Reform to the Regulation on Institutional Environmental Management ProgramsReforma Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental

article 50 of the Political Constitution establishes that the State must seek the greatest well-being for all the inhabitants of the country, organizing and stimulating production, ensuring an adequate distribution of wealth; furthermore, it stipulates that the State must guarantee and preserve the right of individuals to a healthy and ecologically balanced environment, in respect of the right to the protection of human health derived from the right to life.

In that sense, the PGAI is the mechanism that the Costa Rican State has to promote sustainable practices internally, which in turn promote savings and encourage investments that consider environmental and social criteria that positively impact the national level.

10.-That the Executive Branch, within its powers of direction and coordination, has the obligation to ensure that the institutions that make up the Public Administration adhere to national policies, strategies, objectives, actions, and goals, just as is required of the private sector. Likewise, it is a duty of the State to promote that the processes of public institutions self-regulate and thus utilize resources more efficiently, thereby achieving sustainable development.

11.-That there is a significant concordance of the objectives of the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) with the targets of some of the Sustainable Development Goals (hereinafter SDGs). For example, SDG 9, which promotes the development of reliable, sustainable, resilient (resilientes) and quality infrastructure, which in turn refers to economic development and human well-being. Also relevant is SDG 12, on Sustainable Production and Consumption, especially regarding achieving sustainable management and the efficient use of natural resources, the reduction of waste generation (generación de residuos) through prevention, reduction, recycling, and reuse, and the promotion of sustainable public procurement practices, where additionally, the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) become tools to adapt urgent measures that combat climate change and its effects, in accordance with the main purpose of SDG 13.

12.-That the Costa Rican State promulgated, through Executive Decree N° 41032-PLANMINAE-RE, the National Policy for Sustainable Production and Consumption 2018-2030, which promotes a series of strategic actions coinciding with the actions of the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) in the areas of sustainable construction, sustainable production, agri-food systems, sustainable lifestyles, and sustainable public procurement.

13.-That it is necessary to establish standardized guidelines for the development and implementation of the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) in the public sector, which include aspects of waste management (gestión de residuo), climate change, and energy, enabling the integration, analysis, and monitoring of information.

14.-That following the principle of continuous improvement of Environmental Management Systems, after 10 years of implementation of the Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) in the Public Administration, in accordance with the provisions of Executive Decree Nº 36499-S-MINAE "Regulation for the Development of Institutional Environmental Management Programs (Programas de Gestión Ambiental Institucional) in the Public Sector of Costa Rica", adjustments and new orientations are required in order to strengthen and consolidate this Program. Likewise, it is necessary to situate this instrument in the current conditions of the country, where savings and the rational use of resources is an imperative.

15.-That in accordance with the Regulation to the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Requirements and Procedures, Executive Decree Nº 37045-MP-MEIC of February 22, 2012, and its reforms, it was determined that this proposal does not establish or modify procedures, requirements, or processes that the administered party must comply with, a situation for which the prior control procedure was not carried out. Therefore, They Decree:

"REFORM TO THE REGULATION FOR THE DEVELOPMENT OF INSTITUTIONAL ENVIRONMENTAL MANAGEMENT PROGRAMS IN THE PUBLIC SECTOR OF COSTA RICA, EXECUTIVE DECREE N° 36499-S-MINAE OF MARCH 17, 2011"

The head of the Ministry of Environment and Energy (MINAE) shall integrate a commission called the Technical Commission for the PGAI (CT), for the purpose of providing follow-up to the implementation of this Regulation in the institutions of the Costa Rican Public Administration.

The head shall appoint the members of the CT, which shall be composed of one principal and one alternate representative from each of the following directorates of MINAE: Energy Directorate (DE), Climate Change Directorate (DCC), and the Environmental Quality Management Directorate (DIGECA), which shall be the unit that presides over the collegiate body.

Additionally, it shall have one principal and one alternate representative from the Ministry of Health (MS), designated by the institutional head. The integration of these officials into the CT shall become effective once their appointment is formally communicated to the head of MINAE. The representation of DIGECA shall be responsible for convening the members of the CT to meetings and to the activities necessary for the implementation of this Regulation."

