Requirement of original power of attorney copy in administrative procedures and the principle of simplicityExigencia de copia original de poder en trámites y principio de simplicidad administrativa

VI.ON THE MERITS.- Having seen and analyzed the arguments used by the parties in this matter, this Court considers that the plaintiff is correct, specifically, regarding the restrictions that Administrations have in terms of the simplification and rationalization of administrative procedures, since, as the plaintiff indeed cites and as will be explained below, the requirements for administrative petitions are governed by a principle of exhaustiveness, rationality, and simplicity, in addition to other procedural principles that give priority to the substance of the proceeding, such as informality and in dubio pro actione, all of which lead, as we shall see, to the Administration being required to channel administrative procedures toward their proper and prompt resolution in an effective, efficient, simple, continuous manner adapted to the needs of the service, giving prevalence to the analysis of the merits of the proceedings, so that inadmissibility on grounds of form can only be applicable insofar as it concerns solely and exclusively requirements of indispensable verification.

The General Law of Public Administration (*Ley General de la Administración Pública*, LGAP) reflects this orientation in its articles 4, 223, 224, and 269.1, as does the doctrine imbuing Law No. 8220 of March 4, 2002, the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Requirements and Procedures (*Ley Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos*). In the first place, constitutional jurisprudence has been clear and concise in developing, primarily from Article 4 of the General Law of Public Administration, a series of principles of constitutional rank that must characterize administrative functioning, particularly regarding so-called bureaucratic procedures: “III.- CONSTITUTIONAL PRINCIPLES OF EFFECTIVENESS, EFFICIENCY, SIMPLICITY, AND SPEED OF ADMINISTRATIVE ORGANIZATION AND FUNCTION. The Political Constitution, in its organic part, collects or enunciates some guiding principles of administrative function and organization, which as such must orient, direct, and condition all public administrations in their daily work.

Among such principles, effectiveness, efficiency, simplicity, and speed stand out (Articles –all of the Political Constitution– 140, subsection 8, insofar as it imposes upon the Executive Branch the duty to ‘Monitor the proper functioning of administrative services and dependencies’; 139, subsection 4, insofar as it incorporates the concept of ‘proper conduct of Government’; and 191, in collecting the principle of ‘efficiency of the administration’). These constitutional principles have been developed by infra-constitutional regulations. Thus, the General Law of Public Administration collects them in Articles 4, 225, paragraph 1, and 269, paragraph 1, and mandates that they must orient and nourish all administrative organization and function. Effectiveness as a principle presupposes that administrative organization and function must be designed and conceived to guarantee the attainment of the objectives, ends, and goals proposed and assigned by the legal system itself, meaning it must be linked to planning and to evaluation or accountability (Article 11, paragraph 2, of the Political Constitution).

Efficiency implies obtaining the best results with the greatest cost savings or the rational use of human, material, technological, and financial resources. Simplicity demands that administrative structures and their competencies be easily understandable, without convoluted procedures that delay the satisfaction of the public interests at stake. For its part, speed obligates public administrations to fulfill their objectives and ends of satisfying public interests, through various mechanisms, in the most expeditious, rapid, and accurate manner possible to avoid undue delays. This set of principles imposes permanent demands, responsibilities, and duties on all public entities that they cannot decline on a temporary or singular basis […] This being so, when the Public Administration performs its function and processes matters of interest to the administered parties, it must refrain from demanding excessive requirements of the administered parties, especially when these lack regulatory backing, which would hinder procedures and harm the fundamental rights of the administered parties…” (Emphasis is not from the original.

See ruling No. 2007-15849 of 5:59 p.m. on October 31, 2007. In the same sense: 2003-11382 of 3:11 p.m. on October 7, 2003, 2005-05600 of 4:34 p.m. on May 10, 2005, 2012-06859 of 3:32 p.m. on May 23, 2012, 2015-04295 of 9:30 a.m. on March 27, 2015, and 2017-07259 of 9:45 a.m. on May 19, 2017, among others). Now then, the universe of authorizations, permits, or administrative petitions of diverse kinds that have practical relevance in people's lives in their relationship with public institutions or entities has come to be colloquially known in our context as “administrative procedures” (“trámites administrativos”), “red tape” (“tramitología”), or bureaucracy; and it is precisely in this sector of administrative functioning where the application of these constitutional principles has the greatest transcendence. Thus, through the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Requirements and Procedures, the legislator has attempted to link constitutional jurisprudence with the daily work of the Administrations, establishing a series of limits for them regarding the management of these procedures and, at the same time, granting a series of procedural rights to the Administered parties.

This, as a whole, aims to provide individuals with certainty regarding what and to what extent public institutions can demand from them in addressing their requests, in the form of requirements and their qualification. Within the articles of this law and of importance for the resolution of the present matter, it is worth transcribing the following: “…Article 2-Single submission of documents. The information that an administered party presents before an entity, body, or official of the Public Administration may not be requested again by them for that same procedure or another within that same entity or body. Likewise, no public entity, body, or official may request from the administered party information that one or several of its own offices issue or possess. […] Article 4.- Publicity of procedures and subjection to law. Every procedure or requirement, regardless of its regulatory source, in order to be demanded from the administered party must: a) Be stated in a law, an executive decree, or a regulation. b) Be published in the official gazette *La Gaceta* together with the procedure to follow, the instructions, manuals, forms, and other corresponding documents, and be placed in a visible location within the institution.

