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Res. 04341-2009 Sala Constitucional · Sala Constitucional · 2009
OutcomeResultado
The amparo is granted, official letter DG-3113-2008 is annulled, and the administration is ordered to allow the lawyer access to administrative files upon mere proof of his status as a lawyer.Se declara con lugar el recurso de amparo, se anula el oficio DG-3113-2008 y se ordena permitir al abogado acceder a los expedientes administrativos con su simple acreditación como tal.
SummaryResumen
The Constitutional Chamber reviewed an amparo action against the Dirección General de Migración y Extranjería, which had required a lawyer to present a power of attorney for each case in order to access the administrative files of the persons he represented. The Chamber found that this requirement constituted an unreasonable and disproportionate limitation on the fundamental right of petition and access to information guaranteed by Article 30 of the Political Constitution. The ruling emphasizes that, under Article 272 of the General Law of Public Administration, lawyers have the right to examine, read, and copy any piece of the file at any stage of the proceeding, with the sole exception of sensitive or confidential data. The mere existence of the official letter was deemed a real threat to the petitioner’s and his clients’ rights, as it hindered the exercise of the right of defense and access to administrative justice. Consequently, the amparo was granted, the contested order was annulled, and the Directorate was ordered to allow access to the files upon simple proof of the petitioner’s status as a lawyer.La Sala Constitucional conoció un recurso de amparo contra la Dirección General de Migración y Extranjería, que mediante oficio exigió a un abogado presentar un poder otorgado en cada caso para acceder a los expedientes administrativos de las personas que representaba. La Sala determinó que esta exigencia constituía una limitación irrazonable y desproporcionada al derecho fundamental de petición y acceso a la información consagrado en el artículo 30 de la Constitución Política. La sentencia subraya que, conforme al artículo 272 de la Ley General de la Administración Pública, los abogados tienen derecho a examinar, leer y copiar cualquier pieza del expediente en cualquier fase del procedimiento, con la única excepción de los datos sensibles o confidenciales. La mera existencia del oficio fue considerada una amenaza real al derecho del recurrente y de sus representados, ya que impedía el ejercicio del derecho de defensa y el acceso a la justicia administrativa. En consecuencia, el recurso fue declarado con lugar, se anuló el oficio impugnado y se ordenó a la Dirección permitir el acceso a los expedientes con la simple acreditación de la condición de abogado.
Key excerptExtracto clave
“In the present case, the question is whether the requirement contained in official letter DG-3113-2008 [...] constitutes an unreasonable limitation on the right enshrined in Article 30 of the Political Constitution. [...] IV.- However, it is clear to this Chamber that the conduct of the respondent authority, in the present case, bears no relationship of reasonableness and proportionality to the power vested in the Administration to regulate the form and manner in which public services must be provided to those under its administration. Indeed, note that according to the provisions of Article 272 of the General Law of Public Administration, its content is clear and concise in establishing that lawyers shall have the right at any stage of the proceeding to examine, read, and copy any piece of the file of their interest – except for sensitive or confidential data of those appearing in the file – so that what was adopted by the respondent with regard to the petitioner constitutes a clear restriction of the right protected by Article 30 of the Political Constitution, in close connection with the cited rule 272, which affects the exercise of the right of defense and access to administrative justice of the amparo beneficiary.”“En el presente caso se discute si el requisito contenido en el oficio DG-3113-2008 [...] se constituye en una limitación irrazonable al derecho consagrado en el artículo 30 de la Constitución Política. [...] IV.- Sin embargo, resulta claro para esta Sala que la actuación de la autoridad recurrida, en el presente caso, no guarda ninguna relación de razonabilidad y proporcionalidad con la facultad que le asiste a la Administración de regular la forma y el modo en que se deben prestar los servicios públicos a los administrados. En efecto, nótese que de acuerdo a lo dispuesto por el numeral 272 de la Ley General de la Administración Pública, su contenido es claro y conciso al establecer que los abogados tendrán el derecho en cualquier fase del procedimiento a examinar, leer y copiar cualquier pieza del expediente de su interés -salvo lo relativo a los datos sensibles o confidenciales de quienes figuren en el expediente-, de manera que lo adoptado por la recurrida respecto al recurrente se constituye una clara restricción del derecho protegido en el artículo 30 de la Constitución Política, en íntima relación con la norma del 272 citada que incide en el ejercicio del derecho de defensa y de acceso a la justicia administrativa del amparado.”
Pull quotesCitas destacadas
"los individuos gozan de la posibilidad de revisar en forma irrestricta la documentación existente en aquellos asuntos donde sean parte, es claro que la Administración puede regular la forma en que los usuarios puedan acceder a los legajos administrativos, en estricto apego a los principios de razonabilidad y proporcionalidad en función del buen servicio público."
