Amendment to FONAFIFO's Internal Administrative Procurement RegulationReforma al Reglamento Interno de Contratación Administrativa del FONAFIFO

For a better understanding of these regulations, the following definitions are provided:

Final act: Administrative act by which the awardee is selected, in accordance with the terms established in the tender (cartel), an act also called award (adjudicación).

Awardee: Natural or legal person who has been selected in an administrative procurement procedure for the acquisition of goods or services.

Award Committee: Committee designated by the Board of Directors of FONAFIFO according to Agreement Sixth of Session No. 04-2013 of July 11, 2013, to analyze and carry out the award of administrative procurements (Direct Procurements, Abbreviated Bids, Public Bids).

Initial Decision: Administrative decision that initiates the procurement procedure. This decision is embodied in the document called "Procurement Request," which must be signed by the respective Director.

Fruitless: Administrative act issued when, for a procurement or line item(s) of a procurement, no offers are received or those received did not conform to the essential elements of the competition.

Deserted: Administrative act issued when eligible offers are received, but for reasons of protecting the public interest, no award is made.

Contract Manager: Official designated internally within each Directorate, as the manager of each contract, who will have the general responsibilities established in Article 8 of the Regulations to the Administrative Procurement Law and specifically the following:

a. Prepare (following the guidelines or instructions of their Superior) the technical specifications of the good or services required for the Institutional Supply Unit to incorporate them into the respective procurement.

b. Prepare the "Procurement Request" both at the documentary level and on the public procurement IT platform being used, incorporating the documents and authorizations necessary according to current regulations.

c. Request the UPSG to make requests for technical correction to the offerors, when appropriate.

d. Carry out the technical analysis of the offers and remit it within a period not exceeding 8 business days to the Institutional Supply Unit, and incorporate into the electronic file the criteria, documents, or information required according to the regulations or the contractual procedure. In justified cases, the period may be extended at the discretion of the Institutional Supply Unit, provided that the procurement is resolved within the periods stipulated in the Administrative Procurement Law and its Regulations.

e. Provide technical criteria (when appropriate) for attending to appeals filed in the administrative procurement processes under their charge, within a period not exceeding 8 business days, except in those cases where the volume or complexity of the need for more extensive analysis justifies a longer period, in which case the Institutional Supply Unit will grant said period, always within what is permitted in the Administrative Procurement Law.

f. Issue the start order for works or services contracts, when the contract so establishes, within a period not exceeding 8 business days after contractual formalization, except in justified cases communicated as such to the Institutional Supply Unit.

g. Verify the completion of prior acts by the contractor that are necessary to guarantee the correct execution of the contract (for example, tax exemptions, permits, and/or licenses).

h. Carry out objective control of the contractual execution, which means that the contractual object must be fulfilled in its entirety.

i. Verify that the good conforms to the quality and requirements established in the procurement.

j. Apply quality control measures efficiently in the processes involved.

k. Exercise technical control of the procurement and ensure that the contractor conforms to the conditions and deadlines established in the contract.

l. Indicate to the Contractor the need to correct any misalignment or non-observance regarding the fulfillment of the contractual object.

m. File a declaration of assets before the General Comptroller of the Republic, in contracts exceeding 6 months in duration, in accordance with what is established in article 56, subsection 2, paragraph g) of the Regulations to the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office.

n. Immediately communicate to the contractor any adjustment to the schedule timelines or non-compliance therewith, so that the pertinent measures are taken for its correction.

o. Verify that the modifications presented in the procurement conform to the conditions of the contract and to the technical criteria evaluating them.

p. Ensure compliance with the general manuals for contractual execution of the SICOP System or any other that must be used, and with the procurement processes of the respective unit that have been assigned.

q. Create a file containing the documents recording all the vicissitudes of the contract execution (for example: start order, deliveries, extensions, suspensions, etc.), and report them to the Institutional Supply Unit for the corresponding procedures and the updating of the procurement file in a timely manner.

r. Advise the Director of the Budget Program or Subprogram of the advisability of introducing modifications or corrections to the contract, when required for its correct execution, in accordance with articles 200 and 201 of the Regulations to the Administrative Procurement Law.

s. Recommend the application of penal clauses, fines, execution of guarantees, rescission, or resolution of the contract when a basis for doing so is observed, according to the Administrative Procurement Law and its Regulations.

t. Require that the performance guarantee be made effective, and immediately inform the Institutional Supply Unit of manufacturing defects, before its expiration.

u. Verify that the contracted good has authorized service workshops when appropriate.

v. Ensure that in cases of contract term extensions, the contractor complies with the extension of the performance guarantee and the legal stamps.

w. Receive, through a "Certificate of Conforming Receipt," the goods, works, or services under the quality conditions and deadlines agreed in the contract, or reject them if the agreed terms have not been met.

x. Advise the Director of the Budget Program or Subprogram of presumed administrative faults committed by the contractor during the execution of the contract, so that the competent body is notified, for it to adopt the corresponding legal measures.

y. Establish efficient communication mechanisms between the parties involved in the procurement.

z. Issue reports to the Director of the Budget Program or Subprogram that appointed them, on the fulfillment of the assigned contract.

aa. Request the technical criteria necessary for better oversight of the contracts, when required by the nature of the subject matter or specialty. Also, issue the respective report of all the relevant facts of the contract execution and incorporate it into the contractual final settlement (finiquito) or Certificate of Conforming Receipt (as appropriate).

bb. Verify that, in the case of contracts where the awarded company requires the hiring of personnel for the fulfillment of the contractual object, the directives issued by government authorities are complied with, in relation to compliance with labor rights regarding the payment of minimum wages, work risks, and other provisions relating to the social and occupational security of workers.

cc. Request the collaboration of the different units of Fonafifo for an adequate decision-making process and to optimize the proper contractual execution.

