Regulation of the Organizational, Technical and Administrative Structure of the State Phytosanitary ServiceReglamento de la Estructura Organizativa, Técnica y Administrativa del Servicio Fitosanitario del Estado

Of the Competence of the State Phytosanitary Service

7664: Law of Phytosanitary Protection.

For the entry into force of a phytosanitary measure, the State Phytosanitary Service, except in cases of proven urgency, must grant a reasonable period so that producers, importers, and exporters can make the pertinent adjustments.

Of the Functions of the State Phytosanitary Service

The proper administration, care, maintenance, and good use of those resources shall be the responsibility of the State Phytosanitary Service.

The resources must be used solely and exclusively for the development of the functions of the State Phytosanitary Service for the achievement of the objectives of the Law of Phytosanitary Protection.

The State Phytosanitary Service shall have the following general attributions, functions, and obligations:

1. To ensure the protection of plants.

2. To advise on phytosanitary and sanitary matters, as well as to recommend the issuance of the necessary legal rules in this field.

3. To determine and carry out, in the different instances, the pertinent actions for compliance with the law and its regulations.

4. To submit to the Minister the regulations, their modifications, and the provisions that guarantee the application of the Law of Phytosanitary Protection.

5. To order and execute the technical, regulatory, legal, and administrative measures to avoid, prevent, and delay the introduction or establishment of new pests in plants.

6. To oversee the application of technical, administrative, and legal measures to eradicate, control, or retard the spread of pests already introduced.

7. To carry out phytosanitary control in the national and international exchange of plants, biological control agents (agentes de control biológico) and other types of organisms used in agriculture, packaging and conditioning materials, and means of transport capable of spreading or introducing pests that threaten food security and the economic activity on which agricultural production is based.

8. To formulate and order the execution of pest survey and detection programs, as well as emergency plans.

9. To carry out the diagnosis of the phytosanitary status of the country.

10. To establish and keep updated a national information system regarding the phytosanitary status. Said system shall be available to all instances of the Ministry of Agriculture and Livestock.

11. To make the official declaration of pest presence and their quarantine importance.

12. To organize, endorse, or not endorse, and support the preparation, dissemination, and application of specific programs for the prevention and combat of existing pests.

13. To promote and control integrated pest management and the appropriate methodologies that are used.

14. To control the phytosanitary quality of propagation material.

15. To control chemical, biological, or related substances for agricultural use with regard to registration, import, export, quality, tolerance, residues, dosages, effectiveness, toxicity, presentation to the public, conservation and handling, trade, general conditions of use, safety and precautions in transport, storage, disposal of containers and residues of such substances; likewise to control the equipment necessary to apply them and any other activity inherent to this matter.

16. To control the phytosanitary and sanitary quality of export plants, to issue phytosanitary certificates, in accordance with the international treaties in force on the subject, the law, and normative and regulatory provisions.

17. To regulate, in the area of phytoprotection, the import, export, research, transgenic materials and other genetically modified organisms for agricultural use or their products.

18. To promote, support, and endorse the phytosanitary scientific research that is required.

19. To manage technical and financial support from national and international organizations to strengthen the State Phytosanitary Service.

20. To recommend to the Executive Branch the ad honorem appointment of phytosanitary authorities.

21. To ensure the administration, control, and use of the resources obtained by applying this law.

22. To provide, under a prior agreement, training, advice, and consultancies in phytosanitary matters.

23. To promote the international harmonization of phytosanitary measures.

24. To sign agreements, cooperation agreements, memoranda of understanding, and similar instruments with public or private, national or international subjects in matters within the scope of its competence.

25. Any other that corresponds to it in accordance with the Law.

Of the Organization and Structure

Organization and Direction

32994 of March 14, 2006).

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Of the Functions of the Executive Director and Deputy Executive Director

32994 of March 14, 2006).

32994 of March 14, 2006).

Of the Technical Support Area

32994 of March 14, 2006).

Of the Information and Notification Area

32994 of March 14, 2006).

Of the Technical Managements

32994 of March 14, 2006).

Of the Administrative and Financial Management

32994 of March 14, 2006).

Of the Income and Budgets of the State Phytosanitary Service

Of the Administration of Income

The places for the collection of income of the State Phytosanitary Service shall be determined by the Executive Directorate in accordance with the needs and possibilities of the Phytosanitary Service. The places of collection shall be made known in a timely manner through available and appropriate communication media.

Said monies shall have as their sole destination the Trust of the State Phytosanitary Service.

All income of money to the Service must be made in cash, or other suitable and legally authorized means, in such a way that it is possible to verify that the service was received by the user and that the payment effectively entered the Trust.

The State Phytosanitary Service shall develop, in accordance with existing technology, the procedures and systems for collection and income control, which guarantee the normal collection and deposit, as well as the daily cash settlements that include the different collection concepts.

The State Phytosanitary Service shall be the one to keep the suitability of the collection procedures and systems under constant review, in order to propose them to higher authorities and apply the corresponding modifications to continuously update the procedures and systems of collection in accordance with future needs. Likewise, the State Phytosanitary Service has the power to exempt from collection all those services considered of official and/or national interest.

The State Phytosanitary Service shall be the one that supervises, controls, and oversees, continuously, the correct application of the established controls and the normal collection and deposit, in the current accounts and collection cashier destined for the collection of services.

