Regulation of the Labor Relations Board of MINAETReglamento de la Junta de Relaciones Laborales del MINAET

Those interested in processing a complaint before the Board must exhaust the corresponding Administrative channel and present all pertinent evidence and proof.

When the Board analyzes a case submitted to its knowledge, in which identical circumstances concur as a matter already decided by it, it shall be obligated to resolve in the same manner.

The workers' representatives shall be appointed, one by each Board of Directors of the Ministry's Worker Trade Union Organizations with the largest membership.

The members shall represent the parties (Senior Administration and Workers) as long as their appointments are not revoked. Furthermore, there shall be three alternate members, elected in the same manner as the full members, who may attend sessions with the right to speak but not to vote and with the power to substitute for the full member, and their right to vote at the moment the latter cannot be present at the session.

- The immediate supervisor (jefe), director, or subordinate of the affected worker.

- The affected official.

Its function is one of consultation and advisory in the final resolutions on labor matters that the Minister must issue.

Functions of the Board are:

a. To intervene conciliatorily in individual and collective disputes that arise between the administration, directorates, supervisory positions and their workers, among others; and to promote the improvement of labor-management relations.

b. To hear and rule on proposed dismissal Administrative Acts. These grounds must be communicated to the Board by the Senior Administration, prior to submission to the Civil Service Tribunal, together with the corresponding supporting documentation. In these cases, the Board must resolve the matter within the non-extendable period of five business days following receipt of the case file (expediente).

c. To hear and rule in cases of written reprimand or suspensions without pay, at the petition of the affected worker, within a period of five business days after the date on which they were notified of the imposed sanction. Said request must be submitted in writing to the Board's Secretariat with the documentation and/or the names of witnesses that support the claim.

d. To hear and rule in cases of modifications to the workday, work schedules, transfers (traslados), discrimination based on age and/or gender, workplace harassment, sexual harassment, and others.

e. To advise the Senior Administration, directorates, or supervisory positions on those labor matters that said authorities deem appropriate.

In ordinary sessions, the matters appearing on the agenda shall be analyzed, and in extraordinary sessions, all those matters that present a truly extraordinary or emergency nature.

It shall meet at least once every two weeks and extraordinarily when convened by the President or by half of its members, with forty-eight hours' notice and setting forth the reasons for it. The Board shall meet during business hours, for which each of the members who attend shall enjoy the corresponding permit with full pay (goce de salario) to fulfill its purposes.

In the event that due to special reasons it does not meet or the session is suspended, the members must return to their regular duties.

Alternate members may attend sessions for the purpose of becoming familiar with the matters being analyzed in the Board, with the right to speak, but without vote, except when they are substituting for a full member.

Sessions shall begin punctually at the time established in the respective notice of meeting, and if fifteen minutes later there is no quorum, the session shall not be held. Unjustified absences that cause the lack of quorum shall be communicated to the respective authorities, so that they assume the responsibilities of the case. Unjustified absences three times by any of the full members shall empower the remaining members of the Board to request the Senior Administration or the Trade Union Organizations for their replacement or substitution.

In cases where a full member cannot attend a session, they shall be obligated to justify it in writing in advance to the President of the Board, and to communicate this circumstance to the alternate member so that they may substitute in their absence.

When due to extraordinary circumstances—which do not imply a lack of quorum—the session cannot be held, it shall be scheduled for the following business day, provided that the majority of its members so decide.

Once the reading is concluded, the President may yield the floor to each member only once and shall submit it to a vote with the corresponding modifications, if any. The minutes must be signed by the President and by the Secretary of the Board, once the session is concluded.

In the absence of the President, the Board, before starting the session, shall appoint someone to preside over it. The President must justify their absence in advance and in writing to the Secretary of the Board.

a. To verify the quorum and submit the day's agenda for approval.

b. To open and adjourn the session.

c. To maintain order and discipline during the sessions.

d. To grant the floor and ensure its proper use.

e. To direct the debates and submit matters to a vote when they consider they have been sufficiently discussed.

f. To convene the members to extraordinary sessions, stating the reasons in writing and with at least forty-eight hours' notice.

g. To prepare, together with the Secretary, the agenda and order of the day and send it with the notice of meeting to each of the members.

h. To draft and sign jointly with the Secretary the recommendations, the minutes, and the correspondence.

i. To request from the administrative authorities of the Ministry the respective collaboration for the effective and efficient fulfillment of the Board's functions.

j. Any other function that the Board assigns to them.

