PAACUME Operational RegulationReglamento operativo del proyecto de abastecimiento de agua para la Cuenca

This Regulation aims to establish the rules, procedures, and structure governing the execution of the Project "Water Supply for the Middle Tempisque River Basin and Coastal Communities," hereinafter referred to as the PAACUME Project; jointly financed by the Banco Centroamericano de Integración Económica, hereinafter referred to as "BCIE," and the Government of Costa Rica, hereinafter referred to as "The Government."

The execution of the Project is governed by the applicable institutional and national legal framework, and by the clauses established in the Loan Agreement signed between The Government and the BCIE, which are described below, without needing to be strictly subordinated to them:

· Ley Constitutiva de SENARA.

· Ley General de la Administración Pública.

· Ley General de la Contratación Pública and its regulation.

· Ley 10230 of April 19, 2022, by which Loan Agreement No. 2220 is approved, signed between The Government of Costa Rica and the BCIE, for an amount of four hundred twenty-five million United States dollars (US$425,000,000.00).

· BCIE Regulations, which include the BCIE Environmental and Social Safeguards with the Environmental and Social Performance Standards under international standards.

Should there be any inconsistency or contradiction between the provisions of the Loan Agreement and those established in this Operational Regulation, the provisions contained in the corresponding Loan Agreement, the Law, and international performance standards shall prevail.

The project commencement and termination date shall be associated with the start of execution and the programming according to the schedule defined for that purpose.

No disbursement shall be made after sixty (60) months have elapsed from the date of the first disbursement. In exceptional cases, an extension may be requested, which must be duly justified, and the BCIE may accept or reject it at its discretion.

The ROP is valid from its approval by SENARA‘s Board of Directors and the no-objection of the BCIE, and its application is mandatory.

This Regulation and its annexes may be subject to modifications or changes as a result of experience in its implementation and the periodic evaluations of the project, which must be proposed and approved by SENARA’s Board of Directors and have the prior no-objection of the BCIE. The latest approved version that has the no-objection of the BCIE shall be the valid document.

Project Background In the Master Plan for the Irrigation Project of the Lower Tempisque Basin (BEL Ingeniería S.A., 1978), the idea was outlined to take advantage of the difference in elevation generated between the arrival and the outlet of the Canal Oeste to the Piedras River to build a reservoir of approximately 75 million m3. One that would allow storing water from the Piedras River during the rainy season to inject into the irrigation canals in the dry season and regulate the water used for irrigation from that site.

The studies for the Piedras River Reservoir were expanded in 1984 by the Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara), through the BEL-TAHAL Consortium. This study reinforced the idea of using the Reservoir for storage and regulation of the waters coming from the Laguna Arenal that were being discharged into the sea due to a lack of storage and regulation possibilities for said water.

In 2002, at the request of the Government of Costa Rica, the Japan International Cooperation Agency (JICA), prepared the Rural Development Study of the Middle Tempisque River Basin. As part of its feasibility study, 35,000 hectares of the middle Tempisque River basin, province of Guanacaste, were analyzed. The objectives were: to establish an agricultural system under irrigation, to provide local flood prevention measures, and to promote sustainable agricultural development for small and medium-sized farmers. All this while giving due consideration to the environment, especially the Protected Wild Areas (Áreas Silvestres Protegidas, ASP) located upstream and downstream of the river. In addition to this, to carry out technology transfer to the Costa Rican counterpart technical personnel on the study methodology of the different specialties included in the Study. Finally, they include all the procedures and approaches of development planning (JICA, 2002).

Subsequently, in 2006, within the framework of an agreement signed with the Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAA) and Senara, they prepared the technical study at a pre-feasibility level called “Increase of water resource availability in the Tempisque River basin and coastal zone of Guanacaste.” This technical proposal aimed at the maximum use of the water resource in the Chorotega region, seeking to identify and analyze alternatives that allow supplying drinking water and water for irrigation to communities, tourism projects, and agricultural areas located in the Tempisque River basin and the northern coastal zone of the Nicoya Peninsula, projecting the estimated requirements for the next 20 years (Senara-ICAA, 2006).

With Decreto Ejecutivo 38665-MP-MIDEPLAN-Minae-MAG, of November 12, 2014, the High-Level Commission was created, coordinated by the Minister of the Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), and the Technical Secretariat of the High-Level Commission, coordinated by the director of the Dirección de Aguas of MINAE. Both were created to lead the Comprehensive Water Supply Program for Guanacaste (North Pacific), called PIAAG, which contemplated four main axes, namely:

• a)Water security for communities: ICAA Systems and the community Associations managing the Sistemas de Acueductos y Alcantarillados comunales (Asadas).
• b)Food security: Increased food production with irrigation systems under the responsibility of Senara.
• c)Water needs of ecosystems: Promoting the sustainability of ecosystems d) Sustainable use management: Improving the use of available water in the province, with priority given to groundwater. Within the framework of PIAAG, Senara put forward the PAACUME in order to promote the pre-investment process and its subsequent execution.

Strategic Framework

The orderly and efficient use of water resources in the Chorotega region through the implementation of new technologies in the efficient use of water so that new extensions of agricultural land and other development initiatives can be added as means of production for the socioeconomic development of the region and the country in general.

To be a leading climate change adaptation project for the socioeconomic and sustainable development of the province of Guanacaste and the country in general.

General Objective:

To increase the availability of water on the right bank of the Tempisque River, through the construction of infrastructure works, as climate change adaptation measures for better water use, stimulating the socioeconomic development of the region.

Specific objectives:

• a)Stimulate the social and territorial inclusion of the region by generating opportunities that give the population access to productive activity and the satisfaction of their water needs.
• b)Decrease the use of water extracted from aquifers and surface sources in the project’s area of influence for agricultural activities, by water coming from the project, thus contributing to the sustainability and preservation of water sources.
• c)Reduce the existing gap between water supply and demand for different uses: drinking water, irrigation for agricultural production, irrigation of green areas in tourism projects, and for hydroelectric generation.
• d)Increase efficiency in water use, by encouraging cultural and technological practices based on the optimal use of the resource.

The Water Supply Project for the Middle Tempisque River Basin and Coastal Communities consists of the realization of new infrastructure works and improvements, based on the existing infrastructure in the Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT), which allows the collection, storage, and capacity to convey water from the Piedras Reservoir to the Tempisque River for different uses:

Agricultural production, human consumption, irrigation in tourism development, and hydroelectric generation.

The project includes three components:

Component 1: Río Piedras Reservoir It includes the construction of the reservoir on the Piedras River itself, and the automation of the gate system for Canal Oeste, Section I (from the Miguel Pablo Dengo diversion dam to the Río Piedras dam). Likewise, it considers the construction of the structure planned for the eventual incorporation of a powerhouse for electricity generation with a capacity of 7MW.

Component 2: Improvement and a) Canal Oeste, Section II: This corresponds to the improvement of the section of the canal that conveys water from the Piedras River Reservoir to the Cabuyo River, with a length of approximately 20 kilometers, whose purpose is to increase the current conveying capacity of the canal, from 15 m3/s to 45 m3/s.

• b)Canal Oeste, Section III: This corresponds to the expansion of the canal section that runs from the Cabuyo River to the Tempisque River, with an approximate length of 35 kilometers.

Component 3: Conveyance and Distribution Network on the right bank of the Tempisque River The conveyance and distribution network considers the construction of open canals, low-pressure gravity pipes, pumping systems, and pressurized conveyance and distribution networks, which allow water to be conveyed and distributed to the properties of irrigation users and the established delivery points for drinking water and tourism developments, in accordance with the water allocation defined in the distribution mechanisms.

The conveyance and distribution network has an approximate length of 271 kilometers.

The total cost of the Project "Water Supply for the Middle Tempisque River Basin and Coastal Communities" PAACUME is (US$ 673,842.4), of which, US$425,000.00 correspond to financing from the BCIE and US$248,842.4 correspond to a national counterpart contribution to be provided by the Government of Costa Rica.

OF THE EXECUTING UNIT

Ley N°10 230 in its Article 2 of the Project, Section 2.03, Executing Agency; establishes that the Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento (SENARA), of the Republic of Costa Rica, shall act as the Executing Agency of the Republic of Costa Rica and shall be responsible for overseeing the direction and supervision of the Project‘s results and compliance with the conditions established in Loan Agreement No. 2220.

SENARA, in its role as DIGEP, is an institution created by Ley 6877, and has an organizational structure for the fulfillment of its objectives, as well as its Mission and Vision.

This organic and functional structure is composed of three clearly defined levels: the political level, the strategic level, and the operational level.

At the political level: are the Board of Directors and the General Management, at the strategic level are the heads of the different Directorates, namely, the Dirección Administrativa Financiera (DAF), the Dirección de Investigación y Gestión Hídrica (DIGH), the Dirección del Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT), and the Dirección de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos (INDEP).

The strategic level: responds to the needs established by the different substantive and operational macro-processes of the institution, all direct collaborators of the General Management, with functional coverage at the national level and representing the technical-administrative team for strategic decision-making.

In accordance with the Guidelines for Administrative Reorganizations, issued by MIDEPLAN, the Board of Directors is the instance of political decision and the highest hierarchy in the general administration of the Institution.

The structure includes units that exercise general administration functions as well as advisory ones, such as; the Contraloría de Servicios, Archivo Central, Dirección Jurídica, Dirección de Planificación Institucional, and Unidad de Gestión informática. Such a structure allows the project to be incorporated within its ordinary and strategic management and is the one that will act as permanent support, in order to guarantee its viability and the adequate fulfillment of its objectives.

For the execution of the project, the Dirección Gestora del Proyecto (DIGEP) was created as a transitory and integral part of the current organizational structure of the institution, in compliance with Article 2, Section 2.03 of Ley N°10 230, published in La Gaceta N°86, Scope 93 of May 11, 2022.

The DIGEP has an internal structure or subdivision by units, processes, and subprocesses to address the construction phase, the environmental and social management of the project1, including labor and climate change management, as well as the different functions and actions required for the execution and fulfillment of the expected results; in charge of the planning, direction, articulation, organization, coordination, evaluation, encouragement, advising, and leadership of the interdisciplinary team responsible for the execution of various professional, technical, and administrative processes to be carried out for the project, through the implementation of the policies, regulations, directives, and methods that regulate its field of action.

1 Environmental and Social Management will be developed within the framework of the BCIE’s Environmental and Social Safeguards and Performance Standards, which are aligned with good practices and International Performance Standards on Environmental and Social matters, understood as those referred to by the International Finance Corporation (IFC), the Equator Principles, and the World Bank Group Guidelines on Environment, Health, and Safety.

At the DIGEP level, the units of "Supervision," "Administration," and "Environmental and Social Management" are located, and it would be supported by a Staff Team comprised of an assistant to the director, a secretary, and a communication professional. Each of these units consists of a coordinating professional and their team. The organizational structure was approved by MIDEPLAN and is detailed in figure 1.

Figure No.1 Organizational structure of the composition of the DIGEP The objective, composition, functions, processes, and relationships of each of the units defined in the DIGEP organizational chart are described below:

Hierarchical Dependency: General Directorate The DIGEP, by its hierarchical condition, reports directly to the General Management, which guarantees integrated management with the existing organization.

General Objective: To direct, approve, and guarantee the execution of the programming and control, administrative-financial, procurement of goods and services, socio-environmental, labor, communication and claims, and logistical support processes, for all the works of the loan, in order to guarantee their execution in scope, time, and cost.

Composition:

· Project Director · Communicator · Secretarial staff Functions and Responsibilities:

5. Supervise, approve, and guarantee all administrative, financial, and logistical support activities required by the Gestora Directorate, both for the administration of signed contracts, from their procurement phase to the closing processes.

6. Supervise, approve, and guarantee all activities associated with the procurement processes and the due administration of signed contracts, in accordance with the provisions indicated in the loan agreement.

7. Supervise, approve, and guarantee the execution of activities related to the acquisition of the lands and easements (servidumbres) required for the execution of the Project.

8. Supervise, approve, and guarantee all social, environmental, labor, communication, and claims management activities required for each work, in line with the BCIE Socio-Environmental Safeguards and Performance Standards for operations, according to the particularities of each work and the current institutional and national regulations.

9. Approve the programming and monitoring reports for the works and activities under their responsibility.

10. Approve the programming and the environmental, social, labor, grievance mechanism, and climate change monitoring reports for the works and activities under their responsibility.

11. Guarantee compliance with the actions necessary for the correct functioning of the Internal Control System and the Specific Institutional Risk Assessment System, and the Socio-Environmental Management System in the processes associated with their competencies.

Hierarchical Dependency: Administration Unit General Objective: To plan, coordinate, execute, supervise, and evaluate all administrative, financial, and logistical support activities required by the DIGEP, both for the administration of signed contracts, from their procurement phase to the closing processes, and for the proper operational functioning, in accordance with the provisions indicated in the loan agreement between the BCIE and the Republic of Costa Rica through the Ministerio de Hacienda and the current national and institutional regulations, in order to guarantee, within the scope of its competence, the execution of the project works in scope, time, and cost.

Financial and Accounting Policies and provisions for project accounting For purposes of project accounting, the policies and provisions established in the Law and the Loan Agreement shall be used, as well as those governing the financial and accounting principles of the Republic of Costa Rica for the formulation, execution, and control of public resources.

Budgetary, Accounting, and Financial Procedures In the case of Budgetary Procedures, those defined in the "Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento" issued by the Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) for each fiscal year shall be used, as well as the "Lineamientos técnicos sobre el presupuesto de la República" of the Ministerio de Hacienda, and for the accounting and financial system, the generally accepted public accounting principles and standards and the provisions of the Ley de Administración Financiera de la República y presupuestos Públicos Nº 8131 and its amendments shall be used. As well as the "Políticas Contables del SENARA" based on the International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) and supported by the National General Accounting Plan, approved by SENARA‘s Board of Directors, through Agreement No. 2, taken at Extraordinary Session N°10-2023, held on Friday, November 10, 2023.

The application of these regulations will be carried out through the procedures manual of the institutional accounting process and the Functional Manual of Account Codes effective as of August and September 2023, respectively.

Budgetary-Financial Planning As part of budgetary planning, the project resources, both those from the loan agreement and the national counterpart, will be incorporated annually into the Plan Operativo Institucional (POI), starting from the formulation stage, in accordance with the strategic objectives and goals defined in the instruments of the Plan Nacional de Desarrollo de Inversión Pública (PNDIP) and the operational goals that are defined. All in accordance with the project execution schedule.

Once the budgetary planning is defined, it will be incorporated into the institutional and national budget for approval by the Contraloría General de la República.

The planning described is based on the Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento issued by the Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) for each fiscal year, as well as the "Lineamientos técnicos sobre el presupuesto de la República" of the Ministerio de Hacienda.

Annual operating budget and other plans required by law That in accordance with the budgetary principles established in subparagraphs e) "Programming principle" and g) "Principle of quantitative and qualitative specificity" of Article 5 "Budgetary Principles" of the Ley de Administración Financiera de la República y presupuestos Públicos Nº 8131 and its amendments, the annual budget must include the objectives, goals, products intended to be achieved, and the resources necessary to fulfill them. Likewise, it contains the warning that budget balances may not be allocated to a purpose other than that provided in the budget, in accordance with legal and regulatory precepts.

For the articulation process of the Budget Plan to be developed through the Annual Operating Plan, it will be carried out using the instrument or Matriz de Articulación Plan Presupuesto, called MAPP, or the instruments defined for that purpose, according to what is defined in the Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento issued by the Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) for each fiscal year.

Considerations for Internal Control To promote the appropriate use of the contract resources, there will be an internal control system that will be governed in accordance with the Process Manual for Self-Assessment of the Institutional Internal Control System (ASCII), effective since 2019 and based on the Ley general de Control Interno N° 8292 and the Internal Control Standards for the Public Sector of the Contraloría General de la República.

The organizational structure that makes up the Internal Control System is defined in the Manual and is composed as follows:

• a)Board of Directors.
• b)Subordinate Heads.
• c)Coordinating Unit of the Internal Control System. In this case, the coordination is under the responsibility of the Dirección de Planificación Institucional d) Person in charge of the ASCII process e) Internal Control Unit Liaisons.
• f)Senara personnel distributed across the different Directorates, units, and processes.

For the specific case of the project, it will be the responsibility of the DIGEP Director to lead and conduct the Internal Control process for the execution of the project, in turn appointing a DIGEP official as a liaison to support them in that management.

All this process is coordinated and supported by the Dirección de Planificación Institucional as the coordinating unit, which, in turn, receives advice and recommendations from the Institutional Internal Audit.

In the case of external control, it will be the responsibility of the Contraloría General de la República, in accordance with its Organic Law and the constitutional provisions to promote the appropriate use of the financial resources of the public sector, as established in Art. 18 "Control Responsibilities" indicated in the Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131.

Provisions of the BCIE / Government Loan Agreement Disbursements: As for the disbursements for the execution of the project, these will be made by complying with the requirements and conditions defined in Art. 6 of the law of loan agreement 10230 and according to the established disbursement schedule, which is prepared based on the execution schedule for each of the work contracts defined in the General Procurement Plan.

This schedule is linked to the multi-year budgetary planning and the Plan Operativo Institucional.

The disbursement schedule is part of the information provided to the Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) of the Ministerio de Hacienda for the monitoring and control of the execution of the loan agreement resources. For this reason, they are processed by SENARA in its capacity as Executing Agency before the Ministerio de Hacienda, and these in turn before the BCIE as the borrower.

(*) (Thus modified its denomination by Article 4 of the Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 of September 18, 2024. Previously it stated "Dirección de Crédito Público")

Project Accounting: In accordance with Section 9.04 of ART. 9.-GENERAL OBLIGATIONS TO DO contained in the law of the Loan Agreement, the institution shall maintain all records and books updated related to the execution of the project and in which all counterpart, are clearly and separately identified from other sources of financing.

Likewise, it shall clearly identify the allocation of costs and expenses in accordance with an accounting structure based on the components and subcomponents that make up the project and were approved as part of the financing and included in the Global Procurement Plan and the Global Investment Plan.

Composition:

· Unit Coordinator · Procurement Specialist · Financial-Accounting Specialist Functions and Responsibilities:

5. Guarantee the review and control of the insurance policies required of the companies awarded from DIGEP's administrative contracting processes, during the contract execution phase: civil liability insurance policies for third parties, all-risk construction insurance policies, insurance for vehicles, equipment, and machinery used in the execution of the work, and insurance from the Caja Costarricense del Seguro Social for the hired personnel, among others.

6. Coordinate and supervise the approval and payment process for price adjustments of contracts signed for the acquisition of services, preparation of consultancies, and construction of works for the DIGEP.

