Coordination Regulation between the Ministry of Health and the MAG for the authorization of food establishmentsReglamento de Coordinación entre el Ministerio de Salud y el MAG para la autorización de funcionamiento de establecimientos de alimentos

This regulation aims to establish the general mechanisms for coordination between the Ministry of Health and the National Animal Health Service (SENASA) of the Ministry of Agriculture and Livestock, regarding the granting of the operating authorizations for food establishments that process products, by-products, and derivatives of animal origin.

The provisions of this regulation will apply to establishments where food for human consumption is prepared, from the processing of products, by-products, or derivatives of animal origin with others that do not have such origin. Excluded from this Regulation are the establishments called "public food services (servicios de Alimentación al Público)".

For the purposes of interpreting this regulation, the following definitions and abbreviations are established:

• a)CVO: Veterinary Operating Certificate (Certificado Veterinario de Operación).
• b)Derivatives: Edible products prepared through technological treatments that modify the organoleptic characters and composition, from authorized products or by-products of animal origin.
• c)SENASA Law: General Law of the National Animal Health Service, Law No. 8495 of April 6, 2006.
• d)PSF: Health Operating Permit (Permiso Sanitario de Funcionamiento).
• e)Products of animal origin: Products of animal origin shall be named, according to their source:

e.1) Livestock products: when they come from domestic mammalian animals.

e.1.1 Meat: the edible muscular part of slaughter animals slaughtered and processed in an authorized slaughterhouse, including portions of fat, bone, cartilage, skin, tendons, aponeuroses, nerves, blood and lymphatic vessels, that normally accompany the muscular tissue and are not separated from it during processing. Minced or ground meat is included in this category.

e.1.2 Milk: the normal mammary secretion of dairy animals obtained through one or more milkings without any type of addition, intended for consumption in the form of liquid milk or for further processing.

e.2) Poultry products: when they come from domestic birds.

e.2.1 Meat: the edible muscular part of slaughter animals slaughtered and processed in an authorized slaughterhouse, including portions of fat, bone, cartilage, skin, tendons, aponeuroses, nerves, blood and lymphatic vessels, that normally accompany the muscular tissue and are not separated from it during processing. Minced or ground meat is included in this category.

e.2.2 Eggs e.3) Fishery products: Fish, crustaceans, mollusks, batrachians, reptiles, and mammals of edible species whether from fresh or salt water including aquaculture, intended for human consumption.

e.4) Apiculture products: bee honey.

• f)SENASA: National Animal Health Service of the Ministry of Agriculture and Livestock.
• g)By-products of animal origin: A by-product of animal origin is understood to be that which comes from animals or parts thereof and which is not included in the definition of a product of animal origin.

By-products are divided into edible ones, such as fat, blood albumin, liver, heart, spleen, kidney among others approved by the competent authority, and non-edible ones such as tallow, hide, feather, feed for animal consumption, bone among others.

Recognition of Administrative Authorizations

For the purposes of this regulation, the Ministry of Health and SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock shall mutually recognize their administrative authorizations for the operation of establishments as equivalent, when any of the following scenarios are met:

• a)When a food establishment, in carrying out one of the activities indicated in article 216 of the General Health Law, Law No. 5395 of October 30, 1973, prepares products, by-products, and derivatives of animal origin as defined in this regulation.
• b)When an establishment prepares food that uses products, by-products, or derivatives of animals as ingredients, and its final product cannot be considered a product, by-product, or derivative of animal origin as defined in this regulation.
• c)When the products listed in Annex 1 of this regulation are prepared.
• d)When the products listed in Annex 2 of this regulation are prepared.

It shall correspond solely to SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock to authorize the operation of the establishments stated in subsections a) and c) of article 4 of this regulation. Said administrative authorization shall be made through the Veterinary Operating Certificate (CVO), which shall be granted and revoked under the terms defined in the SENASA Law and its implementing regulations.

The CVO granted in the cases mentioned in the preceding paragraph shall be recognized as equivalent to the Health Operating Permit (PSF) of the Ministry of Health.