The functions of the CT shall be the following:

• a)Train, when appropriate, personnel from the Ministry of Health and the Ministry of Environment and Energy who will support the review and follow-up of the PGAI; the foregoing in adherence to the competencies and governing roles of each institution that makes up the CT.
• b)Develop, approve, and publicize the internal regulations of the CT, its reforms, the procedures and tools for the development and follow-up of the PGAI, as well as guarantee their implementation.
• c)Develop recommendations for the improvement of the PGAI or Progress Reports, in the areas of energy efficiency, solid waste management (manejo de residuos sólidos), wastewater management (manejo de aguas residuales), and climate change. For the fulfillment of this function, the CT may rely on personnel from MINAE and MS.
• d)Advise and train Institutional Environmental Commissions (Comisiones Ambientales Institucionales) that require it, on aspects related to the development and implementation of the PGAI.
• e)Configure and implement a consumption reporting system (electric energy, water, fuels, and paper), in addition to the generation of waste (residuos) (ordinary, hazardous (peligrosos), and special), which allow for verification of the result of the implementation of the environmental measures proposed in the PGAI and report global results in the public sector.
• f)Provide annually a training offering to contribute to the effective execution of the PGAI in all Public Administration institutions. g) Define and apply sampling mechanisms to verify compliance with the implementation of the PGAI of the Public Sector that it deems appropriate. Including follow-up visits to institutions and non-face-to-face meetings.
• h)Propose and execute qualification mechanisms on PGAI compliance for public institutions, in such a way as to promote transparency, accountability, and environmental excellence. Recognizing those institutions that demonstrate outstanding environmental performance.
• i)Prepare an annual report on the submission and implementation of the PGAI by the institutions that were provided with follow-up. Said report shall be sent to the head of MINAE, who in turn shall make it known to the Government Council and the Comptroller General of the Republic.
• j)Support the establishment of strategic continuous improvement mechanisms for the process of institutional environmental management.
• k)Any other function that by virtue of the application and fulfillment of this regulation corresponds."

Each institution of the Public Administration, in accordance with its nature and administrative organization, must form an institutional environmental commission (comisión ambiental institucional), which shall be composed of representatives from different departments, among which it is suggested that the following areas be included: environmental, financial, budgetary, planning, general services, procurement, transportation, human resources, communication, and any other deemed necessary to develop and implement its PGAI. Likewise, a person responsible for the coordination of the PGAI must be established, who will be the contact between the institution and DIGECA."

This commission shall have the following functions:

• a)Develop a participatory process for the development of the PGAI, involving the greatest number of people from areas or departments of the institution, and present the developed PGAI to the head for review and approval.
• b)Coordinate with the internal bodies of the institution matters related to the implementation of environmental measures, dissemination, training, sustainable procurement, records of consumption and generation of solid waste (residuos sólidos) (ordinary, special, and hazardous (peligrosos)), as well as any other task linked to the effective execution of the PGAI.
• c)Prepare annually the progress report on the implementation of the PGAI, as established in this regulation, and send it to the institutional head for review, approval, and signature.
• d)Inform DIGECA of any changes of head or of any member of the Institutional Environmental Commission (Comisión Ambiental Institucional), including the coordination position.
• e)Attend to and facilitate the follow-up tasks of the PGAI by the CT or its representative, whether through on-site visits or non-face-to-face meetings, including matters related to the preparation of the evidence required to support the level of implementation achieved by the program. f) Any other function derived from the development and implementation of the PGAI in the institution."

The head of the Ministry of Environment and Energy, via administrative resolution, shall formalize the content of the respective guides and manuals approved by the CT, based on which Public Administration institutions shall be guided for the development of their PGAI and the respective updates of these programs.

Likewise, the CT shall develop guides and other instruments that will serve to raise awareness, guide, and support the personnel of the institutions involved in the development and launching of the PGAI.

Said guides, templates, manuals, and other instruments shall be made available to the institutions on the website: http://www.digeca.go.cr." "Article 10.-Submission of the PGAI and updates. The PGAI and their updates must be sent to DIGECA, an entity that shall act as the single window for the reception of these documents. They must be submitted electronically with the digital signature of the institutional head. The documentation must be properly identified with the name of the institution and the content of the PGAI requested in the terms established in this regulation.

From DIGECA, these documents shall be forwarded digitally to the members of the CT, so that they may make their respective observations, especially within their scope of competence. For this, institutional email or another digital means that ensures their timely delivery may be used.

