Registry Organization Regulation of the Real Estate RegistryReglamento de Organización del Registro Inmobiliario

It is the organ of the National Registry that integrates the cadastral and real estate registral functions, respecting the principle of specialty of each area.

For the purposes of these Regulations, the following shall be understood as:

• a)Certificate of Conformity (Acta de conformidad): is the declaration signed by the possessing owner, or by their legal representative, in which they express their conformity with the cadastral data regarding their real estate property.
• b)Cadastral Activity (Actividad catastral): includes the actions to form, update, and maintain the cadastre.
• c)Registral Activity (Actividad Registral): includes the actions directed at the legal and cadastral registration of real estate properties.
• d)Registral Entry (Asiento registral): is that which contains the legal, physical, and graphic information of a registered real estate property.
• e)Legal-Cadastral Conciliation (Conciliación jurídica-catastral): is a permanent activity for the verification of the conformity of boundaries and infrastructures of a real estate property described in the cadastral map in relation to the legal data contained in the registral entries and other cadastral antecedents.
• f)General Directorate (Dirección General): General Directorate of the National Registry.
• g)Directorate (Dirección): Directorate of the Real Estate Registry.
• h)Georeferencing (Georeferenciación): It is the technical process through which the position of the vertices of real estate properties is defined in the official reference system of the country, in order to incorporate the description of the real estate property in the cadastral map.
• i)Institution (Institución): National Registry.
• j)Cadastral Survey (Levantamiento catastral): is one of the phases of the cadastral activity consisting of the technical-legal tasks that must be carried out in the field, as well as the preparatory ones for it, in order to guarantee the correct formation of the cadastral map.
• k)Cadastral Map (Mapa Catastral): is a graphic representation that shows the location, identity, and official boundaries of real estate properties.
• l)Warning Note (Nota de advertencia): is a precautionary measure that is included, when so determined, in the registration entry when processing an administrative proceeding, for informational publicity purposes only.
• m)Ocurso (Ocurso): the remedy that is filed before the Directorate of the Real Estate Registry against the formal qualifications issued by the Cadastral Deputy Directorate (Subdirección Catastral) and / or the Registral Deputy Directorate (Subdirección Registral).
• n)Caveat (Prevención): is a precautionary measure adopted in the presence of an extra-registral inaccuracy in the registral entries, exclusively for purposes of mere informational publicity.
• o)Validation Process (Proceso de validación): a phase of the cadastral activity that consists of the verification of the products of the cadastral survey in order for them to be individualized and included in the cadastral map.
• p)Informational Publicity (Publicidad noticia): is that information publicized by the Real Estate Registry, whose sole effect is to inform about the existence of an administrative procedure in the investigation stage, by means of a warning note or caveat. Its existence does not immobilize nor prevent movements regarding the right containing the warning note or caveat.
• q)Registration (Registración): registral administrative process that contains both the qualifying activity of the content of the documents submitted to the Real Estate Registry, their comparison with the real estate information, and their registration in a definitive entry for their publicity before third parties.
• r)Registry (Registro): Real Estate Registry.
• s)SIRI : Real Estate Registry Information System.
• t)Deputy Directorates (Subdirecciones): Cadastral Deputy Directorate and Registral Deputy Directorate.
• u)Cadastered Zone (Zona catastrada): is that part of the national territory in where the cadastral survey has been concluded and officialized.
• v)Cadastral Zone (Zona catastral): is the part of the national territory, in where the cadastral survey has been initiated and is in process, according to the provisions of article 4 of the Cadastre Law.

The Real Estate Registry has the purpose of strengthening real estate registral security, through the legal effects of its publicity, attending to the effectiveness and efficiency in the processing of the submitted documents.

In addition to the functions that these Regulations and other laws assign to it, the Real Estate Registry is responsible for:

• a)Real Estate Registral Function: to constitute, endorse, register, maintain, and update the titles referring to all categories of rights in rem and personal rights susceptible to registration. This function shall correspond to the registrars who shall act in accordance with the provisions established in the current legislation and in conformity with the qualification criteria emanating from the Directorate of the Real Estate Registry, which must seek in turn to update the cadastral map.
• b)Cadastral Registral Function: consists of qualifying and registering the documents from surveyors (agrimensores) and from the Technical Cadastre, in accordance with the provisions established in the current legislation and according to the qualification criteria emanating from the Directorate of the Real Estate Registry, with the aim of providing information on real estate changes for the updating and maintenance of the cadastral map.
• c)Technical Cadastre Function: consists of forming the cadastral map, which includes the definition of the technical processes of the cadastral survey, the execution of the cadastral survey, the implementation of the maintenance and updating actions, in accordance with the current legislation and the guidelines established by the Directorate of the Real Estate Registry.

Organizational Structure

The Registry shall be composed of:

The Directorate of the Real Estate Registry, which shall have under its competence everything related to real property, in both cadastral and registral matters. In addition to the Directorate, it will have two deputy directorates, namely:

• a)The Registral Deputy Directorate: which shall have under its competence everything related to real property, in registral matters.
• b)The Cadastre Deputy Directorate: which shall have under its competence everything related to cadastral matters.

Likewise, it will have a Legal Advisory Office, whose main function will be to process administrative proceeding files, referring to the correction of errors or inconsistencies in the registral or cadastral entries. In addition to the processing of disciplinary or ocursos files.

The Director is the hierarchical superior of the Directorate of the Real Estate Registry, in both administrative and technical matters. The Deputy Directorates: Registral and Cadastral must abide by the orders, instructions, and circulars and act in accordance with what the Director of the Real Estate Registry provides.

The department heads must abide by the orders and instructions of the respective deputy directorates and of the Director of the Real Estate Registry.

The Real Estate Registry at its operational level shall be constituted by the following departments: Technical Cadastral, Cadastral Registral, Technical Standardization, and Real Estate Registral.

In addition to the organizational units established in these Regulations, the Director of the Real Estate Registry may constitute any other that is considered necessary for the fulfillment of the objectives, functions, processes, and procedures, following the corresponding legal and administrative procedure.

Duties and Powers of the Organs of the Real Estate Registry

In addition to the duties and powers that these Regulations and other laws assign to it, the director of the Real Estate Registry is responsible for:

• a)Ordering, suspending, or denying the registration of documents subject to registration, when resolving ocursos and administrative proceedings.
• b)Supervising the fulfillment of all the tasks and obligations of the Real Estate Registry.
• c)Exercising direction and coordination tasks over the Cadastral Deputy Directorate, the Registral Deputy Directorate, and the organizational dependencies of both, in pursuit of the proper functioning of the Real Estate Registry.
• d)Submitting the ordinary and extraordinary budget; and the Institutional Operational Plan of its Directorate to the General Directorate.
• e)Planning, coordinating, directing, and supervising technical and administrative activities.
• f)Drafting and reviewing reports, regulations, instructions, circulars, and other technical instruments and similar documents.
• g)Issuing and approving the operational, technical, and administrative functioning guidelines in cadastral and registral matters.
• h)Establishing and supervising the functions of the Technical Standardization Department and of the Legal Advisory Office.
• i)Exercising disciplinary competence so that all employees strictly fulfill their functions and obligations, in accordance with the administrative provisions and current legislation.
• j)Designating in their absence the Deputy Director who will replace them and the respective term.
• k)Hearing the cancellation of entries and other procedures established in Law Nº 9602, Law for the Strengthening of Real Estate Registral Security (Thus added the preceding subsection by article 19 of the Regulations to the Law for the Strengthening of Real Estate Registral Security, approved by executive decree N° 41959 of July 16, 2019)

In addition to the powers that these Regulations and other laws assign to them, each Deputy Director is responsible for:

• a)The Registral Deputy Directorate:

1. Exercising direction and coordination over the Real Estate Registral Department.

2. Ordering, suspending, or denying the registration of documents subject to formal qualification and resolving administrative proceedings in accordance with the law.

