SINAC Internal Audit Organization and Operation RegulationReglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del SINAC

This Regulation governs the organization and functioning that, in accordance with the law, corresponds to the Internal Audit as an organic component of the Internal Control System and a fundamental part of the System of Control and Oversight of the Public Treasury.

Said regulation establishes the way in which the Internal Audit is organized and functions, with the purpose of contributing to the success of the institutional management of the National System of Conservation Areas.

For the purposes of this Regulation, the following terms shall be understood as follows:

a. Active Administration: Functionally, this is the decision-making, executive, resolutory, directive, or operational activity of the Administration. Organically, it is the set of units and entities of the administrative function that are responsible for planning, organization, direction, coordination, execution, and control, aimed at achieving institutional objectives and goals, and includes the highest Senior Official (CONAC) and subordinate title holders (Area Directors, heads of units, departments, processes, activities, or tasks) and collaborators.

b. Warning: A preventive service provided by the Internal Audit to the Senior Official or Subordinate Title Holders, in accordance with the provisions of subsection d) of Article 22 of Law No. 8292, General Law of Internal Control.

c. Advisory (Asesoría): A preventive service provided by the Internal Auditor, preferably in writing, at the request of the senior official (jerarca), in accordance with the provisions of subsection d) of Article 22 of Law No. 8292, General Law of Internal Control.

d. Internal Auditor: The auditor of the highest rank within the Internal Audit. General Auditor.

e. Authorization of Books: To authorize, by means of an opening note, the minute books, accounting books, and others which, at the discretion of the Internal Auditor, are necessary for strengthening internal control.

f. National Council of Conservation Areas (CONAC): The Collegiate Body that acts as the Senior Official or highest authority of the National System of Conservation Areas.

g. Office of the Comptroller General: The Office of the Comptroller General of the Republic, the Superior Body of the System of Control and Superior Oversight of the Public Treasury.

h. Competencies: Legitimate authority to hear or resolve a matter; set of activities, tasks, or functions assigned by regulations to the internal audit.

i. Conflict of Interest: Originates at the moment an official receives some economic or personal benefit, or participates in some situation that conflicts with their position, and thereby compromises their objectivity and independence.

j. Professional Care (Cuidado profesional): Purpose of doing things well, with full integrity and responsibility in their performance, establishing timely and adequate supervision of the work performed.

k. To Oversee (Fiscalizar): Activity aimed at verifying the fulfillment of certain activities or functions performed by others.

l. Official (Funcionario): An official of the active administration responsible for a process, with authority to order and make decisions.

m. Suitable (Idóneo): Having the necessary conditions for the performance of a function. For this purpose, an internal audit official must act with the expertise (pericia) and professional care (cuidado profesional) required to carry out the task.

n. Independence: Professional freedom that assists the auditor in expressing their opinion free from pressures (political, religious, family, etc.) and subjectivities (personal feelings and group interests).

o. Senior Official (Jerarca): Hierarchically superior of the body or entity; exercises the maximum authority within the body or entity, whether single-person or collegiate.

p. Expertise (Pericia): Knowledge and skills required to perform a task.

q. Administrative Regulations: Those that generally regulate the nature of the relationship between officials and their superior from an administrative, non-technical perspective, particularly those referring, among others, to topics such as time control, evaluation, permits, and vacations. Excluded are regulations that refer to the performance of the substantive activities of the Internal Audit and those that, without forming part of the substantive management, contribute to it in accordance with the specific regulations on auditing in general and on the exercise of internal audit activity, such as planning, follow-up, and quality evaluation of the Internal Audit, which, in pursuit of the functional and judgment independence of the Internal Audit, are the exclusive competence of the head of that unit.

r. National System of Conservation Areas (SINAC): A deconcentrated body with instrumental legal personality, which shall integrate competencies in forestry, wildlife, and protected areas matters, with the aim of issuing policies, planning, and executing processes aimed at achieving sustainability in the management of the natural resources of Costa Rica.

s. Internal Subauditor: The auditor responsible for supporting the Internal Auditor in the exercise of their functions and for substituting them during their temporary absences.

t. Subordinate Title Holder: Official of the active administration responsible for a process, with authority to order and make decisions.

This Regulation is mandatory for all officials of the Internal Audit and officials of SINAC, in whatever may be applicable to them.

With the purpose of keeping the regulatory framework of the Internal Audit duly updated, it is the responsibility of the Internal Auditor to propose and promote before CONAC any amendments they deem pertinent to this Regulation, which must be submitted in the first instance for approval by that Collegiate Body and subsequently by the Office of the Comptroller General of the Republic. In the event that a modification to the content of this regulation is required and there is divergence of opinion in the proposed change between the Internal Auditor and CONAC, without reaching an agreement, the Comptroller Body shall resolve the matter, provided it concerns functional aspects of the Internal Audit.

The internal audit is a superior body and vital organic component of the Internal Control System of SINAC. The internal audit constitutes an independent, objective, and advisory activity, designed to add value, validate, and improve its operations. It contributes to the achievement of institutional objectives through the practice of a systemic and professional approach to evaluate and improve the effectiveness of risk management, control, and governance processes in achieving objectives. The internal audit shall provide citizens with reasonable assurance that the actions of the senior official (jerarca) and the rest of the administration are carried out in accordance with the legal and technical framework and sound practices.

The Internal Audit shall be governed by and shall exercise its functions in accordance with Law No. 8292, General Law of Internal Control, and Law No. 7428, Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, this regulation, the Manual of Standards for the Exercise of Internal Audit in the Public Sector, the Manual of General Standards for Internal Audit in the Public Sector, generally accepted auditing standards, the guidelines, policies, and procedures issued by the Office of the Comptroller General of the Republic. In turn, it shall govern itself in accordance with what is provided in the Strategic Plan of the unit, as well as the policies, guidelines, and procedures issued by the Internal Auditor to guide management, in accordance with sound practices in the exercise of the profession.

The Internal Audit shall fulfill its function and exercise its competencies in relation to the administration of public resources and funds subject to the scope of competence of SINAC, including trusts, special funds, and others of a similar nature; or over private funds and activities, in accordance with the provisions of Articles 5 and 6 of Law No. 7428, Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic.

The organic location of the Internal Audit within the institutional structure corresponds to that of a very high-level advisory body to CONAC. Within SINAC, it is the only Unit that shall exercise the Internal Audit activity in accordance with Law No. 8292. In the event that there are matters shared with the Ministry of Environment and Energy or with other deconcentrated bodies of the Ministry of Environment and Energy, the internal audit shall carry out the corresponding coordination with the other internal audits to favor the comprehensiveness of the analysis, the validity of the conclusions, and the relevance of the recommendations.

The structure of the Audit consists of the Internal Auditor, the Internal Subauditor, and the professional and administrative staff necessary to develop its oversight activity (actividad de fiscalización) in accordance with the regulatory framework and sound practices.

It is the responsibility of the Internal Auditor to propose the organizational structure of the Internal Audit, in accordance with the raison d'être of that unit, with the oversight needs, the processes and services to be provided; and in accordance with the provisions, standards, policies, and guidelines issued by the Office of the Comptroller General of the Republic, which shall be mandatory. The structure shall be approved by CONAC.

The Internal Auditor is the head or chief of said unit, in accordance with Articles 101 and 102 of the General Law of Public Administration. The Internal Subauditor shall substitute the Internal Auditor during their temporary absences and shall be a collaborator of the latter in the exercise of functions. The Internal Auditor shall assign functions to the Subauditor in accordance with what is provided in the institutional manual of positions and classes; the Subauditor, in turn, must account to the Internal Auditor for their management.

In the case of the interim or indefinite-term hiring of the Subauditor, CONAC shall take into account the non-binding opinion of the Internal Auditor regarding the evaluations of the applicants whom the Administration has identified as suitable for the position.

The Internal Auditor and the Internal Subauditor shall structurally depend on CONAC, which shall appoint them and establish the administrative-type regulations applicable to these officials. The administrative-type regulations must not negatively affect the internal audit activity, the functional and judgment independence of the Internal Auditor and the Internal Subauditor, and their staff.

With the purpose of reasonably ensuring the observance of these criteria, the senior official (jerarca) must submit to the knowledge of the Internal Auditor proposals related to administrative regulations, prior to their approval, modification, or repeal.

The following regulations are established from the administrative perspective, regarding the subordinate relationship of the Auditor and Subauditor with the highest senior official (jerarca):

• i)The Internal Auditor and the Internal Subauditor must comply with an eight-hour daily work schedule.
• ii)CONAC shall carry out the performance evaluation of the Internal Auditor by means of a commission composed of the President or whomever CONAC designates, a regional director, a representative of civil society, and the representative of the civilian population, who shall be different each year and must be appointed by majority agreement at the CONAC level.
• iii)CONAC shall carry out the performance evaluation of the Internal Subauditor. CONAC shall delegate to the President or whomever CONAC designates the performance evaluation. For the performance evaluation of the Internal Subauditor, the President or whomever CONAC designates must consider the performance evaluation of the Internal Subauditor carried out by the Internal Auditor.
• iv)Delegate, for reasons of timeliness and agility, to the Executive Director the authorization of vacations and leaves with pay requested from this body by the Internal Auditor.
• v)Delegate, for reasons of timeliness and agility, to the Internal Auditor the authorization of vacations and leaves with pay for the Internal Subauditor. The foregoing, so as not to affect the unit's plans and programs.
• vi)Delegate, for reasons of timeliness and agility, to the Executive Director the authorization of training courses, internships, seminars, and congresses held within the country that are requested from this body by the Internal Auditor.

The activity carried out by the Internal Audit must be exercised with total functional and judgment independence, with respect to the Senior Official (Jerarca) and the other organs of the administration, and in the interest of its objectivity, the officials of the Internal Audit must maintain an impartial attitude and avoid conflicts of interest, for which purpose they must abide by the provisions of Articles 32 and 34 of Law No. 8292, Law of Internal Control, and the manuals of general standards for the exercise of internal audit. It is the obligation of the officials of the Internal Audit to inform the Internal Auditor when their independence and objectivity are compromised in fact or in appearance; likewise, the Internal Auditor must act in the same manner before the senior official (jerarca) if such a situation arises.

The administrative regulations applicable to the staff of the Internal Audit cannot impede, threaten, or negatively affect the requirements of independence and objectivity that the staff of the Internal Audit must observe in the exercise of their inherent activities. If it is determined that a regulation does not meet this requirement, the active administration must make the pertinent exceptions or adjustments for its application to the staff of the Internal Audit.

Officials of the Internal Audit, in safeguarding their independence of judgment and objectivity, may not be part of work commissions, similar groups, or preliminary investigative commissions, or administrative procedure bodies, which exercise functions proper to the active administration. When their participation is authorized by the Internal Auditor, it shall be exclusively in their advisory function, on matters within their competence, and shall not be on a permanent basis. Officials of the Internal Audit shall not advise, warn, or audit operations for which they have been responsible in the last twelve months counted from the date of their entry into the Internal Audit unit. When the Auditor's participation is required in sessions or meetings of CONAC, their actions shall be in accordance with their advisory function on aspects of their competence, according to the regulations and the criteria of the Office of the Comptroller General of the Republic on the matter. For this purpose, CONAC must define by agreement the participation of the Internal Auditor, as well as the topic for which their participation is required and the session at which they must appear.

The Internal Audit shall be subject to external evaluations, which shall be carried out by a qualified and independent review team, external to SINAC, which shall report the results to CONAC and to the Internal Auditor. The Internal Auditor must present the corresponding improvement plan to CONAC. In turn, the Internal Audit shall conduct internal evaluations or self-evaluations with independent and external validation.

The person holding the position of Internal Auditor shall account for their management before CONAC, and, as applicable, before the Office of the Comptroller General of the Republic. The Internal Subauditor shall be responsible for supporting the Internal Auditor, shall account to him or her for their management, and shall substitute him or her during temporary absences.

The appointment of the Internal Auditor and Internal Subauditor must be carried out in accordance with what is established by the Office of the Comptroller General of the Republic in the corresponding regulations, and they shall be appointed by CONAC for an indefinite term in accordance with Article 31 of Law No. 8292, General Law of Internal Control, with a forty-hour work week or whatever SINAC defines for its convenience and institutional interest.

They shall have a guarantee of lifetime tenure (inamovilidad) under the terms stipulated by Article 15 of Law No. 7428, Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic. They may only be suspended or dismissed from their position for just cause and by decision emanating from the senior official (jerarca), prior formation of an administrative file (expediente), with sufficient opportunity for a hearing and defense in their favor, as well as a prior favorable opinion from the Office of the Comptroller General of the Republic. The grounds for administrative liability shall be governed by what is indicated in Article 41 of this regulation.

Both positions must observe the respective functions established in the institutional manual of positions or classes or similar designation.

