Organic Regulation of the Internal Audit Office of SENARAReglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SENARA

This Regulation, together with the provisions contained in the General Law of Internal Control, the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, and the technical manuals, provisions, standards, policies, and guidelines issued by the comptroller body, constitutes the framework for the organization and operation of the Internal Audit of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service, hereinafter referred to as "SENARA".

For the purposes of this Regulation, the following definitions apply:

• a)Internal Audit: Internal Audit of SENARA.
• b)Audit Report: Written document through which the Internal Audit formally communicates to the Administration subject to examination, the results of the audit conducted, including the respective conclusions and recommendations.
• c)Senior Official (Jerarca): Senior hierarchical official of the Institution/Board of Directors of SENARA, in accordance with the provisions of Article No. 2 of the LGCI.
• d)Subordinate Officer (Titular subordinado): Official of the active administration responsible for a process, with authority to order and make decisions, in accordance with the provisions of Article No. 2 of the LGCI.
• e)LGCI: General Law of Internal Control.

This Regulation is mandatory for all officials of the Internal Audit and for the rest of the officials of the Active Administration of SENARA, in the matters applicable to them.

For the purpose of keeping the regulatory framework of the Internal Audit updated, it is the responsibility of the Internal Auditor to propose and promote modifications thereto before the Board of Directors. Any modification must, prior to its official issuance, have the approval of the Office of the Comptroller General of the Republic.

The Organization of the Internal Audit

Internal audit, as an independent, objective, and advisory activity that adds value and improves the institution's operations, contributes to the fulfillment of the administration's objectives and goals by providing a systematic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and direction processes, providing citizens with a reasonable guarantee that the actions of the Senior Official (Jerarca) and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices, all in accordance with the provisions of Article 21 of the General Law of Internal Control.

The Internal Audit is fundamentally regulated by the provisions of the General Law of Internal Control, the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office and its Regulation, and any other legal provisions that, in accordance with the provisions, standards, policies, procedures, and other precepts issued by the Office of the Comptroller General of the Republic, it must observe.

It is the obligation of the Internal Auditor to establish and update the vision, mission, and main policies governing the actions of the Internal Audit, as well as the statements or ethical codes that the audit officials must consider when conducting themselves in their various internal and external relationships.

The Internal Audit is organized into a single functional unit, in accordance with the structure of SENARA, which shall be under the charge of the Internal Auditor. In accordance with Article 23 of the General Law of Internal Control No. 8292, the Internal Auditor shall organize the Internal Audit, considering, among other factors, the institutional objectives and risks, available resources, technical-legal regulations and provisions, and corresponding sound practices.

The Internal Audit activity must be exercised with total independence, and audit officials must be objective in the performance of their work. The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit shall be subject to the prohibitions set forth in Article 34 of the General Law of Internal Control.

The officials of the Internal Audit shall maintain an impartial and neutral attitude to avoid conflicts of interest and protect their independence.

In order not to impair their individual objectivity and professional ethics, the Internal Audit personnel must:

• a)Refuse gifts or gratuities that might be interpreted as attempts to influence their independence and integrity, without prejudice to the duty to report such facts to the competent authorities.
• b)Avoid personal, sentimental, business, or any other nature of relationships with SENARA personnel and other persons that could influence, compromise, or threaten the ability to act or that could affect their independence or the image of the Internal Audit.
• c)Refrain from using their official position for private purposes.
• d)Avoid relationships that imply a risk of corruption or that could raise doubts about their objectivity and independence.
• e)If independence and objectivity were compromised in fact or in appearance, the details of the impediment must be disclosed to the senior official (jerarca) and other involved parties. The nature of this communication shall be in writing.
• f)Refrain from auditing specific operations for which they were previously responsible as Administration officials, suppliers, or through other relationships.
• g)Refrain from providing services for an activity in which they had responsibilities or relationships that may prove incompatible.
• h)Refrain from exercising their advisory and warning competencies in relation to operations for which they were previously responsible.

The information obtained by Internal Audit personnel in the exercise of their functions shall be strictly confidential; however, this confidentiality shall not apply to the requirements of the Office of the Comptroller General of the Republic in the exercise of its oversight competence, nor when there is an express request from the competent authority. Likewise, the confidentiality of the identity of persons filing complaints before the Internal Audit shall be maintained. Regarding evaluations, Internal Audit personnel must maintain an independent mental attitude and observe absolute confidentiality concerning their studies. They must not make comments to third parties regarding work procedures or results obtained, without the authorization of their superior.

In order to maintain objectivity and independence of judgment, the participation of the internal auditor in the sessions or meetings of the senior official (jerarca) must be the exception, not the rule. When their participation in these meetings is required, it must be in accordance with their advisory role, per the regulations and criteria established by the Office of the Comptroller General on this matter.

The internal auditor and the audit officials shall not be part of working groups or committees that exercise functions specific to the active administration; if required by the senior official (jerarca), their participation will be exclusively in an advisory capacity, on matters within their competence, and cannot be permanent, in order to safeguard the independence and objectivity of the Internal Audit.

It shall be the obligation of the Internal Auditor to establish formal measures to control and manage situations of impediment that could arise regarding facts or actions that call into question or endanger (in fact or in appearance) the objectivity and independence of the internal audit.

Location and Organizational Structure

The location of the Internal Audit within the institutional structure corresponds to that of a very high-level body in SENARA.

Organically, the Internal Auditor shall report directly to the Board of Directors of SENARA, which shall appoint them. Other administrative regulations regarding the personnel of the Internal Audit shall be governed by the provisions of Article 24 of the General Law of Internal Control.

The detailed description of the organizational structure of the Internal Audit shall be incorporated into the Internal Audit Manual.

For the performance of its functions, the Internal Audit of SENARA is structured under the direction of an Internal Auditor and must have duly trained personnel who meet the suitability conditions required to exercise their functions.

The Internal Auditor

The Board of Directors of SENARA shall appoint the Internal Auditor in strict compliance with the provisions of Article 31 of the General Law of Internal Control and especially the procedure established in the Guidelines on the Requirements for the Positions of Internal Auditor and Sub-Auditor, and the Conditions for Appointment Processes to These Positions" (Lineamientos sobre requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos"), published in the Official Gazette La Gaceta No. 236 of December 8, 2006.