In the absence of the Secretary, the Board, before starting the session, shall appoint a substitute in their absence. The Secretary must justify their absence in advance and in writing to the President of the Board.

a. To draft and sign jointly with the President the recommendations, the minutes, and the correspondence.

b. To read the minutes, the correspondence, and other documentation received.

c. To prepare, together with the President, the agenda and order of the day and send it with the notice of meeting to each of the members.

d. To convene the members of the Board, with at least three days' notice; however, by agreement of its members, this procedure may be omitted when specific days have been set for ordinary sessions, in this case the first and third Tuesday of each month.

a. To attend sessions punctually.

b. Not to leave their post during sessions without permission from whoever is presiding.

c. To request the floor from the President and use it coherently.

d. To join the committees that the Board entrusts to them.

e. To cast their vote, in the affirmative or negative, on matters submitted for their consideration. In the event of abstaining from voting, they must state the reasons for their position.

f. To formulate motions and proposals for inclusion in the order of the day.

g. To request the necessary information, consult minutes, books, correspondence of the Board, for the purpose of having better criteria on the matters analyzed or to be analyzed.

h. To justify their absences in writing before the President and request their alternate to substitute for them.

1. Reading and approval of the order of the day.

2. Reading of correspondence.

3. Follow-up on pending matters.

4. Cases:

4.1 Reading of the case file (expediente).

4.2 Hearing.

4.3 Comments.

4.4 Recommendations.

5. Motions and proposals from the members of the Board.

6. Reading and approval of the corresponding minutes.

Subsequently, the President shall authorize the presence of the parties—when they have so requested—who shall individually exercise their right to present their defense without interruptions. Once their intervention is finished, an opportunity shall be given to the members of the Board to ask relevant questions. Once the inquiry is finished, the worker shall withdraw so that the members of the Board may deliberate. The members of the Board shall be granted the possibility of contributing documentary and/or testimonial evidence related to the case that is not included in the case file or requesting any expansion thereof.

The right to speak must be requested from the President, who shall keep the order of requests as they were made. The speaker shall have the right to two interventions to refer to the same topic in the cases established in Article 4, and the President, in dismissal cases, may authorize a third intervention if they deem it pertinent.

Once all interventions have been made, the President shall submit the case to a nominal vote, in alternating order, starting with a member different from their representation. The vote may be reasoned by any member who wishes, in a clear, concise, and precise manner.

a. For the consideration of motions.

b. For the approval and development of a proposal.

c. For investigation.

d. For study.

e. For auxiliary advisory.

If there is reliable proof of a fault in this regard, internal procedures shall be initiated against the member of the Board, giving them the right to exercise their defense. If the fault is proven, the Board shall analyze and request their immediate substitution from the party they represent.

Likewise, the parties shall have access to the main case file (expediente) that is held by the Labor Relations Board.

For this reason, they must attend sessions when the Board so requests and comply with Article 20 of these Regulations.

The Ministry shall provide the Board with an appropriate place, duly conditioned with the necessary furniture and office equipment so that it can hold its sessions.

Regarding field trips (giras) within the national territory that the members of the Board must make in connection with their assigned functions, the Senior Administration shall provide the means of transportation, travel allowances (viáticos), and corresponding permits for that purpose.

One month in advance of the expiration of the period for which the Board was appointed, the President shall request each of the represented organizations to send the name of the full and alternate members who will constitute the new Board.

The Senior Administration may remove or replace its representatives when it deems it convenient.

Issued at the Presidency of the Republic, on the fifteenth day of January of the year two thousand thirteen.

Los interesados en tramitar alguna denuncia ante la Junta, deben agotar la vía Administrativa correspondiente y presentar todos los indicios y pruebas pertinentes.

Cuando la Junta analice un caso sometido a su conocimiento, en el que concurran idénticas circunstancias que un asunto ya fallado por esta, estará en la obligación de resolver de igual manera.

Los representantes de los trabajadores serán nombrados, uno por cada Junta Directiva de las Organizaciones Sindicales de Trabajadores del Ministerio, con mayor membresía.

Los miembros representarán a las partes (Administración Superior y Trabajadores) mientras no sean revocados sus nombramientos. Además; habrá tres miembros suplentes, elegidos de la misma forma que los miembros propietarios, los cuales podrán asistir a las sesiones con derecho a voz pero no a voto y con la facultad de sustituir al propietario, y su derecho a voto en el momento que éste no pueda estar presente en la sesión.

- Jefe, director o subalterno del trabajador afectado.

- El funcionario afectado.

Su función es de consulta y asesoramiento en las resoluciones finales en materia laboral que deba dictar el Ministro.

