Regulation for the Acquisition of Assets Destined for the Public Domain of AyAReglamento de Adquisición de Bienes Destinados al Dominio Público del AyA

Excluded from this Regulation is the donation provided for the provision of new potable water and/or sanitary sewerage services, as they are regulated in the Service Provision Regulation of AyA; as well as assets that must be acquired through Administrative Contracting procedures.

For the purposes of this regulation, the following shall be understood as:

Alignment (Alineamiento): Minimum physical distance or limit for the placement of a building with respect to public roads, waterways, streams, springs (manantiales), lakes, lagoons, estuaries, springs (nacientes), maritime terrestrial zone, railways, high-tension power lines, special zones; it is issued by the competent entity.

Registry Annotations (Anotaciones Registrales): Movements that are in the process of being processed. In registry matters, a temporary entry by which a certain legal situation is prevented or publicized.

Special Regime Area (Área Bajo Régimen Especial, ABRE): Portion of the territory subject to a particular planning and administration regime, including the Natural Heritage of the State, Protected Wild Areas, Indigenous Territories, Border Zones, the Maritime Terrestrial Zone, the territories of the National Institute of Rural Development susceptible to being titled, among others.

Legal Advisory (Asesoría jurídica): Legal area competent to address the consultation raised according to the matter: environmental, real estate, municipal, notarial, delegated systems, commercial, public procurement, etc., in accordance with the Institutional Job Manual.

Administrative Appraisal for Expropriation (Avalúo administrativo para expropiación): Estimate or assessment of the value of a thing that the Administration carries out upon depriving someone of the ownership of an asset or right, when there are reasons of public utility or social interest.

Cadastre (Catastro): It is the verification of the conformity of boundaries and infrastructures of a registered property (finca registral) on a plan, in relation to the corresponding inscription in the Public Registry of Property. Document where the basic, numerical, and literal information of each property is recorded.

Land-Use Certificate (Certificado de uso de suelo): Document issued by the municipality that certifies the conformity of the use of a property, through the utilization of the physical structure settled on or incorporated into it, or both, regarding class, location, form, intensity, and possibility of its use.

Concession (Concesión): Administrative act that implies the granting of the right to exploitation or management, for a determined period, of assets and services by a public administration or company to another, generally private.

Affidavit or under oath before a Notary Public (Declaración jurada o bajo fe de juramento ante Notario Público): written or verbal statement whose veracity is ensured through an oath before a Notary Public.

Dispossession (Desposesión): Action and result of depriving someone of what they enjoy or have, without due process.

Public Deed (Escritura pública): Document authorized with legal solemnities by a competent Notary, at the request of a party, included in the protocol and that contain, reveal, externalize a fact, act, or legal transactions, for its proof, effectiveness, and constitution.

Cadastral and Registry Study (Estudio catastral y registral): Study prior to the survey (levantamiento de agrimensura). The surveyor shall verify in the Real Estate Registry and with the owner or possessor of the property, the property titles and the existence of rights or other encumbrances over it. Additionally, they shall reconcile the information in the cadastral maps and records. In case there are no cadastral maps and records, they shall verify previously cadastrated plans and any other complementary, officially publicized information.

Background Study (Estudio de antecedentes): Sequential study that allows knowing the characteristics of a property and its previous owners, from the present to its first inscription before the National Registry.

Technical Feasibility (Factibilidad técnica): Analysis document of the suitability of one or several properties to be acquired and/or easements (servidumbres) to be constituted for the satisfaction of the public interest.

Economic Feasibility (Factibilidad económica): Analysis document of the capital required for the acquisition of a property and/or constitution of an easement (servidumbre) and/or the execution of a project. It contemplates a cost-benefit analysis, the recovery of the initial investment, and the risk of the financial investment.

Registered Property (Finca registral): unit of land delimited and registered in the Property Registry and constituted as an object of right; that is, any real estate that opens a folio in the Property Registry.

Encumbrances (Gravámenes): Liens or real rights that a real estate bears.

Real Estate (Inmueble): It is the physical unit registered or not in the Real Estate Registry according to the Regulation to the National Cadastre Law, Executive Decree N°34331-J, and its reforms or the regulation that replaces it.

Board of Directors (Junta Directiva): Highest superior administration body of AyA.

Geodetic Survey (Levantamiento geodésico): It is defined as the set of field and office procedures and operations, intended to determine the geodetic coordinates of points on the ground, considering the curvature of the earth, chosen and demarcated with respect to the reference system in use. To carry out a geodetic survey, one must rely on satellite navigation systems. These surveys can be very precise, and some of the points placed and measured in this way are used as important references (tie points) to be used for the survey of smaller areas.

Topographic Survey (Levantamiento topográfico): It is the scientific process of measuring the dimensions of a particular area of the earth's surface, including its horizontal distances, directions, angles, and elevations. Artificial structures, such as a road or a building, can also be the subject of a topographic survey. Once these measurements are taken, they can be used to make a plan or map, work designs, among others.

Project Leader (Líder del proyecto): Official in charge of an institutional project; person assigned by the organization to collaborate with the team responsible for achieving the objectives of an initiative and meeting the Lot (Lote): Part into which a whole is divided for its distribution.

Natural and Anthropic Risk Analysis Matrix (Matriz de análisis de riesgos naturales y antrópicos): Document that allows evaluating the main threats with the potential to affect a land to be acquired and/or easement (servidumbre) to be constituted; allowing, through its application, an assessment of the site through referential indicators that facilitate the conditions for the vulnerability analysis of the real estate.

Orthophoto (Ortofoto): Photography with constant scale and properties of an orthogonal projection, formed from a photograph in central projection through differential rectification.

Legal Status (Personería jurídica): Certification issued by the Public Registry by which the legal identity of a legal entity (entity, association, or company) is attested, with sufficient capacity to contract obligations and carry out activities that generate full legal responsibility, against themselves and against third parties.

Cadastrated Plan (Plano catastrado): It is the survey plan (plano de agrimensura), physical or in electronic format, that has been registered in the National Cadastre and its effects are defined in the Regulation to the National Cadastre Law, Executive Decree N°34331-J, and its reforms or the regulation that replaces it.

Survey Plan (Plano de agrimensura): It is the physical plan or one in electronic format, that represents in graphic and mathematical form a real estate, which complies with the rules established by the Regulation to the National Cadastre Law, Executive Decree N°34331-J, and its reforms or the regulation that replaces it.

Possessor (Poseedor): The possessor is one who exercises de facto power over an asset or over a right and performs material acts by virtue of the faculties that correspond to that asset or right; it consists of the faculty of having under their power and will a real estate complying with the requirements established in the Civil Code of Costa Rica.

Owner (Propietario): Natural or legal person who exercises dominion over real estate through public deed (escritura pública).

Protocolization of Documents (Protocolización de piezas): Transcription of documents or parts of a judicial file into the protocol of a Notary Public to proceed with its inscription before the National Registry.

Rectification of Measurement (Rectificación de medida): Cadastral, registry, notarial, or judicial procedure by which a defect is corrected or the information regarding the dimension of the area of a real estate is rectified.

Easement (Servidumbre): Easements (servidumbres) are real rights in another's property (re aliena). They constitute a real power over a foreign property to partially use it in some aspect. For the owner of the servient property, it implies a limit to the exercise of their property right.

Approval/Visa (Visado): Action of recognizing or examining an instrument, document, or certification to grant it approval (visto bueno) through the regulation that supports it. Mark or diligence that the competent authority places on a document to certify that it has been reviewed and authorized. Validation of a document by the competent authority so that it can be used.

For the purposes of this regulation, the following shall be understood as:

It is part of the Directorate of Topography and Appraisals of the Strategic Business Unit Programming and Control (UEN PC) of AyA and its purpose is to investigate, analyze, recommend, and prepare the appraisals of easements (servidumbres), land, damages, and any other patrimonial rights required for the various institutional projects or activities.

Those Executing Units (UE) and Directorates that have professionals assigned to the OAA, and that carry out appraisals, must be governed by this Regulation and the procedure GTE-108-01-P Appraisals, each professional assuming their responsibility.

appraisals for expropriation purposes must be rendered by AyA officials, therefore, they may not be issued by external professionals to the Institution.

The following steps will be carried out:

a. Preliminary studies. As part of the selection of the land and the determination of its suitability, the Project Leader must request the following studies, as required:

a.1. Cadastral and Registry Studies (Estudios catastrales y registrales): request, through official communication, from the Directorate of Topography and Appraisals or assigned units, the cadastral and registry studies (estudios catastrales y registrales) of the property or properties of interest, including studies of geographic information platforms, cadastral map of the Real Estate Registry, as well as studies of encumbrances (gravámenes), registry annotations (anotaciones), material affectations, overlaps, among others.

a.2. Legal Criteria or Studies: In cases where applicable, the Project Leader may request, through official communication, from the Legal Advisory (Asesoría Jurídica) the legal interpretation, legal analysis, and/or the legal studies required for the property or properties of interest, including studies of encumbrances (gravámenes) and registry annotations (anotaciones) such as mortgages, mortgage certificates, conducted, seizures, succession processes, lawsuits, reservations, and restrictions.

a.3. Technical studies: the preliminary technical studies must be requested; depending on the characteristics of the land and/or easement (servidumbre) to be acquired, including geotechnical studies, environmental studies, forestry criteria, among others that are required; which will be requested from the corresponding dependency or unit.

a.4. Natural and Anthropic Risk Analysis Matrix (Matriz de análisis de riesgos naturales y antrópicos): it must be requested through official communication from the Directorate of Physical Development.

b. Location of the owner: Once the registry and cadastral information of the selected option has been sent by the Directorate of Topography and Appraisals, it will be the responsibility of the operational area of the Regional Directorate to provide the Project Leader with the contact information such as domicile, telephone number, email, social media, or any other data that allows locating the owner of the property of interest. In case the contact information has not been located, the Regional Directorate will inform the Project Leader of the situation.

In case the owner(s) cannot be located, the operational area of the Regional Directorate or whoever carried out the procedure will render a report detailing the actions taken to locate the owner and will record in writing the impossibility of locating them.

