Guidelines for Approving Budget Variations of SINACLineamientos para la aprobación de variaciones al presupuesto del SINAC

The purpose of these guidelines is to establish the mechanisms that regulate the approval of variations to the budget of the National System of Conservation Areas (SINAC), in compliance with the "Regulation on variations to the budget of Public Entities and Bodies, Municipalities and Municipal Entities, Trusts, and Private Subjects" of the Comptroller General of the Republic, published in the Official Gazette La Gaceta No. 170, of September 5, 2006, and the "Technical Standards on Public Budget N-1-2012-DC-DFOE" published in La Gaceta No. 64 of March 29, 2012.

The provisions of this regulation are mandatory for all bodies, dependencies, or units that comprise the National System of Conservation Areas.

Reasoned Act (Acto Razonado): Issuance of a criterion on the approval or non-approval of budgetary variations based on the legal framework (bloque de legalidad), the budgetary content, criteria issued by the National Council of Conservation Areas (CONAC) in the formulation process, or by the Executive Directorate on aspects related to budgetary formulation and execution.

Legal Framework (Bloque de Legalidad): Set of legal norms, written and unwritten, to whose observance the Public Administration is obligated, which includes both the law and norms of higher, equal, or lower rank, including general principles and the rules of science or technique.

Revenue Classifier (Clasificador de Ingresos): A normative instrument that orders and groups the resources available to the entities into homogeneous categories defined based on the nature and characteristics of the transactions that give rise to each of the sources of resources.

Object-of-Expenditure Classifier (Clasificador por objeto del gasto): Consists of a set of expenditure accounts, ordered and grouped according to the nature of the good or service being acquired or the financial operation being carried out.

Executive Director (Director Ejecutivo): Responsible for executing the directives and decisions of the National Council of Conservation Areas and shall act under its supervision.

Item Group (Grupo de Partidas): The second level of disaggregation of the object-of-expenditure classifier, grouping goods, services, and operations of a similar nature.

Administrative-Operational Expenditure (Gasto Administrativo-Operativo): All expenditures included in the budget, intended for the daily operation of the institution and that serve as support for carrying out substantive tasks. This expenditure excludes the line items corresponding to Remunerations and Durable Goods.

Budget Variation Mechanisms (Mecanismos de variación al presupuesto): Extraordinary budgets and budgetary modifications constitute the legal and technical mechanisms for including revenues and expenditures as well as increases, transfers, or decreases in the amounts of revenues and expenditures approved in the budget by the competent body, complying with the legal framework (bloque de legalidad).

Budgetary Modification (Modificación Presupuestaria): Any variation made to budgeted expenditures aimed at decreasing or increasing the different concepts thereof or incorporating others that had not been considered, without altering the total amount of the approved budget.

Budget Line Item (Partida Presupuestaria): The most aggregated level of accounts in the object-of-expenditure classifier, grouping goods, services, and operations into categories or types.

Annual Plan (Plan anual): An instrument formulated in accordance with medium- and long-term plans, which specifies the institution's policy through the definition of objectives, goals, and actions to be executed during the year, specifying the human, material, and financial resources necessary to obtain the expected results, and identifying the executing units responsible for the programs of that plan.

Institutional Operational Plan (Plan Operativo Institucional, POI): An instrument that has the National Development and Public Investment Plan (PNDIP)(*) and institutional policies as its reference framework, in which institutions define the objectives, actions, indicators, and goals to be executed in the short, medium, and long term, and estimate the financial resources necessary to obtain the expected results.

(*)(Note from Sinalevi: Its name was thus modified by subsection a) of Article 43 of the Regulation for the Implementation of Law No. 10441 of March 13, 2024, and the Functioning of the National Public Investment System, approved through Executive Decree No. 45163 of August 8, 2025. Previously, it stated "National Development Plan (PND)") Institutional Budget Plan (Plan Presupuesto Institucional, PPI): An instrument formulated in accordance with medium- and long-term plans, which specifies the institution's policy through the definition of objectives, goals, and actions to be executed during the year, expressing in financial terms the expenditures necessary to obtain the expected results.

Budget (Presupuesto): The instrument that expresses in financial terms the annual institutional operational plan, through the estimation of revenues and expenditures necessary to fulfill the objectives and goals set in each budget program.

Extraordinary Budget (Presupuesto Extraordinario): The administrative act that aims to incorporate extraordinary revenues, surplus resources between budgeted and received revenues, and surplus resources into the institutional budget, as well as the corresponding expenditures. Additionally, to record decreases in revenues and the effect that such adjustment has on the expenditure budget, or on the substitution of the planned funding sources.

