National Archives System LawLey del Sistema Nacional de Archivos

General Provisions

This law and its regulations shall govern the operation of the bodies of the National Archive System and of the archives of the Legislative, Judicial, and Executive Branches, and of other public entities, each with legal personality and capacity under public and private law, as well as of the private and personal archives that wish to submit to these regulations.

All documents with scientific-cultural value are movable property and form part of the scientific-cultural heritage of Costa Rica. The determination of the scientific-cultural value of the document shall be the responsibility of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos).

Those textual, handwritten or printed, graphic, audiovisual, and machine-readable documents are considered to have scientific-cultural value which, by their content, serve as testimony and reflect the development of the Costa Rican reality, such as: minutes (actas), agreements (acuerdos), letters (cartas), decrees (decretos), reports (informes), laws, resolutions (resoluciones), maps, plans (planos), posters (carteles), photographs, films, recordings, magnetic tapes, "diskettes," and others specified in the regulations of this law.

Documents considered to have scientific-cultural value must be held in the various public administrative archives of the country. Once the transfer deadlines (plazos de remisión) have been met, they shall be transferred to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).

Documents of scientific-cultural value are of public interest and may not leave the national territory without prior publication of a decree authorizing it.

Those who violate this law through the illegal export of these documents shall be penalized with a fine of ten to fifty thousand colones, if the act does not constitute a crime punishable by a greater penalty.

The proceeds collected from these fines shall go to augment the funds of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional).

The Ministry of Finance shall grant tax exemption for the introduction into the country of documents with scientific-cultural value, after a ruling from the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) declaring such value.

Legal acts of transferring documents that become state property shall be exempt from the payment of taxes, fees, stamps, or any type of levy.

Documents produced in the institutions referred to in Article 2 of this law, as a product of their management, regardless of their medium: paper, film, tapes, "diskettes," shall be the property of those institutions during their management and permanence in the respective central archives, except as provided in Article 53 of this law. No person, official or otherwise, may appropriate them.

Subsequently, they shall form part of the documentary fonds held by the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).

If any public official, or any individual, violates the provisions of the preceding article, they shall be sanctioned in accordance with the provisions of Articles 208 and 209 of the Penal Code. In any case, they shall also be obliged to return the documents.

Free access is guaranteed to all documents produced or held by the institutions referred to in Article 2 of this law. When dealing with documents declared state secrets or of restricted access, they shall lose that status after thirty years from having been produced, and may be provided for duly verified scientific-cultural research, provided that other constitutional rights are not violated.

Of the Administrative Board of the National Archive

The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), created by Law No. 5574 of September 6, 1974, shall be the highest authority of the National Archive System, shall act as the governing body of said system, and shall have as its main objectives to provide a functional building for the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), as well as to maintain a close archival and technical relationship among the archives of the system. Its domicile shall be in the city of San José, and shall be the same as that of the General Directorate of the National Archive. In addition, it shall have the following functions:

• a)To ensure the maintenance of the aforementioned building.
• b)To finance the purchase of the technical equipment, furniture, and materials necessary for the optimal functioning of the General Directorate of the National Archive, upon the recommendation of the respective department and the Director General of the institution.
• c)To issue budgets, approve expenditures, promote and approve public and private tenders (licitaciones), as well as direct contracting. All of this subject to the provisions of the Law of the Financial Administration of the Republic, No. 1279 of May 2, 1951, and its amendments.

ch) To promote and collaborate economically in the carrying out of cultural and educational activities conducted by the General Directorate of the National Archive.

• d)To contract the administrative, technical, and professional personnel needed by the General Directorate of the National Archive.
• e)To establish the archival policies of the country and to recommend strategies for the adequate development of the National Archive System.
• f)To formulate technical recommendations on the production and management of documents.
• g)To ensure the optimal organization of the public archives of Costa Rica.
• h)To formulate technical recommendations on the administration of documents produced by automated means.
• i)To advise the Superior Council of Education on the study plans related to archival techniques taught in private schools and technical-professional high schools in the country.
• j)To coordinate with higher education centers the professional training in the field of archiving.
• k)To organize congresses, seminars, conferences, or similar activities, in which national and international archivists and other specialists or technicians in sciences related to archiving participate.
• l)All other functions assigned to it in other laws or regulations.

The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall be composed of the following members:

- The Minister of Culture, Youth, and Sports, or his representative.

- The Minister of National Planning and Economic Policy, or his representative.

In the event that they are represented, each minister shall choose a person of recognized experience and preparation related to archiving, history, or public administration, for the case.

- An academic representing the Academy of Geography and History of Costa Rica, chosen by the latter.

- A professional in archiving and a professional in history. Both shall represent the schools of those sciences existing in the state higher education centers, and shall be appointed by the National Council of Rectors (CONARE).

