National Emergency and Risk Prevention RegulationReglamento a la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo

In addition to the definitions stipulated in the Ley Nacional de Emergencia y Prevención del Riesgo, for the application of this Regulation, the following terms have the meaning indicated below:

• a)Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias: An organ of maximum deconcentration, attached to the Presidency of the Republic, responsible for the governing function in matters of risk prevention and emergency situation response. For the application of this Regulation and its common use, the use of the acronym CNE is authorized to designate the Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, b) Declaration of Emergency (Declaratoria de Emergencia): Declaration of the Executive Branch by Executive Decree referring to circumstances of "war", "internal unrest", and "public calamity", as those that may be "subject to their own exceptional treatment and that must be understood within the strictest definition of force majeure or, at the most, of unforeseeable circumstances, that is, events that originate from nature, such as earthquakes and floods, or from human action, such as popular riots, invasions, and war, or from the human condition itself, such as epidemics, events that are unexpected and unforeseeable, or although foreseeable, unavoidable; these are, in general, abnormal situations that cannot be controlled, managed, or dominated with the ordinary measures available to the Government".
• c)Local and minor emergency (Emergencia local y menor): Are those that, due to the high frequency with which they occur or the serious impact they cause to communities with risk to life, health and safety of inhabitants and their property, the interruption of basic services of the affected populations, as well as to the environment, demand a humanitarian service of first impact. The CNE shall have extraordinary powers in order to address these types of emergencies.
• d)Prevention Process (Proceso de Prevención): Prevention consists of the responsibility of the Costa Rican State to avoid or reduce disasters within a definition, in which all institutions under the stewardship of the CNE shall be obliged to consider risk management concepts in their programs. For all intents and purposes, prevention must be considered an ordinary activity of the CNE.
• e)Surplus (Superávit): The result obtained from the totality of the different funding sources incorporated into the budgets, less the totality of the expenditures executed during the period of the established budget exercise for the Public Administration, shall be considered as surplus.
• f)Profit or utility (Ganancia o utilidad): It is the result obtained from the total real income received from the sale of goods and services rendered, less the cost of the same and the operating expenses incurred during the period of the economic exercise for the Public Administration.
• g)National Emergency Fund (Fondo Nacional de Emergencias): It is that which is constituted in accordance with the provisions of article 43 of the Law and excluded from the provisions of the Single Treasury Account mentioned by the current Financial Administration and Public Budgets Law, and must be administered by the CNE, in accordance with the procedures established in the Law and this Regulation, with the objective of obtaining adequate financial returns to be used in prevention activities, response to declared and undeclared emergencies, administration, management, control, and auditing of the same Fund.
• h)Incident Command System (Sistema de Comando de Incidentes, SCI): It is the combination of facilities, equipment, personnel, procedures, protocols, and communication systems, operating in a common organizational structure, with the responsibility of managing the resources assigned to the management of an emergency situation. The specific structure and functions of each area shall be that defined in the respective procedures manual.

National Risk Management System (Sistema Nacional de Gestión del Riesgo)

It is the integral, coordinated, and harmonious articulation of the organs, structures, functional relationships, methods, procedures, and resources of all State Institutions, seeking the participation of the private sector and organized civil society.

The National Risk Management System, within the concept of article 6 of Law Nº 8488, has the CNE as its Governing Body and shall be developed through the following subsystems:

• a)Prevention and mitigation subsystem (Subsistema de prevención y mitigación): Its objective is, through the articulation of public policies, the modification of the causes and factors that generate risk.
• b)Preparedness and response subsystem (Subsistema de preparativos y respuesta): Its purpose is to conduct and coordinate the efforts of institutions for the timely and efficient response to emergency situations and states of emergency that arise. For this reason, the CNE, based on the general guidelines of this subsystem, shall establish the actions, work procedures, and control and evaluation systems that directly and mandatorily involve the participation of the State, local governments, non-governmental organizations, private enterprise, and the general community.
• c)Rehabilitation and reconstruction subsystem (Subsistema de rehabilitación y reconstrucción): Its function is to provide the country with the necessary and sufficient instruments and resources to meet the needs for rehabilitation and reconstruction of public infrastructure works and those of social interest, the production of goods, as well as public services that are affected by disasters. All the above under a development vision that promotes local participation and risk reduction in the same emergency response process.

The above shall be complemented by information programs for risk management, which will have the objective of facilitating decision-making in the field of prevention, mitigation, preparedness, response, and reconstruction. The CNE shall be responsible for making available, in a timely manner, to the institutions that participate in the stages of prevention, response, and reconstruction of the emergency, the necessary information for the proper management of the available resources they possess. It shall also seek to develop the population's interest in the use and exchange of information within the scope of the National Risk Management System.

• a)Sectoral - Institutional: The following are considered within this group:

a.i. Sectoral Risk Management Committees (Comités Sectoriales de Gestión del Riesgo): Coordination bodies of the sectors that make up the sectoral structure of the Costa Rican State, corresponding to the Central and Decentralized Administration. They shall be composed of representatives of the institutions that make up each of the Sectors, in order to bring them together in a single sectoral body that interacts with the CNE. They are coordinated by the representative of the governing institution, which, for purposes of monitoring the subject matter within the sector, must have a permanent coordinating body or program.

a.ii. Institutional Committees for Risk Management (Comités Institucionales para la gestión del riesgo): Internal coordination bodies of each of the institutions of the Central Administration, the Decentralized Public Administration of the State, Local Governments, and the private sector. They internally organize and plan preparedness and emergency response actions, according to their scope of competence and in compliance with sectoral planning.

These committees shall be formed in each of the institutions of the Centralized and Decentralized Public Administration and shall be composed of the managerial or decision-making levels of those institutions; their coordination shall be defined by the institutional head, who shall notify the CNE of the composition of the respective committee, for the corresponding accreditation and approval by the Board of Directors of the C.N.E.

• b)Technical - Operational. The following are considered within this group:

b.i. Emergency Operations Center (Centro de Operaciones de Emergencia): The Emergency Operations Center (Centro de Operaciones de Emergencia, COE) is the permanent coordination body, attached to the Commission; it brings together at the national level all public institutions and non-governmental organizations working in the emergency response and rehabilitation phase, as established in the respective procedures manual. Its responsibility is to prepare and execute, through pre-established procedures, coordinated first-response actions to emergency situations. This Center is constituted by representatives designated by the highest head of each institution, who hold at least positions with a director-level post. The COE coordination is exercised by an official of the Commission with a position equal to that of the other representatives.

b.ii. Technical Advisory Committees (Comités Asesores Técnicos): Interdisciplinary technical teams composed of specialists and organized according to related thematic areas; they advise the Commission, the COE, and the other coordination bodies of the National Risk Management System on specific topics within their competence. Their criteria are defined as of a specialized, technical, and scientific nature and constitute the basis for decision-making in risk prevention and emergency response. The designation is made by the respective head, and the appointment shall be made by the Board of Directors of the CNE.

(*)c) Regional - Municipal- District - Community: The following are considered within this group:

c.i. Regional Emergency Committees (Comités Regionales de Emergencia): Shall be composed of the regional directors or heads of public institutions and private, civil, and non-governmental representatives, with coverage in the regional scope. The regions of the country in which the regional committees are organized shall be in accordance with the regionalization system established by MIDEPLAN. The institutional representation in the regional emergency committees shall be defined by the institutional heads before the Presidency of the COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, an entity that shall formalize their establishment. They perform their function with the coordination, advice, control, and follow-up of the COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, which shall appoint only one regional emergency committee per region.

c.ii. Municipal Emergency Committees (Comités Municipales de Emergencias): Shall be composed of the persons with the highest authority of public institutions in the canton, as well as private, civil, and non-governmental representatives. Each canton and municipal intendancy shall have a CME. Coordination shall be in charge of the person in the post of mayor (alcaldía) or municipal intendant (intendencia municipal), according to the rules established in the Regulation for the organization and operation of the regional, municipal, distrital communal emergency committees (Reglamento para la organización y funcionamiento de los comités regionales, municipales, distritales comunales de emergencia). Follow-up and supervision shall be the responsibility of the Operations Management Unit.

c.iii. District Emergency Committees (Comités Distritales de Emergencia): Shall be implemented in those districts that, in accordance with Law Nº 8173 of December 7, 2001, have a Municipal District Council and have elected a district intendant.

c.iv. Community Emergency Committees (Comités Comunales de Emergencia): Shall be composed of representatives of civil society organizations present in the communities, including non-governmental organizations and private enterprise. In all cases, their participation is considered voluntary, but subordinated to the planning and response procedures of the CME. Their scope of action is the community level, understood as a human collectivity that inhabits a specific geographical space, which may be smaller than the political-administrative level of district and larger than or equal to a town. Their organization, follow-up, and advice shall be the responsibility of the municipal emergency committees, with the supervision and support of the Operations Management Unit.

