Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Office of MINAEReglamento de Organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del MINAE

The present Regulation, jointly with the provisions contained in the General Law on Internal Control, the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, and the technical manuals, regulations, provisions, standards, policies, and guidelines issued by the Controlling Body, constitutes the framework for the organization and operation of the Internal Audit Unit of the Ministry of Environment and Energy.

For the purposes of the present Regulation, the following is understood by:

Administration: One of the two organic components of internal control. From a functional point of view, it is the decision-making, executive, resolutory, directive, or operative function of the Administration. From an organic point of view, it is the set of bodies of the administrative function that decide and execute, including the head of the entity as the final instance. It is the passive subject of the superior oversight carried out by the Office of the Comptroller General of the Republic.

Warning: A preventive service provided by the internal audit unit to the Administration, whether oral or written, for the purpose of warning about a situation that could lead to certain negative consequences or risks.

Advisory Service: A preventive service provided by the internal audit unit at the request of the Minister, the Subordinate Heads, or at the Auditor's discretion, in verbal or written form, where they express their observation on matters within their competence without diminishing or compromising their independence and objectivity in the normal development of their other duties.

Internal Auditor: The highest authority of the Internal Audit Unit of the Ministry of Environment and Energy.

Internal Audit Unit: Within the institutional organization of the Ministry of Environment and Energy, it corresponds to that cited in article 20 of the General Law on Internal Control.

Authorization of Books: A preventive service provided by the Internal Audit Unit to the Administration, which consists of authorizing, through the signature of the auditor general or whoever they delegate, the opening and closing of accounting and minute books, as well as other books that must be kept by the bodies subject to its institutional competence and that, in the Auditor's judgment, require respective legalization.

Legality Block: Set of norms with the rank of law, regulations, manuals, and guidelines issued in the corresponding areas, as well as any other source of law within the Legal System that is pertinent and in force.

Competencies: Legitimate attribution for the knowledge or resolution of a matter; set of activities, tasks, or functions assigned by the regulations to the internal audit unit.

Conflict of Interest: Originates when an official receives some economic or personal benefit or participates in a situation that contravenes their position, thereby compromising their objectivity and independence.

Internal Control: Also called the internal control system. It comprises the series of actions designed and executed by the Administration, to provide reasonable assurance regarding the achievement of the organization's objectives.

Professional Care: The purpose of doing things well, with complete integrity and responsibility in performance, establishing timely and adequate supervision over the work carried out.

Systemic and Professional Approach: A line of direction to perceive the interaction between the parts of a whole, in accordance with the objectives of the function to be performed and developed competently by the Auditor.

Entity: Refers to the institution or organization, mainly state-run.

Oversight Entities: They are the Institutions or Bodies that oversee the public conduct of the various entities.

Ethics: The internalization of norms and principles that make the individual responsible for their own well-being and consequently for that of others, through behavior based on socially accepted moral conduct, to behave consistently with these; that is, those moral values that allow a decision-maker to determine an appropriate course of behavior, based on what is right, which may go beyond what is legal.

To Oversee: Activity aimed at verifying compliance with certain activities or functions carried out by others.

Suitable: That a person possesses the expertise and professional care required to carry out a task.

Independence: The professional freedom that assists the Auditor to etc.) and subjectivities (personal feelings and group interests).

Audit Report: Final product with which the Internal Audit Unit communicates to the Head of the Entity or the Subordinate Heads, as well as to other Entities where applicable, the results of the audit studies and the reports related to the advisory service it provides.

Head of the Entity: The hierarchical superior of the body or entity; exercises the maximum authority within the body or entity, whether single-person or collegiate.

Ministry or MINAE: The Ministry of Environment and Energy.

Minister: The hierarchical superior of the Ministry of Environment and Energy.

Objectivity: Implies the maintenance of an impartial attitude by the Auditor, in all functions corresponding to them; to this end, they must enjoy total independence in their relationships, must be fair, and not allow any type of influence or prejudice.

Body: A legal entity, composed of a group of people, with a defined scope of competence.

Powers: Faculties of the auditor, according to the nature of their function.

Accountability: Obligation to answer for the responsibility conferred. It includes the obligation to explain and justify specific actions carried out with public assets.

Risk: Probability that a factor, event, or action, whether of internal or external origin, adversely affects the organization, area, project, or program and harms the achievement of its objectives. Subordinate Head: Official of the active administration, responsible for a process, with authority to order and make decisions.

Auditable Universe: The set of areas, dependencies, offices, services, processes, systems, etc., that can be evaluated by the internal audit unit within a determined timeframe.

Risk Assessment: Identification and analysis of the risks faced by the institution, both from internal and external sources relevant to the achievement of objectives; must be carried out by the Head of the Entity and the Subordinate Heads, in order to determine how to manage said risks.

The present Regulation is of mandatory observance for all officials of the Internal Audit Unit and for the rest of the officials who make up the Ministry of Environment and Energy in the matter that is applicable to them.

For the purpose of keeping the normative framework of the Internal Audit Unit updated, it is the responsibility of the Internal Auditor to propose and promote to the Minister, the modifications to it.

Any modification must, prior to its official issuance, have the approval of the Office of the Comptroller General of the Republic.

On the Organization of the Internal Audit Unit

The Internal Audit Unit is fundamentally regulated by the provisions established in the General Law on Internal Control, in the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, in the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in the Public Function and its Regulation, and in any other legal provision that, in accordance with the provisions, such as manuals, regulations, guidelines, policies, and other directives issued by the Office of the Comptroller General of the Republic, must be observed.

The Internal Audit Unit is an institutional body of MINAE, with organic dependence on the Minister and functional independence, which provides audit services and preventive services to the Ministry, contributing to the achievement of institutional objectives through the practice of a systemic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of the Administration's management, in which its Officials must base their actions on the principles of ethics, legality, loyalty, efficiency, probity, responsibility, confidentiality, impartiality, and objectivity.

Its location within the institutional structure corresponds to a very high-level body within the Ministry.

The Internal Audit Unit is an organic, integral, and vital element of the Ministry's internal control system. Its added value is directly related to its contribution to risk management, controls, and management processes in the achievement of the following objectives:

1. General Objective To effectively oversee and advise the Administration of MINAE, so as to improve and update the existing internal control, for the sound use of public resources.

2. Specific Objectives Among the most important specific objectives that allow the general objective proposed by this Internal Audit Unit to be achieved, are the following:

• a)To assist the Ministry's Administration and the Attached Bodies, overseeing the existing internal control and determining the deficiencies found therein, for which purpose, timely recommendations are issued for their prompt application and consequently, to improve internal control.
• b)To facilitate, through the management of the Internal Audit Unit, the adoption of decisions by the Ministry's authorities, based on reliable and timely information, in safeguarding public resources.
• c)To promote the improvement of efficiency, effectiveness, and economy in the operations of the indicated entities, in the use of public resources.
• d)To foster compliance with the pertinent legal provisions, standards, directives, and policies in the sphere in which this Entity operates, in the technical, administrative, legal, among other areas.
• e)To assist the Administration in achieving the programmed goals and objectives.
• f)To promote the reliability and timeliness of information, as well as the efficiency and effectiveness of operations.
• g)To comply with the legal and technical framework.

It is the responsibility of the Internal Auditor to propose the organizational and functional structure of the Internal Audit Unit.

The Internal Audit Unit will fulfill its function in relation to the public funds subject to the Ministry's scope of competence, including trust agreements, special funds, and others of a similar nature, or regarding private funds and activities in accordance with articles 5 and 6 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, No. 7428, insofar as these originate from transfers made by components within the Ministry's competence.

This function may be exercised directly, through deconcentrated Audit Units, or through the contracting of external firms.

The Internal Audit Unit is organized into a single functional Audit Unit, in accordance with the organization of the Ministry, which will be headed by the Internal Auditor.

The Internal Audit Unit will be under the responsibility of an Internal Auditor, who must meet all the requirements demanded by the General Law on Internal Control. Furthermore, they must be suitable and knowledgeable of the legal provisions governing the Public Administration.