This official may only be removed from the position for just cause, in accordance with a prior and binding opinion from the Office of the Comptroller General of the Republic, applying the provisions of Article 15 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic and the Guidelines on the guarantee of lifetime tenure (inamovilidad) of Internal Auditors and Sub-Auditors.

The working day of the Internal Auditor shall be full-time at the institution and must comply with all the requirements demanded by the General Law of Internal Control and what is established in the SENARA job manual regarding the Auditor's functions. They must also know and comply with the legal provisions governing Public Administration. The Internal Auditor shall have, as part of their duties and functions, without prejudice to those established by the aforementioned Law and the provisions of the Office of the Comptroller General of the Republic, the following:

• a)The position of Internal Auditor corresponds to the highest level of competence, responsibility, and authority of the Internal Audit. They are the leader and director of the strategic planning process of the Internal Audit, and in that context, it is their responsibility to define its objectives, fundamental values, and projection.
• b)They are responsible for the senior direction and administration of the Internal Audit; for this purpose, they may issue the pertinent guidelines, directives, policies, and instructions, according to legal and technical regulations, with uniform criteria in the exercise of competencies and in relations with the Administration.
• c)They are responsible for formulating, managing, and keeping current the Regulation on Organization and Operation of the Internal Audit, in accordance with Article 4 of this Regulation.
• d)Their functions have substantive and strategic characteristics in the design, implementation, direction, evaluation, and constant improvement of the quality of processes, procedures, products, and services corresponding to the Unit under their charge.
• e)The Internal Auditor shall answer directly for their management before the Senior Official (Jerarca) and, where applicable, before the Office of the Comptroller General of the Republic. They shall perform their functions with functional and judgmental independence.
• f)The Internal Auditor must establish adequate supervision management, so as to ensure the quality of the audit's processes, services, and products.
• g)They shall be responsible for the supervision process and, in that capacity, must ensure that efforts related to this are directed towards the fulfillment of the objectives of the unit, of each process and each particular study, as well as the prescribed standards, procedures, and practices, the improvement of its quality, and the generation of added value both in the processes and in the final products and services of the Internal Audit's work.
• h)The Internal Auditor is responsible for managing their personnel (planning, organizing, coordinating, directing, supervising, evaluating, motivating, communicating decisions, and providing training support, among others) towards the adequate achievement of the Internal Audit's objectives and goals, as well as guaranteeing competitive human resources in the exercise of respective tasks.
• i)The Internal Auditor acts as the personnel chief of their unit and, in that capacity, exercises all functions specific to the administration of their personnel.
• j)The Internal Auditor must submit their work plan in accordance with the guidelines of the Office of the Comptroller General of the Republic and propose to the senior official (jerarca), in a timely and duly justified manner, the resource requirements to carry out their plan, including the administrative needs of the unit.
• k)The Internal Auditor shall answer for their management before the senior official (jerarca) and shall present to them, at a minimum, the activity report stipulated in the LGCI.
• l)The Internal Auditor may delegate their functions to their personnel, using suitability criteria and in accordance with the General Law of Public Administration.
• m)The Internal Auditor must perform their function with skill and due professional care, asserting their competence with functional and judgmental independence, and shall be vigilant that their personnel respond in the same manner.
• n)The Internal Auditor must establish a quality assurance program for the internal audit.
• o)The Internal Auditor must define, establish, and keep updated the policies, procedures, and practices for the administration, access, and custody of internal audit documentation, especially information related to confidential matters stipulated by Article 6 of the LGCI and Article 8 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office.

The Internal Auditor must at all times meet the following requirements:

• 1)Be a certified public accountant (contador público autorizado).
• 2)Comply with the requirements established in the guidelines for the description of functions and requirements for the positions of internal auditor and sub-auditor issued by the Office of the Comptroller General of the Republic.
• 3)Must be characterized by suitability for the corresponding position.
• 4)Must be a highly trained professional in auditing with at least three years of experience in matters relevant to the position.

The officials of the Internal Audit shall be subject to the administrative provisions applicable to the rest of the SENARA personnel; however, the appointment, transfer, suspension, removal, granting of leave, and other personnel movements must have the authorization of the Internal Auditor, in accordance with the provisions of Articles 24 and 28 of the LGCI and other applicable norms.

However, the aforementioned administrative regulations must not negatively affect the Internal Audit activity, the functional and judgmental independence of the Auditor and their personnel, and in case of doubt, the Office of the Comptroller General of the Republic shall decide accordingly.

The audit personnel must possess sufficient knowledge in auditing, accounting, administration, technology, and the legal framework related to Public Administration and SENARA, qualifying them to appropriately exercise the functions entrusted, as well as gather or jointly obtain the skills and competencies necessary to fulfill their responsibilities.

The internal auditor and the Internal Audit personnel must uphold high standards of conduct to carry out the Internal Audit activity, including, among others, justice, equity, timeliness, service, loyalty, objectivity, independence, integrity, respect, and motivation for learning and continuous improvement. Such values must be evident in their actions and prevent any possibility of doubt in their management.

The Internal Auditor shall promptly manage matters relating to vacant positions in the unit under their charge.

The Internal Auditor shall be responsible for monitoring and making the appropriate decisions so that the internal audit officials comply, in the exercise of their competencies, with the pertinent legal and technical regulations, as well as with the policies, procedures, practices, and other administrative provisions (institutional and of the internal audit) applicable to them.

When Internal Audit personnel, in the performance of their duties, become involved in a legal conflict or are subject to a criminal lawsuit, SENARA shall provide full legal and technical support and shall cover the costs to handle that process until its final resolution, all in accordance with Article 26 of the General Law of Internal Control.

The Internal Audit shall have the necessary and sufficient organization and resources to fulfill its management.

In accordance with the provisions of Article 27 of the General Law of Internal Control, SENARA shall allocate, within its budgetary availabilities, the human, material, technological, transportation, and other resources necessary and sufficient for the Internal Audit to fulfill its management.

For budgetary purposes, the Internal Audit shall be given a programmatic category. In the allocation and disposition of its resources, the criterion of the Internal Auditor and the instructions issued on this matter by the Office of the Comptroller General of the Republic shall be taken into account.

The Internal Auditor shall propose to the senior official (jerarca) the creation of the positions and services considered essential for fulfilling the Annual Audit Plan and, in general, for the proper functioning of their unit, all with the aim of maintaining effective leadership in protecting Public Funds (Hacienda Pública), within the scope of their competence.

