Opinion on the comprehensive reform of the Notarial CodeCriterio sobre la reforma integral al Código Notarial

Legal Opinion: 053 - J of 03/25/2020 March 25, 2020 OJ-053-2020 Mrs.

Nery Agüero Montero Committee Chair Legislative Assembly Dear Mrs. Agüero:

With the approval of the Attorney General of the Republic, I refer to your official communication No. AL-CPOJ-OFI-0424-2017, dated March 20, 2017, through which you request the opinion of this Superior Technical-Legal Consultative Body on the Bill entitled "Ley de reforma integral a la Ley N° 7764 de 22 de mayo de 199, Código Notarial," which is being processed under legislative file No. 20079, the text of which was published in Supplement No. 216 to La Gaceta No. 95, of October 11, 2016.

It is necessary to clarify that the opinion to be rendered is a mere legal opinion, which implies it has no binding effect on the Legislative Assembly as it is not Public Administration.

Consequently, the opinion issued responds to a collaboration in the important work carried out by the deputies in the Congress of the Republic.

Likewise, it must be noted that the eight-day deadline granted does not bind this Institution, as we are not facing any of the scenarios set forth in Article 157 of the Regulations of the Legislative Assembly (consultation with the Supreme Electoral Tribunal, the University of Costa Rica, the Judiciary, or an autonomous institution).

Regarding the bill in particular, the articles introducing the most significant reforms in relation to the current regulations will be analyzed.

ON THE BILL. TITLE I, ORGANIZATION OF THE PUBLIC NOTARIAT. CHAPTER ONE, GENERAL PROVISIONS The current Notarial Code clearly defines what the Notariat and the Public Notary are. Some variations that are intended to be introduced in Articles one and two seem unnecessary.

Regarding numeral two in particular, first paragraph, there is concern over the fact that it seeks to tacitly eliminate the institutional notary. Furthermore, the last paragraph has no relation whatsoever to the rest of the article's content.

CHAPTER TWO, REQUIREMENTS AND IMPEDIMENTS TO PRACTICE THE PUBLIC NOTARIAT

Article 4 establishes the requirements to practice the Notariat. Among these, according to subsection b), is passing a competitive examination, which creates an additional requirement to the specialty in Notarial and Registry Law.

Likewise, the mandatory nature of attending five-year courses is created, in order to have the suitability and up-to-date knowledge in notarial and registry matters. In this regard, it would be necessary to analyze carefully the advisability of mandatorily imposing this requirement on Notaries.

The paragraph related to the practice of foreign notaries is quite ambiguous, as it does not specify whether they are foreigners with a national degree or foreigners with a degree from their country of origin or another, which would need to be studied comprehensively with the regulations in force in our country and the respective professional Colegio.

In Article 7, subsection d) of the article of the current Notarial Code is omitted.

CHAPTER III, REGISTRATION OF NOTARIES

Article 9 establishes the possibility for the National Directorate of Notariats to request psychological, psychiatric, or physical examinations as an additional means of proof, to verify the applicant's aptitude to be registered as a notary.

The request for the aforementioned health examinations is a matter that must be analyzed carefully, as it could lend itself to some applicant feeling discriminated against or violated, due to some special condition they suffer from. Furthermore, the Directorate of Notariats does not have this reform could have some friction with the Political Constitution and create an unfortunate precedent in the incorporation of professionals into their guild. It is necessary to state that our legislation grants access to the medical file only to the interested party and the treating physician.

Another point to consider in this numeral is that it eliminates the current requirement of presenting the certification of criminal record, which could be counterproductive at the time of registration.

CHAPTER IV, VALIDITY OF THE NOTARIAL FUNCTION

Article 11 establishes the grounds for disqualification of the public notary. Regarding this matter, subsections e) and f) introduce issues different from current legislation. Subsection e) eliminates the possibility for the National Directorate of Notariats to issue precautionary measures and transfers this possibility exclusively to the judiciary. The foregoing could be counterproductive to the exercise of the function, due to the loss of immediacy with the ground and the delay in the judicial venue.

CHAPTER V, CONSULAR NOTARIAT

Article 12 provides that the consular notary is not obliged to register the documents executed in their diplomatic mission. However, it also does not establish how to proceed in those cases, which could eventually jeopardize registry legal certainty, for example, the principle of successive tract (principio de tracto sucesivo).

CHAPTER VI, RESPONSIBILITY OF NOTARIES

Articles 13 to 17 regulate the notary's responsibility in the exercise of their function. Article 18 replaces the current notarial guarantee fund with the subscription of a professional fidelity policy (póliza de fidelidad profesional), with an insurance company recognized by SUGESE. From the amount of each individual policy (it does not state how this will be determined), the obligation is established to remit to the DNN 5%. In case of non-payment by the notary, a ground for disqualification is established.

In this specific case, the legal appropriateness of remitting 5% of each policy in favor of the DNN must be carefully reviewed. On the other hand, it makes no mention of the destination of the aforementioned notarial guarantee fund, currently in force and which has two purposes: to be used as compensation and eventually as a supplementary pension for the notary.

See Article 217, Transitory Provision VII of this bill.

CHAPTER VII, NATIONAL DIRECTORATE OF NOTARIATS

Article 19 grants the DNN the possibility to receive donations of movable or immovable property, whether from public or private institutions, as well as the execution of all types of cooperation agreements or alliances with public or private institutions, national or international, as well as the establishment of regional offices.

In this regard, the appropriateness and above all the reason for receiving different types of donations, coming from private institutions, would need to be analyzed. It is of the utmost importance to determine the advisability for the administration of this reform, as it is an "open number" (numerus apertus), which could conflict with the Law on Illicit Enrichment and Internal Control.

