Sanction for breach of notarial registration dutySanción por incumplimiento del deber de inscripción notarial

Notarial Disciplinary Proceeding NOTARIAL DISCIPLINARY PROCEEDING CASE FILE: EXPN1 BY: ASOCIACIÓN DE VIVIENDA SAN JUAN DE CIUDAD QUESADA AGAINST: LIC. [Nombre1] AND ANOTHER VOTE # 191-2005 TRIBUNAL DE NOTARIADO: San José, at nine hours fifty minutes on October sixth, two thousand five.

Disciplinary proceeding with a claim for damages filed before the Juzgado Notarial by ASOCIACION DE VIVIENDA SAN JUAN DE CIUDAD QUESADA, legal identification number CED1, represented by Mrs. [Nombre2], married once, homemaker, identification number CED2, in her capacity as President with powers of a generalísima attorney-in-fact without limit of sum, against licensed notaries JUAN LUIS GOMEZ GAMBOA [Nombre2], married, attorney and notary, identification number CED3, and MAURICIO CAMPOS GOMEZ [Nombre2], married, attorney and notary, identification number CED4, both with offices in San José. Attorney Jorge Fabio Sibaja Rodríguez participated in this proceeding in his capacity as special judicial attorney-in-fact for the aforementioned [Nombre2].

WHEREAS:

1. 1Asociación de Vivienda San Juan de Ciudad Quesada denounces, through attorney Jorge Fabio Sibaja Rodríguez, who was the special judicial attorney-in-fact of the President with powers of a generalísima attorney-in-fact of said Association, that notaries [Nombre3] and [Nombre1] executed in co-notarization deed number 113, authorized at ten hours on September thirteenth, two thousand, through which Mr. [Nombre4] sells the property of the Partido de Alajuela, registration number CED5 CED6, to said Association for the sum of forty-five million colones. That the property was purchased with a specific budget allocation, managed, included, processed, and approved in the Presupuesto de la República, with the acquiring entity being supervised by the Contraloría General de la República. That the notaries failed to fulfill their duty to register said deed, which has caused them countless problems with their members and before other public entities, since they cannot manage any aid, subsidy, or donation for the development of their activities with national and international organizations, while at the same time they are about to lose the property.That notary Gómez Gamboa issued receipt number 199, dated October 25, 2000, for the payment of fees for the referenced deed, for an amount of one hundred fifty thousand colones. That since the property is still registered in the name of the transferor, it was subject to a lien (embargo) by Banco Elca, which is being processed under case file EXPN2 in the Juzgado Cuarto Civil de San José. It requests that the registration of said deed be ordered. Along with the complaint, the complaining entity filed a claim for damages against both notaries, the amount of which is estimated at the sum of forty-five million colones, so that: a) said professionals be ordered to register the certified copy (testimonio) of the deed through which the plaintiff acquired the property, covering the respective costs, b) they be ordered to pay the amount of the lien and the interest accruing on the property of Alajuela, registration number CED7, in favor of Banco Elca. c) That if during the processing of the complaint the property is not awarded to a third party in good faith, they pay the sum of ten million colones to cover the registration, the amount of the lien, and the damages and losses (daños y perjuicios), d) That if during the processing of the complaint the property is awarded to a third party in good faith, the notaries must compensate the price agreed upon in the sale to Asociación de Vivienda San Juan de Ciudad Quesada, that is, the sum of forty-five million colones, plus the interest legally corresponding, interest that will be liquidated until its effective payment, and, e) That they be ordered to pay the fees of the authenticating attorney for the processing and professional direction of the complaint.
2. 2In his response, notary Gómez Gamboa states that notary Campos Gómez did not participate in the processing of the deed or the collection of fees, only assuming his responsibility as co-notary in the act of sale of the property, so the only person responsible for the processing of the document and collection of fees is him, since the plaintiff always dealt with his person. He states that it is true that the primary purpose of the complainant is housing, and that when they asked him to execute the deed they presented original documents that he had in view, showing that the Association was exempt from all tax payments, and it is for this reason that this circumstance was noted in the body of the deed. That the deed was submitted to the Registro the day after the sale was signed, and the filing entry (asiento de presentación) was canceled, since no type of stamp (timbre) or taxes were paid. That regarding his fees, as indicated in the deed, he only charged fifty percent, of which the acquirer paid the sum of one hundred fifty thousand colones, but not the expenses charged by the Registro to register the document.That when the document was returned defective, he tried and could not locate Mr. [Nombre5], who was acting as president of said entity, so he located Mr. [Nombre6] [Nombre6], whom he informed that the deed was rejected for lack of payment of fees and that the Association did not appear tax-exempt and that the expenses were approximately one million one hundred twenty-five thousand colones. That he told him he would inform the aforementioned [Nombre5]; however, several days passed and seeing that he did not send the money nor call, he called Mr. Abarca again, who informed him that the Association had no money and that they were taking steps to get it. That given the passage of time and on October 26, two thousand, Mrs. [Nombre7], as Secretary of the acquiring Association, appeared at his office accompanied by Mr. [Nombre8], who requested the original document to obtain the money and that the Association would be responsible for processing it, so he delivered it to them, for which he attaches the proof that demonstrates this.That said lady explained to him that there were also problems with the acquisition of said property, since they questioned the Board of Directors and the seller, and that they said that he had acquired it from a company called Arbolitos de Oro, which had a relationship with deputy [Nombre6], who was the person who obtained the specific budget allocation for the purchase of the property, in addition to the fact that the questioning was made public by the media, where the document was shown. That he reiterates that the complainant has not given him any sum for the payment of the stamps and taxes, and on the contrary, they withdrew the document from his office, and furthermore, he was always in contact with Mr. [Nombre6] to let him know the money needed to register the document. That he does not understand why he is being sued and held responsible for the lien and lawsuit filed by Banco Elca, since they have been aware for more than two years of the reasons why the document was not registered.For his part, notary Campos Gómez indicated that the deed in question was executed in co-notarization, that his participation was limited solely to the preparation of the document and receipt of signatures in the protocol. That regarding the processing of the deed and collection of fees, he did not participate, because the person contracted was his colleague [Nombre3]. That the plaintiff presented a document at the time of signing the deed, where it was recorded that the acquiring Association was exempt from paying taxes, which is why said exemption was recorded in the deed. That it is not true that due to a lack of expertise, diligence, and honesty on his part, the document has not been registered in the Registro. That the Association cannot expect him to pay from his own funds the approximate sum of one million one hundred twenty-five thousand colones for taxes and stamps, as the Association was not exempt.That he is aware that his colleague maintained communication with the Association's Board of Directors for more than two years, which was informed that due to lack of payment of stamps and taxes, the document could not be registered. That in accordance with Article 20 of the Código Notarial, he requests to be released from all responsibility in the sense that the deed could not be registered solely due to the lack of money to pay the fees, stamps, and taxes, of which the acquiring entity has been informed, money which it has not wanted to pay, and for which he is not obligated to pay, and at no time has he failed to comply with his obligations and duties as a notary.
3. 3That the authority of first instance, by judgment at ten hours on March eleventh, two thousand five, upheld the disciplinary action against the denounced notaries and imposed on each of them the disciplinary correction of three months of suspension in the exercise of the notarial function, on the understanding that said suspension shall remain in effect until the final registration of the certified copy of the deed in question. The claim for damages filed against said notaries was dismissed, and this matter was decided without special order as to costs (sin especial condenatoria en costas).
4. 4As they were not in agreement with the decision, the notaries appealed, by virtue of which the Tribunal now hears the indicated judgment.
5. 5The legal requirements and deadlines have been observed in the proceedings. No defects or omissions are noted that could cause nullity.

Drafted by Judge Sánchez Sánchez.

