Decreto 44084 — Registration of manufacturers and treaters of wood packaging

throughout the entire text - Full Text of Standard 44084 Registry of Manufacturers and Treaters of Wood Packaging Material Used in International Trade N°44084 -MAG THE PRESIDENT OF THE REPUBLIC AND THE MINISTER OF AGRICULTURE AND LIVESTOCK In exercise of the powers conferred upon them by articles 140, subsections 3), 8), 18), and 20), and 146 of the Political Constitution; articles 25, 27.1, 28.2.b, of the General Public Administration Law, Law Nº 6227 of May 2, 1978; the Law for the Promotion of Agricultural Production, incorporating the Organic Law of the Ministry of Agriculture and Livestock, Law Nº 7064 of April 29, 1987; the Phytosanitary Protection Law, Law Nº 7664 of April 8, 1997.

1That the Agreement on Sanitary and Phytosanitary Measures of the World Trade Organization (WTO) allows members to adopt and apply measures necessary to protect human and animal life or health or to preserve plants, and encourages the use of harmonized phytosanitary measures among Members, based on standards, guidelines, and recommendations developed by the competent international organizations, including the competent international and regional organizations operating within the framework of the International Plant Protection Convention.
2That the Commission on Phytosanitary Measures of the International Plant Protection Convention adopted the International Standard for Phytosanitary Measures No. 15 (ISPM 15), which establishes the regulation of wood packaging material used in international trade, in 2002, with its latest modification in 2018.
3That the aforementioned Standard indicates that the production of wood packaging material involves two main activities: manufacture and treatment and marking of treated packaging.
4That wood packaging material is usually made of raw wood that has not received adequate treatment or processing to eliminate pests present in it, which causes it to become a pathway for the introduction and spread of quarantine pests.
5That the State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado) possesses instrumental legal standing and broad powers to fulfill the objectives, purposes, and competencies established by its founding law, the Phytosanitary Protection Law, Law N° 7664 of August 8, 1997.
6That according to the Phytosanitary Protection Law, Law N° 7664 of August 8, 1997, the functions of the State Phytosanitary Service are: to advise on phytosanitary protection matters and recommend the issuance of necessary legal standards in this field; as well as to conduct phytosanitary control of the national and international exchange of plants, packaging and conditioning materials, and means of transport capable of spreading or introducing pests that threaten food security and the economic activity on which agricultural production is based.
7That the phytosanitary measures established by the State Phytosanitary Service, by virtue of the application of the Phytosanitary Protection Law, Law N°7664 of April 8, 1997, are of public interest and mandatory application.
8That in order to provide follow-up on wood packaging material used in international trade, it is necessary to regulate the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.
9That upon the eventual detection in the destination country of a pest in wood packaging material originating from Costa Rica, it is necessary to have traceability of the treatment performed, to be able to carry out the corresponding corrective actions at the place of manufacture or treatment of that packaging, and to prevent the situation from recurring.
10That according to Article N°.4 of the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Procedures, Law N°8220 of March 4, 2002, every procedure or requirement that the administered party must fulfill must be set forth in a law, a decree, or a regulation and be published in the official gazette La Gaceta.
11That this proposed regulation conforms to the exception provided for in Article 2, subsections a) and e) of Directive N° 052-MP-MEIC, called "Moratorium on the creation of new procedures, requirements, or processes for citizens to obtain permits, licenses, or authorizations", insofar as it is an initiative promoted within the framework of regulatory improvement, aimed at improving processes, simplifying procedures, and reducing resolution times and deadlines for the benefit of the citizen; by virtue of the foregoing, it is concluded that the benefit of said regulation is greater than its absence.
12That in accordance with the provisions of article 12 bis of Executive Decree N° 37045 of February 22, 2012, and its amendment, "Regulation to the Law for the Protection of Citizens from Excessive Administrative Procedures and Requirements", this regulation complies with the principles of regulatory improvement, according to the second-time report N° DMR-DAR-INF-033-2022 issued by the Directorate of Regulatory Improvement and Technical Regulation of the Ministry of Economy, Industry and Commerce.

REGISTRY OF MANUFACTURERS AND TREATERS OF WOOD PACKAGING MATERIAL USED IN INTERNATIONAL TRADE

CONSIDERING

Therefore,

DECREE

The objective of this decree is to regulate the registration and renewal process in the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade, in accordance with the provisions of Executive Decree N° 32622-MAG Regulation of Wood Packaging Material Used in International Trade of August 4, 2005, and the International Standard for Phytosanitary Measures called Regulation of wood packaging material used in international trade (ISPM 15), of the International Plant Protection Convention, of May 27, 2019.

For the purposes of this decree, the following definitions shall apply:

1. Annual fee (Anualidad): Annual payment made for the maintenance of the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

2. Phytosanitary Operation Certificate (Certificado Fitosanitario de Operación): Official document granted to any natural or legal person engaged in the manufacture and treatment of wood packaging material.

3. Department of Phytosanitary Certification (Departamento de Certificación Fitosanitaria): Technical body of the SFE responsible for administering the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material.

4. Wood packaging material (Embalaje de madera): Wood or wood products (excluding paper products) used for supporting, protecting, or carrying a commodity (includes dunnage) [ISPM 15, 2002].

5. Authorized entity (Ente autorizado): Natural or legal person officialized by the State Phytosanitary Service, after analysis of the technical and scientific capacity for the inspection and assessment of treatments applied to wood packaging material.

6. Manufacturer of wood packaging material (Fabricante de embalaje de madera): Natural or legal person engaged in the manufacture of wood packaging material.

7. ISO: International Organization for Standardization.

8. Inspection Logbook (Libro de Inspección): Logbook in which a record shall be kept of phytosanitary actions such as inspection, sampling, surveillance, or treatments, carried out by the Department of Phytosanitary Certification of the SFE, and the recommendations to be followed, which shall be of mandatory compliance.

9. Wood (as a commodity class): Commodities such as round wood, sawn wood, wood chips, and wood residues with or without bark, excluding wood packaging material, processed wood material, and bamboo products.

10. Mark (Marca): Official stamp or seal, internationally recognized, applied to wood packaging material that has received treatment, in accordance with ISPM 15.

11. ISPM (NIMF): International Standard for Phytosanitary Measures.

12. ISPM 15 (NIMF 15): International Standard for Phytosanitary Measures "Regulation of wood packaging material used in international trade".

13. Official: Established, authorized, or performed by a National Plant Protection Organization. (FAO, 1990).

14. Treater of wood packaging material (Tratante de embalaje de madera): Natural or legal person engaged in the manufacture and treatment of wood packaging material, in accordance with ISPM 15.

15. Registrant (Registrante): Natural or legal person who performs the act of registering to be part of the Registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

16. SFE: State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado).

17. State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado): Branch of the Ministry of Agriculture and Livestock, responsible for ensuring the phytosanitary protection of Costa Rica.

18. Treatment (Tratamiento): Official procedure for killing, inactivating, or removing pests, or for rendering pests infertile or devitalizing them [FAO 1990; revised FAO, 1995; ISPM 15, 2002; ISPM 18, 2003; CPM, 2005].

19. Heat treatment (Tratamiento con calor): Process by which a commodity is subjected to heat until it reaches a minimum temperature for a minimum period of time, according to an official technical specification [ISPM 15, 2002; revised CPM, 2005].

This decree applies to any natural or legal person who manufactures or treats wood packaging material to be used in international trade, who must be registered in the Registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade of the State Phytosanitary Service (hereinafter SFE), managed by the Department of Phytosanitary Certification, complying with the documentation and requirements established in this decree.

The following products are excepted from registration in the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade because, having been subjected to industrial processes, they present a sufficiently low risk of introducing pests to the destination country:

1. Wood packaging material made entirely of thin wood (6 millimeters or less in thickness).

2. Wood packaging material made entirely of processed wood material, such as plywood, particle board, oriented strand board, or veneer sheets produced using glue, heat, pressure, or a combination thereof.

3. Barrels for wine and spirits that have been heated during manufacture.

4. Gift boxes for wine, cigars, and other products made of wood that has been processed and/or manufactured in such a way as to be free of pests.

5. Sawdust, wood chips, and wood wool.

6. Wood components permanently installed in freight vehicles or containers.

For purposes of the annual fee for the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade, the provisions of Article 2, subsection 2a of Executive Decree N° 27763 Setting of tariffs for services of the Ministry of Agriculture and Livestock, of March 10, 2009, and its amendments, shall apply. In addition, the following aspects must be considered:

1. The annual fee is paid at the beginning of each period counted from the date on which the registry registration was approved.

2. This payment is made for the maintenance of the registry, which includes activities carried out by the Department of Phytosanitary Certification related to pest monitoring, inspection of facilities for manufacturing and treatment of wood packaging, sampling for phytosanitary diagnosis, follow-up on pest detections in destination countries, talks, and training.

3. The amount of the annual fee shall be automatically updated based on the consumer price index value of the previous year. Said update shall take effect as of February 1st of each year and shall be published in the list of tariffs for SFE services on its official website.

For registration in the registry, the following requirements must be met:

1. Submit the registration application form for the registry of manufacturers of wood packaging material used in international trade, electronically through the system that the SFE will make available on its website, or on paper using the form found in Annex 1 of this decree. In said form, the following information must be provided:

a. Name of the natural or legal person.

b. Name of the legal representative (in the case of a legal person).

c. Identification number of the legal representative (in the case of a legal person).

d. Natural or legal person identification number.

e. Contact information including: telephone numbers, fax, exact address of the packaging manufacturing site indicating province, canton, district, and other details, postal address, and email address for notifications.

f. Name and registration number of the company providing the treatment service.

g. Type of packaging that requires treatment (for example, lumber, American pallet, European pallet, boxes, crates, or cable reels).

h. Wood species used to manufacture the packaging.

i. Origin of the raw material (for example, forest plantation, suppliers, or imported).

j. Approximate volume of wood or packaging to be treated (monthly).

k. If a marketer, indicate the clients, detailing: name of the natural or legal company to which treated packaging is sold, volume of wood to be treated in cubic meters per month, quantity and type of packaging (for example, pallets, crates, boxes, or cable reels) per month, and tree species used to build the packaging.

2. Name, signature, and identification number.

3. Present a valid identity document (for natural persons) or a copy of the valid legal standing document (for legal persons).

4. In the case of legal persons, present the up-to-date identity document of the legal representative. If the latter is a foreigner without a residence identification card, the legal entity must have a resident agent, therefore, it is necessary to provide a copy of said agent's identity card.

5. Be registered, up-to-date, or with a payment arrangement in the Information System of the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense del Seguro Social): as an independent worker (in the case of natural persons), or as an employer (in the case of legal persons). In the case of legal persons not registered as an employer and without a payroll, it will also be accepted that at least one of its legal representatives is registered and up-to-date or with a payment arrangement as an independent worker before the Costa Rican Social Security Fund. This requirement will be verified internally by the institution.

6. Pay the amount corresponding to the annual fee, and present the bank deposit receipt or the corresponding electronic invoice.

7. Provide a sketch of the location of the wood packaging manufacturing workshop for export.

8. Present a sworn statement (declaración jurada), in accordance with Annex 2, indicating compliance with the Instructions for inspection of wood packaging material manufacturing facilities used in international trade, which will be provided by the Department of Phytosanitary Certification and published on the SFE website (Annex 6).

9. If it is necessary to store treated packaging at the manufacturing facilities, a conditioned warehouse must be available exclusively for this purpose, in accordance with the Instructions for inspection of wood packaging material manufacturing facilities used in international trade (Annex 6).

For registration in the registry, the following requirements must be met:

1. Submit the registration application form for the registry of treaters of wood packaging material used in international trade, electronically through the system that the SFE will make available on its website, or on paper using the form found in Annex 3 of this decree. In said form, the following information must be provided:

a. Name of the natural or legal person.

b. Name of the legal representative (in the case of a legal person).

c. Identification number of the legal representative (in the case of a legal person).

d. Natural or legal person identification number.

e. Contact information including: telephone numbers, fax, exact address of the treatment facilities indicating province, canton, district, and other details, postal address, and email address for notifications.

f. Type of packaging treated (for example, lumber, American pallet, European pallet, boxes, crates, or cable reels).

g. Kiln capacity and wood species used, detailing: total kiln capacity for wood in pieces (cubic meters), total capacity for American pallets (units), total capacity for European pallets (units), total capacity for boxes or crates (units), total capacity for cable reels (units), and total capacity for others (in units), and the species used for each type of packaging.

h. Origin of the raw material (for example, forest plantation, suppliers, or imported).

i. Main clients to whom the wood packaging treatment service is provided, detailing: Client name, quantity or volume of wood to be treated (cubic meters per month), quantity and type of packaging (for example, pallets, crates, boxes, or cable reels) per month, and tree species.

j. Name, signature, and identification number.

2. Present a valid identity document (for natural persons) or a copy of the valid legal standing document (for legal persons).

3. In the case of legal persons, present the up-to-date identity document of the legal representative. If the latter is a foreigner without a residence identification card, the legal entity must have a resident agent, therefore, it is necessary to provide a copy of said agent's identity card.

4. Be registered, up-to-date, or with a payment arrangement in the Information System of the Costa Rican Social Security Fund (Caja Costarricense del Seguro Social): as an independent worker (in the case of natural persons), or as an employer (in the case of legal persons). In the case of legal persons not registered as an employer and without a payroll, it will also be accepted that at least one of its legal representatives is registered and up-to-date or with a payment arrangement as an independent worker before the Costa Rican Social Security Fund. This requirement will be verified internally by the institution.

5. Pay the amount corresponding to the annual fee, and present the bank deposit receipt or the corresponding electronic invoice.

6. Provide a sketch of the location of the wood packaging treatment facilities for export.

7. Present a sworn statement (declaración jurada), in accordance with Annex 4, indicating compliance with the Instructions for inspection of wood packaging material treatment facilities used in international trade, which will be provided by the Department of Phytosanitary Certification and published on the SFE website (Annex 8).

8. Have a conditioned warehouse for the exclusive storage of treated packaging, in accordance with the Instructions for inspection of wood packaging material treatment facilities used in international trade (Annex 8).

9. Provide the kiln certification report, issued by the Authorized entity (Ente autorizado), including:

a. Summary of the heat treatment process (thermal): kiln loading process and description and location of sensors inside the treatment chamber.

b. Characteristics of the treatment chamber: kiln type (block, metal, homemade, 20-foot container, 40-foot container, branded) and kiln combustion source (gas, diesel, electricity, firebox, boiler, or other).

c. Kiln technical data sheet.

d. Characteristics of the recording and/or data capture equipment: brand of equipment, length, and number of probes used to monitor temperature.

e. Records (data table and graphs) supporting the heat treatment carried out during the kiln certification.

Registration in the registry of manufacturers or treaters of wood packaging material used in international trade shall proceed as follows:

1. The Registrant must submit the requirements established in Article 6 or 7 of this decree, as applicable, to the Department of Phytosanitary Certification of the SFE.

2. The Department of Phytosanitary Certification shall review that the requirements requested in this decree are met and shall have a period of nine calendar days, counted from the day the complete documentation is received, to conclude the procedure.

3. If the Registrant fails to comply with any of the requirements, the Department of Phytosanitary Certification shall communicate the missing requirements only once, so that, within a period of up to ten business days, the Registrant may fulfill them. This time shall not be counted within the nine calendar days available to the Department of Phytosanitary Certification to resolve the application.

4. If the Registrant fails to comply with the deadline indicated in the preceding paragraph, or has not provided the missing requirements, the Department of Phytosanitary Certification shall proceed with the rejection of the registration application, by issuing a rejection resolution, which shall be delivered to the Registrant through the means of communication indicated in the administrative file.

5. If the Registrant meets the requirements requested in Article 6 or 7 of this decree, as applicable, the Department of Phytosanitary Certification shall issue a registration resolution indicating the registration number, volume, folio, and entry of the manufacturer or treater of wood packaging material; and shall prepare the Phytosanitary Operation Certificate (Certificado Fitosanitario de Operación). The registration resolution, the Phytosanitary Operation Certificate, and the Inspection Logbook (Libro de Inspección) shall be delivered to the Registrant by a phytosanitary inspector of the SFE, at the place of manufacture or treatment of wood packaging material; recording the delivery of the information.

6. The registration resolution for treaters of wood packaging material shall indicate the code for the treated wood packaging material mark, in accordance with the provisions of Executive Decree 32622-MAG Regulation of Wood Packaging Material Used in International Trade and its amendments.

7. The Phytosanitary Operation Certificate must be placed in a visible part of the place of manufacture or treatment, and the Inspection Logbook must remain in the custody of the Registrant, and accessible to the phytosanitary inspector of the Department of Phytosanitary Certification of the SFE when required.

8. Approved facilities shall be included in a list of companies authorized for the manufacture and treatment of wood packaging material, published on the SFE website in the Exports thematic area.

Inspection after registration, to verify what is indicated in the sworn statements, shall proceed as follows:

1. After registration is completed, the Department of Phytosanitary Certification shall coordinate and schedule with the Registrant an inspection of the wood packaging manufacturing or treatment facility, within a maximum period of seven business days after the registration is granted.

2. The inspection of wood packaging material manufacturing or treatment facilities used in international trade shall be carried out in accordance with the Instructions for inspection of wood packaging material manufacturing facilities used in international trade (Annex 6) and its checklist (Annex 7), or the Instructions for inspection of wood packaging material treatment facilities used in international trade (Annex 8) and its checklist (Annex 9), as applicable, which shall also be available to the Registrant on the official SFE website.

3. The designated phytosanitary inspector shall issue a record as a result of the inspection in the Inspection Logbook provided to the company by the SFE.

4. If the facilities comply with the technical provisions requested in the instructions cited in subsection 2 of this article, in accordance with what is indicated in the Sworn Statement (Declaración Jurada) submitted with the registration application, the inspector shall record said situation in the Inspection Logbook, and file a copy of the record in the file of the manufacturer or treater of wood packaging material.

5. If the facilities do not comply with the established provisions for the manufacture or treatment of wood packaging material, contradicting what is indicated in the Sworn Statement submitted with the registration application, the inspector shall record the technical recommendations in the Inspection Logbook granted to the company and shall inform the Department of Phytosanitary Certification so that it suspends the registration, in accordance with what is indicated in Articles 13 and 14 of this decree.

6. The Registrant shall have a period of one calendar month, starting from the day following the inspection date of the facility for manufacturing or treating wood packaging material, to comply with the technical recommendations and have the suspension of the registration lifted, with the possibility of requesting an extension of the same period prior to the expiration of the first one.

7. Once the technical recommendations are complied with, the Registrant shall notify the Department of Phytosanitary Certification, so that a new inspection and assessment can be scheduled within the granted timeframes.

8. The phytosanitary inspector shall conduct a new visit and issue a new inspection report, as indicated in paragraph 3 of this article.

9. If the technical recommendations indicated in the previous visit have not been rectified, the Department of Phytosanitary Certification of the SFE shall issue the registration cancellation resolution, indicating the causes thereof, and shall notify the user through the means of communication indicated.

10. If the technical recommendations have been rectified, the Department of Phytosanitary Certification shall lift the suspension of the registration.

The information and documentation provided by the Registrant for the registry must be reliable. When the natural or legal person makes any change to the information contained in the registration resolution, they must immediately notify the Department of Phytosanitary Certification responsible for the registry. The Department of Phytosanitary Certification shall issue a resolution within a period of nine calendar days with the corresponding modifications or updates and shall notify the Registrant through the means of communication indicated.

The validity of the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade shall be five years, counted from the date of registration, and within a period of one calendar month prior to its expiration, it may be renewed for an equal period of five years.

To renew the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material, the Registrant must submit:

1. A sworn statement, in accordance with Annex 5 of this decree, indicating their desire to renew their registration and that their initial registration conditions remain the same or have improved. If any of these conditions have changed, the registry must be modified prior to the application, in accordance with what is indicated in Article 10 of this decree.

2. Valid identity document (for natural persons) or a copy of the valid legal standing document and identity document of the legal representative (for legal persons).

3. Proof of payment or electronic invoice corresponding to the annual fee.

The Department of Phytosanitary Certification shall have a maximum period of nine calendar days, counted from the day the aforementioned documentation is received, to issue the renewal resolution and the Phytosanitary Operation Certificate. The Registrant shall be notified of the resolution of their procedure through the means of communication indicated in the administrative file.

