SENARA Internal Audit RegulationReglamento de la Auditoría Interna del SENARA

This regulation shall govern the organization and operation of the Internal Audit Unit of the National Groundwater, Irrigation and Drainage Service, hereinafter SENARA, in accordance with what is stipulated in:

• a)The General Internal Control Law No. 8292.
• b)The Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic No. 7428.
• c)The Law Creating SENARA No. 6877 and its Regulation.
• d)The Law and Regulation Against Corruption and Illicit Enrichment No. 8422.
• e)The Manual of General Auditing Standards for the Public Sector.
• f)The Standards for the exercise of the Internal Audit Unit in the Public Sector (Resolution R-DC-119-2009 of December 16, 2009).
• g)The Internal Control Standards for the Public Sector (N-2-2009-CO-DFOE) of February 6, 2009.
• h)The Directives on the Communication of Statements of Facts and Criminal Complaints by the Internal Audit Units of the Public Sector (D-1-2008-CO-DFOE).
• i)The Guidelines for the annual self-assessment and the external quality assessment of the internal audit units of the Public Sector (D-2-2008-CO-DFOE).
• j)The Guidelines that the internal audit units must observe for verifying compliance with the provisions issued by the Office of the Comptroller General of the Republic (D-3-2007-CO-DFOE, issued by resolution R-SC-1-2007 of June 15, 2007, published in the Official Gazette "La Gaceta" No. 126 of July 2, 2007).
• k)The Guidelines on the requirements for the positions of internal auditor and deputy internal auditor, the conditions for the procedures for the appointment, suspension, and dismissal of said positions, and the approval of the regulation for the organization and operation of the internal audit units of the Public Sector.
• l)Any other applicable regulations issued by the Office of the Comptroller General of the Republic.

For the purposes of this regulation, the following shall be understood as:

• a)Internal Audit Unit: Internal Audit Unit of SENARA.
• b)Audit Report: Written document by means of which the Internal Audit Unit formally communicates to the Administration subject to examination, the results of the audit performed, including the respective conclusions and recommendations.
• c)Senior Official (Jerarca): Highest hierarchical superior of the Institution represented by the Board of Directors of SENARA, in accordance with what is established in Article No. 2 of the LGCI.
• d)Subordinate Official (Titular subordinado): Official of the active administration responsible for a process, with authority to order and make decisions, in accordance with what is established in Article No. 2 of the LGCI.
• e)LGCI: General Internal Control Law.
• f)Active Administration: set of administrative bodies and entities that decide, execute, resolve, direct, and operate the institution.

This regulation shall be mandatory for all officials of the Internal Audit Unit and for the rest of the officials of the Active Administration of SENARA, in the matters applicable to them.

For the purpose of keeping the regulatory framework of the Internal Audit Unit updated, it shall be the responsibility of the Internal Auditor to propose and promote before the Board of Directors, the modifications thereof. Any modification must, prior to its official issuance, have the approval of the highest Senior Official (Jerarca) and of the Office of the Comptroller General of the Republic.

On the nature and organization of the internal audit unit

The internal audit unit is the independent, objective, and advisory activity, that adds value and improves the operations of the institution, contributes to the fulfillment of the objectives and goals of the administration, providing a systematic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of the risk management, control, and direction processes, providing the citizenry a reasonable assurance that the actions of the Senior Official (Jerarca) and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices.

The competencies of the Internal Audit Unit shall be fundamentally governed by the provisions of Article 22 of the General Internal Control Law, without prejudice to any other applicable regulations.

The Internal Audit Unit shall be organized as a single functional unit, in accordance with the structure of SENARA, which shall be under the charge of the Internal Auditor. In accordance with Article 23 of the General Internal Control Law No. 8292, the Internal Auditor shall organize the work of the Internal Audit Unit, considering, among others, the institutional objectives and risks, available resources, the applicable technical-legal regulations and provisions, and corresponding sound practices.

The internal auditor and the officials of the internal audit unit, as appropriate, shall establish a strategic planning, which sets forth the vision, mission, and main policies governing the actions of the Internal Audit Unit, which must be congruent with the institutional vision, mission, and objectives. Likewise, a code of ethics shall be established by the audit team that formalizes the principles, values, attitudes, rules of conduct, and prohibitions that will orient and guide the conduct of the personnel of the Internal Audit Unit in their personal activities and in those of an official nature on the occasion of the exercise of their public function.

The activity of the Internal Audit Unit must be exercised with total functional and judgment independence, with respect to the Senior Official (Jerarca) and the other bodies of the Active Administration.

The officials of the Internal Audit Unit must maintain an impartial and neutral attitude, avoiding conflicts of interest, favoritism, or undue influences that may compromise their professional judgment. Likewise, they must protect their independence in fact and in appearance.

In order not to impair their individual objectivity and professional ethics, the personnel of the Internal Audit Unit must:

• a)Reject gifts or gratuities that may be interpreted as attempts to influence their independence and integrity, without prejudice to the duty to report such acts before the competent authorities.
• b)Avoid establishing relationships of a personal nature or of any other nature that may influence, compromise, or threaten the capacity to act, imply a risk of corruption, may raise doubts about their objectivity and independence, or compromise the image of the Unit.
• c)Refrain from using their official position for private, business, or personal purposes; or facilitating undue transactions that foster irregularities.
• d)Inform the Internal Auditor regarding any impediment or compromise, in fact or appearance, to independence and objectivity, so that the corresponding measures may be taken and refrain from dealing with matters related to that situation. In case of impediments or compromise to the independence or objectivity of the Internal Auditor, the details of the impediment must be disclosed to the senior official (jerarca) and other parties involved. The nature of this communication must be in writing in both cases.
• e)Refrain from auditing specific operations or from performing advisory or warning tasks, in relation to operations for which they were previously responsible as an official of the Active Administration or as a provider in the last two years, or because family relationships prevail with them, up to the third degree of consanguinity, or that may prove incompatible.

• a)Regarding complaints filed: confidentiality shall be maintained regarding the identity of persons who file complaints before the Internal Audit Unit.
• b)Regarding Statements of Facts: the information, documentation, and other evidence of the investigations carried out by the Internal Audit Unit, the results of which may lead to the opening of an administrative procedure, shall be confidential during the preparation of the respective report. Once the corresponding report has been notified and until the final resolution of the administrative procedure, the information contained in the file shall be classified as confidential information, except for the parties involved, who shall have free access to all documents and evidence included in the administrative file, as established in Article 6 of Law No. 8292 and Article 8 of Law No. 8422.
• c)Regarding studies in progress: the work procedures or the results being obtained during the execution of an audit study shall be confidential, except for the parties directly related, to whom preliminary results shall be commented on and preventive services shall be provided on the subject under evaluation as deemed pertinent. This confidentiality shall not apply to the requirements of the Office of the Comptroller General of the Republic in the exercise of its oversight competence, nor when there is an express request from the competent authority.

In order to maintain their objectivity and independence of judgment, the Internal Auditor shall attend the Board of Directors' sessions, in the following circumstances:

1- When previously summoned by its members, with their participation being the exception and not the rule.

2- When, in the judgment of the Internal Auditor, such participation is deemed necessary.

