General Regulation on the Organization and Operation of SETENAReglamento General sobre la Organización y Funcionamiento de la SETENA

The purpose of this Regulation is to regulate and develop the organic structure and internal functioning of the National Environmental Technical Secretariat (SETENA), taking into consideration the provisions of articles Nº 83, 84, and 91 of the Organic Law of the Environment.

SETENA shall have the following organizational structure: Plenary Commission, and a technical-administrative unit divided into the Technical Processes called: Institutional Management, Project Administration, with the organizational rank of Department, due to the scope of action and responsibility assigned to them according to the job profiles. Likewise, it shall have a Legal Process and an Administrative one, with the organizational rank of Office.

SETENA officials, in accordance with article Nº 88 of the Organic Law of the Environment, have exclusive dedication and prohibition, as the case may be, for the exercise of their personal, professional, or private activities, for the entire period during which they hold their positions and functions in this Secretariat.

Regardless of whether or not they have exclusive dedication or prohibition, SETENA officials may not hear or issue opinions on those matters in which, by reasons of interest or kinship, their recusal is required, in accordance with Title Two "On Abstention and Recusal" of the General Law of Public Administration.

The Plenary Commission shall be constituted, according to article Nº 85 of the Organic Law of the Environment, by seven officials, who shall meet the appointment profile requirements established in the aforementioned article, and under the conditions indicated in articles Nº 85 and 88 of the Organic Law of the Environment.

The representative of the Ministry of Environment and Energy is the Secretary General, who shall preside over the Plenary Commission. The appointment of the members shall be published by agreement of the Executive Branch.

The members that comprise the Plenary Commission shall be appointed in accordance with what is established by the Organic Law of the Environment, from the names formally designated by the heads of the institutions represented in said Commission, at the request of the Minister of Environment and Energy.

The members of the Plenary Commission shall be appointed based on a profile of competencies and technical-managerial skills, as well as academic training and SETENA, in accordance with the provisions of articles Nº 85 and 88 of the Organic Law of the Environment, Law Nº 7554, without prejudice to holding the position from their respective institution. The swearing-in of the members of the Plenary Commission of SETENA shall be carried out by the Minister of Environment and Energy.

The functions of the Plenary Commission are as follows:

1. Approve or reject the environmental viability (license) (viabilidad (licencia) ambiental) of the environmental impact assessments (Evaluaciones de Impacto Ambiental).

2. Resolve the appeals for revocation (recursos de revocatoria) filed against the administrative resolutions (resoluciones administrativas) it issues.

3. Issue the technical criteria and reports requested of it by other authorities.

4. Recommend the guidelines, policies, instruments, and guides that shall be applied to the environmental impact assessments (Evaluaciones de Impacto Ambiental).

5. Recommend to the Executive Branch the technical-legal instruments that must regulate the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental)-EIA, as well as the specific guides by activity, for their subsequent enactment and publication, by executive decree (decreto ejecutivo).

6. Approve job profiles for the creation of new positions that SETENA requires.

7. Define the strategic guidelines and approve the annual operational plan of SETENA.

8. Resolve, in the cases within its purview, the environmental complaints (denuncias ambientales) filed before SETENA.

9. Participate in the teams of technicians that will analyze the environmental impact assessments (Evaluaciones de Impacto Ambiental) of the activities, works, or projects.

10. Propose to the corresponding technical authorities, within a framework of Strategic Environmental Assessment (Evaluación Ambiental Estratégica), the integration of the environmental impact variable into plans, programs, and policies, at the national scale, the hydrographic basin (cuenca hidrográfica) scale, and the local (hydrographic sub-basin (subcuenca hidrográfica)) scale within the national territory.

11. Analyze and approve, from the point of view of Strategic Environmental Assessment (Evaluación Ambiental Estratégica), the land-use zoning (zonificación de uso del territorio) studies and maps developed on the basis of the environmental fragility (fragilidad ambiental) of the territory and the carrying capacity (capacidad de carga) of geographic spaces.

12. Recommend to the technical staff of SETENA, developers (desarrolladores), and environmental consultants (consultores ambientales) a slate of three (terna) environmental specialist professionals to be hired by SETENA.

13. Convene the holding of public hearings (audiencias públicas).

14. Prepare and approve the guides for the registration and authorization of the professionals who may form the interdisciplinary teams that will prepare the environmental impact assessments (Evaluaciones de Impacto Ambiental), according to article Nº 18 of the Organic Law of the Environment.

15. Authorize and register the professionals who comply with the guides in the preceding subsection.

16. Request any additional analysis or information required to determine the environmental viability (viabilidad ambiental) of the environmental impact studies (estudios de impacto ambiental) and their eventual rejection or approval.

17. Set, according to the economic or productive activity of the activity, work, or project in question, the amount for the environmental guarantees (garantías ambientales) and the amount of the installments (tractos) that the project proponent (proyectista) must satisfy, to ensure compliance with the environmental commitments (compromisos ambientales) approved by SETENA, within the respective environmental assessment (Evaluación Ambiental) processes.

18. Carry out or order that the corresponding field inspections be carried out, prior to approving an environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental).

19. Establish the procedures and apply the necessary measures and actions to supervise, follow up on, and monitor the proper compliance with the obligations to which the proponents commit themselves before, during, and after the completion of the activity, work, or project.

20. Define the complementary environmental measures (medidas ambientales complementarias) when the activity, work, or project undergoes modifications.

21. Propose and update the internal technical and administrative procedures.

22. Establish the necessary mechanisms and coordinate with the corresponding institutions the supply of the necessary baseline information for the fulfillment of its duties.

23. Agree upon and apply the necessary actions for the fulfillment of the sanctions established in the legal system, whether in the case of developers (desarrolladores) or environmental consultants (consultores ambientales) in the General Regulation on Environmental Impact Assessment (Reglamento General de Evaluación de Impacto Ambiental), and when it concerns the officials of the technical and administrative staff of SETENA, request the initiation of a disciplinary procedure in accordance with the Civil Service Statute (Estatuto del Servicio Civil), its regulations, the Internal Work Regulations (Reglamento Interno de Trabajo), or the Labor Code (Código de Trabajo), as applicable.

24. Comply with the resolutions of the Administrative Environmental Tribunal (Tribunal Ambiental Administrativo), regarding the sanctions it imposes, whether measures that directly relate to the activity, work, or project, or whether sanctioning measures against the environmental responsible party (responsable ambiental), in accordance with article 101 of the Organic Law of the Environment.

25. Establish the necessary coordination and cooperation mechanisms between SETENA, other dependencies of the Executive Branch, of the State, or any other person or institution, for the purpose of carrying out the monitoring, follow-up, and supervision of activities, works, or projects subject to an environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) process.

26. All those entrusted to it by the legal system.

1. The Plenary Commission shall meet ordinarily twice a week, on the days and at the times that the body itself agrees upon, without the need for a special call.

2. To meet extraordinarily, days and times may be arranged, but a call to meeting with a minimum of twelve hours' notice will be required. The call may be made verbally or in writing, by the Secretary General or at the request of at least three members of the Plenary Commission.

3. A legal advisor from the National Environmental Technical Secretariat may attend the ordinary and extraordinary sessions, with voice but no vote, if the attendance of the Plenary Commission is so requested.

4. SETENA must, through the Internal Functioning Regulations (Reglamento de Funcionamiento Interno), regulate aspects such as attendance at sessions, disciplinary sanctions, and any other matter necessary to order the functioning of the Plenary Commission.

5. In the temporary absence of the Secretary General from the session of the Plenary Commission, an ad-hoc president shall be appointed from within its membership, who shall coordinate the session, with the powers conferred by law.

From each session, minutes shall be drawn up that shall contain the minute number, time, date, and place where it is held, persons present and absent, as well as the main points of deliberation and agreements reached with their respective number. The minutes shall be approved in the same session, as a firm agreement, as long as it is by unanimity. Otherwise, the agreement shall be ratified at the following session, being approved by simple majority. The minutes shall be signed by the members present at the respective session.

