Internal Rules of Procedure for Sessions of the FONASCAFE Executive CouncilReglamento Interno de Sesiones del Consejo Ejecutivo de FONASCAFE

In aspects and topics not regulated by these Regulations, the Law Creating the National Coffee Sustainability Fund, the Regulations to the cited Law, and the Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227, shall apply supplementarily.

A. Executive Council Minutes (Actas de Consejo Ejecutivo): Official document that includes the agenda (orden del día), main deliberations, resolutions, and agreements related to the Credit and Guarantee Program for the Producer Sector and the Social Responsibility Program for the Coffee Sector.

B. Momentary or temporary Absence (Ausencia momentánea o transitoria): Authorized withdrawal from the session not exceeding fifteen minutes.

C. Executive Council (Consejo Ejecutivo): Highest ranking official and authority of the National Coffee Sustainability Fund.

D. Director (Directivo): Director Member of the Executive Council.

E. Directorate (Directorio): Committee of the Executive Council composed of the president, first member (vocal 1), and the secretary.

F. FONASCAFE: National Coffee Sustainability Fund, created by Ley N° 9630 G. FONASCAFE Management (Gerencia de FONASCAFE): Operational authority of FONASCAFE, attached to the organic structure of ICAFE.

H. ICAFE: Coffee Institute of Costa Rica, created by Ley N° 2762, comprehensively reformed by Ley N° 9872.

I.Absolute Majority (Mayoría Absoluta): Also known as simple majority. Half plus one of the votes; in the case of the Executive Council, this corresponds to three members. Agreements voted by simple or absolute majority acquire their fullness as administrative acts only at the next ordinary session of the body when the previous minutes are reviewed and approved, at which point their finality is constituted.

J. Qualified Majority (Mayoría calificada): Voting by two-thirds of the members of the Executive Council. In the case of the Executive Council, this refers to four of the five members.

K. Procedural Motions (Mociones de orden): Those motions presented to regulate the debate, and whose purpose is to modify the agenda (orden del día), to include a matter or to postpone the consideration of one that appears on the agenda (orden del día).

L. Hybrid Session (Sesión híbrida): A session held with members in both in-person and virtual modes simultaneously.

M. Alternate (Suplente): The alternate member in collegiate bodies has the purpose of substituting the director member when the latter cannot attend the sessions of the collegiate body and does not form part of the body, except when substituting them.

N. Virtual waiting room (Sala de espera virtual): Virtual space prior to entering the session. The meeting's waiting room prevents participants from joining a meeting until an organizer, co-organizer, or moderator admits them. When people are in the waiting room, the organizers, co-organizers, and moderators are notified and can choose when to admit them to the meeting.

O. Technological platforms (Plataformas tecnológicas): Tools for conducting institutional-level videoconferences and virtual sessions that contribute to communication from multiple spaces; these must guarantee comprehensive and simultaneous communication, encompassing video, audio, and data, allowing all member persons auditory, verbal, and visual interaction.

GOVERNANCE

THE EXECUTIVE COUNCIL

It is also composed of the representative of the State, in the figure of the minister or vice minister of the Ministry of Agriculture and Livestock (MAG), and the representative of ICAFE, in the figure of the Executive Director, all with their respective alternate (suplente).

The representatives designated by the ICAFE Board of Directors must be active members of the sector they represent, enjoy moral standing (solvencia moral), and possess the suitable credentials for the assigned position.

Additionally, a secretary shall be appointed who will keep the control of minutes and three members (vocales); who shall collectively communicate their agreements directly to the ICAFE Board of Directors.

A. To preside, with all necessary powers to do so, over the meetings of the Executive Council, which they may suspend at any time for justified cause.

B. To ensure that the Executive Council complies with the laws and regulations related to its function.

C. To establish general guidelines and issue instructions regarding aspects of the work of the Executive Council.

D. To convene ordinary and extraordinary sessions.

E. To prepare the agenda (orden del día), taking into account the requests of the other members, formulated at least three days in advance.

F. To resolve any matter in the event of a tie, for which case they shall have a casting vote (voto de calidad).

G. To execute or cause to be executed the agreements of the Executive Council.

H. To grant and deny the right to speak (uso de la palabra).

I. To appoint the Executive Council committees deemed necessary for the study and execution of institutional policies; and

J. Any others assigned to them by law and its regulations.

The action of vocal 1 shall suffice to demonstrate the president's absence. In the event of the absence or impediment of both, the Council itself shall designate from within its body an Ad-Hoc President to preside over the session.

A. To read the correspondence addressed to the Executive Council, unless there is a final agreement (acuerdo en firme) for the correspondence to be reviewed by the Directorate (Directorio) and presented to the body of the Executive Council in summary form, provided there is no need to make an agreement, in which case they must read the correspondence in full.

