 554 del Código de Comercio, cuyos textos dirán:

"Artículo 537.- Las prendas en las que se ofrezcan como garantía vehículos automotores, buques o aeronaves, deberán ser constituidas en escritura pública. Las que se constituyan en relación con otros bienes muebles de distinta naturaleza, podrán ser otorgadas en documento público o privado o en fórmulas oficiales de contrato. En estos dos últimos casos, se necesitará la firma del deudor debidamente autenticada por un notario público.

El deudor conservará, a nombre del acreedor pignoraticio, la posesión de la cosa empeñada y asumirá las obligaciones y responsabilidades de un depositario; además, responderá por los daños que sufran las cosas y no provengan de caso fortuito, fuerza mayor ni de la naturaleza misma de los objetos. Como prueba del depósito, servirá el documento o certificado que acredite la constitución de la prenda o la certificación del Registro de Prendas." "Artículo 554.- El contrato de prenda, sus modificaciones, prórrogas, endosos nominativos o cesiones, novaciones, cancelaciones totales o parciales o cualquier otro acto jurídico vinculado con él, deberá constar por escrito y se hará en escritura pública, en los casos en que el gravamen deba constituirse con esta formalidad. El contrato deberá contener el nombre, los apellidos, las calidades y el domicilio del acreedor, si se tratase de una persona física, o la razón social o denominación, cuando se trate de una persona jurídica. Deberá consignar una descripción exacta de los bienes dados en garantía, su responsabilidad, la estimación para el remate, la indicación de quién es el depositario, la especificación del seguro si lo hubiere, el lugar de pago del capital y los intereses, la fecha de vencimiento y todos los demás datos indispensables para identificar los bienes dados en garantía y su responsabilidad.

Cuando el certificado o los documentos de prenda no se constituyan en escritura pública, al igual que la inscripción, deberán escribirse con letras, sin números ni abreviaturas, salvo cuando estos formen parte de una marca o distintivo. Todo error, omisión o entrerrenglonadura deberá ser salvado por nota y los espacios en blanco serán cubiertos con una línea a máquina o con tinta. Lo escrito al dorso del certificado como parte complementaria del contrato, deberá estar respaldado por la firma debidamente autenticadas de quienes lo suscriben.

El certificado de prenda o documento público en que se constituya el contrato llevará el timbre correspondiente a la operación, según la regla general consignada en el aparte final del inciso 5) del artículo 272 del Código Fiscal, excepto si el timbre hubiere sido agregado y cancelado en el instrumento público donde se haya hecho constar el contrato original. En tal circunstancia, el notario o cartulario pondrá constancia de este hecho en el certificado. En caso de prendas sobre cédulas hipotecarias, sobre prendas inscritas o cuando la prenda se mantenga en poder del acreedor, solo se pagará el timbre correspondiente al pagaré en que conste la deuda. El registro que verifique la inscripción cancelará el timbre agregado al certificado de prenda.

El papel sellado del certificado de prenda tendrá las mismas dimensiones y calidad del que se usa en los documentos o instrumentos inscribibles en el Registro Público; pero será de los mismos tres valores requeridos para los vales o pagarés, conforme a los artículos 248, 249 y 250 del Código Fiscal."

7331 Refórmanse el artículo 9, los incisos c) y d) del artículo 14 y los artículos 150 y 159 de la Ley de tránsito por vías públicas terrestres, No. 7331, de 13 de abril de 1993.

Los textos dirán:

"Artículo 9.- Por la escritura de compraventa de cualquier vehículo, los honorarios del notario serán los que correspondan a las escrituras, según la normativa de esa materia a la fecha en que se firme el documento." "Artículo 14.- [...]

• c)El decreto de embargo sobre vehículos inscritos. Esta anotación caduca, de pleno derecho, a los cuatro años y el registrador hará caso omiso de ella, al inscribir títulos nuevos o certificar el asiento respectivo. Es aplicable a este campo el cuarto párrafo del artículo 471 del Código Civil, en cuanto a la interrupción de dicho plazo. Las autoridades judiciales podrán solicitar la cooperación de las autoridades de tránsito, de la Guardia Civil o la Guardia Rural para practicar tanto los embargos que soliciten tales autoridades como la detención del vehículo. Cuando el vehículo sea detenido, las autoridades se lo comunicarán de inmediato a la autoridad judicial y esta a las partes, con el fin de que se practique el embargo dentro de los quince días siguientes a la fecha en que se haya recibido la comunicación. De no trabarse el embargo en este plazo, el vehículo deberá ponerse a disposición de su propietario, pero la captura podrá pedirse nuevamente para que sea embargado.
• d)El gravamen legal decretado con motivo de un accidente de tránsito." "Artículo 150.- Una copia de la boleta de citación o del parte impersonal se remitirá, de inmediato, a la autoridad judicial competente, que lo notificará al Registro Público, para que proceda a anotar el gravamen sobre el vehículo con el cual se cometió la infracción, siempre que el parte haya adquirido firmeza. El Registro debe notificar, a la autoridad judicial, que ha realizado la anotación; asimismo, el nombre de quien figura como propietario del vehículo.

