Internal Procurement Regulation of the National Forestry Financing FundReglamento interno de contratación administrativa del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal

The objectives of this Regulation are:

a. To regulate the internal process of Administrative Procurement.

b. To establish the competencies, functions, and responsibilities of the internal Units of the National Forest Financing Fund that participate in the processes for the acquisition of goods and services contemplated in the Administrative Procurement Law and its Regulation.

The purchase, sale, and lease of goods, supplies, services, and works carried out by FONAFIFO, with resources from its ordinary budget, with the exception of ordinary activity, shall be regulated by the Administrative Procurement Law ("Ley de Contratación Administrativa", LCA), its Regulation (RLCA), this Internal Regulation, and other applicable rules or provisions.

For the purposes of this Regulation only, the following abbreviations and definitions are established:

CGR: Comptroller General of the Republic (Contraloría General de la República).

DA: Administrative Department of the National Forest Financing Fund (Departamento Administrativo del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

DAF: Administrative and Financial Directorate of the National Forest Financing Fund (Dirección Administrativa Financiera del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

DAJ: Legal Affairs Directorate of the National Forest Financing Fund (Dirección de Asuntos Jurídicos del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

DFC: Financial Accounting Department of the National Forest Financing Fund (Departamento Financiero Contable del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

DG: General Directorate of the National Forest Financing Fund (Dirección General del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

DGBCA: General Directorate of Assets and Administrative Procurement of the Ministry of Finance (Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda).

FONAFIFO: National Forest Financing Fund (Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

LCA: Administrative Procurement Law, Law 7494, published in Supplement No. 20 to La Gaceta No. 110, of June 8, 1995, and its amendments (Ley de Contratación Administrativa).

RLCA: Regulation to the Administrative Procurement Law, published in La Gaceta No. 210 of November 2, 2006, and its amendments (Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa).

UPSG: Procurement and General Services Unit of the National Forest Financing Fund (Unidad de Proveeduría y Servicios Generales del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal).

For a better understanding of this regulation, the following definitions are presented:

Final act (Acto final): Administrative act through which the awardee (adjudicatario) is selected, in accordance with the terms established in the tender documents (cartel), also known as the award (adjudicación).

Awardee (Adjudicatario): Natural or legal person who has been selected in an administrative procurement procedure for the acquisition of goods or services.

Award Committee (Comisión de Adjudicaciones): Committee designated by the Board of Directors of FONAFIFO according to Agreement Six of Session No. 04-2013 of July 11, 2013, to analyze and carry out the award of administrative procurements (Direct Procurements (Contrataciones Directas), Abbreviated Tenders (Licitaciones Abreviadas), Public Tenders (Licitaciones Públicas)).

Initial Decision (Decisión Inicial): Administrative decision that initiates the procurement procedure. This decision is embodied in the document called "Procurement Request (Solicitud de Contratación)", which must be signed by the respective Director.

Unsuccessful (Infructuoso): Administrative act issued when, for a procurement or item(s) of a procurement, no offers are received or those received did not conform to the essential elements of the competition.

Deserted (Desierto): Administrative act issued when eligible offers are received, but for reasons of public interest protection, no award is made.

Contract Manager (Encargado (a) de Contrato): Official designated internally within each Directorate, as the manager of each contract and who shall have the general responsibilities established in Article 8 of the Regulation to the Administrative Procurement Law and specifically the following:

a. To prepare (following the guidelines or indications of their Superior) the technical specifications of the goods or services required so that the Institutional Procurement Office incorporates them into the respective procurement.

b. To prepare the "Procurement Request (Solicitud de Contratación)" both at the documentary level and in the public procurement information platform used, incorporating the necessary documents and authorizations according to the current regulations.

c. To request the UPSG to carry out the technical correction (subsanación) requests to the bidders (oferentes), when applicable.

d. To carry out the technical analysis of the offers and send it within a period not exceeding 8 business days to the Institutional Procurement Office and to incorporate into the electronic file the criteria, documents, or information required according to the regulations or the contractual procedure. In justified cases, the period may be extended at the discretion of the Institutional Procurement Office, provided the procurement is resolved within the timeframes established in the Administrative Procurement Law and its Regulation.

e. To provide technical criteria (when applicable) for addressing appeals (recursos) filed in the administrative procurement procedures under their charge, within a period not exceeding 8 business days, except in cases where the volume or complexity of the need for more comprehensive analysis justifies a longer period, in which case the Institutional Procurement Office will grant said period, always within what is permitted in the Administrative Procurement Law.

f. To issue the start order in works or services contracts, when so established in the contract, within a period not exceeding 8 business days after the contract formalization, except in justified cases communicated as such to the Institutional Procurement Office.

g. To verify the performance of prior acts by the contractor that are necessary to guarantee the proper execution of the contract (for example, tax exemptions, permits, and/or licenses).

h. To carry out objective control of the contractual execution, which means that the contractual object must be fulfilled in its entirety.

i. To verify that the goods conform to the quality and requirement established in the procurement.

j. To apply quality control measures efficiently in the involved processes.

k. To exercise technical control of the procurement and ensure that the contractor complies with the conditions and deadlines established in the contract.

l. To indicate to the Contractor the need to correct any mismatch or non-compliance regarding the fulfillment of the contractual object.

m. To file a declaration of assets before the Comptroller General of the Republic, for contracts exceeding 6 months in duration, in accordance with the provisions of Article 56, subsection 2, paragraph g) of the Regulation to the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service.

n. To immediately notify the contractor of any adjustments in the schedule or non-compliance thereof so that the appropriate measures for its correction are adopted.

o. To verify that any modifications arising in the procurement conform to the contract conditions and the technical criteria that evaluate them.

p. To ensure compliance with the general contract execution manuals of the SICOP System or any other that must be used, and the procurement processes of the respective unit assigned to them.

q. To compile a file containing the documents recording all the vicissitudes of the contract execution (for example: start order, deliveries, extensions (prórrogas), suspensions, etc.), and report them to the Institutional Procurement Office for the corresponding procedures and the updating of the procurement file at the appropriate time.

r. To advise the Director of the respective Budget Program or Subprogram on the advisability of introducing modifications or corrections to the contract when required for its proper execution, in accordance with Articles 200 and 201 of the Regulation to the Administrative Procurement Law.