WHEREAS:

I.To proven fact number 2), folios 220 to 223 are added as probative support; to proven fact number 3), that deed number 113 was authorized at ten hours on September thirteenth, two thousand, and that the proof of that fact also appears on folios 209 to 211. Added to the probative support of proven fact number 4) is folio 210, to fact number 5) folios 209 to 211, and to proven fact number 6), folio 26. This last fact is corrected, in the sense that the certified copy was submitted on September fourteenth and not October fourteenth. In all other respects, the list of proven facts contained in the appealed judgment is approved.

II. The sole fact held as unproven is approved

III.The judge of instance imposed on each of the denounced notaries the penalty of three months of suspension in the exercise of the notarial function, which shall remain in effect until the final registration of the deed in question, in addition, dismissed the claim for damages, and decided this matter without special order as to costs. The aforementioned professionals express disagreement with the decision in their appeal brief, although they do not express grievances. In said brief, they express that their disagreement is based on the lack of causal relationship between the conduct attributed for lack of advice and the imposed penalty of paying the transfer taxes and stamps, despite it being demonstrated that the association did not pay those items. That when establishing a penalty, there must be a clear relationship indicating what factual and probative elements the judge holds as proven and what reasoning was carried out to arrive at the conclusion of imposing a specific and determined penalty against the denounced individuals.

That the appealed judgment confuses the nature of the fault attributed to them of "lack of advice" with a purely pecuniary aspect, such as whether or not the complainant effectively paid them the stamps and taxes corresponding to the sale. That it is one thing for them to be responsible for the lack of advice and another for the complainant to have the right to unjust enrichment without paying the amount of those stamps and taxes. That it is a very different case when the complainant paid the notary the registration expenses and the notary appropriates these and does not submit the document to the registry. That it is also a very different case when the notary indicates absolutely nothing in the deed about the payment of those stamps and taxes, nor indicates the receipt of money, or did not deliver the receipt for the money. That the lack of registration originates from the non-effective payment of the stamps and taxes by the complainant, not from a withholding or non-payment of those items by the denounced individuals.

That they fulfilled their duty by submitting the document to the registry for its registration, which was returned without being registered, and the filing entry was in turn canceled, for the reason that the respective stamps and taxes had to be paid. That this was communicated to the Association, as they knew that they had not made any payment to them regarding the payment of taxes and stamps. That the penalty of covering the required payments lacks legal basis, since the judgment contains the argument that: "…The situation is different, because the notaries expressly indicated that the deed was exempt and if it is not, they must now bear the consequences of their failure to register the deed that is the subject of the matter, covering the required payments. Hence, a transgression of the duty to register is established, in consideration of which the disciplinary correction of… must be imposed on both notaries." That the judgment does not indicate the legal basis in the legal system that supports this reasoning.

That it is one thing to lack advice and another to establish a pecuniary penalty—the payment of stamps and taxes—despite it being clear in the record that the complainant never paid any sum for these two items, taking advantage of their own fraud, and with the appealed judgment establishing unjust enrichment in favor of the complainant at their expense. That if the judgment finds the lack of advice proven, it should have established a penalty consistent with that fault, using the principles of cause-and-effect relationship, but instead, it unjustifiably rewards the complainant by not paying the stamps and taxes that the complainant themselves, upon signing the deed, knew they did not pay. That the unpaid amount is around four and a half million colones. That the judgment's reasoning—that since the advice was poor, they must pay the stamps and taxes—lacks legal basis and violates the principles of justice, proportionality of the penalty, and equity, as no one is obligated to the impossible.

That they request the judgment be revoked regarding the penalty of covering the required payments, because the complainant did not pay those amounts, and in its place, that obligation be established at their charge, and once the complainant pays the taxes and stamps, the obligation to register runs on their account, within a period of one month.

IV.The decision by the judge of first instance is in accordance with law and therefore must be confirmed, although not for the reasons outlined by said authority but for the reasons set forth below by the majority of this Tribunal. For the purposes of the matter at hand, it must be considered that, in the execution of a public deed (escritura pública), normally, the registration expenses, in the absence of a stipulation, are to be paid in halves by the buyer and the seller, according to what is indicated in Article 1067 of the Código Civil and Article 66 of the Arancel de Honorarios de Profesionales en Derecho, Decreto número 20307 J of April 4, 1991. In this way, since it is the parties to the deed who declare the transaction amount of the legal business, it falls to the notary to record this statement when preparing the respective public instrument and to proceed to carry out the provisional settlement and calculation of the taxes and stamps that they must pay, according to that value, since Article 65 in relation to the first paragraph of Article 67 of the cited Arancel de Honorarios establishes, firstly, that the interested parties must also pay the notary the sums that the act or contract must cover for fees, stamps, and taxes, which is why the notary shall have no responsibility whatsoever for the delay in processing the respective documents, nor for the consequences of that delay, if the interested parties do not comply with the previous provisions upon signing the corresponding deed, and secondly, the cited numeral 67 indicates that the payment of notarial fees shall be made upon signing the public instrument along with the fees, taxes, and other sums that must be satisfied, all of which may be calculated provisionally when the right or property subject of the act or contract is subject to appraisal or another procedure.

From the foregoing, it is inferred that the notary, when authorizing the deed, must ensure that the parties pay him the registration expenses that the deed requires, for which he can investigate and verify in the corresponding offices the value of the traded property, in order to correctly determine the referenced taxes, or he can make the calculation based on the value declared by the parties. In this latter case, he must warn them that the amount of the expenses may be higher, because it depends on the tax base registered with the Administración Tributaria, since only in this way can he fulfill his functional duty of registration contemplated in Article 34, subsection h) of the Código Notarial in relation to Articles 64 and following of the cited Arancel. It is worth mentioning at this point that, in accordance with the Criterio de Calificación Registral sobre Simplificación de Trámites Registrales contained in Circular of the Dirección del Registro Público BI 046-98 of November 27, 1998, it was reported in section number 2, subsection a), that to facilitate service to notaries and the public, the property values held by Tributación Directa can be consulted in the property information published by the registry, so the notary, when carrying out the registry study on the property, as part of his pre-deed duty, has the possibility of knowing that value in advance, in order to compare it with what the parties declared in the deed.

It must also be indicated that, if an adjustment is required in the sums to be paid for expenses and fees, the notary has the duty to communicate it to the [Nombre2] brevity to the parties, who in turn are obligated to provide those funds to the authorizing professional, so that the document registration process is not delayed. It is reiterated that in view that the payment of these registration expenses is to be covered by the parties to the deed, the notary has the unavoidable duty to ensure that at that act those sums are paid to him, since their full payment must be satisfied as a prerequisite to be able to submit and request the registration of the document in the Registro, according to what is provided in subsection a) of Article 50 of the Reglamento del Registro Público, Decreto Ejecutivo # 26771 J of March 18, 1998 in relation to Article 3 of the Ley de Aranceles del Registro, so that his functional duty to complete the registration of the deed is not hindered, unless he expressly records in the instrument he authorizes, as indicated above, that those sums of money were not paid to him, which would exempt him from that duty, until those amounts are covered, because then, that delay would not be for a reason attributable to him, in accordance with what is indicated in subsection a) of Article 144 of the Código Notarial in relation to numeral 65 of the Arancel de Honorarios de Profesionales en Derecho.

It is added that the omission of that recording in the deed presumes its payment, as established by Article 167 of the cited legal body. This position, relative to the fact that the notary must require the parties and be vigilant when the deed is executed regarding the payment of the registration expenses it requires, which also extends to the case of instruments executed in co-notarization, like the case at hand here, has already been previously set forth by this Tribunal, when expressing that: "… without their defense based on the lack of payment of registration expenses being admissible, because regarding these expenses, this Tribunal considers the following: as the instance judge correctly states, Article 65 of the Decreto de Honorarios number 20307-J establishes that the interested parties must also pay the notary the sums that the act or contract must cover for fees, stamps, and taxes, and Article 64 of that same decree establishes that it is the notary's task to proceed with the registration procedures for the document they authorize, and Article 34 of the Código Notarial also establishes this, so that if the registration is part of their work, compensated by the notarial fees, and if to proceed with the registration they need the expenses for that purpose to be paid, it is clear that the notary must ensure that those expenses are paid to them at the time the document is executed." (Tribunal de Notariado. Vote # 82 of 9:20 hours on April 28, 2005) (bold added).