It shall correspond solely to the Ministry of Health to authorize the operation of the establishments stated in subsections b) and d) of article 4 of this regulation. Said administrative authorization shall be made through the Health Operating Permit (PSF), which shall be granted and revoked under the terms defined in the General Health Law, Law No. 5395, and in its implementing regulations.

The PSF granted in the cases mentioned in the preceding paragraph shall be recognized as equivalent to the CVO of SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock.

Inter-institutional Coordination

The Inter-institutional Coordination Commission is constituted between the Ministry of Health and SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock, which shall have among its functions:

• a)Permanently evaluate the coordination process implemented in this Decree.
• b)Draft proposals and recommend to the Executive Branch the modification of the lists contained in the Annexes of this regulation, through the procedure indicated in article 9.
• c)Propose measures for regulatory improvement, simplification, coordination, and standardization in inspection procedures.
• d)Develop joint Health-SENASA training programs directed at officials of both institutions for the purpose of clarifying and standardizing procedures.

The commission created in the preceding article shall be composed of:

• a)Two SENASA officials designated by the Minister of Agriculture and Livestock.
• b)Two officials of the Ministry of Health appointed by the Minister of Health.

The commission shall meet once a month in an ordinary manner and whenever it is convened by the Minister of Agriculture and Livestock or by the Minister of Health in an extraordinary manner.

The Commission shall have the power to invite representatives of the productive sector to its sessions, who shall not have a vote.

The quorum and the other provisions regarding this collegial body shall be governed by Chapter III of the General Law of Public Administration, Law 6227 of May second, nineteen seventy-eight, concerning Collegial Bodies.

Any modification to the list contained in the Annexes of this regulation must follow the following procedure:

The Inter-institutional Coordination Commission must draft a proposal for reform to the aforementioned lists, prior to each modification. The Commission shall grant a hearing of ten business days to the representative entities of a general and corporate nature that could be affected, so that they may present their opinion on the reform to said list.

Once the consultation period has been exhausted, the Commission shall send the modification proposal to the Executive Branch so that it may assess the modification of the annexes to the Decree.

The aforementioned procedure may not exceed thirty calendar days.

Final Provisions

The health authority that issues the operating authorization, in accordance with the provisions set forth in articles 4, 5, and 6 of this Decree, shall be the competent authority to inspect the food establishment, pursuant to its legal and regulatory powers.

Notwithstanding the above, the Ministry of Health and SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock shall maintain their power of joint or individual inspection within the framework of their legal powers in accordance with the General Health Law, Law No. 5395 of October 30, 1973, and the SENASA Law; in cases where public health and veterinary public health are at risk or when it involves an export procedure in accordance with article 11 of this Decree.

The Ministry of Health and SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock must use uniform inspection protocols, which shall be established by the Inter-institutional Coordination Commission within a period of six months from the publication of this Decree. These protocols shall be based on those established within the framework of the Central American Customs Union.

The officials of said institutions who do not adhere to the coordination procedure established herein shall be sanctioned in accordance with the provisions of the General Health Law, Law No. 5395 of October 30, 1973, and the SENASA Law.

If, for the export of the products included in the scope of application of this regulation, the foreign authority requires certificates issued by the national animal health authority (SENASA), the provisions contained in articles 4, 5, 6, and the second paragraph of article 10 shall apply in the issuance procedure of said certificates.

The annexes are an integral part of this Decree.

It shall be effective from its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Done at the Presidency of the Republic.-San José, on the twenty-second day of February, two thousand twelve.

Transitory Provision I.-Establishments that fall within the competences of SENASA, based on this Decree, but that currently have a valid Health Operating Permit (PSF), shall maintain its validity until its expiration, notwithstanding the renewal of the authorization must be processed before the corresponding SENASA office.

Transitory Provision II.-Establishments whose productive activity is henceforth, based on this Decree, overseen by the Ministry of Health through the Operating Permit (Permiso de Funcionamiento), and that currently have a CVO, at the time of their annual registration update must go to the Ministry of Health to request the renewal of the corresponding Health Permit (Permiso Sanitario).