When this participation is required, it must be in accordance with their advisory and warning responsibilities, under the following conditions:

• a)Attendance with a voice but without a vote.
• b)Providing advice or warning on specific aspects within their competence, without undermining or compromising their independence and objectivity in the development of their other competencies, since the decisions adopted in that forum shall be the exclusive responsibility of the members of the collegiate body.
• c)Possibility of postponing their opinion, when, in their judgment and due to the complexity of the matter under discussion, they require gathering more elements for judgment, without prejudice to the power of the senior official (jerarca) to decide immediately or postpone their decision for the time they deem prudent or convenient.
• d)Availability of the information sufficiently in advance to provide the advice.
• e)Neither the presence nor the silence of the Internal Auditor in the Board of Directors' sessions relieves said collegiate body of the responsibility to adjust its agreements to the applicable legal and technical framework. The fact that the Internal Auditor does not issue an opinion on any matter under consideration does not imply tacit acceptance of what was resolved.
• f)There shall be no impediment for the Internal Auditor to issue their opinion subsequently, despite the silence, whether verbally in another session, or in writing.
• g)The participation of the Internal Auditor shall be recorded in the corresponding minutes.

The Internal Auditor and the officials of the Audit Unit must not be part of work groups or commissions that perform a function specific to the active administration; except in their capacity as advisor on matters within their competence, when so requested or by legal provision, and their participation shall not be permanent, in safeguard of the independence and objectivity of the Internal Audit Unit. Nor may they participate in the implementation of actions, design of forms, or other procedures and activities that they normally must examine subsequently in the performance of their functions. The audit personnel may only perform the administrative functions necessary to fulfill the competencies specific to the audit unit; there being no impediment to providing preventive services if deemed necessary.

It shall be the obligation of the Internal Auditor to establish formal measures to control and manage situations of impediment that may arise concerning facts or actions that call into question or endanger (in fact or in appearance) the objectivity or independence of the Internal Audit Unit.

Location and organizational structure

The location of the Internal Audit Unit within the institutional structure corresponds to that of an evaluating and advisory body at the highest level in the structure of SENARA.

Organically, the Internal Audit Unit shall depend directly on the Board of Directors of SENARA. Other administrative regulations relating to the personnel of the Internal Audit Unit shall be governed by the provisions of Article 24 of the General Internal Control Law.

The Internal Audit Unit of SENARA, for the performance of its functions, shall be structured under the direction of an Internal Auditor and must have sufficient and duly trained personnel, who meet the suitability conditions required to exercise their functions.

The internal auditor

The Board of Directors of SENARA shall carry out the appointment of the Internal Auditor in strict adherence to the provisions of Article 31 of the General Internal Control Law, Article No. 62 of the Organic Law of the Office of the Comptroller of the Republic (Law No. 7428), and the procedure set forth in the "Guidelines on the requirements for the positions of internal auditor and deputy internal auditor, the conditions for the procedures for the appointment, suspension, and dismissal of said positions, and the approval of the regulation for the organization and operation of the internal audit units of the Public Sector".

They may only be suspended or removed from the position for just cause and solely by the Board of Directors, with observance of procedures that guarantee due process and in accordance with a prior and binding opinion of the Office of the Comptroller of the Republic, in application of the provisions of Article 15 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic.

The working day of the Internal Auditor shall be full-time at the institution and the term of appointment shall be for an indefinite period.

The requirements for the position of Internal Auditor shall be defined in the position manual of Senara.

Said requirements shall adhere to the provisions of the "Guidelines on the requirements for the positions of internal auditor and deputy internal auditor, the conditions for the procedures for the appointment, suspension, and dismissal of said positions, and the approval of the regulation for the organization and operation of the internal audit units of the Public Sector".

Among the minimum requirements, the following shall be considered:

• 1)Be a certified public accountant.
• 2)Characterized by their suitability for the corresponding position.
• 3)Be a highly trained professional in auditing with a minimum of eight years of experience in the subject matter pertaining to the position, of which at least three years must have been supervising professional personnel.

The position of Internal Auditor corresponds to the highest level of competence, responsibility, and authority of the Internal Audit Unit and is accountable for its performance before the Board of Directors and, where applicable, before the Office of the Comptroller General of the Republic. It shall perform its functions with functional and judgment independence.

In order to properly address the accountability process, it shall inform the Board of Directors, at least annually, about the activities executed by the Internal Audit Unit, with an indication of the degree of compliance with the work plan, relevant achievements, the status of recommendations and provisions issued, and other relevant matters concerning management, risk established in subsection e) of Article 12 of the General Internal Control Law, complying with the requirements established for such purpose by the Office of the Comptroller of the Republic; and comply with the performance evaluation and budget evaluation reports that the Administration requires, in accordance with the legal provisions regulating the matter.

The Internal Auditor may delegate their functions to their personnel, using suitability criteria and in accordance with the provisions of the General Public Administration Law. The personnel is obligated to comply with the legal, regulatory, and technical framework governing their actions.

It is the responsibility of the General Management of the Institution to approve vacations and leave for a maximum period of five days for the Internal Auditor. Vacations and leave for a period exceeding five days shall be approved by the Board of Directors, as well as the training requests of the Internal Auditor, unless there is a material impossibility or a situation of an unforeseeable or urgent nature that prevents said body from timely knowledge and authorization of these matters, in which case, based on criteria of opportunity and convenience and in order not to negatively affect the activity of the Internal Audit Unit, approval shall be given by the General Management.

The Internal Auditor shall have, as part of their duties and functions, without prejudice to those established by the General Internal Control Law and the provisions of the Office of the Comptroller of the Republic, the following:

• a)Issue the pertinent policies, procedures, guidelines, directives, and instructions, in accordance with the legal and technical regulations, establishing uniform criteria to guide the exercise of the competencies of the Internal Audit Unit and the relations with the Administration.
• b)Lead and regulate the strategic planning process of the Internal Audit Unit and in that context define, together with their personnel, the vision, mission, objectives, and fundamental values of the unit.
• c)Prepare, together with their personnel, the annual work plan and its modifications, communicating to the Senior Official (Jerarca) the content of the plan and its relationship with the audit cycle and proposing to the Senior Official (Jerarca) the resource requirements to fulfill that plan, including the administrative needs of the unit, in accordance with what is indicated in Article 27 of the General Internal Control Law. Likewise, they must communicate to the Senior Official (Jerarca) the modifications to said plan.
• d)Submit the budget draft of the Internal Audit Unit so that it is incorporated into the institutional budget, at the moment that internal provisions determine it. The Internal Audit Unit shall have a programmatic category; for the allocation and disposal of its resources, the judgment of the Internal Auditor and the instructions issued in that regard by the Office of the Comptroller of the Republic shall be taken into account.
• e)Establish a quality assurance program for the Internal Audit Unit that includes supervision, follow-up of the work plan, and annual self-assessment reviews, since its functions have characteristics of a substantive and strategic nature, in the design, implementation, direction, evaluation, and constant improvement of the quality of the processes, procedures, products, and services corresponding to the Unit.
• f)Administer their personnel (select, plan, organize, coordinate, direct, supervise, evaluate, maintain, motivate, inform decisions, and provide training support, among others) towards the adequate achievement of the objectives and goals of the Internal Audit Unit, as well as guarantee a competitive human resource in the exercise of the respective tasks.
• g)Perform their function with expertise and due professional care, asserting their competence with functional and judgment independence, and shall be vigilant that their personnel respond in the same manner.
• h)Define, establish, and keep updated the policies, procedures, and practices for the administration, access, and custody of the documentation of the internal audit unit, especially the information related to matters of a confidential nature stipulated in Articles 6 of the LGCI and 8 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in the Public Function.
• i)Formulate, manage, and keep current the Regulation for the Organization and Operation of the Internal Audit Unit, in accordance with Article 4 of this Regulation.