s. To recommend the application of penalty clauses, fines, execution of guarantees, termination (rescisión or resolución) of the contract when grounds for doing so are observed, according to the Administrative Procurement Law and its Regulation.

t. To request the enforcement of the performance guarantee (garantía de funcionamiento), and immediately inform the Institutional Procurement Office of manufacturing defects, before its expiration.

u. To verify that the procured goods have authorized service workshops when applicable.

v. To ensure that in cases of extensions to the contract term, the contractor complies with the extension of the performance guarantee (garantía de cumplimiento) and the legal stamps (timbres de ley).

w. To receive through a "Certificate of Acceptance (Acta de Recepción a Conformidad)" the goods, works, or services under the quality conditions and timeframe agreed upon in the contract, or to reject them if what was agreed has not been fulfilled.

x. To advise the Director of the respective Budget Program or Subprogram on alleged administrative offenses committed by the contractor during the contract execution, so that the competent body is notified to adopt the corresponding legal measures.

y. To establish efficient communication mechanisms between the parties involved in the procurement.

z. To issue reports to the Director of the Budget Program or Subprogram that appointed them, on the fulfillment of the assigned contract.

aa. To request the necessary technical criteria for better oversight of the contracts, when required by the nature of the matter or specialty. As well as to issue the respective report on all relevant facts of the contract execution and incorporate it into the contract closeout (finiquito contractual) or Certificate of Acceptance (accordingly).

bb. To verify that, in the case of contracts where the awarded company requires the hiring of personnel for the fulfillment of the contractual object, the directives issued by government authorities are complied with, in relation to the fulfillment of labor rights concerning the payment of minimum wages, occupational hazards, and other provisions relating to the social and occupational security of workers.

cc. To request the collaboration of the different units of FONAFIFO for adequate decision-making and to optimize proper contract execution.

Procurement Request (Solicitud de Contratación): Document generated electronically by the SICOP system, containing the initial decision to contract. In addition, in cases where procedures are linked to a financial system, the reservation of the corresponding budget resources for the acquisition of goods, services, or works is generated.

Requesting Unit (Dependencia Solicitante): Unit, Department, or Directorate of FONAFIFO that manages a procurement procedure before the UPSG, with the purpose of acquiring goods or services necessary for the fulfillment of its objectives.

Specialized Technical Unit (Unidad Técnica Especializada): Unit that, depending on the object to be procured, possesses the knowledge, experience, or legal qualification necessary to issue a specialized technical criterion (Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archives Unit, Human Resources Unit, or another determined at the time).

(Thus amended by ordinary session No. 10-2015 of December 15, 2015)

Participants in the administrative procurement processes

The UPSG is the Unit of FONAFIFO that holds the designation of Institutional Procurement Office and therefore the competence to conduct administrative procurement procedures for the fulfillment of its purposes and objectives.

The operation of the Institutional Procurement Office shall be in accordance with the provisions of Chapter XV, Operation of Institutional Procurement Offices of the Public Sector, of the Regulation to the Administrative Procurement Law, as well as with the provisions of the "Regulation for the Operation of Institutional Procurement Offices of Government Ministries" issued in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and amended by Executive Decree No. 31483-H of August 19, 2003.

The UPSG shall be headed by an Institutional Procurement Officer, who is responsible for the organization and proper functioning of that unit in accordance with the legal system and attending to the institutional hierarchical scope, provisions, procedures, and internal controls. They shall exercise Supervisory functions and their appointment shall be made according to the requirements and rules of the Civil Service Regime.

The UPSG shall have, as a minimum, the organizational structure provided for in the "Regulation for the Operation of Institutional Procurement Offices of Government Ministries" issued in Executive Decree No. 30640-H of June 27, 2002, and amended by Executive Decree No. 31483-H of August 19, 2003. It shall have at least the following Coordinator roles:

| Programming and Control | Procurement | Storage and Distribution | The previous structure may be strengthened to resolve institutional needs.

The UPSG shall have the following functions and responsibilities:

a. To program, coordinate, and conduct the institutional administrative procurement management, within the framework established by the legal system.

b. To use the SICOP, Merlink, or any other corresponding technology platform, for the processing of administrative procurement procedures.

c. To prepare and publish, in the first month of each budget period, the Procurement Program of FONAFIFO.

d. To verify, prior to initiating administrative procurement procedures, that the following prerequisites have been met:

i. Existence of budget content.

ii. Availability of the initial decision to contract (Procurement Request), which must contain the information described in Article 8 of the Regulation to the Administrative Procurement Law.

iii. The requirement must be included in the Annual Procurement Program (except for the exceptions provided in the Administrative Procurement Law and its Regulation).

e. To determine the type of procedure that corresponds according to the contractual object and its amount (Public Tender (Licitación Pública), Abbreviated Tender (Licitación Abreviada), Direct Procurement (Contratación Directa), Public Auction (Remate), Auction (Subasta) or another considered pertinent and legally applicable).

f. To prepare the activity schedule for each contractual procedure, establishing the deadlines for each stage.

g. To prepare the tender documents (carteles), based on the technical information received from each Requesting Unit and including the formal conditions and requirements applicable according to the current regulations on administrative procurement matters.

h. To issue, in a timely manner, the modifications, extensions, and clarifications that must be made to the tender documents, either ex officio or at the request of a party.

i. To address objections (recursos de objeción) to the tender documents, as well as appeals for revocation (recursos de revocatoria) against award acts in procurements, with the support of the Requesting Units and, if necessary, with the support of the DAJ. The approval of the final decision corresponds to the Award Committee. The attention to appeals must be carried out within the deadlines established in the Administrative Procurement Law and its Regulation.

j. To conduct the hearings and prior visits, when they have been included in the tender documents. Without prejudice to the participation of the Requesting Unit in such hearings.

k. To compile an administrative file, physical or electronic, for each procurement procedure, in which the integrity of the information and the chronological order of incorporation of the documentation it contains is maintained.

l. To schedule and preside (when applicable according to the type of procurement) over the acts of opening offers, from which minutes will be drawn up, unless the CompraRed system, Merlink, or another that must be used, generates a report based on the electronic information.

m. To carry out the formal analysis of the offers.