- An archivist representing the archives of the institutions referred to in Article 2 of this law, who shall be designated by the Minister of Culture, Youth, and Sports, from a list of three candidates (terna) to be chosen in an assembly of archivists convened by the Administrative Board of the National Archive. At least one of the members of this list shall be a member of the Costa Rican Association of Archivists, and all three must be graduates in archiving from a higher education center.

- A person of recognized capacity and experience regarding the functions proper to the General Directorate of the National Archive, chosen by its Administrative Board, from a list of three candidates sent by the Director General. The last five members shall serve for a period of two years and may be reelected.

The members of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall earn a fee (dieta) for each session they attend, the amount of which shall be fixed in the regulations of this law. No more than six sessions may be held per month. However, the members may provide their services on an ad honorem basis, if they so wish.

In the month of June of each year, they must present a report of their work to the person or entity they represent, with a copy to the Administrative Board of the National Archive.

Once installed, the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall form its board of directors (directorio) and agree upon the day, time, and place to convene. The Board of Directors shall be composed of: a president, who shall be the Minister of Culture, Youth, and Sports or his representative, a vice president, a secretary, a treasurer, a comptroller (fiscal), and a member (vocal). The election shall be made by an absolute majority in a vote of the directors.

The absence of the president shall be filled by the vice president and, failing that, by the other directors, preferably by the member (vocal). The quorum for all sessions shall be four directors; resolutions shall be taken by an absolute majority of the votes present, and in case of a tie, the person presiding shall decide.

The president of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall exercise its judicial and extrajudicial representation.

For the fulfillment of the purposes of the Administrative Board and of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), the former shall appoint the necessary administrative, technical, and professional personnel, who shall report directly to the Director General of the National Archive. The salary of this personnel shall be fixed in accordance with the General Law of Salaries of the Public Administration.

The Director General of the National Archive must attend the sessions, in which he shall have a voice but not a vote, and execute all agreements.

Decentralized institutions and corporations and municipalities are authorized to grant loans (empréstitos) to the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional). These entities and the Branches of Government are also authorized to make donations to the Board.

The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall submit its ordinary and extraordinary budgets, as well as their modifications, to the approval of the Comptroller General of the Republic, who shall audit its operations.

The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) is authorized to open and maintain checking accounts in the National Banking System as it deems appropriate. It shall also seek new sources of financing. Likewise, it is authorized to sell, on a non-profit basis, the cultural and educational services and publications it sponsors.

The Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) shall be financed in accordance with the provisions of the Law Creating the Administrative Board of the National Archive, No. 5574 of September 6, 1974, and other laws in force on the matter.

Of the General Directorate of the National Archive

The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall be a public service entity that shall function as a deconcentrated body (órgano desconcentrado) of the Ministry of Culture, Youth, and Sports. For the purposes of organization and the fulfillment of its functions, it shall be composed of: the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), the General Directorate, the Subdirectorate, the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), and the departments, sections, and units necessary for the fulfillment of its purposes.

• a)To execute the policies emanating from the Administrative Board of the National Archive System.
• b)To gather, conserve, classify, order, describe, select, administer, and facilitate the textual, graphic, audiovisual, and machine-readable documents, belonging to the Nation, that constitute the national documentary heritage, as well as the private and personal documentation delivered to it for custody.
• c)To prepare and publish guides, inventories, indexes, catalogs, and other descriptive tools and auxiliary aids (instrumentos y auxiliares descriptivos) to facilitate the consultation of its fonds.

ch) To prepare and publish the magazine of the National Archive, annually, and other publications on topics related to archiving and related sciences.

• d)To obtain originals, copies, or reproductions of documents conserved in other archives of the country or abroad, insofar as they are of scientific-cultural interest.
• e)To deliver to other institutions, if requested and possible, a copy or reproduction of the fonds conserved by the General Directorate of the National Archive.
• f)To dispatch all types of certifications and attestations (constancias), based on the documentary fonds of the institution, if these are not of restricted access.
• g)To issue the testimonies of public instruments (instrumentos públicos) contained in the notarial protocols deposited in the General Directorate of the National Archive.
• h)To establish and execute provisions concerning the selection and elimination of documents.
• i)To provide the user with the requested information, except when the document is of restricted access.
• j)To inspect and advise on archiving matters to the public administrative archives, and to private and personal ones, when they so request.
• k)To assess the documents of the archives for the purposes of selection.
• l)To train in archiving and related subjects the officials of the archives.
• ll)To request, from private institutions and individuals, information about documents of scientific-cultural value in their possession, in order to maintain inventories, indexes, registries, censuses, or microfilms of those documents.
• m)Any other function related to archival work.
• n)To maintain a national registry of advance directives (voluntades anticipadas) that is easily accessible for public and private health centers, in accordance with Law 8968, Protection of the Person against the Processing of their Personal Data, of July 7, 2011, the Law on Advance Directives (Ley de Voluntades Anticipadas) and its regulations.

