Regulations to the Associations LawReglamento a la Ley de Asociaciones

• a)The operation and corresponding registration of associations constituted in accordance with Law No. 218 of August 8, 1939, and its amendments, in relation to Law No. 6739 of April 28, 1982.
• b)The operation and corresponding registration of Sports Associations in accordance with Law No. 7800 of April 30, 1998, published in Supplement (Alcance) No. 20 to La Gaceta No. 103 of May 29, 1998.
• c)The operation and corresponding registration of branches with legal personality distinct from the principal association, when the latter's bylaws permit it.
• d)Regarding associations domiciled abroad, the acts referred to in Article 16 of the Law of Associations.
• e)The registration of amendments to the bylaws, legal personality, legal representatives, and other acts subject to registration.
• f)The registration of the declaration of public utility of associations.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

The name of the association may be expressed in any language, provided that its Spanish translation is recorded. In the case of special forms of associations in accordance with Article 30 of the Law of Associations, they must be distinguished by the terms "Federation", "League", or "Union".

The publication of the notice in the Official Gazette La Gaceta and the issuance of the corresponding edict shall be carried out through an automatic process in digital format; the procedure shall be determined by the Directorate of the Registry of Legal Entities, and the interested party must cover the costs established for the publication.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

An active member is understood to be that person who holds rights and obligations in the association and who is empowered to act within it, in accordance with its bylaws.

Bodies of the Association

• a)Appointing the members of the directive body and the oversight body (fiscalía) or any other body created by the assembly of members, their integration when it is responsible for doing so, and their replacement, in accordance with the procedure established in the bylaws, except as provided in Article 10 of this Regulation. The integration of the directive body may be carried out, in addition to the general assembly, by the directive body itself as indicated in the bylaws.
• b)Reviewing, approving, or rejecting the annual reports rendered to it by the directive body and the oversight body.
• c)Others indicated in the bylaws.

• a)Reviewing amendments to the bylaws.
• b)The dissolution of the association.
• c)When applicable, the replacement of the members of the association's bodies, which shall be understood to be for the remainder of the corresponding term.
• d)Appeals in the event of the expulsion of a member, if so established in the bylaws.
• e)Approving the transformation or integration of the association into another entity.

The extraordinary general assembly shall meet only to address the matters expressly included in the convocation.

This power may be delegated to the directive body or to those holding representation, if so established in the bylaws.

If the bylaws so establish, in the event of a vacancy, it may appoint a substitute from among the members, provided that the number of members to be replaced does not exceed one-third of the total.

It must be composed of at least one active member of legal age. The fiscal may convene ordinary or extraordinary sessions of the general assembly in the event of an omission by the directive body.

Registration Requirements

• a)The exact legal domicile of the association.
• b)The manner of electing and integrating the directive body, and the exact term of appointment (start date and expiration date).
• c)The grounds and procedure for disaffiliation or expulsion, in order to guarantee due process for the member.
• d)Indication of the month and fortnight in which the annual ordinary assembly is held.
• e)The type of guarantee that the treasurer must provide for the performance of their duties and the body that sets the amount of that guarantee.
• f)The procedure for appointing liquidators in the event of voluntary dissolution.
• g)The procedure for exhausting internal remedies (agotar la vía interna), which must indicate before which body or bodies of the Association the filing must be made and the time that body has to respond. The written submission intended to exhaust internal remedies must be framed solely within the assumptions of Article 43 of this Regulation.

When the articles of incorporation are authenticated by a lawyer, the directive body must record that a minimum of 10 persons who meet the requirements attended the constituent assembly, in accordance with the provisions of the Law of Associations.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

In the case of protocolization of minutes, the testimonial copy must be prepared on security paper of the authorizing notary and comply with the stipulations regarding the security form. In addition to the foregoing, the minutes must comply with the requirements established by the Regulation of the Public Registry. A copy on plain paper or a photocopy of the original document must also be attached.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

In the case of protocolized documents, the notary must attest to the mentioned requirements based on a review of the respective books.

In the case of documents relating to amendments to the bylaws or changes to the directive body that are not protocolized, the president and the secretary may transcribe the relevant portions of the minutes and record at the foot thereof the following aspects:

• a)That the transcribed resolutions are final and that the minutes where they are recorded are duly signed.
• b)That the transcribed minutes are a faithful and exact copy, or of the relevant portions as appropriate, and are recorded in the respective minutes book of the assemblies.
• c)That the minutes book is authorized, the authorization date, and the office that authorized it.
• d)That the convocation was made in accordance with the bylaws, that the required quorum was present at the session of the corresponding body, and that the resolutions were adopted by the votes required by the bylaws.

If the Association is subject to a cause for extinction under Article 13, subsection d) of the Law of Associations, and the appointment of a directive body is requested, its registration is admissible provided that the minutes of appointment for the pending periods are submitted to the Registry in chronological order; otherwise, the filing entry (asiento de presentación) shall be cancelled.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

Appeals and Opposition

3883, the Law on Registration of Documents in the Public Registry, shall apply.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

If the opposition is admitted, the Administrative Management (Gestión Administrativa) procedure established in Title VI, Chapter IV of this Regulation of the Registry of Legal Entities shall be applied by analogy.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

Legalization of Books

• a)General Assembly Minutes.
• b)Directive Body Minutes.
• c)Member Registry.
• d)Journal.
• e)General Ledger.
• f)Inventories and Balance Sheets.