Among the actions that must be managed and documented are the following: A) Visit to the physical or legal domicile, as appropriate, of the owner; B) in the case of the legal domicile, if it does not correspond, contact must be made with the different representatives of the legal entity or resident agent, if they exist; C) in case the owners cannot be contacted, contact must be made with family members, neighbors, including the personal data of the interviewees, and attend community gathering points; D) Review in Public Registries, Directorate of Migration and Foreign Affairs (entries and exits from the country), this last subsection with the support of the Legal Advisory (Asesoría Jurídica); among other actions according to each specific case.

Once the previous actions have been demonstrated and given the impossibility of locating the owner, the Project Leader must attach the information contemplated in Article 10 and request the Legal Advisory (Asesoría Jurídica) to proceed accordingly.

c. Technical Report on the selection of land and/or easements (servidumbres): It will be the responsibility of the Project Leader to generate the technical report for the selection of the property(ies) based on the preliminary studies carried out.

d. Request for permits to carry out preliminary technical studies: The Project Leader will request in writing, from the owner or possessor, the permit to carry out preliminary technical studies by AyA, or a company contracted by AyA; to determine the suitability of the land. The Project Leader may request the support of the Regional Directorate to carry out this procedure.

a. Name of the Directorate, Submanagement, UEN, Technical Area, Executing Unit, or other office, in charge of the project.

b. Time and date of the document issued.

c. Known first name(s) and surname(s) of the person to be notified.

d. The nature of the studies or investigations that will be carried out, type of indispensable preliminary works for the prior studies, location of the property.

e. Brief description of the project to be developed by AyA.

f. Tentative date on which the studies or investigations will be carried out and the approximate duration period of the prior studies.

g. Name of the officials or persons from contracted companies, who will enter the property and type of studies they will carry out.

The order to carry out the necessary studies or investigations will come from the Headship of the Directorate, Submanagement, UEN, Technical Areas, UE, Regional Directorates, or the corresponding office; and must be made at least 5 working days in advance of the date set to enter the property.

will request the corresponding Legal Advisory (Asesoría Jurídica) to proceed as established by the following information:

a. Technical description of the project.

b. Affected property(ies), name of the owner or possessors, who must be notified, with the exact address for their location.

c. Property number (número de finca) and cadastrated plan (plano catastrado), if any, of the property or properties required to be affected, as the case may be.

d. Name of the officials, or persons from contracted companies, who will enter the property and type of studies they will carry out, as well as indication of the date of entry, approximate period required for the studies, time of daily entry and exit.

e. Type and reason for the technical studies to be carried out.

f. Written record of non-authorization from the owner, demonstrating the refusal of permission to carry out preliminary technical studies by the owner. In case the owner or possessor does not sign the authorization, the record must be signed by two witnesses.

In case there is nothing to inventory, they must record it in writing.

The Project Leader will coordinate with the corresponding technical area to justify those cases in which there is a particular situation so that the delivery of the permit must be done at a later stage. If required, the Project Leader may request support from the Legal Directorate and a social manager.

The Directorate of Topography and Appraisals will prepare the tentative survey plans (planos de agrimensura) of land and easements (servidumbres) to be approved by the Project Leader and/or operational area of the requesting Administrative Region. Once the tentative survey plans (planos de agrimensura) are approved, the Directorate of Topography and Appraisals will proceed with the inscription of these before the Cadastral Subdirectorate of the Real Estate Registry.

Those Executing Units (UE) and Directorates that have professionals assigned to the Directorate of Topography and Appraisals and that carry out inscription of survey plans (planos de agrimensura) before the Cadastral Subdirectorate, must be governed by this Regulation, the procedure, and the sub-process GTE 107-02 or its equivalent, each professional assuming their responsibility. Consequently, these technical areas will be the only ones officially authorized by AyA to survey and prepare the survey plans (planos de agrimensura) for land and easements (servidumbres).

The survey plans (planos de agrimensura) intended for the constitution of easements (servidumbres) will be registered in the same way before the Cadastral Subdirectorate of the Real Estate Registry, the foregoing as a measure of cadastral publicity and legal certainty, in compliance with the institutional communication mandate of the Expropriation Law N°7495 and its comprehensive reform Law N° 9286.

Therefore, they will be responsible for the preparation of a technical file that includes all the necessary studies that justify the acquisition of the land and/or easement (servidumbre).

Based on the report from the UEN Environmental Management, at the request of the Project Leader, the Directorate of Topography and Appraisals will carry out the survey of the area of interest and will cadastrate the corresponding plan, which will contemplate not only the area required by hydrogeological criteria but must also contain the area required by operational criteria and the one needed for cadastral reasons or for valuation.

a. Technical justification: Detailed report containing the analysis of the technical information, consolidating all the information and documents that make up the file, as well as the reasons why the property and area of land required are technically chosen and from which it is concluded that it is the suitable one. The report must contain a brief description of the project, geographic location, description of the works to be carried out or existing, beneficiary population, and the system to which it belongs. Likewise, all preliminary studies carried out shall be analyzed; the farm number, owner or possessor (co-owners, usufructuaries, lessees, etc.), cadastral map number must be indicated, as well as any relevant technical aspect deemed necessary for the justification. Additionally, the document by which the owner or interested third parties were informed of the project to be executed must be attached; if notification could not be achieved, a record of the foregoing shall be made. If the project requires the constitution of easements (servidumbres), these must be described in detail (including, but not limited to, length, width, total area, bearing, location within the parent farm); furthermore, the conditions and limitations must be set out in the technical justification according to the technically and operationally determined needs, depending on the nature of the easement (servidumbre) required.

b. Cadastral maps: When applicable according to current special laws, decrees, and regulations, they must have the following:

b.1. Alignments: The cadastral maps must have the alignments requested by the Catastro Nacional.

b.2. Approvals: The cadastral maps must have the approvals requested by the Catastro Nacional.

Regarding approvals for segregation: A) when the municipality denies the approval due to the owner's delinquency, the Project Leader will request the support of the Senior Administration, by means of an official communication explaining the situation and the interest of AyA in its acquisition; B) when the denial of approval responds to technical criteria, it is the Project Leader's responsibility to analyze what has been ordered by the Municipality; C) When the approval is denied because the municipality considers that the approval is not appropriate, the Project Leader must provide the local government's justification.

When required, upon prior justification, the Project Leader will request the corresponding support from the Legal Advisory Office.

b.3 Area of public domain watercourses: In all cadastral maps developed by the Topography and Appraisals Directorate where surface waters exist, the area of the watercourses must be set out by note on the map, which must be determined by the Institutional Topography unit.

Furthermore, the watercourses must be characterized after consultation with the Dirección de Aguas of MINAE in accordance with Ley N°7593.

b.4 Protection areas: In all cadastral maps developed by the Topography and Appraisals Directorate, the protection areas must be set out by note on the map in accordance with the provisions of article 33 of the Ley Forestal N°7575 and the Ley de Aguas N°276 and its amendments.

c. Report from the UEN Gestión Ambiental: For cases where protection areas for springs (nacientes), wells, or surface water bodies are required, the Project Leader must provide the report from the UEN Gestión Ambiental indicated in article 17 of this Regulation.

d. Tree felling permit: For cases where applicable, a technical report rendered by the UEN Gestión Ambiental must be provided stating that the trees located within areas to be expropriated, and that need to be felled, are not under a felling ban.

e. Physicochemical and bacteriological analyses: In the event that the land acquisition is to exploit springs (nacientes), wells, or water bodies, the physicochemical and bacteriological analyses of the supply sources, performed by the Laboratorio Nacional de Aguas (LNA), must be provided.

The validity of supply sources shall be as follows, according to each specific case:

e.1. Land with monocultures near the water source.

In these cases, because the use of pesticides in monocultures could generate contaminant transport that potentially affects water quality for potabilization, it is necessary, in addition to the initial presumptive study, to repeat the water analysis three months later. If the results meet the criteria for potabilization, including negativity for pesticides, the validity of these results will be for one year.

e.2. Land without monocultures in the vicinity of the source.

Regarding the validity of physicochemical and microbiological analyses for water sources for potabilization, where the sanitary inspection indicates no presence of monocultures, the validity will be one year.

f. Agrochemical analysis: When dealing with the acquisition of areas with springs (nacientes), surface water bodies, or wells, and these sites could be affected by the application of agrochemicals within their protection area defined by the UEN Gestión Ambiental, the Project Leader must manage and provide an agrochemical report performed by the LNA.

g. Land Use Certification: The Project Leader must coordinate with the Regional Directorate or the EU that will administer the Project, so that the corresponding Land Use Conformity application, issued by the respective municipality, is processed. The Land Use certification must be processed within the legal timeframes. In the event that it is not possible to conclude the procedure:

• A)when the municipality denies the land use due to the owner's delinquency, the Project Leader will request the support of the Senior Administration, by means of an official communication explaining the situation and the interest of AyA in its acquisition; B) when the land use denial responds to technical criteria, it is the Project Leader's responsibility to analyze what has been ordered by the Municipality; C) When land use is denied because the municipality considers that the issuance of the certificate is not appropriate, the Project Leader must provide the local government's justification. When required, upon prior justification, the Project Leader will request the corresponding support from the Legal Advisory Office.

h. Registry Studies: The Topography and Appraisals Directorate must provide the Project Leader with the registry, cadastral, and background studies, when applicable, issued by the Registro Nacional.

i. Technical report on liens and/or annotations: In cases where liens are noted or registered against the farms for easements (servidumbres), measurement corrections, validation periods, cadastral notices, leases, segregations, or any other physical encumbrance on the properties; the Topography and Appraisals Directorate will render a technical report in order to verify whether these liens materially affect the land and/or easement (servidumbre) that is required to be constituted.

j. Acceptance by third parties: In cases where the surfaces to be acquired are affected by annotations or liens registered or unregistered in favor of State Institutions or when a conflict between the limitations or conditions is evidenced, the Project Leader will be required to provide a note by which these third parties grant their acceptance to the segregation of the surface or the constitution of the lien in favor of AyA. In the event of non-acceptance by State Institutions, the Project Leader must provide to the technical file the refusal and the report demonstrating that the chosen alternative is the only land available to acquire or upon which to constitute the easement (servidumbre). In cases where the surfaces to be acquired are affected by annotations or liens registered or unregistered in favor of private third parties, the Project Leader must provide a technical report indicating that there is no incompatibility with the use that AyA requires.