(Thus added the previous paragraph by Article 23 of the Law on Advance Directives, No. 10231 of May 5, 2022)

The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall act according to the provisions contained in the notarial legislation concerning the institution.

The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall have a specialized library in the archival field and in related sciences, at the service of the users.

Researchers using the documentary fonds of the General Directorate of the National Archive shall deliver to its library two copies of the result of their study.

The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall have a head with the title of Director General. In his absence, the Subdirector shall replace him, with the same powers.

The Director General of the National Archive shall be responsible for the good performance of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) and, without prejudice to those necessary for the performance of his duties, shall have the following powers:

• a)To plan, organize, direct, coordinate, evaluate, and control the institutional management of the entity under his charge.
• b)To represent, judicially and extrajudicially, the General Directorate of the National Archive.
• c)To represent, in acts of its competence, the Executive Branch.

ch) To propose to the Executive Branch the declaration of public utility for those documents that, in the judgment of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), have scientific-cultural value.

• d)To exercise the executive function of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional).
• e)To authorize in writing the departure of documents from the General Directorate of the National Archive within the country, for any purpose.

To comply with the provisions of Article 28, subsection ch), of this law, the Director General of the National Archive shall request the publication of the respective decree, in which the effects of the declaration shall be enumerated.

The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) is a final archive. It shall also assume the functions of an intermediate archive, for which it shall have the necessary administrative services.

Of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents

The National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) is hereby created, as the body of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) responsible for issuing the rules on the selection and elimination of documents, according to their scientific-cultural value, and for resolving the consultations on the elimination of documents from the producing entities referred to in Article 2 of this law.

The National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) shall be composed of the following five members: the president of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), or his representative, who shall preside over it; the head of the Documentary Department of the General Directorate of the National Archive; a technician from that department appointed by the Director General of the National Archive; the head or person in charge of the archive of the entity producing the documentation; and a recognized historian appointed by the Administrative Board of the National Archive.

The Director General of the National Archive shall be the executive director of the institution, who shall attend the sessions with a voice but without a vote.

Each one of the entities mentioned in Article 2 of this law shall form an institutional committee for selection and elimination (comité institucional de selección y eliminación), composed of the person in charge of the archive, the legal advisor, and the administrative superior of the entity producing the documentation.

The committee shall have the following functions:

• a)To evaluate and determine the administrative and legal validity of its documents.
• b)To consult the National Commission for the Selection and Elimination of Documents when it must eliminate documents that have concluded their administrative processing.

The resolution on the consultation to eliminate documents lacking scientific-cultural value shall be taken by a majority of the votes present. In case of a tie, the president shall decide with his casting vote (doble voto). Documents that must be eliminated shall be transformed into non-legible material.

All institutions referred to in Article 2 of this law, including the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), shall be obliged to request the opinion of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), each time they need to eliminate a documentary type. They must also consider the resolutions issued by the Commission in this regard, which shall be communicated in writing, through the Director General of the National Archive.

The official who authorizes or carries out the elimination of documents in violation of the provisions of the preceding article shall be penalized with six months to three years in prison, unless the act constitutes a crime punishable by a greater penalty.

The members of the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) shall work on an ad honorem basis. They shall meet whenever necessary, upon the summons of its president or the Director General of the National Archive.

The National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos) shall issue a ruling, in cases where it is attempted to take them out of the country, on the documents referred to in Article 5 of this law.

Of the Public Administrative Archives

Public administrative archives (archivos administrativos públicos) are the management archives (archivos de gestión) and the central archives (archivos centrales). Management archives are the archives of the divisions, departments, and sections of the different entities referred to in Article 2 of this law, responsible for gathering, conserving, classifying, ordering, describing, selecting, administering, and facilitating the documentation produced by their unit, which forms their prearchivalía and which must be kept technically organized. Central archives are units that shall likewise fulfill the functions described above, over the archivalía they organize, in which they shall centralize the documentation of the entire entity.

The prearchivalía shall consist of the documentation that is in management (gestión) in the different units or secretariats of the producing institutions, and shall be organized according to the principles of provenance and original order and other guidelines issued by the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) or the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional). It usually comprises documents produced within the last five years. The archivalía is that documentation that has concluded its administrative processing, and is conserved, organized, and facilitated in the central archives of the institutions and in the intermediate archive. It arrives at these by transfer from the management archives and the central archives, respectively, and generally comprises documentation less than thirty years old from its creation.

All institutions must have a central archive and the necessary management archives for the proper conservation and organization of their documents, which must be done, save for special regulations, in accordance with the provisions of this law, its regulations, and the rules of the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional), the National Commission for the Selection and Elimination of Documents (Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos), and the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).