3. Executing the provisions agreed upon by the Directorate for the proper service of the Real Estate Registry.

4. Attending to and resolving verbal and written queries presented by their superiors, subordinates, and the general public.

5. Supervising and controlling that the documents prepared and processed in their dependency under their responsibility, are technically prepared in accordance with the law.

6. Developing the registral activity for the maintenance and updating of the registered rights in rem and the SIRI .

7. Proposing to the Directorate of the Real Estate Registry criteria for the registral qualification of documents submitted to the Real Estate Registry.

8. Coordinating with the Cadastral Deputy Directorate everything necessary to guarantee the proper functioning of the Real Estate Registry.

9. Hearing the cancellation of entries and other procedures established in Law Nº 9602, Law for the Strengthening of Real Estate Registral Security.

(Thus added the preceding sub-subsection by article 19 of the Regulations to the Law for the Strengthening of Real Estate Registral Security, approved by executive decree N° 41959 of July 16, 2019) b) The Cadastral Deputy Directorate 1. Exercising direction and coordination over the Cadastral Registral Department and the Technical Cadastral Department and their dependencies.

2. Ordering, suspending, or denying the registration of documents subject to formal qualification, and resolving administrative proceedings in accordance with the law.

3. Executing the provisions agreed upon by the Directorate for the proper service of the Real Estate Registry.

4. Attending to and resolving verbal and written queries presented by their superiors, subordinates, and the general public.

5. Supervising and controlling that the documents prepared and processed in their dependency under their responsibility, are well prepared technically and in accordance with the law.

6. Developing the cadastral activity for the maintenance and updating of the cadastral map and the SIRI .

7. Proposing to the Directorate of the Real Estate Registry technical criteria in cadastral matters.

8. Coordinating with the Registral Deputy Directorate everything necessary to guarantee the proper functioning of the Real Estate Registry.

This department shall report directly to the Directorate of the Real Estate Registry. In addition to the powers that these Regulations and other laws assign to it, the technical coordinator is responsible for:

• a)Monitoring the proper functioning and maintenance of the SIRI .
• b)Foreseeing risks, proposing reforms and improvements to the programs and technological infrastructure of the SIRI .
• c)Exercising quality control over the tasks executed in matters of Real Property and Cadastre that are entrusted to them by their hierarchical superiors.
• d)Carrying out all those other tasks entrusted by the Directorate of the Real Estate Registry.

This department shall report directly to the Registral Deputy Directorate and shall be in charge of the Chief Registrars and the registrars, and in addition to the obligations indicated in the laws and these Regulations, the Real Estate Registral Coordinator is responsible for:

• a)Coordinating and periodically reviewing with the chief registrars the functioning of the departments under their charge.
• b)Assisting the deputy director in the preparation of plans and projects of a registral nature.
• c)Controlling and ensuring the proper development of the document registration function by the officials of the Registry.
• d)Attending to and resolving verbal and written queries presented by their superiors, subordinates, and the general public.
• e)Authorizing the joint registration of documents that, according to law, and under their criteria and responsibility, they determine.
• f)Training, instructing, and evaluating the work performed by the personnel under their charge, as well as attending to and resolving queries derived from the execution of the process.
• g)Any other duty indicated by the Directorate or Registral Deputy Directorate.

This department shall report directly to the Cadastral Deputy Directorate and shall be in charge of the Chief Registrars and the registrars. In addition to the obligations indicated in the laws and in these Regulations, the Coordinator of this Department is responsible for:

• a)Assigning, supervising, controlling, and evaluating the professional tasks inherent to the process of qualification and registration of public and private documents.
• b)Controlling and ensuring the proper development of the processes and procedures under its competence.
• c)Training, instructing, and evaluating the work performed by the personnel under their charge, as well as attending to and resolving queries derived from the execution of the process.
• d)Authorizing the reassignment of documents that, according to law, and under their criteria and responsibility, they determine.
• e)Carrying out all those other tasks entrusted by the Directorate or Cadastral Deputy Directorate.

This Department shall report directly to the Cadastral Deputy Directorate and, in addition to the obligations indicated in the laws and in these Regulations, the Coordinator of this Department is responsible for:

• a)Coordinating and periodically reviewing with the cadastral process coordinators the functioning of the sections under their charge.
• b)Assisting the Cadastral Deputy Director in the preparation of plans and projects of a technical nature.
• c)Controlling and ensuring the proper development of the activities and procedures of the technical cadastral area, such as validation, cadastral survey (levantamiento catastral), geodesy, topography and surveying (agrimensura), photogrammetry, digital cartography, cadastral studies, and any other necessary ones.
• d)Attending to and resolving verbal and written queries presented by their superiors and subordinates and providing advice in the matter of their specialty.
• e)Training, instructing, and evaluating the work performed by the personnel under their charge.
• f)Carrying out all those other tasks entrusted by the Directorate or Cadastral Deputy Directorate.

Of the Inaccuracy of Registral Publicity and the Means of Rectification

Of the Inaccuracy of Registral Publicity

The lack of concordance between the physical or legal reality and the graphic information contained in the Real Estate Registry, shall be considered an inaccuracy in registral publicity.

According to its origin, inaccuracies may be:

• a)Registral.
• b)Extra-registral (extra registrales).

Registral inaccuracies are those that have their origin in the qualification and registration process of documents subject to registration or in the Cadastral Survey process.

The following shall be considered inaccuracies of registral origin:

• a)That resulting from an involuntary error committed by the Registrar.
• b)That originating in the cadastral survey.
• c)That originating in a computer system failure.
• d)That originating in the fraudulent manipulation of registral publicity by the registrar or any other official of the Registry, with the intent to adulterate its content.

The fraudulent manipulation of registral publicity shall be considered a serious offense, with penalty of dismissal, without employer liability; previously respecting the due process that assists the official as a constitutional guarantee.

The involuntary error shall be weighed according to the respective regulations by the Directorate of the Real Estate Registry, for the purposes of its assessment and correction, both technical and disciplinary, of the official who committed the error.

Extra-registral inaccuracies are those that have their origin outside the registral scope, and are produced by:

• a)Inaccurate information regarding the physical reality, graphic description, or legal status of the real estate property, provided that said inaccuracy cannot be detected or assessed in the document qualification process by the Registrar.
• b)Information from authentic documents according to the law, whose antecedent is not authentic or because it contains presumably false or adulterated information, without the inaccuracy or documentary falsehood being able to be detected or assessed in the document qualification process by the Registrar.

Means and Procedures for rectification of the inaccuracies of registral publicity

By virtue of the provisions of article 456 of the Civil Code, and inasmuch as registration does not validate null or voidable acts, safeguarding the interests of one who acquires in good faith based on the publicity of the registral entries, the following must be heard and declared in judicial venue, in accordance with articles 472, 473, and 474 of the Civil Code:

• a)The invalidity of a registration; b) The cancellation of a provisional or definitive entry that is in force; and c) The declaration of a superior property right, with respect to the registered titleholder.

Third parties shall have knowledge of any of these claims over the registered rights, by means of the preventive annotations (anotaciones preventivas) that the jurisdictional authorities order and record in accordance with the Law.

By reason of the foregoing, hearing the claims indicated in the three subsections mentioned is not appropriate in the administrative registral venue, except for the competence for cancellation of irregular entries in the registral venue established in the Law for the Strengthening of Real Estate Registral Security No. 9602 and its Regulations.

