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OutcomeResultado
The circular instructs registrars on how to apply the expiry of Transitory Provision IX of the Notarial Code and the cure period of Article 468(5) of the Civil Code to properties with a warning notice or immobilization, distinguishing whether the document was filed before or after the precautionary measure.La circular instruye a los registradores cómo aplicar la caducidad del Transitorio IX del Código Notarial y el plazo de subsanación del artículo 468 inciso 5 del Código Civil, en fincas con nota de advertencia o inmovilización, distinguiendo si el documento se presentó antes o después de la medida cautelar.
SummaryResumen
This Circular from the Director of the Real Property Registry sets out the rules for applying the expiry provision of Transitory Provision IX of the Notarial Code —which expires on 22 November 2003— and the deadline in Article 468(5) of the Civil Code to documents filed against properties that bear an administrative warning notice or an immobilization (administrative or judicial). It distinguishes whether the document was filed before or after the precautionary measure appears in the registry. If before, the expiry does not run and registration may proceed once the measure is lifted; if after, the expiry applies. It also explains that, once the measure is lifted, interested parties have a non-extendable one-year period to cure defects and register. The directive incorporates later amendments by Directive RIM-001-2015, which clarify the effects of each precautionary measure: an administrative warning notice does not block registrations or suspend expiry, whereas immobilization does remove the property from registry traffic and suspends expiry of prior valid documents.Esta circular de la Dirección del Registro de la Propiedad Inmueble establece las reglas para aplicar la caducidad del Transitorio IX del Código Notarial —que vence el 22 de noviembre de 2003— y del plazo del artículo 468 inciso 5 del Código Civil, a los documentos presentados sobre fincas que ostentan una nota de advertencia administrativa o una inmovilización (administrativa o judicial). Se distingue si el documento se presentó antes o después de que apareciera la medida cautelar en la publicidad registral. Si es anterior, la caducidad no corre y la inscripción procede una vez levantada la medida; si es posterior, opera el vencimiento. También se explica que, cancelada la medida, los interesados disponen de un año improrrogable para subsanar defectos e inscribir. La directriz incorpora modificaciones posteriores de la Directriz RIM-001-2015, que precisan los efectos de cada medida cautelar: la nota de advertencia no impide inscripciones ni suspende caducidad, mientras que la inmovilización sí retira el inmueble del tráfico registral y suspende la caducidad de documentos previos vigentes.
Key excerptExtracto clave
I. Conduct a prior study of the file, in order to determine: A. Whether the filing date of the document predates the existence in the registry publicity of the warning notice or immobilization due to internal error, which refers to the administrative proceeding. If so, the expiry period set by the aforementioned Transitory Provision IX, which expires on 22 November 2003 (Article 455 Civil Code), shall not apply to the document; that is, registration of those documents is permissible at any later date when they are placed on the desk for such purposes, provided it is verified that the Director of this Office ordered the cancellation of the warning notice or the respective immobilization of the property. B. Conversely, if from the study of the file it is determined that the annotation is subsequent, the procedure set out in the said Transitory Provision IX must be followed; therefore, the presentation entry for the same expires on 22 November 2003, and registration at a later date is not permissible. C. It is clarified that once the removal of the warning notice or immobilization is registered, interested parties have a non-extendable period of one year to register the documents whose expiry period was suspended for the reasons referred to in this Circular, in accordance with the period set out in Article 468(5) of the Civil Code, which constitutes the maximum period granted to cure defects in a document and accomplish its subsequent registration.I. Efectuar previo estudio del expediente, con el objeto de determinar: A. Si la fecha de presentación del documento, es anterior a la existencia en la publicidad registral de la nota de advertencia o inmovilización por error interno, que remite al procedimiento administrativo. De ser así, al documento no se le aplicará el plazo de caducidad que establece el citado transitorio IX, que vence el 22 de noviembre de 2003 (artículo 455 Código Civil), es decir, es procedente la inscripción de esos documentos en cualquier fecha posterior en que sean puestos al despacho para tales efectos, siempre y cuando, se verifique que la Dirección de esta Oficina ordenó la cancelación de la nota de advertencia o de la respectiva inmovilización de la propiedad. B. A contrario sensu, si del estudio del expediente, se determina que la anotación es posterior, debe procederse, de la manera que establece el referido transitorio IX, por tal circunstancia, el asiento de presentación de los mismos vence el 22 de noviembre de 2003, no siendo procedente la inscripción en fecha posterior. C. Se aclara que una vez inscrito el levantamiento de la nota de advertencia o inmovilización, los interesados cuentan con un término improrrogable de un año para inscribir los documentos cuyo plazo de caducidad fue suspendido por las causas a que se refiere esta circular, conforme al término indicado en el inciso 5 del numeral 468 del Código Civil, que constituye el plazo máximo otorgado para subsanar los defectos de un documento y efectuar su consecuente inscripción.