In the event that the Plenary Commission so agrees, some sessions or parts thereof may be supported by magnetic and/or digital media; these recordings may be destroyed 365 days after the session was held.

The structural quorum of the Plenary Commission of SETENA, in accordance with article Nº 85 of the Organic Law of the Environment, is the total number of validly appointed representatives, and the functional quorum is the simple majority of its members. The quorum for the Plenary Commission to validly deliberate shall be five members.

If the Secretary General is absent from the body, the Plenary Commission shall designate a member to preside over the session. In cases of urgency, it may validly deliberate half an hour after the first call to meeting, and for this, the attendance of four of its members shall suffice.

The agreements of the Plenary Commission shall be notified to the corresponding interested party, within the term of three calendar days counted after they become final. The notifications shall be made by means of a server (notificador), at the place indicated for this purpose by the interested party, or by fax or other means, if the interested party has requested so in writing, in accordance with the Law on Notifications (Ley de Notificaciones).

To notify at a designated place, one must be designated within the judicial perimeter (perímetro judicial) of the city of San José.

In the case of a matter (gestión) filed before SETENA by a Community, the notification shall be made directly to its representative registered in the file in question, in accordance with what is set out in the preceding paragraph.

In the event that the name of a particular representative is not available, the notification shall be made in accordance with the provisions of the General Law of the Public Administration.

The Secretary General is the Head of the Technical-Administrative Unit and shall be appointed by the Minister of Environment and Energy based on a profile of competencies and technical - managerial skills, as well as verified requirements of widely recognized honorability, probity, and rectitude, academic training, aptitude, and experience in the environmental field. The organizational rank and level that the Secretary General shall have shall be that of Director, according to the responsibilities established in the job profile.

In the event of a temporary absence of the Secretary General, the Minister of Environment and Energy shall designate an official of SETENA to substitute for him/her temporarily for the period that such absence lasts.

The nature of the functions of the Secretary General are to: plan, organize, coordinate, and control the professional, technical, and administrative work of the National Environmental Technical Secretariat. He/she works with broad independence of judgment, functional, technical, and administrative, in accordance with current legislation. He/she is evaluated through the accountability of the results of his/her management.

The functions of the Secretary General are the following:

1. Preside, with all the necessary powers to do so, over the meetings of the Plenary Commission.

2. Convene ordinary and extraordinary sessions.

3. Prepare the agenda for the ordinary and extraordinary sessions.

4. Notify the agreements and resolutions of the Plenary Commission.

5. Propose to the Plenary Commission the policies and instruments to be applied to the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) mechanisms.

6. Propose to the Plenary Commission the specific guides by project type, forms, and manuals to be applied to the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) mechanisms, for their subsequent enactment and publication by executive decree (decreto ejecutivo), and verify that the same are fed into the File Administration (Administración de Expedientes) and Project Administration (Administración de Proyectos) systems.

7. Implement the legal and regulatory provisions and the operating manuals adopted by the Plenary Commission.

8. Propose and process with the competent authority the job profiles for the creation of new positions required by SETENA.

9. Define strategies for seeking human, financial, logistical, and technological resources from the institutions represented in SETENA and international cooperation organizations for the proper functioning of SETENA.

10. Promote coordination mechanisms between SETENA and the organs of MINAE, as well as with the other environmental control entities of the State, in order to achieve better execution of the work to be performed.

11. Present to the Plenary Commission the evaluations of the efficiency and effectiveness of the Departments of Institutional Management and Project Administration, the Administrative Office, and the Legal Office, through periodic reports on the execution of the Operational Plan and the results of the main established management indicators, whose results shall be presented before the Minister of Environment and Energy and shall be used for the accountability report to society, as well as for the Office of the Comptroller General of the Republic, the Office of the Attorney General of the Republic, the Office of the Ombudsperson (Defensoría de los Habitantes), and others, as required, when warranted.

12. Develop continuous improvement processes in all elements of the institution.

13. Carry out the selection process via competitive examination (concurso) based on a job profile of the heads of the Department of Institutional Management and Project Administration and select based on a slate of three eligible candidates (terna) according to what the regulation establishes. In the event of a lack of candidates (inopia), extend the competitive examination (concurso) to the rest of the staff of the Ministry of Environment and Energy and externally.

14. Execute the designation of the heads of the Departments of Institutional Management and Project Administration, and the heads of the Administrative and Legal Office.

15. Represent SETENA, as the national authority on environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental), in Central American regional and international forums that are held on this subject.

16. Prepare, jointly with the participation of the Plenary Commission and the officials of SETENA, the Strategic and Operation Plan, and an Internal Control System, which the Plenary Commission must approve as instruments of strategic control and accountability to Civil Society, Citizens (Administrados), and other State and Private Entities.

17. Supervise that the Departments of Institutional Management and Project Administration comply with the mechanisms established in the Regulation of Operation for the Simplification of Procedures (Reglamento de Operación de Simplificación de Trámites), automation of technical and administrative systems, procedures, and work tools.

18. Must exercise supervision over the heads of the Departments of Institutional Management and Project Administration, as well as the Legal and Administrative Offices.

19. Authorize the accounting movements related to the National Environmental Fund (Fondo Nacional Ambiental) and budgetary matters of SETENA, in accordance with current legal and administrative provisions.

20. Present semi-annual reports of SETENA's activities to the Minister of Environment and Energy and to the Plenary Commission.

The head of the Department of Institutional Management, the head of the Department of Project Administration, the head of the Legal Process Office, and the head of the Administrative Process Office shall be appointed by the Secretary General based on a technical job profile of competencies and managerial skills, as well as academic training requirements and experience in the environmental field, previously designed.

The designation of the appointee shall be made based on a slate of three (terna) using the hiring mechanisms established by the law.

Nature of the functions of the Department of Institutional Management:

This department is responsible for providing direct and personalized communication to all citizens (administrados) or users of the services provided by SETENA, through an effective system that uses automated and personalized mechanisms. It must supervise and control that a timely and quality response is given, according to the requirements and needs of the various users and/or citizens (administrados) of the system. Likewise, it is responsible for exercising control and follow-up of the works, activities, or projects subject to environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental), and is therefore obliged to verify compliance with the environmental commitments (compromisos ambientales) undertaken by the project proponent (proyectista) or proponent.

The functions of the Department of Institutional Management are the following:

1. Provide users and citizens (administrados) with timely information on services, procedures, forms, and processes according to the type of procedure and nature of the activity, work, or project.

2. Register, record, and coordinate all activities, works, or projects presented before SETENA according to the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) mechanism established in the respective regulation.

3. Receive environmental complaints (denuncias ambientales) and forward them to the Department of Project Administration or to the Administrative Environmental Tribunal (Tribunal Ambiental Administrativo) or other instances, as appropriate.

4. Guarantee the provision of a transparent, efficient, and effective service, through standardized instruments that ensure service quality, as well as the necessary mechanisms for assertive and active participation of civil society, according to the terms defined by law and regulation.

5. Coordinate and organize everything concerning the organization and execution of public hearings (audiencias públicas) that the Plenary Commission orders to be held for a particular activity, work, or project.

6. Administer the library and the Environmental Information System of SETENA.

7. Request the competent accreditation body to keep an updated registry of accredited external environmental consultants (consultores ambientales), and verify that it periodically sends SETENA a list of the physical or legal persons that comprise it.

8. Establish a registry of environmental responsible parties (responsables ambientales).

9. Verify the payment of fees for services and for the technical and legal instruments issued in the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) process, to fulfill the purposes of the Organic Law of the Environment, such as: licenses, registries, manuals, guides, forms, documents, certifications, records, publications, courses.

10. Define mechanisms to evaluate the management of the Department of Institutional Management, as well as the needs, expectations, and requirements of users or citizens (administrados).

11. Provide interested users, non-governmental organizations, public institutions, and civil society, through suitable means at its disposal, such as: electronic means, telephone, fax, or in person, in writing, with information on the activities, works, or projects presented for their environmental viability (viabilidad ambiental), their progress status, as well as the final administrative resolutions (resoluciones administrativas).