The personnel of the internal audit unit

The personnel of the Audit Unit must possess knowledge in auditing, accounting, administration, information technologies, and the legal framework related to the Public Administration and SENARA, that qualifies them to appropriately exercise the functions entrusted, as well as gather or obtain, as a whole, the skills and competencies necessary to fulfill their responsibilities.

The Internal Auditor and the personnel of the Internal Audit Unit must maintain high values of conduct to exercise the activity of the Internal Audit Unit, in accordance with the Code of Ethics of the unit. Such values must be manifested in their actions and prevent any possibility of doubt in their performance.

It is the responsibility of the Internal Auditor with respect to their personnel:

• a)Personnel actions: authorize personnel actions (appointment, transfer, suspension, removal, granting of leave, and other personnel actions) in the Internal Audit Unit, in accordance with the provisions of Articles 24 and 28 of the General Internal Control Law.
• b)Vacant positions: manage matters relating to the vacant positions of the Internal Audit Unit and, consequently, the obligation of the Administration to fill the vacancies of the Audit Unit within a maximum period of three months.
• c)Training: approve the training requests of their personnel, communicating accordingly to the Training Committee and processing the leaves with salary to participate in training activities before the General Management.
• d)Oversight and decision-making: oversee and make the corresponding decisions so that the officials of the Internal Audit Unit comply, in the exercise of their competencies, with the pertinent legal and technical regulations, as well as with the policies, procedures, practices, and other administrative provisions (institutional and of the Internal Audit Unit) applicable to them. Regarding administrative-type regulations, these must not negatively affect the activity of the Internal Audit Unit, the functional and judgment independence of the Auditor and their personnel, and in case of doubt, the Office of the Comptroller General of the Republic shall provide the corresponding instructions.

When the personnel of the Internal Audit Unit, in the fulfillment of their functions, becomes involved in a legal conflict or is the subject of a criminal-type lawsuit, SENARA shall provide all its support, both legal and technical, and shall cover the costs to attend to that process until its final resolution, all in accordance with Article 26 of the General Internal Control Law.

The resources of the internal audit unit

The Internal Audit Unit must have the necessary and sufficient organization and resources to fulfill its duties, for which purpose, in accordance with the provisions of Article 27 of the General Internal Control Law, SENARA shall allocate, within its budgetary availabilities, the human, material, technological, transportation, and other necessary and sufficient resources so that the Internal Audit Unit can fulfill its duties.

For budgetary purposes, the Internal Audit Unit shall be given a programmatic category. In the allocation and disposal of its resources, the judgment of the Internal Auditor and the instructions issued in that regard by the Office of the Comptroller General of the Republic shall be taken into account.

The Internal Auditor shall propose to the senior official (jerarca), the creation of the positions and services considered indispensable for the fulfillment of the Annual Audit Plan and, in general, for the proper functioning of their unit, all for the purpose of maintaining effective leadership in the protection of Public Funds, within the scope of their competence.

If serious limitations arise that affect the fulfillment of the work assigned to the Internal Audit Unit, the Internal Auditor must communicate and substantiate this situation before the Senior Official (Jerarca), for its timely attention.

When the Internal Auditor reliably demonstrates that the lack of resources of the Internal Audit Unit fosters the absence of timely oversight of the institutional assets, they must inform the Senior Official (Jerarca) of the risk being assumed and of the eventual attribution of responsibility that this situation may generate.

In accordance with the pertinent legal and technical regulations, the Internal Auditor must administer the material, technological, and other resources of their department, and it shall therefore be their responsibility to guarantee the utilization of such resources economically, efficiently, effectively, legally, and transparently for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit Unit.

It shall be the responsibility of the Internal Auditor to propose the preliminary draft budget of the Internal Audit for the respective fiscal year, for the approval of the Senior Official (Jerarca), who shall assess the possibilities of addressing such requirements in accordance with applicable legal and technical regulations.

Scope of Action

The scope of action of the Internal Audit is comprised of SENARA and the public and private entities or bodies subject to its institutional competence.

It is the obligation of the internal auditor to define and maintain updated, in the corresponding instrument, the bodies and entities subject to the scope of action of the internal audit, based on the provisions of Article 22, a) of the LGCI and other legal and technical regulations applicable to the matter.

Relations and Coordination

It shall be the responsibility of the Internal Auditor to establish and regulate the relations and coordination of the Unit and its officials with the auditees for the performance of the services of the Internal Audit activity.

The Internal Auditor shall be empowered to supply and exchange information and coordinate activities with the Contraloría General de la República, the external audits contracted by the institution, with other corresponding control entities or bodies, and with judicial bodies, within the scope of their competencies, to minimize duplication of effort.

The Internal Auditor must establish coordination mechanisms so that the Dirección Administrativa Financiera maintains a separate record of the amount allocated and approved to the Internal Audit, detailed by purpose of expenditure, so that it can control the execution and modifications of the resources budgeted for the Audit Department (Auditoría).

The Internal Auditor shall have the authority to request the collaboration, advice, and facilities required for the exercise of their duties from officials at any hierarchical level of the Institution, in order to adequately exercise their competencies. The foregoing in accordance with the provisions of Article 33, subsections b) and c) of the Ley General de Control Interno.

In the same sense, the Internal Audit may incorporate professionals or technicians from different disciplines, whether or not they are officials of the Institution, to carry out work in their specialty as support for the studies conducted, complying with the applicable budgetary and administrative contracting aspects.

It is the duty of the Legal Advisory Office of SENARA to provide timely and effective service through the legal studies required by the Internal Audit, so that it may adequately fulfill its function, as stipulated in Article 33, subsections b) and c) of Ley General de Control Interno No. 8292.

Operation of the Internal Audit

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must comply with the duties set forth in Article 32 of the Ley General de Control Interno, Article 8 of the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, the Manual de Normas Generales para Auditoría del Sector Público, and the Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

In addition to the competencies established in Article 22 of the Ley General de Control Interno, in Norm 1.6 of the Normas de Control Interno para el Sector Público, and other regulations indicated in Article 1 of this Regulation (Reglamento), the Internal Audit shall be responsible for:

• a)Presenting annually, for the knowledge of the Board of Directors (Junta Directiva), the work plan, consistent with the strategic planning, its updated auditable universe, based on a risk assessment process and institutional objectives, which shall include audit services (which contemplate the estimated time for special studies to be conducted at the request of the Board of Directors (Junta Directiva) or regulatory or oversight entities), preventive services, and follow-up work on the results of those services.
• b)Preparing and maintaining updated the Internal Audit procedures.
• c)Overseeing the effectiveness of the objectives, goals, programs, and budgets of the operational levels, and verifying that their results are consistent with the established objectives and goals.
• d)Overseeing the design, implementation, and effectiveness of the organization's objectives, programs, and activities related to ethics and the support of information technologies for institutional objectives.