La información relativa a estos gravámenes podrá ser transferida electrónicamente al Registro Público, el cual podrá practicar, por los medios técnicos a su alcance, las anotaciones y notificaciones." "Artículo 159.- Recibida la información juntamente con las boletas, la alcaldía lo comunicará de inmediato al Registro de la Propiedad de Vehículos Automotores, para que proceda a anotar el gravamen sobre los vehículos.

El Registro debe notificar, a la alcaldía, que ha recibido la anotación; además, el nombre de quien figura como propietario del vehículo y su domicilio.

La información referente a estos gravámenes podrá ser transferida electrónicamente al Registro Público, que podrá practicar las anotaciones y notificaciones por los medios técnicos de que disponga."

Refórmase el Código Civil, Ley No.(*) 7130, de 3 de noviembre de 1989, en las siguientes disposiciones:

(*)(Nota de Sinalevi: El número correcto de la Ley del Código Civil es Ley N° 63 del 28 de setiembre de 1887 y no como se consignó) a) El nombre del capítulo V del título VII del libro II que en adelante será: "De las Anotaciones Provisionales".

• b)Los artículos 449, 468, 469, 470, 471, 475, 477, 478, 479, 587 y 1256, cuyos textos dirán:

"Artículo 449.- El Registro es público y puede ser consultado por cualquier persona. Corresponde a la Dirección de cada Registro determinar la forma y los medios en que la información puede ser consultada, sin riesgo de adulterarse, perderse ni deteriorarse." "Artículo 468.- Se anotarán provisionalmente:

1.- Las demandas sobre la propiedad de bienes inmuebles determinados y cualesquiera otras sobre la propiedad de derechos reales o en las que se pida la constitución, declaración, modificación o extinción de cualquier derecho real sobre inmuebles.

2.- Las demandas sobre cancelación o rectificación de asientos de registro.

3.- Las demandas sobre declaración de presunción de muerte, incapacidad de administrar y cualquier otra por la cual se trate de modificar la capacidad civil de las personas en cuanto a la libre disposición de sus bienes.

4.- El decreto de embargos y secuestro de bienes inmuebles, sin necesidad de practicar la diligencia de secuestro.

5.- Los títulos que no puedan inscribirse definitivamente por cualquier defecto que lo impida. Esta anotación provisional tendrá una vigencia de un año y quedará cancelada de hecho si dentro de este término no se subsanare el defecto.

La vigencia de las anotaciones contempladas en los incisos 1), 2), 3) y 4) de este artículo, será determinada de acuerdo con el término de la prescripción extintiva correspondiente a la obligación o el derecho de que se trate. Estas anotaciones provisionales no impiden la inscripción de documentos presentados con posterioridad. Transcurrido dicho término, quedan canceladas sin necesidad de declaratoria ni de asiento. Este tipo de anotaciones se considerará como un gravamen pendiente en la propiedad. Cualquier adquirente de un bien anotado aceptará, implícitamente, las resultas del juicio y el registrador lo consignará así en el asiento respectivo, al inscribir títulos nuevos.

El plazo de caducidad al que se refiere el inciso 5) de este artículo se suspende cuando el registrador solicite el cotejo administrativo establecido en el artículo 125 del Código Notarial, mientras el Archivo Notarial no se pronuncie; cuando se presente algún recurso contra la calificación del registrador; cuando sea necesaria la comparecencia ante un órgano jurisdiccional, para subsanar el defecto y cuando el documento sometido a calificación, por su complejidad, no pueda cumplir este trámite dentro del plazo fijado por la ley. El criterio para determinar la complejidad de los títulos presentados al Registro se determinará en el reglamento respectivo.

En ningún caso, la suspensión del plazo de caducidad podrá exceder de tres meses contados desde la fecha de vencimiento original, salvo si se hubieren interpuesto recursos contra la calificación registral en cuyo caso, el plazo de caducidad se reactivará desde la fecha de la notificación de la resolución definitiva del recurso correspondiente.

