SETENA Internal Organization RegulationReglamento de Organización de la Estructura Interna de Funcionamiento de la

04-PF, "Audit of the Environmental Impact Assessment of 2000," concludes: "...that entity is not being efficient and effective in the management it carries out in the processes of preliminary environmental evaluation, monitoring, and follow-up, as it is diverting its resources to the assessment of many projects with scant environmental impact...".

This can be achieved through a less rigid organizational structure that responds to the current evaluation requirements.

Therefore,

Regulation for the Organization of the Internal Operating Structure of the National Environmental Technical Secretariat -SETENA-

Objective and Organization

The purpose of this Regulation is to regulate and develop the organic structure and internal functioning of the National Environmental Technical Secretariat, hereinafter SETENA, taking into consideration the provisions of Articles 83, 84, and 91 of the Organic Law of the Environment and what is established in the General Regulation on Environmental Impact Assessment Procedures and its Technical Manuals for Environmental Impact Assessment.

SETENA shall have the following organizational structure: A Secretary General as head of the body, who shall be the hierarchical superior of the Secretariat and shall serve as President of the Plenary Commission. A Plenary Commission and a General Directorate called the Technical-Administrative Unit.

The Secretary General shall have under their charge three Staff Departments called: Department of Institutional Planning, Department of Information Technology, and Department of International Cooperation.

(As thus amended by Article 3 of Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

The General Directorate (Technical-Administrative Unit) shall be divided into two Directorates called: Technical Directorate and Administrative Directorate. The Technical Directorate shall be composed of the following Departments and Regional Offices: Department of Environmental Assessment, Department of Strategic Environmental Assessment, Department of Environmental Auditing and Follow-up, and Regional Offices. The Administrative Directorate shall be composed of the Administrative-Financial Department, Department of Environmental Education, and Department of Service Platform.

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

(Repealed by Article 36 of the Regulation for the Functioning of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat, approved by Executive Decree No. 43212 of August 31, 2021)

The resolutions of the different instances that make up SETENA shall be notified to the relevant interested party, within a term of three calendar days counted from the signing of the administrative act. Three business days after notification of the administrative act, it becomes final, if not appealed. Notifications shall be made by means of a notifier, or at the place indicated for such purpose by the interested party, whether by means of fax, electronic mail, or other valid means, in accordance with the provisions of the General Law on Public Administration and the Law on Notifications, Summons, and Other Judicial Communications.

In the case of a petition filed before SETENA by a Community, the notification shall be made directly to its representative who is registered in the corresponding case file, in accordance with the provisions of the preceding paragraph.

In the event that the name of a specific representative is not available, the notification shall be made in accordance with what is provided in the General Law on Public Administration regarding the publication of acts.

Regarding collegiate bodies, as in the case of the SETENA Plenary Commission, the provisions of the General Law on Public Administration shall govern for those points not regulated in this regulation.

The National Environmental Technical Secretariat shall have a Secretary General who represents the Minister of Environment, Energy, and Telecommunications on the SETENA Plenary Commission, and shall be the legal representative thereof in administrative or judicial proceedings when appropriate. They shall be appointed by the Minister of Environment, Energy, and Telecommunications based on a profile of competencies and technical and managerial skills, as well as verified requirements of honorability, probity, rectitude, academic background, aptitude, and experience in the environmental field. The organizational rank and level of the Secretary General shall be that of Director General, according to the responsibilities established in the job profile of the Civil Service Regime.

The functions of the National Environmental Technical Secretariat are as follows:

• a)Analyze environmental impact assessments and resolve them within the timeframes provided by the General Law on Public Administration.
• b)Recommend the necessary actions to minimize the impact on the environment, as well as those technically appropriate to recover it.
• c)Address and investigate complaints presented to it regarding environmental degeneration or damage.
• d)Conduct the corresponding field inspections before issuing its resolutions.
• e)Approve and submit work reports to the Minister of Environment, Energy, and Telecommunications, in their capacity as Executive Secretary of the Commission.
• f)Develop guidelines for environmental impact assessment activities, works, and projects, as well as manage their provision and dissemination.
• g)Recommend to the Commission, through the Minister of Environment, Energy, and Telecommunications, policies and draft laws on the environment arising from sectors of governmental activity.
• h)Set the amounts of financial guarantees to comply with environmental obligations, which interested parties must deposit, with the due frequency and the amount of the agreements. To provide these guarantees, the provisions of the Regulation to the Law on Administrative Contracting shall apply.
• i)Carry out monitoring tasks and ensure the execution of resolutions.
• j)Establish trusts, as stipulated in subsection d) of Article 93 of the Organic Law of the Environment.
• k)Any other functions necessary to fulfill its purposes.

The functions of the General Directorate shall be assumed by the Secretary General of the National Environmental Technical Secretariat.

The nature of the functions is to plan, organize, coordinate, and control the professional, technical, and administrative work of the National Environmental Technical Secretariat. These functions must be applied with broad independence of judgment, in accordance with current legislation, and must be evaluated through accountability for the results of its management.

The functions of the General Directorate are as follows:

• a)Chair, with all necessary powers to do so, the meetings of the Plenary Commission.
• b)Convene ordinary and extraordinary sessions of the Plenary Commission.
• c)Prepare the agenda for ordinary and extraordinary sessions.
• d)Inform the Plenary Commission of the policies and instruments to be applied to environmental assessment mechanisms.
• e)Recommend to the Executive Branch the technical instruments that must regulate the environmental impact assessment based on the policies, guidelines, and strategies defined by the Plenary Commission for their subsequent enactment and publication by Executive Decree.

(As thus amended by Article 3 of the Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

• f)Define general and specific objectives for the preparation of the Institutional Operational Plan, based on the strategic guidelines and long- and medium-term objectives defined by the Plenary Commission.
• g)Implement the legal and regulatory provisions and the operational manuals adopted by the Executive Branch and SETENA, after prior coordination with the Directorate of the Legal Advisory of the Ministry of Environment and Energy.

(As thus amended by Article 3 of the Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

• h)Appoint the heads of the Directorates and departments that make up SETENA, as well as the immediate support staff to the Secretariat.
• i)Coordinate with the technical and administrative directors the correct and effective administration and operation of SETENA.
• j)Represent SETENA, as the national authority in environmental assessment, at regional Central American and international forums held on this subject.
• k)Submit semi-annual reports on the activities of SETENA to the Minister of Environment, Energy, and Telecommunications, in accordance with the stipulations of the Organic Law of the Environment.
• l)Sign the resolutions approving or rejecting environmental feasibility (licenses), environmental assessments, strategic environmental assessments, and the different legal remedies filed before SETENA. As well as the criteria or any other document requiring the signature of the head of the body.
• m)Recommend to the Plenary Commission environmental guidelines, policies, and strategies.
• n)Endorse the job profiles proposed by the Administrative Director for the creation of new positions required by SETENA.
• o)Approve the budget for the proper functioning of SETENA.
• p)Authorize and administer, in coordination with the Administrative Directorate, the budget of the National Environmental Fund and the ordinary budget assigned to SETENA, in accordance with the current legal and administrative provisions.
• q)Promote coordination mechanisms between SETENA and the bodies of MINAET, as well as with other state environmental control entities, in order to achieve better execution of the work to be carried out.
• r)Authorize the accounting movements related to the National Environmental Fund and budgetary movements of SETENA, in accordance with the current legal and administrative provisions.
• s)Represent the Minister of Environment, Energy, and Telecommunications when required to do so.
• t)Prepare a proposed procedures manual for the National Environmental Technical Secretariat and submit it to consideration of the Plenary Commission.
• u)Participate in the review of the Regulation pertaining to SETENA when required.
• v)Any other functions necessary to fulfill its purposes.