Pull quotesCitas destacadas
"A. Si la fecha de presentación del documento, es anterior a la existencia en la publicidad registral de la nota de advertencia o inmovilización por error interno, que remite al procedimiento administrativo. De ser así, al documento no se le aplicará el plazo de caducidad que establece el citado transitorio IX."
"A. If the filing date of the document predates the existence in the registry publicity of the warning notice or immobilization due to internal error, which refers to the administrative proceeding. If so, the expiry period set by the said Transitory Provision IX shall not apply to the document."
Apartado I.A
"A. Si la fecha de presentación del documento, es anterior a la existencia en la publicidad registral de la nota de advertencia o inmovilización por error interno, que remite al procedimiento administrativo. De ser así, al documento no se le aplicará el plazo de caducidad que establece el citado transitorio IX."
Apartado I.A
"Se aclara que una vez inscrito el levantamiento de la nota de advertencia o inmovilización, los interesados cuentan con un término improrrogable de un año para inscribir los documentos cuyo plazo de caducidad fue suspendido... conforme al término indicado en el inciso 5 del numeral 468 del Código Civil."
"It is clarified that once the removal of the warning notice or immobilization is registered, interested parties have a non-extendable period of one year to register the documents whose expiry period was suspended... in accordance with the period set out in Article 468(5) of the Civil Code."
Apartado I.C
"Se aclara que una vez inscrito el levantamiento de la nota de advertencia o inmovilización, los interesados cuentan con un término improrrogable de un año para inscribir los documentos cuyo plazo de caducidad fue suspendido... conforme al término indicado en el inciso 5 del numeral 468 del Código Civil."
Apartado I.C
"La medida cautelar de 'nota de advertencia administrativa', al tener efectos de mera publicidad noticia, no impide la inscripción de documentos presentados con posterioridad a su imposición y por tanto, no suspende su plazo de caducidad."
"The precautionary measure of 'administrative warning notice', having effects of mere publicity notice, does not prevent the registration of documents filed after its imposition and therefore does not suspend their expiry period."
Modificación Directriz RIM-001-2015, punto A
"La medida cautelar de 'nota de advertencia administrativa', al tener efectos de mera publicidad noticia, no impide la inscripción de documentos presentados con posterioridad a su imposición y por tanto, no suspende su plazo de caducidad."
Modificación Directriz RIM-001-2015, punto A
Full documentDocumento completo
in the entirety of the text - Complete Text of Regulation 15 Application and Exception of the Expiration of Transitory Provision IX of the Notarial Code and of subsection 5 of article 468 of the Civil Code, on Immobilized Properties or those with an Administrative Warning Notice.
Complete Text of record: 1067C3 REAL PROPERTY PUBLIC REGISTRY DIRECTORATE REAL PROPERTY PUBLIC REGISTRY DIRECTORATE REGISTRY CIRCULAR NO. DRP-015-2003 From: Lic. Róger Hidalgo Zúñiga Directorate Real Property Registry To: Sub-directorate, Legal Advisory, Technical Advisory, Registry Coordination, Coordination of the Services Area, Heads of Registrars and Registrars Subject: Application and exception of the expiration of Transitory Provision IX of the Notarial Code and of subsection 5 of article 468 of the Civil Code, on immobilized properties or those with an administrative warning notice (nota de advertencia administrativa).
