El procedimiento para la aplicación efectiva de las regulaciones contenidas en el presente, es el siguiente:
Etapa inicial. El capitán debe notificar al armador el tiempo estimado de arribo (TEA) y la captura de tiburón estimada, para que éste último o por medio del Representante Legal de la empresa o de una Agencia Aduanal, presenten o envíen a la oficina del INCOPESCA más cercana al lugar del desembarque del producto, el formulario de Solicitud de Inspección previsto para este efecto indicando el lugar donde se deberá realizar la inspección, la hora de inicio, la fecha del desembarque y la demás información.
En todos los casos la notificación deberá hacerse por escrito en forma personal o vía fax al INCOPESCA, salvo aquellos desembarques que deban iniciar en horas o en días no hábiles, incluyendo los días feriados o de asueto, en cuyo caso la notificación deberá hacerse por escrito en forma personal o vía fax al CBCR, quien a su vez los notificará por ese mismo medio al INCOPESCA al día hábil siguiente para efecto del registro correspondiente.
En ambas circunstancias la notificación deberá hacerse con al menos un día natural de antelación a la fecha de arribo de cada embarcación a puerto y cada vez que el (la) interesado(a) requiera reprogramar la inspección deberá proceder de la forma indicada anteriormente, con al menos 5 horas de antelación a la hora prevista, para el inicio del desembarque.
Lo anterior con el fin de que se les realice in situ, la inspección correspondiente por parte de las autoridades del INCOPESCA o por los Regentes Pesqueros según corresponda.
Designación del Regente Pesquero por parte del CBCR. Una vez que se reciba la Solicitud de Inspección, y sea notificada al CBCR, el mismo procederá con la designación del profesional al que se le asignará la inspección, a quien se le suministrará una fotocopia de la notificación recibida.
El CBCR tendrá bajo su responsabilidad la operación del sistema contemplado en el Artículo 3, inciso b) y/o inciso a) según se contempla en el presente Reglamento, y para todos los efectos, la labor que realizan los profesionales en biología lo será bajo la categoría de regentes pesqueros, para lo cual se regirán por las normas dispuestas por ese Colegio para esos propósitos, excepto en lo que concierne a la documentación a utilizar, que en este caso serán los Formularios mencionados en el presente Reglamento.
El CBCR será además responsable por la apropiada designación del correspondiente regente, y de ser necesario, de sustituirlo en tiempo, para evitar atrasos al armador.
Designación del inspector del INCOPESCA. Una vez que en la oficina del INCOPESCA más cercana al puerto del desembarque del producto se reciba la notificación sobre la fecha prevista de arribo e indicación del lugar y la hora de inicio del desembarque, el responsable de la oficina designará al inspector que se le asignará el caso, a quien se le suministrará copia de la notificación recibida y una Boleta de Autorización, mediante la cual el (la) interesado(a) podrá cerciorarse de que dicho funcionario es la persona designada para efectuar la respectiva inspección. El INCOPESCA tendrá bajo su responsabilidad la operación del sistema contemplado en el inciso a) del Artículo 3 del presente Reglamento, y deberán de utilizar los Formularios a continuación mencionados.
Formularios. El trabajo a realizar por parte de los inspectores del INCOPESCA y los Regentes Pesqueros, se fundamentará en las acciones descritas en esta disposición, materializándose su resultado en los siguientes formularios:
4.1. Formulario de Registro de la Embarcación y Datos de Lances (FRDE-DL). Éste debe ser presentado al inspector o al regente pesquero al inicio de la inspección. Dicho formulario será exigido por el INCOPESCA a todos los barcos que zarpen de puertos costarricenses y será entregado por el INCOPESCA o el CBCR.
Adicionalmente, tanto los inspectores del INCOPESCA como los Regentes Pesqueros tendrán la potestad de ejercer control cruzado entre este documento y la Bitácora del Capitán; misma que deberá requerir al mismo tiempo que solicita el formulario FRDE-DL.
4.2. Formulario de Revisión de la Embarcación (FORE). Este formulario deberá ser completado por el inspector del INCOPESCA o por el Regente Pesquero una vez concluida la inspección que se realice al barco, tanto antes como después de la descarga. En este documento también deberán consignarse las eventuales diferencias que se identifiquen entre el FRDE-DL y la Bitácora del Capitán.
Estas diferencias, además deberán ser informadas por escrito al INCOPESCA, por medio de sus oficinas o la Dirección General Técnica.