(Repealed by Article 5 of Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

The functions of the Department of Information Technology are as follows:

• a)Plan, coordinate, advise on, and monitor an IT Strategic Plan, based primarily on achieving the Institutional Strategy in accordance with the guidelines of the specialty.
• b)Plan, advise on, coordinate, and organize the information systems and IT infrastructure, in accordance with the strategy developed and the programs of the specialty area; all for the fulfillment of institutional objectives and goals.
• c)Coordinate jointly with the senior head, the institutional activities that allow compliance with the policies, guidelines, directives, and strategies of the specialty area.
• d)Coordinate, promote, and advise on the use of information and communication technologies in institutional actions, planning projects aimed at the standardization, integration, and digitization of information.
• e)Plan, coordinate, and advise on projects aimed at technological modernization and digitization of the processes and services of the Institution.
• f)Coordinate interdisciplinary work teams for the elaboration, analysis, and evaluation of preliminary and feasibility studies related to the development and implementation of technologies and information systems for institutional use.
• g)Plan, coordinate, and advise on the preparation of the rules and procedures necessary for the management and development of information technologies, building, in coordination with the senior head, the guidelines and performance indicators to monitor the actions in the specialty area.
• h)Advise on, coordinate, and follow up on initiatives aimed at the development and implementation of information technologies in the Institution through international cooperation in the specialty area.
• i)Coordinate, supervise, and advise for the adequate operability of the institutional information systems and technologies, so that the required technological stability and its effective functioning can be established.
• j)Coordinate, plan, advise on, and supervise the technical support activities for the institution's equipment, ensuring the stability of the mechanisms dependent on this process.
• k)Coordinate, advise on, and supervise the adequate control, safeguarding, and proper use of equipment and programs, as well as the protection of the data stored on them.
• l)Promote the professional development of its collaborators through training processes, in order to improve their performance and fulfillment of institutional objectives.
• m)Plan, advise on, supervise, and develop electronic services and means of communication that support the actions of institutional objectives and goals, promoting adequate use by users.
• n)Coordinate, advise on, and formulate specifications or reference guides necessary for the acquisition of hardware and software, as well as the development of new information systems.
• o)Create, according to current rules and other standards, operating manuals, instructions, and technical instruments and similar tools for use by internal and external users.
• p)Conduct research on the development of information technologies, directing it towards updating, adapting, and implementing new trends in Institutional action; seeking to improve the quality and timeliness of the substantive services provided to users.
• q)Promote, coordinate, and execute actions aimed at implementing contingency measures against threats related to the use of information technologies.
• r)Any other established by the legal framework or assigned by the senior head related to the specialty area.

The functions of the Department of International Cooperation are as follows:

• a)Advise the Secretary General in decision-making regarding the international cooperation policy.
• b)Coordinate actions with the Directorate of International Cooperation and International Relations of MINAET.
• c)Channel the appropriate use of technical and financial cooperation from international donor organizations within SETENA.
• d)Define priorities, tasks, and immediate actions of donor cooperation based on the technical and financial needs of the Departments, the Plenary Commission, and the Secretary General of SETENA.
• e)Represent the Secretary General of SETENA before international technical and financial cooperation organizations, when required.
• f)Receive and attend to international missions from donor organizations when required.
• g)Represent the Secretary General when warranted in International Treaties.
• h)Prepare project proposals within the framework of international technical and financial cooperation.
• i)Advise the Secretary General and the Plenary Commission on matters of international cooperation and international policy.
• j)Follow up on projects being processed with donor agencies of international cooperation, Embassies, Development Cooperation Agencies, Non-Governmental Organizations, and Multilateral Organizations.
• k)Participate in Special Commissions for the analysis of specific projects when required.
• l)Prepare terms of reference for specific SETENA projects.
• m)Participate in the analysis of draft laws concerning different sectors, within the scope of International Cooperation.
• n)Coordinate and plan with the different international cooperation liaisons of MINAET's dependencies, the external cooperation plan.
• o)Serve the general public regarding International Cooperation matters.
• p)Establish and execute action plans for the search for human, financial, logistical, and technological resources, from the institutions represented in SETENA and international cooperation organizations for the proper functioning of the Secretariat.
• q)Prepare the department's procedures manual and submit it to consideration of the Plenary Commission.
• r)Participate in the review of the Regulation pertaining to SETENA when required.
• s)Submit reports to the Secretary General as required on matters within their competence.
• t)All other functions necessary for the effective and efficient fulfillment of its duties and institutional interest.

The functions of the Department of Institutional Planning are as follows:

• a)Guide the process of formulation, approval, follow-up, evaluation, and integration of the institution's operational and strategic plans.
• b)Promote, coordinate, and approve the regulations on planning, follow-up, and evaluation for all institutional action.
• c)Generate and approve the instruments on planning, follow-up, and evaluation for institutional action.
• d)Guide the formulation of the general plans and programs of SETENA in the short, medium, and long term.
• e)Maintain a database to follow up or monitor the activities carried out by the institution to meet the programmed objectives.
• f)Generate reports and informational inputs of a strategic nature, serving as a basis for the formulation of public policies that guide institutional action.
• g)Instruct the different departments of SETENA in the various analyses of the national and environmental context and planning processes and procedures.
• h)Comply with the guidelines and orientations related to the planning and accountability processes issued by the Ministry of National Planning and Economic Policy (MIDEPLAN), the Ministry of Finance, the Office of the Comptroller General of the Republic, the Presidency of the Republic, and the Legislative Assembly, to ensure that the accountability and reporting processes on the institution's actions are carried out fully.
• i)Contribute to the organization, integration, and orientation of the planning, follow-up, and evaluation system at the different levels of the institution.
• j)Plan, direct, advise on, and coordinate the risk assessment process of the institution.
• k)Direct and coordinate the institutional internal control process.
• l)Prepare the Institutional Operational Plan based on the guidelines, strategies, and objectives defined by the Plenary Commission and the Secretary General.
• m)Submit reports to the Secretary General as required on matters within their competence.
• n)Prepare the process manual for SETENA and submit it to consideration of the Plenary Commission.
• o)Participate in the review of the Regulation pertaining to SETENA when required.
• p)All other functions necessary for the effective and efficient fulfillment of its duties and institutional interest.

The functions of the Technical Directorate are as follows:

• a)Provide the necessary technical advice for the proper functioning of SETENA's technical departments.
• b)Review draft laws, regulations, and technical reports related to environmental assessment processes and provide the corresponding reports to the Secretary General.
• c)Follow up, within the scope of its competence, on activities, works, or projects to establish an official communication with the developer of the environmental impact assessment being processed before SETENA, so that it is carried out efficiently and effectively within the established deadlines.
• d)Ensure that the administered party is provided, efficiently and expeditiously, with solutions to their needs, under the concept of a single window, as a technological and suitable platform with the necessary instruments so that on-site the pertinent decisions to resolve the specific case are made, as well as sufficient advice for adequate administration of their administrative case file.
• e)Coordinate meetings with Coordinators of the SETENA technical departments and prepare the aide-mémoire for them.
• f)Coordinate with the Administrative Director the necessary actions to achieve job stability for the officials of the SETENA Technical Department.
• g)Attend hearing requests about the projects being processed in this Secretariat, when required by the Secretary General.
• h)Follow up on the requests of the Plenary Commission regarding projects in process and/or environmental follow-up.
• i)Attend to internal and external inquiries with respect to environmental impact assessment procedures.
• j)Represent the Secretary General when required.
• k)Submit reports to the Secretary General as required on matters within their competence.
• l)Ensure that all the functions of the Technical Departments established in this regulation are fully carried out.
• m)Prepare the Department's Procedures Manual and submit it to consideration of the Plenary Commission.
• n)Participate in the review of the Regulation pertaining to SETENA when required.
• o)All those assigned by the General Directorate.
• p)All other functions necessary for the effective and efficient fulfillment of its duties and institutional interest.

The Coordinators of the Technical Directorate and the Administrative Directorate shall be appointed based on a technical job profile of competencies and managerial skills, as well as requirements of academic background and experience in the environmental field, previously designed, in accordance with what is established by the Civil Service Regime regarding personnel recruitment.

