Regulation for the Import, Export and Trade of SeedsReglamento para la Importación, Exportación y Comercio de Semillas

Requirements and Procedures.

General Provisions 1. PURPOSE.

To establish the requirements and procedures that must be met for the import, trade and use of good quality seeds as well as to prevent practices that could be misleading, through conformity assessment, in observance of the Law of the National Seed Office No. 6289.

2. SCOPE OF APPLICATION.

It applies to the seeds of species useful in agricultural, livestock, and forestry activities, used by importers, exporters, and traders (comercializadores) of seeds during the performance of these economic activities.

3. REFERENCES.

This Regulation is complemented by the following:

3.1 Decree No. 36844-MAG-MEIC-COMEX, putting into effect Resolution No. 265-2011 (COMIECOLX), RTCA 65.05.34:06 Registry of Commercial Varieties. Registration Requirements, published in Gazette No. 228, Monday, November 28, 2011.

3.2 Decree No. 36588-COMEX-MEIC-MAG, putting into effect Resolution No. 259-2010 (COMIECOLIX), RTCA 65.05.53:10 Requirements for the production and trade of certified seed of basic grains and soybeans, published in Gazette No. 117, Friday, June 17, 2011.

4. DEFINITIONS.

4.1 Official quality analysis: process carried out in an official laboratory, from a seed sample sent by the National Seed Office, in order to evaluate the quality of a seed lot.

4.2 Seed quality: set of inherent attributes of the seeds that considers their genetic condition, physical, physiological, and phytosanitary state.

4.3 Seed trade (Comercialización de semillas): the offer for sale, possession for sale, sale, and any other commercial operation (assignment, delivery, or transfer) for commercial exploitation purposes, of seeds to third parties, for consideration or not. Excluded from this definition are: the delivery of seed samples for exclusive research purposes, the assignment or exchange between farmers of local, traditional, or creole seeds.

4.4 Seed trader or vendor (Comercializador o expendedor de semillas): any natural or legal person, of a public or private nature, who, in their own name or on behalf of another, habitually engages in producing, offering, importing, exporting, distributing, or selling seeds, without this necessarily being their main activity.

4.5 Seed consumer or user (Consumidor o Usuario de semillas): any natural person or entity, whether de facto or de jure, who as the final recipient acquires or uses seeds as inputs to integrate them into the processes of production, transformation, or trade of plants.

4.6 Official quality control (Control oficial de calidad): process to which the seed is subjected for the verification of quality standards or norms, established by the National Seed Office.

4.7 Seed lot: specific quantity of seeds, physically identifiable, for which an official quality analysis certificate can be issued.

4.8 Seed sample: Quantity of seed representative of a lot, obtained by combining and mixing subsamples taken randomly from different points of the lot.

4.9 Reference sample (Muestra de referencia): seed sample supplied by the producer company, which is representative of the seed lot to be traded.

4.10 Official sample (Muestra oficial): seed sample taken by an inspector of the National Seed Office, for official quality control purposes.

4.11 Quality standards (Normas de calidad): quality levels established by the National Seed Office, which the seed must possess for its trade.

4.12 Seed: Any plant structure intended for the sexual reproduction or asexual multiplication of a species, such as botanical seed, cuttings, stakes, graft-patterns, buds, bulbs, rhizomes, tubers, in vitro.

4.13 Variety: set of cultivated plants or individuals that are distinguished by one or more morphological, physiological, cytological, chemical, or other agricultural or industrial characters, and that, when reproduced, maintain their distinctive characteristics of uniformity and stability.

Obligations of Seed Importers, Exporters, and Traders 5. TECHNICAL CONTENT.

5.1 Seed importers, exporters, and traders (comercializadores de semilla) must comply with the following obligations:

5.1.1 Be duly registered in the User Registry of Services, which the National Seed Office maintains for these purposes (Annex A).

5.1.2 Provide facilities to official inspectors for sampling, inspection, and supervision (fiscalización) of seed distribution and trade processes, and verification of quality standards.

5.1.3 Possess adequate facilities for the storage and handling of the seed in order to preserve the quality and maintain its identity.

5.1.4 Provide the information required by the National Seed Office.

5.1.5 Trade (Comercializar) only seeds that meet official quality standards and are of varieties registered in the Registry of Commercial Varieties for those crops where so determined.

5.1.6 Keep a record of seed trade, as established by the National Seed Office, detailing invoice number, seller, buyer, lot number, variety, and quantity sold.

5.1.7 Comply with the standards established in the Seed Law No. 6289 and its Regulation, as well as in the Central American Technical Regulations (Decrees No. 36588-COMEX-MEIC-MAG and 36844-MAG-MEIC-COMEX).

5.2. Natural and legal persons engaged in the import, export, or trade of seeds into the country must register in the annual registry that the National Seed Office will keep (User Registry). The requirements for registration are the following:

5.2.1 Complete the registration application form (Annex A: User Registry).

5.2.2 Attach a copy of the legal certification (personería jurídica) (with a validity of less than or equal to three months).

5.2.3 Description of storage conditions and site.

5.2.4 Pay the corresponding annual fee, as indicated at www.ofinase.go.cr/tarifas/tarifaspor servicio/registro de usuario Accepted applications will be assigned a registration number, which must be indicated on seed import or export applications.

In those cases of occasional or sporadic imports or exports, compliance with this registration requirement will not be necessary.

For the renewal of the annual registration, only the payment of the annuity will be required, unless there is any modification in the information declared in the original form, in which case it would additionally require completing the form with the updated information. Once these requirements are met, the user registration will be immediately enabled for a period of one year.