Procurement Request: Document generated —electronically— by the SICOP system and containing the initial decision to contract. Additionally, in cases where procedures are linked to a financial system, the reservation of the corresponding budgetary resources for the acquisition of goods, services, or works is generated.

Requesting Unit: Unit, Department, or Directorate of FONAFIFO that processes a procurement request before the UPSG, with the purpose of acquiring goods or services necessary for the fulfillment of its objectives.

Specialized Technical Unit: Unit that, depending on the object to be procured, has the necessary knowledge, experience, or legal authorization to issue a specialized technical criterion (Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archive Unit, Human Resources Unit, or another determined at the appropriate time).

Participants in the administrative procurement processes

The UPSG is the Unit of FONAFIFO that holds the designation of Institutional Supply Unit and, therefore, the competence to conduct the administrative procurement procedures for the fulfillment of its purposes and objectives.

The functioning of the Institutional Supply Unit will be in accordance with what is established in Chapter XV Functioning of the Institutional Supply Units of the Public Sector, of the Regulations to the Administrative Procurement Law, as well as with what is stipulated in the "Regulations for the Functioning of the Institutional Supply Units of the Government Ministries" issued in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and reformed by Executive Decree No. 31483-H of August 19, 2003.

The UPSG will be in charge of an Institutional Supplier (Proveedor(a) Institucional), who is the person responsible for the organization and proper functioning of that unit in accordance with the legal system and attending to the institutional hierarchical scope, the provisions, the procedures, and the internal controls. They will exercise supervisory functions, and their appointment will be made according to the requirements and rules of the Civil Service Regime.

The UPSG will have, at minimum, the organizational structure provided for in the "Regulations for the Functioning of the Institutional Supply Units of the Government Ministries" issued in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and reformed by Executive Decree No. 31483-H of August 19, 2003. It will have at least the following Coordinations:

Programming and Control Procurements Storage and Distribution The previous structure may be strengthened to address institutional needs.

The UPSG will have the following functions and responsibilities:

a. Program, coordinate, and conduct the management of institutional administrative procurement, within the framework established by the legal system.

b. Use the technological platform of SICOP, Merlink, or any other that applies, for the processing of administrative procurement procedures.

c. Prepare and publish, in the first month of each budget period, the Acquisition Program of FONAFIFO.

d. Verify, prior to initiating the administrative procurement procedures, that the following prerequisites have been met:

i. Existence of budgetary content.

ii. Have the initial decision to contract (Procurement Request), which must contain the information described in Article 8 of the Regulations to the Administrative Procurement Law.

ii. The requirement must be included in the Annual Acquisition Program (except for the exceptions stipulated in the Administrative Procurement Law and its Regulations).

e. Determine the type of procedure that corresponds according to the contractual object and its amount (Public Bid, Abbreviated Bid, Direct Procurement, Auction, Public Auction, or another considered pertinent and legally applicable).

f. Prepare the activity schedule for each contractual procedure, establishing the deadlines for each stage.

g. Prepare the tenders (carteles), based on the technical information received from each Requesting Unit and including the applicable formal conditions and requirements according to the current regulations on administrative procurement.

h. Timely issue the modifications, extensions, and clarifications that must be made to the tender, either ex officio or at the request of a party.

i. Attend to the objections to the tenders, as well as the appeals for revocation against the award acts in procurements, with the support of the Requesting Units and, if necessary, with the support of the DAJ. The approval of the final decision corresponds to the Award Committee. The handling of appeals must be carried out within the periods established in the Administrative Procurement Law and its Regulations.

j. Direct the hearings and prior visits, when they have been included in the procurement tender (cartel). Without prejudice to the participation of the Requesting Unit in this type of hearing.

k. Create an administrative file, physical or electronic, for each purchase procedure, in which the integrity of the information and the chronological order of incorporation of the documentation it contains is maintained.

l. Schedule and preside over (when applicable for the type of procurement) the acts of opening offers, for which a record (acta) will be drawn up, unless in the CompraRed system, Merlink, or another that must be used, a record is generated from the electronic information.

m. Carry out the formal analysis of the offers.

n. Request from the Requesting Units the technical analysis of the offers and verify, as far as possible, that it has been carried out following the principles and current regulations on administrative procurement.

o. Timely request the corrections of offers from the offerors.

p. Coordinate with the other units the fulfillment of the deadlines and/or necessary requirements at each stage of the administrative procurement procedure.

q. Apply, taking into account the results of the formal analysis and the technical analysis of the offers, the offer evaluation parameters established in the tender.

r. Prepare a report with the award recommendation, declaration of fruitless, or declaration of deserted, as appropriate, accompanying a proposed agreement and present it before the Award Committee so that said Committee makes the final decision.