B. To coordinate matters related to the drafting (levantamiento) of the session minutes, which they must sign with the Council President.

C. To ensure that the agreements of the Executive Council are transcribed with the appropriate speed for their prompt and effective fulfillment.

D. To ensure the best wording and style of the agreements.

E. To integrate administrative procedure bodies when these are for resolution by the Executive Council.

F. To approve the review (conocimiento) of correspondence received by the Minutes Secretariat (Secretaria de Actas) after 17:00 hours, when there is a criterion of urgency and relevance by the President and the Secretary.

G. To sign the session minutes.

A. To be punctual when entering the videoconference room or the virtual waiting room (sala de espera virtual), as appropriate.

B. If participating virtually, to use their official name on the platform and not a pseudonym or abbreviated forms, as well as to turn on the camera and keep it active during the entire session, as soon as they enter the session, so that the presiding officer can verify the identity of the participating person.

C. The Director (Directivo) who is under the virtual session format assumes responsibility for having a physical space and the technological platform (plataforma tecnológica) that ensures the privacy and confidentiality of the topics discussed.

D. The Director (Directivo) who is under the virtual session format must have a noise-free place, and activate their audio only when they need to speak verbally.

E. To address the other members, observing general rules of social interaction and respect.

F. To speak (hacer uso de la palabra) when indicated by the presiding officer and to refer directly to the point under discussion.

G. To listen carefully to the interventions made by others.

H. To refrain from comments unrelated to the topic under discussion, or that could disrupt the order of the day (orden del día).

I. To adjust their interventions to the time established for the session

J. To communicate to the person presiding over the session the need to absent themselves momentarily from it, on a single occasion. Upon rejoining, they must also notify with a brief message.

K. To read, prior to the respective session, the documentation sent to them by the Executive Council Minutes Secretary (Secretaria de Actas) as support for the agenda (orden del día), in order to enrich and expedite the deliberations.

L. Each member of the Executive Council must sign next to their name at the end of the session or at the moment of their withdrawal; for the case of persons who have participated virtually, the moment of their physical signature shall be reserved for its subsequent record.

M. To read, prior to the respective session, the documentation sent to them by the Executive Council Minutes Secretary (Secretaria de Actas) as support for the agenda (orden del día), in order to enrich and expedite the deliberations.

N. To communicate in writing to the President or to the Minutes Secretary, who must communicate it to the former, when for justified reason a member could not attend one of the Executive Council sessions so that their absence is considered justified.

O. To comply with the attributions established in Article N° 7 of the Regulations to Ley N° 9630.

P. To request any information deemed necessary for better understanding and resolution of the matters to be addressed.

Q. To abstain from participating in the discussion and voting of matters related to personal or business interests of the Council member themselves, to which the grounds stipulated in Article N° 11 of the Regulations to Ley N° 9630 apply.

R. To attend ordinary and extraordinary sessions, both in-person and virtual.

S. To justify absences from sessions.

T. To maintain due secrecy and confidentiality of the topics addressed in Council sessions.

• a)To meet in order to analyze the session agenda.
• b)To execute activities entrusted via final agreement (acuerdo en firme).
• c)To review (conocer), in advance, topics for analysis and recommendation to the Executive Council.

AUXILIARY BODIES OF THE EXECUTIVE COUNCIL

A. FONASCAFE Management (Gerencia de FONASCAFE): Administrative authority of FONASCAFE responsible for the Fund's operationality, collaboration in the body's sessions, and execution of the Executive Council's agreements.

B. Active Administration (Administración activa): The Active Administration, under the charge of the FONASCAFE Management (Gerencia de Fonascafe) and respective work units of ICAFE, is responsible for executing the agreements made by the Executive Council, and for adopting the recommendations issued by the Internal Audit, which are issued based on its competencies.

C. Internal Audit of the Coffee Institute of Costa Rica: By legal mandate included in Articles 7 and 14 of Ley N° 9630, it is also the Internal Audit of FONASCAFE, which must exercise its functions in accordance with the Ley General de Control Interno, and must coordinate the presentation of those reports and recommendations that must be known to the Executive Council.

D. The Minutes Secretariat (Secretaría de Actas). The official in charge of the Minutes Secretariat shall be appointed and removed by the FONASCAFE administration.

A. To draft (levantar) the minutes of the Executive Council sessions succinctly and prepare them in their draft and final versions after their due approval.

B. To send in advance the draft version minutes of the sessions held to each of the Directors (Directivos) and the corresponding units, for their due knowledge.

C. To certify Executive Council agreements, when requested, with prior knowledge of the collegiate body.

D. To coordinate with the Internal Audit of the Institution so that the minute books have the due opening and closing statement.

E.To safeguard the minute books of the Executive Council.

