Decreto 36499 — Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector

throughout the entire text - Complete Text of Norma 36499 Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica Complete Text record: D9C8D Nº 36499-S-MINAET THE PRESIDENT OF THE REPUBLIC THE MINISTER OF HEALTH AND THE MINISTER OF ENVIRONMENT, ENERGY AND TELECOMMUNICATIONS In exercise of the powers conferred upon them by articles 50, 140, subsections 3) and 18) and 146 of the Political Constitution; Law of National Planning, Nº 5525 of May 2, 1974; articles 4, 11, 25, 26 subsection b), 27, 98, 99, and 100 of the General Law of Public Administration, Nº 6227 of May 2, 1978; articles 1 and 2 of the Law of Conversion of the Ministry of Industry, Energy and Mines into the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications, Nº 7152 of June 5, 1990; the United Nations Framework Convention on Climate Change Law, Nº 7414 of June 13, 1994; the Law Nº 8219 of March 2, 2002, through which the Kyoto Protocol to the United Nations Framework Convention on Climate Change is approved, the Law for the Regulation of Rational Energy Use, Nº 7447 of November 3, 1994; articles 1, 2, 49 through 72 of the Organic Law of the Environment, Law Nº 7554 of October 4, 1995; Executive Decree Nº 33889-MINAE, Regulation for the Preparation of Environmental Management Plans in the Public Sector of Costa Rica, of July 6, 2007; the Law for the Protection of Citizens from Excessive Requirements and Administrative Procedures, Nº 8220 of March 4, 2002; Executive Decree Nº 35669-MINAET, Organic Regulation of the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications of December 4, 2009; articles 1, 2, 262, 263, 275, 276, 278, 279, 280, 281 and 344 of the General Health Law, Nº 5395, of October 30, 1973, articles 1, and 2 of the Organic Law of the Ministry of Health, Nº 5412 of November 8, 1973; and articles 1, 2, 3, 7, 8, 12, 14, 28 and 30 of the Law for Integrated Waste Management, Law Nº 8839 of June 24, 2010.

1.-That article 50 of the Political Constitution establishes that the State must procure the greatest well-being for all inhabitants of the country, organizing and stimulating production, ensuring an adequate distribution of wealth; furthermore, it stipulates that the State must guarantee and preserve the right of individuals to a healthy and ecologically balanced environment, in respect of the right to the protection of human health derived from the right to life.

2.-That the United Nations Framework Convention on Climate Change, approved by Law Nº 7414 and its Protocol ratified by Law Nº 8219, establishes commitments on the reduction of greenhouse gases as the ultimate objective to achieve the stabilization of their concentrations in the atmosphere at a level that prevents dangerous anthropogenic interference in the climate system, for which the parties must promote and support the development, application and dissemination, including the transfer of technologies, practices and processes that control, reduce or prevent emissions.

3.-That the Organic Law of the Environment, Law Nº 7554 of October 4, 1995, establishes that energy resources constitute essential factors for the sustainable development of the country, over which the State will maintain a preponderant role, being able to dictate general and specific measures related to the research, exploration, exploitation and development of these resources, based on the provisions of the National Development Plan.

4.-That the Law for the Regulation of Rational Energy Use, Nº 7447 establishes the obligation for MINAET to consolidate the State's participation in the promotion and gradual execution of the program for rational energy use, through the incorporation of three postulates: a) the obligation to execute rational energy use projects in high-consumption companies, b) control over equipment and installations, and c) the establishment of a labeling system that informs users of their energy consumption.

5.-That the National Development Plan 2011-2014 "María Teresa Obregón Zamora", establishes as strategic objectives of interest for the country to have an energy matrix that ensures sustainability and competitiveness to meet the country's needs, which requires rational and efficient use of energy and the resources from which it is obtained; to advance in the management of "Water Resources and Waste Management", through the awareness and education of the population, as well as the implementation of the "Waste Management Law"; to improve regulations and technical procedures to prevent negative social and environmental impacts; to develop a national vision to face the adverse impacts of Climate Change through inter-institutional coordination, organized civil society, mass media, and the monitoring of climate scenarios.

6.-That through various Government Council Agreements and Directives related to the saving, rational and efficient use of electricity and fuels, public institutions are requested to prepare and execute programs for saving and efficient energy use in their respective facilities.

7.-That the Law for the Protection of Citizens from Excessive Requirements and Administrative Procedures and its Regulation, in addition to Presidential Directive Nº 01-MP-MEIC of May 8, 2006, oblige an analysis of existing regulations and the establishment, in the different entities or bodies of the Public Administration responsible for handling a procedure or requirement whose purpose is common, complementary or identical, of a single and shared procedure.

8.-That article 7, subsection e) of the Law for Integrated Waste Management, Law Nº 8839 of June 24, 2010, establishes that the Ministry of Health must promote and implement inter-institutional coordination for integrated waste management (gestión integral de residuos), inserting it into public environmental action, to optimize and coherently integrate the efforts and resources of the central and decentralized Public Administration in this matter.

9.-That the Law for Integrated Waste Management Nº 8839, establishes that the institutions of the public administration shall implement environmental management systems in all their dependencies, as well as training programs for environmental performance in the provision of public services and the development of consumption habits and adequate handling, which shall aim to prevent and minimize the generation of waste, as well as the obligation that every waste-generating entity must have and keep updated a comprehensive waste management program.

10.-That the Executive Branch, within its powers of direction and coordination, has the obligation to ensure that the Public Administration adjusts to the national policies, strategies, objectives, actions and goals, just as is required of the private sector. The State must promote that the processes of the Administration and public sector self-regulate and in this way use resources more efficiently, thus achieving sustainable development.