Likewise, a notice referring to said publication must be published in a nationally circulated newspaper. Without prejudice to the foregoing, such procedures or requirements may be disseminated by electronic means. The citizen information office of the institutions shall be responsible for explaining to the user the requirements and the procedure for granting requests, permits, licenses, or authorizations. If the institution does not have such an office, it must designate a department or a person for this purpose…” (Emphasis is not from the original). This preamble is of utmost importance, because the Administration, specifically, the Industrial Property Registry (*Registro de la Propiedad Industrial*), has based its defense on the essential nature of a requirement in an administrative procedure. So, did the presentation of the original special administrative power of attorney constitute an indispensable requirement in the trademark registration procedures of Mrs.

Azofeifa González? For this Court, the answer is negative, particularly considering that the power of attorney had already been presented and received by the Industrial Property Registry via telematic means (see proven facts No. 11 and 21) and given that neither the Administration nor the administrative counterparty: the company Volcom, Inc., which opposed the trademark registrations and was represented by its attorney-in-fact, Mr. Néstor Morera Víquez, had questioned either the authenticity or the integrity of the document. The defendant Administrations have argued in the process that the Law on Trademarks and Other Distinctive Signs (*Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos*) and its Executive Regulation establish that the presentation of the original power of attorney is a requirement of the administrative procedure and, consequently, the rejection for non-compliance therewith is in accordance with the Law.

In this regard, the articles cited by the defendants state: Law on Trademarks and Other Distinctive Signs, Law No. 7978 of January 6, 2000: "...Article 9- Application for registration. The application for registration of a trademark shall be filed before the Industrial Property Registry and shall contain the following: a) Name and address of the applicant. b) Place of incorporation and domicile of the applicant, when it is a legal entity. c) Name of the legal representative, where applicable. d) Name and address of the attorney-in-fact in the country, when the applicant has no domicile or real and effective commercial establishment in the country. e) The trademark for which registration is sought, when it is a denominative mark without special graphic design, form, or color. f) A reproduction of the trademark in the number of copies determined by the regulation of this law, when it concerns denominative marks with special graphic design, form, or color, or figurative, mixed, or three-dimensional marks with or without color. g) A translation of the trademark, when it is constituted by some denominative element with meaning in a language other than Spanish. h) A list of the names of the products or services for which the mark is used or will be used, grouped by classes according to the Nice International Classification of Goods and Services, with the indication of the class number. i) The documents or authorizations required in the cases provided for in subsections m), n), and p) of Article 7 and subsections f) and g) of Article 8 of this law, when pertinent. j) Proof of the established fee.

Applicants may process their applications before the Registry themselves, with the assistance of a lawyer and notary, or by means of an agent. When an agent processes applications, they must present the corresponding power of attorney, in accordance with the requirements of Article 82 bis of this Law. If said power of attorney is on file with the Industrial Property Registry, the trademark file, the name of the trademark, and the application or registration number where it is located must be indicated; the agent may act to the extent of the powers originally authorized. When the applicant wishes to claim the priority of a prior application, they shall submit the declaration of priority and the documents referred to in the third and fourth paragraphs of Article 5 of this law, together with the registration application and within the established deadlines. The declaration of priority shall contain the following data: a) The name of the country or regional office where the priority application was filed. b) The filing date of the priority application. c) The number of the priority application, if one has been assigned. [...] Article 13- Formal examination.

The Industrial Property Registry shall examine whether the application complies with the provisions of Article 9 of this law and the corresponding regulatory provisions, for which it shall have a period of fifteen business days counted from the date of receipt of the application. If any of the requirements mentioned in Article 9 of this law or the corresponding regulatory provisions have not been fulfilled, the Registry shall notify the applicant so that they may correct the error or omission within a period of fifteen business days from the corresponding notification, under warning of the application being deemed abandoned..." (Emphasis is not from the original). Regulation to the Law on Trademarks and Other Distinctive Signs, Executive Decree (*Decreto Ejecutivo*) No. 30233-J of February 20, 2002: "...Article 54.- Functions of the Director. The Director of the Industrial Property Registry, or the official legally substituting them, shall be responsible for the following functions: a) To issue the corresponding resolutions in the matters submitted for their consideration and to request from interested parties any additional documents they deem necessary for resolution..." (Emphasis is not from the original).

As can be seen from the rules in question, the defendant Administrations are correct in that the presentation of the power of attorney is a requirement for the administered party requesting trademark registration, when acting through an attorney-in-fact, but none of these rules require the presentation of the original document in its physical version, although Article 9 of the Law on Trademarks does refer, regarding the formal requirements of the power of attorney, to article 82 bis of that same regulatory body, which states the following: “Article 82 bis.- Power of attorney for intellectual property. To act in the name of a natural or legal person in any of the acts related to intellectual property, one must have the authorization of the grantor, in an authenticated mandate, as a minimum formality; and in any case, the registration of said mandate shall not be required. When the power of attorney is granted abroad, it may be formalized in accordance with the domestic law of the country where it is granted, and must be authenticated.