All documentation generated as part of the process of developing, updating, or following up on the PGAI must be safeguarded in the institution acting as the administered party by the person in charge or coordinator of the Institutional Environmental Commission (Comisión Ambiental Institucional). Said documentation must be correctly ordered, foliated, and labeled, in addition to being available to the officials responsible for its review. The person responsible for the PGAI must ensure that the information is kept updated and in good condition." "Article 11.-Review period for the PGAI. The CT shall have a period of 40 calendar days, counted from the day following the receipt of the PGAI by DIGECA, to send to the public institutions that submitted the program a response (feedback note) that integrates the recommendations issued both by DIGECA officials and, in cases where applicable, those emanating from the CT members, and may even reject the submitted program with justification." "Article 12.-Responsibility and internal follow-up of the PGAI. The head of each institution that submits the PGAI, or whoever holds this position at the time, shall be responsible for its compliance in accordance with articles 98, 99, and 100 of the General Law on Public Administration Nº 6227, and must:

• a)Approve and sign the institutional environmental management policy and the PGAI.
• b)Formally send to DIGECA the PGAI or its respective update and any other instrument established for its follow-up.
• c)Formally constitute the CAI and designate to DIGECA the person responsible for coordinating it.
• d)Facilitate and approve the necessary mechanisms to publicize the PGAI to all its officials, as well as guarantee the implementation of the environmental measures contained in the PGAI; in such a way as to facilitate the achievement of the commitments on environmental management.
• e)Notify the CT if there is any information integrated into the PGAI that must be kept confidential with due justification. The foregoing, due to the public nature of the PGAI data or the follow-up process.
• f)Incorporate into the Annual Operating Plans and respective budgets of the institution the actions that guarantee the development, implementation, and continuous improvement of the PGAI.
• g)Establish a permanent communication mechanism with the CAI, so that it effectively has the support and backing at the highest level." "Article 13.-Progress Reports. In March of each year, public institutions must submit to DIGECA an annual progress report reflecting the status of PGAI implementation.

These reports must contain quantifiable records and analysis thereof, which allow visualization of the impact of the implemented PGAI measures in aspects such as: electrical energy consumption, water consumption, fuel consumption, paper consumption, and solid waste separation (residuos sólidos) (ordinary, hazardous (peligrosos), and special), without prejudice to the inclusion of reporting on other environmental aspects inherent to the institutional work. The implementation of good environmental practices, sustainable public procurement (compras públicas sustentables), and environmental information requested under any specific legal instrument must also be reported, considering the legal nature of each public institution.

The guidelines and manuals based on which Public Administration institutions will prepare their progress reports shall be approved by the CT and published on the website: www.digeca.go.cr." "Article 14.-Deadlines for submitting the PGAI. Public Administration institutions shall submit their PGAI within a period of 2 months, counted from the publication of this regulation; failure to do so shall be considered non-compliance with current environmental legislation, which fault shall be attributable to the institutional head." "Article 17.-Validity of the PGAI and submission of updates. The PGAI shall have a validity of 5 years counted from the moment of delivery of the first PGAI to DIGECA. Once this period has concluded, it shall be the responsibility of the head of each institution required to have a PGAI to ex officio send to DIGECA an update thereof. The heads of each institution shall also have the possibility of submitting said update prior to the expiration of the period, with technical justification for doing so.

Regarding PGAI updates, once submitted, they shall be registered in the DIGECA database.

For each PGAI update, observations shall be issued within the context of the feedback notes (notas de retroalimentación) generated through the follow-up mechanisms. Given that the PGAI updates are based on the principle of continuous improvement of environmental management systems, they shall not require endorsement from the CT to begin their implementation.

The PGAI update must be carried out in accordance with the guides and tools approved by the CT for the development of these programs and made available on the website http://www.digeca.go.cr/ areas/programas-de-gestion-ambiental-institucional and approved via resolution by the head of MINAE." "Article 19.-Recognition of Environmental Excellence. Annually, public institutions that obtain the highest ranges in the qualification score for their outstanding implementation of the PGAI shall be recognized, and they shall be placed in the position of Environmental Excellence. Said qualification shall be established in adherence to the ranges stipulated in a system called the "PGAI Implementation Traffic Light (Semáforo de Implementación del PGAI)," following the procedures that the CT establishes and publishes on the DIGECA website (www.digeca.go.cr)."

"Article 1º Bis.-Abbreviations. For the purposes of this Regulation, the following abbreviations are established:

"Article 9° Bis.-Content of the PGAI and its updates. Public institutions, in the development of their PGAI and their updates, must consider the provisions of the guides and manuals, where at least the following aspects are contemplated:

"Article 13 bis.-Follow-up of the PGAI. From DIGECA, the follow-up to the PGAI implementation carried out by Public Administration institutions shall be scheduled. For this purpose, it may employ the mechanisms it deems appropriate, which may be face-to-face or not.