k. Measurement correction: In cases where it is determined that a complete farm to be acquired has a real area smaller or larger than the area according to the Registry, a new cadastral map must be prepared by AyA. For this purpose, the Topography and Appraisals Directorate or the Project Leader must request in writing the approval of the property owner or legal representative, endorsing the decrease or increase in area, or alternatively, a report from the topography professional that technically justifies the decrease or increase of the farm area. In case of the owner's refusal to endorse the area difference, the Project Leader will document this situation and provide it in the technical file.

l. Legal opinion on liens and/or annotations: If the study from the Registro Público de la Propiedad shows that a lien for Reservations and Restrictions or Conditions is registered on the margin of the farm, prior to performing the corresponding appraisal, the Office of Administrative Appraisals or attached Units, providing the registry studies, maps, and registered and annotated documents, must consult the Legal Advisory Office, so that it may issue the corresponding Legal Opinion. The foregoing is to determine whether or not the reservations referred to in the registered entry on the property are applicable.

m. Budgetary certification: For the acquisition process of a real property and/or constitution of an easement (servidumbre), the Project Leader must provide a budgetary certification once the file has been reviewed and endorsed by the Legal Advisory Office and prior to its submission to the Board of Directors. The certification must remain valid during the budget period in execution and must include the appraisal amount for the acquisition. The responsible Directorate must also provide for the possible additional amounts that must be assumed in the event of resorting to judicial proceedings.

n. Schematic location map: In the event of a plurality of consecutive easements (servidumbres) to be acquired, the Topography and Appraisals Directorate will generate a schematic location map representing the location of the polygons of the easements (servidumbres) to be acquired.

o. Map overlay or orthophoto overlay: The Topography and Appraisals Directorate must perform an overlay of the land to be expropriated and/or easement (servidumbre) to be constituted on the parent farm map or on the corresponding orthophoto.

p. Endorsement of a map prepared by an external party: For cases where the cadastral maps of lands or easements (servidumbres) required by AyA have not been developed by the Topography and Appraisals Directorate, or by an authorized internal technical Unit, a report signed by the corresponding Directorate or technical Unit will be required, endorsing the map prepared by an external party, which must have the alignments and approvals as applicable. Otherwise, a new survey, cadastral map, and approvals and/or alignments must be prepared as required.

q. Report on existing civil works: In the case of the existence of civil works or infrastructure within the land to be expropriated, it must be indicated whether or not they form part of the aqueduct and/or sewer systems, and also record who built them and when. If there is no information on the origin of the works, a written record must be left of the lack of data to credit such information, as well as the actions taken to gather it.

In any case, the Project Leader will indicate in the Technical Justification the use or actions to be carried out with said works.

r. Administrative appraisal: An Expert Appraisal Report developed by the Topography and Appraisals Directorate or another attached Unit must be provided, which conforms to the current International Valuation Standards and the current Institutional Appraisal Manual.

Administrative appraisals developed for expropriation purposes are "Internal Use" documents until they are analyzed and approved by the Board of Directors of AyA. Administrative appraisals must not be more than 6 months old on the date they are analyzed and approved by the Board of Directors.

s. Registration of concessions: The Project Leader must verify the registration of concessions for which purpose the suitable document must be provided for indemnification purposes.

t. Certification of municipal taxes for lands to be acquired: The Project Leader will request the Administrative Region to process the certification of municipal taxes before the corresponding local government. In the event that the certification of municipal taxes cannot be obtained due to the owner's delinquency or lack of cooperation, the Project Leader will manage, through the Senior Administration of AyA, the formal request to the Municipality.

u. Certification of taxes for legal or commercial entities: Document issued by the Ministerio de Hacienda or authorized banking entities, which will be managed in coordination with the Legal Advisory Office.

When it is not a project but rather the regularization of lands and/or easements (servidumbres) in use or administration by an Administrative Region of AyA, the responsibility for the formation of the technical file and compliance with the preceding paragraphs shall correspond to the Operation and Maintenance Engineer of the Administrative Region where the property is located.

If the legal analysis reveals the need to clarify or rectify the documentation presented, the Legal Advisory Office will return the request with the unprocessed file, by official communication, to the Project Leader, indicating the reasons for the return. Once the points have been rectified or clarified, the project leader must send a new request with the updated complete file.

The experts will independently value the land, its crops, constructions, leases, commercial or patrimonial rights, deposits in exploitation, and any other goods or damages susceptible to indemnification. An independent file will be processed for each farm. Farms with undivided rights will be processed in a single file.

The expert must document the owner's acceptance or refusal of the communicated amount; likewise, the expert must communicate the response obtained from the property owner(s) or legal representative to the Project Leader, by email, memorandum, or any means of official communication within AyA.

In the event that it is not possible to carry out the preliminary communication of the appraisal, the expert must render a written report, addressed to the Project Leader, detailing the actions taken.

In any case, the appraisal is subject to approval by the Board of Directors of the Institute.

In the event that it is necessary to notify persons other than the owner, the Legal Advisory Office must indicate the name and capacities of who must be notified, as well as any other special consideration to make the notification valid.

In the event of the impossibility of carrying out notification at the domicile, or in person, or due to any other legal impediment, in all duly proven cases, after exhausting all avenues, the Legal Advisory Office will proceed with publication in an official medium in accordance with the Ley de Expropiaciones N°6313 and its amendments or with the Ley de Expropiaciones N°9286, as applicable.

In the event that the administered party does not accept or does not receive the agreement document, the expert responsible for the appraisal will attest in writing on the original document of the Agreement and will forward it to the Legal Advisory Office. Once the legal deadline has expired, the corresponding expropriation proceedings will be carried out before the Juzgado Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda.

In the event that the owner(s) cannot be located, the expert responsible for notifying the agreement will render a report detailing the actions taken to locate the owner and will leave a written record of the impossibility of locating them.

Among the actions that must be managed and documented are the following: A) Visit to the physical or legal domicile, as applicable, of the owner, B) in the case of the legal domicile, if this is not correct, the different officers of the legal entity or resident agent, if any, must be contacted; C) in the event that contact with the owners is not achieved, family members, neighbors must be contacted, including the personal data of the interviewees, and communal gathering points must be visited; D) Review in Public Registries, Dirección de Migración y Extranjería (entries and exits from the country), this last section with the support of the Legal Advisory Office; among other actions, according to each specific case. Having demonstrated the above actions and faced with the impossibility of locating the owner, the expert responsible for notifying the agreement must attach the information on the actions taken to the Legal Advisory Office, which shall proceed according to Ley N°9286 and Ley N°6313, as applicable.

The Units in charge of the acquisition, as Executing Units of AyA, must likewise transfer the file to GEDI for its custody.

For this purpose, the Topography and Appraisals Directorate and/or Units attached to it must provide the Regional Directorates with the digital inputs of the geographic information system, for the correct spatial location of the properties and/or easements (servidumbres) constituted. Once the municipalities have been informed in writing, the Regional Directorates will send a copy of said information to the Legal Advisory Office and to the Topography and Appraisals Directorate.

Likewise, they must adopt all necessary measures for the administration, conservation, cleaning, and protection of the Institutional patrimony under their administration; carrying out with the greatest diligence all necessary acts for its demarcation, marking, fencing, cleaning, and others.

To materialize the inventory, the Regional Directorates will coordinate with the cantonal offices of AyA and prepare an annual acquisition program, considering all lands with infrastructure or other works in operation by AyA.

Exceptionally, in the event of a refusal by an owner, or due to any legal impediment, they may request that AyA proceed with the expropriation in judicial proceedings.

The Submanagement will designate a responsible engineer and other officials to coordinate the technical studies and verify compliance with the requirements to address the request.

a. Technical justification: Detailed report containing the in-depth analysis of the technical information, consolidating all the information and documents that make up the file, as well as the reasons why the property and area requested are technically chosen; it must contain a brief description of the Project, the works to be carried out or already completed, beneficiary population, system to which it belongs, the reason why it is necessary to manage the judicial appraisal proceedings for expropriation, which will be issued by the Engineers of the Submanagement of Delegated Systems, together with which all the requirements set forth in article 18 of this Regulation shall be provided.

b. Certification of legal capacity and budgetary certification: The ASADA must provide the Submanagement of Delegated Systems with certification of current legal capacity, suitable guarantee certificate, proving that it has sufficient funds to cover the amount of the administrative appraisal, as well as all expenses of the administrative and judicial process (publications, final indemnification, fees, per diems, interest, and costs, among others) and any unforeseen event that arises within the appraisal proceedings for expropriation.

c. Minutes of the General Assembly of Associates: The minutes of the Board of Directors or the Assembly of the ASADA must be provided, as established in the bylaws, in which the acquisition of the property is agreed upon and they commit to assume in full the costs generated by the expropriation process, as well as committing to deposit within the deadlines established by the judicial resolutions of which they will be given a copy, for which they must indicate some means to receive notifications.

d. Administrative appraisal: When ORAC verifies compliance with all requirements, they will request the corresponding administrative appraisal. Once the complete technical file is available, the Submanagement of Delegated Systems will request the Legal Advisory Office to initiate the appraisal proceedings for expropriation.

e. Draft Agreement for the declaration of public utility and social necessity: The Legal Advisory Office, prior to proceeding with the request for the declaration of public interest before the Board of Directors, will carry out the legal analysis of the file; subsequently, it will request by official communication the approval of the declaration of public interest to be forwarded to the Executive Presidency, General Management, Deputy General Management, and elevate it to the Board of Directors for its knowledge and approval.

f. Notification of the Board of Directors' Agreement for the declaration of public utility and social necessity: Once the Board of Directors' agreement is approved and final, a copy will be sent to the Submanagement of Delegated Systems, so that, in coordination with the ASADA, they proceed with its notification.

g. Procedure after the notification of the Board of Directors' Agreement for the declaration of public utility and social necessity: The ASADA will request the publication in the official newspaper La Gaceta as established by the Ley de Expropiaciones, and will assume the cost.