F. To file the communications sent to this collegiate body.

G. To collaborate with the Executive Council regarding the calls to ordinary or extraordinary sessions.

H. To maintain the confidentiality of all matters presented by the Executive Council.

I.To ensure that the information necessary for the exact fulfillment of the Executive Council's agreements is produced with due timeliness and diligence.

J. To collaborate in the preparation of the agendas corresponding to each session.

K. To assist the Directors (Directivos) in whatever is necessary for the full performance of their functions.

L. To prepare an index of the agreements made and of the correspondence received, in a way that allows agile traceability of the information.

M. To review (conocer) correspondence received until 17:00 hours on the day prior to the Executive Council session.

N. May review (conocer) correspondence received thereafter provided that such review (conocimiento) is approved, with a criterion of urgency and relevance, by the president and the secretary of the Executive Council.

O. To draw up a list of the Directors (Directivos) present at each session, which must also contain the number and date of the session, the session's start time, and the names of all the Directors (Directivos), proprietors and alternates (suplentes). Next to each name must be recorded the time of entry or connection.

SESSIONS

GENERAL PROVISIONS ON SESSIONS

No special call to session (convocatoria) shall be necessary for these sessions.

In these sessions, only what is indicated in the call (convocatoria) shall be addressed. The Executive Council session shall be validly held without fulfilling all the requirements regarding the call (convocatoria) or the agenda (orden del día) when all its members are present in person or virtually and so agree by unanimity.

Sessions may be held in different locations, with prior agreement of the Executive Council and, provided that the call to session (convocatoria) so specifies.

A. That the Executive Council session be conducted under the videoconference modality, where the participation of all the Directors (Directivos) in real-time can be guaranteed via audio, image, and data transfer.

B. The virtual session shall be previously agreed upon by the members of the Executive Council.

C. As a security requirement, the effective and reciprocal visibility and audibility of the persons present in both locations must be ensured, for which the Directors (Directivos) must mandatorily ensure that they have the space and appropriate technology to comply with this provision.

D. Virtual presence must respect the prohibition of time overlap, by virtue of the category of public officials that the Executive Council members hold.

E. The virtual modality must allow comprehensive, simultaneous, and uninterrupted communication of video, audio, and data among its members. The orality of deliberation within the sessions must be guaranteed, clearly indicating the identity of the attending persons, the authenticity and integrity of the collegiate will, the conservation and inalterability of what was done, and its recording on media that allow its complete reproduction.

Permanently, the person holding the position of FONASCAFE Manager (Gerente del FONASCAFE), the Head of the ICAFE Legal Affairs Unit, and the Head of the FONASCAFE Internal Audit must attend with voice, but without vote.

In the event of impossibility to attend by any of the participants indicated above, it shall be the obligation of said participant to inform the Council president and send the official who follows them in the line of succession.

All those persons deemed pertinent and necessary for the matter to be addressed may attend Executive Council sessions by invitation, for which it shall be required to agree to grant the guests the right to participate in the deliberations with voice, but without vote.

This number of members must be present, whether in the session hall occupying their respective seats or connected virtually according to the technological applications indicated in advance of the session, at the start of the session, during the deliberations, and when voting takes place.

The procedural motion (moción de orden) shall suspend the debate until it is discussed and voted on by the Executive Council.

Regarding a procedural motion (moción de orden), no other motion that intends to postpone it shall be admitted.

The President may ask the members to stick to the point under debate and, in case of reluctance, may withdraw their right to speak (uso de la palabra).

The vote on the procedural motion (moción de orden) must be by simple majority (mayoría simple).

After fifteen minutes without being able to reestablish the quorum, the President may declare the session concluded. The members who withdraw without due authorization or ignored the call to reestablish the quorum shall not have the right to receive the corresponding per diem.

This circumstance must be recorded in the minutes. However, the session shall be maintained as long as the minimum required quorum remains. Disconnections of less than five minutes shall not be recorded for the purposes of the participation of any of the Directors (Directivos).

The proprietor members (propietarios) who started the session cannot be substituted nor delegate their responsibilities to their respective alternate (suplente).

GENERAL PROVISIONS ON MINUTES

Each agenda (orden del día) may be modified as established by the Ley General de la Administración Pública. The minutes shall transcribe the agenda (orden del día) exactly as it was effectively executed in the respective session.

Formal observations may be communicated in advance to the Minutes Secretary (Secretaria de Actas), for informational purposes; however, they shall be reviewed (conocidas) and approved by the Executive Council at the moment the respective minutes are declared final (en firme).

In the event that a motion for review (recurso de revisión) is filed against an agreement, it must be resolved in that session, unless, due to a matter that the President judges urgent, they prefer to address it in an extraordinary session. The motion for review (recurso de revisión) must be raised no later than when discussing the minutes, and this motion must be resolved in the same session in which it is heard. Simple formal observations regarding the drafting of the agreements shall not be considered as motions for review (recursos de revisión).