Date: October 15, 2003 As is known to all, this coming November 22 the term for requesting the registration of acts or contracts, submitted to the Registry prior to the entry into force of the Notarial Code (November 22, 1998), said transitory provision is clear regarding the expiration date of the presentation entries for the related documents, it is necessary to keep in mind that there are documents pending registration on properties that have a warning notice or are immobilized, due to the processing of an administrative case of this Office, or by virtue of a judicial order. In the study of these documents, it is important to correlate the date on which they were submitted to the Registry, in order to determine whether the expiration applies or is suspended. In this regard, the procedure shall be as follows:
A. If the date of submission of the document is prior to the existence in the registry publicity of the warning notice or immobilization due to internal error, which refers to the administrative procedure. If so, the document shall not be subject to the expiration period established by the cited Transitory Provision IX, which expires on November 22, 2003 (article 455 Civil Code); that is, the registration of those documents is permissible on any subsequent date on which they are submitted for such purposes, provided that it is verified that the Directorate of this Office ordered the cancellation of the warning notice or the respective immobilization of the property.
B. Conversely, if from the study of the case file it is determined that the annotation is subsequent, the procedure established by the referenced Transitory Provision IX must be followed; due to this circumstance, the presentation entry for the same expires on November 22, 2003, and registration on a subsequent date is not permissible.
C. It is clarified that once the lifting of the warning notice or immobilization is registered, the interested parties have a non-extendable term of one year to register the documents whose expiration period was suspended due to the causes referred to in this circular, in accordance with the term indicated in subsection 5 of article 468 of the Civil Code, which constitutes the maximum period granted to remedy the defects of a document and carry out its consequent registration. In order not to leave the parties to the documents whose registration process was suspended defenseless, it is necessary and mandatory for registrars to study the history of the property in question, to corroborate thus the registration date of the lifting of the immobilization.
The foregoing, in order to determine that the detained documents are registered within the year following said lifting.
A. If the documents were submitted to the Registry before the immobilization by judicial order was annotated, the expiration cannot be applied due to the legal situation of the property, and those documents may be registered on any subsequent date, provided that the judicial immobilization has been canceled by the competent authority.
B. Conversely, if the documents were submitted to the Registry after the registration of the immobilization by judicial order, the expiration of Transitory Provision IX applies to them.
C. It is reiterated that in these cases, what is prescribed in point C. referred to above must be observed.
You are instructed that the procedure detailed in the preceding paragraphs is also applicable to those documents submitted to this Registry on a date subsequent to the entry into force of the Notarial Code (November 22, 1998), which are suspended and annotated on properties with the legal situation addressed in this circular (judicial immobilizations, administrative immobilizations by the Registry, or with an administrative warning notice).
Finally, it is clarified to you that the period is suspended for documents that are in the process of formal qualification, until the result thereof is notified to the respective notary, with the deposit of the document in the archive.
(Note from Sinalevi: Through directive No. RIM-001-2015, the scope of the present regulation is modified in the following sense: "... it is convenient and necessary to modify the provisions of Circular DRP-015-2003 dated October 15, 2003, therefore, in accordance with the scope of subsections f) and g) of article 8 of the Regulation of Organization of the Real Estate Registry, the following administrative provisions are issued, for an adequate application of the regulations contained in subsection 5) of article 468 of the Civil Code, regarding the validity of document annotations related to properties that present in their registry publicity, administrative warning notes, immobilization, as well as the judicial precautionary measure (medida cautelar) of immobilization, which is done in the following manner:
A. The precautionary measure of "administrative warning notice", having effects of mere publicity notice, does not prevent the registration of documents submitted subsequent to its imposition and, therefore, does not suspend its expiration period. The foregoing is applicable provided the document does not express a provision to the contrary, for example: a transfer that is made free of encumbrances and annotations.
In the event that there is a document annotated on a property, over which an administrative warning notice subsequently arises, this shall not suspend the expiration period of the previously annotated document and registration may proceed provided it has no defects that prevent it.
