Statute of limitations for disciplinary proceedings: five years when the misconduct affects the Public TreasuryPrescripción disciplinaria: cinco años cuando la falta afecta la Hacienda Pública

V.In the case under analysis, it is pertinent to make some clarifications regarding the disciplinary liability regimes for public officials, regulated in the Labor Code (Código de Trabajo, CT) and in the Organic Law of the Comptroller General of the Republic (Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, LCGR), concerning the prescriptive period applicable to the sanctioning power. Prior to the enactment of the LOCGR, the general applicable provision was precept 603 of the CT, as stipulated by canon 51 of the Civil Service Statute—in the case of employees covered by that regime. Consequently, employers had one month to sanction infractions, which ran from when cause for separation arose, or from when they became aware of the facts giving rise to the disciplinary correction. Subsequently, through Law no. 7428 of September 7, 1994, with the purpose of achieving better and greater control of the Public Treasury (Hacienda Pública), and in order to sanction those who mismanaged it, a different disciplinary regime was established for officials of said Treasury, particularly regarding the statute of limitations.

Cardinal 71 of that Law set it at two years, from the moment demonstrated knowledge of the infraction was obtained, for the competent body to initiate disciplinary proceedings. For these purposes, norm 603 of the CT and any other conflicting stipulation were amended regarding public officials. Hence, the prescriptive period was defined in relation to the concept of servant of the Public Treasury (servidor de la Hacienda Pública). Said cardinal was amended by precept 45, subsection a) of Law no. 8292 of July 31, 2002—Internal Control Law (Ley de control Interno). Consequently, current canon 71 of the LOCGR establishes a five-year prescriptive period, when the infraction is notorious, from the occurrence of the event. When it is not of that type, that is, when an investigation or audit study is required, the five-year period shall be computed from the date the report is made known to the superior or official competent to initiate the corresponding procedure.

The statute of limitations is interrupted, with continued effects, upon notification to the respondent of the opening of the administrative sanctioning procedure. Thus, by virtue of this reform, the prescriptive period was increased from two to five years and the concept of servant of the Public Treasury (servidor de la Hacienda Pública) was eliminated. Therefore, a shift occurred from a subjective regime—the special condition of the servant—to an objective one, where it is defined by the nature of the conduct deemed to constitute the infraction. That is, whether the alleged conduct goes beyond simple disciplinary liability, such that it is regulated among the infractions prescribed in the LOCGR, or in the higher control and oversight legal framework. Consequently, it constitutes a special regime, with specific prescriptive rules, which override the general regime applicable to public employment.

The foregoing is in accordance with what is regulated in cardinals 44m) of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment (Ley Contra La Corrupción y el enriquecimiento Ilícito); 43 of the General Law of Internal Control (Ley General de Control Interno, LCI) and 71 of the LOCGR. On this matter, one may consult rulings of this Court numbers 177-2019 of October 31, 2019, 117 of 12 hours 4 minutes of September 12, 2018. [...]

IX.The judges on the matter of interest, resolved: “…according to the legislation and jurisprudence governing the matter, the statute of limitations has not operated, because it has been interpreted, based on said ordinal 603, (of the Labor Code) that when administrative disciplinary procedures must be carried out, there are two prescriptive periods, one of one month to initiate and notify it and another of one month to execute the disciplinary sanction, without either of the two prescriptive periods having occurred in the present case. According to the study of the events that occurred in this matter, we have regarding the first one-month period, which runs from when the authority competent to impose the sanction becomes aware of the anomaly until the initial order is notified to the person under investigation… in the present case it has not elapsed, because as stated in the second proven fact, by official memo number AUD-19-C-2014 of January 30, 2014… they informed Mr.