(Thus amended by article 19 of the Regulations to the Law for the Strengthening of Registral Real Estate Security, approved by executive decree N° 41959 of July 16, 2019)

Only the Registrar or the registral official under their responsibility shall correct the errors committed in the registration of a document or in the exercise of their functions that produced an inaccuracy in the registral publicity. The correction shall be made based on the whole of the registral information and that which the interested party may provide.

In the event that the correction of the error causes any harm to third parties or cannot be corrected, the registrar must prepare a report, shall submit it to the knowledge of the corresponding Deputy Directorate, and the latter may ex officio initiate an Administrative Proceeding.

When an inconsistency is detected between the information contained in the registry database and the cadastral information, the Directorate may order, in order to achieve legal and graphic concordance, the ex officio correction, provided it does not affect third parties and does not contradict the legal system.

According to article 454 of the Civil Code, the registration of the rectification shall have effect from the date on which it is carried out.

When an inaccuracy arises in the registral publicity, originating from an error committed by the Registrar and the latter could not correct or authorize the respective rectification, due to causes of incapacity, illness, or other reasons; the rectification shall be executed by the registrar who substitutes them. If the registrar had no substitute, the correction or the authorization shall be executed by whomever the Deputy Director or Head of the respective area designates. In such a case, the assigned official shall record a note in the presentation entry of the corresponding document, stating in the system the designation assigned.

Of the Administrative Proceeding Procedure

Through the Administrative Proceeding, interested or affected third parties are made aware of the existence of an inaccuracy of registral origin or from the cadastral survey; for the purposes of being able to make the correction with the consent of the affected third parties, or to proceed with the immobilization in case the correction in question is inadmissible.

The hearing of inaccuracies of registral origin through this procedure may be initiated ex officio or at the request of an interested or affected party, according to the information contained in the registral and cadastral entries.

According to article 9 of Law 3883 of May 30, 1967 and its amendments; it is an obligation of the Registry to carry out all pertinent proceedings, including obtaining documents or copies to correct errors or omissions in which the Registrars may have incurred when noting or registering documents.

The initial brief of the administrative proceeding, when filed at the request of a party, shall indicate at least the following:

• a)A relation of facts that describes and delimits the existence of the inaccuracy in question.
• b)The petitioner must indicate a fax, electronic means, or failing that, a house or office within the city of San José where to hear notifications, or another means that may be used as provided by the directorate of the Real Estate Registry.
• c)In cases of representation of the legitimate interested or affected parties of the inaccuracy, the registration citations of the registrable powers in question must be related; and/or provide the documentation proving the validity of the non-registrable powers under which one is acting.
• d)Registry fees (derechos).

The administrative proceeding may be promoted by the holders of the rights registered in the Registry; and any interested or affected person from the existence of an inaccuracy who proves they have interest, in accordance with the entries and the publicity of the Registry.

The initial brief of the administrative proceeding shall be filed before the Directorate. If any requirement is missing from the brief, among those listed in article 22 of these Regulations, the petitioner shall be given a notice (se le prevendrá) so that they may remedy it within a period not exceeding 15 days. If they do not comply with what is required, the proceeding shall be rejected, and the file archived.

If, an inaccuracy of registral origin or from the cadastral survey existing, the procedural inactivity of the petitioner arises; the respective Deputy Directorate, must continue with the hearing of the proceeding ex officio.

While the corresponding investigations are carried out, the Deputy Directorate of the Registry or the advisor to whom it delegates, may order, when they so consider, that an administrative warning note be recorded in the respective registration, for informational publicity purposes, without preventing the registration of subsequent documents.

Once the study is verified without a registral inaccuracy existing, the decision rejecting the proceeding shall order the immediate cancellation of the warning note for the registral inaccuracy.

All interested parties in a registral proceeding shall be notified of the administrative proceeding request filed, so that they may express themselves as corresponds to their interests, within a period not exceeding fifteen days.

A Interested parties or those affected by the inaccuracy of registry origin shall be notified at the addresses appearing in the registry publicity by certified mail using the return receipt system, which is incorporated into the respective case file.

In the event that notification cannot be carried out under the return receipt system, an edict shall be published, once only, in the Official Gazette La Gaceta.

Notification to the applicant shall be made at the place or by the means indicated, in accordance with subsection b) of Article 22 of this Regulation.

The granted period runs from the day following the notification or the publication of the referred edict.

Once the granted hearing periods have expired, the Subdirectorate or the advisor designated by it shall resolve within the following month, in a duly reasoned resolution, unless the complexity of the matter warrants extending the period for resolution, for which the corresponding interlocutory resolution shall be issued. This resolution shall be notified to the applicant, as well as to the other interested parties who have appeared. For the others, it shall be deemed final 24 hours after being issued.

If, after the hearings are granted to the interested parties or those affected by the inaccuracy of registry origin, there is opposition from any of them to its correction; the respective Subdirectorate or the advisor to whom it delegates, by means of a reasoned resolution, shall order the immobilization of the registration in question, until the matter is clarified through judicial channels or the interested parties or those affected by the inaccuracy authorize it, by means of a suitable document duly submitted to the Real Estate Registry (Registro Inmobiliario) for its qualification and registration.

In the same manner, action shall be taken when the rectification of the error causes any harm to third parties who acquired in good faith, based on the registry and cadastral publicity.

Against the final resolution issued by the corresponding Subdirectorate or the advisor to whom it has delegated, the appeal remedy (recurso de apelación) shall be available, which must be filed before this same office within the following five business days, counted from the day following the notification of the resolution.

Once the appeal (apelación) is filed in a timely and proper manner, the respective Subdirectorate or the advisor to whom it has delegated shall admit the appeal (apelación) and forward the case file, without further processing, to the Administrative Registry Tribunal (Tribunal Registral Administrativo) for it to resolve in accordance with the law.

Once the corresponding matter has been resolved by the Administrative Registry Tribunal (Tribunal Registral Administrativo) and the case file returned, the corresponding Subdirectorate or the advisor to whom it has delegated shall execute the final resolution.

On the Sanitation (Saneamiento) of Extra-Registry Inaccuracies (Inexactitudes Extraregistrales)

Without prejudice to the jurisdictional protection of registry publicity, if the inaccuracy is attributable to the surveyor (agrimensor), notary public (notario público), judicial authority, administrative authority, or any other agent external to the Registry, because the document submitted for registration contains vague, ambiguous, or inaccurate wording or was generated on the occasion of any type of fraud and it is so accepted or declared through judicial channels; the sanitation (saneamiento) of the inaccuracy of extra-registry origin (inexactitud de origen extraregistral) must be carried out through a new reasoned registration, either by a final court judgment or a new document, in accordance with the provisions of articles 450, 474 of the Civil Code and the National Cadastre Law No. 6545 (Ley de Catastro Nacional N° 6545) and its regulation.

When an inaccuracy of extra-registry origin (inexactitud de origen extraregistral) occurs, a notice of prevention (nota de prevención) may be entered ex officio or at the request of a party on the rights or cadastral entries (asientos catastrales), for purposes exclusively of mere informational publicity (mera publicidad noticia), without preventing the registration of subsequent documents; and without prejudice to the jurisdictional protection of registry publicity, nor to the rights of third registry parties who acquired in good faith based on the registry publicity.

This notice of prevention (nota de prevención) shall be entered in the following cases:

• a)(Repealed by Article 21 of the Regulation to the Law for the Strengthening of Real Estate Registry Security, approved by Decreto Ejecutivo N° 41959 of July 16, 2019) b) When, through certification from the Notarial Archive (Archivo Notarial) or the National Directorate of Notaries (Dirección Nacional de Notariado), the existence of any anomaly is accredited in the registry venue regarding the fidelity and accuracy in the reproduction of a deed testimony (testimonio de escritura) with respect to its original (matriz), detected in an administrative comparison in accordance with Article 125 of the Notarial Code (Código Notarial), until its validity or invalidity is declared in the judicial venue; c) When, by any suitable means, it is accredited in the registry venue that the document submitted to or registered in the Real Estate Registry (Registro Inmobiliario) is not recorded in the protocol (protocolo) of the corresponding surveyor (agrimensor). The same measure shall be applied in the event that the submitted or registered document does not maintain fidelity and accuracy with the original recorded in the surveyor's (agrimensor) protocol (protocolo). The notice of prevention (nota de prevención) shall be maintained until its validity or invalidity is declared in the judicial venue.