7. Coordinate and guarantee the preparation of the Loan's financial statements executed by the DIGEP in accordance with the accounting principles and practices established by the Institution (NIFS) and the specific instructions established in the loan contract.

8. Coordinate and validate the preparation of the Loan's monthly budget execution, analyzing the execution by project, by budget line item, by financial position, the availability of resources by source of financing, and the balance in bank accounts.

9. Guarantee the implementation of policies, guidelines, strategies, standards, procedure manuals, among others established by the Institution regarding control of petty cash, assets (equipment, furniture, buildings), and office supplies of the DIGEP.

10. Guarantee the execution of Document Management (files, records, manuals, reports, communications, and other documents) of the DIGEP in adherence to the guidelines established by the Institution.

11. Coordinate and guarantee all payments required to ensure the correct operation of the DIGEP.

12. Participate, within the scope of its competence, in the contracting processes for the acquisition of services, preparation of consultancies, construction of works: preparation of technical specifications, terms of reference, bidding documents, participation in institutional commissions, attention to internal and external inquiries, review of bids, preparation of technical studies, request for corrections, recommendation for award, among others.

13. Participate, within the scope of its competence, in the preparation and implementation of modifications to the contracts and/or execution agreements for services, preparation of consultancies, and construction of works of the DIGEP, due to variations in the scope, time, and cost defined for the project.

14. Implement the methodology and tools established by the Institution and by the DIGEP to guarantee good practices in project management and environmental and social management.

Hierarchical Dependency: SUPERVISORY UNIT Supervision

i. Supervision of the Executing Agency: The DIGEP established by SENARA will carry out permanent supervision actions over the physical and financial execution of the entire Project, and will perform the oversight and monitoring of the different works to be carried out. To this end, it will have technical personnel with the knowledge and recommendations and necessary adjustments can be generated in a timely manner.

ii. External and Independent Work Supervision of the Project: The borrower will provide permanent technical supervision for the project, which will be carried out by a consulting firm hired to maintain strict technical control of the works included in the Infrastructure component, so that they are executed within the time stipulated in the contract and with the quality required in the final design studies, plans, and established technical specifications, and the occupational health requirements typical of this type of work. There will also be an Independent Environmental Consultant who will monitor compliance with and progress of the Environmental Management Plan (Plan de Gestión Ambiental, PGA) approved by the local environmental authority and the environmental and social requirements that the BCIE establishes for the project. Additionally, a recognized capable auditing firm will be hired to verify that the DIGEP's own finances reflect the financial situation and the results obtained in accordance with the objectives established in the different components of the Bank loan.

iii. Supervision by the BCIE: The BCIE's supervision function aims to monitor the performance of the activities and execution of the works framed within the PAACUME, in accordance with the contractual documents of the Loan. To achieve this objective, the necessary administrative technical personnel are available who will carry out a detailed review of the reports and statements that the DIGEP of SENARA will periodically provide, in order to alert and/or record the status and progress of the execution of the works. The BCIE will carry out the supervision visits it deems necessary for the issuance of the respective reports. Through the applicable procedures of the BCIE, its supervision will ensure compliance with the responses corresponding to the risks identified in the Risk and Mitigation Matrix and full compliance with the Project objectives.

iv. External Audit: This will be fully financed with BCIE funds and will have as its main function the inspection or verification of the accounting of the BCIE loan by the Project Management Unit. This function must be carried out by an audit firm of recognized capacity, in order to verify whether the accounts reflect the financial situation and the results obtained in the objectives established in the different components in the Bank loan. For the contracting of the external audit, the Policy and Standards for the Procurement of Goods and Related Services and Consulting Services with BCIE Resources must be applied.

In relation to the monitoring and internal supervision of the Executing Unit, according to the organizational structure defined for the project, it will be in charge of the General Management and this, in turn, of the Board of Directors, which will be responsible for ensuring the direction and supervision of the Project results and compliance with the conditions of the Contract as the highest authority of Senara as Executing Agency, as established in Section 2.03 of the Loan Contract Law.

Risk management will be carried out and integrated throughout the project, using the Methodology for Risk Analysis with a Multi-Hazard Approach and Probabilistic Criteria for Public Investment projects and the Application Guide for the general Risk matrix of the Ministry of Planning and Economic Policy (Mideplan), in force and applicable to all investment projects included in the Public Investment Project Bank of said entity.

This risk management will also be integrated into the semi-annual project evaluation and monitoring reports prepared by the Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) of the Ministerio de Hacienda.

(*)(Name thus modified by article 4 of the Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, No. 10524 of September 18, 2024. Previously stated "Dirección de Crédito Público")

The monitoring of these topics will be carried out by the DIGEP and will be part of the activities and deliverables of the DIGEP's support Consulting Unit and will be carried out following the provisions of Section 9.03 Environmental Standards of the loan contract law related to the Environmental and Social Action Plan of the Environmental and Social Risk Identification, Evaluation, and Mitigation System (SIEMAS) and considering Annex G of the Loan Contract. As well as all applicable national legislation.

5. Provisions of the loan contract(s) and other sources for the supervision of investments. According to the contract, the DIGEP must present the following deliverables in relation to the monitoring and supervision of the investments:

BCIE I-BCIE Mid-Term Evaluation I-BCIE Ex-Post Evaluation Quarterly reports on the physical and financial progress of the investments Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) of the Ministerio de Hacienda (*)(Name thus modified by article 4 of the Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, No. 10524 of September 18, 2024. Previously stated "Dirección de Crédito Público") Quarterly monitoring reports Semi-annual investment evaluation reports Define mechanisms to verify compliance with the scope. (Assurance) Monitoring and Evaluation · Criteria and methodologies for impact measurement · Baseline, mid-term, and ex post For the purposes of Project monitoring and evaluation, in addition to the questionnaires · I-BCIE established in the loan contract, the DIGEP must follow the criteria and methodologies defined in the results matrix of the project execution guide for the planning of the execution stage of Public Investment projects in the entities of the National Public Investment System, considering for this purpose, as a baseline, the products and deliverables defined and approved in the project formulation according to component and subcomponents.

· Accountability and other country provisions. Carry out the quarterly update and progress report of the project in the Public Investment Project Bank of MIDEPLAN, as well as rendering accounts before any external public entity that so requires, in accordance with current legislation on the execution of public investment projects.

· External audit and other provisions of the loan contract. Annually, the DIGEP will carry out the contracting of an external audit firm to operationally and financially evaluate the project execution.

The objective of the monitoring and evaluation section is to define mechanisms to verify compliance with the objectives and goals. (Control).

Environmental and Social, labor, climate change, communication, complaint resolution management, etc., within the framework of national regulations and the BCIE's International Environmental and Social Safeguards and Performance Standards.

Legal provisions of the loan contract and other legal provisions.

Types of contracts for the execution of the Scope.

To circumscribe other relevant aspects in the operation of the Project.

General Objective: to plan, implement, supervise, coordinate, control, and monitor all technical-operative and constructive engineering, environmental, social, labor, climate change, communication, complaint resolution activities promoted for the execution of the Project, in compliance with the definition of the objectives of said Project in terms of scope, time, and cost.

Composition:

· Engineer Coordinator (Civil-Construction) · Civil Engineering-Quality Control Specialist · Environmental and Social Specialist Functions and Responsibilities:

5. Coordinate the Units: responsibility for the implementation, training, monitoring, and supervision of the Units.

6. Coordinate awareness-raising activities at an internal and external level in conjunction with Institutional Communication.

7. Report on the progress of the Project to the Management and the BCIE.

8. Prepare, update, and monitor the project schedule, in accordance with the guidelines established by the Institution and by the DIGEP, including the programming of the costs associated with the work progress; likewise, prepare the respective monitoring and supervision reports of the processes under its charge, including environmental and social aspects that include labor, climate change, communication, and complaint resolution management.

9. Participate, within the scope of its competence, in the preparation and implementation of modifications to the contracts and/or execution agreements for services, preparation of consultancies, and construction of works of the DIGEP, due to variations in the scope, time, and cost defined for the project.

10. Propose, approve, or participate in the establishment, maintenance, improvement, and evaluation of the Internal Control System of the DIGEP, remediation plans, and carry out the necessary actions to guarantee its effective operation, in accordance with the Ley General de Control Interno.

11. Implement the methodology and tools established by the Institution and by the DIGEP to guarantee good practices in project management, including environmental and social, labor, incident and accident control, and climate change, communication management, and the monitoring of the complaint and grievance mechanism and its reports.

Hierarchical Dependency: ENVIRONMENTAL MANAGEMENT UNIT General Objective: Plan, coordinate, execute, supervise, and evaluate all social, environmental, labor, communication, climate change, and claims activities required for each project, in accordance with the BCIE's Environmental and Social Safeguards and Performance Standards2, both in the pre-investment, investment (execution), and operation phases, as applicable, according to the particularities of the project, the provisions indicated in the Loan Contract, and current national regulations and international standards, in order to guarantee, within the scope of its competence, the execution of the project works in scope, time, and cost.

2 Environmental and Social Management will be developed within the framework of the BCIE's Environmental and Social Safeguards and Performance Standards, which are aligned with good practices and International Performance Standards on Environmental and Social matters, understood as those referred to by the International Finance Corporation (IFC), the Equator Principles, and the World Bank Group's Guidelines on Environment, Health, and Safety.

Composition:

· Environmental Specialist · Social Specialist · Occupational Health and Safety Specialist Functions and Responsibilities:

5. Prepare, implement, and monitor the schedule of communication actions, including consultation mechanisms, social environmental complaints, socialization spaces, and the construction of communication strategies, among others, in accordance with the provisions indicated in the loan contract and current institutional, national regulations, and international standards; as well as, prepare the respective monitoring reports for entities internal and external to the DIGEP.

6. Evaluate the environmental, social, labor, communication, and claims management processes at the close of the works to be financed with loan resources.

7. Implement and guarantee the Institution's environmental and social plans, for the works to be financed with loan resources.

8. Prepare, update, and monitor, in coordination with those responsible for works, the implementation schedules for environmental management plans, SIEMAS Plans, Social and Labor Plans (including those linked to land acquisition, easements (servidumbres), and expropriations), compensation measures, remediation plans, communication and claims plans, the Project's Socio-Environmental Management System; as well as, prepare the respective monitoring reports of the processes under its charge.

9. Participate, within the scope of its competence, in the administrative contracting processes executed by the DIGEP for the acquisition of services, preparation of consultancies, construction of works: preparation of technical specifications, terms of reference, bidding documents, participation in institutional commissions, attention to internal and external inquiries, review of bids, preparation of technical studies, request for corrections, recommendation for award, among others as technically applicable.

10. Participate, within the scope of its competence, in the preparation and implementation of modifications to the contracts and/or execution agreements for services, preparation of consultancies, and construction of works of the DIGEP, due to variations in the scope, time, and cost defined for the project.

11. Propose, approve, or participate in the establishment, maintenance, improvement, and evaluation of the Internal Control System of the DIGEP and carry out the necessary actions to guarantee its effective operation.

12. Implement the methodology and tools established by the Institution and by the DIGEP to guarantee good practices in environmental, social, labor, climate change, communication, and claims management of the projects, including monitoring and follow-up of environmental and social compensation measures.

Internal Relationships:

. Institutional Sub-Managements . Dirección de Comunicación Institucional . Other SENARA departments External Relationships:

. Banco Centroamericano de Integración Económica . Secretaría Técnica Nacional Ambiental . Ministerio de Ambiente y Energía . Dirección de Aguas . Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

. Museo Nacional de Costa Rica . Municipalities . Communities . Contractor Companies Processes:

. Obtaining environmental feasibility (viabilidad ambiental) for the project works and additional required environmental and social authorizations, permits, and licenses, including cultural heritage, as applicable.

. Environmental and social assessments and Environmental Impact Studies for infrastructure works.

. Preparation, implementation, monitoring, and reporting of the management and compliance of Social and Labor Plans (including those linked to land acquisition, easements (servidumbres), and expropriations).

. Preparation, implementation, monitoring, and reporting of the management and compliance of Social Environmental, Labor, and Climate Change Plans, including the Environmental and Social Management System.

. Preparation, implementation, monitoring, and reporting of the management and compliance of plans, protocols, communication strategies, and claims mechanism.

. Implementation, monitoring, and reporting of the BCIE's SIEMAS Plan. Products:

. Environmental feasibility (viabilidad ambiental) and additional authorizations, permits, or licenses.

. Social and Labor Management Plans . Environmental and Social Management Plans, including climate change . Communication Plans and strategies . Claims Mechanism . Cultural Heritage Protocols, as applicable . SIEMAS Plans . Environmental and social management reports, including established action plans, protocols, mechanisms, systems, others . Claims mechanism report . Remediation Plan Reports Direct dependencies:

. It has no dependencies The DIGEP, within the framework of this structure, will be directly responsible for the administration and compliance with the scope, term, objectives, costs, and other requirements established in the Loan Contract, as well as compliance with the conditions defined in this Operating Regulation, BCIE's Environmental and Social Safeguards and Performance Standards, international good practice standards, and other applicable national regulations.

Due to its hierarchical condition at a strategic level, it will remain unchanged and depend directly on the General Management, which guarantees integrated management with the existing organization.

In Figure 2, the current and approved institutional organizational structure of SENARA is shown, with the incorporation of the DIGEP, according to official communication MIDEPLAN-DM-OF-0744-2022, dated July 8, 2022.

Figure 2 Institutional Organizational Structure with the incorporation of the DIGEP The DIGEP will be physically located in the SENARA offices.

The institutional staff will be strengthened with the hiring of temporary officials, in accordance with the structure approved by MIDEPLAN in official communication MIDEPLAN-DMOF-0744-2022 dated July 8, 2022. These resources constitute part of the national counterpart.

For the contracting of DIGEP personnel with national counterpart resources, the formal recruitment and selection procedure defined in the institution by SENARA's Human Resources process will be applied, according to the profiles defined for each of them, which will be included on a temporary basis in the Position Manual.

For the specific case of the director, their appointment must previously have the No Objection of the BCIE. Once the director is appointed, the selection of the rest of the personnel will proceed.

SENARA, prior to the start of the first disbursement, will request the approval of the positions from the STAP.

For the case of contracting additional personnel, a consultancy contract was carried out for support services for the DIGEP SENARA-ICE, which was carried out by mutual agreement with the BCIE, following the procurement policies and standards established by that entity and signed by the parties SENARA-ICE on July 27, 2023.

To facilitate the integration of DIGEP personnel within the institutional structure and operation, the Human Resources process has established the training and induction mechanism that allows knowledge of the institution and harmonious integration of the personnel.

In relation to the coordination mechanism, the director of the Dirección Gestora del PAACUME, will join and become part of the Consejo Técnico Institucional (CTI), which is the instance where the SENARA's collegial decision-making process is integrated.

The Council is composed of the directors of the following Units:

• a)Dirección de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos b) Dirección de Investigación y Gestión Hídrica.
• c)Dirección Administrativa Financiera-Contable d) Dirección del Distrito de Riego Arenal Tempisque e) Dirección de Planificación.
• f)Dirección Jurídica

The Technical Council will have at least one monthly session, convened and chaired by the General Management of SENARA for the monitoring and accountability of institutional actions, as well as the monitoring and progress of the project. This Technical Council will be a body for discussion, consensus-building, and collegial analysis about the progress and effective and efficient performance of SENARA in the execution of the project.

The Council may invite to the sessions, when it deems it appropriate, other officials from the institution or from other institutions related to the project, in order to ensure and contribute to correct execution.

The Planning and Budget of the project in charge of the DIGEP will be carried out following and attending to strict adherence to the guidelines, policies, regulations, procedures, methodologies, instruments, and other good practices in planning and budgeting, established both internally in the institution and for the public sector.

The DIGEP will operate as an integral part of the institution's planning and budget system.

To address the above, it will prepare and present the planning and budget instruments provided for in current regulations and required for the project for its adequate integration and inclusion in the institution's planning and budget instruments, thereby facilitating the proper operation and achievement of the project.

The equipment for the proper operation of the DIGEP, as well as the acquisition of supplies, will be carried out following the internal procedures of the institution, that is, via the Annual Purchasing Plan, use of petty cash resources, or contingency purchases. All in adherence to current national legislation on procurement and the applicable BCIE regulations and policies.

3 Scope of the Project

Despite all the resources available in the Chorotega region and its potential to achieve sustainable social and economic development where opportunities for the population are integrated and generated, this has not been possible. The causes of its limited development can be many and varied.

The obstacles to development being generated with all this potential have been both internal and external to the region. Considering, according to WWAP (2016), that 80% of wealth generation depends on having the quantity, quality, and timeliness of water, one could say that the region presents serious infrastructure limitations for the supply of water for human consumption and for irrigation. This is one of the determining factors in restricting the region's growth.

The average annual precipitation of the North Pacific is close to 1,750 mm, considering high and low lands. In the rest of the climatic regions of Costa Rica, the average annual precipitation is 3,150 mm (MIDEPLAN, 2014). Despite having considerable annual precipitation, it has a very irregular distribution. It begins with scarce or no precipitation between the months of December to April and continues with a transition period between the months of May and June, with two marked dry spells, one at the end of June (veranillo de San Juan) and another in mid-July (canícula). Then comes the rainy season from August to October, where the greatest amount of precipitation is concentrated, and before the transition to the dry season in the month of November.

In addition to the seasonal water deficit, there are social elements. The province of Guanacaste, which for planning purposes constitutes the Chorotega region, is the second largest in the country with an area of 10,140 km2. This represents 20% of the national territory, and it has a population density of only 37 inhabitants per km2.

The National Household Survey (Encuesta Nacional de Hogares, ENAHO) from 2017 states that the population is 377,241 people, of which 48.8% are men and 51.2% are women. The total number of inhabited dwellings is 114,431, of which 57.2% are in urban areas and 43.7% in rural areas.

The province of Guanacaste presented an open unemployment rate of 4.4% and an employment rate of 45.4% in the 2011 census. This means that more than 50% of the population over 12 years of age was unemployed that year. This caused the region to be classified as the second region most impacted by severe poverty levels (INEC, 2011).

The combination of two factors, climatic and social, leads to a condition of poverty that can be reversed through the generation of hydroproductive activities that entail an improvement in the population's living conditions. Under these conditions, the pressure on water resources is increasingly greater, both for surface water, considering that the flows of the Tempisque River and some of its tributaries fluctuate considerably between summer and winter. Similarly, groundwater is subjected to strong pressure due to high demand in the dry season. The orderly use of water in the Chorotega region is a contributing element to the socioeconomic development of the area and the country in general.

In the project's area of influence, the services sector is the one that absorbs the most labor in the cantons of Nicoya, Santa Cruz, and Carrillo, with the exception of the district of Bolsón, in which the primary sector generates the highest rate of employment.