n. To request from the Requesting Units the technical analysis of the offers and to verify, as far as possible, that this has been carried out following the principles and current regulations on administrative procurement matters.

o. To request timely corrections (subsanaciones) of the offers from the bidders.

p. To coordinate with the other units the fulfillment of the deadlines and/or necessary requirements at each stage of the administrative procurement procedure.

q. To apply, taking into account the results of the formal analysis and the technical analysis of the offers, the offer evaluation parameters established in the tender documents.

r. To prepare a report with the recommendation for award, declaration of unsuccessful (infructuoso), or declaration of deserted (desierto), as applicable, attaching a proposed agreement, and to present it to the Award Committee so that said Committee makes the final decision.

s. To prepare and send the response to the hearings granted by the CGR during the processing of appeals and objections, with the support of the Requesting Units and, if necessary, with the collaboration of the DAJ.

t. To manage before the CGR any request for authorization or procedure required in administrative procurement procedures for the acquisition of goods and services, in coordination with the Requesting Unit (when applicable).

u. To manage before the DAJ the internal approval of contracts, when applicable.

v. To manage before the CGR the approval (refrendo) of contracts, when applicable.

w. To keep control of the maximum processing times for each administrative procurement procedure.

x. To coordinate with the awardees the formalization of the contracts, according to the agreed terms and the deadlines established in the regulations.

x (sic. i). To prepare and communicate the purchase orders corresponding to the award(s) made, marking the start of execution, unless in the SICOP system, Merlink, or another that must be used, an electronic communication is made, which in any case must be verified by the UPSG.

y. To notify the Requesting Units of the start of contract execution (when applicable).

z. To maintain control of the bid bonds (garantías de participación) and performance guarantees (garantías de cumplimiento) provided in administrative procurement procedures for acquiring goods and services, including ensuring that the guarantees do not expire during the granted term, are renewed and updated in a timely manner, as well as verifying and determining the appropriateness of their return. The custody of the guarantees must be carried out by the DFC.

aa. To obtain from the Requesting Units the acceptance of the awarded goods and services. In applicable cases, the UPSG may carry out the acceptance of the awarded goods or services.

bb. To receive and verify in each case that the awardees deliver the awarded goods within the established contractual deadline; otherwise, to assess and take the appropriate measures.

cc. Once the goods or services have been accepted, to carry out the asset tagging (plaqueo) and registration of the corresponding goods and their distribution to the Requesting Units.

dd. To process contractual modifications, considering the reasons substantiated by the requesting area for that purpose and the applicable regulations. Its approval shall correspond to the Award Committee.

ee. To process requests for price adjustment and review (reajuste y revisión de precios) according to the provisions of the regulations.

ff. To manage before the DFC the payment for goods and services that have been accepted.

gg. To maintain an updated record of goods (Institution's assets) using the platform defined for this (Sibinet or another that must be used) and to attend to the queries, directives, and/or guidelines issued on this matter by the DGBCA.

hh. To prepare, obtain approval, and send the reports on administrative procurement matters required to be submitted to the different competent bodies (CGR, Ministry of Finance, or others).

ii. To request the updating of this Regulation, according to the modifications that occur in administrative procurement matters as a result of the enactment of laws, decrees, regulations, and circulars issued by the competent bodies.

jj. To issue recommendations, guidelines, provisions, or others on administrative procurement matters, which contribute to institutional contractual management and, as a result, promote improvements in budget execution (subject to prior approval at the corresponding level).

kk. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

(Thus amended by ordinary session No. 10-2015 of December 15, 2015)

The Requesting Unit is responsible for:

a. Verifying the existence of budget content in every administrative procurement procedure it intends to carry out.

b. Preparing and submitting, according to the respective schedule, to the UPSG the initial decision (Procurement Request) and the designation of the "Contract Manager" and other technical documents required for the processing of administrative procurement procedures to acquire the goods or services included in its budget.

In cases where the nature of the contractual object necessitates the participation of a Specialized Technical Unit (Information Technology Unit, Occupational Health Unit, Archives Unit), the Procurement Request must have its approval. The respective technical specifications must be defined by the Specialized Technical Unit.

c. Issuing instructions or guidelines to the "Contract Manager" on the focus and objectives of the procurement(s) assigned to them in order to ensure the fulfillment of the goals and objectives of the Directorate, Department, or Unit (as applicable).

d. During the execution of contracts, ensuring that the "Contract Manager" of each procurement process carries out their functions in compliance with the regulatory framework and the objectives of each Directorate.

e. Monitoring the processing status of all "Procurement Requests" sent to the UPSG, especially in cases where they represent essential goods or services for the Institution, as well as the corresponding budget execution.

f. Timely determining the need to expand, reduce, or modify the service that is the object of the contract and channeling the management through the Contract Manager, before the UPSG.

g. Attending to the Contractual Management programming communicated by the UPSG, to contribute to the fulfillment of institutional objectives.

h. Supporting the Contract Manager and the Institutional Procurement Office, within their technical competence, in addressing appeals filed in the administrative procurement procedures they request.

i. Designating an official for the budgetary and procurement control and monitoring managed by the Unit.

j. Designating for each administrative procurement procedure a "Contract Manager" in accordance with the provisions of Article 8 of the Regulation to the Administrative Procurement Law.

k. Regarding specific continuous services of the Requesting Unit, administering the contract, performing for this purpose, at a minimum, the following tasks:

i. Coordinating with the awardee the provision of the service.

ii. Verifying that the service is provided according to the agreed terms.

iii. Maintaining comprehensive control of the available budget resources held by the Unit.

iv. Managing the respective budget before the DFC, throughout all periods of the contract validity.

v. Communicating to the UPSG any anomaly in the contract execution, so that appropriate measures can be taken according to the contractual terms.

vi. Informing the UPSG sufficiently in advance of the termination of the continuous service contracts corresponding to its Unit, if a new procedure is required.

(Thus amended by ordinary session No. 10-2015 of December 15, 2015)

The DAJ shall have the same functions and responsibilities as the other Requesting Units when it needs to manage the procurement of goods and services.