The administration, operation, repair, custody, defense, and protection, according to the principles of sound administration, of all goods destined for the provision of services that the ASADA provides by delegation of AyA, shall be the responsibility of said Associations.

In accordance with the provisions of the current Regulation for Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales.

They must evaluate and technically justify that the land and/or easement (servidumbre) meets all the required specifications for the Project or system, and the requirements set forth in article 16 of this Regulation, except for the budgetary certification.

In addition to the requirements contemplated in article 18 of this Regulation, the following must be met:

a. The cadastral maps of the lands and/or easements (servidumbres) to be received by AyA in donation must be reviewed and endorsed by the Topography and Appraisals Directorate or offices attached to it.

b. In the case of natural persons (personas físicas), a document must be requested in which the willingness to donate the land or constitute the easement (servidumbre) right is expressly stated, indicating the cadastral map number (número de plano catastrado) and property number (número de finca); for such case, AyA must already have the corresponding reports.

c. When dealing with legal persons (personas jurídicas), the following procedure shall apply:

c.1- In the event that the legal person is not authorized in its bylaws to donate, the corresponding clause must be amended so that the donation can be authorized, and registered in the Registry of Legal Persons (Registro de Personas Jurídicas).

c.2- If its legal representatives are limited, the agreement of the General Assembly (Asamblea General) or whatever is indicated in the bylaws shall be required, authorizing the donation of the land or the constitution of the easement right, indicating the cadastral map number, property number and area; for such case, AyA must previously have the corresponding reports.

c.3- The agreement of the General Assembly or Board of Directors (Junta Directiva), as applicable, duly notarized (protocolizado), must be submitted.

c.4- When the donation of land and/or an easement originates from a Municipality (Municipalidad) and/or Public Institution (Institución Pública), it must comply with the regulations applicable to each institution, and to the extent not in conflict, this Regulation shall apply.

d. The Project Leader (Líder de Proyecto) shall remit the complete file to the Legal Advisory (Asesoría Jurídica), by official communication (oficio), after prior technical verification and approval (visto bueno) from their immediate superior. Legal Advisory must carry out the legal analysis in accordance with this Regulation.

If the legal analysis reveals the need to clarify or rectify the submitted documentation, Legal Advisory shall return the request with the file without processing it, by official communication, to the Project Leader, indicating the reasons for the return. Once the points have been rectified or clarified, the Project Leader must remit a new request with the complete file.

e. Based on the analysis and the assembly of the file for the land to be acquired and/or easement to be constituted, Legal Advisory shall prepare and remit by official communication to the Executive Presidency (Presidencia Ejecutiva), General Management (Gerencia General) or Deputy General Management (Subgerencia General), in order to submit for the consideration of the Board of Directors, the Draft agreement of declaration of public utility and social necessity (Proyecto de acuerdo de declaratoria de utilidad pública y necesidad social).

f. In the case of donations of rights-of-way (servidumbres de paso), drinking water pipeline (tubería de agua potable) and/or sanitary sewer (alcantarillado sanitario) easements for the provision of services by the Institution, the provisions of the AyA Service Provision Regulation (Reglamento de Prestación de Servicios del AyA) apply.

This is in accordance with Board of Directors Agreement No. 2016-249 of June 21, 2016.

a. The possessor (poseedor) shall render, by public deed before the notary public, a sworn statement (declaración bajo fe de juramento) regarding the ten-year possession (posesión decenal) of the land corresponding to the area required by AyA, as well as that they have exercised possession under claim of ownership, in a continuous, public, and peaceful manner.

The sworn statement (declaración jurada) shall include the following information:

a.1- Description of the nature of the property (inmueble), location by province, district, canton, hamlet or local population, indication of the full names of all current adjoining landowners (colindantes), measurement, time of possession, and description of the acts of possession (actos posesorios).

a.2- Cadastral map number of the property in possession, or failing that, the statement that no base map (plano madre) exists for the area in possession where the surface area of interest to AyA is located shall be recorded.

a.3- The document transferring ownership (documento traslativo de dominio), if one exists.

b. In the event that the possessor is original or does not have the transfer documents with the established formalities, the institutional notary shall separately take the detailed sworn statement of three persons, regarding the origin and activities of the exercised possession.

c. The institutional notary shall also take a sworn statement from the adjoining landowners of the property, in which they indicate that they know of the possession by the adjoining party, and that they have no conflict or dispute over said adjacency or its boundary markers (mojones), fences or similar. In cases where the boundary is natural or a public road, the declaration is not required. When the adjoining party is a public entity, an official note from the corresponding authority indicating what is stipulated in this article shall suffice.

d. Once the aforementioned declarations are available, the Directorate of Surveying and Appraisals shall proceed with the registration of the map of the area in possession of institutional interest, when applicable, which must comply with the other requirements indicated in this Regulation.

e. When it is intended to acquire an unregistered real estate property (bien inmueble sin inscribir) or constitute an easement over such type of land in favor of AyA through donation, it may be done through administrative channels, as established in law No. 6313.

f. When it is intended to acquire an unregistered real estate property or constitute an easement over such type of land in favor of AyA, where compensation (indemnización) is involved, judicial channels must be pursued according to law No. 6313.

Notwithstanding the foregoing, the possessor may provide AyA with any other documents from judicial and/or administrative processes before public institutions, that clearly demonstrate possession of the land.

The Regional Directorate in charge of the system's operation must initiate and carry out the process of investigation and coordination of prior technical studies, with the support of the competent technical areas, to determine the merit of the claim submitted. For these purposes, the following shall be complied with:

a. The corresponding Regional Directorate is obligated to communicate to the interested party in writing, within the period established by law, that the pertinent studies will be carried out to determine the merit of the claim.

b. If the compensation claim is merited, the Regional Directorate shall carry out the necessary procedures and coordination to begin the regularization of the land(s) and/or easement rights where the infrastructure of the Aqueduct and Sewer systems administered by AyA is located. To this end, the Regional Directorate must prepare the corresponding report on the current state and use of the infrastructure, as well as other relevant aspects, initiating the regularization process through the acquisition of the required properties and/or easements.

c. Once the studies are completed, the Regional Directorate shall communicate the result of the investigation to the interested party in writing.

For third parties, it takes effect upon its publication.

2018-54, published in the Official Gazette "La Gaceta" No. 41 of March 5, 2018, is hereby repealed. LET IT BE PUBLISHED.

FIRM AGREEMENT__

Se exceptúa del presente Reglamento la donación prevista para la prestación de nuevos servicios de agua potable y/o alcantarillado sanitario, por estar reguladas en el Reglamento de Prestación de Servicios del AyA; así como los bienes que deben ser adquiridos por los procedimientos de Contratación Administrativa.

Para efectos de este reglamento se entenderá por:

Alineamiento: Distancia o límite físico mínimo para el emplazamiento de una edificación respecto a vías públicas, vías fluviales, arroyos, manantiales, lagos, lagunas, esteros, nacientes, zona marítimo terrestre, vías férreas, líneas eléctricas de alta tensión, zonas especiales; es emitido por la entidad competente.

Anotaciones Registrales: Movimientos que se encuentran en proceso de ser tramitados. En asuntos registrales, asiento temporal mediante el cual se previene o se le da publicidad a una determinada situación jurídica Área Bajo Régimen Especial (ABRE): Porción del territorio sujeta a algún régimen particular de planificación y administración, incluido el Patrimonio Natural del Estado, las Áreas Silvestres Protegidas, los Territorios Indígenas, las Zonas Fronterizas, la Zona Marítimo Terrestre, los territorios del Instituto Nacional de Desarrollo Rural susceptibles de ser titulados, entre otros.

Asesoría jurídica: Área legal competente para atender la consulta que se le plantee de acuerdo con la materia: ambiental, bienes inmuebles, municipal, notarial, sistemas delegados, comercial, contratación pública, etc., de conformidad con el Manual de Cargos Institucional.

Avalúo administrativo para expropiación: Estimación o apreciación del valor de una cosa que la Administración realiza al momento de privar a alguien de la titularidad de un bien o derecho, cuando hay motivos de utilidad pública o interés social.

Catastro: Es la comprobación de la conformidad de linderos e infraestructuras de una finca registrada en un plano, en relación con la correspondiente inscripción en el Registro Público de la Propiedad. Documento en que se registra la información básica, numérica y literal de cada predio.

Certificado de uso de suelo: Documento emitido por la municipalidad que acredita la conformidad del uso de un predio, mediante la utilización de la estructura física asentada o incorporada a él, o de ambos casos, en cuanto a clase, ubicación, forma e intensidad y posibilidad de su aprovechamiento.

Concesión: Acto administrativo que implica el otorgamiento del derecho de explotación o gestión, por un período determinado, de bienes y servicios por parte de una administración pública o empresa a otra, generalmente privada.

Declaración jurada o bajo fe de juramento ante Notario Público: manifestación escrita o verbal cuya veracidad es asegurada mediante un juramento ante un Notario Público.

Desposesión: Acción y resultado de privar a alguien de lo que goza o tiene, sin que medie el debido proceso.

Escritura pública: Documento autorizado con las solemnidades legales por Notario competente, a requerimiento de parte incluidos en el protocolo y que contienen, revelan exteriorizan un hecho, acto o negocios jurídicos, para su prueba, eficacia y constitución.

Estudio catastral y registral: Estudio previo al levantamiento de agrimensura. El agrimensor comprobará en el Registro Inmobiliario y con el propietario o poseedor del inmueble, los títulos de propiedad y la existencia de derechos u otras cargas sobre la misma. Además, deberá conciliar la información en los mapas y registros catastrales. En caso de que no hubiere mapas y registros catastrales, verificará los planos catastrados con anterioridad y cualquier otra información complementaria, oficialmente publicitada.

Estudio de antecedentes: Estudio secuencial que permite conocer las características de un inmueble y sus anteriores propietarios, desde la actualidad hasta su primera inscripción ante el Registro Nacional.

Factibilidad técnica: Documento de análisis de la idoneidad de uno o varios inmuebles por adquirir y/o servidumbres por constituir para la satisfacción del interés público.

Factibilidad económica: Documento de análisis del capital requerido para la adquisición de un inmueble y/o constitución de una servidumbre y/o la ejecución de un proyecto. Contempla un análisis de costo-beneficio, de la recuperación de la inversión inicial y del riesgo de la inversión financiera.