Transitory Provision III.-The renewals indicated in the previous transitory provisions shall be processed as such and in no case as new operating authorizations. Notwithstanding, it shall be essential that renewals involving requirements not contemplated by the previous health authority be timely submitted for the renewal to be carried out. Likewise, the ministries are obligated to forward the file to the entity responsible for processing the renewal, with the prior consent of the managed party (administrado).

Transitory Provision IV.-In cases where an establishment has been previously authorized by SENASA of the Ministry of Agriculture and Livestock and must renew its operating authorization before the Ministry of Health, the managed party (administrado) must deliver the document attesting to the CVO to the authorities of the Ministry of Health when requesting such renewal. From that moment on, the CVO shall no longer be valid.

Transitory Provision V.-The Inter-institutional Coordination Commission created in this regulation must establish the coordination mechanisms that allow the application of the transitory provisions previously established.

Transitory Provision VI.-Within a period of 6 months counted from the entry into force of this regulation, the Inter-institutional Coordination Commission created herein must establish the uniform inspection protocols referred to in the third paragraph of article 10.

(SENASA) a) Sausages (embutidos).

• b)Packaged raw foods of fresh meat or fish.
• c)Precooked and cooked frozen foods that contain products of animal origin (includes tacos, burritos, lasagnas, among others), in the case that the factory also prepares other products, by-products, or derivatives of animal origin or in the case that it is vertically integrated with primary production.

(Ministry of Health) a) Milk-based ice cream when the establishment does not produce other products, by-products, and derivatives of animal origin.

• b)Milks modified with vegetable fats.
• c)Preserved bird eggs.
• d)Dehydrated meat protein.
• e)Frozen, liquid, or dehydrated egg.
• f)Dehydrated or powdered derivatives of animal origin, such as powdered yogurt, powdered whey (suero de leche), powdered custard (natilla), powdered cheese, powdered meat, etc.

El presente reglamento tiene como objetivo establecer los mecanismos generales de coordinación entre el Ministerio de Salud y el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA) del Ministerio de Agricultura y Ganadería, con respecto al otorgamiento de las autorizaciones de funcionamiento para establecimientos de alimentos, que procesan productos, subproductos y derivados de origen animal.

Las disposiciones de este reglamento se aplicarán a los establecimientos donde se elaboren alimentos para el consumo humano, a partir del procesamiento de productos, subproductos o derivados de origen animal con otros que no tienen dicho origen. Se excluyen del presente Reglamento los establecimientos denominados "servicios de Alimentación al Público".

Para los efectos de interpretación del presente reglamento se establecen las siguientes definiciones y abreviaturas:

• a)CVO: Certificado Veterinario de Operación.
• b)Derivados: Productos comestibles elaborados mediante tratamientos tecnológicos que modifican los caracteres organolépticos y composición, a partir de productos o subproductos de origen animal autorizados.
• c)Ley SENASA: Ley General del Servicio Nacional de Salud Animal, Ley N° 8495 de 6 de abril del 2006.
• d)PSF: Permiso Sanitario de Funcionamiento.
• e)Productos de origen animal: Los productos de origen animal se denominarán, según su procedencia:

e.1) Productos ganaderos: cuando procedan de animales mamíferos domésticos.

e.1.1 Carne: parte muscular comestible de los animales de matanza sacrificados y procesados en un matadero autorizado, se incluyen porciones de grasas, hueso, cartílago, piel, tendones, aponeurosis, nervios, vasos sanguíneos y linfáticos, que normalmente acompañan al tejido muscular y que no son separados de este durante el procesamiento. Se incluye en esta categoría la carne picada o molida.

e.1.2 Leche: secreción mamaria normal de animales lecheros obtenida mediante uno o más ordeños sin ningún tipo de adición, destinada al consumo en forma de leche líquida o a elaboración ulterior.

e.2) Productos avícolas: cuando procedan de las aves domésticas.

e.2.1 Carne: parte muscular comestible de los animales de matanza sacrificados y procesados en un matadero autorizado, se incluyen porciones de grasas, hueso, cartílago, piel, tendones, aponeurosis, nervios, vasos sanguíneos y linfáticos, que normalmente acompañan al tejido muscular y que no son separados de este durante el procesamiento. Se incluye en esta categoría la carne picada o molida.

e.2.2 Huevos e.3) Productos de la pesca: Los pescados, crustáceos, moluscos, batracios, reptiles y mamíferos de especies comestibles ya sea de agua dulce o salada incluyendo la acuicultura, destinados al consumo humano.

e.4) Productos apícolas: miel de abeja.