Unless otherwise provided, every attorney-in-fact shall be understood to be authorized, sufficient, and competent to carry out all the acts that the laws authorize the corresponding owner of the intellectual or industrial property rights to perform, before any authority, office, or public registry, for the application, registration, renewal, transfer, licensing, and other applicable procedures, the conservation or defense of their rights, both in administrative and judicial venues, in all their instances and incidents…” (Emphasis is not from the original). Again, this rule does not establish the obligation to present the physical or original document of the special administrative power of attorney of an applicant. On the contrary, the minimum required formality is authentication. Therefore, and following the constitutional guidelines developed through Law No. 8220, we must next confront, against these general principles, those grounds that the Administration would have given in the administrative procedure for the appeal filed within the trademark registration procedures, namely, specifically, in the administrative resolutions of 2:48:10 p.m. (administrative file No. 2014-007734 – proven fact 8) and of 2:16:50 p.m. (administrative file No. 2014-007735 – proven fact 18), both on August 12, 2015.

Since both deal with the same defect notice (prevención), we shall proceed to analyze the warning carried out in the first of these, which expressly indicates the following: “…Procedural capacity: According to the records of the file under consideration, the appearance as attorney-in-fact of Mr. Roy L. Vargas Solano is made at the appeal stage. Therefore, the challenger must provide the original of a special power of attorney, since the one presented is a simple copy sent by fax, which is not admissible in this case according to the Administrative Registry Court (*Tribunal Registral Administrativo*): In the specific case, the proper procedural capacity not having been proven by the Licentiate […] due to not having complied with the relevant defect notices made by this Court to proceed to attach to this file the original or certified copy of the power of attorney found on folio 89, which was submitted to the records via fax, to prove his procedural capacity to intervene in the process, on behalf of the company […] since said power of attorney is a simple copy and, in accordance with the supplementary regulations that this Court applies on this matter, i.e., Article 12 of the Law on Judicial Notifications No. 8687, it refers only to the submission of briefs via fax and other similar means, not to other types of documents whose originals or certifications thereof are indispensable to demonstrate a certain situation or condition, i.e., in this case, the legitimacy of the Licentiate […] to act on behalf of the company […] in his capacity as appellant in this matter, by means of a suitable power of attorney document, for which reason his action and petition, made before the Registry and this Court, are improper, as ultimately, there is no suitable document in the records proving his representation…” (Emphasis is not from the original).

As we see, the criterion of the Industrial Property Registry is based exclusively on the criterion of a non-hierarchical supervisory body, which interprets that the document relating to a power of attorney presented via fax constitutes a simple copy and that, due to this condition or characteristic, it loses all suitability to prove representation, which in turn is an indispensable requirement in the administrative procedure. For the majority of this Court, this reasoning is erroneous, because a requirement of this type indeed lacks normative and factual support, and therefore, is unreasonable. In the first place, we must remember that the administrative procedure is one of the many forms of exercising the administrative function, so the supplementary application of procedural regulations of a jurisdictional nature, in accordance with articles 9 and 13 of the LGAP, is only legitimate if there is no administrative regulatory source, written or unwritten, since, as we saw earlier, the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Requirements and Procedures and the principles of public service require that administrative functioning must be simple, effective, and speedy, for which purpose the requirement in question must be provided for in a Law or Regulation, and once the information is presented, it “…may not be requested again by them for that same procedure or another within that same entity or body…”.

On this point, the executive regulation to this law, Executive Decree No. 37045-MP-MEIC of February 22, 2012, provides: “…Article 29-Request for information. For their part, the bodies and entities of the Public Administration subject to the application of this regulation may not demand from citizens additional documents to those expressly indicated in a law, executive decree, or regulation for a specific procedure. The citizen must present the information required by the Public Administration for the resolution of their procedure only once. The Administration may not request that they renew or present it again if the generating event of the document has not changed, except in cases where, at the time of initiating the procedure, any of the documents have expired and their updating is necessary for the resolution of the procedure. In exceptional cases and when the regulatory provisions so establish, the entity or body of the Public Administration has the power to request expansions or additional clarifications of the documents already provided in the application by the citizen.

Said request must be made in writing, with a statement of reasons, and only once. Notwithstanding the foregoing, this power must be used restrictively, exceptionally, and when the additional document is essential for the resolution of the procedure…” (Emphasis is not from the original). As can be observed from the transcription of the Industrial Property Registry's resolution, the only reason to support the administrative decision lies in the fact that the document is a simple copy sent by fax, without there being any questioning of the integrity or authenticity of the document involved. In the opinion of the majority of this Chamber, the administered party effectively delivered the information required by the rule, i.e., proof of the mandate that empowered Mr. Vargas Solano so that, under the terms of article 87 bis of the Law on Trademarks, he could defend the petitioner's rights at all instances of the administrative venue.

In that sense, the basis used by the defendant Administration to justify its action based on the criteria of the Administrative Registry Court is insufficient to override the imposition of the legal rule, particularly what is promoted by Law No. 8220 and its regulation, such that for the majority of this Chamber, the requirement for the original documentation could only be reasonable insofar as, through a duly reasoned act and in order to guarantee legal security and certainty, the Administration expressed concrete and well-founded doubts about the authenticity or integrity of the document that had been transmitted by electronic or telematic means, and not, as in the present case, due to it being a simple copy of the document. Furthermore, it should be taken into account that Article 12 of the Law on Judicial Notifications –which is the rule used in the criteria of the Registry Court– does not require the submission of documentation in physical form, but rather regulates the possibility for the parties in a judicial process to send information by telematic means or other technological systems that the Superior Council of the Judiciary (*Consejo Superior del Poder Judicial*) enables for these purposes, as currently occurs with the judicial electronic file system or “Online Management” (“Gestión en Línea”).

