Regulation on Rendering Surety Bonds in Favor of SINACReglamento sobre la rendición de cauciones a favor del SINAC

This regulation aims to establish the guidelines that must be followed so that officials of the National System of Conservation Areas (SINAC) who have under their responsibility the collection, custody, or administration of public funds and securities, provide a guarantee charged to their own personal assets (peculio), in favor of SINAC to ensure the proper fulfillment of their duties and obligations, in compliance with the provisions of Article 13 of Law No. 8131, Law of Financial Administration of the Republic and Public Budgets, Articles 8 and 12 of the General Law of Internal Control No. 8292, and Articles 3 and 4 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in the Public Service.

For the purposes of this regulation, the following terms are understood as:

Administrator of public funds: Official who, due to their duties and powers, can dispose of and determine the use of resources, property, and rights owned by SINAC.

Bond (Caución): Guarantee or surety that must be provided by the official who is in charge of the collection, custody, or administration of public funds and securities, which must be provided from their own personal assets (peculio) by means of a fidelity policy issued by an insurance entity.

Cashier (Cajero): Official responsible for performing the collection procedures derived from the sale of entrance tickets to Protected Wild Areas.

Custodian of public funds or securities: Official who, by virtue of their duties, keeps or is in charge of resources, negotiable instruments, property, or owned rights belonging to SINAC.

Public funds: Those monetary resources, securities, and other current assets owned by the State, organs, companies, or public entities.

SINAC official: A person who is appointed on a temporary or permanent basis, whose salary is covered with resources from the National Parks Fund or from the government transfer called the SINAC Fund.

Technical contract supervisor (Fiscalizador técnico de contrato): Official designated by the Executive Director or the Director of the Conservation Area to act as the technical supervisor of framework agreements, framework contracts, or procurement proceedings, who must carry out objective control of the contractual execution, fully complying with the administrative procurement process, as stipulated in the Administrative Procurement Law No. 7494 and the Regulation to the Administrative Procurement Law No. 33411.

Fidelity policy: Its purpose is to indemnify the losses that a third party suffers due to fraud (dolo) or gross negligence (culpa grave) arising from the pecuniary responsibilities that the insured may incur in the performance of their position under their direction and control.

Collector of public funds: Official who, due to their duties, collects or receives public revenues on behalf of the State.

Every SINAC official who has the responsibility of collecting, having custody of, or administering public funds, in compliance with the provisions of Article 13 of Law No. 8131, Law of Financial Administration of the Republic and Public Budgets, must provide a guarantee charged to their own personal assets (peculio) through a fidelity policy in favor of SINAC and issued by the National Insurance Institute (INS), with the objective of ensuring the proper fulfillment of their duties and obligations.

When an official is promoted on a temporary basis for a period equal to or greater than six months or indefinitely to one of the positions that must provide a bond (caución) in accordance with the provisions of this regulation, they will be granted a period of 20 business days to process it before the Department of Institutional Human Resources Management or the Regional Coordinators of Human Resources of the Conservation Areas.

The official who is obliged to submit a bond (caución), and who is assigned a new function that generates that same duty, must provide it for the highest amount, in accordance with what is established in Chapter III of this Regulation.

Of the Bond Providers (Caucionantes)

A bond (caución) must be provided by all those officials who collect, have custody of, authorize, or administer public funds or securities, according to the following positions:

Level A Level B Level C Level D

The officials who must provide the bond (caución) will be those who occupy any of the following positions:

In the case of the Petty Cash (Caja Chica) Custodian and the Cashier (Cajero), the type of bond (caución) to be submitted is broadened, and may be the fidelity policy or a bill of exchange in favor of SINAC, at the decision of the official performing those functions.