La anotación provisional será cancelada por el registrador al determinar la caducidad e inscribir nuevos títulos." "Artículo 469.- La anotación provisional de los actos jurídicos a que se refieren los casos 1, 2, 3 y 4 del artículo anterior, se convierte en inscripción definitiva mediante la presentación, en el Registro, de la respectiva sentencia, pasada en autoridad de cosa juzgada. }

Las hipotecas inscritas, comunes o de cédulas, que aparezcan vencidas por más de diez años sin que el Registro manifieste circunstancias que impliquen gestión cobratoria, reconocimiento del crédito u otra interrupción de la prescripción, no surtirán efectos en perjuicio de terceros después de ese plazo. El registrador, al inscribir nuevos títulos relativos a la finca, hará caso omiso de tales gravámenes y los cancelará. Estas circunstancias se harán constar en las cédulas hipotecarias.

La vigencia de las anotaciones no contempladas en los artículos anteriores se determinará según el término de la prescripción extintiva correspondiente a la obligación o el derecho de que se trate.

Cuando se trate de las anotaciones provisionales referidas en los incisos 1), 2), 3) y 4) del artículo 468, dentro de los términos indicados y a fin de interrumpirlos, la parte interesada podrá gestionar la anotación de interrupción, si el juicio respectivo no hubiere fenecido.

Las hipotecas inscritas y otorgadas para garantizar la administración de la tutela, que aparezcan en cualquier tiempo con más de cuarenta años de constituidas, sin que el Registro manifieste la circunstancia que implique gestión cobratoria, reconocimiento del crédito u otra interrupción de la prescripción, después de ese tiempo, no surtirán efectos en perjuicio de terceros y el registrador, al inscribir nuevos títulos relativos a la finca, hará caso omiso de tales gravámenes y los cancelará." "Artículo 475.- La anotación provisional referente a decreto de embargo o título con defectos subsanables, quedará cancelada por el hecho de dejar transcurrir los términos de la ley. Si la anotación provisional se refiriere a embargo o demanda, se cancelará en virtud de mandamiento de desembargo o de sentencia ejecutoriada que absuelva de la demanda o la declare definitivamente desierta." "Artículo 477.- La cancelación podrá declararse nula cuando:

1.- Se declare falso o nulo el título en virtud del cual fue hecha.

2.- Se haya verificado por error o fraude.

En estos casos, la nulidad solo perjudica a terceros posteriores cuando la demanda establecida se haya anotado provisionalmente para que se declare en juicio.

En ningún caso, la inscripción de posesión perjudicará a quien tenga mejor derecho a la propiedad del inmueble, aunque su título no haya sido inscrito." "Artículo 587.- El testamento cerrado puede no ser escrito por el testador, pero debe estar firmado por él. Lo presentará en un sobre cerrado al notario público, quien extenderá una escritura en la cual hará constar que el testamento le fue presentado por el mismo testador, sus declaraciones sobre el número de hojas que contiene, si está escrito y firmado por él, y si tiene algún borrón, enmienda, entrerrenglonadura o nota.

En el sobre, el notario consignará una razón indicadora de que contiene el testamento de quien lo presenta, el lugar, la hora y la fecha de otorgamiento de la escritura, así como el número, el tomo y la página del protocolo donde consta. El notario tomará las providencias necesarias para asegurar que el sobre esté cerrado de tal modo que se garantice su inviolabilidad. Tanto la escritura como la razón deben ser firmadas por el testador, el notario y dos testigos instrumentales. Concluida la diligencia, se devolverá el testamento al testador.

Quienes no sepan leer ni escribir no pueden hacer testamento cerrado." "Artículo 1256.- El poder especial para determinado acto jurídico judicial y extrajudicial, solo facultará al mandatario para los actos especificados en el mandato, sin poder extenderse ni siquiera a los que se consideren consecuencia natural de los que elapoderado esté encargado de ejecutar.

El poder especial otorgado para un acto o contrato con efectos registrales deberá realizarse en escritura pública y no será necesario inscribirlo en el Registro."

4564 Refórmanse los artículos 1 a 9 de la Ley de Aranceles del Registro Público, No. 4564, de 29 de abril de 1970. Los textos dirán:

"Artículo 1.- Pago del arancel Todos los documentos presentados para su inscripción en el Registro Público y las certificaciones expedidas por él, pagarán de acuerdo con el arancel registral aquí estipulado. Para la eliminación y creación de tributos presentes o futuros, deberá considerarse lo aquí dispuesto en cuanto al presente arancel y la simplificación de trámites notariales y registrales. Deberá adecuarse el porcentaje mencionado en los artículos 2 y 3 de esta ley.