Son atribuciones de la Junta:

a. Intervenir conciliatoriamente en los diferendos individuales y colectivos que se susciten entre la administración, direcciones, jefaturas y sus trabajadores, entre otros; y promover el mejoramiento de las relaciones obrero-patronales.

b. Conocer y pronunciarse sobre los Actos Administrativos proposiciones de despido. Estas causas deberán ser comunicadas a la Junta, por parte de la Administración Superior, previo envió al Tribunal del Servicio Civil, junto con la documentación de respaldo correspondiente. En estos casos la Junta deberá resolver el asunto dentro del plazo improrrogable de cinco días hábiles siguientes al recibo del expediente.

c. Conocer y pronunciarse en los casos de amonestación escrita o suspensiones sin goce de salario, a petición del trabajador afectado, dentro del plazo de cinco días hábiles posteriores a la fecha en que fue notificado de la sanción impuesta. Dicha solicitud deberá ser presentada por escrito, ante la Secretaria de la Junta con la documentación y/o el nombre de los testigos que sustenten el reclamo.

d. Conocer y pronunciarse en los casos de modificaciones de jornada, horarios de trabajo, traslados, discriminación por razones de edad y/o de género, hostigamiento laboral, sexual y otros.

e. Asesorar a la Administración Superior, direcciones o jefaturas, en aquellos asuntos laborales que dichas autoridades juzguen conveniente.

En las sesiones ordinarias se analizarán los asuntos que figuren en el orden del día y en las extraordinarias, todos aquellos que presentan un carácter realmente extraordinario o de emergencia.

Se sesionará como mínimo una vez por quincena y extraordinariamente cuando sea convocada por el Presidente o por la mitad de sus miembros, con cuarenta y ocho horas de antelación y exponiendo las razones de la misma. La Juntasesionará en horas hábiles, para lo cual cada uno de los miembros que asistan, disfrutará del permiso correspondiente con goce de salario, para cumplir con los fines de la misma.

En caso de que por motivos especiales no se sesione o se suspenda la misma, los miembros deben incorporarse a sus labores habituales.

Los miembros suplentes podrán asistir a las sesiones con la finalidad de que conozcan los asuntos que se analizan en la Junta, con voz, pero sin voto, salvo en que se encuentren en sustitución de un miembro propietario.

Las sesiones se iniciarán puntualmente a la hora establecida en la convocatoria respectiva y si quince minutos después no hubiese quórum, esta no se llevará a cabo. Las ausencias injustificadas que originen la falta de quórum, serán comunicadas a las instancias respectivas, con la finalidad que éstas asuman las responsabilidades del caso. Las ausencias injustificadas por tres veces de cualesquiera de los miembros propietarios, dará la facultad a los miembros restantes de la Junta de solicitar a la Administración Superior o las Organizaciones Sindicales su reemplazo o sustitución.

En los casos en que un miembro propietario no pueda asistir a una sesión, estará en la obligación de justificarlo por escrito con antelación al Presidente de la Junta, y comunicar dicha circunstancia al miembro suplente para que lo sustituya, en su ausencia.

Cuando por circunstancias extraordinarias -que no impliquen la falta de quórum- la sesión no se pueda efectuar, esta quedará programada para el día hábil siguiente, siempre y cuando así lo disponga la mayoría de sus miembros.

Presidente podrá conceder la palabra a cada miembro por una única vez y la someterá a votación con las modificaciones del caso, si las hubiera. Las actas deberán ser firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Junta, una vez finalizada la sesión.

Ante la ausencia del Presidente, la Junta antes de iniciar la sesión, nombrará a quien presida la misma. El Presidente deberá justificar con antelación y por escrito su ausencia, ante el Secretario de la Junta.

a. Comprobar el quórum y someter a aprobación la agenda del día.

b. Abrir y levantar la sesión.

c. Mantener el orden y la disciplina durante las sesiones.

d. Otorgar la palabra y velar por su buen uso.

e. Dirigir los debates y someter a votación los asuntos, cuando considere que han sido suficientemente discutidos.

f. Convocar a los miembros a sesiones extraordinarias, exponiendo los motivos por escrito y con una anticipación no menor de cuarenta y ocho horas.

g. Confeccionar junto con el Secretario la agenda y el orden del día y enviarla con la convocatoria a la sesión, a cada uno de los miembros.

h. Redactar y firmar conjuntamente con el Secretario las recomendaciones, el acta y la correspondencia.

i. Solicitar a las instancias administrativas del Ministerio la colaboración respectiva para el eficaz y eficiente cumplimiento de las funciones de la Junta.

j. Cualquier otra función que la Junta le asigne.