"Individuals enjoy the possibility of unrestrictedly reviewing the existing documentation in those matters where they are a party; it is clear that the Administration may regulate the manner in which users may access administrative files, in strict adherence to the principles of reasonableness and proportionality in the interest of good public service."
Considerando II
"los individuos gozan de la posibilidad de revisar en forma irrestricta la documentación existente en aquellos asuntos donde sean parte, es claro que la Administración puede regular la forma en que los usuarios puedan acceder a los legajos administrativos, en estricto apego a los principios de razonabilidad y proporcionalidad en función del buen servicio público."
Considerando II
"la simple existencia del oficio número DG-3113-2008 se constituye, en la especie, en una real amenaza al derecho fundamental protegido por el numeral 30 de la Constitución Política que le asiste al recurrente y a su representado"
"the mere existence of official letter DG-3113-2008 constitutes, in this case, a real threat to the fundamental right protected by Article 30 of the Political Constitution enjoyed by the petitioner and his client."
Considerando III
"la simple existencia del oficio número DG-3113-2008 se constituye, en la especie, en una real amenaza al derecho fundamental protegido por el numeral 30 de la Constitución Política que le asiste al recurrente y a su representado"
Considerando III
"de acuerdo a lo dispuesto por el numeral 272 de la Ley General de la Administración Pública, su contenido es claro y conciso al establecer que los abogados tendrán el derecho en cualquier fase del procedimiento a examinar, leer y copiar cualquier pieza del expediente de su interés -salvo lo relativo a los datos sensibles o confidenciales de quienes figuren en el expediente-"
"according to the provisions of Article 272 of the General Law of Public Administration, its content is clear and concise in establishing that lawyers shall have the right at any stage of the proceeding to examine, read, and copy any piece of the file of their interest – except for sensitive or confidential data of those appearing in the file."
Considerando IV
"de acuerdo a lo dispuesto por el numeral 272 de la Ley General de la Administración Pública, su contenido es claro y conciso al establecer que los abogados tendrán el derecho en cualquier fase del procedimiento a examinar, leer y copiar cualquier pieza del expediente de su interés -salvo lo relativo a los datos sensibles o confidenciales de quienes figuren en el expediente-"
Considerando IV
Full documentDocumento completo
**I.** By official letter DG-3113-2008 dated October 13, 2008, signed by the Chief of Staff of the Dirección General de Migración y Extranjería, the appellant was informed that, to request the resolution of a petition filed on behalf of several persons, he had to provide the processing receipt, case file number, and a power of attorney (poder) granted in each case, in order to obtain the information required in that regard (folio 7).
**II.- On the merits.** In the present case, it is discussed whether the requirement contained in official letter DG-3113-2008 dated October 13, 2008, adopted by the Dirección General de Migración y Extranjería and delivered to the appellant (regarding access to the pieces of the administrative case files), in the sense that: "(...) you must process the consultations you wish through our service platform with the appropriate processing receipt, case file number, and power of attorney granted in each case, so that you may obtain the required information. (...)" constitutes an unreasonable limitation on the right enshrined in Article 30 of the Political Constitution. On this matter, although individuals enjoy the possibility of unrestrictedly reviewing the documentation existing in those matters where they are a party, it is clear that the Administration can regulate the way in which users may access administrative records, in strict adherence to the principles of reasonableness (razonabilidad) and proportionality in accordance with good public service.
**III.** On the other hand, while it is true that, from the report rendered under the solemnity of oath, the Director General and the Head of the Service Platform, both of the Dirección General de Migración y Extranjería, indicate that they have no record of the appellant having appeared before the Service Platform Sub-Process to consult any administrative case file, this Court is of the opinion that the mere existence of official letter number DG-3113-2008 constitutes, in this case, a real threat to the fundamental right protected by numeral 30 of the Political Constitution held by the appellant and his represented party, because even if he had not appeared to consult the case files that interest him, as they indicate, the document was directed clearly and specifically to the appellant stating that he must provide the corresponding power of attorney, and said violation is verified in the act without him necessarily having to go to the administrative offices, where there is evidently a high degree of probability that the officials assigned to provide that service will demand the requirement of the power of attorney contained in that memorandum in order to access them, in strict application of the orders issued by the Chief of Staff of the Dirección General de Migración y Extranjería, thereby sufficiently threatening the right claimed.