The Internal Audit shall be under the responsibility of the Internal Auditor, who is responsible for its superior direction and administration. The Internal Auditor shall have, without prejudice to what is established in Law No. 8292, Law of Internal Control, and what the Office of the Comptroller General of the Republic may provide in this regard, the following functions:

• a)Conduct audits or special studies, in relation to public funds administered by SINAC and over private funds and activities, in accordance with Articles 5 and 6 of the Organic Law of the Office of the Comptroller General of the Republic, insofar as these originate from transfers made by components of its institutional competence.
• b)Verify the compliance, validity, and sufficiency of the internal control system of SINAC, report on it, and propose pertinent corrective measures.
• c)Advise CONAC on matters within its competence; also, warn both CONAC and the other bodies of SINAC about the possible consequences of certain conducts or decisions, when they are of their knowledge.
• d)Authorize, by means of an opening note, the accounting books and minute books that must be kept internally within SINAC and other books that, at the discretion of the internal auditor, are necessary for strengthening the internal control system.
• e)Follow up on compliance with the provisions of the Office of the Comptroller General of the Republic and other oversight entities, as well as the recommendations issued by the audits in the respective reports.
• f)Plan, schedule, direct, coordinate, organize, and supervise the development of professional activities of the Audit Area under their charge, of the highest degree of complexity, carried out by assigned professional audit teams.
• g)Direct the Internal Audit activity, as well as arrange the organization and functioning of the Unit, in accordance with the legal provisions in force and the resources approved by CONAC.
• h)Formulate, process, disseminate, and keep current the Regulation on the Organization and Functioning of the Internal Audit, as well as its compliance.
• i)Define, establish, and keep updated the policies, procedures, and practices required by the Internal Audit to fulfill its competencies, considering in each case matters related to the unit's processes.
• j)Define, establish, and keep updated the policies, procedures, and practices for the administration, access, and custody of the Internal Audit's documentation, especially information on matters of a confidential nature stipulated in Article 6 of Law No. 8292, General Law of Internal Control.
• k)Establish a Quality Assurance and Improvement Program (PAMC) for the Internal Audit.
• l)Present an annual report to CONAC on the execution of the work plan.
• m)Prepare an annual report on the execution of the work plan and the status of the recommendations of the Internal Audit, the Office of the Comptroller General of the Republic, and the offices of public accountants; in the latter two cases, when they are of their knowledge, without prejudice to reports being prepared and presented to the senior official (jerarca) when circumstances warrant it.
• n)Coordinate with the audit staff the preparation, updating, and execution of the unit's Strategic Plan.
• o)Manage the fundamental training needs and the requirements for other resources deemed indispensable to carry out its audit activities and the administration of the unit under its charge.
• p)Effectively administer the material, human, and technological resources in accordance with the objectives of SINAC.
• q)Direct the quality self-evaluation and issue the report for the knowledge of the senior official (jerarca) and submit the improvement plan for the senior official's approval.
• r)Direct the self-evaluation of the internal control system with the audit team.
• s)Perform any other activity inherent to the position.

The Subauditor is responsible for the following, in addition to those functions related to the position assigned by the Internal Auditor and those indicated by the institutional manual of positions or classes or similar designation:

• a)Participate in the formulation of policies, procedures, and plans of the Internal Audit.
• b)Collaborate with the organization, planning, and direction of the Internal Audit's activities.
• c)Collaborate with the supervision, direction, coordination, and control of the execution of audit services.
• d)Participate in the formulation and support the implementation of the Quality Assurance and Improvement Program (PAMC) of the Internal Audit.
• e)Assign tasks and set deadlines for the fulfillment of the goals and objectives proposed in the Annual Work Plan of the Internal Audit.
• f)Substitute the Internal Auditor during their temporary absences.
• g)Carry out audits and special studies on the substantive and support processes used by the active administration to fulfill its objectives, with the aim of formulating recommendations that improve institutional management.
• h)Conduct audits, under the guidance and supervision of the Internal Auditor, on matters within their institutional competence, including trusts, special funds, and others of a similar nature, deconcentrated activities, and private funds and activities, insofar as these originate from transfers made by components of their institutional competence; and verify the compliance, validity, and sufficiency of the internal control system, report on it, and propose pertinent corrective measures.
• i)Collaborate in the planning, organization, direction, coordination, and communication of results, and ensure that the activities generally carried out by the Audit are executed in accordance with the legal framework.
• j)Collaborate in the preparation of work plans, in accordance with the guidelines established by the Office of the Comptroller General of the Republic.
• k)Advise, warn, and audit as prescribed by the regulations and best practices in matters of its competence.
• l)Maintain, under the guidance of the Internal Auditor, the duly updated Regulation on the Organization and Functioning of the Internal Audit, the vision, mission, and main technical policies and procedures necessary to fulfill its competencies, including those for administration, access, and custody of documentation and information of the Unit and especially information relating to confidential matters stipulated in articles 6 of the Ley General de Control Interno and 8 of Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, as well as the Quality Assurance Program.
• m)Verify the compliance, validity, and sufficiency of the institutional internal control system and promote its continuous improvement.
• n)Contribute to the periodic preparation of the Audit management results and the status of recommendations issued by the Unit, to inform the Jerarca about them.
• o)Effectively administer the material, human, and technological resources assigned to it, in accordance with the objectives of SINAC.
• p)Perform any other activity of the position.

The Internal Auditor, the Internal Deputy Auditor, and the rest of the Internal Audit staff must perform their duties with proficiency and due professional care, asserting their competencies with functional independence and independence of judgment.

The Internal Auditor may delegate their functions to their staff, for which they shall use suitability criteria and must observe the pertinent provisions of the Ley General de la Administración Pública.

When the Internal Auditor is temporarily absent, CONAC shall assign the functions to the Internal Deputy Auditor. When the Internal Deputy Auditor is temporarily absent, CONAC may assign their functions to another suitable official of the internal audit for up to three months without requiring authorization from the órgano contralor. Should an interim deputy auditor need to be appointed within that same period, they must be appointed with prior authorization from the Contraloría General.

When the Internal Auditor is permanently absent, the Deputy Auditor shall assume their functions; if there is no Deputy Auditor, CONAC may, without requiring express authorization from the Contraloría General, temporarily assign such functions to a suitable official of the internal audit for a period of up to three months. Within the same period, the institution must appoint the Internal Auditor, whether on an interim or indefinite-term basis.

In the event that the permanent absence is that of the Internal Deputy Auditor, CONAC may likewise assign their functions to a suitable audit official for a period of up to three months, and within that same period, must make the interim or indefinite-term appointment.

When permanent vacancies occur in the positions of Auditor or Deputy Auditor and the date from which the vacancy will take effect is known, CONAC shall immediately order the corresponding subordinate head to initiate the respective appointment process, which shall be conducted through a public competition promoted by CONAC and shall be for an indefinite term, in accordance with the provisions of Article 16 of this Regulation.

The working hours of the Internal Auditor and Internal Deputy Auditor shall be forty hours per week according to the entry and exit schedule authorized for the rest of the SINAC staff and in particular for the Dirección Ejecutiva. In very qualified cases, CONAC may request from the Contraloría General de la República a reduction of the working hours, which may not be less than half-time.

The Internal Auditor, in relation to the staff of the Unit, shall have the following competencies:

a. Authorize personnel movements in accordance with the provisions of Articles 24 and 28 of Ley N° 8292 and other applicable regulations. In the case of Internal Audit officials other than the Internal Auditor and the Internal Deputy Auditor, their appointment, transfer, suspension, removal, granting of leave, and other personnel movements must have the authorization of the Internal Auditor. CONAC must necessarily require, obtain, and observe that authorization as a validity requirement before issuing the final administrative act (acto administrativo definitivo); therefore, CONAC may not issue the act without the favorable opinion of the Internal Auditor.

b. Manage, as established in Article 28 of Ley N° 8292 and other applicable regulations, matters relating to the vacant positions of the Unit under their charge.

c. Supervise and make the corresponding decisions so that the Internal Audit officials, in the exercise of their competencies, comply with the pertinent legal and technical regulations, as well as the policies, procedures, practices, and other administrative provisions (institutional and of the Internal Audit) that are applicable to them.

The Audit staff must comply with the following rules:

a. Maintain an independent and objective attitude regarding judgment and action in the provision of audit and preventive services. If independence is compromised in fact or in appearance, the details of the impediment (impedimento) must be disclosed to the hierarchical superior. The nature of this communication will depend on the impediment.

b. Act in accordance with the ethical standards issued by the institution and by professional associations, those issued by competent bodies, and those established by the Internal Auditor to guarantee the moral integrity and professional quality of the officials.

c. Execute audit and preventive services with due care and diligence, applying full professional capacity, skill, good faith, and integrity.

d. Use the information obtained only in the exercise of their functions and maintain the confidentiality of the case regarding the information accessed.

e. Ensure that their activities do not interfere with the normal development of the operations of the audited unit.

The Internal Auditor shall establish and regulate, within the Unit, the main guidelines on the relations and coordination of the officials of their Unit with the auditees.

It is the power of the Internal Auditor to provide and exchange information, for the fulfillment of their competencies, with external entities as appropriate according to the Law and within the scope of their competencies, without prejudice to coordination with CONAC and other managerial and executive levels of SINAC, as applicable; as long as it does not imply a limitation on the effective performance of the Internal Audit or cast doubt on compliance with Article 6 of Ley N° 8292 Ley General de Control Interno and Article 8 of Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

The Internal Auditor shall have the power to provide and exchange information with the Contraloría General, as well as with other control entities and bodies as appropriate according to the Law, without prejudice to the coordination that must take place in this regard and without this implying a limitation in that respect.

The Internal Audit shall set, in each case, the deadline within which what is requested by it must be provided. This deadline shall be set considering the complexity of the matter in question, as well as the importance and urgency it represents for the timely execution of its functions. When the request cannot be addressed within the established deadline, the responsible party must communicate this for its resolution to the Internal Audit within the first two working days following receipt of the request. For this purpose, the reason or reasons why what was requested cannot be fulfilled within the deadline must be indicated.

In accordance with the provisions of Article 27 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, CONAC shall assign, within budgetary availabilities, the human, material, technological, training, transport, and other necessary and sufficient resources for the Internal Audit to fulfill its management. For budgetary purposes, the Internal Audit shall be given the programmatic category of a budget activity (actividad presupuestaria).

It is the responsibility of the Internal Audit to technically and professionally formulate its budget in accordance with the work plan. The breakdown by object of expenditure must match sub-items covering the own and direct needs of the Internal Audit, so that it expresses its real cost. The final budget allocation made by CONAC for the Internal Audit must be sufficient, according to the preceding paragraph, to allow it to fulfill its management in accordance with its annual work plan.

Regardless of the category assigned to the Internal Audit, CONAC must issue the corresponding instructions so that the Internal Audit is allowed to monitor, administer, and dispose of the assigned resources in accordance with the institutional procedures established for these purposes. For this purpose, the category assigned to it must be of such a nature that it allows the proper management of the resources assigned to it.

The Internal Audit must have the freedom to execute its budgetary, personnel, and other resources as dictated by its needs to fulfill its work plan. For the change of purpose of the resources assigned to the Internal Audit, CONAC must assess the opinion of the head of said unit, in safeguarding its functional independence and independence of judgment and the provision of the different services pertaining to the activity.

Likewise, in justified cases and according to the availability of resources, CONAC shall provide and manage professionals or technicians from other disciplines, whether or not they are officials of the Institution, including the hiring of consultancies, for the effective and timely development of the Internal Audit activity. The head of the Internal Audit must state their requirement in a general manner, as part of the request for budgetary resources for the respective year, without prejudice to the need arising during the course of the period and the requirement being made on an extraordinary basis. For contracting purposes, the usual regulations and procedures must be observed, in accordance with the provisions of the legal system.

The Administration shall maintain a separate record of the amount assigned and approved for the Internal Audit, detailed by object of expenditure, so that the execution and modifications of the budgeted resources are controlled.

The Asesoría Legal of SINAC shall provide, in a timely and effective manner, the legal advisory services required by the Internal Audit to address its legal needs in the exercise of its competencies; an obligation that extends to the other administrative and technical units.

The Internal Audit may request, when deemed necessary, the advisory services or the incorporation of professionals and technicians in different disciplines, whether or not SINAC officials, to carry out specialized tasks in support of its activity.

When the internal audit staff, in the performance of their duties, becomes involved in a legal conflict or a lawsuit, SINAC shall provide all its legal and technical support and shall cover the costs to address that process until its final resolution, all in accordance with the provisions of Article 26 of Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

It is the responsibility of the Internal Audit to technically determine its human resource needs, through a study that considers at least its scope of action, the risks associated with the elements of its audit universe, the audit cycle, and the historical behavior of the institutional and Internal Audit resources, as well as the volume of activities it has carried out and intends to carry out. The study must stipulate, as a result, the quantity and characteristics of the resources required for the exercise of the internal audit activity, with due coverage and scope, as well as an identification of the risks CONAC assumes if the resource endowment for the Internal Audit is not sufficient. The study must be updated when circumstances so determine or the Internal Auditor deems it pertinent.

The resource needs study shall be submitted by the Internal Auditor for CONAC's knowledge along with the request for it to analyze the situation and provide the Internal Audit with the resources that have been technically and reasonably determined. The head of the Internal Audit must send the study and the request formally, through an official letter summarizing the reasons for their petition.

CONAC must analyze the resource request made by the Internal Audit, considering the technical study supporting it, as well as the regulatory framework, the institutional budget, and any other factor deemed relevant, and resolve it specifically, within a maximum period of three months following the submission of the proceeding. CONAC may be advised by the institution's officials whose opinion and support it deems pertinent to request, including the head of the Internal Audit when appropriate for purposes of addition or clarification. CONAC must make the respective allocation considering the stated needs, in accordance with internal and external policies and regulations and the criteria applicable to audits regarding human resource allocation. CONAC must not be subject to a decision made by another entity, in order to protect the functional independence and independence of judgment of the Internal Audit.