The Internal Auditor will have, as part of their duties and functions, without prejudice to those established by the aforementioned Law and the provisions of the Office of the Comptroller General of the Republic, the following:

• a)The position of Internal Auditor corresponds to the highest level of competence, responsibility, and authority of the Internal Audit Unit. They are the leader and guide of the process of strategic planning of the Internal Audit Unit and, in that context, it is their responsibility to define its objectives, its fundamental values, its projection, and the auditable universe for each of the studies conducted by said Audit Unit. Their appointment is made by the highest Head of the Entity of the Institution; as well as it is also their competence regarding the appointment of the Internal Sub-Auditor of the Institution.
• b)They hold the superior hierarchy and administration of the Internal Audit Unit; to this end, they may issue the pertinent guidelines, directives, policies, and instructions, according to the legal and technical regulations, with uniform criteria in the exercise of competencies and in relations with the Administration.
• c)They are responsible for formulating, processing, and maintaining in force the Regulation on the Organization and Operation of the Internal Audit Unit, in accordance with article 5 of this Regulation.
• d)Their functions have characteristics of a substantive and strategic nature, in the design, implementation, direction, evaluation, and constant improvement of the quality of the processes, procedures, products, and services corresponding to the Internal Audit Unit under their charge, and they will bear responsibility for the functional coordination and control of the deconcentrated Audit Units that may legally exist in the Ministry.
• e)The Internal Auditor will be directly accountable for their management before the Minister and, where appropriate, before the Office of the Comptroller General of the Republic, and will perform their functions with functional independence and independence of judgment, as stipulated in article 25 of the General Law on Internal Control, so that there is no conflict of interest with the Administration.
• f)The Internal Auditor must implement adequate supervision management, so as to ensure the quality of the Audit Unit's processes, services, and products.
• g)They will be responsible for the supervision process and, in that capacity, must ensure that the efforts related to it are directed towards the fulfillment of the objectives of the Internal Audit Unit, of each process, and of each study and report in particular, as well as of the prescribed standards, procedures, and practices for improving its quality and generating added value for both the processes and the final products and services of the Internal Audit Unit's work.
• h)It is the responsibility of the Internal Auditor to manage their personnel, such as: Planning, organizing, coordinating, directing, supervising, evaluating, motivating, as well as informing decisions and providing training support, among others. The foregoing, in a way that allows for the adequate achievement of the objectives and goals of the Internal Audit Unit, as well as guaranteeing a competitive human resource in the exercise of the respective duties.
• i)The Internal Auditor acts as the Personnel Chief of the Internal Audit Unit and, in that capacity, exercises all the functions inherent to the administration of its personnel.
• j)The Internal Auditor's participation in meetings convened by the Administration will be in accordance with their responsibility as an advisor, according to the regulations and criteria established by the Office of the Comptroller General in this regard.
• k)In the absence of the Internal Auditor, they will rely on one of the officials of the Internal Audit Unit whom they designate, and who must be accountable before the Internal Auditor for their management.

The Internal Auditor and the Internal Sub-Auditor must comply at all times with the directives indicated by the Office of the Comptroller General of the Republic or other pertinent regulations, for which they will have at least the following requirements:

• 1)Hold a Licentiate Degree in Public Accounting or similar.
• 2)Be incorporated into the respective Professional Association, which accredits them for the practice of the profession.
• 3)Have a minimum of three years' experience in the practice of Internal or External Audit in the Public Sector or in the Private Sector.

The work schedule of the Ministry's Internal Auditor and Sub-Auditor will be full-time.

The Minister of Environment and Energy will make the appointment of the Internal Auditor and Sub-Auditor for an indefinite term in strict adherence to the provisions of articles 24 and 31 of the General Law on Internal Control. The Internal Auditor will report organically to the Minister and will belong to the high-level hierarchical rank in the Ministry.

Both the Internal Auditor and the Sub-Auditor may only be removed from their positions for just cause, in accordance with a prior and binding opinion from the Office of the Comptroller General of the Republic, in application of the provisions of article 15 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic No. 7428.

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit Unit, will have the following duties:

• a)Fulfill the competencies assigned by law.
• b)Comply with the applicable legal and technical framework.
• c)Collaborate in the studies that the Office of the Comptroller General of the Republic and other institutions carry out in the exercise of the legally attributed control or oversight competencies.
• d)Manage, in an effective, efficient, and economical manner, the resources of the process for which they are responsible.
• e)Not reveal to third parties who do not have a direct relationship with the matters dealt with in their reports, information about the audits or the special audit studies being conducted, nor information about matters that determine a possible civil, administrative, or eventually criminal responsibility of the Entities and Bodies subject to the General Law on Internal Control.
• f)Maintain the confidentiality of the case regarding the information to which they have access.
• g)Comply with the provisions and recommendations issued by the Contraloría General de la República. In the event of opposition by the Internal Audit to such provisions and recommendations, Article 45, subsection a) of the Ley General de Control Interno shall apply.
• h)Facilitate and provide the information requested by the Legislative Assembly in the exercise of the powers provided in subsection 23) of Article 121 of the Political Constitution and collaborate with such information.
• i)Fulfill other duties pertaining to its competence.

The Internal Audit is specifically responsible for the following:

• a)Conduct audits or special studies every six months, in relation to public funds subject to its institutional competence, including trusts (fideicomisos), special funds, and others of a similar nature. Likewise, conduct every six months audits or special studies on private funds and activities, in accordance with Articles 5 and 6 of the Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, insofar as these originate from transfers made by components of its institutional competence.
• b)Verify compliance, validity, and sufficiency of the internal control system within its institutional competence, report on it, and propose pertinent corrective measures.
• c)Verify that active administration takes the internal control measures indicated in the Ley General de Control Interno, in cases of deconcentration of competencies, or the contracting of support services with third parties; likewise, regularly examine the effective operation of critical controls in those deconcentrated units or in the provision of such services.
• d)Advise, in matters of its competence, the head (jerarca) to whom it reports; in addition, warn the passive bodies it oversees of the possible consequences of certain conduct or decisions, when they become known to it.
• e)Authorize, by means of an opening and closing statement, the accounting books and minute books that must be kept by bodies subject to its institutional competence and other books that, in the internal auditor's opinion, are necessary for strengthening the internal control system.
• f)Prepare work plans, in accordance with the guidelines established by the Contraloría General de la República.
• g)Prepare an annual report on the execution of the work plan and the status of the recommendations of the internal audit, of the Contraloría General de la República, and of public accounting firms (despachos de contadores públicos); in the last two cases, when they become known to it, without prejudice to preparing reports and presenting them to the head (jerarca) when circumstances warrant it.
• h)Keep the internal audit organizational and operational regulations duly updated.
• i)Other competencies contemplated in the applicable legal, regulatory, and technical framework, with the limitations established in Article 34 of the Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor and other officials of the Internal Audit shall have the following prohibitions:

• a)Perform active administration functions and actions, except those necessary to fulfill their competency.
• b)Be a member of a directing body of an administrative procedure.
• c)Practice liberal professions outside of the position, except in strictly personal matters, those of their spouse, their ascendants, descendants, and collateral relatives by consanguinity and affinity up to the third degree, or, when the workday is not full-time, unless there is an impediment due to the existence of a direct or indirect interest of the entity or body itself. Teaching is excepted from this prohibition, provided it is outside the working day.
• d)Participate in political-electoral activities, except for casting a vote in national and municipal elections.
• e)Reveal information about audits or special audit studies being conducted and about anything that determines possible civil, administrative, or potential criminal liability of officials of the Entities and Bodies subject to the Ley General de Control Interno.

The officials of the Internal Audit shall be subject to the administrative provisions applicable to the rest of the Ministry's personnel; however, appointment, transfer, suspension, removal, granting of leaves, and other personnel movements must have the authorization of the Internal Auditor, all in accordance with the legal framework governing the Ministry; nevertheless, the aforementioned administrative regulations must not negatively affect the activity of the Internal Audit or the functional independence and independence of judgment of the Auditor and their personnel, and in case of doubt, the Contraloría General shall order what is appropriate.