The functions of the Department of Environmental Assessment are as follows:

• a)Issue technical criteria on the environmental assessments of the activities, works, or projects submitted for analysis by SETENA and to resolve appeals filed in administrative and judicial proceedings.
• b)Establish and apply the methodological procedures for environmental assessment.
• c)Define the terms of reference for the environmental impact assessment instrument required for specific activities, works, or projects.
• d)Carry out periodic evaluations of the content of the environmental impact assessment (evaluación de impacto ambiental, EIA) instruments and recommend any modifications that may be appropriate.
• e)Maintain updated statistical information on departmental performance.
• f)Provide accompaniment to users in the environmental assessment process.
• g)Collaborate in the preparation and/or analysis of the environmental guides.
• h)Submit technical reports to the Plenary Commission on administrative and technical non-compliance generated by the developer or environmental consultant.
• i)Contribute with the Department of Institutional Planning in the review and updating of the department's procedures manual.
• j)Prepare technical reports for the General Secretary, when required.
• k)All others necessary for the effective and efficient fulfillment of its functions and institutional interest.

The functions of the Department of Strategic Environmental Assessment are the following:

• a)Evaluate the technical studies of the process of incorporating the environmental variable into regulatory plans (planes reguladores) or other territorial planning proposals according to the technical procedures established by legislation.
• b)Recommend, through a technical opinion before the Plenary Commission, the granting of environmental viability for those territorial planning proposals that are determined to comply with the process of introducing the environmental variable.
• c)Respond in a timely and proper manner to inquiries from citizens as well as public or private entities concerning matters of territorial environmental planning.
• d)Execute periodic environmental monitoring activities or actions for regulatory plans (planes reguladores) or other territorial planning instruments that have been formalized in accordance with all corresponding legislation.
• e)Report to the superior authority the ordinary and extraordinary work reports that the institutional administration determines.
• f)Conduct the field inspections required for each territorial planning proposal in the evaluation process.
• g)Maintain an updated digital information database of strategic environmental assessment procedures.
• h)Carry out periodic evaluations of the content of the strategic environmental assessment instruments and make the modifications that are appropriate.
• i)Issue technical criteria to resolve appeals filed through administrative and judicial channels.
• j)All others necessary for the effective and efficient fulfillment of its functions and institutional interest.

The functions of the Department of Environmental Auditing and Monitoring are the following:

• a)Address environmental complaints filed before SETENA and recommend the corresponding actions.
• b)Carry out environmental monitoring of activities, works, or projects that have an environmental license (licencia) viability to verify compliance with the resolutions issued by the Plenary Commission, the provisions established in the EIA instruments, and the environmental commitments and indicators acquired by the developer.
• c)Conduct environmental audits of projects, works, or activities that have an environmental license (licencia) viability, when required by the Plenary Commission.
• d)Analyze external environmental audits of projects, works, or activities.
• e)Analyze requests for the expansion of projects with environmental viability (license, licencia).
• f)Verify the fulfillment of the functions of the environmental managers appointed to projects with Environmental License Viability -VLA-.
• g)Establish and maintain a registry of the submission of environmental liability reports and logbooks.
• h)Address requests for the return of the amount of the environmental guarantee (garantía ambiental) for the activity, work, or project.
• i)Address the request for the technical closure of the project and recommend the archiving of the administrative file, when appropriate.
• j)Issue technical criteria to resolve appeals filed through administrative and judicial channels.
• k)Prepare and keep updated the department's procedures manual.
• l)Prepare the reports to the General Secretary that are required in matters of its competence.
• m)All other functions necessary for the effective and efficient fulfillment of the institutional interest.

The functions to be carried out by the Regional Offices determined by this Secretariat will be coordinated by the Coordinator of the Department of Environmental Auditing and Monitoring of SETENA; the offices will be attached to the Technical Directorate of SETENA.

The Regional Offices are the executing bodies of the actions and coordination mechanisms for the environmental monitoring of SETENA. These shall be regionalized progressively according to needs.

The progressive opening of one regional office per Conservation Area of the National System of Conservation Areas of MINAET has been arranged, according to the needs and capabilities of the institution, locating them in the facilities determined for this purpose.

The functions of the Regional Offices are the following:

• a)Address complaints filed against projects, works, or activities with a file in SETENA.
• b)Carry out monitoring and control actions for projects with an administrative file in SETENA.
• c)Render technical field reports on environmental monitoring.
• d)Verify the fulfillment of the functions of the environmental managers appointed to projects with Environmental License Viability -VLA-.
• e)All others necessary for the effective and efficient fulfillment of the functions of SETENA and will be under the Direction and Supervision of the Department of Environmental Auditing and Monitoring.

The functions of the Administrative Directorate are:

• a)Plan, direct, coordinate, supervise, control, and evaluate the administrative activities that enable compliance with policies, guidelines, directives, and strategies in administrative matters at all hierarchical levels of the institution, in accordance with the established strategies and programs, to achieve institutional objectives and goals.
• b)Coordinate with the corresponding departments so that budgetary resources are estimated and executed based on the institutional objectives and goals; and following the guidelines of MINAET as well as those of the Ministry of Finance as the governing body.
• c)Propose to the General Secretariat the Preliminary Draft Budget of the Republic, adhering to technical and legal regulations, as well as the guidelines, directives, and standards established by the governing bodies in the matter.
• d)Supervise and evaluate the budget execution process of the Institution, which is carried out through the Ordinary Budget of the Republic.
• e)Coordinate with the Department of Institutional Planning the budget execution reports and the Annual Institutional Plan, which are submitted to the General Secretariat.
• f)Ensure compliance with the budgetary standards established in laws, regulations, guidelines, and directives issued by the Comptroller General of the Republic, the Ministry of Finance, the Ministry of National Planning and Economic Policy (MIDEPLAN), and the dependencies of MINAET in matters of its competence.
• g)Coordinate with the General Secretariat the issuance of directives and guidelines related to the management of budgetary and financial resources, which are mandatory for the various departments of the Institution.
• h)Establish control and monitoring mechanisms to ensure compliance with the Environmental Education Plans.
• i)Establish supervision, control, and monitoring mechanisms to ensure adequate provision of the services offered on the Service Platform.
• j)Propose for approval before the General Secretariat the human resource needs of the different departments of the Institution.
• k)Establish communication mechanisms to coordinate and strengthen links with other dependencies of MINAET, in matters of its competence.
• l)Coordinate and organize institutional administrative policies and procedures, the activities, and the performance of the administrative departments that are part of its Directorate.
• m)Supervise the control and monitoring mechanisms for policies regarding the administration and development of personnel, acquisitions through the supply department, vehicle maintenance, security, courier services, and control of public service expenses.
• n)Guide the control, monitoring, and updating mechanisms for policies regarding the administration of the Institution's real estate.
• o)Ensure the proper control and management of the environmental guarantees (garantías ambientales) that must be provided for each of the projects processed in the Institution.
• p)Establish a mechanism for control, custody, and monitoring of policies regarding the administration of the Institutional archive.
• q)Implement and update the Internal Control System for the Departments under its charge.
• r)Advise and support the Secretariat in carrying out programs, projects, and actions for the implementation of institutional strategies.
• s)Establish control and monitoring mechanisms for the policies, guidelines, directives, resolutions, and strategies issued by both external control bodies and Institutional ones.
• t)Address inquiries made by various public or private persons related to the functions of its competence.
• u)Any other function established by the legal system in matters of its competence.
• v)The functions assigned to it by the General Secretariat in matters of its competence.

