Rules of Procedure of the SETENA Plenary CommissionReglamento de Funcionamiento de la Comisión Plenaria de SETENA

These Regulations regulate the operation of the Plenary Commission of the National Environmental Technical Secretariat (SETENA). For anything not regulated in these regulations, the provisions for collegiate bodies of the General Law of Public Administration No. 6227 shall apply.

ITS HIERARCHY AND POWERS

The Plenary Commission is the technical decision-making body for the final administrative act of granting environmental feasibility (environmental licensing) (viabilidad (licenciamiento ambiental)) by SETENA, as well as for the actions described in Article 84 of the Organic Environmental Law.

The powers of the Plenary Commission are:

a. To approve or reject the technical recommendation for granting environmental feasibility (license) (viabilidad (licencia) ambiental) for the environmental impact assessments (evaluaciones de impacto ambiental) of activities, works, or projects; resolving within the timeframes provided by the General Law of Public Administration No. 6227. The rejection must be legally or technically justified.

b. To approve or reject the technical recommendation for granting environmental feasibility (license) (viabilidad (licencia) ambiental) for regulatory plans, environmental master plans, or other land-use or territorial planning that has been submitted to SETENA, in compliance with the procedure for introducing the environmental variable into planning and in accordance with the opinion issued by the Administrative Technical Unit. The rejection must be technically justified.

c. To analyze the technical reports of the Administrative Technical Unit, in order to resolve based on the recommendations and actions necessary to minimize the impact generated by the activity, work, or project, as well as those technically effective for mitigating, compensating for, or preventing the environmental impacts generated.

d. To resolve on the complaints submitted to it in accordance with the technical reports brought to its attention by the Administrative Technical Unit, directly or by the Environmental Comptroller's Office, as appropriate.

e. To conduct, when deemed necessary, field inspections of activities, works, or projects, accompanied by the technical party or other entities deemed necessary, for activities, works, or projects with high environmental impact, when the Plenary Commission requires additional elements of judgment prior to issuing its agreements. An absolute majority of the members shall be required to agree to the inspection.

f. To set the amounts of the guarantees to comply with environmental obligations, which must be deposited by the interested parties, with the due periodicity and the amount of the installments.

g. To resolve the legal appeals filed against the administrative resolutions issued by this Secretariat.

h. To take cognizance of the directives, policies, and environmental strategies proposed by the General Directorate, when the latter so deems appropriate.

i. To approve modifications exceeding twenty percent (20%) of an activity, work, or project, in accordance with the current legal framework.

j. To grant private hearings requested by SETENA users.

k. To convene public hearings that, in the opinion of the Plenary Commission, are required within the Environmental Assessment processes.

l. To participate in the review of Regulations pertaining to SETENA, when requested by the General Directorate.

m. To order the execution of the legal sanctioning processes, according to the rules of due process in matters of Environmental Assessment, and consequently to order the environmental compensatory measures and the sanctions within its competence as per Article 99 of the Organic Environmental Law and the rules determined in the General Regulation on the Procedures for Environmental Assessment, Decree 31849-MINAE-S-MAG-MOPT-MEIC.

n. All those entrusted to it by the legal system.

ITS COMPOSITION AND FACULTIES

a. A representative of the Minister of Environment and Energy, who shall be the Secretary General.

b. A representative of the Ministry of Health, with a specialty in sanitary engineering.

c. A representative of the Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers, with a specialty in hydrology.

d. A representative of the Ministry of Agriculture and Livestock, with a specialty in agronomy.

e. A representative of the Ministry of Public Works and Transport, with a specialty in civil engineering.

f. A representative of the Costa Rican Institute of Electricity (ICE), with a specialty in energy development.

g. A representative of the state universities, with a specialty in biology.

The members of the National Environmental Technical Secretariat shall be full-time officials, with exclusive dedication and prohibition from exercising their personal, professional, or private activities. The heads shall proceed, by agreement with SETENA, to permanently transfer the official, so that they dedicate themselves full- time to the tasks entrusted by law and regulation. It shall be absolutely prohibited for said representatives to exercise functions other than those inherent to their condition as a member of the Plenary Commission.

For the representative of the universities, it shall be the universities, by common agreement, that will elect their shortlist and communicate to the Minister of Environment and Energy the shortlist chosen in accordance with Article 5 of these regulations.

For the purpose of composing the Plenary Commission, once the term of appointment has expired, the Minister of Environment and Energy shall request from the institutions represented on the Plenary Commission a shortlist of three candidates who meet the characteristics indicated in Article 4 above. Once the shortlists have been received, the Minister, together with the Technical Secretary of SETENA, shall proceed within a period of 8 business days to select the candidate who best suits the needs of the position and shall communicate this to the respective head. The appointments made for the corresponding period shall enter into possession of their positions upon taking oath before the Minister of Environment and Energy, of which a record shall be kept.

The applications and appointments made must be compiled in an administrative file for each of the institutions belonging to the Plenary Commission, in which, in addition to the above, the verification of the credentials of the applicants and the appointed members must be recorded. The custody of said files shall fall to the Human Resources Department of SETENA.

The members of the Plenary Commission shall be appointed for periods of six years. In even-numbered years, the representatives of the Costa Rican Institute of Electricity (ICE), the Ministry of Agriculture and Livestock, and the Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers shall be appointed. And in odd-numbered years, the representatives of the Ministry of Health, the representative of the State Universities, and of the Ministry of Public Works and Transport. For this purpose, the Human Resources Department of SETENA shall forward to the General Directorate, two months in advance, the list of members who must be replaced, so that the Directorate may send the Minister the note requesting nomination to the corresponding entities. For this, the procedure established in Article 5 of these regulations shall be followed. The members of the Plenary Commission may be proposed for re-election by the respective institution, and may not hold the position for consecutive periods. They may not hold the position for more than two periods.

Whoever holds the position of Secretary General of SETENA shall act as the representative of the Minister of Environment and Energy in accordance with Article 12 of Decree 36815-MINAET.

