Requirements for the deductibility of expenses in income taxRequisitos para la deducibilidad de gastos en el impuesto sobre la renta

**II.2) REGARDING THE ADJUSTMENTS TO EXPENSES AND REQUIREMENTS FOR THESE DISBURSEMENTS TO BE DEDUCTIBLE FROM THE INCOME TAX (IMPUESTO SOBRE LA RENTA):** The Income Tax aims to levy the gain or profit from different economic activities in the country, (setting aside the discussion of worldwide income), and by virtue thereof, the seventh article of the Income Tax Law (Ley de Impuesto sobre la Renta), and the eleventh article of its Regulation (Reglamento), establishes that net income (renta neta) is obtained from the result of deducting from gross income (renta bruta), the costs and expenses useful, necessary, and pertinent to produce the profit or benefit and the disbursements authorized by law that are supported by receipts (comprobantes) and recorded in the accounting. In this manner, the eighth article of said Law and the twelfth article of its Regulation provide that a deductible expense from gross income is understood to be the following: "a) The cost of goods and services sold, such as the acquisition of goods and services that are the object of the company's activity; raw materials, parts, pieces, and services to produce the goods and services sold; fuels, motive power, and lubricants and the like; and the expenses of agricultural operations necessary to produce the income. b) Wages, bonuses, salaries, allowances, gratuities, royalties, Christmas bonuses (aguinaldos), gifts, and any other remuneration for personal services effectively rendered, provided that the withholdings have been made and the taxes referred to in Title II of this Law have been paid and it is appropriate. Furthermore, an additional amount equal to that paid for the concepts mentioned in the preceding paragraphs of this article to persons with disabilities who have difficulty securing a competitive position may be deducted, in accordance with the requirements, conditions, and rules set forth in this law. Likewise, the costs for workplace accommodations and adaptations to the environment at the worksite incurred by the employer. c) The taxes and rates that affect the goods, services, and transactions of the company's usual line of business, or the activities carried out by natural persons, with the exceptions contained in subsection c) of Article 9. ch) Insurance premiums against fire, robbery, theft, earthquake, or other risks, contracted with the Instituto Nacional de Seguros or with other authorized insurance institutions. d) Interest and other financial expenses, paid or incurred by the taxpayer during the fiscal year, directly related to the management of its business and the attainment of taxable income in this profits tax, provided they have not been capitalized in the accounting. Deductions for this concept shall be subject to the limitations established in the following paragraphs: They shall not be deductible, for being considered assimilable to dividends or social participations, the interest and other financial expenses paid in favor of partners of limited liability companies. The part of the interest attributable to the fact that a rate exceeding the usual market rates was agreed upon shall not be deductible. Interest shall not be deductible when the corresponding tax on them has not been withheld. When the amount of interest the taxpayer intends to deduct exceeds fifty percent (50%) of the liquid income (renta líquida), the taxpayer must complete a special form that the Tax Administration (Administración Tributaria) will provide and, in addition, provide the information and supplementary evidence specified therein. For the purposes of the preceding paragraph, liquid income shall be understood as the sum of net income, defined in Article 7 of this Law, minus total interest income for the period, plus the deductions corresponding to deductible financial interest, as defined in this article. e) Manifestly uncollectible debts, provided they originate from operations of the usual line of business and legal efforts for their recovery have been exhausted (...). f) Depreciation to compensate for wear and tear, deterioration, or economic, functional, or technological obsolescence of tangible goods producing taxable income, owned by the taxpayer, as well as the depreciation of improvements of a permanent nature (...). g) When an industrial company incurs losses in a fiscal period, these shall be accepted as a deduction in the three following periods. In the case of agricultural companies, this deduction may be made in the following five periods (...). h) The proportional part for depletion of exploitable non-renewable natural resource assets, including the expenses incurred to obtain the concession, when applicable. i) The employer contributions established by law. j) The remuneration, salaries, commissions, fees, or per diems paid or credited to members of boards of directors, councils, or other governing bodies acting abroad. k) Payments or credits granted to persons not domiciled in the country for technical, financial, or other advisory services, as well as for the use of patents, supply of formulas, trademarks, privileges, franchises, royalties, and the like (...). l) Payments or credits granted to persons not domiciled in the country for the supply of news, for the production, distribution, intermediation, or any other form of negotiation in the country, of cinematographic and television films, videotapes, radio soap operas (radionovelas), phonograph records, comic strips, photonovels, and any other similar means of projection, transmission, or diffusion of images or sounds. m) Representation expenses and the like incurred within or outside the country, the travel allowances (viáticos) assigned or paid to