• a)Los documentos sujetos a inscripción o anotación pagarán un mínimo de dos mil colones ((2.000,00), salvo que le corresponda pagar una suma mayor según el presente arancel o esté exento del pago de derechos de Registro.
• b)Actos o contratos que impliquen traspaso. Pagarán cinco colones por cada mil colones ((5,00 x 1000) o fracción de millar: todas las operaciones de propiedad que constituyan traspaso o cambio de titular de su dominio, conforme a los artículos 2 y siguientes de la Ley No. 6999, de 3 de setiembre de 1985. Este cálculo se basará en el mayor valor o estimación dado por las partes en el acto o contrato o el que conste en el Registro Único de Valores. Para este efecto, el Registro Nacional fungirá como auxiliar de la Administración Tributaria.
• c)Operaciones que no constituyen traspaso. Pagarán un colón por cada mil colones ((1,00 x 1000) o fracción de millar:

1.- Los actos o contratos de hipotecas, cédulas hipotecarias, arrendamientos, cesiones, ampliaciones de crédito y prórrogas.

2.- La afectación al régimen de propiedad horizontal: de acuerdo con el valor del condominio, asignado en la escritura.

3.- La inscripción de constitución de concesiones en la zona marítimo-terrestre y Golfo de Papagayo, así como las cesiones de estas.

• d)La constitución, los nombramientos, las prórrogas del plazo social, los poderes y las modificaciones del pacto social de las sociedades mercantiles en el Registro Mercantil, incluso los aumentos de capital, pagarán por cada inscripción de documento relativo a una misma persona jurídica, una suma única equivalente a la décima parte del salario base definido en la Ley No. 7337, de 5 de mayo de 1993. Dichas inscripciones estarán exentas del pago del timbre agrario creado por la Ley No. 5792, de 1° de setiembre de 1975. Los honorarios aplicables serán determinados por las partes.
• e)Otras operaciones.

Cualquier operación distinta de las indicadas, de asociaciones civiles, mercantiles, personas, propiedad inmueble, concesiones de la zona marítimo-terrestre y Golfo de Papagayo, adicionales, expedición de cédulas jurídicas y gestiones administrativas que no sean ocursos ni estén motivadas en errores registrales, pagará dos mil colones ((2.000,00).

• f)Certificaciones.

1.- Por las certificaciones de entrega inmediata de que el solicitante tiene o no bienes inscritos a su nombre, se pagarán cien colones ((100,00) por solicitud.

2.- Por las certificaciones de fincas, historial, literal, gravamen, personería y de cualquier otro tipo, se pagarán trescientos colones ((300,00) por cada inmueble o personería.

3.- La Junta Administrativa del Registro Nacional proporcionará, gratuitamente, y por medios magnéticos, la información contenida en sus bases de datos, a las entidades del Sistema Bancario Nacional, el Instituto de Vivienda y Urbanismo, el Instituto Mixto de Ayuda Social, el Instituto de Desarrollo Agrario, el Instituto Nacional de Seguros, la Caja Costarricense de Seguro Social y las entidades autorizadas del Sistema Nacional Financiero para la Vivienda que requieran información atinente a si un solicitante de crédito posee o no bienes inscritos a su nombre o el detalle de estos en relación, sea declarada o no interés social la operación, para que puedan expedir las certificaciones requeridas para otorgar créditos y otras operaciones afines; lo anterior siempre que exista conexión entre dichas entidades y la base de datos del Registro Nacional.

• g)Cancelación de gravámenes y anotaciones. Estará exenta la cancelación total o parcial de gravámenes o anotaciones.

Todos los actos o contratos inscribibles en el Registro Público deberán cancelar, al ser presentados, todos los tributos, timbres e impuestos respectivos, los cuales se cancelarán mediante entero bancario. A los tributos y timbres podrá aplicárseles un descuento de un seis por ciento (6%).

El Registro Público no inscribirá documentos que deban satisfacer dichos tributos, timbres e impuestos, pero hayan dejado de cubrirlos íntegramente y cancelará el asiento de presentación de los documentos recibidos en estas condiciones, si el interesado no cubriere el faltante en el término de tres meses calendario, contados a partir de la fecha de presentación del documento.

Cuando en un documento consten varios actos o contratos, se procederá a sumar el monto de cada uno. Si se tratare de valores consignados en moneda extranjera, el arancel se calculará mediante la conversión de esta moneda a colones, conforme al tipo de cambio oficial vigente a la fecha de otorgamiento del acto o contrato.

Créase el Registro Único de Valores de bienes inmuebles en el Registro Nacional. Estará conformado por el valor más alto resultante de la estimación o el precio del acto o la transacción que se opere sobre el inmueble y el que conste en el Registro de Valores de la Dirección General de Tributación Directa, que se actualizará con la suma de los montos de las hipotecas que sobre el bien se constituyan e inscriban. Esta información es pública y el Registro Nacional la hará pública por medio de su base de datos.