• a)To centralize the entire documentary collection (acervo documental) of the dependencies and offices of the institution, in accordance with the document transfer deadlines (plazos de remisión).
• b)To coordinate with the General Directorate of the National Archive the execution of the archival policies of the respective institution.
• c)To gather, conserve, classify, order, describe, select, administer, and facilitate the documentary collection of the institution. Likewise, to transfer to the General Directorate of the National Archive the documents that have completed their period of administrative validity.

ch) To prepare the descriptive tools and auxiliary aids (instrumentos y auxiliares descriptivos) necessary to increase the efficiency and effectiveness of the public service.

• d)To ensure the application of archival policies and to technically advise the personnel of the institution working in the management archives (archivos de gestión).
• e)To collaborate in the search for solutions for the proper functioning of the central archive and the management archives of the entity.
• f)The archivists working in the central archive must attend the general assembly of archivists each year.
• g)To request technical advice from the General Directorate of the National Archive when necessary.
• h)To form the committee referred to in Article 33 of this law.
• i)To request authorization from the National Commission for the Selection and Elimination of Documents to eliminate documents. The head shall form part of the Commission, in accordance with Article 32 of this law.
• j)To submit an annual report to the General Directorate of the National Archive on the archival development of the institution. This Directorate shall make the results known to the Administrative Board of the National Archive.
• k)To deliver to the General Directorate of the National Archive, as established by the regulations, a copy of the description tools in which all the documentation is registered.
• l)Any other by provision of the Administrative Board of the National Archive.

Each central archive shall have within its personnel at least one professional technician in archiving and the necessary technicians of the same specialty.

All public archives shall prepare, in accordance with the regulations of this law, the description tools (instrumentos de descripción) and auxiliary aids (auxiliares) necessary to make the documents easily accessible to the user.

In order to microfilm the documents of the archives, or part of them, the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) must be consulted on the planning and execution of the process.

Each public institution shall transfer to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional), the archivalía existing in its central archive, in accordance with the requirements set in the regulations of this law, and according to the provisions of the General Directorate of the National Archive. The deadline for sending shall not exceed twenty years, counted from the date on which the document originated.

The institution may not transfer archivalía to the General Directorate of the National Archive without its prior authorization.

13579 of September 19, 2007).

The institution that takes charge of the documentation of another public or private institution must maintain these documents respecting the principle of provenance.

If an entity should disappear, it shall deliver its documents and the respective descriptive tools (instrumentos descriptivos) directly to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).

The General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) shall designate officials who will periodically inspect the archival situation of each one of the institutions referred to in Article 2 of this law, who shall submit a report to the Administrative Board of the National Archive (Junta Administrativa del Archivo Nacional) through the Director General.

The dependencies referred to in Article 2 of this law are obliged to conserve, classified, ordered, and described, the photographs, negatives, films, recordings, and any other audiovisual material they obtain of public or private ceremonies, buildings, visits of dignitaries, and other acts of scientific-cultural interest. These documents shall ultimately be held by the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).

The Presidency of the Republic and the Ministers of State, upon finishing their duties, shall deliver to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) the documents of their offices that have concluded their management processing. Likewise, they shall deliver the minutes of the Government Council (Consejo de Gobierno). Said transfer must be carried out no later than during the week prior to the transfer of powers (traspaso de poderes). These documents shall not remain in the central archives of the cited dependencies, but shall pass directly to the intermediate archive of the General Directorate of the National Archive.

The dependencies referred to in Article 2 of this law may request from the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) the temporary loan of documents produced by them and held by this Directorate, in accordance with the deadlines stipulated in the regulations of this law.

Of Private and Personal Archives

Private archives (archivos privados) are those that hold documents produced by private organizations. Personal archives (archivos particulares) are those that conserve documents produced or received by a person or family.

In both cases, the documents are the private property of whoever conserves them.

Private institutions and individuals may organize their archives with the advice of the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) and, if they wish, those archives shall form part of the National Archive System.

If a private or personal archive forms part of the National Archive System, it shall have rights and duties similar to those of the institutions referred to in Article 2 of this law.

Private institutions and individuals may transfer to the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) the documents in their possession, so that they may form part of the documentary heritage of the State held by this entity.

Documents donated to the General Directorate of the National Archive shall be conserved with an indication of the donor or of whom he indicated, unless the owner states otherwise.

Private institutions and individuals, whether or not they form part of the National Archive System, may request advice on archival matters from the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional).

Individuals and private institutions must inform the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) of the existence of documents of recognized scientific-cultural value in their possession.

Those who propose to cede or trade in the documents referred to in the preceding article, and those participating in the respective transactions, shall notify the General Directorate of the National Archive (Dirección General del Archivo Nacional) of the name and domicile of the future holder or owner, and within thirty days following the execution of the contract, if it takes place, they shall make it known to the same General Directorate of the National Archive.

Private institutions and individuals may deliver to the General Directorate of the National Archive a copy of the documents and descriptive instruments of their fonds, or otherwise provide them for reproduction.

compuesto por el conjunto de los archivos públicos de Costa Rica, y por los privados y particulares que se integren a él.

La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones.