The functions of the Administrative-Financial Department are the following:

• a)Plan, direct, coordinate, and control the formulation and evaluation process of the Ordinary Budget, Extraordinary Budget, and the National Environmental Fund Budget assigned to SETENA in coordination with the Administrative Director and ensure their effective execution.
• b)Execute the budgetary movements related to the National Environmental Fund and SETENA's budgets, in accordance with current legal and administrative provisions.
• c)Comply with the legal system and other provisions pertaining to administrative and financial activities.
• d)Manage the acquisition, custody, distribution, and maintenance of material resources and provide the services required for the proper performance of the work carried out by SETENA.
• e)Organize, direct, coordinate, and supervise the effective implementation of administrative and financial systems aimed at improving and supporting the annual operating plans and the allocated resources.
• f)Coordinate with the Human Resources Department of the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications (MINAET), and of the other ministries and State institutions that have designated their officials to provide services at SETENA, regarding the pertinent administrative procedures.
• g)Plan and manage before the Administrative Directorate the job profiles for the creation of new positions required by SETENA in coordination with the Human Resources Department of MINAET.
• h)Carry out the contracting procedures for the positions of SETENA officials, in accordance with the indications of the Administrative Directorate, all in conformity with the current legislation on personnel appointments.
• i)Exercise supervision and control mechanisms over SETENA officials, in relation to administrative performance issues, in coordination with the Administrative Directorate.
• j)Develop administrative processes for continuous improvement in coordination with the other dependencies of the Institution.
• k)Ensure compliance with the standards, methods, techniques, and procedures established by the Comptroller General of the Republic, the Technical Secretariat of the Budgetary Authority, the General Directorate of Civil Service, and the General Supply Office of the Republic.
• l)Report quarterly to the Administrative Directorate and the General Secretary on the level of budget execution of SETENA.
• m)Establish a mechanism to allow control and recording of the amounts of the compliance guarantees for the environmental obligations established by the Plenary Commission.
• n)Keep updated records of the use, maintenance, and control of the vehicle fleet of SETENA.
• o)Keep updated the registry of the institution's assets.
• p)Render the reports to the Administrative Directorate and the General Secretary that are required in matters of its competence.
• q)All others necessary for the effective and efficient fulfillment of its functions and institutional interest.

The functions of the Department of Environmental Education are the following:

• a)Coordinate with the Administrative Directorate and the Department of Institutional Planning the formulation of the Environmental Education and Institutional Training Plan.
• b)Execute the Environmental Education and Institutional Training Plan.
• c)Improve the performance of SETENA officials through the Institutional Environmental Education Plan.
• d)Organize and maintain the records and databases of the institution's staff training.
• e)Keep the archive of environmental education programs and evaluations.
• f)Support, advise, and follow up on the instruction of SETENA personnel in regional offices so that they assume activities specific to Institutional Environmental Education.
• g)Contribute so that the public servant of SETENA, once trained, can actively represent the Institution to improve the technical and human quality of service provided to users.
• h)Promote personal growth in the public servants of SETENA, through the improvement of their knowledge, abilities, and skills.
• i)Promote the technical-cultural knowledge of SETENA personnel to obtain favorable attitudes integrated into institutional performance.
• j)Promote an adequate level of human relations and organizational climate to improve the institutional image.
• k)Coordinate and provide the necessary technical and administrative support for the development of specific environmental education projects subscribed to by SETENA.
• l)Carry out monitoring activities in coordination with the Department of Institutional Planning to evaluate the results of environmental education and ensure compliance with the obligations contracted by SETENA.
• m)All others necessary for the effective and efficient fulfillment of its functions and institutional interest.

The functions of the Department of Service Platform are the following:

• a)Establish direct and personalized communication with all administered parties or users of the services provided by SETENA, through an effective system that uses automated and personalized mechanisms.
• b)Supervise and control the provision of a timely and quality response, according to the requirements and needs of the various users and/or administered parties of the system.
• c)Fulfill a transparent, efficient, and effective service, through standardized instruments that guarantee the quality of the service, as well as the necessary mechanisms for an assertive and active participation of civil society, according to the terms defined by law and regulation.
• d)Verify the payment of service fees and the necessary technical and legal instruments issued in the EIA process, to fulfill the purposes of the Organic Law of the Environment, such as: licenses, registrations, manuals, guides, forms, documents, certifications, certificates, publications, courses.
• e)Provide users and administered parties with timely information on services, procedures, forms, and processes according to the type of procedure and the nature of the activity, work, or project.
• f)Receive, register, and coordinate all activities, works, or projects presented before SETENA according to the EIA instrument established in the respective regulation.
• g)Keep the process for the intake of files to SETENA functioning efficiently, and redistribute the inquiries made by different institutions and users to the corresponding departments.
• h)Deliver to interested users, non-governmental organizations, public institutions, and civil society, through suitable means available, such as: electronic means, telephone, fax, or personally, in writing, the information on the activities, works, or projects that have been submitted for their environmental assessment to this department, their progress status, as well as the preliminary administrative resolutions.
• i)Render the reports to the Administrative Director and the General Secretariat that are required in matters of its competence.
• j)All others necessary for the effective and efficient fulfillment of its functions and institutional interest.

Executive Decree No. 32711-MINAE of July 19, 2005, published in La Gaceta No. 204 of October 24, 2005, "General Regulation on the Organization and Operation of SETENA," is hereby repealed.

This Regulation shall take effect upon its publication.

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the twelfth day of September, two thousand eleven.

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Lo cual puede lograrse a través de una estructura organizativa menos rígida y que responda a los requerimientos actuales de evaluación.

Por tanto,

Reglamento de Organización de la Estructura Interna de Funcionamiento de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental -SETENA-

Del objetivo y organización

El presente Reglamento tiene por objeto regular y desarrollar la estructura orgánica y de funcionamiento interno de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, en adelante SETENA, tomando en consideración lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 91 de la Ley Orgánica del Ambiente y lo establecido en el Reglamento General sobre los Procedimientos de Evaluación de Impacto Ambiental y sus Manuales Técnicos de Evaluación de Impacto Ambiental.

La SETENA contará con la siguiente estructura organizativa: Un Secretario (a) General como titular del órgano, será el superior jerárquico de la Secretaría y fungirá como Presidente de la Comisión Plenaria. Una Comisión Plenaria y una Dirección General denominada Unidad Técnica-Administrativa.

La Secretaría General tendrá a su cargo tres Departamentos de Staff llamados: Departamento de Planificación Institucional, Departamento de Tecnología de la Información y Departamento de Cooperación Internacional.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

La Dirección General (Unidad Técnica Administrativa) estará dividida en dos Direcciones llamadas: Dirección Técnica y Dirección Administrativa. La Dirección Técnica estará conformada por los siguientes Departamentos y Oficinas Regionales: Departamento de Evaluación Ambiental, Departamento de Evaluación Ambiental Estratégica, Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental y Oficinas Regionales. La Dirección Administrativa estará conformada por el Departamento Administrativo-Financiero, Departamento de Educación Ambiental y Departamento de Plataforma de Servicios.

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

(Derogado por el artículo 36 del Reglamento de funcionamiento de la comisión plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 43212 del 31 de agosto de 2021)

Los acuerdos de las diferentes instancias que conforman la SETENA serán notificados al interesado que corresponda, dentro del término de tres días naturales contados a partir de la firma del acto administrativo. Tres días hábiles después de notificado el acto administrativo adquiere su firmeza, de no recurrirse el mismo. Las notificaciones se harán por medio de notificador, o bien en el lugar señalado para tal efecto por el interesado, sea por medio de fax, correo electrónico u otro medio válido, de conformidad con las disposiciones de la Ley General de la Administración Pública y la Ley de Notificaciones, Citaciones y Otras Comunicaciones Judiciales.

En el caso de tratarse de una gestión planteada ante la SETENA, por una Comunidad, la notificación se hará directamente al representante de la misma que se encuentre registrado en el expediente en cuestión, conforme a lo planteado en el párrafo anterior.

En caso de no contarse con el nombre de un representante en particular, la notificación se hará de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública sobre la publicación de los actos.

En materia de órganos colegiados, como en el caso de la Comisión Plenaria de la SETENA, rige lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública en aquellos puntos que no fueron regulados en esta normativa.

La Secretaría Técnica Nacional Ambiental tendrá un (a) Secretario (a) General quien representa al Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones en la Comisión Plenaria de la SETENA, y será el representante legal de la misma en la vía administrativa o judicial cuando corresponda. Será nombrado por el Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones con base a un perfil de competencias y habilidades técnicas y gerenciales, así como los requisitos comprobados de honorabilidad, probidad, rectitud, formación académica, aptitud y experiencia en el campo ambiental. El rango y nivel organizacional que tendrá el (la) Secretario (a) General será de Director General, según las responsabilidades establecidas en el perfil del puesto del Régimen de Servicio Civil.