Article 20 provides, in subsection d), inspections of notaries' offices, not as a prior control mechanism, as currently occurs, but as a kind of a posteriori control mechanism, when a fault has been committed, which considerably varies the spirit of the true oversight function currently in place.

Article 21 must be reviewed carefully, as it discusses the financing of the DNN. It is noteworthy that it speaks of the organs of the DNN (which do not currently exist), referring to companies that carry out lucrative activity (sale of paper and protocols), and of surpluses that seem—according to the article—to be held separately by the Superior Notarial Council and the DNN. In this regard, it must be stated that suppliers, for example, of security paper, are contracted under the schemes established in the Contracting Law, and the protocols are provided for sale through the State Banks.

Article 22 varies the current composition of the Superior Notarial Council, according to what is provided in subsections c), e), and f). Likewise, a stipend is created for the Council members, which must be analyzed in light of our country's current economic reality, the current budget cuts, and the eventual contradiction it may have with the legal system, for example, with the Law for the Strengthening of Public Finances.

Numeral 23 provides the requirements to be a member of the Superior Notarial Council. Subsection e) establishes that they cannot be part of the Administrative Board of the National Registry. This requirement would have to be legally justified in case a conflict of interest exists, as otherwise it could conflict with constitutional principles.

Regarding Article 24, concerning the powers of the Superior Notarial Council, there could be an excess in the powers conferred (see subsections b), f), j), l), n), p)), which could conflict with current rules, as some of the powers could be the exclusive preserve of law. It reduces the term of the members in their positions from five to three.

The rest of the articles of this chapter have no substantial variation from the current regulations.

CHAPTER IX, INDICES

Article 29 varies the deadline for submitting the biweekly index to monthly. In this regard, the General Directorate of the National Archive, through official communication number DGAN-DG-two hundred seventeen-two thousand seventeen, dated March thirtieth, two thousand seventeen, provided the following:

• 3)" ...Article twenty-nine, concerning the submission of indices, provides that the index of public instruments shall henceforth be submitted per month, with a serious consequence for legal certainty, this being one of the bill's objectives according to the statement of motives, because if today, when they are submitted biweekly, there are omissions, loss of information, and crimes, this will be even more so if it is changed to one month. It must be taken into account that the index is not only a descriptive instrument of the protocol volume, but also an instrument of proof and investigation for judicial and administrative authorities and the citizenry, as it is the most readily available document, for let us remember that it publicizes the acts and contracts executed before a notary. The change is not justified except for reasons of convenience.
• 4)In that same article, final paragraph, notaries who use a digital protocol are exempted from the obligation to submit indices, thereby losing the archival description of the protocol volumes..." (highlighting is not from the original) With respect to Article 30, the National Archive recommended eliminating the possibility of sending the index by certified mail. It must be considered that currently, there is a digital platform (Index) for sending indices by electronic means. The failure to submit indices for three months is sanctioned with a fine, and non-compliance with three indices is sanctioned with a disciplinary penalty.

In relation to current legislation, it appears that the reform seeks to make the controls currently in place in this area much more flexible. On this point, the observations made by the National Archive in the aforementioned communication must be carefully reviewed.

TITLE II, THE NOTARIAL FUNCTION

CHAPTER I, MATERIAL COMPETENCE, CHAPTER II, EXERCISE OF THE NOTARIAL FUNCTION

This chapter, in its Article 35, establishes the faculty for the notary to, within the national territory, authorize acts or contracts with effects outside our country. For its part, Article 37, subsection j), extends the faculty to issue certifications with databases from foreign countries. Both texts should be carefully reviewed due to an issue of legal certainty.

Subsection n) grants very broad faculties to the Superior Notarial Council, which could be a preserve of law.

Article 41, which refers to professional secrecy, has problems of legal drafting technique, as the second and third paragraphs contradict each other. On this point, the reforms recently made to laws related to money laundering, Laws No. 7786, No. 8204, and 8719, must be reviewed.

TITLE III, PROTOCOLS CHAPTER I, GENERAL PROVISIONS

Numeral 46 creates the digital protocol and maintains the traditional one with removable sheets.

Numeral 47 speaks of the creation of a digital platform called the Digital Notarial System, which appears to be under the responsibility of the DNN. However, in Article 28 of this bill, subsection g), this function is assigned to the National Archive, which generates confusion.

Again, the third paragraph grants the Council a power that could exceed its competencies.

Article 48 establishes a co-administration of the digital notarial systems, which could be cumbersome in the case of public administration and eventually even contrary to the principle of budgetary legality.

The rest of the articles of this chapter regulate issues related to the management of protocols and reference archives, establishing significant differences between the traditional protocol and the digital one, which could eventually generate objectionable differences that harm principles of a constitutional nature.

Likewise, it is worth highlighting the private character that is sought to be given to the reference archives and copies of public instruments, which is contradictory in itself.

CHAPTER III, REPLACEMENT OF PUBLIC INSTRUMENTS CONTAINED IN THE PROTOCOL

Article 67 provides that in case of damage or loss, the volume shall be considered concluded and must be delivered. It would be advisable to analyze the suitability of this rule, in comparison with the corresponding replacement.

Finally, it is necessary to indicate that the National Archive Directorate has already issued its opinion, through the document cited above, on the regulations relating to that Institution, addressed in the previous chapters.

TITLE IV, NOTARIAL INSTRUMENTS CHAPTER I, GENERAL PROVISIONS

Article 77 grants official translator faculties to the Notary, when the Notary understands the language of the appearing party. The advisability of this rule must be carefully analyzed, as a conflict of interests could arise.