Consequently, it is not permitted to disclose them except solely through the proper channels or bodies of FONASCAFE and to the persons, organizations, or entities who are competent to know them, considering the legality provisions contained in the legal system.

All recordings must be labeled or identified with the session number, the date, and the backup number of the respective session; under the scheme of the procedure for creating information backups defined by the ICAFE Information Technology Unit, with restricted access and adjusted to the institutional file conservation policies.

Subsequently, and prior to its closure by the Minutes Secretary (Secretaria de Actas), they shall provide an administrative closing statement (razón de cierre administrativo) where they shall record the folios that are null, blank spaces, or any other observation. After that, and duly bound (empastado), the book shall be sent to the Internal Audit with the request for the corresponding closing statement (razón de cierre) and the subsequent authorization of the new minute book.

The requirements for digital legal books shall be in accordance with the laws and current regulations and the provisions issued for this purpose by the Internal Audit under Article 22, subsection e) of the Ley General de Control Interno.

AGREEMENTS AND VOTING

A. The appointment and removal of the president and secretary.

B. The approval of credits, the granting of guarantees and sureties (avales), C. The temporary suspension of the collection of the contribution for the development of Sustainability and Social Responsibility Programs, D. For the approval of projects for the attention and securing of the Sustainability and Social Responsibility Programs.

6227, shall be followed.

If there is a tie in the voting, whoever is presiding at that moment shall decide with a double vote or casting vote, except in cases where the law requires a qualified majority.

A. Those who, during the year prior to their appointment, had employment relationships, advisory services, consulting services, or who held any legal representation of the natural or legal persons involved in the matter under consideration.

B. Those who are linked to each other by consanguinity or affinity up to and including the third degree, with the natural persons, or the members of the Boards of Directors of the legal persons involved in the matter under consideration.

C. Those who are linked to the private commercial company or cooperative associations, or form part of the board of directors of the company involved in the matter under consideration.

D. Those who are members of or, during the year prior to their appointment, were members of any organizational or managerial structure of commercial companies, any type of chambers, cooperatives, associations, or social organization that is involved in the matter under consideration.

Agreements adopted in contravention of the provisions of this article shall be vitiated by absolute nullity and shall be deemed non-existent.

SITTING FEES

9630, article 5, with payment referenced to Law No. 3065 of 11/20/1962 and its amendments. All in accordance with the Minutes and the Session Attendance Register of the Executive Council.

Regardless of whether the session is held in an in-person or virtual modality, payment of the sitting fee shall be executed upon review of the minutes and the attendance register of the Directors.

FINAL CHAPTER FINAL PROVISIONS

In the event that it concerns the representative of the State, the President must forward the request to the Government Council so that it may proceed with the appointment and formally notify the Executive Council.

The collegiate body may grant a leave of absence, for just cause and for up to three months, to its members not to attend sessions.

The committees shall decide internally on the manner in which they will operate, coordinate their meetings, discussions, and presentation of reports.

The president of the Executive Council may form part of the working committees but may not be their coordinator.

Approved by the Executive Council of the National Coffee Sustainability Fund (Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera) through agreement No. 07 of session No. 103 of June 19, 2025. Let it be published.

En los aspectos y temas que no regule el presente Reglamento se aplicará supletoriamente la Ley de Creación del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera, el Reglamento a la citada Ley y la Ley General de la Administración Pública, Ley N° 6227.

A. Actas de Consejo Ejecutivo: Documento oficial donde se incluye el orden del día, principales deliberaciones, resoluciones y acuerdos relacionados con el Programa de Créditos y Avales para el Sector Productor y el Programa de Responsabilidad Social para el Sector Cafetalero.

B. Ausencia momentánea o transitoria: Retiro autorizado de la sesión que no sobrepasa quince minutos.

C. Consejo Ejecutivo: Máximo jerarca y autoridad del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera.

D. Directivo: Miembro Directivo del Consejo Ejecutivo.

E. Directorio: Comité del Consejo Ejecutivo integrado por el presidente, vocal 1 y el secretario.

F. FONASCAFE: Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera, creado mediante Ley N° 9630 G. Gerencia de FONASCAFE: Autoridad operativa de FONASCAFE, adscrita a la estructura orgánica del ICAFE.

H. ICAFE: Instituto del Café de Costa Rica, creado mediante Ley N° 2762, reformada integralmente mediante Ley N° 9872.

I.Mayoría Absoluta: También conocida como mayoría simple. La mitad más uno de los votos, en el caso del Consejo Ejecutivo la, corresponden a tres miembros. Los acuerdos votados por mayoría simple o absoluta adquieren su plenitud como actos administrativos hasta la sesión ordinaria siguiente del órgano cuando se revisa y aprueba el acta anterior momento en el que se constituye su firmeza.