For this follow-up, the qualification tools that have been duly approved by the CT, communicated to the public administration institutions, and disseminated on the DIGECA website http://www.digeca.go.cr will be used.

After the application of the qualification tools, a feedback letter (oficio de retroalimentación) shall be sent from DIGECA to the head and the Institutional PGAI Coordinator, indicating the qualification of the PGAI implementation level and the respective recommendations deemed necessary. The assigned qualification shall place the public agencies in a "PGAI Implementation Traffic Light (Semáforo de Implementación de los PGAI)," which is the instrument through which the CT categorizes the results obtained by public institutions in the PGAI implementation.

The categories established in the PGAI Implementation Traffic Light (Semáforo de Implementación de los PGAI) are:

• a)Green (- or +): shall indicate environmental management from very good to excellent, b) Yellow (- or +): shall indicate environmental management from fair to good, c) Red (+ or -): shall indicate environmental management from deficient to very deficient. In cases where follow-up could not be carried out for documented reasons directly attributable to the institution to be evaluated, said institution shall be placed in the range of very deficient, until such time as verification of its condition can be carried out through the mechanisms defined by the CT." Single Transitory Provision. Public institutions that, at the time of publication of this reform, have their PGAI in force shall extend their update until the completion of the 5-year period, counted for each institution from the delivery made to DIGECA of the respective PGAI. Meanwhile, those Public Administration institutions that do not yet have the PGAI must submit it within the period established in article 14 of Executive Decree number 36499 "Regulation for the Development of Institutional Environmental Management Programs in the Public Sector of Costa Rica."

This regulation shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Given at the Presidency of the Republic. San José, on the twenty-ninth of July of the year two thousand twenty-one.

En ese sentido el PGAI, es el mecanismo que tiene el Estado Costarricense de promover a lo interno prácticas sostenibles, que a su vez promueven ahorros e incentivan inversiones que consideran criterios ambientales y sociales que impactan positivamente a nivel nacional.

10.-Que el Poder Ejecutivo dentro de sus facultades de dirección y coordinación, tiene la obligación de velar porque las instituciones que conforman la Administración Pública se ajusten a las políticas, estrategias, objetivos, acciones y metas nacionales, tal y como se le exige al sector privado. Asimismo, es un deber del Estado, promover que los procesos de las instituciones públicas se autorregulen y de esta forma se utilicen más eficientemente los recursos, logrando así un desarrollo sostenible.

11.-Que existe una importante concordancia de los objetivos del Programas de Gestión Ambiental Institucional con las metas de algunos de los Objetivos de Desarrollo Sostenible (en adelante ODS). Por ejemplo, el ODS 9 que impulsa el desarrollo de infraestructuras fiables, sostenibles, resilientes y de calidad, mismo que a su vez, refiere al desarrollo económico y al bienestar humano. También cobra relevancia el ODS 12, sobre Producción y Consumo Sostenible, en especial lo referente a lograr la gestión sostenible y el uso eficiente de los recursos naturales, la disminución de la generación de residuos mediante la prevención, reducción, reciclaje y reutilización y la promoción de prácticas de contratación pública sostenible, donde adicionalmente los Programas de Gestión Ambiental Institucional se constituyen en herramientas para adaptar medidas urgentes, que combatan el cambio climático y sus efectos, en concordancia con el propósito principal del ODS 13.

12.-Que el Estado Costarricense promulgó mediante el Decreto Ejecutivo N° 41032-PLANMINAE-RE la Política Nacional de Producción y Consumo Sostenible 2018-2030, que impulsa una serie de acciones estratégicas coincidentes con el accionar de los Programas de Gestión Ambiental Institucional en las áreas de construcción sostenible, producción sostenible, sistemas agro-alimentarios, estilos de vida sostenible y compras públicas sostenibles.

13.-Que es necesario establecer lineamientos estandarizados, para la elaboración e implementación de los Programas de Gestión Ambiental Institucional en el sector público, que incluyan los aspectos de gestión de residuo, cambio climático y energía que permitan la integración, el análisis y el seguimiento de la información.