V.In the present matter, the reported notaries jointly authorized deed number 113, by which Mr. [Nombre4] sells the property registered in the Partido de Alajuela, registration number [Placa1], to the Asociación de Vivienda San Juan de Ciudad Quesada, for the sum of forty-five million colones, and they stated therein that: "...this deed is exempt from all payment for registration fees and transfer taxes, because the acquiring Association has been declared a Social Welfare Institution, in the Housing Area [Dirección1], by resolution number three hundred two-ninety four of December seventh, nineteen ninety-four, duly registered in the Public Registry of Social Welfare Institutions and Services in Volume one, folio three hundred nine, entry three hundred two, under Administrative File number three hundred fifty.".- This means that the aforementioned professionals accepted the request for services made by the parties in the deed and carried out the corresponding legality control under the premise that the deed was exempt from the payment of fees, stamps, and transfer tax, which was not correct, resulting in the interested parties not paying any sum for registration expenses at the time, so it is not possible to attribute fault for this fact to the parties in the referenced deed, since they are laypersons in the matter and the services of the notaries are hired for that purpose, given that they are legal professionals and legally qualified in this area.- Now then, it is unquestionable that by acting in this way, the reported parties made an erroneous legal value judgment, which caused the document presented for registration on September fourteenth, two thousand, to have its filing canceled due to non-payment of fees and stamps.- But then, from that cancellation onward, the notaries were obligated to inform the parties of the amount they had to pay for registration expenses, because only by paying those expenses could the notaries proceed with the registration, which constitutes an unavoidable duty that they cannot neglect, and for which they must ensure at all times until it is achieved.- However, in the proceeding there is no reliable proof that this occurred, as will be seen later.- The arguments of the reported parties to the effect that they are not responsible for the non-registration of the deed in question, since the complainant has not paid them the fees, stamps, and taxes required by the referenced document, are not admissible to exempt them from the imposed disciplinary sanction and from the functional duty to proceed with the registration of said instrument, because they had the obligation to the parties not only to guarantee the legality of the legal transaction they authorized, but also to verify and carry out the respective study regarding the expenses demanded to register the deed in question, or, failing that, to inquire at the corresponding office or public registry about the propriety of the exemption the document supposedly had, which was an essential circumstance to guarantee the goal intended by the parties that this deed be registered in the Registry without obstacles, as part of the right of the acquiring Association to receive the property free of all encumbrances and annotations, as was agreed by the contracting parties, and thus guarantee its full exercise, in accordance with the provisions of Article 267 of the Civil Code.- Furthermore, this prior verification and inquiry by the reported parties regarding the liquidation of what had to be paid for fees, stamps, and taxes, even if provisionally, making the respective calculation, as provided in the last part of the first paragraph of Article 67 of the Professional Legal Fee Schedule cited above, or regarding the propriety of the exemption of those items, was imperative so that the receipt and registration of the document would not suffer inconveniences, especially since it involved a substantial transfer paid with public funds obtained through a specific budget line secured by a congressman, to satisfy the housing needs of a large number of members of the complaining entity, and it was the duty of the notaries to proceed in that manner, as consideration for the payment of fees that the parties covered for them.- The decision of the indicated professionals to accept the request for services made in this case by the grantors of deed number CED8, on the understanding that the transfer was exempt from the payment of registration expenses, was an erroneous value judgment, since as legal professionals exercising a public function such as the notarial function, they could not be unaware that any potential exemption for this case would have to be provided for in Article 2 of the Law Regulating All Existing Exemptions, Their Repeal, and Their Exceptions # 7293 of April 3, 1992, or in some special law that expressly covered this transfer, but never in an administrative resolution like the one they recorded in the deed.- Moreover, it is obvious that there could be no legal norm capable of exempting a transfer like the one referenced for the transferor, since he is a natural person, a subject of private law, and the acquirer is a Housing Association.- The fact that the latter was declared a Social Welfare Institution also did not give grounds to consider that it was exempt from the payment of fees, stamps, and transfer tax, since it was not covered by any law, and, according to the provisions of Law # 3095 of June 18, 1963 and Executive Decree number [Placa2] of February 16, 1971 in relation to Article 26 of the Law Creating the Joint Institute of Social Assistance, the declarations of Social Welfare are for entities whose statutory purposes are oriented to the care of children, adolescents, persons with disabilities, older adults, and persons with drug dependency, without any exemption for the non-payment of fees, stamps, and transfer tax on documents subject to registration in favor of any entity being contemplated, according to the cited legal text.- In addition, without prejudice to the foregoing, the stamp for the Bar Association that said document had to pay, according to the provisions of Law number 3245 of December 3, 1963 and 102 of Decree 20307 J of April 4, 1991, in force when deed number CED8 was granted, and currently numeral 104 of Executive Decree 32493 J of August 5, 2005, is a fee that must be covered by the notaries themselves —not the parties— as a mandatory contribution from those professionals for the maintenance of the Bar Association and to increase the pension and retirement fund for its members, so that charge could not be transferred to the grantors.- The authorizing notaries acknowledge —as stated— having authorized deed number 113, relying on the Social Welfare declaration of the purchasing Association, which in itself is insufficient to consider that it covered a possible tax exemption, since from its simple reading no circumstance emerges for them to have reached a conclusion of that nature, nor was it demonstrated in the proceeding that any liquidation of the sums to be covered was ever presented to the contracting parties, and that these parties refused to pay those expenses upon such a request, once the filing was canceled by the Registry; this omission by the notaries ultimately caused evident harm to the purchasing Association, which materialized in acquiring a property that has not yet been able to be registered in its name.- It must be noted that it is not that bad faith is directly attributed to the notaries, but it is a fact that they acted with great imprudence and a lack of the duty of care they must observe in their actions as public certifiers, by authorizing said instrument in the manner described, without having the registration expenses covered, or without promptly advising the parties thereof, once the Registry canceled the filing of deed number CED8.- It is reiterated that it must be taken into account that when the referenced deed was presented to the Journal on September 13, 2000, its filing was canceled for lack of payment of fees and stamps, and when the amount to be paid was not yet subject to the payment of penalties, as is the case with the transfer tax, the reported parties did not formally inform the legal representative of the complaining Association of the need to cover these sums, given the error they incurred when they previously authorized the deed, so this omission cannot now be rectified, five years after the deed was granted, by attributing responsibility for that fact and for the non-registration of the document to the complaining entity.- The assertion by notary Juan Luis Gómez that he informed Mr. [Nombre6] of that situation, who, in turn, supposedly made it known to the acquiring entity, as expressed in his reply and appeal briefs, is not sufficient proof to assume that said entity had timely knowledge of the situation that occurred, since Mr. [Nombre6] is not a party to said deed, and neither is the fact that the witness copy of the deed was delivered to Mrs.

Lucía Pavón, Secretary of that entity, on October 26, 2000, proof of that fact, since formal and written communication was necessary for this, requiring the legal representative of the Association of the need to pay the expenses demanded for the registration of the deed, as well as stating that, upon her refusal, they were unable to register it.- The absence of the communication to the complainant that is noted is reaffirmed by the testimony given by the witness they offered, Mr. [Nombre9] , who on folio 287 verso indicates that: "Once the witness copy was issued, they gave it to him to process in the Registry and supposedly the Association was exempt from taxes, and later it came out with the defect that it had to pay them.- Knowing this situation, he informed notary [Nombre3] and, at the request of the cited notary, he informed Mr. [Nombre6] , who has a relationship with the Association, that the deed had to pay the taxes and the amount to be paid was indicated to him.