Import/Export Registration Procedure 6. REGISTRATION APPLICATION 6.1. In accordance with Article 15, subsection f) of the Law of the National Seed Office, any seed import or export requires the prior registration procedure before the National Seed Office.

Applications for seed import or export registrations must be processed and accepted before the arrival of the seed in the country. For this purpose, the interested party must submit the corresponding application (Annex B), in which the following information will be provided:

6.1.1 Name and address of the importer and exporter 6.1.2 Seed information:

a. Scientific name b. Common name c. Variety d. Seed quantity, expressed in kilograms or in units as appropriate e. Value in dollars f. Copy of the commercial invoice g. Country of origin or destination of the seed.

h. Use (commercial, experimental, or own use) i. Means of transport j. Customs office of arrival or dispatch k. Observations l. When dealing with seed of genetically modified varieties, this must be expressly declared in the application.

6.2. Once the registration application has been submitted (for both user registration and seed import and export registration), and the corresponding fee has been paid (www.ofinase.go.cr/tarifas/tarifasporservicio), the National Seed Office will have a maximum period of four days to duly process the corresponding registration. Within that period, the Office will have three days to notify the administered party if any requirement is missing. The administered party, in accordance with the provisions of Article 264 of the General Law of Public Administration, will have a period of ten business days to comply with the missing requirements. If the interested party does not address the notification within the indicated period, in accordance with the provisions of subsection 2) of the aforementioned article, they will be declared, ex officio or at the request of a party, without the right to the corresponding procedure.

Once the interested party fulfills the missing requirements, the National Seed Office will have the remaining time from the moment of the notification, within the maximum period from the date of application submission, to grant the registration.

The seed import or export registration, issued by the National Seed Office, will be valid for thirty business days from the date of its issuance.

6.3. To by electronic means in the formats prepared for this purpose (Annexes A and B of this Regulation).

6.4. Based on the application, the National Seed Office will process the import or export registration, which will be a requirement for authorization, by the General Directorate of Customs, of the customs clearance (desalmacenaje) or dispatch of the seed. The prior registration before the National Seed Office represents, for customs purposes, technical note No. 45 called "Authorization for seed import or export." It is the responsibility of the National Customs Service of the Ministry of Finance to ensure that seed imports or exports comply with the corresponding technical note.

6.5. The National Seed Office may deny the import registration application when:

6.5.1 The seed to be imported, for commercial purposes, corresponds to varieties not registered in the registry of commercial varieties, for those crops in which this type of registry operates.

6.5.2 Due to the seed's own characteristics, nature, origin, or quality, its commercial agricultural activity, the public interest, to preserve plants, or to avoid serious environmental damage.

6.5.3 The seed comes from a country that has some phytosanitary restriction established by the State Phytosanitary Service.

6.6 The National Seed Office will process registration applications for seed imports for uses other than trade (research and own use).

6.7. CONTAINER AND PACKAGING.

6.7.1. Seeds exposed for sale or delivered to third parties for their trade must be contained in new and closed containers, in such a way that they cannot be opened without destroying the seal, or without leaving signs that show that the content could have been altered or changed. Any container opened for any reason before the expiration of the official analysis will lose the validity thereof.

6.7.2. Seeds must be kept and traded in their original containers and with the labels or tags of the country of origin. Excepted from this standard are cases of seeds that are repackaged. For repackaging, prior authorization must be requested from the National Seed Office. At the time of receiving the application, the Office will coordinate the inspection according to the repackaging date planned by the administered party, for the purpose of supervising this operation and may carry out resampling of the repackaged seed when it considers it necessary. Also, in this case, the corresponding invoice must indicate: the varietal denomination, quantity, and lot identity.

6.8. MARKING AND LABELING.

Containers will have labeling that describes and guarantees their content. The labeling printed on the containers or the labels adhered to them will have at least the following indications:

6.8.1. Producer Name. In the case of imported seeds, the name of the national distributor, the specifications of physical purity, germination, and other quality attributes may be replaced on the labels by the indication "The seeds contained in this container comply with the current official minimum quality standards." 6.8.2. Species, variety, category 6.8.3. Lot number or identification 6.8.4 Physical purity and germination expressed in percentages 6.8.5 Net weight or number of units 6.8.6 If the seeds have been treated with a chemical product, the producer must indicate this condition as well as the product used.

6.8.7 Any natural or legal person who offers seed for trade under any title is responsible for the correct labeling and the veracity of the information indicated on the container, label, or tag.

6.8.8 Seed cannot be traded with a denomination, information, or presentation that is misleading.

6.8.9 Varieties must be traded with the same denominations with which they were registered in the Registry of Commercial Varieties.

Verification of Quality Standards 7. CONFORMITY ASSESSMENT PROCEDURE.

After entry into the country, all seeds will be subject to the provisions of Law No. 6289 regarding control and supervision (fiscalización) by the National Seed Office.

7.1. Seeds imported for commercial purposes must comply with the quality standards established and officially published by the National Seed Office; for those seeds for which national standards are not available, they must comply with the information indicated by the producer company (veracity of labeling). The quality condition of the seeds at the time of sale is the exclusive responsibility of the producer and/or trader (comercializadora) company.

7.2. The National Seed Office may establish the necessary controls so that seed imported for purposes other than trade complies with quality standards, observing for this: criteria for protecting agricultural activity, the health and life of people and animals, the preservation of plants and the environment, as well as the prevention of practices that could be misleading.

7.3. For seeds of crops in which an official quality control system has been established and operates (verification of minimum quality standards), the importing companies must timely and formally request from the National Seed Office the service of sampling and quality analysis of the different imported seed lots.