The State Phytosanitary Service shall manage the opening of current accounts in the national banking system that are necessary to facilitate and provide security; whose final destination shall be the Trust, under the name of State Phytosanitary Service; in them, the funds corresponding to all income generated by the execution of the Law shall be collected, for the following concepts: service charges, control work, auctions or direct sales, fines, legacies, and donations.

In addition, the Trust shall maintain separate accounting for the resources of the Emergency Fund.

Of the total income collected from the sale of services and Transitory Provision 1 of Law No. 7664 of Phytosanitary Protection, up to ten percent (10%) of the total collection may be allocated to the Emergency Fund, and of what is allocated to this fund, up to thirty percent (30%) may be used for the prevention of pests.

Disbursements from the Emergency Fund must be supported, in the case of pest prevention, by a plan approved by the Executive Director of the State Phytosanitary Service, and for the attention of emergencies, by an official declaration of phytosanitary emergency.

The funds authorized by Law for the State Phytosanitary Service may be invested only in securities issued by public law entities and in accordance with the guidelines and directives issued, within their respective competencies, by the bodies of the Public Administration.

(Thus reformed by article 1 of executive decree No. 36763 of August 24, 2011)

Of the Budgets and Annual Work Plans

The Annual Budget of income and for endorsement by the Ministerial Office, prior to its presentation to the General Comptroller of the Republic. For all purposes, it shall be processed by the State Phytosanitary Service.

Of the Procedures

Procedure for the Donation of Confiscated or Declared Abandoned Goods

The phytosanitary authorities that carry out confiscations, or who in the exercise of their functions keep in custody goods declared abandoned, must communicate and immediately transfer, when said goods qualify for donation and sale, to the administration for their custody, which must receive them under inventory.

The Executive Director, without the need for a public deed, may donate or authorize the donation of the confiscated goods, to non-profit institutions or organizations, as provided in article 83 of the Law of Phytosanitary Protection.

1. For this purpose, the State Phytosanitary Service shall keep a Book of Records where the detail of the name of the person receiving the donation, the goods donated, the place, day, and time when the donation is authorized, and the place, day, and time when the delivery of the donated goods becomes effective, and the name, qualifications, and signature of the person receiving the goods shall be recorded. Said book shall be opened, sealed, and signed by the Executive Director, or by whomever the latter designates.

2. Any party interested in the donation must submit to the Executive Director the following:

• a)A formal written request, containing at least: place, date; full name and qualifications of the representative, name of the institution or body, activity or purpose of the institution or body; end to which the goods will be put.
• b)A photocopy of the identity card of the petitioner or their representative.
• c)A certificate of legal personality, issued no more than three months prior.
• d)Any other document that is requested, as the case may be.

3. In this case, the responsibility of the State Phytosanitary Service extends up to the moment it is recorded in the Book of Donations that the donation becomes effective.

4. The donation of goods whose value exceeds one million colones, must be done by public deed.

5. Those agricultural inputs that are prohibited by the legislation in force may not be donated.

Of the Procedure for Auction and Sale of Confiscated or Abandoned Goods

The Executive Director shall authorize the auction or sale of those movable goods that have been confiscated and that will not be donated, nor are necessary for the State Phytosanitary Service, following the procedure below:

1. Once the auction is authorized, the State Phytosanitary Service shall begin the corresponding procedure in order to execute it.

2. The State Phytosanitary Service, together with the respective Technical Manager who carried out the confiscation of the goods to be auctioned, shall proceed to draw up an inventory of all the goods, and the condition or quality thereof.

3. Once the inventory is drawn up, the State Phytosanitary Service shall proceed to request the valuation of the goods, from two external experts appointed by the Executive Director for this purpose.

4. Once the appraisal has been conducted, two consecutive edicts shall be published in the official gazette, expressing the day, time, and place where the auction must take place, which may not be held if fifteen days have not elapsed after the first publication.

5. No bid shall be accepted that does not cover the appraisal of the goods.

6. To take part in the auction, interested parties or bidders must previously deposit, to the order of the Trust, one-fifth of the appraisal of the goods, without which requirement offers shall not be accepted.

7. Said deposits shall be returned to their respective owners, as soon as possible, except for the one corresponding to the highest bidder, which shall be retained on deposit as a guarantee of the fulfillment of their obligation and, where appropriate, as part of the sale price.

8. The auction act shall be presided over by the Legal Advisor of the State Phytosanitary Service, with the assistance of the secretary, two witnesses, and the auctioneer. It shall begin by reading the list of goods and the conditions of the auction.

9. The bids that are accepted and the best ones that are successively made shall be announced, and the act shall conclude when, because no one improves the last bid, the auctioning official deems it appropriate.

10. If there are bidders and for any incident the auction cannot be held on the scheduled day, it shall be held on the following business day, without the need for new notices.

11. If there is no legally admissible bid, the matter shall be reported to the Executive Director so that, as appropriate, they may set a new date.

12. Once the auction has been legally concluded, it shall be approved at the same act and the successful bidder shall be ordered to pay the price within the following three business days at the collection office of the central offices of the State Phytosanitary Service.

13. If the successful bidder does not pay the price within the following three business days, the auction shall be considered void; and in this case, and in any other in which the auction is ineffective due to the fault of the successful bidder, the latter shall forfeit, in favor of the State Phytosanitary Service, the deposit made.

