Regulation on the Organization and Functioning of the Internal Audit Unit of the National RegistryReglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna del Registro Nacional

All the foregoing, with the purpose that its activity contributes to the success of the institutional work, for the sake of legality and effectiveness in the management of the public funds involved in its administration.

• a)Active Administration: From a functional point of view, it is the decision-making, executive, resolutory, directive, or operative function of the Administration. From an organic point of view, it is the set of bodies and entities of the administrative function, which decide and execute; it includes the Junta Administrativa, as the last instance.
• b)Warning (Advertencia): Preventive service provided by the Auditoría Interna to the bodies subject to the institutional competence, based on subsection d) of Article 22 of the General Law of Internal Control Law No. 8292, as well as the provisions of the Standards for the Practice of Internal Auditing in the Public Sector.
• c)Advisory (Asesoría): Consists of providing the senior official (jerarca) with criteria, opinions, or observations that contribute to decision-making, based on subsection d) of Article 22 of the General Law of Internal Control Law No. 8292, as well as the provisions of the Standards for the Practice of Internal Auditing in the Public Sector.
• d)Audit or Auditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional, which within the functional organization corresponds to the Unit referred to in Section I of Chapter IV of the General Law of Internal Control Law No. 8292.
• e)Permanent Absence: Absence in which there is no expectation of the return of the incumbent of the position, whether due to resignation, retirement, dismissal, death, or any other reason that prevents their return.
• f)Temporary Absence: Absence that has a start date and an end date, because the expectation of the return of the incumbent at a given date exists.
• g)Block of legality or legal system (Bloque de legalidad u ordenamiento jurídico): Set of legal norms, written and unwritten, to whose observance the Public Administration is bound, which comprises both the law and norms of higher, equal, or lower rank, including the general principles and the rules of science or technique.
• h)Competencies (Competencias): Attribution of a legitimate power for the knowledge or resolution of a matter, set of activities, tasks assigned by the regulations to the Auditoría Interna.
• i)Public Competitive Process (Concurso Público): Recruitment and selection process in which officials of the Institution and the general public may participate, as long as they meet the established requirements, in order to select the ideal candidate for the position in competition.
• j)Conflict of interest: Originates at the moment when an official receives gifts, contributions, commissions, or gratuities, or participates in any situation that contradicts their position and thereby may affect their integrity and independence.
• k)Contraloría or Contralor Body: Contraloría General de la República.
• l)Professional care: Performance of work in a prudent and competent manner, without this implying infallibility.
• m)Independence of judgment (Independencia de criterio): Condition according to which the Auditoría Interna must be free from interference from the Senior Official (Jerarca) and the other subjects of its institutional competence, in the execution of its work.
• n)Functional independence: Attribute given to the Auditoría Interna before its position in the Organizational Structure as a high-level advisory body subordinate to the Senior Official (Jerarca).
• o)Inopia: Absence of candidates with proven suitability to occupy a determined position, which entails that, in the absence of persons who meet all the requirements to enter the position, and when the circumstances of urgency and necessity to satisfy the public service so require, some requirements of the position are waived to allow the appointment.
• p)Junta Administrativa or Senior Official (Jerarca): Junta Administrativa del Registro Nacional, maximum senior official of the Institution.
• q)The other officials of the Auditoría Interna: Officials who perform in the Auditoría Interna, occupying positions other than those of the Internal Auditor and the Internal Sub-Auditor, whether they belong to that unit or perform in it temporarily by reason of a loan, agreement, or similar.
• r)Guidelines (Lineamientos): Refers to the Guidelines on management involving the internal audit unit filed before the Contraloría General de la República.
• s)Internal Audit Manual (Manual de Auditoría Interna): Compendium of documents referring to the organization, functions, procedures, and other provisions applicable to the Auditoría Interna del Registro Nacional.
• t)Interim appointment: Temporary designation of the Internal Auditor or Internal Sub-Auditor, in which the start and end dates of their appointment in the position are defined.
• u)Appointment for an indefinite term: Permanent designation of the Internal Auditor or Internal Sub-Auditor, in which the end date of the appointment is not determined.
• v)List of eligible candidates (Nómina de elegibles): List of participants in a competitive process who, as a product of it, have the condition of suitability to occupy a position. It is produced when a number other than three persons achieve said condition.
• w)Standards for the practice of auditing: Standards for the practice of internal auditing in the Public Sector, issued by the Contraloría General de la República, through resolution R-DC-119-2009 of December 16, 2009.
• x)General auditing standards: General Auditing Standards for the Public Sector, issued by the Contraloría General through resolution R-DC-064-2014 of August 11, 2014.
• y)International standards (Normas internacionales): International Professional Practices Framework for internal auditing, promulgated by the Institute of Internal Auditors.
• z)Objectivity: Maintenance of an impartial attitude by the auditor in the development of the functions of their competence; for this, they must enjoy total independence in their relationships, and must not allow any type of influence or prejudice.

aa) Internal Auditor (Persona Auditora Interna): Internal Auditor of the Registro Nacional.

bb) Internal Sub-Auditor (Persona Subauditora Interna): Internal Sub-Auditor of the Registro Nacional.

• cc)Additional duties (Recargo de funciones): Work situation in which a worker assumes, partially or totally and for a defined time, the functions of a higher category position, in addition to the work of the position they hold. The foregoing implies that the worker simultaneously performs the functions of both positions.

dd) Registro: Registro Nacional.

ee) Administrative regulations (Regulaciones administrativas): Those regulations that generally govern the nature of the relationship between the officials and their superior from an administrative, not technical, perspective, particularly those referring to topics such as time control, evaluation, permits, and vacations.

ff) Temporary substitution (Suplencia o sustitución): Temporary replacement of an incumbent official by another official.

gg) Terna: List of three persons who, as candidates in a competitive process, obtain the three highest scores according to the established criteria for the selection of one of them.

hh) Subordinate Head (Titular Subordinado): Official of the Active Administration responsible for a process, with authority to order and make decisions.

• ii)Auditable universe: The set of areas, dependencies, services, processes, systems, and functions that can be evaluated by the Auditoría Interna in a given process.

In relation to the terms of the auditing and internal control field not explicitly incorporated in this article, the concepts that the Contraloría General de la República has defined or may define in the future in its directives, manuals, and guidelines shall apply. Supplementally, the terms established in the International Professional Practices Framework for internal auditing established by the Institute of Internal Auditors may be applied.

In the process of updating the Regulation, in the approval procedure, both internal and external, as well as in the resolution of conflicts between the Internal Auditor and the Junta Administrativa regarding the proposed content, the guidelines on the regulation for the organization and operation of internal audit units of the public sector and their modifications, issued by the Contraloría General de la República and those that the Contralor Entity issues in the future, shall apply.

Once approved by the Senior Official (Jerarca) and with prior approval by the Contraloría General de la República, the Regulation for the Organization and Operation of the Auditoría Interna del Registro Nacional and its modifications must be published in the Diario Oficial La Gaceta, and in addition, the Administration and the Auditoría Interna shall disseminate it within the institutional scope.

Of the organization of the Auditoría Interna

Concept of internal auditing

Within the organization, the Auditoría Interna contributes to achieving the institutional objectives and generates value through the evaluation and improvement of the effectiveness of the processes of risk management, control, and governance. In addition, it provides the citizenry a reasonable guarantee that the performance of the senior official (jerarca) and the rest of the administration is executed in accordance with the legal and technical framework, and sound practices.

8292, and the Organic Law of the Contraloría General de la República Law No. 7428, concerning the actions of the internal audit units; and in accordance with the legal provisions applicable to its scope of competence.

In the exercise of its functions, the Auditoría Interna shall be regulated by this regulation, the technical regulations, and the provisions, criteria, directives, guidelines, policies, and procedures, as applicable or that are issued in the future, within the scope of its competence, by the Contraloría General de la República and the entities that regulate the professional activity of internal auditing.

In support of its performance and in compliance with the principle of legality, the Internal Auditor shall keep updated in the Internal Audit Manual the detail of the regulations that constitute the legal and technical framework of its activity.

Independence and objectivity

When determining the planning and its modifications, when managing its resources, as well as when performing its work and communicating its results, objectivity and impartiality are required in the work carried out by the Auditoría Interna. The conclusions of the reports produced must be objective and, consequently, must be based exclusively on the evidence obtained and unified in accordance with the auditing standards.