11.-That it is necessary to establish standardized guidelines for the preparation and implementation of Institutional Environmental Management Programs in the public sector that include the aspects of environmental management, waste management, climate change and energy, allowing the integration, analysis and monitoring of information. Therefore, They Decree:

Regulation for the preparation of institutional environmental management programs in the public sector of Costa Rica

Institutional Environmental Management Programs

Considering:

CHAPTER I

For the purposes of this Regulation, the following abbreviations are established:

1. CAI: Comisión Ambiental Institucional.

2. CT: Comisión Técnica de los Programas de Gestión Ambiental Institucionales.

3. DCC: Dirección de Cambio Climático.

4. DE: Dirección de Energía.

5. DIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.

6. MINAE: Ministerio de Ambiente y Energía.

7. PGAI: Programa de Gestión Ambiental Institucional.

(As added by article 2 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

It starts from an environmental diagnosis of the institutional activity that considers all the environmental aspects inherent to the organization, including those related to energy efficiency, waste and climate change, among other environmental aspects. Based on this diagnosis, measures for the prevention, mitigation, compensation or restoration of environmental impacts are prioritized, established and implemented, either in the short, medium or long term.

A PGAI is based on a cyclical process of planning, implementation, review and improvement of the procedures and actions carried out by an institution to perform its activity; with the aim of guaranteeing compliance with its environmental objectives and therefore, promoting better environmental performance in all institutions of the Public Administration.

The head of the Ministry of Environment and Energy (MINAE), shall form a commission called the Technical Commission of the PGAIs (CT), with the purpose of monitoring the implementation of this Regulation in the institutions of the Costa Rican Public Administration.

The head shall appoint the members of the CT, which shall be composed of a principal and an alternate, representing each of the following directorates of MINAE: Dirección de Energía (DE), Dirección de Cambio Climático (DCC) and the Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA), which shall be the unit presiding over the collegiate body.

Additionally, it shall have a principal and an alternate, representing the Ministry of Health (MS), designated by the institutional head. The integration of these officials into the CT shall become effective once their appointment is formally communicated to the head of MINAE. The representation of DIGECA shall be responsible for convening the members of the CT to meetings and to the activities necessary for the implementation of this Regulation.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The functions of the CT shall be the following:

a)To train, when appropriate, the personnel of the Ministry of Health and the Ministry of Environment and Energy who will support the review and monitoring of the PGAIs; the foregoing in accordance with the competencies and rectorships of each institution that makes up the CT.
b)To prepare, approve and make known the internal regulation of the CT, its amendments, the procedures and tools for the preparation and monitoring of the PGAIs, as well as to guarantee their implementation.
c)To prepare recommendations for the improvement of the PGAIs or Progress Reports, on the topics of energy efficiency, solid waste management, wastewater management and climate change. To fulfill this function, the CT may rely on the personnel of MINAE and MS.
d)To advise and train the Comisiones Ambientales Institucionales that require it, on aspects related to the preparation and implementation of the PGAIs.
e)To configure and implement a consumption reporting system (electricity, water, fuels and paper), in addition to waste generation (ordinary, hazardous and special), that allows verifying the result of the implementation of the proposed environmental measures in the PGAIs and reporting global results in the public sector.
f)To annually provide a training offering, to contribute to the effective execution of the PGAIs in all institutions of the Public Administration. g) To define and apply sampling mechanisms, to verify compliance with the implementation of the PGAIs of the Public Sector that it deems appropriate. Including monitoring visits to the institutions and non-face-to-face meetings.
h)To propose and execute qualification mechanisms regarding compliance with the PGAI for public institutions, in such a way as to promote transparency, accountability and environmental excellence. Recognizing those institutions that demonstrate outstanding environmental performance.
i)To prepare an annual report on the submission and implementation of the PGAIs, for the institutions that were monitored. Said report shall be sent to the head of MINAE, who in turn shall make it known to the Government Council and the Comptroller General of the Republic.
j)To support the establishment of strategic continuous improvement mechanisms for the institutional environmental management process.
k)Any other function that, by virtue of the application and compliance of this regulation, corresponds.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The preparation and implementation of the PGAIs must consider the participation of employees, not only in contributing ideas and suggestions for measures to improve environmental, waste, climate change and energy performance, but also as a mechanism for feedback, learning and raising awareness about the environmental responsibility that all public officials and citizens in general have.

Each institution of the Public Administration, in accordance with its nature and administrative organization, must form an institutional environmental commission, which shall be composed of representatives from different departments, among which it is suggested that the following areas be included: environmental, financial, budgetary, planning, general services, procurement, transportation, human resources, communication and any other considered necessary to prepare and implement its PGAI. Likewise, a person responsible for the coordination of the PGAI must be established, who shall be the contact point between the institution and DIGECA.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

This commission shall have the following functions:

a)To develop a participatory process for the preparation of the PGAI, involving the largest number of people from areas or departments of the institution and presenting the prepared PGAI to the head, for their review and approval.
b)To coordinate with the internal instances of the institution, everything corresponding to the implementation of environmental measures, dissemination, training, sustainable purchasing, consumption records and solid waste generation (ordinary, special and hazardous), in addition to any other task linked to the effective execution of the PGAI.
c)To annually prepare the progress report on the implementation of the PGAI, as established in this regulation, and to send it to the institutional head, for their review, approval and signature.
d)To inform DIGECA about changes of head or any member of the Comisión Ambiental Institucional, including the coordination position.
e)To attend and facilitate the monitoring tasks of the PGAI by the CT or its representation, whether through on-site visits or non-face-to-face meetings, including what is related to the preparation of the evidence required to support the level of implementation achieved by the program. f) Any other function that derives from the preparation and implementation of the PGAI in the institution.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The head of the Ministry of Environment and Energy, via an administrative resolution, shall formalize the content of the respective guides and manuals approved by the CT, based on which the institutions of the Public Administration shall be guided for the preparation of their PGAIs and the respective updates of these programs.

