Regulation of the Cantonal Climate Change Commission of BelénReglamento de la Comisión Cantonal de Cambio Climático de Belén

This commission formulates, manages, and evaluates mitigation, adaptation, and offsetting strategies for Climate Change before public and private institutions of various kinds, in order for them to be incorporated into municipal planning.

a. Promote the development of tools and instruments for measuring the emissions and removals of greenhouse gases (GHG) within the territory of the Canton.

b. Propose and direct the mitigation, adaptation, and offsetting actions necessary to address Climate Change at the local level.

c. Generate technical and scientific criteria regarding the processes, methods, or technologies applied to the mitigation, adaptation, or offsetting of canton-level GHG emissions that are developed in the canton.

d. Ensure compliance with the agreements, actions, and activities proposed and approved by the municipal administration.

These positions are the coordination and the secretariat. The other members of the commission shall be considered as voting members (miembros ordinarios).

The duties of the coordination shall be:

a. Preside over and direct the sessions, open them, suspend them, and close them.

b. Prepare the agenda (orden del día).

c. Receive the votes and announce the approval or rejection of a matter.

d. Direct and coordinate the debate.

e. Grant the floor and regulate it.

f. Withdraw the floor from anyone who uses it without permission, does not stick to the topic under discussion, or exceeds the bounds in their expressions.

g. Maintain order in the sessions and mutual respect among the participants.

h. Have removed from them those who behave improperly.

The duties of the secretariat of the commission shall be:

a. Convene the sessions and meetings.

b. Keep the database (lists of participants and collaborators) up to date.

c. Process correspondence and affix the date of receipt to each submission and to whom it is addressed, to streamline the process.

d. Provide assistance to the coordination for coordinating the sessions.

e. Draft the minutes (actas) of the sessions and meetings.

f. Present the correspondence received for the ordinary or extraordinary session.

g. Transcribe, communicate, or notify the agreements of the commission to the interested parties, as appropriate.

h. Prepare case files (expedientes) on matters that must be studied and analyzed for decision-making.

i. Support the work of the work sessions.

The following are the duties of the members of the commission:

a. Attend the sessions with the objective of participating in the deliberations.

b. Vote on the matters submitted for their decision; the vote must be affirmative or negative.

c. Be jointly liable for the acts of the Commission, except in cases where they have dissented with their vote (salvado el voto) in a reasoned manner.

d. Participate in the activities that the commission coordinates jointly with institutions and other local social actors.

e. Review and approve the minutes (actas) of the commission sessions.

f. Confirm attendance at the commission's sessions and activities through the established official channels.

g. Review and approve technical proposals that require the endorsement of the commission.

h. In the case of representing a company or institution, present documentation confirming said representation.

a. Generate technical and logistical criteria on the matters under discussion.

b. Present in the session the motions, proposals, and requests related to Climate Change and related topics.

c. Request the review of agreements.

d. Request modifications to the agreements reached in the commission.

e. Call the coordination of the commission to order whenever, in the performance of their duties, they depart from the provisions of the commission.

f. Request the convening of extraordinary sessions.

a. Disseminating information about the actions carried out by the commission, the results of technical and scientific studies, or the results of activities promoted by the commission without approval via agreement.

b. Using the communication channels established by the commission for purposes unrelated to it and its objectives.

c. Being absent for more than three consecutive sessions without justification.

The participation of members of the CCCB who repeatedly engage in the actions described in article 11 of this regulation on more than two occasions shall be permanently suspended.

Of the Activities of the Commission

Ordinary sessions: all permanent participants and any participants invited or convened for the occasion attend and actively collaborate.

Extraordinary sessions: all permanent participants and any participants invited or convened for the occasion actively attend. These shall be convened by prior notice or by agreement of the commission to address the topics indicated therein.

Work sessions: all permanent participants and any participants invited or convened for the occasion attend and actively collaborate. These may be held as many as are necessary and subject to approval by the Council, and do not generate the payment of sitting fees (dieta).

The Cantonal Commission on Climate Change meets regularly on the third Tuesday of each month.