1581, in the General Law of Internal Control Law No. 8292, and in other specific laws, the Internal Auditor, Internal Sub-Auditor, and the other officials of the Auditoría Interna must exercise their function with an independent and objective mental attitude, avoid conflicts of interest, and protect their independence, therefore they shall have the following prohibitions:

• a)Be employees, exercise functions, or carry out actions of the Active Administration in another administrative unit of the Registro Nacional, except those necessary to fulfill their competence.
• b)Be members of boards of directors, working commissions, or similar, form part of directing bodies of administrative procedures, in accordance with the provisions and prohibitions established in this regard by the General Law of Internal Control Law No. 8292 and the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service Law No. 8422.
• c)Audit operations, units, areas, projects, or programs for which they were responsible as officials of the Administration, suppliers, or any other type of relationship, at least for the period of one year prior to their appointment in the Auditoría Interna.
• d)In all matters related to their work, their independence of judgment must not be affected by personal, external interests; by personal or financial relationships.
• e)Audit any matter in which they have any personal or family interest, direct or indirect, as well as any activity in which they had responsibilities or relationships that may be incompatible with their auditing function.
• f)Participate in political-electoral activities, except for casting a vote in national and municipal elections. They must maintain political neutrality, both in the public and private spheres.
• g)Avoid relationships or actions that contravene the general Directives on principles and ethical statements to be observed by Senior Officials (Jerarcas), Subordinate Heads, officials of the Contraloría General de la República, Internal Audit Units, and Public Servants in general.
• h)Use their official position for private purposes.
• i)Avoid relationships that imply a risk of corruption or that may raise doubts about their objectivity and independence.
• j)Accept gifts, gratuities, or offers that may be interpreted as attempts to influence their independence and integrity, without prejudice to the duty to report such acts before the competent instances.
• k)Reveal information about the audits or special audit studies that are being carried out and about that which determines a possible civil, administrative, or eventually criminal liability of the officials of the Institution.
• l)Practice liberal professions outside the position, except in strictly personal matters, those of their spouse, their ascendants, descendants, and collateral relatives by consanguinity and affinity up to the third degree. From this prohibition, teaching is excepted, when it is outside working hours.

They must establish formal measures to control and manage situations of impediment regarding facts or actions that cast doubt on or endanger the objectivity or independence of the Auditoría Interna.

In the event that the limitations are applicable to the Internal Sub-Auditor or to the other officials of the Auditing Unit, the situation must be made known to the Internal Auditor.

They may request, when they deem it necessary, that their opinion be recorded in the respective minutes.

The participation of the Internal Auditor or the designated official in the sessions of the Junta Administrativa shall be in accordance with their function of advising on matters within their competence, without diminishing or compromising their independence and objectivity in the subsequent development of their functions; or for the presentation of topics relating to the administration and operation of the Auditoría Interna.

They shall have the possibility of abstaining from issuing their opinion or postponing it to do so in a timely manner, whether verbally or in writing in another session, when in their judgment and due to the complexity of the matter under discussion, they need to gather more elements of judgment. The foregoing, without prejudice to the power of the Senior Official (Jerarca) to decide immediately or to postpone their decision for the time they consider prudent and convenient.

The presence of the Internal Auditor or the official in the sessions of the Junta Administrativa does not relieve the Collegiate Body of the responsibility to respect the legal and technical system (ordenamiento jurídico y técnico) in the matters it agrees upon.

In the event that the participation of the staff that integrates the Auditoría Interna is required in sessions, meetings, working groups, or commissions of the Administration, it shall be exclusively in an advisory capacity, on matters within their competence, with a voice but without a vote; with prior invitation and coordination with the Internal Auditor; provided it is not permanent and their participation does not represent a conflict of interest. The foregoing, in protection of the independence and objectivity of the Auditoría Interna.

The attending persons from the Auditoría Interna may issue their opinion when they consider it appropriate, whether during the working session or subsequently in a timely manner. Neither the presence nor the silence of the Internal Auditor or their representative relieves the officials of the Administration of their responsibility to respect the block of legality or legal and technical system.

Location and organizational structure

The Auditoría Interna shall function under the responsibility and direction of the Internal Auditor and shall have an Internal Sub-Auditor, who shall support them in the fulfillment of their functions, in accordance with the tasks they assign and shall replace them in their temporary absences with all their attributions.

The administrative regulations established for this purpose by the Junta Administrativa must guarantee equal treatment in relation to those that govern in the Institution for the levels subordinate to the Senior Official (Jerarca) or of the same rank as the positions of the Internal Auditor and Sub-Auditor and must not negatively affect the activity of the Auditoría Interna, the functional independence and independence of judgment of the Internal Auditor and Sub-Auditor and their staff; in case of doubt, the Contraloría shall provide the corresponding disposition. Said regulations must be submitted to the knowledge of the Internal Auditor, prior to their approval, modification, or repeal, and shall contain the topics and conditions contemplated in the guidelines issued for this purpose by the Contraloría General de la República.

The president of the Junta Administrativa or whomever they delegate, in accordance with what is indicated in the General Law of Public Administration, Law No. 6227, is responsible for the approval of permits, leaves, and vacations for the Internal Auditor, without prejudice to the Junta Administrativa establishing that, in certain circumstances, these also be made known to it. In the case of the Internal Sub-Auditor, such approval shall be the responsibility of the Internal Auditor.

The other officials of the internal audit unit shall be subject to the administrative provisions applicable to the rest of the staff of the Registro Nacional.

It is the responsibility of the Internal Auditor to provide their unit with a structure in accordance with the regulations, organizational guidelines of the Registro Nacional, technical-legal provisions, consistent with the objectives, institutional risks, and sound practices applicable to its activity, in order to reasonably ensure effectiveness in the fulfillment of their legal and technical obligations, as well as the effective, efficient, and economical administration of the assigned resources.

For the performance of its competencies, the Internal Auditor shall establish a structure that contemplates attending to the functions proper to the direction of the Auditoría Interna, the development of financial audit services, operational audit, special studies, and preventive services, or those that in the future the bodies linked with the field of superior oversight may provide, as well as the administrative support that their management requires. In the Internal Audit Manual, the organization and the functions of each of the substantive and support processes, as well as the positions that comprise it, shall be specified.

Changes to the structure of the Auditoría Interna shall require the Administrativa.

8292, the Junta Administrativa shall assign, within its budgetary availabilities, the human, material, technological, transportation, and other necessary and sufficient resources to cover the own and direct needs of the Auditoría Interna in the fulfillment of its management, taking into account the provisions of the guidelines issued by the Contraloría General de la República for the request and assignment of resources to the internal audit units by the Senior Official (Jerarca).

The Junta Administrativa shall have a period of thirty business days from when the request is known, to issue the respective agreement, before the resource request made by the Auditoría Interna. The same period shall be observed in the case that the Senior Official (Jerarca) must address disagreements raised by the Auditoría Interna regarding the resolution on the provision of resources.

Likewise, in coordination with the Internal Audit, it shall arrange for the preparation of administrative regulations containing the internal procedures, deadlines, and formalities for resolving requests for the allocation of resources.

Should limitations arise that affect the fulfillment of the work assigned to the Internal Audit, the Internal Auditor shall communicate and substantiate this situation in writing to the Administrative Board, for its timely attention.

When the Internal Auditor reliably demonstrates that the lack of resources of the Internal Audit limits adequate coverage of the auditable universe and affects the timely review of the institutional patrimony, he/she shall inform the Administrative Board in writing of the risk being assumed and of the eventual imputation of liability that this situation may generate for it.

In the allocation and disposition of its resources, the criterion of the Internal Auditor and the provisions issued in this regard by the Contraloría General de la República shall be taken into account.

The Internal Auditor shall be responsible for proposing the preliminary budget draft of the Internal Audit for the respective budget period, for the approval of the Administrative Board, which shall assess the possibilities of meeting such requirements in accordance with the applicable legal and technical regulations. The Internal Audit, in order to fulfill its work plan, shall execute its budget as determined by its needs.

Both officials shall report organically to the Administrative Board and shall belong to the high-level hierarchical level of the Registro Nacional.

The recruitment and selection process shall establish the procedures and minimum requirements for interim and indefinite appointments set forth in the guidelines and directives issued by the Contraloría General de la República and the necessary tests to ensure the selection of suitable candidates to fill the positions, without prejudice to the Administrative Board incorporating additional requirements for said positions prior to the start of the recruitment and selection process, in order to guarantee the capacity, experience, and suitability of the Internal Auditor and Internal Sub-Auditor, due to the nature of the Institution and the complexity of its functions. In a supplementary manner, the formalities and procedures established by the Registro Nacional shall be applied, to the extent that they are not contrary to the aforementioned guidelines.

In all cases, the indicated directives and guidelines shall be observed regarding competition processes, file compilation, shortlist or list of eligible candidates, communications, requirements, return of applications, deadlines, probationary period, failure and inopia, and other matters incorporated therein.