Furthermore, the personnel of the Internal Audit must possess sufficient knowledge and expertise in auditing, accounting, administration, technology, subjects, and the legal framework related to the Public Administration and the Ministry, qualifying them to appropriately exercise the entrusted functions, as well as collectively gather and obtain the necessary skills and competencies to fulfill their responsibilities.

The Internal Auditor and other personnel of the Internal Audit must maintain high values of conduct to exercise internal audit activity, including, among others, those of justice, equity, timeliness, service, loyalty, objectivity, independence, integrity, respect, and motivation for learning and continuous improvement. Such values must be evident in their actions and prevent any possible doubt in their management.

The Administration must collaborate logistically with the Internal Audit so that its personnel receive constant training in those areas pertaining to its competence, for which it must have the necessary resources and allocate them as indicated in Article 27 of the Ley General de Control Interno, for the purpose of adequately fulfilling its management.

The officials of the Internal Audit must have an impartial and neutral attitude to avoid conflicts of interest and protect their functional independence and independence of judgment.

The information that the Internal Auditor or any of their subordinates obtain regarding complaints or studies leading to the opening of administrative procedures and that potentially generate administrative, civil, and/or criminal liabilities during the investigation, the formulation of the report, and the subsequent communication of the results obtained, shall be strictly confidential, and no information or documentation shall be provided to any person, regardless of their rank, as stipulated in Articles 6; 32 subsection e); 34 subsection e) of the Ley General de Control Interno. Once the report has been communicated, the Internal Audit may forward information and documentation to the Minister, Subordinate Heads, the Contraloría General de la República, Deputies, and in general to any person in civil society who requires it.

When the personnel of the Internal Audit, in the performance of their duties, become involved in a legal conflict or a lawsuit, the Ministry shall give its full support at the legal and technical level and, in addition, shall cover the costs to attend to that process until its final resolution. The foregoing, in accordance with Article 26 of the Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor must submit, duly justified to the Minister, the creation of positions and the requirements for other resources deemed indispensable for fulfilling its Annual Audit Plan and, in general, for the proper functioning of its Department, all for the purpose of maintaining effective leadership in protecting the Hacienda Pública, within the scope of its competence and based on what is indicated in Article 27 of the Ley General de Control Interno. Likewise, in accordance with the provisions of Standard 2.1.2 of the Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, the Internal Auditor must communicate, if necessary, the impact that the limitation of resources produces on the corresponding oversight and control.

The Internal Audit must have the necessary and sufficient organization and resources to fulfill its management, all in accordance with what is ordered in Article 27 of the Ley General de Control Interno; therefore, the Minister must allocate the human, budgetary, material, technological, transport, and other necessary and sufficient resources so that the Internal Audit can fulfill its management at all times.

For budgetary purposes, the Internal Audit shall be given a programmatic category; furthermore, in the allocation and disposition of its resources, the opinion of the Internal Auditor and the instructions issued in this regard by the Contraloría General de la República shall be taken into account.

Should serious limitations arise affecting the fulfillment of the assigned work of the Internal Audit, the Internal Auditor must communicate and substantiate this situation to the Minister for their timely attention and resolution.

When the Internal Auditor considers that the lack of resources of the Internal Audit fosters the absence of timely oversight of the institutional patrimony, they must inform the Minister of the risk being assumed and the potential imputation of responsibility that this situation could generate for the Administration.

In accordance with the pertinent legal and technical regulations, the Internal Auditor must administer the material, technological, and other resources of their Department; therefore, they are responsible for guaranteeing the utilization of such resources in an economic, efficient, effective, legal, and transparent manner for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit.

The Internal Auditor shall be responsible for presenting the preliminary draft budget of the Internal Audit for the respective budget exercise, for the approval of the Minister, who must address such requirements in accordance with the provisions of Article 27 of the Ley General de Control Interno.

On the Operation of the Internal Audit

The Internal Audit must execute its work in accordance with what is established in this Regulation and those manuals, directives, circulars, official letters, and any other guidelines that the Contraloría General de la República has established and will establish in the future as the Governing Body for oversight and control of the Hacienda Pública.

The Internal Auditor shall define, implement, and lead the strategic planning process of the Internal Audit and shall formally present the Annual Operating Plan to the Administration, in accordance with the legal and technical framework.

Likewise, they shall define and document short-term planning through an Annual Work Plan of the Audit, consistent with the annual operating plan and the pertinent regulatory and technical framework, in order to proceed with the development of their processes with high quality, based on knowledge and understanding of the Ministry's internal and external environment.

For this purpose, when carrying out their planning, the Internal Auditor shall consider, among others, the following elements:

1. The institutional objectives, goals, and policies contemplated in the Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República for each year.

2. The requests for investigation of special studies made by the Head of the Ministry, the Contraloría General de la República, the Legislative Assembly, the Public Ministry, the Defensoría de los Habitantes, and those that the Auditor considers pertinent to prepare.

3. The administrative tasks that the Internal Audit must perform at the request of the Administration, which are necessary for the normal development of its management, based on what is indicated in this regard in Article 34, subsection a) of the Ley General de Control Interno.

4. The results obtained with the institutional risk assessment system (SEVRI).

5. The results of the evaluations of institutional management indicators from previous periods for the Offices and Departments comprising MINAE, carried out by the Planning Directorate.

6. The amount of budgetary resources executed by the Ministry, broken down by funding source, specific programs and projects, trusts (fideicomisos), donations, and any other resource related to the Ministry's management, even if administered through foundations or other private organizations.

7. Amount and detail of transfers appearing in the Ministry's budget.

8. Number of officials of the Institution by funding source, whether through the national budget, special accounts, loans, donations, transfers, contributions from national and international, public or private organizations, or any other mechanism used to finance Ministry personnel.

9. Unforeseen situations that must be considered and addressed immediately.

The Internal Audit shall maintain relationships and coordination with the Minister, Vice Ministers, the Oficial Mayor, with subordinate heads, and other internal Departments and external Institutions when so required, in those research tasks being carried out by this Internal Audit.

It shall be the responsibility of the Internal Auditor to manage those relationships and regulate those of the other officials of the Internal Audit with the internal and external bodies within the scope of their institutional competence, so that they are carried out in accordance with the applicable legal and technical framework.

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit shall exercise their activity with total functional independence and independence of judgment in relation to the Minister and the other Administration Bodies; therefore:

• a)They cannot be employed by, nor exercise functions in, any other administrative unit of the Ministry.
• b)They cannot be members of boards of directors, working commissions, or the like, nor hold leadership positions in the Ministry's solidarity association (asociación solidarista), all in accordance with the provisions and prohibitions established in this regard by the Ley General de Control Interno and the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422.

The Internal Auditor and the other officials of the Internal Audit must appropriately exercise the powers established in Article 33 of the Ley General de Control Interno, regarding:

a. Free access, at any time, to all books, archives, securities, bank accounts, and documents of the entities and bodies within their institutional competence, as well as those of private subjects, only insofar as they administer or have custody of public funds or assets of the entities and bodies within their institutional competence. They shall also have free access to other sources of information related to their activity. The Internal Auditor may access, for their purposes, at any time, the electronic transactions recorded in the files and systems, carried out by the entities with banks or other institutions, for which the administration must provide them with the necessary resources.

b. Request, from any official and private subject who administers or has custody of public funds of the entities and bodies within their institutional competence, in a reasonable form, conditions, and term, the reports, data, and documents for the full exercise of their competence. In the case of private subjects, the request will be regarding the administration or custody of public funds of the entities and bodies within their institutional competence.

c. Request from officials of any hierarchical level, the collaboration, advice, and facilities required for the exercise of the internal audit.

d. Any other powers necessary for the fulfillment of their competence, in accordance with the applicable legal and technical framework.

The Auditor or the official of the Internal Audit designated by them, on the occasion of their work, must request the information required for their investigation in writing from every Servant of the Ministry, regardless of their rank, which must be provided completely, orderly, sufficiently, and within the deadlines requested by the Internal Auditor and other officials of the Internal Audit, without obstructing or delaying the fulfillment of their competencies, duties, and powers, as indicated in this Regulation and in the Ley General de Control Interno; otherwise, administrative and/or civil liability would be incurred, where applicable, and the Internal Auditor shall request in writing from the competent Body the application of the corresponding administrative sanctions, according to internal and external regulations, as well as the applicable normative.