However, as far as he knows, the representatives of the Association did not come to the office nor did they pay the amounts. He indicates that the representative of the Association was not informed, because at that time he had a relationship with the daughter [Nombre2] of Mr. [Nombre6] and it was through the latter that the contact was made to execute the deed, since he knew that he worked in a law office.- He points out that he had no contact with the Association, nor did he know the telephone numbers of its representative, and he does not know if Mr. [Nombre6] communicated with the Association…".- As is evident from the foregoing, neither the witness, nor Mr. [Nombre6] , nor his daughter [Nombre2] are formal and appropriate channels to request such payment from the complaining Association, and moreover, the witness himself says that it was he, not the notary, who communicated it to Mr. [Nombre6] , and that they did not even have the telephone number of the Association's legal representative; and likewise, there is no evidentiary proof supporting that such formal communication was made to the legal representative of the complainant in a timely manner.- On the other hand, if the notaries considered that the deed was exempt —mistaken or not in their assessment—, at no time did they use the mechanisms established in Article 8, subsection d) of the Registry Regulations in relation to Articles 18 and following of the Law on Registration of Documents in that Registry number 3883 to challenge the indicated defect, to which they simply acquiesced, and they did not formally communicate to the complainant the sum of money required for registration expenses, which demonstrates their lack of diligence regarding this matter.- All of the above resulted in deed number CED8, which is of interest to the complaining Association, remaining, five years after being granted, still pending registration, and in it currently having a recorded lien, despite having acquired the property free of encumbrances and annotations; thereby, both notaries breached their duty to register the aforementioned deed, a duty that is provided for and sanctioned in Articles 34, subsection h) and 144, subsection a) of the Notarial Code, also failing to comply with the provisions of Articles 65 and following of the Professional Legal Fee Schedule, cited above, which imposes on the notary the obligation to proceed without delay to the timely registration of the document, which is an imperative procedure for those titles in which registrable real rights are recorded, in order to make their existence known to third parties.- The arguments made by the co-notaries to justify the delay in the registration of the document are not admissible, since it was their omitted action that led to the deed not being able to be registered, and it caused several legal complaints from members; clarifying that they are not being sanctioned to pay the stamps and taxes, but for failing in their duty to register.- Matters relating to the sums that must be paid to register that document and who must cover them is an issue of strict functional competence of the notaries, whose resolution falls exclusively to them, as a consequence of the decision they made at the time, as public certifiers, to proceed to authorize a public instrument under those conditions, as well as matters relating to the lien on the property, because these obstacles, and any other that arises, are a product of the situation in which they placed themselves by authorizing a document under those conditions, since they accepted the request for services in that way without conducting the rigorous studies, and then did not inform the complainant of anything, who cannot be held responsible, five years later, for not having paid the expenses when that deed was granted, for the reasons set forth above.- Regarding the claim that the witness copy was delivered to one of the directors of the complainant, that is also not a matter that relieves them from registering, because the law provides the solution for such cases (Article 113 of the Notarial Code).- That being the case, concerning the appealed matter, what is required is, for the reasons given by the majority of this Tribunal, and not those of the first instance, to confirm the appealed judgment, by which both notaries are sanctioned with three months of suspension from the exercise of the notarial function, until they register deed number CED9 in question, which has been pending registration for more than five years.- Judge Alvarez Ross dissents.-

THEREFORE:

For the reasons given by the majority of this Tribunal, the appealed judgment is confirmed in the appealed matter.- Judge Alvarez Ross dissents.- Licda. Ana Cecilia Ching Vargas Licda. Miryam Alvarez Ross Lic. Rafael Sánchez Sánchez DISSENTING VOTE OF JUDGE ALVAREZ ROSS.

I depart from the majority opinion and dissent based on the following: I share the reasons expressed by my colleagues in that the notaries acted with great imprudence and a lack of the duty of care that must be observed in their actions as public certifiers, and therefore they are subject to sanction. Notwithstanding the foregoing, my vote is to annul the judgment, so that prior to its issuance, the complaining party is ordered to pay the stamps and registration expenses, because the notaries have no reason to bear them. If it is not done in this way, I believe there is a legal impossibility to apply the sanction pursuant to Article 144, subsection a), since there is no evidence that they were given a deadline to register, which I believe would always have to be subject to the prior payment of all expenses necessary for its registration.

Licda. Miryam Alvarez Ross

Proceso disciplinario notarial PROCESO DISCIPLINARIO NOTARIAL DE: ASOCIACIÓN DE VIVIENDA SAN JUAN DE CIUDAD QUESADA CONTRA: LIC. [Nombre1] Y OTRO VOTO # 191-2005 TRIBUNAL DE NOTARIADO: San José, a las nueve horas cincuenta minutos del seis de octubre del dos mil cinco.

Proceso disciplinario con pretensión resarcitoria establecido ante el Juzgado Notarial por la ASOCIACION DE VIVIENDA SAN JUAN DE CIUDAD QUESADA cédula jurídica CED1, representada por la señora [Nombre2] , casada una vez, ama de casa, cédula CED2, en su carácter de Presidenta con facultades de apoderada generalísima sin límite de suma, contra los licenciados JUAN LUIS GOMEZ GAMBOA [Nombre2], casado, abogado y notario, cédula CED3 y MAURICIO CAMPOS GOMEZ [Nombre2], casado, abogado y notario, cédula CED4, ambos con oficina en San José.- Intervino en este proceso el licenciado Jorge Fabio Sibaja Rodríguez en su calidad de apoderado especial judicial de la citada [Nombre2] .-

RESULTANDO:

1. 1La Asociación de Vivienda San Juan de Ciudad Quesada denuncia, a través del licenciado Jorge Fabio Sibaja Rodríguez, quien fue apoderado especial judicial de la Presidenta con facultades de apoderada generalísima de dicha Asociación, que los notarios [Nombre3] y [Nombre1] , otorgaron en co-notariado la escritura número 113, autorizada a las diez horas del trece de setiembre del dos mil, mediante la cual el señor [Nombre4] vende la finca del Partido de Alajuela, matrícula CED5 CED6 a dicha Asociación por la suma de cuarenta y cinco millones de colones.- Que la finca se compró con una partida específica, gestionada, incluida, tramitada y aprobada en el Presupuesto de la República, encontrándose la entidad adquirente, fiscalizada por la Contraloría General de la República.- Que los notarios no cumplieron con su deber de inscribir dicha escritura, lo que les ha ocasionado innumerables problemas con sus asociados y frente a otros entes públicos, toda vez que no pueden gestionar ninguna ayuda, subsidio o donación para el desarrollo de sus actividades con organismos nacionales e internacionales, a la vez que están a punto de perder la propiedad.- Que el notario Gómez Gamboa extendió el recibo número 199, fechado 25 de octubre del 2000, por concepto de pago de honorarios de la referida escritura, por un monto de ciento cincuenta mil colones.- Que al encontrarse todavía la finca inscrita a nombre del transmitente, fue objeto de embargo por parte del Banco Elca, que se tramita bajo el expediente EXPN2 en el Juzgado Cuarto Civil de San José.- Pide, se ordene la inscripción de dicha escritura.- Junto con la denuncia, la entidad quejosa interpuso pretensión resarcitoria contra ambos notarios, cuya cuantía se estima en la suma de cuarenta y cinco millones de colones, a fin de que: a) se condene a dichos profesionales a inscribir el testimonio de la escritura mediante la cual la actora adquirió el inmueble, sufragando los costos respectivos, b) se les condene a pagar el monto del embargo y los intereses que recaen sobre la finca de Alajuela, matrícula CED7 , a favor de Banco Elca.- c) Que si en el trámite de la denuncia la propiedad no es adjudicada por un tercero de buena fe, paguen la suma de diez millones de colones para cubrir la inscripción, el monto del embargo y los daños y perjuicios, d) Que si en el trámite de la denuncia la propiedad es adjudicada por un tercero de buena fe, los notarios deben resarcir el precio pactado en la venta a la Asociación de Vivienda San Juan de Ciudad Quesada, sea, la suma de cuarenta y cinco millones de colones, más los intereses que por ley le corresponde, intereses que serán liquidados hasta su efectivo pago y, e) Que se les condene al pago de honorarios del abogado autenticante por la tramitación y la dirección profesional de la denuncia.-
2. 2En su contestación, el notario Gómez Gamboa dice que el notario Campos Gómez no tuvo participación en cuanto al trámite de la escritura ni cobro de honorarios, sólo asumió su responsabilidad como co-notario en el acto de compraventa de la finca, por lo que el único responsable por el trámite del documento y cobro de honorarios es él, ya que en todo momento la demandante trató con su persona.- Manifiesta que es cierto que el fin primordial de la quejosa es la vivienda, y que cuando ellos le solicitaron les hiciera la escritura le presentaron documentos originales que tuvo a la vista, de que la Asociación estaba exenta de todo pago de impuestos, y es por esta razón que en el cuerpo de la escritura se anotó esa circunstancia.- Que la escritura fue presentada al Registro al día siguiente de firmarse la compraventa, y le fue cancelado el asiento de presentación, ya que no se le pagó ningún tipo de timbre e impuestos.- Que en relación a sus honorarios, como se indica en la escritura, solo cobró el cincuenta por ciento, de los cuales la adquirente pagó la suma de ciento cincuenta mil colones y no así los gastos que cobra el Registro para inscribir el documento.- Que cuando el documento fue devuelto defectuoso, intentó y no pudo localizar al señor [Nombre5] , quien fungía como presidente de dicha entidad, por lo que localizó al señor [Nombre6] [Nombre6] a quien le informó que la escritura fue rechazada por falta de pago de derechos y que la Asociación no aparecía exenta de impuestos y que los gastos eran aproximadamente un millón ciento veinticinco mil colones.- Que éste le dijo que iba a informar al citado [Nombre5], sin embargo, pasaron varios días y al ver que no mandaba el dinero ni llamaba, volvió a llamar al señor Abarca, quien le informó que la Asociación no tenía dinero y que estaban gestionando conseguirlo.- Que en vista de que pasó el tiempo y el día 26 de octubre del dos mil, se presentó a su oficina la señora [Nombre7] , como Secretaria de la Asociación adquirente, acompañada del señor [Nombre8] , quienes le solicitaron el documento original para conseguir el dinero y que la Asociación se encargaría de tramitarlo, por lo que se lo entregó, para lo que acompaña la constancia que así lo demuestra.- Que dicha señora le explicó que también habían problemas con la adquisición de dicha finca, pues cuestionaban a la Junta Directiva y al vendedor, y que decían que él la había adquirido de una sociedad llamada Arbolitos de Oro, que tenía relación con el diputado [Nombre6] , quien fue la persona que consiguió la partida específica para la compra del inmueble, además de que el cuestionamiento fue hecho público por los medios de comunicación, donde el documento fue expuesto.- Que reitera que la denunciante no le ha entregado suma alguna para el pago de los timbres e impuestos, ya que por el contrario, retiran el documento de su oficina, además, siempre estuvo en contacto con el señor [Nombre6] para hacerle saber el dinero que se necesitaba para inscribir el documento.- Que no entiende porqué se le demanda y hace responsable del embargo y demanda que presentó el Banco Elca, ya que ellos están enterados desde hace más de dos años de las razones por las cuales no se inscribió el documento.- Por su parte, el notario Campos Gómez indicó que la escritura en mención se hizo en co-notariado, que su participación se limitó únicamente a la confección del documento y recepción de firmas en el protocolo.- Que en cuanto al trámite de la escritura y cobro de honorarios, él no participó, porque a quien se contrató fue a su colega [Nombre3] .- Que la demandante presentó un documento a la hora de firmar la escritura, donde constaba que la Asociación adquirente estaba exenta del pago de impuestos, razón por la cual en la escritura se hace constar dicha exoneración.- Que no es cierto que por falta de pericia, diligencia y honestidad de su parte, el documento no se ha inscrito en el Registro.- Que la Asociación no puede pretender que él pague de su propio peculio, la suma aproximada de un millón ciento veinticinco mil colones, por concepto de impuestos y timbres, al no estar exenta la Asociación.- Que le consta que su colega mantuvo comunicación con la Junta Directiva de la Asociación desde hace más de dos años, a la cual le informó que por falta de pago de timbres e impuestos no podía inscribir el documento.- Que de conformidad con el artículo 20 del Código Notarial, pide se le libere de toda responsabilidad en el sentido de que no se ha podido inscribir la escritura únicamente por falta del dinero para cancelar los derechos, timbres e impuestos, de lo cual ha estado informada la entidad adquirente, dinero que no ha querido cancelar, y por lo cual no se encuentra obligado a pagar, y en ningún momento ha incumplido con sus obligaciones y deberes como notario.-
3. 3Que la autoridad de primera instancia, mediante sentencia de las diez horas del once de marzo del dos mil cinco, declaró con lugar la acción disciplinaria en contra de los notarios denunciados y les impuso a cada uno de ellos, la corrección disciplinaria de tres meses de suspensión en el ejercicio de la función notarial, en el entendido de que dicha suspensión se mantendrá vigente hasta la inscripción final del testimonio de la escritura que interesa.- Se declaró sin lugar la pretensión resarcitoria incoada contra dichos notarios y se falló este asunto sin especial condenatoria en costas.-
4. 4Por no estar conforme con lo resuelto, apelaron los notarios, en virtud de lo cual conoce ahora el Tribunal de la sentencia indicada.
5. 5En los procedimientos se han observado las prescripciones y plazos de ley. No se notan defectos u omisiones que puedan causar nulidad.-

Redacta el Juez Sánchez Sánchez.

CONSIDERANDO:

I.Al hecho probado número 2), se agrega como sustento probatorio los folios 220 a 223, al hecho probado número 3), que la escritura número 113, que fue autorizada a las diez horas del trece de setiembre del dos mil y que la prueba de ese hecho consta también a folios 209 a 211.- Se agrega al sustento probatorio del hecho probado número 4) el folio 210, al hecho número 5) los folios 209 a 211 y al hecho probado número 6), el folio 26.- Este último hecho se corrige, en el sentido de que el testimonio fue presentado el catorce de setiembre y no el catorce de octubre.- En lo demás, se aprueba la lista de hechos probados que contiene la sentencia apelada.-