When it concerns the appointment of the Internal Sub-Auditor, the Administrative Board may request the non-binding opinion of the Internal Auditor regarding the assessments of the applicants whom the Administration has identified as suitable for the position.

The decision of suspension or dismissal must be issued by the Administrative Board, which must respect due process. Prior to issuing the final act, the Administration must have the favorable opinion of the Contraloría General de la República.

In their management, they must observe the respective functions and responsibilities established in the Institutional Position Manual (Manual de Cargos Institucional) of the Registro Nacional, which shall be defined in accordance with the guidelines issued by the Contraloría General de la República and other legal and technical regulations applicable to that activity.

The Internal Auditor shall assign functions to the Internal Sub-Auditor, who shall be his/her collaborator in the performance of the work, in accordance with what is provided for his/her position in the profile and in the indicated Manual.

Both officials shall be in charge of the Internal Audit and are ultimately responsible for the achievement of its objectives; therefore, they require commitment to the policies and guidelines issued by the Highest Authority (Máximo Jerarca), and absolute loyalty to the Institution and its values. They shall perform their functions with expertise and due professional care, asserting their competencies with functional and judgmental independence and shall ensure that their personnel respond in the same manner.

The Internal Auditor shall be accountable to the Administrative Board for his/her management and, where applicable, to the Contraloría General de la República. The Internal Sub-Auditor shall be the official reporting to the Internal Auditor and officially holds the second hierarchical position in the Internal Audit activity; he/she shall be accountable for his/her management to the Internal Auditor, and to the Administrative Board when substituting for the Internal Auditor during his/her temporary absences.

The Internal Auditor may delegate functions to his/her personnel, using suitability criteria and in accordance with the provisions of the Ley General de Administración Pública, Ley N°6227, as well as the Ley General de Control Interno, Ley N°8292.

Without prejudice to the provisions of other articles of this Regulation, the Ley General de Control Interno, Ley N°8292, and the provisions issued in matters of internal audit by the Contraloría General de la República, the Internal Auditor shall have the following responsibilities:

• a)To issue the pertinent guidelines, directives, policies, and instructions, in accordance with the legal and technical regulations, with uniform criteria in the exercise of his/her competencies and in relations with the Administration.
• b)To formulate, manage, and maintain in force the Organization and Functioning Regulation of the Internal Audit, in accordance with Article 4 of this Regulation, as well as to comply with and enforce its provisions.
• c)To define, implement, direct, evaluate, update, and constantly improve the quality of the processes, policies, procedures, practices, products, and services required to fulfill the substantive and strategic competencies of the Internal Audit.
• d)To formulate the minimum criteria to be taken into account to establish, maintain, and disseminate a continuous quality assurance and improvement program for all aspects of the Internal Audit, including the application of the pertinent legal and technical regulations.
• e)To implement adequate supervision management, directed at fulfilling the objectives of the Internal Audit, of each process, and of each particular engagement.

He/she must verify compliance with prescribed standards, procedures, and practices, and with the quality improvement program, for the generation of added value from both the processes and the final products and services of the Internal Audit.

• f)To manage his/her personnel towards the adequate achievement of the objectives and goals of the Internal Audit, as well as to guarantee competitive human resources in the performance of their respective work.
• g)To lead the strategic planning process of the Internal Audit and, in that context, he/she is responsible for defining and keeping updated the vision, mission, main policies, objectives, and values governing its actions. He/she shall present the strategic plan to the Administrative Board, in accordance with legal and technical regulations.
• h)To define and document short-term planning through an Annual Audit Plan, consistent with the strategic planning and the pertinent regulatory and technical provisions, in order to ensure the development of its processes with high quality, based on knowledge and understanding of the internal and external environment of the Registro Nacional and the risks related to its actions.
• i)To establish and keep updated the administrative policies, procedures, and practices for access to and custody of documentation, especially information relating to confidential matters, in accordance with Article 6 of the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, and Article 8 of the Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422, and its amendments.
• j)To annually submit for the information of the Administrative Board the work plan, consistent with the strategic planning, its updated auditable universe, based on a risk assessment process and institutional objectives, which shall include audit services (which include the estimated time for special engagements to be carried out at the request of the Administrative Board or oversight bodies), preventive services, and follow-up work on the results of those services, all in accordance with the standards, directives, and guidelines issued by the Contraloría General de la República.
• k)To present the annual work report for the information of the Administrative Board, in accordance with subsection g) of Article 22 of the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292; as well as to render periodic reports on relevant aspects of the Internal Audit and accountability regarding the use of assigned resources.
• l)To propose to the Administrative Board, in a timely and duly justified manner, the resource requirements to fulfill the work plan, including the administrative needs of the Internal Audit, in accordance with the guidelines of the Contraloría General de la República.
• m)To take the appropriate actions so that the officials of the Internal Audit comply, in the exercise of their competencies, with the pertinent legal and technical regulations, as well as with the policies, procedures, practices, and other administrative provisions, both institutional and of the Internal Audit, that are applicable to them.
• n)To establish and implement the necessary measures for managing relations and coordination with the Administrative Board, the subordinate heads (titulares subordinados), and other internal and external bodies of the Institution.
• o)To act in accordance with the institutional and Internal Audit ethical framework, as well as to ensure that the Audit officials conduct themselves in the same manner in their various internal and external relations.

The reassignment of duties, substitution, or suppletion may be made for the duration of the temporary absence of the incumbent, except if the duration of said absence exceeds three months and the operational conditions presented to the Administrative Board by the Internal Audit justify the appointment of an interim Internal Auditor or Internal Sub-Auditor.

The Administrative Board may carry out the respective appointment of the interim Internal Auditor or Internal Sub-Auditor, as appropriate, from the beginning of the temporary absence, in cases where it has prior knowledge that the period of the temporary absence will exceed the three months mentioned above. Once the corresponding interim appointments are made, the reassignments of duties or substitutions shall cease.

In said reassignment of duties, substitution, or suppletion, the guidelines issued by the Contraloría General de la República shall be complied with, and supplementarily, the institutional provisions on the matter.

The sum of the period of the substitution, suppletion, or reassignment of duties plus the interim appointment must not exceed twelve months.

In cases of permanent absence, the authorization of the Contraloría General de la República must be processed prior to making the interim appointment, indicating the details of the person to be appointed and demonstrating the applicable suitability requirements. However, if the interim appointment to the position of Internal Auditor falls to the person who holds the position of Internal Sub-Auditor, the authorization of the Contraloría General de la República shall not be required.

The Administrative Board or its representative must notify the Contraloría General de la República of the interim appointment no later than the first business day after the commencement of duties in the respective position.

The request for authorization of interim appointments submitted to the Contraloría General de la República shall include the requirements described in the guidelines issued or to be issued in the future by the Contraloría General de la República.

In the case of the reassignment of duties, substitution, or suppletion; or interim appointment of the Internal Sub-Auditor, the Administrative Board may request the opinion of the Internal Auditor regarding the suitability of the officials being considered for the position. Said opinion shall not be binding on the Highest Authority (Jerarca).

Any reduction in positions due to labor mobility must be previously authorized by the Internal Auditor.

To determine the need for resources and support the request before the Administrative Board, the Internal Auditor is responsible for technically defining the required resources, through a study that considers his/her scope of action, the risks associated with the elements of the auditable universe, the audit cycle, the institutional reality, the volume of activities, and other factors that allow for the reasonable determination of the required resources, all in accordance with the guidelines, directives, and regulations of the competent bodies.

The requirements for the creation and filling of Internal Audit positions must consider its real needs and must not be applied to the detriment of the functioning of the internal control system of the Institution.

Vacancies that arise in Internal Audit positions must be filled within the deadlines established by the Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.

Any reduction in positions, for any reason within the Internal Audit, must be previously authorized by the Internal Auditor. In cases where the reduction in positions affects the execution of its annual work plan or represents a weakening of the institutional control system, the Administrative Board must be informed.

Likewise, they shall undertake actions to update and perfect their knowledge, aptitudes, and other competencies required for the practice of internal auditing.

The Internal Auditor shall carry out the necessary actions so that he/she and his/her work team perfect their knowledge, aptitudes, and other required competencies through continuous professional training.

This confidentiality shall not apply to:

• a)Requests or requirements from the Contraloría General de República in the exercise of its oversight competence.
• b)Requests or requirements from the Administrative Board.
• c)Express requests or requirements from competent authorities stemming from a legal imperative.
• d)Requests or requirements for information by the Asamblea Legislativa in the exercise of its attributions.