The article under comment states: “...Article 12.- Contesting and responding to notifications. Those intervening in a process may carry out actions before the court through electronic, computer, telematic, or other similar means, which allow the sending of the communication and its normal reception, in a manner such that its authenticity is guaranteed, in the form established by the Superior Council of the Judiciary. Electronic, computer, telematic, or other similar means must be accessible to screen readers for the blind…” (Emphasis added). As can be observed, only in those cases where the authenticity of the information cannot be guaranteed can the information not transmitted by telematic means then be rendered invalid. This being so, this Court considers that there was actually no certain or legal reason for the Industrial Property Registry to be able to demand the submission of the physical document of the special administrative power of attorney as a requirement to prove the representation of Mrs.

Azofeifa González, since the copy already sent via fax was sufficient for that purpose, and the consideration that, merely because it was a physical copy, it was unsuitable for that purpose was improper. To all this, we must add that, as has been demonstrated in proven facts No. 11 and 21, the original power of attorney was subsequently presented and received by the Industrial Property Registry, meaning we are in the presence of the demand for a formality for the sake of formality itself, contrary to everything cited above, but especially to Article 223 of the LGAP: "...Only the omission of substantial formalities of the procedure shall cause nullity of the proceedings...". This being so, without any founded reason to doubt the authenticity or integrity of the document sent via fax, the majority of the Court considers that the Administration's provisions to demand the submission of such a physical document as a requirement, and subsequently, the rejection of the appeals and the registration proceeding as a result of the failure to fulfill that requirement, thus became an unnecessary measure and, thereby, unreasonable and disproportionate pursuant to the foregoing.

Ergo, the administrative acts by which an end was put to those administrative proceedings are substantially non-conforming with the administrative legal system due to lacking grounds, that is, because the factual and legal background that allows the exercise of the competence for the specific case is missing, such that the action of the Public Administration is impeded, as there would be no legitimate cause for the exercise of the administrative function by its agents. Moreover, it is worth clarifying that, since this Court does not question the need to prove representation, and since it is also not relevant whether the document in question has the character of an electronic document or not, it is therefore possible to dispense with the arguments related to the application to the specific case of Article 103 of the Civil Procedure Code and Article 3 of the Law on Digital Certificates, Digital Signatures, and Electronic Documents (*Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos*), which are not relevant to the case, nor do they affect the conclusion that, indeed, the Administration acts contrary to Law by demanding compliance with a requirement that the plaintiff here had already adequately satisfied in the procedure carried out before that Department, or at least, without there being a founded opposition beyond its mere character as a simple copy.

Consequently, and in accordance with all of the foregoing, the lawsuit must be upheld in its entirety, declaring the nullity of the administrative acts from both procedures by which the requirement for the original document of the special administrative power of attorney was imposed, as well as the final acts by which the rejection of the administrative appeals filed was ordered, such that the Industrial Property Registry must issue a new ruling on them as appropriate in Law and within the legal deadlines, through proper notification of the respective act to the notification means that appear in the administrative files. Finally, it is worth clarifying that with this ruling, the Section is not ruling on the merits of the administrative proceeding, the object of the nullity declared here being the acts by which the consideration of the administrative appeals filed against the final acts of both trademark registration procedures was rejected, with the Administration now being responsible for their proper resolution in that venue.

"VI.- SOBRE EL FONDO.- Vistos y analizados los alegatos utilizados por las partes en este asunto, considera este Tribunal que lleva razón la parte actora, específicamente, respecto de las restricciones que tienen las Administraciones, en cuanto a la simplificación y racionalización de los trámites administrativos, ya que como en efecto cita la accionante y como se explicará seguidamente, los requisitos de las peticiones administrativas se rigen por un principio de taxatividad, racionalidad y simplicidad, además de otros principios de corte procedimental que dan prioridad a la sustancialidad de la gestión, como lo son el informalismo y el in dubio pro actione, todos los cuales conducen como veremos, a que la Administración deba encauzar los procedimientos administrativos hacia su debida y pronta resolución de manera eficaz, eficiente, simple, continúa y adaptada a las necesidades del servicio, dando prevalencia al análisis de fondo de las gestiones, de manera que la inadmisibilidad por forma sólo pueda tener cabida en tanto se trate única y exclusivamente de presupuestos de indispensable comprobación.

De esta orientación da cuenta la Ley de General de la Administración Pública (LGAP) en sus numerales 4, 223, 224 y 269.1, así como la doctrina que impregna la Ley N° 8220 de 04 de marzo de 2002, Ley Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos. En primer lugar, la jurisprudencia constitucional ha sido clara y concisa en desarrollar a partir -principalmente- del artículo 4 de la Ley de General de la Administración Pública, una serie de principios de rango constitucional que deben caracterizar el funcionamiento administrativo, en particular, en tratándose de los denominados trámites burocráticos: “III.- PRINCIPIOS CONSTITUCIONALES DE EFICACIA, EFICIENCIA, SIMPLICIDAD Y CELERIDAD DE LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIÓN ADMINISTRATIVAS. La Constitución Política, en su parte orgánica, recoge o enuncia algunos principios rectores de la función y organización administrativas, que como tales deben orientar, dirigir y condicionar a todas las administraciones públicas en su cotidiano quehacer.