II. Se aprueba el único hecho tenido por indemostrado.-

III.El juzgador de instancia le impuso a cada uno de los notarios denunciados, la sanción de tres meses de suspensión en el ejercicio de la función notarial, la que se mantendrá vigente hasta la inscripción final de la escritura que interesa, además, declaró sin lugar la pretensión resarcitoria y resolvió este asunto sin especial condenatoria en costas.- Los citados profesionales muestran disconformidad con lo así resuelto en su escrito de apelación, aunque no expresan agravios.- En dicho líbelo, expresan que su disconformidad se funda en que falta relación de causalidad entre la conducta atribuida por falta de asesoría y la sanción impuesta de pagar los impuestos y timbres de traspaso, a pesar de quedar demostrado que la asociación no canceló esos rubros.- Que al establecerse una pena debe existir una clara relación que indique cuáles fueron los elementos, fácticos y probatorios que el juzgador tiene por demostrados y qué razonamiento efectuó, para arribar a la conclusión de imponer una pena específica y determinada en contra de los denunciados.- Que la sentencia recurrida confunde la naturaleza de la falta que se les atribuye de "falta de asesoría" con un aspecto meramente patrimonial como lo es si la denunciante canceló o no, a ellos, en forma efectiva los timbres e impuestos, que corresponde a la compraventa.- Que una cosa es que sean responsables por la falta de asesoría y otra es que la denunciante tenga derecho a enriquecerse sin causa no pagando el monto de esos timbres e impuestos.- Que es muy diferente el caso en que el denunciante pagó al notario los gastos de inscripción y el cartulante se apropia de estos y no presentando el documento al registro.- Que también es muy diferente el caso cuando el notario no indica en la escritura absolutamente nada sobre el pago de esos timbres e impuestos, no se indica tampoco el recibo de dinero o no se hizo entrega del recibo del dinero.- Que la falta de inscripción se origina en el no pago efectivo de los timbres e impuestos por la denunciante, no en una retención o falta de pago de esos rubros por los denunciados.- Que ellos cumplieron con presentar el documento al registro para su inscripción, el cual fue devuelto sin inscribir y se canceló a su vez el asiento de presentación, por el motivo de que se debían pagar los timbres e impuestos respectivos.- Que eso se le comunicó a la Asociación, pues éstos conocían que ellos no les habían realizado pago alguno en relación a la cancelación de impuestos y timbres.- Que la sanción de hacer frente a los pagos requeridos carece de fundamento legal, pues la sentencia contiene el argumento de que: "…La situación es distinta, porque en forma expresa los notarios indicaron que la escritura estaba exenta y si no lo está, deben ahora soportar las consecuencias de su falta de inscribir la escritura objeto del asunto, haciendo frente a los pagos requeridos.- De ahí que se establezca una transgresión al deber de inscribir, en atención a la cual debe imponerse a ambos notarios, la corrección disciplinaria de…".- Que la sentencia no indica el fundamento legal del ordenamiento jurídico que fundamenta este razonamiento.- Que una cosa es la falta de asesoría y otra que se establezca una sanción patrimonial -el pago de timbres e impuestos- a pesar de estar claro en el expediente que la denunciante nunca pagó por esos dos rubros suma alguna, sacando provecho de su propio dolo y estableciendo la sentencia apelada un enriquecimiento sin causa a favor de la denunciante a costa de sus personas.- Que si la sentencia da por demostrada la falta de asesoría, debió establecer una sanción acorde a esa falta, utilizando los principios de relación de causa-efecto, pero el contrario, premia en forma injustificada a la denunciante con el no pago de los timbres e impuestos que la propia denunciante, al firmar la escritura, sabía que no canceló.- Que el monto no pagado ronda los cuatro millones y medio de colones.- Que el razonamiento de la sentencia, de que como se asesoró mal deben pagar los timbres e impuestos, carece de fundamento legal y atenta contra los principios de justicia, proporcionalidad de la pena y equidad, no estando nadie obligado a lo imposible.- Que solicitan se revoque la sentencia en lo relativo a la sanción de hacer frente a los pagos requeridos, por no haber cancelado la denunciante esos montos y en su lugar se establezca esa obligación a su cargo y una vez que la denunciante cancele los impuestos y timbres, la obligación de inscribir corra por su cuenta, en un plazo de un mes.-

IV.Lo resuelto por el señor juez de primera instancia se encuentra a derecho y por eso ha de confirmarse, aunque no por los motivos que esboza dicha autoridad sino por las razones que de seguido expone la mayoría de este Tribunal.- Para los efectos del asunto que aquí nos ocupa, debe considerarse que, en el otorgamiento de una escritura pública, normalmente, los gastos de inscripción, a falta de estipulación, corresponde pagarlos por mitades al comprador y al vendedor, de acuerdo a lo que indica el artículo 1067 del Código Civil y el artículo 66 del Arancel de Honorarios de Profesionales en Derecho, Decreto número 20307 J de 4 de abril de 1991.- De esta forma, siendo las partes en la escritura las que declaran el monto de la transacción del negocio jurídico, toca al notario consignar esta manifestación al confeccionar el respectivo instrumento público y puede proceder a efectuar la liquidación y cálculo provisional de los impuestos y timbres que corresponde pagar a éstos, conforme a ese valor, ya que el artículo 65 en relación al párrafo primero del artículo 67 del citado Arancel de Honorarios establecen, en primer término, que los interesados deben satisfacer también al notario las sumas que por derechos, timbres e impuestos deba cubrir el acto o contrato, motivo por el que el notario no tendrá responsabilidad alguna por el atraso en el trámite de los documentos respectivos, ni por las consecuencias de esa morosidad, si los interesados no cumplen con las disposiciones anteriores al suscribirse la escritura correspondiente y, en segundo término, el numeral 67 citado señala, que la retribución de honorarios notariales se deberá efectuar al suscribirse el instrumento público junto con los derechos, impuestos y demás sumas que deben satisfacerse, todos los cuales podrán calcularse de modo provisional cuando el derecho o bien objeto del acto o contrato quede sujeto a avalúo u otro trámite.- De lo anterior se colige que el notario, al autorizar la escritura, debe velar porque las partes le paguen los gastos de inscripción que la escritura demanda, para lo cual puede investigar y verificar en las oficinas correspondientes el valor del bien transado, para así efectuar una correcta fijación de los referidos tributos, o puede hacer el cálculo tomando como base el valor declarado por las partes.- En este último caso, debe advertirle a ellas que el monto de los gastos puede ser mayor, porque depende de la base imponible que tenga registrada la Administración Tributaria, pues sólo de esa manera, puede cumplir con su deber funcional de inscripción contemplado en el artículo 34 inciso h) del Código Notarial en relación a los artículos 64 y siguientes del Arancel citado.- Cabe mencionar en este punto que, de conformidad con lo establecido en el Criterio de Calificación Registral sobre Simplificación de Trámites Registrales contenido en Circular de la Dirección del Registro Público BI 046-98 del 27 de noviembre de 1998 se informó en el acápite número 2 inciso a), que para facilitar el servicio a notarios y público, los valores de los inmuebles que tenía Tributación Directa, pueden ser consultados en la información de las fincas que publica el registro, por lo que el notario, al efectuar el estudio registral sobre la finca, como parte de su deber pre-escriturario, tiene la posibilidad de conocer ese valor de antemano, a fin de confrontarlo con el que declararon las partes en la escritura.- También debe indicarse que, de requerirse un ajuste en las sumas a pagar por gastos y honorarios, el notario tiene el deber de comunicarlo a la [Nombre2] brevedad a las partes, quienes a su vez están en la obligación de completarle esos dineros al profesional autorizante, a fin de que no se retrase el proceso de inscripción del documento.- Se insiste en que en vista de que la cancelación de estos gastos de inscripción corresponde cubrirlos a las partes en la escritura, el notario tiene el deber ineludible de procurar que en ese acto le sean satisfechas esas sumas, ya que su pago completo debe satisfacerse como requisito previo para poder presentar y solicitar la inscripción del documento en el Registro, de acuerdo a lo que dispone el inciso a) del artículo 50 del Reglamento del Registro Público, Decreto Ejecutivo # 26771 J de 18 de marzo de 1998 en relación al artículo 3 de la Ley de Aranceles del Registro y así no se vea entorpecido su deber funcional de culminar con la inscripción de la escritura, a menos que consigne expresamente en el instrumento que autoriza, como líneas atrás se indicó, que no le fueron satisfechas esas sumas de dinero, lo que lo dispensaría de ese deber, hasta tanto se le cubran esos montos, porque entonces, no sería por causa atribuible a él ese atraso, de acuerdo a lo que señala el inciso a) del artículo 144 del Código Notarial en relación al numeral 65 del Arancel de Honorarios de Profesionales en Derecho.- Se agrega que la omisión de esa consignación en la escritura, hace presumir su pago, según lo establece el artículo 167 del citado cuerpo legal.- Esta posición relativa a que el notario debe requerir a las partes y estar vigilante cuando se otorga la escritura del pago de los gastos de inscripción que ésta demanda, lo que también se extiende al caso de instrumentos otorgados en co-notariado, como el caso que aquí nos ocupa, ya la ha expuesto con anterioridad este Tribunal, al expresar que: "… sin que resulte de recibo su defensa basada en la falta de pago de los gastos de inscripción, porque en lo relativo a estos gastos, este Tribunal estima lo siguiente: como bien lo dice el señor juez de instancia, el artículo 65 del Decreto de Honorarios número 20307-J establece que los interesados deben satisfacer también al notario las sumas que por derechos, timbres e impuestos deba cubrir el acto o contrato, y el artículo 64 de ese mismo decreto establece que es labor del notario proceder con los trámites de inscripción del documento que autoriza, y así lo establece también el artículo 34 del Código Notarial, de manera que si la inscripción es parte de su labor, remunerada con los honorarios de notariado, y si para proceder a la inscripción necesita que se le paguen los gastos para ese fin, es claro que el notario debe velar porque esos gastos le sean pagados en el momento en que se otorga el documento." (Tribunal de Notariado. Voto # 82 de las 9:20 horas del 28 de abril del 2005) (negrita suplida).-