Any natural or legal person shall be suspended from the registry of manufacturers and treaters of wood packaging when:

1. During the inspection subsequent to registration, it is determined that the missing requirements or information can be remedied in a simple manner, through appropriate phytosanitary measures that allow maintaining the integrity of the wood packaging.

2. They are not up to date with the payment of the annual fee described in Article 5 of this decree.

3. When, by means of a record resulting from a follow-up inspection, the SFE official indicates non-compliance with the technical recommendations.

4. By express request of the Registrant.

The suspension shall proceed after notifying the Registrant of the grounds for it and providing a period of three business days for a response, before issuing the respective resolution. When a request has been received from the Registrant to temporarily suspend the registration, it shall proceed ex officio immediately, processing it within a maximum period of nine calendar days.

When the registration has been temporarily suspended for not being up to date with the payment of the annual fees, its cancellation shall proceed ex officio on the expiration date thereof.

The inspector shall withdraw the Phytosanitary Operation Certificate and the Inspection Book.

No natural or legal person, manufacturer or treater of wood packaging, whose registration has been suspended, may manufacture or treat packaging for export while their registration is suspended.

For any natural or legal person whose registration of manufacturers and treaters of wood packaging used in international trade has been suspended, the suspension shall be lifted when the reasons that originated it have been remedied, subject to prior verification by the Inspector, or by express request of the Registrant. Said request must be submitted in writing.

The Phytosanitary Certification department shall carry out the lifting of the registration suspension within a maximum period of nine calendar days, counted from the receipt of the written request from the Registrant (when it is the Registrant who requested the suspension) or from the notification by the Phytosanitary Inspector that the reasons that originated the suspension have been remedied.

Any natural or legal person shall be cancelled from the registry of manufacturers and treaters of wood packaging used in international trade in the following cases:

1. When the holder or their legal representative requests it in writing. In this case, the Phytosanitary Certification Department shall carry out the cancellation within a maximum period of nine calendar days.

2. When the holder or their legal representative has requested a suspension for a specific period, and said period has expired without having requested the lifting of the suspension.

3. When the period to remedy the technical recommendations from the inspection subsequent to the registration of the manufacturer or treater of wood packaging used in international trade, according to Article 9, numeral 6, has expired.

4. When the administration has been induced into error, with untruthful documents submitted to meet the requirements for registration or renewal in the registry of manufacturers and treaters of wood packaging used in international trade.

5. When the period to remedy the technical recommendations issued in the follow-up inspections carried out at the packaging manufacturing or treatment facilities has expired.

6. When the provisions of Articles 59, 60, 61, and 62 of the Phytosanitary Protection Law, Law No. 7664 of April 8, 1997, its regulations, and the provisions and technical recommendations issued by the Phytosanitary Certification Department are disregarded.

The cancellation shall proceed after notifying the Registrant of the grounds for it and providing a period of three business days for a response, before issuing the final resolution. When this notification is not possible due to lack of truthfulness of the information to contact the Registrant, it shall proceed ex officio and the cancellation shall be filed in the registrant's case file.

Cancellation from the registry entails the revocation of the Phytosanitary Operation Certificate, for which purpose the administrative case file must be opened, in which the detailed technical information from the inspection records drawn up shall be recorded, indicating the anomalies found.

If the Registrant wishes to manufacture or treat wood packaging again, they must carry out the registration process anew, as indicated in this decree.

For the sanctioning procedures described in this decree, the Phytosanitary Certification Department, regarding registry administration, shall be the body responsible for carrying out the procedure for suspension or cancellation in the registry, and must previously notify the Registrant and issue the respective resolutions.

It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Given at the Presidency of the Republic, San José, on the fifth day of June of the year two thousand twenty-three.

OF MANUFACTURERS OF WOOD PACKAGING USED IN INTERNATIONAL TRADE For this application to be accepted, in compliance with the provisions of Articles 44, 74, and 74 bis of the Constitutive Law of the Caja Costarricense de Seguro Social and Article 66 of the Social Security Regulation, the natural or legal person must be registered as an employer or independent worker within the eight business days following the start of the activity and, likewise, be up to date or under a payment arrangement in the CCSS information system. This requirement shall be verified internally by the institution.

2. Name of the legal representative (in the case of a legal person)
3. Identification document number of the legal representative (in the case of a legal person)
4. ID number of the natural or legal person
5. Telephone(s)
6. Fax

| Location of the packaging manufacturing site | | | | --- | --- | --- | | 7. Province | 8. Canton | 9. District | | 10. Exact address: (Provide a sketch of the address) | | | | 11. Post office box | 12. Email address for notifications | | | 13. Name and registration number of the company providing the treatment service: | | | | 14. Type of packaging required to be treated (For example, rulers, American pallet, European pallet, boxes, crates, or spools.): | | --- |

15. Wood species with which the export packaging is manufactured:

16. Origin of raw material (For example, forest plantation, suppliers, or imported):

17. Approximate volume of wood or packaging to be treated (monthly):

18. If a marketer, indicate the clients:

| Name of the natural or legal person to whom treated packaging is sold | Volume of wood to be treated (m3/month) | Quantity and type of packaging (For example, pallets, crates, boxes, or spools.) /month | Timber species used to construct the packaging | | --- | --- | --- | --- | COMMITMENT I undertake to receive, without prior notice, the official inspectors so that they may carry out, at any time, the corresponding inspections and verify the manufacturing facilities of wood packaging used in international trade.

In witness whereof, I sign at on the day of the month of the year 20

OF WOOD PACKAGING USED IN INTERNATIONAL TRADE.

In the case of a Legal Person:

To the Servicio Fitosanitario del Estado In the case of a Legal Person:

1. That the wood packaging manufacturing facility used in international trade, with the name indicated above, meets the requirements established in the Instructions for inspection of facilities for manufacturing wood packaging used in international trade, located in the Export Thematic Area of the official SFE website.

2. I am warned of the legal and judicial consequences with which the legislation punishes the crime of perjury. Likewise, I release the authorities of the Servicio Fitosanitario del Estado from all liability for granting this registration based on this sworn declaration. Furthermore: aware of the legal and administrative consequences of this sworn declaration, I expressly state and authorize the Servicio Fitosanitario del Estado to proceed to suspend or cancel my registration, as appropriate, if any falsehood, errors, or omissions in this declaration are corroborated. THAT IS ALL.

I sign in _____________________ at ______ hours on the _______ day of the month of _______________________ of the year _________.

Signature:

1. That my wood packaging manufacturing facility used in international trade meets the requirements established in the Instructions for inspection of facilities for manufacturing wood packaging used in international trade, located in the Export Thematic Area of the official SFE website.

I sign in _____________________ at ______ hours on the _______ day of the month of _______________________ of the year _________.

Signature:

OF TREATERS OF WOOD PACKAGING USED IN INTERNATIONAL TRADE.

For this application to be accepted, in compliance with the provisions of Articles 44, 74, and 74 bis of the Constitutive Law of the Caja Costarricense de Seguro Social and Article 66 of the Social Security Regulation, the natural or legal person must be registered as an employer or independent worker within the eight business days following the start of the activity and, likewise, be up to date or under a payment arrangement in the CCSS information system. This requirement shall be verified internally by the institution.

2. Name of the legal representative (in the case of a legal person)
3. Identification document number of the legal representative (in the case of a legal person)
4. ID number of the natural or legal person
5. Telephone(s)
6. Fax

Location of the treatment facilities
7. Province	8. Canton	9. District
10. Exact address: (Provide a sketch of the address)
11. Post Office Box	12. Email address for notifications

| 13. Types of packaging treated: (For example, rulers, American pallet, European pallet, boxes, crates, or spools) | | --- | 14. Kiln capacity and wood species:

	Total kiln capacity	Wood species used
Pieces of wood (m3)
American pallets (units)
European pallets (units)
Boxes or crates (units)
Spools (units)
Others (units)

15. Origin of the wood:

16. Main clients:

| Client name | Quantity or volume of wood to be treated (m3/month) | Quantity and type of packaging (For example, pallets, crates, boxes, or spools.) /month | Timber species | | --- | --- | --- | --- | (If more space is needed, Note: Any natural or legal person that manufactures packaging and requires the treatment service must be registered in the registry for that purpose of the Phytosanitary Certification Department.

17. COMMITMENT As the legal representative of the company indicated above, my represented entity undertakes to:

a)Use the identification code assigned by the Phytosanitary Certification Department to mark only the treated packaging, in accordance with the detailed process.
b)Keep the records of the treatments performed updated and available (graphs and data history), in accordance with the provisions of Article 16 of Executive Decree 32622 of August 4, 2005.
c)Receive, without prior notice, the official inspectors so that they may carry out, at any time, the corresponding inspections and verify the treatment process.
d)Submit to re-certifications of the treatment process by the Authorized Entity to verify its effectiveness.

In witness whereof, I sign at on the day of the month of the year

WOOD PACKAGING USED IN INTERNATIONAL TRADE.

In the case of a Legal Person:

1. That the wood packaging treatment facility with the name indicated above meets the requirements established in the Instructions for inspection of facilities for treating wood packaging used in international trade, located in the Export Thematic Area of the official SFE website.

I sign in _____________________ at ______ hours on the _______ day of the month of _______________________ of the year _________.

Signature:

In the case of a Natural Person:

To the 1. That my wood packaging treatment facility used in international trade meets the requirements established in the Instructions for inspection of facilities for treating wood packaging used in international trade, located in the Export Thematic Area of the official SFE website.

I sign in _____________________ at ______ hours on the _______ day of the month of _______________________ of the year _________.

Signature:

OF TREATERS AND MANUFACTURERS OF WOOD PACKAGING USED IN INTERNATIONAL TRADE In the case of a Legal Person:

1. That the initial conditions indicated in my registration, among which are included being up to date with the Caja Costarricense de Seguro Social and with the annual fee corresponding to the registration, are maintained, and that all modifications that have occurred from the registration until the date indicated in this sworn declaration have been processed before the Phytosanitary Certification Department of the SFE. In view of the foregoing, I request the renewal of my registration.

2. I am warned of the legal and judicial consequences with which the legislation punishes the crime of perjury. Likewise, I release the authorities of the Servicio Fitosanitario del Estado from all liability for granting this registration renewal based on this sworn declaration. Furthermore: aware of the legal and administrative consequences of this sworn declaration, I expressly state and authorize the Servicio Fitosanitario del Estado to proceed to suspend or cancel my registration as a manufacturer or treater of wood packaging used in international trade, as appropriate, if any falsehood, errors, or omissions in this declaration are corroborated. THAT IS ALL.

Signature:

In the case of a Natural Person:

2. I am warned of the legal and judicial consequences with which the legislation punishes the crime of perjury. Likewise, I release the authorities of the Servicio Fitosanitario del Estado from all liability for granting this registration renewal based on this sworn declaration. Furthermore: aware of the legal and administrative consequences of this sworn declaration, I expressly state and authorize the Servicio Fitosanitario del Estado to proceed to suspend or cancel my registration as a manufacturer or treater of wood packaging used in international trade, as appropriate, if any falsehood, errors, or omissions in this declaration are corroborated. THAT IS ALL.

Signature:

MANUFACTURING WOOD PACKAGING USED IN INTERNATIONAL TRADE.

1. Compliance evaluation for manufacturers of wood packaging.

1.1. Manufacturers of wood packaging shall be subject to two types of inspections: Inspection subsequent to their initial registration or renewal, and Follow-up Inspections.

1.1.1. Inspection subsequent to initial registration or renewal: inspection carried out at the wood packaging manufacturing facilities to verify compliance with the provisions of these Instructions and what was stated in the sworn declaration used for their registration or renewal, using the Checklist for inspection of facilities for manufacturing wood packaging used in international trade.

1.1.2. Follow-up inspections: inspections carried out during the validity of the registration and with the annual fee up to date, to verify that the conditions indicated in these Instructions continue to be met.

2. Inspection subsequent to registration and renewal 2.1. Once the registration has been completed through the sworn declaration, the phytosanitary inspector coordinates with the registrant the date and time when the inspection will be carried out, which shall occur within a maximum period of 7 business days from the granting of the registration.

2.2. The phytosanitary inspector uses the form Checklist for inspection of facilities for manufacturing wood packaging used in international trade to evaluate the conditions.

2.3. In the mentioned form, administrative aspects, traceability aspects, quality of the material and the stamp on the packaging, phytosanitary and general conditions of the wood packaging, and requirements for the post-treatment warehouse for the packaging are evaluated. Each of the sections has several questions related to the topic, whose score corresponds to its level of importance, to the degree that they contribute to maintaining the phytosanitary condition of the packaging in the manufacturing facility.

2.4. The administrative aspects are worth 6 points. The traceability aspects are worth 6 points. The aspects of packaging material and stamp quality are worth 18 points. The aspects of post-treatment warehouse inspection are worth 25 points. In total, the checklist is worth 55 points.

2.5. All questions on the checklist are answered with a response of Conforming, Non-Conforming, or Not Applicable. In addition, on the checklist there is a field called Compliance criteria, where the phytosanitary inspector can include any observations they consider, within which the inspector details why a certain score was assigned to the requirement, the non-compliances found, and the technical recommendations provided to resolve them.

2.6. In case there are items that do not apply to the facility, the inspector indicates the "Not Applicable" option on the checklist. These items will not be considered when obtaining the final inspection grade.

2.7. The score or grade obtained in the manufacturer's evaluation shall be given on a percentage scale from 0 to 100%. This shall be obtained by dividing the points obtained by the manufacturer, as a result of the verification carried out by the inspector, by the applicable points for said manufacturer, and multiplying the result by 100.

2.8. Upon completing the checklist, the phytosanitary inspector records the notes on the situation found and the technical recommendations (if any), in a record within the Inspection Book issued to the manufacturer. The generated recommendations are mandatory.

2.9. For this inspection, a passing score of 80% is established, which shall be the criterion used to determine whether the registration is maintained or suspended.

2.10. If the wood packaging manufacturing facility meets 100% of what is requested in the Checklist and in accordance with what was stated in the Sworn Declaration, it shall maintain its active registration and be subject to follow-up inspections during the validity of the annual fee and the registration.

2.11. If the wood packaging manufacturing facility obtains a score of less than 100%, but greater than or equal to 80%, the suspension of the registration shall not be carried out, but technical recommendations shall be issued that must be addressed as indicated in the following point. If the score is less than 80%, the inspector records the technical recommendations to resolve the non-conformities in the Inspection Book issued to the manufacturer and informs the Phytosanitary Certification Department to suspend the registration in accordance with Article 9, subsection 5 of this Executive Decree.

2.12. The manufacturer shall have a period of one calendar month, with the possibility of requesting an extension of equal period prior to the expiration of the first, to comply with the technical recommendations. Once the technical recommendations have been complied with, the manufacturer shall notify the Phytosanitary Certification Department, so that a new inspection and evaluation can be scheduled within the granted periods.

2.13. The phytosanitary inspector shall make a visit to complete the checklist again. Once the inspection is finished, the phytosanitary inspector shall communicate with the person in charge of the registry. If compliance is verified, the person in charge of the registry lifts the suspension. If the technical recommendations have not been complied with, the person in charge of the registry shall proceed to prepare the resolution for cancellation of the registration, indicating the causes thereof, and shall notify the manufacturer.

3. Follow-up inspections.

3.1. The phytosanitary inspector appears at the wood packaging manufacturing facilities to carry out the follow-up inspection without prior notice. The company is obliged to allow the official's entry.

3.2. For the inspection, the inspector verifies compliance with the conditions for wood packaging manufacturer facilities established in these Instructions, records the notes on the situation found and the technical recommendations (if any) in a record in the Inspection Book. The generated recommendations are mandatory.

3.3. If they so consider, the Inspector may decide whether to use the form Checklist for inspection of facilities for manufacturing wood packaging used in international trade, the same one used in the inspection subsequent to registration.

3.4. If the wood packaging manufacturing facility complies with the provisions of these Instructions, it shall maintain its active registration.

3.5. If the packaging manufacturing facility does not comply with the conditions established in these Instructions, the inspector shall issue technical recommendations to resolve the detected non-conformities.

3.6. The manufacturer must address the recommendations according to the deadlines established by the inspector. Once remedied (within the deadline indicated above), they shall notify the Phytosanitary Certification Department of said situation, so that a new inspection can be scheduled.

3.7. Once the manufacturer notifies that the technical recommendations have been complied with, the phytosanitary inspector shall carry out the inspection to verify compliance with the recommendations and record what was observed in a record within the Inspection Book.

3.8. If compliance is verified, the registrant maintains their registration and can therefore continue with the activity.

3.9. If the technical recommendations have not been complied with, the phytosanitary inspector shall communicate with the person in charge of the registry, who shall proceed to prepare the resolution for suspension of the registration. If the established deadline to comply with the recommendations has expired and they were not remedied, subject to prior verification by the Inspector, the person in charge of the registry shall proceed to prepare the resolution for cancellation of the registration, indicating the causes thereof, and shall notify the manufacturer.

4. General Aspects.

4.1. Registration 4.1.1. Manufacturers of wood packaging must register with the Phytosanitary Certification Department, following the provisions of this Executive Decree.

4.1.2. Likewise, they must meet the requirements established in Article 6 of this Executive Decree. An Inspection Book shall be issued in which the SFE inspector shall issue and record the pertinent observations and recommendations.

4.1.3. The Phytosanitary Operation Certificate shall also be provided, which must be placed in a visible location within the packaging manufacturing facilities.

4.2. Authorization to operate 4.2.1. Once the requirements for registration and those established in these Instructions have been met, the Phytosanitary Certification Department shall grant a Phytosanitary Operation Certificate to each natural or legal person, which must be placed in a visible location within their facilities.

4.2.2. Commitment: In accordance with current legislation and as it is of particular interest, manufacturers and treaters of wood packaging used in international trade must abide by all provisions and comply with the recommendations established herein.

4.3. Regulated materials 4.3.1. These Instructions apply to packaging constructed from raw wood of coniferous and non-coniferous species, which may represent a pathway for the spread of pests that attack live trees. The following packaging is understood as regulated: pallets, dunnage, crates, boxes, skids, and spools, some barrels, cases, load boards, and wedges, and all packaging that accompanies almost any exported shipment, including shipments that are not normally subject to phytosanitary inspection.

4.4. Excluded materials 4.4.1. Excluded from these Instructions are materials subjected to an industrialization process and which, therefore, cease to pose a phytosanitary risk.

4.4.2. It shall not be applicable to packaging manufactured entirely from wood-derived products such as thin wood 6 mm or less in thickness, plywood, particle boards, oriented strand board, or veneer sheets that have been produced using glue, heat, pressure, or a combination thereof; these shall be considered sufficiently processed to have eliminated the risk associated with raw wood. As this wood is unlikely to be infested by raw wood pests during its use, it shall not be regulated for these pests.

4.4.3. Also excluded are barrels for wine and liquors that have been heated during manufacturing, gift boxes for wine, cigars, and other products manufactured with wood that has been processed and/or manufactured in such a way that they are free of pests. As well as wood packaging material such as: sawdust (aserrín), wood shavings (viruta), wood wool (lana de madera), and wood components permanently installed in vehicles or containers used for freight.

4.5. Treatment Used in Costa Rica 4.5.1. The treatment for wood packaging material used shall be heat treatment, which consists of heating the wood according to a specific time/temperature curve, whereby the center of the thickest piece of wood reaches a minimum temperature of 56°C continuously for a minimum period of 30 minutes. Heat treatment is indicated with the mark HT.

4.6. Specification of the Mark for the Stamping of Treated Wood or Packaging 4.6.1. All treated wood packaging must bear the established mark in accordance with the international standard ISPM 15 Regulation of wood packaging material in international trade and current national regulations, and it may not have variations other than those established in the mentioned standard.

4.6.2. The mark indicates that the packaging has undergone a treatment and consists of the following elements (Figure 1): the symbol established by the International Plant Protection Convention on the left side; the initials CR, referring to Costa Rica, according to the ISO standard. The following elements XX correspond to the registration number assigned by the State Phytosanitary Service (Servicio Fitosanitario del Estado), once the requirements for registration are met. The letter M (meaning wood). The initials HT must be placed when the packaging has been heat treated.