s. Prepare and submit the response to the hearings granted by the CGR during the processing of appeals and objections, with the support of the Requesting Units and, if necessary, with the collaboration of the DAJ.

t. Process any request for authorization or procedure before the CGR that is required in the administrative procurement procedures for the acquisition of goods and services, in coordination with the Requesting Unit (when appropriate).

u. Process the internal approval of contracts before the DAJ, when appropriate.

v. Process the endorsement of contracts before the CGR, when appropriate.

w. Keep control of the maximum processing times for each of the administrative procurement procedures.

x. Coordinate with the awardees the formalization of the contracts, according to the agreed terms and the deadlines established in the regulations.

i. Prepare and communicate the purchase orders corresponding to the award(s) made, marking the start of execution, unless in the SICOP system, Merlink, or another that must be used, an electronic communication is made, which in any case the UPSG must verify.

y. Communicate to the Requesting Units the start of the execution of the contracts (when appropriate).

z. Keep control of the participation and performance guarantees rendered in the administrative procurement procedures to acquire goods and services, part of which is ensuring that the guarantees do not expire during the granted period, are renewed and updated in a timely manner, as well as verifying and determining the propriety of their return. The custody of the guarantees must be carried out by the DFC.

aa. Obtain from the Requesting Units the conforming receipt of the goods and services awarded. In cases where appropriate, the UPSG may carry out the conforming receipt of the awarded goods or services.

bb. Receive and verify in each case that the awardees deliver the awarded goods within the established contractual term; otherwise, assess and take the appropriate measures.

cc. Once the goods or services have been received to conformity, carry out the asset tagging (plaqueo) and registration of the corresponding goods and their distribution to the Requesting Units.

dd. Process contractual modifications, considering the reasons substantiated by the requesting area for that purpose and the applicable regulations. Their approval will correspond to the Award Committee.

ee. Process the requests for readjustment and price review according to what is stipulated in the regulations.

ff. Process before the DFC the payment of the goods and services that have been received to conformity.

gg. Keep the updated registry of goods (assets of the Institution) using the platform defined for it (Sibinet or another that must be used) and attend to the queries, directives, and/or guidelines that on this matter are issued by the DGABCA.

hh. Prepare, obtain approval for, and send the reports that on the matter of administrative procurement are required to be submitted to the different competent bodies (CGR, Ministry of Finance, or others).

ii. Request the update of these Regulations, according to the modifications that occur in administrative procurement matters as a result of the promulgation of laws, decrees, regulations, and circulars issued by the competent bodies.

jj. Issue recommendations, guidelines, provisions, or others on administrative procurement matters that contribute to the institutional contractual management and promote, as a result, improvements in budget execution (prior approval at the corresponding level).

kk. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

The following corresponds to the Requesting Unit:

a. Verify the existence of budgetary content in every administrative procurement procedure it intends to carry out.

b. Prepare and present, according to the respective schedule, to the UPSG the initial decision (Procurement Request) and the designation of the "Contract Manager" and other technical documents required for the processing of the administrative procurement procedures to acquire the goods or services included in its budget.

In cases where the nature of the contractual object makes the participation of a Specialized Technical Unit necessary (Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archive Unit), the Procurement Request must have its approval. The respective technical specifications must be defined by the Specialized Technical Unit.

c. Issue instructions or guidelines to the "Contract Manager" on the focus and objectives of the procurement(s) assigned to them, in order to ensure the fulfillment of the goals and objectives of the Directorate, Department, or Unit (as appropriate).

d. During the execution of the contracts, ensure that the "Contract Manager" of each procurement process carries out their functions in adherence to the regulatory framework and the objectives of each Directorate.

e. Follow up on the status of attention for all of the "Procurement Requests" sent to the UPSG, especially in cases where they represent essential goods or services for the Institution, as well as on the corresponding budget execution.

f. Determine in a timely manner the need to expand, reduce, or modify the service or object of the contract and channel the procedure through the Contract Manager, to the UPSG.

g. Attend to the Contractual Management schedule communicated by the UPSG, to contribute to the fulfillment of the institutional objectives.

h. Support the Contract Manager and the Institutional Supply Unit, within their technical competence, in addressing the appeals filed in the administrative procurement processes they request.

i. Designate an official for the control and follow-up of the budget and the procurements managed by the Unit.

j. Designate for each administrative procurement procedure a "Contract Manager" in accordance with the provisions of Article 8 of the Regulations to the Administrative Procurement Law.

k. Regarding specific continuous services of the Requesting Unit, administer the contract, carrying out, at minimum, the following tasks:

i. Coordinate the provision of the service with the awardee.

ii. Verify that the service is provided according to the agreed terms.

iii. Keep comprehensive control of the budgetary availabilities that the Unit has.

iv. Manage the respective budget before the DFC, during all the periods of validity of the contract.

v. Communicate to the UPSG any anomaly in the execution of the contract, so that the appropriate measures according to the contractual terms can be taken.

vi. Inform the UPSG with sufficient advance notice before the completion of the continuous services contracts corresponding to its Unit, if it requires that a new procedure be carried out.

The Specialized Technical Units will have the same functions, deadlines, and responsibilities as the other Requesting Units according to Article 6 of these Regulations when they need to manage the procurement of goods and services.