7.4. In those cases where the National Seed Office determines it is convenient, whether to avoid opening hermetic containers, so as not to compromise the seed quality once the container is opened; also for those high-cost seeds that are sold by unit, or seeds sold in sealed containers and do not allow sampling without opening it, the importer may supply reference samples of the imported lots, for the purposes of verifying quality standards, without prejudice to the official sampling by the National Seed Office if deemed pertinent.

7.5. In situations of urgent use due to planting opportunity or weather conditions or planting season, and in the event of a shortage of seed or the required variety, the General Directorate of Customs and the State Phytosanitary Service will provide all cooperation and logistical support to the inspectors of the National Seed Office for the inspection and sampling of seeds prior to customs clearance (desalmacenaje).

7.6. Seeds of varieties imported for reproduction or multiplication purposes, conditioning, or transit for their subsequent export, will not require official quality control, unless the National Seed Office considers it necessary or the interested party so requests.

7.7. Plant products imported and whose destination is exclusively industrialization, consumption, or any other destination unrelated to sowing or planting, may not be traded or transferred as seeds. The purchasers of these materials will be subject to the same prohibition.

7.8. In exceptional cases, whether due to national shortage, or when regional or bilateral agreements have been established, the National Seed Office may recognize quality certificates issued by official bodies of the country of origin, without prejudice to its power to carry out verifications, when deemed pertinent.

7.9. The National Seed Office will issue certificates of the origin of seed production for export, in cases where this document is required by the exporter or the importing country.

7.10. The National Seed Office may supervise (fiscalizar) and verify the quality of seeds for export and issue the corresponding quality analysis certificates.

Supervision (Fiscalización) and Monitoring 8. COMPETENT AUTHORITY.

In accordance with Article 15, subsection f) of the Law of the National Seed Office, No. 6289, said entity is empowered to supervise (fiscalizar) the quality of seeds during their trade, carry out chain of custody monitoring, monitor quality, and verify the veracity of labeling. This control may be carried out periodically on premises and establishments that store or sell seeds, when deemed convenient or necessary.

8.1. Duly identified official inspectors may inspect or supervise establishments or places where seeds are found in the process of preparation and packaging, stored, offered, or exposed for sale. Likewise, they may take samples of the different seed lots for the performance of quality analysis, for the purpose of verifying minimum quality standards or the veracity of labeling, as appropriate.

8.2. The National Seed Office may request from trading companies weekly reports on seed sales and stocks, or for longer periods depending on the sales dynamics specific to each activity, for statistical and general information purposes. Strictly commercial information will be considered confidential.

Responsibilities and Functions of the National Seed Office 9.1. It is the responsibility of the National Seed Office to offer timely and reliable service both to trading companies and to seed consumers or users. As well as to maintain the confidentiality of the required information and apply corrective measures when justified.

9.2. The National Seed Office, as the regulatory body in this matter, has the following functions:

9.2.1- Ensure that seeds sold on the market comply with quality standards or, failing that, the veracity of the labeling.

9.2.2 Formulate education and information programs for the seed consumer or user, in order to train them for discernment and making informed decisions regarding the acquisition of seeds.

9.2.3 Keep the registry of seed trading companies.

9.2.4 Keep the registry of seed imports and exports and establish the technical standards for their trade.

9.2.5 Verify the minimum seed quality standards.

9.2.6 Verify the veracity of labeling.

9.2.7 Carry out sampling and seed quality analysis, in coordination with the official laboratory.

9.2.8 Keep the registry of official quality analyses, information that will be for public use.

9.2.9 Study the technical problems that may arise in the seed trade and issue the corresponding reports and recommendations.

9.2.10 Supervise (Fiscalizar) the processes of storage, fractionation (fraccionamiento), preparation, packaging, labeling, and trade of seeds.

9.3. Violations of the obligations stipulated in this Regulation and the Law of the National Seed Office will be subject to administrative sanctions, such as: warning by written notification, admonishment according to the seriousness of the violative and proven acts, seed seizures, temporary suspension of registrations, temporary suspension of inscriptions, temporary closures of establishments, cancellations or suspensions of authorizations or permits, as appropriate in each specific case.

9.4. In order to determine by the National Seed Office the violation of Law 6289 or this Regulation, an ordinary administrative procedure will be followed, which for all purposes must observe the constitutional principles that guarantee the right of defense, the search for the real truth, speed, and officiality, all in accordance with the provisions of the General Law of Public Administration and the Contentious Administrative Procedure Code.

10. ANNEXES.

USER REGISTRY OF SERVICES (In accordance with Article 10 of the Law of the National Seed Office 6289 and Articles 3 and 5 of this Technical Regulation) Through this document, I _____________________________________, ID number ____________________ As legal representative of the Company (natural or legal) detailed herein, apply for registration based on what is indicated here for the period _____________________ and for which I provide the following information:

1. (Mark one of the two) First-time registration ¹/ _________________ Registration renewal ¹/___________________ 2. Company information:

Name or corporate name: ____________________________________________________ Natural or legal ID number: ___________________________________________ Address:___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________ Province_______________________Canton__________________________District____________ Telephone__________________ Fax_____________________ P.O. Box__________________ Email_________________________ Website______________________________ 3. Type of registration (mark the option(s) that apply(ies): (can be one, several, or all) a ( ) Importer of seed of _______________________________________________________ b ( ) Exporter of seed of _______________________________________________________ c ( ) Trader (Comercializador) of seed of____________________________________________________ d ( ) Producer of seed of_________________________________________________________ e ( ) Producer of seedlings (almacigo) of_______________________________________________________ f ( ) Processor of seed of_______________________________________________________ NOTE: If your activity changes, please report it.