The lifting of the notice of prevention (nota de prevención) shall be the responsibility of the judicial authority that hears the validity of the registry and cadastral entries (asientos registrales y catastrales); unless the sanitation (saneamiento) of the situation that gave rise to the notice of prevention (nota de prevención) is determined from the registry and cadastral publicity.

The request for annotation of a notice of prevention of extra-registry inaccuracy (nota de prevención de inexactitud extraregistral) may be made by those affected by the inaccuracy of extra-registry origin (inexactitud de origen extraregistral), provided they submit the requirements established for that purpose.

The request for annotation of a prevention of extra-registry inaccuracy (prevención de inexactitud extraregistral) must be submitted to the Directorate of the Real Estate Registry (Dirección del Registro Inmobiliario), with the following requirements:

• a)Written request for the annotation of prevention of extra-registry inaccuracy (prevención de inexactitud extraregistral), duly authenticated by a notary.
• b)Those established in subsections a), b), and c) of Article 22 of this Regulation, as applicable.
• c)Payment of the respective Registry fees, in accordance with the National Registry Fee Law (Ley de Aranceles del Registro Nacional), Number 4564 of April 29, 1970, and its amendments.
• d)Duly certified copy of the respective criminal complaint.
• e)The documents accrediting the circumstances indicated in Article 32.

Once the previous requirements are met, the procedure set forth in Chapter III of Title II of this regulation shall be followed, insofar as it is not expressly contradictory.

The Inconsistencies and Inaccuracies in the Cadastral Publicity (Publicidad Catastral) SOLE CHAPTER:

On the Sanitation (Saneamiento) of Inconsistencies and Inaccuracies Arising from the Cadastral Survey (Levantamiento Catastral)

Inaccuracies originating in the cadastral survey (levantamiento catastral) are considered to exist when erroneous data of any type are found in the Cadastral Map (Mapa Catastral), as a product of the cadastral survey (levantamiento catastral) tasks.

This procedure aims to sanitize (sanear) a property (inmueble) in which a possible error, inconsistency, or inaccuracy exists between the information publicized in the Real Estate Registry (Registro Inmobiliario), the cadastral map (mapa catastral), and the reality on the ground, and it will seek to sanitize (sanear) the property or carry out the correction of the error, inconsistency, or inaccuracy of the registry information, with the consent of the titleholders and affected third parties.

In the event that the owner or possessor or their legitimate representative does not agree to sign the certificate of conformity, considering that the survey (levantamiento) information is not correct, in accordance with Article 20 of the Cadastre Law (Ley de Catastro), they may file a written claim before the Directorate of the Real Estate Registry (Dirección del Registro Inmobiliario), within the fifteen following days, counted from the last day of the hearing or public exhibition (audiencia o exposición pública). The Directorate shall resolve the pertinent matter by reasoned resolution within the second month following the date on which the claim was filed.

The filing of the non-conformity does not prevent the publication of the decree declaring the cadastral zone (zona catastrada).

The sanitation (saneamiento) of inconsistencies or inaccuracies arising from the cadastral survey (levantamiento catastral) or the cadastral map (mapa catastral) shall be conducted, insofar as not expressly contradicted in this chapter, through the Administrative Proceeding (Gestión Administrativa) procedure described in Chapter III of Title II of this Regulation.

At any time, the interested parties may resort to the alternative dispute resolution procedure in order to sanitize (sanear) the registry information.

Jurisdiction over the Administrative Proceeding (Gestión Administrativa) for the sanitation (saneamiento) of properties resulting from the cadastral survey (levantamiento catastral) shall lie with the corresponding Subdirectorate of the Real Estate Registry (Registro Inmobiliario). Its presentation and processing shall be conducted before that instance.

Against the final resolution issued by the corresponding Subdirectorate or the delegated advisor, the appeal remedy (recurso de apelación) shall be available, which must be filed before this same office within the following five business days, counted from the day following the notification of the resolution.

Once the appeal (apelación) is filed in a timely and proper manner, the respective Subdirectorate or designated advisor shall forward the case file, without further processing, to the Administrative Registry Tribunal (Tribunal Registral Administrativo) for it to resolve in accordance with the law.

Final resolution by the respective Tribunal.

Once the corresponding matter has been resolved by the Administrative Registry Tribunal (Tribunal Registral Administrativo) and the case file returned, the corresponding Subdirectorate or the designated advisor shall execute the final resolution.

Transitional Provisions, Modifications, and Repeals

Transitional, Amending, Supplementary, and Repealing Provisions

Amend articles 1 and 2 of the Regulation of the Public Registry (Reglamento del Registro Público), Decreto Nº 26771-J of February 18, 1998, to read as follows:

"Article 1°-On the Registry. The Public Registry (Registro Público) has under its jurisdiction, and at the request of a party, the registration and issuance of certifications regarding commercial (mercantiles) and civil companies (sociedades civiles), civil associations (asociaciones civiles), and powers of attorney (poderes) of natural persons (personas físicas), employing for this purpose microfilm techniques and any other modern technology.

For the purposes of this Regulation, the following shall be understood as:

• a)Ministry: Ministry of Justice.
• b)Board: Administrative Board of the National Registry (Junta Administrativa del Registro Nacional).
• c)General Directorate: General Directorate of the National Registry (Dirección General del Registro Nacional).
• d)Registry or Institution: Public Registry (Registro Público).
• e)Directorates: Directorate of Legal Entities (Dirección de Personas Jurídicas).
• f)Directorate: Directorate of Legal Entities (Dirección de Personas Jurídicas).
• g)Matrícula: Number with which the registered property (inmueble) is identified."

In matters not provided for in this regulation, the Regulation of the Public Registry (Reglamento del Registro Público), Decreto Nº 26771-J of February 18, 1998, and its amendments, shall apply where compatible.

For the purposes of this Regulation, subsection a) of Article 3 and Articles 4, 5, and 7 of Chapter II of Title One, of the Regulation of the Public Registry (Reglamento del Registro Público), Decreto Nº 26771-J of February 18, 1998, are hereby repealed.

It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Sole Transitional Provision The administrative proceeding (gestión administrativa) procedures initiated prior to the entry into force of this Regulation shall continue their processing in accordance with the previous regulations.

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the thirtieth day of September, two thousand nine.

Es el órgano del Registro Nacional que integra las funciones catastrales y registrales inmobiliarias, respetando el principio de especialidad de cada área.