In the event that there are technically justified and documented budgetary restrictions or limitations that make it infeasible to fully meet the resource needs stated by the Internal Audit, CONAC must engage in dialogue with it to agree on the endowment that could be granted, so as to guarantee that this unit performs efficiently and effectively, and its real needs are covered as far as possible.

If CONAC grants the Internal Audit the requested resources, or if an agreement is reached between CONAC and the Internal Audit on a lesser, duly justified endowment, CONAC must instruct the Director Ejecutivo to undertake the concrete actions to obtain and provide those resources, including coordination with external entities that have influence over resource allocation to SINAC as a whole.

When the Internal Auditor disagrees with CONAC's resolution regarding their resource request, they may express the reasons for their disagreement and indicate the risks that could arise, providing any other information deemed pertinent. CONAC must refer to what was stated by the Internal Audit, within a period of one month. If the disagreement persists after that process, the head of the Internal Audit must document that the lack of resources limits the effective and timely development of the activity and reiterate to CONAC the risks it would be assuming, as well as the potential imputation of responsibility in accordance with Article 39 of the Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor shall organize the use of the material, technological, and other types of resources of their unit in such a way that said resources are used in accordance with quality, efficiency, effectiveness, legality, transparency, and economy standards, for the achievement of the goals and objectives of the Internal Audit.

The Internal Audit shall inform CONAC whether or not the assigned resources are sufficient to fulfill its management.

The competencies of the Internal Audit derive from the following regulations and it shall act in accordance with them:

a. Article 22 of Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

b. Article 80 of the Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

c. Article 11 of the Directrices D-1-2005-CO-DFOE issued by the Contraloría General, which must be observed by officials required to submit the final report of their management, as stipulated in subsection e) of Article 12 of Ley N°8292.

d. Other competencies contemplated by the applicable legal, regulatory, and technical regulations, with the limitations or prohibitions established in Article 34 of Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor, Internal Deputy Auditor, and the staff of the Unit, for the performance of their competencies, shall have the duties established in Article 32 of Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor, Internal Deputy Auditor, and the staff of the Unit, for the performance of their competencies, shall have the powers established in Article 33 of Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

The Internal Auditor, Internal Deputy Auditor, and the staff of the Unit (auditors) shall have the following prohibitions:

a. Perform functions and actions of active administration (administración activa), except those necessary to fulfill their competency.

b. Be part of a directing body of an administrative procedure.

c. Practice liberal professions outside the position, except in strictly personal matters, or in those of their spouse, ascendants, descendants, and collateral relatives by consanguinity and affinity up to the third degree, or when the working hours are not full-time, unless there is an impediment due to the existence of a direct or indirect interest of the entity or body itself. Teaching is exempt from this prohibition, provided it is outside working hours.

d. Participate in political-electoral activities, except for the casting of a vote in national and municipal elections.

e. Reveal information about audits or special audit studies being conducted, and about that which determines a possible civil, administrative, or potentially criminal liability of the institution's officials.

In order not to impair their individual objectivity and professional ethics, the Internal Audit staff must:

a. Reject gifts or gratuities that could be interpreted as attempts to influence their independence and integrity, under penalty of the duty to report such acts to the competent authorities.

b. Not use their official position for private purposes.

c. Avoid relationships that imply a risk of corruption, that may raise doubts about the objectivity and independence of the staff, or influence, compromise, or threaten the ability to act or the image of the Internal Audit. If independence and objectivity are compromised in fact or in appearance, the details of the impediment must be disclosed in writing to the Jerarca and other interested parties.

d. Refrain from auditing operations for which they were previously responsible for their execution as Administration officials, suppliers, or where family relationships prevail between these and the Audit staff, up to the third degree of consanguinity. This impediment is extended in the case of the aforementioned operations, in relation to the provision of advisory and warning services.

e. Omit participation in the provision of services for an activity in which they had responsibilities or relationships that may prove incompatible.

The Auditor, Deputy Auditor, and other Internal Audit officials shall incur administrative liability, in accordance with Article 40 of Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, when, through willful misconduct (dolo) or gross negligence (culpa grave), they breach their duties and functions, infringe applicable technical regulations, or the regime of prohibitions referred to in Ley N° 8292, Ley General de Control Interno; all without prejudice to civil and criminal liabilities that may be imputed to them. The stipulated sanctions shall be imposed by the body possessing the disciplinary power in SINAC in accordance with the applicable regulations.

The Internal Auditor shall coordinate the planning process of the Internal Audit and its subsequent execution once informed by CONAC, in accordance with legal and technical regulations. Furthermore, they shall define and document short and medium-term planning through the preparation of a strategic plan (plan estratégico), an annual plan (plan anual), an annual budget, and the General Programs for each study. The internal audit's strategic plan must be consistent with the strategic planning of the Active Administration (Administración Activa) and the pertinent regulatory and technical norms.

When conducting their planning, the Internal Auditor must consider at least the following elements:

a. The results obtained in terms of risk assessment through the Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) of SINAC. If the Active Administration has not implemented the SEVRI, the Internal Audit shall use its own judgment on risks, after considering the input from senior management (technical and administrative) and CONAC.

b. The strategic and operational planning of SINAC.

c. The evaluation of the results of institutional planning from previous periods, in accordance with the current management indicators.

d. The amount of budget resources executed by SINAC.

When considering these elements, the internal auditor and the internal audit officials, as appropriate, must execute a systematic process for planning the internal audit activity, which must be properly documented. This process must cover the strategic and operational scope, considering the determination of the audit universe, institutional risks, critical success factors, and other relevant criteria.

The internal auditor and the internal audit officials, as appropriate, must:

i. Establish a strategic planning document (planificación estratégica), which sets out the vision and direction of the internal audit, and which is consistent with the institutional vision, mission, and objectives.

ii. Formulate an annual work plan (plan de trabajo anual) based on the strategic planning, which includes all activities to be carried out during the period, is kept up-to-date, and is expressed in the respective budget. The plan must consider the internal audit's resource endowment and be proportionate and balanced against the prevailing conditions in the institution and in accordance with the regulations established by the competent bodies. Regarding audit services, the plan must detail, at least, the type of audit, priority, objectives, link to institutional risks, the planned execution period, the estimated resources, and the associated management indicators. Such data must be broken down, as appropriate, for the other activities contained in the plan, including, among others, preventive services (servicios preventivos), internal audit administration tasks, follow-up, quality assurance, and other tasks specific to the internal audit.

iii. In the planning activity, the audit criteria, as well as the title, objective, and scope of the examination to be carried out, must be refined, validated, developed, or adjusted. In that regard, at the end of said planning activity, the administration must be informed of the viability of the audit, as well as the name, objective, and scope of the audit, and the audit criteria to be applied.

The services provided by the Internal Audit, as a product of its activity, are classified into audit services (servicios de auditoría) and preventive services (servicios preventivos).

These are objective examinations regarding risk management, control, management processes, and specific matters of SINAC; their purpose is to provide independent evaluations aimed at improving management, resource handling, and facilitating decision-making, favoring the fulfillment of institutional objectives. The audit services to be provided correspond to the different types of audit (financial, operational, and information and communication technology), including special studies. To provide the different types of audit, the Internal Audit must have sufficient professional and technical staff with the competencies demanded by the internal audit activity, for which the proposal will be submitted to CONAC.

Preventive services include advisory services (asesorías), warnings (advertencias), and book authorization (autorización de libros).

Advisory services must concern matters that are strictly within the competency of the Internal Audit and must be provided without compromising its independence and objectivity in the subsequent performance of its competencies; they consist of providing, in writing or verbally, criteria, observations, or opinions that contribute to decision-making and are not binding on the recipient. Advice is provided primarily to the Jerarca, and in the case of organs of the Active Administration, it may be given ex officio or upon request, with it being at the Internal Auditor's discretion whether to provide it.

Warning services are provided primarily to the Administration and consist of preventing, in writing or verbally, the possible consequences of certain conduct or decisions when they are known to the Internal Auditor or the Unit staff and are contrary to the legal, technical, and sound practices.

Book authorization services consist of the opening and closing of books to be kept by the Administration's bodies, such as accounting and minutes books, as well as other books that, at the Internal Auditor's discretion, are necessary for strengthening the Internal Control System.

The Internal Audit shall maintain a permanent file (archivo permanente) with information on legal and other regulations that affect its scope of action and its activity, as well as those of institutional interest, through printed or digital files.

The Internal Audit officials must identify, analyze, evaluate, and record sufficient information in such a way as to allow them to meet the work objectives. Furthermore, they must identify the sufficient, reliable, relevant, and useful information to support the findings, conclusions, recommendations, and other work results.

The results of the audit services and preventive services provided by the Internal Audit in the exercise of its competencies shall be communicated through reports, both orally and in writing.

Prior to the written and official communication of the report, the Audit Office must conduct a verbal communication of results or final conference before those who are parties to the matters, all of which shall be documented and filed in the respective record. For this purpose, the Internal Audit Office shall convene the interested parties in writing within a reasonable period set by mutual agreement. Excluded from the oral communication process of results are Reports of Statements of Facts (Relaciones de Hechos) or when the audit or those reports of an ordinary nature involve obtaining information of a confidential nature, in which the discussion must be partial. If the Internal Audit Office deems it necessary, it shall grant a maximum period of ten business days so that, once the final conference has been held, the Administration may submit additional information prior to the official issuance of the report. The Audit Office shall modify the report only if it is demonstrated with well-founded reasons and to its full satisfaction; otherwise, it shall maintain its criterion.

The Internal Audit Office shall request a hearing to hold the final conference; the officials who receive such a request must grant it and bear in mind that the conference must be held within the following five business days from the request, except for a justified reason submitted in writing and within the two business days following the request. After the final conference, the Audit Office shall provide the draft report so that the Administration can gain a better understanding and analysis of its content. The results of the final conference must be documented in minutes signed by the administrative officers in charge, by the auditor exercising supervision, and by the auditor who executed the study.

The results of the audits or special studies must be communicated by the Internal Audit Office in official written form, through objective reports addressed to the CONAC or to the subordinate heads of the Active Administration with the competence and authority to order the implementation of the respective recommendations or address the matters communicated, all in accordance with the provisions established in Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), and the regulations issued for this purpose by the Contraloría General de la República. Prior to the final report that must necessarily be produced for each audit, partial reports may be issued at the discretion of the Internal Auditor, evaluating aspects of timeliness.

Once the recommendations of the Internal Audit Office are accepted, the CONAC or the subordinate head must issue in writing, within the periods established in Articles 36 and 37 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), respectively, the order for their implementation to the designated responsible person, with a copy to the Internal Audit Office. Said instruction must be issued within the period established in the cited articles.

The communication of preventive services shall be carried out at the discretion of the Internal Auditor, who is responsible for defining the content and form of presentation of the reports, official letters, or other means of communication, in accordance with applicable regulations.

The Internal Audit Office shall address its reports to the CONAC or to the Administration officials, as appropriate, who must, within the non-extendable deadlines established by Articles 36 and 37 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), order the implementation of the recommendations; if they disagree with them, they must communicate this within the deadlines established in the cited articles. Once those deadlines have expired, the Internal Audit Office report is valid, effective, and final, meaning that if there is unjustified non-compliance in the implementation of the recommendations, grounds for administrative liability would be present in accordance with Article 39 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno).

Internal Audit Office reports on internal control matters — exclusively — once submitted to the CONAC or the Administration of SINAC, are freely accessible to any person.

The audit report dealing with statements of facts (relaciones de hechos) shall only address matters from which possible administrative and civil liabilities may arise, and must contain the necessary elements to identify the presumed perpetrators of the irregular acts attributed to them.

Statements of facts (relaciones de hechos) and all supporting information and documentation resulting from the Internal Audit Office's investigation, in its possession, are of restricted access during the investigation, the preparation of the statement of facts (relación de hechos), its record, and the referral to the competent body, and even after that until the competent instance issues the final act. When the statement of facts (relación de hechos) originates from a complaint, the Internal Audit Office must take the necessary measures to ensure that the confidentiality of the complainant's identity is preserved at all times and without time limit. All of the foregoing in accordance with Article 6 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), and Article 8 of Law No. 8422, the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office (Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública).

The Legislative Assembly, in accordance with subsection h) of Article 32 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), may request information from the Internal Audit Office, except if it concerns complaints referred to the Public Prosecutor's Office (Ministerio Público), for which Article 295 of the Criminal Procedure Code (Código Procesal Penal) shall be considered.

Statements of facts (relaciones de hechos) shall be communicated to the Executive Director when they are linked to personnel subordinate to said position, so that they may refer them to whoever holds disciplinary authority, or to the Contraloría General de la República, in the event that the statement of facts (relación de hechos) corresponds to those cases where, due to the nature of the positions, a conflict of interest may arise.

A record shall be formed from this information in chronological order, duly foliated, with the index of evidence supporting it; it must not contain the complainant’s identity or the complaint signed by them. Furthermore, it shall not be the obligation of the Internal Audit Office to grant a hearing to the presumed perpetrators identified during the investigation. Nevertheless, for the investigation, the Audit Office may, in accordance with its powers, request the necessary information.

