Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Concession ProcessManual para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo-Terrestre

throughout the text - Complete Text of Regulation 3 Manual for the Concession Procedure of the Maritime-Terrestrial Zone Complete Text document: E525A ( NOTE FROM SINALEVI: By means of notice published in Gazette No. 216 of November 7, 2008, the Municipality of La Cruz po (NOTE FROM SIN ALEVI: By means of notice published in Gazette No. 216 of November 7, 2008, the Municipality of La Cruz by Agreement No. 3-25 of ordinary session No. 25-2008, on July 7, 2008, approved " The Proposal for a Comprehensive Policy of the ZMT in the Municipality of La Cruz Guanacaste", together with the "Regulation for the Concession Procedure of the Zona Marítimo Terrestre," the "Archive Management Manual for the Zona Marítimo Terrestre Department," and the "Regulation for Processing Land-Use Permits in the Zona Marítimo Terrestre." Which, through official letters FOE-SM-2383 and FOE-SM-2393, the Area Management of the Operational Oversight Division of the Comptroller General of the Republic, has referred in report DFOE-SM-117-2007, the management of the Municipality of La Cruz, regarding the administration, planning, surveillance, and protection of lands located in the Zona Marítimo Terrestre of the canton, and DFOE-SM-119-2007 on the Coastal Regulatory Plan of Punta Castilla and the concessions granted by the Municipality of La Cruz, outside the scope of the provisions of the legal system. The texts of the approved regulations were published in Gazette No. 217 of November 10, 2008. The Manual for the Concession Procedure of the Zona Marítimo Terrestre is transcribed herein.)

MANUAL FOR THE CONCESSION PROCEDURE OF THE ZONA MARÍTIMO-TERRESTRE

I. Submission of the concession application

Reception of the application 1. The interested party must submit to the Zona Marítimo-Terrestre Department a form - which has been provided by this municipality - through which they request a concession over the land of their interest.

2. If the applicant is a natural person, at the time of submitting the concession application, they must provide at least the following documents:

• a)Certified copy of the applicant's identity card.
• b)Certified copy of the spouse's identity card, if applicable.
• c)Plan or sketch or cadastral plan of the requested parcel, with reference to boundary markers, its respective course (derrotero), and distribution of land uses (usos del suelo) with their areas.
• d)If the plan does not indicate the use distribution, then the interested party must provide a graphic overlay of the land on the regulatory plan where the different land uses and corresponding areas are demarcated.

If the applicant is a legal entity, at the time of submitting the concession application, they must provide at least the following documents:

• a)Certified copy of the company's legal identification card.
• b)Certification of legal capacity (personería jurídica).
• c)Certification of capital distribution, stating that at least 50% of the shares belong to Costa Ricans or foreigners with at least five years of residence in the country. If the shares belong to other companies, the applicant must provide the capital distribution of those other companies, which must demonstrate the same principle of share distribution, in accordance with Article 47 of Law No. 6043.
• d)Certified copy of the company's Articles of Incorporation.
• e)Certification from the CCSS demonstrating that the applicant is up to date on their employer-employee contributions (cuotas obrero-patronales).
• f)Plan or sketch of the requested parcel, with reference to boundary markers, its respective course (derrotero), and distribution of land uses with their areas.
• g)If the plan does not indicate the use distribution, then the interested party must provide an overlay of the land on the regulatory plan where the different land uses and corresponding areas are demarcated.

3. The official of the Zona Marítimo-Terrestre Department who receives the form with the aforementioned documents must, at that moment, review that the form and documentation are complete, that the signature on the form is authenticated, and that contact numbers for notifications are indicated. Finally, they must stamp the received date with the date, time, and their signature.

If the application is incomplete, the official will reject it and inform which documents are missing.

Review of the application 4. After receiving the concession application, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department will open a file (expediente) and must review:

• a)The form: The information must be complete and coherent, and the signature must be verified.
• b)Legal documents: They must be originals and the information contained therein must be read carefully to verify who the legal representative is and how the share capital is distributed (in the case of legal entities).
• c)The plan: Review the location of the lot, the area, the reference to boundary markers, access roads, the boundaries (linderos), etc. The area and the name of the plan must match the application. Furthermore, the plan must be compared in relation to the road network and land-use sheets and the regulation of the regulatory plan (regarding minimum and maximum areas, public access, etc.), since if any inconsistency is detected, it must be resolved.
• d)Any other type of documentation that the applicant has provided.

5. If the official finds any defect, discrepancy, or any missing documentation, they must notify the applicant in writing within a term of thirty days after receiving the application, so that they proceed with the correction or completion of what was requested within the period that the municipality deems appropriate. If the applicant does not rectify it within the established period, the official will notify them of the rejection of the concession application.

6. Any other new document received at the municipality must be meticulously reviewed and the corresponding foliation, response, and filing must proceed.

7. When the official deems that the application is complete, they will proceed with assigning a number for the file and may proceed with the respective field inspection (inspección de campo) of this application.

II. Field inspection (Inspección de campo)

Visit to the land 8. The Zona Marítimo-Terrestre Department must schedule a date to carry out a field inspection of this application.

9. Once the date is set, they must communicate it to the applicant so that they proceed with the payment of the inspection and edict publication fees (derechos de inspección y publicación de edicto) to the municipality. The applicant must send a copy of the payment receipt to the Zona Marítimo-Terrestre Department, which will be filed in the municipal file.

10. Once the date of the field inspection arrives, the assigned municipal inspector must visit the lot in order to study the current condition of the land and determine if it is feasible to grant the concession.

The official must inspect the following: natural and/or artificial fences that delimit the lot, condition of the access roads, vegetation, topography, general maintenance of the land, available services (water, electricity, public lighting, etc.), whether there have been earthworks (movimientos de tierra), tree felling, elimination of native vegetation, among others.

If there are constructions, the condition of these, the measurements, construction materials, age, etc., must be noted, it being clear that if these constructions do not comply with the exceptions permitted by the regulations on the subject, their demolition must proceed, as established in Article 13 of the regulation to Law No. 6043.

Field inspection report 11. After the field inspection, the inspector must complete the respective report on the form created for this purpose by the municipality.