Contrary to the poverty landscape of the Chorotega region, this is one of the areas that has experienced the greatest tourism development. The main hotel complexes that exist in the country are located on its coasts. It was estimated, in 2005, that the installed capacity in the hotels of the project area was for 140,812 people in high season and it was projected that by 2025 it will reach 230,900 people (Senara, 2006). The boom in the tourism sector has highlighted the serious problem of high water demand for human consumption and activities related to the sector, such as irrigating gardens and golf courses, among others.

In parallel, the most threatened resource today is water, mainly due to the overexploitation of aquifers for human consumption, which takes on an even more serious characteristic in tourist areas due to the threat of salinization of wells. With the capacity installed in 2005, the average demand for potable water was estimated at 570 l/s, and with sustained growth by 2025 it would reach 935 l/s.

Based on this situation, Senara, within the scope of its competencies, focuses on analyzing the problems generated by the evident water deficit in the region, for which it proposes, within the Framework of the Comprehensive Water Supply Program for Guanacaste (Programa Integral de Abastecimiento de Agua para Guanacaste, PIAAG), the PAACUME project to increase water availability on the right bank of the middle basin of the Tempisque River through the expansion of the coverage of the DRAT using the turbined waters of the Arenal, Dengo, Sandillal Hydroelectric System (ARDESA).

The project proposal with its 4 components, namely: 1) Río Piedras Reservoir (which includes the automation of the system, the powerhouse, the dam, and the Reservoir itself), 2) the expansion of the West Canal (Canal Oeste), 3) the construction of the distribution network on the right bank of the Tempisque River, and 4) the proposal for implementing a development plan for the area directly and indirectly affected by the project, which would be part of the DRAT Strategic Plan, represented a great opportunity to address the problems experienced in that region and an alternative to promote the socioeconomic development of the province of Guanacaste.

For this reason, in 2014, PAACUME was incorporated as the main project in two of the 4 strategic axes contemplated by the program (PIAAG), namely: "Food Security and Sustainable Use Management" (Seguridad Alimentaria y Gestión de Aprovechamiento Sostenible).

Following this incorporation, the High-Level Commission headed by the Minister of Environment at that time initiates all political-administrative efforts to search for financing options for its execution.

The PAACUME is included in the National Development and Public Investment Plan (Plan Nacional de Desarrollo y de Inversión Pública, PNDIP) (*) 2023-2026 Rogelio Fernández Güell, where it is shown as an investment project for water security in the country, and in the National Plan for Integrated Water Resources Management (Plan Nacional para la Gestión Integrada de los Recursos Hídricos, PNGIRH 2018-2030).

(*)(Note from Sinalevi: Thus modified its denomination by subsection a) of Article 43 of the Regulation for the Implementation of Law No. 10441 of March 13, 2024 and the Operation of the National Public Investment System, approved via Decreto Ejecutivo No. 45163 of August 8, 2025. Previously it was indicated "National Development Plan (Plan Nacional de Desarrollo, PND)")

The project's area of influence comprises part of the right bank of the Tempisque River, where the cantons of Santa Cruz, Nicoya, and Carrillo are located.

The direct impact of the project has been estimated at approximately 40,000 hectares, which corresponds to the area with elevation characteristics below 30 meters above sea level and slopes of less than 15%, which are the basic parameters defined for the selection of the agricultural irrigation area.

Additionally, it is intended to supply the potable water demand for about 500,000 inhabitants in the cantons of Santa Cruz, Carrillo, and Nicoya, and to supply some 1,213 hectares for irrigation in hotel zones in the same cantons.

According to the stated objectives, four major dimensions of the project were contemplated, which are presented in Table 1.

Table 1 Dimensions of the Project

With these dimensions, the major actions that lead to the elaboration of a project results chain or value generation chain, as shown in Table 2, are established.

Table 2 Project Results Chain | Inputs | Actions | Product / Service | Product Utilization | Effects | Impact | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1. Producers 2. Institutions 3. Financial resources 4. Human Resources 5. Technological resources 6. Institutional resources 7. Knowledge | Elaborate the technical and environmental studies for the catchment, storage, conveyance, and distribution of water coming from the ARDESA Hydroelectric System, to be used on the right bank of the Tempisque River and coastal communities | 1. Water for hydroelectric generation 2. Water for human consumption 3. Irrigation service for agricultural production 4. Irrigation service for green areas in tourism projects | Better use of water through increased efficiency, equity, sustainability, and effectiveness | Generation of opportunities to access productive activity and satisfaction of the population's water needs | Sustainable socioeconomic development | | Elaborate a development plan for the region benefiting from the project that stimulates socioeconomic development in the province of Guanacaste | | Encouragement of cultural and technological practices based on the optimal use of the resource | Decrease in water extracted from aquifers and surface sources in the project's area of influence for agricultural activities | Sustainability and preservation of water sources | | | Build infrastructure works | | Increase in efficiency in the | Reduce the existing gap | | | | Inputs | Actions | Product / Service | Product Utilization | Effects | Impact | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | | for the catchment, storage, conveyance, and distribution of water, to be used for: potable water, irrigation for agricultural production and green areas in tourist zones, and hydroelectric generation | | use of water | between water supply and demand for different uses: potable water, irrigation for agricultural production, irrigation of green areas in tourism projects, and for hydroelectric generation | | | | Create an organic and functional structure focused on the administration and management of water | | | | | | | Manage financing for pre-investment and project execution | | | | |

According to Table 2, the Project's products or deliverables are:

Water for human consumption 3. Irrigation service for agricultural production 4. Irrigation service for green areas in tourism projects

The Project Work Breakdown Structure is attached in Annex 1 (Anexo 1).

According to the updates carried out between DIGEP, the Consulting Unit, and BCIE, the Global Investment Plan is attached in Annex 2 (Anexo 2).

The Execution Plan or Schedule is attached in Annex 3 (Anexo 3) and the Timeline of the main planned project activities is attached in Annex 4 (Anexo 4).

The criteria for preparing the budget plan applied by SENARA at the institutional level are those called "Current Guidelines and Orientations for the formulation of the POI-Budget," which are updated and communicated annually in accordance with external regulations or changes identified for each period; likewise, these guidelines mention the legal basis associated with the budget plan management.

It should be noted that according to the Financial Administration and Public Budgets Law (Ley de Administración Financiera y presupuestos públicos), there must be a link between the POI-Budget in that sense; this "preparation" process is a joint procedure that integrates the formulation of the plan and the institutional budget in parallel. Every organizational unit of Senara must ensure the attention and application of these.

Currently, the current document is for the year 2024, and the corresponding guidelines for the 2025 period are in process.

The current Guidelines and Orientations for the formulation of the POI-Budget and other technical documents of the budget plan preparation process are attached in Annex 5 (Anexo 5).

The signed contract establishes in its clause 9.09 that the goods, works, and consultancies necessary for the execution of the operation must be contracted in accordance with the application rules of the Policy for the Procurement of Goods, Works, and Consulting Services with Resources from the Central American Bank for Economic Integration.

This section will establish the mechanisms for forming the evaluation committee(s), its hierarchical order (who approves the awards), governance, thresholds for each type of process, formats and guides (when necessary) for making purchases, and the eligibility of the award beneficiaries.

The management of the procurement process for goods, services, works, and consultancies will be carried out through the Executive Committee for Tenders or Competitions. In the case of SENARA, this Executive Committee is constituted by the Tender Commission, which will incorporate the director of DIGEP into its structure to handle the project's procurement processes.

The Executive Committee for Tenders or Competitions will be composed of:

• a)The Deputy Manager of the Institution, who will be its president. b) The coordinator of Administrative Services, who will act as executive secretary. c) The Administrative-Financial-Accounting Director. d) The Director of Research and Water Management. e) The Director of Engineering and Project Development. f) The Legal Director. g) The General Coordinator of Institutional Planning. h) The director of DIGEP.

The Executive Committee of the borrower/beneficiary will have, at a minimum, the function of coordinating the execution of the following activities:

• a)Prepare and submit for BCIE's consideration, for its no-objection, the notices for prequalification, tenders, and competitions that, once approved and as applicable, must be published in accordance with the provisions of these Rules. b) Establish the necessary information requirements for the prequalification of bidders in accordance with the required specialties, as well as the requirements and technical specifications for a procurement process for goods, works, services, and consultancies with the factors, criteria, evaluation scores, and weighting values to be established for the evaluation of offers. c) Based on the standard documentation available from BCIE, prepare the bases for prequalification, tenders, and competitions and submit these to BCIE for its respective no-objection, prior to their use. d) Forward to BCIE the final version of the base document for prequalification, tender, or competition prior to its publication and make said base documents available to interested parties, upon the corresponding payment when applicable. e) Organize and conduct the site visit with bidders when applicable, seeking BCIE's accompaniment.

Likewise, organize and hold homologation meetings when necessary. f) Address written queries from bidders and send the clarifying response to all bidders in a tender or competition process. g) Prepare and send amendments to the base documents of the tender or competition to all bidders. In processes subject to prior review, it must previously have BCIE's no-objection, except for amendments related exclusively to deadline extensions. h) Receive and analyze the prequalification documents, technical and economic offers of the procurement processes. i) Prepare and send to BCIE, for its no-objection, the minutes or report of the evaluation carried out containing the information on the review, evaluation, selection, recommendation for award, or declaration of a deserted or failed process, as applicable, prior to issuing notifications to participants. j) Notify bidders of the results of the process in which they have participated, informing each one of them of the results, scores, and rating obtained and the place they occupy in order of priority in the final results of the offer evaluation. k) Resolve in the first instance and attend until their final resolution the protests that are presented in a prequalification, tender, or competition process through the established instances for this, and once there are no protests to attend, recommend the award and lead the contract negotiation for the supply of goods, works, services, or consultancies. l) In processes subject to prior review and when modifications are incorporated into the draft contract included in the process's base document, submit the draft contract to BCIE for no-objection prior to signing. m) Send BCIE a copy of the signed contract, as well as notify it of the contract start date.

To initiate procurement and contracting processes, the General Procurement Plan (Plan General de Adquisiciones, PGA) must be submitted to BCIE according to the format established by the Bank and available on the website www.bcie.org, containing the description of the applicable procedures that will regulate the procurement of goods, works, services, and consultancies necessary to execute the operation so that the Bank can pronounce its "BCIE No-Objection." The PGA must contain detailed information for the procurements planned to be carried out in a period of eighteen (18) months of execution and, if possible, the global projection for subsequent years. The PGA may be reviewed and adjusted in accordance with the needs of the operation during its execution, when necessary, with the "BCIE no-objection" for each adjustment or modification incorporated. The OE will keep the PGA updated and must consider the level of risk according to the need and nature of the procurements.

The following matrix describes the activities and responsible parties for procurement planning:

Table 3 Responsibility Matrix for Procurement Planning

BCIE defines the following procurement ranges for the procedures for obtaining goods, works, services, and consultancies:

(*) The threshold amounts of this table may be modified in accordance with the provisions of the Loan Contract and BCIE's applicable rules.

Procurements will be carried out using the documents issued by the Bank and published on its website https://www.bcie.org., namely:

* Works contracts subject to International Public Tender, in those cases where a prequalification of bidders has not been conducted, in a single stage (a single envelope), will be executed using the Standard Document for International Public Tender. * Goods and Services contracts subject to International Public Tender, in those cases where a prequalification of bidders has not been conducted and in a single stage (a single envelope), will be executed using a Standard Document for International Public Tender. * Consulting firm contracts subject to International Public Competition will be executed using a Standard Document for International Public Competition. * Works contracts subject to National Public Tender, in those cases where a prequalification of bidders has not been conducted, in a single stage (a single envelope), will be executed using the Standard Document for National Public Tender. * Goods and Services contracts subject to National Public Tender, in those cases where a prequalification of bidders has not been conducted and in a single stage (a single envelope), will be executed using the Standard Document for National Public Tender. * Consulting firm contracts subject to National Public Competition will be executed using a Standard Document for National Public Competition. * For the selection and contracting of individual consultants, the Guide Instructions for the Selection of Individual Consultants through qualifications comparison will be applied. * Add any other.

For each of the contracting processes to be used, the main activities and responsible parties are indicated in the following tables.

Table 4 International Public Tender (ONE STAGE - TWO ENVELOPES)

See process flow in Annex 5 Table 5 International Public Tender (ONE STAGE - ONE ENVELOPE)

See process flow in Annex 5 Table 6 Selection of Consulting Firm International Public Process

| Activity | Executing Body | BCIE | Other Outside the Institution | Comments | | --- | --- | --- | --- | --- | | Preparation of Purchase Orders | Administrative Services | | | | | Contract Execution (including management of any amendments that arise or change of professionals during execution) | DIGEP | | | | See process flow in Anexo 5 Table 7 Direct Contracting Method | Activity | SENARA | BCIE | Other Outside the Institution | Comments | | --- | --- | --- | --- | --- | | Approval to initiate contracting processes | General Manager | | | | | Preparation of the request with all supporting documentation as part of the justification | DIGEP | | | | | Internal approval of the document for the contracting process. | Executive Procurement Committee | | | | | Request for No Objection to the Procurement documents | Executive Procurement Committee | | | | | No objection to the procurement | | X | | | | Contract Management (signing) | DIGEP-Management- Legal Directorate | | | | | Preparation of purchase order | Administrative Services | | | | | Contract Execution (including management of any amendments that arise during execution) | DIGEP | | | | See process flow in Anexo 5 Table 8 Comparison of Qualifications for Individual Consultants/Firms | Activity | SENARA | BCIE | Other Outside the Institution | Comments | | --- | --- | --- | --- | --- | | Approval to initiate contracting processes | General Manager | | | | | Preparation of TORs | DIGEP | | | | | Submission of Request for No Objection to the TOR document | Executive Procurement Committee | | | | | No objection to the document | | X | | | | Publication of notice | Executive Procurement Committee | | | | | Receipt of Curricula Vitae (for individual consultants) / proposals (For firms) | DIGEP | | | | | Evaluation/ comparison of Proposals and preparation of report | DIGEP | | | | | Request for No Objection to the Evaluation report | Executive Procurement Committee | | | | | No objection to the Report | | X | | | | Award | Board of Directors | | | |

See process flow in Anexo 5

The highest ethical standards shall be observed, and any suspected act of prohibited practices of which one becomes aware or is informed during the selection, negotiation, or execution of a contract shall be reported to the Bank. Prohibited practices are defined in Article 8 of the Bank's Procurement Policy. All contracts financed with Bank resources must include the bank's integrity annex.

To ensure the transparency of BCIE operations and the absence of any conflict of interest, the following persons may not participate directly or indirectly in the supply of goods, execution of works, services, or consultancies for operations financed by the BCIE:

• a)Officials or employees of the BCIE.
• b)The spouses and relatives of such officials or employees up to the fourth degree of consanguinity or second degree of affinity, inclusive.
• c)In financing to the public sector, individuals with family or business ties to the representatives of the borrower/beneficiary or its executing body up to the second degree of consanguinity or second degree of affinity, inclusive.
• d)The prohibition contained in subparagraphs (b) and (c) above shall not apply when the persons named therein prove that they are habitually engaged in developing the business activity that is the subject of the respective procurement, at least two (2) years before the emergence of the grounds for disqualification; likewise, that the costs involved are in line with the market.
• e)Those who are or have been associated, directly or indirectly, with a firm or any of its affiliates that has been contracted by the borrower/beneficiary for the provision of consulting services for the preparation of the design, technical specifications, and other documents to be used in the procurement process, and whose participation is considered to affect the interests of the operation.
• f)All those who submit more than one proposal/offer in a bidding or tender process, except in the case of alternative offers permitted in the base documents of the respective process. This does not limit the participation of subcontractors in more than one proposal/offer.

The preparation and custody of the procurement files (expedientes de adquisiciones) shall be the responsibility of DIGEP, which shall prepare the physical files following the classification and coding established according to Ley Nº 7202 and its regulations, which stipulate that all public institutions of Costa Rica must have the necessary Management Archives and a Central Archive to preserve and organize documents.

Likewise, DIGEP shall form a loan file in which all information concerning both the management stage and the execution of the project shall be gathered and consolidated.

Finally, DIGEP shall contract a standardized Document Manager for the project, which shall have mechanisms to maintain cross-references and real-time information management, specifically for the execution of procurement processes.

The BCIE, in accordance with its current internal provisions, shall supervise the development of operations. In procurement processes subject to prior review, to ensure compliance with the provisions of the Policy and the Standards for the Application of the Policy for Obtaining Goods, Works, Services, and Consultancies with BCIE Resources, the BCIE shall issue its no objection at the different stages of the procurement process, for which, when required, the specialized opinion of a third party may be considered, in accordance with the procedure established by the BCIE for this purpose.

To this end, SENARA shall collaborate extensively with the BCIE, keeping and making available to it all documents and background information related to the procurement processes at all their stages, for at least one (1) year after the final acceptance or receipt of each stage or, as applicable, from the date of completion of the execution of the operation. SENARA must provide the BCIE with all information related to the procurement processes when so required, including documentation related to the subsequent administration stage of the respective contracts, until conclusion to the satisfaction of the BCIE. Said background information and documents are indispensable elements for adequate supervision.

In processes subject to prior review by the Bank, no objection will be required for any amendment to the originally signed contract that, in the BCIE's judgment, implies a relevant change, such as, for example, those that may involve cost increases related to BCIE financing, delays to the operation execution schedule, and changes in the scope of services provided, among others.

Given this, the operational scheme that SENARA will use for the Contract Modification process is presented below.

Table 9 Operational Scheme for Contract Modifications

5.1 Execution and Monitoring Strategy DIGEP shall be in charge of the preparation, presentation, and continuous improvement of the strategy for the operation, execution, monitoring, and evaluation of the project, which includes and considers all activities, inputs, processes, products, resources, responsible parties, results, as well as the necessary performance metrics, variables, and indicators.

DIGEP shall handle and carry out all project monitoring, control, and evaluation processes, considering the regulations, procedures, methodologies, and instruments established internally within the institution, as well as within the public sector.

In turn, it may design, propose, and use additional control mechanisms it deems more pertinent for the proper functioning of the project.

DIGEP shall operate as an integral part of the institution's Monitoring and Evaluation and Internal Control Systems, adhering to the regulations, procedures, activities, and methodologies established by the institution for this purpose.

5.2 Evaluation Strategy Monitoring and Evaluation · DIGEP shall define the criteria and methodologies for measuring impact, establishing a baseline that allows for mid-term and ex post evaluations.

· Likewise, a semi-annual accountability system, considering the Methodology for the classification of performance of programs/projects financed with external debt and other guidelines and regulations governing the execution of public investment projects in the country.

· Annual external audits (operational and financial) and other provisions of the loan contract.