The Cantonal Commission on Climate Change meets regularly in the Environmental Classrooms (Aulas Ambientales) of the Municipality of Belén, located within the facilities of the Biblioteca Municipal Fabián Dobles. However, the session venue may be changed by notifying the commission members two days in advance.

The commission sessions must begin within fifteen minutes of the time indicated and published for that purpose, according to the clock of the premises where the session is held.

Each member of the commission, with the exception of the coordination and the secretariat, may designate an alternate (suplente) to substitute for them if they are unable to attend the work sessions or any other activity convened by the commission. The alternates (suplentes) must be notified to the secretariat in writing or by email.

The quorum (quórum) for ordinary and extraordinary sessions shall be half plus one of the active members that make up the commission. They must be present at the established meeting site.

Fifteen minutes after the scheduled start time of the session, if there is no quorum (quórum), ordinary or extraordinary sessions may not be held, and this shall be recorded in the corresponding case file (expediente).

The agreements of the commission shall be adopted by a simple majority of votes, except in cases where the nature of the matter requires a supermajority (mayoría calificada). All agreements must be faithfully fulfilled in a timely and proper manner, unless they are repealed or vetoed.

Before approving the minutes (acta), any member may propose the review of agreements, provided they are not definitively approved. The same majority required to adopt the agreement under review shall be necessary to agree to said review.

The Secretariat shall prepare the draft based primarily on the notes taken during the session, and if there is any doubt on the part of the Secretariat, a consultation may be made electronically or in person to the participant directly so that the wording, spelling, and form significantly support the fidelity and assertive communication of the ideas, deliberations, and agreements of each session; in any case, these clarifications may not depart from what was recorded in the recordings; once this draft process is completed, the drafting of the minutes (acta) shall be finalized. In the event of disagreement between the transcription of the session and the participant, a review and modification of the minutes (actas) may be requested.

When submitting a matter for discussion, the coordination shall announce and summarize the topic; shall declare the opening of the discussion on the merits; once the deliberations are concluded or the matter is considered sufficiently discussed, shall close the discussion of the matter and submit it to a vote. During the vote, the members must be at the location where the session is being held in order to cast their affirmative or negative vote.

The right to vote in the ordinary and extraordinary sessions of the commission shall belong to the members who meet the requirements established in articles 9, 10, and 11 of this regulation at the time the vote is held.

Minutes (acta) shall be drawn up for every session, recording the agreements reached and succinctly the deliberations held, except in cases of appointments or elections, in which only the agreement reached shall be recorded. The minutes (actas) must be signed by the Coordination and the Secretariat, in the same session in which they are approved. The minutes (actas) may be kept on loose sheets previously foliated and stamped by the Auditoría Interna Municipal.

The minutes (actas) of the sessions must be approved at the immediately subsequent Ordinary Session, unless circumstances of force majeure prevent it.

Final provisions

In all matters not provided for herein, the provisions of the Código Municipal, Law No. 7794 and its amendments, and the Ley General de Administración Pública, Law No. 6227 and its amendments, shall apply.

IT IS UNANIMOUSLY AGREED: Having heard no objections to the Regulation on Sessions and Operation of the Cantonal Commission on Climate Change of the Canton of Belén, approved in Acta 64-2018, it is hereby definitively approved and enters into force as of this publication.

San Antonio de Belén, Heredia, January 30, 2019.

Esta comisión formula, gestiona y evalúa estrategias de mitigación, adaptación y compensación ante el cambio Climático ante instituciones públicas y privadas de diversa índole, con el fin de que sean incorporadas dentro de la planificación municipal.

a. Promover la elaboración de las herramientas e instrumentos de medición de las emisiones y absorciones de los gases de efecto invernadero (GEI) dentro del territorio del Cantón.

b. Proponer y dirigir las acciones de mitigación, adaptación y compensación necesarias para la atención del Cambio Climático a nivel local c. Generar criterios técnicos y científicos acerca de los procesos, métodos o tecnologías aplicadas a la mitigación, adaptación o compensación de las emisiones de GEI cantonales que se desarrollen en el cantón d. Velar por el cumplimiento de los acuerdos, acciones y actividades propuesta y aprobadas por la administración municipal

Estos puestos son la coordinación y la secretaría. Los demás miembros de la comisión serán considerados como miembros ordinarios.