12. Supply in printed or electronic form all guides and instruments required by executive decree (decreto ejecutivo) to submit an activity, work, or project to the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) process, after charging the cost of the corresponding service.

13. Implement the File Administration (Administración de Expedientes) system, together with what the Plenary Commission orders in this regard for the activities, works, or projects subject to the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental), and within the scope of its competence, respond to the proponent or project proposer (proyectista) regarding the environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental) in process.

14. Ensure that the proponent or project proponent (proyectista) is provided, efficiently and single window (ventanilla única), with the appropriate technological platform and the necessary instruments, so that on-site decisions are made to resolve the case, as well as sufficient advice for proper administration of their file.

15. Ensure that prior classification of the activities, works, or projects is carried out, and that the deadlines provided for in the regulation are met.

16. Promptly forward to the Department of Project Administration all activities, works, or projects that require an environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental).

17. Render the reports required of it in matters within its competence.

18. Carry out field inspections to evaluate the information presented in the process.

19. Carry out environmental control (control), follow-up (seguimiento), and audit (auditoría ambiental) of all activities, works, or projects subject to an environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental), in accordance with the prioritization and distribution systems established by the Plenary Commission.

20. Verify that the execution of the activity, work, or project is in accordance with the environmental commitments (compromisos ambientales) undertaken by the proponent, project proponent (proyectista), or developer (desarrollador) and as indicated in the information provided to the file.

21. Train the public officials designated as environmental authorities to SETENA in fulfilling the functions entrusted, especially in the environmental control (control) and follow-up (seguimiento) of the activities, works, or projects subject to an environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental).

22. Any others necessary for the effective and efficient fulfillment of its functions.

The nature of the functions of the Department of Project Administration:

This Department is responsible for coordinating and integrating human, technological, and logistical resources to analyze and evaluate all those activities, works, or projects and/or complaints, that the Department of Institutional Management forwards for its attention. It shall provide direct and personalized communication to all users or citizens (administrados) of SETENA, through an effective system that uses automated and personalized mechanisms.

The functions of the Department of Project Administration are the following:

1. Ensure the availability of: the tools required to implement the Project Administration methodology, standardized guides, as well as establishing the profile and competencies of both internal and external human resources that will work on the environmental impact assessments (Evaluaciones de Impacto Ambiental), under a scheme of previously established timelines.

2. Coordinate the procurement of specialized resources for when the hiring of specialized professional services is required. Likewise, when the activity, work, or project warrants it, or when there is a lack of candidates (inopia), backlog of functions, or an increase in the inflow of projects, it shall coordinate the availability of specialists or specialized technical criteria with national and international universities, or with national and international organizations, in order to meet the standards of timely response and service quality.

3. Create and register the file for each activity, work, or project in the Project Administration (Administración de Proyectos) system, establishing the time for each of the stages of the review process for the environmental impact studies (Estudios de Impacto Ambiental) (EsIA) forwarded by the Department of Institutional Management.

4. Plan, organize, integrate, and direct the review processes of the environmental impact studies (Estudios de Impacto Ambiental) (EsIA) forwarded by the Department of Institutional Management.

5. Appoint the coordinators of the technical teams that will evaluate the environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental)-EsIA of the activity, work, or project.

6. Form the teams of professionals who will participate in the review of the environmental impact study (Estudio de Impacto Ambiental)-EsIA of the activity, work, or project, submitted to their cognizance, according to the specialties requested in the terms of reference for its preparation.

7. Prepare the draft Terms of Reference for the preparation of environmental impact studies (Estudios de Impacto Ambiental), to be reviewed and approved by the Plenary Commission.

8. Implement and monitor compliance with the project management methodology for activities, works, or projects that require an environmental impact assessment (Evaluación de Impacto Ambiental).

9. Prepare and process the corresponding documentation for the payment of professional fees to accredited external environmental consultants supporting the review of the Environmental Impact Study (Estudio de Impacto Ambiental-EsIA), when they have been duly contracted.

10. Carry out periodic reviews of the content of the technical and legal instruments used for the preparation and review of activities, works, or projects subject to an Environmental Impact Study and propose the necessary modifications to be submitted for approval to the Plenary Commission (Comisión Plenaria).

11. Verify that the profile of the consultant team that prepared the Environmental Impact Study for an activity, work, or project submitted for environmental impact assessment corresponds to that established in the respective terms of reference or guide.

12. Collect statistical information on the performance of activities, works, or projects, according to their classification, and seek to disseminate it through the written, electronic, and/or digital media available.

13. Train public officials designated as environmental authorities who assist SETENA in fulfilling the functions assigned in this article to this department for activities, works, or projects subject to an Environmental Impact Study.

14. All other functions necessary for the effective and efficient fulfillment of its duties.

The office handling the Legal Process shall fulfill the following functions:

1. Issue a legal opinion regarding compliance with environmental regulations related to any of the environmental impact assessment processes under SETENA's jurisdiction.

2. Advise SETENA on matters related to national and international environmental legislation and related legislation.

3. Ensure compliance with the provisions of the Organic Environmental Law (Ley Orgánica del Ambiente), as well as national legislation and other provisions involved in the analysis of the specific sector.

4. Represent SETENA before other public or private institutions and bodies when delegated by the Secretary General (Secretario General).

5. Participate in the preparation of legal studies and attend to pertinent consultations related to SETENA's competencies.

6. Maintain close coordination with the Legal Department of MINAE.

7. Render such reports as may be required by reason and matter of its competence.

8. Instruct and train SETENA officials, and the general public, regarding environmental legislation.

9. Participate in the sessions of the Plenary Commission, with voice but without vote.

10. Review and formalize the Environmental Logbooks (Bitácoras Ambientales).

11. Any other function required by the Plenary Commission, the Secretary General, the Minister of Environment and Energy (Ministro del Ambiente y Energía), and judicial authorities.

The office handling the Administrative Process shall fulfill the following functions:

1. Prepare, execute, coordinate, supervise, and evaluate the execution of the annual operative plans and the allocated resources.

2. Provide assistance and logistical support for the proper technical and administrative performance of SETENA.

3. Coordinate with the Department or Units of Human Resources of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), and of other State ministries and institutions that have designated their officials to provide services at SETENA, regarding the pertinent administrative procedures.

4. Promote and schedule the education and training of SETENA personnel, in coordination with the Human Resources Department of MINAE and any other institution.

5. Administer, in coordination with the Secretary General, the budget of the National Environmental Fund (Fondo Nacional Ambiental) and the ordinary budget allocated for SETENA.

6. Carry out, when applicable, the necessary administrative analyses to improve the operational capacity of SETENA.

7. Plan, direct, and coordinate the execution of the financial-accounting functions of the different SETENA programs, and ensure compliance with internal provisions for the better development of activities.

8. Prepare and execute ordinary and extraordinary budgets, in coordination with the Financial Department of MINAE.

9. Ensure compliance with the norms, methods, techniques, and procedures established by the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República), the Technical Secretariat of the Budgetary Authority (Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria), the General Directorate of Civil Service (Dirección General del Servicio Civil), and the General Procurement Office of the Republic (Proveeduría General de la República).

10. Report quarterly to the Secretary General and the Plenary Commission on the level of budget execution in SETENA's financial-accounting operations.

11. Propose to the Secretary General the ordinary and extraordinary budget for their respective approval.

12. Keep updated the information necessary for the control and registration of the amounts of the guarantees of compliance with the environmental obligations established by the Plenary Commission.

13. Advise and keep informed the Secretary General, and instruct the personnel, on administrative matters related to the procedures applied.

14. Register the enrollment of environmental consultants.

15. Compile, integrate, prepare, and keep updated the SETENA environmental database for environmental decision-making.

16. Render such reports as may be required in matters of its competence.

Comprehensive environmental assessment process

The functioning of SETENA shall be integrated into a single centralized process, called the Comprehensive Environmental Assessment Process (Proceso Integral de Evaluación Ambiental).