De lo percibido por concepto del arancel registral, la Junta Administrativa del Registro Nacional destinará las sumas necesarias para la contratación del personal técnico, técnico- registral y profesional requerido para instalar la Oficina de Tasación, la Oficina de Contabilidad, las cajas auxiliares y los respectivos programas de cómputo necesarios para agilizar la recaudación del arancel creado en esta ley, simplificar el servicio al usuario; así como contratar al personal necesario a fin de mejorar los servicios de recepción de documentos y atención al público.

En el caso de pago en exceso del arancel registral, cabrá devolución a los interesados que la soliciten. Artículo 7.- Cobro y recaudación Autorízase a los bancos del Sistema Bancario Nacional para cobrar y recaudar el arancel creado en esta ley, suscribir cualquier convenio y su posterior transferencia a la Junta Administrativa del Registro Nacional, siempre que los bancos estén conectados con los sistemas que utiliza el Registro Nacional para este efecto y cumplan todas las disposiciones de seguridad empleadas por él.

El Registro debe llevar un registro alfabético de las firmas de los notarios para ser consultadas en caso de duda por los registradores, quienes suspenderán la inscripción de los documentos cuyas firmas notariales sean notoriamente distintas de las registradas. Será obligación del notario si se operare un cambio en su firma, ponerlo en conocimiento del Registro; pues de no comunicarlo, se suspenderá la inscripción de las escrituras autorizadas con la nueva firma.

Quedan vigentes las exenciones tributarias referidas en el artículo 20 de la Ley No. 6575, de 27 de abril de 1981; el artículo 2 de la Ley No. 7293, de 3 de abril de 1992, así como la constitución de gravámenes en garantía de excarcelaciones, certificaciones y mandamientos provenientes de autoridades judiciales en materia penal, de trabajo, agraria y de familia."

7130 Refórmanse los artículos 282, 438, 635, 636, 639, 640 y 642 del Código Procesal Civil, Ley No. 7130, de 3 de noviembre de 1989, cuyos textos dirán:

"Artículo 282.- Requisitos Si el actor de la demanda comprendida en los primeros cuatro incisos del artículo 468 del Código Civil, pidiere la anotación provisional de ella, el juez, inmediatamente después de recibir la solicitud, dirigirá un mandamiento al Registro Público, para que practique la anotación respectiva.

El mandamiento contendrá el nombre, los apellidos y el documento de identificación del actor y el demandado, así como las citas de inscripción de la finca o el derecho real de que se trate.

Practicada la anotación, a partir de la presentación del mandamiento, la transmisión de la propiedad o la constitución de cualquier derecho real sobre la cosa se entenderá hecha sin perjuicio del acreedor anotante.

En casos análogos a los citados, si se solicitare, la demanda se anotará también en los bienes muebles o derechos reales sobre estos, inscritos en los registros respectivos." "Artículo 438.- Títulos ejecutivos Son títulos ejecutivos:

1.- El testimonio de una escritura pública no inscribible debidamente expedida o, en su caso, la certificación de este testimonio. El notario autorizante no podrá negarse a extenderla; tampoco el Archivo Notarial, cuando sean inscribibles.

2.- El testimonio de una escritura pública debidamente inscrito en el Registro Público.

3.- Las certificaciones de asientos de inscripción del Registro Público.

4.- El documento privado reconocido ante la autoridad judicial competente o declarado reconocido en rebeldía de la parte.

5.- La confesión judicial hecha por la parte y la que se tenga por prestada en rebeldía de la misma parte.

6.- Las certificaciones de resoluciones judiciales firmes que establezcan a cargo de un tercero o una parte, la obligación de pagar una suma líquida, cuando no hubiere podido ser cobrada dentro del mismo proceso.

7.- Toda clase de documentos que, por leyes especiales, tengan fuerza ejecutiva." "Artículo 635.- Anotación del decreto de embargo El decreto de embargo sobre bienes inscritos será comunicado al Registro Nacional por mandamiento, para que lo anote al margen de la inscripción que corresponda. Esta anotación producirá los efectos de la anotación provisional, sin necesidad de la práctica material del embargo.

El mandamiento de anotación del decreto de embargo deberá indicar el tipo de proceso, los nombres y las calidades de las partes, la cantidad por la que se haya practicado el embargo, los datos de inscripción del bien y los demás requisitos que fije el reglamento respectivo.

No obstante lo indicado en el artículo anterior, podrá practicarse el embargo de bienes corporales registrados a solicitud de la parte interesada, en cuyo caso el acto no requerirá inscripción." "Artículo 639.- Suspensión de la anotación La falta de inscripción referida en el artículo anterior no obsta para que el Registro reciba la comunicación del decreto de embargo; pero la anotación provisional se suspenderá mientras se verifica la inscripción del bien respectivo.