Para los fines del presente Reglamento, se entenderá por:

• a)Acta de conformidad: es la declaración suscrita por el propietario poseedor, o por su representante legal en la que expresa su conformidad con los datos catastrales referentes a su inmueble.
• b)Actividad catastral: contempla las acciones para formar, actualizar y mantener el catastro.
• c)Actividad Registral: contempla las acciones dirigidas a la registración jurídica y catastral de los bienes inmuebles.
• d)Asiento registral: es el que contiene la información jurídica, física y gráfica de un inmueble inscrito.
• e)Conciliación jurídica-catastral: es una actividad permanente para la comprobación de la conformidad de linderos e infraestructuras de un inmueble descrito en el mapa catastral en relación con los datos jurídicos contenidos en los asientos regístrales y otros antecedentes catastrales.
• f)Dirección General: Dirección General del Registro Nacional.
• g)Dirección: Dirección de Registro Inmobiliario.
• h)Georeferenciación: Es el proceso técnico mediante el cual se define la posición de los vértices de los inmuebles en el sistema oficial de referencia del país, con el fin de incorporar la descripción del inmueble en el mapa catastral.
• i)Institución: Registro Nacional.
• j)Levantamiento catastral: es una de las fases de la actividad catastral que consiste en las labores técnico jurídicas que deben desarrollarse en el campo, así como las preparatorias a ésta con el fin de garantizar la correcta formación del mapa catastral.
• k)Mapa Catastral: es una representación gráfica que muestra la ubicación, identidad y linderos oficiales de los inmuebles.
• l)Nota de advertencia: es una medida cautelar que se incluye cuando así se determine, en el asiento de inscripción al dar curso a una gestión administrativa, para efectos de publicidad noticia únicamente.
• m)Ocurso: el recurso que se interpone ante la Dirección del Registro Inmobiliario contra las calificaciones formales dictadas por la Subdirección Catastral y / o la Subdirección Registral.
• n)Prevención: es una medida cautelar que se adopta ante la presencia de una inexactitud de origen extraregistral, en los asientos registrales, para efectos exclusivamente de mera publicidad noticia.
• o)Proceso de validación: una fase de la actividad catastral que consiste en la verificación de los productos del levantamiento catastral con el fin de que sean individualizados e incluidos en el mapa catastral.
• p)Publicidad noticia: es aquella información publicitada por el Registro Inmobiliario, cuyo único efecto es informar sobre la existencia de un procedimiento administrativo en etapa de instrucción, por medio de una nota de advertencia o prevención. Su existencia no inmoviliza ni impide movimientos sobre el derecho que contenga la nota de advertencia o prevención.
• q)Registración: proceso administrativo registral que contiene tanto la actividad calificadora del contenido de los documentos presentados al Registro Inmobiliario, su confrontación con la información inmobiliaria y su inscripción en un asiento definitivo para su publicidad frente a terceros.
• r)Registro: Registro Inmobiliario.
• s)SIRI : Sistema de Información de Registro Inmobiliario.
• t)Subdirecciones: Subdirección Catastral y Subdirección Registral.
• u)Zona catastrada: es aquella parte del territorio nacional en donde el levantamiento catastral ha sido concluido y oficializado.
• v)Zona catastral: es la parte del territorio nacional, en donde se ha iniciado el levantamiento catastral y se encuentra en proceso, según lo dispuesto por el artículo 4 de la Ley de Catastro.

El Registro Inmobiliario tiene como finalidad fortalecer la seguridad inmobiliaria registral, por medio de los efectos jurídicos de su publicidad, atendiendo a la eficacia y eficiencia en la tramitación de los documentos presentados.

Además de las funciones que este Reglamento y otras leyes le asignen, le corresponde al Registro Inmobiliario:

• a)Función Registral Inmobiliaria: constituir, refrendar, registrar, mantener y actualizar los títulos referidos a toda categoría de derechos reales y los derechos personales susceptibles de registración. Esta función corresponderá a los registradores quienes actuarán atendiendo las disposiciones establecidas en la legislación vigente y de conformidad a los criterios de calificación emanados de la Dirección del Registro Inmobiliario, los cuales deben buscar a su vez actualizar el mapa catastral.
• b)Función de Catastro Registral: consiste en calificar y registrar los documentos provenientes de los agrimensores y del Catastro Técnico, en atención a las disposiciones establecidas en la legislación vigente y conforme a los criterios de calificación emanados de la Dirección de Registro Inmobiliario, con el fin de proveer la información de los cambios inmobiliarios para la actualización y mantenimiento del mapa catastral.
• c)Función de Catastro Técnico: consiste en formar el mapa catastral, que incluye la definición de los procesos técnicos del levantamiento catastral, la ejecución del levantamiento catastral, la implementación de las acciones de mantenimiento y actualización, conforme a la legislación vigente y los lineamientos establecidos por la Dirección de Registro Inmobiliario.

Estructura Organizativa

El Registro estará conformado por:

La Dirección del Registro Inmobiliario que tendrá bajo su competencia todo lo referente a la propiedad inmueble, tanto en materia catastral como registral, además de la Dirección, contará con dos subdirecciones a saber a) La Subdirección Registral: que tendrá bajo su competencia todo lo referente a la propiedad inmueble, en materia registral.

• b)La Subdirección de Catastro: que tendrá bajo su competencia todo lo referente en materia catastral.

Asimismo, contará con una Asesoría Legal, la cual tendrá como función principal instruir expedientes de gestión administrativa, referentes a la corrección de errores o inconsistencias en los asientos registrales o catastrales. Además del trámite de expedientes disciplinarios o de ocurso.

El Director es el superior jerárquico de la Dirección del Registro Inmobiliario tanto en materia administrativa como técnica. Las Subdirecciones: Registral y Catastral deberán acatar las órdenes, instrucciones y circulares y actuar de conformidad con lo que disponga el Director del Registro Inmobiliario.

Los jefes de departamento deberán acatar las órdenes e instrucciones de las respectivas subdirecciones y del Director del Registro Inmobiliario.

El Registro Inmobiliario en su nivel operativo estará constituido por los siguientes departamentos: Catastral Técnico, Catastral Registral, Normalización Técnica e Inmobiliario Registral.

Adicionalmente a las unidades organizativas establecidas en este Reglamento, el Director del Registro Inmobiliario podrá constituir cualesquiera otras que se consideren necesarias para el cumplimiento de los objetivos, funciones, procesos y procedimientos, siguiendo el trámite legal y administrativo correspondiente.

Deberes y atribuciones de los órganos del Registro Inmobiliario

Además de los deberes y atribuciones que este Reglamento y otras leyes le asignen, corresponde al director del Registro Inmobiliario:

• a)Ordenar, suspender o denegar la inscripción de los documentos sujetos a registro, al resolver los ocursos y gestiones administrativas.
• b)Supervisar el cumplimiento de todas las tareas y obligaciones del Registro Inmobiliario.
• c)Ejercer labores de dirección y coordinación sobre la Subdirección Catastral, la Subdirección Registral y las dependencias organizativas de ambas, en procura del adecuado funcionamiento del Registro Inmobiliario.

d)Presentar el presupuesto ordinario y extraordinario; y el Plan Operativo Institucional de su Dirección a la Dirección General.

• e)Planear, coordinar, dirigir y supervisar las actividades técnicas y administrativas.

f)Redactar y revisar informes, reglamentos, instructivos, circulares y otros instrumentos técnicos y documentos similares.

• g)Emitir y aprobar las directrices de funcionamiento operativo, técnico y administrativo en materia catastral y registral.
• h)Establecer y supervisar las funciones del Departamento de Normalización Técnica y de la Asesoría Jurídica.
• i)Ejercer la competencia disciplinaria para que todos los empleados cumplan estrictamente sus funciones y obligaciones, de conformidad con las disposiciones administrativas y la legislación vigente.
• j)Designar en su ausencia el Subdirector que lo reemplazará y el plazo respectivo.
• k)Conocer de la cancelación de asientos y demás procedimientos establecidos en la Ley N º 9602, Ley de Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria (Así adicionado el inciso anterior por el artículo 19 del Reglamento a la Ley para el Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 41959 del 16 de julio de 2019)

Además de las atribuciones que este Reglamento y otras leyes le asignen, corresponde a cada Subdirector:

• a)La Subdirección Registral:

1. Ejercer dirección y coordinación sobre el Departamento Inmobiliario Registral.

2. Ordenar, suspender o denegar la inscripción de los documentos sujetos a calificación formal y resolver las gestiones administrativas de acuerdo con la ley.