Additionally, in administrative procurement matters, it shall have the following functions and responsibilities:

a. Issuing the corresponding legal criteria to address appeals, claims, or other legal matters filed in administrative procurement processes, in those cases where necessary, due to the complexity or specificity of the legal matter addressed.

b. Preparing the administrative contracts (contractual document) that require approval (refrendo) by the CGR.

c. Granting internal approval to the corresponding contracts according to the regulations and/or provisions of the CGR. This shall be granted through the signature of the lawyer designated by the DAJ for this task on the form sent by the UPSG. Internal approval must be granted within a maximum period of 8 business days.

d. In the event that the DAJ requires the contribution of any additional document, makes any observation, or requests any modification; it shall return the procedure to the UPSG. At the moment the DAJ receives the case again, the 5-business-day period shall begin again.

The Specialized Technical Units shall have the same functions, deadlines, and responsibilities as the other Requesting Units according to Article 6 of this Regulation when they need to manage the procurement of goods and services.

In those cases, they must designate a "Contract Manager" for the respective procurement, who shall have the responsibilities established in Article 4 of this Regulation.

a. Centralizing institutional needs on the corresponding matters.

b. Budgeting the necessary resources for institutional needs in their area of expertise.

c. Maintaining active participation in defining the procurement needs for goods and services corresponding to their field, which includes:

i. Issuing recommendations to the corresponding hierarchical level regarding market trends and/or updates or other matters within their area of expertise, in order to keep the Institution updated on the goods and services it acquires.

ii. Implementing periodic asset renewal policies (when applicable) subject to a prior approval process, according to the pertinent internal or external (if applicable) procedures.

iii. Implementing, as applicable for their area of expertise, service models to maintain equipment and/or guarantee the provision of services required at the institutional level (continuous services for equipment maintenance, various services, or others). For this purpose, they must coordinate with the relevant Units (Administrative Department, UPSG, users, or others).

iv. To make recommendations in its field of expertise, prior to the approval of the respective budget, regarding aspects that the requesting Units must take into account for the acquisition of goods and services they carry out. Said recommendations must be coordinated with the Accounting-Finance Department (Departamento Financiero Contable), with the Administrative Department, or with the Procurement Unit (Unidad de Proveeduría), as appropriate.

d. To grant approval (visto bueno) to the "Solicitudes de Contratación" of the Requesting Units.

b. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

(Thus amended by regular session No. 10-2015 of December 15, 2015)

The DFC has the following functions and responsibilities regarding contractual management:

a. To make payments to the awardees (adjudicatarios) of goods and services, upon prior receipt of the following minimum documents from the UPSG:

i. Payment form, indicating the name of the awardee, identification number (individual or legal entity), client account number, amount, the funder, certification number, invoice number, administrative contracting procedure number, and reason, according to the format defined by the DFC.

ii. Purchase Order (Orden de Compra) iii. Invoice (Factura) iv. Official letter requesting the application of fines (when applicable) v. Official letter for the asset tagging (plaqueo) of goods (when applicable).

b. In coordination with the DA (UPSG), to issue recommendations, guidelines, provisions, or others that, corresponding to budgetary matters, assist in the institutional contractual management (subject to prior approval at the appropriate level).

c. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

The Award Committee is responsible for:

1 Formed by the Junta Directiva in Acuerdo Sexto, Regular Session No. 04-2013 of July 11, 2013.

a. Taking the final decision to be adopted in administrative contracting procedures, as follows:

i. In Direct Contracting (Contrataciones Directas): It shall be composed of the institutional provider (proveedor institucional) and the head of the Administrative Department. In the case of purchases whose amount exceeds the threshold for direct contracting, processed by exception, the awarding shall correspond according to the procedure that would have been required by the amount.

ii. In Abbreviated Tenders (Licitaciones Abreviadas): It shall be composed of the Head of the Administrative Department, the Institutional Provider (Proveedor(a) Institucional), the Head of the Requesting Program or their representative, and the Director of the Legal Directorate (Dirección Jurídica) or their designee.

iii. In Public Tenders (Licitaciones Públicas): It shall be composed of the Administrative-Financial Director, the Head of the Administrative Department, the Institutional Provider, the Head of the Program or their representative, and the Director of the Legal Directorate or their designee.

b. To issue its acts in strict adherence to administrative contracting regulations and within a period not exceeding 8 business days. In order to depart from such criterion, technical reasons of an equal nature must be provided.

c. The competence of the Award Committee to take the final decision includes declaring an administrative contracting procedure or one of its line items unsuccessful (infructuoso), void (desierto), or re-awarding it, considering (for the constitution of the Award Committee) the amount as if it had to be awarded. The provisions of Article 86 of the Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa must be taken into account.

d. In other types of administrative contracting procedures (auctions (remates), low-price auctions (subasta a la baja), open types, or other legally applicable ones), the amount shall be considered to form the Award Committee, and if this cannot be determined, the final decision shall be taken by the Award Committee formed as if it were a Public Tender (Licitación Pública).

e. The approval of contract modifications shall also correspond to the Award Committee (formed with the same members who made the award).

f. Any other function, consistent with its competence, that is assigned to it.

If the Requesting Unit submits the "Solicitudes de Contratación" after the date defined by the UPSG, the respective justification must be attached.

Administrative contracting procedures for acquiring goods and services must be carried out within the legal framework, adhering to the provisions for each stage in the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.

Likewise, throughout the entire process and as a responsibility of all Units involved in it, the public interest must prevail, and the highest values governing administrative contracting and public function must be applied.

(Thus amended by regular session No. 10-2015 of December 15, 2015)

The administrative contracting process

The UPSG shall prepare and publish, in the Diario Oficial La Gaceta and/or in the CompraRED system or any other that must be used (as applicable), the Annual Procurement Program (Programa Anual de Adquisiciones), during the first month of each budget period, seeking to group needs to achieve better purchasing conditions and following the provisions established in this regard in the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.

The initiation of the corresponding contracting procedure must be requested by the Director General or by the Director of the respective Directorate, by means of the corresponding start order, within the deadline established for this purpose by the UPSG.

If the Requesting Unit submits the start orders after the date defined by the UPSG, the respective justification must be attached.

Administrative contracting procedures for acquiring goods and services must be carried out within the legal framework, adhering to the provisions for each stage in the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.

Likewise, throughout the entire process and as a responsibility of all Units involved in it, the public interest must prevail, and the highest values governing administrative contracting and public function must be applied.