On the Services of the Internal Audit

Within the institutional scope of the Ministry, the Internal Audit shall provide two classes of oversight services, which must be provided with due professional care and in accordance with the regulations and legal provisions governing the Internal Audit function in the Public Sector.

These services are the following:

• a)Audit services: These refer to the different types of audit: financial-accounting audit, IT audit, operational audit, special audit studies from which possible liabilities may arise, and any type of audit required to evaluate the compliance, sufficiency, and validity of internal control within the scope of the Ministry's competence, to assist the Administration so that the operations carried out in MINAE are executed in accordance with the administrative, technical, and legal framework established in the Public Sector and according to sound internal control practices in relation to:

1. The protection and conservation of public patrimony against any loss, waste, improper use, irregularity, and illegal act.

2. Demanding reliability, timeliness, and integrity of information.

3. Assisting the Administration to ensure that tasks are carried out with effectiveness, efficiency, economy (economicidad), and comply with the legality block (bloque de legalidad) of the operations it carries out.

4. Complying with the legal, administrative, and technical framework.

• b)Preventive services: This refers to advisory, warning, and book authorization services.

1. Warning: This is a preventive service that the Internal Audit provides to the Minister or to the Subordinate Heads, either orally or in written form, through which it makes observations to prevent what is legally, administratively, and technically appropriate on a particular matter or on situations, decisions, or conduct, when they become known to it, in order to prevent potential negative consequences of their actions or risks in management, based on subsection d) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.

2. Advisory: This is a preventive service that the Internal Auditor provides orally or in writing, at the request of the Minister, the Subordinate Heads, or at the Auditor's discretion, through which they issue their opinion or observation on matters strictly within their competence without diminishing or compromising independence and objectivity in the subsequent development of their other competencies. The foregoing, based on what is established in subsection d) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.

3. Book authorization: This is a preventive service consisting of authorizing, by means of an opening and closing statement, the accounting books and minute books kept by the different Offices and Departments of the Ministry, as well as other books that, in the internal auditor's opinion, are necessary for the strengthening of the internal control system. The authorization process is carried out in accordance with the Manual on Technical Standards that must be observed by public Internal Audits in the legalization of Books, issued by the Contraloría General de la República, and with the procedures defined in this regard by the Internal Audit.

On the Communication of Results

The communication of results is the activity in the audit process in which the results of the work carried out by the Audit services and the preventive services provided by the Internal Audit are reported in written or oral form, the latter when applicable.

The findings obtained in the course of audit services must be discussed with the responsible officials prior to issuing final conclusions and recommendations, in order to obtain their points of view, opinions, and any corrective action that is necessary.

Exceptions are cases of confidential audits, where their results must not be discussed, or when the audit or study is of an ordinary nature and confidential information is obtained, where the discussion must be partial.

Oral communication of results is arranged by the Internal Auditor in coordination with the team in charge of the study, prior to the written communication of the report, except in the cases of special reports regarding statements of facts and others contemplated by the regulations.

The Internal Audit must communicate the results of the audit services, officially in writing, through objective reports addressed to the Minister, as the hierarchical superior of the Institution, and/or to the Subordinate Heads, who, in the Internal Auditor's opinion, are considered pertinent to be informed, and/or to other external Entities that require communication, in accordance with the provisions established in the Ley General de Control Interno and the regulations issued in this regard by the Contraloría General de la República, so that pertinent decisions and actions are taken in accordance with the deadlines indicated in said Law, since the Administration has the competence and authority to order the implementation of the respective recommendations, in accordance with what is established in Article 35 of the Ley General de Control Interno. It should be noted that the indicated reports must be precise, objective, clear, concise, constructive, complete, and timely, and the Internal Auditor shall define the levels and competencies for that communication.

The communication of preventive services shall be done orally or in writing at the Internal Auditor's discretion; they shall define the content and form of the reports, official letters, or other means of communication, according to the nature of the matters referred to and their professional judgment.

On the Processing of Reports and Acceptance of Recommendations

The report is the substantive product through which the Internal Audit adds value for the fulfillment of institutional objectives and ensures that the Administration applies in its management all necessary internal controls and respects the procedures indicated by regulations in each particular situation.

Audit reports must include, at a minimum, the objectives, scope, findings, conclusions, recommendations, and other results of the work, according to its nature and in compliance with the legal provisions and regulations issued by the Contraloría General de la República, the Procuraduría General de la República, the Supreme Court of Justice, and the Ministry of Finance, among others.

Reports on audit services shall deal with various matters within its competence and on aspects from which potential administrative, civil, and/or criminal liabilities may arise, which must comply with the corresponding technical and legal framework.

For preventive services, the Internal Auditor shall define the content and form of the reports, official letters, or other means of communication, in accordance with the nature of the studies or the situations that generate them.

The Internal Audit, in the submission of its reports as appropriate, shall record the information referring to what is stipulated in Articles 36, 37, 38, and 39 of Ley N° 8292.

The reports resulting from Audit services shall be processed in accordance with the provisions of Chapter IV of the Ley General de Control Interno, titled Reports of the Internal Audit, and in compliance with the Manual for the Exercise of Internal Audit issued by the Contraloría General de la República.

The Internal Auditor must establish and maintain, as a vital and permanent part of the Internal Audit's activity, a program for following up on the recommendations, observations, and other results of their management to ensure their timely, adequate, and effective attention by the Administration.

That program must include the results of the evaluations carried out by the officials of the Internal Audit, external Public Accounting Firms (Despachos de Contadores Públicos), and the Contraloría General de la República. The result of the follow-up program shall be communicated by the Internal Auditor to the Minister or to the Ente Contralor when appropriate, in accordance with the provisions of subsection g) of Article 22 of the Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor must render accounts of their management by presenting an annual report on the execution of the work plan, according to what is indicated in the preceding article. Likewise, they must present the annual and semi-annual reports requested by the Administration regarding budgetary resources and the annual operating plan, which shall be sent to the Administration for subsequent submission to the Ministry of Finance, the Ministry of National Planning and Economic Policy, and the Contraloría General de la República.

On Responsibility and Sanctions

Non-compliance with the provisions of this Regulation shall be a cause for administrative liability for the Internal Auditor and the officials of the Internal Audit, the Minister, Subordinate Heads, and other officials of the Ministry, in accordance with the provisions of Chapter V of the Ley General de Control Interno.

The determination of responsibilities and application of administrative sanctions corresponds to the competent body, according to internal regulations and the applicable normative.

The Administration of MINAE shall make this Regulation available on the Institution's website, in the Audit module, so that it is known by the officials of this Ministry and by Civil Society.

Official letter DA-008-88 of June 20, 1988, which had been used as the "Regulation for the Organization and Functions of the Internal Audit" and was approved by Dr. Álvaro Umaña Quesada, then Minister of MINAE, is hereby repealed.

It shall take effect upon its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Given at the Presidencia de la República.-San José, on the eleventh day of March, two thousand eight.

El presente Reglamento, en forma conjunta con las disposiciones contenidas en la Ley General de Control Interno, la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y los manuales técnicos, los reglamentos, las disposiciones, normas, políticas y directrices emitidas por el Órgano Contralor, constituye el marco de organización y funcionamiento de la Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente y Energía.

Para efectos del presente Reglamento, se entiende por:

Administración: Uno de los dos componentes orgánicos del control interno. Desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico, es el conjunto de órganos de la función administrativa que deciden y ejecutan, incluyendo al jerarca como última instancia. Es el sujeto pasivo de la fiscalización superior que realiza la Contraloría General de la República.

Advertencia: Es un servicio preventivo brindado por la auditoría interna a la Administración, ya sea oral o escrita, con el fin de prevenir sobre alguna situación que pueda conllevar a determinadas consecuencias o riesgos negativos.