Operating program, project, dependency, or Management Centers with a specific budget (Programa operativo, proyecto, dependencia o Centros de Gestión con presupuesto específico): Different institutional units or dependencies that receive a budget allocation over which they have execution responsibility.

Budget Program (Programa presupuestario): Corresponds to the grouping of lower-level programmatic categories that are related to each other, aimed at fulfilling purposes expressed in objectives and goals to which material and financial resources are assigned, administered by the executive secretariat and the conservation areas, which reflect their corresponding budget allocations.

Responsible parties for Operating Programs, projects, dependencies, or Management Centers (Responsables de Programas operativos, proyectos, dependencias o Centros de Gestión): The Administration officials who are in charge of a specific budget, having decision-making authority over its execution.

Integrated Information System on Plans and Budgets (Sistema Integrado de Información sobre Planes y Presupuestos, SIPP): Computer system developed by the Comptroller General of the Republic that integrates the budget information of public entities and bodies, municipalities and municipal entities, trusts, and private subjects, that are under its authority in budgetary matters.

Budget Sub-line Item (Subpartida presupuestaria): The last level of segregation of the object-of-expenditure classifier, specifying and identifying the good, service, or operation being carried out.

Subordinate Head (Titular subordinado): A person in public service, belonging to the active administration, responsible for a process, with authority to order and make decisions.

Budgetary Variations (Variaciones presupuestarias): Correspond to the adjustments to the budget approved by the competent internal and external bodies that are necessary for the fulfillment of objectives and goals and derive from changes in the internal and external environment of an economic, financial, administrative, and legal nature that occur during the budget period.

CONAC: National Council of Conservation Areas, is the highest authority of the National System of Conservation Areas.

Administrative Coordination (Coordinación Administrativa): Instance of the Executive Secretariat and the Conservation Areas, responsible for coordinating and harmonizing the financial administrative work of the support units and departments in this field of action, and for coordinating budget formulation, approval, execution, control, and evaluation.

Financial-Accounting Instance (Instancia Financiero Contable): Entity of the Administrative Coordination responsible for the adequate and timely fulfillment of the monitoring and control of the System's budget execution, carrying out accounting records, payment processing, and revenue recording for the System.

Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva): Instance that forms part of the administrative organization of the National System of Conservation Areas, according to Article 23 of the Biodiversity Law No. 7788.

Budget Formulation Instance (Instancia de Formulación Presupuestaria): Entity of the Administrative Coordination of the Executive Secretariat, responsible for coordinating, organizing, supervising, facilitating, distributing, and formulating the Institutional budget (ordinary and extraordinary) in coordination with the competent dependencies in the Conservation Areas; it is also responsible for managing increases in the budget expenditure limit.

Planning Instance (Instancia de Planificación): Entity of the Executive Secretariat and the conservation areas, responsible for coordinating and facilitating the institutional planning process, in strategic and operational terms.

On Budget Variations

• a)Extraordinary Budgets b) Budgetary Modifications

• a)The Executive Directorate and the Administrative Coordination of the Executive Secretariat shall be the dependencies responsible for the preparation and processing, before the competent bodies, of the Budget Variations referring to Extraordinary Budgets and shall inform the Financial-Accounting Department of the SE of their approval.
• b)The Planning Managements of the AC and SE shall be the dependencies responsible for communicating to the respective Administrative Coordinations the request to formulate Budgetary Modifications due to Adjustments in Planning, for which the official form shall be used.
• c)The Administrative Coordinations of the AC and SE shall be the dependencies responsible for preparing Budgetary Modifications, regardless of their origin, and processing them before the Financial-Accounting Department of the SE.
• d)The AC Directorate sends the approved modification due to an adjustment in planning to the SE Planning Management to make the corresponding adjustments in the PP.
• d)Internal Audit. In the case of the specific Budget of the Internal Audit, this instance shall be responsible for preparing the budgetary modifications and presenting them before the competent bodies for approval, and subsequently forwarding them to the Financial-Accounting Department.

• A)Identification of the budgetary variation:

A.1- Budget Program.

. PP1: Budget Program No. 1 Conservation and use of Biodiversity.

. PP2: Budget Program No. 2 Planning and Administration.