Said books shall be legalized by the Registry of Legal Entities. Only the resolutions recorded in the referred minute books, with a date subsequent to the legalization, may be registered in the Registry, with the exception of the articles of incorporation and the association's bylaws. The resolutions entered in the respective books must be in chronological order and comply with the requirements established in the association's bylaws.

The request for legalization of the books of Associations constituted after the entry into force of this Regulation shall be made upon submission to the Registry of the incorporation document of said Associations, with the payment of the fee corresponding to the legalization, indicating the name of each of the books and the volume number to be legalized.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

The issuance and legalization procedure shall be determined by the Directorate of the Registry of Legal Entities, while the cost shall be determined by agreement of the Administrative Board (Junta Administrativa) of the National Registry, in accordance with its competence.

The books shall be of loose leaves and subject to the following prescriptions:

• a)The books shall have a maximum of 200 leaves.
• b)The loose leaves shall have printed on the front: the name of the association, its legal identification number (cédula jurídica), the book to which it belongs, and the volume number. They must also be numbered consecutively.
• c)The loose leaves may be printed or handwritten, provided that the indelible permanence of the text is guaranteed.

The loose leaves must be used on both sides consecutively, without leaving any blank space, except for the first page on which the opening and legalization thereof shall be recorded.

The loose leaves for the issuance of the books shall be provided by the Association. However, the Registry of Legal Entities may provide such leaves when so determined.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

Once the Association is registered, a notice shall be recorded in the entry publicizing the pendency of completing the procedure for the legalization of books, which shall state "pending completion of book legalization," which shall be lifted upon the delivery of the duly legalized books.

The loose leaves that shall form the different books, once the Association is registered, shall be submitted to the Technical Standardization Subprocess (Subproceso de Normalización Técnica) as follows:

• a)The representative or attorney-in-fact of the Association must appear at the Service Window (Ventanilla) of said Subprocess, with identification document and stating by sworn declaration before the official an email address for notification purposes, in accordance with Executive Decree 44428 MJP.
• b)The loose leaves shall have printed on the front: the name of the association, its legal identification number, the book to which it belongs, and the volume number. They must also be numbered consecutively.

Books requested for the first time, or due to completion, loss, or deterioration, shall be legalized and returned within a maximum period of eight calendar days, and must be collected by the secretary or their special attorney-in-fact in the case of legal books, and by the treasurer or their special attorney-in-fact in the case of accounting books, in accordance with Articles 22 of Law of Associations No. 218 and 1256 of the Civil Code.

Neither the request nor the referred notice are subject to expiration, for the purpose of completing the book legalization procedure.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

In both cases, their signatures must be authenticated by a lawyer or notary, meeting the following requirements:

• a)Indicate the name of the Association and legal identification number, the type and number of the book that was completed, and the number of the new book requested.
• b)The book in use must be provided, leaving the last page blank for its closing by the National Registry. In the legalization procedure, the Registry is not competent to review the content of the entered minutes, which is a matter of internal control for each association.
• c)The loose leaves to form the new book to be authorized, complying with the requirements of subsection b) of Article 21.
• d)Payment of the corresponding taxes.
• e)In the case of accounting books, a certification from an authorized public accountant must be provided, stating that the accounting records are up to date; otherwise, a sworn declaration from the President and Treasurer of the Association must be provided, indicating the reasons why the accounting records are not up to date or whatever is applicable in that case.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

In this case, the request must contain:

• a)They must indicate said situation, and the request shall be signed by the president, the secretary, and the fiscal of the association, or at least two of them, whose appointment is recorded as registered in the Registry, and their signatures shall be authenticated by a lawyer.
• b)Provide payment of the corresponding taxes, as provided for the first legalization authorization.
• c)In the event that the Registry does not have the issuance of the books available, these must be provided by the interested party.

The general assembly minutes book shall be authorized first, so that, with a date subsequent to the authorization, they may hold the general assembly and elect the new directive body in accordance with the bylaws. The other books shall be authorized once the registration of the directive body is completed.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

• a)Indicate the full qualifications and signature of the legal representative of the association, indicating the name and legal identification number, or in the event of their absence, of two other members of the directive body whose appointment is recorded in the Registry and is current, acting jointly, their statement being sufficient to verify said absence. In both cases, their signatures shall be authenticated by a lawyer or notary.
• b)Provide the publication of a notice once in the Official Gazette (Diario Oficial) or in a printed or digital newspaper of national circulation, in order to receive objections before the Registry of Legal Entities, through Administrative Management (Gestión Administrativa). The edict must contain at least the name and legal identification number of the Association, and the type and number of the lost book. The cost of its publication shall be borne by the interested party.
• c)In the case of replacement of accounting books, a certification from an authorized public accountant must be provided stating that the accounting records are up to date; otherwise, a sworn declaration from the president and treasurer of the association must be provided, indicating the reasons why the accounting records are not up to date.
• d)Provide payment of the corresponding taxes, as provided for the first legalization authorization.
• e)In the event that the Registry does not have the issuance of the books available, these must be provided by the interested party.