14.-Que siguiendo el principio de mejora continua de los Sistemas de Gestión Ambiental, después de 10 años de implementación de los Programas de Gestión Ambiental Institucional en la Administración Pública, de conformidad con lo establecido en el Decreto Ejecutivo Nº 36499-S-MINAE "Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica", se requieren ajustes y nuevas orientaciones a fin de fortalecer y consolidar este Programa. Asimismo, se hace necesario ubicar este instrumento en las condiciones actuales del país, donde los ahorros y el uso racional de los recursos es un imperativo.

15.-Que de conformidad con el Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto Ejecutivo Nº 37045-MP-MEIC del 22 de febrero de 2012 y sus reformas, se determinó que la presente propuesta no establece ni modifica trámites, requisitos o procedimientos, que el administrado deba cumplir, situación por la que no se procedió con el trámite de control previo. Por tanto, Decretan:

"REFORMA AL REGLAMENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL EN EL SECTOR PÚBLICO DE COSTA RICA, DECRETO EJECUTIVO N° 36499-S-MINAE DEL 17 DE MARZO DE 2011"

"Artículo 4º-Comisión Técnica de los PGAI. El jerarca del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), integrará una comisión denominada Comisión Técnica de los PGAI (CT), con el fin de bridar seguimiento a la implementación del presente Reglamento en las instituciones de la Administración Pública costarricense.

El jerarca nombrará a los integrantes de la CT, que estará conformada por un titular y un suplente, representantes de cada una de las siguientes direcciones del MINAE: Dirección de Energía (DE), Dirección de Cambio Climático (DCC) y la Dirección de Gestión de Calidad Ambiental (DIGECA), quien será la dependencia que preside el órgano colegiado.

Además, contará con un titular y un suplente, representantes del Ministerio de Salud (MS), designados por el jerarca institucional. La integración de estos funcionarios a la CT, se hará efectiva, una vez que se comunique formalmente al jerarca del MINAE su nombramiento. La representación de la DIGECA, se encargará de convocar a los miembros de la CT a reuniones y a las actividades necesarias para la implementación de este Reglamento".

"Artículo 5º-Funciones de la CT. Serán funciones de la CT las siguientes:

• a)Capacitar cuando corresponda al personal del Ministerio de Salud y del Ministerio de Ambiente y Energía que apoyará la revisión y el seguimiento de los PGAI; lo anterior en apego a las competencias y rectorías de cada institución que integra la CT.
• b)Elaborar, aprobar y dar a conocer el reglamento interno de la CT, sus reformas, los procedimientos y herramientas para la elaboración y seguimiento de los PGAI, así como garantizar su implementación.
• c)Elaborar las recomendaciones para el mejoramiento de los PGAI o Informes de Avance, en los temas de eficiencia energética, manejo de residuos sólidos, manejo de aguas residuales y cambio climático. Para el cumplimiento de esta función, la CT podrá apoyarse en el personal del MINAE y MS.
• d)Asesorar y capacitar a las Comisiones Ambientales Institucionales que lo requieran, sobre aspectos relacionados con la elaboración e implementación de los PGAI.
• e)Configurar e implementar un sistema de reporte de consumos (energía eléctrica, agua, combustibles y papel), además la generación de residuos (ordinarios, peligrosos y especiales), que permitan verificar el resultado de la implementación de las medidas ambientales propuestas en los PGAI y reportar resultados globales en el sector público.
• f)Brindar anualmente una oferta de capacitación, para contribuir con la ejecución efectiva de los PGAI en todas las instituciones de la Administración Pública. g) Definir y aplicar mecanismos de muestreo, para verificar el cumplimiento de la implementación de los PGAI del Sector Público que considere oportunos. Incluidas las visitas de seguimiento a las instituciones y las reuniones no presenciales.
• h)Proponer y ejecutar mecanismos de calificación sobre el cumplimiento del PGAI para las instituciones públicas, de tal forma que se promueva la transparencia, rendición de cuentas y la excelencia ambiental. Reconociendo aquellas instituciones que demuestren un destacado desempeño ambiental.
• i)Elaborar un informe anual de presentación e implementación de los PGAI, de las instituciones a las que se les brindó seguimiento. Dicho informe será remitido al jerarca del MINAE, quien a su vez lo hará de conocimiento del Consejo de Gobierno y la Contraloría General de la República.
• j)Apoyar el establecimiento de mecanismos estratégicos de mejora continua, para el proceso de gestión ambiental institucional.
• k)Cualquier otra función que en virtud de la aplicación y cumplimiento del presente reglamento corresponda".