A.2- Funding Source:

. FS: SINAC Fund . FPN: National Parks Fund (Fondo de Parques Nacionales) . CA: Water Use Fee (Canon de Aguas) . FF: Forest Fund (Fondo Forestal) . PSA: Payment for Environmental Services (Pago de Servicios Ambientales) . FVS: Wildlife Fund (Fondo de Vida Silvestre) A.3- Budgetary Variation Mechanism . PE: Extraordinary Budget . MP: Budgetary Modification B) Two-digit sequential number C) Four-digit Budget Year D) Dependency that has a specific budget (Executive Secretariat, Conservation Area, Internal Audit, and Specific Projects) . SE-Executive Secretariat . ACCVC- Cordillera Volcánica Central Conservation Area . ACAHN- Arenal Huetar Norte Conservation Area . ACAT- Arenal Tempisque Conservation Area . ACLAC- La Amistad Caribe Conservation Area . ACLAP- La Amistad Pacífico Conservation Area . ACT- Tempisque Conservation Area . ACG- Guanacaste Conservation Area . ACOPAC- Pacífico Central Conservation Area . ACTo- Tortuguero Conservation Area . ACOSA- Osa Conservation Area . ACMIC- Marina Isla del Coco Conservation Area . AI-Internal Audit . P(project acronyms) - Project (project name) Examples:

. PP1-FPN-MP-01-2014-ACCVC . PP2-FS-PE-03-2014-SE

The consolidation document for Budgetary Modifications shall be prepared by the Financial-Accounting Instance of the Executive Secretariat, must be identified with its own sequential numbering, independent of the modifications that comprise it, making reference to the fact that it is a consolidation document.

Example:

> PP1-FPN-MP-01-2014-CONSOLIDATED

According to their mechanism, they shall acquire legal effect in the budget as of:

• a)Extraordinary Budgets: The approval (endorsement) and official communication by the Comptroller General of the Republic.
• b)Budgetary Modifications: The endorsement and official communication of the Budgetary Authority (STAP).

The maximum amount of resources redistributed by adding all the budgetary modifications for the year may not exceed 25% of the total amount of the initial budget plus the approved extraordinary budgets. This is in compliance with standard 4.3.11 of the Technical Standards on Public Budget N-1-2012-DC-DFOE, amended by Resolution R-DC-064-2013.

On Extraordinary Budgets

In the formulation of the extraordinary budget for the distribution of additional resources or the decrease thereof, the resource distribution methodologies used for the formulation of the ordinary budget or the guidelines established for the case by CONAC shall be used. In the event that additional resources are received with a specific destination, the procedure shall be carried out accordingly.

The Administrative Coordination of the Conservation Areas or the Executive Secretariat, as applicable, shall identify the line items, sub-line item groups, and sub-line items in which they will make the budget reduction or increase, and together with the Binding Instances, shall identify the impact on the Institutional Operational Plan and Budget Plan, preparing the due technical justification, detailing the actions of the Budget Plan that are being adjusted.

Based on the foregoing, the Directorates of the Conservation Areas shall formally communicate to the Administrative Coordination of the Executive Secretariat, which, through the Budget Formulation Instance, shall be responsible for preparing and presenting the Extraordinary Budget document to the authorities of SINAC, with the level of detail established in the revenue and object-of-expenditure budget classifiers.

The National Council of Conservation Areas must review and pronounce through a reasoned act (acto razonado) on the approval or rejection of the Extraordinary Budget submitted for its consideration.

The Executive Directorate shall forward the extraordinary budget to the Comptroller General of the Republic for its analysis and approval, and to the Technical Secretariat of the Budgetary Authority, for its analysis and approval.

Once the Budget is approved by the Comptroller entity, the Regional Directorate of the Conservation Areas and the Instances of the Executive Secretariat, as applicable, shall adjust the Budget Plan and communicate it to the Planning Instance of the Executive Secretariat for its incorporation into the Institutional Budget Plan or Institutional Operational Plan.

• a)In the event of making variations to the Remunerations line item, it is an indispensable requirement that the Human Resources Unit present a technical study through which the changes to be made are justified.
• b)In the event of making variations to the "Durable Goods" line item, specifically to the "Constructions, additions, and improvements" item group, it is an indispensable requirement that the Advisory Instance on Physical Infrastructure present to the Administrative Coordination of the Executive Secretariat a technical study through which the costs of the works are determined and thereby the amount of the Budgetary Variation is established.

Article No. 15.- Number of Extraordinary Budgets Allowed: The maximum number of Extraordinary Budgets that may be submitted to the Comptroller General of the Republic shall be three per year; in duly justified exceptional cases, additional Extraordinary Budgets may be processed as established in Standard 4.3.11 of the Technical Standards on Public Budget, for the following reasons:

• a)When, once the established limits are exhausted, revenues are received that were not possible to foresee and therefore could not be included in the three allowed extraordinary budgets.
• b)To address an unforeseen obligation that the Administration must fulfill in compliance with a judicial order or a provision contained in a law.
• c)By express requirement of the Comptroller General of the Republic as a consequence of the exercise of its competences for superior oversight of the Public Treasury.

In this last month, only one extraordinary budget document may be processed.

On Budgetary Modifications

Each budgetary modification must have the due technical justification from the Binding Instance, indicating the actions of the Budget Plan that are being adjusted.