This report must record the applicant's data, parcel data (area, frontage and depth, uses, location, neighbors (colindantes), reference to boundary markers, time of occupation, sketch), confirm if there are constructions, indicate the services available on the land, its general condition (fences, roads, vegetation, etc.), and any type of change generated by man on the land. Finally, the report must indicate the date, data, and signature of the official who conducted the inspection, as well as that of a witness or representative who participated in the field inspection.

The neighbors (colindantes) must be specified in the following manner, as applicable to each specific case:

- Private Property or name of the owner - Public Street or pedestrian path - Zona Pública or Zona Inalienable (of the Zona Marítimo-Terrestre) - Zona Restringida (of the Zona Marítimo-Terrestre or of the Municipality of La Cruz). For this zone, it is viable to indicate the neighbor's name, only if they hold a concession.

- Natural Heritage of the State (Patrimonio Natural del Estado) (of MINAE).

12. The result of this inspection must be notified to the concession applicant, and the report, as well as the notification official letter, will be foliated and filed in the file.

13. It is very important that all the information in the report is correct, since the rest of the procedure develops from here; therefore, all the data must always be consistent. Should any change arise in the report's information, the Department must assess whether this modification is viable or not from the technical and legal point of view. If it considers the change is acceptable, it is feasible to make clarifications on the back of the inspection report, provided they record the signature of the official who notes it and the respective date of the annotation.

III. Edict (Edicto)

Publication in La Gaceta 14. Once the field inspection has been carried out and notified, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must draft the edict (edicto), which is based on the information indicated in the field inspection report. The edict must contain at least the following information from the file:

- Name of the concession applicant and identity card number or legal identification number - Location of the requested land - Area of the lot requested in concession - Land uses (usos del suelo) according to the current regulatory plan - Neighbors (colindantes) All this information must be recorded identical to that indicated in the field inspection report. It does not hurt to add more precise data, such as the cadastral plan number, location of the lot by boundary markers, name of the respective regulatory plan, etc.

In addition, the edict must indicate the applicant's request, the legislation on which it is based, the period for hearing oppositions, date, signature of the official, and seal.

15. Once the edict is ready, the official must coordinate its submission to the Imprenta Nacional, either by municipal channel or through the interested party, so that it is published in the Official Gazette La Gaceta. Generally, this publication comes out within a week after its submission to the Imprenta Nacional.

16. Once the Department obtains a copy of the publication, the official must review it in detail to verify that it is correct.

17. If the publication has no errors, the official must foliate and file the document in the respective file and coordinate sending a copy to the interested party.

18. If the publication has errors, the official must verify if the error was the responsibility of the Imprenta Nacional or the municipality. For this, the publication must be compared with the copy of the draft sent for publication.

If the error is the municipality's, then the official must draft a new edict and send it for publication, as explained before.

If the error is the Imprenta Nacional's, then the official must draft a request addressed to the Publications Department of the Imprenta Nacional so that a Fe de Erratas is published correcting the error.

19. Once the Department obtains a copy of the new publication, the official must review it in detail to verify that it is correct; otherwise they must repeat the process.

20. Finally, the official must foliate and file the new document in the respective file and coordinate sending a copy to the interested party.

Period for oppositions 21. The step that now corresponds is to grant the period of thirty business days counted from the day after the publication of the edict in La Gaceta (approximately a month and a half), so that third parties 22. may present their oppositions against the concession application before the municipality.

23. Once the period has concluded, the official must verify in the Department, the Mayor's Office (Alcaldía), and the Council Secretariat (Secretaría del Concejo) if any opposition to the edict was received and obtain a copy of it, if any.

24. As a result, the official must issue a certification by means of which they will notify the applicant whether any opposition was filed within the period and therefore the concession application procedure will be suspended until the opposition is resolved, or if, on the contrary, no opposition was filed and consequently the procedure may continue.

Oppositions to the edict 25. If there is any opposition, once received, within a period of no more than thirty days, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must:

• a)Notify the affected party that an opposition to the concession application was received.
• b)Review the opposition document(s) in form, that is, that it meets the necessary requirements for its submission (date, signatures, authentications, etc.).
• c)Review the document(s) on the merits, that is, assess the allegations of the opponent(s) and the evidence presented, review the respective municipal file, etc., so that it can be determined if the arguments for opposing are valid.
• d)The Department then proceeds to open a specific file to process the opposition(s), to which a number will be assigned, it will be linked to the concession file and any other file with which it is related, and it will be kept filed together with the concession file of the person who published the edict.

In this new file, a new copy of the edict must be filed, the summons and all documentation generated to resolve the opposition(s), such as the minutes (acta) drawn up when the hearing is held, the exculpatory evidence (pruebas de descargo), copy of the statements of the witnesses if any, and the conclusions of the lawyers, if they provide them, as well as the subsequent resolutions of the opposition. Every document must be filed with foliation.

• e)Then, the official of the Department, together with the Municipal Executive, will schedule the date on which the involved parties will be summoned to a Hearing to which they must provide all the evidence they deem necessary. Said hearing (comparecencia) must be notified to the parties at least eight days in advance.

26. For the holding of the hearing, a commission must be appointed comprised of at least one representative of the Mayor, who presides over said commission, and an official of the Zona Marítimo-Terrestre Department. The process of the hearing is subject to what is established in the Ley de Administración Pública.

27. Subsequent to this process, the Mayor has thirty days to prepare a draft resolution, in which they will rule in favor of the party who has the best right to obtain, partially or totally, the land in concession. For this work, the Mayor can count on the help of the Zona Marítimo-Terrestre Department.

28. Once the draft resolution has been drafted, reviewed, and signed by the Municipal Mayor, the Zona Marítimo-Terrestre Department will ensure that the Mayor's Office forwards the document to the Municipal Council, so that they approve it by means of an agreement. The process that the Council must generally follow is the following:

• a)The Council refers it to its Zona Marítimo-Terrestre Commission so that they issue an opinion on whether to approve the Mayor's draft resolution or if it should be partially modified.
• b)The Commission studies it and sends its report to the Council for its approval.
• c)The Council adopts the agreement in session.
• d)The Secretariat notifies the resolution either to the Mayor's Office or to the Zona Marítimo-Terrestre Department and also notifies the parties.

29. Against this agreement, the filing of a motion for reconsideration (recurso de revocatoria) by the affected party is allowed, which must be filed within a maximum period of five days from receipt of the notification.