Dentro de tales principios destacan la eficacia, eficiencia, simplicidad y celeridad (artículos –todos de la Constitución Política- 140, inciso 8, en cuanto le impone al Poder Ejecutivo el deber de “Vigilar el buen funcionamiento de los servicios y dependencias administrativas”, el 139, inciso 4, en la medida que incorpora el concepto de “buena marcha del Gobierno” y el 191 al recoger el principio de “eficiencia de la administración”). Estos principios de orden constitucional, han sido desarrollados por la normativa infraconstitucional, así, la Ley General de la Administración Pública los recoge en los artículos 4°, 225, párrafo 1°, y 269, párrafo 1°, y manda que deben orientar y nutrir toda organización y función administrativa. La eficacia como principio supone que la organización y función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos y asignados por el propio ordenamiento jurídico, con lo que debe ser ligado a la planificación y a la evaluación o rendición de cuentas (artículo 11, párrafo 2°, de la Constitución Política).

La eficiencia, implica obtener los mejores resultados con el mayor ahorro de costos o el uso racional de los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros. La simplicidad demanda que las estructuras administrativas y sus competencias sean de fácil comprensión y entendimiento, sin procedimientos alambicados que retarden la satisfacción de los intereses públicos empeñados. Por su parte, la celeridad obliga a las administraciones públicas cumplir con sus objetivos y fines de satisfacción de los intereses públicos, a través de los diversos mecanismos, de la forma más expedita, rápida y acertada posible para evitar retardos indebidos. Este conjunto de principios le impone exigencias, responsabilidades y deberes permanentes a todos los entes públicos que no pueden declinar de forma transitoria o singular […] Así las cosas, cuando la Administración Pública realiza su función y tramitar los asuntos de interés de los administrados, debe abstenerse de exigir a los administrados requisitos en exceso, sobre todo cuando éstos no cuenta con una respaldo normativo, que entraben los procedimientos y lesionen los derechos fundamentales de los administrados…” (Resaltado no es del original.

Ver sentencia n° 2007-15849 de las 17:59 horas del 31 de octubre del 2007. En el mismo sentido: 2003- 11382 de las 15:11 horas del 7 de octubre del 2003, 2005-05600 de las 16:34 horas del 10 de mayo del 2005, 2012- 06859 de las 15:32 horas del 23 de mayo del 2012, 2015-04295 de las 09:30 horas del 27 de marzo de 2015 y 2017-07259 de las 09:45 horas del 19 de mayo de 2017, entre otras). Ahora bien, al universo de autorizaciones, permisos o peticiones administrativas de diversa índole que tiene relevancia práctica en la vida de las personas en su relación con las instituciones o entidades públicas, se le ha venido a conocer coloquialmente en nuestro medio como “trámites administrativos”, “tramitología” o burocracia; y es precisamente, en ese sector del funcionamiento administrativo donde tiene mayor trascendencia la aplicación de estos principios constitucionales. Así, mediante la Ley Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, se ha intentado de parte del legislador engarzar la jurisprudencia constitucional con el diario quehacer de las Administraciones, estableciendo una serie de límites a éstas en cuanto a la gestión de estos trámites y al mismo tiempo, otorgando una serie de derechos procedimentales a los Administrados, lo que en su conjunto tiene por fin dotar a las personas de certeza respecto de qué y hasta dónde les puede exigir la institucionalidad pública en la atención de sus solicitudes, bajo la forma de requisitos y su calificación.

Dentro del articulado de esta ley y de importancia para la resolución del presente asunto, vale la pena transcribir los siguientes: “…Artículo 2º-Presentación única de documentos. La información que presenta un administrado ante una entidad, órgano o funcionario de la Administración Pública, no podrá ser requerida de nuevo por estos, para ese mismo trámite u otro en esa misma entidad u órgano. De igual manera, ninguna entidad, órgano o funcionario público, podrá solicitar al administrado, información que una o varias de sus mismas oficinas emitan o posean. […] Artículo 4.- Publicidad de los trámites y sujeción a la ley. Todo trámite o requisito, con independencia de su fuente normativa, para que pueda exigirse al administrado deberá: a) Constar en una ley, un decreto ejecutivo o un reglamento. b) Estar publicado en el diario oficial La Gaceta junto con el procedimiento a seguir, los instructivos, manuales, formularios y demás documentos correspondientes y estar ubicado en un lugar visible dentro de la institución.

Asimismo, en un diario de circulación nacional deberá publicarse un aviso referido a dicha publicación. Sin perjuicio de lo anterior, dichos trámites o requisitos podrán ser divulgados en medios electrónicos. La oficina de información al ciudadano de las instituciones será la encargada de explicarle al usuario los requisitos y el procedimiento para el otorgamiento de solicitudes, permisos, licencias o autorizaciones. En caso de no contar con esa oficina, la institución deberá designar un departamento o una persona para este fin…” (Resaltado no es del original). Este preámbulo es de suma importancia, pues la Administración, concretamente, el Registro de la Propiedad Industrial ha situado su defensa en el carácter esencial de un requisito en un trámite administrativo. Entonces, ¿Constituía en los trámites de inscripción de marca de la señora Azofeifa González, un requisito indispensable la presentación del original del poder especial administrativo?

Para este Tribunal, la respuesta es negativa, en particular, considerando que el poder ya había sido presentado y recibido por el Registro de la Propiedad Industrial por medios telemáticos (ver hechos probados n° 11 y 21) y dado que ni la Administración, ni la contraparte administrativa: la compañía Volcom, Inc., quien se opuso a la inscripción de las marcas y estaba representada por su apoderado, el señor Néstor Morera Víquez, habían cuestionado ni la autenticidad, ni la integridad del documento. Las Administraciones demandadas han alegado en el proceso que la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos y su Reglamento Ejecutivo, establecen que la presentación del poder original es un requisito del trámite administrativo y por consiguiente, el rechazo por incumplimiento del mismo está ajustado a Derecho. Al respecto, dicen los artículos citados por las demandadas: Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos, Ley N° 7978 del 06 de enero de 2000: "...Artículo 9°- Solicitud de registro.