Gerardo Porras Sanabria, General Manager, that in a period evaluated from January 1, 2012, to January 31, 2013, the payment of invoices through the petty cash (caja chica) fund and via the HWP Advertising Agency was determined, wherein individuals linked by consanguinity and affinity to Ms. Kattia Rivera González, Head of Strategic Marketing, appear as service providers, in addition to non-compliance with provisions established in the Petty Cash (Caja Chica) regulations and payments were made to individuals linked to Ms. Kattia Rivera González… By reason thereof, by official memo GC 044-2014 of March 12, 2014, the… General Manager requests that a directing body for the administrative procedure be appointed to investigate the actions of official Kattia Rivera González, to determine the eventual responsibility that corresponds to her… (fifth proven fact recorded on folio 69 of the judicial file).

By reason thereof, the Administration had until April 12 to notify the initial order opening the procedure, which occurred on March 26, 2014… for allegedly infringing numerals 22 bis and 62 of the Law on Public Procurement (Ley de Contratación Administrativa), numeral 3 on the duty of probity and 48 of the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service (Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública), violation of article 1, subsection 14 of the regulation to the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service, points 3 and 4 of the Code of Ethics of the Agricultural Credit Bank of Cartago (Banco Crédito Agrícola de Cartago). Proceeding to notify the statement of charges (intimación de cargos) to Ms. Rivera González… Regarding the one month to impose the disciplinary sanction, which runs from when the final and firm act is issued until the sanction is imposed, it has also not elapsed, because the final and firm act was issued by resolution number GG-152-2014 at 4:00 p.m. on September 19, 2014, issued by Mr.

Gerardo Porras Sanabria, in his capacity as General Manager, and hearing the appeal and concomitant nullity motion, and since the dismissal act was executed on October 12, 2014, it was issued in time.” What the judges determined regarding the existence of a first one-month period, from when knowledge of the facts was obtained, or the preliminary investigation was concluded, and until the official is notified of the opening of the administrative disciplinary procedure. As well as a second monthly prescriptive period, which runs from the issuance of the final-definitive act and until it is executed, is consistent with what this deciding Body has resolved on the matter concerning cardinal 603 of the CT, but not as expressed regarding what is regulated in canon 71 of the LOCGR, which is the one applicable in the sub examine. Regarding precept 603 of the CT, it has been stated: “…in accordance with constitutional jurisprudence, in a criterion that was endorsed by the Second Chamber, this Court shares the view that once the disciplinary procedure has been formally initiated and until the final act is issued, its normal course prevents the statute of limitations from being found.

Having clarified the above, the argument raised by the appellant must be revisited.” Ruling no. 98 of 8 hours 40 minutes of September 3, 2015. The appellant, contrary to what was stated, argues that the statute of limitations operated on the procedure because the investigation phase exceeded the one month established in precept 603 of the CT. That is, she alleges the statute of limitations extinguished the sanctioning power because more than one month passed between the moment when the proceedings were ready to issue the final recommendation—May 12, 2014—and when it was communicated to the General Management—on August 18 of that year. However, even if article 603 ibid had been applicable, which as stated it is not, the prescriptive period would have been interrupted after the notification of the act opening the procedure, such that the time elapsed from May 12 until August 18 would not lead to the statute of limitations having operated.

Likewise, as pointed out supra, through resolutions of the Human Talent Directorate numbers THPD-006-2014 of May 23, 2014, and THPD-0106-2014 of July 3, 2014, extensions of 30 business days were granted to the directing body, respectively, an additional reason to deem the alleged statute of limitations unfounded. It must not be forgotten, as the Constitutional Chamber has established, that administrative acts, like those cited, given that they are located in the investigation phase of the administrative procedure, have the virtue of continuously interrupting the statute of limitations. Such resolutions constitute procedural acts within the formation of the final act, since the recommendation of whether dismissal is appropriate or not is issued only when it is referred to the General Management, because it was the General Manager who was responsible for issuing the corresponding act. This means, given that the actions were directed towards the issuance of the final act, the statute of limitations did not operate.