They shall conduct their actions in accordance with the provisions of the Manual de Buenas Prácticas of the Registro Nacional, as well as within the ethical framework of the Internal Audit, which incorporates the principles, values, and standards set forth in the Code of Ethics of the Institute of Internal Auditors and in the General Directives on ethical principles and statements to be observed by highest authorities (jerarcas), subordinate heads (titulares subordinados), officials of the Contraloría General de la República, internal audits, and public servants in general, issued by the Contraloría General de la República. The foregoing is without prejudice to the ethical standards of the professional associations to which its officials are affiliated and those that may be promulgated, in ethical and transparency matters, by the Registro Nacional. Such values must be evident in their actions and prevent any possible doubt in their management.

This function may be performed directly, through decentralized Internal Audit units, or through the contracting of external services.

The foregoing is without prejudice to the required internal coordination and without this implying any limitation on the effective action of the Internal Audit.

To meet these needs, in support of the audits he/she conducts, he/she may incorporate professionals and technicians from different disciplines, whether they are officials of the Registro Nacional or not, to carry out tasks within their specialty, through the corresponding legal procedures.

• a)To conduct audits or special engagements in relation to public funds subject to its institutional competence.
• b)To carry out audits or special engagements in any administrative or operational unit of the Registro Nacional, at the time it deems appropriate, according to its audit plan or in accordance with the priorities of the case, when there is a request from the Administrative Board, the Executive Directorate (Dirección General), the Contraloría General de la República, due to a complaint from third parties; or because the Internal Audit so determines.
• c)To verify that the interests of the Institution are protected, concentrating its efforts on the areas of highest risk; to point out internal control weaknesses and the recommendations it deems pertinent to provide the basis for adequate corrective action, in order to support the fulfillment of institutional objectives and goals.
• d)To advise the Administrative Board at its request, in matters within its competence and knowledge, without its advice being binding on the requesting party, nor compromising the independence and objectivity of the Internal Audit in the subsequent development of the work inherent to the activity.
• e)To verify compliance with the applicable legal, regulatory, and technical standards in the development of new automated systems, as well as in multidisciplinary commissions of any nature that the Administration invites the Audit to join, clarifying its advisory role, whether to express timely opinions or to issue warnings (advertir), without prejudice to the subsequent follow-up and evaluation that may be applicable.
• f)To warn (advertir) the Active Administration about the possible consequences of certain behaviors or decisions, when it becomes aware of them.
• g)To verify, as pertinent, compliance with the legal and regulatory provisions governing the Institution and its functioning, as well as the policies, plans, programs, objectives, and goals that have been formulated.
• h)To verify compliance with the different activities related to the budget formulation phase carried out by the Active Administration.
• i)To evaluate, as pertinent, the operations, and also to verify the truthfulness and integrity of the records, reports, and financial and budgetary statements.
• j)To verify that the financial, material, and human resources available to the Registro Nacional have been managed with efficiency, effectiveness, and economy, complying with the corresponding legal framework.
• k)To verify the effectiveness of the plans, programs, projects, and budgets of the operational levels, and verify that their results are consistent with the objectives and goals established by the administration, providing it with the necessary recommendations to enable it to improve its management.
• l)To evaluate in the automated information systems, both in operation and under development, the different risks, in the phases determined by the Internal Auditor. In the case of systems under development, the Administration official responsible for each project shall promptly inform the Internal Audit of the date on which it will commence.
• m)Evaluate the effectiveness of risk management in the National Registry, for which the Internal Audit will verify that the Active Administration identifies and evaluates the different risks to which the Institution is exposed, plans and undertakes the pertinent measures to mitigate the negative effects of those risks, and in turn complies with the provisions of Article 18 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292. It must also promote improvements, through audit services, in the risk assessment of the organization's management processes, operations, and information systems.
• n)Verify that the Active Administration complies with the provisions of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, regarding the deconcentration of competencies and the contracting of support services with third parties; likewise, it may regularly examine the effective operation of critical controls in those deconcentrated units or in the provision of such services.
• o)Authorize, by means of an opening statement (razón de apertura), the accounting and minute books that the bodies subject to its institutional competence must keep, and other books that, at the discretion of the Internal Auditor, are necessary for strengthening the internal control system.
• p)Verify that patrimonial assets are duly controlled, accounted for, and protected against loss, deterioration, misuse, or waste.
• q)Evaluate the design, implementation, and effectiveness of the organization's objectives, programs, and activities related to ethics.
• r)Other competencies contemplated by the applicable legal, regulatory, and technical norms, observing the prohibitions established by Article 34 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292.

8292, as well as those determined by the legal and technical ordinance applicable to the activity of the Internal Audit in the National Registry. In this sense, it shall have the power to use, according to circumstances, the audit technique that best satisfies the needs of the examinations and verifications it carries out.

Audit services refer to the different types of audits according to their objectives: financial, operational, and of a special nature, in accordance with the provisions of the General Auditing Standards for the Public Sector, fundamentally aimed at evaluating the legality, effectiveness, efficiency, and economy of operations within the scope of its competence and promoting their improvement of the internal control system.

• a)Warning (Advertencia): It is a preventive service that the Internal Audit provides to the Administrative Board (Junta Administrativa) or to subordinate heads, through which it makes observations to prevent what is legally, administratively, and technically appropriate on a specific matter or about situations, decisions, or conduct, when they come to its knowledge, with the purpose of preventing possible negative consequences from their actions or risks in management, based on subsection d) of Article 22 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292.

The warning must be in writing and is executed on matters within the competence of the Internal Auditor. The actions taken by the Administration in response to the warning shall be subject to verification by the Internal Audit.

• b)Advisory (Asesoría): It is a preventive service provided by the Internal Auditor orally or in writing, at the request of the Administrative Board; it is not performed ex officio. Through this service, the Internal Auditor supplies criteria, observations, and other elements of judgment for decision-making on matters strictly within their competence, within their scope of action and without undermining or compromising independence and objectivity in the subsequent development of their other competencies. The Internal Auditor assists in decision-making, without showing an inclination for a specific position, nor suggesting, recommending, or co-administering.

Regarding other levels of the organization, advisory services may be given at the request of the interested party and shall be at the discretion of the Internal Auditor to provide, in accordance with the assessment of related risks, the availability of resources, and the fulfillment of the Internal Audit's annual work plan.

• c)Authorization of books: It is a preventive service based on subsection e) of Article 22 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, which consists of granting the opening statement (razón de apertura) and conducting periodic reviews of the effectiveness, management, authorization, and control of accounting books, as well as minute books kept by the different dependencies of the National Registry; as well as other relevant books and records that, at the discretion of the Internal Auditor, are necessary for strengthening the internal control system.

This deadline shall be established also considering the degree of complexity and urgency that the required information represents.

When the request cannot be met within the established deadline, upon prior verification of the concurrent reasons, the responsible person must communicate this to the Internal Audit, so that it may determine whether an extension or extension of the established deadline is appropriate before its expiration.

Excepted are cases of audits with a reserved nature, in which their results should not be discussed, or when information of a confidential nature is obtained in the audit study, in which case the discussion must be partial.

The oral communication of results is arranged by the Internal Auditor in coordination with the team that was in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in the cases of special reports relating to reports of findings (relaciones de hechos) and others that the regulations contemplate.

Reports of special studies where the opening of disciplinary procedures is recommended are excepted from the process of oral communication of results.

8292, and the regulations issued on the matter by the Comptroller General of the Republic, so that the pertinent decisions and actions are taken, in accordance with the deadlines that the indicated Law specifies and with the application of the National Registry's regulations in that matter.

The Internal Auditor shall define the levels and competencies for that communication.

The former, called internal control reports, which contain findings with their corresponding conclusions and recommendations; the latter, called reports of findings (relaciones de hechos). Both types of reports must comply with the pertinent legal, regulatory, and technical norms.

Audit reports must include the objectives, scope, findings, conclusions, and recommendations, and other results of the work, according to the nature thereof and in observance of the legal provisions and regulations issued by the Comptroller General of the Republic.

The findings thus corrected shall be disclosed in summary form in the observations of the final audit report.

8292, with application of the regulations established in the National Registry, and in observance of the regulations issued by the Comptroller General of the Republic.

To warn the Administrative Board or subordinate heads, as appropriate, of their duties in the processing of reports, especially regarding the deadlines that must be observed, a section must be incorporated into the report or the presentation communication (oficio), with the transcription of Articles 36, 37, 38, and the first paragraph of Article 39 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, to warn about the possible responsibilities they may incur for unjustifiably failing to comply with the duties of said Law.

The content of the reports of findings (relaciones de hechos) shall conform to the guidelines issued by the Comptroller General of the Republic.

The information, documentation, and other evidence of the preliminary investigations carried out by the Internal Audit shall be confidential during the formulation of the respective report and until the completion of the hearing procedure granted to the interested party for their eventual administrative and civil responsibility, in accordance with the provisions of Articles No. 6 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, and No. 8 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service, Law No. 8422 and its reforms.