Serán deberes de la coordinación:

a. Presidir y dirigir las sesiones, abrirlas, suspenderlas y cerrarlas.

b. Preparar el orden del día.

c. Recibir las votaciones y anunciar la aprobación o el rechazo de un asunto.

d. Dirigir y coordinar el debate.

e. Conceder la palabra y regularla.

f. Retirar la palabra a quien haga uso de ella sin permiso, no se concrete al tema en discusión o se exceda en sus expresiones.

g. Vigilar el orden en las sesiones y el respeto mutuo entre los participantes.

h. Hacer retirar de ellas a quienes se comporten indebidamente.

Serán deberes de la secretaría de la comisión:

a. Convocar a las sesiones y reuniones.

b. Mantener actualizado el banco de datos (listados de participantes y colaboradores).

c. Tramitar la correspondencia y poner la fecha de ingreso a cada trámite y a quien va dirigido, para agilizar la dinámica.

d. Dar asistencia a la coordinación para la coordinación de las sesiones.

e. Levantar las actas de las sesiones y reuniones.

f. Presentar la correspondencia recibida para la sesión ordinaria o extraordinaria g. Transcribir, comunicar o notificar los acuerdos de la comisión a los interesados, según corresponda.

h. Confeccionar expedientes, sobre asuntos que deben ser estudiados y analizados para la toma de decisiones.

i. Apoyar el trabajo de las sesiones de trabajo

Los siguientes son los deberes de los miembros de la comisión:

a. Concurrir a las sesiones con el objetivo de participar en las deliberaciones.

b. Votar en los asuntos que se sometan a su decisión, el voto deberá ser afirmativo o negativo c. Responder solidariamente por los actos de la Comisión, excepto en los que hayan salvado el voto razonadamente.

d. Participar de las actividades que la comisión coordine en conjunto con las instituciones y otros actores sociales locales.

e. Revisar y aprobar las actas de las sesiones de la comisión.

f. Confirmar asistencia a las sesiones y actividades de la comisión por medio de las vías oficiales establecidas.

g. Revisar y aprobar propuestas técnicas, que requieran el aval de la comisión.

h. En caso de representar a una empresa o institución, presentar documento que confirme dicha representación

a. Generar criterios técnicos y logísticos sobre los asuntos en discusión.

b. Exponer en la sesión las mociones, propuestas y solicitudes relacionadas con Cambio Climático y temas afines.

c. Pedir la revisión de acuerdos.

d. Solicitar modificaciones de los acuerdos tomados en comisión.

e. Llamar al orden a la coordinación de la comisión, cada vez que, en el desempeño de su cargo, se separe de las disposiciones de la comisión.

f. Solicitar la convocatoria a sesiones extraordinarias.

a. Difundir información acerca de las acciones realizadas por la comisión, los resultados de estudios técnicos y científicos o de resultados de actividades promovidas por la comisión sin la aprobación vía acuerdo.

b. Utilizar los medios de comunicación establecidos por la comisión para fines ajenos a la misma y sus objetivos.

c. Ausentarse por más de tres sesiones consecutivas sin justificación

Se suspenderá de forma definitiva la participación de los miembros de la CCCB, que de forma reiterativa incurran en las acciones descritas en el artículo 11 de este reglamento en más de dos ocasiones.

De las actividades de la Comisión

Sesiones ordinarias, a ellas comparecen y colaboran activamente todos los participantes permanentes y los participantes invitados o convocados para la ocasión.

Sesiones extraordinarias, asisten activamente todos los participantes permanentes y los participantes invitados o convocados para la ocasión. Serán convocadas mediante convocatoria previa o acuerdo de comisión para tratar los temas que el mismo indique.

Sesiones de trabajo, a ellas comparecen y colaboran activamente todos los participantes permanentes, y los participantes invitados o convocados para la ocasión. Se pueden realizar las que fueren necesarias y sometidas a aprobación del Concejo y no generan el pago de dieta.

La Comisión Cantonal de Cambio Climático se reúne de forma regular los terceros martes de cada mes.