B. The administrative precautionary measure of "immobilization (inmovilización)" withdraws from the registry traffic the property upon which it is imposed. This consequence shall be maintained until the matter is clarified through judicial channels, or the interested and affected parties by the inaccuracy that gave rise to it, authorize through a suitable document those acts that promote its correction. This document shall be subjected to the registry qualification framework and once it clears it, to the analysis of the Directorate or Sub-directorate of this Registry, which shall determine if it is permissible or not to order its lifting.
In the qualification of a valid document that relates to a property over which an administrative precautionary measure of immobilization subsequently arises, after clearing the respective qualification framework and completing the study of the administrative case file associated with that precautionary measure, the registrar must forward the document for its assessment by the Directorate or Sub-directorate of this Registry, which shall resolve accordingly. In the case that the defect is the lack of payment of stamps, registration fees (derechos de Registro), or transfer tax, the provisions of point 2) of Circular DRP-026-1999 must be complied with, in the sense that for that document to be considered valid (and therefore for the suspension of expiration to be applicable to it), it must have been submitted to the registry current (corriente registral) within three months counted from its submission to the Daybook (Diario), with all stamps, registration fees, and transfer tax duly paid.
Regarding the annotation of a judicial immobilization, this causes on the property the same effects as the administrative precautionary measure indicated in the first paragraph of this point B.
In the event that there is a document annotated on a property, upon which an annotation of judicial immobilization (supervening judicial precautionary measure) is subsequently imposed, this shall suspend the expiration period of the previously annotated document (as provided in Circular DRP-015-2003), without requiring any assessment from the Directorate or Sub-directorate. For the indicated suspension to be permissible, the document must be valid, and what is provided by point 2) of Circular DRP-026-1999 is equally applicable, that is: having been submitted to the registry current within three months counted from its submission to the Daybook, with all stamps, registration fees, and transfer tax duly paid.
The suspension of expiration for these documents shall be maintained until the lifting of the immobilization, ordered by the judicial or administrative authority that ordered its recording, is registered. From that moment, the interested parties have a non-extendable term of one year to register the annotated document, which constitutes the maximum period granted to remedy the defects of a document and carry out its consequent registration.
Finally, if a document is filed that is annotated on a property that already publicizes an administrative precautionary measure of "immobilization (inmovilización)" or a judicial annotation of immobilization, neither of the two precautionary measures shall suspend the expiration period of the document in question.
C. By reason of the scope of this Directive and from the date of its entry into force, the interested parties in documents that are annotated on properties that have an administrative warning notice recorded, which in accordance with the scope of Circular DRP-015-2003 had their register them, the same that constitutes the maximum period granted to remedy the defects of a document and carry out its consequent registration. Once the indicated term has elapsed, the annotations of these documents shall expire...") San José, October 16, 2003.
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 15 Aplicación y Excepción de la Caducidad del Transitorio IX del Código Notarial y del inciso 5 del artículo 468 del Código Civil, en Fincas Inmovilizadas o con nota de Advertencia Administrativa.
Texto Completo acta: 1067C3 DIRECCIÓN REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD INMUEBLE DIRECCIÓN REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD INMUEBLE CIRCULAR REGISTRAL Nº DRP-015-2003 De: Lic. Róger Hidalgo Zúñiga Dirección Registro de la Propiedad Bienes Inmuebles Para: Subdirección, Asesoría Jurídica, Asesoría Técnica, Coordinación Registral, Coordinación del Área de Servicios, Jefes de Registradores y Registradores Asunto: Aplicación y excepción de la caducidad del transitorio IX del Código Notarial y del inciso 5 del artículo 468 del Código Civil, en fincas inmovilizadas o con nota de advertencia administrativa.