As part of the control and monitoring, DIGEP shall prepare monthly and quarterly monitoring and control reports on the physical and financial progress of the project, both for BCIE and for the Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*), in addition to any others required by oversight bodies as part of the proper execution of the project.

(*)(Name modified by Article 4 of the Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 of September 18, 2024. Previously referred to as "Dirección de Crédito Público")

These reports shall be prepared using the procedures of "Planning, Monitoring, and Control of the Project based on the Schedule," as well as the "Earned Value and S-Curve" Management. Notable reports include the quarterly monitoring reports and the BCIE mid-term matrix I.

In turn, DIGEP shall prepare and present project management performance evaluation reports, on a quarterly and semi-annual basis, shall prepare achievement reports and other accountability instruments required by the institution, as well as by external oversight bodies.

The following shall be reflected in the reports prepared:

• a)Financial progress: The progress must reflect what was programmed and what was executed during the report period, as well as a breakdown of expenses or payments made, disbursements made and to be disbursed in the following period, as well as the balance of resources from both the loan contract and the national counterpart.
• b)Physical progress: The progress must reflect what was programmed versus what was executed, based on Schedule and S-Curve management, performance and efficiency measurements, such as (Schedule Performance Index (SPI), Schedule Variance (SV), Cost Performance Index (CPI), Cost Variance (CV)), as well as the Variance at Completion (VAC), which allow for the evaluation of deviations from the original baseline schedule and project costs.
• c)Identified risks: Present the risk matrix with the status of the risks identified in the previous report period, as well as the measures taken to prevent their materialization and mitigate impacts.
• d)Modifications: Indicate any modification that the project has undergone or needs to undergo for adequate execution and what the impact of said modification is in terms of scope, timeline, and cost of the project.
• e)Any deviation that arises from what was programmed must be recorded in the reports, indicating the causes of such deviations for timely decision-making.

5.3 Operation and Closure of the Project Operation and Sustainability Stage The operation stage is defined within the general framework of activity planning or the general project schedule. Likewise, for each of the works constructed, its own execution and operation program shall be defined based on the activities defined in the general project schedule, which will enable the sustainability of all project operation processes.

Project Closure Stage DIGEP shall carry out the closure of each of the works comprising the project execution and the project in general, following for this purpose the entire structure defined in the "Guía para elaborar el informe de cierre de la etapa de ejecución de los proyectos de inversión pública del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, 2020" and the "Methodology for the classification of performance of programs/projects financed with external debt" of the Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) of the Ministry of Finance.

(*)(Name modified by Article 4 of the Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 of September 18, 2024. Previously referred to as "Dirección de Crédito Público")

Systematization and lessons learned DIGEP shall, semi-annually, as part of the accountability methodology, include a section on lessons learned in the reports so that these may be known within the framework of institutional knowledge and by other external entities, in order to correct and improve future processes.

In this context, both positive and negative aspects must be considered, as well as the problems encountered and the good practices used for their resolution.

All lessons learned during execution shall be systematized at the end of the project and recorded in the project closure stage.

ANNEXES Anexo 1 Task Breakdown Structure (EDT). (Nota de Sinalevi:: In the publication of this regulation, this annex does not appear. However, the system requires consecutive numbering, so it has been created, but without text.)

Anexo 2 Global Investment Plan. (Nota de Sinalevi:: In the publication of this regulation, this annex does not appear. However, the system requires consecutive numbering, so it has been created, but without text.)

Anexo 3 Activity Execution Schedule. (Nota de Sinalevi:: In the publication of this regulation, this annex does not appear. However, the system requires consecutive numbering, so it has been created, but without text.)

Anexo 4 Project Timeline (Nota de Sinalevi:: In the publication of this regulation, this annex does not appear. However, the system requires consecutive numbering, so it has been created, but without text.)

It is effective upon its publication in the Official Gazette La Gaceta. UNANIMOUS AGREEMENT

Este Reglamento tiene como objetivo establecer las normas, procedimientos y estructura que rigen la ejecución del Proyecto "Abastecimiento de Agua para la Cuenca Media de río Tempisque y Comunidades Costeras", en adelante denominado Proyecto PAACUME; financiado conjuntamente por el Banco Centroamericano de Integración Económica en adelante denominado "BCIE" y el Gobierno de Costa Rica, en adelante denominado "El Gobierno".

El Proyecto se rige en su ejecución por el marco jurídico institucional y nacional aplicable, por las cláusulas establecidas en el Contrato de Préstamo suscritos entre El Gobierno y el BCIE, las cuales se describen a continuación, sin necesidad de supeditarse en forma estricta a ellas:

· Ley Constitutiva de SENARA.

· Ley General de la Administración Pública.

· Ley General de la Contratación Pública y su reglamento.

· Ley 10230 del 19 de abril del 2022, mediante la cual se aprueba el Contrato de Préstamo N° 2220, suscrito entre El Gobierno de Costa Rica y el BCIE, por un monto de cuatrocientos veinticinco millones de dólares de los Estados Unidos de América (US$425,000,000.00).

· Normativa BCIE, dentro de estas se incluyen las Salvaguardas Ambientales y Sociales del BCIE con las Normas de Desempeño Ambiental y Social bajo estándar internacional.

Cuando existiera falta de consonancia o contradicción entre las disposiciones del Contrato de Préstamo y las establecidas en este Reglamento Operativo, prevalecerán las disposiciones contenidas en el Contrato de Préstamo correspondiente, la Ley y las normas de desempeño internacional.

La fecha de vigencia y terminación del proyecto estará asociada al inicio de la ejecución y a la programación según el cronograma que se defina para ello.

No se efectuará ningún desembolso después de transcurridos sesenta (60) meses desde la fecha del primer desembolso. En caso excepcional, se podrá solicitar una prórroga, la que será debidamente fundamentada, pudiendo el BCIE aceptarla o rechazarla a su discreción.

El ROP tiene vigencia a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva del SENARA y la no objeción del BCIE y su aplicación es de carácter obligatorio.

Este Reglamento y sus anexos pueden ser objeto de modificaciones o cambios como resultado de la las cuales deberán ser propuestas y aprobadas por la Junta Directiva del SENARA y contar con la no objeción previa del BCIE. La última versión aprobada que cuenta con la no objeción del BCIE será el documento válido.

1.1. Antecedentes del proyecto En el Plan Maestro del Proyecto de Riego de la Cuenca Baja del Tempisque (BEL Ingeniería S.A., 1978), se esbozó la idea de aprovechar la diferencia de nivel que se generaba entre la llegada y la salida del Canal Oeste al río Piedras para construir un Embalse de unos 75 millones de m3. Uno que permitiera almacenar agua del río Piedras de la época lluviosa para inyectar a los canales de riego en la época seca y regular el agua que se utiliza para riego a partir de dicho sitio.

Los estudios del Embalse río Piedras fueron ampliados en 1984 por el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (Senara), a través del Consorcio BEL-TAHAL. Este estudio reforzó la idea de utilizar el Embalse como almacenamiento y regulación de las aguas provenientes de la Laguna Arenal que se estaban descargando al mar por no tener posibilidades de almacenamiento y regulación de dicha agua.

En el año 2002, atendiendo la solicitud del Gobierno de Costa Rica, la Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA), elaboró el estudio de desarrollo rural de la cuenca media del río Tempisque. Como parte de su estudio de factibilidad, se analizaron las 35.000 hectáreas de la cuenca media del río Tempisque, provincia de Guanacaste. Los objetivos eran: establecer un sistema agrícola bajo riego, aportar medidas de prevención de inundaciones locales y fomentar el desarrollo agrícola sostenible de los pequeños y medianos agricultores. Todo esto tomando las debidas consideraciones sobre el medio ambiente, especialmente las Áreas Silvestres Protegidas (ASP) ubicadas aguas arriba y abajo del río. Además de esto realizar la transferencia tecnológica al personal técnico de contraparte costarricense en la metodología del estudio de las diferentes especialidades incluidas en el Estudio. Por último, incluyen todos los procedimientos y enfoques de la planificación del desarrollo (JICA, 2002).

Posteriormente en el año 2006, en el marco de un convenio suscrito con el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (ICAA) y el Senara elaboraron el estudio técnico a nivel de prefactibilidad denominado Incremento de la disponibilidad del recurso hídrico en la cuenca del río Tempisque y zona costera de Guanacaste. Esta propuesta técnica planteó la máxima utilización del recurso hídrico en la región Chorotega procurando identificar y analizar alternativas que permitan abastecer de agua potable y para riego a las comunidades, proyectos turísticos y zonas agrícolas ubicadas en la cuenca del río Tempisque y zona costera norte de la Península de Nicoya, proyectando los requerimientos estimados para los próximos 20 años (Senara-ICAA, 2006).

Con el Decreto Ejecutivo 38665-MP-MIDEPLAN-Minae-MAG, del 12 de noviembre de 2014, se crea la Comisión de Alto Nivel, coordinada por el ministro del Ministerio de Ambiente y Energía (MINAE), y la Secretaría Técnica de la Comisión de Alto Nivel, coordinada por el director de la Dirección de Aguas del MINAE. Ambas se crearon para liderar el Programa Integral de Abastecimiento de Agua para Guanacaste (Pacífico Norte), denominado PIAAG, que contemplaba cuatro ejes principales, a saber:

• a)Seguridad hídrica para las comunidades: Sistemas de ICAA y las Asociaciones administradoras de los Sistemas de Acueductos y Alcantarillados comunales (Asadas).
• b)Seguridad alimentaria: Incremento de la producción alimentaria con sistemas de riego a cargo del Senara.
• c)Necesidades de agua de los ecosistemas: Promover la sostenibilidad de los ecosistemas d) Gestión de aprovechamiento sostenible: Mejorar el aprovechamiento del agua disponible en la provincia, con prioridad el agua subterránea En el marco del PIAAG, el Senara planteó el PAACUME con el fin de impulsar el proceso de pre inversión y posterior ejecución del mismo.

1.2. Marco estratégico 1.2.1. Misión:

El aprovechamiento ordenado y eficiente del recurso hídrico en la región Chorotega mediante la implementación de nuevas tecnologías en el uso eficiente del agua para que nuevas extensiones de tierras agrícolas y otras iniciativas de desarrollo, puedan agregarse como medios de producción para el desarrollo socioeconómico de la región y del país en general.

1.2.2. Visión:

Ser un proyecto líder de adaptación al cambio climático para el desarrollo socioeconómico y sostenible de la provincia de Guanacaste y el país en general.

1.2.3. Objetivos Objetivo General:

Incrementar la disponibilidad del agua en la margen derecha del río Tempisque, mediante la construcción de obras de infraestructura, como medidas de adaptación al cambio climático para un mejor aprovechamiento del agua, estimulando el desarrollo socioeconómico de la región.

Objetivos específicos:

• a)Estimular la inclusión social y territorial de la región mediante la generación de oportunidades que den acceso a la población a la actividad productiva y la satisfacción de sus necesidades hídricas.
• b)Disminuir el uso del agua extraída de los acuíferos y de las fuentes superficiales del área de influencia del proyecto para actividades agropecuarias, por agua proveniente del proyecto, contribuyendo así a la sostenibilidad y preservación de las fuentes de agua.
• c)Reducir la brecha existente entre oferta y demanda de agua para los diferentes usos: agua potable, riego para producción agropecuaria, riego de áreas verdes en proyectos turísticos y para generación hidroeléctrica.
• d)Aumentar la eficiencia en el aprovechamiento del agua, mediante el estímulo de prácticas culturales y tecnológicas, basadas en el uso óptimo del recurso.

1.2.4. Descripción del Proyecto:

El proyecto de Abastecimiento de Agua para la Cuenca Media del río Tempisque y Comunidades Costeras, consiste en la realización de obras de infraestructura nuevas y el mejoramiento, a partir de la infraestructura existente en el Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT), que permita la captación, el almacenamiento y la capacidad para conducir el agua desde el embalse Piedras hasta el río Tempisque para diferentes usos:

Producción agropecuaria, consumo humano, riego en desarrollo turísticos y generación hidroeléctrica.

El proyecto contempla tres componentes:

Componente 1: Embalse Río Piedras Contempla la construcción del embalse en el Río Piedras propiamente dicho, la automatización del sistema de compuertas del Canal Oeste Tramo I (de la presa derivadora Miguel Pablo Dengo a la presa Río Piedras). Así mismo, considera la construcción de la prevista para la eventual incorporación de una casa de máquinas para la generación eléctrica con potencia de 7MW.

Componente 2: Mejoramiento y Ampliación de Canal Oeste a) Canal Oeste Tramo II: Corresponde al mejoramiento del tramo del canal que conduce el agua desde el Embalse del río Piedras hasta el río Cabuyo con una longitud de aproximadamente 20 kilómetros, cuyo propósito consiste en incrementar la capacidad actual de conducción del canal, pasando de 15 m3/s a 45 m3/s.

• b)Canal Oeste Tramo III: Corresponde a la ampliación del tramo del canal que va desde el río Cabuyo hasta el río Tempisque con una longitud aproximada de 35 kilómetros.

Componente 3: Red de conducción y distribución en la margen derecha del río Tempisque La red de conducción y distribución considera la construcción de canales abiertos, tuberías a baja presión por gravedad, sistemas de bombeo y redes presurizadas de conducción y distribución, que permitan conducir y distribuir el agua hasta las propiedades de los usuarios de riego y los sitios de entrega establecidos para agua potable y desarrollos turísticos y conforme con la asignación de agua definida en los mecanismos de distribución.

La red de conducción y distribución tiene una longitud aproximada de 271 kilómetros.

El costo total del Proyecto "Abastecimiento de Agua para la Cuenca Media del río Tempisque y Comunidades Costeras" PAACUME es de (US$ 673,842.4), de los cuales, US$425,000.00 corresponden al financiamiento por parte del BCIE y US$248,842.4, corresponden a contrapartida nacional que deberá aportar el Gobierno de Costa Rica.

DE LA UNIDAD EJECUTORA 2. Conformación de la Unidad Ejecutora 2.1.1. Organismo Ejecutor La Ley N°10 230 en su Artículo 2 del Proyecto, Sección 2.03, Organismo Ejecutor; establece que el Servicio Nacional de Aguas Subterráneas Riego y Avenamiento (SENARA), de la República de Costa Rica, actuará como Organismo Ejecutor de la República de Costa Rica y será responsable de velar por la dirección y supervisión de los resultados del Proyecto y el cumplimiento de las condiciones establecidas en el Contrato Préstamo No 2220.

2.1.2. Nivel de Autonomía El SENARA, en su papel de DIGEP, es una institución creada mediante Ley 6877, cuenta con una estructura organizativa para el cumplimiento de sus objetivos, así como de su Misión y Visión.

Esta estructura orgánica y funcional está compuesta por tres niveles claramente definidos como son el nivel político, nivel estratégico y nivel operativo.

En el nivel político: se encuentran la Junta Directiva y la Gerencia General, en el nivel estratégico se encuentran las jefaturas de las diferentes Direcciones, a saber, Dirección Administrativa Financiera (DAF), Dirección de Investigación y Gestión Hídrica (DIGH), Dirección del Distrito de Riego Arenal Tempisque (DRAT) y la Dirección de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos (INDEP).

El nivel estratégico: responde a las necesidades que establecen los diferentes macroprocesos sustantivos y operativos institucionales, todos colaboradores directos de la Gerencia General, con una cobertura funcional a nivel nacional y que representan el equipo técnico-administrativo de toma de decisiones estratégicas.

Acorde a los Lineamiento para Reorganizaciones Administrativas, emitidos por MIDEPLAN, la Junta Directiva es la instancia de decisión política y de mayor jerarquía en la administración general de la Institución.

La estructura cuenta con unidades que ejercen funciones de administración general, así como de asesoría como son; la Contraloría de Servicios, Archivo Central, Dirección Jurídica, Dirección de Planificación Institucional y Unidad de Gestión informática. Tal estructura, permite incorporar el proyecto dentro de su gestión ordinaria y estratégica y es la que actuará de soporte permanente, con el fin de garantizar su viabilidad y el cumplimiento adecuado de sus objetivos.

2.2 Descripción de puestos Para la ejecución del proyecto, se creó como parte integral de la estructura organizativa actual de la institución y de manera transitoria, la Dirección Gestora del Proyecto (DIGEP), en cumplimiento del artículo 2, Sección 2.03 de la Ley N°10 230, publicada en La Gaceta N°86, Alcance 93 del 11 de mayo del 2022.

La DIGEP tiene una estructura o subdivisión interna por unidades, procesos y subprocesos para atender la etapa constructiva, la gestión ambiental y social del proyecto1, incluido en esta la gestión laboral y de cambio climático, así como las diferentes funciones y acciones requeridas para la ejecución y el cumplimiento de los resultados esperados; encargada del planeamiento, dirección, articulación, organización, coordinación, evaluación, animación, asesoramiento y liderazgo del equipo interdisciplinario, encargado de la ejecución de diversos procesos profesionales, técnicos y administrativos que se ejecutarían para el proyecto, mediante la puesta en práctica de las políticas, normativa, directrices y métodos que regulan su campo de acción.

1 La Gestión Ambiental y Social se desarrollará en el marco de las Salvaguardas y Normas de Desempeño Ambientales y Sociales del BCIE, las cuales se encuentran en alineación con las buenas prácticas y Normas de Desempeño Internacional en materia Ambiental y Social, entendidas como las referidas por la Corporación Financiera Internacional (IFC, por sus siglas en inglés), los Principios Ecuatoriales y las Guías del Grupo del Banco Mundial sobre Medio Ambiente, Salud y Seguridad.

A nivel de la DIGEP, se ubican las unidades de "Supervisión, "Administración" y "Gestión Ambiental y Social y se apoyaría con un Equipo Staff conformado por un asistente del director, una secretaria y un profesional en comunicación, cada una de estas unidades, consta de un profesional coordinador y su equipo. La estructura organizativa fue aprobada por el MIDEPLAN y es la que se detalla en la figura 1.

Figura No.1 Estructura organizativa de conformación de la DIGEP A continuación, se describen el objetivo, conformación, funciones, procesos y relaciones de cada una de las unidades definidas en el organigrama de la DIGEP:

Dependencia Jerárquica: Dirección General La DIGEP por su condición jerárquica depende directamente de la Gerencia General, lo cual garantiza un manejo integrado con la organización existente.

Objetivo General: Dirigir, aprobar y garantizar la ejecución de los procesos de programación y control, administrativos- financieros, adquisición de bienes y servicios, socio- ambientales, laborales, de comunicación y reclamos y de apoyo logístico, para todas las obras del préstamo, con el fin de garantizar, la ejecución de estos en alcance, tiempo y costo.