Figure 1. Sample of the mark authorized in Costa Rica for the stamping of treated wood or packaging.

4.7. Requirements of the Mark:

4.7.1. The mark used on heat-treated wood packaging must meet the following requirements:

4.7.1.1. It must be rectangular or square in shape.

4.7.1.2. It must be contained within a border with a vertical line separating the symbols from the other elements.

4.7.1.3. It must be legible.

4.7.1.4. It must be permanent.

4.7.1.5. For stamping, the color red or orange must not be used, as these are used to identify dangerous goods.

4.7.1.6. It must be placed in a visible location on the treated packaging, in the following manner:

4.7.1.6.1. On at least two opposite sides of the packaging unit, when it has been treated as a finished structure, for example, pallets (tarimas), reels (carretes), and assembled boxes.

4.7.1.6.2. On each of the pieces, when the treatment is applied to sets of loose and/or pre-cut pieces (kits) with the required dimensions, according to the type of packaging to be manufactured.

4.8. Conditions for Reused, Recycled, Repaired, or Imported Wood Packaging 4.8.1. Recycled or repaired wood packaging may be subjected to any of the following processes:

4.8.1.1. Be repaired and treated in its entirety; therefore, it must be marked again in accordance with the international standard ISPM 15: Regulation of wood packaging material in international trade. For this purpose, the original mark must be removed.

4.8.1.2. Be repaired with previously treated components, which must each be marked as dictated by the international standard ISPM 15: Regulation of wood packaging material in international trade. In this case, the original mark must also be removed.

4.8.2. For packaging manufactured in the country from imported treated wood, the SFE will not require treatment for wood originating from a third country bearing its respective treatment mark and that is subsequently transformed into packaging to accompany shipments. Therefore, this material will retain the original mark and will not be subject to regulation as established in this standard.

4.9. Storage of Post-Treatment Packaging or Raw Material 4.9.1. Store, when applicable, the treated packaging or raw material in a place that meets the appropriate conditions to ensure the phytosanitary condition of the packaging and prevent contamination and/or re-infestation with pests, as detailed below:

4.9.1.1. Intended exclusively for storing treated packaging.

4.9.1.2. Premises completely enclosed with shade cloth (sarán) or anti-insect material.

4.9.1.3. When the premises have solid walls, these must be free of cracks.

4.9.1.4. Place the treated material on pallets (tarimas) or supports, in such a way that it is not in direct contact with the floor.

4.9.1.5. The material must be kept separated by treatment date.

4.9.1.6. Roof without water leaks.

4.9.1.7. Internal drains clean and closed.

4.9.1.8. External drains clean.

4.9.1.9. Periodic cleaning of the area.

4.9.1.10. Fumigate with insecticide at least once a month, for which corresponding records must be kept.

4.10. Records and Documents at Facilities Authorized for the Manufacture of Wood Packaging 4.10.1. Each approved facility must keep the following information or documentation updated and available:

4.10.1.1. Record of the effectiveness of the treatment to which the packaging wood is subjected, by graphing the data obtained by the appropriate devices. Such graphs and data tables must include temperature, time, date, quantity of wood or packaging treated.

4.10.1.2. Updated list of clients with whom they trade the packaging, containing at least the following information:

4.10.1.2.1. Name of the natural or legal person.

4.10.1.2.2. Address, telephone, fax, email (the latter, if available).

4.10.1.2.3. Contact person.

4.10.1.2.4. Invoice or receipt indicating the quantity of wood or packaging sold.

4.10.1.2.5. Any change in the client list must be promptly communicated to the SFE.

4.10.1.2.6. The Inspection Book (Libro de inspección) assigned to each facility is where compliance with the provisions of this Instructive will be monitored. Likewise, non-conformities detected during the inspection process will be recorded. Follow-up will be carried out by preparing a report (acta) indicating the date on which the non-conformity was resolved, how it was resolved, and the person responsible for that action. This Book must be kept safeguarded in an appropriate place, under the responsibility of the facility manager.

4.11. Non-Compliance with International Standard ISPM 15 4.11.1. In the event of proven non-compliance with international standard ISPM No. 15, the SFE will not allow the departure of packaging that has not been treated under the guidelines established herein and that presents the following cases:

4.11.1.1. Wood or packaging with phytosanitary problems (presence of insects - eggs, larvae, pupae, or adults - associated with the wood).

4.11.1.2. Presence of tunnels or galleries that raise suspicion of the presence of boring insects.

4.11.1.3. Blurred and illegible mark.

4.11.1.4. Unauthorized ink color on the mark.

4.11.1.5. Packaging with broken wood pieces; in this case, the packaging must be repaired, the mark removed, and treated again.

WOOD PACKAGING MANUFACTURING FACILITIES USED IN INTERNATIONAL TRADE.

| Date: | Time: | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Company Name: | Registration Number: | | | | | | Geographic Location: | | | | | | | Address (Province, Canton, and District): | | | | | | | Other Directions: | | | | | | | Name of Official: | | | | | | | Companion: | | | | | | | Total Score: 55 points | Conforming | Non-conforming | Not Applicable | Compliance Criterion | | | 1. Administrative Aspects (6 points) | | | | | | | 1.1. Is the company duly registered in the wood packaging database? (2 points) | | | | | | | 1.2. Does the company have the respective phytosanitary certificate of operation? (1 point) | | | | | | | 1.3. Is the phytosanitary certificate of operation placed in a visible location? (1 point) | | | | | | | 1.4. Is the Inspection Book (Libro de inspección) provided by the SFE kept available? (1 point) | | | | | | | 1.5. Does the manufacturer comply with the SFE's recommendations? (1 point) | | | | | | | 2. Traceability (Trazabilidad) (6 points) | | | | | | | 2.1. Is the wood packaging identified with the date the treatment was performed? (2 points) | | | | | | | 2.2. If treated packaging is kept stored, are the records of the thermal treatments carried out kept filed in a folder with a press or "ampo"? (2 points) | | | | | | | 2.3. Do the records of the treatments carried out comply with the established traceability elements (Quantity and origin of the wood to be treated, proof of treatment issued by the facility, indicating the process date, quantity and amount of packaging sold to each client, supported by an invoice or sale letter)? (2 points) | | | | | | | 3. Packaging Material and Mark Stamp Quality (18 points) | | | | | | | 3.1. Does it comply with the type of packaging to be treated as indicated in the registration? (2 points) | | | | | | | 3.2. Is the wood packaging free of bark? (2 points) | | | | | | | 3.3. Is the mark stamp legible? (2 points) | | | | | | | 3.4. Is the ink color used to stamp the packaging not red or orange? (2 points) | | | | | | | 3.5. Is the mark stamp permanent? (2 points) | | | | | | | 3.6. Is the quality of the stamping on the wood good? (2 points) | | | | | | | 3.7. Does the treated packaging have stamps placed in a visible location (on at least two opposite sides of the packaging)? (2 points) | | | | | | | 3.8. Does the treated packaging have the stamp placed on each of the pieces when applied to loose or dimensioned pieces? (2 points) | | | | | | | 3.9. Does the mark comply with the international standard ISPM 15 indicated in point 4.6 of the Instructive? (2 points) | | | | | | | 4. Post-Treatment Warehouse Inspection (25 points) | | | | | | | 4.1. Is the treated packaging observed to be in good phytosanitary condition (free of regulated pests)? (2 points) | | | | | | | 4.2. Does the treated packaging meet general conditions, for example: free of fungi and other contaminants)? (2 points) | | | | | | | 4.3. Are the surroundings and inside the post-treatment warehouse free of weeds? (1 point) | | | | | | | 4.4. Is the roof of the post-treatment warehouse free of water leaks (drips)? (1 point) | | | | | | | 4.5. Is the warehouse completely enclosed with shade cloth (sarán) or anti-insect material? (2 points) | | | | | | | 4.6. Are the solid walls free of cracks? (2 points) | | | | | | | 4.7. Is the treated material on pallets (tarimas) or supports that do not allow direct contact with the floor? (2 points) | | | | | | | 4.8. Is the material separated by treatment date? (2 points) | | | | | | | 4.9. Are the internal drains clean and covered? (1 point) | | | | | | | 4.10. Are the external drains clean? (1 point) | | | | | | | 4.11. Are routine inspections carried out to verify the presence of pests? (2 points) | | | | | | | 4.12. Is access to the warehouse restricted? (2 points) | | | | | | | 4.13. Does the warehouse have ventilation? (1 point) | | | | | | | 4.14. Is the warehouse exclusively for storing treated wood and packaging? (2 points) | | | | | | | 4.15. Is a fumigation program against superficial wood insects maintained, and are its respective records kept? (2 points) | | | | | | | Total | | | | | | | Points to evaluate: | | --- | | Points obtained: | | Grade: | | Minimum grade to approve the facilities: 100% on the post-registration inspection and 80% (on follow-up inspections) |

TREATMENT FACILITIES USED IN INTERNATIONAL TRADE.

1. Evaluation of Compliance at Wood Packaging Treatment Facilities.

1.1. Wood packaging treaters will be subject to two types of inspections: Post-initial registration or renewal inspection and Follow-up inspections.

1.1.1. Post-initial registration or renewal inspection: inspection carried out at the wood packaging heat treatment facilities to verify compliance with the provisions established in this Instructive and indicated in the sworn statement (declaración jurada) used for their registration or renewal, using the Verification Checklist for inspection of wood packaging treatment facilities used in international trade.

1.1.2. Follow-up inspections: inspections carried out during the validity of the registration and with the annuity up to date, to verify that the conditions indicated in this Instructive continue to be met.

2. Post-Registration and Renewal Inspection 2.1. Once registration is completed via the sworn statement (declaración jurada), the phytosanitary inspector coordinates with the registrant the date and time the inspection will be carried out, which will occur within a maximum period of 7 working days after the registration is granted.

2.2. The phytosanitary inspector uses the form Verification Checklist for inspection of wood packaging treatment facilities used in international trade, to evaluate the conditions.

2.3. In the mentioned form, administrative aspects, traceability (trazabilidad) aspects, material quality and seal quality on the packaging, phytosanitary and general conditions of the wood packaging, infrastructure aspects of the treatment kiln, and post-treatment packaging warehouse requirements are evaluated. Each section has several questions related to the topic, whose scoring corresponds to their level of importance, to the degree to which they contribute to maintaining the phytosanitary condition of the packaging at the treatment facility.

2.4. Administrative aspects are worth 6 points. Traceability aspects are worth 6 points. Packaging material and mark stamp quality aspects are worth 18 points. The treatment kiln infrastructure and equipment are worth 23 points. Post-treatment warehouse inspection aspects are worth 25 points. In total, the verification checklist is worth 78 points.

2.5. All questions on the verification checklist are answered with a response of Conforming, Non-Conforming, or Not Applicable. In addition, on the verification checklist there is a field called Compliance Criteria, where the phytosanitary inspector can include any observations they deem appropriate, within which the inspector details why a certain score was assigned to the requirement, the non-compliances found, and the technical recommendations provided to resolve them.

2.6. In the event that there are points that do not apply to the facility, the inspector indicates the "Not Applicable" option on the verification checklist. These points will not be considered when obtaining the final inspection rating.

2.7. The qualification or grade obtained in the evaluation of the treater will be given on a percentage scale from 0 to 100%. This will be obtained by dividing the points obtained by the treater, as a result of the verification carried out by the inspector, by the points applicable to that treater, and multiplying the result by 100.

2.8. Upon completing the verification checklist, the phytosanitary inspector records the findings and the technical recommendations (if any), in a report (acta) in the Inspection Book (Libro de inspección) provided to the treater. The recommendations generated are mandatory.

2.9. For this inspection, a passing grade of 80% is established, which will be the criterion used to determine whether the registration is maintained or suspended.

2.10. If the wood packaging treater facility complies 100% with what is requested in the Verification Checklist and in accordance with the Sworn Statement (Declaración Jurada), it will maintain its valid registration and will be subject to follow-up inspections during the validity of the annuity and the registration.

2.11. If the wood packaging treatment facility obtains a score of less than 100%, but greater than or equal to 80%, the suspension of the registration will not be carried out, but technical recommendations will be issued that must be addressed as indicated in the following point. If the grade is less than 80%, the inspector records the technical recommendations to resolve the non-conformities in the Inspection Book (Libro de inspección) provided to the treater and informs the Department of Phytosanitary Certification (Departamento de Certificación Fitosanitaria) so that it suspends the registration in accordance with article 9, subsection 5 of this Executive Decree (Decreto Ejecutivo).

2.12. The treater will have a period of one calendar month, with the possibility of requesting an extension of the same period prior to the expiration of the first, to comply with the technical recommendations. Once the technical recommendations are complied with, the treater will notify the Department of Phytosanitary Certification (Departamento de Certificación Fitosanitaria), so that a new inspection and evaluation can be scheduled within the granted deadlines.

2.13. The phytosanitary inspector will conduct a visit to complete the verification checklist again. Once the inspection is finished, the phytosanitary inspector will communicate with the registration manager. If compliance is verified, the registration manager lifts the suspension. If the technical recommendations have not been complied with, the registration manager will proceed to prepare the resolution for cancellation of the registration, indicating its causes, and will notify the treater.

3. Follow-Up Inspections 3.1. The phytosanitary inspector arrives at the wood packaging treatment facilities to carry out the follow-up inspection without prior notice. The company is obligated to allow the official entry.

3.2. For the inspection, the Inspector verifies compliance with the conditions for wood packaging treater facilities established in this Instructive, records the findings and the technical recommendations (if any) in a report (acta) in the Inspection Book (Libro de inspección). The recommendations generated are mandatory.

3.3. If they consider it appropriate, the Inspector may decide to use the form Verification Checklist for inspection of wood packaging treatment facilities used in international trade, the same one used in the post-registration inspection.

3.4. If the wood packaging treatment facility complies with the provisions of this Instructive, it will maintain its valid registration.

3.5. If the wood packaging treatment facility does not comply with the conditions established in this Instructive, the inspector will issue technical recommendations to resolve the detected non-conformities.

3.6. The treater must attend to the recommendations according to the deadlines established by the Inspector. Once resolved (within the deadline indicated above), the treater will notify the Department of Phytosanitary Certification (Departamento de Certificación Fitosanitaria) of this situation, so that a new inspection can be scheduled.

3.7. Once the treater communicates that the technical recommendations have been complied with, the phytosanitary inspector will carry out the inspection to verify compliance with the recommendations and record the observations in a report (acta) in the Inspection Book (Libro de inspección).

3.8. If compliance is verified, the registrant maintains their registration and therefore can continue with the activity.

3.9. If the technical recommendations have not been complied with, the phytosanitary inspector will communicate with the registration manager, who will proceed to prepare the resolution for suspension of the registration. If the established deadline to comply with the recommendations has expired and they were not resolved prior to verification by the Inspector, the registration manager will proceed to prepare the resolution for cancellation of the registration, indicating its causes, and will notify the treater.

4. General Aspects.

4.1. Registration 4.1.1. Wood treaters for the construction of packaging must register with the Department of Phytosanitary Certification (Departamento de Certificación Fitosanitaria), following the provisions of this Executive Decree (Decreto Ejecutivo).

4.1.2. Likewise, they must comply with the requirements established in Article 7 of this Executive Decree (Decreto Ejecutivo). An Inspection Book (Libro de inspección) will be provided, in which the SFE inspector will issue and record the pertinent observations and recommendations.

4.1.3. The Phytosanitary Certificate of Operation (Certificado Fitosanitario de Operación) will also be delivered, which must be placed in a visible location within the packaging manufacturing and treatment facilities.

4.1.4. Furthermore, approved facilities will be included in a list of companies authorized for wood packaging treatment, published on the SFE website, www.sfe.go.cr, in the thematic area: Exports (Exportaciones).

4.2. Authorization to Operate 4.2.1. Once the requirements for registration and those established in this Instructive are met, the Department of Phytosanitary Certification (Departamento de Certificación Fitosanitaria) will grant a Phytosanitary Certificate of Operation (Certificado Fitosanitario de Operación) to each natural or legal person, which must be located in a visible place within the facilities.

4.2.2. Commitment: In accordance with current legislation and being of particular interest, manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade must comply with all provisions and fulfill the recommendations established herein.

4.3. Regulated Materials 4.3.1. This Instructive applies to packaging constructed from raw wood of coniferous and non-coniferous species, which may represent a pathway for the spread of pests that attack living trees. The following packaging is understood as regulated: pallets (tarimas), dunnage (madera de estiba), crates (jaulas), boxes (cajas), pallets (paletas) and reels (carretes), some barrels, containers (cajones), load boards (tablas para carga) and wedges (calzas), and any packaging that accompanies almost any exported shipment, including shipments not normally subject to phytosanitary inspection.

4.4. Excluded Materials 4.4.1. Excluded from this Instructive are materials subjected to an industrialization process and which, therefore, cease to have phytosanitary risk capacity.

4.4.2. It will not be applicable to packaging manufactured entirely from wood-derived products such as thin wood 6mm or less in thickness, plywood (contrachapado), particle boards, oriented strand board, or veneer sheets that have been produced using glue, heat, pressure, or a combination thereof, which shall be considered sufficiently processed to have eliminated the risk related to raw wood. As it is unlikely that this wood will be infested by raw wood pests during its use, it shall not be regulated for these pests.

Figure 1. Sample of the mark authorized in Costa Rica for the stamping of treated wood or packaging.

4.7. Identification of Treated Packaging 4.7.1. The treatment date in Julian numbers and the lot number internally assigned by the company must be placed, based on the information that the records must contain. The lot number may be composed of numbers and/or letters, according to the company's convenience. A lot is understood as each treatment run performed. This will allow maintaining the traceability (rastreabilidad) required in the processes involved in the international market.

4.8. Requirements of the Mark:

4.8.1. The mark used on heat-treated wood packaging must meet the following requirements:

4.8.1.1. It must be rectangular or square in shape.

4.8.1.2. It must be contained within a border with a vertical line separating the symbols from the other elements.

4.8.1.3. It must be legible.

4.8.1.4. It must be permanent.

4.8.1.5. For stamping, the color red or orange must not be used, as these are used to identify dangerous goods.

4.8.1.6. It must be placed in a visible location on the treated packaging, in the following manner:

4.8.1.6.1. On at least two opposite sides of the unit, when it has been treated as a finished structure, for example, pallets (tarimas), reels (carretes), and assembled boxes.

4.8.1.6.2. On each of the pieces, when the treatment is applied to sets of loose and/or pre-cut pieces (kits) with the required dimensions, according to the type of packaging to be manufactured.

4.9. Conditions for Reused, Recycled, Repaired, or Imported Wood Packaging.

4.9.1. Recycled or repaired wood packaging may be subjected to any of the following processes:

4.9.1.1. Be repaired and treated in its entirety; therefore, it must be marked again in accordance with the international standard ISPM 15: regulation of wood packaging material in international trade. For this purpose, the original mark must be removed.

4.9.1.2. Be repaired with previously treated components, which must each be marked as dictated by the international standard ISPM 15: Regulation of wood packaging material in international trade. In this case, the original mark must also be removed.

4.9.2. For packaging manufactured in the country from imported treated wood, the SFE will not require treatment for wood originating from a third country bearing its respective treatment mark and that is subsequently transformed into packaging to accompany shipments. Therefore, this material will retain the original mark and will not be subject to regulation as established in this standard.

4.10. Certification of Other Packaging and Wood Types 4.10.1. If subsequently an authorized company wishes to treat a type of packaging and/or wood species different from that used during the kiln certification, it must request this from the SFE and attach the records with the tests corroborating the effectiveness of the treatment for the new packaging. The SFE will forward the documentation to the Authorized Entity (Ente autorizado), which may, if it considers it necessary, travel to the facility to verify what is indicated in the documentation; subsequently, it will issue the technical criterion approving or rejecting the request.

Once the Authorized Entity (Ente autorizado) has issued its opinion, the SFE will prepare an extension to the original resolution.

4.11. Storage of Post-Treatment Packaging or Raw Material 4.11.1. Store the treated packaging or raw material in a place that meets the appropriate conditions to ensure the phytosanitary condition of the packaging and prevent contamination and/or re-infestation with pests, as detailed below:

4.11.1.1. Intended exclusively for storing treated packaging.

4.11.1.2. Premises completely enclosed with shade cloth (sarán) or anti-insect material.

4.11.1.3. When the premises have solid walls, these must be free of cracks.

4.11.1.4. Place the treated material on pallets (tarimas) or supports, in such a way that it is not in direct contact with the floor.