(As amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Entities, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

Declaration of Public Utility

A formal and reasoned request must be submitted, in which the following requirements are suitably accredited:

• a)Details of the reasons why the Association, in its activity and development, is considered particularly useful for the interests of the State and fulfills a social need. The request must be authenticated by a legal professional.
• b)Certification of current legal personality, registration citations, and the date on which the requesting association was registered in the Public Registry.
• c)A summary indication of the programs and projects in which the benefits of the declaration will be used.
• d)A certified copy of the Bylaws.
• e)A certification from an Authorized Public Accountant, confirming that the accounting records are up to date and in order.
• f)A recommendation from a Ministry or State Institution related to the objectives of the Association, accompanied by a copy of the technical study conducted by a unit of that Institution.
• g)Recommendations from natural or legal persons who benefit from the activity carried out by the Association, duly authenticated by a legal professional.
• h)A sworn declaration of commitment to subject the control of its finances to the regime indicated by the Ministry of Justice and Grace.
• i)A proposed amendment to the bylaws, regulating the form and manner for the preparation of an annual budget of expenses and income, which shall be approved as provided in the bylaws.
• j)Have been registered in the Registry of Associations for at least three years.
• k)Indicate a place for notifications.

Once the study of the submitted documentation is completed, the officials of the Legal Directorate shall conduct a field visit to verify the development of the requesting party's programs and projects.

Once the recommendation cited in the previous article receives the approval of the Head, the Legal Directorate of the Ministry of Justice and Grace shall prepare the respective Executive Decree granting the declaration of public utility to the requesting association and shall forward it for the respective processing, or it shall notify the requesting Association of the reasons for the rejection of its request, as the case may be.

The interested party must manage the registration of said declaration before the Registry of Associations. This registration shall be made by submitting to the Registry the protocolizations of the executive decree granting the benefit.

They must submit to the Legal Advisory Office (Asesoría Jurídica) of the Ministry of Justice and Peace an annual report on their management, referring to the benefit they were granted and its utilization for the community, without the need for an express request. The deadline for the submission of the annual report is during the months of January, February, and up to and including the last business day of March.

(As amended by Article 1 of Executive Decree No. 44567 of July 8, 2024)

• a)It must be submitted and signed by the legal representative; if the board of directors is not yet registered, a certified copy of the document in the process of registration must be provided, addressed to the Ministry of Justice and Peace.
• b)A detailed report on the projects carried out and their impact, whether at the national, communal, or sector level to which they direct their work, as well as their respective justification.
• c)A detailed report on the projects in progress.
• d)A minimum of three names of natural or legal persons who are directly benefited by the association, with their respective identification number and means of contacting them.
• e)A report from the president or legal representative of the association indicating the budgeted amount and the amount executed in fulfilling the programs and projects carried out, duly compared with the accounting report.
• f)A report on the amount of the projected budget approved at the last assembly for the current period.
• g)In the event that there are modifications to the bylaws, indicate the changes and provide a certified copy, where relevant, by a notary public, or a certification from the National Registry of the document registering the amendment.
• h)Record the telephone numbers and indicate a means for receiving notifications. It is the association's responsibility to keep the data updated, with the understanding that future communications shall be validly made to the means indicated in the file, even if these are not updated.
• i)An accounting report duly signed by the legal representative and an authorized public accountant, with the corresponding legal seals and stamps, detailing the income, expenses, and investments for the months of January through December.
• j)A copy of the income tax declaration for the period of the report's submission and the acknowledgment of receipt (acuse de recibido) from the Ministry of Finance.
• k)A report from the oversight body (fiscalía) duly signed, addressed to the Ministry of Justice and Peace, indicating: the fulfillment or non-fulfillment of the projects detailed by the legal representative, whether sound administration of the resources obtained as a result of the declaration of public utility was carried out, and any other observations deemed pertinent.

The complete report must be in digital format, stored on a storage device, which must be delivered inside a sealed envelope, labeled with the association's name and the year of submission, accompanied by a physical document to acknowledge receipt of their delivery.

(As added by Article 2 of Executive Decree No. 44567 of July 8, 2024)

Likewise, it may request the Directorate or Subdirectorate of Legal Persons of the National Registry to intervene ex officio in order to supervise these associations.

Likewise, the repeal of the public utility status shall be carried out by means of a reasoned resolution resulting from the procedure for the repeal of the public utility benefit, which shall be governed by the provisions of the General Law of Public Administration; the grounds for repealing the public utility benefit are the following:

• a)It is determined that the activity and development of the association are no longer particularly useful for the interests of the State or do not fulfill a social need.
• b)When the reasons for which the declaration was granted have disappeared.
• c)There is no utilization, for the benefit of the community, of the benefit granted to them.
• d)It is proven that the association's activities are for profit.
• e)The annual report is not submitted.
• f)When the warning referred to in the first paragraph of this article has been issued, due to the omission of the requirements established in Article 32 bis of this regulation, and, the indicated period having elapsed, the requirements have not been fulfilled.
• g)For any other circumstance deemed contrary to the purposes pursued by the declaration of public utility.

(Thus added by Article 2 of Executive Decree No. 44567 of July 8, 2024)

(Thus added by Article 2 of Executive Decree No. 44567 of July 8, 2024)

Associations domiciled abroad

• a)Submit a public instrument containing:

1. Purposes of the Association, full name and qualifications of its representatives, duration of the principal association.

2. Granting of power of attorney to the agent designated, indicating their qualifications.

3. Express statement that the agent and the organization, as applicable, submit to the laws and courts of Costa Rica regarding all acts or contracts they execute or that are to be executed in the country, and expressly waive the laws of their domicile.

4. Certification that the grantor of the power of attorney has sufficient capacity to do so.

• b)Suitable document providing public attestation that the association is legally constituted in accordance with the laws of its domicile.
• c)Acceptance of the power of attorney by the agent-in-fact.
• d)Copy of the bylaws and their amendments.
• e)Copy of the power-of-attorney deed.
• f)In the event that the documentation is written in another language, an official translation into Spanish must be provided, except as stipulated by Articles 72 and 109 of the Notarial Code.