In those cases, they must designate a "Contract Manager" for the respective procurement, who will have the responsibilities established in article 4 of these Regulations.

a. Centralize the institutional needs on the corresponding subjects.

b. Budget the necessary resources for the institutional needs in the area of their knowledge.

c. Maintain active participation in defining the acquisition needs for the goods and services corresponding to their field, which includes:

i. Issue recommendations to the corresponding hierarchical level regarding market trends and/or updates or other matters specific to their area of knowledge, in order to keep the Institution updated on the goods and services it acquires.

ii. Implement periodic policies for the renewal of goods (when appropriate) prior to an approval process, according to the pertinent internal or external procedures (if applicable).

iii. Implement, as appropriate for the area of their knowledge, service models to maintain the equipment and/or guarantee the provision of services required at the institutional level (continuous services for equipment maintenance, various services, or others). To this end, they must coordinate with the pertinent Units (Administrative Department, UPSG, users, or others).

iv. Make recommendations in the field of their specialty and prior to the approval of the respective budget, on aspects that the Requesting Units must take into account for the acquisition of goods and services that they carry out. Said recommendations must be coordinated with the Accounting Finance Department, the Administrative Department, or the Supply Unit, as appropriate.

d. Grant approval to the "Procurement Requests" of the Requesting Units.

b. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

The following corresponds to the Award Committee:

1Formed by the Board of Directors in Agreement Sixth, Ordinary Session No. 04-2013 of July 11, 2013.

a. Make the final decision to adopt in the administrative procurement procedures, according to the following:

i. In Direct Procurements: It will be comprised of the institutional supplier and the head of the Administrative Department. In the case of purchases with a value higher than the direct procurement threshold, processed by exception, it will correspond to award them, according to how it should have been conducted based on the amount.

ii. In Abbreviated Bids: It will be comprised of the Head of the Administrative Department, the Institutional Supplier (Proveedor(a) Institucional), the Head of the Requesting Program or their representative, and the Director of the Legal Directorate or whoever they designate.

iii. In Public Bids: It will be comprised of the Financial Administrative Director, the Head of the Administrative Department, the Institutional Supplier, the Head of the Program or their representative, and the Director of the Legal Directorate or whoever they designate.

b. Issue its acts in strict adherence to the administrative procurement regulations and within a period not exceeding 8 business days. To depart from said criterion, technical reasons of the same nature must mediate.

c. The competence of the Award Committee to make the final decision includes declaring a procedure or line item of an administrative procurement procedure fruitless, deserted, or re-awarding it, considering (for the conformation of the Award Committee) the amount as if it had to be awarded. The provisions of article 86 of the Regulations to the Administrative Procurement Law must be taken into account.

d. In other types of administrative procurement procedures (auctions, downward auction, open types, or others legally applicable), to form the Award Committee, the amount will be considered, and if it cannot be determined, the final decision will be made by the Award Committee formed as if it were a Public Bid.

e. The Award Committee (formed with the same members who made the award) will also be responsible for the approval of contract modifications.

f. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

In the event that the Requesting Unit presents the "Procurement Requests" after the date defined by the UPSG, the respective justification must be attached.

The administrative procurement procedures for acquiring goods and services must be carried out within the legal system, attending to the provisions for each stage in the Administrative Procurement Law and its Regulations.

Likewise, throughout the entire process and as a responsibility of all the Units involved, the public interest must prevail, and the highest values governing administrative procurement and public office must be applied.

Para un mejor entendimiento del presente reglamento, se presentan las siguientes definiciones:

Acto final: Acto administrativo mediante el cual se selecciona al adjudicatario, de conformidad con los términos establecidos en el cartel, acto también denominado adjudicación.

Adjudicatario: Persona física o jurídica que ha sido seleccionada en un procedimiento de contratación administrativa para la adquisición de bienes o servicios.

Comisión de Adjudicaciones: Comisión designada por la Junta Directiva de FONAFIFO según Acuerdo Sexto de la Sesión No 04-2013 del 11 de julio de 2013, para analizar y efectuar la adjudicación de las contrataciones administrativas (Contrataciones Directas, Licitaciones Abreviadas, Licitaciones Públicas).

Decisión Inicial: Decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación. Esta decisión se plasma en el documento denominado "Solicitud de Contratación", que debe estar firmado por el Director respectivo.

Infructuoso: Acto administrativo que se dicta cuando, para una contratación o renglón (es) de una contratación, no se reciben ofertas o las que se recibieron no se ajustaron a los elementos esenciales del concurso.

Desierto: Acto administrativo que se dicta cuando se reciben ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público no se adjudica.

Encargado (a) de Contrato: Funcionario (a) designado (a) a lo interno de cada Dirección, como encargado de cada contrato y que tendrá las responsabilidades generales que establece el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y en forma específica las siguientes:

a. Elaborar (siguiendo los lineamientos o indicaciones de su Jefatura) las especificaciones técnicas del bien o servicios requeridas para que la Proveeduría Institucional las incorpore en la contratación respectiva.

b. Preparar la "Solicitud de Contratación" tanto a nivel documental como en la plataforma informática de compras públicas que se utilice, incorporando los documentos y autorizaciones necesarias según la normativa vigente.

c. Solicitar a la UPSG que se realicen las solicitudes de subsanación técnica a los oferentes, cuando corresponda.