4.11.1.5. The material must be kept separated by treatment date.

4.11.1.6. Roof without water leaks.

4.11.1.7. Internal drains clean and closed.

4.11.1.8. External drains clean.

4.11.1.9. Periodic cleaning of the area.

4.11.1.10. Fumigate with insecticide at least once a month, for which corresponding records must be kept.

4.11.2. When treatment and packaging manufacturing are carried out in the same installation, physically separate rooms must be designated for these purposes within the facility, as follows:

4.11.2.1. A room for placing the material to be treated, which may be open.

4.11.2.2. A room for storing the treated material, which must comply with the provisions of point 4.11.1. It is the obligation of the person in charge of the facility to inspect the treated material daily to ensure the absence of insects or other contaminants.

4.12. Certification of Heat Treatment Kilns 4.12.1. The Authorized Entity will appear at the facility at the request of the Registrant, prior to the Registration process in the Registry of wood packaging treaters and manufacturers, to verify the effective functioning of the kiln(s). The certification is carried out with a specific type of packaging and a specific wood species.

4.12.2. Once the process is completed, the Authorized Entity issues the kiln certification report, which includes:

4.12.2.1. Summary of the heat treatment process: chamber loading process and description and location of sensors within the treatment chamber.

4.12.2.2. Characteristics of the treatment chamber: type of kiln (block, metal, homemade (hechizo), 20-foot container, 40-foot container, brand name) and combustion source of the kiln (gas, diesel, electricity, furnace (hornilla), boiler, or other).

4.12.2.3. Technical data sheet for the kiln.

4.12.2.4. Characteristics of the recording and/or data capture equipment: equipment brand, length and quantity of the probes used to monitor the temperature.

4.12.2.5. Records (data table and graphs) that support the heat treatment performed during the kiln's certification.

4.13. Re-certification of Heat Treatment Kilns 4.13.1. The re-certification of the kiln(s) must be performed every 2 years or when it is verified through a physical test that the kiln is not functioning properly or has undergone adjustments and/or damages that impair its performance, or when regulated pests as per the aforementioned standard are detected.

4.14. Characteristics of Kilns and Heat Treatment 4.14.1. The kiln must be designed in such a way that it allows uniform air circulation around and through the wood stack, and must be sealed and well insulated.

4.14.2. It must have at least two sensors, with the number being increased according to the kiln's capacity, spatially distributed and ensuring that the minimum temperature and time stipulated in the international standard ISPM 15 Regulation of wood packaging material used in international trade can be reached.

4.14.3. The total number of approved probes must be placed in each treatment, even if the kiln charge is not at its maximum capacity. When a probe is damaged during treatment, the process may continue; however, for the next run, it must have been repaired or replaced, otherwise the subsequent treatments will not be considered valid.

4.14.4. Each probe must be placed in the thickest piece of wood to be treated, for which a hole will be made in the center where the probe will be introduced, taking care that it does not completely pierce it; in addition, silicone paste will be placed around its entry point to prevent heat interference in the measurement of the wood's internal temperature.

4.14.5. The wood in loose pieces must be placed inside the kiln in layers through the use of spacers, to favor air circulation.

4.14.6. The distribution of the probes within the kiln must be such that they are not located on the edges or near the heat source, ensuring they are placed in the upper, middle, and lower parts of the wood stacks, since the temperature is not uniform within the facility.

4.14.7. Install an electronic recorder, whose information cannot be manipulated, and that allows continuous recording of the temperature at the center of the wood and the exposure time.

4.14.8. Those kilns that were certified with recorders that can be manipulated must replace them with electronic ones. Have the elements that allow for adequate temperature distribution inside the kiln, such as internal fans.

4.14.9. The temperature sensors and the measuring and recording equipment must be calibrated following the manufacturer's instructions with the periodicity specified by the same.

4.15. Records and Documents at Facilities Authorized for the Manufacturing and Heat Treatment of Wood Packaging 4.15.1. Each approved facility must keep the following information or documentation updated and available:

4.15.1.1. Record of the efficacy of the treatment to which the packaging wood is subjected, by graphing the data obtained by the appropriate devices. These graphs and data tables must include temperature, time, date, and quantity of wood or packaging treated.

4.15.1.2. Updated list of clients with whom the packaging is commercialized, containing at least the following information:

4.15.1.2.1. Name of the natural or legal person.

4.15.1.2.2. Address, telephone, fax, email (the latter, if available).

4.15.1.2.3. Contact person.

4.15.1.2.4. Invoice or proof of sale indicating the quantity of wood or packaging sold.

4.15.1.2.5. Any change in the client list must be promptly communicated to the SFE.

4.15.1.2.6. The Inspection Book assigned to each facility is where the treatment process and compliance with what is indicated in this Instruction will be followed up on. Likewise, non-conformities detected during the inspection process will be recorded there. The follow-up will be carried out by preparing a record indicating the date the non-conformity was resolved, how it was resolved, and the person responsible for that action. This Book must be kept safeguarded in an appropriate place, under the responsibility of the person in charge of the facility.

4.16. Non-compliance with the international standard ISPM 15 4.16.1. In case of verifying non-compliance with international standard ISPM 15, the SFE will not allow the release of packaging that has not been treated under the guidelines established herein and that presents the following cases:

4.16.1.1. Wood or packaging with phytosanitary problems (presence of insects – eggs, larvae, pupae, or adults – associated with wood).

4.16.1.2. Presence of tunnels or galleries that raise suspicion of the presence of boring insects.

4.16.1.3. Blurred and illegible mark.

4.16.1.4. Unauthorized ink color on the mark.

4.16.1.5. Packaging with broken wood pieces; in this case, the packaging must be repaired, the mark erased, and treated again.

| Date: | Time: | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Company Name: | Registration Number: | | | | | Geographic location: | | | | | | Address (Province, Canton, and district): | | | | | | Other details: | | | | | | Official's Name: | | | | | | Accompanying Person: | | | | | | Total score: 78 points | Conforming | Non-conforming | Not applicable | Compliance criterion | | 1. Administrative aspects (6 points) | | | | | | 1.1. Is the company duly registered in the wood packaging database? (2 points) | | | | | | 1.2. Does the company have the respective phytosanitary operating certificate? (1 point) | | | | | | 1.3. Is the phytosanitary operating certificate posted in a visible place? (1 point) | | | | | | 1.3. Does it keep the Inspection Book provided by the SFE available? (1 point) | | | | | | 1.4. Does the treater comply with the SFE's recommendations? (1 point) | | | | | | 2. Traceability (6 points) | | | | | | 2.1. Is the wood packaging identified | | | | | | by the date the treatment was performed? (2 points) | | | | | | 2.2. Does it keep the records of heat treatments performed, filed in a binder or press folder? (2 points) | | | | | | 2.3. Do the records of treatments performed comply with the established traceability elements (Quantity and origin of the wood to be treated, treatment certificate issued by the facility, indicating the process date, quantity, and amount of packaging sold to each client, supported by an invoice or bill of sale)? (2 points) | | | | | | 3. Packaging material and mark quality (18 points) | | | | | | 3.1. Does it comply with the type of packaging to be treated as indicated in the registration? (2 points) | | | | | | 3.2. Is the wood packaging free of bark? (2 points) | | | | | | 3.3. Is the mark legible? (2 points) | | | | | | 3.4. Is the color of the ink used to stamp the packaging neither red nor orange? (2 points) | | | | | | 3.5. Is the mark permanent? (2 points) | | | | | | 3.6. Is the quality of the stamping on the wood good? (2 points) | | | | | | 3.7. Is the treated packaging marked in a visible place (on at least two opposite sides of the packaging)? (2 points) | | | | | | 3.8. Is the treated packaging marked on each piece when applied to loose or dimensioned pieces? (2 points) | | | | | | 3.10. Does the mark comply with the international standard ISPM 15 and what is indicated in point 4.6 of the Instruction? (2 points) | | | | | | 4. Infrastructure and kiln equipment (23 points) | | | | | | 4.1. Is the heat treatment kiln functioning properly? (2 points) | | | | | | 4.2. Is the recording equipment functioning correctly? (2 points) | | | | | | 4.3. At the time of treatment, are the probes placed in the thickest pieces of the wood or packaging to be treated? (2 points) | | | | | | 4.4. Is the location of the sensors inside the treatment chamber correct and does it follow the guidelines established by the Authorized Entity? (2 points) | | | | | | 4.5. Is the chamber properly sealed to prevent heat loss? (2 points) | | | | | | 4.6. Does the chamber have adequate air circulation? (2 points) | | | | | | 4.7. Is silicone paste placed where the probe enters to prevent heat interference in the reading? (2 points) | | | | | | 4.8. Is the heat source functioning properly? (2 points) | | | | | | 4.9. Does the kiln have a charged, properly functioning, and current fire extinguisher? (2 points) | | | | | | 4.10. Do the kiln doors close correctly? (1 point) | | | | | | 4.11. Do the kiln, the packaging manufacturing workshop, and the post-treatment warehouse have adequate lighting? (1 point) | | | | | | 4.12. Is a sufficient stock of probes maintained for use in case one is damaged during the process? (1 point) | | | | | | 4.13. Is an appropriate use of spacers implemented for sawn or loose wood at the time of treatment to favor aeration and prevent the presence of fungi? (2 points) | | | | | | 5. Post-treatment warehouse inspection (25 points) | | | | | | 5.1. Is the post-treatment warehouse exclusively for storing treated packaging? (2 points) | | | | | | 5.2. Is the treated packaging observed to be in good phytosanitary conditions (free from regulated pests)? (2 points) | | | | | | 5.3. Is the treated packaging observed to be in good condition: free from fungi and other contaminating agents? (2 points) | | | | | | 5.4. Are the surroundings and the inside of the post-treatment warehouse free from weeds? (1 point) | | | | | | 5.5. Is the roof of the facilities free from water leaks (drips)? (1 point) | | | | | | 5.6. Is the warehouse completely enclosed with sarán or anti-insect material? (2 points) | | | | | | 5.7. Are the solid walls free from cracks? (2 points) | | | | | | 5.8. Is the treated material on pallets or supports that prevent direct contact with the floor? (2 points) | | | | | | 5.9. Is the material separated by treatment date? (2 points) | | | | | | 5.10. Are the internal drains clean and covered? (1 point) | | | | | | 5.11. Are the external drains clean? (1 point) | | | | | | 5.12. Is a routine inspection performed to verify the presence of pests? (2 points) | | | | | | 5.13. Is access to the warehouse restricted? (2 points) | | | | | | 5.14. Does the warehouse have ventilation? (1 point) | | | | | | 5.15. Is a fumigation program maintained against superficial wood insects, and are its respective records kept? (2 points) | | | | | | Total | | | | | | Points to be evaluated: | | | | | | Points obtained: | | | | | | Grade: | | | | | | Minimum grade to approve the facilities: 100% in the post-registration inspection and 80% (in follow-up inspections) | | | | |

ANNEX 1. APPLICATION FORM FOR REGISTRATION IN THE REGISTRY

ANNEX 2. SWORN DECLARATION FOR REGISTRATION OF MANUFACTURERS

ANNEX 3. APPLICATION FORM FOR REGISTRATION IN THE REGISTRY

ANNEX 4. SWORN DECLARATION FOR REGISTRATION OF TREATERS OF

ANNEX 5. SWORN DECLARATION FOR RENEWAL IN THE REGISTRY

ANNEX 6. INSTRUCTIONS FOR INSPECTION OF FACILITIES FOR

ANNEX 7. VERIFICATION CHECKLIST FOR INSPECTION OF

ANNEX 8. INSTRUCTIVE FOR INSPECTION OF WOOD PACKAGING

ANNEX 9. VERIFICATION CHECKLIST FOR INSPECTION OF WOOD PACKAGING TREATMENT FACILITIES USED IN INTERNATIONAL TRADE

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 44084 Registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el Comercio Internacional N°44084 -MAG EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA En ejercicio de las facultades que les confieren los artículos 140, incisos 3), 8), 18), y 20), y 146 de la Constitución Política; los artículos 25, 27.1, 28.2.b, de la Ley General de Administración Pública, Ley Nº 6227 del 2 de mayo de 1978; Ley de Fomento a la Producción Agropecuaria, que incorpora la Ley Orgánica del Ministerio de Agricultura y Ganadería, Ley Nº 7064 del 29 de abril de 1987; Ley de Protección Fitosanitaria, Ley Nº 7664 del 8 de abril de 1997.

1Que el Acuerdo de Medidas Sanitarias y Fitosanitarias de la Organización Mundial de Comercio (OMC) permite a los miembros adoptar y aplicar las medidas necesarias para proteger la vida y la salud de las personas y los animales o para preservar los vegetales, y fomenta la utilización de medidas fitosanitarias armonizadas entre los Miembros, sobre la base de normas, directrices y recomendaciones elaboradas por las organizaciones internacionales competentes, entre ellas las organizaciones internacionales y regionales competentes que operan en el marco de la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria.
2Que la Comisión de Medidas Fitosanitarias de la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria, adoptó la Norma Internacional para Medidas Fitosanitarias No. 15 (NIMF 15) que establece la reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, en el año 2002 y su última modificación en el 2018.
3Que la Norma supra citada, indica que la producción del embalaje de madera se realiza bajo dos actividades principales: fabricación y tratamiento y marcado de embalaje tratado.
4Que el embalaje de madera usualmente está hecho de madera en bruto, que no ha recibido un tratamiento o el procesamiento adecuado para eliminar las plagas presentes en ella, lo que hace que el mismo se constituya en una vía para la introducción y dispersión de plagas cuarentenarias.
5Que el Servicio Fitosanitario del Estado, cuenta con personería jurídica instrumental y amplias facultades para cumplir con los objetivos, fines y competencias que establece su ley constitutiva, Ley de Protección Fitosanitaria, Ley N° 7664 del 08 de agosto de 1997.
6Que de acuerdo a la Ley de Protección Fitosanitaria, Ley N° 7664 del 08 de agosto de 1997, son funciones del Servicio Fitosanitario del Estado: asesorar en materia de protección fitosanitaria y recomendar la emisión de las normas jurídicas necesarias en este campo; así como realizar el control fitosanitario del intercambio, nacional e internacional de vegetales, materiales de empaque y acondicionamiento y medios de transporte capaces de propagar o introducir plagas que amenacen la seguridad alimentaria y la actividad económica en que se basa la producción agrícola.
7Que las medidas fitosanitarias que establezca el Servicio Fitosanitario del Estado, en virtud de la aplicación de la Ley de Protección Fitosanitaria, Ley N°7664 del 8 de abril de 1997, son de interés público y de aplicación obligatoria.
8Que con el fin de poder dar seguimiento al embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, se requiere regular el registro de fabricantes y de tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.
9Que ante la eventual detección en el país de destino, de una plaga en el embalaje de madera originario de Costa Rica, es necesario contar con la rastreabilidad del tratamiento efectuado, para tener la posibilidad de realizar las acciones correctivas correspondientes en el lugar de fabricación o tratamiento de ese embalaje, y evitar que la situación vuelva a presentarse.
10Que conforme al artículo N°.4 de la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Trámites Administrativos, Ley N°8220 del 04 de marzo de 2002, todo trámite o requisitos que el administrado debe cumplir deben constar en una ley, un decreto o un reglamento y estar publicado en el diario oficial La Gaceta.
11Que la presente propuesta normativa se ajusta al supuesto de excepción previsto en el artículo 2 inciso a) y e) de la Directriz N° 052-MP-MEIC, denominada "Moratoria a la creación de nuevos trámites, requisitos o procedimientos al ciudadano para la obtención de permisos, licencias o autorizaciones", en el tanto es una iniciativa promovida dentro del marco de la mejora regulatoria, que tiene por objeto la mejora de procesos, la simplificación de trámites, la reducción de tiempos y plazos de resolución en beneficio del ciudadano; en virtud de lo anterior, se concluye que el beneficio de dicha regulación es mayor al de su inexistencia.
12Que de conformidad con lo establecido en el artículo 12 bis del Decreto Ejecutivo N° 37045 del 22 de febrero de 2012 y su reforma "Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Trámites y Requisitos Administrativos", esta regulación cumple con los principios de mejora regulatoria, de acuerdo con el informe de segunda vez N° DMR-DAR-INF-033-2022 emitido por la Dirección de Mejora Regulatoria y Reglamentación Técnica del Ministerio de Economía, Industria y Comercio.

REGISTRO DE FABRICANTES Y TRATANTES DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL

CONSIDERANDO

Por tanto,

DECRETAN

Este decreto tiene como objetivo regular el trámite de inscripción y renovación en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, de conformidad con lo establecido en el Decreto Ejecutivo N° 32622-MAG Regulación del Embalaje de Madera utilizado en el Comercio Internacional del 04 de agosto de 2005 y la Norma Internacional de Medidas Fitosanitarias denominada Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional (NIMF 15), de la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria, del 27 de mayo de 2019.

Para efectos del presente decreto, se entenderá por:

1. Anualidad: Pago anual que se hace por el mantenimiento del registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

2. Certificado Fitosanitario de Operación: Documento oficial otorgado a toda persona física o jurídica que se dedica a la fabricación y tratamiento de embalaje de madera.

3. Departamento de Certificación Fitosanitaria: Instancia técnica del SFE que tiene la función de administrar el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera.

4. Embalaje de madera: Madera o productos de madera (excluyendo los productos de papel) utilizados para sujetar, proteger o transportar un producto (incluye la madera de estiba) [NIMF 15, 2002].

5. Ente autorizado: Persona física o jurídica oficializada por el Servicio Fitosanitario del Estado, previo análisis de la capacidad técnica y científica para la inspección y valoración de los tratamientos aplicados al embalaje de madera 6. Fabricante de embalaje de madera: Persona física o jurídica que se dedica a la fabricación de embalaje de madera.

7. ISO: Organización Internacional de estandarización.

8. Libro de Inspección: Libro donde se dejará constancia de las acciones fitosanitarias tales como inspección, toma de muestra, vigilancia o tratamientos, realizadas por el Departamento de Certificación Fitosanitaria del SFE, y las recomendaciones a seguir, que serán de acatamiento obligatorio.

9. Madera (como clase de producto): Productos tales como madera en rollo, madera aserrada, virutas y residuos de madera con o sin corteza, excluidos el embalaje de madera, el material de madera procesada y los productos de bambú.

10. Marca: Sello o señal oficial, reconocida internacionalmente, aplicada al embalaje de madera que haya recibido tratamiento, en conformidad con la NIMF 15.

11. NIMF: Norma Internacional para Medidas Fitosanitarias.

12. NIMF 15: Norma Internacional para Medidas Fitosanitarias "Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional".

13. Oficial: Establecido, autorizado o ejecutado por una Organización Nacional de Protección Fitosanitaria. (FAO, 1990).

14. Tratante de embalaje de madera: Persona física o jurídica que se dedica a la fabricación y tratamiento de embalaje de madera, de conformidad con la NIMF 15.

15. Registrante: Persona física o jurídica que realiza el acto de registrarse para formar parte del Registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

16. SFE: Servicio Fitosanitario del Estado.

17. Servicio Fitosanitario del Estado: Dependencia del Ministerio de Agricultura y Ganadería, encargada de velar por la protección fitosanitaria de Costa Rica.

18. Tratamiento: Procedimiento oficial para matar, inactivar o eliminar plagas o para esterilizarlas o desvitalizarlas [FAO 1990; revisado FAO, 1995; NIMF 15, 2002; NIMF 18, 2003; CIMF, 2005].

19. Tratamiento con calor: Proceso mediante el cual un producto es sometido al calor hasta alcanzar una temperatura mínima, durante un período mínimo, conforme a una especificación técnica oficial [NIMF 15, 2002; revisado CIMF, 2005].

Este decreto aplica a toda persona, física o jurídica, que fabrique o trate embalaje de madera a ser utilizado en el comercio internacional, la cual deberá estar inscrita en el Registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional del Servicio Fitosanitario del Estado (en adelante SFE), a cargo del Departamento de Certificación Fitosanitaria, cumpliendo con la documentación y requisitos establecidos en el presente decreto.