4.3. Formulario de Desembarque (FODE). Este formulario permite el conteo del número de cuerpos de tiburón, el peso del cuerpo, número de aletas y peso de las aletas. Se debe indicar la relación entre el peso de las aletas y el peso de los cuerpos. Existirán dos tipos de este formulario, una será utilizada para tiburones con las aletas separadas y la otra para tiburones con las aletas adheridas al cuerpo.
4.4. Formulario de Certificación FOCE. Mediante este documento se certifica que el desembarque cumple con lo dispuesto en este Reglamento y por tanto tendrá efectos de guía, para que tanto la Jefatura del Departamento de Protección y Registro, como los Jefes y Directores Regionales del INCOPESCA en el lugar en donde se haya realizado el desembarque del producto, mediante el sello, la firma, la fecha y la hora respectiva, oficialicen la comercialización del producto a fin de que la Jefatura del Departamento de Mercadeo del INCOPESCA, pueda recomendar cuando corresponda, la La Jefatura del Departamento de Mercadeo del INCOPESCA o quien la sustituya por cualquier motivo, será la única que a nivel nacional podrá autorizar la Los originales de los anteriores formularios deberán ser debidamente firmados por el inspector del INCOPESCA o por el Regente Pesquero designados para la inspección, quienes además deberán consignar de manera legible la fecha en la que se realizó la misma y deberán entregar copia de estos formularios al armador, al CBCR y al INCOPESCA; a excepción hecha del FRDE-DL.
Toda la información que se registre en los formularios antes citados es propiedad exclusiva del INCOPESCA, así como la utilización de la misma, para los fines correspondientes.
Inspección. El inspector del INCOPESCA o el Regente Pesquero deben presentarse por lo menos media hora antes del Tiempo Estimado de Arribo (TEA), ante el armador, su Representante Legal o el encargado, según se haya identificado en la notificación que se hubiere recibido. Se deberá procurar, que el armador, su Representante Legal o el encargado tengan una comprensión aceptable del idioma castellano (español) o en su defecto deberán contar con un traductor para cualquier consulta.
5.1. Sitio de inspección. El sitio de inspección será el lugar de desembarque, según se haya establecido en la notificación antes citada. De previo a realizar la inspección, el inspector del INCOPESCA o el Regente Pesquero verbalmente informarán el procedimiento a seguir y evacuarán cualquier consulta adicional.
Igualmente verificarán el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Artículo 6 del presente Reglamento y consignarán ese dato en el formulario FODE.
5.2. Hora de la inspección. La inspección deberá realizarse en la hora prevista, para dar inicio y en presencia del armador o del Representante Legal, caso contrario el armador asumirá las responsabilidades y los gastos en que se incurra en razón del atraso.
El armador o el Representante Legal no asumirá responsabilidades ni gastos de atraso en situaciones de fuerza mayor, caso fortuito o por acciones u omisiones que no son imputables a ellos.
5.3. Área a inspeccionar. Al inspector del INCOPESCA o al Regente Pesquero se les facilitará en todo momento y lugar, el acceso para inspeccionar todo el barco sin restricción alguna, antes y después de la descarga y el resultado de esta labor debe ser consignado en los formularios correspondientes.
5.4. Finalización de la inspección. El inspector del INCOPESCA o el Regente Pesquero deberán informar al armador, su Representante Legal o su encargado, la hora de finalización de la inspección e indicarle el número total de horas trabajadas. Así deberán consignarlo en el formulario FODE.
5.5. Emisión de la certificación. En el caso que el inspector del INCOPESCA. o el Regente Pesquero determinen que el embarque cumple con la presente normativa, procederán inmediatamente a extender la correspondiente certificación, la que se consignará en el formulario FOCE.
El formulario FOCE podrá ser entregado al armador, al Representante Legal o al encargado que se hubiere designado en la notificación inicial o en otra que posteriormente se hubiera enviado al INCOPESCA o al CBCR, a más tardar una hora después de finalizada la inspección. El sitio de entrega será definido de común acuerdo, pero será siempre fuera del sitio en el que se realizó la inspección.
En el caso que el producto de la embarcación incumpliere las regulaciones establecidas en el presente, el inspector del INCOPESCA o el Regente Pesquero deberán informarlo en forma prioritaria a las autoridades competentes, para que se proceda a impedir la comercialización del producto, así como al armador, su Representante Legal o su encargado.