Similarly, the CT shall prepare guides and other instruments that will serve to raise awareness, guide and support the personnel of the institutions involved in the preparation and implementation of the PGAIs.

Said guides, templates, manuals and other instruments shall be made available to the institutions on the website: http://www.digeca.go.cr.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

Public institutions, in the preparation of their PGAIs and their updates, must consider what is established in the guides and manuals, where at least the following aspects are contemplated:

1. Cover page.

2. Table of contents.

3. Introduction (includes a brief description of the institution's activity, its legal nature and structure).

4. General data table of the institution (with information of the Head and the members of the Comisión Ambiental Institucional).

5. Affidavit of environmental compliance, duly signed by the Head.

6. Environmental Diagnosis (based on the tools that the CT will provide).

7. Scope of the PGAI (includes a total inventory of buildings where activities are carried out under institutional responsibility).

8. Action Plan (with short, medium and long-term actions, which must be implemented within 5 years).

9. Annexes, in which the inclusion of the following will be mandatory: Protocols for evaluating the diagnostic phase, consumption record sheet (such as water, fuel, electricity, paper), backing for adequate wastewater management, generation record sheet for ordinary solid waste, special handling waste and hazardous waste.

(As added by article 2 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The PGAIs and their updates must be sent to DIGECA, the instance that will act as the single window for the receipt of these documents. They must be delivered in electronic format with the digital signature of the institutional head. The documentation must be duly identified with the name of the institution and the PGAI content requested in the terms established in this regulation.

From DIGECA, these documents shall be sent digitally to the members of the CT, so that they can make their respective observations, especially within their area of competence. For this, institutional email or another digital medium that ensures timely sending may be used.

All documentation generated as part of the process of preparation, updating or monitoring of the PGAI must be safeguarded in the institution acting as the administered entity by the person in charge or coordinator of the Comisión Ambiental Institucional. Said documentation must be correctly ordered, foliated and labeled, in addition to being available for the officials responsible for its review. The person responsible for the PGAI must ensure that the information is kept updated and in good condition.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The CT shall have a period of 40 calendar days, counted from the day after the receipt of the PGAI by DIGECA, to send to the public institutions that submitted the program a response (feedback note) that integrates the recommendations issued both by the officials of DIGECA and, in the cases that correspond, those emanating from the members of the CT, being able even to justifiably reject the submitted program.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The head of each institution that submits the PGAI, or whoever holds this position at the time, shall be responsible for its compliance in accordance with articles 98, 99 and 100 of the General Law of Public Administration Nº 6227, and must:

a)Approve and sign the institutional environmental management policy and the PGAI.
b)Formally send to DIGECA the PGAI or its respective update and any other instrument established for its monitoring.
c)Formally constitute the CAI and designate before DIGECA the person responsible for coordinating it.
d)Facilitate and approve the necessary mechanisms to make the PGAI known to all its employees, as well as to guarantee the implementation of the environmental measures contained in the PGAI; in such a way as to facilitate the achievement of the commitments on environmental management.
e)Communicate to the CT if there is any information integrated into the PGAI that must be kept confidential with due justification. The foregoing, due to the public nature of the PGAI data or the monitoring process.
f)Incorporate within the Annual Operating Plans and the respective budgets of the institution, the actions that guarantee the preparation, implementation and continuous improvement of the PGAI.
g)Establish a permanent communication mechanism with the CAI, so that it effectively has the support and backing at the highest level.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

In March of each year, public institutions must submit to DIGECA an annual progress report reflecting the state of implementation of the PGAI.

These reports must contain quantifiable records and analyses thereof, that allow visualizing the impact of the implemented PGAI measures in aspects such as: electricity consumption, water consumption, fuel consumption, paper consumption and solid waste separation (ordinary, hazardous and special), without prejudice to including the report of other environmental aspects inherent to the institutional activity. The implementation of good environmental practices, sustainable public procurement and environmental information requested under any specific legal instrument must also be reported, considering the legal nature of each public institution.

The guidelines and manuals based on which the institutions of the Public Administration shall prepare their progress reports shall be approved by the CT and published on the website: www.digeca.go.cr.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

From DIGECA, the monitoring of the implementation of the PGAI carried out by the institutions of the Public Administration shall be scheduled. For this, mechanisms considered appropriate may be used, which can be in person or not.

For this monitoring, the qualification tools that have been duly approved by the CT, communicated to the public administration institutions and disseminated on the DIGECA website http://www.digeca.go.cr shall be used.

After the application of the qualification tools, from DIGECA, a feedback letter shall be sent to the head and the institutional Coordinator of the PGAI, indicating the qualification of the PGAI implementation level and the respective recommendations considered necessary. The qualification granted shall place the public dependencies in a "PGAI Implementation Traffic Light" ("Semáforo de Implementación de los PGAI"), which is the instrument through which the CT places in categories the results obtained by public institutions in the implementation of the PGAI.

The categories established in the PGAI Implementation Traffic Light are:

a)Green (- or +): shall indicate environmental management from very good to excellent, b) Yellow (- or +); shall indicate environmental management from average to good, c) Red (+ or -): shall indicate environmental management from deficient to very deficient. In cases where monitoring could not be carried out for documented reasons directly attributable to the institution that must be evaluated, said institution shall be placed in the very deficient range, as long as the corroboration of its condition cannot be performed through the mechanisms defined by the CT.

(As added by article 2 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The institutions of the Public Administration shall submit their PGAIs within a period of 2 months, counted from the publication of this regulation; failure to do so will be considered non-compliance with current environmental legislation, a fault attributable to the institutional head.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

The PGAI shall have a validity of 5 years, counted from the moment of delivery of the first PGAI to DIGECA. Once this period has concluded, it shall be the responsibility of the head of each institution obliged to have a PGAI to officially send an update of it to DIGECA. The heads of each institution shall also have the possibility of delivering said update prior to the expiration of the period with the technical justification for such action.