Fecha: 15 de octubre de 2003 Como es conocido de todos, el próximo 22 de noviembre vence el término para solicitar la inscripción de los actos o contratos, presentados al Registro antes de la entrada en vigencia del Código Notarial, (22 de noviembre de 1998), de acuerdo con lo que informa el transitorio IX del Código Notarial. A pesar de que dicho transitorio es claro en cuanto a la fecha de caducidad de los asientos de presentación de los relacionados documentos, es necesario tener en cuenta, que existen documentos pendientes de inscripción en las fincas que se encuentran con nota de advertencia o inmovilizadas, debido al trámite de un expediente administrativo de esta Oficina, o en virtud de una orden judicial. En el estudio de estos documentos, es importante, relacionar la fecha en que se presentaron al Registro, a fin de determinar, si la caducidad se aplica o se encuentra suspendida. Al respecto, deberá procederse así:
A. Si la fecha de presentación del documento, es anterior a la existencia en la publicidad registral de la nota de advertencia o inmovilización por error interno, que remite al procedimiento administrativo. De ser así, al documento no se le aplicará el plazo de caducidad que establece el citado transitorio IX, que vence el 22 de noviembre de 2003 (artículo 455 Código Civil), es decir, es procedente la inscripción de esos documentos en cualquier fecha posterior en que sean puestos al despacho para tales efectos, siempre y cuando, se verifique que la Dirección de esta Oficina ordenó la cancelación de la nota de advertencia o de la respectiva inmovilización de la propiedad.
B. A contrario sensu, si del estudio del expediente, se determina que la anotación es posterior, debe procederse, de la manera que establece el referido transitorio IX, por tal circunstancia, el asiento de presentación de los mismos vence el 22 de noviembre de 2003, no siendo procedente la inscripción en fecha posterior.
C. Se aclara que una vez inscrito el levantamiento de la nota de advertencia o inmovilización, los interesados cuentan con un término improrrogable de un año para inscribir los documentos cuyo plazo de caducidad fue suspendido por las causas a que se refiere esta circular, conforme al término indicado en el inciso 5 del numeral 468 del Código Civil, que constituye el plazo máximo otorgado para subsanar los defectos de un documento y efectuar su consecuente inscripción. A efecto de no causar indefensión a las partes de los documentos cuyo trámite de inscripción fue suspendido, es necesario y obligatorio, que los registradores estudien la historia del inmueble de que se trate, para corroborar así, la fecha de inscripción del levantamiento de la inmovilización.
Lo anterior, a fin de determinar que los documentos detenidos se inscriban dentro del año siguiente a dicho levantamiento.
A. Si los documentos se presentaron al Registro antes de que se anotara la inmovilización por orden judicial, la caducidad no puede aplicarse debido a la situación jurídica del inmueble, pudiendo inscribirse esos documentos, en cualquier fecha posterior, siempre y cuando se haya cancelado la inmovilización judicial por la autoridad competente.
B. A contrario sensu, si los documentos se presentaron al Registro después de inscrita la inmovilización por orden judicial, se les aplica la caducidad del transitorio IX.
C. Se reitera que en estos casos, debe observarse lo prescrito en el punto C. referido anteriormente.
Se les instruye que el procedimiento detallado en los párrafos que preceden, también es de aplicación para aquellos documentos presentados ante este Registro en fecha posterior a la entrada en vigencia del Código Notarial (22 de noviembre de 1998), que se encuentran suspendidos y anotados sobre inmuebles con la situación jurídica sobre la que versa esta circular (inmovilizaciones judiciales, administrativas del Registro o con nota de advertencia administrativa).
Finalmente, se les aclara que los documentos que se encuentran en trámite de calificación formal, tienen el plazo suspendido, hasta que sea notificado el resultado de la misma al notario respectivo, con el depósito del documento en el archivo.
(Nota de Sinalevi: Mediante directriz N° RIM-001-2015, se modifican los alcances de la presente normar en el siguiente sentido: "... resulta conveniente y necesario modificar las disposiciones de la Circular DRP-015-2003 de fecha 15 de octubre de 2003, por lo que de conformidad con los alcances de los incisos f) y g) del artículo 8 del Reglamento de Organización del Registro Inmobiliario, se emiten las siguientes disposiciones de carácter administrativo, para una adecuada aplicación de la normativa contenida en el inciso 5) del artículo 468 del Código Civil, respecto de la vigencia de las anotaciones de documentos relativos a inmuebles que presenten en su publicidad registral, notas de advertencia administrativa, inmovilización, así como la medida cautelar judicial de inmovilización, lo cual se hace de la siguiente manera:
A. La medida cautelar de "nota de advertencia administrativa", al tener efectos de mera publicidad noticia, no impide la inscripción de documentos presentados con posterioridad a su imposición y por tanto, no suspende su plazo de caducidad. Lo anterior siempre y cuando del documento no se manifieste disposición en contrario, por ejemplo: un traspaso que se haga libre de gravámenes y anotaciones.