La solicitud de registro de una marca será presentada ante el Registro de Propiedad Industrial y contendrá lo siguiente: a) Nombre y dirección del solicitante. b) Lugar de constitución y domicilio del solicitante, cuando sea una persona jurídica. c) Nombre del representante legal, cuando sea el caso. d) Nombre y dirección del apoderado en el país, cuando el solicitante no tenga domicilio ni establecimiento mercantil real y efectivo en el país. e) La marca cuyo registro se solicite, cuando se trate de una marca denominativa sin grafía, forma ni color especial. f) Una reproducción de la marca en el número de ejemplares que determine el reglamento de esta ley, cuando se trate de marcas denominativas con grafía, forma o color especial, o de marcas figurativas, mixtas o tridimensionales con color o sin él. g) Una traducción de la marca, cuando esté constituida por algún elemento denominativo con significado en un idioma distinto del castellano. h) Una lista de los nombres de los productos o servicios para los cuales se use o se usará la marca, agrupados por clases según la Clasificación internacional de productos y servicios de Niza, con la indicación del número de clase. i) Los documentos o las autorizaciones requeridos en los casos previstos en los incisos m), n) y p) del artículo 7 y los incisos f) y g) del artículo 8 de la presente ley, cuando sea pertinente. j) El comprobante de la tasa establecida.

Los solicitantes podrán gestionar, ante el Registro, por sí mismos, con el auxilio de un abogado y notario, o bien, por medio de mandatario. Cuando un mandatario realice gestiones, deberá presentar el poder correspondiente, conforme los requisitos del artículo 82 bis de esta Ley. Si dicho poder se encuentra en el Registro de la Propiedad Industrial, deberá indicarse el expediente de la marca, el nombre de esta y el número de solicitud o registro en que se encuentra; el mandatario podrá actuar hasta donde le permitan facultades autorizadas originalmente. Cuando el solicitante desee prevalerse de la prioridad de una solicitud anterior, presentará la declaración de prioridad y los documentos referidos en los párrafos tercero y cuarto del artículo 5 de la presente ley, con la solicitud de registro y dentro de los plazos fijados. La declaración de prioridad contendrá los siguientes datos: a) El nombre del país o la oficina regional donde se presentó la solicitud prioritaria. b) La fecha de presentación de la solicitud prioritaria. c) El número de la solicitud prioritaria, si se le ha asignado. [...] Artículo 13°- Examen de forma.

El Registro de la Propiedad Industrial examinará si la solicitud cumple lo dispuesto en el artículo 9 de la presente ley y las disposiciones reglamentarias correspondientes, para lo cual tendrá un plazo de quince días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. De no haberse cumplido alguno de los requisitos mencionados en el artículo 9 de la presente ley o las disposiciones reglamentarias correspondientes, el Registro notificará al solicitante para que subsane el error o la omisión dentro del plazo de quince días hábiles a partir de la notificación correspondiente, bajo apercibimiento de considerarse abandonada la solicitud..." (Resaltado no es del original). Reglamento de la Ley de Marcas y Otros Signos Distintivos, Decreto Ejecutivo n° 30233-J del 20 de febrero de 2002: "...Artículo 54.- Funciones del Director. El Director del Registro de la Propiedad Industrial, o el funcionario que legalmente le sustituya, tendrá a su cargo las siguientes funciones: a) Emitir las resoluciones que correspondan en los asuntos sometidos a su conocimiento y requerir a los interesados los documentos adicionales que estime necesarios para resolver..." (Resaltado no es del original).

Tal y como se puede apreciar de las normas en cuestión, llevan razón las Administraciones demandadas en cuanto a que la presentación del poder es un requisito para el administrado que solicite la inscripción de una marca, cuando actúe por medio de un apoderado, pero ninguna de estas normas exige la presentación del documento original en su versión física, aunque el artículo 9 de la Ley de Marcas sí remite en cuanto a requisitos de forma del poder al numeral 82 bis de ese mismo cuerpo normativo, que dice lo siguiente: “Artículo 82 bis.- Poder para propiedad intelectual. Para actuar en nombre de una persona física o jurídica en cualquiera de los actos relacionados con la propiedad intelectual, se deberá contar con la autorización del poderdante, en mandato autenticado, como formalidad mínima; y en todo caso no se requerirá la inscripción de dicho mandato. Cuando el poder se extienda en el extranjero, podrá formalizarse conforme al derecho interno del país donde se otorgue, y deberá autenticarse.