**IV.-** However, it is clear to this Chamber that the action of the respondent authority, in the present case, bears no relationship of reasonableness and proportionality to the power held by the Administration to regulate the form and manner in which public services must be provided to those under its administration. Indeed, it is noted that in accordance with the provisions of numeral 272 of the General Law of Public Administration, its content is clear and concise in establishing that lawyers shall have the right at any stage of the procedure to examine, read, and copy any piece of the case file of their interest -except for sensitive or confidential data of those appearing in the file-, such that the action adopted by the respondent regarding the appellant constitutes a clear restriction of the right protected in Article 30 of the Political Constitution, in close relation to the cited standard 272, which affects the exercise of the right of defense and access to administrative justice of the protected party. It is plainly evident that the requirement analyzed here, far from improving the conditions under which the respondent authority provides its services, rather tends to establish an impediment to the right that the claimant enjoys, by his status as a lawyer, to access the pieces of the administrative case files for the matters he represents (On this matter, refer to what is stated in judgment N° 2006-10343 of 6:26 p.m. on July 19, 2006).
**V.-** For all the foregoing, it is appropriate to grant this appeal, to annul official letter number DG-3113-2008 dated October 13, 2008 adopted by the Dirección General de Migración y Extranjería, and, consequently, to order the respondent Director to allow the appellant access to the administrative case files of his interest, with his simple accreditation as a lawyer at the time of processing said procedure.
By means of official letter DG-3113-2008 dated October 13, 2008, signed by the Head of Office of the Dirección General de Migración y Extranjería, the petitioner was informed that, in order to request the resolution of a filing submitted on behalf of several persons, he had to provide the filing receipt, the expediente number, and a power of attorney (poder) granted in each case, in order to obtain the information requested in that regard (folio 7).
II.- On the merits. In the present case, the issue is whether the requirement contained in official letter DG-3113-2008 dated October 13, 2008, adopted by the Dirección General de Migración y Extranjería and delivered to the petitioner (in relation to access to the pieces of the administrative expedientes), to the effect that: "(…) he must process before our service platform the consultations he wishes with the proper filing receipt, expediente number, and power of attorney granted in each case, so that he may obtain the required information. (…)" constitutes an unreasonable limitation on the right enshrined in Article 30 of the Constitución Política. On this point, although individuals enjoy the possibility of unrestrictedly reviewing the existing documentation in those matters where they are parties, it is clear that the Administration may regulate the way in which users may access the administrative files, in strict adherence to the principles of reasonableness (razonabilidad) and proportionality in the interest of good public service.
III.On the other hand, while it is true that in the report rendered under the solemnity of oath, the Director General and the Head of the Service Platform, both of the Dirección General de Migración y Extranjería, state that they have no record that the petitioner appeared before the Sub Proceso de Plataforma de Servicios to consult any administrative expediente, this Tribunal is of the opinion that the mere existence of official letter number DG-3113-2008 constitutes, in this instance, a real threat to the fundamental right protected by Article 30 of the Constitución Política that assists the petitioner and his client, because even in the event that he has not appeared to consult the expedientes of interest to him as they state, the document was addressed clearly and specifically to the petitioner to the effect that he must provide the corresponding power of attorney, and said violation is evident in the act without him necessarily having to attend the administrative offices where there is evidently a high degree of probability that the officials in charge of providing that service will demand the power-of-attorney requirement contained in that memorial in order to access them, in strict application of the orders issued by the Head of Office of the Dirección General de Migración y Extranjería, whereby the claimed right is sufficiently threatened.
IV.- However, it is clear to this Chamber that the action of the respondent authority, in the present case, bears no relationship of reasonableness (razonabilidad) and proportionality to the power vested in the Administration to regulate the form and manner in which public services must be provided to citizens. Indeed, note that according to the provisions of Article 272 of the Ley General de la Administración Pública, its content is clear and concise in establishing that attorneys shall have the right at any phase of the procedure to examine, read, and copy any piece of the expediente of their interest — except for sensitive or confidential data of those appearing in the expediente —, so that what was adopted by the respondent with respect to the petitioner constitutes a clear restriction of the right protected in Article 30 of the Constitución Política, in close connection with the cited Article 272, which affects the exercise of the right of defense and of access to administrative justice of the protected party. It is clearly evident that the requirement analyzed here, far from improving the conditions under which the respondent authority provides its services, tends rather to establish an impediment to the right that the claimant, by virtue of his status as an attorney, has to access the pieces of the administrative expedientes of the matters he represents (On this point, heed what was said in judgment No. 2006-10343 at 18:26 hrs. on July 19, 2006).