J. Mayoría calificada: Votación de las dos terceras partes de los miembros del Consejo Ejecutivo. En el caso del Consejo Ejecutivo se refiere a cuatro de los cinco miembros.

K. Mociones de orden: Son aquellas mociones que se presentan para regular el debate, y que tiene como finalidad modificar el orden del día, para incluir un asunto o para que se posponga el conocimiento de uno que figura en el orden del día.

L. Sesión híbrida: Sesión que se celebra con miembros en modalidad presencial y virtual al mismo tiempo.

M. Suplente: El miembro suplente en los órganos colegiados, tiene como finalidad sustituir al miembro directivo cuando este último no pueda asistir a las sesiones del colegio y no forma parte del órgano, salvo cuando lo sustituye.

N. Sala de espera virtual: Espacio virtual previo al ingreso de la sesión. La sala de espera de la reunión evita que los participantes se unan a una reunión hasta que un organizador, co-organizador o moderador les admita. Cuando las personas están en la sala de espera, se notifica a los organizadores, co-organizadores y moderadores y pueden elegir cuándo admitirlos en la reunión.

O. Plataformas tecnológicas: Herramientas para realizar videoconferencias y sesiones virtuales a nivel institucional, que contribuyan a la comunicación desde múltiples espacios; estas deberán garantizar una comunicación integral y simultánea, que comprenda video, audio y datos, que permita a todas las personas miembros una interacción auditiva, verbal y visual.

GOBERNANZA

DEL CONSEJO EJECUTIVO

Los representantes designados por la Junta Directiva del ICAFE deberán ser miembros activos del sector que representan, gozar de solvencia moral y contar con los atestados idóneos para el cargo asignado.

Adicionalmente se nombrará un secretario que llevará el control de actas y tres vocales; quienes colegiadamente comunicarán sus acuerdos directamente a la Junta Directiva del lCAFE.

A. Presidir con todas las facultades necesarias para ello, las reuniones del Consejo Ejecutivo, las que podrá suspender en cualquier momento por causa justificada.

B. Velar porque el Consejo Ejecutivo cumpla las leyes y reglamentos relativos a su función.

C. Fijar directrices generales e impartir instrucciones en cuanto a los aspectos de las labores del Consejo Ejecutivo.

D. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.

E. Confeccionar el orden del día, teniendo en cuenta, las peticiones de los demás miembros, formuladas al menos con tres días de antelación.

F. Resolver cualquier asunto en caso de empate, para cuyo caso tendrá voto de calidad.

G. Ejecutar o hacer ejecutar los acuerdos del Consejo Ejecutivo.

H. Conceder y denegar el uso de la palabra.

I.Nombrar las comisiones de Consejo Ejecutivo que considere necesarias para el estudio y ejecución de las políticas institucionales; y

J. Las demás que le asignen la ley y sus reglamentos.

Bastará la actuación del vocal 1, para tener por demostrada la ausencia del presidente. En caso de ausencia o impedimento de ambos, el mismo Consejo designará de su seno un Presidente Ad-Hoc para que presida la sesión.

A. Dar lectura a la correspondencia dirigida al Consejo Ejecutivo, salvo que exista acuerdo en firme para que la correspondencia sea conocida por el Directorio y presentada al seno del Consejo Ejecutivo a modo de resumen, siempre y cuando no exista necesidad de tomar un acuerdo, en cuyo caso sí deberá dar lectura integra de la correspondencia.

B. Coordinar lo relativo al levantamiento de las actas de las sesiones, las que deberá suscribir con el Presidente del Consejo.

C. Procurar que los acuerdos del Consejo Ejecutivo se transcriban con la celeridad del caso, para su rápido y eficaz cumplimiento.

D. Velar por la mejor redacción y estilo de los acuerdos.

E. Integrar órganos de procedimiento administrativo cuando estos sean de resolución del Consejo Ejecutivo.

F. Aprobar el conocimiento de correspondencia recibida por la Secretaria de Actas con posterioridad a las 17:00 horas, cuando exista criterio de urgencia y pertinencia por parte del Presidente y éste.

G. Firmar las actas de sesiones.

A. Ser puntual a la hora de ingresar a la sala de videoconferencia o la sala de espera virtual, según corresponda.

B. En caso de participar de manera virtual, utilizar el nombre oficial en la plataforma y no un pseudónimo o formas abreviadas, además de encender la cámara, y mantenerla activa durante toda la sesión, tan pronto como ingrese a la sesión, para que quien preside compruebe la identidad de la persona participante.

C. El Directivo que este bajo el formato de sesión virtual asume la responsabilidad de contar con un espacio físico y la plataforma tecnológica que asegure la privacidad y confidencialidad de los temas tratados.

D. El Directivo que este bajo el formato de sesión virtual deberá disponer de un lugar libre de ruido, así como activar su audio únicamente cuando requiera expresarse verbalmente.