El derecho del acreedor anotante prevalecerá sobre los derechos de los acreedores reales o personales que nazcan después de la presentación del mandamiento de embargo en el Registro.

Los acreedores posteriores no podrán pretender derecho alguno a la cosa ni al precio de ella, en perjuicio del embargante.

Las liquidaciones patrimoniales en juicios universales se regirán por las normas de la materia y, en tal caso, el embargo obtenido por el acreedor se mantendrá y sus ventajas serán, preferentemente, para la masa o colectividad de acreedores comunes, si la hubiere." "Artículo 642.- Falta de depósito Quien adquiera bienes mediante remate, lo hará bajo su riesgo en cuanto a situación, estado o condiciones de hecho, consten o no en el expediente."

6999 Refórmanse los artículos 8, 11 y 15 de la Ley de impuestos sobre los traspasos de bienes inmuebles, No. 6999, de 3 de setiembre de 1985, cuyos textos dirán:

"Artículo 8.- [...]

La tarifa del impuesto será del uno y medio por ciento (1,5%).

[...]" "Artículo 11.- Plazo para el pago del impuesto [...]

El impuesto deberá cancelarse dentro del mes siguiente a la fecha de otorgamiento del documento respectivo.

[...]" "Artículo 15.- Disposiciones finales La Dirección General de Tributación Directa no concederá el "anotado" a documentos que contengan operaciones sujetas al pago del impuesto sobre inmuebles no inscritos establecido en la presente ley, si no se adjuntare el entero debidamente cancelado por el monto total del impuesto.

[...]"

7088 Refórmase el inciso a) del artículo 13 de la Ley No. 7088, de 30 de noviembre de 1987 cuyo texto dirá:

"Artículo 13.- [...]

• a)La transferencia de la propiedad de vehículos automotores, aeronaves y embarcaciones usados, gravados con el impuesto sobre la propiedad de vehículos contenido en el artículo 9 de esta ley, estará afecta a un impuesto del dos y medio por ciento (2,5%).

[...]"

4574 Refórmase el artículo 104 del Código Municipal, Ley No. 4574, de 4 de mayo de 1970, cuyo texto dirá:

"Artículo 104.- En todo traspaso de inmuebles se pagarán timbres municipales, en favor de la municipalidad del cantón donde esté situada la finca. Se agregarán al testimonio de la respectiva escritura. Sin el pago de los timbres, el Registro Público no podrá inscribir la operación.

El impuesto será del dos por mil ((2,00 x 1000) del valor del inmueble, según estimación de las partes o mayor valor fijado en la Dirección General de Tributación Directa, salvo si el traspaso se efectuare en virtud de remates judiciales o adjudicaciones en juicios universales. En este caso, el impuesto se pagará sobre el monto del bien rematado o sobre el avalúo pericial que conste en los autos, respectivamente.

En las constituciones de hipotecas o cédulas hipotecarias, así como en las cesiones o interrupciones de la prescripción de créditos hipotecarios, se pagará el timbre referido en el primer párrafo del artículo anterior. El monto del impuesto será del dos por mil ((2,00 x 1000) sobre el monto de la operación o sobre el valor fijado en la Dirección General de Tributación Directa, si este último fuere mayor.

A los testimonios de escritura de constitución de sociedad, así como a las solicitudes o renovaciones de cédula jurídica, se les agregará un timbre municipal del cantón donde domicilie la actividad, por valor de doscientos cincuenta colones ((250,00). El pago de este timbre es requisito para la inscripción."

ADICIONES

3883 Adiciónanse a la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, No. 3883, de 30 de marzo de 1967, los artículos 6 bis, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 y 36, cuyos textos dirán:

"Artículo 6 bis.- Los funcionarios de las dependencias de los registros que reciban documentos para su inscripción, una vez que los califiquen, indicarán los defectos en un solo acto. El incumplimiento hará incurrir al funcionario público en responsabilidad disciplinaria, con la sola denuncia del notario o del interesado. El jefe administrativo o director aplicará de inmediato la sanción. La reiteración facultará al jefe inmediato para reubicar al funcionario." "Artículo 29.- Los mecanismos de seguridad establecidos por el Registro Nacional son oficiales; su fin es garantizar la autenticidad de los documentos emitidos o autenticados por los notarios y las autoridades judiciales o administrativas y que sean presentados al Registro Nacional. El uso de los medios de seguridad es obligatorio.

En todo documento inscribible en el Registro Nacional, debe cumplirse con los medios de seguridad de cada notario otorgante o autenticante.

Todo extravío, deterioro o sustracción, deberá reportarse al Registro Nacional dentro de los tres días siguientes.