d. Realizar el análisis técnico de las ofertas y remitirlo en un plazo no mayor a 8 días hábiles a la Proveeduría Institucional e incorporar en el expediente electrónico los criterios, documentos o información que se requiera según la normativa o el procedimiento contractual. En casos justificados el plazo podrá extenderse a criterio de la Proveeduría Institucional, siempre y cuando se resuelva la contratación en los plazos dispuestos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

e. Brindar criterio técnico (cuando corresponda) para la atención de recursos que se presenten en los procesos de contratación administrativa que estén a su cargo, en un lapso no mayor a 8 días hábiles, salvo aquellos casos en el volumen, complejidad de la necesidad de análisis más amplios justifiquen un plazo mayor, en cuyo caso la Proveeduría Institucional otorgará dicho plazo, siempre dentro de lo permitido en la Ley de Contratación Administrativa.

f. Emitir la orden de inicio en contratos de obra o servicios, cuando así lo establezca el contrato en un lapso no mayor a los 8 días hábiles después de la formalización contractual, salvo casos justificados y comunicados así a la Proveeduría Institucional.

g. Verificar la realización de actos previos por parte del contratista que sean necesarios para garantizar la correcta ejecución del contrato (por ejemplo exoneraciones de impuestos, permisos y/o licencias).

h. Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, lo cual significa que el objeto contractual debe cumplirse en su totalidad.

i. Revisar que el bien se adapte a la calidad y requerimiento establecido en la contratación.

j. Aplicar las medidas de control de calidad, de forma eficiente en los procesos involucrados.

k. Ejercer control técnico de la contratación y velar por que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato.

l. Indicar al Contratista la necesidad de corregir cualquier desajuste o inobservancia respecto del cumplimiento el objeto contractual.

m. Rendir declaración de bienes ante la Contraloría General de la República, en contratos que superan los 6 meses de vigencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 56 inciso 2, acápite g) del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

n. Comunicar en forma inmediata al contratista, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento de éste a fin de que se adopten las medidas pertinentes para su corrección.

o. Verificar que las modificaciones que se presentan en la contratación se ajusten a las condiciones del contrato y a los criterios técnicos que valoren los mismos.

p. Velar por el cumplimiento de los manuales generales de ejecución contractual del Sistema SICOP o de cualquier otro que se tenga que utilizar y de los procesos de contratación de la dependencia respectiva que tenga asignados.

q. Conformar un expediente en el cual consten los documentos que consignen todas las vicisitudes de la ejecución del contrato (por ejemplo: orden de inicio, entregas, prórrogas, suspensiones etc.), e informar de los mismos a la Proveeduría Institucional para los trámites correspondientes y la actualización del expediente de la contratación en el momento oportuno.

r. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario la conveniencia de introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se requiera para su correcta ejecución, de conformidad con los artículos 200 y 201, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

s. Recomendar la aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de garantías, rescisión o resolución del contrato cuando se advierta fundamento para ello, según la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

t. Requerir que se haga efectiva la garantía de funcionamiento, e informar inmediatamente a la Proveeduría Institucional por defectos de fabricación, antes de su vencimiento.

u. Verificar que el bien contratado cuente con talleres de servicios autorizados cuando corresponda.

v. Velar porque en los casos de prórrogas del plazo del contrato, el contratista cumpla con la ampliación de garantía de cumplimiento y los timbres de ley.

w. Recibir mediante un "Acta de Recepción a Conformidad" los bienes, obras o servicios en las condiciones de calidad y plazo acordado en el contrato o rechazarlo si no se ha cumplido con lo pactado.

x. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario sobre presuntas faltas administrativas cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, a fin de que se comunique al órgano competente, para que éste adopte las medidas legales correspondientes.

y. Establecer mecanismos de comunicación eficiente entre las partes que intervienen en la contratación.

z. Emitir informes al Director de Programa o Subprograma presupuestario que lo nombró, sobre el cumplimiento del contrato asignado.

aa. Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad. Así como emitir el informe respectivo de todos los hechos relevantes de la ejecución del contrato e incorporarlo en el finiquito contractual o Acta de Recepción a Conformidad (según corresponda) bb. Verificar que, tratándose de contratos en los que la empresa adjudicada requiera contratación de personal, para el cumplimiento del objeto contractual, se cumplan las directrices emitidas por las autoridades de gobierno, en relación al cumplimiento de derechos laborales relativos al pago de los salarios mínimos, riesgos de trabajo y demás disposiciones relativa a la seguridad social y ocupacional de los trabajadores.

cc. Solicitar la colaboración de las diferentes dependencias del Fonafifo para una adecuada toma de decisiones y optimizar la debida ejecución contractual.

Solicitud de Contratación: Documento que genera -de forma electrónica- el sistema SICOP y contiene la decisión inicial para contratar. Además, en los casos en que los trámites están enlazados a un sistema financiero se genera la reserva de los recursos presupuestarios correspondientes para la adquisición de bienes, servicios u obras.

Dependencia Solicitante: Unidad, Departamento o Dirección del FONAFIFO que gestiona un trámite de contratación ante la UPSG, con el propósito de adquirir bienes o servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

Unidad Técnica Especializada: Unidad, que dependiendo del objeto a contratar, cuenta con el conocimiento, experiencia o habilitación legal necesaria para emitir un criterio técnico especializado (Unidad de Informática, Unidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo, Unidad de Recursos Humanos u otra que se determine en su momento).