In the event that a member of the Plenary Commission cannot continue exercising the position for which they were appointed, the Minister of Environment and Energy, together with the Secretary General of SETENA, shall proceed to make the appointment from the remaining shortlist of the respective institution, to occupy the position for the remaining term of the original appointment. In exceptional cases, if it is not possible to constitute a shortlist, a new shortlist shall be requested from the respective institution.

In addition to the seven members of the Plenary Commission, the person who occupies the position of the Secretariat of Minutes shall attend the sessions; likewise, a legal advisor from the Ministry of Environment and Energy shall attend when expressly summoned by the Presidency of the Plenary Commission.

(Thus amended by Article 4 of Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

The Presidency of the Plenary Commission shall be exercised by the person who occupies the position of Secretary General of SETENA.

The person who holds the position of President of the Plenary Commission shall have the following faculties and duties:

a. To preside over, open, suspend, and close, with all the faculties necessary for this, the sessions of the Plenary Commission.

b. To ensure that the Plenary Commission complies with the laws and regulations relating to its function.

c. To set general directives and give instructions regarding the formal aspects of the work of the Plenary Commission.

d. To convene extraordinary sessions.

e. To prepare the Agenda of the sessions, taking into account, where applicable, the requests of the other members, formulated in advance.

f. To resolve any matter in the event of a tie, in which case they shall have a casting vote.

g. To establish the form and procedure by which the matters submitted to the Plenary Commission for consideration shall be voted on.

h. To appoint the committees required for the execution of certain specific actions or activities.

i. To sign the Minutes together with the person acting as the Secretary of the Plenary Commission, or in their absence or by designation, with the person in charge of the Secretariat of Minutes. In accordance with the General Law of Public Administration, the minutes must also be signed by the members who issue a dissenting vote.

j. To represent the Plenary Commission in cases where the General Secretariat or the Ministry of Environment and Energy so indicate.

k. To appoint the person who will be in charge of the Secretariat of Minutes.

The Vice President shall be elected from among the members of the Plenary Commission.

For all purposes, the Vice Presidency shall substitute the Presidency in its absences, in which case its actions shall be governed by the provisions of Article 11 of these Regulations.

The Plenary Commission may elect from among its members a secretary, whose functions and duties shall be:

• a)To sign the minutes together with the President and the person acting as the Secretary of Minutes.
• b)In cases where the President of the Plenary Commission so requires, to collaborate in preparing the agenda.

If no secretary of the Commission is appointed, the Secretariat of Minutes shall assume the functions thereof.

The faculties and duties of the members of the Plenary Commission are:

a. To cast their vote, regarding matters submitted for consideration to the Plenary Commission, except in those cases where, in accordance with Article 230 of the General Law of Public Administration No. 6227, they must recuse themselves. In this case, the provisions of Article 234 of the cited legal body must be followed. They may not hear or issue an opinion on matters in which, for reasons of interest or kinship, their recusal is required, in accordance with Title Two "On Abstention and Recusal" of the General Law of Public Administration.

b. To participate in the committees that the Presidency of the Plenary Commission delegates to them.

c. To formulate the motions and proposals they consider appropriate.

d. To request and make use of the floor, as many times as they deem necessary, according to the rules established in accordance with the provisions of Article 11, subsection c) of these Regulations.

e. To request review, modification, or clarification of the agreements of the Plenary Commission.

f. To attend the ordinary, extraordinary sessions, and official acts to which they are summoned.

g. To timely communicate to the Secretariat of Minutes, the reasons that prevent them from attending sessions.

h. To request authorization from the Presidency to withdraw during sessions, for justified reasons.

i. To present a sworn declaration of assets in accordance with current regulations.

In case of absence or illness, and in general when any just cause arises, the members of the Plenary Commission shall be substituted in the following manner:

a. The Presidency shall be substituted by the Vice Presidency.

b. In the absence of both, a Member person shall be designated, within the Plenary Commission, to preside ad hoc.

c. The absence of the other members shall not be substituted but must still be justified.

The technical reports that are submitted for consideration and approval to the Plenary Commission must be reviewed and studied by all its members, placing special emphasis on the base specialty of their appointment. The reports shall contain the technical recommendation for the decision-making of the Plenary Commission. For said analysis, checklists shall be established with which the members may facilitate their review. Any opposition to the recommendation of the respective technical department must be duly substantiated by the dissenting member.

THE SECRETARIAT OF MINUTES

For the processing of matters submitted for consideration to the Plenary Commission and with the functions indicated in the following article, there shall be a Secretariat of Minutes attached to the collegiate body. The head, appointed by the Plenary Commission, shall perform their duties full-time, and shall have the duty to maintain confidentiality regarding the matters discussed within the Plenary Commission.

To fulfill its functions, the Secretariat of Minutes shall have the support of human resources from officials of the institution or assigned to it.

In the event of absence of the person in charge of the Secretariat of Minutes, they shall be substituted by an a.i. Secretariat.

(Thus amended by Article 4 of Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

(Repealed by Article 5 of Executive Decree No. 44859 of December 18, 2024)

The Secretary of Minutes shall have the following functions and duties:

a. To prepare the minutes of the sessions of the Plenary Commission. The sessions may be recorded, subject to the prior agreement of the members of the Plenary Commission.

b. To present at the session all the documents, reports, and background information related to the matters included on the Agenda.

c. To transcribe the minutes into the corresponding ledger and arrange for the signature of the presidency.

d. To follow up on and monitor the execution of the agreements and resolutions of the Plenary Commission and to periodically inform the members of their processing status.

e. To coordinate with the Presidency, or in its absence with the Vice Presidency, the content of the Agenda.

f. To keep a sequential record of the agreements reached by the Plenary Commission per year.

g. To advise and provide the members of the Plenary Commission, expeditiously, the information or documents that they request on any matter of interest in the performance of their functions.

h. To keep the archive containing the texts of laws, regulations, decrees, and directives for the use of the Plenary Commission up to date.