Asesoría: Es un servicio preventivo brindado por la auditoría interna a solicitud del Ministro, de los Titulares Subordinados o a criterio del Auditor, en forma verbal o escrita, en donde vierte su observación en asuntos de su competencia sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el normal desarrollo de sus otras labores.

Auditor Interno: La máxima autoridad de la Auditoría Interna del Ministerio del Ambiente y Energía.

Auditoría Interna: Dentro de la organización institucional del Ministerio del Ambiente y Energía corresponde a aquella citada en el artículo 20 de la Ley General de Control Interno.

Autorización de libros: Es un servicio preventivo brindado por la Auditoría Interna a la Administración, que consiste en autorizar, mediante la firma del auditor general o en quien él delegue, la apertura y cierre de los libros de contabilidad y de actas, así como de otros libros que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y que a criterio del Auditor requieran de su legalización respectiva.

Bloque de legalidad: Conjunto de normas con rango de ley, reglamentos, manuales y directrices emitidas en las áreas que correspondan, así como cualquier otra fuente de derecho del Ordenamiento Jurídico que le sea atinente y se encuentre vigente.

Competencias: Atribución legítima para el conocimiento o resolución de un asunto; conjunto de actividades, labores o funciones, asignadas por la normativa a la auditoría interna.

Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe algún beneficio económico o personal o participa de alguna situación que se contrapone a su cargo, y con ello comprometa su objetividad e independencia.

Control Interno: También denominado sistema de control interno. Comprende la serie de acciones diseñadas y ejecutadas por la Administración, para proporcionar una seguridad razonable en torno a la consecución de los objetivos de la organización.

Cuidado profesional: Propósito de hacer las cosas bien, con toda integridad y responsabilidad en su desempeño, estableciendo una oportuna y adecuada supervisión en la labor que se realice.

Enfoque sistémico y profesional: Línea de dirección para percibir la interacción entre las partes de un todo, acorde con los objetivos de la función a realizar y desarrollado en forma competente por el Auditor.

Ente: Es la institución u organización, principalmente estatal.

Entes fiscalizadores: Son las Instituciones u Órganos que fiscalizan la actuación pública de las distintas entidades.

Ética: Es la interiorización de normas y principios que hacen responsable al individuo de su propio bienestar y consecuentemente de los demás, mediante un comportamiento basado en conductas morales socialmente aceptadas, para comportarse consecuentemente con éstas; es decir, son aquellos valores morales que permiten a quien toma una decisión, determinar un curso de comportamiento adecuado, basado en lo que está bien, lo que puede ir más allá de lo que es legal.

Fiscalizar: Actividad tendiente a la verificación del cumplimiento de determinadas actividades o funciones realizados por otros.

Idóneo: Que una persona cuente con la pericia y el cuidado profesional requerido para efectuar una labor.

Independencia: Libertad profesional que le asiste al Auditor para etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).

Informe de Auditoría: Producto final con el que la Auditoría Interna comunica al Jerarca o a los Titulares Subordinados, así como a otras Entidades en caso que corresponda, los resultados de los estudios de auditoría y los informes relativos a la asesoría que brinda.

Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado.

Ministerio o MINAE: El Ministerio del Ambiente y Energía.

Ministro: El superior jerárquico del Ministerio del Ambiente y Energía.

Objetividad: Implica el mantenimiento de una actitud imparcial por parte del Auditor, en todas las funciones que le correspondan, para ello, debe gozar de una total independencia en sus relaciones, debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o prejuicio.

Órgano: Persona jurídica, integrada por un conjunto de personas, con un ámbito de competencia determinado.

Pericia: Conocimientos y aptitudes requeridas para efectuar una labor.

Potestades: Facultades del auditor, de acuerdo a la naturaleza de su función.

Rendición de cuentas: Obligación de responder por la responsabilidad conferida. Incluye la obligación de explicar y justificar acciones específicas realizadas con el patrimonio público.

Riesgo: Probabilidad de que un factor, acontecimiento o acción, sea de origen interno o externo, afecte de manera adversa a la organización, área, proyecto o programa y perjudique el logro de los objetivos. Titular Subordinado: Funcionario de la administración activa, responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

Universo fiscalizable: Es el conjunto de áreas, dependencias, oficinas, servicios, procesos, sistemas, etc. que pueden ser evaluados por la auditoría interna en un plazo determinado.

Valoración del riesgo: Identificación y análisis de los riesgos que enfrenta la institución, tanto de fuentes internas como externas relevantes para la consecución de los objetivos; deben ser realizados por el Jerarca y los Titulares Subordinados, con el fin de determinar cómo se deben administrar dichos riesgos.

El presente Reglamento es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y para el resto de los funcionarios que conforman el Ministerio del Ambiente y Energía en la materia que les resulte aplicable.

A efectos de mantener el marco normativo de la Auditoría Interna actualizado, le corresponde al Auditor Interno proponer y promover al Ministro, las modificaciones al mismo.

Toda modificación deberá contar de previo a su emisión oficial, con la aprobación de la Contraloría General de la República.

De la organización de la Auditoría Interna

La Auditoría Interna se regula fundamentalmente por lo establecido en la Ley General de Control Interno, en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento y en cualquiera otra disposición legal que de acuerdo con las disposiciones, tales como manuales, reglamentos, lineamientos, políticas y otras directrices emitidas por la Contraloría General de la República, deba acatar.

La Auditoría Interna es un órgano institucional del MINAE, con dependencia orgánica del Ministro e independencia funcional, que brinda servicios de auditoría y servicios preventivos al Ministerio, contribuyendo a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la gestión de la Administración, en la que sus Funcionarios deben basar su accionar en los principios de ética, legalidad, lealtad, eficiencia, probidad, responsabilidad, confidencialidad, imparcialidad y objetividad.

Su ubicación dentro de la estructura institucional corresponde a un órgano de muy alto nivel dentro del Ministerio.

La Auditoría Interna es un elemento orgánico, integral y vital del sistema de control interno del Ministerio. Su valor agregado está directamente relacionado con su aporte a la administración de riesgos, controles y procesos de dirección en la consecución de los siguientes objetivos:

1. Objetivo General Fiscalizar y asesorar de forma efectiva a la Administración del MINAE, de manera que se mejore y actualice el control interno existente, para una sana utilización de los recursos públicos.

2. Objetivos específicos Dentro de los objetivos específicos más importantes que permitan lograr el objetivo general planteado por esta Auditoría Interna, se encuentran los siguientes:

• a)Coadyuvar a la Administración del Ministerio y a los Órganos adscritos, fiscalizando el control interno existente y determinando las deficiencias encontradas en el mismo, para lo cual, se emiten las recomendaciones oportunas para su pronta aplicación y por consiguiente, mejorar el control interno.
• b)Facilitar con la gestión de la Auditoría Interna, la adopción de decisiones por parte de las autoridades del Ministerio, con base en información confiable y oportuna, en salvaguarda de los recursos públicos.
• c)Promover el mejoramiento de la eficiencia, efectividad y economía en las operaciones de las entidades indicadas, en el uso de los recursos públicos.
• d)Fomentar el cumplimiento de las disposiciones legales, normas, directrices y políticas pertinentes en el ámbito en el que se desenvuelve esta Entidad, en el área técnica, administrativa, legal, entre otras.
• e)Coadyuvar a la Administración en el alcance de las metas y objetivos programados.
• f)Promover la confiabilidad y oportunidad en la información, así como la eficiencia y eficacia de las operaciones.
• g)Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

Corresponde al Auditor Interno proponer la estructura organizativa y funcional de la Auditoría Interna.

La Auditoría Interna cumplirá su función en relación con los fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del Ministerio, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar o sobre fondos y actividades privadas de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto, estos se originen en transferencias efectuadas por componentes dentro de la competencia del Ministerio.

Esa función podrá ejercerla directamente, por medio de Auditorías desconcentradas o por medio de la contratación de firmas externas.

La Auditoría Interna está organizada en una sola Auditoría funcional, de acuerdo con la organización del Ministerio, la cual estará a cargo del Auditor Interno.

La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad de un Auditor Interno, quién deberá cumplir con todos los requisitos que exige la Ley General de Control Interno. Además, deberá ser idóneo y conocer las disposiciones legales que rige la Administración Pública.