A bond (caución) must be provided by Technical Contract Supervisors (Fiscalizadores Técnicos de contratos) in the exercise of their functions as supervisors and those responsible for contractual verification, which are established in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and Article 8 of the Administrative Procurement Law. The parameter to be used for the calculation of the bond (caución) payment shall be the annual amount of said contracting, establishing the following table:

Whoever for any reason is appointed as a technical supervisor (fiscalizador técnico) and occupies any of the positions in Article 8, shall be exempt from the payment of the bond (caución) for the function of Technical Supervisor (Fiscalizador Técnico).

In January of each year, the Administrative Financial Directorate of the Executive Secretariat of SINAC will update, for each level, the amount to be bonded (caucionar), for which it will take as a parameter the base salary published by the Supreme Court of Justice in the Judicial Bulletin at the beginning of each year, in accordance with Law No. 7337. Said update shall be made known through institutional communication so that each official who must provide a bond (caución) takes it into consideration when renewing the policy, this within a maximum period of twenty business days counted from said communication.

Of the administration, custody, and execution of bonds (cauciones)

• a)Receive and verify the effectiveness of the documents that prove the presentation of guarantees by the officials, for which they must establish controls and security measures.
• b)Notify in writing the bond provider (caucionante), at least thirty business days in advance, when they must renew or update the bond (caución). The absence of a reminder does not exempt the bond provider (caucionante) from their duty to renew the bond (caución).
• c)Inform the Executive Director of any non-compliance observed in the bond (caución) process, so that due process is carried out, in accordance with current regulations.
• d)Maintain an updated register of the guaranteeing officials that contains at least the following data: name, position, policy number, classification to which they belong, insured amount, date of issuance, grace period, expiration of the guarantee, and deadline for renewal.

• a)Execute the guarantees when so ordered through an administrative procedure.
• b)Carry out the return of the guarantees when instructed by the Executive Director.
• c)Have custody of the bonds (cauciones) provided by the officials.

The execution of the guarantee must be preceded by an administrative procedure processed in accordance with current regulations, where the fault of the guaranteeing public servant is demonstrated and the compensation for the damages caused to the public funds or securities is ordered, the foregoing without prejudice to other administrative, civil, and criminal responsibilities that may apply.

• a)Their employment relationship with SINAC has ended; b) The bond (caución) has been replaced by another of equal or greater value; c) Due to the nature of the new position the official occupies, it is no longer required to provide a bond (caución) in favor of SINAC.

The bonds (cauciones) in favor of SINAC must have a minimum validity of one year, and it is the obligation of the official who subscribes them to keep them valid as long as the position they occupy requires it.

Once the procedure is concluded in which it is demonstrated that the official acted fraudulently (dolosa) or with gross negligence (culpa grave) to the detriment of SINAC, the Executive Director, or whom they designate, shall proceed to carry out the execution for the collection of the bond (caución) provided. They shall therefore process the necessary steps before the National Insurance Institute (INS), and once the collection is made effective, the income entries shall be processed in the accounting systems of SINAC.

In the event that the damages caused by the official exceed the bond (caución) provided and it has been proven that they acted fraudulently (dolosa) or with gross negligence (culpa grave), the Executive Director, Director of the Conservation Area, or whom these designate, shall analyze the additional measures for compensation, this without detriment to the administrative and criminal responsibility that may apply.

Of the sanctions in case of non-compliance

In the event that the SINAC official obligated to provide the guarantee does not subscribe to the fidelity policy within the period established in Articles Five and Nine of this regulation, it shall be grounds for disciplinary administrative responsibility.

Final Provisions Article

It takes effect from its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Este reglamento tiene como objetivo establecer los lineamientos que deben seguirse para que los funcionarios del Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) que tienen bajo su responsabilidad recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, rindan garantía con cargo a su propio peculio, en favor del SINAC para asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones, en acatamiento de lo establecido en el artículo 13 de la Ley Nº 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, artículo 8 y 12 de la Ley General de Control Interno Nº 8292 y el artículo 3 y 4 de la Ley Contra la Corrupción el Enriquecimiento ilícito en la función Pública.