14. Once the price has been paid at the central offices, the State Phytosanitary Service shall order the delivery of the goods sold to the successful bidder and shall issue the corresponding administrative resolution, in cases where the amount of said goods is less than one million colones, and in those cases where the sum exceeds one million colones, it shall authorize the preparation of the corresponding public deed.

15. Officials of the State Phytosanitary Service are barred from participating in the auction as bidders.

16. The costs of the public deed and taking possession of the goods shall be borne by the successful bidder.

Of the Administrative Procedures as a Consequence of the Application of Phytosanitary Measures

General Provisions

For the application of the technical measures contemplated in the Law of Phytosanitary Protection and its Regulations, three types of procedures shall be followed: a summary procedure, a special procedure, and an ordinary procedure.

1. The summary procedure shall be used in cases where technical measures need to be applied that do not have a specific procedure, such as in cases where there is:

• a)Risk of introduction or dissemination of a quarantine or economic pest on plants, biological control agents, and other types of organisms for agricultural use and their packaging.
• b)Need to combat a pest of economic or quarantine importance, present in plants or vegetables.
• c)Need to retard the spread of a plant pest in the country.
• d)Need to detain to: order reconditioning, order treatment, order re-forwarding, order redestination, order rejection, take samples for laboratory analysis of plants, vegetables, and product waste.
• e)Need to detain to order: re-forwarding, redestination, repackaging, refilling, rejection, take samples for laboratory analysis of chemical, biological, biochemical, or related substances for use in agriculture.
• f)Need to confiscate: plants, vegetables, and their waste, or chemical, biological, biochemical, or related substances for use in agriculture.
• g)Risk of contamination with chemical, biological, biochemical, and related substances for agricultural use.
• h)Any other procedure originating from a technical measure that is not the case indicated below.

2. The special procedure shall be used, only in cases where technically the destruction or immediate re-forwarding of plants, biological control agents, and other types of organisms for use in agriculture and their packaging are required as the only options to eliminate a pest of quarantine importance that, due to its characteristics, can be introduced, disseminated, and established rapidly and cause serious damage to national agriculture, as provided for in article 81 of the Law of Phytosanitary Protection, making it necessary to proceed immediately and dispense with all procedure. However, in these cases, the following documentation must exist at a minimum: analysis from laboratories in cases where it is possible to carry them out, detention record or confiscation record, and destruction record.

3. In all other cases, the ordinary procedure shall be carried out. Before initiating said procedure, the Executive Director together with the Technical Manager in charge of executing the measure shall form, for each specific case, the body responsible for carrying it out.

4. In cases where the respective Technical Regulation establishes a specific administrative procedure, that procedure must be applied; failing that, the administrative procedure regulated herein shall be applied, as appropriate.

Of the Summary Procedure

1. When the cases provided for in article 37, point 1) of this Regulation arise, the State Phytosanitary Service shall follow a summary procedure.

2. The body responsible for carrying it out is the competent technical manager.

3. The summary procedure shall begin with the entry rejection record, the detention record, or, where appropriate, with the visual inspection record.

4. In the summary procedure, there shall be no debates, defenses, nor evidence offered by the parties, but the State Phytosanitary Service must exhaustively verify, on its own motion, the real truth of the facts and the elements of judgment of the case, for which it shall refer to the analyses from the laboratories.

5. Only the technical measure to be adopted shall be notified to the interested party, so that it may be implemented within the period indicated.

6. Once compliance with the technical measures has been supervised by the State Phytosanitary Service, the release of the plants, vegetables, chemical, biological, biochemical, or related substances, and application equipment for use in agriculture shall be ordered. Otherwise, their destruction, confiscation, re-forwarding, or redestination shall be ordered.

7. The summary procedure must be concluded by a final act within a period of up to fifteen days, counted from its initiation, on its own motion or at the instance of a party.

8. Should circumstances warrant it, and the complexity of the matter require it, the phytosanitary authority may convert the initiated procedure into an ordinary procedure in accordance with the terms of the General Law of Public Administration.

Of the Special Procedure

1. The special procedure shall be carried out in the cases provided for in article 37, point 2), of this Regulation, in accordance with article 81 of the Law of Phytosanitary Protection.

2. The body responsible for carrying it out is the phytosanitary authority of the place where the good or goods subject to the application of the phytosanitary measures are located.

3. The special procedure shall begin with the detention record and conclude with the administrative resolution, ordering the destruction or immediate re-forwarding of the plants, biological control agents, and other types of organisms for agricultural use and their packaging as the sole means to eliminate a pest of quarantine importance, which, due to its characteristics, can be introduced, disseminated, established rapidly, and cause serious damage to agriculture.

4. In the special procedure, there shall be no debates, defenses, nor evidence offered by the parties, but the State Phytosanitary Service must exhaustively verify, on its own motion, the real truth of the facts and the elements of judgment of the case, referring to the analyses from the laboratories that support the administrative decision.

5. The administrative resolution issued by the phytosanitary authority within a maximum period of 48 hours must contain a detailed, technically and legally reasoned, and substantiated analysis of the decision adopted; it shall be subsequently notified to the interested party within a maximum period of 24 hours. The interested party is understood to be the owner of the plants, plant products, chemical, biological, biochemical, or related substances, and agricultural application equipment.