"Artículo 7º-Comisión Ambiental Institucional (CAI). Cada institución de la Administración Pública, de acuerdo con su naturaleza y organización administrativa, deberá conformar una comisión ambiental institucional, que estará integrada por representantes de diferentes departamentos, dentro de los cuales se sugiere que estén las siguientes áreas: ambiental, financiera, presupuestaria, planificación, servicios generales, proveeduría, transporte, recursos humanos, comunicación y cualquier otro que se considere necesario para elaborar e implementar su PGAI. Asimismo, se deberá establecer una persona responsable de la coordinación del PGAI, que será el contacto entre la institución y la DIGECA".

"Artículo 8º-Funciones de la Comisión Ambiental Institucional (CAI). Esta comisión tendrá las siguientes funciones:

• a)Desarrollar un proceso participativo de elaboración del PGAI, en donde se involucren el mayor número de personas de áreas o departamentos de la institución y presentar el PGAI elaborado al jerarca, para su revisión y aprobación.
• b)Coordinar con las instancias internas de la institución, lo correspondiente a la implementación de las medidas ambientales, divulgación, capacitación, las compras sostenibles, los registros de consumo y generación de residuos sólidos (ordinarios, especiales y peligrosos), además de cualquier otra tarea vinculada con la efectiva ejecución del PGAI.
• c)Elaborar anualmente el informe de avance de implementación del PGAI, que se establece en el presente reglamento y remitirlo al jerarca institucional, para su revisión, aprobación y firma.
• d)Informar a la DIGECA sobre los cambios de jerarca o de algún miembro de la Comisión Ambiental Institucional, incluido el puesto de coordinación.
• e)Atender y facilitar las labores de seguimiento del PGAI por parte de la CT o su representación, ya sea mediante visitas presenciales o reuniones no presenciales, incluyendo lo relacionado con la preparación de las evidencias requeridas para respaldar el nivel de implementación alcanzado por el programa. f) Cualquier otra que se derive de la elaboración e implementación del PGAI en la institución".

"Artículo 9º-Sobre el PGAI y actualizaciones del PGAI. El jerarca del Ministerio de Ambiente y Energía, vía resolución administrativa, oficializará el contenido de las guías y manuales respectivos aprobados por la CT, con base en los cuales las instituciones de la Administración Pública serán orientadas para la elaboración de sus PGAI y las respectivas actualizaciones de estos programas.

De igual forma la CT elaborará guías y otros instrumentos que servirán para sensibilizar, orientar y apoyar al personal de las instituciones involucradas en la elaboración y puesta en marcha de los PGAI.

Dichas guías, plantillas, manuales y demás instrumentos, serán puestos a disposición de las instituciones en el sitio web: http://www.digeca.go.cr".

"Artículo 10.-Presentación del PGAI y actualizaciones. Los PGAI y sus actualizaciones, deberán remitirse a la DIGECA, instancia que fungirá como ventanilla única para la recepción de estos documentos. Los mismos deberán entregarse en forma electrónica con la firma digital del jerarca institucional. La documentación deberá estar debidamente identificada con el nombre de la institución y el contenido del PGAI solicitado en los términos establecidos en este reglamento.

Desde la DIGECA, estos documentos se remitirán de manera digital a los miembros de la CT, para que realicen sus respectivas observaciones en especial dentro de su ámbito de competencia. Para esto se podrá hacer uso del correo electrónico institucional u otro medio digital que asegure su envío oportuno.

Toda la documentación generada como parte del proceso de elaboración, actualización o seguimiento del PGAI, deberá ser resguardada en la institución que funge como administrada por parte del encargado o coordinador de la Comisión Ambiental Institucional. Dicha documentación deberá estar correctamente ordenada, foliada y rotulada, además de estar disponible para los funcionarios encargados de su revisión. El responsable del PGAI, deberá velar por que la información se mantenga actualizada y en buen estado".

"Artículo 11.-Plazo de revisión de los PGAI. La CT contará con un plazo de 40 días naturales, contados a partir del día siguiente a la recepción del PGAI por parte de la DIGECA, para remitir a las instituciones públicas que presentaron el programa, una respuesta (nota de retroalimentación) que integre las recomendaciones emitidas tanto por los funcionarios de la DIGECA como en los casos que corresponda, las emanadas por los miembros de la CT, pudiendo incluso rechazar de forma justificada el programa presentado".