Para los efectos del presente reglamento, se entiende por:

Administrador de fondos públicos: Funcionario que por sus labores y facultades puede disponer y determinar la utilización de los recursos, bienes y derechos propiedad del SINAC.

Caución: Garantía o fianza que deberá rendir el funcionario que tenga a cargo la recaudación, custodia o administración de fondos y valores públicos, la cual deberá rendir de su propio peculio por medio de una póliza de fidelidad extendida por un ente asegurador.

Cajero: Funcionario que se encarga de realizar las gestiones de cobro derivadas de la venta de tiquetes de entrada a las Áreas Silvestres Protegidas.

Custodio de fondos o valores públicos: Funcionario que en virtud de sus labores, guarda o tiene a su cargo recursos, títulos valor, bienes o derechos de propiedad pertenecientes al SINAC.

Fondos públicos: Son aquellos recursos monetarios, valores y demás bienes circulantes propiedad del Estado, órganos, empresas o entidades públicas.

Funcionario del SINAC: Persona que se encuentra nombrada en forma temporal o permanente, cuyo salario es cubierto con recursos del Fondo Parques Nacionales o con la transferencia de gobierno denominada Fondo SINAC.

Fiscalizador técnico de contrato: Funcionario designado por el Director Ejecutivo o el Director de Área de Conservación para que funja como fiscalizador técnico de convenios marco, contratos marco o trámites de contratación, quien debe realizar un control objetivo de la ejecución contractual, cumpliéndose a cabalidad el proceso de contratación administrativa, según lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa No. 7494 y el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa N° 33411.

Póliza de fidelidad: Tiene como fin indemnizar las pérdidas que por dolo o culpa grave sufra un tercero por las responsabilidades pecuniarias en que pueda incurrir el asegurado, en el desempeño del puesto bajo su dirección y gobierno.

Recaudador de fondos públicos: Funcionario que por sus tareas recauda o percibe rentas públicas a favor del Estado.

Todo funcionario del SINAC que tenga la responsabilidad de recaudar, custodiar o administrar fondos públicos, en acatamiento a lo establecido en el artículo 13 de la Ley N° 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, deberá rendir una garantía con cargo a su propio peculio mediante una póliza de fidelidad a favor del SINAC y extendida por el Instituto Nacional de Seguros (INS), con el objetivo de asegurar el correcto cumplimiento de sus deberes y obligaciones.

Cuando un funcionario sea ascendido en forma interina por un periodo igual o superior a los seis meses o de manera indefinida a alguno de los puestos que deben rendir caución de conformidad con lo establecido en esta normativa, se le concederá un plazo de 20 días hábiles para realizar el trámite ante el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos o los Coordinadores Regionales de Recursos Humanos de las Áreas de Conservación.

El funcionario que esté obligado a presentar caución, y que se le asigne una nueva función que genere ese mismo deber, deberá rendirla por el monto de mayor valor, de conformidad con lo que establece el Capítulo III del presente Reglamento.

De los caucionantes

Deberán rendir caución todos aquellos funcionarios que recauden, custodien, autoricen o administren fondos o valores públicos, según los siguientes cargos:

Nivel A Nivel B Nivel C Nivel D

Los funcionarios que deberán rendir la caución serán aquellos que ocupen alguno de los siguientes cargos:

En el caso del encargado de Caja Chica y del Cajero, se amplía el tipo de caución a presentar, pudiendo ser la póliza de fidelidad o una letra de cambio a favor del SINAC, según decisión del funcionario que cumple esas funciones.

Deberán rendir caución los Fiscalizadores Técnicos de contratos en ejercicio de sus funciones como supervisores y responsables de la verificación contractual, las cuales se encuentran establecidas en el Decreto Ejecutivo No 30640-H del 27 de junio del 2002 y el artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa. El parámetro que se utilizara para el cálculo del pago de la caución será el monto anual de dicha contratación, estableciéndose la siguiente tabla:

Quien por algún motivo se nombre como fiscalizador técnico y ocupe alguno de los cargos del artículo 8, se exonerara del pago de la caución por la función de Fiscalizador Técnico.