owners, partners, members of boards or other governing bodies, or to officials or employees of the taxpayer; likewise, expenses incurred for bringing technicians into the country or for sending the taxpayer's employees abroad for specialization shall be deductible. n) Business organization expenses, which may be deducted in the fiscal period in which they are paid or credited, or, if accumulated, in five consecutive fiscal periods, starting from the date of commencement of its productive activity, until the balance is exhausted. All costs and expenses necessary to begin the production of taxable income that, in accordance with this Law, are deducted from gross income shall be considered organization expenses. ñ) Indemnities, benefits, and pensions, limited in amount to triple the minimum established in the Labor Code (Código de Trabajo). o) Advertising and promotion expenses, incurred within or outside the country, necessary for the production of taxable income. p) Transportation and communication expenses, wages, fees, and any other remuneration paid to persons not domiciled in the country. q) Duly verified donations that have been made, during the respective tax period, to the State, its autonomous and semi-autonomous institutions, municipal corporations, state universities, the Juntas de Protección Social, the Juntas de Educación, state educational institutions, the Cruz Roja Costarricense, and other institutions, such as associations or foundations for social welfare, scientific, or cultural works, as well as donations made in favor of the Junta Directiva del Parque Recreativo Nacional Playas de Manuel Antonio, civil and sports associations declared of public utility by the Executive Branch under Article 32 of the Ley de Asociaciones, or the committees officially appointed by the Dirección General de Deportes, in areas defined as rural according to the Regulation of this Law, during the respective tax period (...). r) Losses from the destruction of goods, by fire, by crimes to the detriment of the company, duly verified and for the part not covered by insurance." It is further established that there are a series of requirements that the Tax Administration must verify, prior to considering them as a deductible expense, such as constituting a necessary and indispensable expense to obtain current or potential taxable income, that the taxes stipulated in other provisions of the Law have been withheld and paid, and that the supporting receipts have been authorized by the tax authority (ordinal 11 of the regulation). It must be remembered that since the tax burden is initially fixed by declaration, the determining documents thereof are located in the possession of the taxpayer, who is obliged not only to deliver any additional information but to convincingly prove these if necessary, especially in aspects that reduce the tax burden and their exceptional and extraordinary nature. Thus, pursuant to the ninth article of the cited rule, the following are not deductible from gross income: "a) The value of permanent improvements made to assets and constructions and, in general, all those capitalizable disbursements, including investments.

• b)Costs or expenses that did not originate in the business, activity, or operation giving rise to taxable income (rentas gravadas), as well as similar outlays (erogaciones) linked to taxable income (rentas gravadas) that are not supported by the corresponding documentation or that do not refer to the fiscal period being settled. c) Income taxes, and sales taxes, the selective consumption tax (impuesto selectivo de consumo) and the specific consumption taxes (impuestos específicos de consumo) and the special rates (tasas especiales) set upon these, when the individuals or legal entities are taxpayers of such taxes, as well as surcharges, fines, and interest paid on any tax or for payment facilities granted on tax debts. ch) Profits, social participations (participaciones sociales), or dividends, paid or credited to partners, shareholders, business owners, or individuals who are taxed in accordance with this law. d) Expenses and taxes incurred abroad, except those expressly authorized by this law. e) Expenses on luxury or personal recreational investments. When these investments are commingled with for-profit activities, separate accounts must be kept to determine the results of one and the other class of operations, so that those referring to these latter activities may be deducted. f) Amounts paid for the purchase of rights of key money (derechos de llave), trademarks, factory or trade marks, manufacturing procedures, intellectual property rights, formulas of other similar intangible assets, as well as amounts paid for the indemnifications referred to in Law Nº 4684 of November 30, 1970, and its amendments. g) Withholdings, advance and partial payments made in accordance with this law. h) The following are not deductible from gross income (renta bruta): 1º.- Remunerations not subject to the contribution regime of the Caja Costarricense de Seguro Social. 2º.- Gifts and royalties or donations made to partners or to blood relatives or relatives by marriage. 3º.- Subsistence expenses of the taxpayer and their family. 4º.- Capital interest and obligations or loans that limited liability individual enterprises (empresas individuales de responsabilidad limitada) and individual entrepreneurs assign to themselves, their spouses, their children, and their relatives, up to the third degree of consanguinity. i) Capital losses produced by virtue of transfers, under any title, of movable or immovable property, with the exception of the provisions in subparagraph f), fourth paragraph, of Article 8º. j) Any other outlay (erogación) that is not linked to the obtaining of taxable income (rentas gravables)".