El Auditor Interno tendrá como parte de sus deberes y funciones, sin perjuicio de las establecidas por la Ley en mención y las disposiciones de la Contraloría General de la República, lo siguiente:

• a)El cargo de Auditor Interno corresponde al máximo nivel de competencia, responsabilidad y autoridad de la Auditoría Interna. Es el líder y rector del proceso de planificación estratégica de la Auditoría Interna y en ese contexto le corresponde definir sus objetivos, sus valores fundamentales, su proyección y el universo fiscalizable de cada uno de los estudios que realice dicha Auditoría. Su nombramiento lo realiza el máximo Jerarca de la Institución; así como también le compete a éste lo concerniente al nombramiento del Subauditor Interno de la Institución.
• b)Le corresponde la jerarquía superior y administración de la Auditoría Interna; para ello podrá dictar los lineamientos, directrices, políticas e instrucciones pertinentes, según la normativa jurídica y técnica, con criterios uniformes en el ejercicio de las competencias y en las relaciones con la Administración.
• c)Es el responsable de formular, gestionar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 5° de este Reglamento.
• d)Sus funciones tienen características de orden sustantivo y estratégico, en el diseño, implementación, dirección, evaluación y mejora constante de la calidad de los procesos, procedimientos, productos y servicios que corresponden a la Auditoría Interna a su cargo y tendrá bajo su responsabilidad la coordinación y control funcional de las Auditorías desconcentradas que por disposición legal llegaren a existir en el Ministerio.
• e)El Auditor Interno responderá directamente por su gestión ante el Ministro y en lo conducente, ante la Contraloría General de la República y realizará sus funciones con independencia funcional y de criterio, tal y como lo estipula el artículo 25 de la Ley General de Control Interno de manera que no exista conflicto de intereses con la Administración.
• f)El Auditor Interno deberá implantar una adecuada gestión de supervisión, de manera que le permita asegurar la calidad de los procesos, servicios y productos de la Auditoría.
• g)Será responsable por el proceso de supervisión y en tal condición, debe propiciar que los esfuerzos relacionados con éste, se dirijan al cumplimiento de los objetivos de la Auditoría Interna, de cada proceso y de cada estudio e informe en particular, así como de las normas, procedimientos y prácticas prescritas del mejoramiento de su calidad y de la generación del valor agregado tanto de los procesos como de los productos y servicios finales del trabajo de la Auditoría Interna.
• h)Corresponde al Auditor Interno administrar su personal, tales como: Planificar, organizar, coordinar, dirigir, supervisar, evaluar, motivar, así como de informar decisiones y brindar apoyo de capacitación, entre otros. Lo anterior, de manera que se pueda alcanzar un adecuado logro de los objetivos y metas de la Auditoría Interna, así como garantizar un recurso humano competitivo en el ejercicio de las labores respectivas.
• i)El Auditor Interno actúa como Jefe de Personal de la Auditoría Interna y en esa condición ejerce todas las funciones que le son propias en la administración de su personal.
• j)La participación del Auditor Interno en las reuniones que convoca la Administración será conforme a su responsabilidad como asesor, según la normativa y criterios establecidos por la Contraloría General al respecto.
• k)En caso de ausencia del Auditor Interno, se apoyará en uno de los funcionarios de la Auditoría Interna que él designe y quien deberá responder ante el Auditor Interno por su gestión.

El Auditor y el Subauditor Interno deberán cumplir en todo momento con las directrices señaladas por la Contraloría General de la República u otra normativa que le sea atinente, para lo cual contarán como mínimo con los siguientes requisitos:

• 1)Ser Licenciado en Contaduría Pública o similar.
• 2)Estar incorporado al Colegio Profesional respectivo, que lo acredite para el ejercicio de la profesión.
• 3)Tener una experiencia mínima de tres años en el ejercicio de la Auditoría Interna o Externa en el Sector Público o en el Sector Privado.

La jornada laboral del Auditor y Subauditor Interno del Ministerio será de tiempo completo.

El Ministro del Ambiente y Energía realizará el nombramiento del Auditor y Subauditor Internos por tiempo indefinido en estricto apego a lo dispuesto en el artículo 24 y 31 de la Ley General de Control Interno. El Auditor Interno dependerá orgánicamente del Ministro y pertenecerá al nivel jerárquico de alto nivel en el Ministerio.

Tanto el Auditor como el Subauditor Internos sólo podrán ser removidos de sus cargos por justa causa, conforme con dictamen previo y vinculante de la Contraloría General de la República, en aplicación de las disposiciones del artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República N° 7428.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, tendrán los siguientes deberes:

• a)Cumplir las competencias asignadas por ley.
• b)Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.
• c)Colaborar en los estudios que la Contraloría General de la República y otras instituciones realicen en el ejercicio de las competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas.
• d)Administrar de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable.
• e)No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los Entes y Órganos sujetos a la Ley General de Control Interno.
• f)Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tengan acceso.
• g)Acatar las disposiciones y recomendaciones emanadas de la Contraloría General de la República. En caso de oposición por parte de la Auditoría Interna referente a tales disposiciones y recomendaciones, se aplicará el artículo 45, inciso a) de la Ley General de Control Interno.
• h)Facilitar y entregar la información que les solicite la Asamblea Legislativa en el ejercicio de las atribuciones que dispone el inciso 23) del artículo 121 de la Constitución Política y colaborar con dicha información.
• i)Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia.

Le corresponde a la Auditoría Interna, específicamente lo siguiente:

• a)Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar. Asimismo, efectuar semestralmente auditorías o estudios especiales sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
• b)Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de su competencia institucional, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
• c)Verificar que la administración activa tome las medidas de control interno señaladas en la Ley General de Control Interno, en los casos de desconcentración de competencias, o bien la contratación de servicios de apoyo con terceros; asimismo, examinar regularmente la operación efectiva de los controles críticos, en esas unidades desconcentradas o en la prestación de tales servicios.
• d)Asesorar en materia de su competencia, al jerarca del cual depende; además, advertir a los órganos pasivos que fiscaliza sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
• e)Autorizar, mediante razón de apertura y cierre, los libros de contabilidad y de actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional y otros libros que, a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
• f)Preparar los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos que establece la Contraloría General de la República.
• g)Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la auditoría interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
• h)Mantener debidamente actualizado el reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna.
• i)Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones que establece el artículo 34 de la Ley General de Control Interno.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, tendrán las siguientes prohibiciones:

• a)Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.
• b)Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.
• c)Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.
• d)Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades.
• e)Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de los Entes y Órganos sujetos a la Ley General de Control Interno.

Los funcionarios de la Auditoría Interna estarán sujetos a las disposiciones administrativas aplicables al resto del personal del Ministerio; sin embargo, el nombramiento, el traslado, la suspensión, la remoción, la concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor Interno, todo de acuerdo con el marco jurídico que rige al Ministerio; no obstante, las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no deberán afectar negativamente la actividad de Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor y su personal y en caso de duda, la Contraloría General dispondrá lo correspondiente.

Además, el personal de la Auditoría Interna deberá poseer suficiente conocimiento y pericia en auditoría, contabilidad, administración, tecnología, materias y marco legal relacionado con la Administración Pública y el Ministerio que lo califique para ejercer en forma apropiada las funciones encomendadas, así como reunir y obtener en conjunto las aptitudes y competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

El Auditor Interno y demás personal de la Auditoría Interna, deberán mantener elevados valores de conducta para ejercer la actividad de la auditoría interna, entre otros, los de justicia, equidad, oportunidad, servicio, lealtad, objetividad, independencia, integridad, respeto y motivación para el aprendizaje y la mejora continua. Tales valores habrán de ponerse de manifiesto en sus actuaciones y prevenir cualquier posibilidad de duda en su gestión.

La Administración deberá colaborar logísticamente con la Auditoría Interna, para que su personal reciba capacitaciones constantes en aquellas áreas atinentes a su competencia, para lo cual deberá contar con los recursos necesarios y destinarlos de acuerdo a como lo señala el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, con el propósito de cumplir adecuadamente con su gestión.

Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán tener una actitud imparcial y neutral para evitar conflictos de intereses y proteger su independencia funcional y de criterio.

La información que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga sobre las denuncias o los estudios que originen la apertura de procedimientos administrativos y que eventualmente generen responsabilidades administrativas, civiles y/o penales durante la investigación, la formulación del informe y la posterior comunicación de los resultados obtenidos, serán estrictamente confidenciales y no se brindará información o documentación alguna, a ninguna persona, independientemente de su rango, tal y como lo estipulan los artículos 6; 32 inciso e); 34 inciso e) de la Ley General de Control Interno. Una vez comunicado el informe, la Auditoría Interna podrá remitir información y documentación al Ministro, a los Titulares Subordinados, a la Contraloría General de la República, a los Diputados y en general a cualquier persona de la sociedad civil que lo requiera.

Cuando el personal de la Auditoría Interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda, el Ministerio dará todo su respaldo a nivel jurídico y técnico y además, cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final. Lo anterior, de conformidad con el artículo 26 de la Ley General de Control Interno.

El Auditor Interno deberá proponer debidamente justificada al Ministro, la creación de plazas y los requerimientos de otros recursos que considere indispensables para el cumplimiento de su Plan Anual de Auditoría y en general para el buen funcionamiento de su Dependencia, todo ello con el fin de mantener un efectivo liderazgo en la protección de la Hacienda Pública, en el ámbito de su competencia y fundamentado en lo indicado en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno. Asimismo, de acuerdo con lo establecido en la Norma 2.1.2 del Manual de Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, el Auditor Interno deberá comunicar, en caso de ser necesario, el impacto que sobre la fiscalización y el control correspondientes produce la limitación de recursos.

La Auditoría Interna deberá contar con la organización y recursos necesarios y suficientes para cumplir su gestión, todo de acuerdo con lo ordenado en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno, por lo tanto el Ministro deberá asignar los recursos humanos, presupuestarios, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión en todo momento.

Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna una categoría programática; además en la asignación y disposición de sus recursos, se tomará en cuenta el criterio del Auditor Interno y las instrucciones que emita al respecto la Contraloría General de la República.

De presentarse serias limitaciones que afecten el cumplimiento de la labor asignada a la Auditoría Interna, el Auditor Interno deberá comunicar y fundamentar esta situación ante el Ministro, para su oportuna atención y resolución.

Cuando el Auditor Interno considere que la falta de recursos de la Auditoría Interna propicia la ausencia de fiscalización oportuna del patrimonio institucional, deberá informar al Ministro del riesgo que está asumiendo y de la eventual imputación de responsabilidad que esta situación puede generarle a la Administración.

Acorde con las regulaciones jurídicas y técnicas pertinentes, el Auditor Interno deberá administrar los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su Dependencia, por lo que le corresponde garantizar la utilización de tales recursos en forma económica, eficiente, eficaz, legal y transparente para la consecución de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

Le corresponderá al Auditor Interno, presentar el anteproyecto de presupuesto de la Auditoría Interna para el ejercicio presupuestal respectivo, para la aprobación del Ministro, quien deberá atender tales requerimientos de conformidad con lo señalado en el artículo 27 de la Ley General de Control Interno.

Del funcionamiento de la Auditoría Interna

La Auditoría Interna deberá ejecutar su trabajo de acuerdo con lo que establece el presente Reglamento y aquellos manuales, directrices, circulares, oficios y cualquier otro lineamiento que ha establecido y que establezca en el futuro la Contraloría General de la República como Ente rector en materia de fiscalización y control de la Hacienda Pública.

El Auditor Interno definirá, pondrá en práctica y liderará el proceso de planificación estratégico de la Auditoría Interna y presentará el Plan Anual Operativo formalmente a la Administración, de conformidad con la normativa legal y técnica.

Asimismo, definirá y documentará la planificación de corto plazo mediante un Plan Anual de Trabajo de la Auditoría, congruente con el plan anual operativo y la normativa reglamentaria y técnica pertinente, a fin de proceder al desarrollo de sus procesos con alta calidad, basados en el conocimiento y la comprensión del entorno interno y externo del Ministerio.

Con ese propósito, al efectuar su planificación el Auditor Interno considerará, entre otros, los siguientes elementos:

1. Los objetivos, metas y políticas institucionales, contempladas en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República de cada año.

2. Las solicitudes de investigación de estudios especiales que realiza el Jerarca del Ministerio, la Contraloría General de la República, la Asamblea Legislativa, el Ministerio Público, la Defensoría de los Habitantes y los que a criterio del Auditor considere pertinente su elaboración.

3. Las labores administrativas que debe realizar la Auditoría Interna a requerimiento de la Administración, las cuales son necesarias para el normal desarrollo de su gestión, fundamentado en lo que a tal efecto señala el artículo 34, inciso a) de la Ley General de Control Interno.

4. Los resultados que se han obtenido con el sistema de valoración del riesgo institucional (SEVRI).

5. Los resultados de las evaluaciones que realiza la Dirección de Planificación de los indicadores de gestión institucionales de períodos anteriores de las Oficinas y Dependencias que conforman el MINAE.

6. El monto de recursos presupuestarios que ejecuta el Ministerio, desglosado por fuente de financiamiento, programas y proyectos específicos, fideicomisos, donaciones y cualquier otro recurso relacionado con la gestión del Ministerio, aún si se administra por medio de fundaciones u otras organizaciones privadas.

7. Monto y detalle de transferencias que figuran en el presupuesto del Ministerio.

8. Cantidad de funcionarios de la Institución por fuente de financiamiento, ya sea por medio del presupuesto nacional, por cuentas especiales, préstamos, donaciones, transferencias, aportes de organismos nacionales e internacionales, públicos o privados o cualquier otro mecanismo que se utilice para financiar personal del Ministerio.

9. Situaciones imprevistas que deben ser consideradas y acatadas de forma inmediata.

La Auditoría Interna mantendrá relaciones y coordinaciones con el Ministro, Viceministros, Oficial Mayor, con los titulares subordinados y otras Dependencias internas e Instituciones externas cuando así se requiera, en aquellos trabajos de investigación que se encuentre realizando esta Auditoría Interna.

Corresponderá al Auditor Interno administrar esas relaciones y regular las de los demás funcionarios de la Auditoría Interna, con los órganos internos y externos del ámbito de su competencia institucional, a fin de que se realicen de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer su actividad con total independencia funcional y de criterio respecto al Ministro y a los demás Órganos de la Administración; por lo que:

• a)No podrán ser empleados ni ejercer funciones en ninguna otra unidad administrativa del Ministerio.
• b)No podrán ser miembros de juntas directivas, comisiones de trabajo o similares ni pertenecer en puestos directivos en la asociación solidarista del Ministerio, todo de conformidad con las disposiciones y prohibiciones que al respecto establecen la Ley General de Control Interno y la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422.

El Auditor Interno y los demás funcionarios de la Auditoría Interna, deberán ejercer con propiedad las potestades establecidas en el artículo 33 de la Ley General de Control Interno, en cuanto a:

a. Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias y documentos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como de los sujetos privados, únicamente en cuanto administren o custodien fondos o bienes públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. También tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El Auditor Interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas, realizadas por los entes con los bancos u otras instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.

b. Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional, en la forma, condiciones y plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional.

c. Solicitar a funcionarios de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna.

d. Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable.

El Auditor o el funcionario de la Auditoría Interna que él designe, en ocasión a su trabajo, deberá solicitar información que requiera, para su investigación en forma escrita, a todo aquel Servidor del Ministerio independientemente de su rango, la cual deberán suministrarla en forma completa, ordenada, suficiente y en los plazos en que lo solicitan el Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna, sin obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las competencias, deberes y potestades de los mismos, señalados en este Reglamento y en la Ley General de Control Interno; caso contrario, se estaría incurriendo en responsabilidad administrativa y/o civil cuando corresponda y el Auditor Interno solicitará por escrito al Órgano competente, la aplicación de las sanciones administrativas correspondientes, según las regulaciones internas y externas; además, de la normativa que resulta aplicable.