If serious limitations arise that affect the fulfillment of the work assigned to the Internal Audit, the Internal Auditor must communicate and substantiate this situation to the Senior Official (Jerarca) for timely attention.

When the Internal Auditor demonstrably proves that the lack of resources in the Internal Audit leads to an absence of timely oversight of institutional assets, they must inform the Senior Official (Jerarca) of the risk being assumed and the potential attribution of liability this situation could generate for them.

In accordance with the pertinent legal and technical regulations, the Internal Auditor shall administer the material, technological, and other resources of their dependency, and is therefore responsible for guaranteeing the use of such resources in an economical, efficient, effective, legal, and transparent manner for the achievement of the Internal Audit's goals and objectives.

The Internal Auditor shall be responsible for proposing the preliminary budget draft for the Internal Audit for the respective fiscal year, for the approval of the Senior Official (Jerarca), who shall assess the possibilities of meeting such requirements in accordance with applicable legal and technical regulations.

The scope of action of the internal audit comprises SENARA and the public and private entities or bodies subject to its institutional competence.

It is the obligation of the internal auditor, based on the provisions of Article No. 22, a) of the LGCI and other applicable legal and technical regulations, to define and keep updated, in the corresponding instrument, the bodies and entities subject to the scope of action of the internal audit.

According to the Manual of Standards for the Practice of Internal Audit, the Internal Auditor must coordinate internally within their institution the execution of Internal Audit activity services, as well as share information and coordinate activities with the Office of the Comptroller General of the Republic, the external audits contracted by the institution, with other corresponding control entities or bodies, and with judicial bodies, to minimize duplication of efforts.

It is the obligation of the Internal Auditor to establish and regulate matters concerning the relations and coordination of audit officials with the auditees, so that matters on this point will be governed in the Audit Manual.

The Internal Auditor must establish coordination mechanisms so that the Administrative Financial Directorate keeps a separate record of the amount allocated and approved to the Internal Audit, detailed by object of expenditure, so that it can monitor the execution and modifications of the resources budgeted for the Audit.

It is the obligation of the Legal Advisory Office (Asesoría Legal) of SENARA to provide timely and effective service through the legal studies required by the Internal Audit, in order to adequately establish its scope of action and meet its legal needs, as stipulated in Article 33, subsection c) of the General Law of Internal Control No. 8292.

It is the obligation of the Internal Auditor to incorporate professionals or technicians from different disciplines, whether or not they are officials of the Institution, to carry out specialized tasks in support of the audits conducted by the Internal Audit.

Operation of the Internal Audit

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must comply with the duties set forth in Article 32 of the General Law of Internal Control.

In addition to the competencies established in Article 22 of the General Law of Internal Control, the Internal Audit shall be responsible for:

• a)Annually presenting to the Board of Directors for its knowledge, the work plan, consistent with strategic planning and its updated auditable universe, based on a risk assessment process and institutional objectives, which shall include audit services (which provide the estimated time for special studies to be conducted at the request of this Board of Directors or regulatory or oversight bodies), preventive services, and follow-up work on the results of those services.
• b)Developing and keeping updated an Internal Audit procedures manual.
• c)Overseeing the effectiveness of the objectives, goals, programs, and budgets of the operational levels, and verifying that their results are consistent with the established objectives and goals.
• d)Overseeing the design, implementation, and effectiveness of the organization's objectives, programs, and activities related to ethics.

The Internal Audit, in support of its actions and in accordance with the principle of legality, shall frame its work in accordance with the competencies assigned to it by the following regulations:

• a)General Law of Internal Control No. 8292.
• b)Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic No. 7428.
• c)Law for the Creation of the National Groundwater, Irrigation, and Drainage Service (SENARA) No. 6877 and its Regulation.
• d)This Regulation e) Manual of General Audit Standards for the Public Sector.
• f)Manual of Standards for the Practice of Internal Audit in the Public Sector.
• g)Guidelines and directives issued by the Office of the Comptroller General of the Republic.
• h)Any other competencies established by applicable legal, regulatory, and technical provisions, with the limitations set forth in Article 34 of the General Law of Internal Control.

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must properly exercise the powers established in Article 33 of the General Law of Internal Control to maintain that functional and judgmental independence, regarding:

• a)Free access, at any time, to all books, records, securities, bank accounts, and documents of the entities and bodies under their institutional competence, as well as of private subjects, only insofar as they administer or have custody of public funds or assets of the entities and bodies under their institutional competence. They shall also have free access to other sources of information related to their activity. The Internal Auditor may access, for its purposes, at any time, the electronic transactions recorded in the files and electronic systems of transactions carried out by the entities with banks or other institutions, for which the administration must provide the necessary resources.
• b)To request, from any official and private subject that administers or has custody of public funds of the entities and bodies within its institutional competence, in a reasonable form, conditions, and timeframe, the reports, data, and documents necessary for the full exercise of its competence. In the case of private subjects, the request shall pertain to the administration or custody of public funds of the entities and bodies within its institutional competence.
• c)To request from officials at any hierarchical level the collaboration, advice, and facilities required for the exercise of the internal audit function.

Any other powers necessary for the fulfillment of its competence, in accordance with the applicable legal and technical framework.

Within the institutional scope of SENARA, the Internal Audit Office shall provide two classes of oversight services, which shall be performed with due professional care and in accordance with the regulations and legal provisions governing the Internal Audit function in the Public Sector.

These services are as follows:

• a)Audit services: These refer to the different types of audits: financial audits, information technology audits, operational audits, management audits, compliance audits; special audit studies from which potential liabilities may arise; and any other type of audit required to evaluate the compliance, sufficiency, and validity of internal control within SENARA's scope of competence, in order to provide the citizenry with reasonable assurance that the actions of the senior official (jerarca) and the rest of the administration are executed in accordance with the legal and technical framework and sound practices in relation to:
• 1)The protection and conservation of public assets against any loss, waste, misuse, irregularity, and illegal act.
• 2)Demanding reliability, timeliness, and integrity of information.
• 3)Guaranteeing effectiveness and efficiency of operations.
• 4)Complying with the legal and technical framework.
• b)Preventive services: These refer to advisory, warning, and book-authorization services.

1. Warning: This is a preventive service provided by the Internal Audit Office to the senior official (jerarca) or subordinate heads, through which it makes observations to caution, on legal, administrative, and technical grounds, regarding a specific matter or situations, decisions, or conduct, when these come to its knowledge, in order to prevent possible negative consequences of their actions or risks in management, based on subsection d) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.