Ordinary Procedure

1. The procedures described shall not generate, nor shall they result in, an award of costs (costas) for or against the Servicio Fitosanitario del Estado or the interested party.

2. The Servicio Fitosanitario del Estado shall always have the duty to issue an express resolution within the established time limits. Failure to do so shall be deemed a serious breach of service. Nevertheless, on a single occasion, the Servicio Fitosanitario del Estado, upon prior justification, which must be recorded in the case file (expediente), may extend said time limit for a term of up to ten additional business days for its final resolution.

3. The final act issued outside the time limit shall be valid for all legal purposes.

4. In the absence of an express legal provision regulating the administrative procedure and administrative remedies (recursos administrativos), the provisions of the Ley General de la Administración Pública shall apply.

1. Due communication of the administrative resolution to the interested party is a requirement for its effectiveness, so that it may be enforceable against said party.

2. The communication or notification by the suitable means must contain:

• a)The name and address of the office issuing the notification; b) The known full name of the natural person being notified, or as the case may be, the name of the legal entity and its representative being notified.

3. Every summons (citación) or notification must be signed by the respective phytosanitary authority, indicating the full name of the respective public servant.

Remedies Against Acts Issued by the Servicio Fitosanitario del Estado

The Technical Manager shall have a maximum period of 3 business days to resolve the Motion for Reconsideration.

The Appeal shall be filed before the Executive Director (Director Ejecutivo) of the Servicio Fitosanitario del Estado.

The resolution deciding the appeal must be reasoned.

1. The Technical Manager resolves the reconsideration and no appeal is filed.

2. The Executive Director resolves the appeal and no motion for review is filed.

3. The Minister resolves the motion for review.

Administrative Sanctions

1. The Servicio Fitosanitario del Estado, through the various Technical Managements that comprise it, upon prior completion of the corresponding administrative procedure, as the case may be, may apply, in addition to the corresponding technical measures, administrative sanctions such as: temporary or indefinite suspensions of registrations (registros), temporary or indefinite suspensions of listings (inscripciones), temporary closures of establishments, cancellations, or suspensions of authorizations or permits.

2. In addition to the sanctions and cases indicated in this regulation, there exist the sanctions stipulated in the different Technical Regulations (Reglamentos Técnicos) that supplement the Ley de Protección Fitosanitaria, and in other administrative legal provisions issued for the purpose of filling gaps or legal vacuums in this matter.

3. The application of a phytosanitary measure and an administrative sanction does not prevent, should the Ley de Protección Fitosanitaria have been infringed, or should the commission of a crime or a contravention be proven in accordance with the Criminal Code (Código Penal), the filing of the corresponding complaint (denuncia) before the respective judicial authority.

Repeals and Modifications

7664 and institutional purposes shall be the competent Body of the MAG, responsible for the nationwide execution of the objectives and competencies conferred by the Ley de Protección Fitosanitaria, as well as within the scope of application of the law.

26431-MAG of October 21, 1997, to exclude from the Regional Directorates (Direcciones Regionales) the component relating to Servicios de Protección Fitosanitaria, with planning, coordination, financing, and execution of actions relating to the application of legal and regulatory norms in phytosanitary matters corresponding to the Servicio Fitosanitario del Estado.

26921-MAG of March 20, 1998.

26431-MAG of October 21, 1997.

De la Competencia del Servicio Fitosanitario del Estado

Para la entrada en rigor de una medida fitosanitaria el Servicio Fitosanitario del Estado, salvo casos de urgencia comprobada, deberá otorgar un plazo prudencial a efecto de que los productores, importadores y exportadores puedan realizar los ajustes pertinentes.

De las Funciones del Servicio Fitosanitario del Estado

La correcta administración, cuido, mantenimiento y buen uso de esos recursos, serán responsabilidad del Servicio Fitosanitario del Estado.

Los recursos deberán ser utilizados única y exclusivamente en el desarrollo de las funciones del Servicio Fitosanitario del Estado para el logro de los objetivos de la Ley de Protección Fitosanitaria.

El Servicio Fitosanitario del Estado tendrá como atribuciones, funciones y obligaciones generales, las siguientes:

1. Velar por la protección de las plantas.

2. Asesorar en materia fitosanitaria y sanitaria, así como recomendar la emisión de las normas jurídicas necesarias en este campo.

3. Determinar y efectuar en las diferentes instancias las acciones pertinentes para el cumplimiento de la ley y sus reglamentos.

4. Someter al Ministro los reglamentos, sus modificaciones y las disposiciones que garanticen la aplicación de la Ley de Protección Fitosanitaria.

5. Disponer y ejecutar las medidas técnicas reglamentarias legales y administrativas para evitar, prevenir y retrasar la introducción o el establecimiento de nuevas plagas en los vegetales.

6. Fiscalizar la aplicación de las medidas técnicas, administrativas y legales para erradicar, controlar o retardar la propagación de plagas ya introducidas.

7. Realizar el control fitosanitario en el intercambio, nacional e internacional de vegetales, de agentes de control biológico y otros tipos de organismos usados en la agricultura, materiales de empaque y acondicionamiento y medios de transporte capaces de propagar o introducir plagas que amenacen la seguridad alimentaria y la actividad económica en que se basa la producción agrícola.