• a)Said motion is filed before the Council and they decide whether to send it to the Zona Marítimo-Terrestre Commission or to the Mayor's Office, in order to know its criteria and with the opinion of the municipality's lawyer.
• b)When the resolution of the motion is ready, it is returned to the Council and this body rules on whether to accept or reject the motion, leaving the affected party free to appeal the Council's resolution through judicial channels, and they may request the suspension of the act until a judge rules on who has the best right. This process could take years in court.

30. When the parties have been notified of the final resolution of the opposition hearing(s) and no appeals are possible or all deadlines have expired, the Zona Marítimo-Terrestre Department must request from the Council the approval of the closure of the file(s) of the party(ies) that lost the opposition.

31. The Department must follow up on this request until the Municipal Council issues a new agreement ordering the closure of the corresponding file(s).

32. Then it must notify the parties involved in the opposition.

33. All these requests, agreements, resolutions, drafts, notifications, etc., must be filed in the respective opposition file, and in addition, an extra copy of the Council's agreement on the closure of the file must be filed in the directly affected file(s).

34. The official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must then transfer the closed file(s) to the archive for Inactive Files (Expedientes Pasivos) and update the archive controls.

IV. Direct Taxation Appraisal (Avalúo de tributación directa)

35. Once the Zona Marítimo-Terrestre Department accepts the concession application, it must then request in writing from the Dirección 36. General de Tributación, attaching a copy of the respective plan, a land appraisal (avalúo).

37. The Department must be in communication with Tributación Directa to determine the date of the visit to the lot by the appraiser (perito) to whom the case was assigned. The idea is to coordinate the visit, trying as much as possible to organize several appraisals at the same time, in order to maximize this effort.

38. Once the Department receives the expert report (informe pericial) for the parcel being processed, the official must verify that the most important data about the parcel is correct.

39. If the information is correct and in accordance with the characteristics of the appraisal, it will be foliated and filed in the municipal file.

40. Then, the Department must calculate the amount of the occupation fee (canon de ocupación) based on the value per square meter given by the appraisal and based on the areas for each land use indicated on the plan.

41. With this, it must notify the interested party of the result of the appraisal and the amount of the occupation fee that will correspond to them, in order to comply with the provisions of Article 48 of the regulation to Law No. 6043.

42. In the event that the Department does not agree with the appraisal's own aspects, or the interested party presents an objection in time against that appraisal, the Department, with prior authorization from the Municipal Council, will forward the allegations and justifications of the case to the Dirección General de Tributación, within the deadlines indicated in Article 51 of the regulation to Law No. 6043.

43. Once the resolution from Tributación Directa is received, the Zona Marítimo-Terrestre Department will proceed to notify the concession applicant, and to foliate and file the documents in the file.

V. Preliminary Project (Anteproyecto)

In cases where concession applications are processed for residential use and the area requested exceeds 4,000 square meters, it is required to submit a preliminary project (anteproyecto) for the development of the land, through which the applicant demonstrates the need to obtain such an area in concession.

This, based on Article 65 of the regulation to Law No. 6043, where it is established that for concession applications for residential land, the maximum area to be granted in concession is 4,000 square meters. But an exception is made to this restriction in Article 57, subsection b), of Law No. 6043, which indicates that:

"Parcels destined for establishments of recreational hubs (centros de recreo), hotel facilities, restaurants, and similar, residences or villas for rent, commercial businesses, or any other class of activities outside those indicated, may be granted for the maximum area that is technically necessary in accordance with the respective projects, in accordance with the zoning plan, with prior approval from the Instituto Costarricense de Turismo".

Due to the foregoing, the submission of this preliminary project to the municipality is required, which must also be approved by the ICT.

44. The official must verify if in the case of the concession application being processed, the preliminary project is required and notify the interested party of this requirement, if applicable.

45. Once the applicant submits the preliminary project, the municipality will request the ICT to review and approve the document. Likewise, it is feasible for the interested party to carry out this process directly before the ICT, in order to make the process more agile, but then they must provide both the preliminary project and the official letter of approval from the ICT.

46. Once the municipality has the preliminary project and the ICT's approval, these must be foliated and filed in the respective concession application file, so that they are mentioned in the final draft resolution for approval of the concession by the Municipal Council.

VI. Constructions in the restricted zone (zona restringida)

(Repealed by session No. 15 of May 8, 2009)

VII. Certification from MINAE

52. In cases where a concession application is processed for a sector that has an approved regulatory plan but does not have the natural heritage of the State (patrimonio natural del Estado) delimited, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must draft the request that will forward to the respective Subregional Office of MINAE, regarding the zones that require the delimitation of the heritage on a priority basis.

53. The Department must be aware of receiving the response from MINAE, to subsequently follow up on the scheduling of the MINAE visit required to carry out the corresponding field work.

54. Once the Department confirms that MINAE carried out the visit for delimitation, it must ensure that the respective report is drafted.

55. When it is confirmed that it is ready, the Department must coordinate so that the company that created the regulatory plan adjusts the planning to the delimitation of the natural heritage of the State, in the event that this affects lands included within the regulatory plan.

56. After the delimitation of the natural heritage of the State has been carried out by MINAE, the Zona Marítimo-Terrestre Department must verify that the land requested in concession is not affected by the heritage. Otherwise, the applicant must modify their application with everything that this change entails (adjusting the cadastral plan, the edict, the appraisal, etc.). This is if the affectation is partial.

57. If the land is totally affected, the Department must notify the applicant and close the concession application, based on MINAE's certification. The file will be sent to the archive for Inactive Files.

VIII. Draft resolution

58. Once all the previous steps have been completed, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must coordinate the preparation of the final draft resolution (proyecto de resolución) for the approval of the concession contract by the Municipal Council. It is important that the draft resolution, in addition to requesting the approval of the concession, requests the Council to authorize the Mayor to sign the concession contract.

59. Once this draft is drafted, the official will forward it together with the file to the Mayor's office for its due authorization and signature.

60. The Department must follow up so that the draft resolution is signed by the Mayor and forwarded together with the file to the Secretariat of the Municipal Council.

61. Then, it must obtain the official letter of referral for the draft resolution and the file to the Municipal Council, in order to foliate it and file it accordingly.

62. The Department must follow up on the review of the draft resolution by the Council.

63. In the event that the Council requests corrections to this draft resolution, the Mayor's Office must be notified so that said corrections are made jointly with the Zona Marítimo-Terrestre Department.