Salvo disposición en contrario, todo mandatario se entenderá autorizado, suficiente y bastante para realizar todos los actos que las leyes autoricen realizar al propio titular de los derechos de propiedad intelectual o industrial correspondientes, ante cualquier autoridad, oficina o registro público, para la inscripción, el registro, la renovación, el traspaso, la licencia y los demás movimientos aplicados, la conservación o la defensa de sus derechos, tanto en sede administrativa como judicial, en todas sus instancias e incidencias…” (Resaltado no es del original). Nuevamente, esta norma no establece la obligación de presentar el documento físico u original del poder especial administrativo de una persona solicitante, por el contrario, la mínima formalidad requerida es la autenticación. Por tanto y siguiendo, los lineamos constitucionales desarrollados mediante la Ley N° 8220, debemos seguidamente confrontar contra estos principios generales, aquellos fundamentos que hubieran sido dados por la Administración en el trámite administrativo de la gestión recursiva interpuesta dentro de los procedimientos de inscripción de marca, a saber, concretamente, en las resoluciones administrativas de las 14:48:10 horas (expediente administrativo n° 2014-007734 – hecho probado 8) y de las 14:16:50 horas (expediente administrativo n° 2014-007735 – hecho probado 18), ambos del día 12 de agosto de 2015.

Siendo que ambas versan sobre la misma prevención, procederemos a analizar el apercibimiento llevada a cabo en la primera de éstas, que indica expresamente lo siguiente: “…Capacidad procesal: Según los autos del expediente de marras el apersonamiento como apoderado del señor Roy L. Vargas Solano, se presenta en la etapa recursiva, por lo tanto debe el impugnante aportar original de poder especial, ya que el que se presenta es una copia simple enviada por fax: la cual no es de recibo en este caso según el Tribunal Registral Administrativo: En el caso concreto, al no haberse acreditado la debida capacidad procesal por parte del Licenciado […] en razón de que no cumplió con las prevenciones de mérito realizadas por este Tribunal de proceder a adjuntar al presente expediente el original o copia certificada del poder constante a folio 89, el cual fue presentado a los autos vía fax, para acreditar su capacidad procesal para intervenir en el proceso, en representación de la empresa […] ya que dicho poder es una copia simple y de conformidad con la normativa supletoria que en este tema aplica este Tribunal, sea el artículo 12 de la Ley de Notificaciones Judiciales No. 8687, refiere únicamente a la presentación de escritos vía fax y otros medios semejantes, no así a otro tipo de documentos cuyos originales o certificación de los mismos, son indispensables para demostrar determinada situación o condición, sea en este caso la legitimación del Licenciado […] para actuar en representación de la empresa […] en su calidad de apelante en el presente asunto, mediante documento de poder idóneo, razón por la cual su actuación y petición, realizadas ante el Registro y este Tribunal resultan improcedentes, pues en definitiva no consta en autos documento idóneo que acredite su representación…” (Resaltado no es del original).

Como vemos, el criterio del Registro de la Propiedad Industrial se sustenta exclusivamente, en el criterio de un órgano contralor no jerárquico, que interpreta que el documento relativo a un poder presentado vía fax constituye una copia simple y que por esa condición o característica pierde toda idoneidad para acreditar la representación, que a su vez es un requisito indispensable en el trámite administrativo. Para la mayoría de este Tribunal ese razonamiento resulta equívoco, pues una exigencia de este tipo en efecto carece de sustento normativo y fáctico, y por ende, resulta irrazonable. En primer lugar, debemos recordar que el procedimiento administrativo es una de las tantas formas de ejercicio de la función administrativa, por lo que la aplicación supletoria de la normativa procesal de carácter jurisdiccional, conforme los numerales 9 y 13 LGAP, sólo resulta legítima en caso de que no exista fuente normativa administrativa, escrita o no escrita, pues tal y como vimos anteriormente, la Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos y los principios del servicio público, obligan a que el funcionamiento administrativo deba ser simple, eficaz y célere, para lo cual el requisito del que se trate debe estar previsto en una Ley o Reglamento y una vez presentada la información, ésta “…no podrá ser requerida de nuevo por estos, para ese mismo trámite u otro en esa misma entidad u órgano…”.

Sobre este punto, el reglamento ejecutivo a esta ley, Decreto Ejecutivo N° 37045-MP-MEIC del 22 de febrero de 2012, dispone: “…Artículo 29º-Requerimiento de información. Por su parte, los órganos y entes de la Administración Pública sujetos a la aplicación del presente reglamento, no podrán exigir a los ciudadanos documentos adicionales a los que se encuentran expresamente señalados en una ley, decreto ejecutivo o un reglamento para un trámite determinado. El ciudadano deberá presentar una sola vez, la información que requiera la Administración Pública para la resolución de su trámite. La Administración no podrá solicitar que los renueve o presente de nuevo si el hecho generador del documento no ha cambiado, salvo los casos en que, al momento de iniciar el trámite, alguno de los documentos se encuentre vencido y sea necesaria su actualización para la resolución del trámite. En casos de excepción y cuando las disposiciones normativas así lo establezcan, la entidad u órgano de la Administración Pública tiene la facultad de requerir ampliaciones o aclaraciones adicionales de los documentos ya aportados en la solicitud por el ciudadano.

Dicho requerimiento se hará por escrito, de manera motivada y por una única vez. No obstante lo anterior, tal facultad debe utilizarse restrictivamente, de forma excepcional y cuando el documento adicional sea imprescindible para la resolución del trámite…” (Resaltado no es del original). Como se puede observar de la transcripción de la resolución del Registro de la Propiedad Industrial, el único motivo para sustentar la decisión administrativa estriba en que el documento es una copia simple enviada por fax, sin que exista de por medio un cuestionamiento de la integridad o autenticidad del documento. En opinión de la mayoría de esta Cámara, el administrado entregó de manera efectiva la información requerida en la norma, como lo es la acreditación del mandato que facultaba al señor Vargas Solano para que, en los términos del 87 bis de la Ley de Marcas, defendiera los derechos de la peticionaria en todas las instancias de la sede administrativa.