In that regard, the First Chamber (Sala Primera) of the Supreme Court of Justice (Corte Suprema de Justicia), in reiterated rulings (votos), has established regarding the requirements that an expense must meet to be deducted from the Income Tax (Impuesto sobre la Renta), that "**…** *In the context of the Income Tax (Impuesto sobre la renta), the national tax system starts from the concept of net income (renta neta) to obtain the calculation base or taxable base (base imponible) of the levy, a criterion to which the tax rate is applied to obtain the effective amount (cuantum) of the tax obligation. Within this dynamic, numeral 7 of that legal body defines net income (renta neta) as " …the result of deducting from gross income (renta bruta) the useful, necessary, and pertinent costs and expenses to produce the profit or benefit, and the other outlays (erogaciones) expressly authorized by law, duly supported by vouchers and recorded in the accounting. " From this standpoint, all those expenses and outlays (erogaciones) that have been necessary and useful to produce the taxable income (renta gravable) are deductible, that is, deductibility is determined by a criterion of linking the expense with the taxable source (fuente gravable), that is, that it has* (sic) *been of utility to produce the increase or profit. Viewed this way, the definition of the appropriateness of the deduction infers an intellective exercise by the Tax Administration (Administración Tributaria), to establish which of the items deducted by the passive subject of the obligation meet these requirements. From this dimension, it can be indicated that deductible expenses are all those that contribute to the production of profits, or, in simpler terms, all those outlays (erogaciones) that are linked to the obtaining of taxable income (rentas gravables). In this sense, canon 7 of Law no. 7092. Thus, expenses incurred to produce non-taxable or exempt income (rentas no gravables o exentas) could not be considered as deductible, because they lack the central element that gives them genesis, that is, contributing to the generation of the economic increase that forms the calculation base of the tax. In this sense, subparagraph j) of canon 9 of the LISR is erected when it indicates that the following are not deductible: “Any other outlay (erogación) that is not linked to the obtaining of taxable income (rentas gravables)”. Furthermore, as precept 8 of Law no. 7092 stipulates, for an expense or outlay (erogación) to be deductible, it must meet the following requirements: 1.- that they are necessary to obtain income, current or potential, that is taxed; 2.- that the obligation to withhold and pay the tax set by law, as the case may be, has been fulfilled; and 3.- that the supporting vouchers are duly authorized by the Tax Administration (Administración Tributaria). In order to the foregoing, it is evident that deductibility is conditioned upon the reliable accreditation of the outlay (erogación), not only regarding its relationship with the taxable income (renta gravable), but also in its quantitative aspect. Regarding the first point, it is reiterated, those items that cannot be linked directly or indirectly with the taxable profit (utilidad gravable) could not diminish the calculation base. Therefore, this relational framework being an indispensable element for the deduction, those associated with exempt income (rentas exentas) or, in general, non-taxable ones, could not produce this effect.*” (Judgment no. 391 of 8:40 a.m. on May 31, 2007, and number 981-F-S1-2009 of 2:00 p.m. on September 17, 2009.). By virtue of the foregoing, according to the cited regulations and the jurisprudence set forth, in order to consider an expense and a cost as deductible, it must meet the following requirements: 1) Be a cost and an expense. 2) Be useful, necessary, indispensable, and pertinent to produce taxed current or potential profits, benefits, or income. 3) Be authorized by law. 4) Be supported by a voucher authorized by the active subject. 5) That the taxes have been withheld and paid in other provisions of the Law and 6) Be recorded in the accounting. In this sense, regarding the accreditation of its outlay (erogación) through the presentation of reliable supporting vouchers, which demonstrate that said expense or cost was indeed incurred, stamped or exempt from stamping, they must meet the following conditions: "a) Date and full name, corporate name and denomination of the supplier of goods, service provider, or of the person receiving the payment; b) Identity card or legal entity number (Cédula jurídica), as the case may be; c) Voucher with pre-printed number; d) Description of the merchandise or service purchased; and e) Amount.". (Ordinal 11 of the Regulation to the Income Tax Law (Reglamento a la Ley de Impuesto sobre la Renta)), unless it is proven that one is in an exceptional situation under the terms of the cited numeral eleven. A duty that is based on ordinal 19 of the Regulation of Tax Management, Oversight, and Collection (Reglamento de Gestión, Fiscalización y Recaudación Tributaria), in force at the time of the oversight and tax audit of this matter, which obligates taxpayers to demonstrate the impeding, modifying, or extinguishing facts of the tax obligation, accrediting the facts that constitute their costs, expenses, and liabilities. Thus, by way of summary, the declarant states how much their debt is and pays it, while the Administration retains its oversight powers, from which it follows, based on the principle of good faith (buena fe), the duty that the taxpayer has to collaborate and contribute to that function, according to ordinal 18 of the Code of Tax Rules and Procedures (Código de Normas y Procedimientos Tributarios) [...]".