The Internal Audit Office shall process only those complaints that concern presumed irregular or illegal acts related to the use and handling of public funds affecting SINAC and matters regulated by Law No. 8422, the Law Against Corruption and Illicit Enrichment (Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito), and its regulations. Only complaints addressed directly to the Internal Audit Office shall be processed. In the event that the complaint is addressed to another unit of the Minister of Environment and Energy or SINAC, with a copy to the Internal Audit Office, that instance shall be responsible for managing its attention.

In the admission of complaints, the principles of simplicity, economy, effectiveness, and efficiency shall be observed.

The Audit Office shall maintain confidentiality regarding the identity of citizens or SINAC officials who, in good faith, present complaints for acts of corruption before its offices. The information, documentation, and other evidence from the investigations carried out by the Audit Office, the results of which may lead to the opening of an administrative procedure, shall be confidential during the formulation of the report. Once the corresponding report is notified and until the final resolution of the administrative procedure, the information contained in the record shall be classified as confidential, except for the involved parties, who shall have free access to all documents and evidence contained in the administrative record; the foregoing in accordance with the provisions of Article 6 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), and Article 8 of Law No. 8422, the Law Against Corruption and Illicit Enrichment (Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito).

To safeguard confidentiality, once the complaint is admitted and the investigation initiated, the complaint shall not form part of the investigation record but shall be filed separately. Likewise, to safeguard the complainant’s identity, no working paper, filing notation, or communication to third parties generated by the Internal Audit Office as a result of the received complaint shall record the complainant’s identity.

Complainants must meet the following requirements for filing complaints, and in the event of non-compliance, the Internal Audit Office shall be empowered to archive the complaint without further processing:

For written complaints:

a. The alleged irregular acts, illegal acts, or presumed omissions being reported must be set forth in writing in a clear, precise, and detailed manner, providing sufficient detail to allow the investigation, the time and place where such acts occurred, and the subject who presumably committed them.

b. They must indicate the possible irregular situation affecting SINAC and indicate whether the situation affected the Public Treasury (Hacienda Pública).

c. They must indicate their claim in relation to the reported acts.

d. They must indicate whether the complaint was filed or investigated by another administrative or judicial instance.

e. They must indicate evidentiary elements. If it concerns testimonial evidence, they must indicate the name and address where the witnesses can be located, and the acts or omissions to which they will refer. In the case of documentary evidence, if not provided, they must indicate where it can be located.

f. Full name of the complainant, identification number, telephone number, and physical place and means for receiving notifications.

g. Signature of the complainant (physical or certified digital). In the event that the complainant is a legal entity, the complaint must be signed by its legal representative.

For verbal complaints:

This type of complaint shall be admitted exceptionally, as established by Article No. 12 of the Regulation to the Law Against Corruption and Illicit Enrichment (Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito). The complainant shall appear personally at the offices of the Internal Audit Office and express the complaint orally, in accordance with the following requirements:

a. Full name of the complainant, identification number, telephone number, and physical place and means for receiving notifications.

b. The account must contain a clear and detailed description of the alleged irregular acts, illegal acts, or presumed omissions, the names of the possible responsible parties, and an approximate mention of the date and place where they occurred.

c. They must indicate the possible irregular situation affecting SINAC and indicate whether the situation affected the Public Treasury (Hacienda Pública).

d. They must indicate their claim in relation to the reported acts.

e. They must indicate whether the complaint was filed or investigated by another administrative or judicial instance.

f. They must indicate evidentiary elements. If it concerns testimonial evidence, they must indicate the name and address where the witnesses can be located, and the acts or omissions to which they will refer. In the case of documentary evidence, if not provided, they must indicate where it can be located.

g. Signature of the complainant (physical or certified digital).

For the oral appearance of the complainant, at least two internal audit officials must be present, who must complete the respective complaint form and request the complainant’s signature.

For complaints received by telephone and by email, a form shall be drawn up noting the details of the complaint, according to the requirements for a written complaint. Complaints received by these means shall be treated as anonymous until the complainant appears to endorse them within a maximum period of ten business days, or unless said complaint is submitted with a certified digital signature within said period.

If the Internal Audit Office determines that there is an imprecision in the facts, the party shall be granted a period of no less than 10 business days for the complainant to complete their information, or otherwise the matter shall be archived or dismissed without prejudice to it being presented with more elements at a later date, as a new matter.

Anonymous complaints shall be addressed as long as they provide sufficient elements of conviction and are supported by suitable evidentiary means that allow the investigation to be initiated. Otherwise, they shall be archived.

The internal audit office shall consider as an anonymous complaint any report of a presumably irregular or illegal act or conduct presented by a person without identifying themselves or through the use of a pseudonym or false name, in verbal or written form; via email, telephone, fax, or another means; in which their credentials and their signature (physical or digital) are not recorded.

The Internal Audit Office shall dismiss or archive complaints when any of the following conditions occur:

a. If the complaint does not fall within the scope of the Internal Audit Office’s competence.

b. If the complaint refers to the exclusive private interests of the complainants in relation to conduct exercised or omitted by the Administration, unless it can be determined from the information provided that there are aspects of relevance warranting investigation.

c. If the reported acts fall exclusively under the investigation or discussion of other venues, whether administrative or judicial.

d. If the reported acts refer to labor-related issues that arose between the complainant and the Active Administration.

e. If the estimated cost of the investigation is higher than the benefit that would be obtained by pursuing the reported matter, in accordance with the parameters issued pursuant to Article 14 of the Regulation to the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office (Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública), or failing that, at the discretion of the Internal Audit Office.

f. If the matter brought before the Audit Office is under the knowledge of other instances with the competence to carry out the investigation, exercise control, and disciplinary powers.

g. If the complaint filed is a reiteration or reproduction of other similar complaints without providing new elements and which had already been previously resolved by the Internal Audit Office or by other competent instances of SINAC.

h. If the complaint is manifestly improper or unfounded.

i. If the complaint refers to the private sphere of SINAC officials, whose reported acts do not cause an impact on the provision of institutional services.

j. If the complaint omits any of the essential requirements mentioned in Article 67 of these Regulations.

The dismissal or archiving of complaints shall be carried out by means of a duly justified act, stating the arguments evaluated to make that decision, and it shall be duly recorded in the working papers of the investigation and in the corresponding filing section.

The dismissal does not prejudice the complainant's right to file the same complaint again or before another competent instance, provided they contribute new elements to support it.

The complainant must be notified of any of the following resolutions adopted regarding their matter:

a. The decision to dismiss the complaint and archive it.

b. The decision to refer the matter for its attention internally within SINAC, to the corresponding control body, or to the Public Prosecutor's Office (Ministerio Público).

c. The final result of the investigation carried out in response to their complaint. In the event that such results may give rise to the opening of an administrative procedure or the filing of a judicial process, they shall be informed that the corresponding study was conducted and that it has been referred to the competent authority, without providing information, documentation, or other evidence inherent to the investigation.

d. The foregoing communications shall be made as long as their name, credentials, and place of notification have been specified in said document.

When complaints are received regarding disciplinary matters or related to the provision of services by SINAC officials, they shall be referred for the appropriate processing to the Executive Director or, failing that, to the immediate superior of the reported official, with express mention of Articles 6 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), and 8 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office (Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública), who shall communicate to the complainant what is appropriate.

The Internal Audit Office shall carry out follow-up on the recommendations accepted by the Administration, for which it shall include the corresponding study in the annual work plan. Furthermore, it shall include in said study the recommendations from external audits conducted by private firms of public accountants and from the Contraloría General de la República concerning the status of follow-up on the provisions issued to SINAC, in accordance with the guidelines issued on the matter, when they are known to the Internal Audit Office. The indicated study shall be conducted in advance of the annual work report, so that the result of the recommendation follow-up study can be incorporated into it.

The Administration officials responsible for ordering the implementation of the recommendations must exercise control to ensure the effective implementation of the Internal Audit Office’s recommendations and adopt disciplinary and legal actions should a situation of unjustified non-compliance with their orders arise. Likewise, they shall attend to the Internal Audit Office’s requests for information regarding the implementation of the recommendations, without prejudice to the verifications that the Internal Audit Office may carry out on the information provided.

In the event that a warning report is issued, the Administration official responsible for ordering the actions for its attention must formally communicate, within a maximum period of fifteen days, the actions taken regarding the possible risks and consequences of certain conduct or decisions identified in said report.

In accordance with Article 39 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), SINAC officials who unjustifiably fail to comply with the recommendations issued by the Internal Audit Office may incur administrative liability or other liabilities that may be imputed to them. If such a situation is verified, the Internal Audit Office, in accordance with Article 42 of Law No. 8292, the General Internal Control Law (Ley General de Control Interno), shall bring it to the attention of the body that holds disciplinary authority over them, so that it may proceed, in accordance with the law, to impose the corresponding sanctions.

These Regulations shall take effect upon their publication in the Official Gazette (Diario Oficial La Gaceta).

Resolution R-SINAC-CONAC-30-2015 of April 19, 2010, is repealed.

Sole Transitory Provision.-The audit services that the Internal Audit Office must perform and that form the basis for the proposal or update of its organizational structure shall be consolidated in accordance with the proposal approved internally by the CONAC and externally by the Technical Secretariat of the Budgetary Authority (Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria).

El presente Reglamento regula la organización y funcionamiento que de acuerdo con la ley corresponde a la Auditoría Interna como componente orgánico del Sistema de Control Interno y parte fundamental del Sistema de Control y Fiscalización de la Hacienda Pública.

Dicho reglamento establece la forma cómo se organiza y funciona la Auditoría Interna, con el propósito de coadyuvar al éxito de la gestión institucional del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Para los efectos del presente Reglamento, se entenderán los siguientes términos:

a. Administración activa: Funcionalmente, es la actividad decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Orgánicamente, es el conjunto de unidades y entes de la función administrativa, que tienen como responsabilidad el planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control, dirigidas al logro de los objetivos y metas institucionales e incluye al máximo Jerarca (CONAC) y titulares subordinados (Directores de área, responsables de unidades departamentos, procesos, actividades o tareas) y colaboradores.

b. Advertencia: Servicio preventivo que brinda la Auditoría Interna al Jerarca o Titulares Subordinados, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

c. Asesoría: Servicio preventivo que brinda el Auditor Interno, preferiblemente en forma escrita, a solicitud del jerarca, de conformidad con lo que establece el inciso d) del artículo 22 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

d. Auditor Interno o Auditora Interna: Auditor o auditora de mayor jerarquía dentro de la Auditoría Interna. Auditor o Auditora General.

e. Autorización de libros: Autorizar mediante razón de apertura los libros de actas, contabilidad y otros, que a criterio del Auditor Interno resulten necesarios para el fortalecimiento del control interno.

f. Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC): Órgano Colegiado que ejerce como Jerarca o máxima instancia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

g. Contraloría: Contraloría General de la República, Órgano Superior del Sistema de Control y Fiscalización Superior de la Hacienda Pública.

h. Competencias: Atribución legítima para el conocimiento o resolución de un asunto; conjunto de actividades, labores o funciones, asignadas por la normativa a la auditoría interna.

i. Conflicto de intereses: Se origina en el momento que un funcionario recibe algún beneficio económico o personal, o participa de alguna situación que se contrapone a su cargo, y con ello comprometa su objetividad e independencia.

j. Cuidado profesional: Propósito de hacer las cosas bien, con toda integridad y responsabilidad en su desempeño, estableciendo una oportuna y adecuada supervisión en la labor que se realice.

k. Fiscalizar: Actividad tendiente a la verificación del cumplimiento de determinadas actividades o funciones realizadas por otros.

l. Funcionario: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

m. Idóneo: Reunión de las condiciones necesarias para el desempeño de una función. Para lo cual un funcionario de la auditoría interna debe actuar con la pericia y el cuidado profesional requerido para ejecutar la labor.

n. Independencia: Libertad profesional que le asiste al auditor para etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).

o. Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano o ente, unipersonal o colegiado.

p. Pericia: Conocimientos y aptitudes requeridas para efectuar una labor.

q. Regulaciones administrativas: aquellas que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica, particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de tiempo, evaluación, permisos y vacaciones. Se excluyen las regulaciones que se refieren al desempeño de las actividades sustantivas dela Auditoría Interna y de aquellas que, sin formar parte de la gestión sustantiva, contribuyen a ésta conforme a la normativa específica sobre auditoría en general y sobre el ejercicio de la actividad de auditoría interna, como son la planificación, el seguimiento y la evaluación de la calidad de la Auditoría Interna, que en procura de la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna, competen exclusivamente al titular de esa unidad.

r. Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC): órgano desconcentrado con personería jurídica instrumental, que integrará las competencias en materia forestal, vida silvestre, áreas protegidas, con el fin de dictar políticas, planificar y ejecutar procesos dirigidos a lograr la sostenibilidad en el manejo de los recursos naturales de Costa Rica.

s. Subauditor Interno o Subauditora Interna: Auditor o auditora responsable de apoyar al Auditor Interno en el ejercicio de sus funciones y de sustituirlo durante sus ausencias temporales.

t. Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

El presente Reglamento es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la Auditoría Interna y funcionarios del SINAC, en lo que les resulte aplicable.