Se exceptúa de la inscripción en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional los siguientes productos que, por ser sometidos a procesos de industrialización, presentan un riesgo suficientemente bajo de introducir plagas al país de destino:

1. Embalaje de madera fabricado completamente de madera delgada (6 milímetros o menos de espesor).

2. Embalaje de madera fabricado en su totalidad de material de madera sometida a procesamiento, como el contrachapado, los tableros de partículas, los tableros de fibra orientada o las hojas de chapa que se producen utilizando pegamento, calor, presión o una combinación de los mismos.

3. Barriles para vino y licores que se han calentado durante la fabricación.

4. Cajas de regalo para vino, cigarros, puros y otros productos fabricados con madera que ha sido procesada y/o fabricada de tal forma que queden libres de plagas.

5. Aserrín, las virutas y lana de madera.

6. Componentes de madera instalados en forma permanente en los vehículos o contenedores para fletes.

Para efectos de la cuota anual del registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, se aplicará lo establecido en el artículo 2 inciso 2a del Decreto Ejecutivo N° 27763 Fijación de tarifas de los servicios del Ministerio de Agricultura y Ganadería, del 10 de marzo del 2009 y sus reformas. Además, se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos:

1. La anualidad se paga al inicio de cada período contado a partir de la fecha en que se aprobó la inscripción del registro.

2. Este pago se realiza para el mantenimiento del registro, que incluye actividades que realiza el Departamento de Certificación Fitosanitaria relacionadas con monitoreo de plagas, inspección en instalaciones para fabricación y tratamiento de embalajes de madera, toma de muestras para diagnóstico fitosanitario, seguimiento a las detecciones de plagas en los países de destino, charlas y capacitaciones.

3. El monto de la anualidad se actualizará en forma automática con base en el valor del índice de precios al consumidor del año anterior, dicha actualización regirá a partir del 1º de febrero de cada año, y será publicada en la lista de tarifas por los servicios del SFE en su sitio web oficial.

Para la inscripción en el registro, se deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Presentar el formulario de solicitud de inscripción en el registro de fabricantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, de manera electrónica a través del sistema que pondrá a su disposición el SFE en su sitio web, o en papel mediante el formulario que se encuentra en el Anexo 1 de este decreto. En dicho formulario deberá proveer la información siguiente:

a. Nombre de la persona física o jurídica.

b. Nombre del representante legal (en caso de persona jurídica).

c. Número de identificación del representante legal (en caso de persona jurídica).

d. Número de cédula física o jurídica.

e. Información de contacto en la que se incluya: teléfonos, fax, dirección exacta de lugar de manufactura del embalaje indicando provincia, cantón distrito y otras señas, el apartado postal y correo electrónico para notificaciones.

f. Nombre y número de registro de la empresa que le suministra el servicio de tratamiento.

g. Tipo de embalaje que requiere ser tratado (por ejemplo, reglas, tarima americana, tarima europea, cajas, cajones o carretes).

h. Especies de madera con que fabrica el embalaje.

i. Origen de la materia prima (por ejemplo, plantación forestal, suplidores o importada.)

j. Volumen aproximado de madera o embalajes a tratar (mensual).

k. En caso de ser comercializador, indicar los clientes, detallando: nombre de la empresa física o jurídica a quien le vende embalajes tratados, volumen de madera a tratar en metros cúbicos por mes, cantidad y tipo de embalaje (por ejemplo, tarimas, cajones, cajas o carretes) por mes y especies maderables utilizadas para construir los embalajes.

2. Nombre, firma y número de identificación.

3. Presentar el documento de identidad vigente (para personas físicas) o copia de la personería jurídica vigente (para personas jurídicas).

4. En caso de personas jurídicas, presentar el documento de identidad al día del representante legal. Si este último fuera extranjero sin cédula de residencia, la personería debe tener un agente residente, por lo tanto, es necesario aportar copia de la cédula de identidad de dicho agente.

5. Estar inscrito, al día o con arreglo de pago en el Sistema de Información de la Caja Costarricense del Seguro Social: como trabajador independiente (en el caso de personas físicas), o como patrono (en el caso de personas jurídicas). En el caso de personas jurídicas no inscritas como patrono y que no cuenten con planilla, se admitirá también que al menos alguno de sus representantes legales esté inscrito y al día o con arreglo de pago como trabajador independiente ante la Caja Costarricense del Seguro Social. Este requisito será verificado a nivel interno de la institución.

6. Cancelar el monto correspondiente a la anualidad, y presentar el comprobante del depósito bancario o la correspondiente factura electrónica.

7. Aportar el croquis de la ubicación del taller de fabricación de embalajes de madera para exportación.

8. Presentar declaración jurada, de conformidad con el Anexo 2, en la que se indique el cumplimiento del Instructivo para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, el cual será dispuesto por el Departamento de Certificación Fitosanitaria y publicado en el sitio web del SFE (Anexo 6).

9. En caso de que se requiera almacenar embalajes tratados en las instalaciones de fabricación, se deberá contar con una bodega acondicionada exclusiva para tal fin, de conformidad con el Instructivo para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional (Anexo 6).

Para la inscripción en el registro, se deberán cumplir con los siguientes requisitos:

1. Presentar el formulario de solicitud de inscripción en el registro de tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, de manera electrónica a través del sistema que pondrá a su disposición el SFE en su sitio web, o en papel mediante el formulario que se encuentra en el Anexo 3 de este decreto. En dicho formulario deberá proveer la información siguiente:

a. Nombre de la persona física o jurídica.

b. Nombre del representante legal (en caso de persona jurídica).

c. Número de identificación del representante legal (en caso de persona jurídica).

d. Número de cédula física o jurídica.

e. Información de contacto en la que se incluya: teléfonos, fax, dirección exacta de las instalaciones de tratamiento indicando provincia, cantón distrito y otras señas, el apartado postal y correo electrónico para notificaciones.

f. Tipo de embalaje que trata (por ejemplo, reglas, tarima americana, tarima europea, cajas, cajones o carretes).

g. Capacidad del horno y especies de madera utilizadas detallando: capacidad total del horno para madera en piezas (metros cúbicos), capacidad total para tarima americana (unidades), capacidad total para tarima europea (unidades), capacidad total para cajas o cajones (unidades), capacidad total para carretes (unidades) y capacidad total para otros (en unidades) y la especie utilizada para cada tipo de embalaje h. Origen de la materia prima (por ejemplo, plantación forestal, suplidores o importada.)

i. Principales clientes a quienes brinda el servicio de tratamiento de embalaje de madera, detallando: Nombre del cliente, cantidad o volumen de madera a tratar (metros cúbicos por mes), cantidad y tipo de embalaje (por ejemplo, tarimas, cajones, cajas o carretes) por mes y especies maderables.

j. Nombre, firma y número de identificación.

2. Presentar el documento de identidad vigente (para personas físicas) o copia de la personería jurídica vigente (para personas jurídicas).

3. En caso de personas jurídicas, presentar el documento de identidad al día del representante legal. Si este último fuera extranjero sin cédula de residencia, la personería debe tener un agente residente, por lo tanto, es necesario aportar copia de la cédula de identidad de dicho agente.

4. Estar inscrito, al día o con arreglo de pago en el Sistema de Información de la Caja Costarricense del Seguro Social: como trabajador independiente (en el caso de personas físicas), o como patrono (en el caso de personas jurídicas). En el caso de personas jurídicas no inscritas como patrono y que no cuenten con planilla, se admitirá también que al menos alguno de sus representantes legales esté inscrito y al día o con arreglo de pago como trabajador independiente ante la Caja Costarricense del Seguro Social. Este requisito será verificado a nivel interno de la institución.

5. Cancelar el monto correspondiente a la anualidad, y presentar el comprobante del depósito bancario o la correspondiente factura electrónica.

6. Aportar el croquis de la ubicación de las instalaciones de tratamiento de embalaje de madera para exportación.

7. Presentar declaración jurada, de conformidad con el Anexo 4, en la que se indique el cumplimiento del Instructivo para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, el cual será dispuesto por el Departamento de Certificación Fitosanitaria y publicado en el sitio web del SFE (Anexo 8).

8. Contar con una bodega acondicionada para el almacenamiento exclusivo del embalaje tratado, de conformidad con el Instructivo para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional (Anexo 8).

9. Aportar el informe de la certificación del horno, emitido por el Ente autorizado que incluya:

a. Resumen del proceso de tratamiento con calor (térmico): proceso de llenado de la cámara y descripción y ubicación de los sensores dentro de la cámara de tratamiento.

b. Características de la cámara de tratamiento: tipo de horno (block, metal, hechizo, contenedor 20 pies, contenedor 40 pies, de marca y fuente de combustión del horno (gas, diésel, electricidad, hornilla, caldera u otro).

c. Ficha técnica del horno.

d. Características del equipo graficador y/o de captura de datos: marca del equipo, longitud y cantidad de las sondas utilizadas para monitorear la temperatura.

e. Registros (tabla de datos y gráficos) que respalden el tratamiento térmico efectuado durante la certificación del horno.

La inscripción en el registro de fabricantes o tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional procederá de la siguiente forma:

1. El registrante deberá presentar los requisitos establecidos en el artículo 6 o 7 de este decreto, según corresponda, ante el Departamento de Certificación Fitosanitaria del SFE.

2. El Departamento de Certificación Fitosanitaria revisará que los requisitos solicitados en este decreto se cumplan, y dispondrá de un plazo de nueve días naturales, contados a partir del día en que se recibe la documentación completa, para concluir con el trámite.

3. Si el registrante incumple con alguno de los requisitos, el Departamento de Certificación Fitosanitaria comunicará una única vez los requisitos faltantes, para que, en un plazo de hasta diez días hábiles, el Registrante los cumpla. Este tiempo no será considerado dentro de los nueve días naturales con los que cuenta el Departamento de Certificación Fitosanitaria para resolver la solicitud.

4. En caso de que el Registrante incumpla con el plazo indicado en el numeral anterior, o que no haya aportado los requisitos faltantes, el Departamento de Certificación Fitosanitaria procederá con el rechazo de la solicitud de inscripción, mediante la emisión de una resolución de rechazo, que hará llegar al registrante a través del medio de comunicación que este haya señalado en el expediente administrativo.

5. Si el registrante cumple con los requisitos solicitados en el artículo 6 ó 7 de este decreto, según corresponda, el Departamento de Certificación Fitosanitaria emitirá una resolución de inscripción en la que se indicará el número de registro, tomo, folio y asiento del fabricante o tratante de embalaje de madera; y elaborará el Certificado Fitosanitario de Operación. La resolución de inscripción, el Certificado Fitosanitario de Operación y el Libro de Inspección se entregará al Registrante por parte de un inspector fitosanitario del SFE, en el lugar de fabricación o tratamiento de embalaje de madera; haciendo constar la entrega de la información.

6. En la resolución de inscripción de los tratantes de embalaje de madera, se indicará el código para la marca del embalaje de madera tratado, de conformidad con lo establecido en el Decreto Ejecutivo 32622-MAG Regulación del Embalaje de Madera utilizado en el Comercio Internacional y sus reformas.

7. El Certificado Fitosanitario de Operación deberá colocarse en una parte visible del lugar de fabricación o tratamiento, y el Libro de Inspección deberá permanecer en custodia del Registrante, y de acceso al inspector fitosanitario del Departamento de Certificación Fitosanitaria del SFE cuando este lo requiera.

8. Las instalaciones aprobadas se incluirán en una lista de empresas autorizadas para la fabricación y el tratamiento de embalaje de madera, publicada en la página web del SFE en el área temática de Exportaciones.

La inspección posterior al registro, para verificar lo indicado en las declaraciones juradas, procederá de la siguiente manera:

1. Posterior a realizado el registro, el Departamento de Certificación Fitosanitaria coordinará y programará con el Registrante, una inspección de la instalación de fabricación o tratamiento de embalaje de madera, en un plazo máximo de siete días hábiles después de otorgado el registro.

2. La inspección de las instalaciones de fabricación o tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional se llevará a cabo de conformidad con el Instructivo para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional (Anexo 6) y su lista de verificación (Anexo 7) o el Instructivo para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional (Anexo 8) y su lista de verificación (Anexo 9), según corresponda, que también se encontrarán a disposición del Registrante en el sitio web oficial del SFE.

3. El inspector fitosanitario designado emitirá un acta como resultado de la inspección en el Libro de inspección entregado a la empresa por el SFE.

4. Si las instalaciones cumplen con las disposiciones técnicas solicitadas en los instructivos citados en el inciso 2 de este artículo, en concordancia con lo indicado en la Declaración Jurada entregada con la solicitud de inscripción, el inspector registrará dicha situación en el Libro de inspección, y archivará copia del acta en el 5. Si las instalaciones no cumplen con las disposiciones establecidas para la fabricación o tratamiento de embalaje de madera, contradiciendo lo indicado en la Declaración Jurada entregada con la solicitud de inscripción, el inspector consignará las recomendaciones técnicas en el Libro de inspección otorgado a la empresa e informará al Departamento de Certificación Fitosanitaria para que suspenda el registro, de acuerdo a lo indicado en el artículo 13 y 14 de este decreto.

6. El Registrante tendrá un plazo de un mes calendario, a partir del día siguiente a la fecha de inspección de la instalación para fabricación o tratamiento de embalaje de madera, para acatar las recomendaciones técnicas y que se levante la suspensión del registro, con la posibilidad de solicitar una prórroga de igual plazo previo al vencimiento del primero.

7. Una vez acatadas las recomendaciones técnicas, el Registrante comunicará al Departamento de Certificación Fitosanitaria, para que se programe una nueva inspección y valoración dentro de los plazos otorgados.

8. El inspector fitosanitario realizará una nueva visita y emitirá una nueva acta de inspección, según lo indicado en el numeral 3 de este artículo.

9. De no estar subsanadas las recomendaciones técnicas indicadas en la visita anterior, el Departamento de Certificación Fitosanitaria del SFE emitirá la resolución de cancelación del registro, indicando las causas de la misma, y notificará al usuario a través del medio de comunicación que haya señalado.

10. De estar subsanadas las recomendaciones técnicas, el Departamento de Certificación Fitosanitaria levantará la suspensión del registro.

La información y documentación que aporta el Registrante para el registro, debe ser fidedigna. Cuando la persona física o jurídica lleve a cabo algún cambio de la información que se encuentra en la resolución de inscripción, debe comunicarlo de inmediato al Departamento de Certificación Fitosanitaria encargado del registro. El Departamento de Certificación Fitosanitaria emitirá la resolución en un plazo de nueve días naturales con las modificaciones o actualizaciones correspondientes y notificará al Registrante mediante el medio de comunicación que este haya indicado.

La vigencia en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional será de cinco años, contados a partir de la fecha de su inscripción, y en un período de un mes calendario previo a su vencimiento, podrá renovarse por un periodo igual de cinco años.

Para realizar la renovación en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera, el Registrante deberá presentar:

1. Declaración jurada, de conformidad con el Anexo 5 de este decreto, en la que indique que desea realizar la renovación de su registro, y que sus condiciones iniciales con las que se registró se mantienen o se han mejorado. En caso de que alguna de estas condiciones haya variado, se deberá realizar la modificación al registro, de previo a la solicitud, de acuerdo a lo indicado en el artículo 10 de este decreto.

2. Documento de identidad vigente (para personas físicas) o copia de personería jurídica vigente y documento de identidad del representante legal (para personas jurídicas).

3. Comprobante de pago o factura electrónica correspondiente a la anualidad.

El Departamento de Certificación Fitosanitaria dispondrá de un plazo máximo de nueve días naturales contados a partir del día en que se recibe la documentación mencionada anteriormente, para emitir la resolución de renovación y el Certificado Fitosanitario de Operación. Se notificará al Registrante de la resolución de su trámite a través del medio de comunicación señalado en el expediente administrativo.

Se suspenderá a toda persona física o jurídica del registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera cuando:

1. Cuando en la inspección posterior al registro, se determine que los requisitos o información faltante, es subsanable de manera sencilla, a través de medidas fitosanitarias apropiadas, que permitan mantener la integridad de los embalajes de madera.

2. No esté al día en el pago de la anualidad descrita en el artículo 5 de este decreto.

3. Cuando mediante un acta producto de una inspección de seguimiento, el funcionario del SFE indique incumplimiento de las recomendaciones técnicas.

4. Por solicitud expresa del Registrante.

La suspensión procederá posterior a notificar al Registrante sobre los fundamentos de la misma y dando un plazo de tres días hábiles para descargo, antes de emitir la resolución respectiva. Cuando se ha recibido una solicitud del Registrante, para suspender temporalmente el registro, se procederá de oficio de forma inmediata, tramitándola en un plazo máximo de nueve días naturales.

Cuando se ha suspendido temporalmente el registro por no estar al día con el pago de las anualidades, se procederá de oficio a su cancelación en la fecha del vencimiento de éste.

El inspector retirará el Certificado Fitosanitario de Operación y el Libro de inspección.

Ninguna persona física o jurídica, fabricante o tratante de embalaje de madera, a la que se le haya suspendido el registro, puede fabricar o tratar embalajes para exportación mientras su registro se encuentre suspendido.

A toda persona física o jurídica que se le ha suspendido el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, se le levantará la suspensión cuando hayan subsanado los motivos que la originaron, previa verificación del Inspector, o por solicitud expresa del Registrante. Dicha solicitud se deberá presentar por escrito.

El departamento de Certificación Fitosanitaria realizará el levantamiento de la suspensión del registro en un plazo máximo de nueve días naturales, a partir de recibida la solicitud por escrito del Registrante (cuando sea este quien haya solicitado la suspensión) o de la notificación, por parte del Inspector Fitosanitario, que se subsanaron los motivos que originaron la suspensión.

Se cancelará a toda persona física o jurídica del registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional en los siguientes casos:

1. Cuando el titular o su representante legal lo solicite por escrito. En este caso, el Departamento de Certificación Fitosanitaria realizará la cancelación en un plazo máximo de nueve días naturales.

2. Cuando el titular o su representante legal haya solicitado una suspensión por un plazo determinado, y que este plazo haya vencido sin que se solicitara el levantamiento de la suspensión.

3. Cuando se haya vencido el plazo para subsanar las recomendaciones técnicas de la inspección posterior al registro del fabricante o tratante de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, según el artículo 9, numeral 6.

4. Cuando se haya inducido a la administración al error, con documentos no veraces entregados para cumplir con los requisitos para la inscripción o renovación en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

5. Cuando se haya vencido el plazo para subsanar las recomendaciones técnicas emitidas en las inspecciones de seguimiento realizadas a las instalaciones de fabricación o tratamiento de embalaje.

6. Cuando se desacate lo estipulado en los artículos 59, 60, 61 y 62 de la Ley de Protección Fitosanitaria, Ley No. 7664 del 8 de abril de 1997, su reglamento, las disposiciones y recomendaciones técnicas emitidas por el Departamento de Certificación Fitosanitaria.

La cancelación procederá posterior a notificar al Registrante sobre los fundamentos de la misma y dando un plazo de tres días hábiles para descargo, antes de emitir la resolución definitiva. Cuando no sea posible esta notificación por falta de veracidad de la información para contactar al Registrante, se procederá de oficio y la cancelación se archivará en el expediente del registrado.

La cancelación en el registro conlleva la revocatoria del Certificado Fitosanitario de Operación, debiendo para ello abrirse el expediente administrativo, en el cual se hará constar la información técnica detallada de las actas de inspección levantadas, en las que se indicarán las anomalías encontradas.

Si el Registrante desea volver a fabricar o tratar embalaje de madera, deberá realizar nuevamente el trámite de inscripción, según lo indicado en este decreto.

Para los procedimientos sancionatorios descritos en este decreto, el Departamento de Certificación Fitosanitaria en materia de administración del registro, será el órgano responsable de llevar a cabo el procedimiento para la suspensión o cancelación en el registro, debiendo notificar previamente al Registrante y emitiendo las resoluciones respectivas.

Deróguese el artículo 24 del decreto ejecutivo 32622-MAG denominado Regulación del Embalaje de Madera utilizado en el Comercio Internacional del 04 de agosto de 2005.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República, San José, a los cinco días del mes de junio del año dos mil veintitrés.