All receipt of goods or supplies must be carried out following the procedures established for this purpose, and only authorized persons who have met the requirements established by the CGR for this type of task shall participate, as well as the provisions of the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.

Each person responsible for carrying out the provisional or definitive receipt of goods or supplies must take the necessary precautions to safeguard the goods and conduct their review in adherence to the agreed terms.

The UPSG shall incorporate into the tender documents (carteles) (when applicable) the price review or adjustment formula and the price indices it deems relevant for the type of service in question.

Price review and adjustment requests shall be processed by the UPSG in accordance with the provisions of the Ley de Contratación Administrativa and, where applicable, the jurisprudence of the CGR and the Sala Constitucional.

The Fondo Nacional de Financiamiento Forestal endorses and incorporates into its planning, budgeting, and contracting processes, actions aimed at the acquisition of goods and services at reasonable market prices, following the regulations, guidelines, jurisprudence, and good practices in the matter, to achieve the optimal use of available resources.

(Thus added in session No. 05 of July 17, 2018)

Final provisions

The UPSG, in matters not provided for in this Reglamento and unless the competence or function is assigned by express regulation to another Unit, as Institutional Procurement (Proveeduría Institucional), shall have the competence to resolve and process the different matters in accordance with the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento.

Matters not regulated in this Internal Reglamento shall be referred to the Ley de Contratación Administrativa and its Reglamento, as well as any other applicable current regulation.

(Its numbering was moved in session No. 05 on July 17, 2018, which transferred it from the former Article 15 to Article 16)

Los objetivos de este Reglamento son:

a. Normar el proceso interno de Contratación Administrativa.

b. Establecer las competencias, funciones y responsabilidades de las Dependencias internas del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal que participan en los procesos de adquisición de bienes y servicios contemplados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

La compra, venta y arrendamiento de bienes, suministros, servicios y obras que realice FONAFIFO, con recursos de su presupuesto ordinario, con excepción de la actividad ordinaria; estará regulada por la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento, este Reglamento Interno y las demás normas o disposiciones que resulten aplicables.

Únicamente para efecto de este Reglamento, se establecen las siguientes abreviaturas y definiciones:

CGR: Contraloría General de la República.

DA: Departamento Administrativo del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

DAF: Dirección Administrativa Financiera del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

DAJ: Dirección de Asuntos Jurídicos del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

DFC: Departamento Financiero Contable del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

DG: Dirección General del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

DGBCA: Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda.

FONAFIFO: Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

LCA: Ley de Contratación Administrativa, Ley 7494, publicada en el Alcance Nº 20 a La Gaceta Nº 110, del 8 de junio de 1995 y sus reformas.

RLCA: Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, publicado en La Gaceta Nº 210 del 2 de noviembre del 2006 y sus reformas.

UPSG: Unidad de Proveeduría y Servicios Generales del Fondo Nacional de Financiamiento Forestal.

Para un mejor entendimiento del presente reglamento, se presentan las siguientes definiciones:

Acto final: Acto administrativo mediante el cual se selecciona al adjudicatario, de conformidad con los términos establecidos en el cartel, acto también denominado adjudicación.

Adjudicatario: Persona física o jurídica que ha sido seleccionada en un procedimiento de contratación administrativa para la adquisición de bienes o servicios.

Comisión de Adjudicaciones: Comisión designada por la Junta Directiva de FONAFIFO según Acuerdo Sexto de la Sesión No 04-2013 del 11 de julio de 2013, para analizar y efectuar la adjudicación de las contrataciones administrativas (Contrataciones Directas, Licitaciones Abreviadas, Licitaciones Públicas).

Decisión Inicial: Decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación. Esta decisión se plasma en el documento denominado "Solicitud de Contratación", que debe estar firmado por el Director respectivo.

Infructuoso: Acto administrativo que se dicta cuando, para una contratación o renglón (es) de una contratación, no se reciben ofertas o las que se recibieron no se ajustaron a los elementos esenciales del concurso.

Desierto: Acto administrativo que se dicta cuando se reciben ofertas elegibles, pero por razones de protección al interés público no se adjudica.

Encargado (a) de Contrato: Funcionario (a) designado (a) a lo interno de cada Dirección, como encargado de cada contrato y que tendrá las responsabilidades generales que establece el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y en forma específica las siguientes:

a. Elaborar (siguiendo los lineamientos o indicaciones de su Jefatura) las especificaciones técnicas del bien o servicios requeridas para que la Proveeduría Institucional las incorpore en la contratación respectiva.

b. Preparar la "Solicitud de Contratación" tanto a nivel documental como en la plataforma informática de compras públicas que se utilice, incorporando los documentos y autorizaciones necesarias según la normativa vigente.

c. Solicitar a la UPSG que se realicen las solicitudes de subsanación técnica a los oferentes, cuando corresponda.

d. Realizar el análisis técnico de las ofertas y remitirlo en un plazo no mayor a 8 días hábiles a la Proveeduría Institucional e incorporar en el según la normativa o el procedimiento contractual. En casos justificados el plazo podrá extenderse a criterio de la Proveeduría Institucional, siempre y cuando se resuelva la contratación en los plazos dispuestos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

e. Brindar criterio técnico (cuando corresponda) para la atención de recursos que se presenten en los procesos de contratación administrativa que estén a su cargo, en un lapso no mayor a 8 días hábiles, salvo aquellos casos en el volumen, complejidad de la necesidad de análisis más amplios justifiquen un plazo mayor, en cuyo caso la Proveeduría Institucional otorgará dicho plazo, siempre dentro de lo permitido en la Ley de Contratación Administrativa.

f. Emitir la orden de inicio en contratos de obra o servicios, cuando así lo establezca el contrato en un lapso no mayor a los 8 días hábiles después de la formalización contractual, salvo casos justificados y comunicados así a la Proveeduría Institucional.

g. Verificar la realización de actos previos por parte del contratista que sean necesarios para garantizar la correcta ejecución del contrato (por ejemplo exoneraciones de impuestos, permisos y/o licencias).

h. Realizar un control objetivo de la ejecución contractual, lo cual significa que el objeto contractual debe cumplirse en su totalidad.

i. Revisar que el bien se adapte a la calidad y requerimiento establecido en la contratación.