2. Advisory: This is a preventive service provided by the Internal Auditor orally or in writing, at the request of the interested party, through which they issue their criterion, opinion, or observation on matters strictly within their competence, without diminishing or compromising their independence and objectivity in the subsequent development of their other duties. Through this service, the Internal Auditor contributes to decision-making, without expressing an inclination for a particular position or suggesting or recommending. It is not provided on an unsolicited basis.

3. Book authorization: This is a preventive service consisting of authorizing, by means of an opening notation (razón de apertura), the accounting and minute books maintained by the different units of SENARA, as well as other books that, in the judgment of the internal auditor, are necessary for strengthening the internal control system. The authorization process is carried out in accordance with the Technical Standards issued by the Contraloría General de la República specific to that service and the procedures defined for this purpose by the Internal Audit Office.

The Internal Audit Office shall comply with the regulations issued by the Contraloría General de la República regarding information processing in the Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público, particularly the provisions of standard 2.4.

The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work performed are reported orally and in writing.

The findings obtained during the course of the audit or special audit study must be discussed with the responsible officials prior to issuing final conclusions and recommendations, in order to obtain their viewpoints, opinions, and any necessary corrective action.

Exceptions are made for audits of a confidential nature, the results of which must not be discussed, or when the audit or study is of an ordinary nature and information of a confidential nature is obtained, in which case the discussion must be partial.

The oral communication of results is arranged by the Internal Auditor in coordination with the team in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in cases of special reports relating to statements of facts (relaciones de hechos) and others contemplated by the regulations.

The Internal Audit Office must communicate the results of its audits or special audit studies officially in writing, through objective reports addressed to the senior official (jerarca), as the highest body of the institution, or to the competent subordinate heads, in accordance with the provisions established in the Ley General de Control Interno and the regulations issued on the matter by the Contraloría General de la República, so that the pertinent decisions and actions are taken in accordance with the timeframes set forth in said Law.

The Internal Auditor shall define the levels and competencies for this communication.

The communication of preventive services shall be carried out at the discretion of the Internal Auditor, who shall define the content and form of the reports, official communications (oficios), or other means of communication, in accordance with the nature of the matters referred to and their professional judgment.

Regarding other aspects relating to the communication of results not contemplated in the preceding articles, the Internal Audit Office shall apply the regulations issued by the Contraloría General de la República in the Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, particularly the provisions of standard 2.5.

• a)Complaints (denuncias) forwarded from the Contraloría General de la República with an order for action by the Internal Audit Office shall be handled on a priority basis and in accordance with the Work Plan, pursuant to the competencies assigned by Law. b) The Internal Audit Office of SENARA shall process only those complaints (denuncias) that concern possible irregular or illegal acts related to the use and management of public funds, as well as technical and administrative aspects that affect the operations of SENARA. c) In admitting complaints (denuncias), they shall be handled in accordance with the principles of simplicity, economy, effectiveness, and efficiency. d) The identity of the complainant, the information, documentation, and other evidence from the investigations carried out shall be confidential in accordance with the provisions of Article No. 6 of the Ley General de Control Interno and Article 8 of the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de la Función Pública. e) Essential requirements that complaints (denuncias) filed with the Internal Audit Office of SENARA must meet.
• 1)The facts reported must be set forth in writing in a clear, precise, and detailed manner, providing sufficient detail to allow the investigation to be conducted: the time and place where such facts occurred and the subject who allegedly performed them. 2) The possible irregular situation affecting SENARA that is to be investigated must be indicated. 3) The complainant must indicate what their petition is in relation to the reported fact. 4) The complainant must indicate their general particulars (calidades generales). 5) The complainant must indicate the place for receiving notifications.
• f)The complainant must also provide supplementary information regarding the estimated economic harm caused to public funds if known, the indication of probable witnesses and the place or means for summoning them, as well as the contribution or suggestion of other evidence. g) If the Internal Audit Office determines that the facts are imprecise, the party shall be granted a period of no fewer than 10 business days for the complainant to complete their information; otherwise, the proceeding (gestión) shall be archived or dismissed without prejudice to its being submitted with further elements at a later date, as a new proceeding (gestión). h) Anonymous complaints (denuncias) shall be addressed provided they contribute sufficient convincing evidence and are supported by adequate means of proof that allow the investigation to begin; otherwise, the complaint (denuncia) shall be archived. i) The Internal Audit Office shall dismiss or archive complaints (denuncias) received when any of the following conditions are present:
• 1)If the complaint (denuncia) does not fall within the scope of competence of the Internal Audit Office of SENARA. 2) If the complaint (denuncia) refers to the exclusive private interests of the complainants in relation to acts or omissions by the Administration, unless the information provided in the complaint (denuncia) reveals aspects of relevance that warrant investigation by the Internal Audit Office. 3) If the reported facts must be investigated or discussed exclusively in other forums, whether administrative or judicial. 4) If the approximate cost of the investigation would exceed the benefit obtained by proceeding with the matter reported, based on the professional judgment of the official in charge of the investigation in coordination with the Internal Auditor. 5) If the matter raised before the Internal Audit Office is already known to other bodies competent to conduct the investigation, exercise control, and exercise disciplinary powers. In such cases, the respective coordination shall be carried out to avoid duplicating the use of public resources and competencies. 6) If the complaint (denuncia) filed is a reiteration or reproduction of other similar complaints (denuncias) without providing new evidence and which had already been previously resolved by the Internal Audit Office or the Contraloría General de la República or other oversight bodies. 7) If the complaint (denuncia) omits any of the essential requirements mentioned in Article 46, subsection e).
• j)The dismissal or archiving of complaints (denuncias) shall be carried out by means of a duly reasoned act setting forth the arguments evaluated to make that decision. When the Internal Audit Office dismisses the handling of reported matters, this situation shall be duly documented in the investigation's working papers and in the corresponding archiving notation (razón de archivo). k) The complainant must be notified of any of the following resolutions adopted regarding their proceeding (gestión):
• 1)The decision to dismiss the complaint (denuncia) and archive it. 2) The decision to transfer the proceeding (gestión) for action to the Administration or to the Public Prosecutor's Office (Ministerio Público). 3) The final result of the investigation carried out as a result of their complaint (denuncia).

The above notifications shall be made provided the complainant has specified their name, particulars, and place of notification in said document.

The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit Office's activity, a follow-up program for the recommendations, observations, and other results of their work to ensure their timely, adequate, and effective attention by the administration.