Conformación:

· Director(a) de Proyecto · Comunicador(a) · Secretariado Funciones y Responsabilidades:

1. Designar los equipos de trabajo que estarán a cargo de las obras del proyecto, durante todo su ciclo de vida.

2. Supervisar y aprobar la programación, evaluación, control y seguimiento a nivel de alcance, tiempo, costo y gestión socio- ambiental de las obras del proyecto.

3. Autorizar el cronograma de desembolsos de cada una de las obras del proyecto, incluido los ambientales y sociales, así como validar las solicitudes de desembolso.

4. Autorizar los informes de evaluación y seguimiento de las obras del proyecto, requeridos por entes internos y externos a la Institución.

5. Supervisar, aprobar y garantizar todas las actividades administrativas, financieras y de apoyo logístico requeridos por la Dirección Gestora tanto para la administración de los contratos firmados, desde su fase de contratación hasta los procesos de finiquito.

6. Supervisar, aprobar y garantizar todas las actividades asociadas a los procesos de contratación y la debida administración de los contratos firmados, acorde a las disposiciones indicadas en el contrato de préstamo.

7. Supervisar, aprobar y garantizar la ejecución de las actividades referentes a la adquisición de los terrenos y servidumbres requeridos para la ejecución del Proyecto.

8. Supervisar, aprobar y garantizar todas las actividades de gestión social, ambiental, laboral, de comunicación y reclamos requeridos para cada obra, en consonancia con la Salvaguardas y Normas de Desempeño Socio Ambientales del BCIE para las operaciones, acorde a las particularidades de cada obra y a la normativa institucional, nacional vigente.

9. Aprobar la programación y los informes de seguimiento de las obras y actividades a cargo.

10. Aprobar la programación y los informes de seguimiento ambiental, social, laboral, del mecanismo de denuncias y de cambio climático de las obras y actividades a cargo.

11. Garantizar el cumplimiento de las acciones necesarias para el correcto funcionamiento del Sistema de Control Interno y el Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, y Sistema de Gestión Socio Ambiental en los procesos asociados a sus competencias.

Dependencia Jerárquica: Unidad de Administración Objetivo General: Planear, coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas, financieras y de apoyo logístico requeridas por la DIGEP tanto para la administración de los contratos firmados, desde su fase de contratación hasta los proceso de finiquito, como para el debido funcionamiento operativo, acorde a las disposiciones indicadas en el contrato de préstamo entre el BCIE y la República de Costa Rica a través del Ministerio de Hacienda y a la normativa nacional e institucional vigente, con el fin de garantizar, dentro del ámbito de su competencia, la ejecución de las obras del proyecto en alcance, tiempo y costo.

Financieros y Contables Políticas y disposiciones de contabilidad del proyecto Para efectos de la contabilidad del proyecto se utilizarán las políticas y disposiciones establecidas en la Ley y el Contrato de Préstamo, así como las que rigen los principios financieros y contables de la República de Costa Rica para la formulación, ejecución y control de los recursos públicos.

Procedimientos Presupuestarios contables y financieros Para el caso de los Procedimientos Presupuestarios se utilizarán los definidos en "Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento" que emite la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) para cada ejercicio presupuestario, así como los "Lineamientos técnicos sobre el presupuesto de la República" del Ministerio de Hacienda y para el caso del sistema contable y financieros se utilizarán los principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptados y lo establecido en la Ley de Administración Financiera de la República y presupuestos Públicos Nº 8131 y sus reformas. Así como las "Políticas Contables del SENARA" basadas en las NICSP y sustentadas en el Plan General de Contabilidad Nacional, aprobadas por la Junta Directiva de SENARA, mediante acuerdo N° 2, tomado en Sesión Extraordinaria N°10-2023, celebrada el viernes 10 de noviembre de 2023.

La aplicación de esta normativa se llevará a cabo mediante el manual de procedimientos del proceso contable institucional y el Manual Funcional de Cuentas Contables vigentes a partir de agosto y setiembre del 2023 respectivamente.

Planeación presupuestaria-financiera Como parte de la planificación presupuestaria, los recursos del proyecto, tanto los provenientes del contrato de préstamo como de la contrapartida nacional, serán incorporados anualmente en el Plan Operativo Institucional (POI), a partir de la etapa de formulación, conforme con los objetivos y metas estratégicas definidas en los instrumentos del Plan Nacional de Desarrollo de Inversión Pública (PNDIP) y las metas operativas que se definan. Todo en concordancia con la programación de ejecución del proyecto.

Una vez definida la planeación presupuestaria, ésta se incorporará en el presupuesto institucional y nacional para su aprobación por parte de la Contraloría General de la República.

La planeación descrita se sustenta en las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento que emite la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) para cada ejercicio presupuestario, así como los "Lineamientos técnicos sobre el presupuesto de la República" del Ministerio de Hacienda.

Presupuesto operativo anual y otros planes requeridos por ley Que de conformidad con los principios presupuestarios establecidos en los incisos e) "Principio de programación" y g) "Principio de especialidad cuantitativa y cualitativa" del artículo 5° "Principios Presupuestarios" de la Ley de Administración Financiera de la República y presupuestos Públicos Nº 8131 y sus reformas, el presupuesto anual debe incluir los objetivos, metas, productos que se pretenden alcanzar y los recursos necesarios para cumplirlos. Así mismo, contiene la advertencia que no podrán destinarse saldos presupuestarios a una finalidad distinta de la prevista en el presupuesto, de conformidad con los preceptos legales y reglamentarios.

Para el proceso de articulación del Plan Presupuesto a desarrollar mediante el Plan Operativo Anual, se desarrollará mediante el instrumento o Matriz de Articulación· Plan Presupuesto, denominada MAPP, o los instrumentos que se definan para tal efecto, esto según lo definido en las Directrices Generales de Política Presupuestaria, Salarial, Empleo, Inversión y Endeudamiento que emite la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria (STAP) para cada ejercicio presupuestario.

Consideraciones para el Control Interno Para propiciar el uso adecuado de los recursos del contrato, se contará con un sistema de control interno que se regirá de acuerdo con el Manual de procesos de Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional (ASCII), vigente desde el año 2019 y fundamentado en la Ley general de Control Interno N° 8292 y las Normas de Control Interno para el Sector Público de la Contraloría General de la República.

La estructura organizativa que conforma el Sistema de Control Interno se define en el Manual y está conformada de la siguiente manera:

• a)Junta Directiva.
• b)Titulares Subordinados.
• c)Unidad Coordinadora del Sistema de Control Interno. En este caso la coordinación está a cargo de la Dirección de Planificación Institucional d) Encargado del proceso ASCII e) Enlaces de Unidad de Control Interno.
• f)Personal del Senara distribuido en las diferentes Direcciones, unidades y procesos.

Para el caso específico del proyecto, le corresponderá al Director de la DIGEP liderar y conducir el proceso de Control interno de la ejecución del proyecto, nombrando a su vez un funcionario de la DIGEP en calidad de enlace para que lo apoye en dicha gestión.

Todo este proceso es coordinado y apoyado por la Dirección de Planificación Institucional como unidad coordinadora, la cual, a su vez, recibe asesoría y recomendaciones de la Auditoría Interna Institucional.

Para el caso del control externo le corresponderá a la Contraloría General de la República, de acuerdo con su Ley Orgánica y las disposiciones constitucionales para propiciar el uso adecuado de los recursos financieros del sector público, según lo establecido en el Art. 18 "Responsabilidades de control" indicado en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131.

Desembolsos: En cuanto a los desembolsos para la ejecución del proyecto, estos se realizarán cumpliendo con los requisitos y condiciones definidas en el Art. 6 de la ley del contrato préstamo 10230 y conforme al programa de desembolsos establecido, el cual se elabora con base en la programación de ejecución de cada una de las contrataciones de obra definidas en el Plan General de Adquisiciones.

Esta programación se vincula con la planeación presupuestaria plurianual y el Plan Operativo Institucional.

El programa de desembolsos forma parte de la información que se suministra a la Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) del Ministerio de Hacienda para el seguimiento y control de la ejecución de los recursos del contrato préstamo. Por tal razón, estos son tramitados por el SENARA en calidad de Organismo Ejecutor ante el Ministerio de Hacienda y éstos a su vez ante el BCIE en calidad de prestatario.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 4 de la Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 del 18 de setiembre del 2024. Anteriormente indicaba "Dirección de Crédito Público")

Contabilidad del Proyecto: De acuerdo con la Sección 9.04 del ART. 9.-0BLIGACIONES GENERALES DE HACER contenida en la ley del Contrato de préstamo, la institución mantendrá todos los registros y libros actualizados relacionados con la ejecución del proyecto y en los cuáles, se identifiquen claramente y de forma separada de las demás fuentes de financiamiento, todos los gastos efectuados, tanto con fondos provenientes del contrato como de la contrapartida nacional.

Así mismo, identificará claramente la asignación de costos y gastos de acuerdo con una estructura contable según los componentes y subcomponentes que integran el proyecto y fueron aprobados como parte del financiamiento e incluidos en el Plan Global de Adquisiciones y el Plan Global de Inversiones.

Conformación:

· Coordinador de la Unidad · Especialista en Adquisiciones · Especialista Financiero-Contable Funciones y Responsabilidades:

1. Coordinar y garantizar la elaboración de los documentos presupuestarios requeridos en los sistemas de información de la Institución, tales como: solicitud de órdenes de costo, solicitud de creación de centros gestores, solicitudes de pedido, ordenes de entrega, reservas presupuestarias, en seguimiento a lo establecido en los contratos firmados (y sus respectivas ordenes de cambio), para la adquisición de servicios, elaboración de consultorías, y construcción de obras de la DIGEP.

2. Cuando aplique, coordinar y ejecutar la aplicación de descuentos ofrecidos por las empresas adjudicadas y las solicitudes de adelanto de pago para inicio de las obras (previa a la presentación de la garantía bancaria); asimismo, ejecutar la correcta aplicación y deducción de los adelantos para inicio de las obras, materiales puestos en el sitio de las obras, retenciones y devolución de la retención (previa a la presentación de la garantía bancaria).

3. Coordinar la ejecución de los trámites requeridos para procesar facturas (tales como: revisión de estimaciones de pago, entradas de servicios y verificación de facturas), que presentan las empresas adjudicadas para la adquisición de servicios, elaboración de consultorías, y construcción de obras de la DIGEP, en coordinación con los responsables de las diversas contrataciones.

4. Garantizar la revisión y el control de las garantías de cumplimiento (durante la etapa de ejecución de la contratación) y de buen funcionamiento (después de la recepción final de las obras, en el caso de los contratos de construcción), que deben presentar las empresas adjudicadas de los procesos de contratación administrativa de la DIGEP.

5. Garantizar la revisión y el control de las pólizas que se le solicita a las empresas adjudicadas de los procesos de contratación administrativa de la DIGEP, durante la etapa de ejecución de la contratación: pólizas de responsabilidad civil frente a terceros, pólizas de todo riesgo de la construcción, seguros de los vehículos, equipos y maquinaria que se utilice en la ejecución de la obra y seguros de la Caja Costarricense del Seguro Social sobre el personal contratado, entre otros.

6. Coordinar y supervisar el proceso de aprobación y pago de reajustes de precios de los contratos firmados para la adquisición de servicios, elaboración de consultorías, construcción de obras de la DIGEP.

7. Coordinar y garantizar la elaboración de los estados financieros del Préstamo ejecutados por la DIGEP de acuerdo con los principios y prácticas de contabilidad establecidos por la Institución (NIFS) y a las indicaciones particulares establecidas en el contrato de préstamo.

8. Coordinar y validar la elaboración de la ejecución presupuestaria mensual del Préstamo, analizando la ejecución por proyecto, por partida presupuestaria, por posición financiera, la disponibilidad de recursos por fuente de financiamiento y el saldo en cuentas bancarias.

9. Garantizar la implementación de políticas, lineamientos, estrategias, normas, manuales de procedimiento, entre otros establecidos por la Institución en materia de control de cajas chicas, activos (equipo, mobiliario, edificios) y suministros de oficina de la DIGEP.

10. Garantizar la ejecución de la Administración Documental (archivos, registros, manuales, informes, comunicaciones y otros documentos) de la DIGEP en apego a las pautas establecidas por la Institución.

11. Coordinar y garantizar todos los pagos que sean requeridos para garantizar la correcta operación de la DIGEP.

12. Participar, dentro del ámbito de su competencia, en los procesos de contratación para la adquisición de servicios, elaboración de consultorías, construcción de obras: elaboración de especificaciones técnicas, términos de referencia, carteles de licitación, participación en comisiones institucionales, atención de consultas internas y externas, revisión de ofertas, elaboración de estudios técnicos, solicitud de subsanaciones, recomendación de adjudicación, entre otros.

13. Participar, dentro del ámbito de su competencia, en la elaboración e implementación de las modificaciones a los contratos y/o convenios de ejecución de servicios, elaboración de consultorías y construcción de obras de la DIGEP, debido a variaciones en el alcance, tiempo y costo definidos para el proyecto.

14. Implementar la metodología y herramientas establecidas por la Institución y por la DIGEP para garantizar las buenas prácticas en materia de gestión de proyectos y gestión ambiental y social.

Dependencia Jerárquica: UNIDAD SUPERVISORA Supervisión 1. Esquema propuesto de supervisión de las inversiones Supervisión del Proyecto: Con el fin de asegurar un adecuado seguimiento y control sobre el uso de los recursos del financiamiento y velar por el buen desarrollo de las actividades del Proyecto, se realizarán acciones de supervisión en cuatro vías:

i. Supervisión del Organismo Ejecutor: La DIGEP establecida por SENARA, realizará acciones de supervisión permanente sobre la ejecución física y financiera de todo el Proyecto, realizará la fiscalización y seguimiento de las diferentes obras a realizar. Para ello, contará con el personal técnico con conocimientos y puedan generar las recomendaciones y ajustes necesarios en forma oportuna.

ii. Supervisión de Obra Externa e Independiente del Proyecto: Se contará por parte del prestatario con una supervisión técnica permanente para el proyecto, la cual será realizada por una empresa consultora contratada para llevar el control técnico estricto de las obras incluidas en el componente Infraestructura, de forma que éstas se ejecuten en el tiempo estipulado en el contrato y con la calidad requerida en los estudios de diseño final, planos y especificaciones técnicas establecidas y los requerimientos de salud ocupacional propios de este tipo de obra. También se contará con un Consultor Ambiental Independiente que monitoreará el cumplimiento y avance en el Plan de Gestión Ambiental (PGA) aprobado por la autoridad ambiental local y los requerimientos ambientales y sociales que el BCIE establezca para el proyecto. Adicionalmente, se contratará una firma auditora de reconocida capacidad con la finalidad de que verifique que las finanzas propias de la DIGEP reflejan la situación financiera y los resultados obtenidos de acuerdo con los objetivos establecidos en los diferentes componentes en el préstamo del Banco.

iii. Supervisión del BCIE: La función de supervisión del BCIE tiene el objetivo de monitorear el desempeño de las actividades y ejecución de las obras enmarcadas en el PAACUME, de acuerdo con los documentos contractuales del Préstamo. Para lograr este objetivo, se cuenta con el personal técnico administrativo necesario que llevará cabo la revisión detallada de los reportes e informes que periódicamente proporcionará la DIGEP de SENARA, de tal forma de alertar y/o registrar el estado y avance de la ejecución de las obras. El BCIE realizará las visitas de supervisión que considere necesarias para la emisión de los informes respectivos. A través de los procedimientos aplicables del BCIE, en la supervisión de éste velará por el cumplimiento de las respuestas que correspondan a los riesgos identificados en la Matriz de Riesgos y Mitigantes y el total cumplimiento de los objetivos del Proyecto.

iv. Auditoría Externa: Esta será financiada en su totalidad con fondos del BCIE, tendrá como función principal la inspección o verificación de la contabilidad del préstamo del BCIE por la Unidad Administradora del Proyecto. Esta función deberá ser realizada por una empresa auditora de reconocida capacidad, con el fin de comprobar si las cuentas reflejan la situación financiera y los resultados obtenidos en los objetivos establecidos en los diferentes componentes en el préstamo del Banco. Para la contratación de la auditoría externa se deberá aplicar la Política y Normas para la Obtención de Bienes y Servicios Relacionados y Servicios de Consultoría con Recursos del BCIE.

2. Seguimiento de la Unidad Ejecutora En relación al seguimiento y supervisión interna de la Unidad Ejecutora según la estructura organizativa definida para el proyecto estará a cargo de la Gerencia general y ésta a su vez de la Junta Directiva quien, a su vez, será responsable de velar por la dirección y supervisión de los resultados del Proyecto y cumplimiento de las condiciones del Contrato en calidad de máximo jerarca del Senara como organismo Ejecutor, según lo establecido en la Sección 2.03 de la Ley del Contrato de préstamo.

3. Integración de la gestión de riesgos La gestión de riesgos se realizará e integrará en todo el proyecto, utilizando la Metodológica para el Análisis de Riesgos con Enfoque Multiamaneza y Criterios Probabilísticos para proyectos de Inversión Pública y la Guía de aplicación de la matriz general de Riesgos del Ministerio de Planificación y Política Económica (Mideplan) vigente y de aplicación para todos los proyectos de inversión incluidos en el Banco de Proyectos de Inversión Pública de dicho ente.

Esta gestión de riesgos también estará integrada a los informes semestrales de evaluación y seguimiento del proyecto que realiza la Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) del Ministerio de Hacienda.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 4 de la Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 del 18 de setiembre del 2024. Anteriormente indicaba "Dirección de Crédito Público")

4. Seguimiento ambiental, social, laboral, de cambio climático, de comunicación y mecanismo de denuncias.

El seguimiento de estos temas se realizará por parte de la DIGEP y forman parte de las actividades y entregables de la Unidad consultora de apoyo de la DIGEP y se realizará siguiendo lo señalado en la Sección 9.03 Normas Ambientales de la ley de contrato préstamo relacionadas con el Plan de Acción Ambiental y Social del Sistema de Identificación, Evaluación y Mitigación de los Riesgos Ambientales y Sociales (SIEMAS) y considerando el anexo G del Contrato de préstamo. Así como toda la legislación nacional que sea aplicable.

5. Disposiciones del contrato de préstamo (s) y de otras fuentes para la supervisión de las inversiones. De acuerdo con el contrato la DIGEP debe presentar los siguientes entregables en relación con el seguimiento y supervisión de las inversiones:

BCIE Evaluación I-BCIE Medio Término Evaluación I-BCIE Ex-Post Informes trimestrales de avance físico y financiero de las inversiones Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) del Ministerio de Hacienda

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 4 de la Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 del 18 de setiembre del 2024. Anteriormente indicaba "Dirección de Crédito Público")

Informes trimestrales de seguimiento Informes semestrales de evaluación de las inversiones Definir mecanismos para verificar el cumplimiento del alcance. (Aseguramiento) Monitoreo y Evaluación · Criterios y metodologías para la medición del impacto · Línea base, medio término y ex post Para efectos del Monitoreo y evaluación del proyecto, además de los cuestionarios · I-BCIE establecidos en el contrato de préstamo, la DIGEP deberá seguir los criterios y metodologías definidas en la matriz de resultados de la guía de ejecución de proyectos para la planificación de la etapa de ejecución de proyectos de Inversión Pública en las entidades del Sistema Nacional de Inversión Pública, considerando para ello como línea base, los productos y entregables definidos y aprobados en la formulación del proyecto según componente y subcomponentes.