4. Seed company(ies) that you represent: (can be one or several) _______________________________________________________________________________ ( ) Not applicable 5. Observations ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________ I am aware of and accept the provisions of Law 6289 and its Regulation.

I commit to complying with the regulations and obligations established for the operation of the activity(ies) under which I have registered.

The following documentation is attached as part of this application:

• a)Current legal certification (Personería jurídica). The legal ID number must be legible: total 12 digits (without hyphens).
• b)Copy of identity card (if a natural person). The ID number must be legible (9 digits, zero instead of hyphens).
• c)Payment of annual fee.²/ d) Every producer and/or company that processes seed must maintain an updated description of their equipment, facilities, and capacity for this work, as well as for storage and internal quality analysis.

* Every producer who contracts third-party services for the processing of their seed must indicate the name of the company performing this work (use the observations line).

* For reproduction and multiplication activities, producers must comply with the provisions of the Law of the National Seed Office, its Regulation, and what is stipulated in the Technical Guidelines for each species.

Signature________________________________ Date_______________________________ Legal Representative__________________________________________________________ Received by: National Seed Office _________________________________________ ¹/See requirements and procedure at: www.ofinase.go.cr/Formularios/FormularioRegistro de Usuario/Procedimiento para registro.

²/See rates at www.ofinase.go.cr/tarifas/tarifasporservicio Import __________________ Day Month Year Importer (name and address) Exporter (name and address) Scientific Name Common Name Varietal Denomination Weight (Kg) Units Value $ (CIF) Country of origin (if import) or Country of destination (if export):

Use: (mark one): Commercial ( ) Own Use ( ) Experimental ( ) Means of transport (mark one) Maritime ( ) Air ( ) Land ( ) Customs office of receipt or dispatch:

Observations:

______________________________ Name of applicant Received by:

_______________________________ ID Number Date:

---------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------ -END OF THE TECHNICAL REGULATIONANNEX B APPLICATION FOR SEED IMPORT OR EXPORT REGISTRATION (In accordance with Article No. 15, subsection f of the Law of the National Seed Office No. 6289 and 5 of this Regulation) Import __________________ __________________

| Scientific Name | Common Name | Variety Designation | Weight (Kg) | Units | Value $ (CIF) | | Country of origin (if import) or Country of destination (if export): | Use: (check one): Commercial ( ) Personal Use ( ) Experimental ( ) | | | | | | Means of transport (check one) Maritime ( ) Air ( ) Land ( ) | Customs of receipt or dispatch: | | | | | Observations: | | | | | ______________________________ Name of applicant Received by:

_______________________________ ID number Date:

---------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------ -END OF THE TECHNICAL REGULATION

Given at the Presidency of the Republic-San José, on the tenth day of the month of December of the year two thousand eighteen.

Requisitos y Trámites.

1. OBJETO.

Establecer los requisitos y procedimientos que se debe cumplir para la importación, comercialización y empleo de semillas de buena calidad así como prevenir prácticas que pudieran inducir a error, mediante la evaluación de la conformidad, en observancia de la Ley de la Oficina Nacional de Semillas N° 6289.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Aplica sobre las semillas de las especies de utilidad en actividades agrícolas, pecuarias y forestales utilizadas por los importadores, exportadores y comercializadores de semillas durante la realización de estas actividades económicas.

3. REFERENCIAS.

Este Reglamento se complementa con los siguientes:

3.1 Decreto Nº 36844-MAG-MEIC-COMEX, pone en vigencia Resolución Nº 265-2011(COMIECOLX), RTCA 65.05.34:06 Registro de Variedades Comerciales. Requisitos de inscripción, publicado en Gaceta Nº 228, del lunes 28 de noviembre del 2011.

3.2 Decreto Nº 36588-COMEX-MEIC-MAG, pone en vigencia Resolución Nº 259-2010 (COMIECOLIX), RTCA 65.05.53:10 Requisitos para la producción y comercialización de semilla certificada de granos básicos y soya, publicado en Gaceta Nº 117 del viernes 17 de junio del 2011.

4. DEFINICIONES.

4.1 Análisis oficial de calidad: proceso que se realiza en un laboratorio oficial, a partir de una muestra de semilla remitida por la Oficina Nacional de Semillas, a fin de evaluar la calidad de un lote de semillas.

4.2 Calidad de la semilla: conjunto de atributos inherentes a las semillas que contempla su condición genética, estado físico, fisiológico y fitosanitario.

4.3 Comercialización de semillas: el ofrecimiento en venta, la posesión para la venta, la venta y cualquier otra operación comercial (cesión, entrega o transferencia) con fines de explotación comercial, de semillas a terceros, a título oneroso o no. Se exceptúan de esta definición: la entrega de muestras de semillas con fines exclusivos de investigación, la cesión o intercambio entre agricultores de semillas locales, tradicionales o criollas.

4.4 Comercializador o expendedor de semillas: toda persona natural o jurídica, de carácter público o privado, que en nombre propio o por cuenta ajena, se dedica en forma habitual a producir, ofrecer, importar, exportar, distribuir o vender semillas, sin que necesariamente esta sea su actividad principal.

4.5 Consumidor o Usuario de semillas: toda persona física o entidad de hecho o de derecho, que como destinatario final adquiere o utiliza semillas como insumos para integrarlos en los procesos de producción, transformación o comercialización de vegetales.

4.6 Control oficial de calidad: proceso al que se somete la semilla para la verificación de estándares o normas de calidad, establecidos por la Oficina Nacional de Semillas.

4.7 Lote de semillas: cantidad específica de semillas, físicamente identificable, respecto del cual se puede emitir un certificado oficial de análisis de calidad.