8. Formular y disponer la ejecución de los programas de reconocimiento y detección de plagas, así como los planes de emergencia.

9. Realizar el diagnóstico del estado fitosanitario del país.

10. Establecer y mantener actualizado un sistema nacional de información, respecto del estado fitosanitario. Dicho sistema estará a disposición de todas las instancias del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

11. Realizar la declaratoria oficial de presencia de plagas y su importancia cuarentenaria.

12. Organizar, avalar, o no avalar, y apoyar la elaboración, difusión y aplicación de los programas específicos para la prevención y el combate de plagas existentes.

13. Promover y controlar el manejo integrado de plagas y las metodologías apropiadas que se utilicen.

14. Controlar la calidad fitosanitaria del material de propagación.

15. Controlar las sustancias químicas, biológicas o afines para uso agrícola en lo que compete a inscripción, importación, exportación, calidad, tolerancia, residuos, dosificaciones, efectividad, toxicidad, presentación al público, conservación y manejo, comercio, condiciones generales de uso, seguridad y precauciones en el transporte, almacenamiento, eliminación de envases y residuos de tales sustancias; asimismo controlar los equipos necesarios para aplicarlas y cualquier otra actividad inherente a esta materia.

16. Controlar la calidad fitosanitaria y sanitaria de los vegetales de exportación, para expedir los certificados fitosanitarios, de conformidad con los tratados internacionales vigentes en la materia, la ley y disposiciones normativas y reglamentarias.

17. Regular, en el área de la fitoprotección la importación, exportación, investigación, materiales transgénicos y otros organismos genéticamente modificados para uso agrícola o sus productos.

18. Promover, apoyar y avalar la investigación científica fitosanitaria que se requiera.

19. Gestionar el apoyo técnico y financiero de organismos nacionales e internacionales para fortalecer al Servicio Fitosanitario del Estado.

20. Recomendar al Poder Ejecutivo, el nombramiento ad honorem de autoridades fitosanitarias.

21. Velar por la administración, el control y uso de los recursos obtenidos al aplicar esta ley.

22. Brindar, previo convenio, capacitación, asesoramientos y consultorías en materia fitosanitaria.

23. Promover la armonización internacional de las medidas fitosanitarias.

24. Suscribir convenios, acuerdos de cooperación, cartas de entendimiento y similares con sujetos públicos o privados, nacionales o internacionales en materias dentro del ámbito de su competencia.

25. Cualquier otra que le corresponda de acuerdo a la Ley.

De la Organización y Estructura

Organización y Dirección

De las Funciones del Director y Subdirector Ejecutivo

Del Área Técnica de Apoyo

Del Área de Información y Notificación

De las Gerencias Técnicas

De la Gerencia Administrativa y Financiera

De los Ingresos y Presupuestos del Servicio Fitosanitario del Estado

De la Administración de los Ingresos

Los lugares para la recolección de los ingresos del Servicio Fitosanitario del Estado, serán determinados por la Dirección Ejecutiva de acuerdo con las necesidades y posibilidades del Servicio Fitosanitario. Los lugares de cobro se darán a conocer oportunamente mediante los medios de comunicación disponibles y apropiados.

Dichos dineros tendrán como destino único el Fideicomiso del Servicio Fitosanitario del Estado.

Todo ingreso de dinero al Servicio deberá realizarse en dinero efectivo, u otro medio idóneo y legalmente autorizado, de tal forma que se permita comprobar que el servicio fue recibido por el usuario y el pago efectivamente ingresó al Fideicomiso.

El Servicio Fitosanitario del Estado elaborará, de acuerdo con la tecnología existente, los procedimientos y sistemas de cobro y control de ingresos, que garanticen el normal cobro y depósito, así como las liquidaciones diarias de efectivo que incluya los diferentes conceptos de cobro.

El Servicio Fitosanitario del Estado, será quien mantenga en constante revisión la idoneidad de los procedimientos y sistemas de cobro, para proponerlos a las autoridades superiores y aplicar las modificaciones correspondientes a fin de actualizar continuamente los procedimientos y sistemas de cobros de acuerdo con las necesidades futuras. Asimismo, el Servicio Fitosanitario del Estado tiene la facultad de exonerar de cobro todos aquellos servicios que se consideren de interés oficial y/o nacional.

Será el Servicio Fitosanitario del Estado, quien supervisará, controlará y fiscalizará, en forma continua, la correcta aplicación de los controles establecidos y el normal cobro y depósito, en las cuentas corrientes y caja recolectora destinadas para el cobro de los servicios.

El Servicio Fitosanitario del Estado gestionará la apertura de las cuentas corrientes en el sistema bancario nacional que sean necesarias para facilitar y brindar seguridad; cuyo destino final será el Fideicomiso, con el nombre de Servicio Fitosanitario del Estado; en ellas se recaudarán los fondos correspondientes a todos los ingresos, que genere la ejecución de la Ley por concepto de: cobro de servicios, trabajos de control, por remates o ventas directas, multas, legados y donaciones.

Además el Fideicomiso llevará una contabilidad separada para los recursos del Fondo de Emergencia.

De la totalidad de los ingresos que se recauden por venta de servicios y el Transitorio 1 de la Ley Nº 7664 de Protección Fitosanitaria, se podrá destinar al Fondo de Emergencia hasta un diez por ciento (10%), de la recaudación total, y de lo destinado para este fondo, se podrá utilizar hasta un treinta por ciento (30%) para la prevención de las plagas.

