Law on Registration of Documents in the Public RegistryLey sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público

The foregoing shall be achieved through the publicity of these assets or rights. Regarding the processing of documents, its objective is to register them.

It is of public convenience to simplify and accelerate the procedures for receiving and registering documents, without detriment to registry security.

Provisions or procedures that hinder these procedures, or that, when applied, cause such an effect, are contrary to the public interest.

(As amended by Article 172 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

The Registry Regulations shall determine the other rules and procedures for the admission of documents into the Daily Entry, as well as for the payment of their fees.

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

The General Directorate of the Public Registry is empowered to establish time periods different from the one indicated, on a temporary basis, by means of a duly reasoned administrative resolution published in the official gazette La Gaceta, taking into consideration service demands and its work capacity; furthermore, it shall ensure due compliance with the provisions of this article.

(As amended by the sole article of Law No. 10800 of November 16, 2025)

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

These officials may correct errors or omissions that have been incurred, in the same manner as provided in Article 62 bis a) of said law, leaving a record in the respective file.

The Courts of Justice may, at any time, even if the time to file appeals has elapsed, add to their resolutions to correct the defects pointed out by the Registry, provided that the essential nature of the resolution being added to is not altered.

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

If, during the study of the document, material defects, errors, or omissions arise, such as those relating to volume, folio, entry, location, and any other data that do not alter the intention of the parties nor essentially modify the act or contract, the document shall be registered—if no other defects prevent it—and the Registrar shall note them, so that the notary, upon receiving the registered document, may make the corresponding correction in the margin of the original instrument (escritura original). Likewise, the notary may, by leaving the corresponding note in the margin of the original instrument, correct this kind of defect, error, and omission, without prejudice to the powers also granted by Articles 62 and 62 bis a) of the Organic Law of Notarial Practice; in addition, they may correct other errors that the parties have authorized them to amend or include data that the parties authorize them to record.

The other defects must be clearly and detailedly indicated in the respective defect note (minuta), without it being permitted to do so on the document, whose cleanliness must be maintained, with the legal citations on which it is based, within the time period and under the sanctions for non-compliance determined by the regulations.

All defects must be indicated at once; once these are corrected, the document must be registered within the time period indicated by those regulations, with the sanctions the same determines for cases of non-compliance.

Once the defects initially noted are corrected, no new defects may be indicated, and the respective document must be registered.

(As amended by Article 18 of Law No. 6575 of April 27, 1981)

Non-compliance shall subject the public official to disciplinary liability upon the mere complaint of the notary or the interested party. The administrative head or director shall immediately apply the sanction. Repetition shall authorize the immediate superior to reassign the official.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

If, by error or for any other reason, an improper annotation or encumbrance (afectación) has been made, in accordance with the foregoing, the Registrar of the section that made them shall proceed, ex officio or upon a simple verbal request from any interested party, to cancel it in view of the respective document, with the data from the Daily Entry or other data on file in the Registry. It may also be canceled by the General Registrar, the Assistant General Registrar, or by whomever the former designates.

If the original document is not in the Registry and is essential to carry out the cancellation, action may be taken with a photocopy of the same or of the original protocol (matriz), signed by a notary. If it concerns a judicial resolution, the photocopy shall be of the resolution, with the signature of the corresponding official.

In any case, the erroneous annotations or encumbrances referred to here are devoid of all effect and validity, and shall not prevent the registration of a subsequent document concerning the registration of the property on which the erroneous annotation was made. The Director of the Registry shall dictate the procedural rules pertaining to these cases.

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

However, if they are complementary or there is no contradiction, they may be registered, even if the presentation is not in the corresponding chronological order, without the need for a special document to postpone the first document. In such case, if the documents were distributed to different registrars, they shall be registered by the registrar designated by the Director of the Registry or the Assistant General Director.

Pending annotations regarding an undivided right (derecho indiviso) shall not prevent the registration of operations regarding other undivided rights of the same property of the same owner or other co-owners (condueños).

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

Consequently, it is not appropriate to require the parties or interested parties to provide documents or carry out procedures for the correction of the Registry's errors.

Such copies or documents shall be exempt from taxes or fees.

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

Partial registration of one or more documents when they were submitted jointly, or of the correct part of a document, shall be permissible if so requested by the parties or the authorizing notary, provided it is legally possible, in accordance with Article 452 of the Civil Code and articles 7 and 8 of this law.

(As amended by Article 18 of Law No. 6575 of April 27, 1981)

In such cases, if necessary, the index entry shall be made using the combination of the first name and the single surname indicated in the document, with a reference to the identification document number and its type if they are stated therein.