The Executive Directorate and the Directorates of the Conservation Areas shall instruct the corresponding Administrative Coordinations to forward the Budgetary Modification to the Financial-Accounting Instance, which shall be responsible for guaranteeing efficiency and speed in the review, consolidation, and incorporation, in an adequate and timely manner, of all budget modifications, so that it can present accurate and timely information on the status of the institutional budget.

The Administrative Coordination must forward to the Planning Instance of the AC or SE, as applicable, a copy of the modification document with the technical justification.

The Planning Instances of the Conservation Areas or Executive Secretariat shall proceed to make the adjustments to the PP.

The Planning Instances of the Conservation Areas shall communicate the adjustments made to the PP to the Planning Instance of the Executive Secretariat for their incorporation into the Institutional PP.

The Budgetary Modifications must also meet the following requirements:

• a)The budgetary modification must incorporate the level of detail established in the object-of-expenditure classifiers of the Public Sector and in accordance with the regulations issued by the Comptroller General of the Republic.
• b)When circumstances require it, the Human Resources Unit must prepare and forward to the Budget Formulation Unit a study with the technical analyses that justify the modifications made to the remunerations line item, which must have the authorization of the Executive Directorate.
• c)In the event of variations or adjustments to the "Durable Goods" line item, specifically for the sub-line item group "Constructions, additions and improvements," it is an indispensable requirement that the Advisory Office on Physical Infrastructure present a technical study through which the changes to be made are justified.

The Executive Directorate may instruct the preparation of additional modifications; however, this must be justified by means of a duly reasoned act, as established in Standard 4.3.13 of the Technical Standards on Public Budget.

Said report shall be forwarded to the Executive Directorate along with the budget execution reports, for it to present them before CONAC.

On the registration of information and custody of documentation supporting the Budgetary Variations

For this purpose, a maximum period of 5 business days is established for the registration of Extraordinary Budgets and Budget Modifications, once the formal approval document has been received from the Budget Authority or the Contraloría General de la República.

• a)For budget variations corresponding to Extraordinary Budgets, the Budget Formulation Unit must prepare a file (expediente) in which all supporting documentation is held. Said documentation must be duly paginated and archived in chronological order. These documents must be available to both internal control bodies and the Contraloría General de la República for their subsequent oversight functions.
• b)For budget modifications (modificaciones presupuestarias), the Financial-Accounting Unit must prepare a file containing the original document of all modifications prepared by those responsible for programs, projects, and units that have a specific budget and that support the consolidated modification. Said documentation must be duly paginated and archived in chronological order. These documents must be available to internal control bodies, the Internal Audit, and the Contraloría General de la República for their subsequent oversight functions.

Regarding Responsibilities and the Sanctions Regime

a. The applicable regulations on budget matters and the directives issued by the Presidency of the Republic and the Ministry of Finance.

b. The annual quantity of budget modifications with their own consecutive numbering.

c. The management and custody of the respective files.

d. The procedure to follow for internal and external approval.

e. The frequency and means for submitting modifications for the respective approval.

f. That changes in the budget content of the different programs, line items, and sub-line items are duly justified, indicating, among other things, the effects they have on the fulfillment of the objectives and goals defined in the Institutional Budget Plan.

g. The execution of changes in the annual work plans in the different units when required.

The foregoing is without prejudice to the oversight exercised by the Internal Audit of the powers pertaining to the Contraloría General de la República and the Technical Secretariat of the Budget Authority.

The results of this evaluation, together with any adjustments that need to be made to the procedures, must be forwarded to the Executive Directorate so that it may take the pertinent steps before CONAC.

The foregoing shall be carried out in accordance with the provisions of the General Law of Public Administration.

It shall be in force as of its publication in the Official Gazette La Gaceta.

Acto Razonado: Emisión de criterio sobre la aprobación o no aprobación de variaciones presupuestarias tomando como fundamento el bloque de legalidad, el contenido presupuestario, criterios emitidos por el Consejo Nacional de Á reas de Conservación (CONAC) en el proceso de formulación o de la Dirección Ejecutiva en aspectos relacionados con la formulación y la ejecución presupuestaria.

Bloque de Legalidad: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior , igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia o de la técnica.

Clasificador de Ingresos: Instrumento normativo que ordena y agrupa los recursos con que cuentan las entidades, en categorías homogéneas definidas en función de la naturaleza y características de las transacciones que dan origen a cada una de las fuentes de recursos.

Clasificador por objeto del gasto: Consiste en un conjunto de cuentas de gastos, ordenadas y agrupadas de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio que se esté adquiriendo o la operación financiera que se esté efectuando.