Regarding the PGAI updates, once delivered, these shall be registered in the DIGECA database.

For each PGAI update, observations shall be issued in the context of the feedback notes that are generated with the monitoring mechanisms. Given that the PGAI updates are based on the principle of continuous improvement of environmental management systems, they shall not require an endorsement from the CT to begin their implementation.

The PGAI update must be carried out in accordance with the guides and tools approved by the CT for the preparation of these programs and made available on the website http://www.digeca.go.cr/ areas/programas-de-gestion-ambiental-institucional and approved via resolution by the head of MINAE.

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

Responsibilities, incentives, derogations and transitory provisions

CHAPTER II

Annually, public institutions that obtain the highest ranges in the qualification score for their outstanding implementation of the PGAI shall be recognized, and shall be placed in the Environmental Excellence position. Said qualification shall be established in accordance with the ranges stipulated in a system called "PGAI Implementation Traffic Light" ("Semáforo de Implementación del PGAI"), following the procedures that the CT establishes and publishes on the website of DIGECA (www.digeca.go.cr).

(As amended by article 1 of executive decree N° 43209 of July 29, 2021)

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the 17th day of the month of March, 2011.

Transitional Provision I: All those institutions that, as of the date of publication of this decree, have satisfactorily submitted their Environmental Management Plan ("PGA") in accordance with Presidential Agreement No. 024-MP, published in La Gaceta No. 250 of December 29, 2006, and Executive Decree No. 33889-MINAE, must update it considering environmental management, waste management, climate change, and energy conservation and rational use aspects, within a period of four months from the formalization of the instruments cited in Article 9.

Transitional Provision II: The MINAET and the MS shall have a period of 15 calendar days from the publication of these regulations to form the CTE indicated in Article 4.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 36499 Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica Texto Completo acta: D9C8D Nº 36499-S-MINAET LA PRESIDENTA DE LA REPÚBLICA LA MINISTRA DE SALUD Y EL MINISTRO DE AMBIENTE, ENERGÍA Y TELECOMUNICACIONES En ejercicio de las facultades que les confieren los artículos 50, 140, incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política; la Ley de Planificación Nacional, Nº 5525 de 2 de mayo de 1974; artículos 4º, 11, 25, 26 inciso b), 27, 98, 99, y 100 de la Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 de 2 de mayo de 1978; los artículos 1º y 2º de la Ley de Conversión del Ministerio de Industria, Energía y Minas en Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, Nº 7152 de 5 de junio de 1990; la Ley Convención Marco de Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, Nº 7414 de 13 de junio de 1994; la Ley Nº 8219 del 2 de marzo del 2002, mediante la cual se aprueba el Protocolo de Kyoto de la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, la Ley de Regulación del Uso Racional de la Energía, Nº 7447 de 3 de noviembre de 1994; los artículos 1º, 2º, 49 a 72 de la Ley Orgánica del Ambiente, Ley Nº 7554 de 4 de octubre de 1995; el Decreto Ejecutivo Nº 33889-MINAE, Reglamento para la Elaboración de Planes de Gestión Ambiental en el Sector Público de Costa Rica, del 6 de julio de 2007; la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Nº 8220 del 4 de marzo del 2002; el Decreto Ejecutivo Nº 35669-MINAET, Reglamento Orgánico del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones de 4 de diciembre de 2009; artículos 1º, 2º, 262, 263, 275, 276, 278, 279, 280, 281 y 344 de la Ley General de Salud, Nº 5395, del 30 de octubre de 1973, artículos 1º, y 2º de la Ley Orgánica del Ministerio de Salud, Nº 5412 del 8 de noviembre de 1973; y artículos 1º, 2º, 3º, 7º, 8º, 12, 14, 28 y 30 de la Ley para la Gestión Integral de Residuos, Ley Nº 8839 del 24 de junio de 2010.