Con el propósito de mantener debidamente actualizado el marco normativo de la Auditoría Interna, le corresponde al Auditor o Auditora Interna proponer y promover ante el CONAC las modificaciones que estime pertinentes al presente Reglamento, las cuales deberán ser sometidas en primera instancia a aprobación de ese órgano Colegiado y posteriormente de la Contraloría General de la República. En caso de que se requiera realizar alguna modificación al contenido del presente reglamento y exista divergencia de criterio en la propuesta de cambio entre el Auditor o Auditora Interna y el CONAC, sin que se logre un acuerdo , el Órgano Contralor dirimirá lo pertinente, siempre y cuando versen sobre aspectos funcionales de la Auditoría Interna.

La auditoría interna, es un órgano superior y componente orgánico vital del Sistema de Control Interno del SINAC. La auditoría interna constituye una actividad independiente, objetiva y asesora, que es concebida para agregar valor, validar y mejorar sus operaciones. Contribuye al logro de los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en la consecución de los objetivos. La auditoría interna proporcionará a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y del resto de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las sanas prácticas.

La Auditoría Interna se regulará y ejercerá sus funciones de acuerdo con la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y la Ley N° 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, el presente reglamento, el Manual de normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público, el Manual de normas generales de auditoría Interna para el sector público, las Normas técnicas de auditoría generalmente aceptadas, las directrices lineamientos, políticas y procedimientos emitidos por la Contraloría General de la República. A su vez se regirá conforme a lo previsto en el Plan Estratégico de la unidad, así como las políticas, directrices y procedimientos, que dicte el Auditor o Auditora Interna para orientar la gestión, conforme las sanas prácticas en el ejercicio de la profesión.

La Auditoría Interna cumplirá su función y ejercerá sus competencias en relación con la administración de los recursos y fondos públicos sujetos al ámbito de competencia del SINAC, incluyendo fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar; o sobre fondos y actividades privadas, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 5 y 6 de la Ley N° 7428 Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

La ubicación orgánica de la Auditoría Interna, dentro de la estructura institucional corresponde a la de un órgano asesor de muy alto nivel del CONAC. En el SINAC, es la única Unidad que ejercerá la actividad de Auditoría Interna conforme a la Ley N° 8292.. En el caso de que existan temas compartidos con el Ministerio de Ambiente y Energía o con otros órganos desconcentrados del Ministerio de Ambiente y Energía, la auditoría interna realizará las coordinaciones correspondientes con las otras auditorías internas; para favorecer la integralidad del análisis, la validez de las conclusiones y las pertinencia de las recomendaciones.

La estructura de la Auditoría está conformada por el Auditor o Auditora Interna, el Subauditor o Subauditora Interna y el personal profesional y administrativo que resulte necesario para desarrollar su actividad de fiscalización conforme al marco normativo y las sanas prácticas.

Corresponde al Auditor o Auditora Interna, proponer la estructura organizativa de la Auditoría Interna, en concordancia con la razón de ser de esa unidad, con las necesidades de fiscalización, los procesos y servicios a prestar; y de conformidad con las disposiciones, normas, políticas y directrices que emita la Contraloría General de la República, las cuales serán de acatamiento obligatorio. La estructura será aprobada por el CONAC.

El Auditor o Auditora Interna es el titular o jefe de dicha dependencia, de conformidad con los artículos 101 y 102 de la Ley General de Administración Pública. El Subauditor o Subauditora Interna sustituirá al Auditor Interno o Auditora Interna en sus ausencias temporales y será un colaborador de éste en el ejercicio de las funciones. El Auditor Interno o Auditora Interna asignará las funciones al Subauditor o Subauditora de conformidad con lo previsto en el manual institucional de cargos y clases; el Subauditor o Subauditora, a su vez, deberá responder ante el Auditor Interno o Auditora Interna por su gestión.

Cuando se trate de la contratación interina o a plazo indefinido del Subauditor o Subauditora, el CONAC tomará en cuenta el criterio no vinculante del Auditor Interno o Auditora Interna respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha identificado como idóneos para el cargo.

El Auditor o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna dependerán estructuralmente del CONAC, quien los nombrará y establecerá las regulaciones de tipo administrativo que les serán aplicables a dichos funcionarios. Las regulaciones de tipo administrativo no deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna, y su personal.

Con el propósito de asegurar razonablemente la observancia de estos criterios, el jerarca deberá someter a conocimiento del Auditor Interno o Auditora Interna las propuestas relacionadas con las regulaciones administrativas, de previo a su aprobación, modificación o derogatoria.

Se establecen las siguientes regulaciones desde la perspectiva administrativa, atinentes a la relación de subordinación del Auditor y Sub auditor respecto al máximo jerarca:

• i)El Auditor Interno o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna, deben cumplir con la jornada laboral de ocho horas diarias.
• ii)El CONAC realizará la evaluación del desempeño del Auditor Interno por medio de una comisión integrada por el Presidente o quién el CONAC designe, un director regional y un representante de la sociedad civil y el representante de la población civil, el cual será diferente cada año y deberán ser nombrados por acuerdo de mayoría a nivel del CONAC).
• iii)El CONAC realizará la evaluación del desempeño del Subauditor o Subauditora Interna. El CONAC delegará en el Presidente o quién el CONAC designe la evaluación de desempeño. Para la evaluación de desempeño del Subauditor o Subauditora Interna, el Presidente o quién el CONAC designe deberá considerar la evaluación de desempeño del Subauditor o Subauditora Interna realizada por el Auditor Interno o Auditora Interna.
• iv)Delegar por razones de oportunidad y agilidad en el Director Ejecutivo, la autorización de vacaciones y licencias con goce de salario que tramite ante esta instancia el Auditor o Auditora Interna.
• v)Delegar por razones de oportunidad y agilidad en el Auditor Interno o Auditora Interna, la autorización de vacaciones y licencias con goce de salario del Sub- Auditor Interno. Lo anterior, para no afectar los planes y programas de la unidad.
• vi)Delegar por razones de oportunidad y agilidad en el Director Ejecutivo la autorización de cursos de capacitación, pasantías, seminarios y congresos; que se realicen en el país y que tramite ante esta instancia el Auditor o Auditora Interna.

La actividad que desarrolle la Auditoría Interna deberá ser ejercida con total independencia funcional y de criterio, respecto del Jerarca y de los demás órganos de la administración, y en aras de su objetividad, los funcionarios de la Auditoría Interna deberán mantener una actitud imparcial y evitar conflictos de intereses, para cuyo propósito deben atenerse a lo dispuesto en los artículos 32 y 34 de la Ley N° 8292 Ley de Control Interno y los manuales de normas generales para el ejercicio de la auditoría interna, siendo obligación de los funcionarios de la Auditoría Interna hacer de conocimiento del Auditor o Auditora Interna, cuando su independencia y objetividad se vean comprometidos de hecho o en apariencia, así mismo, el Auditor o Auditora Interna deberá actuar de igual forma ante el jerarca de darse tal situación.

Las regulaciones administrativas aplicables al personal de la Auditoría Interna no pueden impedir, amenazar ni afectar negativamente los requisitos de independencia y objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el ejercicio de las actividades que les son inherentes. Si se determina que una regulación no cumple este requisito, la administración activa deberá realizar las salvedades o ajustes pertinentes para su aplicación al personal de la Auditoría Interna.

Los funcionarios de la Auditoría Interna en resguardo de su independencia de criterio y objetividad no podrán ser parte de comisiones de trabajo, grupos similares o comisiones investigadoras preliminares, órganos de procedimientos administrativos, que ejerzan función propia de la administración activa. Cuando su participación sea autorizada por el Auditor o Auditora Interna, ésta será exclusiva en su función asesora, en asuntos de su competencia y no podrá ser con carácter permanente. Los funcionarios de la Auditoría Interna no deberán asesorar, advertir o auditar operaciones de las cuales hayan sido responsables, en los últimos doce meses contados a partir de la fecha de su ingreso a la unidad de Auditoría Interna. Cuando se requiera la participación del Auditor en las sesiones o reuniones del CONAC su actuación será conforme su función asesora en aspectos de su competencia, según la normativa y los criterios de la Contraloría General de la República al respecto. Para tal efecto el CONAC deberá definir mediante acuerdo la participación del Auditor o Auditora Interna así como el tema para el cual se requiere su participación y la sesión en la cual deberá presentarse.

La Auditoría Interna será objeto de evaluaciones externas las cuales serán realizadas por un equipo de revisión cualificado e independiente, externo al SINAC, el cual reportará los resultados al CONAC y al Auditor o Auditora Interna. El Auditor o Auditora Interna deberá presentar al CONAC el plan de mejoras correspondiente. A su vez, la Auditoría Interna realizará evaluaciones internas o autoevaluaciones con validación independiente y externa.

La persona que ostente el cargo de Auditor o Auditora Interna responderá por su gestión ante el CONAC, y en lo conducente, ante la Contraloría General de la República. Al Subauditor o Subauditora Interna le corresponderá apoyar al Auditor o Auditora Interna, responderá ante él o ella por su gestión y sustituirá a él o ella en sus ausencias temporales.

El nombramiento del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora Interna debe realizarse de conformidad con lo establecido por la Contraloría General de la República en la normativa correspondiente, y serán nombrados por el CONAC por tiempo indefinido de conformidad con el artículo 31 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno con una jornada semanal de cuarenta horas o la que defina bajo su conveniencia e interés institucional, el SINAC.

Tendrán garantía de inamovilidad en los términos estipulados por el artículo 15 de la Ley N° 7428, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. Sólo podrán ser suspendidos o destituidos de su cargo por justa causa y por decisión emanada del jerarca, previa formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, así como dictamen previo favorable de la Contraloría General de la República. Las causales de responsabilidad administrativa se regirán por lo indicado en el artículo 41 del presente reglamento.

Ambos cargos deberán observar las respectivas funciones establecidas en el manual institucional de cargos o clases o denominación similar.

La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad del Auditor o Auditora Interna, a quien corresponde su dirección superior y administración. El Auditor Interno tendrá, sin perjuicio de lo establecido en la Ley N° 8292, Ley de Control Interno y lo que al efecto disponga la Contraloría General de la República, las siguientes funciones:

• a)Realizar auditorías o estudios especiales, en relación con los fondos públicos administrados por el SINAC y sobre fondos y actividades privadas, de acuerdo con los artículos 5 y 6 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, en el tanto estos se originen en transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional.
• b)Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno del SINAC, informar de ello y proponer las medidas correctivas que sean pertinentes.
• c)Asesorar, en materia de su competencia, al CONAC; además, advertir tanto a éste como al resto de las instancias del SINAC sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones, cuando sean de su conocimiento.
• d)Autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse a lo interno del SINAC y otros libros que a criterio del auditor interno, sean necesarios para el fortalecimiento del sistema de control interno.
• e)Dar seguimiento al cumplimiento de las disposiciones de la Contraloría General de la República y demás entes de fiscalización, así como a las recomendaciones emitidas por las auditorías en los informes respectivos.
• f)Planear, programar, dirigir, coordinar, organizar y supervisar, el desarrollo de actividades profesionales del Área de Auditoría a su cargo, del más alto grado de complejidad que llevan a cabo equipos profesionales de auditores asignados.
• g)Dirigir la actividad de Auditoría Interna, así como disponer la organización y funcionamiento de la Unidad, conforme las disposiciones legales vigentes y los recursos aprobados por el CONAC.
• h)Formular, gestionar, divulgar y mantener vigente el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, así como su cumplimiento.
• i)Definir, establecer y mantener actualizadas las políticas, procedimientos y prácticas requeridas por la Auditoría Interna para cumplir con sus competencias, considerando en cada caso lo relativo a los procesos de la unidad.
• j)Definir, establecer y mantener actualizados las políticas, procedimientos y prácticas de administración, acceso y custodia de la documentación de la Auditoría Interna, en especial de la información de asuntos de carácter confidencial que estipula el artículos 6 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.
• k)Establecer un Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC) de la Auditoría Interna.
• I)Presentar ante el CONAC un informe anual de la ejecución del plan de trabajo.
• m)Elaborar un informe anual de la ejecución del plan de trabajo y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de la Contraloría General de la República y de los despachos de contadores públicos; en los últimos dos casos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al jerarca cuando las circunstancias lo ameriten.
• n)Coordinar con el personal de auditoría la elaboración, actualización y ejecución del Plan Estratégico de la unidad.
• o)Gestionar las necesidades fundamentales de capacitación y los requerimientos de otros recursos que considere indispensables para llevar a cabo sus actividades de auditoría y la administración de la unidad a su cargo.
• p)Administrar en forma efectiva los recursos, materiales, humanos y tecnológicos en concordancia con los objetivos del SINAC.
• q)Dirigir la autoevaluación de calidad y emitir el informe para conocimiento del jerarca y someter aprobación del jerarca el plan de mejora.
• r)Dirigir la autoevaluación del sistema de control interno con el equipo de auditoría.
• s)Realizar cualquier otra actividad propia del cargo.