Director Ejecutivo: Responsable de ejecutar las directrices y decisiones del Consejo Nacional de Áreas de Conservación y actuará bajo su supervisión.

Grupo de Partidas: Segundo nivel de desagregación del clasificador por objeto del gasto , agrupa los bienes, servicios y operaciones de similar naturaleza.

Gasto Administrativo-Operativo: Todos los egresos incluidos en el presupuesto, destinados a la operación cotidiana de la institución y que sirven de apoyo para la realización de las labores sustantivas. Se excluye de este gasto las partidas correspondientes a Remuneraciones y Bienes Duraderos Mecanismos de variación al presupuesto: Los presupuestos extraordinarios y las modificaciones presupuestarias constituyen los mecanismos legales y técnicos para realizar la inclusión de ingresos y gastos así como los aumentos, traslados o disminuciones de los montos de ingresos y egresos aprobados en el presupuesto por parte de la instancia competente, acatando para ello el bloque de legalidad.

Modificación Presupuestaria: Es toda aquella variación que se realice en los egresos presupuestados y que tenga por objeto disminuir o aumentar los diferentes conceptos de estos o incorporar otros que no habían sido considerados, sin que se altere el monto global del presupuesto aprobado.

Partida Presupuestaria: Nivel más agregado de cuentas del clasificador por objeto del gasto, agrupa los bienes, servicios y operaciones en categorías o tipos.

Plan anual: Instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo, en el que se concreta la política de la institución a través de la definición de objetivos, metas, y acciones que se deberán ejecutar durante el año, se precisan los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los resultados esperados y se identifican las unidades ejecutoras responsables de los programas de ese plan.

Plan Operativo Institucional (POI): Instrumento que tiene como marco de referencia el Plan Nacional de Desarrollo y de Inversión Pública (PNDIP)(*) y las políticas institucionales, en el cual las instituciones definen los objetivos, acciones, indicadores y metas que deberán ejecutar en el corto, mediano y largo plazo y estiman los recursos financieros necesarios para obtener los resultados esperados.

(*)(Nota de Sinalevi: Así modificada su denominación por el inciso a) del artículo 43 del Reglamento para la Implementación de la Ley N°10441 del 13 de marzo del 2024 y el Funcionamiento del Sistema Nacional de Inversión Pública, aprobado mediante decreto ejecutivo N° 45163 del 8 de agosto del 2025. Anteriormente se indicaba "Plan Nacional de Desarrollo (PND)") Plan Presupuesto Institucional (PPI): Instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo, en el que se concreta la política de la institución a través de la definición de objetivos, metas y acciones que se deberán ejecutar durante el año, expresando en términos financieros los egresos necesarios para obtener los resultados esperados.

Presupuesto: Es el instrumento que expresa en términos financieros el plan anual operativo institucional, mediante la estimación de los ingresos y egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas establecidas en cada programa presupuestario.

Presupuesto Extraordinario: Es el acto administrativo que tiene por objeto incorporar al presupuesto institucional los ingresos extraordinarios, los recursos excedentes entre los ingresos presupuestados y los percibidos y los recursos del superávit, así como los gastos correspondientes. Además , registrar las disminuciones de ingresos y el efecto que dicho ajuste tiene en el presupuesto de gastos, o en la sustitución de las fuentes de financiamiento previstas.

Programa operativo, proyecto, dependencia o Centros de Gestión con presupuesto específico: Diferentes unidades o dependencias institucionales que reciben una asignación presupuestaria sobre la cual tienen una responsabilidad de ejecución.

Programa presupuestario: Corresponde a la agrupación de categorías programáticas de nivel inferior que son afines entre si, encaminadas a cumplir propósitos expresados en objetivos y metas a los cuales se les asignan recursos materiales y financieros, administrados por la secretaría ejecutiva y las áreas de conservación, los cuales reflejan sus correspondientes asignaciones presupuestarias.

Responsables de Programas operativos. proyectos, dependencias o Centros de Gestión: Son los funcionarios de la Administración, que están a cargo de un presupuesto específico, teniendo facultades de decisión sobre su ejecución.

Sistema Integrado de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP): Sistema Informático desarrollado por la Contraloría General de la República que integra la información presupuestaria de los entes y órganos públicos, municipalidades y entidades de carácter municipal, fideicomisos y sujetos privados, que se encuentran bajo su potestad en materia presupuestaria.

Subpartida presupuestaria: Último nivel de segregación del clasificador por objeto del gasto, especificando e identificando el bien, servicio u operación que se realiza.

Titular subordinado: Persona al servicio público, que pertenece a la administración activa, responsable de unproceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.

Variaciones presupuestarias: Corresponden a los ajustes al presupuesto aprobado por las instancias internas y la externa competente, que son necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas y se derivan de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que ocurren durante el periodo presupuestario.