The power-of-attorney document shall be forwarded to the Persons Section so that the corresponding processing may be carried out. Once the power of attorney is registered in the Persons Section, the Associations Department shall proceed to open a file with the registered power of attorney and the other attached documents.

Social welfare associations

34078 of October 24, 2007)

Any request for the attendance of a representative of the referred administration unit must be made with ten business days' notice prior to the date the session is held.

At the end thereof, the relevant reports must be submitted to the Administration Office of Social Welfare Institutions and Services of the Joint Institute of Social Aid.

Such request shall be made in writing, accompanied by the necessary documents when the grounds indicated in Articles 13, 14, and 27 of the Law of Associations and its amendments are present.

• a)The number of eligible associates is less than that necessary to form the governing body.
• b)The temporary or transitory purpose for which it was founded has been achieved, or there is legal or material impossibility of achieving said purpose.
• c)The loss of its legal capacity occurs as a consequence of its declaration of insolvency or bankruptcy, a variation in the object pursued, a change in the nature of its legal personality, or failure to renew the governing body in the year following the term stipulated in the bylaws for its exercise.
• d)When requested by two-thirds or more of the associates.

In the presence of the foregoing grounds, the Ministry of Justice and Grace shall proceed to carry out a study to support the dissolution request from the Administration Office of Social Welfare Institutions and Services of the Joint Institute of Social Aid.

Supervision of associations

• a)When there is knowledge of improper administration of the associations.
• b)When there is disagreement with the holding of assemblies, by virtue of violations of the Law of Associations, its Regulation, or the internal bylaws.
• c)When due process is violated regarding the affiliation, disaffiliation, or expulsion of associates, disregarding the Law, its Regulation, or the entity's bylaws.
• d)Any other matter directly related to the administration of the associations, excluding the accounting aspect, which shall be the competence of the corresponding authority.

To fulfill its task, the responsible body may proceed to investigate once the petitioner, associate, or third party with legitimate interest has demonstrated that they exhausted, prior to submitting the request, the internal remedy before the competent body of the association.

For the investigation, the documents provided, books submitted once requested, and any other type of document justifying the action shall be studied, and it shall resolve in a considered manner as appropriate.

The exhaustion of the internal remedy includes the submission of the request before the competent body of the association and the response from said body to the petitioner, or the lapse of the period established in the bylaws without any response having been provided.

(Thus amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Persons, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

The decision rendered shall have appeal before the corresponding superior.

(Thus amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Persons, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

If the assembly is not held within two months following the receipt of the notification of the resolution ordering it, they may file a complaint for disobedience to Authority, acting in the exercise of their functions, in accordance with the provisions of Article 314 of the Penal Code.

(Thus amended by Article 198 of the Regulation of the Registry of Legal Persons, approved by Executive Decree No. 44648 of September 5, 2024)

Executive Decree No. 18670-J of December 20, 1988 is repealed.

This decree takes effect as of the date of its publication.

Given at the Presidency of the Republic.—San José, on the seventeenth day of April, two thousand one.

autorizar:

• a)El funcionamiento y la correspondiente inscripción de las asociaciones que se constituyan conforme con la Ley Nº 218 de 8 de agosto de 193 9 y sus reformas, en relación con la Ley Nº 6739 de 28 de abril de 1982.
• b)El funcionamiento y la correspondiente inscripción de las Asociaciones Deportivas conforme a la Ley Nº 7800 del 30 de abril de 1998, publicada en el Alcance Nº 20 a La Gaceta Nº 103 del 29 de mayo de 1998.
• c)El funcionamiento y la correspondiente inscripción de las filiales con personería jurídica distinta de la asociación principal, cuando el estatuto de ésta se lo permita.
• d)En cuanto a las asociaciones domiciliadas en el extranjero. los actos a que se refiere el artículo 16 de la ley de asociaciones.
• e)La inscripción de las reformas al estatuto, de personería, de mandatarios y demás actos sujetos a inscripción.
• f)La inscripción de la declaratoria de utilidad pública de las asociaciones.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

El nombre de la asociación podrá expresarse en cualquier idioma, siempre que conste su traducción al español. En caso de formas especiales de asociaciones de conformidad con el artículo 30 de la Ley de Asociaciones deben distinguirse con los términos "Federación", "Liga" o "Unión".

La publicación del aviso en el Diario Oficial La Gaceta, la emisión del edicto correspondiente se realizará mediante un proceso automático en formato digital, el procedimiento será determinado por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, debiendo el interesado cubrir los costos establecidos por la publicación.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Por asociado activo se entenderá aquella persona que es sujeto de derechos y obligaciones en la asociación y que está facultada para la actuación en ésta, conforme con su estatuto.

Órganos de la Asociación

• a)Designar a los miembros del órgano directivo y la fiscalía o cualquier otro órgano creado por la asamblea de asociados, su integración cuando le corresponda hacerlo y su sustitución, de acuerdo con el procedimiento establecido en el estatuto, salvo lo dispuesto por el artículo 10 de este Reglamento. La integración del órgano directivo podrá hacerla, además de la asamblea general, el propio órgano directivo conforme lo indique el estatuto.
• b)Conocer, aprobar o improbar los informes anuales que le rinda el órgano directivo y el órgano de vigilancia.
• c)Los demás que indique el estatuto.