Finca registral: unidad de suelo delimitada e inscrita en el Registro de la Propiedad y constituida como un objeto de derecho; o sea, todo inmueble que abre un folio en el Registro de la Propiedad.

Gravámenes: Cargas o derechos reales que soporta un bien inmueble.

Inmueble: Es la unidad física inscrita o no en el Registro Inmobiliario según el Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, Decreto Ejecutivo N°34331-J, y sus reformas o la normativa que lo sustituya.

Junta Directiva: Máximo órgano de administración superior del AyA.

Levantamiento geodésico: Se define como el conjunto de procedimientos y operaciones de campo y gabinete, destinado a determinar las coordenadas geodésicas de puntos sobre el terreno, considerando la curvatura de la tierra, elegidos y demarcados con respecto al sistema de referencia en uso. Para realizar un levantamiento geodésico hay que apoyarse de los sistemas de navegación por satélites. Estos levantamientos pueden ser muy precisos, y algunos de los puntos colocados y medidos de esta forma se utilizan como referencias importantes (puntos de amarre) a utilizar para el levantamiento de áreas más pequeñas.

Levantamiento topográfico: Es el proceso científico de medición de las dimensiones de un área particular de la superficie de la tierra, incluyendo sus distancias horizontales, direcciones, ángulos y elevaciones. Las estructuras artificiales, como una carretera o un edificio, también pueden ser objeto de un levantamiento topográfico. Una vez que se toman estas medidas, se pueden utilizar para hacer un plano o mapa, diseño de obras, entre otros.

Líder del proyecto: Funcionario encargado de un proyecto institucional; persona asignada por la organización para colaborar con el equipo responsable de alcanzar los objetivos de una iniciativa y cumplir las Lote: Parte en que se divide un todo para su distribución.

Matriz de análisis de riesgos naturales y antrópicos: Documento que permite valorar las principales amenazas con potencial de afectar a un terreno por adquirirse y/o servidumbre por constituirse; permitiendo con su aplicación una valoración del sitio a través de indicadores referentes que faciliten las condiciones para el análisis de vulnerabilidad del inmueble.

Ortofoto: Fotografía con escala constante y propiedades de una proyección ortogonal, formada a partir de una fotografía en proyección central mediante rectificación diferencial.

Personería jurídica: Certificación expedida por el Registro Público mediante la cual se hacer constar la identidad jurídica a una persona jurídica (entidad, asociación o empresa), con capacidad suficiente para contraer obligaciones y realizar actividades que generan plena responsabilidad jurídica, frente a sí mismos y frente a terceros.

Plano catastrado: Es el plano de agrimensura, físico o en formato electrónico, que ha sido inscrito en el Catastro Nacional y sus efectos son definidos en el Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, Decreto Ejecutivo N°34331-J, y sus reformas o la normativa que lo sustituya.

Plano de agrimensura: Es el plano físico o en formato electrónico, que representa en forma gráfica y matemática un inmueble, que cumple con las normas que establece el Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, Decreto Ejecutivo N°34331-J, y sus reformas o la normativa que lo sustituya.

Poseedor: El poseedor es quien ejerce el poder de hecho sobre un bien o sobre un derecho y realiza actos materiales en virtud de las facultades que corresponden a ese bien o derecho; consiste en la facultad de tener bajo su poder y voluntad un inmueble cumpliendo con los requisitos establecidos en el Código Civil de Costa Rica.

Propietario: Persona física o jurídica que ejerce el dominio sobre bienes inmuebles mediante escritura pública.

Protocolización de piezas: Trascripción de documentos o piezas de un expediente judicial en el protocolo de un Notario Público para proceder con su inscripción ante el Registro Nacional.

Rectificación de medida: Procedimiento catastral, registral, notarial o judicial mediante el cual se corrige un defecto o se subsana la información en cuanto a la dimensión de la cabida de un bien inmueble.

Servidumbre: Las servidumbres son derechos reales en cosa ajena o en re aliena. Constituyen un poder real sobre un predio ajeno para servirse de él parcialmente en algún aspecto. Para el dueño del predio sirviente implica un límite al ejercicio de su derecho de propiedad.

Visado: Acción de reconocer o examinar un instrumento, documento o certificación para otorgarle su visto bueno mediante norma que lo sustente. Señal o diligencia que la autoridad competente pone en un documento para certificar que lo ha revisado y autorizado. Validación de un documento por parte de la autoridad competente para que se pueda utilizar.

Para los efectos de este reglamento se entenderá por:

Forma parte de la Dirección de Topografía y Avalúos de la Unidad Estratégica de Negocios Programación y Control (UEN PC) del AyA y tiene como fin investigar, analizar, recomendar y elaborar los avalúos de servidumbres, terrenos, daños y cualesquiera otros derechos patrimoniales requeridos para los diversos proyectos o actividades institucionales.

Aquellas Unidades Ejecutoras (UE) y Direcciones que cuenten con profesionales adscritos a la OAA, y que realicen avalúos, deberán regirse por este Reglamento y el procedimiento GTE-108-01-P Avalúos, asumiendo cada profesional su responsabilidad.

De conformidad con la Ley de Expropiaciones N°9286, los avalúos para fines expropiatorios deberán ser rendidos por funcionarios del AyA, por tanto, no podrán ser emitidos por profesionales externos a la Institución

Se realizarán los siguientes pasos:

a. Estudios preliminares. Como parte de la selección del terreno y la determinación de su idoneidad, el Líder de Proyecto deberá solicitar los siguientes estudios, según se requiera:

a.1. Estudios catastrales y registrales: solicitar, mediante oficio, a la Dirección de Topografía y Avalúos o unidades adscritas, los estudios catastrales y registrales de la o las propiedades de interés, incluidos los estudios de plataformas de información geográfica, mapa catastral del Registro Inmobiliario, así como estudios de gravámenes, anotaciones, afectaciones materiales, traslapes, entre otros.

a.2. Criterio o Estudios legales: En los casos que proceda el Líder de Proyecto podrá solicitar, mediante oficio, a la Asesoría Jurídica la interpretación jurídica, análisis legal y/o los estudios legales requeridos de la o las propiedades de interés, incluidos los estudios de gravámenes y anotaciones como hipotecas, cédulas hipotecarias, practicados, embargos, procesos sucesorios, demandas, reservas y restricciones.

a.3. Estudios técnicos: se deberán solicitar los estudios técnicos preliminares; dependiendo de las características del terreno y/o servidumbre por adquirir, incluidos los estudios geotécnicos, estudios ambientales, criterios forestales, entre otros que se requieran; los cuales se solicitarán a la dependencia o unidad que corresponda.

a.4. Matriz de análisis de riesgos naturales y antrópicos: deberá solicitarse por oficio a la Dirección de Desarrollo Físico.

b. Ubicación del propietario: Una vez remitida por parte de la Dirección de Topografía y Avalúos la información registral y catastral de la opción seleccionada, le corresponderá al área operativa de la Dirección Regional aportarle al Líder de Proyecto la información de contacto tal como domicilio, número telefónico, correo electrónico, redes sociales o cualquier otro dato que permita localizar al propietario del inmueble de interés. En caso de que la información de contacto no haya sido ubicada, la Dirección Regional informará de la situación al Líder de Proyecto.

En caso de que el (los) propietario(s) no sea(n) localizable(s), el área operativa de la Dirección Regional o quien haya realizado la gestión, rendirá un informe en el cual se detallarán las acciones realizadas para localizar al propietario y dejará constancia por escrito de la imposibilidad de localizarlo.

Entre las acciones que deberán gestionarse y documentarse, están las siguientes: A) Visita al domicilio físico o jurídico según corresponda del propietario, B) en el caso del domicilio jurídico, si este no correspondiera, se deberá contactar a los diferentes personeros de la persona jurídica o agente residente en caso de existir; C) en caso de que no se logre contactar a los propietarios, se deberá de contactar a familiares, vecinos, incluyendo los datos personales de los entrevistados y acudir a puntos de concurrencia comunal; D) Revisión en Registros Públicos, Dirección de Migración y Extranjería (entradas y salidas del país), este último inciso con el apoyo de la Asesoría Jurídica; entre otras acciones según cada caso concreto.

Demostradas las acciones anteriores y ante la imposibilidad de localizar al propietario, el Líder de Proyecto deberá adjuntar la información contemplada en el artículo 10 y solicitar a la Asesoría Jurídica que proceda según corresponda.

c. Informe técnico de selección de terrenos y/o servidumbres: Corresponderá al Líder de Proyecto generar el informe técnico para la selección del (los) inmueble (s) con base en los estudios preliminares realizados.

d. Solicitud de permisos para realizar estudios técnicos preliminares: El Líder de Proyecto solicitará por escrito, al propietario o poseedor, el permiso para realizar estudios técnicos preliminares por parte del AyA, o de una empresa contratada por el AyA; para determinar la idoneidad del terreno. El Líder de Proyecto podrá solicitar el apoyo de la Dirección Regional para realizar este trámite.

a. Nombre de la Dirección, Subgerencia, UEN, Área Técnica, Unidad Ejecutora u otra oficina, encargada del proyecto.

b. Hora y fecha del documento que se emita.

c. Nombre y apellidos conocidos de la persona que se debe notificar.

d. La naturaleza de los estudios o investigaciones que se realizarán, tipo de obras preliminares indispensables para los estudios previos, lugar de ubicación del inmueble.

e. Breve descripción del proyecto a desarrollar por parte del AyA f. Fecha tentativa en que se realizarán los estudios o investigaciones y plazo aproximado de duración de los estudios previos.

g. Nombre de los funcionarios o personas de empresas contratadas, que ingresarán al inmueble y tipo de estudios que realizarán.

La orden de realizar los estudios o la investigación necesarios provendrá de la Jefatura de la Dirección, Subgerencia, UEN, Áreas Técnicas, UE, Direcciones Regionales o la oficina que corresponda; y deberá efectuarse como mínimo con 5 días hábiles de antelación al día fijado para ingresar al inmueble.