Son funciones de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental las siguientes:

• a)Analizar las evaluaciones de impacto ambiental y resolverlas dentro de los plazos previstos por la Ley General de la Administración Pública.
• b)Recomendar las acciones necesarias para minimizar el impacto sobre el medio, así como las técnicamente convenientes para recuperarlo.
• c)Atender e investigar las denuncias que se le presenten en lo relativo a la degeneración o al daño ambiental.
• d)Realizar las inspecciones de campo correspondientes antes de emitir sus acuerdos.
• e)Aprobar y presentar informes de labores al Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, en su calidad de Secretario Ejecutivo de la Comisión.
• f)Elaborar guías para las actividades, obras y proyectos de evaluación de impacto ambiental, así como gestionar su disposición y divulgación.
• g)Recomendar a la Comisión, mediante el Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, las políticas y los proyectos de ley sobre el ambiente, surgidos de los sectores de la actividad gubernamental.
• h)Fijar los montos de las garantías para cumplir con las obligaciones ambientales, los cuales deberán depositar los interesados, con la debida periodicidad y el monto de los tratos. Para rendir esas garantías, se estará a lo dispuesto en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
• i)Realizar labores de monitoria y velar por la ejecución de las resoluciones.
• j)Establecer fideicomisos, según lo estipulado en el inciso d) del artículo 93 de la Ley Orgánica del Ambiente.
• k)Cualesquiera otras funciones necesarias para cumplir con sus fines.

Las funciones de la Dirección General serán asumidas por el (la) Secretario (a) General de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental.

La naturaleza de las funciones son las de planificar, organizar, coordinar y controlar las labores profesionales, técnicas y administrativas de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental. Estas funciones deben ser aplicadas con amplia independencia de criterio, de conformidad con la legislación vigente y deben ser evaluadas a través de la rendición de cuentas de los resultados de su gestión.

Son funciones de la Dirección General las siguientes:

• a)Presidir, con todas las facultades necesarias para ello, las reuniones de la Comisión Plenaria.
• b)Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias a la Comisión Plenaria.
• c)Confeccionar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.
• d)Informar a la Comisión Plenaria las políticas e instrumentos que se aplicarán a los mecanismos de evaluación ambiental.
• e)Recomendar al Poder Ejecutivo los instrumentos técnicos que deben regular la evaluación de impacto ambiental basados en las políticas, directrices y estrategias definidas por la Comisión Plenaria para su posterior promulgación y publicación mediante Decreto Ejecutivo.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

• f)Definir objetivos generales y específicos para la elaboración del Plan Operativo Institucional, basados en los lineamientos estratégicos y objetivos de largo y mediano plazo definidos por la Comisión Plenaria.
• g)Poner en ejecución las disposiciones legales, reglamentarias y los manuales operativos adoptados por el Poder Ejecutivo y la SETENA, previa coordinación con la Dirección de la Asesoría Juridica del Ministerio de Ambiente y Energía.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 3° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

• h)Designar los jefes de las Direcciones y departamentos que conforman la SETENA, así como el personal de apoyo inmediato a la Secretaría.
• i)Coordinar con los directores técnico y administrativo la correcta y eficaz administración y funcionamiento de la SETENA.
• j)Representar a la SETENA, como autoridad nacional en evaluación ambiental, en los foros regionales centroamericanos e internacionales que se desarrollen sobre este tema.
• k)Presentar informes semestrales de las actividades de la SETENA al Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, de acuerdo a lo estipulado en la Ley Orgánica del Ambiente.
• l)Firmar las resoluciones de aprobación o rechazo de las viabilidades (licencias) ambientales, de las evaluaciones ambientales, de las evaluaciones ambientales estratégicas y de los distintos recursos legales planteados ante la SETENA. Así como de los criterios o cualquier otro documento que requiera la firma del jerarca del órgano.
• m)Recomendar a la Comisión Plenaria directrices, políticas y estrategias ambientales.
• n)Avalar los perfiles de puestos, planteados por el Director Administrativo, para la creación de nuevas plazas que requiera la SETENA.
• o)Aprobar el presupuesto para el buen funcionamiento de la SETENA.
• p)Autorizar y Administrar en coordinación con la Dirección Administrativa el presupuesto del Fondo Nacional Ambiental y del presupuesto ordinario asignado a la SETENA, de acuerdo con las disposiciones legales y administrativas vigentes.
• q)Promover los mecanismos de coordinación tanto entre la SETENA y los órganos del MINAET, como con los demás entes de control ambiental del Estado, a fin de lograr una mejor ejecución del trabajo a cumplir.
• r)Autorizar los movimientos contables relativos al Fondo Nacional Ambiental y presupuestales de la SETENA, de acuerdo con las disposiciones legales y administrativas vigentes.
• s)Representar al Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones cuando él lo requiera.
• t)Elaborar propuesta del manual de procedimientos de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental y someterlo a consideración de la Comisión Plenaria.
• u)Participar en la revisión de la Reglamentación atinente a SETENA cuando se requiera.
• v)Cualesquiera otras funciones necesarias para cumplir con sus fines.

(Derogado por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

Son funciones del Departamento de Tecnología de la Información las siguientes:

• a)Planificar, coordinar, asesorar y monitorear un Plan Estratégico Informático, fundamentado prioritariamente en el logro de la Estrategia Institucional acorde a los lineamientos de la especialidad.
• b)Planificar, asesorar, coordinar y organizar los sistemas de información y la infraestructura informática, en concordancia con la estrategia elaborada y los programas del área de especialidad; todo para el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
• c)Coordinar en conjunto con el jerarca superior, las actividades institucionales que permitan el cumplimiento de las políticas, lineamientos, directrices y estrategias del área de especialidad.
• d)Coordinar, promover y asesorar sobre el uso de las tecnologías de información y comunicación en el accionar institucional, planificando proyectos tendientes a la estandarización, integración y digitalización de la información.
• e)Planificar, coordinar y asesorar en los proyectos tendientes a la modernización tecnológica y digitalización de los procesos y servicios de la Institución.
• f)Coordinar equipos de trabajo interdisciplinarios para la elaboración, análisis y evaluación de los estudios preliminares y factibilidad relacionados al desarrollo e implementación de tecnologías y sistemas de información de uso institucional.
• g)Planificar, coordinar, asesorar la elaboración de las normas y procedimientos necesarios para la gestión y desarrollo de las tecnologías de la información, construyendo en coordinación con el jerarca superior los lineamientos e indicadores de desempeño que permitan monitorear el accionar en el área de especialidad.
• h)Asesorar, coordinar y dar seguimiento a las iniciativas tendientes al desarrollo e implementación de tecnologías de información en la Institución por medio de cooperación internacional en el área de especialidad.
• i)Coordinar, supervisar y asesorar para la adecuada operatividad de los sistemas de información y tecnologías institucionales, de tal forma que pueda establecerse la estabilidad tecnológica requerida y su efectivo funcionamiento.
• j)Coordinar, planificar, asesorar y supervisar las actividades de soporte técnico a los equipos de la institución, procurando la estabilidad de los mecanismos dependientes de este proceso.
• k)Coordinar, asesorar, supervisar el adecuado control, resguardo y uso adecuado de los equipos y programas, así como la protección de los datos almacenados en ellos.
• l)Promover el desarrollo laboral de sus colaboradores mediante procesos de capacitación, con el fin de mejorar su desempeño y cumplimento de los objetivos institucionales.
• m)Planificar, asesorar, supervisar y desarrollar servicios y medios de comunicación electrónicos que apoyen el accionar de los objetivos y metas institucionales, promoviendo el adecuado uso por parte de los usuarios.
• n)Coordinar, asesorar y formular especificaciones o guías de referencia necesarias para la adquisición de hardware y software, así como el desarrollo de nuevos sistemas de información.
• o)Crear, según las normas y otros estándares vigentes, manuales de operación, instructivos e instrumentos técnicos y similares para el uso de los usuarios internos y externos.
• p)Realizar investigaciones sobre el desarrollo de las tecnologías de la información, orientándolas en procura de actualizar, adecuar e implementar las nuevas tendencias en el accionar Institucional; buscando mejorar la calidad y oportunidad de los servicios sustantivos que se brindan a los usuarios.
• q)Promover, coordinar y ejecutar acciones tendientes a la implementación de medidas de contingencia contra amenazas relacionadas al uso de las tecnologías de la información.
• r)Cualquier otro establecido por el ordenamiento legal o que sea asignado por el jerarca superior relacionada al área de especialidad.