The follow-up must also include the results of evaluations performed by external auditors, the Comptroller General of the Republic, and other corresponding control and oversight institutions. The results of the follow-up shall be communicated annually by the Internal Auditor to the Administrative Board, in accordance with the provisions of subsection g) of Article 22 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, without prejudice to other related reports, at the discretion of the Internal Auditor, when deemed pertinent.

Likewise, they must present the final management report, when applicable according to the provisions of subsection e) of Article 12 of the General Law of Internal Control, Law No. 8292, in accordance with the requirements established for such effect by the Comptroller General of the Republic; and comply with the budgetary and management evaluation reports that the Administration requires, in accordance with the legal provisions regulating the matter.

The Active Administration shall render accounts every three months to the Administrative Board on the attention given to the issued provisions and recommendations.

The Internal Audit shall follow up on compliance with the above provision.

8292.

The determination of responsibilities and application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to the regulations applicable to them.

It governs as of its publication in the Official Gazette (Diario Oficial La Gaceta).

Todo lo anterior, con el propósito de que su actividad coadyuve al éxito de la labor institucional, en aras de la legalidad y efectividad en el manejo de los fondos públicos involucrados en su gestión.

• a)Administración Activa: Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye a la Junta Administrativa, como última instancia.
• b)Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a los órganos sujetos a la competencia institucional, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
• c)Asesoría: Consiste en proveer al jerarca de criterios, opiniones u observaciones que coadyuven a la toma de decisiones, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292, así como lo dispuesto en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
• d)Auditoría o Auditoría Interna: Auditoría Interna del Registro Nacional que dentro de la organización funcional corresponde a la Unidad a que se refiere la Sección I del Capítulo IV de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292.
• e)Ausencia Permanente: Ausencia en la que no existe la expectativa de retorno del titular de la plaza, ya sea por renuncia, jubilación, despido, defunción o cualquier otro motivo que impida su regreso.
• f)Ausencia Temporal: Ausencia que tiene una fecha de inicio y una fecha de conclusión, por existir la expectativa de retorno del titular de la plaza en una fecha determinada.
• g)Bloque de legalidad u ordenamiento jurídico: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica.
• h)Competencias: Atribución de una potestad legítima para el conocimiento o resolución de un asunto, conjunto de actividades, labores asignadas por la normativa a la Auditoría Interna.
• i)Concurso Público: Proceso de reclutamiento y selección de personal en el cual pueden participar los funcionarios de la Institución y el público en general, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos, con el fin de seleccionar el candidato idóneo para el puesto en concurso.
• j)Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe regalos, dádivas, comisiones o gratificaciones, o participa en alguna situación que se contrapone a su cargo y con ello puedan afectar su integridad e independencia.
• k)Contraloría u Órgano Contralor: Contraloría General de la República.
• l)Cuidado profesional: Desempeño de los trabajos de manera prudente y competente, sin que ello implique infalibilidad.
• m)Independencia de criterio: Condición según la cual la Auditoría Interna debe estar libre de injerencias del Jerarca y de los demás sujetos de su competencia institucional, en la ejecución de sus labores.
• n)Independencia funcional: Atributo dado a la Auditoría Interna ante su posición en la Estructura Organizacional como órgano asesor de alto nivel dependiente del Jerarca.
• o)Inopia: Ausencia de candidatos con idoneidad comprobada para ocupar un determinado puesto, lo que conlleva que, ante la ausencia de personas que cumplan todos los requisitos para ingresar al puesto, y cuando las circunstancias de urgencia y necesidad para satisfacer el servicio público lo requieran, se obvien algunos requisitos del puesto para permitir el nombramiento.
• p)Junta Administrativa o Jerarca: Junta Administrativa del Registro Nacional, máximo jerarca de la Institución.
• q)Los demás funcionarios de la Auditoría Interna: Funcionarios que se desempeñan en la Auditoría Interna, ocupando puestos diferentes a los de la persona Auditora Interna y la persona Subauditora Interna ya sea que pertenezcan a esa unidad o que se desempeñen en ella de manera temporal en razón de un préstamo, convenio o similar.
• r)Lineamientos: Se refiere a los Lineamientos sobre las gestiones que involucran a la auditoría interna presentadas ante la Contraloría General de la República.
• s)Manual de Auditoría Interna: Compendio de documentos referentes a la organización, funciones, procedimientos y demás disposiciones aplicables a la Auditoría Interna del Registro Nacional.
• t)Nombramiento interino: Designación temporal de la persona Auditora o Subauditora interna, en la cual se definen las fechas de inicio y fin de su nombramiento en el cargo.
• u)Nombramiento a plazo indefinido: Designación permanente de la persona Auditora Subauditora Interna, en la cual no se determina la fecha de finalización del nombramiento.
• v)Nómina de elegibles: Lista de participantes de un concurso que, como producto de este, cuentan con la condición de idoneidad para ocupar un cargo. Se produce cuando un número distinto de tres personas alcanzan dicha condición.
• w)Normas para el ejercicio de la auditoría: Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República, mediante resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009.
• x)Normas generales de auditoría: Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General mediante resolución R-DC-064-2014 del 11 de agosto del 2014.
• y)Normas internacionales: Marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna, promulgadas por el Instituto de Auditores Internos (Institute of Internal Auditors).
• z)Objetividad: Mantenimiento de una actitud imparcial por parte de la persona auditora en el desarrollo de las funciones de su competencia, para ello debe gozar de total independencia en sus relaciones, no debe permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.

aa) Persona Auditora Interna: Auditor Interno del Registro Nacional.

bb) Persona Subauditora Interna: Subauditor Interno del Registro Nacional.

• cc)Recargo de funciones: Situación laboral en la que un trabajador asume, de forma parcial o total y por un tiempo definido, las funciones de un puesto de mayor categoría, adicionales a las labores propias del puesto que ostenta. Lo anterior implica que el trabajador desempeña simultáneamente las funciones de ambos cargos.

dd) Registro: Registro Nacional.

ee) Regulaciones administrativas: Son aquellas regulaciones que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las referidas a temas tales como control del tiempo, evaluación, permisos y vacaciones.

ff) Suplencia o sustitución: Reemplazo temporal de una persona funcionaria titular por otro funcionario.

gg) Terna: Lista de tres personas que, como candidatos en un concurso, obtienen las tres calificaciones más altas conforme a los criterios establecidos para la selección de uno de ellos.

hh) Titular Subordinado: Persona funcionaria de la Administración Activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

• ii)Universo auditable: Es el conjunto de áreas, dependencias, servicios, procesos, sistemas y funciones que pueden ser evaluados por la Auditoría Interna en un determinado proceso.

En relación con los términos de la materia de auditoría y control interno no incorporados defina a futuro la Contraloría General de la República en sus directrices, manuales y lineamientos. De manera supletoria se podrán aplicar los términos que se establezcan en el marco internacional para la práctica de la auditoría interna establecido por el Instituto de Auditores Internos.

En el proceso de actualización del Reglamento, en el trámite de aprobación, tanto interno como externo, así como en la resolución de conflictos entre la persona Auditora Interna y la Junta Administrativa sobre el contenido propuesto, se aplicarán los lineamientos sobre el reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del sector público y sus modificaciones, emitidos por la Contraloría General de la República y las que en un futuro emita el Ente Contralor.

Una vez aprobado por el Jerarca y previa aprobación por parte de la Contraloría General de la República, el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Registro Nacional y sus modificaciones, se deberá publicar en el Diario Oficial La Gaceta y además, la Administración y la Auditoría Interna lo divulgarán en el ámbito institucional.

De la organización de la Auditoría Interna

Concepto de auditoría interna

Dentro de la organización, la Auditoría Interna contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales y le genera valor mediante la evaluación y mejora de la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección. Además, proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico, y a prácticas sanas.

En el ejercicio de sus funciones la Auditoría Interna se regulará por este reglamento, la normativa técnica y por las disposiciones, criterios, directrices, lineamientos, políticas y procedimientos, en cuanto le sean aplicables o que en el futuro emita, en el ámbito de su competencia, la Contraloría General de la República y las entidades que regulan la actividad profesional de la auditoría interna.

Como respaldo de su actuación y en cumplimiento del principio de legalidad, la persona Auditora Interna mantendrá actualizado en el Manual de Auditoría Interna, el detalle de la normativa que constituye el marco legal y técnico de su actividad.

Independencia y objetividad

Al determinar la planificación y sus modificaciones, al manejar sus recursos, así como al desempeñar su trabajo y al comunicar sus resultados, se requiere objetividad e imparcialidad en la labor efectuada por la Auditoría Interna. Las conclusiones de los informes realizados deberán ser objetivas y por consiguiente, deben basarse exclusivamente en las pruebas obtenidas y unificadas de acuerdo con las normas de auditoría.