4.8 Muestra de semilla: Cantidad de semilla representativa de un lote, que se obtiene mediante la combinación y mezcla de submuestras tomadas al azar de diferentes puntos del lote.

4.9 Muestra de referencia: muestra de semilla suministrada por la casa productora, y que es representativa del lote de semilla a comercializar.

4.10 Muestra oficial: muestra de semilla tomada por un inspector de la Oficina Nacional de Semillas, para fines de control oficial de calidad.

4.11 Normas de calidad: niveles de calidad establecidas por la Oficina Nacional de Semillas, que debe poseer la semilla para su comercialización.

4.12 Semilla: Toda estructura vegetal destinada a la reproducción sexual o multiplicación asexual de una especie, tales como semilla botánica, esquejes, estacas, injertos-patrones, yemas, bulbos, rizomas, tubérculos, in vitro.

4.13 Variedad conjunto de plantas o individuos cultivados que se distinguen por uno o más Caracteres morfológicos, fisiológicos, citológicos, químicos u otros de carácter agrícola o industrial y que al ser reproducidos mantienen sus características distintivas de uniformidad y estabilidad.

Obligaciones de Importadores, Exportadores y Comercializadores de Semillas 5. CONTENIDO TÉCNICO.

5.1 Los importadores, exportadores y comercializadores de semilla deben cumplir con las siguientes obligaciones:

5.1.1 Estar debidamente inscritos en el Registro de Usuario de Servicios, que para tales efectos, lleva la Oficina Nacional de Semillas (Anexo A).

5.1.2 Brindar facilidades a los inspectores oficiales para las labores de muestreo, inspección y fiscalización de los procesos de distribución y comercio de semillas, y verificación de normas de calidad.

5.1.3 Poseer adecuadas instalaciones para el almacenamiento y manejo de la semilla con el fin de preservar la calidad y mantener su identidad.

5.1.4 Suministrar la información requerida por la Oficina Nacional de Semillas.

5.1.5 Comercializar únicamente semillas que cumplan estándares oficiales de calidad y de variedades inscritas en el Registro de Variedades Comerciales en aquellos cultivos que así se determine.

5.1.6 Llevar un control de comercialización de semilla, según lo establezca la Oficina Nacional de Semillas detallando número de factura, vendedor, comprador, número de lote, variedad y cantidad vendida.

5.1.7 Cumplir las normas establecidas en la Ley de Semillas Nº 6289 y su Reglamento, así como en los Reglamentos Técnicos Centroamericanos (Decretos Nº 36588-COMEX-MEIC-MAG y 36844- MAG-MEIC-COMEX).

5.2. Las personas naturales y jurídicas dedicadas a la importación, exportación o comercialización de semillas al país, deberán inscribirse en el registro anual que llevará la Oficina Nacional de Semillas (Registro de Usuario). Los requisitos para la inscripción son los siguientes:

5.2.1 Llenar formulario de solicitud de inscripción (Anexo A: Registro de Usuario).

5.2.2 Adjuntar copia de personería jurídica (con una vigencia menor o igual a los tres meses).

5.2.3 Descripción de las condiciones y sitio de almacenamiento 5.2.4 Pagar la tasa anual correspondiente, según se indica en www.ofinase.go.cr/tarifas/tarifaspor servicio/registro de usuario A las solicitudes aceptadas se les asignará un número de registro, el cual se deberá indicar en las solicitudes de importación o exportación de semillas.

En aquellos casos de importaciones o exportaciones ocasionales o esporádicas no será preciso el cumplimiento de este requisito de registro.

Para la renovación del registro anual, únicamente se requerirá el pago de la anualidad, salvo que existiera alguna modificación en la información declarada en el formulario original, en cuyo caso requeriría adicionalmente llenar el formulario con la información actualizada. Cumplidos estos requisitos se habilitará de inmediato el registro de usuario por un periodo de un año.

Trámite de registro de Importación/Exportación 6. SOLICITUD DE REGISTRO 6.1. De conformidad con el Artículo 15 inciso f) de la Ley de la Oficina Nacional de Semillas, toda importación o exportación de semillas requerirá del trámite de registro previo ante la Oficina Nacional de Semillas.

Las solicitudes de registros de importación o exportación de semillas deberán tramitarse y estar aceptadas antes del arribo de la semilla al país. Para tal fin, el interesado deberá presentar la solicitud correspondiente (Anexo B), en la cual se aportará la siguiente información:

6.1.1 Nombre y dirección del importador y exportador 6.1.2 Datos de la semilla:

a. Nombre científico b. Nombre común c. Variedad d. Cantidad de semilla, expresada en kilogramos o en unidades según corresponda e. Valor en dólares f. Copia de la factura comercial g. País de origen o destino de la semilla.

h. Uso (comercial, experimental o uso propio) i. Medio de transporte j. Aduana de arribo o de envío k. Observaciones l. Cuando se trate de semilla de variedades genéticamente modificadas, deberá ser declarado expresamente en la solicitud 6.2. Una vez presentada la solicitud de registro (tanto para el registro de usuarios como el de importaciones y exportaciones de semillas), y cancelado el costo correspondiente (www.ofinase.go.cr/tarifas/tarifasporservicio), la Oficina Nacional de Semillas dispondrá de un plazo máximo de cuatro días para tramitar debidamente el registro correspondiente. Dentro de ese plazo, la Oficina contará con tres días para prevenir al administrado en caso de que falte algún requisito. El administrado, en función de lo establecido en el artículo 264 de la Ley General de la Administración Pública, dispondrá de un plazo de diez días hábiles para cumplir con los requisitos faltantes. Si el interesado no atendiera la prevención dentro del plazo señalado, acorde a lo establecido en el inciso 2) del citado artículo, se le declarará de oficio o a gestión de parte, sin derecho al correspondiente trámite.