• a)Conocer la reforma a los estatutos.
• b)La disolución de la asociación.
• c)Cuando proceda, la sustitución de los miembros de los órganos de la asociación, la cual se entenderá que es por el resto del período correspondiente.
• d)Los recursos de apelación en caso de expulsión de algún asociado, si así lo establece el estatuto.
• e)Aprobar la transformación o integración de la asociación en otra entidad.

La asamblea general extraordinaria se reunirá solamente para conocer de los asuntos expresamente incluidos en la convocatoria.

Esta facultad podrá ser delegada en el órgano directivo o en quienes ostenten la representación, si así se establece en los estatutos.

Si el estatuto lo establece, en caso de vacancia, podrá efectuar la designación del sustituto entre los asociados, siempre y cuando el número de miembros por sustituir no exceda de la tercera parte del total.

Deberá estar integrado al menos por un asociado activo mayor de edad. El fiscal podrá convocar a sesiones ordinarias o extraordinarias de la asamblea general en caso de omisión del órgano directivo.

Requisitos de inscripción

• a)Domicilio exacto de la asociación.
• b)Forma de elegir e integrar el órgano directivo, período exacto de nombramiento (fecha inicio y vencimiento).
• c)Causales y el procedimiento de desafiliación o expulsión a efecto de garantizar al asociado un debido proceso.
• d)Indicar mes y quincena en que se celebra la asamblea anual ordinaria.
• e)Tipo de garantía que debe rendir el tesorero para el cumplimiento de sus funciones y órgano que fija el monto de esa garantía.
• f)El procedimiento para nombrar liquidadores, en caso de disolución voluntaria.
• g)El procedimiento para agotar la vía interna, el cual deberá indicar ante que órgano u órganos de la Asociación se deberá interponer y el tiempo que posee dicho órgano para contestar. El escrito tendiente a agotar la vía interna se deberá enmarcar únicamente en los supuestos del artículo 43 del presente Reglamento.

Cuando el acta constitutiva es autenticada por un abogado, el órgano directivo deberá dejar constancia de que a la asamblea constitutiva concurrió un mínimo de 10 personas que reúnen los requisitos, conforme con lo dispuesto por la Ley de Asociaciones.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

En caso de protocolización de actas, deberá confeccionarse el testimonio en papel de seguridad del notario autorizante y cumplir con lo estipulado con respecto a la boleta de seguridad. Además de lo indicado, las actas deberán cumplir con los requisitos que establece el Reglamento del Registro Público. Asimismo deberá adjuntarse una copia en papel común o fotocopia del documento original.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

En caso de documentos protocolizados, el notario deberá dar fe de los requisitos mencionados con vista de los respectivos libros.

En caso de documentos relativos a reforma de estatutos o cambio del órgano directivo que no sean protocolizados, el presidente y el secretario podrán transcribir en lo conducente el acta y dejar constancia al pie de la misma de los siguientes aspectos:

• a)Que los acuerdos transcritos están firmes y que el acta donde constan está debidamente firmada.
• b)Que el acta transcrita es copia fiel y exacta o en lo conducente según corresponda, y consta en el respectivo libro de actas de asambleas.
• c)Que el libro de actas está autorizado, fecha de autorización y oficina que lo autorizó.
• d)Que la convocatoria se hizo de conformidad con el estatuto, que a la sesión del órgano correspondiente concurrió el quórum requerido y que los acuerdos fueron tomados por los votos exigidos por el estatuto:' Si la Asociación se encuentra en causal de extinción del artículo 13 inciso d) de la Ley de Asociaciones, y se solicite el nombramiento del órgano directivo es procedente su inscripción, siempre y cuando se presenten al Registro las actas de nombramiento de periodos pendientes en orden cronológico, en caso contrario se cancelará el asiento de presentación.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

De los recursos y la oposición

los documentos por parte del Registro, se aplicará lo establecido por el Título IIl y IV Capítulo 1 del presente Reglamento del Registro de Personas Jurídicas y la Ley sobre Inscripción de Documentos en el Registro Público Nº 3883.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

De admitirse la oposición se aplicará por analogía el procedimiento de la Gestión Administrativa establecido en el Título VI Capítulo IV del presente Reglamento del Registro de Personas Jurídicas.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Legalización de los libros

• a)Actas de Asamblea General.
• b)Actas del Órgano Directivo.
• c)Registro de asociados.
• d)Diario.
• e)Mayor.
• f)Inventarios y Balances.

Dichos libros serán legalizados por el Registro de Personas Jurídicas. Solamente los acuerdos constantes en los libros de actas referidos, con fecha posterior a la legalización, podrán inscribirse en el Registro, a excepción del acta constitutiva y el estatuto de la asociación. Los acuerdos asentados en los libros respectivos deben estar en orden cronológico y cumplir con los requisitos establecidos en los estatutos de la asociación.

La solicitud de legalización de los libros de las Asociaciones que se constituyan a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, se dará con la presentación al Registro del documento de constitución de dichas Asociaciones con el pago de la tasa que corresponda a la legalización, indicándose el nombre de cada uno de los libros y el número de tomo a legalizar.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

El procedimiento de emisión y legalización será determinado por la Dirección del Registro de Personas Jurídicas, en tanto que el costo será determinado por acuerdo de la Junta Administrativa del Registro Nacional, acorde con su competencia.

Los libros serán de hojas sueltas y estarán sujetos a las siguientes prescripciones:

• a)Serán libros de 200 hojas como máximo.
• b)Las hojas sueltas llevarán al frente impreso el nombre de la asociación, su número de cédula jurídica, el libro al que pertenece y el número de tomo. Asimismo, deberán numerarse en forma consecutiva.
• c)Las hojas sueltas podrán ser impresas o manuscritas siempre que se garantice la permanencia indeleble del texto.