En enero de cada año, la Dirección Administrativa Financiera de la Secretaría Ejecutiva del SINAC, actualizará para cada nivel, el monto por caucionar, para lo cual tomará como parámetro el salario base publicado por la Corte Suprema de Justicia en el Boletín Judicial a cada inicio de año, de acuerdo con la Ley N° 7337. Dicha actualización será dada a conocer por medio de comunicación institucional para que cada funcionario que deba rendir caución lo tome en consideración a la hora de renovar la póliza, esto en un plazo máximo de veinte días hábiles contados a partir de dicha comunicación.

De la administración, custodia y ejecución de las cauciones

• a)Recibir y verificar la efectividad de los documentos que comprueban la presentación de garantías por parte de los funcionarios, para lo cual deberá establecer controles y medidas de seguridad.
• b)Comunicar por escrito al caucionante, con un mínimo de treinta días hábiles de anticipación, cuando deba renovar o actualizar la caución. La ausencia de recordatorio no exime al caucionante de su deber de renovación de la caución.
• c)Informar al Director Ejecutivo cualquier incumplimiento observado en el proceso de caución, con el fin de que se realice el debido proceso, de conformidad con la normativa vigente.
• d)Mantener un registro actualizado de los funcionarios garantes que contenga al menos los siguientes datos: nombre, puesto, número de póliza, clasificación a la que pertenece, monto asegurado, fecha de emisión, periodo de gracia, vencimiento de la garantía y fecha límite de renovación.

• a)Ejecutar las garantías cuando así se disponga mediante procedimiento administrativo.
• b)Realizar la devolución de las garantías cuando se lo instruya el Director Ejecutivo.
• c)Custodiar las cauciones rendidas por los funcionarios.

La ejecución de la garantía debe ir precedida de un procedimiento administrativo tramitado conforme a la normativa vigente, en donde se demuestre la falta del servidor garante y se ordene el resarcimiento de los daños y perjuicios ocasionados a los fondos o valores públicos, lo anterior sin perjuicio de otras responsabilidades administrativas, civiles y penales que correspondan.

• a)Ha finalizado su relación laboral con el SINAC; b) Se ha sustituido la caución por otra de igual o mayor valor; c) Por la naturaleza del nuevo puesto que ocupe el funcionario, ya no se requiera que se rinda caución a favor del SINAC.

Las cauciones a favor del SINAC deberán tener una vigencia mínima de un año, siendo obligación del funcionario que la suscribe mantenerla vigente mientras el puesto que ocupe asilo requiera.

Una vez concluido el procedimiento en que se demuestre que el funcionario actuó en forma dolosa o con culpa grave en perjuicio del SINAC, el Director Ejecutivo, o a quien éste designe, procederá a realizar la ejecución del cobro de la caución rendida. Le corresponderá por tanto hacer los trámites ante el Instituto Nacional de Seguros (INS) y una vez se haga efectivo el cobro, se tramitarán los registros de ingresos en los sistemas contables del SINAC.

En caso de que los daños y perjuicios ocasionados por el funcionario superen la caución brindada y haya sido comprobado que actuó de manera dolosa o con culpa grave, el Director Ejecutivo, Director de Area de Conservación, o a quien estos designen, analizará las medidas adicionales para el resarcimiento, esto sin menoscabo de la responsabilidad administrativa y penal que corresponda.

De las sanciones en caso de incumplimiento

En caso que el funcionario del SINAC obligado a rendir la garantía, no suscriba la póliza de fidelidad en el plazo dispuesto en los artículos quinto y noveno de este reglamento, será causal de responsabilidad administrativa disciplinaria.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.