Cuando una escritura pública se otorgue ante dos o más notarios, será suficiente el empleo del medio de seguridad requerido a cualquiera de ellos.

Los asientos registrales efectuados con estos medios surtirán los efectos jurídicos derivados de la publicidad registral, respecto de terceros y tendrán la validez y autenticidad que la ley otorga a los documentos públicos.

En todo caso, el notario deberá dar fe de que la ubicación geográfica es correcta, con vista del plano debidamente inscrito en el Catastro Nacional. Si el inmueble no tuviere plano catastrado, deberá efectuarse el levantamiento correspondiente.

La reserva de prioridad es un medio de protección jurídica para las partes que pretendan realizar un acto o contrato en que se declare, modifique, limite, grave, constituya o extinga un derecho real susceptible de inscripción en un registro público o que, habiendo sido otorgado, no se haya presentado al Registro.

La solicitud de reserva será facultativa y se hará en escritura pública, firmada por los titulares del bien, mencionará el tipo de contrato que se pretende realizar y las partes involucradas. No devengará impuestos ni timbres, salvo los derechos que se fijen dentro del arancel de derechos del Registro Público."

La anotación de reserva de prioridad tendrá una vigencia improrrogable de un mes, contado a partir de su presentación al Registro. Pasado este período, si no se hubiere presentado la escritura o el documento en el que conste el contrato definitivo relacionado en la solicitud de reserva correspondiente, caducará automáticamente y el registrador la cancelará al inscribir títulos nuevos.

La reserva de prioridad origina un asiento de presentación y tendrá los efectos de reservar la prioridad registral en relación con quien presente un documento con posterioridad, y dar aviso a terceros de la existencia de un acto o negocio jurídico en gestación u otorgado sin presentar al Registro.

Cuando se presente el contrato definitivo, sus efectos se retrotraerán a la fecha de presentación de la solicitud de reserva y el notario hará relación en este de las citas de presentación de la solicitud de reserva de prioridad.

La reserva de prioridad no impide la presentación posterior de otros documentos; pero, en todo caso, estos deberán respetar el asiento de reserva y el instrumento para el cual fue solicitada, siempre que se presente dentro del plazo legal. El registrador, al inscribir el contrato definitivo, cancelará todos los asientos de presentación posterior que contengan actos o contratos incompatibles con el documento que se inscribe.

Si el instrumento para el cual se solicitó la reserva de prioridad se presentare una vez vencido el plazo de vigencia de la reserva, surtirá efectos jurídicos a partir de su presentación, en los términos establecidos en el artículo 455 del Código Civil.

La reserva de prioridad no genera tracto sucesivo para efectos de realizar actos o contratos con base en el asiento de reserva; además, es irrevocable, inembargable y no es susceptible de traspaso ni cesión, total ni parcial, por parte del adquirente ni del acreedor; tampoco crea ni otorga derechos registrales entre las partes solicitantes."

3245 Modifícase el artículo 6 de la Ley No. 3245, de 3 de diciembre de 1963, cuyo texto dirá:

Un cincuenta por ciento (50%) de este aumento, producto de las operaciones notariales inscribibles en el Registro Nacional, será girado por el Colegio de Abogados de Costa Rica a la Dirección Nacional de Notariado, para financiar sus funciones. Estas sumas serán giradas según información contable remitida por el Registro Nacional al Colegio de Abogados una vez al mes, el cual deberá girar, a la Dirección Nacional de Notariado, a más tardar quince días después de recibida la información indicada. El cincuenta por ciento (50%) restante del producto de este aumento ingresará al Colegio de Abogados, como contribución forzosa que los notarios aportarán a dicha corporación para sostenerla, así como para formar y acrecentar el fondo de pensiones y jubilaciones aludido en el artículo 3. Este aumento se pagará mediante el timbre de abogados, el cual se agregará y cancelará en todo testimonio que se (Así reformado por el aparte c) del artículo 1° de la ley N° 8795 del 4 de enero de 2010)

3284 Adiciónanse al Código de Comercio, Ley No. 3284, de 30 de abril de 1964, un artículo 235 bis y un transitorio II, cuyos textos dirán:

"Artículo 235 bis.- Créase, en el Registro Mercantil del Registro Público de la Propiedad Inmueble, la Oficina de reserva de nombre, cuya finalidad será garantizar un derecho de prioridad en la utilización de nombres de personas jurídicas a que se refieren el inciso a) del artículo 10 y el artículo 17 de este código.

La solicitud de reserva de nombre se hará en escritura pública o en documento privado, firmado por los interesados y autenticado por un notario público o bien únicamente firmado por él. Esta solicitud no devengará impuestos ni timbres, salvo los derechos que se fijen dentro de la Ley de Aranceles del Registro Público.