Los egresos del Fondo de Emergencia deberán estar respaldados en el caso de la prevención de plagas con un plan aprobado por Director Ejecutivo del Servicio Fitosanitario del Estado y para la atención de emergencias por una declaratoria oficial de emergencia fitosanitaria.

Los fondos que se le autoriza por Ley al Servicio Fitosanitario del Estado, podrán ser invertidos únicamente en títulos emitidos por entidades de derecho público y conforme a los lineamientos y directrices que emitan en el ramo de sus competencias, los órganos de la Administración Pública.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 36763 del 24 de agosto del 2011)

De los Presupuestos y Planes Anuales de Trabajo

Se elaborará el Presupuesto Anual de ingresos y egresos del Fideicomiso, conforme al Plan Anual de Trabajo aprobado, el mismo deberá ser presentado, para ser avalado por el Despacho Ministerial, previo a la presentación a la Contraloría General de la República. Para todos los efectos será tramitado por el Servicio Fitosanitario del Estado.

De los Procedimientos

Procedimiento para la Donación de Bienes Decomisados o Declarados en Abandono

Las autoridades fitosanitarias que realicen decomisos, o que en el ejercicio de sus funciones mantengan en custodia bienes declarados en abandono, deberán de comunicar y trasladar inmediatamente cuando dichos bienes califiquen para donación y venta, a la administración para su custodia, la cual debe recibirlos bajo inventario.

El Director Ejecutivo, sin trámite de escritura pública podrá donar o autorizar la donación de los bienes decomisados, a instituciones u organizaciones sin fines de lucro, tal como lo dispone el artículo 83 de la Ley de Protección Fitosanitaria.

1. Para tal efecto, el Servicio Fitosanitario del Estado, llevará un Libro de Actas donde se hará constar el detalle del nombre de la persona que recibe la donación, los bienes donados, el lugar, día y hora en que se autoriza la donación, y el lugar, día y hora en que se hace efectiva la entrega de los bienes donados, y el nombre, calidades y firma del que recibe los bienes. Dicho libro, será abierto, sellado y firmado por el Director Ejecutivo, o por quién éste designe.

2. Todo interesado en la donación deberá presentar al Director Ejecutivo, lo siguiente:

• a)Una petición formal por escrito, conteniendo al menos: lugar, fecha; nombre completo y calidades del representante, nombre de la institución u organismo, actividad u objeto de la institución u organismo; fin en el que serán empleados los bienes.
• b)Una fotocopia de la cédula de identidad del gestionante o su representante.
• c)Una personería jurídica, con no más de tres meses de expedida.
• d)Cualquier otro documento que se le solicite, según sea el caso.

3. En este caso, la responsabilidad del Servicio Fitosanitario del Estado llega hasta el momento en que conste en el Libro de Donaciones, que se hace efectiva la donación.

4. Los bienes a donar cuyo valor sea superior al millón de colones, deberá hacerse en escritura pública.

5. No podrán donarse aquellos insumos agrícolas que estén prohibidos en la legislación vigente.

Del Procedimiento de Remate y Venta de Bienes Decomisados o Dejados en Abandono

El Director Ejecutivo autorizará la subasta o venta de aquellos bienes muebles que fueren decomisados y que no serán donados, ni que sean necesarios para el Servicio Fitosanitario del Estado, cumpliendo el siguiente procedimiento:

1. Una vez autorizado el remate el Servicio Fitosanitario del Estado, iniciará el procedimiento correspondiente, a fin de ejecutarlo.

2. El Servicio Fitosanitario del Estado, junto con el Gerente Técnico respectivo que llevó a cabo el decomiso de los bienes a rematar, procederán a levantar un inventario de todos los bienes, y la condición o calidad de los mismos.

3. Una vez levantado el inventario, el Servicio Fitosanitario del Estado procederá a solicitar la valoración de los bienes, a dos peritos externos que nombre el Director Ejecutivo para tal efecto.

4. Practicado el avalúo se publicarán dos edictos consecutivos en el periódico oficial, con expresión del día, hora y sitio en que deba efectuarse el remate, el cual no se podrá realizar si no han transcurrido quince días después de la primera publicación.

5. No se admitirá postura que no cubra el avalúo de los bienes.

6. Para tomar parte en la subasta, deberán los interesados u oferentes consignar previamente, a la orden del Fideicomiso una quinta parte del avalúo de los bienes, sin cuyo requisito no serán admitidas ofertas.

7. Se devolverán dichas consignaciones a sus respectivos dueños, en el menor tiempo posible, excepto la que corresponda al mejor postor, la cual se reservará en depósito como garantía del cumplimiento de su obligación y en su caso, como parte del precio de la venta.

8. El acto de remate será presidido por el Asesor Legal del Servicio Fitosanitario del Estado, con la asistencia del secretario, dos testigos y el subastador. Se dará principio leyendo la relación de los bienes y las condiciones de la subasta.

9. Se publicarán las posturas que se admitan y las mejores que se vayan haciendo, y se terminará el acto cuando, por no haber quien mejore la última postura, se estime conveniente por el funcionario rematante.

10. Si hubiere postores y no se pudiere por cualquier incidente celebrar el remate el día señalado, se hará el inmediato siguiente, sin necesidad de nuevos anuncios.