The participation of public officials in said committees must be considered part of their ordinary responsibilities.

(*)(Thus amended the previous subsection c) by article 1 of Executive Decree N° 43796 of September 8, 2022) d) Thematic-Territorial Networks (Redes Temáticas-Territoriales). They are bodies for analysis, follow-up, planning, and coordination for the treatment of specific topics, directly related to risk, which, due to their nature and implications in the short, medium, or long term for the country, for a region, or a specific activity, require particular attention, which cannot be resolved in the other coordination bodies described in this article; these networks are composed of specialists, officials designated to make decisions, technical advisors, and representatives of interested groups; all with the capacity to contribute to the management of the problem under control. The designation is made by the respective head, and the appointment shall be made by the Board of Directors of the CNE.

• e)National Forum on Risk (Foro Nacional sobre el Riesgo). It is the body for monitoring risk management policy; it periodically brings together the members of all the coordination bodies described in this article. The Forum must be convened by the CNE once a year. At it, the Commission must present a report on the actions taken through the National Risk Management System to fulfill the purposes of this Law. By addressing relevant topics, the participants must discuss and propose courses of action for the advancement of the policy.

The proposals shall be considered in the strategic planning process of the CNE and shall constitute the basis for defining its actions in monitoring the System.

For the convening of the Forum, the members of the coordination bodies of the National Risk Management System must participate in a preparatory phase for the preparation of their reports and proposals.

• f)Subsystem Follow-up Committees (Comités de Seguimiento a los Subsistemas). It is the coordination body responsible for following up on the programs that make up each of the Subsystems of the National Risk Management System. They shall be composed of no more than five persons, designated by the board of directors of the CNE, selected from among the representatives to the coordination bodies of the National Risk Management System.

The follow-up that falls to this committee must be understood as the application of the policy lines integrated into the National Risk Management Plan (Plan Nacional de Gestión de Riesgo) and the resolutions of the Forum, within the framework of the competences of each institution.

In the case of the Preparedness and Response Subsystem, the body responsible for coordination shall be the COE.

The CNE shall fulfill its role as the governing entity for risk prevention and emergency preparedness, at the national and regional levels through the following coordination scheme. At the national level, coordination shall be exercised through permanent programs of the institution, which must articulate and manage towards the regional levels, the efforts of the preparedness and response, prevention and mitigation, as well as reconstruction processes. At the regional level, coordination shall be exercised by an official(s) of the CNE, who shall represent it at this level. For the fulfillment of his/her functions, he/she must coordinate with the directorates of institutions and other organisms present in the region and with the mayors as authorities at the cantonal level. Likewise, he/she shall coordinate the thematic networks and territorial networks that the CNE establishes for the development of aspects related to prevention and mitigation. At the municipal level, coordination shall be exercised by the Mayor according to the scope of Law Nº 8488, this Regulation, and the CNE's Regulation for the Organization and Operation of Regional, Municipal, and Community Emergency Committees (Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Comités Regionales, Municipales y Comunales de Emergencia).

The structure of the committees shall be defined in the Regulation that will be formulated for this purpose.

For the application of risk management policy, the CNE is obligated to design and coordinate the execution of the National Risk Management Plan, which must be linked to the policies of the National Development Plan (Plan Nacional de Desarrollo) and shall constitute the strategic planning instrument that will allow the systemic and integral articulation of policies and, in addition, the delimitation of institutional competencies, the allocation of resources, the organization, and the mechanisms for verification and control.

For the preparation of institutional and operational plans of the organs and entities of the State, the orientations indicated in the National Risk Management Plan must be taken into account.

When formulating and preparing plans, programs, and projects for urban development, these organs and entities must consider the component of risk or disaster prevention and mitigation within them.

The National Risk System brings together the efforts and contributions of the different State institutions, the civilian population, and other sectors involved in prevention and in the different phases of an emergency. To fulfill the objectives of the System, Law Nº 8488 establishes different coordination bodies that allow creating a link between the CNE and the other sectors that participate in it. It is through these coordination bodies that the public and private sector become involved in the process of prevention, response, and reconstruction of an emergency at the national, regional, and local level. The National Risk Management System is structured through the coordination bodies. The CNE shall be empowered to form other coordination bodies in accordance with the scope of the National Risk Management Plan and its programs; it shall also be responsible for their due functioning by reason of its governing role in matters of prevention and response to an emergency. Every organ and entity of the State has the obligation to collaborate with the CNE, through the coordination bodies that the Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo establishes, for which they shall diligently attend to prevention projects in general and, in particular, they shall have to follow the guidelines established in the National Risk Prevention Plan (Plan Nacional de Prevención del Riesgo).

The CNE must have permanent programs for the promotion, encouragement, advice, and follow-up of the coordination bodies referred to in article 5 of this Regulation.

National Commission for Risk Prevention and Emergency Response

In accordance with article 13 of Law Nº 8488 that creates the CNE, and independently of the powers established in article 14 of the Law, the CNE must take into consideration that:

• a)It shall exercise a permanent function of coordination and control over the organs and entities of the State, in order for them to participate in the National Risk Management System and incorporate risk prevention and emergency response policies into their management. For this, the CNE shall rely on the different coordination bodies established by article 10 of Law Nº 8488 and article 5 of this Regulation.
• b)The Board of Directors of the CNE is responsible for issuing binding resolutions on situations of risk, emergency, and imminent danger; for this, it must be based on the technical and scientific criteria issued by the Technical Advisory Committees, Thematic Networks, or the competent officials of the CNE. These resolutions shall guide the regulatory and control actions that are necessary and timely according to the situation presented.
• c)It shall promote and support studies and research in matters related to its purposes that have been considered priority areas for the CNE, as well as the development of projects that promote physical, technical, and educational systems oriented to the prevention and mitigation of disasters, and to preparedness to face them. All the above shall have as an ultimate goal reinforcing the National Risk Management System.

The prevention activity carried out by the CNE must be considered for all intents and purposes as an ordinary activity of the same. Thus, the ordinary prevention and administrative activities of the CNE and of the other State institutions may not be carried out under the regime of exception resulting from a declaration of emergency.

The CNE shall have extraordinary powers in order to address local emergencies.

These are those that, due to the high frequency with which they occur or the serious impact they cause to communities with risk to life, health and safety of inhabitants and their property, the interruption of basic services of the affected populations, as well as to the environment, demand a humanitarian service of first impact. The CNE shall have extraordinary powers in order to address these types of emergencies.

The CNE may contract a maximum of one hundred machine-hours for the cleaning of the zone most affected by the local emergency, without a declaration of emergency intervening, to fulfill its function of assisting the population affected by the effects of the damage-generating event. The most affected zone shall be defined by the competent units of the CNE based on technical criteria for assessing imminent risk or threat from the event that occurred; Contracting and acquisitions related to these minor emergencies shall be carried out through the procedure established for such purposes. For these effects, the cleaning works shall comprise at least:

- Cleaning of roads and replacement of roadway material.

- Cleaning and collection of debris from landslides.

- Cleaning of landslides and placement of structures for the protection and safety of users.

- Recovery and replacement of disaggregated material in protective works.

- Re-digging of riverbeds (Recava de cauces de ríos).

- And any other activity that seeks to safeguard human life.

For the purchase of materials to rehabilitate basic services and enable shelters, if necessary, the labor required for the construction of the work shall be contracted.

(Thus amended by article 1 of Executive Decree N° 40762 of November 13, 2017)

The CNE is organized as follows:

• a)The Board of Directors (Junta Directiva).
• b)The Presidency.
• c)The Executive Directorate.
• d)The organizational structure and the programs necessary for the development of the System and its own functions.

Chapter 16.-Surety bond (Caución) of the President and the Executive Director of the Commission. The official holding the position of President of the CNE must provide, at his/her own expense, a fidelity bond in favor of the Public Treasury (Hacienda Pública), for an amount of six thousand United States dollars (USD).

The official holding the position of Executive Director of the CNE must provide, at his/her own expense, a fidelity bond in favor of the Public Treasury, for an amount of five thousand United States dollars (USD).

The officials of the CNE shall be subject to the Civil Service regime and shall be obliged to ensure the due compliance with the laws and regulations applicable to their functions and, in general, to the CNE.

The CNE shall establish a manual of positions, in which the specific functions of the Institution's personnel are defined, both for ordinary activity and during emergency response. The officials of the CNE have within their competencies, in addition to those corresponding to the ordinary function of the institution, the duty to provide their services in situations of state of emergency, even if they occur outside normal working hours. The CNE may form and regulate a volunteer scheme at the national and regional level, circumscribed to the areas included in the logistics chain that, by the nature of the tasks, are considered attributions of the CNE to guarantee compliance with internal and external regulations on the management of emergency assets and supplies.

Everything else related to the management of the CNE's human resources is developed by the Autonomous Regulation of Services and Organization.