• f)SENASA: Servicio Nacional de Salud Animal del Ministerio de Agricultura y Ganadería.
• g)Subproductos de origen animal: Se entiende por subproducto de origen animal aquel que procede de animales o parte de ellos y que no está comprendido en la definición de producto de origen animal.

Los subproductos se dividen en comestibles, tales como grasa, albúmina de sangre, hígado, corazón, bazo, riñón entre otros aprobados por la autoridad competente y en no comestibles como sebo, cuero, pluma, alimento para consumo de los animales, hueso entre otros.

Reconocimiento de Autorizaciones Administrativas

Para los fines del presente reglamento, el Ministerio de Salud y el SENASA del Ministerio de Agricultura y Ganadería reconocerán mutuamente como equivalentes sus autorizaciones administrativas para el funcionamiento de establecimientos, cuando se cumpla alguno de los siguientes supuestos:

• a)Cuando un establecimiento de alimentos, al realizar una de las actividades señaladas en el artículo 216 de la Ley General de Salud, Ley N° 5395 del 30 de octubre de 1973, elabore productos, subproductos y derivados de origen animal tal como se definen en este reglamento.
• b)Cuando un establecimiento elabore alimentos que utilicen como ingredientes productos, subproductos o derivados de animales, y su producto final no pueda ser considerado un producto, subproducto o derivado de origen animal tal como se definen en este reglamento.
• c)Cuando se elaboren los productos enumerados en el Anexo 1 del presente reglamento.
• d)Cuando se elaboren los productos enumerados en el Anexo 2 del presente reglamento.

Corresponderá únicamente al SENASA del Ministerio de Agricultura y Ganadería, autorizar el funcionamiento de los establecimientos enunciados en los inciso a) y c) del artículo 4° del presente reglamento. Dicha autorización administrativa se hará por medio del Certificado Veterinario de Operación (CVO), el cuál será otorgado y revocado en los términos definidos en la Ley SENASA y en sus reglamentos de aplicación.

El CVO otorgado en los casos mencionados en el párrafo anterior, será reconocido como equivalente al Permiso Sanitario de Funcionamiento del Ministerio de Salud.

Corresponderá únicamente al Ministerio de Salud autorizar el funcionamiento de los establecimientos enunciados en los inciso b) y d) del artículo 4° del presente reglamento. Dicha autorización administrativa se hará por medio del Permiso Sanitario de Funcionamiento (PSF), el cual será otorgado y revocado en los términos definidos en la Ley General de Salud, Ley N° 5395, y en sus reglamentos de aplicación.

El PSF otorgado en los casos mencionados en el párrafo anterior, será reconocido como equivalente al CVO del SENASA del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

Coordinación Interinstitucional

Se constituye la Comisión de Coordinación Interinstitucional entre el Ministerio de Salud y el SENASA del Ministerio de Agricultura y Ganadería, la cual tendrá dentro de sus funciones:

• a)Evaluar de manera permanente el proceso de coordinación implementado en este Decreto.
• b)Redactar propuestas y recomendar al Poder Ejecutivo la modificación de las listas contenidas en los Anexos del presente reglamento, a través del procedimiento señalado en el artículo 9.
• c)Proponer medidas de mejora regulatoria, simplificación, coordinación y estandarización en procedimientos de inspección.
• d)Elaborar programas de capacitación conjunta Salud-SENASA dirigidos a los funcionarios de ambas instituciones con el fin de aclarar y estandarizar procedimientos.

La comisión creada en el artículo anterior estará conformada por:

• a)Dos funcionarios del SENASA designados por el (la) Ministro(a) de Agricultura y Ganadería.
• b)Dos funcionarios del Ministerio de Salud nombrados por el (la) Ministro(a) de Salud.

La comisión sesionará una vez al mes de manera ordinaria y cada vez que sea convocada por el (la) Ministro(a) de Agricultura y Ganadería o por el (la) Ministro(a) de Salud de manera extraordinaria.