i. To prepare and send the Agenda to the members and, if summoned by the Presidency, to the auxiliary persons.

j. To coordinate and execute all matters of an administrative and logistical nature for the proper functioning of the Secretariat of Minutes and the Plenary Commission.

k. To create and assemble a file for each session, in which all documentation related to it is incorporated, duly foliated, sequentially, for consultation and custody.

l. To receive, review, and process correspondence.

m. To issue certifications of agreements and documents contained in the archives of the Secretariat.

n. To arrange for the legalization of the Official Minute Books of the Plenary Commission before the MINAE Audit Office.

o. To sign the minute book, in the absence of the Secretariat of the Plenary Commission, together with the Presidency.

p. To keep an updated record of the physical or electronic address where members of the Plenary Commission will receive agendas and documentation, as well as telephone numbers where they can be located.

q. To communicate and sign in due course the agreements adopted by the Plenary Commission.

r. To present a sworn declaration of assets in accordance with current regulations.

s. To maintain timely communication with the different departments of SETENA, as well as with Public and Private Institutions; relating to the management of matters submitted for consideration to the Plenary Commission.

t. To establish controls that guarantee efficacy and efficiency in the performance of the Unit's activities.

u. To prepare the schedule of inspections to be carried out during the following quarter, according to the need and urgency and as provided by the General Secretariat of SETENA.

v. To include on the SETENA Website, the minutes approved by the Plenary Commission.

w. Any others assigned to it by laws and regulations, the Presidency of the Plenary Commission, or the Plenary Commission.

THE OPERATION OF THE PLENARY COMMISSION

The person in charge of the Secretariat of Minutes must submit to the consideration of the presidency, in advance, all documentation, whether external or internal, that enters the Secretariat, to determine its inclusion on the corresponding Agenda.

The Presidency or the Plenary Commission, by agreement, shall establish the deadline for the inclusion of documents on the Agenda of the next session.

The Secretariat of Minutes shall deliver to the members of the Plenary Commission, to the email address assigned by SETENA, the Agenda, the minutes to be approved, and the pertinent documentation of the matters to be discussed at the respective session, at least twenty-four hours in advance.

The Secretariat of Minutes, when expressly requested by a member of the Plenary Commission, must record verbatim in the Minutes their statements, made during the session, whether in-person or virtual. Otherwise, the minutes shall be recorded in summary form of what was discussed.

THE SESSIONS OF THE COMMISSION

The Plenary Commission must meet ordinarily four times a week. The sessions shall be held at SETENA, unless due to justified circumstances they must be held virtually. The time and days for the holding of sessions shall be agreed upon by an absolute majority of the totality of the Plenary Commission, at the beginning of the appointment period, without prejudice to the possibility that later, by the same majority, its modification may be ordered.

To meet in ordinary session, no special convocation shall be necessary.

The convocation to extraordinary sessions must be made at least twenty-four hours in advance by the Presidency of the Plenary Commission, indicating the matters to be addressed. The convocation shall be accompanied by the Agenda and only the aspects stated therein may be discussed.

In cases of urgency, so qualified by the Presidency of the Plenary Commission, the convocation period may be reduced to twelve hours. The convocation to extraordinary sessions shall be communicated in writing via email.

The requirements of the period and the formalities for the convocation to extraordinary sessions shall not apply when all members of the body are present and they so agree unanimously.

Exceptionally, by a reasoned decision taken by a majority of the members in the previous in-person session, communicated by the President of the Commission, the sessions shall be held virtually.

A virtual session is understood to be one that is carried out through the use of any of the information and communication technologies, associated with the Internet network, that guarantee both the possibility of comprehensive and simultaneous communication comprising video, audio, and data, among the members of the Plenary Commission while the session is underway. The means to be used must be commonly accessible to all the members of the Plenary Commission simultaneously to guarantee the principles of collegiality, simultaneity, and deliberation.

The minutes that are drawn up must indicate the members of the Plenary Commission who have been "present" virtually, indicating the technological mechanism through which the meeting took place and identifying the location of the absent member. It must contain, in addition, the identity and number of the members present at the meeting and the sense of the vote cast by the member present virtually.

The Presidency may convene sessions in places other than the usual one, for the purpose of conducting visits to projects or to places of interest to SETENA.

For the Plenary Commission to validly meet, the quorum shall be that of an absolute majority of the totality of its members.

If there is no quorum, the Plenary Commission may validly meet in a second convocation twenty-four hours after the time set for the first, with one third of its members, and exceptionally, with due justification, it may do so half an hour after the time set, in accordance with the General Law of Public Administration.

The sessions shall be directed by the Presidency or by whomever substitutes them and must be conducted according to the Agenda established by the Presidency or the Plenary Commission.

The Agenda may only be altered at the request of a member of the Plenary Commission, with the consent of the unanimity of the members present.

In those cases in which a matter is discussed in which a member of the Plenary Commission has any personal interest, they must leave the session room; once the matter has been discussed and the agreement reached, they may rejoin the session, leaving a record of this in the minutes. In the case of other officials present or the Secretariat of Minutes, by simple majority of the members present, it shall be agreed that these official persons leave the session room.

The requests or proposals submitted for consideration by the members of the Plenary Commission, or that modify the matter being discussed, are called motions. Procedural motions must necessarily refer to procedural matters and have priority in the discussion. What is resolved regarding the latter is not subject to any appeal.

The sessions of the Plenary Commission shall always be private, unless by unanimity of the members present the participation of external agents is approved, with voice but without vote.

The agreements of the Plenary Commission shall be adopted by a simple majority of the members present and shall become final with the approval of the minutes in the following session, unless the members present agree on their finality by a vote of two-thirds of the totality of the members of the Plenary Commission.

The documents that have served as the basis for the discussion of each topic must be duly identified and recorded, specifying: file number, official letter number, name of the project, name of the developer, or, if it concerns correspondence, the name of the sender, office, date, and the subject.