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must properly exercise the powers established in Article 33 of the Ley General de Control Interno.

Within the institutional scope of SENARA, the Internal Audit shall provide two classes of services, which must be rendered with due professional care and in accordance with the regulations and legal provisions governing the Internal Audit function in the Public Sector. These services are the following:

• a)Audit services: These refer to the different types of audits: financial audit, information and communication technologies audit, operational audit, management audit, compliance audit; special audit studies from which potential liabilities may arise, and any type of audit required to evaluate the compliance, sufficiency, and validity of internal control within the scope of competence of SENARA, to provide the citizenry with reasonable assurance that the actions of the senior official (jerarca) and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices in relation to:
• 1)The protection and conservation of public assets against any loss, waste, misuse, irregularity, and illegal act.
• 2)Requiring reliability, timeliness, and integrity of information.
• 3)Guaranteeing effectiveness and efficiency of operations.
• 4)Complying with the legal and technical system.
• b)Preventive services: This refers to advisory, warning, and book authorization services.

1. Warning (Advertencia): This is a preventive service provided by the Internal Audit to the Senior Official (Jerarca) or to subordinate heads (titulares subordinados), through which it makes observations to prevent what legally, administratively, and technically corresponds on a specific matter or on situations, decisions, or behaviors, when they come to its knowledge, in order to prevent possible negative consequences of their conduct or risks in management, based on subsection d) of Article 22 of the Ley General de Control Interno. It is a service that is evidenced in writing, and the conduct and legality of the actions taken by the Administration shall be subject to subsequent verification by the Internal Audit.

2. Advisory (Asesoría): This is a preventive service provided by the Internal Audit orally or in writing, at the request of the interested party or on its own initiative, through which it issues its criterion, opinion, or observation on matters strictly within its competence, without diminishing or compromising its independence and objectivity in the subsequent development of its other competencies. With this service, the audit staff contributes to decision-making, without expressing an inclination for a specific position, nor suggesting or recommending.

3. Book authorization: This is a preventive service consisting of authorizing, by means of an opening entry, the accounting books and minute books kept by the different units of SENARA, as well as other books that, at the discretion of the Internal Auditor, are necessary for strengthening the internal control system. The authorization process is carried out in accordance with the provisions of Article 22, subsection e) of the Ley General de Control Interno and with the procedures defined for this purpose by the Internal Audit.

The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work performed and the recommendations intended to add value to institutional management are reported orally and in writing.

a- Oral communication. This may be carried out during the course of an internal control study so that matters requiring immediate attention are corrected on the spot. The Internal Audit shall subsequently report what was indicated in writing.

Once the study is completed, the findings obtained must be discussed with the responsible officials, prior to issuing the final conclusions and recommendations, in order to obtain their viewpoints, opinions, and any necessary corrective action. Excepted are cases of audits of a confidential nature, in which their results must not be discussed, or when the audit or study is of an ordinary nature and information of a confidential nature is obtained, in which case the discussion must be partial.

The oral communication of results is ordered by the Internal Auditor in coordination with the team in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in cases of special reports relating to statements of facts (relaciones de hechos) and others contemplated by the regulations. For this purpose, those who have a role in the matter evaluated shall be summoned in writing, after prior coordination with the interested parties.

The officials of the Active Administration who are summoned are obligated to attend the verbal communication of results. The matters corresponding to this communication shall be documented.

b- Written communication. The Internal Audit shall communicate the results, conclusions, and recommendations of its audits or special audit studies, officially in writing, through objective reports addressed to the Senior Official (Jerarca), as the highest body of the institution, or to the competent subordinate heads (titulares subordinados), in accordance with the provisions established in the Ley General de Control Interno and the regulations issued on the matter by the Contraloría General de la República, so that the pertinent decisions and actions are taken in accordance with the deadlines indicated by said Law.

The Internal Auditor shall define the levels and competencies for such communication.

The audit reports shall deal with various matters within its competence and must include the objectives, scope, findings, conclusions, and recommendations and other results of the work, according to its nature and in observance of the legal provisions and regulations issued by the Contraloría General de la República.

To warn the Senior Official (Jerarca) or the subordinate heads (titulares subordinados), as applicable, of their duties in the processing of reports, especially regarding the deadlines to be observed, a section shall be incorporated into the report with the transcription of Articles 36, 37, and 38 of the Ley General de Control Interno, as well as the first paragraph of Article 39, to advise them of the potential liabilities they may incur for unjustifiably failing to comply with the duties of said Law.

c- Communication of preventive services. The communication of preventive services shall be made at the discretion of the Internal Auditor, who shall define the content and form of the reports, official letters, or other means of communication, according to the nature of the matters referred to and their professional judgment.

d- Communication of statements of facts. In the event of results from which presumed liabilities may arise, due to the detection of irregular or illegitimate acts or events that threaten or endanger the Public Treasury (Hacienda Pública), the communication shall be made through a statement of facts report, in accordance with the provisions established by the Contraloría General de la República for such purposes.

The Board of Directors (Junta Directiva) or the subordinate head (titular subordinado), once the recommendations of the Internal Audit have been accepted and within the legal term, must send a written order for their implementation to the designated person in charge, with a copy to the Internal Audit, and establish the necessary follow-up mechanisms to verify their effective implementation.

The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit activity, a follow-up process for the recommendations and observations resulting from its management to ensure their timely, adequate, and effective attention by the active administration.

This process must include the results of the evaluations performed by external auditors, the Contraloría General de la República, and other corresponding control and oversight institutions that are known to the Internal Audit. The result of the follow-up process shall be communicated by the Internal Auditor to the Senior Official (Jerarca) annually, as part of the annual work report, without prejudice to other related reports, at the Auditor's discretion, when deemed pertinent.

The Internal Audit shall have the authority, upon a substantiated request from the administration, to grant extensions to the deadlines indicated by the latter for addressing recommendations, provided that at least the following conditions are met:

1. 1That the deadline for the commitment has not expired.
2. 2That progress in complying with the corrective action can be verified.
3. 3That the person directing the extension request is the same person to whom the audit report was addressed, or a superior.

Extensions shall not operate automatically (de oficio), and each case shall be analyzed by the Audit Department (Auditoría). The Audit Department (Auditoría) reserves the right to process and approve extensions in duly justified exceptional cases.

The Active Administration shall maintain and keep updated a registry to control the progress of the implementation of the Internal Audit's recommendations and compliance with the established deadlines, as well as the provisions of the Contraloría General de la República and other recommendations from other external control bodies brought to its attention.

Administrative responsibility may lie against officials who unjustifiably fail to comply with the actions to implement the Internal Audit's recommendations, in accordance with Article 39 of the Ley General de Control Interno, without prejudice to any civil and/or criminal liabilities that may be attributed to them.

The Internal Audit shall verify the actions taken by the Active Administration regarding the warnings (advertencias) it has formulated, without prejudice to issuing, as a result of the follow-up, internal control reports, liability reports (Statements of Facts - Relaciones de Hechos), or other pertinent reports, as applicable.