Ante la ausencia del Secretario, la Junta antes de iniciar la sesión, nombrará al sustituto en su ausencia. El Secretario deberá justificar con antelación y por escrito su ausencia, al Presidente de la Junta.

Artículo14.-De las funciones del secretario: Serán funciones del Secretario de la Junta de Relaciones Laborales.

a. Redactar y firmar conjuntamente con el Presidente las recomendaciones, el acta y la correspondencia.

b. Leer el acta, la correspondencia y demás documentación recibida.

c. Confeccionar junto con el Presidente la agenda y el orden del día y enviarla con la convocatoria a la sesión, a cada uno de los miembros.

d. Convocar a los miembros de la Junta, con al menos tres días de anticipación, no obstante; por acuerdo de sus miembros se podrá obviar este trámite, cuando se hayan fijado días determinados para las sesiones ordinarias, en este caso los primeros y terceros martes de cada mes.

a. Asistir puntualmente a las sesiones.

b. No abandonar su puesto durante las sesiones, sin permiso de quien está presidiendo.

c. Pedir al Presidente el uso de la palabra y usarla con coherencia.

d. Integrar las comisiones que la Junta le encomiende.

e. Dar su voto, en forma afirmativa o negativa, en los asuntos que se someten a su conocimiento. En caso de abstenerse de votar, deberá razonar su posición.

f. Formular las mociones y propuesta para su inclusión en el orden del día.

g. Solicitar la información necesaria, consultar actas, libros, correspondencia de la Junta, a efecto de tener mejor criterio sobre los asuntos analizados o que deban analizarse.

h. Justificar sus ausencias por escrito ante el Presidente y solicitar a su suplente que lo sustituya.

1. Lectura y aprobación del orden del día.

2. Lectura de correspondencia.

3. Seguimiento de asuntos pendientes.

4. Casos:

4.1 Lectura del expediente.

4.2 Audiencia.

4.3 Comentarios.

4.4 Recomendaciones.

5. Mociones y propuestas de los miembros de la Junta.

6. Lectura y aprobación del acta correspondiente.

Posteriormente; el Presidente autorizará la presencia de las partes -cuando estas así lo hayan solicitado- quienes ejercerán individualmente su derecho de descargo sin interrupciones. Una vez terminada su intervención, se dará oportunidad a los miembros de la Junta de realizar las preguntas pertinentes. Una vez terminada la indagación, el trabajador procederá a retirarse para que los miembros de la Junta deliberen. Se concederá a los miembros de la Junta, la posibilidad de aportar prueba documental y/o testimonial relacionada con el caso y que no esté incluida en el expediente o solicitar cualquier ampliación del mismo.

El uso de la palabra deberá solicitarse al Presidente, quien llevará el orden de las solicitudes acorde como fueron solicitándose. El orador tendrá derecho a dos intervenciones para referirse a un mismo tema en los casos establecidos en el artículo 4, y el Presidente, en los casos de despido, podrá autorizar una tercera intervención si lo considera pertinente.

Una vez realizadas todas las intervenciones, el Presidente someterá el caso a votación nominal, en forma alterna, iniciando con un miembro diferente a su representación. El voto podrá ser razonado por el miembro que lo desee, en forma clara, concisa y precisa.

a. De consideración de mociones.

b. De aprobación y desarrollo de una propuesta.

c. De investigación.

d. De estudio.

e. De asesoría auxiliar.

De haber prueba fehaciente de una falta en ese sentido, se levantará un procedimiento a lo interno al miembro de la Junta, dándole el derecho a ejercer su defensa. En caso de comprobarse la falta, la Junta, analizará y solicitará a la parte que representa, su sustitución inmediata.

Asimismo; las partes tendrán acceso al expediente principal que se encuentre en la Junta de Relaciones Laborales.

Por tal motivo, deberá asistir a las sesiones cuando la Junta se lo solicite y cumplir con el artículo 20 del presente Reglamento.

El Ministerio dotará a la Junta de un lugar apropiado y debidamente acondicionado con el mobiliario y equipo de oficina necesario para que pueda celebrar sus sesiones.

Respecto a las giras dentro del territorio nacional que deban realizar los miembros de la Junta con motivo a las funciones asignadas, la Administración Superior dotará el medio de transporte, los viáticos y permisos correspondientes para ese fin.

Con un mes de anticipación al vencimiento del periodo por el que fue nombrada la Junta, el Presidente solicitará a cada una de las organizaciones representadas, enviar el nombre del propietario y suplente que integraran la nueva Junta.

La Administración Superior podrá remover o reemplazar a sus representantes cuando lo estime conveniente.

Dado en la Presidencia de la República, a los quince días del mes de enero del año dos mil trece.