CONAC: Consejo Nacional de Áreas de Conservación, es la máxima instancia del Sistema Nacional de Áreas de Conservación.

Coordinación Administrativa: Instancia de la Secretaria Ejecutiva y las Áreas de Conservación, encargada de coordinar y armonizar la labor administrativa financiera de las unidades y departamentos de apoyo en este campo de acción y de coordinar la formulación, aprobación, ejecución , control y evaluación presupuestaria.

Instancia Financiero Contable: Ente de la Coordinación Administrativa responsable del adecuado y oportuno cumplimiento en el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria del Sistema, realizar el registro contable, el trámite de pagos y el registro de ingresos del Sistema.

Secretaría Ejecutiva: Instancia que forma parte de la Organización administrativa del Sistema Nacional de Áreas de Conservación, según el artículo 23 de la Ley de Biodiversidad No. 7788.

Instancia de Formulación Presupuestaria: Ente de la Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva , responsable de coordinar, organizar , supervisar , facilitar , distribuir y formular el presupuesto Institucional (ordinario y extraordinarios) coordinando con las dependencias competentes en las Áreas de Conservación ; además le corresponde gestionar incrementos de límite de gasto presupuestario.

Instancia de Planificación: Ente de la Secretaría Ejecutiva y las áreas de conservación, responsable de coordinar y facilitar el proceso de planificación institucional , en términos estratégicos y operativos.

De las Variaciones al Presupuesto

• a)Presupuestos Extraordinarios b) Modificaciones Presupuestarias

• a)La Dirección Ejecutiva y la Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva, serán las dependencias responsables de la elaboración y trámite, ante los órganos competentes, de las Variaciones al Presupuesto referentes a Presupuestos Extraordinarios e informará al Departamento Financiero Contable de la SE sobre la aprobación de las mismas.
• b)Las Gerencias de Planificación de las AC y SE serán las dependencias encargada s de comunicar a las Coordinaciones Administrativas respectivas, la solicitud para formular las Modificaciones Presupuestarias por Ajustes en la Planificación, para lo cual se utilizará el formulario oficial.
• c)Las Coordinaciones Administrativas de las AC y SE serán las dependencias encargadas de elaborar las Modificaciones Presupuestarias, cualquiera sea su origen, y tramitarlas ante el Departamento Financiero Contable de la SE.
• d)La Dirección AC remite a Gerencia de planificación SE la modificación por ajuste en la planificación aprobada, para realizar los ajustes correspondientes en el PP.
• d)Auditoría Interna. Para el caso del Presupuesto específico de la Auditoría interna , esta instancia será la encargada de confeccionar las modificaciones presupuestarias y presentarlas ante los órganos competentes para su aprobación y posteriormente remitirlas al Departamento financiero Contable.

• A)Identificación de la variación presupuestaria:

A.1- Programa Presupuestario.

. PP1 : Programa Presupuestario No.1 Conservación y uso de la Biodiversidad.

.PP2 : Programa Presupuestario No.2 Planificación y Administración.

A.2- Fuente de Financiamiento:

.FS: Fondo SINAC .FPN: Fondo de Parques Nacionales .CA: Canon de Aguas .FF: Fondo Forestal .PSA: Pago de Servicios Ambientales .FVS: Fondo de Vida Silvestre A.3- Mecanismo de Variación Presupuestaria .PE: Presupuesto Extraordinario .

.MP: Modificación Presupuestaria B) Número consecutivo de dos dígitos C) Año Presupuestario en cuatro dígitos D) Dependencia que cuenta con presupuesto específico (Secretaria Ejecutiva , Área de Conservación, Auditoría Interna y Proyectos específicos) .SE-Secretaría Ejecutiva .ACCVC- Área de Conservación Cordillera Volcánica Central .ACAHN- Área de Conservación Arenal Huetar Norte .ACAT- Área de Conservación Arenal Tempisque .ACLAC- Área de Conservación La Amistad Caribe .ACLAP- Área de Conservac ión La Amistad Pacífico .ACT- Área de Conservación Tempisque .ACG- Área de Conservación Guanacaste .ACOPAC- Área de Conservación Pacífico Central ACTo- Área de Conservación Tortuguero .ACOSA- Área de Conservación Osa .ACMIC- Área de Conservación Marina Isla del Coco .Al-Auditoría Interna .P(siglas del proyecto) - Proyecto (nombre del proyecto) Ejemplos:

. PP1-FPN-MP-01-2014-ACCVC . PP2-FS-PE-03-2014-SE

El documento de consolidación de las Modificaciones presupuestarias, será elaborado por la Instancia de Financiero Contable de la Secretaría Ejecutiva, deberá identificarse con una numeración propia y consecutiva, independiente de las modificaciones que lo conforman, haciendo referencia a que se trata de un documento de consolidación.