V.- For all the foregoing, it is appropriate to declare the present recurso with merit, annul official letter number DG-3113-2008 dated October 13, 2008, adopted by the Dirección General de Migración y Extranjería, and, consequently, order the respondent Director to allow the petitioner access to the administrative expedientes of his interest, upon his simple accreditation as an attorney at the time of processing said procedure."
“Unico. Mediante oficio DG-3113-2008 de fecha 13 de octubre de 2008, suscrito por el Jefe de Despacho de la Dirección General de Migración y Extranjería, se le indicó al recurrente que, para solicitar la resolución de una gestión presentada a favor de varias personas, debía aportar el comprobante de trámite, número de expediente y un poder otorgado en cada caso, a fin de obtener la información requerida en ese sentido (folio 7).
II.- Sobre el fondo. En el presente caso se discute si el requisito contenido en el oficio DG-3113-2008 de fecha 13 de octubre de 2008 adoptado por la Dirección General de Migración y Extranjería y entregado al recurrente (en relación con el acceso a las piezas de los expedientes administrativos), en el sentido que: “(…) debe gestionar ante nuestra plataforma de servicios las consultas que desee con el debido comprobante de trámite, número de expediente y poder otorgado en cada caso, para que pueda obtener la información requerida. (…)” (La cursiva no consta en el original) se constituye en una limitación irrazonable al derecho consagrado en el artículo 30 de la Constitución Política. Sobre el particular, aunque los individuos gozan de la posibilidad de revisar en forma irrestricta la documentación existente en aquellos asuntos donde sean parte, es claro que la Administración puede regular la forma en que los usuarios puedan acceder a los legajos administrativos, en estricto apego a los principios de razonabilidad y proporcionalidad en función del buen servicio público.
III.Por otro lado, si bien es cierto del informe rendido bajo la solemnidad del juramento, el Director General y la Jefa de Plataforma de Servicios, ambos, de la Dirección General de Migración y Extranjería indican que no les consta que el recurrente se haya presentado ante el Sub Proceso de Plataforma de Servicios a consultar expediente administrativo alguno, este Tribunal es del criterio que la simple existencia del oficio número DG-3113-2008 se constituye, en la especie, en una real amenaza al derecho fundamental protegido por el numeral 30 de la Constitución Política que le asiste al recurrente y a su representado, pues aún en el caso de que éste no se haya apersonado a consultar los expedientes que le interesen como indican, el documento fue dirigido clara y específicamente al recurrente en el sentido de que debe aportar el poder correspondiente constatándose en el acto dicha violación sin que tenga necesariamente que acudir a los estrados administrativos donde evidentemente existe un alto grado de probabilidad que los funcionarios destacados de brindar ese servicio le exijan el requisito del poder contenido en ese memorial para poder accesar a ellos, en estricta aplicación a las órdenes dispuestas por el Jefe de Despacho de la Dirección General de Migración y Extranjería, con lo cual resulta suficientemente amenazado el derecho acusado.
IV.- Sin embargo, resulta claro para esta Sala que la actuación de la autoridad recurrida, en el presente caso, no guarda ninguna relación de razonabilidad y proporcionalidad con la facultad que le asiste a la Administración de regular la forma y el modo en que se deben prestar los servicios públicos a los administrados. En efecto, nótese que de acuerdo a lo dispuesto por el numeral 272 de la Ley General de la Administración Pública, su contenido es claro y conciso al establecer que los abogados tendrán el derecho en cualquier fase del procedimiento a examinar, leer y copiar cualquier pieza del expediente de su interés -salvo lo relativo a los datos sensibles o confidenciales de quienes figuren en el expediente-, de manera que lo adoptado por la recurrida respecto al recurrente se constituye una clara restricción del derecho protegido en el artículo 30 de la Constitución Política, en íntima relación con la norma del 272 citada que incide en el ejercicio del derecho de defensa y de acceso a la justicia administrativa del amparado. A todas luces es evidente que el requisito aquí analizado, lejos de mejorar las condiciones en que la autoridad recurrida presta sus servicios, tiende más bien a establecer un impedimento al derecho que goza el actor, por su condición de abogado, en acceder a las piezas de los atiéndase lo dicho en la sentencia N° 2006-10343 de las 18:26 hrs. de 19 de julio de 2006).
V.- Por todo lo expuesto, lo procedente es declarar con lugar el presente recurso, anular el oficio número DG-3113-2008 de fecha 13 de octubre de 2008 adoptado por la Dirección General de Migración y Extranjería y, en consecuencia, ordenarle al Director recurrido que le permita al recurrente tener acceso a los expedientes administrativos de su interés, con su simple acreditación como abogado al momento de gestionar dicho trámite.”
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