Within this dynamic, numeral 7 of that legal body defines net income (renta neta) as “ …the result of deducting from gross income (renta bruta) the useful, necessary, and pertinent costs and expenses to produce the profit or benefit, and other outlays expressly authorized by law, duly backed by supporting documents and recorded in the accounting. ” From this standpoint, all those expenses and outlays that were necessary and useful for producing taxable income (renta gravable) are deductible, that is, deductibility is determined by a criterion linking the expense to the taxable source, that is, that it has been useful for producing the increment or profit. Seen this way, the definition of the appropriateness of the deduction infers an intellectual exercise by the Tax Administration (Administración Tributaria) to establish which of the items deducted by the passive subject of the obligation meet these requirements. From this dimension, it can be indicated that deductible expenses are all those that contribute to the production of profits, or, in simpler terms, all those outlays that are linked to obtaining taxable income. In this sense, canon 7 of Ley no. 7092. In this way, expenses incurred to produce non-taxable or exempt income (rentas no gravables o exentas) could not be considered deductible, because they lack the central element that gives them genesis, that is, contributing to generating the economic increment that forms the calculation base of the tax. In this sense, subsection j) of canon 9 of the LISR is established when it states that the following are not deductible: “Any other outlay that is not linked to obtaining taxable income”. In addition, as stipulated by precept 8 of Ley no. 7092, for an expense or outlay to be deductible, it must meet the following requirements: 1.- that they be necessary for obtaining income, current or potential, that is taxed; 2.- that the obligation to withhold and pay the tax set by law has been fulfilled, as the case may be; and 3.- that the supporting vouchers (comprobantes de respaldo) are duly authorized by the Tax Administration (Administración Tributaria). In light of the above, it is evident that deductibility is conditioned upon the reliable accreditation of the outlay, not only regarding its relationship with taxable income, but also in its quantitative aspect. As to the first point, it is reiterated, those items that cannot be linked directly or indirectly with taxable profit could not reduce the calculation base. Therefore, this relational framework being an indispensable element for the deduction, those associated with exempt income or, in general, non-taxable income could not produce this effect.” (Judgment no. 391 of 8 hours 40 minutes of May 31, 2007 and number 981-F-S1-2009 of fourteen hours of September 17, 2009.). Pursuant to the foregoing, according to the cited regulations and the jurisprudence set forth, for an expense and cost to be considered deductible, it must meet the following requirements: 1) Be a cost and an expense. 2) Be useful, necessary, indispensable, and pertinent for producing taxed profits, benefits, or current or potential income. 3) Be authorized by law. 4) Be backed by a voucher (comprobante) authorized by the active subject. 5) That the taxes have been withheld and paid pursuant to other provisions of the Law and 6) Be recorded in the accounting. In that sense, regarding the accreditation of its outlay through the presentation of reliable supporting vouchers (comprobantes fehacientes de respaldo), which demonstrate that such expense or cost was indeed incurred, stamped or exempt from stamping, they must meet the following conditions: "a) Date and full name, business name (razón social), and denomination of the goods supplier, service provider, or payment recipient; b) Identity card number or legal entity number (cédula jurídica), as the case may be; c) Voucher with a pre-printed number; d) Description of the merchandise or service purchased; and e) Amount." (Ordinal 11 of the Income Tax Law Regulations (Reglamento a la Ley de Impuesto sobre la Renta)), unless it accredits being in an exception situation under the terms of the cited numeral eleven. A duty that is supported by ordinal 19 of the Tax Management, Oversight, and Collection Regulations (Reglamento de Gestión, Fiscalización y Recaudación Tributaria), in effect at the time of the tax audit (fiscalización y auditoría fiscal) of this matter, which obligates taxpayers to demonstrate the impeding, modifying, or extinguishing facts of the tax obligation, accrediting the facts that constitute their costs, expenses, and liabilities. Thus, by way of synthesis, the declarant manifests what their debt is and pays it, while the Administration retains its oversight powers, from which it follows, based on the principle of good faith, the duty the taxpayer has to collaborate and contribute to that function, in accordance with ordinal 18 of the Code of Tax Rules and Procedures (Código de Normas y Procedimientos Tributarios) [...]".