Corresponde al Subauditor o Subauditora, además de aquellas funciones afines al cargo que le asigne el Auditor o Auditora Interna y las que le señale el Manual institucional de cargos o clases o denominación similar lo siguiente:

• a)Participar en la formulación de políticas, procedimientos y planes de la Auditoría Interna. b) b) Colaborar con la organización, planificación y dirección de las actividades de la Auditoría Interna.
• c)Colaborar con la supervisión, dirección, coordinación y control de la ejecución de los servicios de auditoría.
• d)Participar en la formulación y apoyar la implementación del Programa de Aseguramiento y Mejora de la Calidad (PAMC) de la Auditoría Interna.
• e)Asignar tareas y fijar plazos para el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos en el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna.
• f)Sustituir al Auditor o Auditora Interna en sus ausencias temporales.
• g)Efectuar auditorías y estudios especiales sobre los procesos sustantivos y de apoyo utilizados por la administración activa para el cumplimiento de sus objetivos, a efecto de formular recomendaciones que mejoren la gestión institucional.
• h)Realizar auditorías bajo la orientación y supervisión del Auditor o Auditora Interna en materia de su competencia institucional, los fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza similar, actividades desconcentradas y fondos y actividades privadas, en el tanto que éstos se originen de transferencias efectuadas por componentes de su competencia institucional y verifica el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno, informa de ello y propone las medidas correctivas que sean pertinentes.
• i)Colaborar en la planificación, organización, dirección, coordinación y comunicación de resultados y controlar que las actividades que en general realiza la Auditoría, se ejecuten conforme al bloque de legalidad.
• j)Colaborar en la preparación de los planes de trabajo, de conformidad con los lineamientos establecidos por la Contraloría General de la República.

Asesorar, advertir y auditar conforme a lo prescrito por la normativa y mejores prácticas en materia de su competencia.

• I)Mantener, bajo la orientación del Auditor o Auditora Interna, debidamente actualizado el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna, la visión, misión, y principales políticas y procedimientos técnicos necesarios para cumplir sus competencias, incluyendo las de administración, acceso y custodia de documentación e información de la Unidad y en especial información relativa a los asuntos de carácter confidencial que estipulan los artículos 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, así como el Programa de Aseguramiento de la Calidad.
• m)Verificar el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno institucional y promover su mejora continua.
• n)Contribuir en la elaboración periódica de los resultados de gestión de la Auditoría y del estado de las recomendaciones emitidas por la Unidad, para informarle sobre éstos al Jerarca.
• o)Administrar en forma efectiva los recursos, materiales, humanos y tecnológicos que le fuesen asignados, en función de los objetivos del SINAC.
• p)Realizar cualquier otra actividad del cargo.

Artículo19.-Pericia y cuidado profesional. El Auditor o Auditora, el Subauditor o Subauditora Internos y el resto del personal de la Auditoría Interna deberán cumplir con pericia y debido cuidado profesional sus funciones, haciendo valer sus competencias con independencia funcional y de criterio.

El Auditor o Auditora Interna podrá delegar en su personal sus funciones, para lo cual utilizará criterios de idoneidad y deberá observar lo pertinente en cuanto a la Ley General de la Administración Pública.

Cuando se ausentare temporalmente el Auditor o Auditora interna, el CONAC recargará las funciones en el Subauditor o, Subauditora Interna. Cuando se ausentare temporalmente el Subauditor o Subauditora interna, el CONAC podrá recargar hasta por tres meses sus funciones en otro funcionario idóneo de la auditoría interna sin que para ello se requiera autorización del órgano contralor. En caso de requerirse nombrar en forma interina un subauditor dentro de ese mismo plazo deberá nombrarlo previa autorización de la Contraloría General.

Cuando el Auditor o Auditora interna se ausentare de modo definitivo, el Subauditor o Subauditora asumirá las funciones de éste; de no existir Subauditor o Subauditora, el CONAC podrá, sin requerir de la autorización expresa de la Contraloría General, recargar tales funciones de forma temporal a un funcionario idóneo de la auditoría interna hasta por el plazo de tres meses. Dentro del mismo periodo, la institución deberá nombrar al Auditor interno o Auditora Interna, ya sea de manera interina o a plazo indefinido.

En el caso de que la ausencia en forma definitiva fuera la del Subauditor o Subauditora Interna, igualmente el CONAC podrá recargar sus funciones en un funcionario idóneo de la auditoría hasta por un plazo de tres meses y dentro de ese mismo plazo deberá realizar el nombramiento interino o por plazo indefinido.

Cuando se presenten vacantes permanentes en las plazas de Auditor o Subauditor y se tenga conocimiento de la fecha a partir de la cual se dará la vacante, el CONAC ordenará en forma inmediata al titular subordinado que corresponda, iniciar el proceso de nombramiento respectivo, el cual se realizará mediante concurso público promovido por el CONAC y será por tiempo indefinido, conforme a lo preceptuado en el artículo 16 del presente Reglamento.

La jornada laboral del Auditor o Auditora y Subauditor o Subauditora Internos será de cuarenta horas semanales conforme al itinerario de entrada y de salida autorizada al resto del personal del SINAC y en particular a la Dirección Ejecutiva. En casos muy calificados, el CONAC podrá solicitar a la Contraloría General de la República una reducción de la jornada, la cual no podrá ser inferior a medio tiempo.

El Auditor o Auditora Interna en relación con el personal de la Unidad, tendrá las siguientes competencias:

a. Autorizar movimientos de personal de conformidad con lo que establecen los artículos 24 y 28 de la Ley N° 8292 y demás normas aplicables. En el caso de los funcionarios de la Auditoría Interna distintos del Auditor o Auditora Interna y el Subauditor o Subauditora Interna, su nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización del Auditor o Auditora Interna. El CONAC necesariamente deberá requerir, obtener y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del acto administrativo definitivo, por lo cual, el CONAC no podrá emitir el acto, sin contar con el criterio favorable del Auditor o Auditora Interna.

b. Gestionar según lo establecido en el artículo 28 de la Ley N° 8292 y demás normas aplicables, o relativo a las plazas vacantes de la Unidad a su cargo.

c. Vigilar y tomar las decisiones que correspondan para que los funcionarios de la Auditoría Interna cumplan en el ejercicio de sus competencias, con la normativa jurídica y técnica pertinente, así como las políticas, procedimientos, prácticas y demás disposiciones administrativas (institucionales y de la Auditoría Interna) que les sean aplicables.

El personal de la Auditoría deberá cumplir las siguientes normas:

a. Mantener una actitud independiente y objetiva en cuanto a criterio y acción en la prestación de los servicios de auditoría y preventivos. Si la independencia se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deberán darse a conocer al superior jerárquico. La naturaleza de esta comunicación dependerá del impedimento.

b. Actuar conforme a las normas éticas dictadas por la institución y por los colegios profesionales, las emitidas por organismos competentes y aquellas que disponga el Auditor o Auditora Interna para garantizar la integridad moral y calidad profesional de los funcionarios.

c. Ejecutar los servicios de auditoría y preventivos con el debido cuidado y esmero, poniendo toda la capacidad, habilidad, buena fe e integridad profesional.

d. Utilizar la información obtenida únicamente en el ejercicio de sus funciones y guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que se tenga acceso.

e. Procurar que sus actividades no interfieran en el normal desarrollo de las operaciones de la dependencia auditada.

El Auditor o Auditora Interna establecerá y regulará a lo interno de la Unidad, las pautas principales sobre las relaciones y coordinaciones de los funcionarios de su Unidad con los auditados.

Es facultad del Auditor o Auditora Interna, proveer e intercambiar información, para el descargo de sus competencias, con entes externos que conforme a la Ley correspondan y en el ámbito de sus competencias, sin perjuicio de la coordinación con el CONAC y otros niveles directivos y gerenciales del SINAC, según corresponda; en tanto no implique limitación para la efectiva actuación de la Auditoría Interna o se ponga en duda el cumplimiento del artículo 6 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y el 8 de la Ley 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

El Auditor o Auditora Interna tendrá la potestad de proveer e intercambiar información con la Contraloría General, así como con otros entes y órganos de control que conforme a la Ley correspondan, sin perjuicio de la coordinación que al respecto deba darse y sin que ello implique una limitación al respecto.

La Auditoría Interna señalará en cada caso el plazo en el cual debe suministrarse lo solicitado por esta. Este plazo será fijado considerando la complejidad del asunto en cuestión, así como la importancia y urgencia que representa para la oportuna ejecución de sus funciones. Cuando la solicitud no pueda ser atendida dentro del plazo establecido, el responsable deberá comunicarlo para su resolución, a la Auditoría Interna dentro de los dos primeros días hábiles siguientes al recibo de la petición. Para ello deberán indicarse la razón o razones por las cuales no se puede cumplir dentro del plazo con lo solicitado.

De conformidad con lo establecido por el artículo 27 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno el CONAC asignará dentro de las disponibilidades presupuestarias, los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación, de transporte y otros necesarios y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión. Para efectos presupuestarios, se dará a la Auditoría Interna la categoría programática de actividad presupuestaria.

Corresponde a la Auditoría Interna formular técnica y profesionalmente su presupuesto de conformidad con el plan de trabajo. El desglose por objeto del gasto debe concordar con subpartidas que cubran necesidades propias y directas de la Auditoría Interna, para que exprese su costo real. La asignación de presupuesto que finalmente haga el CONAC para la Auditoría Interna, debe ser suficiente de acuerdo al párrafo anterior para que le permita cumplir su gestión acorde con su plan de trabajo anual.

Independientemente de la categoría que se asigne a la Auditoría Interna, el CONAC deberá girar las instrucciones que correspondan para que se permita a la Auditoría Interna vigilar, administrar y disponer de los recursos asignados con ajuste a los procedimientos institucionales establecidos para estos efectos. Con ese propósito, la categoría que se le asigne debe ser de tal naturaleza que permita la adecuada gestión de los recursos a ella asignados.

La Auditoría Interna debe tener libertad para ejecutar sus recursos presupuestarios, de personal y de otra naturaleza, conforme lo dicten sus necesidades para cumplir con su plan de trabajo. Para el cambio de destino de los recursos asignados a la Auditoría Interna, el CONAC deberá valorar el criterio del titular de dicha unidad, en resguardo de su independencia funcional y de criterio y de la prestación de los diferentes servicios atinentes a la actividad.

Asimismo, en casos justificados y conforme a la disponibilidad de recursos el CONAC proveerá y gestionará los profesionales o técnicos de otras disciplinas, funcionarios o no de la Institución, incluyendo la contratación de asesorías, para el desarrollo eficaz y oportuno de la actividad de Auditoría Interna. El titular de la Auditoría Interna deberá plantear su requerimiento de manera general, como parte de la solicitud de recursos presupuestarios del año respectivo, sin perjuicio de que la necesidad surja en el transcurso del período y el requerimiento se efectúe de manera extraordinaria. A los efectos de la contratación, deberán observarse las regulaciones y los procedimientos usuales, al tenor de lo previsto en el ordenamiento jurídico.

La Administración mantendrá un registro separado del monto asignado y aprobado a la Auditoría Interna, detallado por objeto del gasto, de manera que se controle la ejecución y las modificaciones de los recursos presupuestados.

La Asesoría Legal del SINAC brindará en forma oportuna y efectiva, los servicios de asesoría legal que requiera la Auditoría Interna para atender sus necesidades de orden jurídico en el ejercicio de sus competencias; obligación que es extensiva a las demás unidades administrativas y técnicas.

La Auditoría Interna podrá solicitar, cuando lo estime necesario, la asesoría o la incorporación de profesionales y técnicos en las diferentes disciplinas, funcionarios o no del SINAC para que lleven a cabo labores de su especialidad en apoyo a su actividad.

Cuando el personal de la auditoría interna, en el cumplimiento de sus funciones, se involucre en un conflicto legal o una demanda; el SINAC dará todo su respaldo tanto jurídico como técnico y cubrirá los costos para atender ese proceso hasta su resolución final, todo de conformidad con lo que al efecto dispone el artículo 26 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Corresponde a la Auditoría Interna determinar técnicamente sus necesidades de recursos humanos, mediante un estudio que considere al menos su ámbito de acción, los riesgos asociados a los elementos de su universo de auditoría, el ciclo de auditoría y el comportamiento histórico de los recursos institucionales y de la Auditoría Interna, así como el volumen de actividades que ésta ha desarrollado y pretende desarrollar. El estudio debe estipular, como resultado, la cantidad y las características de los recursos requeridos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, con la cobertura y el alcance debidos, así como una identificación de los riesgos que asume el CONAC si la dotación de recursos de la Auditoría Interna no es suficiente. El estudio deberá actualizarse cuando las circunstancias así lo determinen o el Auditor Interno o Auditora Interna lo considere pertinente.

El estudio de necesidades de recursos será sometido por el Auditor o Auditora Interna para conocimiento del CONAC junto con la solicitud para que analice la situación y dote a la Auditoría Interna de los recursos que técnica y razonablemente se han determinado. El titular de la Auditoría Interna debe remitir el estudio y la solicitud de manera formal, mediante un oficio en el que resuma las razones de su petición El CONAC debe analizar la solicitud de recursos que le plantea la Auditoría Interna, considerando el estudio técnico que la sustenta, así como el marco normativo, el presupuesto institucional y cualquier otro factor que se estime relevante, y resolverla en forma concreta, dentro del plazo máximo de tres meses, siguientes a la presentación del trámite. El CONAC podrá asesorarse por los funcionarios de la institución cuyo criterio y apoyo estime pertinente requerir, incluido el titular de la Auditoría Interna cuando proceda para efectos de adición o aclaración. El CONAC debe hacer la asignación respectiva considerando las necesidades expuestas, de conformidad con las políticas y regulaciones internas y externas y los criterios aplicables a las auditorías respecto a la asignación de recursos humanos. El CONAC no deberá supeditarse a la decisión que se tome por parte de otra instancia, a fin de proteger la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna.