Participantes en los procesos de contratación administrativa

La UPSG es la Unidad del FONAFIFO que ostenta la designación de Proveeduría Institucional y por tanto la competencia para conducir los procedimientos de contratación administrativa para el cumplimiento de sus fines y objetivos.

El funcionamiento de la Proveeduría Institucional será conforme con lo establecido en el Capítulo XV Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales del Sector Público, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, así como con lo dispuesto en el "Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno" emitido en el Decreto Ejecutivo N° 30640-H de 27 de junio del 2002 y reformado por Decreto Ejecutivo N° 31483-H del 19 de agosto del 2003.

La UPSG estará a cargo de un(a) Proveedor(a) Institucional, que es el (la) responsable de la organización y buen funcionamiento de esa unidad conforme al ordenamiento jurídico y atendiendo el ámbito jerárquico institucional, las disposiciones, los procedimientos y los controles internos. Ejercerá funciones de Jefatura y su nombramiento se hará conforme a los requisitos y reglas del Régimen del Servicio Civil.

La UPSG tendrá como mínimo la estructura organizativa prevista en el "Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno" emitido en el Decreto Ejecutivo Nº 30640-H de 27 de junio del 2002 y reformado por Decreto Ejecutivo número 31483-H del 19 de agosto del 2003. Contará al menos con las siguientes Coordinaciones:

Programación y Control Contrataciones Almacenamiento y Distribución La estructura anterior podrá ser fortalecida para resolver las necesidades institucionales.

La UPSG tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

a. Programar, coordinar y conducir la gestión de la contratación administrativa institucional, en el marco establecido por el ordenamiento jurídico.

b. Utilizar la plataforma tecnológica de SICOP, Merlink o cualquier otra que corresponda, para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa.

c. Preparar y publicar en el primer mes de cada período presupuestario, el Programa de adquisiciones de FONAFIFO.

d. Verificar de previo a iniciar los procedimientos de contratación administrativa, que se haya cumplido con los siguientes prerrequisitos:

i. Existencia de contenido presupuestario.

ii. Disponer de la decisión inicial para contratar (Solicitud de Contratación), la que debe contener la información descrita en el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

ii. El requerimiento debe estar incluido en el Programa Anual de adquisiciones (salvo las excepciones dispuestas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento).

e. Determinar el tipo de procedimiento que corresponde según el objeto contractual y su cuantía (Licitación Pública, Licitación Abreviada, Contratación Directa, Remate, Subasta u otro que se considere pertinente y legalmente aplicable).

f. Preparar el cronograma de actividades de cada procedimiento contractual, estableciendo los plazos de cada etapa.

g. Confeccionar los carteles, con base en la información técnica recibida de cada Dependencia solicitante e incluyendo las condiciones y requisitos formales aplicables según la normativa vigente en materia de contratación administrativa.

h. Dictar oportunamente las modificaciones, prórrogas y aclaraciones que deban realizarse al cartel, ya sean de oficio o a petición de parte.

i. Atender los recursos de objeción a los carteles, así como los de revocatoria contra los actos de adjudicación en las contrataciones, con el apoyo de las Dependencias solicitantes y de ser necesario con el apoyo de la DAJ. La aprobación de la decisión final corresponde a la Comisión de Adjudicaciones. La atención de los recursos debe realizarse dentro de los plazos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

j. Dirigir las audiencias y visitas previas, cuando se hayan incluido en el cartel de la contratación. Sin perjuicio de la participación de la Dependencia solicitante en este tipo de audiencias.

k. Conformar un expediente administrativo, físico o electrónico, de cada procedimiento de compra, en el que se mantenga la integridad de la información y el orden cronológico de incorporación de la documentación que éste contenga.

l. Programar y presidir (cuando corresponda por el tipo de contratación) los actos de apertura de ofertas, de los cuales se levantará un acta, salvo que en el sistema CompraRed, Merlink u otro que se deba utilizar, se genere un acta a partir de la información electrónica.

m. Realizar el análisis formal de las ofertas.

n. Solicitar a las Dependencias solicitantes, el análisis técnico de las ofertas y verificar, en lo posible, que éste se haya realizado siguiendo los principios y normativa vigente en materia de contratación administrativa.

o. Solicitar oportunamente las subsanaciones de las ofertas a los oferentes.

p. Coordinar con las otras unidades el cumplimiento de los plazos y/o requerimientos necesarios en cada etapa del procedimiento de contratación administrativa.

q. Aplicar, tomando en cuenta los resultados del análisis formal y el análisis técnico de las ofertas, los parámetros de evaluación de ofertas establecidos en el cartel.

r. Elaborar un informe con la recomendación de adjudicación, declaratoria de infructuoso o declaratoria de desierto, según corresponda, acompañando una propuesta de acuerdo y efectuar su presentación ante la Comisión de Adjudicaciones para que dicha Comisión tome la decisión final.

s. Preparar y remitir la respuesta a las audiencias que durante el trámite de recursos de apelación y objeción conceda la CGR, con el apoyo de las Dependencias solicitantes y si fuera necesario con la colaboración de la DAJ.

t. Gestionar ante la CGR cualquier solicitud de autorización o trámite que se requiera en los procedimientos de contratación administrativa para la adquisición de bienes y servicios, en coordinación con la Dependencia solicitante (cuando corresponda).