The Board of Directors of the CNE shall appoint an auditor by a simple majority of votes. His/her appointment shall be for an indefinite term and he/she shall depend organically on it.

The CNE Board of Directors shall appoint a sub-auditor, in accordance with current legislation, who shall replace the auditor in their absence. All in accordance with the current Internal Control Law (Ley de Control Interno).

Prevention Responsibilities

It is the responsibility of the Costa Rican State to prevent disasters; therefore, all institutions shall be obligated to consider in their programs the concepts of management for risk reduction (gestión para la reducción del riesgo) and include the measures that are appropriate and timely to prevent their manifestation. For which purpose they shall coordinate with CNE their prevention programs and activities, considering them as a public policy process that must operate permanently and sustainably, with a systemic approach and that of the National Risk Management Plan (Plan Nacional de Gestión del Riesgo).

In the budgets of each public institution, the allocation of necessary resources must be included for the development of risk reduction (reducción del riesgo) and emergency preparedness programs, in accordance with the National Plan for Risk Prevention and Emergency Response (Plan Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias).

The Ministry of Planning, the Technical Secretariat of the Budgetary Authority (Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria), and the Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República) shall ensure compliance with the budgetary prevention component of each institution.

The Comptroller General of the Republic and the internal audit offices of public institutions, within their regulatory and oversight functions, shall monitor the application of measures that ensure the adequate management of risk-generating elements and the explicit consideration of prevention actions by the institutions in their respective budgets.

Declaration of Emergency

The Executive Branch may declare, by executive decree, the state of emergency in any part of the national territory. The reasons for making the emergency declaration must be clearly specified in the administrative resolutions of CNE and in the respective decrees, which shall be subject to the control of constitutionality, discretion, and legality prescribed in the legal system.

This declaration allows for managing, by way of exception, the actions and the allocation of the resources necessary to attend to the emergency, in accordance with Article 180 of the Political Constitution.

The exception regime (régimen de excepción) shall be understood as encompassing the administrative activity and disposition of public funds and assets, provided they are strictly necessary to protect life, the environment, vital infrastructure, and public and private property when, unequivocally, the required causal link exists between the event causing the state of emergency and the damages caused by it.

In order to comply with the purpose of Law No. 8488, in emergency response (atención de emergencias), CNE shall establish the necessary administrative procedures to efficiently organize and control the use of available resources during the exception regime.

Appointments under the exception regime shall be made as of the emergency declaration provided they are necessary to attend to the different stages thereof.

These emergency appointments shall be made based on criteria of suitability and objectivity. They shall be used solely to attend to functions that are directly linked to the declared emergency.

The expenses incurred by CNE for these appointments must be covered with resources from the National Emergency Fund (Fondo Nacional de Emergencias), upon prior authorization from the Board of Directors and under an investment plan. For the payment of these officials, CNE shall use the rules applicable to service relationships between the Administration and its public servants.

Emergency appointments may not exceed the term of the respective declaration.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 39681 of April 28, 2016)

To avoid reconstructing vulnerability, the works to be executed during the emergency must be carried out with a preventive approach, ensuring that in future events they do not generate an equal state of emergency again.

In the event that a municipal regulatory plan exists in the affected cantons, CNE, through the different bodies of the National System for Prevention and Emergency Response (Sistema Nacional de Prevención y Atención de Emergencias), shall recommend land-use measures and other regulations relating to the prevention of future disasters, which shall be incorporated as an update to said legal instrument.

The reconstruction phase may not exceed five years; upon conclusion of this term, CNE must recommend to the Executive Branch the declaration of cessation of the state of emergency.

The CNE Board of Directors must transfer to the National Emergency Fund or to a current decree the available balances of the concluded decree.

Likewise, for cases in which the General Emergency Plan is fully executed before the conclusion of this five-year term, and there are remaining balances, CNE shall recommend to the Executive Branch the cessation of the state of emergency, and said resources may be transferred to the National Emergency Fund, upon prior authorization from the CNE Board of Directors.

The Internal Audit of CNE shall be responsible for internally overseeing the resources of the National Emergency Fund used to attend to the emergency declaration in its different phases, in accordance with Articles 21 and 22 of the current General Internal Control Law (Ley General de Control Interno). In order to avoid or reduce the loss of life and the social, economic, and environmental consequences derived from an emergency situation, CNE must keep its operational, administrative, and financial systems expeditious and simplified, guaranteeing the timely, coordinated, and efficient management of human, material, and financial resources.

During the response to a declared emergency or a local or minor emergency, CNE is authorized for the extraction and use of the materials necessary to attend to the damages caused by the emergency, for which purpose it must communicate beforehand to the Directorate of Geology and Mines (Dirección de Geología y Minas) of the Ministry of Environment and Energy, MINAE.

Under the declaration of emergency, all dependencies, public institutions, and local governments shall be obligated to coordinate with CNE, through the coordination bodies of the National Risk Management System (Sistema Nacional de Gestión de Riesgo).

CNE shall have unified command over the activities carried out in the zones affected by a disaster or public calamity. Private entities and organizations, in general, that voluntarily collaborate in the development of these activities shall be coordinated by CNE. For this purpose, it shall prepare a plan for emergency response in coordination with the different public and private institutions and local and communal bodies.

General Emergency Plan

Once the Executive Branch has issued the decree declaring the state of emergency, CNE immediately, through its Executive Directorate and in consultation with its Presidency, shall convene the institutions that have competence and any other it considers necessary for the preparation of the General Emergency Plan (Plan General de la Emergencia), the purpose of which is to rationally, efficiently, and systematically plan and channel the actions to be carried out, the necessary supervision, and the allocation of the resources required for the response to the different phases of the emergency.

All institutions are obligated to contribute as necessary, with information and technical support for the preparation of the General Emergency Plan, for which purpose, in close coordination with regional and municipal level bodies, they must develop their damage assessment processes. The drafting of this Plan, as well as the responsibilities relating to subsequent execution, shall take priority over the ordinary tasks of each particular institution.

For the preparation of the General Emergency Plan, CNE shall have official damage and loss assessment formats and forms, which it shall make available to the different organs and institutions. Likewise, CNE shall have the responsibility to permanently train the assessment teams of the different organs and institutions.

Institutions have a maximum period of two months from the declaration of emergency by executive decree to submit an official report of the damages and losses with an estimate of the costs and needs to be covered. There must exist and be proven, unequivocally, a cause-and-effect relationship in this report between the declared emergency and the reported damage, based on the inventory of works prior to the event. With the reports submitted and the other documentation that CNE accredits, the General Emergency Plan shall be prepared. The maximum period of two months that institutions have to submit an official report of damages and losses with an estimate of the costs and needs to be covered does not exclude the possibility that, during the course of the six months following the approval of the General Emergency Plan, other damages that were not contemplated in said Plan may be incorporated. This emerging information must be supported by the institution before CNE, with a technical study demonstrating that it is directly related to the event generating the emergency.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 42699 of September 16, 2020)

Executing Units (Unidades Ejecutoras) are defined as the entities appointed by agreement of the CNE Board of Directors for the execution of one or several investment plans approved by this collegiate body, necessary for the response to a declared emergency. Any public institution that is competent in the matter may be appointed as an Executing Unit, provided it has an adequate administrative organization that guarantees the proper fulfillment of the proposed goals, the optimal satisfaction of needs, and adequate control in the management and use of available resources; otherwise, the Board of Directors may appoint CNE as the executing unit, or substitute the Executing Unit with another competent public institution, or contract the necessary services for the proper execution of the works. For the purpose of best fulfilling the intended public objective, the CNE Board of Directors may unilaterally and in accordance with institutional interests, substitute any Executing Unit that has been appointed. For such purposes, the CNE Board of Directors shall issue the regulation that governs and regulates the operation of the Executing Units.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 42699 of September 16, 2020)

Each Executing Unit must designate officials to represent it, who shall be responsible for coordinating with the corresponding administrative units at CNE the submission of documents, payment procedures, purchase requests, submission of the investment plan, the qualitative and quantitative technical description of the project, project inspections, progress reports, processing of modification orders, final completions, for evaluation by CNE; whose names, identification numbers, and signature registries must be submitted to CNE.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 42699 of September 16, 2021)

All appointed Executing Units shall depend directly on CNE. The Reconstruction Process Management Unit (Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción) of CNE shall be the unit responsible for the control and oversight (fiscalización) of the functions assigned to them in the process of executing reconstruction works and in the monitoring and evaluation of resilience as determined in the corresponding Regulation.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 42699 of September 16, 2020)

Once the corresponding General Emergency Plan has been prepared, it must be submitted immediately for the knowledge of the CNE Board of Directors, so that it may proceed to make the pertinent adjustments, approve it, and order its execution. Any expansion made to this plan must have the approval of the Board of Directors.

The foregoing does not exclude the possibility that CNE has to make decisions of extreme urgency when it is a matter of safeguarding the lives of persons or property that are in situations of exceptional danger. In such cases, a detailed report must be rendered before the CNE Board of Directors when the General Emergency Plan is submitted for approval.