The organizational operating model of the National Environmental Technical Secretariat shall be by project management.

SETENA shall have information systems, as well as adequate material and computer tools, for the timely registration and consultation of the data of each case file (expediente), as well as an executive decree that will integrate the main procedures, instruments, and protocols that intervene in the environmental impact assessment process and that are necessary for its functioning.

The Institutional Management Department is responsible for fulfilling the functions indicated in Article No. 15 of this regulation. It shall be composed of a coordinator, two sections that will have their respective coordinators, and the required administrative and technical personnel.

1. The Institutional Management Department is the first point of contact with the administered party; it will be the one that receives all documentation of activities, works, or projects that must be submitted for processing before SETENA in accordance with current legislation. Likewise, it will receive any request, complaint, or documentation submitted to this Secretariat.

2. It will proceed to review the form or technical instrument determined by SETENA via executive decree and other documents submitted by the proponent or project developer and will identify those that require an environmental impact assessment, in accordance with the provisions of the laws that so establish and the current SETENA Procedures Regulation (Reglamento sobre Procedimientos de la SETENA).

3. It will refer to the Project Management Department (Departamento de Administración de Proyectos) for analysis only those that require preparation of an Environmental Impact Study. In the other cases, it will issue the corresponding opinion and recommendation to the Plenary Commission or, as applicable, to the Secretary General of SETENA.

Within the Institutional Management Department, a section shall be formed that will carry out the control, monitoring, and environmental audit of activities, works, or projects subject to an Environmental Impact Study and that therefore have a case file at SETENA. This group of professionals is also obligated to verify the fulfillment of the environmental commitments assumed by the project developer or proponent.

The Institutional Management Department shall have the information systems and material resources necessary to provide information to the administered party and the general public about the environmental impact assessments and their processing within SETENA, the complaints filed, requirements, guides, and general information.

The Project Management Department is responsible for fulfilling the functions indicated in Article No. 15 of this regulation, especially it is in charge of the technical review of all activities, works, or projects referred by the Institutional Management Department. It shall be composed of a coordinator and administrative and technical personnel.

The Head of the Project Management Department shall designate a Project Coordinator to direct and supervise the analysis process of each activity, work, or project brought to their attention.

1. For the analysis of each project, work, or activity, the Project Management Department shall appoint a technical team that, under the direction of the Project Coordinator and in accordance with the specific guides by activity or project, duly published in accordance with this Regulation, shall define the EIA review requirements and guidelines with which the project, work, or activity must comply, as established in the Environmental Guides (Guías Ambientales) or the Terms of Reference, and shall also maintain continuous communication with the developer.

2. In order to optimize the quality of the review process of the Environmental Impact Studies for activities, works, or projects that so require, SETENA shall comply with the requirement that the technical team responsible for reviewing the document includes a group of professionals of the same scientific and/or technical disciplines as the team of professionals who carried it out.

3. In the event that SETENA does not have sufficient permanent staff, it must ensure compliance with that requirement by applying other mechanisms contemplated in this regulation or any other permitted by current legislation.

1. The Project Coordinator shall be responsible for ensuring that their work team verifies that the project complies with the guidelines established in the guides or, failing that, the Terms of Reference, as well as the deadlines defined by the Project Management Department, the provisions of this Regulation, and the legal and regulatory provisions on environmental matters.

2. Upon completion of the review of the EIA for the project, work, or activity, the Project Coordinator, based on the report from their technical team, shall prepare a written technical opinion to be submitted to the Secretary General for the knowledge of the Plenary Commission, which shall include the recommendation on the viability or not of the activity, work, or project in question.

The Project Management Department shall request the competent body to keep an updated registry of accredited external environmental consultants in accordance with current legislation, to participate in any of the stages of the environmental impact assessment process that the National Environmental Technical Secretariat is responsible for, and the periodic submission of the respective lists. The Executive Branch, in the respective executive decree, shall establish the procedures and requirements that will regulate the process of contracting or designating external-accredited environmental consultants.

In the case of foreign natural persons, the regulations and procedures established in current legislation shall be followed.

In order to guarantee objectivity in the criteria used by those involved in the preparation, review, and control and monitoring of environmental impact assessments, and transparency throughout the process, the group of professionals that prepares an environmental impact assessment for a specific activity, work, or project must be different from the group of professionals that reviews it, and simultaneously, both teams of professionals must be different from the group that will subsequently carry out the respective environmental control and monitoring.

All technical, administrative, and legal personnel of the Project Management Department may form specific and temporary work teams while each project, work, or activity is underway. The personnel of each work team shall report directly to the assigned Project Coordinator.

Executive Decree No. 25705 MINAE, of October 17, 1996, published in La Gaceta No. 11 of January 16, 1997, "SETENA Procedures Regulation" (Reglamento sobre procedimientos de la SETENA), is hereby repealed.

This Regulation shall become effective upon its publication.

Given at the Presidency of the Republic.—San José, on the nineteenth day of July, two thousand five.

El presente Reglamento tiene por objeto regular y desarrollar la estructura orgánica y de funcionamiento interno de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA), tomando en consideración lo dispuesto en los artículos Nº 83, 84 y 91 de la Ley Orgánica del Ambiente.

La SETENA contará con la siguiente estructura organizativa: Comisión Plenaria, y una unidad técnica-administrativa dividida en los Procesos Técnicos denominados: Gestión Institucional, Administración de Proyectos, con rango organizacional de Departamento, por el ámbito de acción y responsabilidad asignada a los mismos según los perfiles de los puestos. Asimismo, contará con un Proceso Legal y otro Administrativo, con rango organizacional de Oficina.

Los funcionarios de la SETENA, de conformidad con el artículo Nº 88 de la Ley Orgánica del Ambiente, tienen dedicación exclusiva y prohibición, según sea el caso, para el ejercicio de sus actividades personales, profesionales o particulares, por todo el período de tiempo que duren en sus cargos y funciones en esta Secretaría.

Independientemente de si tienen o no dedicación exclusiva o prohibición, los funcionarios de la SETENA, no podrán conocer ni emitir dictámenes en aquellos asuntos en que por razones de interés o de parentesco se requiera su inhibición, de conformidad con el Título Segundo "De la Abstención y Recusación" de la Ley General de la Administración Pública.

La Comisión Plenaria estará constituida según el artículo Nº 85 de la Ley Orgánica del Ambiente por siete funcionarios, quienes cumplirán con los requisitos de perfil de nombramiento que se establece en el artículo precitado, y bajo las condiciones que se indican en los artículos Nº 85 y 88 de la Ley Orgánica del Ambiente.

El representante del Ministerio del Ambiente y Energía es el Secretario General, el cual presidirá la Comisión Plenaria. El nombramiento de los miembros se publicará mediante acuerdo del Poder Ejecutivo.

Los miembros que conforman la Comisión Plenaria serán nombrados de conformidad con lo establecido por la Ley Orgánica del Ambiente, de los nombres que designen formalmente los jerarcas de las instituciones representadas en dicha Comisión, a petición del Ministro del Ambiente y Energía.

Los miembros de la Comisión Plenaria serán nombrados con base en un perfil de competencias y habilidades técnicas-gerenciales, así como requisitos de formación académica y con lo establecido en los artículos Nº 85 y 88 de la Ley Orgánica del Ambiente, Ley Nº 7554, sin perjuicio de ocupar el puesto de su respectiva institución. La juramentación de los miembros de la Comisión Plenaria de la SETENA se llevará a cabo por medio del Ministro de Ambiente y Energía.

Son funciones de la Comisión Plenaria las siguientes:

1. Aprobar o rechazar la viabilidad (licencia) ambiental de las Evaluaciones de Impacto Ambiental.

2. Resolver los recursos de revocatoria que se presenten contra las resoluciones administrativas que emita.

3. Emitir los criterios e informes técnicos que le sean requeridos por otras autoridades.

4. Recomendar las directrices, las políticas, los instrumentos, las guías, que se aplicarán a las Evaluaciones de Impacto Ambiental.