Para el caso de que exista anotado un documento en un inmueble, sobre el cual sobreviene una nota de advertencia administrativa, esta no suspenderá el plazo de caducidad del documento previamente anotado y se podrá proceder a su inscripción siempre y cuando no tenga defectos que lo impidan.
B. La medida cautelar administrativa de "inmovilización", retira del tráfico registral el inmueble al cual se le impone. Esta consecuencia se mantendrá hasta tanto se aclare el asunto en vía judicial, o las partes interesadas y afectas por la inexactitud que le dio origen, autoricen mediante documento idóneo aquellos actos que promuevan su saneamiento. Este documento será sometido al marco de calificación registral y una vez lo supere, al análisis de la Dirección o Subdirección de este Registro, la cual dispondrá si es procedente o no ordenar su levantamiento.
En la calificación de un documento vigente, que se relaciona con un inmueble al cual le sobreviene una cautelar administrativa de inmovilización, luego de superar este el marco de calificación respectivo y realizado el estudio del el documento para su valoración por parte de la Dirección o Subdirección de este Registro, la cual resolverá lo que corresponda. Para el caso de que el defecto sea falta de pago de timbres, derechos de Registro o impuesto de traspaso, se deberá estar a lo dispuesto por el punto 2) de la Circular DRP-026-1999, en el sentido de que para ser considerado ese documento como vigente (y por lo tanto serle aplicable la suspensión de la caducidad), deberá haberse presentado a la corriente registral dentro de los tres meses contados a partir de su presentación al Diario, con todos los timbres, derechos de Registro e impuesto de traspaso debidamente cancelados.
En cuanto a la anotación de una inmovilización judicial, esta provoca sobre el inmueble los mismos efectos que la cautelar administrativa señalada en el párrafo primero de este punto B.- Para el caso de que exista anotado un documento en un inmueble, sobre el cual se impone con posterioridad una anotación de inmovilización judicial (medida cautelar judicial sobrevenida), esta suspenderá el plazo de caducidad del documento previamente anotado (tal y como está dispuesto en la Circular DRP-015-2003), sin que se requiera valoración alguna por parte de la Dirección o Subdirección. Para que sea procedente la suspensión indicada, el documento deberá encontrarse vigente, siéndole aplicable de igual forma, lo dispuesto por el punto 2) de la Circular DRP-026-1999, es decir: haberse presentado a la corriente registral dentro de los tres meses contados a partir de su presentación al Diario, con todos los timbres, derechos de Registro e impuesto de traspaso debidamente cancelados.
La suspensión de la caducidad para estos documentos, se mantendrá hasta tanto no se inscriba el levantamiento de la inmovilización, ordenado por la autoridad judicial o administrativa que dispuso su consignación. A partir de ese momento, los interesados cuentan con un término improrrogable de un año para inscribir el documento anotado, el cual constituye el plazo máximo otorgado para subsanar los defectos de un documento y efectuar su consecuente inscripción.
Finalmente, si ingresa un documento que se anota sobre una finca que ya publicita una cautelar administrativa de "inmovilización" o una anotación judicial de inmovilización, ninguna de las dos medidas cautelares suspenderá el plazo de caducidad del documento en cuestión.
C. En razón de los alcances de esta Directriz y a partir de la fecha de su entrada en vigencia, los interesados en los documentos que se encuentren anotados sobre inmuebles que tengan consignada una nota de advertencia administrativa, la cual de conformidad con los alcances de la Circular DRP-015- 2003 tenían suspendido su plazo de caducidad, tendrán un término improrrogable de un año para inscribirlos, mismo que constituye el plazo máximo otorgado para subsanar los defectos de un documento y efectuar su consecuente inscripción. Transcurrido el término indicado, caducarán las anotaciones de estos documentos...") San José, 16 de octubre del 2003.
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