The implementation of the General Emergency Plan shall be overseen (fiscalizado) by the Executive Directorate, which may request the collaboration of the representatives of the different coordination bodies established previously. It shall also render periodic reports on the development of the General Emergency Plan to the CNE Board of Directors.

Economic Resources

For the fulfillment of assigned functions, CNE shall have the financing sources established in Article 42 of the National Law on Emergencies and Risk Prevention (Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo). The National Emergency Fund is excluded from the application of the provisions of the Single State Fund (Caja Única del Estado) and, in accordance with Article 43 of Law No. 8488, may be invested according to the guidelines and policies issued by the Budgetary Authority.

The investment of the National Emergency Fund resources provided for in Article 43 of the National Law on Emergencies and Risk Prevention shall be the responsibility of an investment committee. Said committee shall be composed of the Executive Director, the Financial Administrative Director, and the Head of the Legal Department and shall render a report of its actions to the Board of Directors at least once every six months or whenever so required.

The costs necessary for the administration, management, control, and auditing of the National Emergency Fund shall be covered with up to three percent of the amount comprising said Fund, and the contracts must comply with the current regulations on administrative contracting.

The budget line item allocated to developing prevention actions and preparedness for emergency situations, which public institutions and companies of the State and local governments shall include in their budgets and which shall be overseen by the Comptroller General of the Republic, must be of a sufficient amount that meets the requirements of Article 27 of Law No. 8488 and that complies with the guidelines of the National Plan and its risk management (gestión del riesgo) programs. The amount of this line item shall be within the limits of what is rational and proportionate, in such a way that it can be used for the ends and purposes of the Law.

As the oversight body, the Comptroller's Office shall verify that the amount of the line item included by the institution within its budget is consistent with the economic possibilities of the contributing entity, in accordance with Articles 25, 26, 27, and 28 of Law No. 8488.

CNE has the power to receive contributions from any natural or legal person, public or private, who wishes to make their contribution.

In the event of an emergency declaration, institutions may transfer to CNE the sum required to attend to the exceptional situation, and for the transfer, it shall not be necessary to meet prior requirements or have an approved budget line item. However, they must inform the Comptroller General of the Republic of this transfer within the following three days. In the case of institutions that provide services regulated by the Law of the Regulatory Authority for Public Services (Ley de la Autoridad Reguladora de Servicios Públicos), No. 7593, they must modify their investment plan and the projects to be carried out in the emergency zone before the Regulatory Authority for Public Services (Autoridad Reguladora de Servicios Públicos). The use of these transfers shall be determined by the CNE Board of Directors.

CNE shall be responsible for managing funds from international or national donations intended for emergency response. Donations consisting of cash shall be deposited, obligatorily, into the National Emergency Fund, and donations of goods and other materials from natural or legal persons, public or private, shall be received by CNE, which shall decide, through the Board of Directors, the destination to be given to them.

Excluded from the previous condition are donations of food supplies, provisions, medical supplies, or minor items and those equipment considered as humanitarian assistance, in which case their distribution shall be authorized by the Presidency or the Executive Directorate. The National Commission for Risk Prevention and Emergency Response (Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias) is authorized to donate, to public institutions, goods of any nature dedicated to attending to an emergency situation; all of which must be recorded in a specific action plan.

In cases where applicable and due to the nature of the donated goods, CNE shall endeavor to arrange the use thereof as quickly as possible, to avoid their deterioration or destruction and thus properly utilize the goods received in donation.

Any public collection carried out for the purpose of gathering resources or goods to attend to an emergency must have the prior approval of CNE.

Aid and donations consisting of cash shall be deposited, obligatorily, into the National Emergency Fund.

The Presidency of CNE, based on existing needs due to an emergency, shall request the Ministry of Foreign Affairs and Worship (Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto) to execute the actions established in the "Manual of Procedures of the Foreign Ministry for the Coordination of Humanitarian and Technical Assistance in Cases of Disaster" ("Manual de Procedimientos de Cancillería para la Coordinación de la Asistencia Humanitaria y Técnica en Casos de Desastre"), for the call for international aid.

Oversight

The oversight (fiscalización), regulation, and administration of goods on loan or donated are regulated in the Regulation for the organization and operation of emergency committees (Reglamento para la organización y funcionamiento de los comités de emergencia), approved by the CNE Board of Directors through Agreement No. 071-04-2022, of Ordinary Session No. 06-04-2022 of April 6, 2022.

(As amended by Article 2 of Executive Decree No. 43796 of September 8, 2022)

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the twenty-first day of November, two thousand seven.

8488, CNE shall use 0.6%, for a period of six years, for the effective fulfillment of what is established in Transitory I of the indicated Law. The beneficiary institutions must comply with the following procedure:

• a)Present to CNE the annual purchases project, which must be submitted no later than the month of June of the year prior to its execution.
• b)The purchases project submitted by the institutions must respond to the guidelines of Transitory I of Law No. 8488 and in accordance with the policies defined in the National Risk Management Plan and the development of the National Risk Management System (Sistema Nacional de Gestión de Riesgos).
• c)The purchases project must be incorporated into the ordinary budget of CNE as an independent program, excluded from the budget limit established by the Technical Secretariat of the Budgetary Authority.

8488 and for which all contracts for goods or services corresponding to the situation for which the money was disbursed have already been concluded, may be used for emergency response in accordance with the statement of purpose of said Law.

The decision to redirect those funds and the new use given to them shall be at the discretion of the Board of Directors, which must base its decision on the decree of cessation of the state of emergency.

Además de las definiciones estipuladas en la Ley Nacional de Emergencia y Prevención del Riesgo, para la aplicación del presente Reglamento, los términos siguientes tienen el significado que a continuación se indican:

• a)Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias: Órgano de desconcentración máxima, adscrito a la Presidencia de la República, responsable por la función rectora en materia de prevención de riesgos y atención de situaciones de emergencias. Para la aplicación de este Reglamento y su uso común, se autoriza la utilización de las siglas CNE, para designar a la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, b) Declaratoria de Emergencia: Declaratoria del Poder Ejecutivo mediante Decreto Ejecutivo referido a circunstancias de "guerra", "conmoción interna "y "calamidad pública", como las que pueden ser "objeto de su propio tratamiento de excepción y que deben entenderse dentro de la más rancia definición de fuerza mayor o, a lo sumo, del caso fortuito, es decir, sucesos que provienen de la naturaleza, como los terremotos y las inundaciones, o de la acción del hombre, como tumultos populares, invasiones y guerra, o de la propia condición humana, como las epidemias, eventos que son sorpresivos e imprevisibles, o aunque previsibles, inevitables, se trata, en general, de situaciones anormales que no pueden ser controladas, manejadas o dominadas con las medidas ordinarias de que dispone el Gobierno".
• c)Emergencia local y menor: Son aquellas que por la alta frecuencia con que ocurren o la seria afectación que provocan a las comunidades con riesgo a la vida, a la salud y la seguridad de los habitantes y sus bienes, la interrupción de los servicios básicos de las poblaciones afectadas, así como al medio ambiente, demandan un servicio humanitario de primer impacto. La CNE, contará con competencias extraordinarias, a fin de atender este tipo de emergencias.
• d)Proceso de Prevención: La prevención, consiste en la responsabilidad del Estado costarricense de evitar o disminuir los desastres dentro de una definición, en la que todas las instituciones bajo la rectoría de la CNE, estarán obligadas a considerar en sus programas los conceptos de gestión de riesgo. Para todo efecto, deberá considerarse la prevención como actividad ordinaria de la CNE.
• e)Superávit: Se considerará como superávit, el resultado obtenido de la totalidad de las distintas fuentes de financiamiento incorporadas en los presupuestos, menos la totalidad de los egresos ejecutados durante el periodo del ejercicio presupuestario establecido para la Administración Pública.
• f)Ganancia o utilidad: Es el resultado obtenido del total de ingresos reales percibidos por la venta de bienes y servicios prestados menos el costo de los mismos y los gastos de operación incurridos durante el periodo del ejercicio económico para la Administración Pública.
• g)Fondo Nacional de Emergencias: Es aquel que se encuentra conformado de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley y excluido de las disposiciones de Caja Única que menciona la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos vigente, debiendo ser administrado por la CNE, de conformidad con los procedimientos establecidos en la Ley y el presente Reglamento, con el objetivo de obtener adecuados rendimientos financieros para ser utilizado en actividades de prevención, atención de emergencias declaradas y no declaradas, administración, gestión, control y auditoria del mismo Fondo.
• h)Sistema de Comando de Incidentes (SCI): Es la combinación de instalaciones, equipamiento, personal, procedimientos, protocolos y sistemas de comunicación, operando en una estructura organizacional común, con la responsabilidad de administrar los recursos asignados al manejo de una situación de emergencia. La estructura y funciones específicas de cada área será la definida en el respectivo manual de procedimientos.