Todos los documentos con valor científico- cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico - cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas, planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas, "diskettes", y los demás que se señalen en el reglamento de esta ley.

Los documentos que se consideren de valor científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional.

Los documentos de valor científico-cultural son de interés público y no podrán salir del territorio nacional sin la previa publicación de un decreto que lo autorice.

Quienes infrinjan la presente ley mediante exportación ilegal de estos documentos, serán penados con una multa de diez a cincuenta mil colones, si el hecho no configurare un delito sancionado con pena mayor.

Lo recaudado por concepto de estas multas pasará a engrosar los fondos de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

El Ministerio de Hacienda concederá exoneración de impuestos para la introducción en el país de documentos con valor científico-cultural, previo pronunciamiento de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos en que se declaren con ese valor.

Los actos jurídicos de transferencia de documentos que pasen a ser propiedad del Estado, estarán exentos del pago de impuestos, tasas, timbres o cualquier tipo de gravamen.

Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, como producto de su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película, cintas, "diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta ley. Ninguna persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos.

Posteriormente formarán parte del fondo documental que custodia la Dirección General del Archivo Nacional.

Si algún funcionario público, o cualquier particular, transgrediere las disposiciones del artículo anterior, será sancionado de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 208 y 209 del Código Penal. En cualquier caso, además, se le obligará a devolver los documentos.

Se garantiza el libre acceso a todos los documentos que produzcan o custodien las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de esta ley. Cuando se trate de documentos declarados secreto de Estado o de acceso restringido, perderán esa condición después de treinta años de haber sido producidos, y podrán facilitarse para investigaciones de carácter científico-cultural, debidamente comprobadas, siempre que no se irrespeten otros derechos constitucionales.

De la Junta Administrativa del Archivo Nacional

La Junta Administrativa del Archivo Nacional, creada por ley No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, será la máxima autoridad del Sistema Nacional de Archivos, actuará como órgano rector de dicho sistema, y tendrá como objetivos principales dotar de un edificio funcional a la Dirección General del Archivo Nacional, lo mismo que mantener una estrecha relación archivística y técnica entre los archivos del sistema. Su domicilio estará en la ciudad de San José, y será el mismo que tenga la Dirección General del Archivo Nacional. Además, tendrá las siguientes funciones:

• a)Velar por el mantenimiento del edificio mencionado.
• b)Financiar la compra del equipo técnico, el mobiliario y el material necesarios para el óptimo funcionamiento de la Dirección General del Archivo Nacional, previa recomendación del departamento respectivo y del director general de la institución.
• c)Dictar los presupuestos, acordar los gastos, promover y aprobar licitaciones públicas y privadas, así como las contrataciones directas.

Todo ello con sujeción a lo dispuesto en la Ley de la Administración Financiera de la República, No. 1279 del 2 de mayo de 1951 y sus reformas.

ch) Promover y colaborar económicamente en la realización de actividades de tipo cultural y educativo que lleve a cabo la Dirección General del Archivo Nacional.

• d)Contratar al personal administrativo, técnico y profesional que la Dirección General del Archivo Nacional necesite.
• e)Establecer las políticas archivísticas del país y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos.
• f)Formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos.
• g)Velar por la óptima organización de los archivos públicos de Costa Rica.
• h)Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos.
• i)Asesorar al Consejo Superior de Educación sobre los planes de estudio relacionados con las técnicas archivísticas que se imparten en las escuelas privadas y en los colegios técnico-profesionales del país.
• j)Coordinar con los centros de educación superior la formación profesional en el campo de la archivística.
• k)Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en los que participen archivistas nacionales e internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística.
• l)Todas las demás funciones que se le asignen en otras leyes o reglamentos.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional Nacional estará integrada por los siguientes miembros:

- El Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, o su representante.

- El Ministro de Planificación Nacional y Política Económica, o su representante.

En caso de que se hagan representar, cada ministro deberá escoger a una persona de reconocida experiencia y preparación relacionadas con la archivística, la historia o la administración pública, para el caso.

- Un académico representante de la Academia de Geografía e Historia de Costa Rica, escogido por ésta.

- Un profesional en archivística y un profesional en historia.

Ambos representarán a las escuelas de esas ciencias existentes en los centros de educación superior estatal, y serán nombrados por el Consejo Nacional de Rectores.

- Un archivista representante de los archivos de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, que será designado por el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes, de una terna que se escogerá en asamblea de archivistas convocada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional. Por lo menos uno de los integrantes de esta terna será miembro de la Asociación Costarricense de Archivistas, y los tres deberán ser graduados en archivística, en un centro de educación superior.

- Una persona de reconocida capacidad y experiencia en lo atinente a las funciones propias de la Dirección General del Archivo Nacional, escogida por la Junta Administrativa de ésta, de una terna enviada por el Director General. Los últimos cinco miembros, fungirán por un período de dos años y podrán ser reelegidos.