Las hojas sueltas deberán usarse por ambos lados en forma consecutiva, sin dejar espacio alguno, salvo la primera página en la que se consignarán la apertura y la legalización de los mismos.

Las hojas sueltas para la emisión de los libros serán aportados por la Asociación. no obstante el Registro de Personas Jurídicas podrá aportar tales hojas cuando así se determine.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Una vez inscrita la Asociación se consignará un aviso en el asiento que publicite la pendencia de completar el procedimiento para la legalización de libros, que indicará "pendiente completar legalización de libros" el que se levantará en el acto de entrega de los libros debidamente legalizados.

Las hojas sueltas que conformarán los diferentes libros, una vez inscrita la Asociación serán presentados al Subproceso de Normalización Técnica, de la siguiente manera:

• a)Presentarse el representante o apoderado de la Asociación a la Ventanilla del Subproceso dicho, con el documento de identificación y manifestando por declaración jurada ante el funcionario un correo electrónico para efectos de notificación. conforme al Decreto Ejecutivo 44428 MJP.
• b)Las hojas sueltas levarán al frente impreso el nombre de la asociación, su número de cédula jurídica, el libro al que pertenece y el número de tomo. Asimismo, deberán numerarse en forma consecutiva.

Los libros por primera vez, conclusión, extravío o deterioro serán legalizados y devueltos en un plazo máximo de ocho días naturales, y deben ser retirados por el secretario o su apoderado especial en caso de los libros legales, y por el tesorero o su apoderado especial en caso de los libros contables, de conformidad con los artículos 22 de la Ley de Asociaciones Nº 218 y 1256 del Código Civil.

Tanto la solicitud como el aviso referido no están sujetos a caducidad, con el fin de completar el trámite de legalización de los libros.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

por dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el Registro, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener por comprobada dicha ausencia. En ambos casos, sus firmas deberán ser autenticadas por un abogado o por notario, cumpliendo los siguientes requisitos:

• a)Indicarse el nombre de la Asociación y número de cédula jurídica. el tipo y número del libro que concluyó y el número del que solicita.
• b)Debe aportarse el libro en uso, dejando la última plana en blanco para su cierre por parte del Registro Nacional. En el trámite de legalización. no es competencia del Registro la revisión del contenido de las actas asentadas, lo cual es de control interno de cada asociación.
• c)Las hojas sueltas para conformar el libro nuevo para autorizar, ajustándose a los requisitos del inciso b) del artículo 21.
• d)El pago de tributos correspondientes.
• e)Cuando se trate de los libros contables. aportar certificación de contador público autorizado, declarando que los registros contables se encuentran al día, caso contrario, debe aportarse declaración jurada del Presidente y Tesorero de la Asociación indicando los motivos por los cuales los registros contables no están al día o lo que corresponda en su caso.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

que hubieren sido extraviados, sustraídos, concluidos. o que se encuentren deteriorados, y cuya personería se encuentre vencida, podrán solicitar la legalización dentro del año siguiente aún y cuando se encuentren dentro del supuesto establecido en el inciso d) del artículo 13 de la Ley. En este caso, la solicitud deberá contener:

• a)Deberán indicar dicha situación y la suscribirán el presidente, el secretario y el fiscal de la asociación, o al menos dos de ellos, cuyo nombramiento conste inscrito en el Registro y sus firmas serán autenticadas por un abogado.
• b)Aportar el pago de tributos correspondientes. según lo dispuesto para la primera autorización de legalización.
• c)En caso de que el Registro no cuente con la emisión de los libros, estos deberán ser aportados por el interesado.

Se autorizará en primer término el libro de actas de asamblea general a efecto de que con fecha posterior a la de autorización. celebren la asamblea general y elijan el nuevo órgano directivo de acuerdo con el estatuto. Los demás libros se autorizarán una vez que se cumpla con la inscripción de su órgano directivo.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

• a)Indicar las calidades completas y firma del representante legal de la asociación indicando el nombre y número de cédula jurídica, o en caso de ausencia. de otros dos miembros del órgano directivo cuyo nombramiento conste en el Registro y se encuentre vigente, actuando conjuntamente, bastando su dicho para tener por comprobada dicha ausencia. En ambos casos sus firmas serán autenticadas por un abogado o notario.
• b)Aportar la publicación de aviso por una vez en el Diario Oficial o en un diario de circulación nacional impreso o digital, a fin de recibir objeciones ante el Registro de Personas Jurídicas, por medio de Gestión Administrativa. El edicto debe contener al menos el nombre y cédula jurídica de la Asociación, tipo y número de libro extraviado. El costo de su publicación correrá por cuenta del interesado.
• c)En caso de reposición de libros contables, deberá aportarse certificación de contador público autorizado declarando que los registros contables se encuentran al día, caso contrario, debe aportarse declaración jurada del presidente y tesorero de la asociación indicando los motivos por los cuales los registros contables no están al día.
• d)Aportar el pago de tributos correspondientes, según lo dispuesto para la primera autorización de legalización.
• e)En caso de que el Registro no cuente con la emisión de los libros, estos deberán ser aportados por el interesado.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Declaratoria de utilidad pública

Deberá presentarse una solicitud formal y razonada en la que de forma idónea se acrediten los siguientes requisitos:

• a)Detalle de las razones por las cuales se considera que la Asociación en su actividad y desarrollo es particularmente útil para los intereses del Estado y llena una necesidad social. La misma debe ser autenticada por un profesional en derecho.
• b)Certificación de personería jurídica vigente, de las citas de inscripción y fecha en que fue inscrita la asociación solicitante en el Registro Público.
• c)Indicar en forma resumida los programas y proyectos en los que se hará uso de los beneficios de la declaratoria.
• d)Copia certificada de los Estatutos.
• e)Certificación de un Contador Público Autorizado, en la que conste que los Registros contables están actualizados y en orden.
• f)Recomendación de un Ministerio o Institución del Estado afín con los objetivos de la Asociación, acompañada de una copia del estudio técnico realizado por alguna dependencia de esa Institución.
• g)Recomendaciones de personas físicas o jurídicas que resulten beneficiadas con la actividad que desarrolla la Asociación, debidamente autenticadas por un profesional en derecho.
• h)Declaración jurada de compromiso de someter el control de sus finanzas al régimen que indique el Ministerio de Justicia y Gracia.
• i)Proyecto de reforma al estatuto, en el que se regule la forma y modo para la elaboración de un presupuesto anual de gastos e ingresos, que será aprobada según lo disponga el estatuto.
• j)Tener como mínimo tres años de estar inscrita en el Registro de Asociaciones.
• k)Señalar lugar para notificaciones.

Una vez concluido el estudio de la documentación aportada, los funcionarios de la Dirección Jurídica realizarán una visita de campo para constatar el desarrollo de los programas y proyectos de la solicitante.

Una vez que la recomendación citada en el artículo anterior reciba la aprobación del Jerarca, la Dirección Jurídica del Ministerio de Justicia y Gracia preparará el respectivo Decreto Ejecutivo que otorgue la declaratoria de utilidad pública a la asociación solicitante y lo remitirá al trámite respectivo, o, comunicará a la Asociación solicitante los motivos del rechazo de su gestión, según sea el caso.

El interesado deberá gestionar la inscripción de dicha declaratoria ante el Registro de Asociaciones. Esta inscripción se hará mediante la presentación al Registro de las protocolizaciones del decreto ejecutivo que concede el beneficio.

Deberán presentar a la Asesoría Jurídica del Ministerio de Justicia y Paz un informe anual de su gestión, referido al aprovechamiento a favor de la comunidad del beneficio que les fue otorgado, sin necesidad de requerimiento expreso. El plazo para la presentación del informe anual es durante los meses de enero, febrero y hasta el último día hábil del mes de marzo inclusive.

(Así reformado por el artículo 1° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

• a)Debe ser presentado y suscrito por el representante legal, en caso de que la junta directiva aún no se encuentre inscrita, debe aportarse copia certificada del documento en proceso de inscripción, dirigido al Ministerio de Justicia y Paz.
• b)Informe detallado de los proyectos realizados y su incidencia, ya sea a nivel nacional, comunal o sector al que dirigen sus labores, así como su respectiva justificación.
• c)Informe detallado de los proyectos en vías de ejecución.
• d)Mínimo tres nombres de personas, fisicas o jurídicas que se vean directamente beneficiadas por parte de la asociación con su respectivo número de identificación y medio para contactarles.
• e)Informe del presidente o representante legal de la asociación en el que se indique el monto presupuestado y el ejecutado en el cumplimiento de los programas y proyectos realizados, debidamente confrontado con el informe contable.
• f)Informe del monto del presupuesto proyectado aprobado en la última asamblea para el período actual.
• g)En caso de que existan modificaciones a los estatutos señalar los cambios y aportar copia certificada en lo conducente por notario público o certificación del Registro Nacional del documento de inscripción de la misma.
• h)Consignar los números telefónicos y señalar medio para atender notificaciones. Es responsabilidad de la asociación mantener actualizados los datos, en el entendido de que futuras comunicaciones se harán válidamente al medio indicado en el expediente, aunque estos no se encuentren actualizados.
• i)Informe contable debidamente firmado por el representante legal y contador público autorizado, con los sellos y timbres de ley, en el cual se detallen los ingresos, egresos e inversiones de los meses de enero a diciembre.
• j)Copia de la declaración de impuestos sobre la renta del período de presentación del informe y el acuse de recibido del Ministerio de Hacienda.
• k)Informe de la fiscalía debidamente firmado, dirigido al Ministerio de Justicia y Paz, indicando: el cumplimiento o incumplimiento de los proyectos detallados por el representante legal, si se realizó una sana administración de los recursos obtenidos a raíz de la declaratoria de utilidad pública y demás observaciones que considere pertinente.

El informe completo debe estar en formato digital inserto en un dispositivo de almacenamiento, el cual, debe entregarse dentro de un sobre cerrado, rotulado con el nombre de la asociación y año de presentación, acompañado de un documento físico para otorgar el recibido de la entrega de los mismos.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

Asimismo, podrá solicitar a la Dirección o Subdirección de Personas Jurídicas del Registro Nacional, su intervención de oficio a efecto de fiscalizar a estas asociaciones.