64. Once the draft resolution is corrected, the document must be sent again to the Council to obtain the approval of the concession.

65. When the concession has been approved, the Department must get the file back, along with the Council's agreement.

66. The official must review the agreement to verify the term of the concession granted and that the agreement indicates that the Mayor is authorized to sign the contract.

67. The official must foliate and file all this documentation in the file.

IX. Concession contract

68. The Zona Marítimo-Terrestre Department will draft the contract and once finished, will send it to the Mayor's office for review.

69. Meanwhile, the Zona Marítimo-Terrestre Department will verify if the concessionaire is up to date on the payment of the occupation fee; otherwise, it must make the respective collection of both the fee and the performance guarantee (garantía de cumplimiento) that was calculated based on the preliminary project submitted by the applicant at the time.

70. When the concessionaire has made the corresponding payments and the contract is ready, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must coordinate an appointment with the Mayor so that the concessionaire or their legal representative appears at the municipality to sign the contract together with the Mayor and the municipality's lawyer, who will authenticate the signatures.

It is important that at least three copies of the concession contract are prepared, so that one original is given to the interested party, another will remain in the municipal file, and a third will be sent to the ICT or to the IDA for the respective approval, as established in Article 42 of the regulation to Law No. 6043.

71. Subsequently, the official will notify the concessionaire of the established date, which may only be extended by thirty business days.

72. Once the contract is signed by all parties, the official of the Zona Marítimo-Terrestre Department must corroborate that the file contains at least all these requirements as established in Article 46 of the regulation to Law No. 6043 and the publication in La Gaceta No. 75 of April 20, 2005.

73. With the file complete, they may photocopy it and send the copies to be foliated and certified to the Municipal Secretariat.

74. The Department must follow up so that the Secretariat certifies the photocopied file and it is returned.

75. Likewise, the official must coordinate with the Mayor's Office so that they prepare an official letter through which the Mayor forwards the contract to the ICT or to the IDA.

76. When the file has been certified and the official letter from the Mayor's Office is ready, the Zona Marítimo-Terrestre Department must coordinate with the Mayor's Office the shipment to the ICT or the IDA of the following documentation:

• a)Letter from the Mayor's Office with its respective copy for the acknowledgment of receipt b) Complete foliated and certified file c) An original concession contract signed and authenticated by the municipal lawyer.

X. Final approval of the concession contract by the ICT or the IDA

77. Once the concession contract is submitted together with a certified copy of the file, the ICT or the IDA, as appropriate, has thirty days to study the contract and issue its reasoned technical-legal resolution.

78. In the event of notification that the procedure has defects to be corrected, the corrections requested by the ICT or the IDA must proceed. In the event that some information that must be provided by the concessionaire is requested, the Zona Marítimo-Terrestre Department will notify the representative, so that they submit the documentation, and for such purposes, a period of thirty days will be given.

79. Once the necessary documentation to respond to the ICT or the IDA, as appropriate, is available, the Zona Marítimo-Terrestre Department will follow up so that the Mayor's Office forwards that documentation to the institution that requested it, together with a response official letter signed by the Mayor. And it will send a copy of that official letter to the concessionaire.

80. Once the institution notifies the municipality that the concession contract has been approved, the Maritime-Terrestrial Zone Department (Departamento de Zona Marítimo-Terrestre) shall notify the concessionaire so that the concessionaire may proceed with the notarization (protocolización) of the contract and its subsequent registration before the General Registry of Concessions (Registro General de Concesiones). This task is the express responsibility of the concessionaire, and they must be reminded that the contract does not produce legal effects until it is registered.

81. Finally, the concessionaire must be asked to submit a registry or notarial certification of the registration of the concession contract, so that it is recorded in the respective municipal file. This is because the document is a necessary requirement for processing construction permits, 82. as indicated in the Reglamento para el Trámite de Visado de Planos para la Construcción de Edificaciones de la Zona Marítimo-Terrestre, published by means of Decreto Nº 29307-MP-J-MIVAH-S-MEIC-TUR.

This regulation is based on current case law and the legal norms in force. However, it must be under constant review in order to adjust it to future norms that imply a change in the procedures described herein, as has historically been the case with the administration of the maritime-terrestrial zone (zona marítimo-terrestre).

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 3 Manual para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo-Terrestre Texto Completo acta: E525A ( NOTA DEL SINALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz po (NOTA DEL SIN ALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz por Acuerdo N° 3-25 de la sesión ordinaria N° 25-2008, que el día 7 de julio del 2008 aprobó " La Propuesta para una Política Integral de la ZMT en la Municipalidad de la Cruz Guanacaste", junto con el "Reglamento para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo Terrestre, el "Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre" y el "Reglamento para Tramitar Permisos de Usos del Suelo en la Zona Marítimo Terrestre". Las cuales mediante los oficios FOE-SM-2383 y FOE-SM-2393, la Gerencia de Área de la División de Fiscalización Operativa de la Contraloría General de la República, ha remitido en el informe DFOE-SM-117-2007, la gestión de la Municipalidad de La Cruz, referente a la administración, planificación, vigilancia y protección de los terrenos ubicados en la Zona Marítimo Terrestre del cantón y DFOE-SM-119-2007 sobre el Plan Regulador Costero de Punta Castilla y las concesiones otorgarlas por la Municipalidad de La Cruz, al margen de lo dispuesto por el ordenamiento jurídico. Los textos de los reglamentos aprobados fueron publicados en la Gaceta N° 217 de 10 de noviembre del 2008. Se trascribe el Manual para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo Terrestre.)

MANUAL PARA EL TRÁMITE DE CONCESIÓN DE LA ZONA MARÍTIMO-TERRESTRE

I. Presentación de la solicitud de concesión

Recepción de la solicitud 1. El interesado deberá presentar ante el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre un formulario - el cual ha sido provisto por este municipio - por medio del cual solicite una concesión sobre el terreno de su interés.

2. Si el solicitante es persona física, en el momento de presentar la solicitud de concesión, debe aportar como mínimo los siguientes documentos:

• a)Copia certificada de la cédula de identidad del solicitante.
• b)Copia certificada de la cédula de identidad del cónyuge, si tuviese.
• c)Plano o croquis o plano catastrado de la parcela solicitada, con referencia a mojones, su respectivo derrotero y distribución de usos del suelo con sus áreas.
• d)Si el plano no indica la distribución de usos, entonces el interesado deberá aportar un montaje grafico del terreno sobre el plan regulador donde se demarquen los diferentes usos del suelo y las áreas correspondientes.