The Secretariat of Minutes must include in the Minutes the contrary votes cast during the session, identifying the member and indicating the reasons justifying them.

No matter not included on the Agenda may be the subject of an agreement.

The members of the Plenary Commission shall have the right to request a review of an agreement, for which they must file the appeal after the reading and before the approval of the minutes containing the agreement being challenged. The appeal filed must be resolved in the same session, and it cannot be postponed to another time.

Simple observations of form, relating to the drafting of the agreements, shall not be considered as motions for review.

By provision of law, the members may not abstain from voting, and may only cast a dissenting vote. Said vote must be duly justified on technical grounds at the time of voting.

The Secretariat of Minutes (Secretaría de Actas) shall prepare, for each session, minutes containing at a minimum the indication of attendees, the circumstances of place and time in which it was held, the main points of deliberation, the manner and outcome of the voting, and the content of the agreements. The Secretariat of Minutes shall compile paginated digital files with the documents that served as support for the agreements adopted in the session, which shall be safeguarded in the same manner as the digital minute books (libros de actas digitales).

The members of the Plenary Commission shall approve the Minutes at the following ordinary session. Prior to that approval, the agreements adopted at the respective session shall lack finality (firmeza), unless the members present agree to their finality by a vote of two-thirds of the total membership of the Plenary Commission.

The minutes shall be signed using a digital signature by the person in charge of the Presidency and of the Secretariat of the Plenary Commission, or in their absence by the person in charge of the Secretariat of Minutes, the latter acting in the absence or by designation of the person appointed to the Secretariat of the Plenary Commission.

The body shall have a digital minute book, the prior approval for use of which rests with the Internal Audit Office of MINAE. Said digital book must be duly paginated and labeled with the name of the body and the page number. The signing of the minutes shall be by means of using a digital signature. The authenticity, integrity, and preservation of the electronic document must be guaranteed, for which purpose, once the minutes are approved and digitally signed, they must be saved in a format that does not allow their modification.

The Secretariat of Minutes must compile a minute book in which, once the respective minutes are final (firmes), they shall be immediately transcribed so that they may be digitally signed by the person in charge of the Presidency and of the Secretariat of the Plenary Commission, or, in their absence, by the person in charge of the Secretariat of Minutes and by those members who have recorded their dissenting vote.

Responsibility for the custody, signing, and pagination thereof rests with the person in charge of the Secretariat of Minutes. Because it is digital, due digital backups must be guaranteed in the event of loss of files or information.

The certification of the agreements may be requested in writing and submitted to the Secretariat of Minutes; in this request, the matter or matters of interest and the purposes of the request must be specifically indicated.

The Plenary Commission may grant hearings within its sessions to receive persons interested in processes submitted to its knowledge. The request shall be made to the Secretariat of Minutes, which shall schedule it and forward to the members the documentation necessary for understanding the case. The person requesting the hearing must submit a note indicating the reason for it and its objective. Said document shall be recorded in the minutes, along with a record of attendees and a summary of the discussion.

On a quarterly basis, the inspections to be carried out shall be scheduled; they shall be arranged by the Secretariat of Minutes in coordination with the General Directorate of SETENA, according to budget availability. These shall be carried out in extraordinary sessions.

FINAL PROVISIONS

Articles 3 through 9 of the Reglamento de Organización de la Estructura Interna de Funcionamiento de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental SETENA, Decreto Ejecutivo 36815-MINAE of September 12, 2011, are hereby repealed.

This Regulation shall be effective as of its publication.

Given at the Presidency of the Republic.—San José, on the thirty-first day of August of the year two thousand twenty-one.

El presente Reglamento regula el funcionamiento de la Comisión Plenaria de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA). Todo aquello no regulado en el presente reglamento, deberá aplicar lo dispuesto para órganos colegiados de la Ley General de la Administración Pública N° 6227.

DE SU JERARQUÍA Y POTESTADES

La Comisión Plenaria es el órgano técnico decisor del acto administrativo final de otorgamiento de la viabilidad (licenciamiento ambiental) de la SETENA, así como de las actuaciones descritas en el artículo 84 de la Ley Orgánica del Ambiente.

Son atribuciones de la Comisión Plenaria:

a. Aprobar o rechazar la recomendación técnica de otorgamiento de viabilidad (licencia) ambiental de las evaluaciones de impacto ambiental de las actividades, obras o proyectos; resolviendo dentro de los plazos previstos por la Ley General de la Administración Pública N° 6227. El rechazo deberá ser motivado legal o técnicamente.

b. Aprobar o rechazar la recomendación técnica de otorgamiento de viabilidad (licencia) ambiental de los planes reguladores, planes maestros ambientales u otra planificación de uso del suelo o del territorio que se haya presentado a la SETENA, en cumplimiento del procedimiento de introducción de variable ambiental en la planificación y de conformidad con el dictamen que emita la Unidad Técnica Administrativa. El rechazo deberá ser motivado técnicamente.

c. Analizar los informes técnicos de la Unidad Técnica Administrativa, con el fin de resolver en base a las recomendaciones y acciones necesarias para minimizar el impacto generado por la actividad, obra o proyecto, así como las técnicamente eficaces para mitigar, compensar o prevenir los impactos ambientales generados.

d. Resolver sobre las denuncias que se le presenten de acuerdo con los informes técnicos sometidos a su conocimiento por parte de la Unidad Técnica Administrativa, directamente o por parte la Contraloría Ambiental, según corresponda.

e. Realizar cuando lo considere necesario inspecciones de campo de actividades, obras o proyectos, en compañía de la parte técnica u otras instancias que se considere necesario en actividades, obras o proyectos de alto impacto ambiental, cuando la Comisión Plenaria precise de mayores elementos de juicio de previo a emitir sus acuerdos. Se requerirá de mayoría absoluta de los miembros para acordar la inspección.

f. Fijar los montos de las garantías para cumplir con las obligaciones ambientales, los cuales deberán depositar los interesados, con la debida periodicidad y el monto de los tractos.