Son funciones del Departamento de Cooperación Internacional las siguientes:

• a)Asesorar a la Secretaría General en la toma de decisiones respecto a la política de cooperación internacional.
• b)Coordinar las acciones con la Dirección de Cooperación Internacional y Relaciones Internacionales del MINAET.
• c)Canalizar el uso adecuado de la cooperación técnica y financiera de los organismos donantes internacionales a lo interno de la SETENA.
• d)Definir prioridades, tareas y acciones inmediatas de la cooperación de los donantes en función de las necesidades técnicas y financieras de los Departamentos, de la Comisión Plenaria y de la Secretaría General de la SETENA.
• e)Representar a la Secretaría General de la SETENA ante organismos internacionales de cooperación técnica y financiera, cuando se requiera.
• f)Recibir y atender misiones internacionales de organismos donantes cuando se requiera.
• g)Representar a la Secretaría General cuando así lo amerite en los Tratados Internacionales.
• h)Elaborar propuestas de proyectos dentro del marco de la cooperación técnica y financiera internacional.
• i)Asesorar a la Secretaría General y a la Comisión Plenaria en materia de cooperación internacional y de política internacional.
• j)Dar seguimiento a los proyectos que se tramitan con las agencias donantes de la cooperación internacional, Embajadas, Agencias de Cooperación para el Desarrollo, Organismos no gubernamentales y Organismos Multilaterales.
• k)Participar en Comisiones Especiales para análisis de proyectos específicos, cuando se requiera.
• l)Elaborar términos de referencia para proyectos específicos de la SETENA.
• m)Participar en el análisis de proyectos de ley referentes a diferentes sectores, en el ámbito de la Cooperación Internacional.
• n)Coordinar y planificar con los distintos enlaces de cooperación internacional de las dependencias del MINAET, el plan de cooperación externa.
• o)Atender al público en general en lo atinente a Cooperación Internacional.
• p)Establecer y ejecutar planes de acción para la búsqueda de recursos humanos, financieros, logísticos, y tecnológicos, ante las instituciones representadas en la SETENA y organismos de cooperación internacional para el buen funcionamiento de la Secretaría.
• q)Elaborar el manual de procedimientos del departamento y someterlo a consideración de la Comisión Plenaria.
• r)Participar en la revisión de la Reglamentación atinente a SETENA cuando se requiera.
• s)Rendir los informes al Secretario (a) General que le sean requeridos en materia de su competencia.
• t)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Son funciones del Departamento de Planificación Institucional las siguientes:

• a)Orientar el proceso de formulación, aprobación, seguimiento y evaluación e integración de los planes operativos y estratégicos de la institución.
• b)Promover, coordinar y aprobar la normativa en materia de planificación, seguimiento y evaluación para toda la acción institucional.
• c)Generar y aprobar los instrumentos en materia de planificación seguimiento y evaluación para la acción institucional.
• d)Orientar la formulación de los planes y programas generales de la SETENA en el corto, mediano y largo plazo.
• e)Mantener una base de datos que permita dar seguimiento o monitoreo a las actividades que desarrolla la institución para cumplir con los objetivos programados.
• f)Generar informes e insumos de información de carácter estratégico, que sirvan como base para la formulación de políticas públicas que guíen la acción institucional.
• g)Inducir a los diferentes departamentos de la SETENA, en los distintos análisis del contexto nacional, ambiental y procesos y procedimientos de planificación.
• h)Cumplir con los lineamientos y orientaciones relacionados con los procesos de planificación y rendición de cuentas emanados por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), el Ministerio de Hacienda, la Contraloría General de la República, la Presidencia de la República y la Asamblea Legislativa, para asegurar que los procesos de rendición de cuentas e informes sobre el accionar de la institución se efectúen a cabalidad.
• i)Contribuir en la organización, integración y orientación del sistema de planificación, seguimiento y evaluación en los diferentes niveles de la institución.
• j)Planificar, dirigir, asesorar y coordinar el proceso de evaluación de riesgos de la institución.
• k)Dirigir y coordinar el proceso de control interno institucional.
• l)Elaborar el Plan Operativo Institucional con base en los lineamientos, estrategias y objetivos definidos por la Comisión Plenaria y el Secretario General.
• m)Rendir los informes al Secretario (a) General que le sean requeridos en materia de su competencia.
• n)Elaborar el manual de procesos de la SETENA y someterlo a consideración de la Comisión Plenaria.
• o)Participar en la revisión de la Reglamentación atinente a SETENA cuando se requiera.
• p)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Son funciones de la Dirección Técnica las siguientes:

• a)Brindar la asesoría técnica necesaria para el buen funcionamiento de los departamentos técnicos de la SETENA.
• b)Revisar proyectos de ley, reglamentos e informes técnicos relacionados con los procesos de evaluación ambiental y suministrar los correspondientes informes a la Secretaría General.
• c)Dar seguimiento dentro del ámbito de su competencia, a las actividades, obras o proyectos con el fin de establecer una comunicación oficial con el desarrollador de la evaluación de impacto ambiental que se encuentra en trámite ante la SETENA, para que así se ejecute de una forma eficiente y efectiva dentro de los plazos establecidos.
• d)Velar para que al administrativo, se le brinde en forma eficiente y de manera expedita las soluciones a sus necesidades, bajo el concepto de ventanilla única, como plataforma tecnológica e idónea con los instrumentos necesarios para que en el sitio se tomen las decisiones pertinentes para resolver el caso concreto, así como la asesoría suficiente para una adecuada administración de su expediente administrativo.
• e)Coordinar reuniones con Coordinadores de los Departamentos técnicos de SETENA y preparar la ayuda memoria de las mismas.
• f)Coordinar con el Director Administrativo las acciones necesarias para lograr la estabilidad laboral de los funcionarios del Departamento Técnico de la SETENA.
• g)Atender solicitudes de audiencia acerca de los proyectos que se tramitan en esta Secretaría, cuando sea requerido por la Secretaría General.
• h)Dar seguimiento a las solicitudes de la Comisión Plenaria acerca de proyectos en trámite y / o seguimiento ambiental.
• i)Atender consultas internas y externas con respecto a los procedimientos de evaluación de impacto ambiental.
• j)Representar a la Secretaría General cuando se le requiera.
• k)Rendir los informes al Secretario (a) General que le sean requeridos en materia de su competencia.
• l)Velar porque todas las funciones de los Departamentos Técnicos de este reglamento se cumplan a cabalidad.
• m)Elaborar el Manual de Procedimientos del departamento y someterlo a consideración de la Comisión Plenaria.
• n)Participar en la revisión de la Reglamentación atinente a SETENA cuando se requiera.
• o)Todas aquellas que le asigne la Dirección General.
• p)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Los Coordinadores de la Dirección Técnica y la Administrativa, serán nombrados con base en un perfil técnico del puesto de competencias y habilidades gerenciales, así como requisitos de formación académica y experiencia en el campo ambiental, previamente diseñado, de conformidad con lo establecido por el Régimen de Servicio Civil en cuanto a la captación de personal.