DE FABRICANTES DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL Para recibir conforme esta solicitud, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 44, 74 y 74 bis de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el artículo 66 del Reglamento del Seguro Social, la persona física o jurídica debe estar inscrita como patrono o trabajador independiente dentro de los ocho días hábiles posteriores al inicio de la actividad y, asimismo, a estar al día o con arreglo de pago en el sistema de información de la CCSS. Este requisito será verificado a nivel interno de la institución.

2. Nombre del representante legal (en caso de persona jurídica)
3. Nº de documento de identificación del representante legal (en caso de persona jurídica)
4. Nº cédula de la persona física o jurídica
5. Teléfono(s)
6. Fax

| Localización del lugar de manufactura del embalaje | | | | --- | --- | --- | | 7. Provincia | 8. Cantón | 9. Distrito | | 10. Dirección exacta: (Aportar croquis de la dirección) | | | | 11. Apartado postal | 12. Correo electrónico para notificaciones | | | 13. Nombre y número de registro de la empresa que le suministra el servicio de tratamiento: | | | | 14. Tipo de embalaje que requiere ser tratado (Por ejemplo reglas, tarima americana, tarima europea, cajas, cajones o carretes.): | | --- |

15. Especies de madera con que fabrica el embalaje para exportación:

16. Origen de materia prima (Por ejemplo plantación forestal, suplidores o importada):

17. Volumen aproximado de madera o embalajes a tratar (mensual):

18. En caso de ser comercializador indicar los clientes:

| Nombre de la persona física o jurídica a quien le vende embalajes tratados | Volumen de madera a tratar (m3/mes) | Cantidad y tipo de embalaje (Por ejemplo, tarimas, cajones, cajas o carretes.) /mes | Especie(s) maderable(s) utilizada(s) para construir los embalajes | | --- | --- | --- | --- | COMPROMISO Me comprometo a recibir sin previo aviso a los inspectores oficiales para que realicen en cualquier momento las inspecciones que corresponden y verifiquen las instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

En fe de lo anterior firmo en a las horas del día del mes de del año 20

DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL.

En caso de Persona Jurídica:

Señores Servicio Fitosanitario del Estado En caso de Persona Jurídica:

1. Que la instalación de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional con el nombre indicado anteriormente, cumple con los requisitos establecidos en el Instructivo para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, ubicado en el Área Temática de Exportaciones del sitio web oficial del SFE.

2. Quedo apercibido de las consecuencias legales y judiciales, con que la legislación castiga el delito de perjurio. Asimismo, exonero de toda responsabilidad a las autoridades del Servicio Fitosanitario del Estado por el otorgamiento de este registro con base en la presente declaración jurada. Además: conocedor de las consecuencias legales y administrativas de la presente declaración jurada, manifiesto y autorizo en forma expresa para que el Servicio Fitosanitario del Estado, proceda a suspender o cancelar mi registro, según corresponda, si se llegase a corroborar alguna falsedad, errores u omisiones en la presente declaración. ES TODO.

Firmo en _____________________ a las ______ horas del día _______ del mes de _______________________ del año _________.

Firma:

1. Que mi instalación de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, cumple con los requisitos establecidos en el Instructivo para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, ubicado en el Área Temática de Exportaciones del sitio web oficial del SFE.

Firmo en _____________________ a las ______ horas del día _______ del mes de _______________________ del año _________.

Firma:

DE TRATANTES DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL.

Para recibir conforme esta solicitud, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 44, 74 y 74 bis de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social y el artículo 66 del Reglamento del Seguro Social, la persona física o jurídica debe estar inscrita como patrono o trabajador independiente dentro de los ocho días hábiles posteriores al inicio de la actividad y, asimismo, a estar al día o con arreglo de pago en el sistema de información de la CCSS. Este requisito será verificado a nivel interno de la institución.

2. Nombre del representante legal (en caso de persona jurídica)
3. Nº de documento de identificación del representante legal (en caso de persona jurídica)
4. Nº cédula de la persona física o jurídica
5. Teléfono(s)
6. Fax

Localización de las instalaciones de tratamiento
7. Provincia	8. Cantón	9. Distrito
10. Dirección exacta: (Aportar croquis de la dirección)
11. Apartado Postal	12. Correo Electrónico para notificaciones

| 13. Tipos de embalaje que trata: (Por ejemplo reglas, tarima americana, tarima europea, cajas, cajones o carretes) | | --- | 14. Capacidad del horno y especies de madera:

	Capacidad total del horno	Especies de madera utilizadas
Madera en piezas (m3)
Tarima americana (unidades)
Tarima europea (unidades)
Cajas o Cajones (unidades)
Carretes (unidades)
Otros (unidades)

15. Origen de la madera:

16. Principales clientes:

| Nombre del cliente | Cantidad o volumen de madera a tratar (m3/mes) | Cantidad y tipo de embalaje (Por ejemplo, tarimas, cajones, cajas o carretes.) /mes | Especie(s) maderable(s) | | --- | --- | --- | --- | (Si es necesario más espacio, amplíe esta tabla o detalle la información en un anexo).

Nota: Toda persona física o jurídica que fabrique embalaje y requiera del servicio de tratamiento, debe estar inscrita en el registro para tal fin del Departamento de Certificación Fitosanitaria.

17. COMPROMISO Como representante legal de la empresa indicada anteriormente, mi representada se compromete a:

a)Utilizar el código de identificación que le asigne el Departamento de Certificación Fitosanitaria para marcar únicamente el embalaje tratado, conforme al proceso detallado.
b)Mantener los registros de los tratamientos efectuados actualizados y disponibles (gráficos e historial de datos), de conformidad con lo establecido en el artículo 16 del Decreto Ejecutivo 32622 del 04 de agosto de 2005.
c)Recibir sin previo aviso a los inspectores oficiales para que realicen en cualquier momento, las inspecciones que correspondan y verifiquen el proceso de tratamiento.
d)Someterse a re certificaciones del proceso de tratamiento por parte del Ente autorizado para verificar la eficacia del mismo.

En fe de lo anterior firmo en a las horas del día del mes del año

EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL.

En caso de Persona Jurídica:

1. Que la instalación de tratamiento de embalaje de madera con el nombre indicado anteriormente, cumple con los requisitos establecidos en el Instructivo para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, ubicado en el Área Temática de Exportaciones del sitio web oficial del SFE.

Firmo en _____________________ a las ______ horas del día _______ del mes de _______________________ del año _________.

Firma:

En caso de Persona Física:

Señores 1. Que mi instalación de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, cumple con los requisitos establecidos en el Instructivo para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, ubicado en el Área Temática de Exportaciones del sitio web oficial del SFE.

Firmo en _____________________ a las ______ horas del día _______ del mes de _______________________ del año _________.

Firma:

DE TRATANTES Y FABRICANTES DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL En caso de Persona Jurídica:

1. Que las condiciones iniciales indicadas en mi registro, entre las cuales se incluye estar al día con la Caja Costarricense de Seguro Social y con la anualidad correspondiente al registro, se mantienen, y que todas las modificaciones que ha habido desde el registro hasta la fecha indicada en esta declaración jurada, se han tramitado ante el Departamento de Certificación Fitosanitaria del SFE. En vista de lo anterior, solicito la renovación de mi registro.

2. Quedo apercibido de las consecuencias legales y judiciales, con que la legislación castiga el delito de perjurio. Asimismo, exonero de toda responsabilidad a las autoridades del Servicio Fitosanitario del Estado por el otorgamiento de esta renovación de registro con base en la presente declaración jurada. Además: conocedor de las consecuencias legales y administrativas de la presente declaración jurada, manifiesto y autorizo en forma expresa para que el Servicio Fitosanitario del Estado, proceda a suspender o cancelar mi registro de fabricante o tratante de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, según corresponda, si se llegase a corroborar alguna falsedad, errores u omisiones en la presente declaración. ES TODO Firma:

En caso de Persona Física 1. Que las condiciones iniciales indicadas en mi registro, entre las cuales se incluye estar al día con la Caja Costarricense de Seguro Social y con la anualidad correspondiente al registro, se mantienen, y que todas las modificaciones que ha habido desde el registro hasta la fecha indicada en esta declaración jurada, se han tramitado ante el Departamento de Certificación Fitosanitaria del SFE. En vista de lo anterior, solicito la renovación de mi registro.

2. Quedo apercibido de las consecuencias legales y judiciales, con que la legislación castiga el delito de perjurio. Asimismo, exonero de toda responsabilidad a las autoridades del Servicio Fitosanitario del Estado por el otorgamiento de esta renovación de registro con base en la presente declaración jurada. Además: conocedor de las consecuencias legales y administrativas de la presente declaración jurada, manifiesto y autorizo en forma expresa para que el Servicio Fitosanitario del Estado, proceda a suspender o cancelar mi registro de fabricante o tratante de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, según corresponda, si se llegase a corroborar alguna falsedad, errores u omisiones en la presente declaración. ES TODO Firma:

FABRICACIÓN DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL.

1. Evaluación del cumplimiento para fabricantes de embalaje de madera.

1.1. Los fabricantes de embalaje de madera, estarán sometidos a dos tipos de inspecciones: Inspección posterior a su registro inicial o a su renovación e Inspecciones de seguimiento.

1.1.1. Inspección posterior a su registro inicial o a su renovación: inspección llevada a cabo en las instalaciones de fabricación de embalaje de madera para verificar el cumplimiento de lo establecido en este Instructivo e indicado en la declaración jurada que utilizaron para su registro o renovación, mediante la Lista de verificación para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

1.1.2. Inspecciones de seguimiento: inspecciones llevadas a cabo durante la vigencia del registro y teniendo al día la anualidad, para verificar que las condiciones indicadas en este Instructivo se continúan cumpliendo.

2. Inspección posterior al registro y a la renovación 2.1. Una vez efectuado el registro mediante la declaración jurada, el inspector fitosanitario coordina con el registrante, la fecha y hora en que se llevará a cabo la inspección, que se dará en un plazo máximo de 7 días hábiles a otorgado el registro.

2.2. El inspector fitosanitario utiliza el formulario Lista de verificación para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, para evaluar las condiciones.

2.3. En el formulario mencionado, se evalúan aspectos administrativos, aspectos de trazabilidad, calidad del material y del sello en el embalaje, condiciones fitosanitarias y generales del embalaje de madera, requisitos de bodega pos-tratamiento del embalaje. Cada una de las secciones posee varias preguntas relacionadas con el tema, cuya puntuación concuerda con su nivel de importancia, en el grado en que contribuyen a mantener la condición fitosanitaria del embalaje en la instalación de fabricación.

2.4. Los aspectos administrativos tienen un valor de 6 puntos. Los aspectos de trazabilidad tienen un valor de 6 puntos. Los aspectos de material de embalaje y calidad del sello tienen un valor de 18 puntos. Los aspectos de inspección de bodega pos-tratamiento, tiene un valor de 25 puntos. En total, la lista de verificación tiene un valor de 55 puntos.

2.5. Todas las preguntas de la lista de verificación se contestan con una respuesta de Conforme, No Conforme o No aplica. Además, en la lista de verificación existe un campo llamado Criterios de cumplimiento, ahí el inspector fitosanitario puede incluir las observaciones que considere, dentro de las cuales el inspector detalla por qué se asignó cierta puntuación al requisito, los incumplimientos encontrados y las recomendaciones técnicas brindadas para solucionarlos.

2.6. En caso de existir puntos que no apliquen a las instalaciones, el inspector indica en la lista de verificación la opción de "No aplica". Estos puntos no serán considerados a la hora de obtener la calificación final de la inspección.

2.7. La calificación o nota obtenida en la evaluación del fabricante, se dará en escala porcentual del 0 al 100%. Esta se obtendrá de dividir los puntos obtenidos por el fabricante, producto de la verificación realizada por el inspector, entre los puntos aplicables para dicho fabricante, y multiplicando el resultado por 100.

2.9. Para esta inspección, se establece una nota de pase de 80%, que será el criterio que se utilizará para determinar si el registro se mantiene o se suspende.

2.10. En caso de que la instalación de fabricación de embalaje de madera cumpla al 100% lo solicitado en la Lista de verificación y de conformidad con lo indicado en la Declaración Jurada, la misma mantendrá su registro vigente y será sometida a inspecciones de seguimiento durante la vigencia de la anualidad y el registro.

2.11. En caso de que la instalación de fabricación de embalaje de madera obtenga una nota menor de 100%, pero mayor o igual a 80%, no se realizará la suspensión del registro, pero se emitirán recomendaciones técnicas que deberán ser atendidas según lo indicado en el punto siguiente. Si la nota es menor a 80%, el inspector consigna las recomendaciones técnicas para solventar las no conformidades en el Libro de inspección otorgado al fabricante e informa al Departamento de Certificación Fitosanitaria para que suspenda el registro de conformidad con el artículo 9 inciso 5 de este Decreto Ejecutivo.

2.12. El fabricante tendrá un plazo de un mes calendario con posibilidad de solicitar prórroga de igual plazo previo al vencimiento del primero, para acatar las recomendaciones técnicas. Una vez acatadas las recomendaciones técnicas, el fabricante comunicará al Departamento de Certificación Fitosanitaria, para que se programe una nueva inspección y valoración dentro de los plazos otorgados.

2.13. El inspector fitosanitario realizará una visita para llenar nuevamente la lista de verificación. Finalizada la inspección, el inspector fitosanitario se comunicará con el encargado del registro. De verificarse el cumplimiento, el encargado de registro realiza el levantamiento de la suspensión. De no estar acatadas las recomendaciones técnicas, el encargado del registro procederá a elaborar la resolución de cancelación del registro, indicando las causas de esta, y las notificará al fabricante.

3. Inspecciones de seguimiento.

3.1. El inspector fitosanitario se apersona a las instalaciones de fabricación de embalaje de madera para realizar la inspección de seguimiento sin previo aviso. La empresa tiene la obligación de permitir el ingreso del funcionario.

3.2. Para la inspección, el inspector verifica el cumplimiento de las condiciones para las instalaciones de fabricantes de embalaje de madera establecidas en el presente Instructivo, realiza las anotaciones de la situación encontrada y las recomendaciones técnicas (si las hubiera) en un acta en el Libro de inspección. Las recomendaciones generadas son de acatamiento obligatorio.

3.3. En caso que así lo considere, el Inspector podrá decidir si utiliza el formulario Lista de verificación para inspección de instalaciones de fabricación de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, mismo que se utiliza en la inspección posterior al registro.

3.4. En caso de que la instalación de fabricación de embalaje de madera cumpla con lo establecido en este Instructivo, la misma mantendrá su registro vigente.

3.5. En caso de que la instalación de fabricación de embalaje no cumpla con las condiciones establecidas en este Instructivo. El inspector emitirá recomendaciones técnicas para solventar las no conformidades detectadas.

3.6. El fabricante deberá atender las recomendaciones según los plazos establecidos por el inspector. Una vez subsanados (dentro del plazo indicado anteriormente), comunicará al Departamento de Certificación Fitosanitaria dicha situación, para que se programe una nueva inspección 3.7. Una vez que el fabricante comunica que las recomendaciones técnicas han sido acatadas, el inspector fitosanitario realizará la inspección para verificar el cumplimiento de las recomendaciones y anota lo observado en un acta del Libro de inspección.

3.8. De verificarse el cumplimiento, el registrante mantiene su registro y por ende puede continuar con la actividad.

3.9. De no estar acatadas las recomendaciones técnicas, el inspector fitosanitario se comunicará con el encargado del registro, quien procederá a elaborar la resolución de suspensión del registro. Si cumplido el plazo establecido para acatar las recomendaciones y no fueron subsanadas, previa verificación el Inspector, el encargado del registro procederá a elaborar la resolución de cancelación del registro, indicando las causas de esta, y las notificará al fabricante.

4. Aspectos Generales.

4.1. Registro 4.1.1. Los fabricantes de embalaje de madera, deben registrarse ante el Departamento de Certificación Fitosanitaria, siguiendo lo indicado en este Decreto Ejecutivo.

4.1.2. Asimismo, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 6 de este Decreto Ejecutivo. Se otorgará un Libro de inspección en el cual el inspector del SFE, emitirá y consignará las observaciones y recomendaciones pertinentes.

4.1.3. También se le entregará el Certificado Fitosanitario de Operación, el cual deberá colocar en un lugar visible dentro de las instalaciones de fabricación de embalaje.

4.2. Autorización para operar 4.2.1. Una vez cumplidos los requisitos para la inscripción y los establecidos en este Instructivo, el Departamento de Certificación Fitosanitaria, otorgará un Certificado Fitosanitario de Operación a cada persona física o jurídica, el cual se deberá ubicar en un lugar visible dentro las instalaciones de la misma.

4.2.2. Compromiso: De conformidad con la legislación vigente y por ser de interés particular, los fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, deberán acatar todas las disposiciones y cumplir con las recomendaciones aquí establecidas.

4.3. Materiales reglamentados 4.3.1. Este Instructivo se aplica al embalaje construido de madera en bruto de coníferas y no coníferas, que pueda representar una vía de dispersión de las plagas que atacan los árboles vivos. Se entiende como reglamentados los siguientes embalajes: tarimas, madera de estiba, jaulas, cajas, paletas y carretes, algunos barriles, cajones, tablas para carga y calzas, y todo aquel embalaje que acompañe casi cualquier envío exportado, incluso envíos que normalmente no sean objeto de inspección fitosanitaria.

4.4. Materiales excluidos 4.4.1. Se excluye dentro de este Instructivo, materiales sometidos a proceso de industrialización y que, por lo tanto, dejan de tener capacidad de riesgo fitosanitario.

4.4.2. No será aplicable al embalaje fabricado en su totalidad de productos derivados de la madera tales como madera delgada de 6 mm o menos de espesor, contrachapado, tableros de partículas, tableros de fibra orientada u hojas de chapa que se han producido utilizando pegamento, calor, presión o una combinación de estos, deberá considerarse lo suficientemente procesado para haber eliminado el riesgo relacionado con la madera en bruto. Como es poco probable que esta madera se vea infestada por plagas de la madera en bruto durante su utilización, no deberá reglamentarse para estas plagas.

4.4.3. También se excluye barriles para vino y licores que se han calentado durante la fabricación, cajas de regalo para vino, cigarros y otros productos fabricados con madera que ha sido procesada y/o fabricada de tal forma que queden libres de plagas. Así como, el embalaje de madera como: aserrín, viruta, lana de madera y componentes de madera instalados en forma permanente en los vehículos o contenedores empleados para fletes.

4.5. Tratamiento utilizado en Costa Rica 4.5.1. El tratamiento para el embalaje de madera utilizado será el tratamiento con calor, que consiste en calentar la madera conforme a una curva de tiempo/temperatura específica, mediante la cual el centro de la pieza más gruesa de la madera alcance una temperatura mínima de 56°C continua durante un período mínimo de 30 minutos. El tratamiento con calor se indica con la marca HT (por sus siglas en inglés).

4.6. Especificación de la marca para el sellado de madera o embalajes tratados 4.6.1. Todo embalaje de madera tratado debe colocársele la marca establecida de conformidad con la norma internacional NIMF 15 Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional y la normativa nacional vigente, y no podrá tener variaciones diferentes a las establecidas en la norma mencionada.

4.6.2. La marca indica que el embalaje se ha sometido a un tratamiento y consiste en los siguientes elementos (Figura 1): el símbolo establecido por la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria al lado izquierdo; las siglas CR, se refieren a Costa Rica, según la norma ISO. Los elementos siguientes XX corresponden al número de registro asignado por el Servicio Fitosanitario del Estado, una vez cumplidos los requisitos para registrarse. La letra M (que significa madera). Las siglas HT deben colocarse cuando el embalaje haya sido tratado con calor.

Figura 1. Muestra de la marca para el sellado de madera o embalajes tratados autorizada en Costa Rica.

4.7. Requisitos de la marca:

4.7.1. La marca utilizada en el embalaje de madera tratado con calor debe cumplir con los siguientes requisitos:

4.7.1.1. Debe tener forma rectangular o cuadrada 4.7.1.2. Estar contenida dentro de un borde con una línea vertical que separe los símbolos de los otros elementos.

4.7.1.3. Ser legible.

4.7.1.4. Ser permanente.

4.7.1.5. Para el sellado, no debe utilizarse el color rojo ni anaranjado, ya que estos se utilizan para identificar mercaderías peligrosas.

