Amendment to Internal Regulation on Travel and Transportation Expenses for MINAE OfficialsReforma al Reglamento Interno de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios del MINAE

Exceptions to the previous article are those special situations in which, in the reasoned opinion of the Administration applying this Regulation, the recognition and payment of per diems (viáticos) is justified. Such situations must be regulated by each public entity prior, formally, and generally, for which the following criteria, among others, must be taken into account: the distance from the work center, the ease of transport, the provision of food and lodging services, and the importance of the activity to be carried out.

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When the official or employee must work temporarily in the same place where their domicile is located, no expense shall be covered. When they must work in any place close to their domicile or to the place where they normally work and, in both cases, there is ease of transportation, only the transfer expense shall be recognized. The active Administration, in accordance with the provisions of articles 16°, 17° and the preceding paragraph, shall define the distance from which per diems (viáticos) are paid, a definition that must be made in a prior, generic and formal manner by the superior body.".

4.-That in accordance with the Regulation to the Law on Protection of the Citizen from Excessive Regulatory Requirements and Procedures, Executive Decree N037045-MP-MEIC and its amendments, it was determined that the present proposal does not establish or modify procedures, requirements, or processes that the citizen must comply with, a situation for which the prior control procedure was not carried out. Therefore, They Decree:

"Amendment to the Internal Regulation on the Use of Public Transportation for officials of the Ministry of Environment and Energy, Executive Decree N°39348-MINAE of August 10, 2015"

"Internal Regulation on travel and transportation expenses for officials of the Ministry of Environment and Energy"

"Article 3.-Definitions.

(...)

Per diems (Viáticos): Is that sum intended to cover lodging, food, and other minor expenses, which the Ministry of Environment and Energy recognizes to its servants when they must temporarily move from their duty station in order to fulfill the obligations of their position."

"Article 1.-Nature of the Regulation. The Ministry of Environment and Energy shall have an internal regulation on transportation and travel expenses for its officials, which shall regulate:

1. The use of taxi, bus, and train services during special schedules or in emergency response.

2. The use of animals (semovientes) on scheduled field trips (giras).

3. The use of river and maritime transportation services.

4. The payment of toll fees.

5. The payment of per diems (viáticos) in the San José metropolitan area and between Cantons" "Article 11.-Deadlines for the settlement of travel and transportation expenses. In the case of non-compliance with article 10 of the Regulation on travel and transportation Republic, specifically, when the official violates the settlement deadlines (whether or not they involve advances of per diems) established in said regulation, the respective Program Head or the person formally authorized by them, must issue a warning in writing once, and grant them a period of three days to submit the settlement. In the event that the official does not heed the warning, the Program Head must demand, via formal notice, the immediate reimbursement of the total sum received as an advance.

In the event that the official fails to comply with the previous warnings, the Program Head must, within a period of 5 days, request from the Ministerial Authority the corresponding administrative procedures, for which purpose, they must transfer the matter via formal notice with the factual and legal justifications, together with the administrative file assembled for the case, duly foliated and in strict chronological order, with the corresponding evidence." "Article 12.-Regulation of the payment of per diems and transportation expenses. This provision regulates the payment of per diems (viáticos) and transportation expenses to permanent or interim officials of the Ministry of Environment and Energy in accordance with articles 16, 17 and 24 of the Regulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials, issued by the Comptroller General of the Republic, by reason of which, per diems (viáticos) may be covered for officials as long as it complies with the following conditions:

• a)Payment of per diems for food may be recognized for officials, in special situations, depending on budgetary availability, when they must travel for the performance of their duties temporarily within the San José metropolitan area and remain outside the Institution by formal designation or representing the Ministry of Environment and Energy, provided that the activity they are participating in does not include food. For such recognition to proceed, there must necessarily be prior authorization from the official's corresponding head, justifying in the field trip report (informe de gira) the distance between the event venue and the Institution, the transit facilities, and the time available for meal times.
• b)Payment of per diems for food may be recognized for officials, in special situations, depending on budgetary availability, when they must travel for the performance of their duties, by formal designation, or acting on behalf of the Ministry of Environment and Energy, temporarily within the same Canton where the duty station is located and the distance from it is equal to or greater than 20 kilometers, -and provided this is not the scenario regulated in subsection a) of the present article-. For such recognition to proceed there must necessarily be prior authorization from the official's corresponding head, justifying in the field trip report (informe de gira) aspects such as the transit facilities and the time available for food.
• c)For the cases regulated in subsections a) and b) of the present article, lodging expenses shall be covered exceptionally when, for reasons of urgency, force majeure, or duly accredited institutional need, it is authorized by the Program Head. The immediate head must ensure that the justifications put forward are real and shall do so through the signature of the field trip report. The amounts regulated in the present article must conform to the localities contained in the Regulation on Travel and Transportation Expenses for Public Officials issued by the Comptroller General of the Republic.

Every immediate head responsible for authorizing with their signature veracity and justification of the authorized amounts and shall be jointly and severally liable for any damages of any nature arising from non-compliance with said obligations."

Given at the Presidency of the Republic.-San José, on the twenty-sixth of August of the year two thousand twenty-two.

Constituyen excepciones al artículo anterior, aquellas situaciones especiales en que, en criterio razonado de la Administración que aplica este Reglamento, se justifique el reconocimiento y pago de viáticos. Tales situaciones deben ser reguladas por cada ente público de manera previa, formal y general, para lo cual se deberá tener en cuenta, entre otros, los siguientes criterios: la distancia respecto del centro de trabajo, la facilidad de traslado, la prestación de servicios de alimentación y hospedaje y la importancia de la actividad a desarrollar.