En caso de que existan restricciones o limitaciones de orden presupuestario técnicamente justificadas y documentadas, que no hagan factible solventar en su totalidad las necesidades de recursos que plantea la Auditoría Interna, el CONAC deberá dialogar con ésta a fin de convenir sobre la dotación que podría concederse, de modo que se garantice que esa unidad se desempeñe de manera eficiente y eficaz, y se cubran hasta donde sea posible sus necesidades reales.

Si el CONAC otorga a la Auditoría Interna los recursos solicitados, o si se logra un acuerdo entre el CONAC y la Auditoría Interna sobre una dotación menor debidamente justificada, el CONAC debe instruir al Director Ejecutivo para que emprenda las acciones concretas, a fin de obtener y brindar esos recursos, incluyendo la coordinación con las entidades externas que tengan injerencia sobre la asignación de recursos al SINAC como un todo.

Cuando el Auditor o Auditora Interna no esté conforme con la resolución del CONAC respecto de su solicitud de recursos, podrá expresarle las razones de su inconformidad e indicarle los riesgos que podrían generase, aportando cualquier otra información que estime pertinente. El CONAC deberá referirse a lo expuesto por la Auditoría Interna, dentro del plazo de un mes. Si luego de esa gestión persiste el desacuerdo, el titular de la Auditoría Interna debe documentar que la falta de recursos limita el desarrollo efectivo y oportuno de la actividad y reiterar al CONAC los riesgos que estaría asumiendo, así como la eventual imputación de responsabilidad conforme al artículo 39 de la Ley General de Control Interno.

El Auditor o Auditora Interna organizará el uso de los recursos materiales, tecnológicos y de otra naturaleza de su dependencia, de tal manera que dichos recursos se utilicen de conformidad con los estándares de calidad, eficiencia, efectividad, legalidad, transparencia y economía, para el logro de las metas y objetivos de la Auditoría Interna.

La Auditoría Interna comunicará al CONAC, si los recursos asignados, son o no suficientes para cumplir con su gestión.

AUDITORÍA INTERNA

prohibiciones e impedimentos

Las competencias de la Auditoría Interna se derivan de la siguiente normativa y actuará conforme a ellas:

a. Artículo 22 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

b. Artículo 80 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

c. Artículo 11 de las Directrices D-1-2005-CO-DFOE emitidas por la Contraloría General, que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley N°8292.

d. Las demás competencias que contemple la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable, con las limitaciones o prohibiciones establecidas en el artículo 34 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

El Auditor o Auditora, el Subauditor Internos y el personal de la Unidad para el desempeño de sus competencias, tendrán los deberes que se establecen en el artículo 32 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

El Auditor o Auditora, el Subauditor Interno o Subauditora Internos y el personal de la Unidad, para el desempeño de sus competencias, tendrán las potestades que se establecen en el artículo 33 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

El Auditor o Auditora, el Subauditor Interno o Subauditora Internos y el personal de la Unidad (auditores) tendrán las siguientes prohibiciones:

a. Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia.

b. Formar parte de un órgano director de un procedimiento administrativo.

c. Ejercer profesiones liberales fuera del cargo, salvo en asuntos estrictamente personales, en los de su cónyuge, sus ascendientes, descendientes y colaterales por consanguinidad y afinidad hasta tercer grado, o bien, cuando la jornada no sea de tiempo completo, excepto que exista impedimento por la existencia de un interés directo o indirecto del propio ente u órgano. De esta prohibición se exceptúa la docencia, siempre que sea fuera de la jornada laboral.

d. Participar en actividades político-electorales, salvo la emisión del voto en las elecciones nacionales y municipalidades.

e. Revelar información sobre las auditorías o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando y sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa o eventualmente penal de los funcionarios de la institución.

Con el propósito de no perjudicar su objetividad individual y ética profesional, el personal de la Auditoría Interna deberá:

a. Rechazar regalos o gratificaciones que puedan interpretarse como intentos de influir sobre su independencia e integridad, so pena del deber de denunciar tales hechos ante las instancias competentes.

b. No utilizar su cargo oficial con propósitos de carácter privado.

c. Evitar relaciones que impliquen un riesgo de corrupción, que puedan suscitar dudas acerca de la objetividad e independencia del personal, o influir, comprometer o amenazar la capacidad para actuar o la imagen de la Auditoría Interna. Si la independencia y objetividad se ven comprometidas de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer por escrito al jerarca y demás partes interesadas.

d. Abstenerse de auditar operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables de su ejecución como funcionarios de la Administración, proveedores, o prevalezcan relaciones familiares entre éstos y el personal de la Auditoría, hasta el tercer grado de consanguinidad. Este impedimento se hace extensivo tratándose de las citadas operaciones, en relación con la prestación de los servicios de asesoría y advertencia.

e. Omitir la participación en la prestación de servicios para una actividad en la que se tuvo responsabilidades o relaciones que puedan resultar incompatibles.

Las sanciones previstas serán impuestas por el órgano que ostente la potestad disciplinaria en el SINAC de acuerdo con la normativa que resulte aplicable.

El Auditor o Auditora Interna coordinará el proceso de planificación de la Auditoría Interna y su posterior ejecución una vez conocido por el CONAC, de conformidad con la normativa legal y técnica. Además, definirá y documentará la planificación de corto y mediano plazo, mediante la elaboración de un plan estratégico, un plan anual, un presupuesto anual y los Programas Generales de cada estudio. El plan estratégico de la auditoría interna deberá ser congruente con la planificación estratégica de la Administración Activa y la normativa reglamentaria y técnica pertinente.

Al efectuar su planificación el Auditor Interno deberá considerar al menos los siguientes elementos:

a. Los resultados que en materia de valoración de riesgo se han obtenido a través del Sistema Específico de Valoración de Riesgos del SINAC. Si la Administración Activa no ha implementado el SEVRI la Auditoría Interna utilizará su propio juicio sobre los riesgos, después de considerar las aportaciones de la alta dirección (técnica y administrativa) y del CONAC.

b. El planeamiento estratégico y operativo del SINAC.

c. La evaluación de los resultados de la planificación institucional de períodos anteriores, de conformidad con los indicadores de gestión vigentes.

d. El monto de los recursos presupuestarios que ejecuta el SINAC.

Al considerar estos elementos, el auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben ejecutar un proceso sistemático para la planificación de la actividad de auditoría interna, el cual debe documentarse apropiadamente. Dicho proceso debe cubrir el ámbito estratégico y operativo, considerando la determinación del universo de auditoría, los riesgos institucionales, los factores críticos de éxito y otros criterios relevantes.

El auditor interno y los funcionarios de la auditoría interna, según proceda, deben:

i. Establecer una planificación estratégica, en la que se plasmen la visión y la orientación de la auditoría interna, y que sea congruente con la visión, la misión y los objetivos institucionales.

ii. Formular un plan de trabajo anual basado en la planificación estratégica, que comprenda todas las actividades por realizar durante el período, se mantenga actualizado y se exprese en el presupuesto respectivo. El plan debe considerar la dotación de recursos de la auditoría interna y ser proporcionado y equilibrado frente a las condiciones imperantes en la institución y conforme a las regulaciones establecidas por los órganos competentes. Respecto de los servicios de auditoría, el plan debe detallar, al menos, el tipo de auditoría, la prioridad, los objetivos, la vinculación a los riesgos institucionales, el período de ejecución previsto, los recursos estimados y los indicadores de gestión asociados. Tales datos deben desglosarse, en lo que proceda, en cuanto a las demás actividades que contenga el plan, incluyendo, entre otras, los servicios preventivos, las labores de administración de la auditoría interna, seguimiento, aseguramiento de la calidad y otras labores propias de la auditoría interna.

iii. En la actividad de planificación se deben depurar, validar, desarrollar o ajustar los criterios de auditoría, así como el título, objetivo y alcance del examen a realizar. En ese sentido, al final de dicha actividad de planificación se deberá comunicar a la administración la viabilidad de la auditoría, así como el nombre, objetivo y alcance de la auditoría, y los criterios de auditoría a aplicar.

Los servicios que presta la Auditoría Interna, como producto de su actividad, se clasifican en servicios de auditoría y servicios preventivos.

Son exámenes objetivos, en relación con la administración del riesgo, del control, procesos de dirección y asuntos específicos del SINAC, tienen el propósito de proveer evaluaciones independientes orientadas a mejorar la gestión, el manejo de recursos y facilitar la toma de decisiones, favoreciendo el cumplimiento de los objetivos institucionales. Los servicios de auditoría que se brindarán corresponden a los distintos tipos de auditoría (financiera, operativa y de tecnología de información y comunicación); incluidos los estudios especiales. Para realizar la prestación de los distintos tipos de auditora, la Auditoría Interna deberá contar con el personal profesional y técnico en cantidad suficiente y con las competencias que demanda la actividad de auditoría interna, para lo cual se presentará la propuesta al CONAC.

Los servicios preventivos comprenden las asesorías, advertencias y autorización de libros.

Los servicios de asesoría deberán versar sobre asuntos que sean estrictamente de la competencia de la Auditoría Interna y deberán darse sin que comprometa su independencia y objetividad en el desarrollo posterior de sus competencias; consiste en proveer por escrito o verbalmente, criterios, observaciones u opiniones que coadyuven a la toma de decisiones y no tienen carácter vinculante para quien los recibe. La asesoría se brinda fundamentalmente al jerarca y en el caso de órganos de la Administración Activa se podrá dar de oficio o a solicitud, quedando a criterio del Auditor Interno proporcionarla.

Los servicios de advertencia se brindan fundamentalmente a la Administración y consiste en prevenir por escrito o verbalmente sobre las posibles consecuencias de determinadas conductas o decisiones cuando sean del conocimiento del Auditor Interno o del personal de la Unidad y que vayan en contradicción al ordenamiento jurídico, técnico y a las sanas prácticas.

Los servicios de autorización de libros consisten en la apertura y cierre de libros que llevarán los órganos de la Administración como son los de contabilidad y actas, así como otros libros que a criterio del Auditor Interno, sean necesarios para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno.

La Auditoría Interna mantendrá un archivo permanente con información sobre las regulaciones legales y de otro tipo que afecten el ámbito de acción y su actividad, así como las que sean de interés institucional, mediante archivos impresos o digitales.

Los funcionarios de la Auditoría Interna deberán identificar, analizar, evaluar y registrar suficiente información, de tal manera que les permita cumplir con los objetivos del trabajo. Además, deben identificar la información suficiente, confiable, relevante y útil para fundamentar los hallazgos, conclusiones, recomendaciones y demás resultados del trabajo.

Los resultados de los servicios de auditoría y servicios preventivos prestados por la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias, se comunicarán mediante informes, tanto en forma oral como por escrito.

De previo a la comunicación escrita y oficial del informe, la Auditoría debe realizar la comunicación verbal de resultados o conferencia final, ante quienes tengan parte en los asuntos, todo lo cual documentará y archivará en el expediente respectivo. Para tal efecto, la Auditoría Interna convocará por escrito a los interesados, dentro de un plazo razonable fijado de común acuerdo. Se exceptúan del proceso de comunicación oral de los resultados los informes de Relaciones de Hechos o cuando la auditoría o aquellos informes de naturaleza ordinaria en los cuales se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión deberá ser parcial. Si la Auditoría Interna lo considera necesario otorgará un plazo máximo de diez días hábiles, para que una vez realizada la conferencia final, la Administración remita información adicional, de previo a la emisión del informe de manera oficial. La Auditoría modificará el informe solo si se demuestra con razones fundadas y a entera satisfacción, de lo contrario mantendrá su criterio.

La Auditoría Interna solicitará audiencia para efectuar la conferencia final, los funcionarios que reciban tal solicitud deberán otorgarla y tener presente que la conferencia deberá realizarse dentro de los siguientes cinco días hábiles a su solicitud, salvo razón justificada por escrito y dentro de los dos días hábiles siguientes a la solicitud. Después de la conferencia final la Auditoría suministrará el informe borrador para que la Administración pueda obtener mayor comprensión y análisis de su contenido. Los resultados de la conferencia final deberán quedar documentados en un acta firmada por los responsables administrativos, por el auditor que ejerza supervisión y por el auditor que ejecutó el estudio.

Los resultados de las auditorías o estudios especiales deberán ser comunicados por la Auditoría Interna en forma oficial por escrito, mediante informes objetivos dirigidos al CONAC o a los titulares subordinados de la Administración Activa, con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones o atender los asuntos comunicados, todo de conformidad con las disposiciones establecidas en la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y la normativa que al efecto dicte la Contraloría General de la República. De previo al informe final que necesariamente debe producirse por cada auditoría, se podrán emitir informes parciales, a criterio del Auditor o Auditora Interna valorando aspectos de oportunidad.