Si el solicitante es persona jurídica, en el momento de presentar la solicitud de concesión, debe aportar como mínimo los siguientes documentos:

• a)Copia certificada de la cédula jurídica de la sociedad.
• b)Certificación de personería jurídica.
• c)Certificación de distribución de capital, donde conste que al menos un 50% de las acciones pertenecen a costarricenses o extranjeros con al menos cinco años de residencia en el país. Si las acciones pertenecen a otras empresas, el solicitante debe aportar la distribución de capital de esas otras sociedades, las cuales deberán demostrar el mismo principio de distribución de acciones, de acuerdo con el artículo 47 de la Ley Nº 6043.
• d)Copia certificada del Acta Constitutiva de la empresa.
• e)Certificación de la CCSS que demuestra que el solicitante está al día en sus cuotas obrero-patronales.
• f)Plano o croquis de la parcela solicitada, con referencia a mojones, su respectivo derrotero y distribución de usos del suelo con sus áreas.
• g)Si el plano no indica la distribución de usos, entonces el interesado deberá aportar un montaje del terreno sobre el plan regulador donde se demarquen los diferentes usos del suelo y las áreas correspondientes.

3. El funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre que recibe el formulario con los documentos antes mencionados. En el acto, debe revisar que el formulario y la documentación estén completos, que la firma en el formulario esté autenticada y que se indique números de contacto para notificaciones. Finalmente, deberá sellar el recibido con fecha, hora y su firma.

Si solicitud está incompleta, el funcionario la rechazará e informará qué documentos faltan.

Revisión de la solicitud 4. Luego de recibida la solicitud de concesión, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre le abrirá un a) El formulario: La información debe estar completa y coherente, y se debe constatar la firma.

• b)Documentos legales: Deben ser originales y se debe leer con cuidado la información consignada en estos para constatar quién es el representante legal y como está distribuido el capital social (en caso de personas jurídicas).
• c)El plano: Revisar la ubicación del lote, el área, la referencia a mojones, caminos de acceso, los linderos, etc. El área y el nombre del plano deben calzar con la solicitud. Además, debe compararse el plano en relación con las láminas de vialidad y usos del suelo y el reglamento del plan regulador (en cuanto a áreas mínimas y máximas, acceso público, etc.), ya que si se detecta alguna incoherencia, esta deberá solucionarse.
• d)Cualquier otro tipo de documentación que el solicitante haya aportado.

5. Si el funcionario encuentra algún defecto, discordancia o si falta alguna documentación, deberá notificarlo por escrito al solicitante dentro del término de treinta días luego de recibida la solicitud, para que éste proceda con la corrección o compleción de lo solicitado dentro del plazo que la municipalidad estime conveniente. Si el solicitante no lo subsana en el plazo establecido, el funcionario le notificará del rechazo de la solicitud de concesión.

6. Cualquier otro documento nuevo que se reciba en la municipalidad deberá ser revisado minuciosamente y proceder con el foliado, respuesta y archivo correspondientes.

7. Cuando el funcionario estime que la solicitud está completa, procederá con la asignación de un número para el expediente y podrá proceder con la respectiva inspección de campo sobre esta solicitud.

II. Inspección de campo

Visita al terreno 8. El Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe programar una fecha para realizar una inspección de campo sobre esta solicitud.

9. Una vez establecida la fecha, deberá comunicarla al solicitante para que este proceda con el pago de los derechos de inspección y publicación de edicto a la municipalidad. El solicitante deberá enviar al Departamento de Zona Marítimo-Terrestre copia del recibo de pago, el cual será archivado en el expediente municipal.

10. Una vez llegada la fecha de la inspección de campo, el inspector municipal asignado deberá visitar el lote con el fin de estudiar la condición actual del terreno y determinar si es factible otorgar la concesión.

El funcionario deberá inspeccionar lo siguiente: cercas naturales y/o artificiales que delimiten el lote, estado de los caminos de acceso, vegetación, topografía, mantenimiento general del terreno, servicios con que cuenta (agua, electricidad, alumbrado, etc.), si ha habido movimientos de tierra, tala de árboles, eliminación de vegetación nativa, entre otros.

Si hubiere construcciones, se debe anotar el estado de estas, las medidas, los materiales de construcción, antigüedad, etc. teniéndose claro que si estas construcciones no cumplen con las excepciones que permite la normativa sobre el tema, se deberá proceder con la demolición de estas, conforme lo establece el artículo 13 del reglamento de la Ley Nº 6043.

Reporte de inspección de campo 11. Luego de la inspección de campo, el inspector deberá llenar el respectivo reporte en el formulario creado para este fin por la municipalidad.

Este reporte deberá consignar los datos del solicitante, datos de la parcela (área, frente y fondo, usos, ubicación, colindantes, referencia a mojones, tiempo de ocupación, croquis), confirmar si hay construcciones, indicar los servicios con que cuenta el terreno, su estado general (cercas, caminos, vegetación, etc.) y cualquier tipo de cambio generado por el hombre sobre el terreno. Finalmente, el reporte debe indicar fecha, datos y firma del funcionario que realizó la inspección, así como la de un testigo o representante que haya participado en la inspección de campo.

Los colindantes deben especificarse de la siguiente manera según aplique para cada caso específico:

- Propiedad Privada o nombre del propietario - Calle pública o sendero peatonal - Zona Pública o Zona Inalienable (de la Zona Marítimo-Terrestre) - Zona Restringida (de la Zona Marítimo-Terrestre o de la Municipalidad de La Cruz). Para esta zona, es viable indicar el nombre del vecino, únicamente si este posee concesión.

- Patrimonio Natural del Estado (del MINAE).

12. El resultado de esta inspección deberá ser notificado al solicitante de concesión, y el reporte, así como el oficio de notificación, serán foliados y archivados en el expediente.

13. Es muy importante que toda la información del reporte sea correcta, ya que de aquí se desarrolla el resto del trámite, por lo tanto, todos los datos deben ser concordantes siempre. De surgir algún cambio en la información del reporte, el Departamento debe valorar si esta modificación es viable o no desde el punto de vista técnico y legal. Si considera que el cambio es aceptable, es factible hacer aclaraciones en la parte posterior del reporte de inspección, siempre y cuando se plasme la firma del funcionario que lo anota y la fecha respectiva de la acotación.