For its part, Article 80 provides that errors or omissions must be corrected by means of notes at the end of the document, but before the signatures, or by means of an additional document. With this reform, the marginal notes (notas al margen) to the original (matriz), currently provided for in Article 96 of the Notarial Code, which allow the notary to make corrections when "... it refers to verifiable modifications by means of the reference archive or any other objective source and does not constitute a variation of the consented wills...," would be eliminated. The reform in this case would be a kind of step backward, which undoubtedly reduces practicality in the daily work of the notary and calls their public faith into question.

Article 104 regulates matters concerning marginal notes, but its wording is confusing.

CHAPTER II, PUBLIC DEEDS

Article 87, final paragraph, is contrary to what is established in numeral 450 of the Civil Code, so the approval of this text would tacitly repeal it, by eliminating the possibility of registering titles through unappealable judgments (ejecutorias) or authentic documents authorized by law for this purpose.

Regarding what is established in Article 88, special attention must be paid. The wording of the article is unclear, making it seem that certified copies (testimonios) can be issued even if they are not recorded in the original (matriz). The certified copy (testimonio) is the exact copy, or as appropriate, of the original (matriz). This article seems to separate one from the other, which creates uncertainty and legal insecurity. The ambiguity of the rule could be detrimental to the legal system. The second paragraph of this article bears no relation to the first, as it speaks of physical or digital copies or certified copies (testimonios).

Article 96 refers to the Real Estate Registry as the "Registro de la Propiedad Inmueble," which should be corrected. Similarly, the correct term would be Subdirectorate of Cadastre (Subdirección Catastral) and not cadastre office.

There are two articles numbered 105, the one on "Reserva en inmuebles" and "Escrituras adicionales".

Next, Article 106 establishes the possibility of constituting a mortgage without the presence of the creditor. Furthermore, the cancellation of mortgages of entities regulated by SUGEF is authorized without the appearance of the creditor. Both scenarios could potentially harm legal certainty.

CHAPTER IV, EXTRA-PROTOCOL ACTS

Article 116 refers to Article 107, which has no relation whatsoever to it. It introduces the possibility of certifying by electronic means, but it is not very precise in this regard. Our country already has legislation related to this subject, Law No. 8454, Law on Certificates, Digital Signatures, and Electronic Documents.

Numeral 119 speaks of co-notary (conotariado), a figure eliminated in this code, so it would not apply.

CHAPTER V, REPRODUCTION OF PUBLIC INSTRUMENTS

Article 128 establishes the use of printed or digital forms to carry out each of the registrable legal transactions. These forms somehow replace the notarial action and should be signed only by the notary, like the certified copy (testimonio). It is not superfluous to indicate that the effect of using this mechanism must be assessed in relation to the exercise of the notarial function.

TITLE V, THE EFFECTIVENESS OF PUBLIC INSTRUMENTS. CHAPTER II, INVALIDITY OF PUBLIC INSTRUMENTS

Subsection d) of Article 131 is incorrectly referenced, as it is subsection b) and not c) of Article 7).

TITLE VI, PROCEEDINGS PROCESSED THROUGH NOTARIAL CHANNELS. SOLE CHAPTER

Article 134 in general expands the competence of notaries in non-contentious judicial activity. Subsection r) is contrary to the provision of Article 55 of the Family Code.

Numeral 135 establishes that the notary may not issue a judgment on the merits. Should this reform be approved, the notary would become merely a kind of processor. Furthermore, having to wait for a judge to issue a decision on the merits makes the process more cumbersome, thereby denaturing this type of procedure.

Currently, if there is an agreement between the parties, a deed is executed to materially divide the things; Article 145 is impractical compared to the current legislation.

In Article 154, it is not clear whether, in the case of the liquidation and early distribution of community property (bienes gananciales), a public deed must be executed, or a conversion into public deed (protocolización), or a certification must be issued, as the text speaks interchangeably of both.

In relation to numeral 156, it must be reviewed in light of what is established in the Family Code.

In relation to numeral 157, the Attorney General's Office has already opined on several occasions on the inadvisability of titling in favor of private parties in a non-judicial venue. In that sense, see Legal Opinion number OJ-166-2017, dated December 22, 2017, which concluded the following:

1. "...The purpose of this law is to provide a title registrable in the Public Registry for an unregistered property (of public or private domain), to one who lacks it, and who previously acquired the property by positive prescription or usucapion, eventually complying with a series of requirements established by the bill.

2. The General Law of Possessory Informations establishes the procedure or mechanism to acquire when land has been possessed for more than ten years and the decennial positive prescription has operated. This rule is provided with the necessary judicial controls and guarantees to access titling. The Office of the Attorney General of the Republic has considered that this is the appropriate procedure for the aforementioned purposes.

3. It can be affirmed that the experience of titling in administrative venue has not been positive in our country. The rules that at some time were authorized have been repealed or annulled for defects that clash with our Political Constitution..." For this specific case, it does not even mention what the procedure to be followed will be.

Article 158 establishes the possibility for the notary to carry out execution proceedings for security interests in movable property (garantías mobiliarias), as well as mortgage and pledge execution proceedings, and judicial collection payment order (monitorios de cobro judicial) proceedings. These types of procedures have special regulation in our legal system, so it must be determined with certainty that no antinomy exists.

TITLE VII, THE DISCIPLINARY REGIME FOR NOTARIES. CHAPTER I, DISCIPLINARY COMPETENCE AND TYPES OF SANCTIONS

In general terms, it seems that with the reforms intended to be introduced through the present bill, there is a tendency to soften the current disciplinary regime. An example of this is Article 166, which provides in its final paragraph that the sanctions contained in that article may be suspended and will not generate information in the notary's database. In the same sense, see the provisions of numeral 171 and others.

Article 173 establishes the possibility of exonerating the notary in exchange for compensation and makes an erroneous reference to subsection d) of Article 7 of the bill, which does not exist.