1Que el artículo 50 de la Constitución Política establece que el Estado debe procurar el mayor bienestar a todos los habitantes del país, organizando y estimulando la producción, velando por un adecuado reparto de la riqueza; además, estipula que el Estado debe garantizar y preservar el derecho de las personas a un ambiente sano y ecológicamente equilibrado, en respeto del derecho a la protección de la salud humana que se deriva del derecho a la vida.
2Que la Convención Marco de las Naciones Unidas sobre el Cambio Climático, aprobada mediante Ley Nº 7414 y su Protocolo ratificado mediante Ley Nº 8219, establece compromisos sobre la reducción de gases efecto invernadero como objetivo último para lograr la estabilización de las concentraciones de éstos en la atmósfera a un nivel que impida interferencias antropógenas peligrosas en el sistema climático, para lo cual las partes deberán promover y apoyar el desarrollo, aplicación y difusión, incluida la transferencia de tecnologías, prácticas y procesos que controlen, reduzcan o prevengan las emisiones.
3Que la Ley Orgánica del Ambiente, Ley Nº 7554 de 4 de octubre de 1995, establece que los recursos energéticos constituyen factores esenciales para el desarrollo sostenible del país, sobre los que el Estado mantendrá un papel preponderante, pudiendo dictar medidas generales y particulares, relacionadas con la investigación, exploración, explotación y desarrollo de esos recursos, con base en lo dispuesto en el Plan Nacional de Desarrollo.
4Que la Ley de Regulación del Uso Racional de la Energía, Nº 7447 establece la obligación para el MINAET de consolidar la participación del Estado en la promoción y ejecución gradual del programa de uso racional de la energía, mediante la incorporación de tres postulados: a) la obligación de ejecutar proyectos de uso racional de la energía en empresas de alto consumo, b) el control sobre los equipos y las instalaciones y c) el establecimiento de un sistema de plaqueo que informe a los usuarios de su consumo energético.
5Que el Plan Nacional de Desarrollo 2011-2014 "María Teresa Obregón Zamora", establece como objetivos estratégicos de interés para el país contar con una matriz energética que asegure la sostenibilidad y competitividad para la atención de las necesidades del país por lo que requiere un uso racional y eficiente de la energía y de los recursos de los que se obtenga; avanzar en la gestión del "Recurso Hídrico y Manejo de Residuos", mediante la sensibilización y educación de la población, así como la implementación de la "Ley para la Gestión de Residuos"; mejorar la normativa y procedimientos técnicos para prevenir impactos sociales y ambientales negativos; desarrollar una visión de país para enfrentar los impactos adversos del Cambio Climático mediante la coordinación interinstitucional, de la sociedad civil organizada, medios de comunicación masiva y el monitoreo de los escenarios climáticos.
6Que mediante distintos Acuerdos de Consejo de Gobierno y Directrices, relacionadas con el ahorro, uso racional y eficiente de la electricidad y los combustibles, se solicita a las instituciones públicas la elaboración y ejecución de programas de ahorro y uso eficiente de la energía en sus respectivas instalaciones.
7Que la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y su Reglamento, además de la Directriz Presidencial Nº 01-MP-MEIC del 8 de mayo del 2006, obligan a un análisis de las regulaciones existentes y a establecer, en las diferentes entidades u órganos de la Administración Pública encargadas de conocer sobre un tramite o requisito cuyo fin es común, complementario o idéntico, un trámite único y compartido.
8Que el artículo 7º inciso e) de la Ley para la Gestión Integral de Residuos, Ley Nº 8839 del 24 de junio del 2010, establece que el Ministerio de Salud, deberá de fomentar e implementar la coordinación interinstitucional para una gestión integral de residuos, insertándola a una acción ambiental pública, para optimizar e integrar coherentemente los esfuerzos y recursos de la Administración Pública central y descentralizada en esa materia.
9Que la Ley para la Gestión Integral de Residuos Nº 8839, establece que las instituciones de la administración pública implementarán sistemas de gestión ambiental en todas sus dependencias, así como programas de capacitación para el desempeño ambiental en la prestación de servicios públicos y el desarrollo de hábitos de consumo y el manejo adecuado, que tendrán por objeto prevenir y minimizar la generación de residuos, así como la obligación de que todo ente generador de residuos debe contar y mantener actualizado un programa de manejo integral de residuos.

10.-Que el Poder Ejecutivo dentro de sus facultades de dirección y coordinación, tiene la obligación de velar por que la Administración Pública se ajuste a las políticas, estrategias, objetivos, acciones y metas nacionales tal y cual se le exige al sector privado. El Estado debe promover que los procesos de la Administración y sector público se autorregulen y de esta forma se utilicen más eficientemente los recursos logrando así un desarrollo sostenible.

11.-Que es necesario establecer lineamientos estandarizados para la elaboración e implementación de los Programas de Gestión Ambiental Institucional en el sector público que incluyan los aspectos de gestión ambiental, gestión de residuos, cambio climático y energía, que permitan la integración, el análisis y el seguimiento de la información. Por tanto,

Reglamento para la elaboración de programas de gestión ambiental institucional en el sector público de Costa Rica

Programas de Gestión Ambiental Institucional

Considerando:

Decretan:

CAPÍTULO I

1. CAI: Comisión Ambiental Institucional.

2. CT: Comisión Técnica de los Programas de Gestión Ambiental Institucionales.

3. DCC: Dirección de Cambio Climático.

4. DE: Dirección de Energía.

5. DIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.

6. MINAE: Ministerio de Ambiente y Energía.

7. PGAI: Programa de Gestión Ambiental Institucional.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Se parte de un diagnóstico ambiental del quehacer institucional que considere todos los aspectos ambientales inherentes a la organización, incluyendo los relacionados con la eficiencia energética, residuos y cambio climático, entre otros aspectos ambientales. A partir de este diagnóstico, se priorizan, establecen e implementan medidas de prevención, mitigación, compensación o restauración de los impactos ambientales, ya sea a corto, mediano o largo plazo.

Un PGAI se basa en un proceso cíclico de planificación, implementación, revisión y mejora de los procedimientos y acciones que lleva a cabo una institución para realizar su actividad; con el fin de garantizar el cumplimiento de sus objetivos ambientales y por ende, promover un mejor desempeño ambiental en todas las instituciones de la Administración Pública.

El jerarca del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), integrará una comisión denominada Comisión Técnica de los PGAI (CT), con el fin de bridar seguimiento a la implementación del presente Reglamento en las instituciones de la Administración Pública costarricense.

El jerarca nombrará a los integrantes de la CT, que estará conformada por un titular y un suplente, representantes de cada una de las siguientes direcciones del MINAE: Dirección de Energía (DE), Dirección de Cambio Climático (DCC) y la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA), quien será la dependencia que preside el órgano colegiado.

Además, contará con un titular y un suplente, representantes del Ministerio de Salud (MS), designados por el jerarca institucional. La integración de estos funcionarios a la CT, se hará efectiva, una vez que se comunique formalmente al jerarca del MINAE su nombramiento. La representación de la DIGECA, se encargará de convocar a los miembros de la CT a reuniones y a las actividades necesarias para la implementación de este Reglamento.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Serán funciones de la CT las siguientes:

a)Capacitar cuando corresponda al personal del Ministerio de Salud y del Ministerio de Ambiente y Energía que apoyará la revisión y el seguimiento de los PGAI; lo anterior en apego a las competencias y rectorías de cada institución que integra la CT.
b)Elaborar, aprobar y dar a conocer el reglamento interno de la CT, sus reformas, los procedimientos y herramientas para la elaboración y seguimiento de los PGAI, así como garantizar su implementación.
c)Elaborar las recomendaciones para el mejoramiento de los PGAI o Informes de Avance, en los temas de eficiencia energética, manejo de residuos sólidos, manejo de aguas residuales y cambio climático. Para el cumplimiento de esta función, la CT podrá apoyarse en el personal del MINAE y MS.
d)Asesorar y capacitar a las Comisiones Ambientales Institucionales que lo requieran, sobre aspectos relacionados con la elaboración e implementación de los PGAI.
e)Configurar e implementar un sistema de reporte de consumos (energía eléctrica, agua, combustibles y papel), además la generación de residuos (ordinarios, peligrosos y especiales), que permitan verificar el resultado de la implementación de las medidas ambientales propuestas en los PGAI y reportar resultados globales en el sector público.
f)Brindar anualmente una oferta de capacitación, para contribuir con la ejecución efectiva de los PGAI en todas las instituciones de la Administración Pública. g) Definir y aplicar mecanismos de muestreo, para verificar el cumplimiento de la implementación de los PGAI del Sector Público que considere oportunos. Incluidas las visitas de seguimiento a las instituciones y las reuniones no presenciales.
h)Proponer y ejecutar mecanismos de calificación sobre el cumplimiento del PGAI para las instituciones públicas, de tal forma que se promueva la transparencia, rendición de cuentas y la excelencia ambiental. Reconociendo aquellas instituciones que demuestren un destacado desempeño ambiental.
i)Elaborar un informe anual de presentación e implementación de los PGAI, de las instituciones a las que se les brindó seguimiento. Dicho informe será remitido al jerarca del MINAE, quien a su vez lo hará de conocimiento del Consejo de Gobierno y la Contraloría General de la República.
j)Apoyar el establecimiento de mecanismos estratégicos de mejora continua, para el proceso de gestión ambiental institucional.
k)Cualquier otra función que en virtud de la aplicación y cumplimiento del presente reglamento corresponda.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

La elaboración e implementación de los PGAI deberá considerar la participación de los funcionarios, no sólo en la aportación de ideas y sugerencias de medidas para mejorar el desempeño ambiental, residuos, cambio climático y energético, sino también como mecanismo de retroalimentación, aprendizaje y toma de conciencia sobre la responsabilidad ambiental que tienen todos los funcionarios públicos y la ciudadanía en general.

Cada institución de la Administración Pública, de acuerdo con su naturaleza y organización administrativa, deberá conformar una comisión ambiental institucional, que estará integrada por representantes de diferentes departamentos, dentro de los cuales se sugiere que estén las siguientes áreas: ambiental, financiera, presupuestaria, planificación, servicios generales, proveeduría, transporte, recursos humanos, comunicación y cualquier otro que se considere necesario para elaborar e implementar su PGAI. Asimismo, se deberá establecer una persona responsable de la coordinación del PGAI, que será el contacto entre la institución y la DIGECA.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Esta comisión tendrá las siguientes funciones:

a)Desarrollar un proceso participativo de elaboración del PGAI, en donde se involucren el mayor número de personas de áreas o departamentos de la institución y presentar el PGAI elaborado al jerarca, para su revisión y aprobación.
b)Coordinar con las instancias internas de la institución, lo correspondiente a la implementación de las medidas ambientales, divulgación, capacitación, las compras sostenibles, los registros de consumo y generación de residuos sólidos (ordinarios, especiales y peligrosos), además de cualquier otra tarea vinculada con la efectiva ejecución del PGAI.
c)Elaborar anualmente el informe de avance de implementación del PGAI, que se establece en el presente reglamento y remitirlo al jerarca institucional, para su revisión, aprobación y firma.
d)Informar a la DIGECA sobre los cambios de jerarca o de algún miembro de la Comisión Ambiental Institucional, incluido el puesto de coordinación.
e)Atender y facilitar las labores de seguimiento del PGAI por parte de la CT o su representación, ya sea mediante visitas presenciales o reuniones no presenciales, incluyendo lo relacionado con la preparación de las evidencias requeridas para respaldar el nivel de implementación alcanzado por el programa. f) Cualquier otra que se derive de la elaboración e implementación del PGAI en la institución.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

El jerarca del Ministerio de Ambiente y Energía, vía resolución administrativa, oficializará el contenido de las guías y manuales respectivos aprobados por la CT, con base en los cuales las instituciones de la Administración Pública serán orientadas para la elaboración de sus PGAI y las respectivas actualizaciones de estos programas.

De igual forma la CT elaborará guías y otros instrumentos que servirán para sensibilizar, orientar y apoyar al personal de las instituciones involucradas en la elaboración y puesta en marcha de los PGAI.

Dichas guías, plantillas, manuales y demás instrumentos, serán puestos a disposición de las instituciones en el sitio web: http://www.digeca.go.cr.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

1. Portada.

2. Índice.

3. Introducción (incluye una breve reseña del quehacer de la institución, su naturaleza jurídica y estructura).

4. Cuadro de datos generales de la institución (con información del Jerarca y los integrantes de la Comisión Ambiental Institucional).

5. Declaración Jurada de cumplimiento ambiental, debidamente firmada por el Jerarca.

6. Diagnóstico Ambiental (con base en las herramientas que proporcionará la CT).

7. Alcance del PGAI (incluye un inventario total de edificaciones donde se desarrollan actividades bajo la responsabilidad institucional).

8. Plan de Acción (con acciones de corto, mediano y largo plazo, que deben ser implementadas en 5 años).

9. Anexos, en los que será obligatoria la inclusión de Protocolos de evaluación de la fase diagnóstica, hoja de registro de consumo (tales como agua, combustible, energía eléctrica, papel), respaldo de manejo adecuado de aguas residuales, hoja de registro de generación de residuos sólidos ordinarios, de manejo especial y peligrosos.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Los PGAI y sus actualizaciones, deberán remitirse a la DIGECA, instancia que fungirá como ventanilla única para la recepción de estos documentos. Los mismos deberán entregarse en forma electrónica con la firma digital del jerarca institucional. La documentación deberá estar debidamente identificada con el nombre de la institución y el contenido del PGAI solicitado en los términos establecidos en este reglamento.