4.7.1.6. Colocarse en un lugar visible del embalaje tratado, de la siguiente forma:

4.7.1.6.1. En al menos dos lados opuestos de la unidad de embalaje, cuando éste haya sido tratado como una estructura terminada, por ejemplo, tarimas, carretes y cajones armados.

4.7.1.6.2. En cada una de las piezas, cuando el tratamiento se aplique a conjuntos de piezas sueltas y/o pre-cortadas (kits) con las medidas requeridas, según el tipo de embalaje a fabricar.

4.8. Condiciones para el embalaje de madera reutilizada, reciclada, reparado o de madera importada 4.8.1. Los embalajes de madera reciclados, o reparados podrán ser sometidos a cualquiera de los siguientes procesos:

4.8.1.1. Repararse y tratarse en su totalidad, por lo tanto, deberá ser marcado nuevamente de acuerdo como lo dicta la norma internacional NIMF 15: Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional. Para este efecto se debe eliminar la marca original.

4.8.1.2. Repararse con componentes tratados previamente, los que deberán ser marcados cada uno tal y como lo dicta la norma internacional NIMF 15: Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional. En este caso también se deberá eliminar la marca original.

4.8.2. Para el embalaje fabricado en el país con madera tratada importada, el SFE no exigirá el tratamiento a la madera que provenga de un tercer país con su respectiva marca de tratamiento y que posteriormente sea transformada en embalaje para ser utilizada acompañando envíos. Por lo tanto, este material conservará la marca original y no será sujeto de regulación conforme a lo establecido en esta norma.

4.9. Almacenamiento del embalaje o materia prima pos-tratamiento 4.9.1. Almacenar, cuando proceda, el embalaje o materia prima tratada, en un lugar que reúna las condiciones adecuadas para asegurar la condición fitosanitaria del embalaje y prevenir la contaminación y/o re-infestación con plagas, tal como se detalla a continuación:

4.9.1.1. Destinado exclusivamente para almacenar embalaje tratado.

4.9.1.2. Local totalmente cerrado con sarán o material anti-insectos.

4.9.1.3. Cuando el local tenga paredes sólidas, éstas deben estar sin grietas.

4.9.1.4. Colocar el material tratado sobre tarimas o soportes, de tal forma que no esté en contacto directo con el piso.

4.9.1.5. Se debe mantener el material separado por fecha de tratamiento.

4.9.1.6. Techo sin filtraciones de agua.

4.9.1.7. Desagües internos limpios y cerrados.

4.9.1.8. Desagües externos limpios.

4.9.1.9. Limpieza periódica del área.

4.9.1.10. Fumigar con insecticida por lo menos una vez al mes, para lo cual se deben llevar los registros correspondientes.

4.10. Registros y documentos en las instalaciones autorizadas para la fabricación de embalaje de madera 4.10.1.Cada instalación aprobada deberá mantener actualizada y disponible la siguiente información o documentación:

4.10.1.1. Registro de la eficacia del tratamiento a la que es sometida la madera para embalaje, mediante la graficación de los datos obtenidos por los dispositivos apropiados. Dichos gráficos y tabla de datos, deben incluir temperatura, tiempo, fecha, cantidad de madera o embalaje tratado.

4.10.1.2. Listado actualizado de los clientes con quienes comercializan el embalaje, conteniendo como mínimo la siguiente información:

4.10.1.2.1. Nombre de la persona física o jurídica.

4.10.1.2.2. Dirección, teléfono, fax, correo electrónico (éste último, si lo tiene).

4.10.1.2.3. Persona a contactar.

4.10.1.2.4. Factura o comprobante que indique la cantidad de madera o embalaje vendido.

4.10.1.2.5. Todo cambio en el listado de los clientes, debe ser comunicado oportunamente al SFE.

4.10.1.2.6. El Libro de inspección asignado a cada una de las instalaciones, es donde se dará seguimiento al cumplimiento de lo indicado en este Instructivo. Así también, quedaran registradas las no conformidades detectadas en el proceso de inspección. El seguimiento se realizará mediante la confección de un acta donde se indicará la fecha en que se solventó la no conformidad, la forma en que fue solventada y el responsable de esa acción. Este Libro deberá mantenerse resguardado en un lugar apropiado, bajo responsabilidad del encargado de la instalación.

4.11. Incumplimiento de la norma internacional NIMF 15 4.11.1. En caso de comprobar el incumplimiento de la norma internacional NIMF Nº 15, el SFE, no permitirá la salida de embalajes que no hayan sido tratados bajo los lineamientos aquí establecidos y que presenten los siguientes casos:

4.11.1.1. Madera o embalajes con problemas fitosanitarios (presencia de insectos - huevos, larvas, pupas o adultos- asociados a la madera).

4.11.1.2. Presencia de túneles o galerías que hagan sospechar de la presencia de insectos barrenadores.

4.11.1.3. Marca borrosa e ilegible.

4.11.1.4. Color de la tinta en la marca no autorizado.

4.11.1.5. Embalajes con piezas de madera quebradas, en este caso se debe reparar el embalaje, borrar la marca y tratarse de nuevo.

INSTALACIONES DE FABRICACIÓN DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL.

| Fecha: | Hora: | | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Nombre de la Empresa: | Número de Registro: | | | | | | Ubicación geográfica: | | | | | | | Direc ción (Provincia, Cantón y distrito): | | | | | | | Otras señas: | | | | | | | Nombre del Funcionario: | | | | | | | Acompañante: | | | | | | | Puntaje total: 55 puntos | Conforme | No conforme | No aplica | Criterio de cumplimiento | | | 1.Aspectos administrativos (6 puntos) | | | | | | | 1.1. ¿La empresa se encuentra debidamente inscrita en la base de datos de embalaje de madera? (2 puntos) | | | | | | | 1.2. ¿La empresa cuenta con el respectivo certificado fitosanitario de operación? (1 punto) | | | | | | | 1.3. ¿El certificado fitosanitario de operación está colocado en un lugar visible? (1 punto) | | | | | | | 1.4. ¿Mantiene disponible el Libro de inspección entregado por el SFE? (1 punto) | | | | | | | 1.5. ¿El fabricante cumple con las recomendaciones del SFE? (1 punto) | | | | | | | 2. Trazabilidad (6 puntos) | | | | | | | 2.1. ¿El embalaje de madera está identificado con la fecha que se realizó el tratamiento? (2 puntos) | | | | | | | 2.2. En caso que se mantenga embalaje tratado almacenado, ¿Se mantienen los registros de los tratamientos térmicos efectuados archivados en un folder con prensa o "ampo"?(2 puntos) | | | | | | | 2.3. ¿Los registros de los tratamientos efectuados cumplen con los elementos de trazabilidad establecidos (Cantidad y procedencia de la madera a ser tratada, comprobante del tratamiento emitido por la instalación, indicando fecha del proceso, cantidad y cantidad de embalaje vendido a cada cliente, respaldado por una factura o carta de venta)? (2 puntos) | | | | | | | 3. Material de embalaje y calidad del sello de la marca (18 puntos) | | | | | | | 3.1. ¿Cumple con el tipo de embalaje a ser tratado indicado en el registro? (2 puntos) | | | | | | | 3.2. ¿El embalaje de madera está libre de corteza? (2 puntos) | | | | | | | 3.3. ¿El sello de la marca es legible? (2 puntos) | | | | | | | 3.4. ¿El color de la tinta con que sellan los embalajes no es rojo ni anaranjado? .(2 puntos) | | | | | | | 3.5. ¿El sello de la marca es permanente? (2 puntos) | | | | | | | 3.6. ¿La calidad del sellado en la madera es buena?(2 puntos) | | | | | | | 3.7. ¿El embalaje tratado tiene colocado sellos en un lugar visible (en al menos dos lados opuestos del embalaje)? (2 puntos) | | | | | | | 3.8. ¿El embalaje tratado tiene el sello colocado en cada una de las piezas cuando se aplica a piezas sueltas o dimensionada? (2 puntos) | | | | | | | 3.9. ¿La marca cumple con la norma internacional NIMF 15 indicada en el punto 4.6 del Instructivo? (2 puntos) | | | | | | | 4. Inspección de bodega pos-tratamiento (25 puntos) | | | | | | | 4.1. ¿El embalaje tratado se observa en buenas condiciones fitosanitarias (libre de plagas reglamentadas)? (2 puntos) | | | | | | | 4.2. ¿El embalaje tratado cumple con las condiciones generales, por ejemplo: libre de hongos y otros agentes contaminantes)? (2 puntos) | | | | | | | 4.3. ¿Los alrededores y dentro de la bodega pos- tratamiento se encuentran libres de malezas? (1 puntos) | | | | | | | 4.4. ¿El techo de la bodega pos-tratamiento se encuentra libre de filtraciones de agua (goteras)? (1 puntos) | | | | | | | 4.5. ¿La bodega está totalmente cerrada con sarán o material anti- insectos? ( 2 puntos) | | | | | | | 4.6. ¿Las paredes sólidas, están sin grietas? (2 puntos) | | | | | | | 4.7. ¿El material tratado está sobre tarimas o soportes que no permitan el contacto directo con el piso? (2 puntos) | | | | | | | 4.8. ¿El material se encuentra separado por fecha de tratamiento? (2 puntos) | | | | | | | 4.9. ¿Los desagües internos se encuentran limpios y cubiertos?(1 puntos) | | | | | | | 4.10. ¿Los desagües externos están limpios? (1 puntos) | | | | | | | 4.11. ¿Se realiza inspección de rutina para verificar la presencia de plagas? (2 puntos) | | | | | | | 4.12. ¿El acceso a la bodega es restringido? (2 puntos) | | | | | | | 4.13. ¿La bodega cuenta con ventilación? (1 puntos) | | | | | | | 4.14. ¿En la bodega es exclusiva para almacenar madera y embalaje tratado? (2 puntos) | | | | | | | 4.15. ¿Mantiene un programa de fumigación contra insectos superficiales de la madera y se cuenta con sus respectivos registros? (2 puntos) | | | | | | | Total | | | | | | | Puntos a evaluar: | | --- | | Puntos obtenidos: | | Nota: | | Nota mínima para aprobar las instalaciones: 100% en la inspección posterior al registro y 80% (en inspecciones de seguimiento) |

TRATAMIENTO DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL.

1. Evaluación del cumplimiento en las instalaciones de tratamiento de embalaje de madera.

1.1. Los tratantes de embalaje de madera, estarán sometidos a dos tipos de inspecciones:

Inspección posterior a su registro inicial o a su renovación e Inspecciones de seguimiento.

1.1.1. Inspección posterior a su registro inicial o a su renovación: inspección llevada a cabo en las instalaciones de tratamiento térmico del embalaje de madera para verificar el cumplimiento de lo establecido en este Instructivo e indicado en la declaración jurada que utilizaron para su registro o renovación, mediante la Lista de verificación para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional..

1.1.2. Inspecciones de seguimiento: inspecciones llevadas a cabo durante la vigencia del registro y teniendo al día la anualidad para verificar que las condiciones indicadas en este Instructivo se continúen cumpliendo.

2.2. El inspector fitosanitario utiliza el formulario Lista de verificación para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, para evaluar las condiciones.

2.3. En el formulario mencionado, se evalúan aspectos administrativos, aspectos de trazabilidad, calidad del material y del sello en el embalaje, condiciones fitosanitarias y generales del embalaje de madera, aspectos de infraestructura del horno de tratamiento, requisitos de bodega tratamiento pos-tratamiento del embalaje. Cada una de las secciones posee varias preguntas relacionadas con el tema, cuya puntuación concuerda con su nivel de importancia, en el grado en que contribuyen a mantener la condición fitosanitaria del embalaje en la instalación de tratamiento.

2.4. Los aspectos administrativos tienen un valor de 6 puntos. Los aspectos de trazabilidad tienen un valor de 6 puntos. Los aspectos de material de embalaje y calidad del sello de la marca un valor de 18 puntos. La infraestructura y equipo del horno de tratamiento tienen un valor de 23 puntos. Los aspectos de inspección de bodega pos- tratamiento, tiene un valor de 25 puntos. En total, la lista de verificación tiene un valor de 78 puntos.

2.7. La calificación o nota obtenida en la evaluación del tratante, se dará en escala porcentual del 0 al 100%. Esta se obtendrá de dividir los puntos obtenidos por el tratante, producto de la verificación realizada por el inspector, entre los puntos aplicables para dicho tratante, y multiplicando el resultado por 100.

2.8. Al finalizar el llenado de la lista de verificación, el inspector fitosanitario realiza las anotaciones de la situación encontrada y las recomendaciones técnicas (si las hubiera), en un acta del Libro de inspección otorgado al tratante. Las recomendaciones generadas son de acatamiento obligatorio 2.9. Para esta inspección, se establece una nota de pase de 80%, que será el criterio que se utilizará para determinar si el registro se mantiene o se suspende.

2.10. En caso de que la instalación de tratante de embalaje de madera cumpla al 100% lo solicitado en la Lista de verificación y de conformidad con la Declaración Jurada, la misma mantendrá su registro vigente y será sometida a inspecciones de seguimiento durante la vigencia de la anualidad y el registro.

2.11. En caso de que la instalación de tratamiento de embalaje de madera obtenga una nota menor de 100%, pero mayor o igual a 80%, no se realizará la suspensión del registro, pero se emitirán recomendaciones técnicas que deberán ser atendidas según lo indicado en el punto siguiente. Si la nota es menor a 80%, el inspector consigna las recomendaciones técnicas para solventar las no conformidades en el Libro de inspección otorgado al tratante e informa al Departamento de Certificación Fitosanitaria para que suspenda el registro de conformidad con el artículo 9 inciso 5 de este Decreto Ejecutivo.

2.12. El tratante tendrá un plazo de un mes calendario, con posibilidad de solicitar prórroga de igual plazo previo al vencimiento del primero, para acatar las recomendaciones técnicas. Una vez acatadas las recomendaciones técnicas, el tratante comunicará al Departamento de Certificación Fitosanitaria, para que se programe una nueva inspección y valoración dentro de los plazos otorgados.

3. Inspecciones de seguimiento 3.1. El inspector fitosanitario se apersona a las instalaciones de tratamiento de embalaje de madera para realizar la inspección de seguimiento sin previo aviso. La empresa tiene la obligación de permitir el ingreso del funcionario.

3.2. Para la inspección, el Inspector verifica el cumplimiento de las condiciones para las instalaciones de tratantes de embalaje de madera establecidas en el presente Instructivo, realiza las anotaciones de la situación encontrada y las recomendaciones técnicas (si las hubiera) en un acta en el Libro de inspección. Las recomendaciones generadas son de acatamiento obligatorio.

3.3. En caso que así lo considere, el Inspector podrá decidir si utiliza el formulario Lista de verificación para inspección de instalaciones de tratamiento de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional, mismo que se utiliza en la inspección posterior al registro.

3.4. En caso de que la instalación de tratamiento de embalaje de madera cumpla con lo establecido en este Instructivo, la misma mantendrá su registro vigente.

3.5. En caso de que la instalación de tratamiento de embalaje de madera no cumpla con las condiciones establecidas en este Instructivo. El inspector emitirá recomendaciones técnicas para solventar las no conformidades detectadas.

3.6. El tratante deberá atender las recomendaciones según los plazos establecidos por el Inspector. Una vez subsanados (dentro del plazo indicado anteriormente), comunicará al Departamento de Certificación Fitosanitaria dicha situación, para que se programe una nueva inspección.

3.7. Una vez que el tratante comunica que las recomendaciones técnicas han sido acatadas, el inspector fitosanitario realizará la inspección para verificar el cumplimiento de las recomendaciones. y anota lo observado en un acta del Libro de inspección.

3.8. De verificarse el cumplimiento, el registrante mantiene su registro y por ende puede continuar con la actividad.

3.9. De no estar acatadas las recomendaciones técnicas, el inspector fitosanitario se comunicará con el encargado del registro, quien procederá a elaborar la resolución de suspensión del registro. Si cumplido el plazo establecido para acatar las recomendaciones y no fueron subsanadas previa verificación el Inspector, el encargado del registro procederá a elaborar la resolución de cancelación del registro, indicando las causas de esta, y las notificará al tratante.

4. Aspectos Generales.

4.1. Registro 4.1.1. Los tratantes de madera para la construcción de embalajes, deben registrarse ante el Departamento de Certificación Fitosanitaria, siguiendo lo indicado en este Decreto Ejecutivo.

4.1.2. Asimismo, deberán cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 7 de este Decreto Ejecutivo. Se otorgará un Libro de inspección en el cual el inspector del SFE, emitirá y consignará las observaciones y recomendaciones pertinentes.

4.1.3. También se le entregará el Certificado Fitosanitario de Operación, el cual deberá colocar en un lugar visible dentro de las instalaciones de fabricación y tratamiento de embalaje.

4.1.4. Además, las instalaciones aprobadas se incluirán en una lista de empresas autorizadas para el tratamiento de embalaje de madera, publicada en la página web del SFE, www.sfe.go.cr, en el área temática: Exportaciones.

4.4. Materiales excluidos 4.4.1. Se excluye dentro de este Instructivo, materiales sometidos a proceso de industrialización y que, por lo tanto, dejan de tener capacidad de riesgo fitosanitario.

4.4.2. No será aplicable al embalaje fabricado en su totalidad de productos derivados de la madera tales como madera delgada de 6mm o menos de espesor, contrachapado, tableros de partículas, tableros de fibra orientada u hojas de chapa que se han producido utilizando pegamento, calor, presión o una combinación de los mismos, deberá considerarse lo suficientemente procesado para haber eliminado el riesgo relacionado con la madera en bruto. Como es poco probable que esta madera se vea infestada por plagas de la madera en bruto durante su utilización, no deberá reglamentarse para estas plagas.

4.4.3. También se excluye barriles para vino licores que se han calentado durante la fabricación, cajas de regalo para vino, cigarros y otros productos fabricados con madera que ha sido procesada y/o fabricada de tal forma que quedan libres de plagas, Así como, el embalaje de madera como: aserrín, viruta, lana de madera y componente de madera instalados en forma permanente en los vehículos o contenedores empleados en fletes.

4.5. Tratamiento utilizado en Costa Rica 4.5.1. El tratamiento para el embalaje de madera utilizado será el tratamiento con calor, que consiste en calentar la madera conforme a una curva de tiempo/temperatura específica, mediante la cual el centro de la pieza más gruesa de la madera, alcance una temperatura mínima de 56°C continuo durante un período mínimo de 30 minutos. El tratamiento con calor se indica con la marca HT (por sus siglas en inglés).

4.6. Especificación de la marca para el sellado de madera o embalajes tratados 4.6.1. Todo embalaje de madera tratado debe colocársele la marca establecida de conformidad con la norma internacional NIMF 15 Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional y en la normativa nacional vigente y esta no podrá tener variaciones diferentes a las establecidas en la norma mencionada.

4.6.2. La marca indica que el embalaje se ha sometido a un tratamiento y consiste en los siguientes elementos (Figura 1): el símbolo establecido por la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria al lado izquierdo; las siglas CR, se refieren a Costa Rica, según la norma ISO. Los elementos siguientes XX, corresponden al número de registro asignado por el Servicio Fitosanitario del Estado, una vez cumplidos los requisitos para registrarse. La letra M (que significa madera). Las siglas HT deben colocarse cuando el embalaje haya sido tratado con calor.

Figura 1. Muestra de la marca para el sellado de madera o embalajes tratados autorizada en Costa Rica.

4.7. Identificación del embalaje tratado 4.7.1. Deberá colocarse la fecha de tratamiento en números julianos y el número de lote que hubiese asignado internamente la empresa, con base en la información que debe contener los registros. El número de lote, podrá estar compuesto por números y/o letras, según la conveniencia de la empresa. Entiéndase como lote, cada corrida de tratamiento que se realice. Esto permitirá mantener la rastreabilidad que se requiere en los procesos involucrados en el mercado internacional.

4.8. Requisitos de la marca:

4.8.1. La marca utilizada en el embalaje de madera tratado con calor debe cumplir con los siguientes requisitos:

4.8.1.1. Debe tener forma rectangular o cuadrada 4.8.1.2. Estar contenida dentro de un borde con una línea vertical que separe los símbolos de los otros elementos 4.8.1.3. Ser legible.