Son funciones del Departamento de Evaluación Ambiental las siguientes:

• a)Emitir criterio técnico sobre las evaluaciones ambientales de las actividades, obras o proyectos sometidas a análisis de la SETENA y para resolver recursos interpuestos en vía administrativa y judicial.
• b)Establecer y aplicar los procedimientos metodológicos de evaluación ambiental.
• c)Definir los términos de referencia del instrumento de evaluación de impacto ambiental que sean requeridos para actividades, obras o proyectos específicos.
• d)Realizar evaluaciones periódicas del contenido de los instrumentos de evaluación de impacto ambiental y recomendar las modificaciones que procedan.
• e)Mantener información estadística actualizada del desempeño departamental.
• f)Brindar el acompañamiento a los usuarios en el proceso de evaluación ambiental.
• g)Colaborar en la confección y/o análisis de las guías ambientales.
• h)Remitir los informes técnicos a la Comisión Plenaria sobre incumplimientos administrativos y técnicos generados por parte del desarrollador o consultor ambiental.
• i)Contribuir con el Departamento de Planificación Institucional en la revisión y la actualización del manual de procedimientos del departamento.
• j)Elaborar informes técnicos al Secretario (a) General, cuando sea requerido.
• k)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Son funciones del Departamento de Evaluación Ambiental Estratégica las siguientes:

• a)Evaluar los estudios técnicos del proceso de incorporación de la variable ambiental de los planes reguladores u otras propuestas de ordenamiento territorial según los procedimientos técnicos establecidos por la legislación.
• b)Recomendar mediante dictamen técnico ante la Comisión Plenaria el otorgamiento de la viabilidad ambiental para aquellas propuestas de ordenamiento territorial que se determina cumplen con el proceso de la introducción de la variable ambiental.
• c)Responder en tiempo y forma las consultas de la ciudadanía así como de entes públicos o privados lo concerniente a la materia de ordenamiento ambiental territorial.
• d)Ejecutar actividades u acciones periódicas de seguimiento ambiental de los planes reguladores u otros instrumentos de ordenamiento territorial que se han oficializado en concordancia con toda la legislación correspondiente.
• e)Reportar a la autoridad superior los informes de labores ordinarios y extraordinarios que la administración institucional disponga.
• f)Realizar las inspecciones de campo que para cada propuesta de ordenamiento territorial en proceso de evaluación se requieran.
• g)Mantener actualizada una base de información digital de trámites de evaluación ambiental estratégica.
• h)Realizar evaluaciones periódicas del contenido de los instrumentos de evaluación ambiental estratégica y realizar las modificaciones que procedan.
• i)Emitir criterio técnico para resolver recursos interpuestos en vía administrativa y judicial.
• j)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Son funciones del Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambientales las siguientes:

• a)Atender las denuncias ambientales presentadas ante la SETENA y recomendar las acciones que corresponden.
• b)Realizar el seguimiento ambiental a actividades, obras o proyectos que cuentan con viabilidad licencia ambiental para verificar el cumplimiento de las resoluciones emitidas por la Comisión Plenaria, lo establecido en los instrumentos de evaluación de impacto ambiental y los compromisos e indicadores ambientales adquiridos por el desarrollador.
• c)Realizar auditorías ambientales a proyectos, obras o actividades que cuentan con viabilidad licencia ambiental, cuando sea requerido por la Comisión Plenaria.
• d)Analizar auditorías ambientales externas a proyectos, obras o actividades.
• e)Analizar las solicitudes de ampliación de proyectos con viabilidad (licencia) ambiental.
• f)Verificar el cumplimiento de las funciones de los responsables ambientales nombrados en los proyectos con Viabilidad Licencia Ambiental -VLA-.
• g)Establecer y mantener un registro de la presentación de informes de responsabilidad ambiental y de las bitácoras.
• h)Atender las solicitudes de devolución del monto de la garantía ambiental de la actividad obra o proyecto.
• i)Atender la solicitud de cierre técnico del proyecto y recomendar el archivo del expediente administrativo, cuando corresponda.
• j)Emitir criterio técnico para resolver recursos interpuestos en vía administrativa y judicial.
• k)Elaborar y mantener actualizado el manual de procedimientos del departamento.
• l)Elaborar los informes al Secretario (a) General que le sean requeridos en materia de su competencia.
• m)Todas aquellas otras funciones necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento del interés institucional.

Las funciones a desarrollar por las Oficinas Regionales determinadas por esta Secretaría estarán coordinadas por el Coordinador (a) del Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental de la SETENA, las oficinas estarán adscritas a la Dirección Técnica de la SETENA.

Las Oficinas Regionales son los órganos ejecutores de las acciones y mecanismos de coordinación del seguimiento ambiental de la SETENA. Estas se regionalizarán en forma progresiva acorde a las necesidades.

Se ha dispuesto en forma progresiva la apertura de una oficina regional por Área de Conservación del Sistema Nacional de Áreas de Conservación del MINAET, acorde a las necesidades y facultades de la institución, ubicándolas en las instalaciones que para tal efecto se determine.

Sigla Área Ubicación 1 ACG Área Conservación Guanacaste Liberia 2 ACT Área Conservación Tempisque Nicoya 3 ACOPAC Área Conservación Pacífico Central Puriscal 4 ACA-HN Área Conservación Arenal Huetar Norte San Carlos 5 ACAT Área Conservación Arenal Tempisque Tilarán 6 ACLA-C Área de Conservación La Amistad Caribe Limón 7 ACOSA Área Conservación Osa Golfito 8 ACLA-P Área Conservación La Amistad Pacífico San Isidro de Pérez Zeledón 9 ACCVC Área Conservación Cordillera Volcánica Central San Luis de Santo Domingo 10 ACTO Área Conservación Tortuguero Guápiles

Son funciones de las Oficinas Regionales las siguientes:

• a)Atender las denuncias interpuestas a proyectos, obras o actividades con expediente en SETENA.
• b)Realizar acciones de seguimiento y control de proyectos con expediente administrativo en SETENA.
• c)Rendir informes técnicos de campo del seguimiento ambiental.
• d)Verificar el cumplimiento de las funciones de los responsables ambientales nombrados en los proyectos con Viabilidad Licencia Ambiental -VLA- e) Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de las funciones de la SETENA y estarán bajo la Dirección y Supervisión del Departamento de Auditoría y Seguimiento Ambiental.

Son funciones de la Dirección Administrativa:

• a)Planear, dirigir, coordinar, supervisar, controlar y evaluar las actividades administrativas que permitan cumplir con las políticas, lineamientos, directrices y estrategias en materia administrativa en todos los niveles jerárquicos de la institución, en concordancia con las estrategias y programas establecidos, para dar cumplimiento a los objetivos y metas institucionales.
• b)Coordinar con los departamentos que correspondan a efectos de que los recursos presupuestarios se estimen y ejecuten en función de los objetivos y metas Institucionales; y siguiendo los lineamientos del MINAET como los del Ministerio de Hacienda como órgano rector.
• c)Proponerle a la Secretaría General, el Anteproyecto Presupuestario de la República, atendiendo la normativa técnica y jurídica, así como los lineamientos, directrices y normas establecidas por los entes rectores en la materia.
• d)Supervisar y evaluar el proceso de ejecución presupuestaria de la Institución, que se realiza por medio de Presupuesto Ordinario de la República.
• e)Coordinar con el Departamento de Planificación Institucional, los informes de ejecución presupuestaria y el Plan Anual Institucional, que se le remiten a la Secretaría General.
• f)Velar por el acatamiento de las normas presupuestarias establecidas en leyes, reglamentos, lineamientos y directrices emitidas por la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda, Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) y las dependencias del MINAET en la materia de su competencia.
• g)Coordinar con la Secretaría General la emisión de directrices y lineamientos relacionados con la gestión de los recursos presupuestarios, financieros, de acatamiento obligatorio para los diversos departamentos de la Institución.
• h)Establecer los mecanismos de control y seguimiento que permitan velar por el cumplimiento de los Planes de Educación Ambiental.
• i)Establecer mecanismos de supervisión, control y seguimiento que permitan velar por una adecuada prestación de los servicios que se brindan en la Plataforma de Servicios.
• j)Proponer para su aprobación ante la Secretaría General las necesidades de recursos humanos de los diferentes departamentos de la Institución.
• k)Establecer mecanismos de comunicación que permitan coordinar y fortalecer los enlaces con las otras dependencias del MINAET, en la materia de su competencia.
• l)Coordinar y organizar las políticas y procedimientos administrativos institucionales, las actividades y desempeño de los departamentos administrativos que forman parte de su Dirección.
• m)Fiscalizar los mecanismos de control y seguimiento a las políticas en materia de administración y desarrollo del personal, de las adquisiciones por medio de proveeduría, mantenimiento de vehículos, vigilancia, mensajería y control de gastos servicios públicos.
• n)Orientar los mecanismos de control, seguimiento y actualización de las políticas en materia de administración de bienes inmuebles de la Institución.
• o)Velar por el debido control y manejo de las garantías ambientales que deben rendir cada uno de los proyectos que se tramitan en la Institución.
• p)Establecer mecanismo de control, custodia y seguimiento de políticas en materia de administración del archivo Institucional.
• q)Implementar y actualizar el Sistema de Control Interno de los Departamento bajo su cargo.
• r)Asesorar y apoyar a la Secretaría en la realización de programas, proyectos y acciones para la implementación de las estrategias institucionales.
• s)Establecer mecanismos de controles y seguimientos de las políticas, lineamientos, directrices, resoluciones y estrategias emitidas tanto por los entes de control externo como los Institucionales.
• t)Atender consultas que le formulen las diversas personas públicas o privadas relacionadas con las funciones de la materia de su competencia.
• u)Cualquier otra función que le sea establecida por el ordenamiento jurídico en materia de su competencia.
• v)Las funciones que le sean asignadas por la Secretaría General en materia de su competencia.