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Cuando el funcionario o empleado deba trabajar eventualmente en el mismo lugar donde está su domicilio, no se cubrirá gasto alguno. Cuando deba laborar en cualquier lugar cercano a su domicilio o al lugar en que normalmente trabaja y, en ambos casos, exista facilidad de transporte, se reconocerá únicamente el gasto de traslado. La Administración activa, ajustándose a lo dispuesto por los artículos 16°, 17° y por el párrafo anterior, será la que defina la distancia a partir de la cual se pagan viáticos, definición que debe ser hecha en forma previa, genérica y formal por el órgano superior.".

4.-Que de conformidad con el Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto Ejecutivo N037045-MP-MEIC y sus reformas, se determinó que la presente propuesta no establece ni modifica trámites, requisitos o procedimientos, que el administrado deba cumplir, situación por la que no se procedió con el trámite de control previo. Por tanto,

"Reforma al Reglamento Interno de Uso de Transporte Público de los funcionarios del Ministerio de Ambiente y Energía, Decreto Ejecutivo N°39348-MINAE del 10 de agosto de 2015"

"Reglamento Interno de gastos de viaje y de transporte para los funcionarios del Ministerio de Ambiente y Energía"

"Artículo 3.-Definiciones.

(...)

Viáticos: Es aquella suma destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que el Ministerio de Ambiente y Energía reconoce a sus servidores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo".

"Artículo 1.-Naturaleza del Reglamento. El Ministerio del Ambiente y Energía, contará con un reglamento interno de gastos de transporte y viaje, para sus funcionarios, el cual regulará:

1. La utilización del servicio de taxi, autobuses y trenes en horarios especiales o en atención de emergencias.

2. La utilización de semovientes en las giras que se programen.

3. La utilización del servicio de transportes fluvial y marítimo.

4. El pago de tarifas por el uso de Peajes.

5. El pago de viáticos en el área metropolitana de San José y entre Cantones" "Artículo 11.-Plazos para la liquidación de gastos de viaje y de transporte. Para el caso del incumplimiento del artículo 10 del Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos emitido por la Contraloría General de la República, específicamente, cuando el funcionario transgreda los plazos de liquidación (se trate o no de adelantos de viáticos) establecidos en dicha reglamentación, el Jefe de Programa respectivo o la persona a quien este autorice formalmente, deberá apercibirle mediante escrito por una única vez, y brindarle un plazo de tres días, para que presente la liquidación, En caso de que el funcionario no atienda el apercibimiento, el Jefe de Programa deberá exigirle mediante nota formal, el reintegro inmediato de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto.

En caso de que el funcionario incumpla con los anteriores apercibimientos, el Jefe de Programa deberá en el plazo de 5 días, solicitar al Jerarca Ministerial los procedimientos administrativos que correspondan, para lo cual, deberá hacer el traslado mediante nota formal con las justificaciones de hecho y de Derecho, junto con el expediente administrativo levantado para el caso, debidamente foliado y en estricto orden cronológico, con las pruebas del caso".

"Artículo 12.-Regulación del pago de viáticos y gastos de transporte. La presente disposición regula el pago de viáticos y gastos de transporte a los funcionarios en propiedad o interinos del Ministerio de Ambiente y Energía según los artículos 16, 17 y 24 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos, emitido por la Contraloría General de la República, en razón del cual, se podrán cubrir viáticos a los funcionarios siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:

• a)Podrá reconocerse a los funcionarios, en situaciones especiales, el pago de viáticos por concepto de alimentación, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria, cuando deban desplazarse para el cumplimiento de sus funciones de manera transitoria dentro del área metropolitana de San José y permanezcan fuera de la Institución por formal designación o en representación del Ministerio de Ambiente y Energía, y siempre que en la actividad a participar no se incluya la alimentación. Para que proceda dicho reconocimiento, necesariamente debe existir una autorización previa por parte de la jefatura correspondiente del funcionario, en la que se justifique en el informe de gira la distancia entre la sede del evento y la Institución, las facilidades de traslado y el tiempo disponible para los tiempos de alimentación.
• b)Podrá reconocerse a los funcionarios, en situaciones especiales, el pago de viáticos por concepto de alimentación, dependiendo de la disponibilidad presupuestaria, cuando deban desplazarse para el cumplimiento de sus funciones, por formal designación, o actuar en representación del Ministerio de Ambiente y Energía, de manera transitoria dentro del mismo Cantón en que se ubica el centro de trabajo y la distancia respecto al mismo sea igual o superior a 20 kilómetros, -y que no se trate del supuesto regulado en el inciso a) del presente artículo-, Para que proceda dicho reconocimiento necesariamente debe existir una autorización previa por parte de la jefatura correspondiente del funcionario, en la que se justifique en el informe de gira aspectos como las facilidades de traslado y el tiempo disponible para alimentación.
• c)Para los casos regulados en los incisos a) y b) del presente artículo se cubrirán los gastos por conceptos de hospedaje de forma excepcional cuando por cuestiones de urgencias, fuerza mayor o necesidad institucional debidamente acreditado, sea autorizado por el Jefe Programa. La jefatura inmediata deberá vigilar porque las justificaciones esgrimidas sean reales y lo hará mediante la firma del informe de gira. Los montos de lo regulado en el presente artículo, se deben ajustar a las localidades contenidas en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos emitido por la Contraloría General de la República.

Todo Jefe inmediato encargado de autorizar con su firma gastos previstos en el presente reglamento, estará obligado a constatar la veracidad y justificación de los montos autorizados y será solidariamente responsable por los perjuicios de cualquier índole que se deriven del incumplimiento de dichas obligaciones.

Dado en la Presidencia de la República.-San José, el veintiséis de agosto del año dos mil veintidós.