The Internal Audit shall verify the actions taken by the Active Administration regarding the advisory service (asesoría) provided, in the sense that the actions taken are in accordance with the legal and technical system, without prejudice to issuing, as a result of the follow-up, internal control reports, liability reports (Statements of Facts - Relaciones de Hechos), or other pertinent reports, as applicable.

• a)Complaints transferred from the Contraloría General de la República with an order for attention by the Internal Audit shall be addressed with priority and according to the Work Plan, in accordance with the competencies assigned by Law.
• b)The Internal Audit of SENARA shall process only those complaints that deal with potential irregular or illegal acts in relation to the use, handling, and administration of public funds, which significantly affect the internal control system or evidently affect the fulfillment of institutional objectives.
• c)Complaints shall be addressed in accordance with the principles of simplicity, economy, effectiveness, and efficiency, and the promptness of their attention shall be a function of the availability of human resources and the level of risk involved.
• d)The identity of the complainant, the information, documentation, and other evidence from the investigations conducted shall be confidential, in accordance with the provisions of Article 6 of the Ley General de Control Interno and Article 8 of the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de la Función Pública.
• e)Essential requirements that complaints submitted to the Internal Audit of SENARA must meet.
• 1)The denounced facts must be set forth in writing in a clear, precise, and circumstantial manner, providing sufficient detail to allow the investigation to be carried out: the time and place where such facts occurred and the subject who allegedly carried them out.
• 2)The possible irregular situation to be investigated that affects SENARA must be indicated, that is, its relationship with point b) of this article.
• 3)The complainant must indicate their request in relation to the denounced fact.
• 4)The complainant must indicate their general particulars.
• 5)The complainant must indicate a place to receive notifications.
• f)The complainant must also provide complementary information regarding the estimate of the economic damage caused to public funds if known, the indication of probable witnesses and the place or means to summon them, as well as the provision or suggestion of other evidence.
• g)Should the Internal Audit determine that the facts are imprecise, the party shall be granted a period of no less than 10 business days so that the complainant may complete their information; otherwise, the proceeding shall be archived or dismissed, without prejudice to it being presented later with more elements, as a new proceeding.
• h)Anonymous complaints shall be addressed insofar as they provide sufficient convincing evidence and are supported by suitable means of proof that allow the investigation to be initiated; otherwise, the complaint shall be archived.
• i)The Internal Audit shall dismiss or archive complaints received when any of the following conditions occur:
• 1)If the complaint does not fall within the scope of competence of the Internal Audit of SENARA.
• 2)If the complaint refers to the exclusive private interests of the complainants, in relation to actions taken or omitted by the Administration, unless from the information provided in the complaint it can be determined that there are relevant aspects that merit investigation by the Internal Audit.
• 3)If the denounced facts must be investigated or discussed exclusively in other venues, whether administrative or judicial.
• 4)If the approximate cost of the investigation were higher than the benefit that would be obtained by proceeding with the denounced matter, this in accordance with the professional judgment of the official in charge of the investigation in coordination with the Internal Auditor.
• 5)If the matter presented to the Internal Audit is already known by other entities with the competence to conduct the investigation and exercise control and disciplinary powers. In these cases, the respective coordination shall be carried out so as not to duplicate the use of public resources and competencies.
• 6)If the complaint filed is a reiteration or reproduction of other similar complaints without providing new elements and which had already been previously resolved by the Internal Audit or the Contraloría General de la República or other control entities.
• 7)If the complaint omits any of the essential requirements mentioned in Article 49, subsection e).
• 8)If, after conducting the preliminary investigation, it is concluded that there is insufficient merit to initiate a study.
• j)The dismissal or archiving of complaints shall be carried out by means of a duly motivated act accrediting the arguments assessed to make that decision, which must be duly documented in the working papers of the investigation and in the corresponding archiving note.
• k)The complainant must be notified of any of the following resolutions adopted regarding their proceeding:
• 1)The decision to dismiss the complaint and archive it.
• 2)The decision to transfer the proceeding for attention to the Administration, or to the Public Prosecutor's Office (Ministerio Público).
• 3)The final result of the investigation conducted as a result of their complaint.

The foregoing notifications shall be made provided that their name, particulars, and place of notification have been specified in said document.

Non-compliance with the provisions of this Regulation (Reglamento) shall be grounds for administrative liability for the Internal Auditor and for the officials of the Internal Audit, the Senior Official (Jerarca), subordinate heads (titulares subordinados), and other officials of SENARA, in accordance with the provisions of Chapter V of the Ley General de Control Interno.

The determination of responsibilities and the application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to internal regulations and the applicable regulations.

Final Provisions

This Regulation (Reglamento) repeals the previous one approved through Agreement No. 3479, taken in ordinary session No. 529 of October 9, 2007, and published in La Gaceta No. 249 of December 27, 2007, and any other provision or agreement that opposes it in all its aspects.

It shall become effective upon its publication in the Official Gazette La Gaceta. Final Agreement.

El presente reglamento regulará la organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, en adelante SENARA, de conformidad con lo que se estipula en:

• a)La Ley General de Control Interno Nº 8292.
• b)La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428.
• c)La Ley de Creación del SENARA Nº 6877 y su Reglamento.
• d)La Ley y el Reglamento Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito Nº 8422.
• e)El Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.
• f)Las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (Resolución R-DC-119-2009 del 16 diciembre de 2009).
• g)Las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) del 6 de febrero del 2009.
• h)Las Directrices sobre la Comunicación de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales por las Auditorías Internas del Sector Público (D-1-2008-CO-DFOE).
• i)Las Directrices para la autoevaluación anual y la evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público (D-2-2008-CO-DFOE).
• j)Las Directrices que deben observar las auditorías internas para la verificación del cumplimiento de las disposiciones emitidas por la Contraloría General de la República (D-3-2007-CO-DFOE, emitidas con resolución R-SC-1-2007 del 15 de junio de 2007, publicada en el Diario Oficial "La Gaceta" Nº 126 del 2 de julio de 2007).
• k)Los Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público.
• l)Cualquier otra normativa aplicable que emita la Contraloría General de la República.

Para efectos del presente reglamento se entenderá por:

• a)Auditoría Interna: Auditoría Interna del SENARA.
• b)Informe de Auditoría: Documento escrito mediante el cual la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y recomendaciones.
• c)Jerarca: Superior jerárquico de la Institución representado por la Junta Directiva del SENARA, de acuerdo con lo que establece el artículo Nº 2 de la LGCI.
• d)Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones, de acuerdo con lo que establece el artículo Nº 2 de la LGCI.
• e)LGCI: Ley General de Control Interno.
• f)Administración Activa: conjunto de órganos y entes de la administración, que deciden, ejecutan, resuelven, dirigen y operan la institución.

El presente reglamento será de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del SENARA, en la materia que les resulte aplicable.

A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponderá al Auditor Interno proponer y promover ante la Junta Directiva, las modificaciones del mismo. Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación del máximo Jerarca y de la Contraloría General de la República.

De la naturaleza y organización de la auditoría interna

La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

Las competencias de la Auditoría Interna se regularán fundamentalmente por lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de cualquier otra normativa que resulte aplicable.