• a)Ser empleados, ejercer funciones o realizar actuaciones de Administración Activa en otra unidad administrativa del Registro Nacional, salvo las necesarias para cumplir su competencia.
• b)Ser miembros de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares, formar parte de órganos directores de procedimientos administrativos, de conformidad con las disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de Control Interno Ley N° 8292 y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley N° 8422.
• c)Auditar operaciones, unidades, áreas, proyectos o programas, de los cuales fueron responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otro tipo de relación, al menos hasta por el período de un año previo a su nombramiento en la Auditoría Interna.
• d)En todas las gestiones relacionadas con su labor, su independencia de criterio no debe verse afectada por intereses personales, externos; por relaciones personales o financieras.
• e)Auditar cualquier asunto en el cual tenga algún interés personal o familiar, directo o indirecto, así como alguna actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles con su función auditora.
• f)Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades. Deben mantener la neutralidad política, tanto en el ámbito público como privado.
• g)Evitar relaciones o actuaciones que contravengan las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos en general.
• h)Utilizar su cargo oficial con propósitos privados.
• i)Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia.
• j)Aceptar dádivas, gratificaciones u ofrecimientos que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.
• k)Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la Institución.
• l)Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado. De esta prohibición se exceptúa la docencia, cuando sea fuera de la jornada laboral.

Deberá establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.

En el caso de que las limitaciones sean aplicables a la persona Subauditora Interna o a los demás funcionarios de Auditoría, la situación deberá hacerse del conocimiento de la persona Auditora Interna.

Podrá solicitar, cuando lo estime necesario, que su opinión se acredite en las actas respectivas.

La participación de la persona Auditora Interna o del funcionario designado en las sesiones de Junta Administrativa, será conforme con su función de asesorar en asuntos propios de su competencia, sin que se menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus funciones; o para la presentación de temas relativos a la administración y funcionamiento de la Auditoría Interna.

Tendrá la posibilidad de abstenerse de emitir su opinión o posponerla para hacerlo oportunamente, sea de forma verbal o por escrito en otra sesión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio. Lo anterior, sin perjuicio de la potestad del Jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente y conveniente.

La presencia de la persona Auditora Interna o del funcionario en las sesiones de Junta Administrativa, no releva al Órgano Colegiado de la responsabilidad de respetar el ordenamiento jurídico y técnico en los asuntos que acuerde.

En caso de requerirse la participación del personal que integra la Auditoría Interna en sesiones, reuniones, grupos de trabajo o comisiones de la Administración, la misma será exclusivamente en calidad de asesor, en asuntos de su competencia, con voz pero sin voto; previa invitación y coordinación con la persona Auditora Interna; siempre y cuando no sea con carácter permanente y su participación no represente un conflicto de interés. Lo anterior, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.

Las personas asistentes de la Auditoría Interna podrán emitir su opinión cuando lo consideren apropiado, sea durante la sesión de trabajo o posteriormente de manera oportuna. Ni la presencia ni el silencio de la persona Auditora Interna o su representante, releva a los funcionarios de la Administración de su responsabilidad de respetar el bloque de legalidad u ordenamiento jurídico y técnico.

Ubicación y estructura organizativa

La Auditoría Interna funcionará bajo la responsabilidad y dirección de la persona Auditora Interna y contará con una persona Subauditora Interna, quien le apoyará en el cumplimiento de sus funciones, de acuerdo con las labores que este le asigne y le suplirá en sus ausencias temporales con todas sus atribuciones.

Las regulaciones administrativas que al efecto establezca la Junta Administrativa, deben garantizar la igualdad de trato en relación con las que rigen en la Institución para los niveles dependientes del Jerarca o del mismo rango de los cargos de las personas Auditora y Subauditora Internas y no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio de las personas Auditora y Subauditora Internas y su personal; en caso de duda, la Contraloría dispondrá lo correspondiente. Dichas regulaciones deberán someterse a conocimiento de la persona Auditora Interna, previo a su aprobación, modificación o derogatoria y contendrán los temas y condiciones contemplados en los lineamientos que al efecto emite la Contraloría General de la República.

Le corresponde a la persona presidenta de la Junta Administrativa o a quien esta delegue, conforme lo que señala la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227, la aprobación de los permisos, licencias y vacaciones a la persona Auditora Interna, sin perjuicio de que la Junta Administrativa establezca que en determinadas circunstancias, estos también se hagan de su conocimiento. En el caso de la persona Subauditora Interna, dicha aprobación le corresponderá a la persona Auditora Interna.

Los demás funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del Registro Nacional.

Es responsabilidad de la persona Auditora Interna disponer para su unidad una estructura conforme a la normativa, lineamientos de organización del Registro Nacional, disposiciones técnico-jurídicas, concordante con los objetivos, riesgos institucionales, y sanas prácticas aplicables a su actividad, a efecto de asegurar razonablemente, la efectividad en el cumplimiento de sus obligaciones legales y técnicas, así como la administración eficaz, eficiente y económica de los recursos asignados.

Para el desempeño de sus competencias, la persona Auditora Interna establecerá una estructura que contemple la atención de las funciones propias de la dirección de la Auditoría Interna, el desarrollo de los servicios de auditoría financiera, auditoría operativa, estudios de carácter especial y servicios preventivos, o los que a futuro dispongan los órganos vinculados con la materia de fiscalización superior, así como el apoyo administrativo que su gestión requiera. En el Manual de Auditoría Interna se especificará la organización y las funciones de cada uno de los procesos sustantivos y de apoyo, así como los puestos que la conforman.

Las modificaciones a la estructura de la Auditoría Interna requerirán de la aprobación expresa de la persona Auditora Interna y del acuerdo de la Junta Administrativa.

La Junta Administrativa dispondrá de un plazo de treinta días hábiles desde que se conoce la petición, para emitir el acuerdo respectivo, ante la solicitud de recursos que realice la Auditoría Interna. El mismo plazo se observará en el caso de que el Jerarca deba referirse a desacuerdos planteados por la Auditoría Interna respecto a la resolución sobre la dotación de recursos.

Asimismo, dispondrá, en coordinación con la Auditoría Interna, la preparación de las regulaciones administrativas que contengan los procedimientos, plazos y trámites internos para resolver las solicitudes de dotación de recursos.

De presentarse limitaciones que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, la persona Auditora Interna deberá comunicar y fundamentar por escrito esta situación ante la Junta Administrativa, para su oportuna atención.

Cuando la persona Auditora Interna demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna limita la cobertura adecuada del universo auditable y afecta la revisión oportuna del patrimonio institucional, deberá informar por escrito a la Junta Administrativa del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio de la persona Auditora Interna y las disposiciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación de la Junta Administrativa, quien valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables. La Auditoría Interna para dar cumplimiento a su plan de trabajo, ejecutará su presupuesto conforme lo determinen sus necesidades.

De los cargos Auditor Interno y Subauditor Interno

Ambos funcionarios dependerán orgánicamente de la Junta Administrativa y pertenecerán al nivel jerárquico de alto nivel del Registro Nacional.

En el proceso de reclutamiento y selección se establecerán los procedimientos y requisitos mínimos para los nombramientos interinos e indefinidos establecidos en los lineamientos y directrices que emita el Órgano Contralor y las pruebas necesarias para asegurar la selección de los candidatos idóneos para ocupar los cargos, sin perjuicio de que previo al inicio del proceso de reclutamiento y selección, la Junta Administrativa incorpore requisitos adicionales a dichos cargos, con la finalidad de garantizar la capacidad, experiencia e idoneidad de las personas Auditora y Subauditora Internas, en razón de la naturaleza de la Institución y la complejidad de sus funciones. En forma supletoria se aplicarán los trámites y procedimientos establecidos por el Registro Nacional, en la medida en que no resulten contrarios a los lineamientos antes indicados.

En todos los casos se observarán las directrices y lineamientos señalados, en cuanto a procesos de concurso, formación de expediente, integración de terna o nómina de elegibles, comunicaciones, requisitos, devolución de solicitudes, plazos, período de prueba, falla e inopia y demás temas que se incorporen en ellos.

Cuando se trate del nombramiento de la persona Subauditora Interna, la Junta Administrativa podrá solicitar el criterio no vinculante de la persona Auditora Interna, respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como idóneos para el cargo.

La decisión de suspensión o destitución deberá ser emanada por la Junta Administrativa, quien deberá respetar el debido proceso. De previo a emitir el acto final, la Administración deberá contar con el dictamen favorable de la Contraloría General de la República.