Sistema Nacional de Gestión del Riesgo

Es la articulación integral, coordinada y armónica de los órganos, las estructuras, las relaciones funcionales, los métodos, los procedimientos y los recursos de todas las Instituciones del Estado, procurando la participación del sector privado y la sociedad civil organizada.

El Sistema Nacional de Gestión de Riesgo, dentro de la concepción del artículo 6 de la Ley Nº 8488, tiene como Órgano Rector a la CNE y se desarrollará por medio de los siguientes subsistemas:

• a)Subsistema de prevención y mitigación: Tiene como objetivo, a través de la articulación de políticas públicas, la modificación de las causas y factores generadores de riesgo.
• b)Subsistema de preparativos y respuesta: Tiene como fin conducir y coordinar los esfuerzos de las instituciones para la atención oportuna y eficiente de situaciones de emergencia y estados de emergencia que se presenten. Razón por la cual, la CNE. basándose en los lineamientos generales de este subsistema, establecerá las acciones, procedimientos de trabajo y sistemas de control y evaluación, que involucren de forma directa y obligatoria la participación del Estado, los gobiernos locales, las organizaciones no gubernamentales, la empresa privada y la comunidad en general.
• c)Subsistema de rehabilitación y reconstrucción: Tiene como función aportar al país los instrumentos y recursos necesarios y suficientes para atender las necesidades de rehabilitación y reconstrucción de las obras de infraestructura pública e interés social, la producción de bienes, así como servicios públicos que resulten afectados por los desastres. Todo lo anterior bajo una visión de desarrollo que fomente la participación local y la reducción del riesgo en el mismo proceso de atención de las emergencias.

Lo anterior, se complementará con programas de información para la gestión de riesgo, que tendrán como objetivo facilitar la toma de decisiones en el ámbito de la prevención, mitigación, preparativos, respuesta y reconstrucción. Le corresponderá a la CNE, poner a la disposición oportuna de las instituciones que participan en las etapas de prevención, atención y reconstrucción de la emergencia, la información necesaria para el buen manejo de los recursos disponibles que éstas tengan. También procurará desarrollar el interés de la población por el uso e intercambio de la información en el ámbito del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo.

• a)Sectoriales - Institucional: Se consideran dentro de este grupo las siguientes:

a.i. Comités Sectoriales de Gestión del Riesgo: Instancias de coordinación de los sectores que conforman la estructura sectorial del Estado Costarricense, correspondientes a la Administración Central y Descentralizada. Estarán integrados por los representantes de las instituciones, que conforman cada uno de los Sectores, para así reunirlos en un solo órgano sectorial que interactúe con la CNE. Son coordinados por el representante de la institución rectora, la cual, para efectos de seguimiento de la temática dentro del sector, deberá contar con una instancia o programa permanente de coordinación.

a.ii. Comités Institucionales para la gestión del riesgo: Instancias de coordinación interna de cada una de las instituciones de la Administración Central, la Administración Pública Descentralizada del Estado, los Gobiernos Locales y el sector privado. Organizan y planifican internamente las acciones de preparación y atención de emergencias, según su ámbito de competencia y con apego a la planificación sectorial.

Estos comités estarán conformados en cada una de las instituciones de la Administración Pública Centralizada y Descentralizada y estarán integrados por los niveles gerenciales o de toma de decisiones de las mismas instituciones, la coordinación de los mismos será definida por el jerarca institucional, quien notificará a la CNE la integración del respectivo comité, para la correspondiente acreditación y aprobación por parte de la Junta Directiva de la C.N.E.

• b)Técnico - Operativas. Se consideran dentro de este grupo las siguientes:

b.i. Centro de Operaciones de Emergencia: El Centro de Operaciones de Emergencia (COE), es la instancia permanente de coordinación, adscrita a la Comisión; reúne en el nivel nacional a todas las instituciones públicas y los organismos no gubernamentales que trabajan en la fase de respuesta y rehabilitación a la emergencia, según se establece en el manual de procedimientos respectivo. Su responsabilidad es preparar y ejecutar, mediante procedimientos preestablecidos, labores coordinadas de primera respuesta ante situaciones de emergencia. Constituyen este Centro representantes designados por el máximo jerarca de cada institución, que ejerzan al menos cargos con un nivel de dirección. La coordinación del COE la ejerce un funcionario de la Comisión con un cargo igual al de los demás representantes.

b.ii. Comités Asesores Técnicos: Equipos técnicos interdisciplinarios conformados por especialistas y organizados según áreas temáticas afines; asesoran a la Comisión, al COE y a las demás instancias de coordinación del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo en los temas específicos de su competencia. Sus criterios se definen como de carácter especializado, técnico y científico y constituyen la base para la toma de decisiones en la prevención y atención de emergencias. La designación se realiza por el jerarca respectivo y el nombramiento lo realizará la Junta Directiva de la CNE.

(*)c) Regional - Municipal- Distrital - Comunal: Se consideran dentro de este grupo las siguientes:

c.i. Comités Regionales de Emergencia: Serán conformados por los directores o jefes regionales de las instituciones públicas y los representantes privados, civiles y no gubernamentales, con cobertura en ámbito de cobertura regional. Las regiones del país en que se organizan los comités regionales tendrán concordancia con el sistema de regionalización dispuesto por MIDEPLAN. La representación institucional en los comités regionales de emergencias será definida por los jerarcas institucionales ante la Presidencia de la COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, instancia que oficializará la conformación de estos. Desarrollan su función con la coordinación, asesoría, control y seguimiento de la COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, que solo nombrará un comité regional de emergencias por cada región.

c.ii. Comités Municipales de Emergencias: Serán conformados por las personas con mayor autoridad de las instituciones públicas en el cantón, así como los representantes privados, civiles y no gubernamentales. Cada cantón e intendencia municipal tendrá un CME. La coordinación estará a cargo de la persona en el puesto de alcaldía o intendencia municipal, según las reglas establecidas en el Reglamento para la organización y funcionamiento de los comités regionales, municipales, distritales comunales de emergencia. El seguimiento y la supervisión será responsabilidad de la Unidad de Gestión de Operaciones.

c.iii. Comités Distritales de Emergencia: Se implementarán en aquellos distritos que de conformidad con la Ley Nº 8173 del 7 de diciembre de 2001 cuenten con un Consejo Municipal de Distrito y hayan elegido un intendente distrital.

c.iv. Comités Comunales de Emergencia: Serán conformados por representantes de organizaciones de la sociedad civil presentes en las comunidades, incluidas las organizaciones no gubernamentales y empresa privada. En todos los casos, su participación se considera voluntaria, pero supeditada a la planificación y procedimientos de respuesta de los CME. Su ámbito de acción es el nivel de comunidad, entendido como una colectividad humana que habita un espacio geográfico determinado, que puede ser menor respecto del nivel político administrativo de distrito y mayor o igual que un poblado. Su organización, seguimiento y asesoría, será responsabilidad de los comités municipales de emergencia, con la supervisión y apoyo de la Unidad de Gestión del Operaciones.

La participación de los funcionarios públicos en dichos comités deberá considerarse parte de sus responsabilidades ordinarias.

(*)(Así reformado el inciso c) anterior por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 43796 del 8 de setiembre del 2022) d) Redes Temáticas-Territoriales. Son instancias de análisis, seguimiento, planificación y coordinación para el tratamiento de temas específicos, directamente relacionados con el riesgo, que, por su naturaleza e implicaciones de corto, mediano o largo plazo para el país, para una región o una actividad determinada, requieren atención particular, que no puede ser resuelta en las otras instancias de coordinación descritas en este artículo; integran estas redes especialistas, funcionarios designados para tomar decisiones, asesores técnicos y representantes de grupos interesados; todos con capacidad para contribuir al manejo de la problemática bajo control. La designación se realiza por el jerarca respectivo y el nombramiento lo realizará la Junta Directiva de la CNE.

• e)Foro Nacional sobre el Riesgo. Es la instancia de seguimiento de la política de gestión del riesgo; periódicamente reúne a los integrantes de todas las instancias de coordinación descritas en este artículo. El Foro deberá ser convocado por la CNE una vez al año. En él la Comisión deberá presentar un informe de lo actuado por medio del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo, para cumplir los fines de esta Ley. Por medio del abordaje de los temas relevantes, los participantes deberán discutir y proponer cursos de acción para el avance de la política.

Las propuestas serán consideradas en el proceso de planificación estratégica de la CNE y constituirán la base para definir sus acciones en el seguimiento del Sistema.

Para la convocatoria en el Foro, los integrantes de las instancias de coordinación del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo, deben participar en una fase preparatoria de elaboración de sus informes y propuestas.