g. Resolver los recursos legales, que se presenten contra las resoluciones administrativas que se emitan de parte de esta Secretaría.

h. Conocer las directrices, las políticas y estrategias ambientales propuestas por la Dirección General, cuando esta así lo considere.

i. Aprobar modificaciones superiores al veinte (20%) de una actividad, obra o proyecto, de acuerdo con el marco legal vigente.

j. Otorgar las audiencias privadas que soliciten los usuarios de SETENA.

k. Convocar las audiencias públicas que a criterio de la Comisión Plenaria se requieran dentro de los procesos de Evaluación Ambiental.

l. Participar en la revisión de la Reglamentación atinente a SETENA, cuando sea requerido por la Dirección General.

m. Ordenar la realización de los procesos legales sancionatorios, según las reglas del debido proceso en materia de Evaluación Ambiental, y en consecuencia ordenar las medidas compensatorias ambientales y las sanciones de su competencia según en el artículo 99 de la Ley Orgánica del Ambiente y las reglas determinadas en el Reglamento General sobre los Procedimientos de Evaluación Ambiental decreto 31849-MINAE-S-MAG-MOPT-MEIC.

n. Todas aquellas que el ordenamiento jurídico le encomiende.

DE SU INTEGRACIÓN Y FACULTADES

a. Un representante del Ministro del Ambiente y Energía, quien será el Secretario General.

b. Un representante del Ministerio de Salud, con especialidad en ingeniería sanitaria.

c. Un representante del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, con especialidad en hidrología.

d. Un representante del Ministerio de Agricultura y Ganadería, con especialidad en agronomía.

e. Un representante del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, con especialidad en ingeniería civil.

f. Un representante del Instituto Costarricense de Electricidad, con especialidad en desarrollo energético.

g. Un representante de las universidades estatales, con especialidad en biología.

Los integrantes de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental serán funcionarios de tiempo completo, con dedicación exclusiva y prohibición para el ejercicio de sus actividades personales, profesionales o particulares. Los jerarcas procederán mediante convenio con la SETENA a trasladar al funcionario de manera permanente, para que se dedique a tiempo completo a las labores encomendadas por ley y reglamento. Será absolutamente prohibido que dichos representantes ejerzan funciones que no sean las propias de su condición como miembro de la Comisión Plenaria.

Para el representante de las universidades, serán estas de común acuerdo, quienes elegirán su terna y la comunicarán al Ministro de Ambiente y Energía sobre la terna elegida de conformidad con el artículo 5 del presente reglamento.

Con el propósito de integrar la Comisión Plenaria, una vez vencido el plazo del nombramiento, el Ministro de Ambiente y Energía solicitará a las instituciones representadas en la Comisión Plenaria una terna de tres postulantes que reúnan las características indicadas en el artículo 4 anterior. Una vez recibida las ternas, el Ministro, en conjunto con la Secretaria Técnica de la SETENA, procederá dentro de un plazo de 8 días hábiles a la escogencia del candidato que mejor se ajuste a las necesidades del puesto y lo comunicará al respectivo jerarca. Los nombramientos realizados para el periodo correspondiente entrarán en posesión de sus cargos en el momento de su juramentación ante el Ministro de Ambiente y Energía, de lo cual se dejará constancia.

Las postulaciones y los nombramientos realizados deberán ser recopilados en un expediente administrativo para cada una de las instituciones pertenecientes a la Comisión Plenaria, en el cual, se debe consignar además de lo indicado, la comprobación de los atestados de los postulantes y de los miembros nombrados. La custodia de dichos expedientes recaerá en el Departamento de Recursos Humanos de la SETENA.

Los miembros de la Comisión Plenaria serán nombrados por plazos de seis años. En año par, se nombrarán los representantes del Instituto Costarricense de Electricidad, Ministerio de Agricultura y Ganadería y el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados. Y en año impar, los representantes del Ministerio de Salud, el representante de las Universidades Estatales y del Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Para ello, el Departamento de Recursos Humanos de la SETENA, remitirá a la Dirección General con dos meses de antelación, la nómina de miembros que deberán ser reemplazados, con el fin de que la Dirección remita al Ministro la nota de solicitud de nominación a las entidades correspondientes. Para ello, se seguirá el procedimiento establecido en el artículo 5 del presente reglamento. Los miembros de la Comisión Plenaria podrán ser propuestos para reelección por parte de la respectiva institución, no pudiendo ejercer el cargo en periodos consecutivos. No podrán ocupar el cargo por más de dos periodos.

Quien ocupe el cargo del Secretario General de la SETENA fungirá como representante del Ministro de Ambiente y Energía de conformidad con el artículo 12 del Decreto 36815-MINAET.

En el caso de que un miembro de la Comisión Plenaria no pueda continuar ejerciendo el cargo para el cual fue nombrado, el Ministro de Ambiente y Energía en conjunto con el Secretario General de la SETENA, procederán a realizar el nombramiento de la terna restante de la respectiva institución, para que ocupe el cargo por el plazo restante del nombramiento original. En casos excepcionales, de no poder constituir una terna, se procederá a solicitar una nueva terna a la institución respectiva.

Además de los siete miembros de la Comisión Plenaria, asistirán a las sesiones la persona que ocupe el puesto de la Secretaría de Actas; asimismo asistirá cuando expresamente le convoque la Presidencia de la Comisión Plenaria, un asesor legal del Ministerio de Ambiente y Energía.

(Así reformado por el artículo 4° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

La Presidencia de la Comisión Plenaria la ejercerá quien ocupe el cargo de Secretario General de la SETENA.