"Artículo 12.-Responsabilidad y seguimiento interno del PGAI. El o la jerarca de cada institución que presenta el PGAI o quien en su momento ostente este cargo, será el responsable del cumplimiento del mismo de conformidad con los artículos 98, 99 y 100 de la Ley General de la Administración Pública Nº 6227, y deberá:

• a)Aprobar y firmar la política de gestión ambiental institucional y el PGAI.
• b)Remitir formalmente a la DIGECA el PGAI o su respectiva actualización y cualquier otro instrumento que se establezca para el seguimiento del mismo.
• c)Constituir la CAI de manera formal y designar ante la DIGECA, la persona responsable de coordinarla.
• d)Facilitar y aprobar los mecanismos necesarios, para dar a conocer el PGAI a todos sus funcionarios, así como garantizar la implementación de las medidas ambientales contenidas en el PGAI; de modo tal que se facilite el logro de los compromisos sobre gestión ambiental.
• e)Comunicar a la CT si existe alguna información integrada al PGAI que se deba mantener en reserva con la debida justificación. Lo anterior, por el carácter público de los datos del PGAI o del proceso de seguimiento.
• f)Incorporar dentro de los Planes Anuales Operativos y los respectivos presupuestos de la institución, las acciones que garanticen la elaboración, implementación y mejora continua del PGAI.
• g)Establecer un mecanismo de comunicación permanente con la CAI, a fin de que esta cuente de manera efectiva con el apoyo y respaldo al más alto nivel".

"Artículo 13.-Informes de Avance. En marzo de cada año, las instituciones públicas deberán presentar ante la DIGECA un informe de avance anual que refleje el estado de implementación del PGAI.

Estos informes deberán contener registros cuantificables y análisis de los mismos, que permitan visualizar el impacto de las medidas implementadas del PGAI en aspectos tales como: consumo de energía eléctrica, consumo de agua, consumo de combustibles, consumo de papel y separación de residuos sólidos (ordinarios, peligrosos y especiales), sin perjuicio de que se incluya el reporte de otros aspectos ambientales inherentes al quehacer institucional. También deberá ser reportada la implementación de buenas prácticas ambientales, compras públicas sustentables e información ambiental solicitada bajo algún instrumento legal específico, considerando la naturaleza jurídica de cada institución pública.

Los lineamientos y manuales con base en los que las instituciones de la Administración Pública elaborarán sus informes de avance, serán aprobados por la CT y publicados en la página web: www.digeca.go.cr".

"Artículo 14.-Plazos para presentar el PGAI. Las instituciones de la Administración Pública presentarán sus PGAI dentro del plazo de 2 meses, contados a partir de la publicación del presente reglamento, de no hacerlo se considerará que se encuentran en incumplimiento de la legislación ambiental vigente, cuya falta será imputable al jerarca institucional".

"Artículo 17.-Vigencia del PGAI y presentación de las actualizaciones. El PGAI tendrá una vigencia de 5 años contados a partir del momento de la entrega del primer PGAI a la DIGECA. Una vez concluido este plazo, será responsabilidad del jerarca de cada institución obligada a contar con el PGAI, remitir de oficio a la DIGECA una actualización de este. Los jerarcas de cada institución, también tendrán la posibilidad de entregar dicha actualización previo al vencimiento del plazo con la justificación técnica para dicho proceder.

Respecto a las actualizaciones del PGAI, una vez entregadas, estas quedarán registradas en la base de datos de la DIGECA.

Para cada actualización del PGAI, se emitirán observaciones en el contexto de las notas de retroalimentación que se generan con los mecanismos de seguimiento. Dado que las actualizaciones del PGAI, se fundamentan en el principio de mejora continua de los sistemas de gestión ambiental, las mismas no requerirán un aval de la CT para iniciar su implementación.

La actualización del PGAI deberá realizarse conforme las guías y herramientas aprobadas por la CT para la elaboración de estos programas y puestas a disposición en el sitio web http://www.digeca.go.cr/ areas/programas-de-gestion-ambiental-institucional y aprobadas vía resolución por el jerarca del MINAE".

"Artículo 19.-Reconocimiento Excelencia Ambiental. Anualmente serán reconocidas las instituciones públicas que obtengan los mayores rangos en el puntaje de calificación por su destacada implementación del PGAI, las cuales serán ubicadas en la posición de Excelencia Ambiental. Dicha calificación será establecida en apego a los rangos estipulados en un sistema denominado "Semáforo de Implementación del PGAI", siguiendo los procedimientos que la CT establezca y publique en la página web de la DIGECA (www.digeca.go.cr)".