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

In such a case, the withdrawal shall be executed by public deed (escritura pública), with the appearance of the holder of the right contained in the document. This withdrawal request shall be exempt from the payment of registry fees and any other tax.

(As amended by Article 172 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

In the event that the interested party does not agree with the denial or suspension of registration by the registrar, they shall have the appeals that are established by regulation, taking into account a summary (sumaria) route and a formal one, before the heads of registrars and, as applicable, before the Directorate of the corresponding Registry. The summary appeal shall be verbal, in person or virtually; which shall not be a requirement to access the formal written qualification.

In both the summary and the formal process, the head of registrars and the Directorate may revoke or uphold, under their responsibility, the denial or suspension, within a period not exceeding 2 months. The formal qualification of the Directorate has the character of a final decision.

(As amended by Article 1 of Law No. 10768 of October 30, 2025)

10768 of October 30, 2025)

10768 of October 30, 2025)

10768 of October 30, 2025)

10768 of October 30, 2025)

8508 of April 28, 2006, Contentious-Administrative Procedural Code).

8508 of April 28, 2006, Contentious-Administrative Procedural Code).

7274 of December 10, 1991).

8508 of April 28, 2006, Contentious-Administrative Procedural Code).

(As amended by Article 2 of Law No. 6145 of November 18, 1977)

10768 of October 30, 2025)

The use of the security mechanisms is mandatory.

Every document registrable in the National Registry must comply with the security mechanisms of each granting or authenticating notary.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

Any loss, deterioration, or theft must be reported to the National Registry within the following three days.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

When a public deed is executed before two or more notaries, the use of the security mechanism required for any one of them shall be sufficient.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

The registry entries (asientos registrales) made by these means shall produce the legal effects derived from registry publicity, with respect to third parties, and shall have the validity and authenticity that the law grants to public documents.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

In any case, the notary must attest that the geographical location is correct, in view of the duly registered map in the National Cadastre. If the property does not have a cadastral map, the corresponding survey must be carried out.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

The priority reservation is a means of legal protection for the parties intending to carry out an act or contract in which a real right subject to registration in a public registry is declared, modified, limited, encumbered, created, or extinguished, or that, having been executed, has not been filed with the Registry.

The reservation request shall be optional and shall be made by public deed, signed by the owners of the asset, and shall mention the type of contract intended to be executed and the parties involved. It shall incur no taxes or stamps, except for the fees set forth in the Public Registry fee schedule.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

The annotation of a priority reservation shall have a non-extendable term of one month, counted from its filing with the Registry.

Once this period has elapsed, if the deed or document containing the definitive contract related in the corresponding reservation request has not been filed, it shall automatically expire, and the registrar shall cancel it upon registering new titles.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

The priority reservation creates a filing entry (asiento de presentación) and shall have the effects of reserving registry priority in relation to anyone filing a document subsequently, and of giving notice to third parties of the existence of an act or legal transaction in gestation or executed but not yet filed with the Registry.

When the definitive contract is filed, its effects shall be retroactive to the filing date of the reservation request, and the notary shall make reference in it to the filing citations of the priority reservation request.

The priority reservation does not prevent the subsequent filing of other documents; but, in any case, these must respect the reservation entry and the instrument for which it was requested, provided it is filed within the legal deadline. The registrar, upon registering the definitive contract, shall cancel all subsequent filing entries that contain acts or contracts incompatible with the document being registered.

If the instrument for which the priority reservation was requested is filed after the reservation's term has expired, it shall produce legal effects from its filing, under the terms established in Article 455 of the Civil Code.

The priority reservation does not generate a chain of title (tracto sucesivo) for purposes of carrying out acts or contracts based on the reservation entry; furthermore, it is irrevocable, non-attachable (inembargable), and is not susceptible to transfer or assignment, in whole or in part, by the acquirer or the creditor; nor does it create or grant registry rights between the requesting parties.

(As added by Article 184 of the Notarial Code No. 7764 of April 17, 1998)

Lo anterior se logrará mediante la publicidad de estos bienes o derechos. En lo referente al trámite de documentos, su objetivo es inscribirlos.

Es de conveniencia pública simplificar y acelerar los trámites de recepción e inscripción de documentos, sin menoscabo de la seguridad registral.

Son contrarios al interés público las disposiciones o los procedimientos que entorpezcan esos trámites o que, al ser aplicados, ocasionen tal efecto.

(Así reformado por el artículo 172 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

El Reglamento del Registro determinará las demás normas y procedimientos de admisión de documentos en el Diario, así como del pago de sus derechos.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

Queda facultada la Dirección General del Registro Público para establecer plazos distintos al indicado, de forma temporal, mediante resolución administrativa debidamente motivada y publicada en el diario oficial La Gaceta, tomando en consideración las demandas de servicio y su capacidad de trabajo; además, velará por el debido cumplimiento de lo establecido en el presente artículo.