"II.2) RESPECTO A LOS AJUSTES EN LOS GASTOS Y REQUISITOS PARA QUE ESTAS EROGACIONES SEAN DEDUCIBLES DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA: El Impuesto sobre la Renta tiene por objeto gravar la ganancia o utilidad de las diferentes actividades económicas en el país, (dejando de lado la discusión de la renta mundial), en mérito de ello el ordinal séptimo de la Ley de Impuesto sobre la Renta, y once de su Reglamento, establece que la renta neta se obtiene del resultado de deducir de la renta bruta, los costos y gastos útiles, necesarios y pertinentes para producir la utilidad o beneficio y las erogaciones autorizadas por ley que se encuentran respaldadas por comprobantes y registradas en la contabilidad. De esta forma, dispone el ordinal octavo de dicha Ley y el doce de su Reglamento, que se entiende por gasto deducible de la renta bruta, lo siguiente: "a) El costo de los bienes y servicios vendidos, tales como la adquisición de bienes y servicios objeto de la actividad de la empresa; las materias primas, partes, piezas y servicios para producir los bienes y servicios vendidos; los combustibles, la fuerza motriz y los lubricantes y similares; y los gastos de las explotaciones agropecuarias necesarias para producir la renta. b) Los sueldos, los sobresueldos, los salarios, las bonificaciones, las gratificaciones, las regalías, los aguinaldos, los obsequios y cualquier otra remuneración por servicios personales efectivamente prestados, siempre y cuando proceda y se hayan hecho las retenciones y enterado los impuestos a que se refiere el título II de esta Ley. Además, podrá deducirse una cantidad igual adicional a la que se pague por los conceptos mencionados en los párrafos anteriores de este artículo a las personas con discapacidad a quienes se les dificulte tener un puesto competitivo, de acuerdo con los requisitos, las condiciones y normas que se fijan en esta ley. Asimismo, los costos por las adecuaciones a los puestos de trabajo y en las adaptaciones al entorno en el sitio de labores incurridas por el empleador. c) Los impuestos y tasas que afecten los bienes, servicios y negociaciones del giro habitual de la empresa, o las actividades ejercidas por personas físicas, con las excepciones contenidas en el inciso c) del artículo 9. ch) Las primas de seguros contra incendio, robo, hurto, terremoto u otros riesgos, contratados con el Instituto Nacional de Seguros o con otras instituciones aseguradoras autorizadas. d) Los intereses y otros gastos financieros, pagados o incurridos por el contribuyente durante el año fiscal, directamente relacionados con el manejo de su negocio y la obtención de rentas gravables en este impuesto sobre las utilidades, siempre que no hayan sido capitalizados contablemente. Las deducciones por este concepto estarán sujetas a las limitaciones establecidas en los párrafos siguientes: No serán deducibles, por considerarlos asimilables a dividendos o participaciones sociales, los intereses y otros gastos financieros pagados en favor de socios de sociedades de responsabilidad limitada. No será deducible la parte de los intereses atribuible al hecho de que se haya pactado una tasa que exceda las usuales de mercado. No serán deducibles los intereses cuando no se haya retenido el impuesto correspondiente a ellos. Cuando el monto de los intereses que el contribuyente pretenda deducir sea superior al cincuenta por ciento (50%) de la renta líquida, el contribuyente deberá completar un formulario especial que le suministrará la Administración Tributaria y, además, brindar la información y las pruebas complementarias que en él se especifiquen. Para los efectos del párrafo trasanterior, se entenderá por renta líquida la suma de la renta neta, definida en el artículo 7 de esta Ley, menos el total de ingresos por intereses del período, más las deducciones correspondientes a los intereses financieros deducibles, según se definen en este artículo. e) Las deudas manifiestamente incobrables, siempre que se originen en operaciones del giro habitual del negocio y se hayan agotado las gestiones legales para su recuperación (...). f) Las depreciaciones para compensar el desgaste, el deterioro o la obsolescencia económica, funcional o tecnológica de los bienes tangibles productores de rentas gravadas, propiedad del contribuyente, así como