La Comisión Cantonal de Cambio Climático se reúne de forma regular en las Aulas Ambientales de la Municipalidad de Belén, ubicadas dentro de las instalaciones de la Biblioteca Municipal Fabián Dobles. No obstante, la sede de la sesión podrá ser modificada notificándose a los miembros de la comisión con dos días de antelación.

Las sesiones de la comisión deberán iniciarse dentro de los quince minutos siguientes a la hora señalada y publicada al efecto, conforme con el reloj del local donde se lleve a cabo la sesión.

Cada miembro de la comisión, con excepción de la coordinación y la secretaría; podrán designar a un suplente que los sustituya en caso de no poder presentarse a las sesiones de trabajo o cualquier otra actividad convocada por la comisión. Los suplentes deberán ser notificados ante la secretaría por medio escrito o por correo electrónico.

El quórum de las sesiones ordinarias y extraordinarias será la mitad más uno de los miembros activos que integran la comisión. Deberán encontrarse en sitio de reunión establecido.

Pasados los quince minutos de la hora de inicio de la sesión, si no hubiere quórum no se podrá realizar sesiones ordinarias o extraordinarias, se dejará constancia en el expediente correspondiente.

Los acuerdos de la comisión serán tomados por mayoría simple de votos, salvo en los casos en que por la naturaleza del tema se requiera una mayoría calificada. Todos los acuerdos deberán ser cumplidos fielmente en tiempo y forma, salvo que se deroguen o sean vetados.

Antes de aprobar el acta, cualquier miembro podrá plantear, la revisión de acuerdos, siempre y cuando no estén definitivamente aprobados. La misma mayoría requerida para dictar el acuerdo sobre el que se solicita revisión, será necesaria para acordar ésta.

La Secretaría hará el borrador basado principalmente en las notas tomadas en la sesión y si hubiere duda de parte de la Secretaría se podrá hacer la consulta vía electrónica o física al participante directamente con el fin de que la redacción, ortografía y formas apoyen significativamente la fidelidad y comunicación asertiva de las ideas, deliberaciones y acuerdos de cada sesión: en todo caso estas aclaraciones no podrán alejarse de lo registrado en las grabaciones; una vez terminado este proceso del borrador se terminará el levantamiento del acta. En caso de disconformidad entre la transcripción de la sesión y el participante, se podrá solicitar una revisión y modificación de las actas.

Al someter a discusión un asunto, la coordinación anunciará y resumirá el tema; proclamará el inicio de la discusión por el fondo; concluidas las deliberaciones o considerando suficientemente discutido cerrará la discusión del asunto y someterá a votación el mismo. Durante la votación los miembros deberán estar en el sitio en donde se realiza la sesión, para emitir su voto afirmativo o negativo.

Tendrán derecho a emitir voto en las sesiones ordinarias y extraordinarias de la comisión, los miembros que cumplan con los requisitos establecidos en los artículos 9, 10 y 11 de este reglamento al momento de que se realice la votación

De toda sesión se levantará un acta en la que se hará constar los acuerdos tomados y sucintamente las deliberaciones habidas, salvo en casos de nombramientos o elecciones, en los que se hará constar únicamente el acuerdo tomado. Las actas deberán ser firmadas por la Coordinación y la Secretaría, en la misma sesión en que se aprueban. Las actas podrán llevarse en hojas sueltas previamente foliadas y selladas por la Auditoría Interna Municipal.

Las actas de las sesiones deberán ser aprobadas en la Sesión Ordinaria inmediata posterior, salvo que circunstancias de fuerza mayor lo impidan.

En todo lo no previsto regirán las disposiciones del Código Municipal Ley Nº 7794 y sus reformas, y la Ley General de Administración Pública Ley Nº 6227 y sus reformas.

SE ACUERDA POR UNANIMIDAD: No habiendo conocido objeciones al Reglamento de Sesiones y Funcionamiento de la Comisión Cantonal de Cambio Climático del Cantón de Belén, aprobado en el Acta 64-2018, queda el mismo definitivamente aprobado y entra en vigencia a partir de la presente publicación.

San Antonio de Belén, Heredia, 30 de enero del 2019