Thus, it seems that, eventually, the coercion pursued through the sanctioning effects, in order for legal prescriptions to be duly fulfilled, loses part of its raison d'être.

Improper actions by notaries must be duly sanctioned; compliance with the legal system cannot be left to the mercy of a mere pecuniary transaction.

On the other hand, Articles 175 to 184 are an exact replica of Articles 185 to 194, so there are two "second chapters," with different numbering.

TITLE IX, MUTUALITY AND PENSION FUND

This specific matter corresponds to the guild of Notaries. Its knowledge must be subject to the existence of the Colegio that is intended to be created. The appropriateness of including a title such as the suggested one within the legal text of the present bill must be analyzed carefully.

REFORMS Now, regarding the reforms, it is necessary to emphasize the eventual modification of Article 468 of the Civil Code, which establishes a decennial prescription period for administrative precautionary measures. The Directorate of the Real Estate Registry, through communication DRI-01-0203-2017, dated April 20, 2017, stated that it was in total disagreement with establishing a decennial prescription period, as it would generate a violation of the principle of registry legal certainty.

Likewise, the following opinion was expressed:

"...It must be clarified to the deputies that it is through the administrative management process that the existence of an inexactitude of registry origin is made known to interested or affected third parties, with the aim of making the correction with their due consent, or proceeding to the immobilization of the corresponding registry entry. In our country, precautionary measures are classified into traditional and non-traditional; the former are the administrative warning note and immobilization, and the latter may be of extra-registry origin, such as the prevention note, and of registry-cadastral origin, such as the cadastral notice..." Regarding the reform to Article 13 of the Law of Possessory Informations, the relevance of not taking into account the date of registration of the properties in the Registry must be analyzed in detail. In that sense, the Real Estate Registry indicated in the aforementioned communication that it was suggested to apply the reform only once, provided that the property to be rectified is located in a cadastral zone (zona catastrada); otherwise, it could only be rectified according to the terms of numeral 14 of that same law.

TRANSITORY PROVISIONS

In Transitory Provisions II and VI, they speak superficially of institutions that have salaried notaries in their service and of the validity of the institutional notariat. It is not clearly understood what is meant by the cancellation or validation of notaries in their positions, as this is contrary to what is provided in the normative body already analyzed.

CONCLUSIONS

1.- The bill analyzed brings substantial changes to the Costa Rican notariat; an example of this is the elimination of the figure of the institutional notary. The advisability of this reform will have to be analyzed in detail, due to the costs it would entail for State institutions.

2.- Many of the reforms gestated within this bill already have special regulation in our legal system, as was analyzed in detail, so the advisability of their approval and whether the changes can indeed be implemented must be assessed. An example of this is the digital Index platform for sending indices, and more recently, the possibility of sending documents to the Registry through the digital window.

3.- Far from strengthening legal certainty, many of the changes introduced in the bill jeopardize it.

4.- Some of the reforms provided herein may prove antagonistic to the current legal system.

5.- In general terms, the bill presents many inconsistencies, in terms of legislative drafting technique, references, and general order.

6.- When a comprehensive reform of specific legislation is being managed, all aspects related to it must be analyzed—legal, social, economic—as it could eventually be that due to a lack of planning, the proposed changes cannot materialize.

7.- The bill entitled "Ley de reforma integral a la Ley N° 7764 de 22 de mayo de 199, Código Notarial," could present serious constitutionality problems; however, its approval or not is a matter that falls solely and exclusively to that Branch of the Republic.

Sincerely,

Msc. Irina Delgado Saborío Deputy Attorney General

Opinión Jurídica : 053 - J del 25/03/2020 25 de marzo del 2020 OJ-053-2020 Señora Nery Agüero Montero Jefa de Comisión Asamblea Legislativa Estimada señora:

Con la aprobación del señor Procurador General de la República, me refiero a su atento oficio N° AL-CPOJ-OFI-0424-2017, del 20 de marzo del 2017, mediante el cual solicita el criterio de éste Órgano Superior Consultivo Técnico-Jurídico, sobre el Proyecto de Ley denominado ”Ley de reforma integral a la Ley N° 7764 de 22 de mayo de 199, Código Notarial”, el que se tramita con el de octubre del 2016.

Es necesario aclarar que el criterio que se expondrá, es una mera opinión jurídica, lo que implica que no tiene ningún efecto vinculante para la Asamblea Legislativa por no ser Administración Pública.

En consecuencia, la opinión que se emite, responde a una colaboración en la importante labor que desempeñan los señores y señoras diputados (as) en el Congreso de la República.

Asimismo, debe señalarse que el plazo de ocho días concedido no vincula a esta Institución, por cuanto no nos encontramos ante ninguno de los supuestos del artículo 157 del Reglamento de la Asamblea Legislativa (consulta al Tribunal Supremo de Elecciones, la Universidad de Costa Rica, el Poder Judicial o una institución autónoma).

Sobre el proyecto en particular, se analizarán los artículos que introducen las reformas más significativas en relación con la normativa vigente.

SOBRE EL PROYECTO DE LEY.TÍTULO I, ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO PÚBLICO. CAPÍTULO PRIMERO, DISPOSICIONES GENERALES El Código Notarial vigente, define con claridad lo que es el Notariado y el Notario Público. Algunas variantes que se pretenden introducir en los artículos uno y dos, parecieran innecesarias.

Sobre el numeral segundo en particular, párrafo primero, preocupa el hecho de que quiera eliminarse de manera tácita el notario institucional. Además, el último párrafo no tiene relación alguna con el resto del contenido del artículo.