V.En el presente asunto, los notarios denunciados autorizaron en co-notariado la escritura número 113, mediante la cual el señor [Nombre4] vende la finca inscrita en el Partido de Alajuela, matrícula [Placa1], a la Asociación de Vivienda San Juan de Ciudad Quesada, por la suma de cuarenta y cinco millones de colones e, hicieron constar en la misma que: "…la presente escritura se encuentra exenta de todo pago por concepto de derechos de registro e impuestos de transferencia, por haber sido declarada la Asociación adquirente, Institución de Bienestar Social, en el Area [Dirección1] Vivienda, mediante resolución número trescientos dos-noventa y cuatro del siete de diciembre de mil novecientos noventa y cuatro, debidamente inscrita en el Registro Público de Instituciones y Servicios de Bienestar Social en el Tomo primero, folio trescientos nueve, asiento trescientos dos, bajo el Expediente Administrativo número trescientos cincuenta.".- Esto quiere decir, que los citados profesionales aceptaron la rogación de servicios que hicieron las partes en la escritura y efectuaron el control de legalidad correspondiente bajo la premisa de que la escritura estaba exenta del pago de derechos, timbres e impuesto de traspaso, sin que esto fuere correcto, lo que trajo como consecuencia, que las partes interesadas no pagaran en su oportunidad, suma alguna para gastos de inscripción, por lo que no es posible achacar culpa por este hecho a las partes en la escritura referida, pues éstas son legas en la materia y para eso se contratan los servicios de los notarios, quienes son profesionales en derecho y calificados legalmente en esa materia.- Ahora bien, es indudable que al actuar así, los denunciados efectuaron un juicio de valor legal equivocado, lo que provocó que al documento que fue presentado para su inscripción el catorce de setiembre del dos mil, le fuera cancelada su presentación por la falta de pago de los derechos y timbres.- Pero entonces, a partir de esa cancelación, los notarios estaban obligados a comunicarle a las partes, el monto que debían pagar en concepto de gastos de inscripción, porque sólo con el pago de esos gastos, los notarios podrían proceder a la inscripción, lo que constituye un deber ineludible que no pueden desatender, y por el que deben velar en todo momento hasta lograrlo.- Sin embargo en el proceso no existe prueba fehaciente de que eso haya ocurrido así, según se verá más adelante.- Los argumentos de los denunciados en el sentido de que no tienen responsabilidad por la no inscripción de la escritura que interesa, ya que la quejosa no les ha cancelado los derechos, timbres e impuestos que demanda el referido documento no son admisibles para eximirlos de la sanción disciplinaria impuesta y del deber funcional de proceder a inscribir dicho instrumento, pues ellos tenían la obligación con las partes, no sólo de garantizarles la legalidad del negocio jurídico que autorizaron, sino también de verificar y efectuar el estudio respectivo acerca de los gastos que demandaba inscribir la escritura de marras, ó, en su defecto, de indagar en la oficina o registro público correspondiente acerca de la procedencia o no de la exoneración que decían tenía el documento, lo que era una circunstancia esencial para garantizar el fin pretendido por las partes de que esa escritura se inscribiera en el Registro sin tropiezos, como parte del derecho que tiene la Asociación adquirente a recibir el bien libre de todo gravamen y anotación, como fue pactado por los contratantes, y así garantizarle su ejercicio pleno, de acuerdo a lo establecido en el artículo 267 del Código Civil.- Además, esta verificación e indagación previa por parte de los denunciados, acerca de la liquidación de lo que se debía pagar por derechos, timbres e impuestos, aunque fuera de modo provisional, efectuando el cálculo respectivo, como lo prevé la última parte del párrafo primero del artículo 67 del Arancel de Profesionales en Derecho antes citado, ó, acerca de la procedencia de la exoneración de esos rubros, era imperativa a efecto de que la recepción e inscripción del documento no sufriera inconvenientes, máxime que se trataba de un traspaso cuantioso que se pagaba con fondos públicos obtenidos a través de una partida específica conseguida por un diputado, para satisfacer las necesidades de vivienda de un gran número de asociados de la entidad denunciante, y era deber de los notarios proceder de esa manera, como contraprestación del pago de honorarios que les cubrieron las partes.- La determinación de los indicados profesionales de aceptar la rogación de servicios que hicieron en este caso los otorgantes de la escritura número CED8, en el entendido de que el traspaso estaba exento del pago de gastos de inscripción, fue un juicio de valor errado, toda vez que como profesionales en derecho que ejercen una función pública como es el notariado, no podían desconocer que una eventual exoneración para este caso debería estar prevista en el artículo 2 de la Ley Reguladora de todas las Exoneraciones Vigentes, su Derogatoria y sus Excepciones # 7293 de 3 de abril de 1992 o en alguna ley especial que expresamente cobijara este traspaso, pero nunca en una resolución administrativa como la que consignaron en la escritura.- Por otro lado, salta a la vista que no podría haber norma legal alguna que pudiera exonerar un traspaso como el referido al transmitente, ya que éste es una persona física, sujeto de derecho privado y la adquirente, una Asociación de Vivienda.- El hecho de que ésta fue declarada Institución de Bienestar Social, tampoco daba pie para estimar de que estaba exonerada del pago de derechos, timbres e impuesto sobre traspasos, pues, no se amparaba en ninguna ley y, de acuerdo con lo establecido en la Ley # 3095 de 18 de junio de 1963 y el Decreto Ejecutivo número [Placa2] de 16 de febrero de 1971 en relación al artículo 26 de la Ley de Creación del Instituto Mixto de Ayuda Social, las declaratorias de Bienestar Social son para las entidades cuyos fines estatutarios estén orientados a la atención de niños, adolescentes, personas con discapacidad, adultos mayores y farmacodependientes, sin que esté contemplado, de acuerdo al texto legal citado, exención alguna para el no pago de derechos, timbres e impuesto sobre traspasos en documentos sujetos a registro en favor de entidad alguna.- Además, sin perjuicio de lo anterior, el timbre de Colegio de Abogados que debía pagar dicho documento, de acuerdo a lo establecido en la Ley número 3245 de 3 de diciembre de 1963 y 102 del Decreto 20307 J de 4 de abril de 1991, vigente cuando se otorgó la escritura número CED8, y actualmente el numeral 104 del Decreto Ejecutivo 32493 J de 5 de agosto del 2005, es un honorario que deben cubrir los notarios, -no las partes- como contribución obligatoria de esos profesionales para el sostenimiento del Colegio de Abogados y para engrosar el fondo de pensiones y jubilaciones de sus miembros, por lo que no podía trasladarse ese cobro a los otorgantes.- Los notarios autorizantes reconocen -como se expresó- haber autorizado la escritura número 113, apoyándose en la declaratoria de Bienestar Social de la Asociación compradora, la que de por sí resulta insuficiente para estimar que amparaba una posible exoneración de tributos ya que de su simple lectura no se desprende ninguna circunstancia para que hayan arribado a una conclusión de esa naturaleza, ni se demostró en el proceso que se haya presentado liquidación alguna a los contratantes de las sumas que debían cubrir, y de que éstas se hayan negado a pagar esos gastos ante tal requerimiento, una vez que se le canceló registralmente la presentación, omisión ésta de los notarios que a la postre provocó un evidente daño para la Asociación compradora, que se plasmó en adquirir un inmueble que no ha podido aún inscribirse a su nombre.- Debe indicarse que no es que se atribuye directamente a los notarios mala fe, pero sí es un hecho que obraron con mucha imprudencia y falta al deber de cuidado que deben observar en sus actuaciones como fedatarios públicos, al autorizar dicho instrumento en la forma expuesta, sin contar con los gastos de inscripción o, advertir a las partes al respecto, en forma oportuna, una vez que el Registro le canceló la presentación a la escritura número CED8.- Se insiste en que debe tomarse en cuenta, que cuando la escritura referida fue presentada al Diario el 13 de setiembre del 2000, le fue cancelada la presentación por falta de pago de los derechos y timbres, y cuando todavía la cantidad que debía pagarse no estaba sujeta al pago de multas, como es el caso de impuesto sobre traspasos, los denunciados no pusieron formalmente en conocimiento a la representante legal de la Asociación quejosa, de la necesidad de cubrir estas sumas, ante el error en que incurrieron cuando autorizaron anteriormente la escritura, por lo que no se puede suplir ahora esa omisión, cinco años después de otorgada la escritura, achacando responsabilidad por ese hecho y por la no inscripción del documento a la entidad denunciante.- La aseveración del notario Juan Luis Gómez de que puso en conocimiento de esa situación al señor [Nombre6] quien, a su vez, supuestamente lo hizo saber a la entidad adquirente, como lo expresa en sus escritos de contestación y de apelación, no es prueba suficiente para asumir que dicha entidad tuviera conocimiento oportuno de la situación acontecida, toda vez que el señor [Nombre6] no es parte en dicha escritura, y tampoco es prueba de ese hecho, que a la señora Lucía Pavón, Secretaria de esa entidad se le haya entregado el testimonio de la escritura, el 26 de octubre del 2000, ya que para eso era necesaria una comunicación formal y escrita, requiriendo al representante legal de la Asociación, de la necesidad de sufragar los gastos que demandaba la inscripción de la escritura, así como de que ante su negativa, se vieran imposibilitados de poder inscribir.- Reafirma la ausencia de la comunicación a la quejosa que se echa de menos, la deposición que hace el testigo por ellos ofrecido, señor [Nombre9] , quien a folio 287 vuelto indica que: "Una vez que se expidió el testimonio, se lo entregaron para que lo tramitara en el Registro y supuestamente la Asociación estaba exenta de tributos y luego salió con el defecto de que tenía que pagarlos.- Conociendo esta situación, puso de conocimiento al notario [Nombre3] y a gestión del citado notario, le informó al señor [Nombre6] , quien tiene relación con la Asociación, que la escritura debía cancelar los tributos y se le indicó el monto que debía cancelar.