La Auditoría Interna estará organizada en una sola unidad funcional, de acuerdo con la estructura del SENARA, la cual estará a cargo del Auditor Interno. De conformidad con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, el Auditor Interno organizará la labor de la Auditoría Interna, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico- jurídicas y sanas prácticas correspondientes.

El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, establecerán una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión, misión y principales políticas que rigen el accionar de la Auditoría Interna, los cuales deberán ser congruentes con la visión, la misión y los objetivos institucionales. Asimismo, se establecerá por parte del equipo de auditoría un código de ética que formalice los principios, valores, actitudes, reglas de conducta y prohibiciones que orientarán y guiarán la conducta del personal de la Auditoría Interna en sus actividades personales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública.

La actividad de Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la Administración Activa.

Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener actitud imparcial y neutral, evitando conflictos de intereses, favoritismos o influencias indebidas que puedan comprometer su juicio profesional. Asimismo deberán proteger su independencia de hecho y en apariencia.

A efecto de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

• a)Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.
• b)Evitar el establecimiento de relaciones de índole personal o de cualquier otra naturaleza que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar, impliquen un riesgo de corrupción, puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia, o comprometan la imagen de la Unidad.
• c)Abstenerse de utilizar su cargo oficial con propósitos privados, de negocios o personales; o facilitar transacciones indebidas que propicien irregularidades.
• d)Informar al Auditor Interno respecto a cualquier impedimento o compromiso de hecho o apariencia a la independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes y abstenerse de tratar asuntos relacionados con esa situación. En caso de impedimentos o compromiso a la independencia u objetividad del Auditor interno, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al jerarca y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito en ambos casos.
• e)Abstenerse de auditar operaciones específicas o de ejecutar labores de asesoría o advertencia, en relación con operaciones de las cuales haya sido previamente responsable como funcionario de la Administración Activa o proveedor en los últimos dos años, o porque prevalezcan relaciones familiares con éstos, hasta el tercer grado de consanguinidad o puedan resultar incompatibles.

• a)Sobre las denuncias presentadas: se guardará la confidencialidad respecto a la identidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna.
• b)Sobre las Relaciones de Hechos: la información, documentación y otras evidencias de las investigaciones efectuadas por la Auditoría Interna, cuyos resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe respectivo. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que se incluyan en el expediente administrativo, según lo que establece el artículo 6º de la Ley Nº 8292 y el artículo 8º de la Ley Nº 8422.
• c)Sobre los estudios en ejecución: los procedimientos de trabajo o los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecución de un estudio de auditoría, serán de carácter confidencial excepto para las partes directamente relacionadas, a las cuales se comentarán resultados preliminares y se brindarán servicios preventivos sobre el tema objeto de evaluación según se estime pertinente. Esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, ni cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente.

Con la finalidad de mantener su objetividad e independencia de criterio, el Auditor interno asistirá a las sesiones de Junta Directiva, en las siguientes circunstancias:

1- Cuando sea previamente convocado por sus miembros, siendo su participación la excepción y no la regla.

2- Cuando a juicio del Auditor Interno se estime necesaria dicha participación.

Cuando se requiera de esta participación, deberá de ser conforme a sus responsabilidades de asesoría y advertencia, bajo las siguientes condiciones:

• a)Asistencia con voz pero sin voto.
• b)Brindar asesoría o advertencia en aspectos concretos y de su competencia, sin que menoscabe o comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo de sus demás competencias, por cuanto las decisiones adoptadas en dicho seno serán de exclusiva responsabilidad de los miembros del órgano colegiado.
• c)Posibilidad de posponer su opinión, cuando a su criterio y por la complejidad del asunto en discusión, requiera recabar mayores elementos de juicio, sin perjuicio de la potestad del jerarca para decidir de inmediato o postergar su decisión el tiempo que considere prudente o conveniente.
• d)Disponibilidad de la información con antelación suficiente para brindar la asesoría.
• e)Ni la presencia ni el silencio del Auditor Interno en las sesiones de Junta Directiva, releva a dicho órgano colegiado de la responsabilidad de ajustar sus acuerdos al ordenamiento jurídico y técnico aplicable. El hecho de que el Auditor Interno no emita criterio sobre algún asunto en referencia, no implica aceptación tácita de lo resuelto.
• f)No existirá impedimento para que el Auditor Interno emita su opinión posteriormente, pese al silencio, sea de forma verbal en otra sesión, o por escrito.
• g)La participación del Auditor interno constará en el acta correspondiente.

El Auditor interno y los funcionarios de la Auditoría no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa; excepto en su calidad de asesor en asuntos de su competencia, cuando así se solicite o por disposición legal y su participación no podrá ser permanente, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna. Tampoco podrán participar en la implantación de acciones, diseños de formularios u otros procedimientos y actividades que normalmente deban examinar posteriormente en el desempeño de sus funciones. El personal de auditoría solo podrá realizar las funciones administrativas necesarias para cumplir con las competencias propias de la auditoría; no existiendo impedimento para brindar servicios preventivos en caso de estimarlo necesario.

Será obligación del Auditor Interno, establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento, que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia), la objetividad o independencia de la Auditoría Interna.

Ubicación y estructura organizativa

La ubicación de la Auditoría Interna dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano evaluador y asesor del más alto nivel en la estructura del SENARA.

Orgánicamente, la Auditoría Interna dependerá directamente de la Junta Directiva del SENARA. Otras regulaciones administrativas relativas al personal de la Auditoría Interna, se regirán por lo establecido en el artículo 24 de la Ley General de Control Interno.

La Auditoria Interna del SENARA para el desempeño de sus funciones se encontrará estructurada bajo la dirección de un Auditor Interno y deberá contar con personal suficiente y debidamente capacitado, que reúna las condiciones de idoneidad requeridas para ejercer sus funciones.

Del auditor interno

La Junta Directiva del SENARA realizará el nombramiento del Auditor Interno en estricto apego a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno, el artículo N° 62 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Ley Nº 7428) y el procedimiento que contemplan los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos, y la aprobación del reglamento de organización y funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público".

Este sólo podrá ser suspendido o removido del cargo por justa causa y únicamente por parte de la Junta Directiva, con observancia de los procedimientos que garanticen el debido proceso y conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República, en aplicación de las disposiciones del artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

La jornada laboral del Auditor Interno será a tiempocompleto en la institución y el plazo de nombramiento será por tiempo indefinido.

Los requisitos del puesto de Auditor Interno estarán definidos en el manual de puestos del Senara.

Dichos requisitos se apegarán a lo dispuesto en los "Lineamientos sobre los requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, las condiciones para las gestiones de nombramiento, suspensión y destitución de dichos cargos y la aprobación del reglamento de organización de funcionamiento de las auditorías internas del Sector Público".

Entre los requisitos mínimos se considerarán:

• 1)Ser contador público autorizado.
• 2)Caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente.
• 3)Ser un profesional altamente capacitado en materia de auditoría que cuente como mínimo con ocho años de experiencia en la materia atinente al cargo, de los cuales al menos tres años debe haber supervisado personal profesional.

El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna y responde por su gestión ante la Junta Directiva y en lo conducente ante la Contraloría General de la República. Realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio.