III. Edicto

Publicación en La Gaceta 14. Una vez realizada y notificada la inspección de campo, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe redactar el edicto, el cual se basa en la información que indica el reporte de inspección de campo. El edicto debe contener al menos la siguiente información del expediente:

- Nombre del solicitante de concesión y cédula de identidad o jurídica - Ubicación del terreno solicitado - Área del lote que solicita en concesión - Usos del suelo de acuerdo con el plan regulador vigente - Colindantes Toda esta información debe consignarse idéntica a la indicada en el reporte de inspección de campo. No está de más agregar datos más precisos, tales como número de plano catastrado, ubicación del lote por mojones, nombre del plan regulador respectivo, etc.

Además, el edicto debe indicar la petición del solicitante, la legislación en que se basa, el plazo para oír oposiciones, fecha, firma del funcionario y sello.

15. Una vez que el edicto está listo, el funcionario debe coordinar su envío a la Imprenta Nacional, ya sea por vía municipal o por medio del interesado, con el objeto de que salga publicado en el Diario Oficial La Gaceta. Por lo general, esta publicación sale al cabo de una semana después de su presentación en la Imprenta Nacional.

16. Una vez que el Departamento obtiene copia de la publicación, el funcionario debe revisarla en detalle para constatar que esté correcta.

17. Si la publicación no tiene errores, el funcionario deberá foliar y archivar el documento en el expediente respectivo y coordinar el envío de una copia al interesado.

18. Si la publicación tiene errores, el funcionario deberá verificar si el error fue responsabilidad de la Imprenta Nacional o de la municipalidad. Para esto, se deberá comparar la publicación con la copia del machote enviado a publicar.

Si el error es de la municipalidad, entonces el funcionario debe redactar un nuevo edicto y enviarlo a publicar, tal y como se explicó antes.

Si el error es de la Imprenta Nacional, entonces el funcionario deberá redactar una solicitud dirigida al Departamento de Publicaciones de la Imprenta Nacional para que se publique una Fe de Erratas corrigiendo el error.

19. Una vez que el Departamento obtiene copia de la nueva publicación, el funcionario debe revisarla en detalle para constatar que esté correcta, de lo contrario deberá repetir el proceso.

20. Finalmente, el funcionario deberá foliar y archivar el nuevo documento en el expediente respectivo y coordinar el envío de una copia al interesado.

Plazo para oposiciones 21. El paso que corresponde ahora es otorgar el plazo de treinta días hábiles contados a partir del día siguiente de la publicación del edicto en La Gaceta (aproximadamente mes y medio), con el fin de que terceras personas 22. presenten sus oposiciones contra la solicitud de concesión ante la municipalidad.

23. Una vez finalizado el plazo, el funcionario debe constatar en el Departamento, la Alcaldía y la Secretaría del Concejo si se recibió alguna oposición al edicto y obtener copia de la misma, si hubiere.

24. Como resultado, el funcionario deberá emitir una constancia por medio de la cual notificará al solicitante si se presentó alguna oposición dentro del plazo y por lo tanto se procederá a suspender el trámite de solicitud de concesión hasta resolver la oposición, o si por el contrario no se presentó ninguna oposición y por consiguiente se podrá continuar con el trámite.

Oposiciones al edicto 25. Si hubiera alguna oposición, una vez recibida, en un plazo no mayor de treinta días, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe:

• a)Notificar a la parte afectada de que se recibió oposición a la solicitud de concesión.
• b)Revisar el documento(s) de oposición en forma, es decir, que cumpla con los requisitos necesarios para su presentación (fecha, firmas, autenticaciones, etc.).
• c)Revisar el documento(s) en fondo, es decir, valorar los alegatos del opositor(es) y las pruebas presentadas, revisar el argumentos para oponerse son válidos.
• d)El Departamento procede entonces a abrir un número, se le relacionará con el expediente de concesión y con cualquier otro con que tenga relación, y se mantendrá archivado junto al expediente concesión de quien publicó el edicto.

En este nuevo expediente, se debe archivar nueva copia del edicto, la convocatoria y toda la documentación que se genere para resolver la oposición(es), como el acta que se levanta cuando se realiza la audiencia, las pruebas de descargo, copia de las declaraciones de los testigos en caso de que existan y las conclusiones de los abogados, en caso de que las aporten, así como las posteriores resoluciones de la oposición. Todo documento debe archivarse foliado.

• e)Luego, el funcionario del Departamento, conjuntamente con el Ejecutivo Municipal, programarán la fecha en que se citará a las partes implicadas a una Audiencia a la que deberán aportar todas las pruebas que estimen necesarias. Dicha comparecencia deberá ser notificada a las partes al menos con ocho días de anticipación.

26. Para la realización de la audiencia, se debe nombrar una comisión conformada al menos por un representante del Alcalde, quien preside dicha comisión, y un funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre. El proceso de la comparecencia se somete a lo establecido en la Ley de Administración Pública.

27. Posterior a este proceso, el Alcalde cuenta con treinta días para preparar un proyecto de resolución, en el cual se pronunciará en favor de quien tiene el mejor derecho para obtener, parcial o totalmente, el terreno en concesión. Para este trabajo, el Alcalde puede contar con la ayuda del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre.

28. Una vez que el proyecto de resolución ha sido elaborado, revisado y firmado por el Alcalde Municipal, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre estará al tanto de que la Alcaldía pase el documento al Concejo Municipal, a fin de que estos los aprueben mediante un acuerdo. El proceso que por lo general el Concejo deberá llevar es el siguiente:

• a)El Concejo lo remite a su Comisión de Zona Marítimo-Terrestre para que estos dictaminen si se aprueba el proyecto de resolución del Alcalde o si se deberá modificar de forma parcial.
• b)La Comisión lo estudia y envía su informe al Concejo para que estos lo aprueben.
• c)El Concejo toma el acuerdo en sesión.
• d)La Secretaría notifica la resolución ya sea a la Alcaldía o al Departamento Zona Marítimo-Terrestre y además notifica a las partes.

29. Contra este acuerdo cabe la presentación de un recurso de revocatoria por la parte afectada, el cual debe presentar en un plazo máximo de cinco días a partir de recibida la notificación.