La persona que ejerza el cargo de Presidente de la Comisión Plenaria tendrá las siguientes facultades y deberes:

a. Presidir, abrir, suspender y cerrar, con todas las facultades necesarias para ello, las sesiones de la Comisión Plenaria.

b. Velar porque la Comisión Plenaria, cumpla las leyes y reglamentos relativos a su función.

c. Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de forma de las labores de la Comisión Plenaria.

d. Convocar a sesiones extraordinarias.

e. Confeccionar el Orden del Día de las sesiones teniendo en cuenta en su caso, las peticiones de los demás miembros, formuladas con antelación.

f. Resolver cualquier asunto en caso de empate, en donde tendrá voto de calidad.

g. Establecer la forma y el procedimiento en que se votarán los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.

h. Nombrar las comisiones que se requieran para la ejecución de determinadas acciones o actividades específicas.

i. Firmar las Actas en conjunto con la persona que funja en la Secretaría de la Comisión Plenaria, o en su ausencia o por designación, con la persona encargada de la Secretaría de Actas. De conformidad con la Ley General de Administración Pública las actas también deberán ser firmadas por los miembros que emitan un voto disidente.

j. Representar a la Comisión Plenaria en los casos en que la Secretaría General o el Ministerio de Ambiente y Energía lo indiquen.

k. Nombrar a la persona que se encargará de la Secretaría de Actas.

El Vicepresidente será elegido entre los miembros de la Comisión Plenaria.

Para todos los efectos la Vicepresidencia sustituirá la Presidencia en sus ausencias, en cuyo caso su actuación se regirá por lo dispuesto en el artículo 11 del presente Reglamento.

La Comisión Plenaria podrán elegir entre sus miembros un secretario, cuyas funciones y deberes serán:

• a)Firmar las actas en conjunto con el Presidente y la persona que funja como Secretaria Actas.
• b)En los casos en que el Presidente de la Comisión Plenaria lo requiera, colaborar con la confección del orden del día.

Si no se nombrase un secretario de la Comisión, la Secretaría de Actas asumirá las funciones de este.

Son facultades y deberes de los miembros de la Comisión Plenaria:

a. Emitir su voto, respecto de los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria, salvo en aquellos casos que de acuerdo con el artículo 230 de la Ley General de Administración Pública N° 6227, deban inhibirse. Ante lo cual deberá procederse de conformidad con lo establecido en el artículo 234 del citado cuerpo legal. No podrán conocer ni emitir criterio en aquellos asuntos en que por razones de interés o de parentesco se requiera su inhibición, de conformidad con el Título Segundo "De la Abstención y Recusación" de la Ley General de la Administración Pública.

b. Participar en las comisiones que la Presidencia de la Comisión Plenaria les delegue.

c. Formular las mociones y proposiciones que considere oportunas.

d. Solicitar y hacer uso de la palabra, las veces que lo estime necesario, según las reglas establecidas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11, inciso c) de este Reglamento.

e. Solicitar revisión, modificación o aclaración de los acuerdos de la Comisión Plenaria.

f. Asistir a las sesiones ordinarias, extraordinarias y actos oficiales a que fuere convocado.

g. Comunicar oportunamente a la Secretaría de Actas, las razones que le impidan asistir a sesiones.

h. Solicitar a la Presidencia la autorización para retirarse durante las sesiones, por razones justificadas.

i. Presentar declaración jurada de bienes según la normativa vigente.

En caso de ausencia o enfermedad y en general cuando concurra alguna causa justa, serán sustituidos los integrantes de la Comisión Plenaria de la siguiente forma:

a. La Presidencia será sustituida por la Vicepresidencia.

b. Ante la ausencia de ambos, se deberá designar, en el seno de la Comisión Plenaria, una persona Miembro que presida ad hoc.

c. La ausencia de los demás miembros no será sustituida, pero igualmente deberá ser justificada.

Los informes técnicos que sean sometidos a conocimiento y aprobación de la Comisión Plenaria deberán ser conocidos y estudiados por todos sus miembros, prestando especial énfasis a su especialidad base de su nombramiento. Los informes contendrán la recomendación técnica para la toma de decisión de la Comisión Plenaria. Para dicho análisis se establecerán listas de revisión con las cuales los miembros podrán facilitar el conocimiento de este. La oposición a la recomendación del departamento técnico respectivo debe estar debidamente fundamentada por el miembro disidente.

DE LA SECRETARÍA DE ACTAS

Para la tramitación de los asuntos que se someten a conocimiento de la Comisión Plenaria y con las funciones que se indican en el artículo siguiente, existirá una Secretaría de Actas adscrita al órgano colegiado. El cual será nombrado por la Comisión Plenaria, el titular, desempeñará sus funciones a tiempo completo, tendrá el deber de guardar confidencialidad sobre los asuntos tratados en el seno de la Comisión Plenaria.

Para el cumplimiento de sus funciones, la Secretaría de Actas contará con apoyo de recurso humano de funcionarios de la institución o destacados en la misma.

En caso de ausencia de la persona encargada de la Secretaría de Actas, será sustituido por una Secretaría a.i.

(Así reformado por el artículo 4° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

(Derogado por el artículo 5° del decreto ejecutivo N° 44859 del 18 de diciembre del 2024)

El Secretario de Actas tendrá las siguientes funciones y deberes:

a. Elaborar las actas de las sesiones de la Comisión Plenaria. Las sesiones podrán ser grabadas, previo acuerdo de los miembros de la Comisión Plenaria.

b. Presentar en la sesión todos los documentos, informes y antecedentes relacionados con los asuntos que figuren en el Orden del Día.

c. Transcribir las actas al libro correspondiente y gestionar la firma de la presidencia.

d. Llevar el seguimiento y control de la ejecución de los acuerdos y resoluciones de la Comisión Plenaria e informar periódicamente a los miembros sobre su estado de tramitación.

e. Coordinar con la Presidencia o en su ausencia con la Vicepresidencia, el contenido del Orden del Día.

f. Llevar un consecutivo de los acuerdos que tome la Comisión Plenaria por año.

g. Asesorar y proporcionar a los miembros de la Comisión Plenaria, en forma expedita, la información o los documentos que éstos soliciten sobre cualquier asunto de interés en el desempeño de sus funciones.