Therefore, the period elapsed between the acts that, in the appellant's opinion, would constitute the statute of limitations, do not lead to the occurrence of the fatal deadline, because they form an integral part of the administrative procedure. This Court must emphasize that, because according to the factual situations, cardinals 3 and 48 of the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service were deemed violated; therefore, these are infractions affecting the public treasury (hacienda pública). Thus, it must be kept in mind, due to the reform of canon 71 of the Organic Law of the Comptroller General of the Republic (LOCGR), carried out by cardinal 45 of Law no. 8292 of July 31, 2002 (Internal Control Law), a shift occurred from a subjective system to an objective one. Hence, currently, what is paramount to establish whether the prescriptive period of the LOCGR applies in an administrative sanctioning procedure is the nature of the conduct, that is, whether the alleged infraction corresponds to those regulated in any of the higher control and oversight laws—as in this case—or, indeed, in the LOCGR itself.

Now, because it is a sectoral normative system with special regulations, they prevail over general regulations, in this matter the CT. Consequently, here the prescriptive period is not the one-month period provided in the last of the mentioned norms, but the five-year period established in canon 71 of the LOCGR, as stated supra. In any case, this does not modify what was resolved by the judges, subsequently endorsed by this Court, concerning that the statute of limitations did not operate, even if it were considered that the prescriptive period was the one-month period regulated in article 603 of the CT. Consequently, the grievance is rejected."

"V.- En el caso se análisis resulta de interés efectuar algunas precisiones respecto a los regímenes de responsabilidad disciplinaria de los funcionarios públicos, regulados en el Código de Trabajo (CT) y en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (LCGR), en lo que atiende al lapso prescriptivo actuable a la potestad sancionatoria. Con anterioridad a la promulgación de la LOCGR, la disposición general aplicable fue el precepto 603 del CT por así disponerlo el canon 51 del Estatuto del Servicio Civil, -en la hipótesis de los servidores amparados por dicho régimen-. De ahí, los patronos contaban con un mes para sancionar sus faltas, que corría a partir de cuando se diera causa para la separación, o bien desde que se tuviera conocimiento de los hechos origen de la corrección disciplinaria. Luego, mediante la Ley no. 7428 del 7 de setiembre de 1994, con el propósito de lograr un mejor y mayor control de la Hacienda Pública, y a fin de sancionar a quienes hicieran un mal manejo de ella, dispuso un régimen disciplinario diferente a los funcionarios de la citada Hacienda, y particularmente en lo referido al plazo de prescripción.

El cardinal 71 de esa Ley lo fijó en dos años, desde el momento que se tuviera conocimiento demostrado de la falta, para que el órgano competente iniciara el procedimiento disciplinario. Para esos efectos se reformó en cuanto a los funcionarios públicos, la norma 603 del CT y toda otra estipulación que se le opusiera. De ahí, el lapso de prescripción se definió respecto al concepto de servidor de la Hacienda Pública. Dicho cardinal fue reformado mediante el precepto 45, inciso a) de la Ley no. 8292 de 31 de julio de 2002, -Ley de control Interno-. En consecuencia, el canon 71 de la LOCGR vigente establece un plazo prescriptivo de cinco años, cuando la falta sea notoria, desde el acaecimiento del hecho. Cuando no es de dicho tipo, sea cuando se requiera una investigación o estudio de auditoría, el quinquenio se computará a partir de la data cuando el informe se haga de conocimiento del jerarca o funcionario competente para iniciar el correspondiente procedimiento.

La prescripción se interrumpe, con efectos continuados-, con la notificación al intimado de la apertura del procedimiento administrativo sancionatorio. Así, merced a esta reforma se aumentó el lapso de prescripción de dos a cinco años y se eliminó el concepto de servidor de la Hacienda Pública”. Por ende, se pasó de un régimen subjetivo, -especial condición del servidor-, a uno objetivo, donde se define por la naturaleza de la conducta que se estime constitutiva de la falta. Sea si lo intimado va más allá de la simple responsabilidad disciplinaria, por lo que se regula entre las infracciones preceptuadas en la LOCGR, o en el ordenamiento de control y fiscalización superior. Por consiguiente, constituye un régimen especial, con reglas prescriptivas concretas, que se sobreponen al régimen general aplicable en materia de empleo público. Lo expuesto de consuno con lo regulado en los cardinales 44m de la Ley Contra La Corrupción y el enriquecimiento Ilícito; 43 de la Ley General de Control Interno (LCI) y 71 de la LOCGR. Sobre el particular pueden consultare las sentencias de este Tribunal números 177-2019 del 31 de octubre de 2019, 117 de 12 horas 4 minutos del 12 de setiembre de 2018. [...]