5. Recomendar al Poder Ejecutivo los instrumentos técnico-legales que deben regular la Evaluación de Impacto Ambiental-EIA, así como, las guías específicas por actividad, para su posterior promulgación y publicación, mediante decreto ejecutivo.

6. Aprobar los perfiles de puestos, para la creación de nuevas plazas que requiera la SETENA.

7. Definir los lineamientos estratégicos y aprobar el plan anual operativo de la SETENA.

8. Resolver, en los casos que le compete, sobre las denuncias ambientales planteadas ante la SETENA.

9. Participar en los equipos de técnicos que analizarán las Evaluaciones de Impacto Ambiental de las actividades, obras o proyectos.

10. Proponer a las autoridades técnicas correspondientes, dentro de un marco de Evaluación Ambiental Estratégica, la integración de la variable de impacto ambiental dentro de los planes, programas y políticas, tanto a escala nacional, de cuenca hidrográ.ca, como local (subcuenca hidrográ.ca) dentro del territorio nacional.

11. Analizar y aprobar, desde el punto de vista de la Evaluación Ambiental Estratégica, los estudios y los mapas de zonificación de uso del territorio desarrollados sobre la base de la fragilidad ambiental del territorio y de la capacidad de carga de los espacios geográficos.

12. Recomendar al cuerpo técnico de la SETENA, desarrolladores y consultores ambientales de una terna a los profesionales especialistas ambientales a contratar por la SETENA.

13. Convocar la realización de audiencias públicas.

14. Elaborar y aprobar las guías para la inscripción y autorización de los profesionales que podrán integrar los equipos interdisciplinarios que elaborarán las Evaluaciones de Impacto Ambiental, según el artículo Nº 18 de la Ley Orgánica del Ambiente.

15. Autorizar e inscribir a los profesionales que cumplan con las guías del inciso anterior.

16. Solicitar cualquier análisis o información adicional, que se requiera para determinar la viabilidad ambiental de los estudios de impacto ambiental y su eventual rechazo o aprobación.

17. Fijar según la actividad económica o productiva de que trate la actividad, obra o proyecto, el monto por concepto de garantías ambientales y el monto de los tractos, que deberá satisfacer el proyectista, para asegurar el cumplimiento de los compromisos ambientales aprobados por la SETENA, dentro de los respectivos procesos de Evaluación Ambiental.

18. Realizar o bien disponer que se realicen las inspecciones de campo correspondientes, previo a aprobar un Estudio de Impacto Ambiental.

19. Establecer los procedimientos y aplicar las medidas y acciones necesarias para supervisar, dar seguimiento y vigilar el adecuado cumplimiento de las obligaciones a que se comprometen los proponentes antes, durante y después de concluida la actividad, obra o proyecto.

20. Definir las medidas ambientales complementarias, cuando la actividad, obra o proyecto sufra modificaciones.

21. Proponer y actualizar los procedimientos técnicos y administrativos internos.

22. Establecer los mecanismos necesarios y coordinar con las instituciones correspondientes, el suministro de la información base necesaria, para el cumplimiento de sus atribuciones.

23. Acordar y aplicar las acciones necesarias, para el .el cumplimiento de las sanciones establecidas en el ordenamiento jurídico según se trate de desarrolladores o consultores ambientales en el Reglamento General de Evaluación de Impacto Ambiental y cuando se trate de los funcionarios del cuerpo técnico y administrativo de la SETENA, solicitar la apertura del procedimiento disciplinario de conformidad con el Estatuto del Servicio Civil, su reglamento, el Reglamento Interno de Trabajo o el Código de Trabajo, según corresponda.

24. Acatar las resoluciones del Tribunal Ambiental Administrativo, en cuanto a las sanciones que éste imponga, ya se trate de medidas que directamente se relacionan con la actividad, obra o proyecto, o bien, que se trate de medidas sancionatorias en contra del responsable ambiental, de conformidad con el artículo 101 de la Ley Orgánica del Ambiente.

25. Establecer los mecanismos necesarios de coordinación y cooperación entre la SETENA, otras dependencias del Poder Ejecutivo, del Estado o cualesquiera otras personas e instituciones, a efectos de realizar las labores de monitoreo, seguimiento y supervisión de actividades, obras o proyectos sometidos a un proceso de Evaluación de Impacto Ambiental.

26. Todas aquellas que el ordenamiento jurídico le encomiende.

1. La Comisión Plenaria se reunirá ordinariamente dos veces por semana, en días y horas que el propio órgano acuerde, sin necesidad de convocatoria especial.

2. Para reunirse en forma extraordinaria, podrán habilitarse días y horas, pero será necesaria una convocatoria con una antelación mínima de doce horas. La convocatoria podrá hacerse de forma verbal o escrita, por parte del Secretario General o a solicitud de por lo menos tres miembros de la Comisión Plenaria.

3. A las sesiones ordinarias y extraordinarias podrá asistir un asesor legal de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental, con voz pero sin voto, si así solicita la asistencia de la Comisión Plenaria.

4. La SETENA deberá por medio del Reglamento de Funcionamiento Interno, regular aspectos tales, como la asistencia a las sesiones, sanciones disciplinarias y cualquier otro necesario para ordenar el funcionamiento de la Comisión Plenaria.

5. En ausencia temporal del Secretario General a la sesión de la Comisión Plenaria, se nombrará de su seno a un presidente ad-hoc, quien coordinará la sesión, con facultades de ley.

De cada sesión se levantará un acta que contendrá número de acta, hora, fecha y lugar en que se celebra, personas presentes y ausentes, así como los puntos principales de deliberación y acuerdos tomados con su respectivo número. Las actas se aprobarán en la misma sesión, como acuerdo firme, siempre y cuando sea por unanimidad. En caso contrario, se ratificará el acuerdo en la siguiente sesión, aprobándose por mayoría simple. Las actas serán firmadas por los miembros presentes en la respectiva sesión.

En caso de que así lo acordase la Comisión Plenaria, algunas sesiones o parte de éstas, podrán ser respaldadas por medios magnetofónicos y/o digitales, estas grabaciones podrán ser destruidas a los 365 días de efectuada la misma.

El quórum estructural de la Comisión Plenaria de la SETENA, de conformidad con el artículo Nº 85 de la Ley Orgánica del Ambiente, es la del total de los representantes válidamente nombrados y el quórum funcional, es de la mayoría simple de sus miembros. El quórum para que la Comisión Plenaria pueda sesionar válidamente será de cinco miembros.

Si el Secretario General se ausenta de su seno, la Comisión Plenaria designará un miembro para que presida la sesión. En casos de urgencia podrá sesionar válidamente media hora después de la primera convocatoria y para ello, será suficiente la asistencia de cuatro de sus miembros.

Los acuerdos de la Comisión Plenaria serán notificados al interesado que corresponda, dentro del término de tres días naturales contados después de adquirir su firmeza. Las notificaciones se harán por medio de notificador, en el lugar señalado para tal efecto por el interesado o por fax u otro medio, si el interesado lo ha solicitado así por escrito, de conformidad con la Ley de Notificaciones.

Para notificar en un lugar señalado se debe designar uno dentro del perímetro judicial de la ciudad de San José.

En el caso de tratarse de una gestión planteada ante la SETENA, por una Comunidad, la notificación se hará directamente al representante de la misma que se encuentre registrado en el expediente en cuestión conforme a lo planteado en el párrafo anterior.

En caso de no contarse con el nombre de un representante en particular, la notificación se hará de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública.

El Secretario(a) General es el Jefe de la Unidad Técnica-Administrativa será nombrado por el Ministro(a) de Ambiente y Energía con base a un perfil de competencias y habilidades técnicas - gerenciales, así como requisitos comprobados de honorabilidad, probidad y rectitud ampliamente reconocidos de formación académica, aptitud y experiencia en el campo ambiental. El rango y nivel organizacional que tendrá el Secretario(a) General será de Director, según las responsabilidades establecidas en el perfil del puesto.