Cumplidos por el interesado los requisitos faltantes, la Oficina Nacional de Semillas contará con el tiempo restante desde el momento de la prevención, dentro del plazo máximo a partir de la fecha de presentación de la solicitud, para otorgar el registro.

El registro de importación o exportación de semillas, emitido por la Oficina Nacional de Semillas, tendrá una vigencia de treinta días hábiles a partir de la fecha de su emisión.

6.3. Para agilizar los trámites de registro, las solicitudes podrán enviarse vía fax o por medios electrónicos en los formatos elaborados para este fin (Anexos A y B de este Reglamento).

6.4. Con base en la solicitud, la Oficina Nacional de Semillas tramitará el registro de importación o exportación, el cual será requisito para la autorización, por parte de la Dirección General de Aduanas, del desalmacenaje o despacho de la semilla. El Registro previo ante la Oficina Nacional de Semillas representa para efectos aduanales, la nota técnica N° 45 denominad dea "Autorización de importación o exportación de semillas". Corresponde al Servicio Nacional de Aduanas del Ministerio de Hacienda velar que las importaciones o exportaciones de semilla cumplan con la nota técnica correspondiente.

6.5. La Oficina Nacional de Semillas podrá denegar la solicitud de registro de importación cuando:

6.5.1 La semilla a importar, con fines comerciales, corresponda a variedades no inscritas en el registro de variedades comerciales, en aquellos cultivos en los cuales opera este tipo de registro.

6.5.2 Por las características propias de la semilla, naturaleza, procedencia o calidad, su actividad agrícola, el interés público, para preservar los vegetales o evitar daños graves al ambiente.

6.5.3 La semilla proviene de algún país que tiene alguna restricción de tipo fitosanitaria establecida por el Servicio Fitosanitario del Estado.

6.6 La Oficina Nacional de Semillas tramitará las solicitudes de los registros de importación de semillas para usos distintos a la comercialización (investigación y uso propio).

6.7. ENVASE Y EMBALAJE.

6.7.1. Las semillas expuestas a la venta o entregadas a terceros para su comercialización deberán estar contenidas en envases nuevos y cerrados, de forma que no se puedan abrir sin destruir el cierre, o sin dejar señales que evidencien que se ha podido alterar o cambiar el contenido. Todo envase que se abra por cualquier motivo antes del vencimiento del análisis oficial, perderá la validez del mismo.

6.7.2. Las semillas deberán conservarse y comercializarse en los envases originales y con los marbetes o etiquetas del país de origen. Se exceptúan de esta norma, los casos de semillas que se reempaquen. Para el reempaque deberá solicitarse previamente autorización de la Oficina Nacional de Semillas. Al momento de recibir la solicitud, la Oficina coordinará la inspección de acuerdo a la fecha de reempaque prevista por el administrado, con el propósito de supervisar esta operación y podrá realizar remuestreos de la semilla reempacada cuando lo considere necesario. También en este caso en la factura correspondiente se deberá indicar: la denominación varietal, cantidad e identidad del lote.

6.8. MARCADO Y ETIQUETADO.

Los envases tendrán una rotulación que describa y garantice su contenido. La rotulación impresa en los envases o las etiquetas que se adhieran a los mismos, tendrán como mínimo las siguientes indicaciones:

6.8.1. Nombre del Productor. En el caso de semillas importadas, el nombre del distribuidor nacional, las especificaciones de pureza física, germinación y de otros atributos de calidad, podrán sustituirse en las etiquetas por la indicación "Las semillas contenidas en este envase cumplen las normas oficiales mínimas de calidad vigentes".

6.8.2. Especie, variedad, categoría 6.8.3. Número o identificación del lote 6.8.4 Pureza física y germinación expresadas en porcentajes 6.8.5 Peso neto o número de unidades 6.8.6 Si las semillas han sido tratadas con algún producto químico, el productor deberá indicar esta condición así como el producto utilizado.

6.8.7 Toda persona física o jurídica que ofrezca a cualquier título semilla para su comercialización, es responsable del correcto rotulado y de la veracidad de la información indicada en el envase, rótulo o etiqueta.

6.8.8 La semilla no se puede comercializar con una denominación, información o una presentación que induzca a error.

6.8.9 Las variedades deberán comercializarse con las mismas denominaciones con que fueron inscritas en el Registro de Variedades Comerciales.

Verificación de normas de calidad 7. PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE LA CONFORMIDAD.

Posterior al internamiento al país, todas las semillas quedarán sujetas a las disposiciones de la Ley Nº 6289 en materia de control y fiscalización por parte de la Oficina Nacional de Semillas.

7.1. Las semillas que se importen con fines comerciales deberán cumplir con las normas de calidad establecidas y publicadas oficialmente por la Oficina Nacional de Semillas; en aquellas semillas para las cuales no se dispongan de normas nacionales, las mismas deberán cumplir con la información indicada por la casa productora (veracidad del etiquetado). La condición de calidad de las semillas al momento de la venta, es de exclusiva responsabilidad de la empresa productora y/o comercializadora.

7.2. La Oficina Nacional de Semillas podrá establecer los controles necesarios para que la semilla importada con fines diferentes a su comercialización cumpla con las normas de calidad, observándose para ello: criterios de protección de la actividad agrícola, de la salud y vida de personas y animales, la preservación de vegetales y el medio ambiente, así como la prevención de prácticas que puedan inducir a error.