This program must include the results of evaluations performed by external auditors, the Contraloría General de la República, and other relevant control and oversight bodies. The results of the follow-up program shall be communicated by the Internal Auditor to the senior official (jerarca) annually, in accordance with the provisions of subsection g) of Article 22 of the Ley General de Control Interno, without prejudice to other related reports, at the discretion of the Auditor, when deemed pertinent, and must also be communicated to the Contraloría General de la República, as appropriate.

The report is the substantive product through which the Internal Audit Office adds value to the achievement of institutional objectives and provides reasonable assurance to citizens regarding the management of public funds.

Audit reports must include the objectives, scope, findings, conclusions, recommendations, and other work results, according to the nature of the work and in compliance with the legal provisions and regulations issued by the Contraloría General de la República.

To warn the senior official (jerarca) or subordinate heads, as applicable, of their duties in processing reports, particularly the timeframes that must be observed, a section must be included in the report with the transcription of Articles 36, 37, and 38 of the Ley General de Control Interno, as well as the first paragraph of Article 39, to caution about the possible liabilities they may incur for unjustifiably failing to fulfill the duties under said Law.

Reports on audit services shall address various matters within their competence and matters from which possible liabilities may arise. The former, called internal control reports, contain findings with their corresponding conclusions and recommendations; the latter, called statements of facts (relaciones de hechos). Both types of reports must comply with the pertinent legal, technical, and regulatory framework.

Reports on statements of facts (relaciones de hechos) are excepted from the process of oral communication of results.

For preventive services, the Internal Auditor shall define the content and form of reports, official communications (oficios), or other means of communication, in accordance with the nature of the studies or situations that generate them.

Reports resulting from Audit Services shall be processed in accordance with the provisions of Articles 35, 36, 37, and 38 of the Ley General de Control Interno, and the regulations established in the Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna issued by the Contraloría General de la República.

The Internal Auditor must render accounts of their management through the submission of an annual report on the execution of the work plan, through the report on the status of recommendations from the Internal Audit Office, the Contraloría General de la República, and public accountant offices (despachos de contadores públicos); in these last two cases, when they are known to the Auditor, without prejudice to preparing reports and submitting them to the senior official (jerarca) when, in the Auditor's judgment, circumstances so warrant.

Likewise, they must submit the final management report established in subsection e) of Article 12 of the Ley General de Control Interno, complying with the requirements established for this purpose by the Contraloría General de la República; and fulfill the management evaluation and budget evaluation reports required by the Administration, in accordance with the legal provisions governing the matter.

Failure to comply with the provisions of this Regulation shall be cause for administrative liability for the Internal Auditor and for the officials of the Internal Audit Office, the senior official (jerarca), subordinate heads, and other officials of SENARA, in accordance with the provisions of Chapter V of the Ley General de Control Interno.

The determination of liabilities and the application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to internal regulations and the applicable legal framework.

Final Provisions

This Regulation repeals the previous one approved through Agreement No. 1138, taken in Ordinary Session No. 159, Article 5, held on September 24, 1990, and published in La Gaceta No. 225 of September 29, 1990, and any other provision or agreement that contradicts it in all respects.

It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

El presente Reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los manuales técnicos, las disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por el órgano contralor, constituye el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento, en adelante SENARA".

Para efectos del presente Reglamento se entiende por:

• a)Auditoría Interna: Auditoría Interna del SENARA.
• b)Informe de Auditoría: Documento escrito mediante el cual la Auditoría Interna comunica formalmente a la Administración sujeta a examen, los resultados de la auditoría efectuada, incluyendo las respectivas conclusiones y recomendaciones.
• c)Jerarca: Superior jerárquico de la Institución/ Junta Directiva del SENARA, de acuerdo con lo que establece el artículo Nº 2 de la LGCI.
• d)Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones, de acuerdo con lo que establece el artículo Nº 2 de la LGCI.
• e)LGCI: Ley General de Control Interno.

El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios de la Administración Activa del SENARA, en la materia que les resulte aplicable.

A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponde al Auditor(a) Interno(a) proponer y promover a la Junta Directiva, las modificaciones del mismo. Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Contraloría General de la República.

De la Organización de la Auditoría Interna

La auditoría interna, como actividad independiente, objetiva y asesora, que da valor agregado y mejora las operaciones de la institución, coadyuva en el cumplimiento de los objetivos y metas de la administración, aportando un enfoque sistemático y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, de control y de dirección, proporcionando a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del Jerarca y la del resto de la administración se ejecutan conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas, todo esto de conformidad con lo establece el artículo 21 de la Ley General de Control Interno.

La Auditoría Interna, se regula fundamentalmente por lo establecido en la Ley General de Control Interno, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento, y en cualesquiera otras disposiciones legales que de acuerdo con las disposiciones, normas, políticas, procedimientos y otros preceptos emitidos por la Contraloría General de la República deba acatar.

Es obligación del Auditor(a) Interno(a) establecer y actualizar la visión, misión y principales políticas que rigen el accionar de la Auditoría Interna. Así como los enunciados o códigos éticos que deben tener en cuenta los funcionarios de la auditoría al conducirse en sus distintas relaciones internas y externas.

La Auditoría Interna está organizada en una sola unidad funcional, de acuerdo con la estructura del SENARA, la cual estará a cargo del Auditor(a) Interno(a). De conformidad con el artículo 23 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, el Auditor(a) Interno(a) organizará la Auditoría Interna, considerando, entre otros, los objetivos y riesgos institucionales, los recursos disponibles, la normativa y disposiciones técnico- jurídicas y sanas prácticas correspondientes.

La actividad de Auditoría Interna debe ser ejercida con total independencia y los funcionarios de la auditoría deben ser objetivos en el cumplimiento de su trabajo. El Auditor(a) Interno(a) y los demás funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las prohibiciones dispuestas en el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener actitud imparcial y neutral para evitar conflictos de intereses y proteger su independencia.

A efecto de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

• a)Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, sin perjuicio del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.
• b)Evitar relaciones de índole personal, sentimental, de negocios o de cualquier otra naturaleza con personal del SENARA y otras personas, que puedan influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o que puedan afectar su independencia o la imagen de la Auditoría Interna.
• c)Deber de no utilizar su cargo oficial con propósitos privados.
• d)Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción o que puedan suscitar dudas acerca de su objetividad e independencia.
• e)Si la independencia y objetividad se viesen comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer al jerarca y demás partes involucradas. La naturaleza de esta comunicación deberá ser por escrito.
• f)Abstenerse de auditar operaciones específicas de las cuales hayan sido previamente responsables como funcionarios de la Administración, proveedores u otras relaciones.
• g)Proveer servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles.
• h)Ejecutar sus competencias de asesoría y advertencia en relación con operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.