Los miembros de la Junta Administrativa del Archivo Nacional devengarán una dieta por cada sesión a la que asistan, cuyo monto será fijado en el reglamento de esta ley. No podrán celebrarse más de seis sesiones al mes. No obstante, los miembros podrán prestar sus servicios en forma ad honórem, si así lo desean.

En el mes de junio de cada año, deberán presentar un informe de su labor ante la persona o entidad a la que representan, con copia para la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Una vez instalada, la Junta Administrativa del Archivo Nacional integrará su directorio y acordará el día, la hora y el lugar para sesionar. El Directorio estará compuesto por: un presidente, que será el Ministro de Cultura, Juventud y Deportes o su representante, un vicepresidente, un secretario, un tesorero, un fiscal y un vocal. La elección se hará por mayoría absoluta en votación de los directores.

La ausencia del presidente será suplida por el vicepresidente y, en su defecto, por los otros directores, de preferencia por el vocal. El quórum para todas las sesiones será de cuatro directores; las resoluciones serán tomadas por mayoría absoluta de los votos presentes, y en caso de empate decidirá quien preside.

El presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional ejercerá su representación judicial y extrajudicial.

Para el cumplimiento de los fines de la Junta Administrativa y de la Dirección General del Archivo Nacional, aquella nombrará al personal administrativo, técnico y profesional necesario, que dependerá directamente del director general del Archivo Nacional. El salario de este personal será fijado de acuerdo con la Ley General de Salarios de la Administración Pública.

El director general del Archivo Nacional deberá asistir a las sesiones, en las que tendrá voz pero no voto, y ejecutar todos los acuerdos.

Se autoriza a las instituciones y corporaciones descentralizadas y municipalidades, para que le concedan empréstitos a la Junta Administrativa del Archivo Nacional. También se autoriza a estas entidades y a los Poderes del Estado para que le hagan donaciones a la Junta.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional someterá a la aprobación de la Contraloría General de la República, que fiscalizará sus operaciones, los presupuestos ordinarios y extraordinarios, así como sus modificaciones.

Se autoriza a la Junta Administrativa del Archivo Nacional para que abra y mantenga en el Sistema Bancario Nacional las cuentas corrientes que considere oportunas. También buscará nuevas fuentes de financiamiento. Asimismo, se le autoriza para que venda, sin fines de lucro, los servicios y las publicaciones de carácter cultural y educativo que patrocina.

La Junta Administrativa del Archivo Nacional se financiará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Creación de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, No. 5574 del 6 de setiembre de 1974, y en otras leyes vigentes sobre la materia.

De la Dirección General del Archivo Nacional.

La Dirección General del Archivo Nacional será una entidad de servicio público que funcionará como un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes. Para efectos de la organización y el cumplimiento de sus funciones, estará constituida por: la Junta Administrativa del Archivo Nacional, la Dirección General, la Subdirección, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, y los departamentos, secciones y unidades necesarios para el cumplimiento de sus fines.

La Dirección General tendrá, entre otras, las siguientes funciones:

• a)Ejecutar las políticas que emanen de la Junta Administrativa del Sistema Nacional de Archivos.
• b)Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos textuales, gráficos, audiovisuales, y legibles por máquina, pertenecientes a la Nación, que constituyan el patrimonio documental nacional, así como la documentación privada y particular que le fuere entregada para su custodia.
• c)Preparar y publicar guías, inventarios, índices, catálogos y otros instrumentos y auxiliares descriptivos para facilitar la consulta de sus fondos.

ch) Preparar y editar la revista del Archivo Nacional, anualmente, y otras publicaciones con temas sobre la archivística y ciencias afines.

• d)Obtener originales, copias o reproducciones de documentos conservados en otros archivos del país o del extranjero, en cuanto sean de interés científico- cultural.
• e)Entregar a otras instituciones, si le fuere solicitado y posible, copia o reproducción de los fondos que conserva la Dirección General del Archivo Nacional.
• f)Despachar todo tipo de certificaciones y constancias, con base en los fondos documentales de la institución, si éstos no fueren de acceso restringido.
• g)protocolos notariales depositados en la Dirección General del Archivo Nacional.
• h)Establecer y ejecutar disposiciones concernientes a la selección y eliminación de documentos.
• i)Suministrar al usuario la información solicitada, excepto cuando el documento sea de acceso restringido.
• j)Inspeccionar y asesorar en archivística a los archivos administrativos públicos, y a los privados y particulares, cuando éstos lo soliciten.
• k)Valorar los documentos de los archivos para efectos de selección.
• l)Adiestrar en archivística y en materias afines a los funcionarios de los archivos.
• ll)Solicitar, de instituciones privadas y de los particulares, información acerca de los documentos de valor científico-cultural en su poder, a fin de llevar inventarios, índices, registros, censos o micropelículas de esos documentos.
• m)Cualquier otra función relacionada con el quehacer archivístico.
• n)Llevar un registro nacional de voluntades anticipadas que sea de fácil acceso para los centros de salud públicos y privados, de conformidad con la Ley 8968, Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, de 7 de julio de 2011 la Ley de Voluntades Anticipadas y su reglamento.