· Rendición de cuentas y otras disposiciones del país Realizar trimestralmente la actualización y avance del proyecto en el Banco de proyectos de Inversión Pública del MIDEPLAN, así como realizar rendición de cuentas ante cualquier ente externo público que así lo requiera, de acuerdo con la legislación vigente en materia de ejecución de proyectos de inversión pública.

· Auditoría externa y otras disposiciones del contrato de préstamo. Anualmente la DIGEP realizará la contratación de una firma auditora externa que evalúe operativa y financieramente la ejecución del proyecto.

El objetivo del apartado de monitoreo y evaluación es definir mecanismos para verificar el cumplimiento de los objetivos y metas. (Control).

Gestión Ambiental y social, laboral, de cambio climático, de comunicación, resolución de quejas, etc., en el marco de la normativa nacional y las Salvaguardas y Normas de Desempeño Internacionales en materia Ambiental y Social del BCIE.

Tipos de contratos para la ejecución del Alcance.

Circunscribir otros aspectos relevantes en el funcionamiento del Proyecto.

Objetivo General: planificar, implementar, supervisar, coordinar, controlar y dar seguimiento de todas las actividades técnico-operativas y constructivas de ingeniería, ambientales, sociales, laborales, de cambio climático, de comunicación, resolución de quejas impulsadas para la ejecución del Proyecto, en cumplimiento con la definición de los objetivos de dicho Proyecto en cuanto al alcance, tiempo y costo.

Conformación:

· Coordinador Ingeniero (Civil-construcción) · Especialista en Ingeniería Civil-Control de Calidad · Especialista Ambiental y Social Funciones y Responsabilidades:

1. Gestionar las contrataciones de bienes, servicios, consultorías, personal e instalaciones.

2. Coordinar y organizar la supervisión de las obras, incluida la socio-ambiental, laboral, de cambio climático, de comunicación, resolución de quejas.

3. Administrar los pagos y desembolsos del préstamo.

4. Apoyar las gestiones para la contratación del personal 5. Coordinar las Unidades: responsabilidad para la implementación, la capacitación, el seguimiento y la supervisión de las Unidades.

6. Coordinar las actividades de sensibilización a nivel interno y externo en conjunto con Comunicación Institucional.

7. Informar sobre el avance del Proyecto a la Dirección y al BCIE.

8. Elaborar, actualizar y dar seguimiento al cronograma del proyecto, de acuerdo con las pautas establecidas por la Institución y por la DIGEP, incluyendo la programación de los costos asociados al avance de obra; asimismo, elaborar los respectivos informes de seguimiento y supervisión de los procesos a su cargo, incluido ambientales y sociales que contemplan la gestión laboral, de cambio climático, de comunicación, resolución de quejas.

9. Participar, dentro del ámbito de su competencia, en la elaboración e implementación de las modificaciones a los contratos y/o convenios de ejecución de servicios, elaboración de consultorías y construcción de obras de la DIGEP, debido a variaciones en el alcance, tiempo y costo definidos para el proyecto.

10. Proponer, aprobar o participar en el establecimiento, mantenimiento, mejoramiento y evaluación del Sistema de Control Interno de la DIGEP, planes de remediación y realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento, en concordancia con la Ley General de Control Interno.

11. Implementar la metodología y herramientas establecidas por la Institución y por la DIGEP para garantizar las buenas prácticas en materia de gestión de proyectos, incluido gestión ambiental y social, laboral control de incidentes y accidentes y de cambio climático, de comunicación, y el seguimiento al mecanismo de denuncias y quejas y sus reportes.

Dependencia Jerárquica: UNIDAD DE GESTIÓN AMBIENTAL Objetivo General: Planear, coordinar, ejecutar, supervisar y evaluar todas las actividades sociales, ambientales, laborales, de comunicación, de cambio climático y reclamos, requeridas para cada proyecto, en consonancia con las Salvaguardas y Normas de Desempeño Ambientales y Sociales del BCIE2, tanto en fase de pre inversión, de inversión (ejecución) y las de operación según correspondan, acorde a las particularidades del proyecto, a las disposiciones indicadas en el contrato de Préstamo y a la normativa nacional y estándares internacionales vigentes, con el fin de garantizar, dentro del ámbito de su competencia, la ejecución de las obras del proyecto en alcance, tiempo y costo.

2 La Gestión Ambiental y Social se desarrollará en el marco de las Salvaguardas y Normas de Desempeño Ambientales y Sociales del BCIE, las cuales se encuentran en alineación con las buenas prácticas y Normas de Desempeño Internacional en materia Ambiental y Social, entendidas como las referidas por la Corporación Financiera Internacional (IFC, por sus siglas en inglés), los Principios Ecuatoriales y las Guías del Grupo del Banco Mundial sobre Medio Ambiente, Salud y Seguridad.

Conformación:

· Especialista Ambiental · Especialista Social · Especialista en Salud y Seguridad Laboral Funciones y Responsabilidades:

1. Recopilar la información generada por la Institución para el proyecto a nivel ambiental y social: evaluaciones ambientales, documentación de Evaluaciones y/o Estudios de Impacto Ambiental, documentación de viabilidad ambiental, planes de gestión ambiental, diagnósticos ambientales, sociales, planes de gestión social, estrategias de comunicación, sistema de gestión socio-ambiental, mecanismo de denuncias, entre otros; en consonancia con las Salvaguardas y Normas de Desempeño ambientales y Sociales del BCIE.

2. Elaborar los documentos requeridos para el trámite de la Viabilidad Ambiental/Evaluaciones y/o Estudios de Impacto Ambiental (según corresponda) ante la SETENA; hasta la obtención de las autorizaciones, permisos y/o licencias ambientales y sociales requeridas, incluido patrimonio cultural; así como, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con las regencias ambientales y otras medidas establecidas por autoridades ambientales, en virtud de las obras a financiarse con recursos del Préstamos.

3. Elaborar, implementar y dar seguimiento a las evaluaciones y/o estudios de evaluación ambiental, planes de gestión ambiental, planes del Sistema de Identificación, Evaluación y Mitigación de los Riesgos Ambientales y Sociales (SIEMAS) del BCIE, matriz de compromisos ambientales y sociales y el cronograma de implementación de las medidas ambientales y sociales, entre otros, para las obras a financiarse con recursos de préstamo, acorde con en la normativa institucional, nacional y estándares internacionales vigente; así como, elaborar los respectivos informes de seguimiento para los entes internos y externos a la DIGEP.

4. Elaborar, implementar y dar seguimiento al diagnóstico social, estudios de percepción social, planes de gestión ambiental y social y patrimonio cultural, el cronograma de acciones sociales, entre otros, para las obras a financiarse con recursos de préstamo y en la normativa institucional, nacional y estándares internacionales vigentes; así como, elaborar los respectivos informes de seguimiento para los entes internos y externos a la DIGEP.

5. Elaborar, implementar y dar seguimiento al cronograma de acciones de comunicación, incluyendo mecanismos de consulta, denuncias ambientales sociales, espacios de socialización y la construcción de estrategias de comunicación, entre otros, acorde a las disposiciones indicadas en el contrato de préstamo y en la normativa institucional, nacional y estándares internacionales vigente; así como, elaborar los respectivos informes de seguimiento para los entes internos y externos a la DIGEP.

6. Evaluar los procesos de gestión ambiental, social, laboral de comunicación y reclamos al cierre de las obras a financiarse con recursos de préstamo 7. Implementar y garantizar los planes ambientales y sociales y de la Institución, para las obras a financiarse con recursos de préstamo.

8. Elaborar, actualizar y dar seguimiento, en coordinación con los responsables de obras a los cronogramas de implementaciones de planes de gestión ambiental, Planes SIEMAS, Planes Sociales y laborales (incluidos los vinculados a adquisición de tierras, servidumbres y expropiaciones) medidas de compensación, planes de remediación, de comunicación y reclamos, Sistema de Gestión Socio ambiental del Proyecto; así como, elaborar los respectivos informes de seguimiento de los procesos a su cargo.

9. Participar, dentro del ámbito de su competencia, en los procesos de contratación administrativa ejecutados por la DIGEP para la adquisición de servicios, elaboración de consultorías, construcción de obras: elaboración de especificaciones técnicas, términos de referencia, carteles de licitación, participación en comisiones institucionales, atención de consultas internas y externas, revisión de ofertas, elaboración de estudios técnicos, solicitud de subsanaciones, recomendación de adjudicación, entre otros según técnicamente aplique.

10. Participar, dentro del ámbito de su competencia, en la elaboración e implementación de las modificaciones a los contratos y/o convenios de ejecución de servicios, elaboración de consultorías y construcción de obras de la DIGEP, debido a variaciones en el alcance, tiempo y costo definidos para el proyecto.

11. Proponer, aprobar o participar en el establecimiento, mantenimiento, mejoramiento y evaluación del Sistema de Control Interno de la DIGEP y realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.

12. Implementar la metodología y herramientas establecidas por la Institución y por la DIGEP para garantizar las buenas prácticas en materia de gestión ambiental, social, laboral, de cambio climático, de comunicación y reclamos de los proyectos, incluido el monitoreo y seguimiento a las medidas de compensación ambiental y social Relaciones Internas:

. Subgerencias Institucionales . Dirección de Comunicación Institucional . Demás dependencias SENARA Relaciones Externas:

. Banco Centroamericano de Integración Económica . Secretaría Técnica Nacional Ambiental . Ministerio de Ambiente y Energía . Dirección de Aguas . Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

. Museo Nacional de Costa Rica . Municipalidades . Comunidades . Empresas Contratistas Procesos:

. Obtención de la viabilidad ambiental para las obras del proyecto y adicionales autorizaciones, permisos y licencias ambientales y sociales requeridas, incluido patrimonio cultural, según corresponda.

. Evaluaciones ambientales y sociales y Estudios de impacto ambiental de obras de infraestructura . Elaboración, implementación, seguimiento y reporte de la gestión y cumplimiento de Planes Sociales y Laborales (incluidos los vinculados a adquisición de tierras, servidumbres y expropiaciones).

. Elaboración, implementación, seguimiento y reporte de la gestión y cumplimiento de Planes Ambientales Sociales, laborales y de cambio climático, incluido el Sistema de Gestión Ambiental y Social.

. Elaboración, implementación, seguimiento y reporte de la gestión y cumplimiento de planes, protocolos estrategias de comunicación y mecanismo de reclamos . Implementación, seguimiento y reporte al Plan SIEMAS del BCIE. Productos:

. Viabilidad ambiental y adicionales autorizaciones, permisos o licencias . Planes de Gestión Sociales y Laborales . Planes de Gestión Ambientales y Sociales, incluido cambio climático . Planes y estrategias de comunicación . Mecanismo de Reclamos . Protocolos de Patrimonio Cultural, según corresponda . Planes SIEMAS . Informes de gestión ambiental y social, incluido los planes de acción establecidos, protocolos, mecanismos, sistemas, otros . Reporte del mecanismo de reclamos . Informes de Planes de Remediación Dependencias directas:

. No cuenta con dependencias La DIGEP en el marco de esta estructura, será la responsable directa de la administración y cumplimiento del alcance, plazo, objetivos, costos y demás requisitos establecidos en el Contrato Préstamo, así como del cumplimiento de las condiciones definidas en este Reglamento Operativo, Salvaguardas y Normas de Desempeño Ambientales y Sociales del BCIE, estándares de buenas prácticas internacionales y demás normativa nacional aplicable.

Por su condición jerárquica a nivel estratégico, se mantendrá invariable y dependiendo directamente de la Gerencia General, lo que garantiza un manejo integrado con la organización existente.

2.3 Organigrama y jerarquía de la DIGEP En la figura 2, se muestra la estructura organizativa institucional del SENARA vigente y aprobada con la incorporación de la DIGEP, según oficio MIDEPLAN-DM-OF-0744-2022, del 08 de julio de 2022.

Figura 2 Estructura Organizativa Institucional con la incorporación de la DIGEP La DIGEP estará localizada físicamente en las oficinas del SENARA.

2.4 Fortalecimiento de la planilla institucional La planilla institucional se verá fortalecida con la contratación de funcionarios temporales, acorde con la estructura aprobada por MIDEPLAN en el oficio MIDEPLAN-DMOF-0744-2022 del 08 de julio de 2022. Estos recursos constituyen parte de la contrapartida nacional.

2.5 Procedimiento de Contratación y Selección del Personal Para la contratación del personal de la DIGEP con recursos de contrapartida nacional, se aplicará el procedimiento formal de reclutamiento y selección definido en la institución por el proceso de Recursos Humanos del SENARA, de acuerdo con los perfiles definidos para cada uno de ellos, los cuáles se incluirán de manera transitoria en el Manual de Puestos.

Para el caso específico del director(a), su designación deberá contar previamente con la No Objeción del BCIE. Una vez nombrado el director(a), se procederá a la selección del resto del personal.

El SENARA previo al inicio del primer desembolso, solicitará a la STAP la aprobación de las plazas.

Para el caso de la contratación del personal adicional, se llevó a cabo una contratación de consultoría para servicios de apoyo a la DIGEP SENARA-ICE, el cual se llevó a cabo de común acuerdo con el BCIE, siguiendo las políticas y normas de adquisiciones establecidas por dicho ente y firmado por las partes SENARA-ICE el día 27 de julio de 2023.

2.6 Proceso de Capacitación del personal de la DIGEP Para facilitar la integración del personal de la DIGEP dentro de la estructura y funcionamiento institucional, el proceso de Recursos Humanos tiene establecido el mecanismo de capacitación e inducción que permite un conocimiento de la institución y una integración armoniosa del personal.

2.7 Mecanismo de Coordinación de la DIGEP En relación con el mecanismo de coordinación, el director(a) de la Dirección Gestora del PAACUME, se incorporará y formará parte del Consejo Técnico Institucional (CTI), que es la instancia donde se integra el proceso de toma de decisiones colegiadas del SENARA.

2.7.1 Conformación del Consejo Técnico Institucional (CTI) El Consejo está integrado por los directores de las siguientes Unidades:

• a)Dirección de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos b) Dirección de Investigación y Gestión Hídrica.
• c)Dirección Administrativa Financiera-Contable d) Dirección del Distrito de Riego Arenal Tempisque e) Dirección de Planificación.
• f)Dirección Jurídica 2.7.2 Funcionamiento del Consejo Técnico Institucional (CTI) El Consejo Técnico tendrá al menos una sesión mensual, convocada y presidida por la Gerencia General del SENARA para el seguimiento y rendición de cuentas de las acciones institucionales, así como del seguimiento y avance del proyecto. Este Consejo Técnico será un órgano de discusión, búsqueda de consensos y análisis colegiado acerca del avance y desempeño eficaz y eficiente del SENARA en la ejecución del proyecto.

El Consejo podrá invitar a las sesiones, cuando lo considere conveniente, a otros funcionarios de la institución o de otras instituciones que tengan relación con el proyecto, con el fin de velar y coadyuvar en una correcta ejecución.

2.8 Planificación y Presupuesto del Proyecto a cargo de la DIGEP La Planificación y Presupuesto del proyecto a cargo de la DIGEP se realizará siguiendo y atendiendo el estricto apego a las directrices, políticas, normativas, procedimientos, metodologías, instrumentos y demás buenas prácticas en materia de planificación y presupuesto, establecidos tanto al interno de la institución, como para el sector público.

La DIGEP operará como parte integral del sistema de planificación y presupuesto de la institución.

Para atender lo anterior, elaborará y presentará los instrumentos de planificación y presupuesto previstos en la normativa vigente y requeridos para el proyecto para su adecuada integración e inclusión en los instrumentos de planificación y presupuesto de la institución, que facilite el adecuado funcionamiento y logro del proyecto.

2.9 Equipamiento de la DIGEP El equipamiento para el adecuado funcionamiento de la DIGEP, así como la adquisición de suministros se realizará siguiendo los procedimientos internos de la institución, es decir, vía Plan Anual de Compras, aplicación de recursos de caja chica o compras de contingencia. Todo en apego a la legislación nacional vigente en materia de adquisiciones y a la normativa y políticas del BCIE que le sean aplicables.

3 Alcance del Proyecto 3.1 Criterios de Elegibilidad de Inversiones A pesar de todos los recursos con que cuenta la región Chorotega y, su potencial para hacer un desarrollo social y económico sostenible donde se integren y generen oportunidades para la población, esto no ha sido posible. Las causas de su poco desarrollo pueden ser muchas y variadas.

Los obstáculos para que el desarrollo se genere con todo este potencial han sido tanto internos como externos a la región. Si se considera, según WWAP (2016), que el 80% de la generación de riqueza depende de contar con la cantidad, calidad y oportunidad del agua, podría decirse que la región presenta serias limitaciones de infraestructura para el suministro de agua para consumo humano y para riego. Esto es uno de los factores determinantes en la restricción del crecimiento de la región.

La precipitación promedio anual del Pacífico Norte es cercana a 1.750 mm, considerando tierras altas y bajas. En el resto de las regiones climáticas de Costa Rica la precipitación promedio anual es de 3.150 mm (MIDEPLAN, 2014). A pesar de tener una precipitación anual considerable, se tiene una distribución muy irregular. Empieza con escasa o nula precipitación entre los meses de diciembre a abril y sigue con una época de transición entre los meses de mayo y junio, con dos veranillos marcados, uno a finales de junio (veranillo de San Juan) y otro a mediados de julio (canícula). Luego es la época lluviosa de agosto a octubre donde se concentra la mayor cantidad de precipitación y antes de la transición a la época seca en el mes de noviembre.

Sumado al déficit hídrico estacional, se encuentran elementos de tipo social. La provincia de Guanacaste, que se constituye para efectos de planificación en la región Chorotega, es la segunda más grande del país con una extensión de 10.140 km2. Esto representa el 20% del territorio nacional, y cuenta con una densidad poblacional de apenas 37 habitantes por km2.

La Encuesta Nacional de Hogares (ENAHO) del año 2017, dice que la población es de 377.241 personas de las cuales, el 48,8% hombres y el 51,2% son mujeres. El total de viviendas habitadas es de 114.431, de las cuales, el 57,2% se encuentran en zonas urbanas y el 43,7% en zona rural.