La Comisión tendrá la facultad de invitar a sus sesiones a representantes del sector productivo, los cuales no tendrán voto.

El quórum y las demás disposiciones sobre este órgano colegiado se regirán por el Capítulo III de la Ley General de la Administración Pública, Ley 6227 del dos de mayo de mil novecientos setenta y ocho, concerniente a los Órganos Colegiados.

Cualquier modificación a la lista contenida en los Anexos de este reglamento, deberá seguir el siguiente procedimiento:

La Comisión de Coordinación Interinstitucional deberá redactar una propuesta de reforma a las listas antes indicadas, de previo a cada modificación. La Comisión dará audiencia de diez días hábiles a las entidades representativas de carácter general y corporativo que podrían verse afectadas, para que expongan su parecer sobre la reforma a dicha lista.

Agotado el período de consultas, la Comisión enviará la propuesta de modificación al Poder Ejecutivo para que este valore la modificación de los anexos al Decreto.

El procedimiento antes indicado no puede exceder de treinta días naturales.

La autoridad sanitaria que emita la autorización de funcionamiento, de conformidad con lo establecido en los artículos 4, 5 y 6 del presente Decreto, será la competente para inspeccionar el establecimiento de alimentos, conforme a sus atribuciones legales y reglamentarias.

No obstante, el Ministerio de Salud y el SENASA del Ministerio de Agricultura y Ganadería, mantendrán su facultad de inspección conjunta o individual en el marco de sus atribuciones legales de conformidad con la Ley General de Salud, Ley N° 5395 del 30 de octubre de 1973 y la Ley SENASA; en los casos en que se encuentre en riesgo la salud pública y la salud pública veterinaria o cuando se trate de un trámite de exportación conforme al artículo 11 del presente Decreto.

El Ministerio de Salud y el SENASA del Ministerio de Agricultura y Ganadería deberán utilizar protocolos uniformes de inspección, los cuales serán establecidos por la Comisión de Coordinación Interinstitucional en un plazo de seis meses a partir de la publicación de este Decreto. Estos protocolos tendrán como base aquellos que sean establecidos en el marco de la Unión Aduanera Centroamericana.

Los funcionarios de dichas instituciones que no se adecúen al procedimiento de coordinación aquí establecido, serán sancionados de acuerdo a lo establecido por la Ley General de Salud, Ley N° 5395 del 30 de octubre de 1973 y la Ley SENASA.

Si para la exportación de los productos incluidos en el ámbito de aplicación de este reglamento, la autoridad extranjera requiere certificados emitidos por la autoridad nacional en salud animal (SENASA), se aplicarán las disposiciones contenidas en los artículos 4, 5, 6 y párrafo segundo del artículo 10 en el procedimiento de emisión de dichos certificados.

Los anexos son parte integral del presente Decreto.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veintidós días del mes de febrero del dos mil doce.

No obstante, será indispensable que las renovaciones que involucren requisitos no contemplados por la autoridad sanitaria anterior, sean oportunamente presentadas para que se realice la renovación. Así mismo, los ministerios están en la obligación de remitir el expediente a la entidad a la que le corresponda tramitar la renovación, previo consentimiento del administrado.

A partir de ese momento el CVO ya no tendrá validez.

(SENASA) a) Embutidos.

• b)Alimentos crudos empacados de carne fresca o pescado.
• c)Alimentos precocidos y cocidos congelados que contienen productos de origen animal (incluye tacos, burritos, lasañas, entre otros), en el caso que la fábrica también elabore otros productos, subproductos o derivados de origen animal o en el caso que se encuentre integrada verticalmente con la producción primaria.

(Ministerio de Salud) a) Helados a base de leche cuando el establecimiento no produzca otros productos, subproductos y derivados de origen animal.

• b)Leches modificadas con grasas vegetales.
• c)Huevos de ave en conserva.
• d)Proteína cárnica deshidratada.
• e)Huevo congelado, líquido o deshidratado.
• f)Derivados de origen animal deshidratados o en polvo como yogurt en polvo, suero de leche en polvo, natilla en polvo, queso en polvo, carne en polvo, etc.