En su gestión deberán observar las respectivas funciones y responsabilidades establecidas en el Manual de Cargos Institucional del Registro Nacional, las cuales serán definidas de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República y otra normativa jurídica y técnica aplicable a esa actividad.

La persona Auditora Interna asignará las funciones a la persona Subauditora Interna, quien será su colaborador en el ejercicio de las labores, de conformidad con lo previsto para su puesto en el perfil y en el Manual indicado.

Ambos funcionarios serán los encargados de la Auditoría Interna y son los responsables finales del logro de sus objetivos, por lo que requieren compromiso con las políticas y lineamientos emanados del Máximo Jerarca, y lealtad absoluta hacia la Institución y sus valores. Cumplirán sus funciones con pericia y debido cuidado profesional, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio y vigilarán porque su personal responda de igual manera.

La persona Auditora Interna responderá ante la Junta Administrativa por su gestión y en lo que corresponda, ante la Contraloría General de la República. La persona Subauditora Interna será el funcionario dependiente de la persona Auditora Interna y ostenta oficialmente la segunda posición jerárquica en la actividad de Auditoría Interna, responderá por su gestión ante la persona Auditora Interna; y ante la Junta Administrativa cuando sustituya a la persona Auditor en sus ausencias temporales.

La persona Auditora Interna podrá delegar en su personal funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública, Ley N°6227, así como la Ley General de Control Interno, Ley N°8292.

Sin perjuicio de lo establecido en otros artículos de este Reglamento, en la Ley General de Control Interno Ley N°8292 y lo dispuesto en materia de auditoría interna por parte de la Contraloría General de la República, la persona Auditora Interna tendrá las siguientes responsabilidades:

• a)Dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.
• b)Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el Artículo 4 de este Reglamento, así como cumplir y hacer cumplir sus disposiciones.
• c)Definir, implementar, dirigir, evaluar, actualizar y mejorar en forma constante la calidad de los procesos, políticas, procedimientos, prácticas, productos y servicios requeridos para cumplir las competencias de la Auditoría Interna, de orden sustantivo y estratégico.
• d)Formular los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para establecer, mantener y divulgar un programa de aseguramiento continuo de calidad y mejora de todos los aspectos de la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y técnica pertinente.
• e)Implementar una adecuada gestión de supervisión, que se dirija al cumplimiento de los objetivos de la Auditoría Interna, de cada proceso y de cada estudio en particular.

Debe verificar el cumplimiento de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del programa de mejoramiento de la calidad, para la generación del valor agregado tanto de los procesos, de los productos y servicios finales de la Auditoría Interna.

• f)Administrar su personal hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.
• g)Liderar el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir y mantener actualizadas la visión, la misión, las principales políticas, los objetivos y valores que rigen su accionar. Presentará el plan estratégico a la Junta Administrativa, de conformidad con la normativa legal y técnica.
• h)Definir y documentar la planificación de corto plazo mediante un Plan Anual de Auditoría, congruente con la planificación estratégica y la normativa reglamentaria y técnica pertinente, con la finalidad de asegurar el desarrollo de sus procesos con alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo del Registro Nacional y los riesgos relacionados con su accionar.
• i)Establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas administrativas de acceso y custodia de la documentación, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial, según lo establecido en el Artículo 6º de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292 y el Artículo 8° de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley N° 8422 y sus reformas.
• j)Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Administrativa, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Administrativa o de entes fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios, todo de conformidad con las normas, directrices y lineamientos dictados por la Contraloría General de la República.
• k)Presentar el informe anual de labores a conocimiento de la Junta Administrativa, según lo establecido en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N° 8292; así como rendir informes periódicos sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna y de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos asignados.
• l)Proponer a la Junta Administrativa oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de recursos para cumplir el plan de trabajo, incluidas las necesidades administrativas de la Auditoría Interna, conforme los lineamientos del Órgano Contralor.

m)Tomar las acciones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas, tanto institucionales como de la Auditoría Interna, que les sean aplicables.

• n)Establecer e implementar las medidas necesarias para el manejo de las relaciones y coordinaciones con la Junta Administrativa, los titulares subordinados y otras instancias internas y externas de la Institución.
• o)Actuar conforme lo dispuesto en el marco ético institucional y de la Auditoría Interna, así como velar por que los funcionarios de la Auditoría se conduzcan de igual manera en sus distintas relaciones internas y externas.

El recargo de funciones, la sustitución o suplencia, podrán hacerse por el tiempo de la ausencia temporal del titular, excepto si la duración de esa ausencia es superior a tres meses y las condiciones operativas expuestas a la Junta Administrativa por la Auditoría Interna, justifican el nombramiento de una persona Auditora o Subauditora Interna interina.

La Junta Administrativa podrá realizar el respectivo nombramiento de la persona Auditora o Subauditora Interna interino, según corresponda, desde el inicio de la ausencia temporal, en los casos en que tenga conocimiento previo, que el lapso de la ausencia temporal excederá los tres meses antes señalados. Hechos los nombramientos interinos correspondientes, cesarán los recargos o sustituciones.

En dicho recargo, sustitución o suplencia, se cumplirá con los lineamientos que emita el Órgano Contralor y supletoriamente con las disposiciones institucionales en la materia.

La suma del plazo de la sustitución, suplencia, o recargo y el nombramiento interino no deberá sumar más de doce meses.

En los casos de ausencia permanente, se deberá gestionar la autorización de la Contraloría General de la República, previo a realizar el nombramiento interino, indicado los datos de la persona que se designará y demostrando los requisitos de idoneidad aplicables. No obstante, si el nombramiento interino en el cargo de Auditor Interno recayera en quien ejerce el cargo de Subauditor Interno, no se requerirá la autorización del Órgano Contralor.

La Junta Administrativa o su representante deberá comunicar a la Contraloría General de la República, el nombramiento interino a más tardar el primer día hábil del inicio de funciones en el respectivo cargo.

La solicitud de autorización de nombramientos interinos que se formule ante la Contraloría General de la República, contemplará los requisitos descritos en los lineamientos emitidos o que a futuro disponga el contralor.

Cuando se trate del recargo, sustitución o suplencia; o nombramiento interino del Subauditor Interno, la Junta Administrativa podrá solicitar el criterio de la persona Auditora Interna, respecto de la idoneidad de los funcionarios que se estén considerando para el cargo. Dicho criterio no será vinculante al Jerarca.

Del personal de la Auditoría Interna

La disminución de plazas por movilidad laboral deberá ser previamente autorizada por la persona Auditora Interna.

Para determinar la necesidad de recursos y respaldar la solicitud ante la Junta Administrativa, le corresponde la persona Auditora Interna definir técnicamente los recursos requeridos, mediante un estudio que considere su ámbito de acción, los riesgos asociados a los elementos del universo auditable, el ciclo de auditoría, la realidad institucional, el volumen de actividades y demás factores que permitan establecer de manera razonable los recursos requeridos, todo de conformidad con los lineamientos, directrices y regulaciones de los órganos competentes.

Los requisitos para la creación y ocupación de plazas de la Auditoría Interna deberán considerar sus necesidades reales y no podrán ser aplicados en perjuicio del funcionamiento del sistema de control interno de la Institución.

Las vacantes que se presenten en los puestos de la Auditoría Interna deberán llenarse en los plazos establecidos por la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.

La disminución de plazas, por cualquier motivo en la Auditoría Interna, deberá ser previamente autorizada por la persona Auditora Interna. En los casos que la disminución de plazas afecte la ejecución de su plan anual de trabajo o represente un debilitamiento al sistema de control institucional, deberá informarse a la Junta Administrativa.

Asimismo, emprenderán acciones para actualizar y perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras competencias requeridas para el ejercicio de la auditoría interna.

La persona Auditora Interna realizará las acciones que sean necesarias, para que ella y su equipo de trabajo perfeccionen sus conocimientos, aptitudes y otras competencias requeridas, mediante la capacitación profesional continua.

Esta confidencialidad no se aplicará ante:

• a)Solicitudes o requerimientos de la Contraloría General de República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora.
• b)Solicitudes o requerimientos de la Junta Administrativa.
• c)Solicitudes o requerimientos expresos de autoridades competentes que devienen por imperativo legal.
• d)Solicitudes o requerimientos de información por parte de la Asamblea Legislativa en el ejercicio de sus atribuciones.

Conducirán su actuación según lo dispuesto en el Manual de Buenas Prácticas del Registro Nacional, así como en el marco ético de la Auditoría Interna, el cual incorpora los principios, valores y normas plasmados en el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos y en las Directrices generales sobre principios y enunciados éticos a observar por parte de los jerarcas, titulares subordinados, funcionarios de la Contraloría General de la República, auditorías internas y servidores públicos en general, emitidas por la Contraloría General de la República. Lo anterior, sin perjuicio de las normas éticas de los colegios profesionales a los que se encuentran afiliados sus funcionarios y las que se promulguen, en materia ética y transparencia, en el Registro Nacional. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

Ámbito de competencia de la Auditoría Interna

Esa función podrá ejercerla directamente, por medio de unidades descentralizadas de Auditoría Interna o por medio de la contratación de servicios externos.