La solicitud deberá ser presentada por un notario ante la Oficina de reserva de nombre y surtirá el efecto de otorgar, al solicitante, un derecho provisional de prioridad para el uso del nombre reservado.

A partir de la fecha en que se apruebe la reserva de nombre, el notario tendrá un período de tres meses para la inscripción respectiva. El derecho de reserva caducará transcurrido este período.

El funcionamiento de esa Oficina estará sujeto a lo que para el afecto disponga el Reglamento de Organización del Registro Público." "Transitorio II.- Cualquier modificación, prórroga, cancelación parcial o total u otro acto jurídico vinculado con contratos de prendas, debidamente inscritos antes de la vigencia de esta ley, observará el procedimiento dispuesto en la legislación anterior."

7509 Adiciónase a la Ley de impuesto sobre bienes inmuebles, No. 7509, de 9 de mayo de 1995, el artículo 37, cuyo texto dirá:

"Artículo 37.- Anualmente, las municipalidades deberán girar, a la Junta Administrativa del Registro Nacional, el tres por ciento (3%) del ingreso anual que recauden por el impuesto territorial. La Junta estará obligada a mantener actualizada y accesible la información registral y catastral; además, deberá brindar el asesoramiento requerido por las municipalidades. Las municipalidades supervisarán el cumplimiento de las metas relativas a esta obligación. El Registro Nacional deberá informar, anualmente, de los resultados de su gestión. Por los medios a su alcance, entregará en diciembre de cada año la información correspondiente a cada municipalidad."

5695 Adiciónanse a la Ley de creación del Registro Nacional, No. 5695, de 28 de mayo de 1975, los transitorios V y VI, cuyos textos dirán:

"Transitorio V.- Hasta tanto no se ejecute lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley de creación del Registro Nacional, la Junta Administrativa del Registro Nacional, mediante partida presupuestaria, destinará los recursos necesarios para cubrir los eventuales daños a terceros.

Los funcionarios que no se acojan al régimen salarial establecido en la presente ley, continuarán en el régimen estatuido en el artículo 1 de la Ley No. 5867, de 15 de diciembre de 1975, el artículo 41 de la Ley No. 7097, de 18 de agosto de 1988, y en la Ley de Salarios de la Administración Pública, No. 2166, de 9 de octubre de 1957."

4564 Adiciónanse, a la Ley de Aranceles del Registro Público, No. 4564, de 29 de abril de 1970, tres transitorios cuyos textos dirán:

"Transitorio I.- Los actos o contratos pendientes de pago total o parcial al momento de promulgación de esta ley, tendrán el plazo de un año para pagar lo adeudado, conforme a la legislación anterior. Transcurrido dicho plazo, deberán pagar de acuerdo con la presente ley.

A fin de inscribir los documentos presentados antes de la promulgación del Código Notarial y que se encuentren defectuosos por falta de pago de derechos de registro o del impuesto de traspaso, estos estarán exonerados del pago de recargos, intereses o multas.

Cumplido lo anterior, dentro del mismo plazo, las municipalidades transferirán al Registro los valores de los inmuebles declarados voluntariamente por cada contribuyente.

Deróganse las siguientes disposiciones:

• a)La Ley Orgánica del Notariado, No. 39, de 5 de enero de 1943.
• b)El artículo 49 de la Ley para el equilibrio financiero del sector público, No. 6955, de 24 de febrero de 1984.
• c)El inciso c) del artículo 131 de la Ley de tránsito por vías públicas terrestres, No. 7331, de 13 de abril de 1943 (*).

(*) (Nota de Sinalevi: El año de emisión de esa ley es "1993") d) El artículo 27 de la Ley del impuesto sobre bienes inmuebles, No. 7509, de 9 de mayo de 1995.

(Nota de Sinalevi: Debido a que la numeración de la ley No.7509 fue modificada por el inciso c) del numeral 2, de la ley No.7729 de 15 de diciembre de 1997, aumentándola en dos dígitos, esta afectación se ha insertado sobre el artículo 29 de la normativa afectada) e) El artículo 5 de la Ley sobre requisitos fiscales en documentos relativos a actos o contratos, No. 6575, de 27 de abril de 1981.

Mientras tanto, el conocimiento de los asuntos a que se refiere esa norma será asignado a los tribunales que determine la Corte, la cual queda facultada para reorganizar lo necesario y aumentar el número de jueces o secciones de estos tribunales.

Respecto de las anotaciones anteriores a la vigencia, el término de caducidad será de cinco años, contados a partir de la vigencia de esta ley y serán canceladas por el registrador, al inscribir nuevos títulos sobre el derecho real o cuando así lo determine la dirección respectiva.

Rige seis meses después de su publicación.