CAPÍTULO SEGUNDO, REQUISITOS E IMPEDIMENTOS PARA EJERCER EL NOTARIADO PÚBLICO

El artículo 4, establece los requisitos para ejercer el Notariado. Entre éstos, según el inciso b), la aprobación de un examen de oposición, lo cual crea un requisito adicional, a la especialidad en Derecho Notarial y Registral.

Asimismo, se crea la obligatoriedad de asistir a cursos quinquenales, con el fin de contar con la idoneidad y actualización en materia notarial y registral. Al respecto, habría que analizar detenidamente, la conveniencia de imponer de manera obligatoria a los Notarios dicho requisito.

El párrafo relacionado con el ejercicio de notarios extranjeros, es bastante ambiguo, pues no se especifica si es extranjeros con título nacional o extranjeros con título de su país de origen u otro, lo que habría que estudiar de manera integral con la normativa vigente en nuestro país y el Colegio profesional respectivo.

En el artículo 7, se omite el inciso d) del artículo del Código Notarial vigente.

CAPÍTULO III, INSCRIPCIÓN DE LOS NOTARIOS

El artículo 9, establece la posibilidad de que la Dirección Nacional de Notariado, solicite exámenes psicológicos, psiquiátricos o físicos como medio adicional de prueba, para verificar la aptitud del postulante para ser inscrito como notario.

La solicitud de los exámenes de salud ya indicados, es un tema que tiene que analizarse cuidadosamente, pues podría prestarse para que algún solicitante, se sienta discriminado o vulnerado, por alguna condición especial que padezca. Además, la Dirección de Notariado no cuenta con peritos que interpreten de manera técnica, un dictamen médico, por lo que la introducción de esta reforma, podría tener algún roce con la Constitución Política y crear un precedente inconveniente en la incorporación de profesionales a su gremio. Es preciso indicar, que nuestra legislación le da acceso al expediente médico, únicamente al interesado y al médico tratante.

Otro punto a considerar en este numeral, es que elimina el requisito actual de presentar la certificación de antecedentes penales, lo cual podría ser contraproducente al momento de inscribirlo.

CAPÍTULO IV, VIGENCIA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

El artículo 11 establece las causales de inhabilitación del notario público. Sobre el particular, los incisos e) y f), introducen cuestiones distintas a la legislación actual. El inciso e) elimina la posibilidad de que la Dirección Nacional de Notariado dicte medidas cautelares y traslada esta posibilidad exclusivamente a la judicatura. Lo anterior, podría ser contraproducente con el ejercicio de la función, por la pérdida de inmediatez con la causal y la dilación en sede judicial.

CAPÍTULO V, DEL NOTARIADO CONSULAR

El artículo 12, dispone que el notario consular no está obligado a la inscripción de los documentos otorgados en su misión diplomática. Sin embargo, tampoco establece cómo proceder en esos supuestos, lo cual eventualmente podría poner en riesgo la seguridad jurídica registral, por ejemplo, el principio de tracto sucesivo.

CAPÍTULO VI, RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS

Los artículos 13 al 17, regulan la responsabilidad del notario en el ejercicio de su función. El artículo 18 sustituye el actual fondo de garantía notarial, con la suscripción de una póliza de fidelidad profesional, con alguna empresa aseguradora reconocida por la SUGESE. Del monto cada póliza individual (que no dice como se determinará éste), se establece la obligatoriedad de girar a la DNN el 5%. En caso de no pago por parte del notario, se establece causal de inhabilitación.

En la especie, habrá que revisar con detenimiento, la procedencia legal de girar el 5% de cada póliza, a favor de la DNN. Por otro lado, hace mención omisa sobre el destino del fondo de garantía notarial ya citado, vigente en la actualidad y que tiene dos propósitos, usarse como indemnización y eventualmente como pensión complementaria del notario.

Véase artículo 217, transitorio VII del presente proyecto.

CAPÍTULO VII, DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

El artículo 19, le otorga la posibilidad a la DNN, para que pueda recibir donaciones de bienes muebles o inmuebles, ya sea de instituciones públicas o privadas, además, de la realización de todo tipo de convenios o alianzas de cooperación con instituciones públicas o privadas, nacionales o internacionales, así como el establecimiento de oficinas regionales.

Sobre el particular, habría que analizar la procedencia y sobre todo el motivo, viniendo de instituciones privadas, de distintos tipos de donaciones. Es de suma importancia determinar la conveniencia para la administración de esta reforma, pues es un “numeros apertus”, que podría reñir con la Ley de Enriquecimiento Ilícito y Control Interno.

El artículo 20, dispone en el inciso d), las inspecciones en las oficinas de los notarios, no como un mecanismo de control previo, tal como ocurre en la actualidad, sino como una especie de mecanismo de control a posteriori, cuando se haya cometido una falta, lo cual varía en forma considerable, el espíritu de la verdadera función de fiscalización que se tiene en la actualidad.

El artículo 21, deber ser revisado con atención, pues habla del financiamiento de la DNN. Llama la atención que habla de los órganos de la DNN (que no existen en la actualidad), refiriéndose a empresas que desempeñan actividad lucrativa (venta de papel y protocolos), y de superávits que parecieran –según el artículo-, tener en forma separada el Consejo Superior Notarial y la DNN. Al respecto, es preciso indicar, que los proveedores, por ejemplo, de papel de seguridad, se contratan bajo los esquemas de establecidos en la Ley de Contratación y los protocolos son proveídos para su venta, por medio de la Banca Estatal.

El artículo 22, varía la conformación actual del Consejo Superior Notarial, según lo dispuesto en los incisos c), e) y f). Asimismo, se crea la dieta para los miembros del Consejo, lo cual debe ser analizado a la luz de la realidad actual económica de nuestro país, los recortes presupuestarios actuales y la eventual contradicción que puede tener con el ordenamiento, por ejemplo, con la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas.