En caso de ausencia temporal del Secretario General el Ministro del Ambiente y Energía designará a un funcionario de la SETENA para que lo sustituya temporalmente por el período que perdure tal ausencia.

La naturaleza de las funciones del Secretario (a) General son las de: planificar, organizar, coordinar y controlar las labores profesionales, técnicas y administrativas de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental. Trabaja con amplia independencia de criterio, funcional, técnica y administrativa de conformidad con la legislación vigente. Es evaluado a través de la rendición de cuentas de los resultados de su gestión.

Son funciones del Secretario General, las siguientes:

1. Presidir, con todas las facultades necesarias para ello, las reuniones de la Comisión Plenaria.

2. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.

3. Confeccionar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

4. Notificar los acuerdos y resoluciones de la Comisión Plenaria.

5. Proponer a la Comisión Plenaria las políticas e instrumentos que se aplicarán a los mecanismos de Evaluación de Impacto Ambiental.

6. Proponer a la Comisión Plenaria las guías específicas por tipo de proyecto, formularios y manuales que se aplicarán a los mecanismos de Evaluación de Impacto Ambiental, para su posterior promulgación y publicación mediante decreto ejecutivo, y verificar, que los mismos sean alimentados en los sistemas de Administración de Expedientes y Administración de Proyectos.

7. Poner en ejecución las disposiciones legales, reglamentarias y los manuales operativos adoptados por la Comisión Plenaria.

8. Proponer y gestionar a la autoridad competente los perfiles de puestos, para la creación de nuevas plazas que requiera la SETENA.

9. Definir estrategias de búsqueda de recursos humanos, financieros, logísticos, y tecnológicos, ante las instituciones representadas en la SETENA, y organismos de cooperación internacional para el buen funcionamiento de la SETENA.

10. Promover los mecanismos de coordinación tanto entre la SETENA y los órganos del MINAE, como con los demás entes de control ambiental del Estado, a .n de lograr una mejor ejecución del trabajo a cumplir.

11. Presentar a la Comisión Plenaria las evaluaciones de la eficiencia y eficacia de los Departamentos de Gestión Institucional, de Administración de Proyectos, la Oficina Administrativa y Legal, a través de informes periódicos sobre la ejecución del Plan Operativo y de los resultados de los principales índices de gestión establecidos, cuyos resultados serán presentados ante el Ministro del Ambiente y Energía y serán utilizados para el informe de rendición de cuentas de la sociedad, así como para la Contraloría General de la República, Procuraduría General de la República, Defensoría de los Habitantes y otros, que se requieran, cuando se amerite.

12. Desarrollar procesos de mejoramiento continuo en todos los elementos de la institución.

13. Realizar el proceso de selección vía concurso con base a un perfil de puesto de los jefes de Departamento de Gestión Institucional y Administración de Proyectos y seleccionar con base a una terna de elegibles según lo que establece el reglamento. En caso de inopia, extender el concurso al resto de personal del Ministerio de Ambiente y Energía y a nivel externo.

14. Ejecutar la designación de los jefes de los Departamentos de Gestión Institucional y Administración de Proyectos, jefes de Oficina Administrativa y Legal.

15. Representar a la SETENA, como autoridad nacional en Evaluación de Impacto Ambiental, en los foros regionales centroamericanos e internacionales que se desarrollen sobre este tema.

16. Elaborar conjuntamente con la participación de la Comisión Plenaria y de los funcionarios de la SETENA el Plan Estratégico y de Operación, y un Sistema de Control Interno, que deberá aprobar la Comisión Plenaria como instrumentos de control estratégico y de rendición de cuentas a la Sociedad Civil, Administrados y otros entes Estatales y Privados.

17. Supervisar que los Departamentos de Gestión Institucional y Administración de Proyectos cumplan con los mecanismos establecidos en el Reglamento de Operación de Simplificación de Trámites, automatización de los sistemas técnicos y administrativos, procedimientos y herramientas de trabajo.

18. Debe ejercer supervisión sobre los jefes de los Departamentos de Gestión Institucional y Administración de Proyectos, así como de las Oficinas Legal y Administrativa.

19. Autorizar los movimientos contables relativos al Fondo Nacional Ambiental y presupuestales de la SETENA, de acuerdo con las disposiciones legales y administrativas vigentes.

20. Presentar informes semestrales de las actividades de la SETENA al Ministro del Ambiente y Energía y a la Comisión Plenaria.

El jefe del Departamento de Gestión Institucional, el jefe de Departamento de Administración de Proyectos, el jefe de la Oficina del Proceso Legal y el jefe de la Oficina del Proceso Administrativo, serán nombrados por el Secretario General con base en un perfil técnico del puesto de competencias y habilidades gerenciales, así como requisitos de formación académica y experiencia en el campo ambiental, previamente diseñado.

La designación del nombrado se realizará con base en una terna utilizando los mecanismos de contratación que establece la ley.

Naturaleza de las funciones del Departamento de Gestión Institucional:

Este departamento es el responsable que se brinde una comunicación directa y personalizada a todos los administrados o usuarios de los servicios que brinda la SETENA, a través de un sistema efectivo que utilice mecanismos automatizados y personalizados. Debe supervisar y controlar que se brinde una respuesta oportuna y de calidad, según los requerimientos y necesidades de los diversos usuarios y o administrados del sistema. Asimismo, es el responsable de ejercer el control y seguimiento de las obras, actividades o proyectos sometidos a Estudio de Impacto Ambiental, por lo que está obligada a verificar el cumplimiento de los compromisos ambientales asumidos por el proyectista o proponente.

Son funciones del Departamento de Gestión Institucional las siguientes:

1. Suministrar a los usuarios y administrados, la información oportuna sobre los servicios, trámites, formularios y procedimientos según el tipo de trámite y naturaleza de la actividad, obra o proyecto.

2. Ingresar, registrar y coordinar todas las actividades, obras o proyectos que se presenten ante la SETENA según el mecanismo de Evaluación de Impacto Ambiental que se establezca en el reglamento respectivo.

3. Recibir las denuncias ambientales y dar traslado de las mismas al Departamento de Administración de Proyectos o al Tribunal Ambiental Administrativo u otras instancias, según corresponda.

4. Garantizar el cumplimiento de un servicio transparente, eficiente y eficaz, por medio de instrumentos estandarizados que garanticen la calidad del servicio, así como los mecanismos necesarios para una asertiva y activa participación de la sociedad civil, según los términos que definen la ley y el reglamento.

5. Coordinar y organizar lo concerniente a la organización y ejecución de las audiencias públicas que ordene celebrar la Comisión Plenaria para una determinada actividad, obra o proyecto.

6. Administrar la biblioteca y el Sistema de Información Ambiental de la SETENA.

7. Solicitar al órgano competente de acreditación que mantenga actualizado un registro de consultores ambientales externos acreditados, y verificar que aquel remita periódicamente a la SETENA un listado de las personas físicas o jurídicas que lo conforman.

8. Establecer un registro de responsables ambientales.

9. Verificar el pago de las tarifas de los servicios y de los instrumentos técnicos y legales necesarios que se emitan en el proceso de Evaluación de Impacto Ambiental, para darle cumplimiento a los fines de la Ley Orgánica del Ambiente, tales como: licencias, registros, manuales, guías, formularios, documentos, certificaciones, constancias, publicaciones, cursos.

10. Definir mecanismos para evaluar la gestión del Departamento de Gestión Institucional, así como las necesidades, expectativas y requerimientos de los usuarios o administrados.

11. Entregar a los usuarios interesados, organismos no gubernamentales, instituciones públicas, y sociedad civil por medios idóneos, que tenga a disposición, tales como: medios electrónicos, teléfono, fax o en forma personal, por escrito, la información de las actividades, obras o proyectos que se han presentado para su viabilidad ambiental, el estado de avance de los mismos, así como las resoluciones administrativas finales.

12. Suministrar en forma impresa o electrónica todas las guías e instrumentos que se requieren por decreto ejecutivo para presentar a trámite de Evaluación de Impacto Ambiental una actividad, obra o proyecto, previo cobro del costo del servicio correspondiente.