En ese sentido, el fundamento utilizado por la Administración demandada de justificar su accionar en los criterios del Tribunal Registral Administrativo no alcanza para desvirtuar la imposición de la norma legal, en particular, lo prohijado por la Ley N° 8220 y su reglamento, de manera tal que para la mayoría de esta Cámara, sólo podría resultar razonable la prevención de la documentación original, en el tanto a través de un acto debidamente motivado y en aras de garantizar la seguridad y certeza jurídicas, la Administración expresara dudas concretas y fundadas acerca de la autenticidad o integridad del documento que hubiera sido transmitido por vías electrónicas o telemáticas, y no como en el presente caso, por el hecho de constituir una copia simple del documento. Además, tómese en cuenta que el artículo 12 de la Ley de Notificaciones Judiciales -que es la norma utilizada en los criterios del Tribunal Registral-, no obliga a la presentación de documentación en forma física, sino que regula la posibilidad de las partes en un proceso judicial para remitir información por medios telemáticos u otros sistemas tecnológicos que el Consejo Superior del Poder Judicial habilite para estos efectos, como ocurre actualmente, con el sistema de expediente electrónico judicial o de “Gestión en Línea”.

Dice el numeral de comentario: “..Artículo 12.- Contestación y respuesta de notificaciones. Quienes intervengan en un proceso podrán realizar gestiones ante el tribunal, a través de medios electrónicos, informáticos, telemáticos o de otra clase semejante, que permitan el envío de la comunicación y su normal recepción, en forma tal que esté garantizada su autenticidad, en la forma en que lo haya dispuesto el Consejo Superior del Poder Judicial. Los medios electrónicos, informáticos, telemáticos o de otra clase semejante deberán ser accesibles a los lectores de pantalla para no videntes…” (Resaltado). Como se puede observar, sólo en aquellos donde no se pueda garantizar la autenticidad de la información, es que entonces puede quedar desvirtuada la información no transmitida por medios telemáticos. Así las cosas, considera este Tribunal que en realidad no existía motivo cierto o legal para que el Registro de la Propiedad Industrial pudiera exigir la presentación del documento físico del poder especial administrativo como requisito para acreditar la representación de la señora Azofeifa González, pues para ello bastaba la copia ya remitida vía fax, siendo improcedente la consideración que por la sola condición de ser una copia física, la misma resultaba inidónea para ello.

A todo esto, debemos sumar que tal y como como se ha tenido por demostrado en los hechos probados n° 11 y 21, el poder original fue presentado y recibido posteriormente por el Registro de la Propiedad Industrial, de modo que estamos en presencia del requerimiento de un formalidad por la formalidad misma, contraria a todo lo antes citado, pero en especial, al artículo 223 LGAP: "...Sólo causará nulidad de lo actuado la omisión de formalidades sustanciales del procedimiento...". Así las cosas, sin motivo fundado para dudar de la autenticidad o integridad del documento remitido por vía fax, considera la mayoría del Tribunal que las disposiciones de la Administración de exigir como requisito la presentación de tal documento físico, y posteriormente, el rechazo de los recursos y de la gestión de inscripción producto de la inatención de ese requerimiento, se tornó entonces en una medida innecesaria y por esa vía irrazonable y desproporcional a tenor de lo antes visto.

Ergo, los actos administrativos por los cuales se puso fin a esas gestiones administrativas devienen disconformes sustancialmente con el ordenamiento jurídico administrativo por carecer de motivo, es decir, porque faltan los antecedentes fácticos y jurídicos que permiten ejercer la competencia para el caso concreto, de modo que se impide el accionar de la Administración Pública, ya que no habría causa legítima para el ejercicio de la función administrativa por parte de sus agentes. Por otra parte, valga aclarar que dado que este Tribunal no cuestiona la necesidad de acreditar la representación y siendo que tampoco es de relevancia si el documento en cuestión, tiene o no carácter de documento electrónico, es posible prescindir entonces de los alegatos relacionados con la aplicación al caso concreto de los artículos 103 del Código Procesal Civil y 3 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, los cuales no vienen al caso, ni afectan la conclusión de que en efecto, la Administración actúa contrario a Derecho al exigir el cumplimiento de un requisito que la parte aquí actora ya había satisfecho adecuadamente en el trámite que llevaba a cabo ante esa Dependencia, o al menos, sin que existiera una oposición fundada más allá de su mero carácter de copia simple.

Por consiguiente y a tenor de todo lo antes dicho, la demanda debe ser acogida en todos sus extremos, declarando la nulidad de los actos administrativos de ambos procedimientos, por los cuales se previno el requisito del documento original del poder especial administrativo, así como de los actos definitivos por los cuales se dispuso el rechazo de los recursos administrativos incoados, de manera tal que deberá el Registro de la Propiedad Industrial volver a pronunciarse acerca de éstos conforme corresponda en Derecho y en los plazos de ley, mediante una debida comunicación del acto respectivo a los medios de notificación que obren en los expedientes administrativos. Finalmente, valga aclarar que con este fallo, que la Sección no está pronunciándose acerca del fondo de la gestión administrativa, siendo que el objeto de la nulidad que aquí se declara estriba en los actos por los que se rechaza el conocimiento de los recursos administrativos incoados contra los actos finales de ambos procedimientos de inscripción de marca, correspondiéndole ahora a la Administración su adecuada resolución en esa sede."