3. Ejecutar las disposiciones que acuerde la Dirección para el buen servicio del Registro Inmobiliario.

4. Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presenten sus superiores, subalternos y público en general.

5. Supervisar y controlar que los documentos que se confeccionan y tramitan en su dependencia bajo su responsabilidad, sean elaborados técnicamente conforme a la ley.

6. Desarrollar la actividad registral para el mantenimiento y actualización de los derechos reales inscritos y del SIRI .

7. Proponer a la Dirección del Registro Inmobiliario criterios de calificación registral de los documentos que se presenten al Registro Inmobiliario.

8. Coordinar con la Subdirección Catastral todo lo necesario para garantizar el adecuado funcionamiento del Registro Inmobiliario.

9. Conocer de la cancelación de asientos y demás procedimientos establecidos en la Ley Nº 9602, Ley de Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria.

(Así adicionado el sub inciso anterior por el artículo 19 del Reglamento a la Ley para el Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 41959 del 16 de julio de 2019) b) La Subdirección Catastral 1. Ejercer dirección y coordinación sobre el Departamento Catastral Registral y el Departamento Catastral técnico y sus dependencias.

2. Ordenar, suspender o denegar la inscripción de los documentos sujetos a calificación formal, y resolver las gestiones administrativas de acuerdo con la ley.

3. Ejecutar las disposiciones que acuerde la Dirección para el buen servicio del Registro Inmobiliario.

4. Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presenten sus superiores, subalternos y público en general.

5. Supervisar y controlar que los documentos que se confeccionan y tramitan en su dependencia bajo su responsabilidad, sean bien elaborados técnicamente y conforme a la ley.

6. Desarrollar la actividad catastral para el mantenimiento y actualización del mapa catastral y del SIRI .

7. Proponer a la Dirección del Registro Inmobiliario criterios técnicos en materia catastral.

8. Coordinar con la Subdirección Registral todo lo necesario para garantizar el adecuado funcionamiento del Registro Inmobiliario.

Este departamento dependerá directamente de la Dirección del Registro Inmobiliario. Además de las atribuciones que este Reglamento y otras leyes le asignen, al coordinador técnico le corresponde:

• a)Monitorear el funcionamiento y mantenimiento adecuado del SIRI .
• b)Prever riesgos, proponer reformas y mejoras a los programas e infraestructura tecnológica del SIRI .
• c)Ejercer control de calidad de las labores que se ejecutan en materia de Bienes Inmuebles y Catastro que le sean encomendadas por sus superiores jerárquicos.
• d)Realizar todas aquellas otras labores encomendadas por la Dirección del Registro Inmobiliario.

Este departamento dependerá directamente de la Subdirección Registral y tendrá a su cargo los Jefes de registradores y los registradores y además de las obligaciones señaladas en las leyes y este Reglamento, al Coordinador Inmobiliario Registral le corresponde:

• a)Coordinar y revisar periódicamente con los jefes de registradores el funcionamiento de los departamentos a su cargo.
• b)Auxiliar al subdirector en la elaboración de planes y proyectos de índole registral.
• c)Controlar y velar por el adecuado desarrollo de la función de registración de documentos por los funcionarios del Registro.
• d)Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presenten sus superiores, subalternos y público en general.
• e)Autorizar la inscripción conjunta de los documentos que conforme a derecho, y bajo su criterio y responsabilidad determine.
• f)Capacitar, instruir y evaluar la labor desempeñada por el personal a su cargo, así como atender y resolver las consultas que deriven de la ejecución del proceso.
• g)Cualquier otra que señale la Dirección o Subdirección Registral.

Este departamento dependerá directamente de la Subdirección Catastral y tendrá a su cargo los Jefes de registradores y los registradores, además de las obligaciones señaladas en las leyes y en este Reglamento, corresponde al Coordinador de este Departamento:

• a)Asignar, supervisar, controlar y evaluar las labores profesionales propias del proceso de calificación e inscripción de documentos públicos y privados.
• b)Controlar y velar por el adecuado desarrollo de los procesos y procedimientos de su competencia.
• c)Capacitar, instruir y evaluar la labor desempeñada por el personal a su cargo, así como atender y resolver las consultas que se deriven de la ejecución del proceso.
• d)Autorizar la reasignación de los documentos que conforme a derecho, y bajo su criterio y responsabilidad determine.
• e)Realizar todas aquellas otras labores encomendadas por la Dirección o Subdirección Catastral.

Este Departamento dependerá directamente de la Subdirección Catastral y además de las obligaciones señaladas en las leyes y en este Reglamento, corresponde al Coordinador de este Departamento:

• a)Coordinar y revisar periódicamente con los coordinadores del proceso catastral el funcionamiento de la secciones a su cargo.
• b)Colaborar con el Subdirector Catastral en la elaboración de planes y proyectos de índole técnico.
• c)Controlar y velar por el adecuado desarrollo de las actividades y procedimientos del área catastral técnica, tales como validación, levantamiento catastral, geodesia, topografía y agrimensura, fotogrametría, cartografía digital, estudios catastrales y cualesquiera otros necesarios.
• d)Atender y resolver consultas verbales y escritas que le presenten sus superiores y subalternos y brindar asesoría en la materia de su especialidad.
• e)Capacitar, instruir y evaluar la labor desempeñada por el personal a su cargo.
• f)Realizar todas aquellas otras labores encomendadas por la Dirección o Subdirección Catastral.

De la Inexactitud de la Publicidad Registral y los Medios de Saneamiento

De la Inexactitud de la Publicidad Registral

La falta de concordancia entre la realidad física o la jurídica y la información gráfica contenida en el Registro Inmobiliario, será considerada como una inexactitud en la publicidad registral.

Según su origen las inexactitudes pueden ser:

• a)Registrales.
• b)Extra registrales.

Las inexactitudes registrales son las que tienen su origen en el proceso de calificación e inscripción de los documentos sujetos a inscripción o en el proceso de Levantamiento Catastral.

Serán consideradas inexactitudes de origen registral:

• a)La que resulta de un error involuntario cometido por parte del Registrador.
• b)La originada en el levantamiento catastral.
• c)La originada en una falla del sistema informático.
• d)La originada en la manipulación dolosa de la publicidad registral por parte del registrador o cualquier otro funcionario del Registro, con el fin de adulterar su contenido.

La manipulación dolosa de la publicidad registral se considerará falta grave, con sanción de despido, sin responsabilidad patronal; respetando previamente el debido proceso que le asiste al funcionario como garantía constitucional.

El error involuntario será ponderado conforme a la normativa respectiva por la Dirección del Registro Inmobiliario, a los efectos de su valoración y corrección tanto técnica como disciplinaria del funcionario que cometió el error.

Las inexactitudes extra registrales son las que tienen su origen fuera del ámbito registral, y se producen por:

• a)Información inexacta en cuanto a la realidad física, descripción gráfica o jurídica del inmueble, siempre y cuando dicha inexactitud no pueda ser detectada ni valorada en el proceso de calificación de los documentos por parte del Registrador.
• b)Información proveniente de documentos fehacientes conforme a la ley cuyo antecedente no es auténtico o por contener información presumiblemente falsa o adulterada, sin que la inexactitud o falsedad documental pueda ser detectada ni valorada en el proceso de calificación de los documentos por parte del Registrador.

Medios y Procedimientos de saneamiento de las inexactitudes de la publicidad registral

En virtud de lo que dispone el artículo 456 del Código Civil, y siendo que la inscripción no convalida los actos nulos o anulables, dejando a salvo los intereses de quien adquiere de buena fe basado en la publicidad de los asientos registrales, debe ser conocido y declarado en sede judicial, conforme a los artículos 472, 473 y 474 del Código Civil:

• a)La invalidez de una inscripción; b) La cancelación de un asiento provisional o definitivo que esté vigente; y c) La declaratoria de un mejor derecho de propiedad, respecto del titular registral inscrito.