u. Gestionar ante la DAJ la aprobación interna de contratos, cuando corresponda.

v. Gestionar ante la CGR el refrendo de contratos, cuando corresponda.

w. Llevar el control de los tiempos máximos de trámite de cada uno de los procedimientos de contratación administrativa.

x. Coordinar con los adjudicatarios la formalización de los contratos, según los términos pactados y los plazos establecidos en la normativa.

i. Preparar y comunicar las órdenes de compra correspondientes a la(s) adjudicación (es) efectuada(s), marcando el inicio de la ejecución, salvo que en el sistema SICOP, Merlink u otro que se deba utilizar, se realice una comunicación electrónica, lo que en todo caso deberá verificar la UPSG.

y. Comunicar a las Dependencias solicitantes el inicio de la ejecución de los contratos (cuando corresponda).

z. Llevar el control de las garantías de participación y cumplimiento rendidas en los procedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios siendo parte de ello el velar porque las garantías no expiren durante el plazo otorgado, se renueven y actualicen oportunamente, así como verificar y determinar la procedencia de la devolución. La custodia de las garantías deberá ser realizada por el DFC.

aa. Obtener de las Dependencias solicitantes el recibo a conformidad de los bienes y servicios adjudicados. En los casos que corresponda la UPSG podrá efectuar el recibo a conformidad de los bienes o servicios adjudicados.

bb. Recibir y verificar en cada caso que los adjudicatarios entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, en caso contrario valorar y tomar las medidas que correspondan.

cc. Una vez recibidos a conformidad los bienes o servicios, realizará el plaqueo y registro de los bienes que correspondan y su distribución a las Dependencias solicitantes.

dd. Tramitar las modificaciones contractuales, considerando las razones que fundamente el área solicitante para tal efecto y la normativa aplicable. Su aprobación corresponderá a la Comisión de Adjudicaciones.

ee. Tramitar las solicitudes de reajuste y revisión de precios según lo dispuesto en la normativa.

ff. Gestionar ante el DFC el pago de los bienes y servicios que hayan sido recibidos a conformidad.

gg. Llevar el registro actualizado de los bienes (activos de la Institución) utilizando la plataforma definida para ello (Sibinet u otro que se deba utilizar) y atender las consultas, directrices y/o lineamientos que sobre esta materia emita la DGABCA.

hh. Preparar, obtener la aprobación y enviar los informes que en materia de contratación administrativa se requiera remitir a las diferentes instancias competentes (CGR, Ministerio de Hacienda u otros).

ii. Solicitar la actualización del presente Reglamento, según las modificaciones que se produzcan en materia de contratación administrativa como resultado de la promulgación de leyes, decretos, reglamentos y circulares que se emitan por las instancias competentes.

jj. Emitir recomendaciones, lineamientos, disposiciones u otros en materia de contratación administrativa, que coadyuven en la gestión contractual institucional y promuevan como resultado, mejoras en la ejecución presupuestaria (previa aprobación en el nivel que corresponda) kk. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

Corresponde a la Dependencia Solicitante:

a. Verificar la existencia de contenido presupuestario en todo procedimiento de contratación administrativa que pretenda realizar.

b. Preparar y presentar, según la programación respectiva, ante la UPSG la decisión inicial (Solicitud de Contratación) y la designación del "Encargado de Contratos) y demás documentos de orden técnico que se requieran para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa para adquirir los bienes o servicios incluidos en su presupuesto.

En los casos en que la naturaleza del objeto contractual haga necesaria la participación de una Unidad Técnica Especializada (Unidad de Informática, Unidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo), la Solicitud de Contratación deberá tener su visto bueno. Las especificaciones técnicas respectivas deberán ser definidas por la Unidad Técnica Especializada.

c. Emitir instrucciones o lineamientos al "Encargado de Contratos" sobre el enfoque y objetivos de la(s) contratación (es) que se le asigna(n) a fin de procurar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Dirección, Departamento o Unidad (según corresponda).

d. Durante la ejecución de los contratos, velar porque el "Encargado de Contrato" de cada proceso de contratación realice sus funciones en apego al marco normativo y a los objetivos de cada Dirección.

e. Dar seguimiento al estado de atención de la totalidad de las "Solicitudes de Contratación remitidas a la UPSG, especialmente en los casos en que representan bienes o servicios esenciales para la Institución, así como a la ejecución presupuestaria correspondiente.

f. Determinar oportunamente la necesidad de ampliar, disminuir o modificar la prestación objeto del contrato y canalizar la gestión por medio del Encargado de Contrato, ante la UPSG.

g. Atender la programación de la Gestión Contractual que comunique la UPSG, para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

h. Apoyar al Encargado de Contrato y a la Proveeduría Institucional, dentro de su competencia técnica, en la atención de los recursos que se presenten en los procesos de contratación administrativa que solicite.

i. Designar a un(a) funcionario(a) para el control y seguimiento presupuestario y de las contrataciones gestionadas por la Dependencia.

j. Designar para cada procedimiento de contratación administrativa un "Encargado de Contrato" de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

k. En materia de servicios continuos específicos de la Dependencia solicitante, administrar el contrato, realizando para ello, como mínimo las siguientes labores:

i. Coordinar con el adjudicatario la prestación del servicio.

ii. Verificar que el servicio se preste según los términos pactados.

iii.Llevar el control integral de los disponibles presupuestarios que tiene la Dependencia.

iv. Gestionar el presupuesto respectivo ante el DFC, durante todos los periodos de vigencia del contrato.

v. Comunicar a la UPSG cualquier anomalía en la ejecución del contrato, para que se puedan tomar las medidas que correspondan según los términos contractuales.

vi. Informar a la UPSG con antelación suficiente a la finalización de los contratos de servicios continuos correspondientes a su Dependencia, si requieren que se realice un nuevo trámite.