El CONAC o el titular subordinado, una vez aceptadas las recomendaciones de la Auditoría Interna, deberá girar por escrito, dentro de los plazos establecidos en los artículos 36 y 37 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, respectivamente, la orden para su implantación al responsable designado, con copia a la Auditoría Interna. Dicha instrucción deberá emitirse dentro del plazo establecido en los artículos citados

La comunicación de los servicios preventivos se hará a criterio del Auditor o Auditora Interna, a quien corresponde definir el contenido y la forma de presentación de los informes, oficios u otros medios de comunicación, de conformidad con la normativa aplicable.

La Auditoría Interna dirigirá sus informes al CONAC o a los funcionarios de la Administración, según corresponda, quienes en los plazos improrrogables que establecen los artículos 36 y 37 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno deberán ordenar la implementación de las recomendaciones, si discrepan de ellas, lo deberán comunicar dentro de los plazos que se establecen en los citados artículos; una vez fenecidos esos plazos, el informe de la Auditoría Interna es válido, eficaz y firme, por lo que de darse incumplimiento injustificado en la implementación de las recomendaciones, se estaría en presencia de causales de responsabilidad administrativa de conformidad con el artículo 39 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno.

Los informes de la Auditoría Interna en materia de control interno, - únicamente-, una vez presentados ante el CONAC o la Administración del SINAC; son de libre acceso para cualquier persona.

El informe de auditoría que verse sobre relaciones de hechos, solo tratará asuntos de los que puedan derivarse posibles responsabilidades administrativas y civiles, ha de contener los elementos necesarios para identificar los presuntos responsables de los hechos irregulares que se les atribuyen.

Las relaciones de hechos y toda la información y documentación de sustento producto de la investigación de la Auditoría Interna, en su poder, son de acceso restringido durante la investigación, la elaboración de la relación de hechos, su expediente y el traslado al órgano competente y aún posterior a ello hasta que la instancia competente dicte el acto final. Cuando la relación de hechos se produzca con origen a una denuncia, la Auditoría Interna deberá tomar las medidas necesarias para que se guarde en todo momento y sin límite de tiempo, la confidencialidad de la identidad del denunciante. Todo lo anterior de conformidad con el artículo 6 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno y el artículo 8 de la Ley N° 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública.

La Asamblea Legislativa de conformidad con el inciso h) artículo 32 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, podrá solicitar información a la Auditoría Interna, salvo si se trata de denuncias trasladadas al Ministerio Público, para lo cual se considerará el artículo 295 del Código Procesal Penal.

Las relaciones de hechos se comunicarán al Director Ejecutivo, cuando estas tengan vinculación con personal subordinado a dicho cargo; para que las remita a quien ostente la potestad disciplinaria, o a la Contraloría General de la República, en el caso que la relación de hechos, corresponda a aquellos casos en que por naturaleza de los cargos, se puede presentar el conflicto de intereses.

De esta información se conformará un expediente en orden cronológico, debidamente foliado, con el índice de pruebas que lo soporta, no debe contener la identidad del denunciante ni la denuncia por él suscrita; además, no será obligación de la Auditoría Interna dar audiencia a los presuntos responsables que con motivo de la investigación sean señalados. No obstante para la investigación la auditoría podrá conforme sus potestades solicitar la información necesaria.

La Auditoría Interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre presuntos hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos que afecten al SINAC y lo regulado por la Ley N° 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y su reglamento. Se dará trámite únicamente las denuncias dirigidas directamente a la Auditoría Interna. En el caso, que la denuncia esté dirigida a otra dependencia del Ministro de Ambiente y Energía o del SINAC, con copia a la Auditoría Interna, será esa instancia a la que le corresponde gestionar su atención.

En la admisión de las denuncias se atenderán los principios de simplicidad, economía, eficacia y eficiencia.

La Auditoría guardará confidencialidad respecto a la identidad de los ciudadanos o de funcionarios del SINAC que de buena fe presenten ante sus oficinas, denuncias por actos de corrupción. La información, documentación y otras evidencias de las investigaciones que realiza la Auditoría, cuyos resultados pueden generar la apertura de un procedimiento administrativo, serán confidenciales durante la formulación del informe. Una vez notificado el informe correspondiente y hasta la resolución final del procedimiento administrativo, la información contenida en el expediente será calificada como confidencial, excepto para las partes involucradas, las cuales tendrán libre acceso a todos los documentos y pruebas que consten en el artículo 6de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y artículo 8 de la Ley N° 8422, Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito .

Para el resguardo de la confidencialidad, una vez admitida la denuncia e iniciada la investigación, la denuncia no formará parte del expediente de la investigación, sino que se archivará por aparte. Igualmente, en resguardo de la identidad del denunciante, todo papel de trabajo, razón de archivo o comunicación a terceros generados por la Auditoría Interna, como resultado de la denuncia recibida; no deben consignar la identidad del denunciante.

Los denunciantes deben cumplir con los siguientes requisitos para presentación de las denuncias, y en el caso de incumplimiento facultará a la Auditoría Interna al archivo de la denuncia sin más trámite:

En el caso de las denuncias escritas:

a. Los supuestos hechos irregulares, actos ilegales o presuntas omisiones denunciadas deberán ser expuestos por escrito en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación, el momento y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los cometió.

b. Deberá señalar la posible situación irregular que afecta al SINAC, indicar si la situación afectó a la Hacienda Pública.

c. Deberá indicar cuál es su pretensión en relación con los hechos denunciados.

d. Deberá indicar si la denuncia fue presentada o investigada por otra instancia administrativa o judicial e. Deberá indicar elementos de prueba. Si se trata de prueba testimonial deberá indicar el nombre y dirección donde se localizarán a los testigos, y a los hechos u omisiones a los que se referirán. En el caso de prueba documental y no aportarla, deberá indicar dónde puede ser ubicada.

f. Nombre y apellidos del denunciante, número de identificación, teléfono y lugar y medio para recibir notificaciones.

g. Firma del denunciante (física o digital certificada). En el caso que la denuncia sea una persona jurídica deberá ser firmada por su representante legal En el caso de las denuncias verbales:

Este tipo de denuncias serán admitidas excepcionalmente, tal y como lo establece el artículo N° 12 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito. El denunciante comparecerá personalmente a las oficinas de la Auditoría Interna y expresará de forma oral la denuncia, conforme los siguientes requisitos:

a. Nombre y apellidos del denunciante, número de identificación, teléfono y lugar y medio para recibir notificaciones.

b. El relato deberá contener una descripción clara y detallada de los supuestos hechos irregulares, actos ilegales o presuntas omisiones, el nombre de los eventuales responsables y mención aproximada de la fecha y lugar en que sucedieron.

c. Deberá señalar la posible situación irregular que afecta al SINAC, indicar si la situación afectó a la Hacienda Pública.

d. Deberá indicar cuál es su pretensión en relación con los hechos denunciados.

e. Deberá indicar si la denuncia fue presentada o investigada por otra instancia administrativa o judicial.

f. Deberá indicar elementos de prueba. Si se trata de prueba testimonial deberá indicar el nombre y dirección donde se localizarán a los testigos, y a los hechos u omisiones a los que se referirán. En el caso de prueba documental y no aportarla, deberá indicar dónde puede ser ubicada.

g. Firma del denunciante (física o digital certificada) Para la comparecencia oral del denunciante, deben haber al menos dos funcionarios de la auditoría interna, quienes deberán completar el formulario respectivo de denuncia y solicitar la firma del denunciante.

En el caso de las denuncias recibidas por teléfono y por correo electrónico, deberá levantarse el formulario donde se anoten los pormenores de la denuncia, según los requisitos de la denuncia escrita. Las denuncias recibidas por estos medios se asimilarán como anónimas, mientras el denunciante no comparezca a refrendarlas en el plazo máximo de diez días hábiles, o que dicha denuncia se presente con firma digital certificada en dicho plazo.

En caso de determinar la Auditoría Interna que existe imprecisión de los hechos, se otorgará a la parte un plazo no menor de 10 días hábiles para que el denunciante complete su información, o de lo contrario se archivará o desestimará la gestión sin perjuicio de que sea presentada con mayores elementos posteriormente, como una nueva gestión.

Las denuncias anónimas serán atendidas en el tanto aporten elementos de convicción suficientes, se encuentren soportadas en medios probatorios idóneos que permitan iniciar la investigación. De lo contrario se procederá con su archivo.

La auditoría interna considerara como denuncia anónima aquella noticia de un hecho o conducta presuntamente irregular o ilegal, que presenta una persona sin identificarse o mediante el uso de seudónimo o nombre falso, en forma verbal o escrita; por medio de correo electrónico, teléfono, fax u otro medio; en la que no consten sus calidades y su firma (física o digital).

La Auditoría Interna desestimará o archivará las denuncias cuando se presente alguna de las siguientes condiciones:

a. Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia de la Auditoría Interna.

b. Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración, salvo que de la información aportada, se logre determinar que existen aspectos de relevancia que ameritan ser investigados.

c. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.

d. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el denunciante y la Administración Activa.

e. Si el costo aproximado de la investigación fuera superior al beneficio que se obtendría al darle curso al asunto denunciado, esto conforme a los parámetros que se dicten de conformidad con el artículo 14 del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, o en su defecto a criterio de la Auditoría Interna.

f. Si el asunto planteado ante la Auditoría, se encuentra en conocimiento de otras instancias con competencia para realizar la investigación, ejercer el control y las potestades disciplinarias.

g. Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la Auditoría Interna o por otras instancias competentes del SINAC.

h. Si la denuncia es manifiestamente improcedente o infundada i. Si la denuncia se refiere al ámbito de la intimidad de funcionarios del SINAC, cuyos hechos denunciados no causen una afectación en la prestación de los servicios institucionales.

j. Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 67 del presente Reglamento.

La desestimación o archivo de las denuncias se realizará mediante un acto debidamente motivado, donde se acrediten los argumentos valorados para tomar esa decisión y quedará debidamente acreditada en los papeles de trabajo de la investigación y en el apartado de archivo correspondiente.

La desestimación no perjudica la facultad del denunciante, de presentar la misma denuncia nuevamente o ante otra instancia competente, siempre y cuando aporte nuevos elementos que la sustenten.

Al denunciante se le deberá comunicar cualquiera de las siguientes resoluciones que se adopten de su gestión:

a. La decisión de desestimar la denuncia y de archivarla.

b. La decisión de trasladar la gestión para su atención a lo interno del SINAC, al órgano de control que corresponda o al Ministerio Público.

c. El resultado final de la investigación que se realizó con motivo de su denuncia. En caso de que tales resultados puedan originar la apertura de un procedimiento administrativo o la interposición de un proceso judicial, se le comunicará que se realizó el estudio correspondiente y de su remisión a la autoridad competente, sin aportar información, documentación u otras evidencias inherentes a la investigación.

d. Las anteriores comunicaciones se realizarán en el tanto haya especificado en dicho documento su nombre, calidades y lugar de notificación.

Cuando se reciban denuncias sobre asuntos disciplinarios o relacionados con la prestación de servicios de funcionarios del SINAC, serán trasladadas para el trámite que corresponda al Director o Directora Ejecutiva o en su defecto al superior inmediato del funcionario denunciado, con indicación expresa de los artículos 6 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno y 8 de la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública, el cual comunicará al denunciante lo que corresponda.

La Auditoría Interna realizará un seguimiento a las recomendaciones aceptadas por la Administración, para lo cual incluirá el estudio correspondiente en el plan anual de trabajo, además, incluirá en dicho estudio las recomendaciones de las auditorías externas realizadas por despachos privados de contadores públicos y de la Contraloría General de la República sobre el estado de seguimiento de las disposiciones emitidas al SINAC, de conformidad con las directrices que al respecto ha emitido, cuando sean de conocimiento de la Auditoría Interna. El estudio indicado se hará con antelación al informe anual de labores, de manera tal que el resultado del estudio de seguimiento de recomendaciones se pueda incorporar en éste.

Los funcionarios de la Administración, responsables de ordenar la implementación de las recomendaciones, deberán ejercer el control para asegurarse la implementación efectiva de las recomendaciones de la Auditoría Interna y adoptar las acciones disciplinarias y legales de darse la situación de incumplimiento injustificado de sus órdenes. Asimismo, atenderá las solicitudes de información de la Auditoría Interna en relación con la implementación de las recomendaciones, sin perjuicio de las verificaciones que sobre la información suministrada pueda ejecutar la Auditoría Interna.

En caso de que se emita un informe de advertencias el funcionario de la Administración, responsable de ordenar las acciones para su atención deberá comunicar formalmente en el plazo máximo de quince días, las acciones tomadas respecto a los posibles riesgos y consecuencias de determinadas conductas o decisiones identificadas en dicho informe.

De conformidad con el artículo 39 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno se podría incurrir en responsabilidad administrativa u otras responsabilidades que les puedan ser imputadas, a los funcionarios del SINAC, que injustificadamente incumplan las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, de comprobarse tal situación la Auditoría Interna, de conformidad con el artículo 42 de la Ley N° 8292, Ley General de Control Interno, lo pondrá en conocimiento del órgano que ostenta la potestad disciplinaria sobre aquél, para que conforme a derecho proceda a imponer las sanciones que correspondan.

Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

La resolución R-SINAC-CONAC-30-2015 del 19 de abril del 2010.

Transitorio único.-Los servicios de auditoría que debe realizar la Auditoría Interna y que fundamentan la propuesta o actualización de su estructura organizativa, se consolidarán conforme a la propuesta aprobada internamente por el CONAC y externamente por la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.