Los terceros tendrán conocimiento de cualquiera de estas pretensiones sobre los derechos inscritos, por medio de las anotaciones preventivas que ordenen y consignen las autoridades jurisdiccionales conforme a la Ley.

En razón de. lo anterior, el conocimiento de las pretensiones indicadas en los tres incisos mencionados, es improcedente en sede administrativa registral, salvo la competencia para cancelación de asientos irregulares en sede registral establecida en la Ley para el Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria No. 9602 y su Reglamento.

(Así reformado por el artículo 19 del Reglamento a la Ley para el Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 41959 del 16 de julio de 2019)

Solo el Registrador o funcionario registral bajo su responsabilidad deberá corregir los errores cometidos en la inscripción de un documento o en el ejercicio de sus funciones que produjo una inexactitud en la publicidad registral. La corrección se realizará con fundamento en el conjunto de la información registral y la que le pueda aportar la parte interesada.

En caso de que la corrección del error cause algún perjuicio a terceros o no se pueda corregir, el registrador deberá elaborar un informe, lo elevará a conocimiento de la Subdirección correspondiente y ésta de oficio podrá iniciar una Gestión Administrativa.

Cuando se detecte una inconsistencia, entre la información que consta en la base de datos del registro y la información catastral: la Dirección podrá ordenar a efecto de lograr la concordancia jurídica y gráfica la corrección de oficio, siempre y cuando no afecte a terceros y no contradiga el ordenamiento jurídico.

Conforme al artículo 454 del Código Civil, la inscripción de la rectificación surtirá efectos a partir de la fecha en que se realice.

Cuando se presente una inexactitud en la publicidad registral, originada por un error cometido por el Registrador y éste no pudiere corregir o autorizar la rectificación respectiva, por causas de incapacidad, enfermedad u otras razones; la rectificación la practicará el registrador que lo sustituya. Si el registrador no tuviere sustituto la corrección o la autorización la practicará quien designe el Subdirector o Jefe del área respectiva. En tal caso, el funcionario asignado, consignará una nota en el asiento de presentación del documento correspondiente, haciendo constar en el sistema la designación encomendada.

Del Procedimiento de Gestión de Administrativa

Por medio de la Gestión Administrativa se hace del conocimiento de terceros interesados o afectados de la existencia de una inexactitud de origen registral o del levantamiento catastral; a los efectos de poder realizar la corrección con la anuencia de los terceros afectados, o proceder a la inmovilización en caso de ser improcedente la corrección de que se trate.

El conocimiento de las inexactitudes de origen registral por este procedimiento, puede iniciarse de oficio o a solicitud de parte interesada o afectada, conforme la información contenida en los asientos registrales y catastrales.

Conforme al artículo 9 de la Ley 3883 de 30 de mayo de 1967 y sus reformas; es obligación del Registro realizar todas las gestiones pertinentes, incluyendo la obtención de documentos o copias para corregir errores u omisiones en que hubieran incurrido los Registradores al anotar o inscribir documentos.

El escrito inicial de la gestión administrativa a solicitud de parte, indicará al menos lo siguiente:

• a)Una relación de hechos que describa y delimite la existencia de la inexactitud de que se trate.
• b)El gestionante tendrá que indicar fax, medio electrónico o en su defecto casa u oficina dentro de la ciudad de San José donde oír notificaciones u otro medio que pueda ser utilizado según lo disponga la dirección del Registro Inmobiliario.
• c)En casos de representación de los legítimos interesados o afectados de la inexactitud, deben relacionarse las citas de inscripción de los poderes inscribibles de que se trate; y /o aportar la documentación que acredite la validez de los poderes no inscribibles con que se actúe.
• d)Derechos del registro.

Pueden promover la gestión administrativa los titulares de los derechos inscritos en el Registro; y toda aquella persona interesada o afectada de la existencia de una inexactitud que pruebe tener interés, de acuerdo con los asientos y la publicidad del Registro.

El escrito inicial de la gestión administrativa se presentará ante la Dirección. Si faltare algún requisito en el escrito, de los relacionados en el artículo 22 de este Reglamento, se le prevendrá al gestionante para que lo subsane en un plazo no mayor de 15 días. Si no cumpliere con lo exigido se rechazará la gestión y se archivará el expediente.

Si existiendo una inexactitud de origen registral o del levantamiento catastral, surge la inactividad procesal del gestionante; la Subdirección respectiva, deberá seguir con el conocimiento de la gestión de forma oficiosa.

Mientras se realizan las investigaciones que correspondan, la Subdirección del Registro o el asesor en quien ésta delegue, podrá ordenar, cuando así lo considere, se consigne una nota de advertencia administrativa en la inscripción respectiva, para efectos de publicidad noticia, sin que impida la inscripción de documentos posteriores.

Verificado el estudio sin que exista una inexactitud registral, en la resolución que rechace la gestión, se ordenará la inmediata cancelación de la nota de advertencia de la inexactitud registral.

A todos los interesados en un trámite registral se les notificará la solicitud de gestión administrativa planteada, para que se manifiesten según corresponda a sus intereses, por un plazo que no exceda de quince días.

A los interesados o afectados de la inexactitud de origen registral, se les notificará en los domicilios que consten de la publicidad registral por medio de correo certificado mediante el sistema de acuse de recibo, el cual se incorpora al expediente respectivo.

En caso de que la notificación no pueda ser llevada a cabo conforme el sistema de acuses de recibo, se publicará, por una sola vez un edicto en el Diario Oficial La Gaceta.

La notificación al gestionante, se realizará en el lugar o por los medios señalados, de acuerdo al inciso b) del artículo 22 de este Reglamento.

El plazo concedido corre a partir del día siguiente de la notificación o de la publicación del referido edicto.

Una vez vencidas las audiencias conferidas, la Subdirección o el asesor que ésta designe resolverá dentro del mes siguiente, en resolución debidamente razonada, salvo que la complejidad del mismo amerite extender el plazo para resolver, para lo cual se dictará la resolución interlocutoria correspondiente. Esta resolución se notificará al gestionante, así como a los demás interesados que se hubieren apersonado. Para los demás se tendrá por firme 24 horas después de dictada.

Si dadas las audiencias a los interesados o afectados de la inexactitud de origen registral, existiera oposición de alguno de ellos en la corrección de la misma; la Subdirección respectiva o el asesor en quien ésta delegue, mediante resolución fundada, ordenará la inmovilización de la inscripción de que se trate, hasta tanto no se aclare el asunto en vía judicial o las partes interesadas o afectadas de la inexactitud, no lo autoricen, por medio de documento idóneo debidamente presentado al Registro Inmobiliario, para su calificación e inscripción.

De igual forma, se procederá, cuando la rectificación del error cause algún perjuicio a terceros que adquirieron de buena fe, basados en la publicidad registral y catastral.

Contra la resolución final dictada por la Subdirección correspondiente o el asesor en quien ésta haya delegado, procederá el recurso de apelación, que debe interponerse ante ésta misma oficina dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente de la notificación de la resolución.

Presentada en tiempo y forma la apelación, la Subdirección respectiva o asesor en quien ésta haya delegado, admitirá la apelación y remitirá sin más trámite el expediente al Tribunal Registral Administrativo para que resuelva conforme a derecho.

Una vez resuelto lo correspondiente por el Tribunal Registral Administrativo y devuelto el expediente, la subdirección correspondiente o el asesor en quien ésta haya delegado, ejecutará la resolución final.