Desde la DIGECA, estos documentos se remitirán de manera digital a los miembros de la CT, para que realicen sus respectivas observaciones en especial dentro de su ámbito de competencia. Para esto se podrá hacer uso del correo electrónico institucional u otro medio digital que asegure su envío oportuno.

Toda la documentación generada como parte del proceso de elaboración, actualización o seguimiento del PGAI, deberá ser resguardada en la institución que funge como administrada por parte del encargado o coordinador de la Comisión Ambiental Institucional. Dicha documentación deberá estar correctamente ordenada, foliada y rotulada, además de estar disponible para los funcionarios encargados de su revisión. El responsable del PGAI, deberá velar por que la información se mantenga actualizada y en buen estado.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

La CT contará con un plazo de 40 días naturales, contados a partir del día siguiente a la recepción del PGAI por parte de la DIGECA, para remitir a las instituciones públicas que presentaron el programa, una respuesta (nota de retroalimentación) que integre las recomendaciones emitidas tanto por los funcionarios de la DIGECA como en los casos que corresponda, las emanadas por los miembros de la CT, pudiendo incluso rechazar de forma justificada el programa presentado.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

El o la jerarca de cada institución que presenta el PGAI o quien en su momento ostente este cargo, será el responsable del cumplimiento del mismo de conformidad con los artículos 98, 99 y 100 de la Ley General de la Administración Pública Nº 6227, y deberá:

a)Aprobar y firmar la política de gestión ambiental institucional y el PGAI.
b)Remitir formalmente a la DIGECA el PGAI o su respectiva actualización y cualquier otro instrumento que se establezca para el seguimiento del mismo.
c)Constituir la CAI de manera formal y designar ante la DIGECA, la persona responsable de coordinarla.
d)Facilitar y aprobar los mecanismos necesarios, para dar a conocer el PGAI a todos sus funcionarios, así como garantizar la implementación de las medidas ambientales contenidas en el PGAI; de modo tal que se facilite el logro de los compromisos sobre gestión ambiental.
e)Comunicar a la CT si existe alguna información integrada al PGAI que se deba mantener en reserva con la debida justificación. Lo anterior, por el carácter público de los datos del PGAI o del proceso de seguimiento.
f)Incorporar dentro de los Planes Anuales Operativos y los respectivos presupuestos de la institución, las acciones que garanticen la elaboración, implementación y mejora continua del PGAI.
g)Establecer un mecanismo de comunicación permanente con la CAI, a fin de que esta cuente de manera efectiva con el apoyo y respaldo al más alto nivel.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

En marzo de cada año, las instituciones públicas deberán presentar ante la DIGECA un informe de avance anual que refleje el estado de implementación del PGAI.

Estos informes deberán contener registros cuantificables y análisis de los mismos, que permitan visualizar el impacto de las medidas implementadas del PGAI en aspectos tales como: consumo de energía eléctrica, consumo de agua, consumo de combustibles, consumo de papel y separación de residuos sólidos (ordinarios, peligrosos y especiales), sin perjuicio de que se incluya el reporte de otros aspectos ambientales inherentes al quehacer institucional. También deberá ser reportada la implementación de buenas prácticas ambientales, compras públicas sustentables e información ambiental solicitada bajo algún instrumento legal específico, considerando la naturaleza jurídica de cada institución pública.

Los lineamientos y manuales con base en los que las instituciones de la Administración Pública elaborarán sus informes de avance, serán aprobados por la CT y publicados en la página web: www.digeca.go.cr.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Desde la DIGECA se programará el seguimiento a la implementación del PGAI que llevan a cabo las instituciones de la Administración Pública. Para ello podrá emplear los mecanismos que considere oportunos, los cuales pueden ser presenciales o no.

Para este seguimiento se emplearán las herramientas de calificación que hayan sido debidamente aprobadas por la CT, comunicadas a las instituciones de la administración pública y divulgadas en el sitio web de la DIGECA http://www.digeca.go.cr.

Posterior a la aplicación de las herramientas de calificación, desde DIGECA, se remitirá al jerarca y al Coordinador institucional del PGAI, un oficio de retroalimentación, donde se indique la calificación del nivel de implementación del PGAI y las respectivas recomendaciones, que se consideren necesarias. La calificación otorgada, ubicará a las dependencias públicas en un "Semáforo de Implementación de los PGAI" que es el instrumento mediante el cual, la CT ubica en categorías los resultados obtenidos por parte de las instituciones públicas en la implementación del PGAI.

Las categorías establecidas en el Semáforo de Implementación de los PGAI son:

a)Verde (- ó +): indicará una gestión ambiental de muy buena a excelente, b) Amarilla (- o +); indicará una gestión ambiental de regular a buena, c) Roja (+ o -): indicará una gestión ambiental de deficiente a muy deficiente. En los casos donde no se pudiera hacer el seguimiento por razones documentadas e imputables directamente a la institución que debe ser evaluada, dicha institución será ubicada en el rango de muy deficiente, hasta tanto no se pueda realizar la corroboración de su condición por los mecanismos que sean definidos por la CT.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Las instituciones de la Administración Pública presentarán sus PGAI dentro del plazo de 2 meses, contados a partir de la publicación del presente reglamento, de no hacerlo se considerará que se encuentran en incumplimiento de la legislación ambiental vigente, cuya falta será imputable al jerarca institucional.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

El PGAI tendrá una vigencia de 5 años contados a partir del momento de la entrega del primer PGAI a la DIGECA. Una vez concluido este plazo, será responsabilidad del jerarca de cada institución obligada a contar con el PGAI, remitir de oficio a la DIGECA una actualización de este. Los jerarcas de cada institución, también tendrán la posibilidad de entregar dicha actualización previo al vencimiento del plazo con la justificación técnica para dicho proceder.