(Así adicionado el inciso anterior por el artículo 23 de la Ley de voluntades anticipadas, N° 10231 del 5 de mayo del 2022)

La Dirección General del Archivo Nacional actuará según las disposiciones contenidas en la legislación notarial concernientes a la institución.

La Dirección General del Archivo Nacional tendrá una biblioteca especializada en el campo archivístico y en las ciencias afines, al servicio de los usuarios.

Los investigadores que utilicen los fondos documentales de la Dirección General del Archivo Nacional, entregarán a la biblioteca de ésta dos ejemplares del resultado de su estudio.

La Dirección General del Archivo Nacional tendrá un jefe con la denominación de director general. En ausencia de éste, lo suplirá el subdirector, con sus mismas atribuciones.

El director general del Archivo Nacional será responsable de la buena marcha de la Dirección General del Archivo Nacional y, sin perjuicio de las que sean necesarias para el desempeño de su cargo, tendrá las siguientes atribuciones:

• a)Planificar, organizar, dirigir, coordinar, evaluar y controlar la gestión institucional de la entidad a su cargo.
• b)Representar, judicial y extrajudicialmente, a la Dirección General del Archivo Nacional.
• c)Representar, en los actos de su competencia, al Poder Ejecutivo.

ch) Proponer al Poder Ejecutivo la declaratoria de utilidad pública, de aquellos documentos que a juicio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos tuvieren valor científico- cultural.

• d)Ejercer la función ejecutiva de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
• e)Autorizar por escrito la salida de documentos de la Dirección General del Archivo Nacional, dentro del país, para cualquier efecto.

Para acatar lo dispuesto en el artículo 28, inciso ch), de la presente ley, el Director General del Archivo Nacional solicitará la publicación del respectivo decreto, en el que se enumerarán los efectos de la declaratoria.

La Dirección General del Archivo Nacional es un archivo final. Asumirá, además, las funciones de un archivo intermedio, para lo cual contará con los servicios administrativos necesarios.

De la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos

Créase la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, como el órgano de la Dirección General del Archivo Nacional encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico-cultural, y de resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores a los que se refiere el artículo 2 de la presente ley.

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos estará integrada por los siguientes cinco miembros: el presidente de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, o su representante, quien la presidirá; el jefe del Departamento Documental de la Dirección General del Archivo Nacional; un técnico de ese departamento nombrado por el Director General del Archivo Nacional; el jefe o encargado del archivo de la entidad productora de la documentación; y un reconocido historiador nombrado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

El director general del Archivo Nacional será el director ejecutivo de la institución, quien asistirá a las sesiones con voz pero sin voto.

Cada una de las entidades mencionadas en el artículo 2 de la presente ley integrará un comité institucional de selección y eliminación, formado por el encargado del archivo, el asesor legal y el superior administrativo de la entidad productora de la documentación.

El comité tendrá las siguientes funciones:

• a)Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
• b)Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

La resolución sobre la consulta para eliminar documentos que carezcan de valor científico- cultural se tomará por mayoría de los votos presentes. En caso de empate, decidirá el presidente con su doble voto. Los documentos que deban ser eliminados serán transformados en material no legible.

Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional.

Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.

Los miembros de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos trabajarán en forma ad honórem. Se reunirán cada vez que sea necesario, previa convocatoria de su presidente o del director general del Archivo Nacional.

La Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos dictaminará, en los casos en que se intente llevarlos fuera del país, los documentos a que se refiere el artículo 5 de la presente ley.

De los archivos administrativos públicos

Son archivos administrativos públicos, los archivos de gestión y los archivos centrales. Los de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes a que se refiere el artículo 2 de la presente ley, encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad, que forme su prearchivalía y que deba mantenerse técnicamente organizada. Los archivos centrales son unidades que igualmente cumplirán las funciones antes descritas, en la archivalía que organicen, en la que centralizarán la documentación de todo el ente.

La prearchivalía consistirá en la documentación que se encuentre en gestión, en las diferentes unidades o secretarías de las instituciones productoras, y se organizará de acuerdo con los principios de procedencia y orden original y otros lineamientos que dicte la Junta Administrativa del Archivo Nacional o la Dirección General del Archivo Nacional. Usualmente comprende documentos producidos en los últimos cinco años. La archivalía es aquella documentación que ha finalizado su trámite administrativo, y es conservada, organizada y facilitada en los archivos centrales de las instituciones y en el archivo intermedio. A éstos llega por transferencia de los archivos de gestión y de los archivos centrales, respectivamente, y por lo general comprende documentación con menos de treinta años de haberse originado.

Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional.