(Así reformado por el artículo único de le ley N° 10800 del 16 de noviembre del 2025)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

Estos funcionarios, podrán subsanar los errores u omisiones en que se hubiera incurrido, en la misma forma en que dispone el artículo 62 bis a) de dicha ley, dejando constancia en el expediente respectivo.

Los Tribunales de Justicia podrán, en cualquier tiempo, aunque hubiere transcurrido el tiempo para interponer recursos, adicionar sus resoluciones para corregir los defectos que señalare el Registro, siempre que no se altere lo esencial de la resolución que se adiciona.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

Si en el estudio del documento resultaren defectos, errores u omisiones de orden material, tales como los relativos a tomo, folio, asiento, situación y cualesquiera otros datos que no alteren la voluntad de las partes ni modifiquen en su esencia el acto o contrato, se procederá a inscribir el documento -si no existieren otros defectos que lo impidan- y el Registrador anotará aquellos, a fin de que el notario, al recibir inscrito el documento, haga al margen de la escritura original la corrección del caso. Igualmente podrá el notario, dejando la razón correspondiente al margen de la escritura original, corregir esa clase de defectos, errores y omisiones, sin perjuicio de las facultades que también le conceden los artículos 62 y 62 bis a) de la Ley Orgánica del Notariado, además podrá corregir otros errores que le hubiesen autorizado enmendar las partes o incluir datos que éstas le autoricen consignar.

Los demás defectos deberán indicarse, clara y detalladamente, en la minuta respectiva, sin que sea permitido hacerlo en el documento cuya limpieza se deberá mantener, con las citas de ley en que se funda, dentro del plazo y bajo las sanciones por incumplimiento que determine el reglamento.

Todos los defectos deberán indicarse de una vez; subsanados éstos, deberá inscribirse el documento dentro del plazo que señale ese reglamento con las sanciones que el mismo determina para el caso de incumplimiento.

Corregidos los defectos apuntados al inicio, no podrán señalarse nuevos defectos y deberá procederse a la inscripción del documento respectivo.

(Así reformado por el artículo 18 de la Ley Nº 6575 de 27 de abril de 1981)

El incumplimiento hará incurrir al funcionario público en responsabilidad disciplinaria, con la sola denuncia del notario o del interesado. El jefe administrativo o director aplicará de inmediato la sanción. La reiteración facultará al jefe inmediato para reubicar al funcionario.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

Si por error o por cualquier otro motivo, se hubiera practicado una anotación o afectación improcedentes, de acuerdo con lo anterior, el Registrador de la sección que las hizo, procederá, de oficio o a simple instancia verbal de cualquier interesado, a cancelarla con vista del documento respectivo, con los datos del Diario u otros constantes en el Registro. También podrá ser cancelada por el Registrador General, por el Registrador General Asistente, o por quien aquél indicare.

Si el documento original no estuviere en el Registro y fuere imprescindible, para llevar a cabo la cancelación, podrá actuarse con una fotocopia del mismo o de la matriz, firmada por un notario. Si se tratare de una resolución judicial, la fotocopia será de ésta, con la firma del funcionario correspondiente.

En todo caso, las anotaciones o afectaciones erradas aquí referidas, carecen de todo efecto y validez, y no impedirán que se inscriba el documento posterior relativo a la inscripción del inmueble en el cual se practicó la anotación errada. El Director del Registro dictará las normas de procedimientos atingentes a estos casos.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

Sin embargo, si se complementan o no hubiere contradicción podrán inscribirse, no obstante que la presentación no sea en el orden cronológico correspondiente, sin que sea necesario un documento especial de posposición del primer documento. En tal caso, si los documentos se hubieran distribuido a registradores diferentes, los inscribirá el registrador que indicare el Director del Registro o el Director General Asistente.

Las anotaciones pendientes, referentes a un derecho indiviso, no impedirán la inscripción de operaciones referentes a otros derechos indivisos de la finca del mismo propietario o de otros condueños.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

Por consiguiente, no procede exigir a las partes o interesados que aporten documentos o lleven a cabo gestiones para la corrección de esos errores del Registro.

Tales copias o documentos estarán exentos de impuestos o derechos.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

Procederá, si así fuere solicitado por las partes o por el notario autorizante, la inscripción parcial de uno o más documentos cuando se hubiesen presentado conjuntamente, o de la parte correcta de un documento, siempre que fuere legalmente posible, de conformidad con el artículo 452 del Código Civil y los artículos 7º y 8º de esta ley.