la depreciación de las mejoras con carácter permanente(...). g) Cuando en un período fiscal una empresa industrial obtenga pérdidas, estas se aceptarán como deducción en los tres siguientes períodos. En el caso de empresas agrícolas, esta deducción podrá hacerse en los siguientes cinco períodos (...). h) La parte proporcional por concepto de agotamiento de los bienes explotables de recursos naturales no renovables, incluidos los gastos efectuados para obtener la concesión, cuando corresponda. i) Las cuotas patronales que se establezcan en las leyes. j) Las remuneraciones, sueldos, comisiones, honorarios o dietas que se paguen o acrediten a miembros de directorios, de consejos o de otros órganos directivos que actúen en el extranjero. k) Los pagos o créditos otorgados a personas no domiciliadas en el país por asesoramiento técnico, financiero o de otra índole, así como por el uso de patentes, suministro de fórmulas, marcas de fábrica, privilegios, franquicias, regalías y similares (...). l) Los pagos o créditos otorgados a personas no domiciliadas en el país por el suministro de noticias, por la producción, la distribución, la intermediación o cualquier otra forma de negociación en el país, de películas cinematográficas y para televisión, videotapes, radionovelas, discos fonográficos, tiras de historietas, fotonovelas, y todo otro medio similar de proyección, transmisión o difusión de imágenes o sonidos. m) Los gastos de representación y similares en que se incurra dentro o fuera del país, los viáticos que se asignen o se paguen a dueños, socios, miembros de directorios u otros organismos directivos o a funcionarios o empleados del contribuyente, Asimismo, serán deducibles los gastos en que se incurra por la traída de técnicos al país o por el envío de empleados del contribuyente a especializarse en el exterior. n) Los gastos de organización de las empresas, los cuales podrán deducirse en el período fiscal en que se paguen o acrediten, o, si se acumularen, en cinco períodos fiscales consecutivos, a partir de la fecha del inicio de su actividad productiva, hasta agotar el saldo. Se considerarán gastos de organización todos los costos y gastos necesarios para iniciar la producción de rentas gravables que, de acuerdo con esta Ley, sean deducidos de la renta bruta. ñ) Las indemnizaciones, las prestaciones y las jubilaciones, limitado su monto al triple del mínimo establecido en el Código de Trabajo. o) Los gastos de publicidad y de promoción, incurridos dentro o fuera del país, necesarios para la producción de ingresos gravables. p) Los gastos de transporte y de comunicaciones, los sueldos, los honorarios y cualquier otra remuneración pagada a personas no domiciliadas en el país. q) Las donaciones debidamente comprobadas que hayan sido entregadas, durante el período tributario respectivo, al Estado, a sus instituciones autónomas y semi-autónomas, a las corporaciones municipales, a las universidades estatales, a las Juntas de Protección Social, a las Juntas de Educación, a las instituciones docentes del Estado, a la Cruz Roja Costarricense y a otras instituciones, como asociaciones o fundaciones para obras de bien social, científicas o culturales, así como las donaciones realizadas en favor de la Junta Directiva del Parque Recreativo Nacional Playas de Manuel Antonio, de las asociaciones civiles y deportivas declaradas de utilidad pública por el Poder Ejecutivo al amparo del artículo 32 de la Ley de Asociaciones, o de los comités nombrados oficialmente por la Dirección General de Deportes, en las zonas definidas como rurales según el Reglamento de esta Ley, durante el período tributario respectivo (...). r) Las pérdidas por destrucción de bienes, por incendio, por delitos en perjuicio de la empresa, debidamente comprobadas y en la parte no cubierta por los seguros.". Estableciéndose además, una serie de requisitos que deberá verificar la Administración Tributaria, de previo a tenerlos como gasto deducible, como lo son constituirse en un gasto necesario e indispensable para obtener ingresos actuales o potenciales grabados, que se haya retenido y pagado los impuestos estipulados en otras disposiciones de la Ley y que los comprobantes de respaldo los haya autorizado el sujeto activo (ordinal 11 del reglamento). Debe recordarse que como la carga impositiva se fija