Los archivos centrales tendrán, entre otras, las siguientes funciones:

• a)Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
• b)Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas archivísticas de la institución respectiva.
• c)Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que hayan cumplido el período de vigencia administrativa.

ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.

• d)Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.
• e)Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
• f)Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir a la asamblea general de archivistas, cada año.
• g)Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.
• h)Integrar el comité a que se refiere el artículo 33 de la presente ley.
• i)Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión, de acuerdo con el artículo 32 de la presente ley.
• j)Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
• k)Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté registrada toda la documentación.
• l)Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

Cada archivo central tendrá dentro de su personal, cuando menos, a un técnico profesional en archivística y a los técnicos necesarios de la misma especialidad.

Todos los archivos públicos elaborarán, de acuerdo con el reglamento de esta ley, los instrumentos de descripción y los auxiliares necesarios, para hacer los documentos fácilmente accesibles al usuario.

Para microfilmar los documentos de los archivos, o parte de ellos, deberá consultarse a la Dirección General del Archivo Nacional sobre la planificación y la realización del proceso.

Cada institución pública transferirá a la Dirección General del Archivo Nacional, la archivalía existente en su archivo central, de acuerdo con los requisitos que se fijen en el reglamento de la presente ley, y según las disposiciones de la Dirección General del Archivo Nacional. El plazo de envío no será mayor de veinte años, contados a partir de la fecha en que se originó el documento.

La institución no podrá transferir archivalía a la Dirección General del Archivo Nacional sin la previa autorización de ésta.

La institución que se haga cargo de la documentación de otra institución pública o privada, deberá mantener estos documentos con respeto del principio de procedencia.

Si una entidad desapareciera, entregará sus documentos y los respectivos instrumentos descriptivos directamente a la Dirección General del Archivo Nacional.

La Dirección General del Archivo Nacional designará a funcionarios que periódicamente inspeccionarán la situación archivística de cada una de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, quienes rendirán un informe a la Junta Administrativa del Archivo Nacional por medio del director general.

Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley, están obligadas a conservar clasificadas, ordenadas y descritas, las fotografías, los negativos, las películas, las grabaciones y cualquier otro material audiovisual que obtuvieren de ceremonias públicas o privadas, edificios, visitas de personalidades y otros actos de interés científico-cultural. Estos documentos finalmente serán custodiados por la Dirección General del Archivo Nacional.

La Presidencia de la República y los ministrosde Estado, al terminar sus funciones, entregarán a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos de sus despachos que hayan concluido su trámite de gestión. Igualmente, entregarán las actas del Consejo de Gobierno. Dicha transferencia deberá realizarse a más tardar durante la semana anterior al traspaso de poderes. Estos documentos no permanecerán en los archivos centrales de las dependencias citadas, sino que pasarán directamente al archivo intermedio de la Dirección General del Archivo Nacional.

Las dependencias a las que se refiere el artículo 2 de esta ley, podrán solicitar a la Dirección General del Archivo Nacional el préstamo temporal de documentos producidos por ellas y custodiados por esta Dirección, de acuerdo con los plazos que se estipulen en el reglamento de la presente ley.

De los archivos privados y particulares

Son archivos privados los que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado. Los archivos particulares son aquellos que conservan documentos producidos o recibidos por una persona o familia.

En ambos casos los documentos son propiedad privada de quien los conserva.

Las instituciones privadas y los particulares podrán organizar sus archivos con el asesoramiento de la Dirección General del Archivo Nacional y, si lo desean, esos archivos formarán parte del Sistema Nacional de Archivos.

Si un archivo privado o particular formara parte del Sistema Nacional de Archivos, tendrá derechos y deberes similares a los de las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de la presente ley.

Las instituciones privadas y particulares podrán transferir a la Dirección General del Archivo Nacional los documentos que tengan en su poder, para que formen parte del patrimonio documental del Estado que custodia esta entidad.

Los documentos donados a la Dirección General del Archivo Nacional serán conservados con indicación del donante o de quien él indicare, salvo manifestación contraria del propietario.

Las instituciones privadas y los particulares, formen parte o no del Sistema Nacional de Archivos, podrán pedir asesoría en materia archivística a la Dirección General del Archivo Nacional.

Los particulares y las instituciones privadas deberán informar a la Dirección General del Archivo Nacional, de la existencia de documentos de reconocido valor científico-cultural en su poder.

Quienes se propusieren ceder o comerciar con los documentos a que se refiere el artículo anterior, y los que participaren en las respectivas transacciones, notificarán a la Dirección General del Archivo Nacional el nombre y el domicilio del futuro tenedor o propietario, y dentro de los treinta días siguientes de efectuado el contrato, si es que se realiza, lo harán de conocimiento de la misma Dirección General del Archivo Nacional.

Las instituciones privadas y los particulares podrán entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, copia de los documentos y de los instrumentos descriptivos de su fondo, o bien facilitarlos para su reproducción.