4.8.1.4. Ser permanente.

4.8.1.5. Para el sellado, no debe utilizarse el color rojo ni anaranjado, ya que estos se utilizan para identificar mercaderías peligrosas.

4.8.1.6. Colocarse en un lugar visible del embalaje tratado, de la siguiente forma:

4.8.1.6.1. En al menos dos lados opuestos de la unidad, cuando éste haya sido tratado como una estructura terminada, por ejemplo, tarimas, carretes y cajones armados.

4.8.1.6.2. En cada una de las piezas, cuando el tratamiento se aplique a conjuntos de piezas sueltas y/o pre-cortadas (kits) con las medidas requeridas, según el tipo de embalaje a fabricar.

4.9. Condiciones para el embalaje de madera reutilizada, reciclada, reparado o de madera importada.

4.9.1. Los embalajes de madera reciclados, o reparados podrán ser sometidos a cualquiera de los siguientes procesos:

4.9.1.1. Repararse y tratarse en su totalidad, por lo tanto, deberá ser marcado nuevamente de acuerdo como lo dicta la norma internacional NIMF 15: reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional. Para este efecto se debe eliminar la marca original.

4.9.1.2. Repararse con componentes tratados previamente, los que deberán ser marcados cada uno tal y como lo dicta la norma internacional NIMF 15: Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional. En este caso también se deberá eliminar la marca original.

4.9.2. Para el embalaje fabricado en el país con madera tratada importada, el SFE no exigirá el tratamiento a la madera que provenga de un tercer país con su respectiva marca de tratamiento y que posteriormente sea transformada en embalaje para ser utilizada acompañando envíos. Por lo tanto, este material conservará la marca original y no será sujeto de regulación conforme a lo establecido en esta norma.

4.10. Certificación de otros embalajes y tipos de madera 4.10.1. Si posteriormente una empresa autorizada, desea tratar un tipo de embalaje y/o especie de madera diferente a la utilizada durante la certificación del horno, deberá solicitarlo al SFE y adjuntar los registros con las pruebas que corroboren la eficacia del tratamiento de los nuevos embalajes. El SFE trasladará la documentación al Ente autorizado, pudiendo éste si lo considera necesario, trasladarse a la instalación para verificar lo indicado en la documentación, posteriormente, emitirá el criterio técnico aprobando o rechazando la solicitud.

Una vez pronunciado el Ente autorizado, el SFE elaborará una ampliación de la resolución original.

4.11. Almacenamiento del embalaje o materia prima pos- tratamiento 4.11.1. Almacenar el embalaje o materia prima tratada, en un lugar que reúna las condiciones adecuadas para asegura la condición fitosanitaria del embalaje y prevenir la contaminación y/o re-infestación con plagas, tal como se detalla a continuación:

4.11.1.1. Destinado exclusivamente para almacenar embalaje tratado.

4.11.1.2. Local totalmente cerrado con sarán o material anti-insectos.

4.11.1.3. Cuando el local tenga paredes sólidas, éstas deben estar sin grietas.

4.11.1.4. Colocar el material tratado sobre tarimas o soportes, de tal forma que no esté en contacto directo con el piso.

4.11.1.5. Se debe mantener el material separado por fecha de tratamiento.

4.11.1.6. Techo sin filtraciones de agua.

4.11.1.7. Desagües internos limpios y cerrados.

4.11.1.8. Desagües externos limpios.

4.11.1.9. Limpieza periódica del área.

4.11.1.10. Fumigar con insecticida por lo menos una vez al mes, para lo cual se deben llevar los registros correspondientes.

4.11.2. Cuando en una misma instalación se realiza tratamiento y manufactura de embalaje, deben destinarse recintos físicamente separados dentro de éstas, de la siguiente forma:

4.11.2.1. Un aposento para colocar el material a ser tratado, el cual puede ser abierto.

4.11.2.2. Un recinto para almacenar el material tratado, que debe cumplir con lo estipulado en el punto 4.11.1. Es obligación del encargado de las instalaciones, revisar diariamente el material tratado para asegurar la ausencia de insectos u otros contaminantes.

4.12. Certificación de los hornos de tratamiento térmico 4.12.1. El Ente autorizado se presentará en las instalaciones a solicitud del Registrante, previo al proceso de Inscripción en el Registro de tratantes y fabricantes de embalaje de madera, para verificar la eficacia del funcionamiento del (los) horno (s). La certificación se realiza con un tipo de embalaje y una especie de madera determinada.

4.12.2. Una vez realizado el proceso, el Ente autorizado emite el informe de la certificación del horno que incluye:

4.12.2.1. Resumen del proceso de tratamiento con calor (térmico): proceso de llenado de la cámara y descripción y ubicación de los sensores dentro de la cámara de tratamiento.

4.12.2.2. Características de la cámara de tratamiento: tipo de horno (block, metal, hechizo, contenedor 20 pies, contenedor 40 pies, de marca y fuente de combustión del horno (gas, diésel, electricidad, hornilla, caldera u otro).

4.12.2.3. Ficha técnica del horno.

4.12.2.4. Características del equipo graficador y/o de captura de datos: marca del equipo, longitud y cantidad de las sondas utilizadas para monitorear la temperatura.

4.12.2.5. Registros (tabla de datos y gráficos) que respalden el tratamiento térmico efectuado durante la certificación del horno.

4.13. Re-certificación de los hornos de tratamiento térmico 4.13.1. La re-certificación del (los) horno (s), debe realizarse cada 2 años o cuando se constate mediante prueba física, que el horno no funciona de forma adecuada o que ha sufrido ajustes y/o desperfectos que perjudiquen su desempeño, o bien, se detecten plagas reguladas por la norma antes citada.

4.14. Características de los hornos y del tratamiento térmico 4.14.1. El horno debe estar diseñado de tal forma que permite la circulación uniforme del aire alrededor de la pila de madera y a través de ella, estar está sellado y bien aislado.

4.14.2. Contar con al menos dos sensores, pudiendo aumentar su número de acuerdo con la capacidad del horno, distribuidos espacialmente y garantizando que se logre alcanzar la temperatura y tiempo mínimo estipulado en la norma internacional NIMF 15 Reglamentación del embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

4.14.3. El número total de sondas aprobadas debe ser colocado en cada tratamiento, aunque la carga del horno, no esté al máximo de su capacidad. Cuando una sonda se dañe durante el tratamiento, se puede continuar con el proceso, no obstante, para la próxima corrida, debe haber sido reparada o sustituida, de lo contrario no se darán por válidos los siguientes tratamientos.

4.14.4. Cada sonda debe ser colocada en la pieza más gruesa de la madera a tratar, para lo cual se hará un agujero en el centro, donde se introducirá la sonda, cuidando que no la atraviese totalmente, además, se colocará pasta de silicón alrededor de su punto de ingreso para evitar la interferencia de calor en la medición de la temperatura interna de la madera.

4.14.5.La madera en piezas sueltas debe colocarse dentro del horno en estratos mediante el uso de separadores, esto para favorecer la circulación del aire.

4.14.6.La distribución de las sondas dentro del horno, debe ser de tal forma que no queden ubicadas en las orillas o cerca de la fuente de calor, procurando que queden dispuestas en la parte superior, media e inferior de las estibas de madera, ya que la temperatura no es uniforme dentro de la instalación.

4.14.7. Instalar un graficador electrónico, cuya información no pueda ser manipulada y que permita registrar en forma continua, la temperatura en el centro de la madera y el tiempo de exposición.

4.14.8. Aquellos hornos que fueron certificados con graficadores manipulables, deberán sustituirlos por electrónicos. Disponer de los elementos que permitan tener una adecuada distribución de la temperatura al interior del horno, tales como ventiladores internos.

4.14.9.Los sensores de temperatura y el equipo de medición y registro deben estar calibrados siguiendo las instrucciones del fabricante con la periodicidad especificada por el mismo.

4.15. Registros y documentos en las instalaciones autorizadas para la fabricación y tratamiento térmico de embalaje de madera 4.15.1.Cada instalación aprobada deberá mantener actualizada y disponible la siguiente información o documentación:

4.15.1.1. Registro de la eficacia del tratamiento a la que es sometida la madera para embalaje, mediante la graficación de los datos obtenidos por los dispositivos apropiados. Dichos gráficos y tabla de datos deben incluir temperatura, tiempo, fecha, cantidad de madera o embalaje tratado.

4.15.1.2. Listado actualizado de los clientes con quienes comercializan el embalaje, conteniendo como mínimo la siguiente información:

4.15.1.2.1. Nombre de la persona física o jurídica.

4.15.1.2.2. Dirección, teléfono, fax, correo electrónico (éste último, si lo tiene).

4.15.1.2.3. Persona a contactar.

4.15.1.2.4. Factura o comprobante que indique la cantidad de madera o embalaje vendido.

4.15.1.2.5. Todo cambio en el listado de los clientes debe ser comunicado oportunamente al SFE.

4.15.1.2.6. El Libro de inspección asignado a cada una de las instalaciones es donde se dará seguimiento al proceso de tratamiento y al cumplimiento de lo indicado en este Instructivo. Así también quedaran registradas las no conformidades detectadas en el proceso de inspección. El seguimiento se realizará mediante la confección de un acta donde se indicará la fecha en que se solventó la no conformidad, la forma en que fue solventada y el responsable de esa acción. Este Libro deberá mantenerse resguardado en un lugar apropiado, bajo responsabilidad del encargado de la instalación.

4.16. Incumplimiento de la norma internacional NIMF 15 4.16.1. En caso de comprobar el incumplimiento de la norma internacional NIMF N°15, el SFE, no permitirá la salida de embalajes que no hayan sido tratados bajo los lineamientos aquí establecidos y que presenten los siguientes casos:

4.16.1.1. Madera o embalajes con problemas fitosanitarios (presencia de insectos -huevos, larvas, pupas o adultos- asociados a la madera).

4.16.1.2. Presencia de túneles o galerías que hagan sospechar de la presencia de insectos barrenadores.

4.16.1.3. Marca borrosa e ilegible.

4.16.1.4. Color de la tinta en la marca no autorizado.

4.16.1.5. Embalajes con piezas de madera quebradas, en este caso se debe reparar el embalaje, borrar la marca y tratarse de nuevo.

INSTALACIONES DE TRATAMIENTO DE EMBALAJE DE MADERA UTILIZADO EN EL COMERCIO INTERNACIONAL | Fecha: | Hora: | | | | | --- | --- | --- | --- | --- | | Nombre de la Empresa: | Número de Registro: | | | | | Ubicación geográfica: | | | | | | Dirección (Provincia, Cantón y distrito): | | | | | | Otras señas: | | | | | | Nombre del Funcionario: | | | | | | Acompañante: | | | | | | Puntaje total: 78 puntos | Conforme | No conforme | No aplica | Criterio de cumplimiento | | 1.Aspectos administrativos (6 puntos) | | | | | | 1.1. ¿La empresa se encuentra debidamente inscrita en la base de datos de embalaje de madera? (2 puntos) | | | | | | 1.2. ¿La empresa cuenta con el respectivo certificado fitosanitario de operación? (1 punto) | | | | | | 1.3. ¿El certificado fitosanitario de operación está colocado en un lugar visible? (1 punto) | | | | | | 1.3. ¿Mantiene disponible el Libro de inspección entregado por el SFE? (1 punto) | | | | | | 1.4. ¿El tratante cumple con las recomendaciones del SFE? (1 punto) | | | | | | 2. Trazabilidad (6 puntos) | | | | | | 2.1. ¿El embalaje de madera está identificado | | | | | | por fecha que se realizó el tratamiento? 2 puntos) | | | | | | 2.2. ¿Mantiene los registros de los tratamientos térmicos efectuados, archivados en un "ampo" o folder con prensa? (2 puntos) | | | | | | 2.3. ¿Los registros de los tratamientos efectuados cumplen con los elementos de trazabilidad establecidos (Cantidad y procedencia de la madera a ser tratada, comprobante del tratamiento emitido por la instalación, indicando fecha del proceso, cantidad y cantidad de embalaje vendido a cada cliente, respaldado por una factura o carta de venta)? (2 puntos) | | | | | | 3. Material de embalaje y calidad del sello de la marca (18 puntos) | | | | | | 3.1. ¿Cumple con el tipo de embalaje a ser tratado indicado en el registro?(2 puntos) | | | | | | 3.2. ¿El embalaje de madera está libre de corteza? (2 puntos) | | | | | | 3.3. ¿El sello de la marca es legible?(2 puntos) | | | | | | 3.4. ¿El color de la tinta con que sellan los embalajes no es rojo ni anaranjado?(2 puntos) | | | | | | 3.5. ¿El sello de la marca es permanente?(2 puntos) | | | | | | 3.6. ¿La calidad del sellado en la madera es buena? (2 puntos) | | | | | | 3.7. ¿El embalaje tratado tiene colocado sellos en un lugar visible (en al menos dos lados opuestos del embalaje)? (2 puntos) | | | | | | 3.8. ¿El embalaje tratado tiene el sello colocado en cada una de las piezas cuando se aplica a piezas sueltas o dimensionada? (2 puntos) | | | | | | 3.10. ¿La marca cumple con la norma internacional NIMF 15 e indicado en el punto 4.6 del Instructivo? (2 puntos) | | | | | | 4. Infraestructura y equipo del horno de tratamiento (23 puntos) | | | | | | 4.1. ¿El horno de tratamiento térmico se encuentra funcionando adecuadamente? (2 puntos) | | | | | | 4.2. ¿El equipo graficador se encuentran funcionando correctamente? (2 puntos) | | | | | | 4.3. ¿En el momento del tratamiento las sondas son colocadas en las piezas más gruesas de la madera o embalaje a ser tratado? (2 puntos) | | | | | | 4.4. ¿La ubicación de los sensores dentro de la cámara de tratamiento es la correcta y sigue los lineamientos establecidos por el Ente autorizado? (2 puntos) | | | | | | 4.5. ¿La cámara se encuentra debidamente sellada que no permita la pérdida de calor? (2 puntos) | | | | | | 4.6. ¿La cámara cuenta con una adecuada circulación de aire? (2 puntos) | | | | | | 4.7. ¿Se coloca pasta de silicón donde ingresa la sonda para evitar interferencia de calor en la lectura? (2 puntos) | | | | | | 4.8. ¿La fuente de calor se encuentra funcionando adecuadamente? (2 puntos) | | | | | | 4.9. ¿El horno cuenta con extinguidor cargado, funcionando adecuadamente y vigente? (2 puntos) | | | | | | 4.10. ¿El cierre de las puertas del horno funciona correctamente? (1 puntos) | | | | | | 4.11. ¿El horno, el taller de fabricación de embalaje y la bodega post-tratamiento cuentan con una adecuada iluminación?(1 puntos) | | | | | | 4.12. ¿Se mantiene un stock suficiente de sondas para ser utilizadas en caso de que alguna se dañe durante el proceso? (1 puntos) | | | | | | 4.13. ¿Se implementa un uso adecuado de separadores en la madera aserrada o suelta al momento de ser tratada para favorecer la aireación y evitar la presencia de hongos? (2 puntos) | | | | | | 5. Inspección de bodega Pos-tratamiento (25 puntos) | | | | | | 5.1. ¿La bodega pos- tratamiento es exclusiva para almacenar el embalaje tratado? (2 puntos) | | | | | | 5.2. ¿El embalaje tratado se observa en buenas condiciones fitosanitarias (libre de plagas reglamentadas)? (2 puntos) | | | | | | 5.3. ¿El embalaje tratado se observa en buenas condiciones: libre de hongos y otros agentes contaminantes? (2 puntos) | | | | | | 5.4. ¿Los alrededores y dentro de la bodega pos- tratamiento se encuentran libres de malezas? (1 puntos) | | | | | | 5.5. ¿El techo de las instalaciones se encuentra libre de filtraciones de agua (goteras)? (1 puntos) | | | | | | 5.6. ¿La bodega está totalmente cerrada con sarán o material anti- insectos? (2 puntos) | | | | | | 5.7. ¿Las paredes sólidas están sin grietas? (2 puntos) | | | | | | 5.8. ¿El material tratado está sobre tarimas o soportes que no permitan el contacto directo con el piso? (2 puntos) | | | | | | 5.9. ¿El material se encuentra separado por fecha de tratamiento? (2 puntos) | | | | | | 5.10. ¿Los desagües internos se encuentran limpios y cubiertos? (1 puntos) | | | | | | 5.11. ¿Los desagües externos están limpios? (1 puntos) | | | | | | 5.12. ¿Se realiza inspección de rutina para verificar la presencia de plagas? (2 puntos) | | | | | | 5.13. ¿El acceso a la bodega es restringido? (2 puntos) | | | | | | 5.14. ¿La bodega cuenta con ventilación? (1 puntos) | | | | | | 5.15. ¿Mantiene un programa de fumigación contra insectos superficiales de la madera y se cuenta con sus respectivos registros? (2 puntos) | | | | | | Total | | | | | | Puntos a evaluar: | | | | | | Puntos obtenidos: | | | | | | Nota: | | | | | | Nota mínima para aprobar las instalaciones: 100% en la inspección posterior al registro y 80% (en inspecciones de seguimiento) | | | | |

ANEXO 1. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO

ANEXO 2. DECLARACIÓN JURADA PARA INSCRIPCIÓN DE FABRICANTES

ANEXO 3. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO

ANEXO 4. DECLARACIÓN JURADA PARA INSCRIPCIÓN DE TRATANTES DE

ANEXO 5. DECLARACIÓN JURADA PARA RENOVACIÓN EN EL REGISTRO

ANEXO 6. INSTRUCTIVO PARA INSPECCIÓN DE INSTALACIONES DE

ANEXO 7. LISTA DE VERIFICACIÓN PARA INSPECCIÓN DE

ANEXO 8. INSTRUCTIVO PARA INSPECCIÓN DE INSTALACIONES DE

ANEXO 9. LISTA DE VERIFICACIÓN PARA INSPECCIÓN DE

Registration of manufacturers and treaters of wood packagingRegistro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera

Artículo 1 — Objective.

Artículo 2 — Definitions.

Artículo 3 — Scope of application.

Artículo 4 — Exceptions to registration in the Registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 5 — Annual fee (Anualidad).

Artículo 6 — Requirements for registration in the registry of manufacturers of wood packaging material used in international trade.

Artículo 7 — Requirements for registration in the registry of treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 8 — Procedure for the registration of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 9 — Inspection of the facility for the manufacture or treatment of wood packaging material after registration.

Artículo 10 — Modifications or updates in the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 11 — Validity of the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 12 — Renewal in the registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 13 — Suspension of the Registry of manufacturers and treaters of wood packaging material used in international trade.

Artículo 14 — – Effects of the suspension.

Artículo 15 — – Lifting of the registration suspension.

Artículo 16 — – Cancellation of the Registry of manufacturers and treaters of wood packaging used in international trade.

Artículo 17 — – Effects of the cancellation.

Artículo 18 — – The body responsible for the suspension and cancellation in the registry of manufacturers and treaters of wood packaging used in international trade.

Artículo 19 — – Derogations.

Artículo 24 — of Executive Decree 32622-MAG, called "Regulation of Wood Packaging Used in International Trade" of August 4, 2005, is hereby repealed.

Artículo 20 — – Effective Date.

Artículo 1 — Objetivo.

Artículo 2 — De las Definiciones.

Artículo 3 — Del ámbito de aplicación.

Artículo 4 — De las excepciones a la inscripción en el Registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 5 — De la Anualidad.

Artículo 6 — De los requisitos para la inscripción en el registro de fabricantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 7 — De los requisitos para la inscripción en el registro de tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 8 — Del trámite para la inscripción de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 9 — De la inspección de la instalación para la fabricación o tratamiento de embalaje de madera posterior al registro.

Artículo 10 — De las modificaciones o actualizaciones en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 11 — De la vigencia del registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 12 — De la renovación en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 13 — De la suspensión en el Registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 14 — De los efectos de la suspensión.

Artículo 15 — Del levantamiento de la suspensión del registro.

Artículo 16 — De la cancelación en el Registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 17 — De los efectos de la cancelación.

Artículo 18 — Del órgano responsable de la suspensión y cancelación en el registro de fabricantes y tratantes de embalaje de madera utilizado en el comercio internacional.

Artículo 19 — Derogatorias.

Artículo 20 — Rige.

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