Ejemplo:

> PP1-FPN-MP-01-20 14-CONSOLI DADA

De acuerdo a su mecanismo , adquirirán efecto legal en el presupuesto a partir de:

• a)Presupuestos Extraordinarios: La aprobación (refrendo) y comunicación oficial por parte de la Contraloría General de la República.
• b)Modificaciones Presupuestarias: El refrendo y comunicado oficial de la Autoridad Presupuestaria .(STAP)

El monto máximo de recursos que se redistribuya sumando todas las modificaciones presupuestarias del año, no podrá exceder el 25% del monto total del presupuesto inicial más los presupuestos extraordinarios aprobados. Esto en cumplimiento de la norma 4.3.11 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE , reformada por Resolución R-DC-064-2013.

De los Presupuestos Extraordinarios

En la formulación del presupuesto extraordinario para la distribución de los recursos adicionales o la disminución de estos, se utilizarán las metodologías de distribución de recursos utilizados para la formulación del presupuesto ordinario o los lineamientos que para el caso establezca el CONAC. En caso que los recursos adicionales ingresen con un destino específico, se procederá conforme al mismo.

La Coordinación Administrativa de las Áreas de Conservación o la Secretaría Ejecutiva según corresponda; identificarán las partidas, grupos de sub-partidas y sub-partidas en las que efectuarán el rebajo o el incremento presupuestario, y en conjunto con las Instancias vinculantes identificarán la afectación al Plan Operativo Institucional y Plan Presupuesto, elaborando la debida justificación técnica, con el detalle de las acciones del Plan Presupuesto que se están ajustando.

De lo anterior, las Direcciones de las Áreas de Conservación comunicarán formalmente a la Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva, quien a través de la Instancia de Formulación Presupuestaria, será la responsable de elaborar y presentar ante las autoridades de SINAC, el documento de Presupuesto Extraordinario con el nivel de detalle establecido en los clasificadores presupuestarios de ingresos y por objeto del gasto.

El Consejo Nacional de Áreas de Conservación deberá conocer y pronunciarse mediante acto razonado sobre la aprobación o rechazo del Presupuesto Extraordinario sometido a su consideración.

La Dirección Ejecutiva remitirá el presupuesto extraordinario a la Contraloría General de la República Para su análisis y aprobación, y a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, para su análisis y visto bueno.

Aprobado el Presupuesto por el ente Contralor, la Dirección Regional de las Áreas de Conservación y las Instancias de la Secretaría Ejecutiva según corresponda , ajustarán el Plan Presupuesto y lo comunicarán a la Instancia de Planificación de la Secretaría Ejecutiva para su incorporación en el Plan Presupuesto Institucional o Plan Operativo Institucional.

• a)En caso de realizar variaciones a la partida de Remuneraciones, es requisito indispensable, que la Unidad de Recursos Humanos presente un estudio técnico mediante el cual se justifiquen los cambios a realizar.
• b)En caso de realizar variaciones a la partida de "Bienes Duraderos". específicamente al grupo de partidas de "Construcciones, adiciones y mejoras", es requisito indispensable que la Instancia Asesora en Infraestructura Física presente a la Coordinación Administrativa de la Secretaría Ejecutiva un estudio técnico mediante el cual se determinan los costos de las obras y con ello se establezca el monto de la Variación Presupuestaria.

Artículo N° 15- Cantidad de Presupuestos Extraordinarios Permitidos: El número máximo de Presupuestos Extraordinarios que se podrán presentar ante la Contraloría General de la República será de tres por año, en casos de excepción debidamente justificados se podrán tramitar Presupuestos Extraordinarios adicionales según lo establecido en la Norma 4. 3.1 1 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, por las siguientes razones:

• a)Cuando, una vez agotados los límites establecidos, se perciban ingresos que no fueron posibles de prever y por tanto no pudieron incluirse en los tres presupuestos extraordinarios permitidos.
• b)Para atender una obligación imprevista que deba cumplir la Administración en acatamiento de una orden judicial o de una disposición contenida en una ley.
• c)Por requerimiento expreso de la Contraloría General de la República como consecuencia del ejercicio de sus competencias de fiscalización superior de la Hacienda Pública.

En este último mes únicamente podrá tramitarse un documento de presupuesto extraordinario.

De las Modificaciones Presupuestarias

Cada modificación presupuestaria debe contar con la debida justificación técnica de la Instancia vinculante, indicando las acciones del Plan Presupuesto que se están ajustando.