Será estrictamente confidencial la información que el personal de la Auditoría Interna obtenga en el ejercicio de sus funciones, sin embargo, esa confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Contraloría General de la República en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, así tampoco cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente. De igual manera, se guardará la confidencialidad de la identidad de las personas que presenten denuncias ante la Auditoría Interna. En cuanto a las evaluaciones el personal de Auditoría Interna deberá mantener una actitud mental independiente y guardar absoluta confidencialidad con respecto a sus estudios. No deberá hacer comentarios a terceras personas, en relación con los procedimientos de trabajo o los resultados obtenidos, sin la autorización de su superior.

Con la finalidad de mantener su objetividad e independencia de criterio, la participación del auditor interno en las sesiones o reuniones del jerarca debe ser la excepción y no la regla. Cuando se requiera de su participación en estas reuniones, deberá de ser conforme con su carácter asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General al respecto.

El auditor(a) interno(a) y los funcionarios de la Auditoría no deberán ser parte de grupos de trabajo o comisiones que ejerzan función propia de la administración activa; en caso de requerirse por parte del jerarca, la participación será exclusivamente en función de asesor, en asuntos de su competencia y no podrá ser permanente, en resguardo de la independencia y objetividad de la Auditoría Interna.

Será obligación del Auditor(a) Interno(a) establecer medidas formales para controlar y administrar situaciones de impedimento que pudieran presentarse sobre hechos o actuaciones que pongan en duda o en peligro (de hecho o de apariencia) la objetividad e independencia de la auditoría interna.

Ubicación y Estructura Organizativa

La ubicación de la Auditoría Interna dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano de muy alto nivel en el SENARA.

Artículo17. Dependencia orgánica y regulaciones administrativas. Orgánicamente, el Auditor(a) Interno(a) dependerá directamente de la Junta Directiva del SENARA, quién lo nombrará. Otras regulaciones administrativas relativas al personal de la Auditoría Interna, se regirán por lo establecido en el artículo 24 de la Ley General de Control Interno.

La descripción detallada de la estructura organizativa de la Auditoría Interna se incorporará en el Manual de Auditoría Interna.

La Auditoria Interna del SENARA para el desempeño de sus funciones se encuentra estructurada bajo la dirección de un Auditor(a) Interno(a) y deberá contar con personal debidamente capacitado que reúna las condiciones de idoneidad requerida para ejercer sus funciones.

Del Auditor Interno

La Junta Directiva del SENARA realizará el nombramiento del Auditor(a) Interno(a) en estricto apego a lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley General de Control Interno y en especial el procedimiento que contemplan los Lineamientos sobre requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las condiciones para las gestiones de nombramiento en dichos cargos", publicados en el Diario Oficial La Gaceta Nº 236 de 08 de diciembre del 2006.

Este sólo podrá ser removido del cargo por justa causa, conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República, en aplicación de las disposiciones del artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y en los Lineamientos sobre la garantía de inamovilidad de los Auditores y Subauditores Internos.

La jornada laboral del Auditor(a) Interno(a) será a tiempo completo en la institución y deberá cumplir con todos los requisitos que exige la Ley General de Control Interno y lo que establece el manual de puestos del SENARA en cuanto a las funciones del Auditor(a). Además deberá conocer y cumplir las disposiciones legales que rigen la Administración Pública. El Auditor(a) Interno(a) tendrá como parte de sus deberes y funciones, sin perjuicio de las establecidas por la Ley en mención y las disposiciones de la Contraloría General de la República las siguientes:

• a)El cargo de Auditor(a) Interno(a) corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna. Es el líder y rector del proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir sus objetivos, sus valores fundamentales y su proyección.
• b)Le corresponde la dirección superior y administración de la Auditoría Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.
• c)Le corresponde formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 4 de este Reglamento.
• d)Sus funciones tienen características de orden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección, evaluación y mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la Unidad a su cargo.
• e)El Auditor(a) Interno(a) responderá directamente por su gestión ante el Jerarca y en lo conducente, ante la Contraloría General de la República. Realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio.
• f)El Auditor(a) Interno(a) deberá establecer una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de la auditoría.
• g)Será responsable por el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar que los esfuerzos relacionados con este, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la unidad, de cada proceso y de cada estudio en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas, del mejoramiento de su calidad y de la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y servicios finales del trabajo de la Auditoría Interna.
• h)Corresponde al Auditor(a) Interno(a) administrar su personal (planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros) hacia el logro adecuado de objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.
• i)El Auditor(a) Interno(a) actúa como jefe de personal de su unidad y en esa condición ejerce todas las funciones que le son propias en la administración de su personal.
• j)El Auditor(a) Interno(a) debe presentar su plan de trabajo de conformidad con los lineamientos de la Contraloría General de la República y de proponer al jerarca oportuna y debidamente justificados, los requerimientos de recursos para llevar adelante su plan, incluidas las necesidades administrativas de la unidad.
• k)El Auditor(a) Interno(a) responderá por su gestión ante el jerarca y ante éste, presentará al menos, el informe de labores previsto en la LGCI.
• l)El Auditor(a) Interno(a) podrá delegar en su personal sus funciones, utilizando criterios de idoneidad y conforme lo establece la Ley General de Administración Pública.
• m)El Auditor(a) Interno(a) deberá cumplir con pericia y debido cuidado profesional su función, haciendo valer su competencia con independencia funcional y de criterio, y será vigilante de que su personal responda de igual manera.
• n)El Auditor(a) Interno(a) deberá establecer un programa de aseguramiento de la calidad para la auditoría interna.
• o)El Auditor(a) Interno(a) deberá definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la auditoría interna, en especial de la información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la LGCI y el 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

El Auditor(a) Interno(a) deberá cumplir en todo momento con los siguientes requisitos:

• 1)Ser contador público autorizado.
• 2)Cumplir con los requisitos establecidos en los lineamientos para la descripción de las funciones y requisitos de los cargos de auditor interno y subauditor emitidos por la Contraloría General de la República.
• 3)Deberá caracterizarse por su idoneidad para el puesto correspondiente.
• 4)Será un profesional altamente capacitado en materia de auditoría que cuente como mínimo tres años de experiencia en la materia atinente al cargo.