"Artículo 1º Bis.-Abreviaturas. Para efectos del presente Reglamento se establecen las siguientes abreviaturas:

1. CAI: Comisión Ambiental Institucional.

2. CT: Comisión Técnica de los Programas de Gestión Ambiental Institucionales.

3. DCC: Dirección de Cambio Climático.

4. DE: Dirección de Energía.

5. DIGECA: Dirección de Gestión de Calidad Ambiental.

6. MINAE: Ministerio de Ambiente y Energía.

7. PGAI: Programa de Gestión Ambiental Institucional." "Artículo 9° Bis.-Contenido de los PGAI y sus actualizaciones. Las instituciones públicas en la elaboración de sus PGAI y sus actualizaciones deberán considerar lo establecido en las guías y manuales, donde se contemplan al menos los siguientes aspectos:

1. Portada.

2. Índice.

3. Introducción (incluye una breve reseña del quehacer de la institución, su naturaleza jurídica y estructura).

4. Cuadro de datos generales de la institución (con información del Jerarca y los integrantes de la Comisión Ambiental Institucional).

5. Declaración Jurada de cumplimiento ambiental, debidamente firmada por el Jerarca.

6. Diagnóstico Ambiental (con base en las herramientas que proporcionará la CT).

7. Alcance del PGAI (incluye un inventario total de edificaciones donde se desarrollan actividades bajo la responsabilidad institucional).

8. Plan de Acción (con acciones de corto, mediano y largo plazo, que deben ser implementadas en 5 años).

9. Anexos, en los que será obligatoria la inclusión de Protocolos de evaluación de la fase diagnóstica, hoja de registro de consumo (tales como agua, combustible, energía eléctrica, papel), respaldo de manejo adecuado de aguas residuales, hoja de registro de generación de residuos sólidos ordinarios, de manejo especial y peligrosos".

"Artículo 13 bis.-Seguimiento de los PGAI. Desde la DIGECA se programará el seguimiento a la implementación del PGAI que llevan a cabo las instituciones de la Administración Pública. Para ello podrá emplear los mecanismos que considere oportunos, los cuales pueden ser presenciales o no.

Para este seguimiento se emplearán las herramientas de calificación que hayan sido debidamente aprobadas por la CT, comunicadas a las instituciones de la administración pública y divulgadas en el sitio web de la DIGECA http://www.digeca.go.cr.

Posterior a la aplicación de las herramientas de calificación, desde DIGECA, se remitirá al jerarca y al Coordinador institucional del PGAI, un oficio de retroalimentación, donde se indique la calificación del nivel de implementación del PGAI y las respectivas recomendaciones, que se consideren necesarias. La calificación otorgada, ubicará a las dependencias públicas en un "Semáforo de Implementación de los PGAI" que es el instrumento mediante el cual, la CT ubica en categorías los resultados obtenidos por parte de las instituciones públicas en la implementación del PGAI.

Las categorías establecidas en el Semáforo de Implementación de los PGAI son:

• a)Verde (- ó +): indicará una gestión ambiental de muy buena a excelente, b) Amarilla (- o +); indicará una gestión ambiental de regular a buena, c) Roja (+ o -): indicará una gestión ambiental de deficiente a muy deficiente. En los casos donde no se pudiera hacer el seguimiento por razones documentadas e imputables directamente a la institución que debe ser evaluada, dicha institución será ubicada en el rango de muy deficiente, hasta tanto no se pueda realizar la corroboración de su condición por los mecanismos que sean definidos por la CT".

Transitorio único. Las instituciones públicas que, al momento de publicación de la presente reforma, cuenten con su PGAI vigente, prolongarán su actualización hasta el cumplimiento del plazo de 5 años, contados para cada institución a partir de la entrega que se realizó a la DIGECA del PGAI respectivo. Mientras que las instituciones de la Administración Pública que aún no cuentan con el PGAI, deberán de presentarlo en el plazo establecido en el artículo 14 del Decreto Ejecutivo número 36499 "Reglamento para la Elaboración de Programas de Gestión Ambiental Institucional en el Sector Público de Costa Rica".

El presente reglamento entrará a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República. San José, el veintinueve de julio del año dos mil veintiuno.