(Así reformado por el artículo 18 de la Ley Nº 6575 de 27 de abril de 1981)

En tales casos, si fuere necesario, la anotación en el índice se hará por la combinación del nombre y el único apellido que se indicare en el documento, con la referencia del número del documento de identificación y su clase si se constaren en aquél.

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

En tal caso, el retiro se efectuará en escritura pública, con la comparecencia del titular del derecho contenido en el documento. Esta solicitud de retiro estará exenta del pago de derechos de registro y cualquier otro impuesto.

(Así reformado por el artículo 172 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

En caso de que el interesado no estuviere de acuerdo con la denegatoria o suspensión de la inscripción por parte del registrador, tendrá los recursos que sean señalados reglamentariamente, tomando en cuenta una vía sumaria y otra formal, ante los jefes de registradores y en su caso ante la Dirección del Registro correspondiente. La sumaria será verbal por presencialidad o virtualidad; la cual no será requisito para acceder a la calificación formal escrita.

Tanto en la sumaria como en la formal, el jefe de registradores y la Dirección podrán revocar o confirmar, bajo su responsabilidad, la denegatoria o la suspensión, en un plazo que no exceda de 2 meses. La calificación formal de la Dirección tiene el carácter de resolución definitiva.

(Así reformado por el artículo 1° de la ley N° 10768 del 30 de octubre de 2025)

(Así reformado por el artículo 2 de la Ley No.6145 del 18 de noviembre de 1977)

El uso de los medios de seguridad es obligatorio.

En todo documento inscribible en el Registro Nacional, debe cumplirse con los medios de seguridad de cada notario otorgante o autenticante.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

Todo extravío, deterioro o sustracción, deberá reportarse al Registro Nacional dentro de los tres días siguientes.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

Cuando una escritura pública se otorgue ante dos o más notarios, será suficiente el empleo del medio de seguridad requerido a cualquiera de ellos.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

Los asientos registrales efectuados con estos medios surtirán los efectos jurídicos derivados de la publicidad registral, respecto de terceros y tendrán la validez y autenticidad que la ley otorga a los documentos públicos.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

En todo caso, el notario deberá dar fe de que la ubicación geográfica es correcta, con vista del plano debidamente inscrito en el Catastro Nacional. Si el inmueble no tuviere plano catastrado, deberá efectuarse el levantamiento correspondiente.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

La reserva de prioridad es un medio de protección jurídica para las partes que pretendan realizar un acto o contrato en que se declare, modifique, limite, grave, constituya o extinga un derecho real susceptible de inscripción en un registro público o que, habiendo sido otorgado, no se haya presentado al Registro.

La solicitud de reserva será facultativa y se hará en escritura pública, firmada por los titulares del bien, mencionará el tipo de contrato que se pretende realizar y las partes involucradas. No devengará impuestos ni timbres, salvo los derechos que se fijen dentro del arancel de derechos del Registro Público.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

La anotación de reserva de prioridad tendrá una vigencia improrrogable de un mes, contado a partir de su presentación al Registro.

Pasado este período, si no se hubiere presentado la escritura o el documento en el que conste el contrato definitivo relacionado en la solicitud de reserva correspondiente, caducará automáticamente y el registrador la cancelará al inscribir títulos nuevos.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998)

La reserva de prioridad origina un asiento de presentación y tendrá los efectos de reservar la prioridad registral en relación con quien presente un documento con posterioridad, y dar aviso a terceros de la existencia de un acto o negocio jurídico en gestación u otorgado sin presentar al Registro.

Cuando se presente el contrato definitivo, sus efectos se retrotraerán a la fecha de presentación de la solicitud de reserva y el notario hará relación en este de las citas de presentación de la solicitud de reserva de prioridad.

La reserva de prioridad no impide la presentación posterior de otros documentos; pero, en todo caso, estos deberán respetar el asiento de reserva y el instrumento para el cual fue solicitada, siempre que se presente dentro del plazo legal. El registrador, al inscribir el contrato definitivo, cancelará todos los asientos de presentación posterior que contengan actos o contratos incompatibles con el documento que se inscribe.

Si el instrumento para el cual se solicitó la reserva de prioridad se presentare una vez vencido el plazo de vigencia de la reserva, surtirá efectos jurídicos a partir de su presentación, en los términos establecidos en el artículo 455 del Código Civil.

La reserva de prioridad no genera tracto sucesivo para efectos de realizar actos o contratos con base en el asiento de reserva; además, es irrevocable, inembargable y no es susceptible de traspaso ni cesión, total ni parcial, por parte del adquirente ni del acreedor; tampoco crea ni otorga derechos registrales entre las partes solicitantes.

(Así adicionado por el artículo 184 del Código Notarial No.7764 de 17 de abril de 1998