El numeral 23, dispone los requisitos para ser miembro del Consejo Superior Notarial. El inciso e), establece que éstos no pueden formar parte de la Junta Administrativa del Registro Nacional. Dicho requerimiento tendría que justificarse legalmente, en caso de existir conflicto de intereses, pues de lo contrario, podría reñir con principios constitucionales.

En cuanto al artículo 24, relativo a las atribuciones del Consejo Superior Notarial, podría haber un exceso en las facultades conferidas (ver incisos b), f), j), l), n), p)), lo cual podría entrar en conflicto con normas vigentes, pues algunas de las atribuciones podrían ser reserva exclusiva de ley. Reduce el plazo de los integrantes en sus puestos, de cinco a tres.

El resto del articulado de este capítulo, no tiene variación sustancial con la normativa actual.

CAPÍTULO IX, DE LOS ÍNDICES

El artículo 29, varía el plazo para la presentación del índice de quincenal, a mensual. Al respecto, la Dirección General del Archivo Nacional, mediante oficio número DGAN-DG-doscientos diecisiete-dos mil diecisiete, de fecha treinta de marzo del dos mil diecisiete, dispuso lo siguiente:

• 3)“ …El artículo veintinueve, relativo a la presentación de índices dispone que el índice de instrumentos públicos pasa a presentarse por mes, con una seria consecuencia ante la seguridad jurídica, siendo este uno de los objetivos del proyecto según la exposición de motivos, pues si hoy día que se presentan quincenalmente hay omisiones, pérdida de información y delitos, más lo será si se pasa a un mes. Hay que tomar en cuenta que el índice no solo es un instrumento descriptivo del tomo de protocolo, sino que es un instrumento de prueba e investigación para las autoridades judiciales, administrativas y la ciudadanía, pues es el documento más a mano con que se cuenta, pues recordemos que da publicidad a los actos y contratos que se otorgan ante un notario. No se justifica el cambio más que en razones de comodidad.
• 4)En ese mismo artículo, párrafo final se exime de la obligación de presentar índices a los notarios que utilicen protocolo digital, perdiéndose de esta manera la descripción archivística de los tomos de protocolo…” (resaltado no es del original) Con respecto al artículo 30, el Archivo Nacional recomendó eliminar la posibilidad de enviar el índice por correo certificado. Debe considerarse que en la actualidad, existe una plataforma digital (Index) para el envío de los índices por medios electrónicos. Se sanciona con multa la no remisión de índices por tres meses y el incumplimiento de tres índices, con una sanción disciplinaria.

En relación con la legislación vigente, pareciera que la reforma pretende hacer mucho más flexibles los controles que actualmente se tienen en esta materia. Sobre este punto, debe revisarse con detenimiento, lo señalado por el Archivo Nacional en el oficio citado con anterioridad.

TÍTULO II DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

CAPÍTULO I, COMPETENCIA MATERIAL, CAPÍTULO II, EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL

Este capítulo en su artículo 35, establece la facultad de que el notario pueda dentro del territorio nacional, autorizar actos o contratos con efectos fuera de nuestro país. Por su parte, el artículo 37, inciso j), extiende la facultad de expedir certificaciones, con bases de datos de países extranjeros. Ambos textos deberían revisarse con detenimiento, por un tema de seguridad jurídica.

El inciso n), confiere facultades amplísimas al Consejo Superior Notarial, que podrían ser reserva de ley.

El artículo 41, que se refiere al secreto profesional, tiene problemas de técnica jurídica, pues los párrafos segundo y tercero se contradicen. Sobre este punto, deben revisarse las reformas que recientemente se han hecho a las leyes relacionadas con el lavado de activos, Leyes N° 7786, N°8204 y 8719.

TÍTULO III DE LOS PROTOCOLOS CAPÍTULO I, DISPOSCIONES GENERALES

El numeral 46, crea el protocolo digital y mantiene el tradicional de hojas removibles.

El numeral 47, habla de la creación de una plataforma digital denominada Sistema Notarial Digital, la cual pareciera estará a cargo de la DNN. Sin embargo, en el artículo 28 de este proyecto, inciso g), le asigna dicha función al Archivo Nacional, lo que genera confusión.

Nuevamente, el párrafo tercero le concede al Consejo una potestad que podría exceder sus competencias.

El artículo 48, establece una coadministración de los sistemas notariales digitales, lo cual podría ser engorroso tratándose de la administración pública y eventualmente, hasta contrario al principio de legalidad presupuestaria.

El resto del articulado de este capítulo, regula cuestiones relativas al manejo de los protocolos y archivos de referencia, estableciendo diferencias significativas en cuanto al protocolo tradicional y el digital, lo cual podría eventualmente generar diferencias odiosas que lesionen principios de índole constitucional.

Asimismo, cabe resaltar la naturaleza de carácter privado que se le quiere dar a los archivos de referencia y copia de instrumentos públicos, lo cual es algo contradictorio por sí mismo.

CAPÍTULO III, REPOSICIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS QUE CONSTAN EN EL PROTOCOLO

El artículo 67, dispone que en caso de daño o extravío, el tomo se tendrá por concluido y deberá entregarse. Sería conveniente analizar la conveniencia de esta norma, frente a la reposición correspondiente.

Finalmente, es preciso indicar que la Dirección de Archivo Nacional, ya se pronunció mediante el documento citado adelante, sobre las regulaciones relativas a esa Institución, tratadas en los capítulos anteriores.

TÍTULO IV, DE LOS INSTRUMENTOS NOTARIALES CAPÍTULO I, DISPOSICIONES GENERALES

El artículo 77, le otorga facultades de traductor oficial al Notario, cuando éste entienda el idioma del compareciente. La conveniencia de esta norma debe analizarse detenidamente, pues podría darse un conflicto de intereses.