Asimismo, la derogatoria de la utilidad pública se realizará mediante resolución razonada resultante del procedimiento de derogatoria del beneficio de utilidad pública el cual, se regirá por lo establecido en la Ley General de Administración Pública; son causales para derogar el beneficio de utilidad pública, las siguientes:

• a)Se determine que la actividad y desarrollo de la asociación ya no son particularmente útiles para los intereses del Estado o no llenen una necesidad social.
• b)Cuando hayan desaparecido los motivos por los cuales fue concedida la declaratoria.
• e)No exista aprovechamiento, a favor de la comunidad, del beneficio que les fue otorgado.
• d)Se compruebe que las actividades de la asociación son lucrativas.
• e)No se presente el informe anual.
• f)Cuando se haya realizado la prevención del párrafo primero de este artículo, por haber omitido los requisitos establecidos en el artículo 32 bis del presente reglamento y, habiendo transcurrido el plazo señalado, no se haya cumplido.
• g)Por cualquier otra circunstancia que se considere contraria a los propósitos que persigue la declaratoria de utilidad pública.

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

(Así adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 44567 del 8 de julio del 2024)

Asociaciones domiciliadas en el extranjero

• a)Presentar instrumento público en el que se consigne:

1. Fines de la Asociación, nombre completo y calidades de sus personeros, duración de la asociación principal.

2. Otorgamiento de poder al mandatario que se designe, indicando sus calidades.

3. Manifestación expresa de que el apoderado y la organización en su caso, quedan sometidos a las leyes y tribunales de Costa Rica en cuanto a todos los actos o contratos que celebren o hayan de ejecutarse en el país y renuncian expresamente a las leyes de su domicilio.

4. Constancia de que el otorgante del poder tiene personería suficiente para hacerlo.

• b)Documento idóneo mediante el cual se dé fe pública de que la asociación está constituida conforme con las leyes de su domicilio.
• c)Aceptación del poder por parte del apoderado.
• d)Copia del estatuto y sus reformas.
• e)Copia de la escritura de poder.
• f)En caso de que la documentación se encuentre escrita en otro idioma, deberá aportarse la traducción oficial al español, salvo lo estipulado por los artículos 72 y 109 del Código Notarial.

El documento del poder será remitido a la Sección de Personas con el fin de que se realice la tramitación correspondiente. Una vez inscrito el poder en la Sección de Personas, el Departamento de Asociaciones procederá a abrirle expediente con el poder inscrito y los demás documentos adjuntos.

Asociaciones de bienestar social

Toda solicitud de asistencia de un representante de la referida unidad de administración, deberá hacerse con diez días hábiles de anticipación, a la fecha de celebración de la sesión.

Al cabo de éste se deberán presentar los informes pertinentes a la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social.

Dicha solicitud se hará por escrito, acompañada de los documentos necesarios cuando concurran las causales señaladas en los artículos 13, 14 y 27 de la Ley de Asociaciones y sus reformas.

• a)El número de asociados elegibles sea inferior al necesario para integrar el órgano directivo.
• b)Se haya conseguido el fin temporal o transitorio para el cual fue fundada o haya imposibilidad legal o material para la consecución de dicho fin.
• c)Sobrevenga la privación de su capacidad jurídica como consecuencia de su declaratoria de insolvencia o concurso, de variación en el objeto perseguido, del cambio de naturaleza de su personería jurídica o por no haber renovado el órgano directivo en el año siguiente al término señalado en los estatutos para el ejercicio del mismo.
• d)Cuando lo soliciten dos tercios o más de los asociados.

En presencia de las causales anteriores, el Ministerio de Justicia y Gracia, procederá a efectuar un estudio que respalde la solicitud de disolución de parte de la Oficina de Administración de Instituciones y Servicios de Bienestar Social del Instituto Mixto de Ayuda Social.

Fiscalización de las asociaciones

la fiscalización de las entidades inscritas conforme lo dispuesto en la Ley de Asociaciones, en los siguientes supuestos:

• a)Cuando se tenga conocimiento de una incorrecta administración de las asociaciones.
• b)Cuando exista inconformidad con la celebración de asambleas, en virtud de violaciones a la Ley de Asociaciones, su Reglamento o los estatutos internos.
• c)Cuando se viole el debido proceso en cuanto a afiliación, desafiliación o expulsión de asociados. irrespetando la Ley, su Reglamento o los estatutos del ente.
• d)Todo otro asunto que se relacione directamente con la administración de las asociaciones, quedando excluido el aspecto contable el cual será competencia de la autoridad correspondiente.

Para cumplir su cometido, el órgano encargado podrá proceder a investigar una vez que el gestionante, asociado o tercero con interés legítimo, haya demostrado que agotó, previamente a la presentación de la solicitud, la vía interna ante el órgano competente de la asociación.

Para la investigación, se estudiarán los documentos aportados, libros que se presenten una vez solicitados y todo otro tipo de documento que justifique la gestión y resolverá en forma considerada lo que corresponda.

El agotamiento de la vía interna comprende la presentación de la solicitud ante el órgano competente de la asociación y la respuesta de dicho órgano al gestionante, o bien, el transcurso del plazo establecido en el estatuto sin que se cuente con respuesta alguna.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Lo resuelto tendrá alzada ante el superior correspondiente.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Si la asamblea no se realiza dentro de los dos meses siguientes al recibo de la notificación de la resolución que así lo ordena, podrán interponer causa por desobediencia a la Autoridad, actuando en ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo estipulado en el artículo 314 del Código Penal.

(Así reformado por el artículo 198 del Reglamento del registro de personas jurídicas, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 44648 del 5 de setiembre del 2024)

Se deroga el Decreto Ejecutivo Nº 18670-J de 20 de diciembre de 1988.

Este decreto rige a partir de la fecha de su publicación.

Dado en la Presidencia de la república.-San José, a los diecisiete días del mes de abril del dos mil uno.