IX.Los jueces en lo de interés, resolvieron: “…conforme a la legislación y jurisprudencia que informa la materia, no ha operado la prescripción, debido a que se ha venido interpretando con fundamento en dicho ordinal 603, (del Código de Trabajo) que cuando se deban realizar procedimientos administrativos disciplinarios, existen dos plazos de prescripción, uno de un mes para darle curso y notificarlo y otro de un mes para ejecutar la sanción disciplinaria, sin que en el presente asunto hayan acaecido ninguno de los dos plazos prescriptivos. Conforme al estudio de los hechos acontecidos en el presente asunto, tenemos en cuanto al primer plazo del mes, que corre desde que la autoridad competente para imponer la sanción tiene conocimiento de la anomalía y hasta que se notifica el auto inicial al investigado… en el presente caso no ha transcurrido, debido a que como consta en el hecho probado segundo, por oficio número AUD-19-C-2014 del 30 de enero del 2014… le expresan al señor Gerardo Porras Sanabria, Gerente General, que en un período evaluado del 01 de enero del 2012 al 31 de enero del 2013, se determinó el pago de facturas a través del fondo de caja chica y mediante a Agencia de Publicidad HWP, en la que figuran como proveedores del servicio, personas vinculadas por consanguinidad y afinidad a doña Kattia Rivera González, Jefe de Mercadeo estratégico, además de incumplimientos sobre lo establecido en el reglamento de Caja Chica y se realizaron pagos a personas vinculadas con la señora Kattia Rivera González…

En razón de ello, mediante oficio GC 044-2014 del 12 de marzo del 2014, el… Gerente General, solicita se nombre un órgano director del procedimiento administrativo para investigar la actuación de la funcionaria Kattia Rivera González, para determinar la eventual responsabilidad que le corresponde… (hecho probado quinto que consta a folio 69 del expediente judicial). En razón de ello, tenía la Administración hasta el 12 de abril para notificar el auto inicial de apertura del procedimiento, lo cual acaeció el día 26 de marzo del 2014… por presuntamente infringir los numerales22 bis y 62 de la Ley de Contratación Administrativa, numeral 3 sobre el deber de probidad y 48 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, violación del artículo 1, inciso 14 del reglamento a la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, punto 3 y 4 del Código de Ética del Banco Crédito Agrícola de Cartago.

Procediendo a realizar intimación de cargos a la señora Rivera González… En lo referente al mes para imponer la sanción disciplinaria, que corre desde que se dicta el acto definitivo y firme y hasta que se impone la sanción, tampoco ha (sic) transcurrió, debido a que el acto definitivo y firme se dictó mediante resolución número GG-152-2014 de las 16:00 horas del 19 de setiembre del 2014, dictado por el señor Gerardo Porras Sanabria, en su condición de Gerente General, y conociendo el recurso de apelación y nulidad concomitante, y al haberse ejecutado el acto (sic) despido el día 12 de octubre del 2014, se encuentra dictado en tiempo”. Lo dispuesto por los juzgadores en cuanto a la existencia de un primer plazo de un mes, desde que se tuvo conocimiento de los hechos, o bien, se concluyó la investigación previa y hasta que se comunica al funcionario la apertura del procedimiento administrativo disciplinario.