13. Implementar el sistema de Administración de Expedientes, junto con lo que al respecto le ordene la Comisión Plenaria en las actividades, obras o proyectos sometidos a la Evaluación de Impacto Ambiental, y dentro del ámbito de su competencia, dar respuesta al proponente o proyectista sobre la Evaluación de Impacto Ambiental en trámite.

14. Velar para que se le brinden al proponente o proyectista, en forma eficiente y de manera expedita las soluciones a sus necesidades, bajo el concepto de ventanilla única, con la plataforma tecnológica idónea y los instrumentos necesarios, para que en el sitio se tomen las decisiones pertinentes para resolver el caso, así como la asesoría suficiente para una adecuada administración de su expediente.

15. Velar para que se realice la clasificación previa de las actividades, obras o proyectos, y se cumpla con los plazos previstos en el reglamento.

16. Trasladar oportunamente al Departamento de Administración de Proyectos, todas las actividades, obras o proyectos que requieran de Estudio de Impacto Ambiental.

17. Rendir los informes que le sean requeridos en materia de su competencia.

18. Realizar inspecciones de campo a efecto de evaluar la información que se le presente a trámite.

19. Realizar el control, seguimiento y auditoría ambiental de todas las actividades, obras o proyectos sometidos a Estudio de Impacto Ambiental, conforme a los sistemas de priorización y distribución que establezca la Comisión Plenaria.

20. Verificar que la ejecución de la actividad, obra o proyecto está conforme con los compromisos ambientales asumidos por el proponente, proyectista o desarrollador y según lo indicado en la información aportada al expediente.

21. Capacitar a los funcionarios públicos que se designen como autoridades ambientales que a la SETENA en el cumplimiento de las funciones encomendadas especialmente en el control y seguimiento ambiental de las actividades, obras o proyectos sometidos a Estudio de Impacto Ambiental.

22. Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones.

La naturaleza de las funciones del Departamento de Administración de Proyectos:

Este Departamento es el responsable de coordinar e integrar los recursos humanos, tecnológicos y logísticos para analizar, evaluar todas aquellas actividades, obras o proyectos y o denuncias, que el Departamento de Gestión Institucional traslade para su atención. Brindará una comunicación directa y personalizada a todos los usuarios o administrados de la SETENA, a través de un sistema efectivo que utilice mecanismos automatizados y personalizados.

Son funciones del Departamento de Administración de Proyectos las siguientes:

1. Procurar que se cuenten con: las herramientas requeridas para implementar la metodología de Administración de Proyectos, las guías estandarizadas, así como establecer el perfil y las competencias del recurso humano tanto interno como externo que trabajará en las Evaluaciones de Impacto Ambiental, bajo un esquema de tiempos previamente establecidos.

2. Coordinar, la consecución de recursos especializados para cuando se requiera la contratación de servicios profesionales especializados. Asimismo, cuando la actividad, obra o proyecto lo amerite, o bien exista inopia o recargo de funciones o aumento de ingreso de proyectos, coordinará la disponibilidad de especialistas o criterios técnicos especializados con universidades nacionales e internacionales, o con organismos nacionales e internacionales, con el objeto de cumplir con los estándares de respuesta de oportunidad y calidad del servicio.

3. Crear y registrar el expediente de cada actividad, obra o proyecto en el sistema de Administración de Proyectos, estableciendo el tiempo para cada una de las etapas del proceso de revisión de los Estudios de Impacto Ambiental (EsIA) remitidos por el Departamento de Gestión Institucional.

4. Planificar, organizar, integrar y dirigir los procesos de revisión de los Estudios de Impacto Ambiental (EsIA) remitidos por el Departamento de Gestión Institucional.

5. Nombrar a los coordinadores de los equipos técnicos que evaluarán el Estudio de Impacto Ambiental-EsIA de la actividad, obra o proyecto.

6. Conformar los equipos de profesionales que participarán en la revisión del Estudio de Impacto Ambiental-EsIA de la actividad, obra o proyecto, sometidos a su conocimiento, según las especialidades solicitadas en los términos de referencia para la elaboración del mismo.

7. Preparar los proyectos de Términos de Referencia para la elaboración de Estudios de Impacto Ambiental, para que sean revisados y aprobados por la Comisión Plenaria.

8. Implementar, y controlar el cumplimiento de la metodología de Administración de Proyectos, para las actividades, obras o proyectos que requieran Evaluación de Impacto Ambiental.

9. Preparar y tramitar la documentación correspondiente para la cancelación de honorarios profesionales a consultores ambientales externos - acreditados de apoyo de la revisión del Estudio de Impacto Ambiental-EsIA, cuando éstos hayan sido debidamente contratados.

10. Realizar revisiones periódicas del contenido de los instrumentos técnicos y legales empleados para la elaboración, revisión de las actividades, obras o proyectos sometidos a Estudio de Impacto Ambiental y proponer las modificaciones necesarias para ser presentadas a trámite de aprobación a la Comisión Plenaria.

11. Verificar que el perfil del equipo de consultores que preparó el Estudio de Impacto Ambiental de una actividad, obra o proyecto que se presenta a Evaluación de Impacto Ambiental corresponda al establecido en los términos de referencia o guía respectiva.

12. Recopilar información estadística sobre el desempeño en las actividades, obras o proyectos, según su clasificación y procurar divulgarla por los medios escritos, electrónicos y/o digitales de que disponga.

13. Capacitar a los funcionarios públicos que se designen como autoridades ambientales que coadyuven con la SETENA en el cumplimiento de las funciones encomendadas en este artículo a este departamento para las actividades, obras o proyectos sometidos a Estudio de Impacto Ambiental.

14. Todas aquellas otras necesarias para el efectivo y eficiente cumplimiento de sus funciones.

La oficina que atiende el Proceso Legal deberá cumplir con las siguientes funciones:

1. Emitir criterio jurídico, respecto al cumplimiento de la normativa ambiental relacionada con cualquiera de los procesos de Evaluación de Impacto Ambiental de competencia de la SETENA.

2. Asesorar a la SETENA, en aspectos relacionados con la legislación ambiental nacional e internacional y legislación conexa.

3. Velar por el .el cumplimiento de las disposiciones de la Ley Orgánica del Ambiente, así como de la legislación nacional y otras disposiciones involucradas en el análisis del sector específico.

4. Representar a la SETENA ante otras instituciones y organismos públicos o privados, cuando el Secretario General lo delegue.

5. Participar en la elaboración de estudios de carácter legal y atender las consultas pertinentes, relacionadas con las competencias de la SETENA.

6. Mantener una estrecha coordinación con el Departamento Legal del MINAE.

7. Rendir los informes que le sean requeridos en razón y materia de su competencia.

8. Instruir y capacitar a los funcionarios de la SETENA, y al público en general, respecto de la legislación en materia ambiental.

9. Participar en las sesiones de la Comisión Plenaria, con voz pero sin voto.

10. Revisar y oficializar las Bitácoras Ambientales.

11. Cualquier otra que le sea requerida por la Comisión Plenaria, el Secretario General, el Ministro del Ambiente y Energía y autoridades judiciales.

La oficina que atiende el Proceso Administrativo deberá cumplir con las siguientes funciones:

1. Elaborar, ejecutar, coordinar, supervisar y evaluar la ejecución de los planes anuales operativos y de los recursos asignados.

2. Proporcionar la asistencia y el apoyo logístico para el buen desempeño técnico y administrativo de la SETENA.

3. Coordinar con el Departamento o Unidades de Recursos Humanos, del Ministerio del Ambiente y Energía (MINAE), y de los demás ministerios e instituciones del Estado, que hayan designado a sus funcionarios para prestar servicios en la SETENA, respecto a los trámites administrativos pertinentes.

4. Promover y programar la formación y capacitación del personal de la SETENA, en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos del MINAE y de cualquier otra institución.

5. Administrar en coordinación con el Secretario General, el presupuesto del Fondo Nacional Ambiental y del presupuesto ordinario, asignado para la SETENA.