Relaciones y coordinación

Lo anterior, sin perjuicio de la coordinación interna requerida y sin que ello implique limitación alguna para la efectiva actuación de la Auditoría Interna.

Para suplir esas necesidades, en apoyo a las auditorías que realice, podrá incorporar profesionales y técnicos de diferentes disciplinas, sean funcionarios o no del Registro Nacional, para que lleven a cabo labores de su especialidad, a través de los procedimientos legales correspondientes.

Del funcionamiento de la Auditoría Interna

Competencias de la Auditoría Interna

Deberes de la Auditoría Interna

• a)Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional.
• b)Practicar auditorías o estudios especiales en cualquier unidad administrativa u operativa del Registro Nacional, en el momento que considere oportuno, conforme su plan de auditoría o de acuerdo con las prioridades del caso, cuando medie petición de la Junta Administrativa, la Dirección General, la Contraloría General de la República, por denuncia de terceros; o bien, porque así lo determine la Auditoría Interna.
• c)Verificar que estén protegidos los intereses de la Institución, concentrando sus esfuerzos en las áreas de más alto riesgo; señalar las debilidades de control interno y las recomendaciones que estime pertinentes para proporcionar las bases para una acción correctiva adecuada, con el fin de apoyar en el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
• d)Asesorar a la Junta Administrativa a su solicitud, en materia de su competencia y conocimiento, sin que su asesoría sea vinculante para quien la solicita, ni comprometa la independencia y objetividad de la Auditoría Interna en el desarrollo posterior de las labores propias de la actividad.
• e)Verificar el cumplimiento de las normas legales, reglamentarias y técnicas aplicables, en el desarrollo de nuevos sistemas automatizados, así como a las comisiones de índole multidisciplinaria que la Administración invite a integrar la Auditoría, dejando claro su papel de asesora, sea para expresar criterios oportunos o advertir, sin perjuicio del seguimiento y evaluación posterior que correspondan.
• f)Advertir a la Administración Activa sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sea de su conocimiento.
• g)Verificar, en lo pertinente, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen la Institución y su funcionamiento, así como de las políticas, planes, programas, objetivos y metas que se hayan formulado.
• h)Verificar el cumplimiento de las diferentes actividades relacionadas con la fase de formulación presupuestaria ejecutadas por parte de la Administración Activa.
• i)Evaluar, en lo pertinente, las operaciones, además comprobar la veracidad e integridad de los registros, informes y estados financieros y presupuestarios.
• j)Verificar que los recursos financieros, materiales y humanos de que dispone el Registro Nacional, se hayan gestionado con eficiencia, eficacia, economía, cumpliendo con el bloque de legalidad correspondiente.
• k)Comprobar la efectividad de los planes, programas, proyectos y presupuestos de los niveles operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos por la administración, proporcionándole las recomendaciones necesarias que le permitan mejorar su gestión.
• l)Evaluar en los sistemas de información automatizados, en operación y en desarrollo, los distintos riesgos, en las fases que la persona Auditora Interna determine. Para el caso de los sistemas en desarrollo, el funcionario de la Administración, responsable de cada proyecto, informará oportunamente a la Auditoría Interna la fecha en que este dará inicio.
• m)Evaluar la eficacia de la gestión del riesgo en el Registro Nacional, para lo cual, la Auditoría Interna verificará que la Administración Activa identifique y evalúe los distintos riesgos a los que está expuesta la Institución, planifique y emprenda las medidas pertinentes para mitigar los efectos negativos de esos riesgos, y a su vez cumpla con lo que establece el Artículo 18 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292. También deberá promover mejoras, a través de los servicios de auditoría, en la valoración del riesgo de los procesos de dirección, de las operaciones y de los sistemas de información de la organización.
• n)Verificar que la Administración Activa cumpla con lo establecido en la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, en materia de desconcentración de competencias y la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, podrá examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.
• o)Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
• p)Verificar que los bienes patrimoniales se encuentren debidamente controlados, contabilizados, protegidos contra pérdida, menoscabo, mal uso o desperdicio.
• q)Evaluar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética.
• r)Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, bajo la observancia de las prohibiciones que establece el Artículo 34 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.

Potestades de la Auditoría Interna

En este sentido, tendrá la potestad de utilizar, según las circunstancias, la técnica de auditoría que satisfaga en mejor forma las necesidades de los exámenes y verificaciones que lleva a cabo.

Otros aspectos relativos al funcionamiento de la Auditoría Interna

Los servicios de auditoría se refieren a los distintos tipos de auditoría según sus objetivos:

financiera, operativa y de carácter especial, de conformidad con lo dispuesto en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, encaminadas fundamentalmente, a evaluar la legalidad, eficacia, eficiencia y economía de las operaciones dentro del ámbito de su competencia y promover su mejora del sistema de control interno.

• a)Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna a la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, con la finalidad de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292.

La advertencia deberá ser escrita y se ejecuta sobre asuntos de competencia de la persona Auditora Interna. Lo actuado por la Administración en respuesta a la advertencia, será objeto de verificación por la Auditoría Interna.

• b)Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda la persona Auditora Interna en forma oral o escrita, a solicitud de la Junta Administrativa, no se realiza de manera oficiosa. Mediante este servicio, la persona Auditora Interna suministra criterios, observaciones y demás elementos de juicio para la toma de decisiones sobre asuntos estrictamente de su competencia, dentro de su ámbito de acción y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. La persona Auditora Interna coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir, recomendar o coadministrar.

En cuanto a otros niveles de la organización, la asesoría podrá darse a solicitud de la parte interesada y quedará a criterio de la persona Auditora Interna proporcionarla, de conformidad con la valoración de los riesgos relacionados, la disponibilidad de recursos y el cumplimiento del plan de trabajo anual de la Auditoría Interna.

• c)Autorización de libros: Es un servicio preventivo con fundamento en el inciso e) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, que consiste en otorgar la razón de apertura y realizar revisiones periódicas de la efectividad, el manejo, la autorización y el control de libros contables, también de actas que llevan las diferentes dependencias del Registro Nacional; así como otros libros y registros relevantes que, a criterio de la persona Auditora Interna, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.

Este plazo será establecido considerando además, el grado de complejidad y la urgencia que representa la información requerida.

Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, previa comprobación de los motivos que concurren, el responsable deberá comunicarlo así a la Auditoría Interna, a fin de que esta determine si procede su ampliación o prórroga del plazo establecido antes de su vencimiento.

Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando en el estudio de auditoría se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone la persona Auditora Interna en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.

Los informes de estudios especiales donde se recomiende la apertura de procedimientos disciplinarios se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.

La persona Auditora Interna definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

de su competencia y sobre aquellos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades.

Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos de informe deben cumplir con la normativa legal, reglamentaria y técnica pertinente.

Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de este y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Los hallazgos así corregidos, serán revelados de forma resumida en las observaciones del informe final de auditoría.

Para prevenir a la Junta Administrativa o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe o en el oficio de presentación, un apartado con la transcripción de los artículos 36, 37, 38 y el párrafo primero del Artículo 39 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

El contenido, de los informes de relaciones de hechos, se ajustará a las directrices promulgadas por la Contraloría General de la República.

La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones preliminares efectuadas por la Auditoría Interna, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo y hasta la finalización del trámite de audiencia que se otorgue al interesado por su eventual responsabilidad administrativa y civil, de conformidad con lo que establecen los artículos N° 6 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292 y N° 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Ley N° 8422 y sus reformas.

El seguimiento deberá incluir además los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda. Los resultados del seguimiento serán comunicados anualmente por la persona Auditora Interna a la Junta Administrativa, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del Artículo 22 de la Ley General de Control Interno Ley N°8292, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio de la persona Auditora Interna, cuando lo considere pertinente.

Asimismo, deberá presentar el informe final de gestión, cuando corresponda según lo establecido en el inciso e) del Artículo 12 de la Ley General de Control Interno, Ley N° 8292, de conformidad con los requisitos que para tal efecto establece la Contraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación presupuestaria y de gestión que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.

La Administración Activa rendirá cuentas cada tres meses a la Junta Administrativa sobre la atención dada a las disposiciones y recomendaciones vertidas.

La Auditoría Interna dará seguimiento al cumplimiento de lo anteriormente dispuesto.

La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según la normativa que les resulte aplicables.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.