Las Unidades Técnicas Especializadas tendrán las mismas funciones, plazos y responsabilidades que las demás Dependencias solicitantes según el Artículo 6 de este Reglamento cuando requieran gestionar la contratación de bienes y servicios.

En esos casos, deberán designar un "Encargado de Contratos" para la contratación respectiva, quien tendrá las responsabilidades establecidas en el artículo 4 de este Reglamento.

a. Centralizar las necesidades institucionales sobre las materias que correspondan.

b. Presupuestar los recursos necesarios para las necesidades institucionales en el área de su conocimiento.

c. Mantener una participación activa en la definición de las necesidades de adquisición de los bienes y servicios que corresponden a su campo, lo que incluye:

i. Emitir recomendaciones al nivel jerárquico que corresponda en cuanto a tendencias de mercado y/o actualizaciones u otras propias de su área de conocimiento, a fin de mantener a la Institución actualizada en los bienes y servicios que adquiere.

ii. Implementar políticas periódicas de renovación de bienes (cuando corresponda) previo proceso de aprobación, según los procedimientos internos o externos (si fuera el caso) procedentes.

iii. Implementar, según corresponda para el área de su conocimiento, modelos de atención para mantener los equipos y/o garantizar la prestación de servicios requeridos a nivel institucional (servicios continuos para el mantenimiento de equipos, servicios diversos u otros). Para ello deberá coordinar con las Dependencias que resulte pertinente (Departamento Administrativo, UPSG, usuarios, u otros).

iv. Efectuar recomendaciones en el campo de su especialidad y previo a la aprobación del presupuesto respectivo, sobre aspectos que deben tener en cuenta las Dependencias solicitantes, para la adquisición de bienes y servicios que éstas realizan. Dichas recomendaciones deberán coordinarse con el Departamento Financiero Contable, con el Departamento Administrativo o con la Unidad de Proveeduría según corresponda.

d. Otorgar el visto bueno a las "Solicitudes de Contratación" de las Dependencias Solicitantes.

b. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

A la Comisión de Adjudicaciones le corresponde:

1Conformada por la Junta Directiva en Acuerdo Sexto, Sesión Ordinaria No. 04-2013 del 11 de julio de 2013.

a. Tomar la decisión final adoptar en los procedimientos de contratación administrativa, según lo siguiente:

i. En Contrataciones Directas: Se constituirá por el proveedor institucional y la jefatura del Departamento Administrativo. En caso de compras de cuantía mayor al nivel de contrataciones directas, tramitadas por excepción, corresponderá adjudicarlas, según se hubiera tenido que realizar por la cuantía.

ii. En Licitaciones Abreviadas: Se constituirá por la Jefatura del Departamento Administrativo, el (la) Proveedor(a) Institucional, el Titular del Programa Solicitante o su representante y el Director de la Dirección Jurídica o quien éste designe.

iii. En Licitaciones Públicas: Se constituirá por el Director Administrativo Financiero, la Jefatura del Departamento Administrativo, el Proveedor Institucional, el Titular del Programa o su representante y el Director de la Dirección Jurídica o quien éste designe.

b. Emitir sus actos con estricto apego a la normativa de contratación administrativa y en un plazo no mayor a 8 días hábiles. Para poder apartarse de dicho criterio deberán mediar razones técnicas de igual naturaleza.

c. La competencia de la Comisión de Adjudicaciones para tomar la decisión final, incluye declarar infructuoso, desierto o readjudicar un procedimiento de contratación administrativo o renglón de éste, considerando (para la conformación de la Comisión de Adjudicaciones) la cuantía como si hubiera tenido que adjudicar. Deberá tomarse en cuenta, lo dispuesto en el artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

d. En otro tipo de procedimientos de contratación administrativa (remates, subasta a la baja, tipos abiertos u otros legalmente aplicables) para conformar la Comisión de Adjudicaciones se considerará la cuantía y en caso de no poder determinarse ésta, la decisión final será tomada por la Comisión de Adjudicaciones conformada como si se tratara de una Licitación Pública.

e. Corresponderá también a la Comisión de Adjudicaciones (conformada con los mismos miembros que realizaron la adjudicación) la aprobación de modificaciones de contratos.

f. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

En caso de que la Dependencia solicitante presente las "Solicitudes de Contratación" en fecha posterior a la definida por la UPSG, deberá acompañarse la justificación respectiva.

Los procedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios deben llevarse a cabo dentro del ordenamiento jurídico, atendiendo lo dispuesto para cada etapa en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Asimismo, durante todo el proceso y como responsabilidad de todas las Dependencias involucradas en éste, deberá privar el interés público y aplicarse los más altos valores que rigen la contratación administrativa y la función pública.