Por su parte, el artículo 80, dispone que los errores o las omisiones deben salvarse por medio de notas al final del documento, pero antes de las firmas o mediante documento adicional. Con esta reforma, se estarían eliminado las notas al margen de la matriz, dispuestas actualmente en el artículo 96 del Código Notarial, que le permite al notario hacer correcciones cuando “… se refiera a modificaciones comprobables por medio del archivo de referencia o cualquiera otra fuente objetiva y no constituya variación de las voluntades consentidas…” . La reforma en este caso, sería una especie de retroceso, que indudablemente le resta practicidad a la labor diaria del notario y pone en entredicho su fe pública.

El artículo 104, regula lo concerniente a notas marginales, pero su redacción es confusa.

CAPÍTULO II, ESCRITURAS PÚBLICAS

El artículo 87, párrafo final, es contrario a lo establecido en el numeral 450 del Código Civil, por lo que la aprobación de este texto, lo derogaría tácitamente, al eliminar la posibilidad de inscribir títulos mediante ejecutorias o documentos auténticos autorizados por ley al efecto.

Sobre lo establecido en el artículo 88, hay que prestar especial atención. La redacción del artículo es poco clara, por lo que pareciera que se pueden expedir testimonios, aunque no estén asentados en la matriz. El testimonio es la copia exacta o en lo conducente, de la matriz. Este artículo pareciera separar uno de otro, lo cual crea incerteza e inseguridad jurídica. La ambigüedad de la norma, podría ir en detrimento del ordenamiento jurídico. El párrafo segundo de este artículo, no tiene relación el primero, pues habla de copias o testimonios físicos o digitales.

El artículo 96, se refiere al Registro Inmobiliario, como Registro de la Propiedad Inmueble, lo cual deberá corregirse. En igual sentido, el término correcto sería Subdirección Catastral y no oficina de catastro.

Existen dos artículos enumerados como 105, el de “Reserva en inmuebles” y “Escrituras adicionales”.

Seguidamente, el artículo 106 establece la posibilidad de que se constituya hipoteca, sin la presencia del acreedor. Además, se autoriza la cancelación de hipotecas de las entidades reguladas por la SUGEF, sin la comparecencia del acreedor. Ambos escenarios podrían lesionar potencialmente la seguridad jurídica.

CAPÍTULO IV, ACTOS EXTRAPROTOCOLARES

El artículo 116, hace referencia al artículo 107, que no tiene relación alguna con éste. Introduce la posibilidad de certificar por medios electrónicos, pero es poco preciso al respecto. Nuestro país ya tiene legislación relacionada con ese tema, la Ley N°8454, Ley de certificados, firmas digitales y documentos electrónicos.

El numeral 119, habla de conotariado, figura eliminada en este código, por lo que no aplicaría.

CAPÍTULO V, REPRODUCCIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

El artículo 128, establece el uso de fórmulas impresas o digitales, para realizar cada una de las transacciones legales inscribibles. Dichas fórmulas de alguna manera sustituyen la actuación notarial, las cuales deberían ir firmadas por el notario únicamente, al igual que el testimonio. No está demás indicar, que debe dimensionarse el efecto de la utilización de éste mecanismo, en relación con el ejercicio de la función notarial.

TÍTULO V, DE LA EFICACIA DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS. CAPÍTULO II, INVALIDEZ DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS

El inciso d) del artículo 131, está mal referenciado, pues es el inciso b) y no c), del artículo 7).

TÍTULO VI, LOS PROCESOS TRAMITADOS EN SEDE NOTARIAL.CAPÍTULO ÚNICO

El artículo 134 en general, amplía la competencia de los notarios en la actividad judicial no contenciosa. El inciso r), es contrario a la disposición del artículo 55 del Código de Familia.

El numeral 135, establece que el notario no podrá dictar sentencia de fondo. De ser aprobada esta reforma, el notario se convertiría en una especie de tramitador solamente. Además, al esperar que un juez dicte resolución de fondo, torna más engorroso el trámite, desnaturalizando de esta manera, este tipo de procedimientos.

En la actualidad, si existe acuerdo de partes, se otorga escritura para dividir materialmente las cosas, el artículo 145, es poco práctico con respecto a la legislación actual.

En el artículo 154, no queda claro si en el caso de la liquidación y distribución anticipada de bienes gananciales, se debe otorgar una escritura pública o protocolización o certificación, pues el texto habla indistintamente de ambas.

En relación al numeral 156, debe revisarse a la luz de lo dispuesto en el Código de Familia.

En relación con el numeral 157, ya la Procuraduría se ha pronunciado en distintas ocasiones, sobre la no conveniencia de titular en sede que no sea judicial, a favor de particulares. En ese sentido, véase Opinión Jurídica número OJ-166-2017, de fecha 22 de diciembre del 2017, la cual concluyó lo siguiente:

1. “…El objeto de esta ley es proveer de un título inscribible en el Registro Público sobre una finca no inscrita (de dominio público o privado), a quien carece de él, y que anteriormente adquirió el bien por prescripción positiva o usucapión, cumpliendo eventualmente con una serie de requisitos que establece el proyecto.

2. La Ley General de Informaciones Posesorias, establece el procedimiento o mecanismo para adquirir cuando se ha poseído un terreno por más de diez años y ha operado la prescripción positiva decenal. Esta norma está provista de controles y garantías judiciales necesarios para acceder a la titulación. La Procuraduría General de la República, ha considerado que éste es el procedimiento idóneo para los efectos ya dichos.

3. Puede afirmarse que la experiencia de titulación en sede administrativa, no ha sido positiva en nuestro país. Las normas que en algún momento han sido autorizadas, se han derogado o anulado por vicios que rozan con nuestra Constitución Política…” Para el caso concreto, ni siquiera se menciona cuál será el procedimiento a seguir.