Del Saneamiento de las Inexactitudes Extraregistrales

Sin perjuicio de la tutela jurisdiccional de la publicidad registral, si la inexactitud es atribuible al agrimensor, notario público, autoridad judicial, administrativa o cualquier otro agente externo al Registro, porque el documento presentado para su inscripción, contenga una redacción vaga, ambigua o inexacta o fue generado con ocasión de cualquier tipo de fraude y así lo aceptaran o se declarare en vía judicial; el saneamiento de la inexactitud de origen extraregistral deberá hacerse mediante una nueva inscripción motivada, sea por una ejecutoria judicial o un nuevo documento, conforme lo establecen los artículos 450, 474 del Código Civil y la Ley de Catastro Nacional N° 6545 y su reglamento.

Cuando se presente una inexactitud de origen extraregistral, se podrá consignar de oficio o a gestión de parte una nota de prevención en los derechos o asientos catastrales, para efectos exclusivamente de mera publicidad noticia, sin que impida la inscripción de documentos posteriores; y sin perjuicio de la tutela jurisdiccional de la publicidad registral, ni de los derechos de terceros registrales que adquirieron de buena fe basados en la publicidad registral.

Esta nota de prevención se consignará en los siguientes casos:

• a)(Derogado por el artículo 21 del Reglamento a la Ley para el Fortalecimiento de la Seguridad Registral Inmobiliaria, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 41959 del 16 de julio del 2019) b) Cuando por medio de certificación del Archivo Notarial o de la Dirección Nacional de Notariado se acredite en sede registral, la existencia de alguna anomalía respecto de la fidelidad y exactitud en la reproducción de un testimonio de escritura respecto de su matriz, detectado en un cotejo administrativo de acuerdo con el artículo 125 del Código Notarial, hasta tanto no sea declarada su validez o invalidez en sede judicial; c) Cuando por cualquier medio idóneo se acredite en sede registral que el documento presentado o inscrito en el Registro Inmobiliario no está asentado en el protocolo del agrimensor correspondiente. Igual medida se aplicará, en el caso de que el documento presentado o inscrito no guarde fidelidad y exactitud con el original asentado en el protocolo del agrimensor. La nota de prevención se mantendrá hasta tanto no sea declarada la validez o invalidez en sede judicial.

El levantamiento de la nota de prevención, será responsabilidad de la autoridad judicial que conozca de la validez de los asientos registrales y catastrales; salvo que de la publicidad registral y catastral se determine el saneamiento de la situación que dio origen a la nota de prevención.

La solicitud de anotación de nota de prevención de inexactitud extraregistral, podrán realizarla los afectados de la inexactitud de origen extraregistral, siempre que aporte los requisitos establecidos al efecto.

La solicitud de anotación de una prevención de inexactitud extraregistral, deberá ser presentada en la Dirección del Registro Inmobiliario, con los siguientes requisitos:

• a)Solicitud por escrito de la anotación de prevención de inexactitud extraregistral, debidamente autenticada por notario.
• b)Los establecidos en los incisos a), b) y c) del artículo 22 de este Reglamento, según sea el caso.
• c)Cancelación de los derechos de Registro respectivos, conforme a la Ley de Aranceles del Registro Nacional, Número 4564 de 29 de abril de 1970 y sus reformas.
• d)Copia debidamente certificada de la denuncia penal respectiva.
• e)Los documentos que acrediten los supuestos indicados en el artículo 32.

Cumplidos los requisitos anteriores, se procederá en lo que expresamente no se le oponga con lo establecido en el Capítulo III del Título II de este reglamento.

Las Inconsistencias e Inexactitudes en la Publicidad Catastral

Del Saneamiento de las Inconsistencias e Inexactitudes Provenientes del Levantamiento Catastral

Se consideran inexactitudes originadas en el levantamiento catastral cuando se encuentran datos erróneos de cualquier tipo en el Mapa Catastral, producto de las tareas de levantamiento catastral.

Este procedimiento tiene el fin de sanear un inmueble en el cual existe un posible error, inconsistencia o inexactitud entre la información publicitada en el Registro Inmobiliario, el mapa catastral y la realidad en el terreno y buscará sanear la propiedad o realizar la corrección del error, la inconsistencia o inexactitud de la información registral, con la anuencia de los titulares y terceros afectados.

En caso de que el propietario o poseedor o su representante legítimo, no esté de acuerdo en suscribir el acta de conformidad, por considerar que la información del levantamiento, no es correcta, de conformidad con el artículo 20 de la Ley de Catastro, puede presentar reclamo por escrito ante la Dirección del Registro Inmobiliario, dentro de los quince días siguientes, contados a partir del último día de la audiencia o Dirección resolverá lo pertinente, mediante resolución razonada, dentro del segundo mes siguiente a la fecha en que fue presentado el reclamo.

La interposición de la inconformidad no impide la publicación del decreto que declara la zona catastrada.

El saneamiento de las inconsistencias o inexactitudes provenientes del levantamiento catastral o del mapa catastral, se hará en lo que expresamente no se le oponga en este capítulo, mediante el procedimiento de Gestión Administrativa descrito en el Capítulo III del Título II de este Reglamento.

En cualquier tiempo, los interesados podrán acudir al procedimiento de resolución alternativa de conflictos, con el fin de sanear la información registral.

El conocimiento de la Gestión Administrativa para el saneamiento de inmuebles producto del levantamiento catastral será de la Subdirección correspondiente del Registro Inmobiliario. Su presentación y tramitación se hará ante dicha instancia.

Contra la resolución final dictada por la Subdirección correspondiente o el asesor delegado procederá el recurso de apelación, que debe interponerse ante ésta misma oficina dentro de los cinco días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente de la notificación de la resolución.

Presentada en tiempo y forma la apelación, la Subdirección respectiva o asesor designado remitirá sin más trámite el expediente al Tribunal Registral Administrativo para que resuelva conforme a derecho.

Resolución final por parte del Tribunal respectivo.

Una vez resuelto lo correspondiente por Tribunal Registral Administrativo y devuelto el expediente, la subdirección correspondiente o el asesor designado ejecutará la resolución final.

Transitorios, Modificaciones y Derogaciones

Supletorias y Derogatorias

Modifíquese los artículos 1 y 2 del Reglamento del Registro Público, Decreto Nº 26771-J de 18 de febrero de 1998, para que se lean de la siguiente manera:

"Artículo 1°-Del Registro. El Registro Público, tiene bajo su competencia y a solicitud de parte, la registración y la expedición de certificaciones acerca de sociedades mercantiles y civiles, asociaciones civiles y poderes de personas físicas, valiéndose para ello de las técnicas de microfilm, y cualquier otra tecnología moderna.

Para los fines del presente Reglamento se entenderá por:

• a)Ministerio: Ministerio de Justicia.
• b)Junta: Junta Administrativa del Registro Nacional.
• c)Dirección General: Dirección General del Registro Nacional.
• d)Registro o Institución: Registro Público.
• e)Direcciones: Dirección de Personas Jurídicas.
• f)Dirección: Dirección de Personas Jurídicas.
• g)Matrícula: Número con el que se identifica el inmueble registrado."

En lo no previsto en este reglamento se aplicará en lo que fuere compatible, el Reglamento del Registro Público. Decreto Nº 26771-J- de 18 de febrero de 1998 y sus reformas.

Para los efectos del presente Reglamento deróguese el inciso a) del artículo 3 y los artículos 4 ,5 y 7 del Capítulo II del Título Primero, del Reglamento del Registro Público, Decreto Nº 26771-J de 18 de febrero de 1998.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Los procedimientos de gestión administrativa iniciados previos a la entrada en vigencia del presente Reglamento continuarán su tramitación de conformidad con la normativa anterior.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los treinta días del mes de setiembre del dos mil nueve.