• f)Comités de Seguimiento a los Subsistemas. Es la instancia de coordinación encargada del seguimiento de los programas que conforman cada uno de los Subsistemas del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo. Estarán conformados por un número no mayor de cinco personas, designados por la junta directiva de la CNE, seleccionados entre los representantes a las instancias de coordinación del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo.

El seguimiento que compete a este comité debe entenderse como la aplicación de las líneas de política integradas al Plan Nacional de Gestión de Riesgo y las resoluciones del Foro, en el marco de las competencias propias de cada institución.

En el caso del Subsistema de Preparativos y Respuesta, la instancia responsable de la coordinación será el COE.

La CNE cumplirá su rol como entidad rectora de la prevención del riesgo y los preparativos para emergencia, en los niveles nacional y regional por medio del siguiente esquema de coordinación. En el nivel nacional la coordinación será ejercida por medio de programas permanentes de la institución, los cuales deben articular y gestionar hacia los niveles regionales, los esfuerzos de los procesos de preparativos y respuesta, prevención y mitigación, así como reconstrucción. En el nivel regional, la coordinación será ejercida por un funcionario(s) de la CNE, quien la representará en este nivel. Para el cumplimiento de sus funciones debe coordinar con las direcciones de las instituciones y otros organismos presentes en la región y con los alcaldes como autoridades de nivel cantonal. Así mismo coordinará las redes temáticas y redes territoriales que establezca la CNE, para el desarrollo de los aspectos relacionados con la prevención y mitigación. En el nivel municipal la coordinación será ejercida por el Alcalde según los alcances de la Ley Nº 8488, el presente Reglamento y el Reglamento de Organización y Funcionamiento de los Comités Regionales, Municipales y Comunales de Emergencia de la CNE.

La estructura de los comités será definida en el Reglamento que se formulará para este fin.

Para la aplicación de la política de gestión del riesgo, la CNE queda obligada al diseño y al proceso de coordinación para la ejecución del Plan Nacional de Gestión del Riesgo, que deberá estar vinculado a las políticas del Plan Nacional de Desarrollo y constituirá el instrumento de planificación estratégica que permitirá la articulación sistémica e integral de las políticas y, además, la delimitación de las competencias institucionales, la asignación de recursos, la organización y los mecanismos de verificación y control.

Para la elaboración de los planes institucionales y operativos de los órganos y entes de Estado, se deberán tomar en cuenta las orientaciones señaladas en el Plan Nacional de Gestión del Riesgo.

Al formular y elaborar planes, programas y proyectos de desarrollo urbano, estos órganos y entes deberán considerar el componente de prevención y mitigación del riesgo o desastre dentro de ellos.

El Sistema Nacional de Riesgo reúne los esfuerzos y aportes de las diferentes instituciones del Estado, la población civil y demás sectores involucrados en prevención y en las diferentes fases de una emergencia. Para cumplir con los objetivos del Sistema, la Ley Nº 8488 establece diferentes instancias de coordinación que permitan crear un vínculo entre la CNE y los demás sectores que participan en él. Es por medio de estas instancias de coordinación que el sector público y privado se involucra en el proceso de prevención, atención y reconstrucción de una emergencia en el ámbito nacional, regional y local. El Sistema Nacional de Gestión del Riesgo se estructura por medio de las instancias de coordinación. La CNE estará facultada para conformar otras instancias de coordinación de acuerdo con los alcances del Plan Nacional de Gestión del Riesgo y sus programas, se encargará también de su debido funcionamiento en razón de su papel rector en lo que es materia de prevención y atención de una emergencia. Todo órgano y ente del Estado tiene la obligación de colaborar con la CNE, por medio de las instancias de coordinación que la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo establece, para lo cual atenderán con diligencia los proyectos de prevención en general y en particular tendrán que seguir los lineamientos establecidos en el Plan Nacional de Prevención del Riesgo.

La CNE deberá contar con programas permanentes para la promoción, el fomento, la asesoría y el seguimiento de las instancias de coordinación referidas en el artículo 5 de este Reglamento.

Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias

De conformidad con el artículo 13 de la Ley Nº 8488 que crea la CNE e independientemente de las competencias establecidas en el artículo 14 de la Ley, la CNE deberá tener en consideración que:

• a)Ejercerá una función permanente de coordinación y control sobre los órganos y entes del Estado, con el fin que éstos participen en el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo e incorporen las políticas de prevención y atención de emergencias en su gestión. Para ello, la CNE contará con las diferentes instancias de coordinación que establece el artículo 10 de la Ley Nº 8488 y el artículo 5 de este Reglamento.
• b)La Junta Directiva de la CNE es la responsable de dictar resoluciones vinculantes sobre situaciones de riesgo, emergencia y peligro inminente; para ello deberá basarse en los criterios técnicos y científicos, emitidos por los Comités Asesores Técnicos, Redes Temáticas o de los funcionarios competentes de la CNE. Estas resoluciones orientarán las acciones de regulación y control que sean necesarias y oportunas conforme a la situación presentada.
• c)Promoverá y apoyará estudios e investigaciones en materias relacionadas con sus fines que hayan sido consideradas áreas prioritarias para la CNE, así como la elaboración de proyectos que impulsen sistemas físicos, técnicos y educativos orientados a la prevención y mitigación de desastres, y a los preparativos para enfrentarlos. Todos los anteriores tendrán como fin último reforzar el Sistema Nacional de Gestión de Riesgo.

La actividad de prevención que realiza la CNE, deberá considerarse para todo efecto como actividad ordinaria de la misma. De manera que las actividades ordinarias de prevención y las administrativas de la CNE y de las demás instituciones del Estado, no podrán llevarse a cabo bajo el régimen de excepción producto de una declaratoria de emergencia.

La CNE contará con facultades extraordinarias a fin de atender las emergencias locales.

Son aquellas que por la alta frecuencia con que ocurren o la seria afectación que provocan a las comunidades con riesgo a la vida, a la salud y la seguridad de los habitantes y sus bienes, la interrupción de los servicios básicos de las poblaciones afectadas, así como al medio ambiente, demandan un servicio humanitario de primer impacto. La CNE contará con competencias extraordinarias, a fin de atender este tipo de emergencias.

La CNE podrá contratar un máximo de cien horas máquina para la limpieza de la zona más afectada por la emergencia local, sin que medie declaratoria de emergencia, para cumplir con su función de atención a la población afectada por los efectos del hecho generador de los daños. La zona más afectada será definida por las unidades competentes de la CNE con base en criterios técnicos de valoración de riesgo inminente o amenaza por el evento ocurrido; Las contrataciones y adquisiciones relacionadas con estas emergencias menores, se realizarán por medio del procedimiento establecido para tales fines. Para estos efectos, las labores de limpieza comprenderán al menos:

- Limpieza de caminos y reposición del material de la calzada.

- Limpieza y recolección de desechos de material de derrumbes.

- Limpieza de deslizamientos y colocación de estructuras para la protección y seguridad de los usuarios.

- Recuperación y reposición del material disgregado en obras de protección.

- Recava de cauces de ríos.

- Y toda otra actividad que procure salvaguardar la vida humana.

Para la compra de materiales para rehabilitar servicios básicos y habilitar albergues, en caso de ser necesario, se contratará la mano de obra requerida para la construcción de la obra.

(Así reformado por el artículo 1° de decreto ejecutivo N° 40762 del 13 de noviembre de 2017)

La CNE, está organizada de la siguiente manera:

• a)La Junta Directiva.
• b)La Presidencia.
• c)La Dirección Ejecutiva.
• d)La estructura organizativa y los programas necesarios para el desarrollo del Sistema y las funciones propias.

El funcionario que ocupe el cargo de Presidente de la CNE, deberá rendir, con cargo a su propio peculio, un bono de fidelidad a favor de la Hacienda Pública, por un monto de seis mil dólares estadounidenses (USD).

El funcionario que ocupe el cargo de Director Ejecutivo de la CNE, deberá rendir, con cargo a su propio peculio, un bono de fidelidad a favor de la Hacienda Pública, por un monto de cinco mil dólares estadounidenses (USD).

Los funcionarios de la CNE estarán sometidos al régimen del Servicio Civil y estarán en la obligación de velar por el debido cumplimiento de las leyes y los reglamentos aplicables a sus funciones y en general a la CNE.

La CNE establecerá un manual de puestos, en el cual se definan las funciones específicas del personal de la Institución, tanto para la actividad ordinaria como durante la atención de emergencias. Los funcionarios de la CNE, tienen dentro de sus competencias, además de las que correspondan a la función ordinaria de la institución, el deber de prestar sus servicios en las situaciones de estado de emergencia, aunque las mismas acontezcan fuera de los horarios normales de trabajo. La CNE podrá conformar y reglamentar un esquema de voluntariado a nivel nacional y regional, circunscrito a las áreas incluidas en la cadena logística que por la índole de las tareas se consideren atribuciones de la CNE para garantizar el cumplimiento de normativa interna y externa sobre manejo de activos y suministros de emergencia.