j. Aplicar las medidas de control de calidad, de forma eficiente en los procesos involucrados.

k. Ejercer control técnico de la contratación y velar por que el contratista se ajuste a las condiciones y plazos establecidos en el contrato.

l. Indicar al Contratista la necesidad de corregir cualquier desajuste o inobservancia respecto del cumplimiento el objeto contractual.

m. Rendir declaración de bienes ante la Contraloría General de la República, en contratos que superan los 6 meses de vigencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 56 inciso 2, acápite g) del Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.

n. Comunicar en forma inmediata al contratista, cualquier ajuste en los tiempos del cronograma o incumplimiento de éste a fin de que se adopten las medidas pertinentes para su corrección.

o. Verificar que las modificaciones que se presentan en la contratación se ajusten a las condiciones del contrato y a los criterios técnicos que valoren los mismos.

p. Velar por el cumplimiento de los manuales generales de ejecución contractual del Sistema SICOP o de cualquier otro que se tenga que utilizar y de los procesos de contratación de la dependencia respectiva que tenga asignados.

q. Conformar un expediente en el cual consten los documentos que consignen todas las vicisitudes de la ejecución del contrato (por ejemplo: orden de inicio, entregas, prórrogas, suspensiones etc.), e informar de los mismos a la Proveeduría Institucional para los trámites correspondientes y la actualización del expediente de la contratación en el momento oportuno.

r. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario la conveniencia de introducir modificaciones o correcciones al contrato, cuando se requiera para su correcta ejecución, de conformidad con los artículos 200 y 201, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

s. Recomendar la aplicación de cláusulas penales, multas, ejecución de garantías, rescisión o resolución del contrato cuando se advierta fundamento para ello, según la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

t. Requerir que se haga efectiva la garantía de funcionamiento, e informar inmediatamente a la Proveeduría Institucional por defectos de fabricación, antes de su vencimiento.

u. Verificar que el bien contratado cuente con talleres de servicios autorizados cuando corresponda.

v. Velar porque en los casos de prórrogas del plazo del contrato, el contratista cumpla con la ampliación de garantía de cumplimiento y los timbres de ley.

w. Recibir mediante un "Acta de Recepción a Conformidad" los bienes, obras o servicios en las condiciones de calidad y plazo acordado en el contrato o rechazarlo si no se ha cumplido con lo pactado.

x. Advertir al Director de Programa o Subprograma presupuestario sobre presuntas faltas administrativas cometidas por el contratista durante la ejecución del contrato, a fin de que se comunique al órgano competente, para que éste adopte las medidas legales correspondientes.

y. Establecer mecanismos de comunicación eficiente entre las partes que intervienen en la contratación.

z. Emitir informes al Director de Programa o Subprograma presupuestario que lo nombró, sobre el cumplimiento del contrato asignado.

aa. Solicitar los criterios técnicos necesarios para una mejor fiscalización de los contratos, cuando se requiera por la naturaleza de la materia o especialidad. Así como emitir el informe respectivo de todos los hechos relevantes de la ejecución del contrato e incorporarlo en el finiquito contractual o Acta de Recepción a Conformidad (según corresponda) bb. Verificar que, tratándose de contratos en los que la empresa adjudicada requiera contratación de personal, para el cumplimiento del objeto contractual, se cumplan las directrices emitidas por las autoridades de gobierno, en relación al cumplimiento de derechos laborales relativos al pago de los salarios mínimos, riesgos de trabajo y demás disposiciones relativa a la seguridad social y ocupacional de los trabajadores.

cc. Solicitar la colaboración de las diferentes dependencias del Fonafifo para una adecuada toma de decisiones y optimizar la debida ejecución contractual.

Solicitud de Contratación: Documento que genera -de forma electrónica- el sistema SICOP y contiene la decisión inicial para contratar. Además, en los casos en que los trámites están enlazados a un sistema financiero se genera la reserva de los recursos presupuestarios correspondientes para la adquisición de bienes, servicios u obras.

Dependencia Solicitante: Unidad, Departamento o Dirección del FONAFIFO que gestiona un trámite de contratación ante la UPSG, con el propósito de adquirir bienes o servicios necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

Unidad Técnica Especializada: Unidad, que dependiendo del objeto a contratar, cuenta con el conocimiento, experiencia o habilitación legal necesaria para emitir un criterio técnico especializado (Unidad de Informática, Unidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo, Unidad de Recursos Humanos u otra que se determine en su momento).

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre de 2015)

Participantes en los procesos de contratación administrativa

La UPSG es la Unidad del FONAFIFO que ostenta la designación de Proveeduría Institucional y por tanto la competencia para conducir los procedimientos de contratación administrativa para el cumplimiento de sus fines y objetivos.

El funcionamiento de la Proveeduría Institucional será conforme con lo establecido en el Capítulo XV Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales del Sector Público, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, así como con lo dispuesto en el "Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno" emitido en el Decreto Ejecutivo N° 30640-H de 27 de junio del 2002 y reformado por Decreto Ejecutivo N° 31483-H del 19 de agosto del 2003.

La UPSG estará a cargo de un(a) Proveedor(a) Institucional, que es el (la) responsable de la organización y buen funcionamiento de esa unidad conforme al ordenamiento jurídico y atendiendo el ámbito jerárquico institucional, las disposiciones, los procedimientos y los controles internos. Ejercerá funciones de Jefatura y su nombramiento se hará conforme a los requisitos y reglas del Régimen del Servicio Civil.

La UPSG tendrá como mínimo la estructura organizativa prevista en el "Reglamento para el Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales de los Ministerios del Gobierno" emitido en el Decreto Ejecutivo Nº 30640-H de 27 de junio del 2002 y reformado por Decreto Ejecutivo número 31483-H del 19 de agosto del 2003. Contará al menos con las siguientes Coordinaciones:

Programación y Control Contrataciones Almacenamiento y Distribución La estructura anterior podrá ser fortalecida para resolver las necesidades institucionales.