9286. Para tal caso el Líder de Proyecto deberá adjuntar la siguiente información:

a. Descripción técnica del proyecto.

b. Inmueble (s) afectado (s), nombre del propietario o poseedores, a quienes se deberá notificar, con la dirección exacta para su localización.

c. Número de finca y plano catastrado, si lo hubiere, del inmueble o inmuebles que se requieren afectar, según el caso.

d. Nombre de los funcionarios, o personas de empresas contratadas, que ingresarán al inmueble y tipo de estudios que realizarán, así como indicación de la fecha de ingreso, plazo aproximado que se requiera para los estudios, hora de entrada y salida diaria.

e. Tipo y motivo de los estudios técnicos por realizar.

f. Constancia escrita de no autorización del propietario, con el que se demuestre la negativa de permiso para realizar estudios técnicos preliminares, por parte del propietario. En caso de que el propietario o poseedor no firme la autorización, la constancia la deberán de firmar dos testigos.

En caso de que no haya nada que inventariar, deberá de hacerlo constar por escrito.

El Líder de Proyecto coordinará con el área técnica que corresponda para justificar aquellos casos en que haya una situación particular para que la entrega del permiso deba hacerse en una etapa posterior. En caso de requerirse, podría el Líder de Proyecto solicitar apoyo de la Dirección Jurídica y de un gestor social.

La Dirección de Topografía y Avalúos, elaborará los planos de agrimensura tentativos de terrenos y servidumbres a ser avalados por parte del Líder de Proyecto y/o área operativa de la Región Administrativa solicitante. Una vez avalados los planos de agrimensura tentativos, la Dirección de Topografía y Avalúos procederá con la inscripción de estos ante la Subdirección Catastral del Registro Inmobiliario.

Aquellas Unidades Ejecutoras (UE) y Direcciones que cuenten con profesionales adscritos a la Dirección de Topografía y Avalúos y que realicen inscripción de planos de agrimensura ante la Subdirección Catastral, deberán regirse por este Reglamento, el procedimiento y el subproceso GTE 107-02 o su equivalente, asumiendo cada profesional su responsabilidad. Por consiguiente, estas áreas técnicas serán las únicas autorizadas oficialmente por el AyA para levantar y elaborar los planos de agrimensura para terrenos y servidumbres.

Los planos de agrimensura que se destinen para la constitución de servidumbres serán inscritos de igual manera ante la Subdirección Catastral del Registro Inmobiliario, lo anterior como medida de publicidad catastral y seguridad jurídica, al mandamiento de comunicación institucional de la Ley de Expropiaciones N°7495 y su reforma integral Ley N° 9286.

Por lo tanto, será responsable de la confección de un expediente técnico que incluye todos los estudios necesarios que justifiquen la adquisición del terreno y/o servidumbre.

A partir del informe de la UEN Gestión Ambiental, a solicitud del Líder de Proyecto, la Dirección de Topografía y Avalúos realizará el levantamiento del área de interés y catastrará el plano correspondiente, el cual contemplará no solo el área requerida por criterios hidrogeológicos sino también deberá contener el área requerida por criterios operativos y la que se necesite por motivos catastrales o de valoración.

a. Justificación técnica: Informe detallado que contenga el análisis de la información técnica, consolidando toda la información y documentos que conforman el expediente, así como los motivos por los cuales se elige técnicamente el inmueble y área de terreno que se requiere y del cual se concluya que es el idóneo. El informe deberá contener una breve descripción del proyecto, ubicación geográfica, descripción de las obras por realizar o existentes, población beneficiada, sistema al cual pertenece. Asimismo, se procederá a analizar todos los estudios preliminares realizados; se deberá indicar el número de finca, propietario o poseedor (copropietarios, usufructuarios, arrendatarios, etc.), número de plano catastrado, así como cualquier aspecto técnico de relevancia que considere para la justificación. Además, deberá adjuntar el documento con el cual se comunicó al propietario o terceros interesados del proyecto a ejecutarse; en caso de que no se haya logrado notificar se dejará constancia de lo anterior. De requerir el proyecto la constitución de servidumbre(s), se deberán describir detalladamente (incluyendo, pero no limitado a, longitud, ancho, área total, rumbo, ubicación dentro de la finca madre); además, se deberá consignar en la justificación técnica las condiciones y limitaciones acorde a las necesidades que técnica y operacionalmente se determinen, según la naturaleza de servidumbre que se requiera.

b. Planos catastrados: Deberán contar, cuando aplique según leyes, decretos y regulaciones especiales vigentes; con lo siguiente:

b.1. Alineamientos: Los planos catastrados deberán contar con los alineamientos que solicite el Catastro Nacional.

b.2. Visados: Los planos catastrados deberán contar con los visados que solicite el Catastro Nacional.

En relación con los visados para segregar: A) cuando la municipalidad denegare el visado por morosidad del propietario, el Líder de Proyecto solicitara el apoyo de la Administración Superior, mediante oficio en el que se explique la situación y el interés del AyA en su adquisición; B) cuando la denegatoria del visado que responda a criterios técnicos, corresponde al Líder de Proyecto analizar lo dispuesto por la Municipalidad; C) Cuando se niegue el visado por la consideración municipal de que no procede el visado, deberá el Líder de Proyecto aportar la justificación del gobierno local.

Cuando así se requiera, previa justificación, el Líder de Proyecto solicitará a la Asesoría Jurídica el apoyo que corresponda.

b.3 Área de los cauces de dominio público: En todos los planos catastrados que desarrolle la Dirección de Topografía y Avalúos en que existan aguas superficiales, deberá consignarse por nota en el plano el área de los cauces que deberá ser determinada por Topografía Institucional.

Además, se deberá caracterizar los cauces previa consulta a la Dirección de Aguas del MINAE según ley N°7593.

b.4 Áreas de protección: En todos los planos catastrados que desarrolle la Dirección de Topografía y Avalúos deberá consignarse por nota en el plano las áreas de protección de conformidad con lo que se establece en el artículo 33 de la Ley Forestal N°7575 y la Ley de Aguas N°276 y sus reformas.

c. Informe de la UEN Gestión Ambiental: Para los casos donde se requieran áreas de protección de nacientes, pozos, cuerpos superficiales de agua, el Líder de Proyecto deberá aportar el informe de la UEN Gestión Ambiental indicado en el artículo 17 del presente Reglamento.

d. Permiso de corta de árboles: Para los casos en que aplique, se deberá aportar informe técnico rendido por la UEN Gestión Ambiental de que los árboles situados dentro de áreas por expropiar, y que requieran ser cortados, no se encuentran en veda.

e. Análisis fisicoquímicos y bacteriológicos: En caso de que la adquisición del terreno sea para explotar nacientes, pozos o cuerpos de agua, se deberán aportar los análisis fisicoquímicos y bacteriológicos de las fuentes de abastecimiento, realizados por el Laboratorio Nacional de Aguas (LNA).

La vigencia de fuentes de abastecimiento será la siguiente según corresponda en cada caso concreto:

e.1. Terrenos con monocultivos cercanos a la fuente de agua.

En estos casos, debido a que el uso de plaguicidas en monocultivos, podrían generar tránsito de contaminantes que, potencialmente afecten la calidad del agua para potabilización, es necesario, además del estudio presuntivo inicial, repetir el análisis de aguas, tres meses después. Si los resultados cumplen con los criterios para potabilización, incluida la negatividad de plaguicidas, la vigencia de estos resultados será por año.

e.2. Terrenos sin monocultivos en el entorno de la fuente.

Con respecto a la vigencia de los análisis fisicoquímicos y microbiológicos, en las fuentes de agua para potabilización, en donde la inspección sanitaria indica que no existe presencia de monocultivos, la vigencia será de un año.

f. Análisis de agroquímicos: Cuando se trate de la adquisición de áreas de nacientes, cuerpos superficiales de agua o pozos y que estos sitios se pudieran ver afectados por la aplicación de agroquímicos en su área de protección definida por la UEN Gestión Ambiental, el Líder de Proyecto deberá gestionar y aportar un informe de agroquímicos realizado por el LNA.

g. Certificación de Uso de suelo: El Líder de Proyecto deberá coordinar con la Dirección Regional o la UE que administrará el Proyecto, para que se tramite la solicitud de Uso de Suelo conforme, emitida por la municipalidad respectiva. La certificación de Uso de Suelo deberá gestionarse en los plazos de Ley. En caso de que no sea posible concluir con el trámite:

• A)cuando la municipalidad denegare el uso de suelo por morosidad del propietario, el Líder de Proyecto solicitara el apoyo de la Administración Superior, mediante oficio en el que se explique la situación y el interés del AyA en su adquisición; B) cuando la denegatoria del uso de suelo responda a criterios técnicos, corresponde al Líder de Proyecto analizar lo dispuesto por la Municipalidad; C) Cuando se niegue el uso de suelo por la consideración municipal de que no procede la extensión del certificado, deberá el Líder de Proyecto aportar la justificación del gobierno local. Cuando así se requiera, previa justificación, el Líder de Proyecto solicitará a la Asesoría Jurídica el apoyo que corresponda.

h. Estudios Registrales: La Dirección de Topografía y Avalúos deberá aportar al Líder de Proyecto los estudios registrales, catastrales y de antecedentes, cuando corresponda, emitidos por el Registro Nacional.

i. Informe técnico de gravámenes y/o anotaciones: En los casos en que, sobre las fincas se encuentren anotados o inscritos, gravámenes de servidumbres, rectificaciones de medida, plazos de convalidación, avisos catastrales, arrendamientos, segregaciones o cualquier otra afectación física sobre los inmuebles; la Dirección de Topografía y Avalúos rendirá un informe técnico con el fin de verificar si estos gravámenes afectan materialmente al terreno y/o servidumbre que se requiere constituir.

j. Aceptación por parte de terceros: En los casos en que las superficies por adquirir se encuentren afectadas por anotaciones o gravámenes inscritos o sin inscribir a favor de Instituciones Estales o cuando se evidencie un conflicto entre las limitaciones o condiciones, se requerirá que el Líder de Proyecto aporte nota mediante la cual estos brinden su aceptación a la segregación de la superficie o la constitución del gravamen a favor del AyA. En caso de no haber aceptación por parte de Instituciones Estatales, el Líder de Proyecto deberá aportar al expediente técnico la negativa y el informe en el que demuestre que la alternativa elegida tiene carácter de único terreno para adquirir o constituir la servidumbre. En los casos en que las superficies por adquirir se encuentren afectadas por anotaciones o gravámenes inscritos o sin inscribir a favor de terceros particulares, el Líder de Proyecto deberá aportar un informe técnico en el que indique que no hay incompatibilidad con el uso que el AyA requiere.