Son funciones del Departamento Administrativo-Financiero las siguientes:

• a)Planear, dirigir, coordinar y controlar el proceso de formulación y evaluación del Presupuesto Ordinario, Extraordinario y el Presupuesto del Fondo Nacional Ambiental asignado para la SETENA en coordinación con el Director (a) Administrativo (a) y velar por su efectiva ejecución.
• b)Ejecutar los movimientos presupuestarios relativos al Fondo Nacional Ambiental y presupuestales de la SETENA, de acuerdo con las disposiciones legales y administrativas vigentes.
• c)Cumplir con el ordenamiento jurídico y demás disposiciones atinentes a las actividades administrativas y financieras.
• d)Gestionar la adquisición, custodia, distribución y mantenimiento de los recursos materiales y proveer los servicios que se requieran para el buen desempeño de la labor que realiza la SETENA.
• e)Organizar, dirigir, coordinar y supervisar la implementación efectiva de los sistemas administrativos y financieros orientados a mejorar y apoyar los planes anuales operativos y los recursos asignados.
• f)Coordinar con el Departamento de Recursos Humanos del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET), y de los demás ministerios e instituciones del Estado, que hayan designado a sus funcionarios para prestar servicios en la SETENA, respecto a los trámites administrativos pertinentes.
• g)Planificar y gestionar ante la Dirección Administrativa los perfiles de puestos, para la creación de nuevas plazas que requiera la SETENA en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos del MINAET.
• h)Realizar los trámites de contratación de los puestos de los funcionarios de la SETENA, de conformidad con las indicaciones de la Dirección Administrativa, todo de conformidad con la legislación vigente en materia de nombramiento de personal.
• i)Ejercer mecanismos de supervisión y control sobre los funcionarios de la SETENA, en relación con los temas de desempeño administrativo en forma coordinada con la Dirección Administrativa.
• j)Desarrollar procesos administrativos de mejoramiento continuo en coordinación con las otras dependencias de la Institución.
• k)Velar porque se cumplan las normas, métodos, técnicas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, la Dirección General de Servicio Civil y de la Proveeduría General de la República.
• l)Informar trimestralmente a la Dirección Administrativa y al Secretario General, sobre el nivel de ejecución presupuestaria de la SETENA.
• m)Establecer un mecanismo que permita el control y el registro de los montos de las garantías de cumplimiento de las obligaciones ambientales establecidas por la Comisión Plenaria.
• n)Llevar registros actualizados del uso, mantenimiento y control de la flotilla de vehículos de la SETENA.
• o)Mantener actualizado el registro de bienes de la institución.
• p)Rendir los informes a la Dirección Administrativa y a la Secretario (a) General que le sean requeridos en materia de su competencia.
• q)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Son funciones del Departamento de Educación Ambiental las siguientes:

• a)Coordinar con la Dirección Administrativa y el Departamento de Planificación Institucional la formulación del Plan de Educación Ambiental y Capacitación Institucional.
• b)Ejecutar el Plan de Educación Ambiental y Capacitación Institucional.
• c)Mejorar el desempeño de los funcionarios de la SETENA mediante el Plan de Educación Ambiental Institucional.
• d)Organizar y mantener los registros y bases de datos de las capacitaciones del personal de la institución.
• e)Llevar el archivo de programas y evaluaciones de la educación ambiental.
• f)Apoyar, dar asesoría y seguimiento en la instrucción del personal de la SETENA en las oficinas regionales para que asuman actividades propias de Educación Ambiental Institucional.
• g)Contribuir a que el servidor público de la SETENA, una vez capacitado, pueda representar activamente a la Institución para mejorar la calidad técnica y humana de servicio que se brinda a los usuarios.
• h)Promover en los servidores públicos de la SETENA, la superación personal, mediante el perfeccionamiento de sus conocimientos, habilidades y destrezas.
• i)Promover el conocimiento técnico-cultural del personal de la SETENA para obtener actitudes favorables integradas al desempeño institucional.
• j)Promover el nivel adecuado de relación humana y de clima organizacional para mejorar la imagen institucional.
• k)Coordinar y brindar apoyo técnico y administrativo necesario para el desarrollo de proyectos específicos de educación ambiental, suscritos por la SETENA.
• l)Realizar actividades de seguimiento en coordinación con el departamento de planificación institucional, que permitan evaluar los resultados de la educación ambiental y velar porque se cumplan las obligaciones contraídas de la SETENA.
• m)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Son funciones del Departamento de Plataforma de Servicios las siguientes:

• a)Establecer comunicación directa y personalizada a todos los administrados o usuarios de los servicios que brinda la SETENA, a través de un sistema efectivo que utilice mecanismos automatizados y personalizados.
• b)Supervisar y controlar que se brinde una respuesta oportuna y de calidad, según los requerimientos y necesidades de los diversos usuarios y o administrados del sistema.
• c)Cumplir con un servicio transparente, eficiente y eficaz, por medio de instrumentos estandarizados que garanticen la calidad del servicio, así como los mecanismos necesarios para una asertiva y activa participación de la sociedad civil, según los términos que definen la ley y el reglamento.
• d)Verificar el pago de las tarifas de los servicios y de los instrumentos técnicos y legales necesarios que se emitan en el proceso de evaluación de impacto ambiental, para darle cumplimiento a los fines de la Ley Orgánica del Ambiente, tales como: licencias, registros, manuales, guías, formularios, documentos, certificaciones, constancias, publicaciones, cursos.
• e)Suministrar a los usuarios y administrados, la información oportuna sobre los servicios, trámites, formularios y procedimientos según el tipo de trámite y naturaleza de la actividad obra o proyecto.
• f)Ingresar, registrar y coordinar todas las actividades, obras o proyectos, que se presenten ante la SETENA según el instrumento de evaluación de impacto ambiental que se establezca en el reglamento respectivo.
• g)Mantener en eficiente funcionamiento el proceso de ingreso de expedientes a la SETENA, y redistribuir las consultas realizadas por las diferentes instituciones y usuarios a los departamentos que corresponda.
• h)Entregar a los usuarios interesados, organismos no gubernamentales, instituciones públicas, y sociedad civil por medios idóneos, que tenga a disposición, tales como: medios electrónicos, teléfono, fax o en forma personal, por escrito, la información de las actividades, obras o proyectos que se han presentado para su evaluación ambiental en este departamento, el estado de avance de los mismos, así como las resoluciones administrativas preliminares.
• i)Rendir los informes al Director Administrativo y a la Secretaría General, que le sean requeridos en materia de su competencia.
• j)Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones y el interés institucional.

Deróguese el Decreto Ejecutivo Nº 32711-MINAE del 19 de julio de 2005, publicado en La Gaceta Nº 204 del 24 de octubre de 2005, "Reglamento General sobre la Organización y Funcionamiento de la SETENA".

El presente Reglamento rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los doce días del mes de setiembre del dos mil once.