E. Dirigirse a las demás personas integrantes, observando las reglas generales de trato social y respeto.

F. Hacer uso de la palabra cuando quien preside se lo indique y referirse directamente al punto por tratar.

G. Escuchar cuidadosamente las intervenciones que realicen los demás.

H. Abstenerse de comentarios ajenos al tema en discusión, o que podrían alterar el orden del día.

I. Ajustar sus intervenciones al tiempo establecido para la sesión

J. Comunicar a quien preside la sesión la necesidad de ausentarse momentáneamente de esta, por una única vez. Al reincorporarse, también debe avisar mediante un breve mensaje.

K. Leer de previo a la sesión respectiva, la documentación que le sea enviada por la Secretaria de Actas de Consejo Ejecutivo como respaldo del orden del día, con la finalidad de enriquecer y agilizar las deliberaciones.

L. Cada miembro de Consejo Ejecutivo deberá firmar contiguo a su nombre al finalizar la sesión o en el momento de su retiro; para el caso de personas que hayan sesionado en forma virtual, se reservará el momento de su firma física para su posterior consignación.

M. Leer de previo a la sesión respectiva, la documentación que le sea enviada por la Secretaria de Actas del Consejo Ejecutivo como respaldo del orden del día, con la finalidad de enriquecer y agilizar las deliberaciones.

N. Comunicar por escrito, al Presidente o a la Secretaria de Actas la cual deberá comunicar al primero, cuando por motivo justificado un miembro no pudiere asistir a una de las sesiones de Consejo Ejecutivo para que se tenga por justificada su ausencia.

O. Cumplir son las atribuciones establecidas en el artículo N° 7 del Reglamento a la Ley N° 9630.

P. Solicitar cualquier información que considere necesaria para el mejor conocimiento y resolución de los asuntos a tratar.

Q. Abstenerse de participar en la discusión y votación de asuntos relacionados con intereses personales o empresariales del propio miembro del Consejo, que le apliquen las causales estipuladas en el artículo N° 11 del Reglamento a la Ley N° 9630.

R. Asistir a las sesiones ordinarias y extraordinarias, tanto presenciales como virtuales.

S. Justificar las ausencias a las sesiones.

T. Guardar el debido sigilo y la confidencialidad de los temas tratados en las sesiones del Consejo.

• a)Reunirse con el fin de analizar la agenda de las sesiones.
• b)Ejecutar actividades encomendadas vía acuerdo en firme.
• c)Conocer, de previo, temas para análisis y recomendación de Consejo Ejecutivo.

DE LOS ÓRGANOS AUXILIARES DEL CONSEJO EJECUTIVO

A. Gerencia de FONASCAFE: Autoridad administrativa de FONASCAFE encargada de la operatividad del Fondo, colaboración en las sesiones del órgano y ejecución de los acuerdos del Consejo Ejecutivo.

B. Administración activa: corresponde a la Administración activa a cargo de la Gerencia de Fonascafe y respectivas unidades de trabajo del ICAFE ejecutar los acuerdos tomados por el Consejo Ejecutivo, además, de adoptar las recomendaciones giradas por la Auditoría Interna, que sean dictadas en función de sus competencias.

C. Auditoría Interna del Instituto del Café de Costa Rica: Por mandato legal incluido en los artículos 7° y 14 de la Ley N° 9630 es también la Auditoria Interna de FONASCAFE, la cual deberá ejercer sus funciones conforme a la Ley General de Control Interno, debiendo coordinar la presentación de aquellos informes y recomendaciones que deban ser de conocimiento del Consejo Ejecutivo.

D. La Secretaría de Actas. El funcionario encargado de la Secretaría de Actas será nombrado y removido por la administración del FONASCAFE.

A. Levantar las actas de las sesiones del Consejo Ejecutivo de manera sucinta y prepararlas en su versión borrador y final posterior de su debida aprobación.

B. Remitir con antelación las actas en versión borrador de las sesiones celebradas a cada uno de los Directivos y las dependencias que corresponda, para su debido conocimiento.

C. Certificar, acuerdos del Consejo Ejecutivo, cuando se lo soliciten, de previo conocimiento del órgano colegiado.

D. Coordinar con la Auditoría Interna de la Institución para que los libros de actas cuenten con la debida razón de apertura y cierre.

E. Custodiar los libros de actas del Consejo Ejecutivo.

F. Archivar las comunicaciones que se envíen a este órgano colegiado.

G. Colaborar con el Consejo Ejecutivo en lo relativo a las convocatorias a sesiones ordinarias o extraordinarias.

H. Mantener la confidencialidad de todos los asuntos que presenta el Consejo Ejecutivo.

I.Velar porque se produzca con la debida oportunidad y diligencia la información necesaria para el exacto cumplimiento de los acuerdos de la del Consejo Ejecutivo.