7.3. En semillas de cultivos en los que se ha establecido y opera un sistema oficial de control de calidad (verificación de normas mínimas de calidad), las empresas importadoras deberán solicitar oportunamente y formalmente a la Oficina Nacional de Semillas, el servicio de muestreo y análisis de calidad de los diferentes lotes de semilla importados.

7.4. En aquellos casos en que la Oficina Nacional de Semillas determine la conveniencia, sea para evitar la apertura de envases herméticos, de modo que no se comprometa la calidad de la semilla una vez abierto el envase; también en aquellas semillas de alto costo y que se comercializan por unidad, o semillas que se venden en envases sellados y no admiten el muestreo sin la apertura del mismo, el importador podrá suministrar muestras de referencia de los lotes importados, a efectos de verificación de las normas de calidad, sin perjuicio del muestreo oficial por parte de la Oficina Nacional de Semillas si se estima pertinente.

7.5. En situaciones de urgencia de uso por oportunidad de siembra o de condiciones de clima o época de siembra, y ante desabasto de semilla o de la variedad requerida, la Dirección General de Aduanas y el Servicio Fitosanitario del Estado, brindarán toda la cooperación y apoyo logístico a los inspectores de la Oficina Nacional de Semillas para la inspección y muestreo de semillas previo al desalmacenaje.

7.6. Las semillas de variedades que se importen con fines de reproducción o multiplicación, acondicionamiento o tránsito para su ulterior exportación, no requerirán del control oficial de calidad, salvo que la Oficina Nacional de Semillas lo considere necesario o el interesado así lo solicite.

7.7. Los productos vegetales importados y cuyo destino sea exclusivamente la industrialización, el consumo o cualquier otro destino ajeno a la siembra o plantación, no podrán ser comercializados o transferidos en calidad de semillas. Los adquirientes de estos materiales estarán sujetos a la misma prohibición.

7.8. En casos excepcionales, ya sea por desabasto nacional, o cuando se hayan establecido convenios regionales o bilaterales, la Oficina Nacional de Semillas podrá reconocer certificados de calidad emitidos por entes oficiales del país de origen, sin perjuicio de su potestad de realizar las comprobaciones, cuando se considere pertinente.

7.9. La Oficina Nacional de Semillas expedirá los certificados del origen de la producción de semillas para la exportación, en los casos que sea requerido este documento por el exportador o el país importador.

7.10. La Oficina Nacional de Semillas podrá fiscalizar y verificar la calidad de las semillas para exportación y expedir los certificados de análisis de calidad correspondientes.

Fiscalización y monitoreo 8. AUTORIDAD COMPETENTE.

De conformidad con el artículo 15 inciso f) de la Ley de La Oficina Nacional de Semillas, Nº 6289, dicha instancia está facultada para fiscalizar la calidad de las semillas durante su comercio, realizar el seguimiento de custodia, monitorear la calidad y verificar la veracidad del etiquetado. Este control podrá hacerse periódicamente en los locales y establecimientos que almacenen o expendan semillas, cuando se estime conveniente o necesario.

8.1. Inspectores oficiales debidamente identificados podrán inspeccionar o supervisar establecimientos o lugares donde se encuentren semillas en proceso de preparación y envasado, almacenadas, ofrecidas o expuestas a la venta. Asimismo, podrán tomar muestras de los diferentes lotes de semilla para la realización de análisis de calidad, con el propósito de verificación de normas mínimas de calidad o la veracidad del etiquetado según corresponda.

8.2. La Oficina Nacional de Semillas podrá solicitar a las empresas comercializadoras informes semanales sobre ventas y existencias de semillas, o por periodos mayores dependiendo de la dinámica de ventas propia de cada actividad, para fines estadísticos y de información general. La información estrictamente comercial será considerada de carácter confidencial.

Responsabilidades y funciones de la Oficina Nacional de Semillas 9.1. Es responsabilidad de la Oficina Nacional de Semillas ofrecer un servicio oportuno y confiable tanto a las empresas comercializadoras como a los consumidores o usuarios de semillas. Así como, mantener la confidencialidad de la información requerida y aplicar las medidas correctivas cuando se justifiquen.

9.2. La Oficina Nacional de Semillas, como ente regulador en esta materia, tiene las siguientes funciones:

9.2.1- Velar porque las semillas que se vendan en el mercado cumplan los estándares de calidad o en su defecto la veracidad del etiquetado.

9.2.2 Formular programas de educación e información para el consumidor o usuario de semillas, con el fin de capacitarlo para el discernimiento y la toma de decisiones fundadas relativas a la adquisición de semillas.

9.2.3 Llevar el registro de las empresas comercializadoras de semilla 9.2.4 Llevar el registro de las importaciones y exportaciones de semilla y establecer las normas técnicas para su comercialización.

9.2.5 Verificar las normas mínimas de calidad de semillas.

9.2.6 Comprobar la veracidad del etiquetado.

9.2.7 Efectuar los muestreos y análisis de calidad de semilla, en coordinación con el laboratorio oficial.

9.2.8 Llevar el registro de los análisis de calidad oficiales, información que será de uso público.

9.2.9 Estudiar los problemas técnicos que pudieran surgir en el comercio de semillas y emitir los informes y recomendaciones correspondientes.

9.2.10 Fiscalizar los procesos de almacenamiento, fraccionamiento, preparación, envase, rotulado y comercialización de semillas.

9.3. Las violaciones a las obligaciones estipuladas en este Reglamento y la Ley de la Oficina Nacional de Semillas serán objeto de sanciones administrativas, tales como: advertencia mediante notificación escrita, amonestación acorde con la gravedad de los hechos violatorios y comprobados, decomisos de semillas, suspensiones temporales de registros, suspensiones temporales de inscripciones, cierres temporales de establecimientos, cancelaciones o suspensiones de autorizaciones o permisos, según corresponda en cada caso concreto.