• a)Dicho recurso se presenta ante el Concejo y estos deciden si lo envían a la Comisión de Zona Marítimo-Terrestre o a la Alcaldía, a fin de conocer su criterio y con la opinión del abogado de la municipalidad.
• b)Cuando la resolución del recurso está lista, se devuelve al Concejo y este dictamina si se acepta el recurso o se rechaza, quedando la parte afectada en la libertad de apelar la resolución del Concejo por la vía judicial, y esta puede pedir la suspensión del acto hasta tanto no se pronuncie un juez sobre quién tiene el mejor derecho. Este proceso podría tardar años en la corte.

30. Cuando las partes han sido notificadas de la resolución final de la audiencia de la oposición(es) y ya no caben recursos de apelación o se han vencido todos los plazos, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe solicitar al Concejo la aprobación del cierre del 31. El Departamento debe dar seguimiento a esta solicitud hasta que el Concejo Municipal emita un nuevo acuerdo ordenando el cierre del expediente(s) que corresponda.

32. Luego debe notificar a las partes involucradas en la oposición.

33. Todas esas solicitudes, acuerdos, resoluciones, proyectos, notificaciones, etc. deben archivarse en el expediente respectivo de la oposición, y además se debe archivar copia extra del acuerdo del Concejo de cierre de expediente en el expediente(s) directamente afectado(s).

34. El funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre deberá entonces pasar el expediente(s) cerrado(s) al archivo de Expedientes Pasivos y actualizar los controles de archivo.

IV. Avalúo de tributación directa

35. Una vez que el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre acepta la solicitud de concesión, seguidamente deberá solicitar por escrito a la Dirección 36. General de Tributación, y adjuntando copia del plano respectivo, la realización del avalúo sobre el terreno.

37. El Departamento deberá estar en comunicación con Tributación Directa para determinar la fecha de la visita al lote por parte del perito a quien se le asignó el caso. La idea es coordinar la visita, tratando en la medida de lo posible de organizar varios avalúos al mismo tiempo, a fin de maximizar esta gestión.

38. Una vez que el Departamento recibe el informe pericial de la parcela en trámite, el funcionario debe verificar que los datos más importantes sobre la parcela estén correctos.

39. Si la información está bien y acorde con los aspectos propios del avalúo, se foliará y archivará en el expediente municipal.

40. Luego, el Departamento debe calcular el monto del canon de ocupación con base en el valor por metro cuadrado dado por el avalúo y con base en las áreas por cada uso del suelo indicadas en el plano.

41. Con esto, deberá notificar al interesado el resultado del avalúo y del monto del canon de ocupación que le corresponderá, a fin de cumplir con lo establecido en el artículo 48º del reglamento de la Ley Nº 6043.

42. En el caso de que el Departamento no estuviera de acuerdo con aspectos propios del avalúo, o el interesado presentara en tiempo una oposición contra ese avalúo, el Departamento, previa autorización del Concejo Municipal remitirá los alegatos y justificaciones del caso a la Dirección General de Tributación, dentro de los plazos indicados en el artículo 51º del reglamento de la Ley Nº 6043.

43. Una vez recibida la resolución de Tributación Directa, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre procederá a notificar al solicitante de concesión, y a foliar y archivar los documentos en el

V. Anteproyecto

En los casos en que se tramiten solicitudes de concesión para uso residencial y el área que se solicite sea superior a los 4.000 metros cuadrados, se requiere presentar un anteproyecto del desarrollo del terreno, por medio del cual el solicitante demuestre la necesidad de obtener tal área en concesión.

Esto, con base en el artículo 65 del reglamento de la Ley 6043, donde se establece que para las solicitudes de concesión en terrenos de residencia, el área máxima a concesionar es de 4.000 metros cuadrados. Pero se hace la excepción a esta restricción en el artículo 57, inciso b), de la Ley Nº 6043, que indica que:

"Las parcelas destinadas a establecimientos de centros de recreo, instalaciones hoteleras, restaurantes y similares, residencias o quintas para alquilar, negocios comerciales, u otra clase de actividades fuera de las indicadas, podrán otorgarse por el área máxima que sea técnicamente necesaria de conformidad con los respectivos proyectos, de acuerdo con la planificación de la zona, previa aprobación del Instituto Costarricense de Turismo".

Por lo antes indicado, es que se requiere la presentación de este anteproyecto ante la municipalidad, el cual además debe estar aprobado por el ICT.

44. El funcionario debe verificar si en el caso de la solicitud de concesión en trámite se requiere del anteproyecto y notificar al interesado de este requisito, si aplica.

45. Una vez que el solicitante presente el anteproyecto, la municipalidad solicitará al ICT la revisión y aprobación del documento. Igualmente, es factible que el interesado realice directamente esta gestión ante el ICT, con el objeto de hacer más ágil el proceso, pero entonces deberá aportar tanto el anteproyecto como el oficio de aprobación del ICT.

46. Una vez que la municipalidad cuente con el anteproyecto y la aprobación del ICT, estos deberán foliarse y archivarse en el respectivo expediente de solicitud de concesión, a fin de que se mencionen en el proyecto de resolución final para aprobación de la concesión por parte del Concejo Municipal.

VI. Construcciones en la zona restringida

(Derogado mediante sesión N° 15 del 8 de mayo del 2009)

VII. Certificación del MINAE

52. En los casos en que se tramite una solicitud de concesión por un sector que cuente con plan regulador aprobado pero que no tenga delimitado el patrimonio natural del Estado, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre deberá redactar la solicitud que remitirá a la Oficina Subregional del MINAE respectiva, sobre las zonas que prioritariamente requieren la delimitación del patrimonio.

53. El Departamento deberá estar al tanto de recibir la respuesta del MINAE, para posteriormente dar seguimiento a la programación de la visita del MINAE que se requiere para realizar el trabajo de campo correspondiente.

54. Una vez que el Departamento confirme que el MINAE llevó a cabo la visita para la delimitación, se deberá estar al tanto de que se redacte el informe respectivo.

55. Cuando se confirme que está listo, el Departamento deberá coordinar que la empresa que realizó el plan regulador ajuste la planificación a la delimitación del patrimonio natural del Estado, en caso de que este afecte terrenos incluidos dentro del plan regulador.