La UPSG tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

a. Programar, coordinar y conducir la gestión de la contratación administrativa institucional, en el marco establecido por el ordenamiento jurídico.

b. Utilizar la plataforma tecnológica de SICOP, Merlink o cualquier otra que corresponda, para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa.

c. Preparar y publicar en el primer mes de cada período presupuestario, el Programa de adquisiciones de FONAFIFO.

d. Verificar de previo a iniciar los procedimientos de contratación administrativa, que se haya cumplido con los siguientes prerrequisitos:

i. Existencia de contenido presupuestario.

ii. Disponer de la decisión inicial para contratar (Solicitud de Contratación), la que debe contener la información descrita en el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

ii. El requerimiento debe estar incluido en el Programa Anual de adquisiciones (salvo las excepciones dispuestas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento).

e. Determinar el tipo de procedimiento que corresponde según el objeto contractual y su cuantía (Licitación Pública, Licitación Abreviada, Contratación Directa, Remate, Subasta u otro que se considere pertinente y legalmente aplicable).

f. Preparar el cronograma de actividades de cada procedimiento contractual, estableciendo los plazos de cada etapa.

g. Confeccionar los carteles, con base en la información técnica recibida de cada Dependencia solicitante e incluyendo las condiciones y requisitos formales aplicables según la normativa vigente en materia de contratación administrativa.

h. Dictar oportunamente las modificaciones, prórrogas y aclaraciones que deban realizarse al cartel, ya sean de oficio o a petición de parte.

i. Atender los recursos de objeción a los carteles, así como los de revocatoria contra los actos de adjudicación en las contrataciones, con el apoyo de las Dependencias solicitantes y de ser necesario con el apoyo de la DAJ. La aprobación de la decisión final corresponde a la Comisión de Adjudicaciones. La atención de los recursos debe realizarse dentro de los plazos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

j. Dirigir las audiencias y visitas previas, cuando se hayan incluido en el cartel de la contratación. Sin perjuicio de la participación de la Dependencia solicitante en este tipo de audiencias.

k. Conformar un expediente administrativo, físico o electrónico, de cada procedimiento de compra, en el que se mantenga la integridad de la información y el orden cronológico de incorporación de la documentación que éste contenga.

l. Programar y presidir (cuando corresponda por el tipo de contratación) los actos de apertura de ofertas, de los cuales se levantará un acta, salvo que en el sistema CompraRed, Merlink u otro que se deba utilizar, se genere un acta a partir de la información electrónica.

m. Realizar el análisis formal de las ofertas.

n. Solicitar a las Dependencias solicitantes, el análisis técnico de las ofertas y verificar, en lo posible, que éste se haya realizado siguiendo los principios y normativa vigente en materia de contratación administrativa.

o. Solicitar oportunamente las subsanaciones de las ofertas a los oferentes.

p. Coordinar con las otras unidades el cumplimiento de los plazos y/o requerimientos necesarios en cada etapa del procedimiento de contratación administrativa.

q. Aplicar, tomando en cuenta los resultados del análisis formal y el análisis técnico de las ofertas, los parámetros de evaluación de ofertas establecidos en el cartel.

r. Elaborar un informe con la recomendación de adjudicación, declaratoria de infructuoso o declaratoria de desierto, según corresponda, acompañando una propuesta de acuerdo y efectuar su presentación ante la Comisión de Adjudicaciones para que dicha Comisión tome la decisión final.

s. Preparar y remitir la respuesta a las audiencias que durante el trámite de recursos de apelación y objeción conceda la CGR, con el apoyo de las Dependencias solicitantes y si fuera necesario con la colaboración de la DAJ.

t. Gestionar ante la CGR cualquier solicitud de autorización o trámite que se requiera en los procedimientos de contratación administrativa para la adquisición de bienes y servicios, en coordinación con la Dependencia solicitante (cuando corresponda).

u. Gestionar ante la DAJ la aprobación interna de contratos, cuando corresponda.

v. Gestionar ante la CGR el refrendo de contratos, cuando corresponda.

w. Llevar el control de los tiempos máximos de trámite de cada uno de los procedimientos de contratación administrativa.

x. Coordinar con los adjudicatarios la formalización de los contratos, según los términos pactados y los plazos establecidos en la normativa.

i. Preparar y comunicar las órdenes de compra correspondientes a la(s) adjudicación (es) efectuada(s), marcando el inicio de la ejecución, salvo que en el sistema SICOP, Merlink u otro que se deba utilizar, se realice una comunicación electrónica, lo que en todo caso deberá verificar la UPSG.

y. Comunicar a las Dependencias solicitantes el inicio de la ejecución de los contratos (cuando corresponda).

z. Llevar el control de las garantías de participación y cumplimiento rendidas en los procedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios siendo parte de ello el velar porque las garantías no como verificar y determinar la procedencia de la devolución. La custodia de las garantías deberá ser realizada por el DFC.

aa. Obtener de las Dependencias solicitantes el recibo a conformidad de los bienes y servicios adjudicados. En los casos que corresponda la UPSG podrá efectuar el recibo a conformidad de los bienes o servicios adjudicados.

bb. Recibir y verificar en cada caso que los adjudicatarios entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, en caso contrario valorar y tomar las medidas que correspondan.

cc. Una vez recibidos a conformidad los bienes o servicios, realizará el plaqueo y registro de los bienes que correspondan y su distribución a las Dependencias solicitantes.

dd. Tramitar las modificaciones contractuales, considerando las razones que fundamente el área solicitante para tal efecto y la normativa aplicable. Su aprobación corresponderá a la Comisión de Adjudicaciones.

ee. Tramitar las solicitudes de reajuste y revisión de precios según lo dispuesto en la normativa.

ff. Gestionar ante el DFC el pago de los bienes y servicios que hayan sido recibidos a conformidad.

gg. Llevar el registro actualizado de los bienes (activos de la Institución) utilizando la plataforma definida para ello (Sibinet u otro que se deba utilizar) y atender las consultas, directrices y/o lineamientos que sobre esta materia emita la DGABCA.

hh. Preparar, obtener la aprobación y enviar los informes que en materia de contratación administrativa se requiera remitir a las diferentes instancias competentes (CGR, Ministerio de Hacienda u otros).

ii. Solicitar la actualización del presente Reglamento, según las modificaciones que se produzcan en materia de contratación administrativa como resultado de la promulgación de leyes, decretos, reglamentos y circulares que se emitan por las instancias competentes.

jj. Emitir recomendaciones, lineamientos, disposiciones u otros en materia de contratación administrativa, que coadyuven en la gestión contractual institucional y promuevan como resultado, mejoras en la ejecución presupuestaria (previa aprobación en el nivel que corresponda) kk. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)

Corresponde a la Dependencia Solicitante:

a. Verificar la existencia de contenido presupuestario en todo procedimiento de contratación administrativa que pretenda realizar.

b. Preparar y presentar, según la programación respectiva, ante la UPSG la decisión inicial (Solicitud de Contratación) y la designación del "Encargado de Contratos) y demás documentos de orden técnico que se requieran para el trámite de los procedimientos de contratación administrativa para adquirir los bienes o servicios incluidos en su presupuesto.