9.4. Con el objeto de determinar por parte de la Oficina Nacional de Semillas la violación de la Ley 6289 o del presente Reglamento, se seguirá un procedimiento administrativo ordinario el cual para todos los efectos deberá observar los principios constitucionales que garanticen el derecho de defensa, la búsqueda de la verdad real, celeridad y oficialidad todo de acuerdo a lo estipulado en la Ley General de la Administración Pública y el Código Procesal Contencioso Administrativo.

10. ANEXOS.

REGISTRO DE USUARIO DE SERVICIOS (De conformidad con artículo 10 de la Ley de la Oficina Nacional de Semillas 6289 y Artículos 3 y 5 del presente Reglamento Técnico) Por medio de la presente yo _____________________________________, cédula ____________________ Como representante legal de la Empresa (física o jurídica) que aquí detallo, solicito el registro en función de lo aquí señalado para el periodo _____________________ y para lo cual refiero la siguiente información:

1. (Marque una de las dos) Registro por primera vez ¹/ _________________ Renovación de registro ¹/___________________ 2. Datos de la empresa:

Nombre o razón social: ____________________________________________________ Número de cédula física o jurídica: ___________________________________________ Dirección:___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________ Provincia_______________________Cantón__________________________Distrito____________ Teléfono__________________ Fax_____________________ Apartado Postal__________________ Correo electrónico_________________________ Página Web______________________________ 3. Tipo de registro (marque la(s) opción (es) que corresponde (n): (puede ser una, varias o todas) a ( ) Importador de semilla de _______________________________________________________ b ( ) Exportador de semilla de _______________________________________________________ c ( ) Comercializador de semilla de____________________________________________________ d ( ) Productor de semilla de_________________________________________________________ e ( ) Productor de almacigo de_______________________________________________________ f ( ) Procesador de semilla de_______________________________________________________ NOTA: Si modifica su actividad favor informarlo.

4. Empresa(s) semillerista(s) que representa: (puede ser una o varias) _______________________________________________________________________________ ( ) No aplica 5. Observaciones ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________ Son de mi conocimiento y aceptación, las disposiciones de la Ley 6289 y su Reglamento.

Me comprometo a cumplir con la normativa y obligaciones establecidas para la operación de la(s) actividad (es) bajo la (s) cual (es) me he registrado.

Se adjunta como parte de esta solicitud la siguiente documentación:

• a)Personería jurídica vigente. El número de cédula jurídica debe estar legible: total 12 dígitos (sin guiones).
• b)Copia de cédula de identidad (si es persona física). El número de cédula debe estar legible (9 dígitos, cero en lugar de guion).
• c)Pago de tasa anual.²/ d) Todo productor y/o empresa que procesa semilla deberá mantener una descripción actualizada de su equipo, instalaciones y capacidad para esta labor, así como para el almacenamiento y análisis interno de calidad.

* Todo productor que contrata servicios de terceros para el procesamiento de su semilla deberá indicar el nombre de la empresa que efectúa esa labor (utilizar renglón de observaciones).

* Para las actividades de reproducción y multiplicación, los productores deberán acatar lo dispuesto en la Ley de la Oficina Nacional de Semillas, su Reglamento y lo estipulado en las Directrices Técnicas para cada especie.

Firma________________________________ Fecha_______________________________ Representante Legal__________________________________________________________ Recibido por: Oficina Nacional de Semillas _________________________________________ ¹/Ver requisitos y procedimiento en: www.ofinase.go.cr/Formularios/FormularioRegistro de Usuario/Procedimiento para registro.

²/Ver tarifas en www.ofinase.go.cr/tarifas/tarifasporservicio Importación __________________ Día Mes Año Importador (nombre y dirección) Exportador (nombre y dirección) Nombre Científico Nombre Común Denominación Varietal Peso (Kg) Unidades Valor $ (CIF) País de procedencia (si es importación) o País de destino (si es exportación):

Uso: (marque una): Comercial ( ) Uso Propio ( ) Experimental ( ) Medio transportes (marque una) Marítimo ( ) Aéreo ( ) Terrestre ( ) Aduana de recibo o envío:

Observaciones:

______________________________ Nombre del solicitante Recibido por:

_______________________________ Cédula Fecha:

---------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------ -FIN DEL REGLAMENTO TÉCNICOANEXO B SOLICITUD DE REGISTRO DE IMPORTACIÓN O (De conformidad con Artículo Nº 15, inciso f de la Ley de la Oficina Nacional de Semillas Nº 6289 y 5 del presente Reglamento) Importación __________________ __________________ | | Día | Mes | Año | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Importador (nombre y dirección) | Exportador (nombre y dirección) | | | | | | Nombre Científico | Nombre Común | Denominación Varietal | Peso (Kg) | Unidades | Valor $ (CIF) | | País de procedencia (si es importación) o País de destino (si es exportación): | Uso: (marque una): Comercial ( ) Uso Propio ( ) Experimental ( ) | | | | | | Medio transportes (marque una) Marítimo ( ) Aéreo ( ) Terrestre ( ) | Aduana de recibo o envío: | | | | | | Observaciones: | | | | | | ______________________________ Nombre del solicitante Recibido por:

_______________________________ Cédula Fecha:

---------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------ -FIN DEL REGLAMENTO TÉCNICO

Dado en la Presidencia de la República-San José, a los diez días del mes de diciembre del año dos mil dieciocho.