h. Mantener actualizado el archivo que contiene los textos de leyes, reglamentos, decretos y directrices para uso de la Comisión Plenaria.

i. Preparar y enviar el Orden del Día a los miembros y de ser convocados por la Presidencia, a las personas auxiliares.

j. Coordinar y ejecutar todos los asuntos de índole administrativa y logística para la buena marcha de la Secretaría de Actas y de la Comisión Plenaria.

k. Levantar y conformar expediente de cada sesión, en el que se incorpora toda la documentación relacionada con la misma, debidamente foliada, de manera consecutiva para su consulta y custodia.

l. Recibir, revisar y tramitar la correspondencia.

m. Extender certificaciones de acuerdos y documentos que consten en los archivos de la Secretaría.

n. Gestionar la legalización de los Libros Oficiales de Actas de la Comisión Plenaria ante la Auditoría del MINAE.

o. Firmar el libro de actas, en ausencia de la Secretaría de la Comisión Plenaria, en conjunto con la Presidencia.

p. Llevar un registro actualizado de la dirección física o electrónica donde recibirán agendas y documentación los miembros de la Comisión Plenaria, así como, números de teléfonos donde localizarles.

q. Comunicar y firmar en su oportunidad los acuerdos adoptados por la Comisión Plenaria.

r. Presentar declaración jurada de bienes según la normativa vigente.

s. Mantener una oportuna comunicación con las distintas dependencias de la SETENA, así como con Instituciones Públicas y Privadas; relativas a la gestión de los asuntos sometidos a conocimiento de la Comisión Plenaria.

t. Establecer controles que garanticen la eficacia y eficiencia en el desempeño de las actividades de la Unidad.

u. Realizar la calendarización de las inspecciones a realizarse durante el siguiente trimestre, según la necesidad y urgencia y así lo disponga la Secretaría General de la SETENA.

v. Incluir en la página Web de la SETENA, las actas aprobadas por la Comisión Plenaria.

w. Las demás que le asignen las leyes y reglamentos, la Presidencia de la Comisión Plenaria o la Comisión Plenaria.

DEL FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN PLENARIA

La persona encargada de la Secretaría de Actas deberá someter a conocimiento de la presidencia, de forma previa, toda documentación ya sea externa o interna, que ingrese a la Secretaría, para determinar su inclusión en el Orden del día que correspondiera.

La Presidencia o la Comisión Plenaria, mediante acuerdo, establecerá la fecha límite para la inclusión de documentos en el Orden del Día de la próxima sesión.

La Secretaría de Actas entregará a los miembros de la Comisión Plenaria, en la dirección de correo electrónico asignado por SETENA, el Orden del Día, las actas a aprobar y la documentación pertinente de los asuntos que se tratarán en la sesión respectiva, con una antelación mínima de veinticuatro horas.

La Secretaría de Actas, cuando así lo solicite expresamente una persona miembro de la Comisión Plenaria, deberá consignar de manera literal en el Acta sus manifestaciones, expresadas en el desarrollo de la sesión, tanto presencial como virtual. De lo contrario las actas se consignarán en resumen de lo discutido.

DE LAS SESIONES DE LA COMISION

La Comisión Plenaria, deberá reunirse en forma ordinaria cuatro veces a la semana. Las sesiones se realizarán en la SETENA, salvo que por circunstancias motivadas se deban realizar de manera virtual. La hora y días de la celebración de sesiones será acordada por mayoría absoluta de la totalidad de la Comisión Plenaria, al iniciarse el periodo de nombramiento, sin perjuicio de que más adelante y por la misma mayoría se disponga su modificación.

Para reunirse en sesión ordinaria no hará falta convocatoria especial.

La convocatoria a sesiones extraordinarias deberá hacerse por lo menos con veinticuatro horas de antelación por la Presidencia de la Comisión Plenaria, indicando los asuntos a tratar. La convocatoria se acompañará con el Orden del Día y únicamente podrán discutirse los aspectos ahí consignados.

En casos de urgencia, así calificados por la Presidencia de la Comisión Plenaria, el plazo de convocatoria podrá reducirse a doce horas. La convocatoria a sesiones extraordinarias será comunicada por escrito por medio del correo electrónico.

No se aplicarán los requisitos del plazo y las formalidades para la convocatoria a sesiones extraordinarias cuando se encuentren presentes todos los miembros del órgano y así lo acuerden por unanimidad.

Por vía excepcional en decisión motivada y tomada por la mayoría de los miembros en la sesión presencial anterior, comunicada por la persona Presidenta de la Comisión, las sesiones se harán de manera virtual.

Se entenderá por sesión virtual aquella que se realice mediante la utilización de cualquiera de las tecnologías de información y comunicación, asociadas a la red de Internet, que garanticen tanto la posibilidad de una comunicación integral y simultánea que comprenda video, audio y datos, entre los miembros de la Comisión Plenaria mientras transcurra la sesión. El medio por utilizar deberá ser de acceso común a todas los integrantes de la Comisión Plenaria en forma simultánea con el fin de garantizar los principios de colegialidad, simultaneidad y deliberación.

El acta que se levante deberá indicar los miembros de la Comisión Plenaria que han estado "presentes" en forma virtual, indicando el mecanismo tecnológico mediante el cual se produjo la reunión e identificación del lugar en que se encuentra el ausente. Deberá contener, además, la identidad y el número de los miembros presentes en la reunión y el sentido del voto emitido por la persona miembro presente virtualmente.

La Presidencia podrá convocar a sesiones en lugares distintos al habitual, con el fin de realizar visitas a proyectos o en aquellos lugares de interés para la SETENA.

Para que la Comisión Plenaria pueda sesionar válidamente el quórum será el de mayoría absoluta de la totalidad de sus miembros.

Si no hubiere quórum, la Comisión Plenaria podrá sesionar válidamente en segunda convocatoria veinticuatro horas después de la hora señalada para la primera con la tercera parte de sus miembros y de forma excepcional y con la debida justificación podrá hacerlo media hora después de la hora señalada de acuerdo con la Ley General de la Administración Pública.