k. Rectificación de medida: En casos donde se determine que una finca completa por adquirir cuenta con un área real menor o mayor que el área según Registro, se deberá confeccionar un nuevo plano catastrado por parte del AyA. Para lo cual, la Dirección de Topografía y Avalúos o el Líder de Proyecto deberá solicitar por escrito el visto bueno por parte del propietario o representante legal del inmueble, donde avale la disminución o aumento del área, o bien, un informe del profesional de topografía que justifique técnicamente la disminución o aumento del área de la finca. En caso de renuencia del propietario en avalar la diferencia de área el Líder de Proyecto documentará esta situación y lo aportará en el expediente técnico.

l. Criterio legal sobre gravámenes y/o anotaciones: Si del Estudio de Registro Público de la Propiedad se evidencia que existe inscrito al margen de la finca un gravamen de Reservas y Restricciones o Condiciones, previo a realizar el avalúo correspondiente, deberá la Oficina de Avalúos Administrativos o Unidades adscritas, aportando los estudios registrales, planos y documentos inscritos y anotados, realizar la consulta a la Asesoría Jurídica, con el fin de que esta emita el Criterio Legal correspondiente. Lo anterior para determinar si se aplican o no las reservas a que se refiere el asiento inscrito sobre el inmueble.

m. Certificación presupuestaria: Para el trámite de adquisición de un bien inmueble y/o constitución de una servidumbre, el Líder de Proyecto deberá aportar una certificación presupuestaria una vez revisado y avalado el expediente por la Asesoría Jurídica y previo a la remisión a la Junta Directiva. La certificación debe mantener su vigencia durante el periodo presupuestario en ejecución y debe incluir el monto del avalúo para la adquisición. Deberá además la Dirección encargada prever los posibles montos adicionales que deban asumirse en caso de acudir a la vía judicial.

n. Mapa de ubicación esquemático: En caso de existir una pluralidad de servidumbres consecutivas por adquirir, la Dirección de Topografía y Avalúos generará un mapa de ubicación esquemático donde se represente la ubicación de los polígonos de las servidumbres por adquirir.

o. Montaje de planos o montaje sobre ortofoto: La Dirección de Topografía y Avalúos deberá realizar un montaje del terreno por expropiar y/o servidumbre por constituir sobre el plano de la finca madre o sobre la ortofoto correspondiente.

p. Aval de plano elaborado por un externo: Para los casos en que los planos catastrados de terrenos o servidumbres requeridos por AyA no hayan sido desarrollados por la Dirección de Topografía y Avalúos, o por alguna Unidad técnica interna autorizada, se requerirá un informe suscrito por la Dirección o Unidad técnica correspondiente, avalando el plano elaborado por un externo, el cual deberá contar con los alineamientos y visados según corresponda. Caso contrario deberá elaborar nuevo levantamiento, plano de catastro y visados y/o alineamientos según se requiera.

q. Informe de obras civiles existentes: En el caso de existencia de obras civiles o infraestructura dentro del terreno por expropiar deberá indicarse si forman parte o no de los sistemas de acueductos y/o alcantarillados, igualmente hacer constar quién y cuándo las construyeron. En caso de no tener información del origen de las obras, deberá dejarse constancia por escrito de la falta de datos para acreditar dicha información, así como de las acciones realizadas para recabarla.

En cualquier caso, el Líder de Proyecto indicará en la Justificación Técnica el uso o acciones por realizarse con dichas obras.

r. Avalúo administrativo: Se deberá aportar Informe Pericial desarrollado por la Dirección de Topografía y Avalúos u otra Unidad adscrita, el cual se ajuste a las Normas Internacionales de Valuación y al Manual de Avalúos Institucional vigentes.

Los avalúos administrativos desarrollados para fines expropiatorios son documentos de "Uso interno" hasta que los mismos sean analizados y aprobados por la Junta Directiva del AyA. Los avalúos administrativos no deben tener más de 6 meses de rendidos a la fecha de ser analizados y aprobados por la Junta Directiva.

s. Inscripción de concesiones: El Líder de Proyecto deberá verificar la inscripción de concesiones para lo cual deberá aportar documento idóneo para efectos de indemnización.

t. Certificación de impuestos municipales de terrenos por adquirir: El Líder de Proyecto solicitará a la Región Administrativa tramitar la certificación de impuestos municipales ante el gobierno local correspondiente. En el caso de que no se pueda obtener la certificación de impuestos municipales por morosidad o falta de cooperación del propietario, el Líder de Proyecto gestionará a través de la Administración Superior del AyA, la solicitud formal a la Municipalidad.

u. Certificación de impuestos de personas jurídicas o mercantiles: Documento emitido por el Ministerio de Hacienda o entidades bancarias autorizadas, el cual será gestionado en coordinación con la Asesoría Jurídica.

Cuando no se trate de un proyecto sino de la normalización de terrenos y/o servidumbres en uso o administración por una Región Administrativa del AyA, la responsabilidad de la conformación del expediente técnico y del cumplimiento de los acápites anteriores, corresponderá al Ingeniero de Operación y Mantenimiento de la Región Administrativa donde se ubique el bien.

Si del análisis legal se desprende la necesidad de aclarar o subsanar la documentación presentada, la Asesoría Jurídica devolverá la solicitud con el expediente sin tramitar, por oficio, al Líder de Proyecto, indicando los motivos de la devolución. Una vez subsanados o aclarados los puntos, deberá el líder del proyecto remitir una nueva solicitud con el expediente completo actualizado.

Los peritos valorarán independientemente el terreno, sus cultivos, construcciones, arrendamientos, derechos comerciales o patrimoniales, yacimientos en explotación y cualesquiera otros bienes o daños susceptibles de indemnización. Para cada finca se tramitará un expediente independiente. Las fincas en derechos indivisos se tramitarán en un único expediente.

El perito deberá documentar la aceptación o negativa del propietario del monto comunicado, así mismo, el perito deberá comunicar la respuesta obtenida por el (los) propietario(s) o representante legal del propietario del inmueble al Líder de Proyecto, mediante correo electrónico, memorando o cualquier medio de comunicación de uso oficial dentro del AyA.

En caso de que no sea posible realizar la comunicación preliminar del avalúo el perito deberá rendir informe escrito, dirigido al Líder de Proyecto, en el cual detalle las acciones realizadas.

En todo caso el avalúo queda sujeto a aprobación de la Junta Directiva del Instituto.

En caso de que sea necesario notificar a otras personas diferentes al propietario, la Asesoría Jurídica deberá indicar el nombre y calidades de quien(es) debe(n) ser notificado(s), así como cualquier otra consideración especial para hacer válida la notificación.

Ante la imposibilidad de llevar a cabo la notificación en el domicilio, o en forma personal, o por cualquier otro impedimento legal, en todos los casos debidamente comprobado, previo agotamiento de todas las vías, la Asesoría Jurídica procederá con la publicación en un medio oficial de acuerdo con la ley de expropiaciones N°6313 y sus reformas o con la ley de Expropiaciones N°9286, según corresponda.

En caso de que el administrado no acepte o no reciba el documento de acuerdo, el perito encargado del avalúo dará fe por escrito en el documento original del Acuerdo y lo remitirá a la Asesoría Jurídica. Vencido el plazo de ley se realizarán las diligencias de expropiación correspondientes, ante el Juzgado Contencioso Administrativo y Civil de Hacienda.

En caso de que el (los) propietario(s) no sea(n) localizable(s), el perito encargado de notificar el acuerdo rendirá un informe en el cual se detallarán las acciones realizadas para localizar al propietario y dejará constancia por escrito de la imposibilidad de localizarlo.

Entre las acciones que deberán gestionarse y documentarse, están las siguientes: A) Visita al domicilio físico o jurídico, según corresponda, del propietario, B) en el caso del domicilio jurídico, si este no correspondiera, se deberá contactar a los diferentes personeros de la persona jurídica o agente residente en caso de existir; C) en caso de que no se logre contactar a los propietarios, se deberá de contactar a familiares, vecinos, incluyendo los datos personales de los entrevistados y acudir a puntos de concurrencia comunal; D) Revisión en Registros Públicos, Dirección de Migración y Extranjería (entradas y salidas del país), este último inciso con el apoyo de la Asesoría Jurídica; entre otras acciones, según cada caso concreto. Demostradas las acciones anteriores y ante la imposibilidad de localizar al propietario, el perito encargado de notificar el acuerdo deberá adjuntar la información de las acciones realizadas a la Asesoría Jurídica que proceda según la Ley N°9286 y la Ley N°6313, según corresponda.

Las Unidades encargadas de la adquisición como Unidades Ejecutoras del AyA, deberán de igual forma trasladar el expediente al GEDI para su custodia.

Para tal efecto, la Dirección de Topografía y Avalúos y/o Unidades adscritas a esta, deberán facilitar a las Direcciones Regionales los insumos digitales del sistema de información geográfico, para la correcta ubicación espacial de los inmuebles y/o servidumbres constituidas. Una vez informadas por escrito las municipalidades, las Direcciones Regionales remitirán copia de dicha información a la Asesoría Jurídica y a la Dirección de Topografía y Avalúos.

Asimismo, deberán adoptar todas las medidas necesarias para la administración, conservación, limpieza y protección del patrimonio Institucional bajo su administración; realizando con la mayor diligencia todos los actos necesarios para su deslinde, amojonamiento, cercamiento, limpieza y otros.

Para materializar el inventario, las Direcciones Regionales coordinarán con las oficinas cantonales del AyA y elaborarán un programa de adquisiciones anuales, considerando todos los terrenos con infraestructura u otras obras en operación por el AyA.

Excepcionalmente ante la negativa de un propietario, o por algún impedimento legal, podrán solicitar al AyA, que proceda con la expropiación en sede judicial.