A fin de atender adecuadamente el proceso de rendición de cuentas, informará a la Junta Directiva, al menos anualmente, sobre la gestión ejecutada por la Auditoría Interna, con indicación del grado de cumplimiento del plan de trabajo, logros relevantes, estado de las recomendaciones y disposiciones emitidas y otros asuntos relevantes sobre dirección, exposición al riesgo y control. Asimismo, deberá presentar el informe final de gestión establecido en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, cumpliendo con los requisitos que para tal efecto establece la Contraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación de gestión y evaluación presupuestaria que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.

El Auditor Interno podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública. El personal queda obligado a cumplir con el marco legal, reglamentario y técnico que regula su accionar.

Le corresponde a la Gerencia de la Institución, aprobar las vacaciones y permisos por un período máximo de cinco días, del Auditor Interno. Vacaciones y permisos por un período superior a los cinco días serán aprobados por la Junta Directiva, así como las solicitudes de capacitación del Auditor Interno, salvo que exista una imposibilidad material o una situación de carácter imprevisible o urgente que impida que dicho órgano conozca y autorice oportunamente estos asuntos, en cuyo caso, por criterio de oportunidad y conveniencia y a fin de no afectar negativamente la actividad de la Auditoría Interna, la aprobación será dada por la Gerencia.

El Auditor Interno tendrá como parte de sus deberes y funciones, sin perjuicio de las establecidas por la Ley General de Control Interno y las disposiciones de la Contraloría General de la República las siguientes:

• a)Dictar las políticas, procedimientos, lineamientos, directrices e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, estableciendo criterios uniformes que guíen el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna y las relaciones con la Administración.
• b)Liderar y regular el proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto definir, en conjunto con su personal, la visión, misión, objetivos y valores fundamentales de la unidad.
• c)Elaborar en conjunto con su personal, el plan anual de trabajo y sus modificaciones, comunicando al Jerarca el contenido del plan y su relación con el ciclo de fiscalización y proponiendo al Jerarca los requerimientos de recursos para cumplir con ese plan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad, de conformidad con lo que señala el artículo 27 de la Ley General de Control Interno. Igualmente deberá comunicar al Jerarca las modificaciones a dicho plan.
• d)Presentar el proyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para que se incorpore al presupuesto institucional, en el momento que las disposiciones internas lo determinen. La Auditoría Interna tendrá una categoría programática; para la asignación y disposición de sus recursos, se tomarán en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.
• e)Establecer un programa de aseguramiento de calidad para la Auditoría Interna que incluya la supervisión, seguimiento del plan de trabajo y revisiones anuales de autoevaluación ya que sus funciones tienen características de orden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección, evaluación y mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la Unidad.
• f)Administrar su personal (seleccionar, planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, mantener, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de los objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.
• g)Cumplir con pericia y debido cuidado profesional su función, haciendo valer su competencia con independencia funcional y de criterio, y será vigilante de que su personal responda de igual manera.
• h)Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la auditoría interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la LGCI y el 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
• i)Formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 4 de este Reglamento.

Del personal de la auditoría interna

El personal de la Auditoría deberá poseer conocimientos en auditoría, contabilidad, administración, tecnologías de información y marco legal relacionado con la Administración Pública y el SENARA, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

El Auditor interno y el personal de la Auditoria Interna, deberán mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la Auditoría Interna, de conformidad con el Código de Ética de la unidad. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

Corresponde al Auditor Interno respecto a su personal:

• a)Movimientos de personal: autorizar los movimientos de personal (nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y otros movimientos de personal) en la Auditoría Interna, de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley General de Control Interno.
• b)Plazas vacantes: gestionar lo relativo a las plazas vacantes de la Auditoría Interna y, consecuentemente, la obligación de la Administración de atender las vacantes de la Auditoría en un plazo máximo de tres meses.
• c)Capacitación: aprobar las solicitudes de capacitación de su personal comunicando lo correspondiente al Comité de Capacitación y tramitando los permisos con goce de salario para participar en actividades de capacitación ante la Gerencia.
• d)Vigilancia y toma de decisiones: vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables. Respecto a las regulaciones de tipo administrativo, las mismas no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y su personal y en caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente.

Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de índole penal, el SENARA dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

De los recursos de la auditoría interna

La Auditoría Interna deberá contar con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión, para lo cual, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, el SENARA asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

El Auditor Interno propondrá al jerarca, la creación de las plazas y servicios que considere indispensable para el cumplimiento del Plan Anual de la Auditoría y, en general, para el buen funcionamiento de su unidad, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

De presentar serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Jerarca, para su oportuna atención.

Cuando el Auditor Interno demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Jerarca del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponderá garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Le corresponderá al Auditor Interno proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Jerarca, quién valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.

Ámbito de acción

El ámbito de acción de la Auditoría Interna está conformado por el SENARA y por los entes u órganos públicos y privados sujetos a su competencia institucional.

Es obligación del auditor interno, definir y mantener actualizado en el instrumento que corresponde, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la auditoría interna, con fundamento en lo estipulado en el artículo Nº 22, a) de la LGCI y otra normativa legal y técnica que aplique en la materia.

Relaciones y coordinaciones

El Auditor Interno estará facultado para suministrar e intercambiar información y coordinar actividades con la Contraloría General de la República, las auditorías externas que se contraten en la institución, con otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales, en el ámbito de sus competencias, para minimizar la duplicación de esfuerzos.

El Auditor Interno deberá establecer mecanismos de coordinación para que la Dirección Administrativa Financiera lleve un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, para que pueda controlar la ejecución y modificaciones de los recursos presupuestados a la Auditoría.

El Auditor Interno tendrá la facultad de solicitar la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande su ejercicio, a funcionarios de cualquier nivel jerárquico de la Institución, a fin de ejercer adecuadamente sus competencias. Lo anterior conforme se establece en el artículo 33, incisos b) y c) de la Ley General de Control Interno.

En igual sentido la Auditoría Interna podrá incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad como soporte a los estudios que se realicen, cumpliendo los aspectos presupuestarios y de contratación administrativa que le sean aplicables.

Es deber de la Asesoría Legal del SENARA brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de que esta cumpla adecuadamente su función, conforme lo estipula el artículo 33, incisos b) y c) de la Ley General de Control Interno Nº 8292.

Funcionamiento de la auditoría interna

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán cumplir con los deberes dispuestos en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno, el artículo 8º de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento ilícito en la Función Pública, el Manual de Normas Generales para Auditoría del Sector Público y las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

• a)Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Directiva, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de la Junta Directiva o entes reguladores o fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios.
• b)Elaborar y mantener actualizados los procedimientos de Auditoría Interna.
• c)Fiscalizar la efectividad de los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos.
• d)Fiscalizar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización, relacionados con la ética y el apoyo de las tecnologías de información a los objetivos institucionales.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno.

Dentro del ámbito institucional del SENARA, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público. Estos servicios son los siguientes:

• a)Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría en tecnologías de información y comunicación, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento; estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del SENARA, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas en relación con:
• 1)La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.
• 2)Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información.
• 3)Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones.
• 4)Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
• b)Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros.

1. Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno. Es un servicio que se evidencia por escrito y el proceder y la legalidad de lo actuado por la Administración será objeto de verificación posterior por parte de la Auditoría Interna.

2. Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada o de oficio, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el personal de auditoría coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada, ni sugerir o recomendar.

3. Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del SENARA, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización se realiza de conformidad con lo señalado en el artículo 22, inciso e) de la Ley General de Control Interno y con los procedimientos definidos al respecto por la Auditoría Interna.

La comunicación de resultados, es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por escrito los resultados del trabajo realizado y las recomendaciones mediante las cuales se pretende aportar valor agregado a la gestión institucional.

a- Comunicación oral. Puede realizarse en el transcurso de un estudio de control interno para que se corrijan sobre la marcha asuntos que requieren atención inmediata. La Auditoría Interna informará posteriormente lo señalado en forma escrita.

Una vez finalizado el estudio, los hallazgos obtenidos deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria. Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor Interno en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple. Con tal propósito se convocará por escrito a quienes tengan parte en el asunto evaluado, previa coordinación con los interesados.

Los funcionarios de la Administración Activa convocados están en la obligación de asistir a la comunicación verbal de resultados. Se documentará lo correspondiente a esta comunicación.

b-Comunicación escrita. La Auditoría Interna comunicará los resultados, conclusiones y recomendaciones de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Jerarca, como órgano superior de la institución, o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que la Ley indicada señala.

El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

Los informes de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y deberán incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Para prevenir al Jerarca o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse, se incorporará en el informe un apartado con la trascripción de los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

c- Comunicación de los servicios preventivos. La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor Interno, quien definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

d- Comunicación de relaciones de hechos. En caso de resultados de los que pueda derivarse presuntas responsabilidades, por la detección de actos o hechos irregulares o ilegítimos que amenacen o pongan en peligro la Hacienda Pública, la comunicación se realizará mediante un informe de relación de hechos, de conformidad con lo establecido por la Contraloría General de la República para esos efectos.

La Junta Directiva o el titular subordinado, una vez aceptadas las recomendaciones de la Auditoría Interna y dentro del plazo de ley, deberá girar por escrito la orden para su implementación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna y establecer los mecanismos de seguimiento necesarios para constatar su efectiva implementación.

El Auditor Interno deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un proceso de seguimiento a las recomendaciones y observaciones resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración activa.

Este proceso deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda, que sean de conocimiento de la Auditoría Interna. El resultado del proceso de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno al Jerarca anualmente, como parte del informe anual de labores, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor, cuando lo considere pertinente.

La Auditoría interna tendrá la potestad, a solicitud fundamentada de la administración, de otorgar prórrogas a plazos indicados por ésta para la atención de las recomendaciones, siempre y cuando se cumplan al menos las siguientes condiciones:

1. 1Que no se haya vencido el plazo del compromiso.
2. 2Que se puedan verificar avances en el cumplimiento de la acción correctiva.
3. 3Que quien dirija la solicitud de prórroga sea la misma persona a quien fue dirigido el informe de auditoría, o bien un superior.

Las prórrogas no operarán de oficio y cada uno de los casos será analizado por la Auditoría. La Auditoría se reserva el derecho de dar trámite y aprobar prórrogas en casos de excepción debidamente justificados.

La Administración Activa llevará y mantendrá actualizado un registro para controlar el avance de la implementación de las recomendaciones de la Auditoría Interna y el cumplimiento de los plazos establecidos, así como de las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás recomendaciones de otros órganos de control externos puestas en su conocimiento.

Podrá caber responsabilidad administrativa, contra los funcionarios que incumplan injustificadamente, las acciones para implementar las recomendaciones de la Auditoría Interna; de conformidad con el artículo 39 de la Ley General de Control Interno; sin perjuicio de las eventuales responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y/o penalmente.

La Auditoría Interna verificará lo actuado por la Administración Activa respecto de las advertencias que le haya formulado, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos), u otros pertinentes.

La Auditoría Interna verificará lo actuado por la Administración Activa respecto de la asesoría que se haya brindado en el sentido de que las acciones tomadas estén de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico, sin perjuicio de que según corresponda, como resultado del seguimiento, emita informes de control interno, de responsabilidades (Relaciones de Hechos), u otros pertinentes.

• a)Las denuncias trasladadas de la Contraloría General de la República con orden de atención por parte de la Auditoría Interna, serán atendidas con carácter prioritario y de acuerdo al Plan de Trabajo, conforme las competencias asignadas por Ley.
• b)La Auditoría Interna del SENARA dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso, manejo y administración de fondos públicos, que afecten significativamente el sistema de control interno o afecten de manera evidente el cumplimiento de los objetivos institucionales.
• c)Las denuncias se atenderán en concordancia con los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia y la prontitud de su atención estará en función de la disponibilidad de recurso humano y nivel de riesgo implicado.
• d)La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales, de conformidad con lo establecido en el artículo Nº 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de la Función Pública.
• e)Requisitos esenciales que deben reunir las denuncias que se presenten a la Auditoría Interna del SENARA.
• 1)Los hechos denunciados deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.
• 2)Se deberá señalar la posible situación irregular por investigar que afecta al SENARA, esto es, su relación con el punto b) de este artículo.
• 3)El denunciante deberá indicar cuál es su petición en relación con el hecho denunciado.
• 4)El denunciante deberá indicar sus calidades generales.
• 5)El denunciante deberá indicar el lugar para atender notificaciones.
• f)El denunciante también deberá brindar información complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos en caso de conocerlo, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para citarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.
• g)En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos, se otorgará a la parte un plazo no menor de 10 días hábiles, para que el denunciante complete su información o de lo contrario se archivará o desestimará la gestión, sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, con una nueva gestión.
• h)Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario se archivará la denuncia.
• i)La Auditoría Interna desestimará o archivará las denuncias que se reciban cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:
• 1)Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna del SENARA.
• 2)Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes, en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna.
• 3)Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.
• 4)Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, esto conforme al juicio profesional del funcionario a cargo de la investigación en coordinación con el Auditor Interno.
• 5)Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En estos casos se realizará la coordinación respectiva a efecto de no duplicar el uso de recursos públicos y competencias.
• 6)Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubiera sido resuelta con anterioridad por la Auditoría Interna o la Contraloría General de la República u otros entes de control.
• 7)Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 49, inciso e).
• 8)Si después de realizarse la investigación preliminar se concluye que no existen méritos suficientes para iniciar un estudio.
• j)La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado donde acredite los argumentos valorados para tomar esa decisión, lo cual deberá quedar debidamente acreditado en los papeles de trabajo de la investigación y en la razón de archivo correspondiente.
• k)Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopte de su gestión:
• 1)La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.
• 2)La decisión de trasladar la gestión para su atención a la Administración, o al Ministerio Público.
• 3)El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia.

Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto se haya especificado en dicho documento, su nombre, calidades y lugar de notificación.

El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno y para los funcionarios de la Auditoría Interna, el Jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios del SENARA, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno.

La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.

Este Reglamento deroga el anterior aprobado mediante el Acuerdo N° 3479, tomado en la sesión ordinaria N° 529 del 9 de octubre del 2007 y publicado en La Gaceta N° 249 del 27 de diciembre del 2007 y cualquier otra disposición o acuerdo que se le oponga en todos sus extremos.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Acuerdo firme.