La Dirección Ejecutiva y las Direcciones de las Áreas de Conservación instruirán a las Coordinaciones Administrativas correspondientes para que remitan la Modificación Presupuestaria a la Instancia de Financiero Contable a quien le corresponderá garantizar la eficiencia y celeridad en la revisión, consolidación e incorporación de manera adecuada y oportuna, de todas las modificaciones al presupuesto, de manera que el mismo pueda presentar información veraz y oportuna sobre la situación del presupuesto institucional.

La Coordinación Administrativa deberá remitir a la Instancia de Planificación del AC o SE según corresponda, copia del oficio de la modificación con la justificación técnica.

Las Instancias de Planificación de las Áreas de Conservación o Secretaría Ejecutiva procederán a realizar los ajustes al PP.

Las Instancias de Planificación de las Áreas de Conservación comunicarán a la Instancia de Planificación de la Secretaría Ejecutiva los ajustes realizados al PP para su incorporación en el PP Institucional.

Las Modificaciones Presupuestarias además deben cumplir los siguientes requisitos:

• a)La modificación presupuestaria debe incorporar el nivel de detalle establecido en los clasificador es por objeto del gasto del Sector Público y de conformidad con la normativa emitida por la Contraloría General de la República.
• b)Cuando las circunstancias lo requieran, la Unidad de Recursos Humanos deberá elaborar y remitir a la Unidad de Formulación Presupuestaria un estudio con los análisis técnicos que justifiquen las modificaciones que se realicen a la partida de remuneraciones, los cuales deberán contar con la autorización de la Dirección Ejecutiva.
• c)En caso de variaciones o ajustes a la partida de "Bienes Duraderos", específicamente para el grupo de subpartidas "Construcciones, adiciones y mejoras" es requisito indispensable que la Oficina Asesora en Infraestructura Física presente un estudio técnico mediante el cual se justifiquen los cambios a realizar.

La Dirección Ejecutiva podrá instruir la elaboración de modificaciones adicionales, no obstante, para ello deberá justificarse mediante un acto debidamente razonado, según lo establecido en la Norma 4.3 .13 de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público

Dicho informe será remitido a la Dirección Ejecutiva junto con los informes de ejecución presupuestaria, para que ésta los presente ante el CONAC.

Del registro de la información y custodia de la documentación que respalda las Variaciones presupuestarias

Para tal efecto, se establece un plazo máximo de 5 días hábiles para el registro de los Presupuestos Extraordinarios y Modificaciones Presupuestarias, una vez recibido el documento formal de aprobación por parte de la Autoridad Presupuestaria o la Contraloría General de la República.

• a)Para las variaciones presupuestarias correspondientes a Presupuestos Extraordinarios, la Instancia de Formulación Presupuestaria deberá elaborar un documentación debe estar debidamente foliada y archivada en orden cronológico. Dichos documentos deberán estar disponibles, tanto para las instancias de control interno como para la Contraloría General de la República, para sus funciones de fiscalización posterior.
• b)Para las modificaciones presupuestarias la Instancia Financiero Contable, deberá elaborar un responsables de los programas, proyectos y dependencias que cuentan con presupuesto específico y que respaldan la modificación consolidada. Dicha documentación debe estar debidamente foliada y archivada en orden cronológico. Estos documentos deberán estar disponibles tanto para las instancias de control interno, Auditoría Interna como para la Contraloría General de la República. para sus func1ones de fiscalización posterior.

De las Responsabilidades y Régimen Sancionatorio

a. La normativa atinente en materia presupuestaria y las directrices emanadas de la Presidencia de la República y el Ministerio de Hacienda.

b. La cantidad anual de modificaciones presupuestarias con numeración propia y consecutiva.

c. El Manejo y custodia de los expedientes respectivos.

d. El procedimiento a seguir para realizar la aprobación interna y externa.

e. La periodicidad y medios para someter las modificaciones a la respectiva aprobación.

f. Que los cambios en el contenido presupuestario de los diferentes programas, partidas. subpartidas, se justifiquen debidamente. indicando entre otras cosas, los efectos que tienen sobre el cumplimiento de los objetivos y las metas definidas en el Plan Presupuesto Institucional g. La ejecución de los cambios en los planes anuales de trabajo en las diferentes dependencias cuando así se requiera.

Lo anterior sin perjuicio de la fiscalización que ejerza la Auditoría Interna de las competencias atinentes a la Contraloría General de la República y la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

Los resultados de esta evaluación, conjuntamente con los ajustes que se requieran realizar a los procedimientos, deben ser remitidos a la Dirección Ejecutiva para que gestione lo pertinente ante el CONAC.

Lo anterior se llevará a cabo de conformidad con lo establecido en la Ley General de Administración Pública.

Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.