Las sesiones serán dirigidas por la Presidencia o quién le sustituya y deberán desarrollarse conforme el Orden del Día establecido por esta o la Comisión Plenaria.

El Orden del Día, sólo podrá alterarse a solicitud de un miembro de la Comisión Plenaria, contando con la anuencia de la unanimidad de los miembros presentes.

En aquellos casos en que se discuta sobre aspectos en los cuales una persona miembro de la Comisión Plenaria tenga algún interés de índole personal, deberá abandonar la sala de sesiones, una vez discutido el asunto y tomado el acuerdo puede reintegrarse a la sesión, dejando constancia de ello en el acta. Siendo el caso de otros funcionarios presentes o la Secretaría de Actas, por mayoría simple de los miembros presentes, se acordará que esas personas funcionarias abandonen la sala de sesiones.

Las peticiones o propuestas que sometan a conocimiento los miembros de la Comisión Plenaria, o que modifiquen el asunto que se discute, reciben el nombre de mociones. Las mociones de orden han de referirse necesariamente a cuestiones de procedimiento y tienen prioridad en la discusión. Lo que se resuelva en cuanto a éstas últimas, carece de recurso alguno.

Las sesiones de la Comisión Plenaria serán siempre privadas, salvo que por unanimidad de los miembros presentes se apruebe la participación de agentes externos con voz pero sin voto.

Los acuerdos de la Comisión Plenaria serán adoptados por mayoría simple de los miembros presentes y adquirirán firmeza con la aprobación del acta en la sesión siguiente, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.

Deberán consignarse debidamente identificados, los documentos que han servido de fundamento para la discusión de cada tema, precisando: número de expediente, numero de oficio, nombre del proyecto, nombre del desarrollador, o bien, si se tratase de correspondencia, el nombre del remitente, oficina, fecha, y el asunto.

La Secretaría de Actas, deberá incluir en el Acta los votos contrarios que se dieren durante la sesión, identificando a la persona miembro e indicando los motivos que lo justifican.

No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en el Orden del Día.

Los miembros de la Comisión Plenaria tendrán derecho a solicitar revisión de un acuerdo, para lo cual deberán presentar el recurso posterior a la lectura y antes de la aprobación del acta donde conste el acuerdo que se impugna. El recurso planteado deberá resolverse en la misma sesión, sin que sea posible postergarlo para otro momento.

Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán considerados como recursos de revisión.

Por disposición de ley, los miembros no podrán abstenerse de votar, solo pudiendo emitir un voto disidente. Dicho voto deberá ser debidamente justificado técnicamente en el momento de la votación.

La Secretaría de Actas elaborará, de cada sesión un acta, que contendrá como mínimo la indicación de los asistentes, las circunstancias de lugar y tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de la deliberación, la forma y el resultado de la votación y el contenido de los acuerdos. La Secretaría de Actas conformará expedientes digitales foliados con los documentos que sirvieron de respaldo para los acuerdos tomados en la sesión, los cuales se resguardarán de igual forma que los libros de actas digitales.

Los miembros de la Comisión Plenaria aprobarán las Actas en la siguiente sesión ordinaria. Antes de esa aprobación carecerán de firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, a menos que los miembros presentes acuerden su firmeza por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros de la Comisión Plenaria.

Las actas serán firmadas mediante firma digital por la persona a cargo de la Presidencia y de la Secretaría de la Comisión Plenaria, o en su defecto de la persona encargada de la Secretaría de Actas, esta última, en ausencia o por designación de la persona designada en la Secretaría de la Comisión Plenaria.

El órgano contará con un libro de actas digital cuya aprobación previa de uso recae en la Auditoría del MINAE. Dicho libro digital debe estar debidamente foliado y rotulado con el nombre del órgano y número de hoja. La firma de las actas será mediante la utilización de la firma digital. Se deberá garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento electrónico, para lo cual una vez aprobada el acta y firmada digitalmente deberá ser guardada en un formato que no permita su modificación.

La Secretaría de Actas, deberá conformar un libro de actas en el que, una vez firmes las actas respectivas, se transcribirán inmediatamente a fin de que sean firmadas digitalmente por la persona a cargo de la Presidencia y de la Secretaría de la Comisión Plenaria, o, en su defecto, de la persona encargada de la Secretaría de Actas y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente.

La responsabilidad de la custodia, firma y foliado del mismo recae en la persona encargada de la Secretaría de Actas. Por ser de manera digital, se deberá garantizar contar con los respaldos digitales debidos en caso de pérdida de archivos o información.

Se podrá solicitar en forma escrita y ante la Secretaría de Actas, la certificación de los acuerdos, en esta solicitud se debe indicar específicamente el o los asuntos en que tengan interés y los fines de su solicitud.

La Comisión Plenaria podrá conceder audiencias dentro de sus sesiones, para recibir a personas interesadas en procesos sometidos a su conocimiento. La solicitud será realizada a la Secretaría de Actas, quien agendará la misma y remitirá a los miembros la documentación necesaria para el conocimiento del caso. La persona que solicite la audiencia deberá remitir una nota indicando la razón y el objetivo de esta. Dentro del Acta se consignará dicho documento, así como una constancia de los asistentes y una síntesis de lo discutido.

De manera trimestral se calendarizarán las inspecciones que se deben realizar, las cuales serán agendadas por la secretaria de Actas y en coordinación con la Dirección General de la SETENA, según disponibilidad presupuestaria. Estas se deberán realizar en sesiones extraordinarias.

Deróguese el artículo 3 al 9 del Reglamento de Organización de la Estructura Interna de Funcionamiento de la Secretaría Técnica Nacional Ambiental SETENA, Decreto Ejecutivo 36815-MINAE del 12 de septiembre de 2011.

El presente Reglamento rige a partir de su publicación.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, el treinta y uno de agosto del año dos mil veintiuno.