inicialmente mediante declaración, los documentos determinantes de ésta se ubican en posesión del contribuyente, quien está obligado no solo a entregar cualquier información adicional, sino a probar de manera fehaciente estos en caso de ser necesario, máxime en aspectos que reducen la carga tributaria y su carácter excepcional y extraordinario. Así las cosas, al tenor del numeral nueve de la norma citada, no resulta deducible de la renta bruta "a) El valor de las mejoras permanentes, hechas a los activos y construcciones y, en general, de todas aquellas erogaciones capitalizables, incluidas las inversiones. b) Los costos o gastos que no hayan tenido su origen en el negocio, actividad u operación que dé lugar a rentas gravadas, así como las erogaciones similares vinculadas con rentas gravadas que no estén respaldadas por la documentación correspondiente o que no se refieran al período fiscal que se liquida. c) Los impuestos sobre la renta, y sobre las ventas, el impuesto selectivo de consumo y los impuestos específicos de consumo y las tasas especiales que sobre éstos se fijen, cuando las personas físicas o jurídicas sean contribuyentes de tales impuestos, lo mismo que los recargos, multas e intereses pagados sobre cualquier tributo o por facilidades de pago concedidas sobre deudas tributarias. ch) Las utilidades, participaciones sociales o dividendos, pagados o acreditados a socios, accionistas, dueños de empresas o personas físicas que tributen de acuerdo con esta ley. d) Los gastos e impuestos ocasionados en el exterior, salvo los expresamente autorizados por esta ley. e) Los gastos en inversiones de lujo o de recreo personal. Cuando estas inversiones estén confundidas con las actividades lucrativas, se deberán llevar cuentas separadas para determinar los resultados de una y de otra clase de operaciones, a fin de que puedan deducirse las que se refieran a estas últimas actividades. f) Lo pagado por la compra de derechos de llave, marcas, de fábrica o de comercio, procedimientos de fabricación, derechos de propiedad intelectual, de fórmulas de otros activos intangibles similares, así como lo pagado por concepto de las indemnizaciones a que se refiere la ley Nº 4684 del 30 de noviembre de 1970 y sus modificaciones. g) Las retenciones, los pagos a cuenta y parciales efectuados de acuerdo con esta ley. h) No son deducibles de la renta bruta: 1º.- Las remuneraciones no sometidas al régimen de cotización de la Caja Costarricense de Seguro Social. 2º.- Los obsequios y regalías o donaciones hechas a los socios o a parientes consanguíneos o afines. 3º.- Los gastos de subsistencias del contribuyente y de su familia. 4º.- Los intereses de capital y las obligaciones o préstamos que las empresas individuales de responsabilidad limitada y los empresarios individuales se asignen a sí mismos, a sus cónyuges, a sus hijos y a sus parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad. i) Las pérdidas de capital producidas en virtud de traspasos, a cualquier título, de bienes muebles o inmuebles, con excepción de lo dispuesto en el inciso f), párrafo cuarto, del artículo 8º. j) Cualquier otra erogación que no esté vinculada con la obtención de rentas gravables". En ese sentido, la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia, en reiterados votos, ha establecido respecto a los requisitos que debe tener un gasto para ser deducido del Impuesto sobre la Renta, que “ … En el contexto del Impuesto sobre la renta, el sistema impositivo nacional parte del concepto de renta neta para obtener la base de cálculo o base imponible del gravamen, criterio al cual se aplica la tarifa del tributo para obtener el cuantum efectivo de la obligación tributaria. Dentro de esta dinámica, el numeral 7 de ese cuerpo legal define a la renta neta como “ …el resultado de deducir de la renta bruta los costos y gastos útiles, necesarios y pertinentes para producir la utilidad o beneficio, y las otras erogaciones expresamente autorizadas por ley, debidamente respaldadas por comprobantes y registradas en la contabilidad. ” Desde este plano son deducibles todos aquellos gastos y erogaciones que hayan sido necesarias y útiles para producir la renta gravable, es decir, la deducibilidad está determinada por un criterio de vinculación del gasto con la fuente gravable, esto es, que hay (sic) sido