J. Colaborar en la confección de las agendas correspondientes a cada sesión.

K. Asistir a los Directivos en lo que sea necesario para el cabal desempeño de sus funciones.

L. Elaborar un índice de los acuerdos tomados y de la correspondencia recibida, de modo que permita una ágil trazabilidad de la información.

M. Conocer correspondencia recibida hasta las 17:00 horas del día anterior a sesión de Consejo Ejecutivo.

N. Podrá conocer correspondencia recibida con posterioridad siempre y cuando sea aprobado ese conocimiento, con criterio de urgencia y pertinencia, por el presidente y el secretario del Consejo Ejecutivo.

O. Levantar un listado de los Directivos presentes en cada sesión, que deberá, además, contener el número y fecha de la sesión, la hora de inicio de la sesión y los nombres de todos los Directivos, propietarios y suplentes. Contiguo a cada nombre deberá contar la hora de entrada o conexión.

DE LAS SESIONES

GENERALIDADES DE LAS SESIONES

Para estas sesiones no habrá necesidad de convocatoria especial.

En estas sesiones se conocerá exclusivamente lo indicado en la convocatoria. Se celebrará válidamente la sesión de Consejo Ejecutivo sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o al orden del día cuando estén presentes de manera presencial o virtual todos sus miembros y así lo acuerden por unanimidad.

Podrán celebrarse sesiones en diferentes locaciones, previo acuerdo del Consejo Ejecutivo y, siempre que la convocatoria así lo específique.

A. Que la sesión de Consejo Directivo se lleve a cabo bajo la modalidad de videoconferencia, donde se pueda garantizar la participación en tiempo real de todos los Directivos por medio de audio, imagen y transferencia de datos.

B. La sesión virtual será acordada previamente por los miembros del Consejo Ejecutivo.

C. Como requerimiento de seguridad, deberá asegurase la efectiva y recíproca visibilidad y audibilidad de las personas presentes en ambos lugares, para lo cual los Directivos deberán asegurar de manera obligatoria que dispone con el espacio y la tecnología idónea que dé cumplimiento a esta disposición.

D. La presencia virtual deberá respetar la prohibición de superposición horaria, en virtud de la categoría de funcionarios públicos que revisten los miembros del Consejo Ejecutivo.

E. La virtualidad debe permitir una comunicación integral, simultánea e ininterrumpida de video, audio y datos entre sus integrantes. La oralidad de la deliberación dentro de las sesiones debe garantizarse, en la que se indique claramente la identidad de las personas asistentes, la autenticidad e integridad de la voluntad colegiada, la conservación e inalterabilidad de lo actuado y su grabación en medios que permitan su integra reproducción.

De manera permanente, deberán asistir con voz, pero sin voto, quien ostente el cargo de Gerente del FONASCAFE, la Jefatura de la Unidad de Asuntos Jurídicos del ICAFE y de Titular de la Auditoría Interna de FONASCAFE.

En caso de imposibilidad de asistencia de alguno de los participantes indicados anteriormente, será obligación de éste informar al presidente del Consejo y enviar al funcionario que le proceda en la línea sucesoria.

A las sesiones del Consejo Ejecutivo podrán asistir por invitación todas aquellas personas que se consideren pertinentes y necesarias para el asunto que se vaya a tratar, para lo cual, se requerirá acordar conceder a los invitados el derecho de participar en las deliberaciones con voz, pero sin voto.

Ese número de miembros deberá encontrarse presente ya sea en el salón de sesiones ocupando sus respectivos asientos o conectados virtualmente conforme las aplicaciones tecnológicas indicadas con anticipación a la sesión, al inicio de la sesión, durante las deliberaciones y al efectuarse las votaciones.

La moción de orden suspenderá el debate hasta tanto no sea discutida y votada por el Consejo Ejecutivo.

Sobre una moción de orden no se admitirá otra que pretenda posponerla.

El Presidente podrá pedir a los miembros que se concreten al punto en debate y en caso de renuencia podrá retirarle el uso de la palabra.

La votación de la moción de orden debe ser por mayoría simple.

Transcurridos quince minutos sin que pueda restablecerse el quórum, el Presidente podrá declarar terminada la sesión. Los miembros que se retiran sin la debida autorización o hicieron caso omiso al llamado de restablecimiento del quórum no tendrán el derecho de devengar la dieta correspondiente.

Esta circunstancia deberá consignarse en el acta. No obstante, se mantendrá la sesión mientras permanezca el quórum mínimo requerido. Las desconexiones menores a cinco minutos no se consignarán para efectos de la participación de alguno de los Directivos.

Los miembros propietarios que iniciaron la sesión no podrán ser sustituidos ni delegar sus responsabilidades a su respectivo suplente.