De los servicios de la Auditoría Interna

Dentro del ámbito institucional del Ministerio, la Auditoría Interna prestará dos clases de servicios de fiscalización, los cuales deberán darse con el debido cuidado profesional y de conformidad con la normativa y disposiciones legales que rigen la función de Auditoría Interna en el Sector Público.

Estos servicios son los siguientes:

• a)Servicios de auditoría: Son aquellos referidos a los distintos tipos de auditoría: Auditoría contable-financiera, Auditoría de sistemas, Auditoría operativa, estudios especiales de auditoría de los que puedan derivarse posibles responsabilidades y auditoría de cualquiera tipo que se requiera para evaluar el cumplimiento, suficiencia y validez del control interno dentro del ámbito de competencia del Ministerio, para coadyuvar a la Administración a que las gestiones que se realizan en el MINAE, se ejecuten conforme al marco administrativo, técnico y legal establecidos en el Sector Público y de acuerdo a las sanas prácticas de control interno con relación a:

1. La protección y conservación del patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad y acto ilegal.

2. Exigir confiabilidad, oportunidad e integridad de la información.

3. Coadyuvar a la Administración para que se realicen las labores con eficacia, eficiencia, economicidad y que cumpla con el bloque de legalidad de las operaciones que ésta lleva a cabo.

4. Cumplir con el ordenamiento jurídico, administrativo y técnico.

• b)Servicios preventivos: Se refiere a los servicios de asesoría, de advertencia y de autorización de libros.

1. Advertencia: Es un servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Ministro o a los Titulares Subordinados, ya sea oral o en forma escrita por medio del cual, realiza observaciones para prevenir lo que legal, administrativa y técnicamente, corresponde sobre un asunto determinado o sobre situaciones, decisiones o conductas, cuando sean de su conocimiento, a fin de prevenir posibles consecuencias negativas de su proceder o riesgos en la gestión, con fundamento en el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

2. Asesoría: Es un servicio preventivo que brinda el Auditor Interno en forma oral o escrita, a solicitud del Ministro, de los Titulares Subordinados o a criterio del Auditor, mediante el cual emite su opinión u observación sobre asuntos estrictamente de su competencia sin que menoscabe o comprometa la independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus demás competencias. Lo anterior, con base a lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

3. Autorización de libros: Es un servicio preventivo que consiste en autorizar mediante razón de apertura y cierre, los libros de contabilidad y de actas que llevan las diferentes Oficinas y Dependencias del Ministerio, así como otros libros que a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno. El proceso de autorización, se realiza de conformidad con el Manual sobre Normas Técnicas que deben observar las Auditorías Internas públicas en la legalización de Libros, emitido por la Contraloría General de la República y con los procedimientos definidos al respecto por la Auditoría Interna.

De la comunicación de resultados

La comunicación de resultados es la actividad en el proceso de auditoría, en la cual, se informa de manera escrita u oral, éste último cuando corresponda, los resultados del trabajo realizado por los servicios de Auditoría y los servicios preventivos que realiza la Auditoría Interna.

Los hallazgos obtenidos en el transcurso de los servicios de auditoría deberán ser comentados con los funcionarios responsables, previo a emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria.

Se exceptúan los casos de auditoría con carácter reservado, en la que sus resultados no deberán discutirse o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial en que la discusión deberá ser parcial.

La comunicación de resultados oral la dispone el Auditor Interno en coordinación con el equipo que tuvo a cargo el estudio, de previo a la comunicación escrita del informe, excepto en los casos de informes especiales relativos a las relaciones de hechos y otros que la normativa contemple.

La Auditoría Interna deberá comunicar los resultados de los servicios de auditoría, en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al Ministro, como superior jerárquico de la Institución y/o a los Titulares Subordinados, que a criterio del Auditor Interno, considere pertinente sean de su conocimiento y/o a otras Entidades externas que corresponda su comunicación, de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley General de Control Interno y la normativa dictada al respecto por la Contraloría General de la República, a efecto de que se tomen las decisiones y las acciones pertinentes de conformidad con los plazos que dicha Ley señala, ya que la Administración tiene la competencia y la autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 35 de la Ley General de Control Interno. Cabe destacar, que los informes indicados deberán ser precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos, completos y oportunos y el Auditor Interno definirá los niveles y competencias para esa comunicación.

La comunicación de los servicios preventivos se hará en forma oral o por escrito a criterio del Auditor Interno, definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme a la naturaleza de los asuntos a que se refiera y su criterio profesional.

Del trámite de los informes y aceptación de las recomendaciones

El informe es el producto sustantivo por medio del cual, la Auditoría Interna agrega valor para el cumplimiento de los objetivos institucionales y velando porque la Administración aplique en su gestión todos aquellos controles internos necesarios y respete los procedimientos que la normativa señala en cada situación en particular.

Los informes de auditoría deben incluir como mínimo los objetivos, el alcance, los hallazgos, las conclusiones, las recomendaciones y demás resultados del trabajo, según la naturaleza de éste y con observancia de las disposiciones legales y normativa emitida por la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la República, Corte Suprema de Justicia y por el Ministerio de Hacienda, entre otros.

Los informes sobre los servicios de auditoría versarán sobre diversos asuntos de su competencia y sobre aspectos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas, civiles y/o penales, los cuales deben cumplir con la normativa técnica y legal correspondiente.

Para los servicios preventivos, el Auditor Interno definirá el contenido y la forma de los informes, oficios u otros medios de comunicación, conforme con la naturaleza de los estudios o las situaciones que los generan.

La Auditoría Interna, en la remisión de sus informes según corresponda, consignará la información referente a lo estipulado en los artículos 36, 37, 38 y 39 de la Ley N° 8292.

Los informes producto de los servicios de Auditoría, se tramitarán de conformidad con lo dispuesto en el capítulo IV de la Ley General de Control Interno denominado Informes de Auditoría Interna y con observancia del Manual para el Ejercicio de la Auditoría Interna emitido por la Contraloría General de la República.

El Auditor Interno deberá establecer y mantener como parte vital y permanente de la actividad de la Auditoría Interna, un programa en el seguimiento a las recomendaciones, observaciones y demás resultantes de su gestión para asegurarse de su oportuna, adecuada y eficaz atención por parte de la Administración.

Ese programa deberá incluir los resultados de las evaluaciones realizadas por los funcionarios de la Auditoría Interna, Despachos de Contadores Públicos externos y la Contraloría General de la República. El resultado del programa de seguimiento será comunicado por el Auditor Interno al Ministro o al Ente Contralor cuando corresponda, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del artículo 22 de la Ley General de Control Interno.

El Auditor Interno deberá rendir cuentas de su gestión por medio de la presentación de un informe anual de la ejecución del plan de trabajo, de acuerdo a lo señalado en el artículo anterior. Asimismo, deberá presentar informes semestrales y anuales solicitados por la Administración con respecto a los recursos presupuestarios y del plan anual operativo, los cuales se enviarán a ésta para la remisión posterior al Ministerio de Hacienda, al Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y la Contraloría General de la República.

De la responsabilidad y sanciones

El incumplimiento a lo dispuesto en el presente Reglamento será causal de responsabilidad administrativa para el Auditor Interno y para los funcionarios de la Auditoría Interna, el Ministro, Titulares Subordinados y demás funcionarios del Ministerio, de conformidad con lo establecido en el Capítulo V de la Ley General de Control Interno.

La determinación de responsabilidades y aplicación de las sanciones administrativas corresponde al órgano competente, según las regulaciones internas y la normativa que resulte aplicable.

La Administración del MINAE pondrá a disposición este Reglamento en la página web de esta Institución, en el módulo de Auditoría para que sea del conocimiento de los funcionarios de este Ministerio y de la Sociedad Civil.

Déjese sin efecto el oficio DA-008-88 del 20 de junio de 1988, que se venía utilizando como "Reglamento de Organización y funciones de la Auditoría Interna", el cual fue aprobado por el Dr. Álvaro Umaña Quesada, Ministro en su oportunidad del MINAE.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, a los once días del mes de marzo del dos mil ocho.