Los funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del SENARA, sin embargo, el nombramiento, traslado la suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor(a) Interno(a), de acuerdo a lo establecido con los artículos 24 y 28 de la LGCI y demás normas aplicables.

No obstante, las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor(a) y su personal y en caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo correspondiente.

El personal de la Auditoría deberá poseer suficiente conocimiento en auditoría, contabilidad, administración, tecnología y marco legal relacionado con la Administración Pública y el SENARA, que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir u obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

El Auditor(a) interno(a) y el personal de la Auditoria Interna, deberá mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la Auditoría Interna, entre otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Tales valores habrá de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

El Auditor(a) Interno(a) gestionará oportunamente lo relativo a las plazas vacantes de la unidad a su cargo.

El Auditor(a) Interno(a) le corresponderá vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la auditoría interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como con las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la auditoría interna) que les sean aplicables.

Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o sea objeto de una demanda de índole penal, el SENARA dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

La Auditoría Interna contará con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, el SENARA asignará dentro de sus disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática. En la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor(a) Interno(a) y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

El Auditor(a) Interno(a) propondrá al jerarca, la creación de las plazas y servicios que considere indispensable para el cumplimiento del Plan Anual de la Auditoría y, en general, para el buen funcionamiento de su unidad, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia.

De presentar serias limitaciones, que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor(a) Interno(a) deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Jerarca, para su oportuna atención.

Cuando el Auditor(a) Interno (a) demuestre fehacientemente que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Jerarca del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle.

Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor(a) Interno(a) deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, por lo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Le corresponderá al Auditor(a) Interno(a) proponer el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Jerarca, quién valorará las posibilidades de atender tales requerimientos de conformidad con las regulaciones jurídicas y técnicas aplicables.

El ámbito de acción de la auditoría interna está conformado por el SENARA y por los entes u órganos públicos y privados sujetos a su competencia institucional.

Es obligación del auditor interno, definir y mantener actualizado en el instrumento que corresponde, los órganos y entes sujetos al ámbito de acción de la auditoría interna, con fundamento en lo estipulado en el artículo Nº 22, a) de la LGCI y otra normativa legal y técnica que aplique en la materia.

De acuerdo con el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna, el Auditor(a) Interno(a) debe coordinar a lo interno de su institución, la realización de los servicios de la actividad de Auditoría Interna, así como compartir información y coordinar actividades con la Contraloría General de la República, las auditorías externas que se contraten en la institución, con otros entes u órganos de control que correspondan y con los órganos judiciales, para minimizar la duplicación de esfuerzos.

Es obligación del Auditor(a) Interno(a) establecer y regular lo concerniente a las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de la Auditoría con los auditados, de manera que lo relativo a este punto estará normado en el Manual de Auditoría.

El Auditor(a) Interno(a) debe establecer mecanismos de coordinación para que la Dirección Administrativa Financiera lleve un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, para que pueda controlar la ejecución y modificaciones de los recursos presupuestados a la Auditoría.

Es obligación de la Asesoría Legal del SENARA brindar el oportuno y efectivo servicio mediante los estudios jurídicos que requiera la Auditoría Interna, a fin de establecer adecuadamente su ámbito de acción y atender sus necesidades de orden jurídico, conforme lo estipula el artículo 33, inciso c) de la Ley General de Control Interno Nº 8292.

Es obligación del Auditor(a) Interno(a) incorporar profesionales o técnicos de diferentes disciplinas, funcionarios o no de la Institución, para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a las auditorías que realice la Auditoría Interna.

Funcionamiento de la Auditoría Interna

El Auditor(a) Interno(a) y los demás funcionarios de la Auditoría Interna deberán cumplir con los deberes dispuestos en el artículo 32 de la Ley General de Control Interno.

Además de las competencias establecidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno le corresponderá a la Auditoría Interna:

• a)Presentar anualmente a conocimiento de la Junta Directiva, el plan de labores, congruente con la planificación estratégica, su universo auditable actualizado, basado en un proceso de valoración del riesgo y objetivos institucionales, que incluirá los servicios de auditoría (los cuales contemplan el tiempo estimado para estudios especiales que se realizarán a solicitud de esta Junta Directiva o entes reguladores o fiscalizadores), los servicios preventivos y las labores de seguimiento sobre los resultados de esos servicios.
• b)Elaborar y mantener actualizado un manual de procedimientos de Auditoría Interna.
• c)Fiscalizar la efectividad de los objetivos, metas, programas y presupuestos de los niveles operativos, y verificar que sus resultados sean consistentes con los objetivos y metas establecidos.
• d)Fiscalizar el diseño, implantación y eficacia de los objetivos, programas y actividades de la organización relacionados con la ética.

La Auditoría Interna en respaldo a su actuación y conforme con el principio de legalidad, enmarcará su labor de conformidad con las competencias que le asigna la siguiente normativa:

• a)Ley General de Control Interno Nº 8292.
• b)Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428.
• c)Ley de Creación del Servicio Nacional de Aguas Subterráneas, Riego y Avenamiento (SENARA) Nº 6877 y su Reglamento.
• d)El presente Reglamento e) Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público.
• f)Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.
• g)Lineamientos y directrices que emite la Contraloría General de la República.
• h)Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

El Auditor(a) Interno(a) y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno para mantener esa independencia funcional y de criterio, en cuanto a:

• a)Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. También tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor(a) Interno(a) podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.
• b)Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, condiciones y plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.
• c)Solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.

Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

Dentro del ámbito institucional del SENARA, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público.

Estos servicios son los siguientes:

• a)Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: auditoría financiera, auditoría informática, auditoría operativa, auditoría de gestión, auditoría de cumplimiento; estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualesquiera tipos que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del SENARA, para dar a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto de la administración, se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas en relación con:
• 1)La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.
• 2)Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información.
• 3)Garantizar eficacia y eficiencia de las operaciones.
• 4)Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
• b)Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros.

1. Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o a los titulares subordinados, por medio del cual realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

2. Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor(a) Interno(a) en forma oral o escrita, a solicitud de la parte interesada, mediante el cual emite su criterio, opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia y sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Con este servicio el Auditor(a) Interno(a) coadyuva a la toma de decisiones, sin manifestar inclinación por una posición determinada ni sugerir o recomendar. No se da oficiosamente.

3. Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes dependencias del SENARA, así como otros libros que a criterio del auditor interno sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización se realiza de conformidad con las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de la República específicas para ese servicio y con los procedimientos definidos al respecto por la Auditoría Interna.

La Auditoria Interna acatará la normativa emitida por la Contraloría General de la Republica en cuanto al procesamiento de información en el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoria Interna en el Sector Público, en especial lo establecido en la norma 2.4.

La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría en la cual se informa de manera oral y por escrito los resultados del trabajo realizado.

Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de Auditoría deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.

Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor(a) Interno(a) en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.

La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Jerarca, como órgano superior de la institución, o a los titulares subordinados competentes, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que la Ley indicada señala.

El Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor(a) Interno(a), quien definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

La Auditoría Interna en cuanto a otros aspectos relativos a la comunicación de resultados, no contemplados en los artículos anteriores, aplicará la normativa emitida por la Contraloría General de la República en el Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, en especial lo establecido en la norma 2.5.

• a)Las denuncias trasladadas de la Contraloría General de la República con orden de atención por parte de la Auditoría Interna serán atendidas con carácter prioritario y de acuerdo al Plan de Trabajo, conforme las competencias asignadas por Ley.
• b)La Auditoría Interna del SENARA dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos, así como aspectos de índole técnico y administrativo que afecten el accionar del SENARA.
• c)En la Admisión de las denuncias se atenderán en concordancia con los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.
• d)La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales de conformidad con lo establecido en el artículo Nº 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito de la Función Pública.
• e)Requisitos esenciales que deben reunir las Denuncias que se presenten a la Auditoría Interna del SENARA.
• 1)Los hechos denunciados deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los realizó.
• 2)Se deberá señalar la posible situación irregular por investigar que afecta al SENARA.
• 3)El denunciante deberá indicar cuál es su petición en relación con el hecho denunciado.
• 4)El denunciante deberá indicar sus calidades generales.
• 5)El denunciante deberá indicar el lugar para atender notificaciones.
• f)El denunciante también deberá brindar información complementaria respecto a la estimación del perjuicio económico producido a los fondos públicos en caso de conocerlo, la indicación de probables testigos y el lugar o medio para citarlos, así como la aportación o sugerencia de otras pruebas.
• g)En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos se otorgará a la parte un plazo no menor de 10 días hábiles para que el denunciante complete su información o de lo contrario se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, con una nueva gestión.
• h)Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes y se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación, de lo contrario se archivará la denuncia.
• i)La Auditoría Interna desestimará o archivará las denuncias que se reciban cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:
• 1)Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna del SENARA.
• 2)Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna.
• 3)Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.
• 4)Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, esto conforme al juicio profesional del funcionario a cargo de la investigación en coordinación con el Auditor(a) Interno(a).
• 5)Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias. En estos casos se realizará la coordinación respectiva a efecto de no duplicar el uso de recursos públicos y competencias.
• 6)Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resuelta con anterioridad por la Auditoría Interna o la Contraloría General de la República u otros entes de control.
• 7)Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 46, inciso e).
• j)La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado donde acredite los argumentos valorados para tomar esa decisión.

Cuando la Auditoría Interna desestime la atención de asuntos denunciados, esa situación deberá quedar debidamente acreditada en los papeles de trabajo de la investigación y en la razón de archivo correspondiente.

• k)Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopte de su gestión:
• 1)La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.
• 2)La decisión de trasladar la gestión para su atención a la Administración, o al Ministerio Público.
• 3)El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia.

Las anteriores comunicaciones se realizaran en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.

El Auditor(a) Interno(a) deberá establecer y mantener, como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un programa de seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la administración.

Ese programa deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los auditores externos, la Contraloría General de la República y demás instituciones de control y fiscalización que corresponda. El resultado del programa de seguimiento será comunicado por el Auditor(a) Interno(a) al Jerarca anualmente, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno, sin perjuicio de otros informes relacionados, a juicio del Auditor(a), cuando lo considere pertinente, igualmente debe comunicar a la Contraloría General de la República, cuando corresponda.

El informe es el producto sustantivo por medio del cual la Auditoría Interna agrega valor para el cumplimiento de los objetivos institucionales y brinda esa garantía razonable a los ciudadanos sobre el manejo de los fondos públicos.

Los informes de auditoría deben incluir los objetivos, el alcance, hallazgos, conclusiones y recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República.

Para prevenir al Jerarca o a los titulares subordinados, según corresponda, de sus deberes en el trámite de informes, en especial de los plazos que deben observarse, se debe incorporar en el informe un apartado con la trascripción de los artículos 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, así como el párrafo primero del artículo 39, para advertir sobre las posibles responsabilidades en que pueden incurrir por incumplir injustificadamente los deberes de dicha Ley.

Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades. Los primeros, denominados informes de control interno, que contienen hallazgos con sus correspondientes conclusiones y recomendaciones; los segundos, llamados de relaciones de hechos. Ambos tipos de informe deben cumplir con la normativa legal, técnica y reglamentaria pertinente.

Los informes de relaciones de hechos, se exceptúan del proceso de comunicación oral de resultados.

Para los servicios preventivos el Auditor(a) Interno(a) definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la naturaleza de los estudios o las situaciones que los generan.

Los informes producto de los Servicios de Auditoría, se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en los artículos 35, 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno, con las regulaciones establecidas en el Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna emitido por la Contraloría General de la República.

El Auditor(a) Interno(a) deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la presentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, por medio del informe sobre el estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en estos dos últimos casos cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al Jerarca cuando a criterio del Auditor(a) las circunstancias lo ameriten.

Asimismo, deberá presentar el informe final de gestión establecido en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno, cumpliendo con los requisitos que para tal efecto establece la Contraloría General de la República; y cumplir con los informes de evaluación de gestión y evaluación presupuestaria que la Administración requiera, conforme con las disposiciones legales que regulan la materia.

El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor(a) Interno(a) y para los funcionarios de la Auditoría Interna, el Jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios del SENARA, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno.

La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.

Este Reglamento deroga el anterior aprobado mediante el acuerdo Nº 1138, tomado en la sesión ordinaria Nº 159, artículo 5º, celebrada el 24 de septiembre de 1990 y publicado en La Gaceta Nº 225 del 29 de septiembre de 1990 y cualquier otra disposición o acuerdo que se le oponga en todos sus extremos.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.