La provincia de Guanacaste presentó en el censo 2011 una tasa de desempleo abierto de 4,4% y una tasa de ocupación de 45,4%. Eso quiere decir que más del 50% de la población mayor a los 12 años se encontraba desempleada en ese año. Esto provocó que la región se catalogara como la segunda región más impactada por los niveles de pobreza severa (INEC, 2011) La conjugación de dos factores, el climático y el social, desembocan en una condición de pobreza que puede revertirse a partir de la generación de actividades hidroproductivas que conlleven un mejoramiento de las condiciones de vida de la población. En estas condiciones, la presión sobre el recurso hídrico es cada vez más grande, tanto por el agua superficial, considerando que los caudales del río Tempisque y de algunos de sus afluentes oscilan bastante entre verano e invierno. De igual manera, las aguas subterráneas se ven sometidas a una fuerte presión por la alta demanda en época seca. El uso ordenado de las aguas en la región Chorotega es un elemento coadyuvante para el desarrollo socioeconómico de la zona y del país en general.

En el área de influencia del proyecto, el sector servicios es el que mayor mano de obra absorbe en los cantones de Nicoya, Santa Cruz y Carrillo. Con excepción del distrito de Bolsón, en el cual el sector primario es el que genera mayor tasa de ocupación laboral.

Contrario al panorama de pobreza de la región Chorotega, ésta es una de las zonas que mayor desarrollo turístico ha experimentado. En sus costas se asientan los principales complejos hoteleros que existen en el país. Se estimó, en el año 2005, que la capacidad instalada en los hoteles de la zona del proyecto era para 140.812 personas en temporada alta y se proyectaba que para el año 2025 alcanzará las 230.900 personas (Senara, 2006). El auge del sector turístico ha puesto en evidencia el grave problema de la alta demanda de agua para consumo humano y labores relacionadas con la actividad, tales como el riego de jardines y canchas de golf, entre otros.

Paralelamente, el recurso más amenazado en la actualidad es el agua, debido principalmente a la sobreexplotación de los acuíferos para consumo humano, lo que adquiere característica aún más grave en las zonas turísticas por la amenaza de salinización de los pozos. Con la capacidad instalada en el 2005 la demanda promedio de agua potable se estimó en 570 l/s y con el crecimiento sostenido al 2025 alcanzaría los 935 l/s.

A partir de esta situación, el Senara en el ámbito de sus competencias, se centra en el análisis de la problemática que se genera a partir del evidente déficit hídrico en la región, por lo que propone en el Marco del Programa Integral de Abastecimiento de Agua para Guanacaste (PIAAG), el proyecto PAACUME para incrementar la disponibilidad de agua en la margen derecha de la cuenca media del río Tempisque mediante la ampliación de la cobertura del DRAT utilizando las aguas turbinadas del Sistema Hidroeléctrico Arenal, Dengo, Sandillal (ARDESA).

La propuesta del Proyecto con sus 4 componentes a saber; 1) Embalse río Piedras (el cual incluye la automatización del sistema, la casa de máquinas, la presa y el Embalse propiamente dicho), 2) la ampliación del Canal Oeste, 3) la construcción de la red de distribución en la margen derecha del río Tempisque y 4) la propuesta de implementación de un plan de desarrollo para el área directa e indirectamente afectada por el proyecto que sería parte del Plan Estratégico del DRAT, representó una gran oportunidad para la atención de la problemática que se vive en esa región y una alternativa para promover el desarrollo socio económico de la provincia de Guanacaste.

Por tal razón, en el año 2014 se incorpora el PAACUME como el proyecto principal en dos de los 4 ejes estratégicos que contemplaba el programa (PIAAG), a saber; "Seguridad Alimentaria y Gestión de Aprovechamiento Sostenible" A partir de dicha incorporación, la Comisión de Alto Nivel encabezada por el ministro de Ambiente en ese momento, inicia todas las gestiones políticas-administrativas para la búsqueda de opciones de financiamiento para su ejecución.

3.2 Políticas sectoriales El PAACUME está incluido en el Plan Nacional de Desarrollo y de Inversión Pública (PNDIP) (*) 2023-2026 Rogelio Fernández Güell, en donde se muestra como un proyecto de Inversión para la seguridad hídrica en el país y en el Plan Nacional para la Gestión Integrada de los Recursos Hídricos (PNGIRH 2018-2030).

(*)(Nota de Sinalevi: Así modificada su denominación por el inciso a) del artículo 43 del Reglamento para la Implementación de la Ley N°10441 del 13 de marzo del 2024 y el Funcionamiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 45163 del 8 de agosto del 2025. Anteriormente se indicaba "Plan Nacional de Desarrollo (PND)") 3.3 Área de influencia El área de influencia del proyecto comprende parte de la margen derecha del río Tempisque, en la que se encuentran los cantones de Santa Cruz, Nicoya y Carrillo.

El impacto directo del proyecto se ha estimado en aproximadamente 40.000 hectáreas, que corresponde al área con características de elevación menor a 30 m.s.n.m. y pendientes menores al 15%, que son los parámetros básicos que se han definido para la selección del área de riego agropecuario.

Adicionalmente se pretende suplir la demanda de agua potable a unos 500.000 habitantes en los cantones de Santa Cruz, Carrillo y Nicoya, y abastecer unas 1.213 hectáreas para riego en zonas hoteleras en los mismos cantones.

3.4 Marco de Resultados del proyecto De acuerdo con los objetivos planteados, se contemplaron cuatro grandes dimensiones del proyecto que se presentan en el cuadro 1.

Cuadro 1 Dimensiones del Proyecto

Con estas dimensiones, se establecen las grandes acciones que conllevan a la elaboración de una cadena de resultados del proyecto o de generación de valor como la que se muestra en el cuadro 2.

Cuadro 2 Cadena de Resultados del Proyecto | Insumos | Acciones | Producto / servicio | Aprovechamiento del producto | Efectos | Impacto | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | 1. Productores 2. Instituciones 3. Recursos financieros 4. Recursos Humanos 5. Recursos tecnológicos 6. Recursos institucionales 7. Conocimiento | Elaborar los estudios técnicos y ambientales para la captación, almacenamiento, conducción y distribución de agua proveniente del Sistema hidroeléctrico ARDESA, para ser utilizada en la margen derecha del río Tempisque y comunidades costeras | 1. Agua para generación hidroeléctrica 2. Agua para consumo humano 3. Servicio de riego para producción agropecuaria 4. Servicio de riego para áreas verdes en proyectos turísticos | Mejor aprovechamiento del agua mediante el aumento de la eficiencia, equidad, sostenibilidad y eficacia | Generación de oportunidades, para acceder a la actividad productiva y satisfacción de las necesidades hídricas de la población | Desarrollo socioeconómico sostenible | | Elaborar un plan de desarrollo para la región beneficiada del proyecto que estimule el desarrollo socioeconómico en la provincia de Guanacaste | | Estímulo de prácticas culturales y tecnológicas basadas en el uso óptimo del recurso | Disminución del agua extraída de los acuíferos y de las fuentes superficiales del área de influencia del proyecto para actividades agropecuarias | Sostenibilidad y preservación de las fuentes de agua | | | Construir obras de infraestructura | | Aumento en la eficiencia en el | Reducir brecha existente | | | | Insumos | Acciones | Producto / servicio | Aprovechamiento del producto | Efectos | Impacto | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | | de captación, almacenamiento , conducción y distribución del agua, para ser utilizada para: agua potable, riego para producción agropecuaria y de áreas verdes en zona turística y generación hidroeléctrica | | aprovechamiento del agua | entre oferta y demanda de agua para los diferentes usos: agua potable, riego para producción agropecuaria, riego de áreas verdes en proyectos turísticos y para generación hidroeléctrica | | | | Crear estructura orgánica y funcional enfocada en la administración y gestión del agua | | | | | | | Gestionar el financiamiento para pre inversión y ejecución del proyecto | | | | | 3.5 Productos o entregables del proyecto De acuerdo con el cuadro 2, los productos o entregables del Proyecto son:

1. Agua para generación hidroeléctrica 2. Agua para consumo humano 3. Servicio de riego para producción agropecuaria 4. Servicio de riego para áreas verdes en proyectos turísticos 3.6 Estructura de División del trabajo del proyecto Se adjunta en el Anexo 1 la Estructura de División del trabajo del proyecto.

3.7 Plan Global de Inversiones De acuerdo con las actualizaciones realizadas entre la DIGEP, la Unidad Consultora y el BCIE, se adjunta en el Anexo 2, el Plan Global de Inversiones.

3.8 Plan de ejecución del proyecto Se adjunta en el Anexo 3 el Plan o Cronograma de Ejecución y en el Anexo 4 la Línea de Tiempo de las actividades principales planificadas del proyecto.

3.9 Criterios para elaboración de presupuestos y documentos técnicos Los criterios para la elaboración del plan presupuesto que aplica el SENARA a nivel institucional son los denominados "Lineamientos y orientaciones para la formulación del POI-Presupuesto vigentes", los cuales se actualizan y comunican anualmente de conformidad con la normativa externa o cambios identificados para cada periodo, igualmente; dichos lineamientos mencionan la base legal asociada a la gestión del plan presupuesto.

Cabe señalar que según la Ley de Administración Financiera y presupuestos públicos debe existir vinculación entre el POI-Presupuesto en ese sentido; este proceso de "elaboración" es un trámite conjunto que integra paralelamente la formulación del plan y del presupuesto institucional. Toda unidad organizacional del Senara debe velar por la atención y aplicación de estos.

Actualmente el documento vigente es el del año 2024 y se encuentran en proceso los lineamientos correspondientes para el periodo 2025.

Se adjunta en el Anexo 5 los Lineamientos y orientaciones para la formulación del POIPresupuesto vigentes y demás documentos técnicos del proceso de elaboración del plan presupuesto.

4.1 Política y normativa aplicable (BCIE) El contrato firmado establece en su cláusula 9.09 que se deben contratar los bienes, obras y consultorías necesarias para la ejecución de la operación conforme lo establece las normas de aplicación de la Política para la Obtención de Bienes, Obras, y Servicios de consultoría con Recursos del Banco Centroamericano de Integración económica.

4.2 Gobernanza de las Adquisiciones En esta sección se establecerán los mecanismos de conformación del comité(s)de evaluación, su orden jerárquico (quien aprueba las adjudicaciones) gobernabilidad, umbrales para cada tipo de procesos, formatos y guías (cuando sean necesarias) para realizar las compras y elegibilidad de los favorecidos con las adjudicaciones.

4.3 Comité Ejecutivo para las Licitaciones o Concursos La gestión del proceso de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías se llevará a cabo mediante el Comité Ejecutivo para las Licitaciones o Concursos, que para el caso del SENARA este Comité Ejecutivo lo constituye la Comisión de Licitaciones, quien incorporará dentro de su estructura al director de la DIGEP para tratar los procesos de adquisición del proyecto.

4.4 Conformación del Comité Ejecutivo para las Licitaciones o Concursos:

El Comité Ejecutivo para las Licitaciones o Concursos estará integrado por:

• a)El Subgerente de la Institución, quien será su presidente.
• b)La coordinadora de Servicios Administrativos, quien actuará como secretaria ejecutiva.
• c)La directora Administrativa Financiera-Contable d) El director de Investigación y Gestión Hídrica.
• e)El director de Ingeniería y Desarrollo de Proyectos.
• f)El director Jurídico.
• g)La Coordinadora General de Planificación Institucional.
• h)El director de la DIGEP 4.4 Funcionamiento del Comité Ejecutivo para las Licitaciones o Concursos El Comité Ejecutivo del prestatario/ Beneficiario tendrá, como mínimo, la función de coordinar que se realicen las siguientes actividades:
• a)Elaborar y someter a la consideración del BCIE, para su no objeción, los avisos para precalificación, licitación y concursos que, una vez aprobados y según corresponda, deberán ser publicados de conformidad con lo establecido en estas Normas.
• b)Establecer los requisitos necesarios de información para la precalificación de oferentes de conformidad con las especialidades requeridas, así como los requisitos y especificaciones técnicas para un proceso de adquisición de bienes, obras, servicios y consultorías con los factores, criterios, puntajes de evaluación y valores de ponderación a establecer para la evaluación de ofertas.
• c)Partiendo de la documentación estándar con que cuenta el BCIE, elaborar las bases para la precalificación, licitación y concursos y someter estas al BCIE, para su respectiva no objeción, previo a su utilización.
• d)Remitir al BCIE el documento base de precalificación, licitación o concurso en su versión final previo a su publicación y poner a disposición de los interesados dichos documentos base, previo el pago correspondiente cuando este aplique.
• e)Organizar y realizar la visita al sitio con los oferentes cuando corresponda, procurando el acompañamiento del BCIE. Asimismo, organizar y llevar a cabo las reuniones de homologación cuando sea necesario.
• f)Atender las consultas escritas de los oferentes y enviar la respuesta aclaratoria a todos los oferentes de un proceso de licitación o de concurso.
• g)Elaborar y enviar a todos los oferentes las enmiendas a los documentos base de la licitación o del concurso. En los procesos sujetos a revisión previa, deberá contar previamente con la no objeción del BCIE, excepto para las enmiendas relacionadas exclusivamente con prorroga de plazos.
• h)Recibir y analizar los documentos de precalificación, ofertas técnicas y económicas de los procesos de adquisiciones.
• i)Elaborar y enviar al BCIE, para su no objeción, el acta o informe de la evaluación realizada conteniendo la información de la revisión, evaluación, selección, recomendación de adjudicación o declaración de proceso desierto o fracasado, según corresponda, previo a emitir las notificaciones a los participantes.
• j)Notificar a los oferentes los resultados del proceso en el cual han participado, haciendo saber a cada uno de ellos los resultados, puntajes y calificación que ha obtenido y el lugar que ocupa por orden de prelación en los resultados finales de la evaluación de ofertas.
• k)Resolver en primera instancia y atender hasta su resolución definitiva las protestas que se presenten en un proceso de precalificación, licitación o concurso mediante las instancias establecidas para ello y, una vez que no existan protestas por atender, recomendar la adjudicación y liderar la negociación del contrato para el suministro de bienes, obras, servicios o consultorías.
• l)En procesos sujetos a revisión previa y cuando se incorporen modificaciones al borrador de contrato incluido en el documento base del proceso, someter a no objeción del BCIE el borrador de contrato previo a la suscripción.

m)Enviar al BCIE un ejemplar del contrato firmado, así como notificarle la fecha de inicio del contrato.

4.5 Planificación de las adquisiciones Para iniciar los procesos de adquisiciones y contrataciones, se deberá presentar al BCIE el Plan General de Adquisiciones (PGA) según el formato establecido por el Banco y disponible en página web www.bcie.org conteniendo la descripción de los procedimientos aplicables que regularán la adquisición de bienes, obras, servicios y consultorías necesarios para ejecutar la operación a fin de que el Banco se pronuncie mediante la "No Objeción del BCIE". El PGA deberá contener información detallada para las adquisiciones que se programen realizar en un período de dieciocho (18) meses de ejecución y, de ser posible, la proyección global para los años subsiguientes. El PGA podrá revisarse y ajustarse de conformidad con las necesidades de la operación durante su ejecución, cuando sea necesario, contando con la "no objeción del BCIE" en cada ajuste o modificación que se incorpore. El OE mantendrá actualizado el PGA y deberá considerar el nivel de riesgo de acuerdo con la necesidad y naturaleza de las adquisiciones.

En la siguiente matriz se describe las actividades y responsables para la planificación de las adquisiciones:

Cuadro 3 Matriz de responsabilidades para la planificación de adquisiciones

4.6 Montos límites para determinar los procedimientos de adquisiciones (*) El BCIE define los siguientes rangos de adquisición para los procedimientos de obtención de bienes, obras, servicios y consultorías:

| Modalidad o Método de Adquisición | Montos Límites Miles de dólares de los Estados Unidos de América | | | | --- | --- | --- | --- | | Bienes y Servicios | Obras | Consultorías | | | Licitación o Concurso Público Internacional | ?350 | ?1,500 | ?150 | | Modalidad o Método de Adquisición | Montos Límites Miles de dólares de los Estados Unidos de América | | | | --- | --- | --- | --- | | Bienes y Servicios | Obras | Consultorías | | | Licitación o Concurso Público Nacional | ?100 y <350 | ?200 y <1,500 | ?35 y <150 | | Aplicación de Legislación Nacional | >50 y <100 | >50 y <200 | N/A | | Comparación de Precios o Calificaciones | ?50 | <35 | | (*) Los montos límites del presente cuadro podrán ser modificados de acuerdo con lo establecido en el Contrato de Préstamo y a las normas aplicables del BCIE.

4.6 Documentos que rigen las adquisiciones Las adquisiciones se ejecutarán utilizando los documentos emitidos por el Banco y publicados en su página web https://www.bcie.org., a saber:

? Las contrataciones de obras sujetas a Licitación Pública Internacional, en aquellos casos que no se ha realizado una precalificación de oferentes, en una sola etapa (un solo sobre), se ejecutarán utilizando el Documento Estándar para Licitación Pública Internacional.

? Las contrataciones de Bienes y Servicios sujetas a Licitación Pública Internacional, en aquellos casos en los que no se ha realizado una precalificación de oferentes y en una sola etapa (un solo sobre), se ejecutarán utilizando un Documento Estándar para Licitación Pública Internacional.

? Las contrataciones de firmas consultoras sujetas a Concurso Público Internacional se ejecutarán utilizando un Documento Estándar para Concurso Público Internacional.

? Las contrataciones de obras sujetas a Licitación Pública Nacional, en aquellos casos que no se ha realizado una precalificación de oferentes, en una sola etapa (un solo sobre), se ejecutarán utilizando el Documento Estándar para Licitación Pública Nacional.

? Las contrataciones de Bienes y Servicios sujetas a Licitación Pública Nacional, en aquellos casos en los que no se ha realizado una precalificación de oferentes y en una sola etapa (un solo sobre) se ejecutarán utilizando el Documento Estándar para Licitación Pública Nacional.

? Las contrataciones de firmas consultoras sujetas a Concurso Público Nacional se ejecutarán utilizando un Documento Estándar para Concurso Público Nacional.

? Para la selección y contratación de consultores individuales, se aplicará el Instructivo Guía para la Selección de Consultores Individuales mediante comparación de calificaciones.

? Agregar cualquier otro.

Para cada uno de los procesos de contratación a utilizar, en los cuadros siguientes se señalan las principales actividades y responsables.