Respecto a las actualizaciones del PGAI, una vez entregadas, estas quedarán registradas en la base de datos de la DIGECA.

Para cada actualización del PGAI, se emitirán observaciones en el contexto de las notas de retroalimentación que se generan con los mecanismos de seguimiento. Dado que las actualizaciones del PGAI, se fundamentan en el principio de mejora continua de los sistemas de gestión ambiental, las mismas no requerirán un aval de la CT para iniciar su implementación.

La actualización del PGAI deberá realizarse conforme las guías y herramientas aprobadas por la CT para la elaboración de estos programas y puestas a disposición en el sitio web http://www.digeca.go.cr/ areas/programas-de-gestion-ambiental-institucional y aprobadas vía resolución por el jerarca del MINAE.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Responsabilidades, incentivos, derogaciones y transitorios

CAPÍTULO II

Anualmente serán reconocidas las instituciones públicas que obtengan los mayores rangos en el puntaje de calificación por su destacada implementación del PGAI, las cuales serán ubicadas en la posición de Excelencia Ambiental. Dicha calificación será establecida en apego a los rangos estipulados en un sistema denominado "Semáforo de Implementación del PGAI", siguiendo los procedimientos que la CT establezca y publique en la página web de la DIGECA (www.digeca.go.cr).

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43209 del 29 de julio del 2021)

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los 17 días del mes de marzo del 2011.

Regulation for the Preparation of Institutional Environmental Management Programs in the Public SectorReglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público

Artículo 1 — Objective: This regulation aims to establish the guidelines so that all institutions of the Public Administration can formulate, update and implement an Institutional Environmental Management Program "PGAI".

Artículo 1 Bis — Abbreviations.

Artículo 2 — Definition of an Institutional Environmental Management Program: A PGAI is a planning instrument that is based on the methodological principles of an Environmental Management System.

Artículo 3 — Scope of the PGAIs: All institutions of the Public Administration shall implement an Institutional Environmental Management Program.

Artículo 4 — Technical Commission of the PGAIs.

Artículo 5 — Functions of the CT.

Artículo 6 — Preparation, participation and dissemination of the PGAIs.

Artículo 7 — Comisión Ambiental Institucional (CAI).

Artículo 8 — Functions of the Comisión Ambiental Institucional (CAI).

Artículo 9 — Regarding the PGAI and PGAI updates.

Artículo 9 Bis — Content of the PGAIs and their updates.

Artículo 10 — Submission of the PGAI and updates.

Artículo 11 — Review period for the PGAIs.

Artículo 12 — Responsibility and internal monitoring of the PGAI.

Artículo 13 — Progress Reports.

Artículo 13 bis — Monitoring of the PGAIs.

Artículo 14 — Deadlines for submitting the PGAI.

Artículo 15 — Of environmental management systems: The Institutional Environmental Management Programs indicated in this regulation shall be equated with the Environmental Management Systems established by article 28 of Law Nº 8839, for institutions of the Public Administration.

Artículo 17 — Validity of the PGAI and submission of updates.

Artículo 19 — Environmental Excellence Recognition.

Artículo 21 — Transitory Provisions.

Artículo 22 — Entry into force: Effective as of its publication.

Artículo 1 — Objetivo: El presente reglamento tiene por objeto establecer los lineamientos para que todas las instituciones de la Administración Pública logren formular, actualizar e implementar un Programa de Gestión Ambiental Institucional "PGAI".

Artículo 1 — Bis.-Abreviaturas. Para efectos del presente Reglamento se establecen las siguientes abreviaturas:

Artículo 2 — Definición de un Programa de Gestión Ambiental Institucional: Un PGAI es un instrumento de planificación que se fundamenta en los principios metodológicos de un Sistema de Gestión Ambiental.

Artículo 3 — Alcance de los PGAI: Todas las instituciones de la Administración Pública implementarán un Programa de Gestión Ambiental Institucional.

Artículo 4 — Comisión Técnica de los PGAI.

Artículo 5 — Funciones de la CT.

Artículo 6 — Elaboración, participación y divulgación de los PGAI.

Artículo 7 — Comisión Ambiental Institucional (CAI).

Artículo 8 — Funciones de la Comisión Ambiental Institucional (CAI).

Artículo 9 — Sobre el PGAI y actualizaciones del PGAI.

Artículo 9 — Bis.-Contenido de los PGAI y sus actualizaciones. Las instituciones públicas en la elaboración de sus PGAI y sus actualizaciones deberán considerar lo establecido en las guías y manuales, donde se contemplan al menos los siguientes aspectos:

Artículo 10 — Presentación del PGAI y actualizaciones.

Artículo 11 — Plazo de revisión de los PGAI.

Artículo 12 — Responsabilidad y seguimiento interno del PGAI.

Artículo 13 — Informes de Avance.

Artículo 13 bis — Seguimiento de los PGAI.

Artículo 14 — Plazos para presentar el PGAI.

Artículo 15 — De los sistemas de gestión ambiental: Los Programas de Gestión Ambiental Institucional indicados en este reglamento serán equiparados con los Sistemas de Gestión Ambiental que establece el artículo 28 de la Ley Nº 8839, para las instituciones de la Administración Pública.

Artículo 17 — Vigencia del PGAI y presentación de las actualizaciones.

Artículo 19 — Reconocimiento Excelencia Ambiental.

Artículo 21 — Disposiciones Transitorias.

Artículo 22 — Entrada en vigencia: Rige a partir de su publicación.

Transitorio II — El MINAET y el MS tendrán un plazo de 15 días naturales a partir de la publicación de este reglamento para conformar la CTE indicada en el artículo 4.

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