GENERALIDADES DE LAS ACTAS

Cada orden del día podrá ser modificado conforme lo establece la Ley General de la Administración Pública. En el acta se transcribirá el orden del día tal y como fue efectivamente ejecutado en la sesión respectiva.

Las observaciones de forma podrán ser comunicadas de previo a la Secretaria de Actas, a manera de información; no obstante, serán conocidas y aprobadas por el Consejo Ejecutivo al momento de declarada en firme la respectiva acta.

En caso de que se interponga recurso de revisión contra un acuerdo, el mismo deberá ser resuelto en esa sesión, a menos que, por tratarse de un asunto que el Presidente juzgue urgente, prefiera conocerlo en sesión extraordinaria. El recurso de revisión deberá ser planteado a más tardar al discutirse el acta, recurso que deberá resolverse en la misma sesión que se conoce. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas como recursos de revisión.

En consecuencia, no es permitido divulgarlas sino únicamente a través de los canales u órganos propios de FONASCAFE y a las personas, organismos o entidades a quienes compete conocerlas y considerando las disposiciones de legalidad contenidas en el ordenamiento jurídico.

Todas las grabaciones deberán estar rotuladas o identificadas con el número de sesión, la fecha y el número de respaldo de la sesión respectiva; bajo el esquema del procedimiento para crear respaldos de información definido por la Unidad de Tecnologías de Información del Icafé, con acceso restringido y ajustado a las políticas de conservación de archivos institucionales.

Posteriormente, y previo a su cierre por parte de la Secretaria de Actas, esta hará una razón de cierre administrativo donde hará constar los folios que no corren, espacios en blanco, o cualquier otra observación. Posterior a ello, y debidamente empastado, el libro se remitirá a la Auditoria Interna con la solicitud para la correspondiente razón de cierre y la posterior autorización del nuevo libro de actas.

Los requerimientos de los libros legales digitales serán de conformidad con las leyes y normativa vigente y las disposiciones que al efecto emita la Auditoria Interna al amparo del artículo 22 inciso e) de la Ley General de Control Interno.

DE LOS ACUERDOS Y LAS VOTACIONES

A. El nombramiento y remoción del presidente y secretario.

B. La aprobación de créditos, el otorgamiento de garantías y avales, C. La suspensión temporal del cobro de la contribución para el desarrollo de Programas de Sostenibilidad y Responsabilidad Social, D. Para la aprobación de los proyectos para la atención y aseguramiento de los Programas de Sostenibilidad y Responsabilidad Social.

Si hubiere empate en la votación, quien preside en ese momento decidirá con su doble voto o voto de calidad, salvo en los casos en que la ley exija mayoría calificada.

A. Aquellos que durante el año anterior a su nombramiento hayan tenido relaciones laborales, servicios de asesorías, consultorías, o que hubieren ostentado alguna representación legal de las personas físicas o jurídicas involucradas en el asunto que se está tratando.

B. Aquellos que se encuentren ligados entre sí por parentesco de consanguinidad o afinidad hasta tercer grado inclusive, con las personas físicas, o los integrantes de las Juntas Directivas de las personas jurídicas involucradas en el asunto que se está tratando.

C. Aquellos que se encuentren ligados a la sociedad mercantil privada o asociaciones cooperativas, o formen parte del directorio de la sociedad que se encuentre involucrada en el tema tratado.

D. Aquellos que integren o hayan integrado en el año anterior a su nombramiento cualquier estructura organizativa o gerencial de las sociedades mercantiles, cualquier tipo de cámaras, cooperativas, asociaciones, u organización social que esté involucrada en el tema tratado.

Los acuerdos tomados en contravención a lo dispuesto por este artículo estarán viciados de nulidad absoluta y se tendrán por inexistentes.

DE LAS DIETAS

Todo conforme las Actas y el Registro de Asistencia a Sesiones del Consejo Ejecutivo.

Independientemente de que la sesión se realice en modalidad presencial o virtual, el pago de la dieta se ejecutará contra revisión de las actas y el registro de asistencia de los Directivos.

En caso de que se trate del representante del Estado, el Presidente deberá remitir la solicitud al Consejo de Gobierno para que éste proceda con el nombramiento y comunicado formal al Consejo Ejecutivo.

El órgano colegiado podrá conceder licencia, por justa causa y hasta por tres meses, a sus miembros para no asistir a sesiones.

Las comisiones decidirán a lo interno la forma en que operarán, coordinarán sus reuniones, discusiones y presentación de informes.

El presidente del Consejo Ejecutivo podrá formar parte de las comisiones de trabajo, pero no podrá ser el coordinador de éstas.

Aprobado por el Consejo Ejecutivo del Fondo Nacional de Sostenibilidad Cafetalera mediante acuerdo N° 07 de la sesión N° 103 del 19 de junio del 2025. Publíquese.