6. Realizar cuando corresponda, los análisis administrativos necesarios para mejorar la capacidad operativa de la SETENA.

7. Planear, dirigir y coordinar la ejecución de las funciones financiero contables de los diferentes programas de la SETENA, y velar porque se cumplan las disposiciones internas para el mejor desarrollo de las actividades.

8. Preparar y ejecutar los presupuestos ordinarios y extraordinarios, en coordinación con el Departamento Financiero del MINAE.

9. Velar porque se cumplan las normas, métodos, técnicas y procedimientos establecidos por la Contraloría General de la República, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, la Dirección General del Servicio Civil, y de la Proveeduría General de la República.

10. Informar trimestralmente al Secretario General y a la Comisión Plenaria, sobre el nivel de ejecución presupuestaria en las operaciones financiero contables de la SETENA.

11. Proponer al Secretario General, el presupuesto ordinario y extraordinario para su respectiva aprobación.

12. Mantener actualizada la información necesaria para el control y el registro de los montos de las garantías de cumplimiento de las obligaciones ambientales establecidas por la Comisión Plenaria.

13. Asesorar y mantener informado al Secretario General, e instruir al personal, sobre asuntos administrativos relacionados con los procedimientos que se aplican.

14. Registrar la inscripción de los consultores ambientales.

15. Recopilar, integrar, elaborar y mantener actualizada la base de datos ambientales de la SETENA, para la toma de decisiones ambientales.

16. Rendir los informes que le sean requeridos en materia de su competencia.

Proceso integral de evaluación ambiental

El funcionamiento de la SETENA, se integrará en un solo proceso centralizado, denominado Proceso Integral de Evaluación Ambiental.

El modelo organizacional de operación de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental será por administración de proyectos.

La SETENA contará con los sistemas de información, así como herramientas materiales e informáticas adecuadas, para el registro y consulta oportuna de los datos de cada expediente, así como también con un decreto ejecutivo que integrará los principales procedimientos, instrumentos y protocolos que intervienen en el proceso de Evaluación de Impacto Ambiental y que sean necesarios para su funcionamiento.

El Departamento de Gestión Institucional es el encargado de cumplir con las funciones indicadas en el artículo Nº 15 del presente reglamento. Estará conformado por un coordinador, dos secciones que tendrán sus respectivos coordinadores y por el personal administrativo y técnico que requiera.

1. El Departamento de Gestión Institucional es el primer punto de contacto con el administrado, será el que recibe toda la documentación de las actividades, obras o proyectos que requieran presentarse a trámite ante la SETENA de acuerdo con la legislación vigente. Asimismo, recibirá toda solicitud, denuncia o documentación que se presente a esta Secretaría.

2. Procederá a la revisión del formulario o instrumento técnico que vía decreto ejecutivo la SETENA determine y demás documentos presentados por el proponente o proyectista e identificará los que requieren de Evaluación de Impacto Ambiental, de acuerdo con lo establecido en las leyes que así lo establezcan y en el Reglamento sobre Procedimientos de la SETENA vigente.

3. Remitirá al Departamento de Administración de Proyectos para su análisis, únicamente los que requieran elaborar Estudio de Impacto Ambiental. En los demás casos, emitirá el criterio y recomendación correspondiente a la Comisión Plenaria o en su caso al Secretario General de la SETENA.

Dentro del Departamento de Gestión Institucional se conformará una sección que llevará a cabo el control, seguimiento y auditoría ambiental de las actividades, obras o proyectos sometidos a Estudio de Impacto Ambiental y que por lo tanto cuentan con expediente en la SETENA. Este grupo de profesionales está obligado además a verificar el cumplimiento de los compromisos ambientales asumidos por el proyectista o proponente.

El Departamento de Gestión Institucional contará con los sistemas de información y recursos materiales necesarios para poder brindar información al administrado y público en general sobre las Evaluaciones de Impacto Ambiental y su trámite a lo interno de la SETENA, las denuncias presentadas, requisitos, guías e información en general.

El Departamento de Administración de Proyectos es el encargado de cumplir con las funciones señaladas en el artículo Nº 15 del presente reglamento, especialmente es el encargado de la revisión técnica de todas las actividades, obras o proyectos remitidos por el Departamento de Gestión Institucional. Estará conformado por un coordinador y por el personal administrativo y técnico.

El Jefe del Departamento de Administración de Proyectos designará un Coordinador de Proyecto para que dirija y supervise el proceso de análisis de cada actividad, obra o proyecto que le eleven a su conocimiento.

1. Para el análisis de cada proyecto, obra o actividad, el Departamento de Administración de Proyectos nombrará un equipo técnico que bajo la dirección del Coordinador de Proyecto y de acuerdo a las guías específicas por actividad o proyecto, debidamente publicadas de conformidad con el presente Reglamento, definirá los requisitos y lineamientos de revisión de EIA con los que debe cumplir el proyecto, obra o actividad, conforme a lo establecido en las Guías Ambientales o los Términos de Referencia, y además, mantendrá comunicación continua con el desarrollador.

2. Con el fin de optimizar la calidad del proceso de revisión de los Estudios de Impacto Ambiental de actividades, obras o proyectos que así lo requieran, la SETENA cumplirá con el requisito que el equipo técnico responsable de la revisión del documento, cuente con un grupo de profesionales de las mismas disciplinas científicos y/o técnicos que el del equipo de profesionales que los realizó.

3. En el caso de que la SETENA no cuente con el personal de planta suficiente deberá asegurar el cumplimiento de ese requisito con la aplicación de otros mecanismos contemplados en el presente reglamento o por cualquier otro permitido por la legislación vigente.

1. El Coordinador del Proyecto será el responsable de que su equipo de trabajo verifique que el proyecto cumpla con los lineamientos establecidos en las guías o en su defecto, los Términos de Referencia, así como los plazos definidos por el Departamento de Administración de Proyectos, las disposiciones de este Reglamento y las disposiciones legales y reglamentarias en materia ambiental.

2. Finalizada la revisión de la EIA del proyecto, obra o actividad, el Coordinador del Proyecto, con base en el informe de su equipo técnico, preparará un dictamen técnico escrito que elevará, al Secretario General para conocimiento de la Comisión Plenaria, el que incluirá la recomendación sobre viabilidad o no de la actividad, obra o proyecto en cuestión.

El Departamento de Administración de Proyectos solicitará al órgano competente mantener actualizado un registro de consultores ambientales externos acreditados de conformidad con la legislación vigente, para participar en cualquiera de las etapas del proceso de Evaluación de Impacto Ambiental que tiene a cargo la Secretaría Técnica Nacional Ambiental y el envío periódico de las listas respectivas. El Poder Ejecutivo en el decreto ejecutivo respectivo establecerá los procedimientos y requisitos que regularán el proceso de contratación o designación de los consultores ambientales externos-acreditados.

En el caso de personas físicas extranjeras, se seguirán las regulaciones y procedimientos establecidos en la legislación vigente.

A fin de garantizar la objetividad en los criterios utilizados por los involucrados en la elaboración, revisión y control y seguimiento de las Evaluaciones de Impacto Ambiental y la transparencia en todo el proceso, el grupo de profesionales que elabore una Evaluación de Impacto Ambiental de una determinada actividad, obra o proyecto, deberá ser diferente al grupo de profesionales que la revisa y a la vez, ambos equipos de profesionales deberán ser diferentes del grupo que posteriormente ejecutará el control y seguimiento ambiental respectivo.

Todo el personal técnico, administrativo y legal del Departamento de Administración de Proyectos podrá conformar los equipos de trabajo específicos y temporales mientras está en marcha cada proyecto, obra o actividad. El personal de cada equipo de trabajo se reportará directamente al Coordinador del Proyecto asignado.

Deróguese el Decreto Ejecutivo Nº 25705 MINAE, del 17 de octubre de 1996, publicado en La Gaceta Nº 11 del 16 de enero de 1997, "Reglamento sobre procedimientos de la SETENA".

El presente Reglamento rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los diecinueve días del mes de julio del dos mil cinco.