11. Si no hubiere postura legalmente admisible, se dará cuenta al Director Ejecutivo para que disponga, según convenga, nuevo señalamiento de día.

12. Verificado el remate en forma legal, se aprobará en el mismo acto y se ordenará al adjudicatario que pague el precio dentro de tres días hábiles siguientes en la caja recaudadora de las oficinas centrales, del Servicio Fitosanitario del Estado.

13. Si el rematario no paga el precio en los tres días hábiles siguientes, se tendrá por insubsistente el remate; y en este caso y en cualquier otro en que por culpa del adjudicatario no tuviere efecto el remate, perderá éste, a favor del Servicio Fitosanitario del Estado, el depósito realizado.

14. Pagado el precio en las oficinas centrales, el Servicio Fitosanitario del Estado, mandará entregar al rematario los bienes vendidos y otorgará la correspondiente resolución administrativa, en el caso en que el monto de dichos bienes sea menor a un millón de colones, y en aquellos casos en que la suma sea mayor a un millón de colones, autorizará la elaboración de la escritura pública correspondiente.

15. Los funcionarios del Servicio Fitosanitario del Estado están inhibidos de participar en el remate como postulantes.

16. Los gastos de escritura pública y toma de posesión de los bienes, serán por cuenta del adjudicatario.

De los Procedimientos Administrativos como Consecuencia de la Aplicación de Medidas Fitosanitarias

Para la aplicación de las medidas técnicas contempladas en la Ley de Protección Fitosanitaria y sus Reglamentos, se seguirán tres tipos de procedimientos: un procedimiento sumario, un procedimiento especial, y un procedimiento ordinario.

1. Se utilizará el procedimiento sumario, en los casos en que se requiera aplicar medidas técnicas que no tengan un procedimiento específico, tales como en los casos que exista:

• a)Riesgo de introducción o diseminación de una plaga cuarentenal o económica en los vegetales, agentes de control biológico y otros tipos de organismos para uso agrícola y sus empaques.
• b)Necesidad de combatir una plaga de importancia económica o cuarentenal, presente en las plantas o vegetales.
• c)Necesidad de retardar la propagación de una plaga de los vegetales en el país.
• d)Necesidad de retener para: ordenar el reacondicionamiento, ordenar tratamiento, ordenar la reexpedición, ordenar el redestino, ordenar el rechazo, tomar muestra para análisis de laboratorios de plantas, vegetales y desechos de productos.
• e)Necesidad de retener para ordenar: la reexpedición, el redestino, el reempaque, el reenvase, el rechazo, tomar muestra para análisis de laboratorio de sustancias químicas, biológicas, bioquímicas o afines de uso en la agricultura.
• f)Necesidad de decomisar: plantas, vegetales y sus desechos, o sustancias químicas, biológicas, bioquímicas o afines de uso en la agricultura.
• g)Riesgo de contaminación con sustancias químicas, biológicas, bioquímicas y afines para uso para la agricultura.
• h)Cualquier otra procedimiento originado en una medida técnica que no sea el caso que se indica a continuación.

2. Se utilizará el procedimiento especial, sólo en los casos en que técnicamente se requiera la destrucción, reexpedición inmediata de los vegetales, agentes de control biológico y otros tipos de organismos para uso en la agricultura y sus empaques como únicas opciones de eliminar una plaga de importancia cuarentenal que por sus características puede introducirse, diseminarse, establecerse rápidamente y causar graves daños a la agricultura nacional tal como dispone el artículo 81 de la Ley de Protección Fitosanitaria, por lo que se hace necesario proceder de inmediato y prescindir de todo procedimiento. Sin embargo, en éstos casos deben constar como mínimo la siguiente documentación: análisis de los laboratorios en los casos que sea posible realizarlos, acta de retención o acta de decomiso y acta de destrucción.

3. En todos los demás casos, se llevará a cabo el procedimiento ordinario. De previo a iniciar dicho procedimiento, el Director Ejecutivo junto con el Gerente Técnico que tiene a cargo la ejecución de la medida, conformará para cada caso concreto el órgano encargado de llevarlo a cabo.

4. En los casos en que en el Reglamento Técnico respectivo se establezca un procedimiento administrativo específico, se deberá aplicar éste, en su defecto se aplicará según corresponda, el procedimiento administrativo que aquí se regula.

Del Procedimiento Sumario

1. Cuando se esté en los casos previstos en el artículo 37 punto 1) de este Reglamento, el Servicio Fitosanitario del Estado seguirá un procedimiento sumario.

2. El órgano encargado de llevarlo a cabo es el gerente técnico competente.

3. El procedimiento sumario dará inicio con el acta de rechazo de entrada, la de retención, o en su caso con el acta de inspección ocular.

4. En el procedimiento sumario no habrá debates, defensas ni pruebas ofrecidas por las partes, pero el Servicio Fitosanitario del Estado deberá comprobar exhaustivamente de oficio la verdad real de los hechos y elementos de juicio del caso, para lo cual se remitirá a los análisis de los laboratorios.

5. Será notificado al interesado sólo la medida técnica a adoptarse, con el objeto de que sea implementada en el plazo que se le indique.