56. Luego de hecha la delimitación del patrimonio natural del Estado por parte del MINAE, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe constatar que el terreno solicitado en concesión no esté afectado por el patrimonio. De lo contrario, el solicitante deberá modificar su solicitud con todo lo que conlleva ese cambio (ajustar el plano de catastro, el edicto, el avalúo, etc.). Esto si la afectación es parcial.

57. Si el terreno está afectado totalmente, el Departamento deberá notificarlo al solicitante y cerrar la solicitud de concesión, con base en la certificación del MINAE. El expediente será enviado al archivo de Expedientes Pasivos.

VIII. Proyecto de resolución

58. Una vez que se han logrado todos los pasos anteriores, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre deberá coordinar la elaboración del proyecto de resolución final para la aprobación del contrato de concesión por parte del Concejo Municipal. Es importante que proyecto de resolución, además de solicitar la aprobación de la concesión, solicite al Concejo autorizar al Alcalde a la firma del contrato de concesión.

59. Una vez que este proyecto esté redactado, el funcionario lo remitirá junto con el expediente a la oficina de la Alcaldía para su debida autorización y firma.

60. El Departamento debe dar seguimiento a que el proyecto de resolución sea firmado por el Alcalde y remitido junto con el 61. Luego, deberá obtener el oficio de remisión del proyecto de resolución y del expediente al Concejo Municipal, a fin de foliarlo y archivarlo como corresponde.

62. El Departamento debe dar seguimiento a la revisión del proyecto de resolución por parte del Concejo.

63. En el caso de que el Concejo solicite correcciones a este proyecto de resolución, se debe de notificar a la Alcaldía para que se realicen dichas correcciones en conjunto con el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre.

64. Una vez corregido el proyecto de resolución, se deberá enviar nuevamente el documento al Concejo para obtener la aprobación de la concesión.

65. Cuando la concesión ha sido aprobada, el Departamento debe obtener de vuelta el expediente, junto con el acuerdo del Concejo.

66. El funcionario deberá revisar el acuerdo para comprobar el plazo de la concesión otorgada y que el acuerdo indique que se autoriza al Alcalde a la firma del contrato.

67. El funcionario debe foliar y archivar toda esta documentación en el expediente.

IX. Contrato de concesión

68. El Departamento de Zona Marítimo-Terrestre efectuará la redacción del contrato y una vez terminado, lo pasará a la oficina del Alcalde para su revisión.

69. Mientras tanto, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre verificará si el concesionario está al día en el pago del canon de ocupación, de lo contrario deberá hacer el cobro respectivo tanto del canon como de la garantía de cumplimiento que se calculó con base en el anteproyecto presentado por el solicitante en su momento.

70. Cuando el concesionario haya hecho los pagos que le corresponden y esté listo el contrato, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre deberá coordinar una cita con el Alcalde para que el concesionario o su representante legal se apersone en la municipalidad a firmar el contrato en conjunto con el Alcalde y el abogado de la municipalidad, quien autenticará las firmas.

Es importante que se prepare al menos tres juegos del contrato de concesión, a fin de que se entregue un original al interesado, otro quedará en el expediente municipal y un tercero que se enviará al ICT o al IDA para la aprobación respectiva, conforme lo establece el artículo 42º del reglamento de la Ley Nº 6043.

71. Seguidamente, el funcionario notificará al concesionario de la fecha establecida, la cual sólo se podrá prorrogar treinta días hábiles.

72. Una vez firmado el contrato por todas las partes, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe corroborar que el expediente contenga como mínimo todos estos requisitos conforme lo establece el artículo 46 del reglamento de la Ley Nº 6043 y la publicación en La Gaceta Nº 75 del 20 de abril del 2005.

73. Con el expediente completo, podrá fotocopiarlo y enviar las copias a foliar y certificar a la Secretaría Municipal.

74. El Departamento deberá dar seguimiento a que la Secretaría certifique el expediente fotocopiado y le sea devuelto.

75. Asimismo, el funcionario debe coordinar con la Alcaldía para que estos preparen un oficio mediante el cual el Alcalde remite el contrato al ICT o al IDA.

76. Cuando el expediente ha sido certificado y el oficio de la Alcaldía está listo, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe coordinar con la Alcaldía el envío al ICT o al IDA de la siguiente documentación:

• a)Carta de la Alcaldía con su respectiva copia para el recibido b) Expediente completo foliado y certificado c) Un contrato de concesión original firmado y autenticado por el abogado municipal.

X. Aprobación final del contrato de concesión por el ICT o el IDA

77. Una vez presentado el contrato de concesión junto con copia certificada del expediente, el ICT o el IDA, según corresponda, tiene treinta días para estudiar el contrato y emitir su resolución técnico-legal razonada.

78. En el caso de que se notifique que el trámite tiene defectos que corregir, se debe proceder con las correcciones que solicite el ICT o el IDA. En el caso de que se solicite alguna información que deba ser aportada por el concesionario, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre lo notificará al representante, con el fin de que presente la documentación, y para tales efectos se le dará un plazo de treinta días.

79. Una vez que se cuente con la documentación necesaria para responder al ICT o al IDA, según corresponda, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre dará seguimiento para que la Alcaldía remita esa documentación a la institución que lo solicitó, conjuntamente con un oficio de respuesta firmado por el Alcalde. Y enviará copia ese oficio al concesionario.

80. Una vez que la institución notifique a la municipalidad que el contrato de concesión ha sido aprobado, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre notificará al concesionario, a fin de que este proceda con la protocolización del contrato y su posterior inscripción ante el Registro General de Concesiones. Esta gestión es responsabilidad expresa del concesionario y se le debe de recordar que el contrato no surte efectos legales hasta que se tenga inscrito.

81. Finalmente, se debe solicitar al concesionario que remita una certificación registral o notarial de la inscripción del contrato de concesión, a fin de que conste en el respectivo expediente municipal. Esto, por cuanto el documento es un requisito necesario para la gestión de permisos de construcción, 82. conforme lo indica el Reglamento para el Trámite de Visado de Planos para la Construcción de Edificaciones de la Zona Marítimo-Terrestre, publicado mediante Decreto Nº 29307-MP-J-MIVAH-S-MEIC-TUR.

El presente reglamento se basa en la jurisprudencia actual y las normas legales vigentes. Sin embargo, el mismo deberá estar en constante revisión, con el fin de ajustarlo a futuras normas que impliquen un cambio en las gestiones aquí descritas, como históricamente ha sucedido con la administración de la zona marítimo-terrestre.