Subgerencia designará un ingeniero responsable y demás funcionarios, que coordinen los estudios técnicos y verifiquen el cumplimiento de los requisitos para atender la solicitud.

a. Justificación técnica: Informe detallado que contenga el análisis a profundidad la información técnica, consolidando toda la información y documentos que conforman el expediente, así como los motivos por los cuales se elige técnicamente el inmueble y área solicitada, deberá contener breve descripción del Proyecto, de las obras a realizar o realizadas, población beneficiada, sistema al cual pertenece, motivo por el cual se requiere gestionar las diligencias judiciales de avalúo por expropiación, la cual será emitida por los Ingenieros de la Subgerencia de Sistemas Delegados, junto con la cual se aportará todos los requisitos enunciados en el artículo 18 del presente Reglamento.

b. Certificación de personería jurídica y certificación presupuestaria: La ASADA, deberá aportar a la Subgerencia de Sistemas Delegados, certificación de personería vigente, certificado de garantía idónea, que compruebe que cuenta con fondos suficientes para cubrir el monto del avalúo administrativo, así como todos los gastos del proceso administrativo y judicial (publicaciones, indemnización final, honorarios, viáticos, intereses y costos, entre otros) y cualquier imprevisto que se presente dentro del proceso de diligencias de avalúo por expropiación.

c. Acta de Asamblea General de Asociados: se deberá aportar el acta de La Junta Directiva o de Asamblea de la ASADA, según lo establecido en los estatutos, en la cual se acuerda la adquisición del bien y donde se comprometen a asumir en su totalidad los costos que genere el proceso de expropiación, así como comprometerse a depositar en los plazos establecidos por las resoluciones judiciales de las que se les entregará copia, para lo cual deberán señalar algún medio para recibir notificaciones.

d. Avalúo administrativo: Cuando la ORAC verifique el cumplimiento de todos los requisitos, solicitará el avalúo administrativo correspondiente. Una vez cuente con el expediente técnico completo, la Subgerencia de Sistemas Delegados solicitará a la Asesoría Jurídica el inicio de las diligencias de avalúo por expropiación.

e. Proyecto de Acuerdo de declaratoria de utilidad pública y necesidad social: La Asesoría Jurídica, previo a proceder con la solicitud de declaratoria de interés público ante la Junta Directiva, realizará el análisis legal del expediente; posteriormente, solicitará mediante oficio el visto bueno de la declaratoria de interés público para ser remitido a la Presidencia Ejecutiva, Gerencia, Subgerencia General y elevarlo a la Junta Directiva para su conocimiento y aprobación.

f. Notificación de Acuerdo de Junta Directiva de declaratoria de utilidad pública y necesidad social: Aprobado y firme, el acuerdo de Junta Directiva, se remitirá copia a la Subgerencia de Sistemas Delegados, a efecto de que, en coordinación con la ASADA, procedan con la notificación de este.

g.Trámite posterior a la notificación de Acuerdo de Junta Directiva de declaratoria de utilidad pública y necesidad social: La ASADA solicitará la publicación ante el diario oficial La Gaceta conforme lo establece la Ley de Expropiaciones, y asumirá el costo.

La administración, operación, reparación, custodia, defensa y protección, según los principios de una sana administración, todos los bienes destinados a la prestación de los servicios que brinda la ASADA por delegación del AyA, serán responsabilidad de dichas Asociaciones.

Acorde con lo establecido en el Reglamento de las Asociaciones Administradoras de Sistemas de Acueductos y Alcantarillados Comunales vigente.

Deberá valorar y justificar técnicamente que el terreno y/o la servidumbre cumple(n) con todas las especificaciones requeridas para el Proyecto o sistema, y con los requisitos presentes en el artículo 16 de este Reglamento, exceptuando la certificación presupuestaria.

Además de los requisitos contemplados en el artículo 18 del presente Reglamento, se debe de cumplir con los siguientes:

a. Los planos catastrados de los terrenos y/o servidumbres a ser recibidos por el AyA en donación, deberán ser revisados y avalados por la Dirección de Topografía y Avalúos u oficinas adscritas a esta.

b. En el caso de personas físicas se deberá solicitar documento en el que se manifieste expresamente la disposición de donar el terreno o constituir el derecho de servidumbre, indicando el número de plano catastrado y número de finca, para tal caso, AyA ya deberá contar con los informes correspondientes.

c. Cuando se trate de personas jurídicas se procederá de la siguiente manera:

c.1- En caso de que la persona jurídica en sus estatutos no se encuentre autorizada a donar deberá de modificarse la cláusula correspondiente para que pueda ser autorizada la donación, e inscribirse en el Registro de Personas Jurídicas.

c.2- Si sus representantes legales se encuentran limitados, se requerirá el acuerdo de Asamblea General o lo que se indique en los estatutos, autorizando la donación del terreno o la constitución del derecho de servidumbre, indicando el número de plano catastrado, número de finca y área, para tal caso, AyA deberá contar, previamente, con los informes correspondientes.

c.3- Se deberá presentar el acuerdo de Asamblea General o Junta Directiva, según corresponda, debidamente protocolizado.

c.4- Cuando la donación de un terreno y/o servidumbre provenga de una Municipalidad y/o Institución Pública, deberá ajustarse a la normativa que aplique para cada institución y en lo que no se oponga, aplicará el presente Reglamento.

d. El Líder de Proyecto remitirá a la Asesoría Jurídica, mediante oficio, el expediente completo previa verificación técnica y visto bueno de su superior inmediato. La Asesoría Jurídica deberá realizar el análisis legal según el presente Reglamento.

Si del análisis legal se desprende la necesidad de aclarar o subsanar la documentación presentada, la Asesoría Jurídica devolverá la solicitud con el expediente sin tramitar, por oficio, al Líder de Proyecto, indicando los motivos de la devolución. Una vez subsanados o aclarados los puntos, deberá el Líder de Proyecto remitir una nueva solicitud con el expediente completo.

e. A partir del análisis y la conformación del expediente del terreno por adquirir y/o servidumbre por constituir, la Asesoría Jurídica elaborará y remitirá mediante oficio a la Presidencia Ejecutiva, Gerencia o Subgerencia General, para que someta a consideración de la Junta Directiva, el Proyecto de acuerdo de declaratoria de utilidad pública y necesidad social.

f. En caso de donaciones de servidumbres de paso, tubería de agua potable y/o alcantarillado sanitario para el abastecimiento de servicios por parte de la Institución, aplica lo dispuesto en el Reglamento de Prestación de Servicios del AyA.

Esto según el Acuerdo de Junta Directiva N°2016-249 del 21 de junio del 2016.

a. El poseedor rendirá, mediante escritura pública ante el notario público, una declaración bajo fe de juramento respecto de la posesión decenal del terreno correspondiente al área requerida por el AyA, así como de que ha ejercido la posesión a título de dueño, en forma continua, pública y pacífica.

En la declaración jurada se incluirá la siguiente información:

a.1- Descripción de la naturaleza del inmueble, ubicación por provincia, distrito, cantón, caserío o población local, indicación de los nombres completos de todos los colindantes actuales, medida, tiempo de poseerlo, y descripción de los actos posesorios.

a.2- Número de plano catastrado del inmueble en posesión, o en su defecto se consignará la manifestación de que no existe plano madre del área en posesión donde se ubica la superficie de interés del AyA.

a.3- El documento traslativo de dominio, en caso de que éste exista.

b. En caso de que el poseedor sea originario o no tenga los documentos de traspaso con las formalidades establecidas, el notario institucional tomará, por aparte, la declaración jurada detallada de tres personas, sobre el origen y las actividades de la posesión ejercida.

c. El notario institucional tomará declaración jurada también de los colindantes del inmueble, en la que indiquen conocer de la posesión con el colindante, y no tener conflicto ni disputa por dicha colindancia o sus mojones, cercas o similares. En los casos en que el límite sea natural o un camino público, no se requiere presentar declaración. Cuando el limitante sea una entidad pública, bastará una nota oficial por parte de la autoridad que corresponda, donde se indique lo estipulado en este artículo.

d. Una vez que se cuente con las declaraciones antes mencionadas, la Dirección de Topografía y Avalúos procederá con la inscripción del plano del área en posesión de interés institucional, cuando corresponda, el cual deberá cumplir con los demás requerimientos que indica el presente Reglamento.

e. Cuando se pretenda adquirir un bien inmueble sin inscribir o constituir una servidumbre sobre ese tipo de terrenos a favor del AyA mediante donación, podrá hacerse por la vía administrativa, según lo establecido en la ley N. 6313.

f. Cuando se pretenda adquirir un bien inmueble sin inscribir o constituir una servidumbre sobre ese tipo de terrenos a favor del AyA, donde medie indemnización, se deberá acudir a la vía judicial según la ley N. 6313.

Sin perjuicio de lo indicado anteriormente, el poseedor podrá aportar al AyA cualquier otro documento de procesos judiciales y/o administrativos ante instituciones públicas, que demuestren con claridad la posesión del terreno.

Deberá la Dirección Regional a cargo de la operación del sistema, iniciar y realizar el proceso de investigación y coordinación de estudios técnicos previos, con el apoyo de las áreas técnicas competentes, para determinar la procedencia o no del reclamo presentado. Para tales efectos, se deberá cumplir con lo siguiente:

a. La Dirección Regional correspondiente, está obligada a comunicar al interesado por escrito, en el plazo establecido por ley, que se realizarán los estudios pertinentes, para determinar la procedencia o no del reclamo.

b. De proceder el reclamo de indemnización, la Dirección Regional llevará a cabo los trámites y coordinaciones necesarios, para iniciar con la regularización del (los) terreno(s) y/o derechos de servidumbre donde se ubica la infraestructura de sistemas de Acueductos y Alcantarillados administrados por el AyA. Para tal fin, la Dirección Regional deberá realizar el informe correspondiente sobre el estado y uso actual de la infraestructura, así como de otros aspectos relevantes, iniciando el proceso de regularización mediante la adquisición de los inmuebles y/o servidumbres requeridas.

c. Cumplidos los estudios, la Dirección Regional comunicará por escrito al interesado el resultado de la investigación.

Para terceros rige a partir de su publicación.

PUBLÍQUESE.

ACUERDO FIRME__