El artículo 158, establece la posibilidad de que el notario pueda llevar a cabo procesos de ejecución de garantías mobiliarias, así como procesos de ejecución hipotecarios, prendarios y monitorios de cobro judicial. Este tipo de procedimientos tienen regulación especial en nuestro ordenamiento jurídico, por lo que debe determinarse con certeza que no exista una antinomia.

TÍTULO VII DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO DE LOS NOTARIOS.CAPÍTULO I, COMPETENCIA DISCIPLINARIA Y CLASES DE SANCIONES

En términos generales, pareciera que con las reformas que se pretenden introducir a través del presente proyecto de ley, hay una tendencia a suavizar el régimen disciplinario actual. Ejemplo de ello, el artículo 166, dispone en su párrafo final, que las sanciones contenidas en ese artículo, pueden ser suspendidas y no generarán información en la base de datos del notario. En igual sentido, véase lo dispuesto en el numeral 171 y otros.

El artículo 173 establece la posibilidad de exonerar al notario, a cambio de una indemnización y hace una referencia equivocada a los incisos d) del artículo 7 del proyecto, el cual no existe.

De esta manera, pareciera que eventualmente la coerción que se persigue a través de los efectos sancionatorios, a efecto de que se cumplan debidamente las prescripciones legales, pierden en parte su razón de ser.

Las actuaciones indebidas de parte de los notarios, deben ser debidamente sancionadas, el cumplimiento del ordenamiento jurídico, no se puede dejar a merced de una mera transacción de índole pecuniario.

Por otro parte, los artículos del 175 al 184, son una réplica exacta de los artículos 185 a 194, por lo que hay dos “capítulos segundos”, con diferente numeración.

TÍTULO IX, FONDO DE MUTUALIDAD Y PENSIÓN

Este tema en concreto, corresponde al gremio de los Notarios. Su conocimiento, debe estar supeditado a la existencia del Colegio que se pretende crear. Debe analizarse con detenimiento, la procedencia de incluir un título como el sugerido, dentro del cuerpo legal del presente proyecto.

REFORMAS Ahora bien en cuanto a las reformas, es menester hacer hincapié, sobre la eventual modificación del artículo 468 del Código Civil, que establece una prescripción decenal, para las medidas cautelares administrativas. La Dirección del Registro Inmobiliario, mediante oficio DRI-01-0203-2017, de fecha 20 de abril del 2017, afirmó que se estaba en total desacuerdo con establecer una prescripción decenal, pues se estaría generando una violación al principio de seguridad jurídica registral.

Asimismo, se externó el siguiente criterio:

“…Se debe aclarar a los señores diputados, que es mediante el proceso de gestión administrativa que se hace del conocimiento de terceros interesados o afectados, la existencia de una inexactitud de origen registral, con el objeto de realizar la corrección con su debido consentimiento, o proceder a la inmovilización del asiento registral que corresponda. En nuestro país, las medidas cautelares se clasifican en tradicionales y no tradicionales, las primeras son la nota de advertencia administrativa y la inmovilización, y las segundas pueden ser de origen extra registral, como la nota de prevención, y de origen registral-catastral, como el aviso catastral…” En cuanto a la reforma al artículo 13 de la Ley de Informaciones Posesorias, debe analizarse con detalle la pertinencia de no tomar en cuenta, la fecha de inscripción de los inmuebles en el Registro. En ese sentido, el Registro Inmobiliario indicó en el oficio supra citado, que se sugería aplicar la reforma por única vez, siempre y cuando el inmueble a rectificar se encuentre ubicado en zona catastrada, caso contrario, solo podría rectificarse a tenor del numeral 14 de esa misma ley.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

En los transitorios II y VI, habla someramente de las instituciones que tengan a su servicio notarios a sueldo y de la vigencia del notariado institucional. No se entiende con claridad, a que se refiere con la cancelación o validación de los notarios en sus puestos, pues esto es contrario a lo dispuesto en el cuerpo normativo ya analizado.

CONCLUSIONES

1.- El proyecto de ley analizado, trae cambios sustanciales al notariado costarricense, ejemplo de ello, es la eliminación de la figura del notario institucional. Habrá que analizar con detalle, la conveniencia de esta reforma, por los costos que acarrearía para las instituciones del Estado.

2.- Muchas de las reformas que se gestan dentro de este proyecto, ya tienen regulación especial en nuestro ordenamiento, según se analizó con detalle, por lo que habrá que valorar la conveniencia de su aprobación y que efectivamente los cambios se puedan implementar. Ejemplo de ello, es la plataforma digital index para el envío de índices y más recientemente, la posibilidad de enviar documentos al Registro mediante ventanilla digital.

3.- Lejos de afianzar la seguridad jurídica, muchos de los cambios introducidos en el proyecto, la ponen en entredicho.

4.- Algunas de las reformas aquí dispuestas, pueden resultar antagónicas con el ordenamiento jurídico vigente.

5.- En términos generales, el proyecto presenta muchas inconsistencias, tanto de técnica legislativa, referencias y orden en general.

6.- Cuando se gestiona una reforma integral a determinada legislación, deben analizarse todos los aspectos relacionados con ella, jurídicos, sociales, económicos, pues eventualmente podría ser que por falta de planificación, no puedan materializarse los cambios propuestos.

7.- El proyecto de ley denominado” Ley de reforma integral a la Ley N° 7764 de 22 de mayo de 199, Código Notarial”, podría presentar serios problemas de constitucionalidad; sin embargo, su aprobación o no, es un asunto que compete única y exclusivamente a ese Poder de la República.

Atentamente,

Msc. Irina Delgado Saborío Adjunta