de utilidad para producir el incremento o utilidad. Visto así, la definición de la procedencia de la deducción, infiere un ejercicio intelectivo de la Administración Tributaria, para establecer, cuáles de las partidas deducidas por el sujeto pasivo de la obligación cumplen con estas exigencias. Desde esta dimensión, se puede indicar que los gastos deducibles son todos aquellos que coadyuvan en la producción de las utilidades, o bien, en términos más simples, todas aquellas erogaciones que se encuentren vinculadas con la obtención de rentas gravables. En este sentido, el canon 7 de la Ley no. 7092. De este modo, los gastos incurridos para producir rentas no gravables o exentas, no podrían ser considerados como deducibles, por carecer del elemento central que les da génesis, esto es, coadyuvar en la generación del incremento económico que conforma la base de cálculo del tributo. En este sentido se erige el inciso j) del canon 9 de la LISR cuando señala que no son deducibles: “Cualquier otra erogación que no esté vinculada con la obtención de rentas gravables ”. Además, conforme lo estatuye el precepto 8 de la Ley no. 7092, para que un gasto o erogación sea deducible, debe cumplir las siguientes exigencias: 1.- que sean necesarios para obtener ingresos, actuales o potenciales, que se encuentren gravados; 2.- que se haya cumplido con la obligación de retener y pagar el impuesto fijado por la ley según sea el caso; y 3.- que los comprobantes de respaldo estén debidamente autorizados por la Administración Tributaria. En orden a lo expuesto, es evidente que la deducibilidad está condicionada a la acreditación fehaciente de la erogación, no solamente en cuanto a su relación con la renta gravable, sino en su aspecto cuantitativo. En cuanto al primer punto, se reitera, no podrían disminuir la base de cálculo aquellas partidas que no se puedan vincular de manera directa o indirecta con la utilidad gravable. Por tanto, siendo este marco relacional un elemento impostergable para la deducción, no podrían surtir este efecto los que se asocien a rentas exentas o en general, las no gravables.” (Sentencia no. 391 de las 8 horas 40 minutos del 31 de mayo de 2007 y la número 981-F-S1-2009 de las catorce horas del 17 de setiembre del 2009.). En mérito de lo expuesto, a tenor de la normativa citada y la jurisprudencia expuesta, para poder tener un gasto y un costo como deducible, ha de cumplir con los siguientes requisitos: 1) Ser un costo y un gasto. 2) Ser útil, necesario, indispensable y pertinente para producir utilidades, beneficios o ingresos actuales o potenciales grabados. 3) Ser autorizada por ley. 4) Estar respaldado en un comprobante autorizado por el sujeto activo. 5) Que se haya retenido y pagados los impuestos en otras disposiciones de la Ley y 6) Estar registrado en la contabilidad. En ese sentido, en lo atinente a la acreditación de su erogación mediante la presentación de los comprobantes fehacientes de respaldo, que demuestren que efectivamente se incurrió en dicho gasto o costo, timbrados o eximidos de timbraje, deben cumplir con las siguientes condiciones: "a) Fecha y nombre completo, razón social y denominación del proveedor de mercancías, prestador de servicios o de quien recibe el pago; b) Cédula de identidad o jurídica, según sea el caso; c) Comprobante con número preimpreso; d) Descripción de la mercancía o servicio comprado; y e) Monto.". (Ordinal 11 del Reglamento a la Ley de Impuesto sobre la Renta), excepto que acredite encontrarse en una situación de excepción en los términos del numeral once citado. Deber que se sustenta en el ordinal 19 del Reglamento de Gestión, Fiscalización y Recaudación Tributaria, vigente al momento de la fiscalización y auditoría fiscal de este asunto, que obliga a los contribuyentes a demostrar los hechos impeditivos, modificativos, o extintivos de la obligación tributaria, acreditando los hechos que configuren sus costos, gastos y pasivos. Así a manera de síntesis, el declarante manifiesta cuanto es su adeudo y lo cancela, mientras que la Administración conserva las facultades de fiscalización, de lo que se desprende con base en el principio de buena fe, el deber que tiene el contribuyente de colaborar y coadyuvar en esa función, a tenor del ordinal 18 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios [...]".