Lo demás relativo al manejo del recurso humano de la CNE, se encuentra desarrollado por el Reglamento Autónomo de Servicios y Organización.

La Junta Directiva de la CNE, nombrará un auditor por simple mayoría de votos. Su nombramiento será por tiempo indefinido y dependerá orgánicamente de ésta.

La Junta Directiva de la CNE, deberá nombrar un sub-auditor, de conformidad con la legislación vigente, que sustituirá al auditor en sus ausencias. Todo de conformidad con la Ley de Control Interno vigente.

Responsabilidades de Prevención

Es responsabilidad del Estado costarricense prevenir los desastres; por ello, todas las instituciones estarán obligadas a considerar en sus programas los conceptos de gestión para la reducción del riesgo e incluir las medidas que les sean propias y oportunas para evitar su manifestación. Para lo cual deberán coordinar con la CNE sus programas y actividades de prevención, considerándolos como un proceso de política pública que deberá operar en forma permanente y sostenida, con el enfoque sistémico y del Plan Nacional de Gestión del Riesgo.

En los presupuestos de cada institución pública, se deberá incluir la asignación de recursos necesarios para el desarrollo de programas de reducción del riesgo y preparativos de emergencia, acorde con el Plan Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.

El Ministerio de Planificación, la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria y la Contraloría General de la República, velarán por el cumplimiento del componente presupuestario de prevención de cada institución.

La Contraloría General de la República y las auditorías internas de las instituciones públicas, dentro de sus funciones reguladoras y de fiscalización, deberán vigilar la aplicación de medidas que aseguren el adecuado manejo de los elementos generadores de riesgo y la consideración explícita de acciones de prevención por parte de las instituciones en sus respectivos presupuestos.

Declaración de Emergencia

El Poder Ejecutivo podrá declarar por decreto ejecutivo, el estado de emergencia en cualquier parte del territorio nacional. Las razones para efectuar la declaración de emergencia deberán quedar nítidamente especificadas en las resoluciones administrativas de la CNE y en los decretos respectivos, que estarán sujetos al control de constitucionalidad, discrecionalidad y legalidad prescritos en el ordenamiento jurídico.

Esta declaratoria permite gestionar, por la vía de excepción, las acciones y la asignación de los recursos necesarios para atender la emergencia, de conformidad con el artículo 180 de la Constitución Política.

El régimen de excepción deberá entenderse como comprensivo de la actividad administrativa y disposición de fondos y bienes públicos, siempre y cuando sean estrictamente necesarios para proteger la vida, el ambiente, la infraestructura vital y los bienes públicos y privados cuando, inequívocamente, exista el nexo exigido de causalidad entre el suceso provocador del estado de emergencia y los daños ocasionados por éste.

Con el fin de cumplir con el objeto de la Ley Nº 8488, en la atención de emergencias, la CNE, establecerá los procedimientos administrativos necesarios para organizar y controlar eficientemente el uso de los recursos disponibles durante el régimen de excepción.

Los nombramientos bajo el régimen de excepción, se harán a partir de la declaratoria de emergencia siempre que sean necesarios para atender las diferentes etapas de ésta.

Estos nombramientos de emergencia serán efectuados a partir de criterios de idoneidad y objetividad. Se emplearán únicamente para atender funciones que se vinculen directamente con la emergencia decretada.

Los gastos en que incurra la CNE por estos nombramientos deberán ser cubiertos con los recursos del Fondo Nacional de Emergencias, previa autorización de la Junta Directiva y bajo un plan de inversión. Para el pago a estos funcionarios, la CNE utilizará las reglas aplicables a las relaciones de servicio entre la Administración y sus servidores públicos.

Los nombramientos de emergencia no podrán exceder del plazo de la declaratoria respectiva.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 39681 del 28 de abril del 2016)

Para no reconstruir la vulnerabilidad, las obras por ejecutar durante la emergencia deberán realizarse con un enfoque preventivo, procurando que en futuros eventos no vuelvan a generar un estado de emergencia igual.

En caso de existir un plan regulador municipal en los cantones afectados, la CNE por medio de las diferentes instancias del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Emergencias, recomendará las medidas de uso de la tierra y otras regulaciones relativas a la prevención de futuros desastres, las cuales se incorporarán como una actualización de dicho instrumento jurídico.

La fase de reconstrucción no podrá exceder de cinco años; concluido este plazo, la CNE, deberá recomendar al Poder Ejecutivo la declaratoria de cesación del estado de emergencia.

La Junta Directiva de la CNE, deberá trasladar al Fondo Nacional de Emergencia o a algún decreto vigente, los saldos disponibles del decreto finalizado.

Asimismo, para los casos en que se ejecute totalmente el Plan General de la emergencia, antes de la conclusión de este plazo de cinco años, y de existir remanentes, la CNE, recomendará al Poder Ejecutivo la cesación del estado de emergencia y podrán trasladarse dichos recursos al Fondo Nacional de Emergencias, previa autorización de la Junta Directiva de la CNE.

La Auditoría Interna de la CNE, se encargará de fiscalizar internamente los recursos del Fondo Nacional de Emergencias utilizados para atender la declaratoria de emergencia en sus distintas fases de conformidad con los artículos 21 y 22 de la Ley General de Control Interno vigente. Con el fin de evitar o reducir la pérdida de vidas y las consecuencias sociales, económicas y ambientales, derivadas de una situación de emergencia, la CNE, deberá mantener sus sistemas operativos, administrativos y financieros eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros.

Durante la atención de una emergencia declarada o una emergencia local o menor, se autoriza a la CNE para la extracción y utilización de los materiales necesarios para atender los daños ocasionados por la emergencia, para lo cual deberá comunicar de previo a la Dirección de Geología y Minas del Ministerio de Ambiente y Energía, MINAE.

Bajo la declaratoria de emergencia, todas las dependencias, las instituciones públicas y los gobiernos locales, estarán obligados a coordinar con la CNE, por medio de las instancias de coordinación del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo.

La CNE tendrá el mando único sobre las actividades que se realicen en las zonas afectadas por un desastre o calamidad pública. Las entidades privadas _ y las organizaciones, en general, que voluntariamente colaboren al desarrollo de esas actividades, serán coordinadas por la CNE. Para lo cual, elaborará un plan para la atención de la emergencia en coordinación con las distintas instituciones públicas y privadas e instancias locales y comunales.

Plan General de Emergencia

Cuando el Poder Ejecutivo haya emitido el decreto que declara el estado de emergencia, de inmediato la CNE, por medio de su Dirección Ejecutiva y en consulta con su Presidencia, convocará a las instituciones que tengan competencia y cualquier otra que considere necesaria para la elaboración del Plan General de la Emergencia, el cual tiene como objeto planificar y canalizar en forma racional, eficiente y sistemática, las acciones que deban realizarse, la supervisión necesaria y la asignación de los recursos que se requieren para la atención de las diferentes fases de la emergencia.

Todas las instituciones están obligadas a contribuir en lo necesario, con información y apoyo técnico para la elaboración del Plan General de la Emergencia, para lo cual, en estrecha coordinación con las instancias del nivel regional y municipal, deberán desarrollar sus procesos de evaluación de daños. La redacción de este Plan, así como las responsabilidades referidas a la ejecución posterior, tendrán prioridad por encima de las labores ordinarias de cada institución particular.

Para la elaboración del Plan General de Emergencia, la CNE, contará con formatos y formularios oficiales de evaluación de daños y pérdidas, que pondrá a disposición de los distintos órganos e instituciones. Asimismo, la CNE tendrá la responsabilidad de capacitar, de manera permanente, a los equipos evaluadores de los distintos órganos e instituciones.

Las instituciones cuentan con un plazo máximo de dos meses a partir de la declaratoria de emergencia mediante decreto ejecutivo para entregar un reporte oficial de los daños y las pérdidas con una estimación de los costos y las necesidades que deban cubrirse. Debe existir y comprobarse, en forma inequívoca, una relación de causa - efecto en este informe entre la emergencia declarada y el daño reportado, que tenga su base en el inventario de obras previo al evento. Con los informes presentados y la demás documentación que la CNE acredite, se elaborará el Plan General de la Emergencia. El plazo máximo de dos meses que tienen las instituciones para entregar un reporte oficial de los daños y pérdidas con una estimación de los costos y las necesidades que deban cubrirse, no excluye la posibilidad de que, en el transcurso de los siguientes seis meses a la aprobación del Plan General de la Emergencia, se incorporen otros daños que no fueron contemplados en el citado Plan. Esta información emergente deberá estar respaldada por la institución ante la CNE, con un estudio técnico que demuestre que guarda relación directa con el hecho generador de la emergencia.