Cuadro 4 Licitación Pública Internacional (UNA ETAPA - DOS SOBRES) | Actividad | SENARA | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Conformidad de inicio de procesos de contrataciones | Gerente General | | | | | Elaboración de documento base de licitación, Especificaciones Técnicas y Presupuesto | DIGEP | | | | | Envío de Solicitud de No objeción del documento base (Especificaciones Técnicas y Presupuesto) | DIGEP y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción a los documentos de Licitación | | X | | | | Publicación de aviso | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración de respuestas a las solicitudes aclaratorias | DIGEP | | | | | Actividad | SENARA | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Elaboración y emisión de enmiendas (con y sin consulta) al Documento de Proceso. /No Objeción a la Adenda. | DIGEP y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Recepción y Apertura de ofertas | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Evaluación de antecedentes y oferta técnica | DIGEP y Dirección Jurídica | | | | | Elaboración de Informe de Evaluación de antecedentes y oferta técnica | DIGEP | | | | | Solicitud de No objeción al informe de Evaluación de antecedentes y oferta técnica | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Notificación de resultados a los oferentes | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Apertura de la oferta Económica | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración de Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación | DIGEP | | | | | Solicitud de No objeción al informe de Evaluación y recomendación de oferta más conveniente (incluida la solicitud para negociación de contrato) | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Actividad | SENARA | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | No objeción del informe de Evaluación | | X | | | | Negociación del contrato | DIGEP- Dirección Jurídica | | | | | Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No Objeción al Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación | | X | | | | Adjudicación | Junta Directiva | | | | | Notificación de resultados /intención de adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Recepción/resolución de protestas | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Notificación y Publicación de la Adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Gestión del Contrato (incluida modificación/no objeción/firma | DIGEP- Gerencia General y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración de Órdenes de Compra | Servicios Administrativos | | | | | Actividad | SENARA | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Ejecución del Contrato (incluid la gestión de las enmiendas que se presenten durante la ejecución) | DIGEP | | | | Ver flujo de proceso en anexo 5 Cuadro 5 Licitación Pública Internacional (UNA ETAPA - UN SOBRE) | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Conformidad de inicio de procesos de contrataciones | Gerente General | | | | | Elaboración de documento base de licitación, Especificaciones Técnicas y Presupuesto | DIGEP | | | | | Envío de Solicitud de No objeción del documento base (Especificaciones Técnicas y Presupuesto) | DIGEP y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción a los documentos de Licitación (incluido el aviso) | | X | | | | Publicación de aviso | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración de respuestas a las solicitudes aclaratorias | DIGEP | | | | | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Elaboración y emisión de enmiendas (con y sin consulta) No Objeción a la Adenda. | DIGEP y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Recepción y Apertura de ofertas | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Evaluación y preparación de informe | DIGEP y Dirección Jurídica | | | | | Solicitud de No objeción al informe de Evaluación y recomendación de oferta más conveniente (incluida la solicitud para negociación de contrato) | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción al informe de Evaluación y recomendación de oferta más conveniente | | X | | | | Negociación del contrato | DIGEP-Dirección Jurídica | | | | | Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación luego de negociado el contrato | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No Objeción al Informe de Evaluación y Recomendación de adjudicación | | X | | | | Adjudicación | Junta Directiva | | | | | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Notificación de resultados /intención de adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Recepción/resolución de protestas | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Notificación y Publicación de la Adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Notificación y Publicación de la Adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Gestión del Contrato (incluida modificación/no objeción/firma | DIGEP- Gerencia General y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración de Órdenes de Compra | Servicios Administrativos | | | | | Ejecución del Contrato (incluid la gestión de las enmiendas que se presenten durante la ejecución) | DIGEP | | | | Ver flujo de proceso en anexo 5 Cuadro 6 Selección de Firma Consultora Proceso Público Internacional | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Conformidad de inicio de procesos de contrataciones | Gerente General | | | | | Elaboración de TDR's de la solicitud de expresión de interés | DIGEP | | | | | Envío de Solicitud de No objeción | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción | | X | | | | Publicación de aviso de manifestación de interés | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración del documento base del concurso | DIGEP | | | Esto se realiza durante el plazo de recepción de manifestación de interés | | Solicitud de No objeción al documento base | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción al documento Base | | X | | | | Recepción de interés y elaboración de informe | DIGEP | | | | | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Solicitud de No objeción del informe de resultado de expresión de interés | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción al informe de evaluación de expresión de interés | | X | | | | Comunicación a firmas que expresaron manifestación de interés e invitación a presentar propuestas a aquellas que fueron seleccionadas | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Recepción de ofertas/propuestas | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Evaluación y preparación de informe de evaluación técnico | DIGEP | | | | | Solicitud de No Objeción al Informe de Evaluación técnico | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No Objeción al Informe de Evaluación técnico | | X | | | | Notificación de Resultados | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Apertura de la propuesta económica | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Evaluación y preparación de informe de evaluación económico | DIGEP | | | | | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Solicitud de No objeción al informe de Evaluación y recomendación de oferta más conveniente (incluida la solicitud para negociación de contrato, si aplica) | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Negociación del contrato con el oferente de la propuesta más conveniente | DIGEP- Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Elaboración del acta de negociación satisfactoria | DIGEP | | | | | Solicitud de No objeción al acta de negociación satisfactoria y contrato | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción del acta de negociación satisfactoria y contrato | | X | | | | Notificación y Publicación de la intención de Adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Adjudicación | Junta Directiva | | | | | Publicación de Adjudicación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Gestión del Contrato (firma) | DIGEP- Gerencia General y Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Actividad | Organismo Ejecutor | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Elaboración de Órdenes de Compra | Servicios Administrativos | | | | | Ejecución del Contrato (incluida la gestión de las enmiendas que se presenten o cambio de profesionales durante la ejecución) | DIGEP | | | | Ver flujo de proceso en anexo 5 Cuadro 7 Método Contratación Directa | Actividad | SENARA | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Conformidad de inicio de procesos de contrataciones | Gerente General | | | | | Elaboración de solicitud con toda la documentación de soporte como parte de la justificación | DIGEP | | | | | Aprobación interna del documento para el proceso de la contratación. | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Solicitud de No objeción a los documentos de Contratación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción a la contratación | | X | | | | Gestión del Contrato (firma) | DIGEP-Gerencia- Dirección Jurídica | | | | | Elaboración de orden de compra | Servicios Administrativos | | | | | Ejecución del Contrato (incluid la gestión de las enmiendas que se presenten durante la ejecución) | DIGEP | | | | Ver flujo de proceso en anexo 5 Cuadro 8 Comparación de Calificaciones para Consultores Individuales/Firmas | Actividad | SENARA | BCIE | Otro fuera de la Institución | Comentarios | | --- | --- | --- | --- | --- | | Conformidad de inicio de procesos de contrataciones | Gerente General | | | | | Elaboración de TDRs | DIGEP | | | | | Envío de Solicitud de No objeción del documento de los TDRs | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción del documento | | X | | | | Publicación de aviso | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | Recepción de Hojas de Vida (para consultores individuales/ propuesta (Para firmas) | DIGEP | | | | | Evaluación/ comparación de Propuestas y elaboración de informe | DIGEP | | | | | Solicitud de No objeción al informe de Evaluación | Comité Ejecutivo de Licitaciones | | | | | No objeción al Informe | | X | | | | Adjudicación | Junta Directiva | | | |

Ver flujo de proceso en anexo 5 4. 7 Prácticas Prohibidas Se observarán los más altos niveles éticos y se denunciará al Banco todo acto sospechoso de prácticas prohibidas del cual se tenga conocimiento o sea informado durante el proceso de selección, negociaciones o ejecución de un contrato. Las prácticas prohibidas están definidas en el artículo 8 de la Política de Adquisiciones del Banco. Todos los contratos financiados con recursos del Banco deben incluir el anexo de integridad del banco.

4. 8 Prohibiciones por conflicto de interés.

Para garantizar la transparencia de las operaciones del BCIE y que no exista conflicto de interés, no podrán participar directa o indirectamente en el suministro de bienes, ejecución de obras, servicios o consultorías para operaciones financiadas por el BCIE las siguientes personas:

• a)Los funcionarios o empleados del BCIE.
• b)Los cónyuges y familiares de dichos funcionarios o empleados hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad, inclusive.
• c)En los financiamientos al sector público, los particulares con nexos familiares o de negocio con los representantes del prestatario/beneficiario o su organismo ejecutor hasta el segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad, inclusive.
• d)La prohibición contenida en los literales (b) y (c) anteriores no operará cuando las personas allí nombradas acrediten que se dedican, en forma habitual, a desarrollar la actividad empresarial objeto de la contratación respectiva, al menos desde dos (2) años antes del surgimiento del supuesto de inhibición; asimismo, que los costos involucrados sean acordes con el mercado.
• e)Aquellos que están o han estado asociados, directa o indirectamente, con una firma o con cualesquiera de sus afiliados que ha sido contratada por el prestatario/beneficiario para la prestación de servicios de consultoría para la preparación del diseño, las especificaciones técnicas y otros documentos que se utilizarán en el proceso de adquisición y se considere que su participación afecta los intereses de la operación.
• f)Todos aquellos que presentan más de una propuesta/oferta en un proceso de licitación o concurso, excepto si se trata de ofertas alternativas permitidas en los documentos base del respectivo proceso. Esto no limita la participación de subcontratistas en más de una propuesta/oferta.

4. 9 Manejo de archivos La elaboración y custodia de los expedientes de adquisiciones estará a cargo de la DIGEP, quien elaborará los archivos físicos siguiendo la clasificación y codificación establecida según La Ley Nº 7202 y su reglamento, la cual dispone que todas las instituciones públicas de Costa Rica deberán contar con Archivos de Gestión necesarios y un Archivo Central para conservar y organizar los documentos.

Así mismo, la DIGEP conformará un archivo del préstamo en el cual se reunirá y consolidará toda la información concerniente tanto de la etapa de gestión como de la ejecución del proyecto.

Por último, la DIGEP contratará un Gestor Documental estandarizado para el proyecto, el cual dispondrá de mecanismos para mantener referencias cruzadas y un manejo de la información en tiempo real, específicamente para la ejecución de las contrataciones.

4. 9 Supervisión del Banco en Materia de adquisiciones El BCIE, de acuerdo con sus disposiciones internas vigentes, supervisará el desarrollo de las operaciones. En los procesos de adquisiciones sujetos a revisión previa, para asegurar el cumplimiento de lo dispuesto en la Política y en las Normas Para La Aplicación De La Política Para La Obtención De Bienes, Obras, Servicios Y Consultorías Con Recursos Del BCIE, el BCIE emitirá su no objeción en las diferentes etapas del proceso de adquisición, para lo cual, cuando así se requiera, se podrá considerar la opinión especializada de un tercero, de conformidad con el procedimiento que para tal fin establezca el BCIE.

Para ello, el SENARA colaborará ampliamente con el BCIE, conservando y poniendo a disposición de este, todos los documentos y antecedentes relacionados con los procesos de adquisiciones en todas sus etapas, durante al menos un (1) año después de la aceptación o recepción definitiva de cada etapa o, en su caso, de la fecha de finalización de la ejecución de la operación. El SENARA deberá proveer al BCIE toda la información relacionada con los procesos de adquisición cuando este así lo requiera, incluyendo la documentación relacionada con la etapa posterior de administración de los respectivos contratos, hasta la conclusión a satisfacción por parte del BCIE. Dichos antecedentes y documentos son elementos indispensables para una adecuada supervisión.

4. 10 Modificaciones a los contratos En los procesos sujetos a revisión previa por el Banco, se requerirá la no objeción a cualquier enmienda al contrato originalmente suscrito que, a criterio del BCIE, implique un cambio relevante como, por ejemplo, aquellos que puedan involucrar aumento de costos relacionados con el financiamiento del BCIE, desfases al cronograma de ejecución de la operación y cambios en el alcance de los servicios prestados, entre otros.

Ante ello, a continuación, se presenta el esquema operativo que utilizará el SENARA para el proceso de Modificación de contratos.

Cuadro 9 Esquema operativo de Modificación de Contratos | Actividad | SENARA | BCIE | Otro externo | Comentarios | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Elaboración de la propuesta de enmienda | Funcionario encargado de la Administración/supervisión del Contrato (DIGEP) | | | | | | Revisión técnica y de costos de la propuesta de enmienda | Coordinador de la Unidad de Supervisión de la DIGEP | | | | | | Aprobación de la enmienda | Director de la DIGEP | | | | | | Envío de la enmienda al Banco (si aplica) | Director de la DIGEP | | | | | | No Objeción de la Enmienda | | X | | | | | Gestión de Firma de la Enmienda | DIGEP-Gerencia-General | | | | |

5.1 Estrategia de Ejecución y Seguimiento La DIGEP tendrá a cargo la elaboración, presentación y mejora continua de la estrategia para la operación, ejecución, seguimiento y evaluación del proyecto, que incluya y considere todas las actividades, insumos, procesos, productos, recursos, responsables, resultados, así como las métricas, variables e indicadores del desempeño necesarios.

La DIGEP atenderá y realizará todos los procesos de seguimiento, control y evaluación del proyecto, considerando la normativa, procedimientos y metodologías e instrumentos establecidos al interno de la institución, así como del sector público.

A su vez, podrá diseñar, proponer y utilizar mecanismos de control adicionales que estime más pertinente para el adecuado funcionamiento del proyecto.

La DIGEP operará como parte integral de los Sistema de Seguimiento y Evaluación y Control Interno de la institución, atendiendo la normativa, procedimientos, actividades y metodologías establecidas por la institución para tal efecto.

5.2 Estrategia de Evaluación Monitoreo y Evaluación · La DIGEP definirá los Criterios y metodologías para la medición del impacto, estableciendo una línea base que permita realizar evaluaciones de medio término y ex post.

· Así mismo, un sistema de rendición de cuentas semestrales, considerando la Metodología para la clasificación del desempeño de los programas/proyectos financiados con endeudamiento externo y demás lineamientos y normativa que regula la ejecución de proyectos de inversión pública en el país · Auditorías externas anuales (operativas y financieras) y demás disposiciones del contrato de préstamo Como parte del control y seguimiento, La DIGEP elaborará informes mensuales y trimestrales de seguimiento y control sobre el avance físico y financiero del proyecto, tanto para BCIE como para la Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*), además, de cualquier otro que se requiera por parte de entes fiscalizadores como parte de la correcta ejecución del proyecto.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 4 de la Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 del 18 de setiembre del 2024. Anteriormente indicaba "Dirección de Crédito Público")

Estos informes se realizarán utilizando los procedimientos de "Planificación, Monitoreo y Control del Proyecto con base en el Cronograma", así como la Gestión de "Valor Ganado y la Curva S". Dentro de los informes que destacan se encuentran los informes de seguimiento trimestral y la matriz I BCIE de medio término.

A su vez, la DIGEP elaborará y presentará informes de evaluación del desempeño de la gestión del proyecto, con corte trimestral y semestral, elaborará informes de logros y demás instrumentos de rendición de cuentas requeridos por la institución, así como de entes externos fiscalizadores.

En los informes que se elaboren se reflejará lo siguiente:

• a)Avance financiero: El avance debe reflejar lo programado y lo ejecutado durante el periodo del informe, así como un desglose de los gastos o pagos realizados, desembolsos realizados y por desembolsar en el periodo siguiente, así como el saldo de los recursos tanto del contrato préstamo como de la contrapartida nacional.
• b)Avance físico: El avance debe reflejar lo programado versus lo ejecutado, con base en la gestión del Cronograma y la Curva S, las mediciones de desempeño y eficiencia, tales como (índice de desempeño del cronograma (SPI), Variación del cronograma (SV), índice de desempeño de Costos (CPI), Variación del Costo (CV), así como la variación a la conclusión (VAC), las cuales permiten evaluar desviaciones con respecto a la línea base original del cronograma y los costos del proyecto c) Riesgos identificados: Presentar la matriz de riesgos con el estado de los riesgos identificados en el periodo del informe anterior, así como las medidas tomadas para evitar su materialización y mitigar los impactos.
• d)Modificaciones: Señalar cualquier modificación que haya sufrido el proyecto o requiera realizar para una adecuada ejecución y cuál es el impacto de dicha modificación en cuanto al alcance, plazo y costo del proyecto.
• e)Cualquier desviación que se presente conforme lo programado, deberá consignarse en los informes, señalando las causas de dichas desviaciones para la toma de decisiones oportunas 5.3 Operación y Cierre del Proyecto Etapa de Operación y sostenibilidad La etapa de operación está definida en el marco general de la planificación de las actividades o cronograma general del proyecto. Así mismo, para cada una de las obras que se construyan, se definirá su propio programa de ejecución y operación con base en las actividades definidas en el cronograma general del proyecto, lo que permitirá dar sostenibilidad a todos los procesos de operación del proyecto.

Etapa de Cierre del Proyecto La DIGEP elaborará el cierre de cada uno de las obras que conforman la ejecución del proyecto y el proyecto en general, siguiendo para ello, toda la estructura definida en la "Guía para elaborar el informe de cierre de la etapa de ejecución de los proyectos de inversión pública del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, 2020" y la "Metodología para la clasificación del desempeño de los programas/proyectos financiados con endeudamiento externo" de la Dirección General de Gestión de Deuda Pública (*) del Ministerio de Hacienda.

(*)(Así modificada su denominación por el artículo 4 de la Ley de Fortalecimiento de la gestión de la deuda pública, N° 10524 del 18 de setiembre del 2024. Anteriormente indicaba "Dirección de Crédito Público")

Sistematización y lecciones aprendidas LA DIGEP semestralmente como parte la metodología de rendición de cuentas consignará en los informes, un apartado de lecciones aprendidas de tal manera que éstas puedan ser conocidas en el marco del conocimiento institucional y demás entes externos, con el fin de corregir y mejorar los procesos fututos En ese contexto, deben considerarse los aspectos positivos y negativos, así como los problemas suscitados y las buenas prácticas utilizadas para su resolución.

Todas las lecciones aprendidas durante la ejecución serán sistematizadas al final del proyecto y consignadas en la etapa de cierre del proyecto.

ANEXOS Anexo 1 Estructura de Desglose de Tareas (EDT). (Nota de Sinalevi:: En la publicación de este reglamento, no aparece este anexo. No obstante, el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.)

Anexo 2 Plan Global de Inversiones. (Nota de Sinalevi:: En la publicación de este reglamento, no aparece este anexo. No obstante, el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.)

Anexo 3 Cronograma de Ejecución de las actividades. (Nota de Sinalevi:: En la publicación de este reglamento, no aparece este anexo. No obstante, el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.)

Anexo 4 Línea de Tiempo del Proyecto (Nota de Sinalevi:: En la publicación de este reglamento, no aparece este anexo. No obstante, el sistema exige una numeración consecutiva, por lo que se ha creado el mismo, pero sin texto.)

El mismo rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. ACUERDO UNÁNIME