6. Una vez supervisado por parte del Servicio Fitosanitario del Estado el cumplimiento de las medidas técnicas, se procederá a ordenar la liberación de las plantas, vegetales, sustancias químicas, biológicas, bioquímicas o afines y equipos de aplicación de uso en la agricultura. En caso contrario, se ordenará su destrucción, decomiso, reexpedición o redestino.

7. El procedimiento sumario deberá ser concluido por acto final en el plazo de hasta quince días, contados a partir de su iniciación, de oficio o a instancia de parte.

8. En caso de que las circunstancias lo ameriten, y la complejidad del asunto lo requiera, la autoridad fitosanitaria podrá convertir el procedimiento iniciado en proceso ordinario conforme a los términos de la Ley General de la Administración Pública.

Del Procedimiento Especial

1. Se llevará a cabo el procedimiento especial en los casos previstos en el artículo 37, punto 2), del presente Reglamento, de conformidad con el artículo 81 de la Ley de Protección Fitosanitaria.

2. El órgano encargado de llevarlo a cabo es la autoridad fitosanitaria del lugar donde se encuentre el bien o los bienes sujetos a la aplicación de las medidas fitosanitarias.

3. El procedimiento especial dará inicio con el acta de retención y concluye con la resolución administrativa, donde se ordena la destrucción o reexpedición inmediata de los vegetales, agentes de control biológico y otros tipos de organismos para uso agrícola y sus empaques como único medio para eliminar una plaga de importancia cuarentenal, que por sus características, puede introducirse, diseminarse, establecerse rápidamente y causar graves daños a la agricultura.

4. En el procedimiento especial no habrá debates, defensas, ni pruebas ofrecidas por las partes, pero el Servicio Fitosanitario del Estado deberá comprobar exhaustivamente de oficio la verdad real de los hechos y elementos de juicio del caso, remitiéndose a los análisis de los laboratorios, que respalden la decisión administrativa.

5. La resolución administrativa que emita la autoridad fitosanitaria en un plazo máximo de 48 horas, deberá contener un análisis detallado, razonado técnica y legalmente, y fundamentado de la decisión adoptada, será notificada posteriormente al interesado en un plazo máximo de 24 horas. Entendiendo como interesado al propietario de las plantas, vegetales, sustancias químicas, biológicas, bioquímicas o afines y equipos de aplicación de uso en la agricultura.

Procedimiento Ordinario

1. Los procedimientos descritos no generarán, ni condenarán en costas a favor o en contra del Servicio Fitosanitario del Estado ni del interesado.

2. El Servicio Fitosanitario del Estado tendrá siempre el deber de resolver expresamente dentro de los plazos fijados. El no hacerlo se reputará falta grave de servicio. No obstante por una única vez el Servicio Fitosanitario del Estado, previa justificación, que deberá constar en el expediente, podrá prorrogar dicho plazo por un término de hasta diez días hábiles más, su resolución final.

3. El acto final recaído fuera de plazo será válido para todo efecto legal.

4. En ausencia de disposición legal expresa que regule el procedimiento administrativo y los recursos administrativos, se estaría a lo dispuesto en la Ley General de la Administración Pública.

1. Es requisito de eficacia de la resolución administrativa su debida comunicación al interesado, para que sea oponible a éste.

2. La comunicación o notificación por el medio idóneo, deberá contener:

• a)El nombre y dirección de la dependencia que notifica; b) Nombre y apellidos conocidos de la persona física que es notificada, o según sea el caso, el nombre de la persona jurídica y su representante que es notificada.

3. Toda citación o notificación deberá ir firmada por la autoridad fitosanitaria respectiva, con indicación del nombre y apellidos del respectivo servidor público.

De los Recursos Contra los Actos Dictados por el Servicio Fitosanitario del Estado

El Gerente Técnico tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles para resolver el Recurso de Revocatoria.

El Recurso de Apelación será interpuesto ante el Director Ejecutivo del Servicio Fitosanitario del Estado.

La resolución que resuelva la apelación deberá ser razonada.

1. El Gerente Técnico resuelve la revocatoria y no se interpone recurso de apelación.

2. El Director Ejecutivo resuelve el Recurso de apelación y no se establece el de revisión.

3. El Ministro resuelve el recurso de revisión.

De las Sanciones Administrativas

1. El Servicio Fitosanitario del Estado por medio de las diferentes Gerencias Técnicas que lo componen, previo cumplimiento del procedimiento administrativo que corresponda, según sea el caso, podrá aplicar además de las medidas técnicas que correspondan, sanciones administrativas, tales como: suspensiones temporales o indefinidas de registros, suspensiones temporales o indefinidas de inscripciones, cierres temporales de establecimientos, cancelaciones o suspensiones de autorizaciones o permisos.

2. Además de las sanciones y los casos que se señalan en el presente reglamento, existen las sanciones que se estipulan en los diferentes Reglamentos Técnicos, que complementan la Ley de Protección Fitosanitaria, y en las otras disposiciones legales administrativas que se dicten con el objeto de complementar las lagunas o vacíos legales en esta materia.

3. El que se aplique una medida fitosanitaria, y una sanción administrativa, no impide que de haberse infringido la Ley de Protección Fitosanitaria, o se compruebe la comisión de algún delito o alguna contravención de conformidad con el Código Penal, se proceda a presentar la denuncia ante la autoridad judicial respectiva.

Derogatorias y Modificaciones