(Así reformado pro el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42699 del 16 de setiembre del 2020)

Se define como Unidades Ejecutoras a los entes nombrados mediante acuerdo de la Junta Directiva de la CNE, para la ejecución de uno o varios planes de inversión aprobados por este órgano colegiado, necesarios para la atención de una emergencia declarada. Podrá ser nombrada como Unidad Ejecutora cualquier institución pública que sea competente en la materia, a condición de que cuenten con una adecuada organización administrativa que garantice el debido cumplimiento de las metas propuestas, la óptima satisfacción de las necesidades y el adecuado control en el manejo y uso de los recursos disponibles, caso contrario, la Junta Directiva podrá nombrar a la CNE como unidad ejecutora o bien, sustituir la Unidad Ejecutora por otra institución pública competente o contratar los servicios necesarios para la ejecución debida de las obras. Con el propósito de cumplir de la mejor manera con el fin público propuesto, la Junta Directiva de la CNE, podrá de manera unilateral y de acuerdo a los intereses institucionales, sustituir cualquier unidad ejecutora que haya sido nombrada. Para tales efectos, la Junta Directiva de la CNE dictará el reglamento que norme y regule el funcionamiento de las Unidades Ejecutoras.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42699 del 16 de setiembre del 2020)

Cada Unidad Ejecutora deberá designar funcionarios que la representen, los cuales serán responsables de coordinar con las unidades administrativas correspondientes en la CNE, la presentación de documentos, trámites de pagos, solicitudes de compras, presentación del plan de inversión, la descripción técnica de manera cualitativa y cuantitativa del proyecto, inspecciones de proyectos, informes de avances, trámite de órdenes de modificación, finiquitos, para la valoración de la CNE; cuyos nombres, números de identificación y registros de firmas, deberán ser remitidos a la CNE.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42699 del 16 de setiembre del 2021)

Todas las Unidades Ejecutoras nombradas dependerán directamente de la CNE. La Unidad de Gestión de Procesos de Reconstrucción de la CNE será la unidad encargada del control y fiscalización de las funciones asignadas a las mismas en el proceso de ejecución de las obras de reconstrucción y en el monitoreo y evaluación de la resiliencia según sea determinado en el Reglamento correspondiente.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 42699 del 16 de setiembre del 2020)

Una vez elaborado el plan general de la emergencia correspondiente deberá ser sometido de inmediato a conocimiento de la Junta Directiva de la CNE, para que proceda a efectuarle los ajustes pertinentes, aprobarlo y ordenar su ejecución. Cualquier ampliación que se realice en este plan, deberá contar con la aprobación de la Junta Directiva.

Lo anterior, no excluye la posibilidad que tiene la CNE de tomar decisiones de extrema urgencia cuando se trate de salvaguardar la vida de las personas o de los bienes que se encuentran en situaciones de peligro excepcional. En tales casos, deberá rendirse un informe detallado ante la Junta Directiva de la CNE, cuando se someta a aprobación el Plan General de la Emergencia.

La implementación del Plan General de Emergencia, será fiscalizado por la Dirección Ejecutiva, quien podrá solicitar la colaboración de los representantes de las distintas instancias de coordinación establecidas anteriormente. También rendirá informes periódicos del desarrollo del Plan General de la Emergencia a la Junta Directiva de la CNE.

Recursos Económicos

Para el cumplimiento de las funciones asignadas, la CNE contará con las fuentes de financiamiento establecidas en el artículo 42 de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo. El Fondo Nacional de Emergencia, está excluido de la aplicación de las disposiciones de Caja Única del Estado y de conformidad con el artículo 43 de la Ley Nº 8488, podrá invertirse conforme las directrices y políticas dictadas por la Autoridad Presupuestaria.

La inversión de los recursos del Fondo Nacional de Emergencias prevista en el artículo 43 de la Ley Nacional de Emergencias y Prevención del Riesgo, estará a cargo de un comité de inversiones. Dicho comité estará integrado por el Director Ejecutivo, el Director Administrativo Financiero y el Jefe del Departamento Legal y deberá rendir informe de sus actuaciones ante la Junta Directiva como mínimo una vez por semestre o cuando ésta lo requiera.

Los costos necesarios para la administración, la gestión, el control y la auditoria del Fondo Nacional de Emergencias, serán cubiertos hasta con un tres por ciento del monto que conforma dicho Fondo y las contrataciones deberán cumplir con las regulaciones vigentes en materia de contratación administrativa.

La partida presupuestaria destinada a desarrollar acciones de prevención y preparativos para situaciones de emergencias que incluirán las instituciones y empresas públicas del Estado y los gobiernos locales en sus presupuestos y que será fiscalizada por la Contraloría General de la República, tiene que ser de un monto suficiente que cumpla con los requisitos del artículo 27 de la Ley Nº 8488 y que cumpla con los lineamientos del Plan Nacional y sus programas de gestión del riesgo. El monto de esta partida, estará dentro de los límites de lo racional y proporcional, de tal forma que pueda ser utilizada para los fines y propósitos de la Ley.

Como ente fiscalizador la Contraloría verificará que el monto de la partida que incluya la institución dentro de su presupuesto sea acorde con las posibilidades económicas de quien la aporta de conformidad con los artículos 25, 26, 27 y 28 de la Ley Nº 8488.

La CNE, tiene la facultad de recibir contribuciones de cualquier persona física o jurídica, pública o privada que desee hacer su aporte.

En caso de la declaratoria de emergencia, las instituciones podrán trasladar a la CNE, la suma que se requiera para atender la situación de excepción y para el traslado no será necesario cumplir con requisitos previos, ni contar con partida presupuestaria aprobada. Sin embargo, deberán informar a la Contraloría General de la República de esta transferencia dentro de los tres días siguientes. En el caso de las instituciones que brinden servicios regulados por la Ley de la Autoridad Reguladora de Servicios Públicos, Nº 7593 deberán modificar su plan de inversiones y los proyectos por realizar en la zona de emergencia, ante la Autoridad Reguladora de Servicios Públicos. El uso de estas transferencias estará determinado por la Junta Directiva de la CNE.

La CNE será la encargada de manejar los fondos provenientes de donaciones internacionales o nacionales eme tengan como objeto la atención de la emergencia. Las donaciones consistentes en dinero efectivo se depositarán, obligatoriamente, en el Fondo Nacional de Emergencias y las donaciones de bienes y otros materiales provenientes de personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, serán recibidas por la CNE, quien decidirá, por medio de la Junta Directiva el destino que se les dará.

Se excluyen de la condición anterior las donaciones de suministros alimenticios, avituallamiento, suministros médicos, o artículos menores y aquellos equipos considerados como asistencia humanitaria, en cuyo caso su distribución será autorizada por la Presidencia o la Dirección Ejecutiva. La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencia queda autorizada para donar, a las instituciones públicas, los bienes de cualquier naturaleza dedicados a atender una situación de emergencia; todo lo cual deberá constar en un plan de acción específico.

En los casos en que corresponda y por la naturaleza de los bienes donados, la CNE procurará disponer el: uso de los mismos de la forma más rápida, para evitar su deterioro ó destrucción y de esta manera aprovechar debidamente los bienes recibidos en donación.

Toda colecta pública que se realice con el fin de recolectar recursos o bienes para atender una emergencia deberá contar con la aprobación previa de la CNE.

Las ayudas y donaciones consistentes en dinero en efectivo se depositarán obligatoriamente en el Fondo Nacional de Emergencias.

La Presidencia de la CNE, según las necesidades existentes por motivo de una emergencia, solicitará al Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto ejecutar las acciones establecidas en el "Manual de Procedimientos de Cancillería para la Coordinación de la Asistencia Humanitaria y Técnica en Casos de Desastre", para el llamamiento de ayuda internacional.

Fiscalización

La fiscalización, regulación y administración de los bienes dados en préstamo o donación se encuentra regulado en el Reglamento para la organización y funcionamiento de los comités de emergencia, aprobado por la Junta Directiva de la CNE mediante Acuerdo Nº 071-04-2022, de la Sesión Ordinaria Nº 06-04-2022 del 06 de abriI de 2022.

(Así reformado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 43796 el 8 de setiembre del 2022)

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los veintiún días del mes de noviembre del dos mil siete.

Las instituciones beneficiarías deberán cumplir con el siguiente procedimiento:

• a)Presentar a la CNE. el proyecto de compras anuales el cual debe ser entregado a más tardar en el mes de junio del año anterior a su ejecución.
• b)El proyecto de compras que presenten las instituciones debe responder a los lineamientos del Transitorio I de la Ley Nº 8488 y en concordancia con las políticas definidas en el Plan Nacional de Gestión del Riesgo y el desarrollo del Sistema Nacional de Gestión de Riesgos.
• c)El proyecto de compras deberá ser incorporado en el presupuesto ordinario de la CNE. como un programa independiente, excluido del límite presupuestario establecido por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

La decisión de redestinar esos fondos y el nuevo uso que se les dé, será potestad de la Junta Directiva, quien deberá fundamentarse en el decreto de cesación del estado de emergencia.