Sin embargo, hasta donde sabe, los representantes de la Asociación no se presentaron a la oficina ni pagaron los montos. Indica que no se le informó al representante de la Asociación, porque en ese tiempo tenía una relación con la hija [Nombre2] de don [Nombre6] y fue por medio de éste quien se hizo el contacto para realizar la escritura, pues sabía que él trabajaba en una oficina de abogados.- Señala que no tenía contacto con la Asociación, ni sabía de los números de teléfono del representante de ésta y desconoce si el señor [Nombre6] se comunicó con la Asociación…".- Como se desprende de lo anterior, ni el testigo, ni el señor [Nombre6], ni su hija [Nombre2] son canales formales y apropiados para requerir a la Asociación denunciante ese pago, y más bien, el mismo testigo dice que fue él, no el notario quien se lo comunicó al señor [Nombre6], y de que de la Asociación no tenían ni siquiera el teléfono de su representante legal, e igualmente, no existe evidencia probatoria que sustente que esa comunicación formal se haya efectuado a la representante legal de la denunciante, en fecha oportuna.- Por otro lado, si los notarios estimaron que la escritura estaba exenta, -equivocados o no en su apreciación-, en ningún momento utilizaron los mecanismos que establece el artículo 8 inciso d) del Reglamento del Registro en relación con los artículos 18 y siguientes de la Ley sobre inscripción de documentos en ese Registro número 3883 para impugnar el defecto señalado, al cual simplemente se allanaron, y no le comunicaron formalmente a la quejosa de la suma de dinero que se requería por gastos de inscripción, lo que evidencia la falta de diligencia que tuvieron con relación a este asunto.- Todo lo anterior repercutió en que la escritura número CED8 que interesa a la Asociación denunciante, se encuentre, después de cinco años de otorgada, aún pendiente de inscripción, y de que hoy en día tenga un embargo inscrito, pese a que adquirieron el inmueble libre de gravámenes y anotaciones, faltando con ello, ambos notarios, a su deber de inscripción de la escritura antes referida, deber que se encuentra previsto y sancionado en los artículos 34 inciso h) y 144 inciso a) del Código Notarial, incumpliendo también lo dispuesto en los artículos 65 y siguientes del Arancel de Profesionales en Derecho, antes citado, que le impone al notario la obligación de proceder sin dilación a la inscripción oportuna del documento, lo que resulta una gestión imperativa en aquellos títulos en que se consignan derechos reales inscribibles, a fin de hacer constar su existencia ante terceros.- Los argumentos vertidos por los co-notarios para justificar el retardo en la inscripción del documento no son admisibles, pues, su actuación omisa fue la que conllevó a que la escritura no se haya podido inscribir, y provocó varios reclamos legales de parte de asociados, aclarando que no se les sanciona a pagar los timbres e impuestos, sino por faltar a su deber de inscripción.- Lo relativo a las sumas que se deben pagar para inscribir ese documento y quién lo debe cubrir, es un asunto de estricta competencia funcional de los notarios cuya resolución les corresponde exclusivamente a ellos, como consecuencia de la decisión que tomaron en su momento, como fedatarios públicos, de proceder a autorizar un instrumento público, en esas condiciones, así como también lo relativo al embargo que soporta el inmueble, porque estos obstáculos, y cualquiera otro que surja, son producto de la situación en que se colocaron ellos mismos al autorizar un documento en esas condiciones, ya que aceptaron la rogación de los servicios en esa forma sin hacer los estudios de rigor, y, luego, no informaron de nada a la denunciante, a quien no se puede responsabilizar, cinco años después, por no haber pagado los gastos cuando se otorgó esa escritura, por los motivos antes expuestos.- En lo que concierne a que el testimonio se lo entregaron a uno de los directivos de la quejosa, tampoco es un asunto que los releve de inscribir, pues la ley prevé la solución para esos casos (Artículo 113 del Código Notarial).- Así las cosas, en lo apelado, lo que se impone es, por las razones dadas por la mayoría de este Tribunal, y no por las de primera instancia, confirmar la sentencia recurrida, por medio de la cual se sanciona a ambos notarios con tres meses de suspensión en el ejercicio de la función notarial, hasta tanto no inscriban la escritura número CED9 que interesa, la cual tiene más de cinco años de encontrarse pendiente de inscripción.- La Juez Alvarez Ross salva el voto.-

POR TANTO:

Por las razones dadas por la mayoría de este Tribunal, se confirma, en lo apelado, la sentencia recurrida.- La Juez Alvarez Ross salva el voto.- Licda. Ana Cecilia Ching Vargas Licda. Miryam Alvarez Ross Lic. Rafael Sánchez SáncheZ VOTO SALVADO DE LA JUEZA ALVAREZ ROSS.

Me aparto del criterio de mayoría y salvo el voto con fundamento en lo siguiente: Comparto las razones expuestas por mis compañeros en cuanto a que los notarios obraron con mucha imprudencia y falta al deber de cuidado que debe observar en sus actuaciones como federatarios públicos, y por ende se hacen acreedores de sanción. No obstante lo anterior, mi voto es para anular la sentencia, para que de previo al dictado de la misma, se le prevenga a la parte denunciante el pago de los timbres y gastos de inscripción, porque los notarios no tienen porque soportar el mismo. De no hacerse de se modo, creo que hay imposibilidad legal para aplicar la sanción conforme al artículo 144 inciso a), pues no consta que se les hubiera dado plazo para inscribir, el cual, considero, siempre tendría que estar sujeto a la cancelación previa de todos los gastos necesarios para su inscripción.

Licda. Miryam Alvarez Ross