Así como de un segundo lapso prescriptivo mensual, que corre desde el dictado del acto final- definitivo y hasta que se ejecuta, resulta conteste con lo resuelto por este Órgano decisor sobre el particular en lo atinente al cardinal 603 del CT, no así como se expresó en lo regulado en el canon 71 de la LOCGR, que es la que resulta aplicable en el subexamine. En cuanto al precepto 603 del CT se ha expresado: “…acorde con la jurisprudencia constitucional, en criterio que fue prohijado por la Sala Segunda, este Tribunal comparte que una vez iniciado formalmente el procedimiento disciplinario y hasta que se dicte el acto final, el devenir normal de éste impide que se constate la prescripción. Una vez clarificado lo anterior, ha de retomarse el alegato planteado por la casacionista”. Sentencia no. 98 de 8 horas 40 minutos del 3 de setiembre de 2015. La impugnante, contrario a lo expuesto, arguye, operó la prescripción del procedimiento porque la fase de investigación excedió del mes consagrado en el precepto 603 del CT.

Sea, acusa la prescripción de la potestad sancionatoria al haber pasado más de un mes entre el momento cuando los autos estuvieron listos para emitir la recomendación final, -12 de mayo de 2014- y cuando se comunicó a la Gerencia General, -el 18 de agosto de ese año-. No obstante, aún de haber resultado aplicable el artículo 603 ibid, que como se expuso no lo es, el lapso prescriptivo se habría interrumpido después de la notificación del acto de apertura del procedimiento, por lo que el tiempo transcurrido desde el 12 de mayo y hasta el 18 de agosto no conllevaría a que la prescripción hubiere operado. Asimismo, según se apuntó supra, mediante resoluciones de la Dirección de Talento Humano números THPD-006-2014 del 23 de mayo de 2014 y THPD-0106-2014 del 3 de julio de 2014, se le concedieron al órgano director prórrogas de 30 días hábiles, respectivamente, razón de más para tener por improcedente la alegada prescripción.

No debe olvidarse, como lo ha dispuesto la Sala Constitucional los actos administrativos, como los citados, dado que se localizan en la fase de instrucción del procedimiento administrativo, tienen la virtud de interrumpir continuadamente la prescripción. Tales resoluciones constituyen actos de trámite dentro de la formación del acto final, ya que la recomendación de si corresponde despedir o no, se dicta hasta que se remite a la Gerencia General, por ser al Gerente General a quien le competía dictar el acto correspondiente. Ello significa, dado que las actuaciones estuvieron dirigidas a la emisión del acto final, entonces, no operó la prescripción. Por ende, el lapso transcurrido entre los actos que en opinión de la impugnante configurarían la prescripción, no conducen al acaecimiento del plazo fatal, porque forman parte integrante del procedimiento administrativo. Este Tribunal debe recalcar, debido a que de conformidad con las situaciones fácticas se tuvieron por conculcados los cardinales 3 y 48 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública; entonces se está ante faltas con afectación a la hacienda pública.

Así, ha de tenerse presente, debido a la reforma del canon 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (LOCGR), efectuada por el cardinal 45 de la Ley no. 8292 del 31 de julio de 2002 (Ley de Control Interno), se pasó de un sistema subjetivo a uno objetivo. De ahí, en la actualidad, lo primordial para establecer si en un procedimiento administrativo sancionador aplica el plazo prescriptivo de la LOCGR, es la naturaleza de la conducta, sea, si la falta acusada corresponde a las reguladas en alguna de las leyes de control y fiscalización superior, -como en la especie-, o bien, en la propia LOCGR. Ahora bien, por tratarse de un sistema normativo sectorial con regulaciones especiales, prevalecen sobre la normativa general, en este asunto el CT. En consecuencia, aquí el plazo prescriptivo no corresponde al de un mes dispuesto en la última de las normas mencionadas, si no al de cinco años consagrado en el canon 71 de la LOCGR, según se expuso supra.

En todo caso, esto no modifica lo resuelto por los jueces, luego avalado por este Tribunal, en lo concerniente a que no operó la prescripción, aún si se estimara que el lapso prescriptivo era el de un mes, regulado en el artículo 603 del CT. Consecuentemente, se rechaza el agravio".