En los casos en que la naturaleza del objeto contractual haga necesaria la participación de una Unidad Técnica Especializada (Unidad de Informática, Unidad de Salud Ocupacional, Unidad de Archivo), la Solicitud de Contratación deberá tener su visto bueno. Las especificaciones técnicas respectivas deberán ser definidas por la Unidad Técnica Especializada.

c. Emitir instrucciones o lineamientos al "Encargado de Contratos" sobre el enfoque y objetivos de la(s) contratación (es) que se le asigna(n) a fin de procurar el cumplimiento de las metas y objetivos de la Dirección, Departamento o Unidad (según corresponda).

d. Durante la ejecución de los contratos, velar porque el "Encargado de Contrato" de cada proceso de contratación realice sus funciones en apego al marco normativo y a los objetivos de cada Dirección.

e. Dar seguimiento al estado de atención de la totalidad de las "Solicitudes de Contratación remitidas a la UPSG, especialmente en los casos en que representan bienes o servicios esenciales para la Institución, así como a la ejecución presupuestaria correspondiente.

f. Determinar oportunamente la necesidad de ampliar, disminuir o modificar la prestación objeto del contrato y canalizar la gestión por medio del Encargado de Contrato, ante la UPSG.

g. Atender la programación de la Gestión Contractual que comunique la UPSG, para coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

h. Apoyar al Encargado de Contrato y a la Proveeduría Institucional, dentro de su competencia técnica, en la atención de los recursos que se presenten en los procesos de contratación administrativa que solicite.

i. Designar a un(a) funcionario(a) para el control y seguimiento presupuestario y de las contrataciones gestionadas por la Dependencia.

j. Designar para cada procedimiento de contratación administrativa un "Encargado de Contrato" de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

k. En materia de servicios continuos específicos de la Dependencia solicitante, administrar el contrato, realizando para ello, como mínimo las siguientes labores:

i. Coordinar con el adjudicatario la prestación del servicio.

ii. Verificar que el servicio se preste según los términos pactados.

iii.Llevar el control integral de los disponibles presupuestarios que tiene la Dependencia.

iv. Gestionar el presupuesto respectivo ante el DFC, durante todos los periodos de vigencia del contrato.

v. Comunicar a la UPSG cualquier anomalía en la ejecución del contrato, para que se puedan tomar las medidas que correspondan según los términos contractuales.

vi. Informar a la UPSG con antelación suficiente a la finalización de los contratos de servicios continuos correspondientes a su Dependencia, si requieren que se realice un nuevo trámite.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)

La DAJ tendrá las mismas funciones y responsabilidades que las demás Dependencias solicitantes cuando requiera gestionar la contratación de bienes y servicios.

Adicionalmente, en materia de contratación administrativa, tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

a. Emitir los criterios jurídicos que correspondan para dar atención a los recursos, reclamos u otros de tipo legal que se presenten en los procesos de contratación administrativa, en aquellos casos que resulte necesario, por la complejidad o especificidad de la materia legal tratada.

b. Elaborar los contratos administrativos (documento contractual) que requieran ser refrendados por la CGR.

c. Otorgar la aprobación interna a los contratos que corresponda según los reglamentos y/o disposiciones de la CGR. Esta será otorgada mediante la firma del abogado designado por la DAJ para esta labor en el formulario remitido por la UPSG. La aprobación interna deberá otorgarse en un plazo máximo de 8 hábiles.

d. En caso de que se requiera que la DAJ requiera el aporte de algún documento adicional, efectuar alguna observación o solicitar alguna modificación; procederá a devolver el trámite a la UPSG. En el momento que la DAJ reciba el caso otra vez, el plazo de los 5 días hábiles iniciará nuevamente.

Las Unidades Técnicas Especializadas tendrán las mismas funciones, plazos y responsabilidades que las demás Dependencias solicitantes según el Artículo 6 de este Reglamento cuando requieran gestionar la contratación de bienes y servicios.

En esos casos, deberán designar un "Encargado de Contratos" para la contratación respectiva, quien tendrá las responsabilidades establecidas en el artículo 4 de este Reglamento.

a. Centralizar las necesidades institucionales sobre las materias que correspondan.

b. Presupuestar los recursos necesarios para las necesidades institucionales en el área de su conocimiento.

c. Mantener una participación activa en la definición de las necesidades de adquisición de los bienes y servicios que corresponden a su campo, lo que incluye:

i. Emitir recomendaciones al nivel jerárquico que corresponda en cuanto a tendencias de mercado y/o actualizaciones u otras propias de su área de conocimiento, a fin de mantener a la Institución actualizada en los bienes y servicios que adquiere.

ii. Implementar políticas periódicas de renovación de bienes (cuando corresponda) previo proceso de aprobación, según los procedimientos internos o externos (si fuera el caso) procedentes.

iii. Implementar, según corresponda para el área de su conocimiento, modelos de atención para mantener los equipos y/o garantizar la prestación de servicios requeridos a nivel institucional (servicios continuos para el mantenimiento de equipos, servicios diversos u otros). Para ello deberá coordinar con las Dependencias que resulte pertinente (Departamento Administrativo, UPSG, usuarios, u otros).

iv. Efectuar recomendaciones en el campo de su especialidad y previo a la aprobación del presupuesto respectivo, sobre aspectos que deben tener en cuenta las Dependencias solicitantes, para la adquisición de bienes y servicios que éstas realizan. Dichas recomendaciones deberán coordinarse con el Departamento Financiero Contable, con el Departamento Administrativo o con la Unidad de Proveeduría según corresponda.

d. Otorgar el visto bueno a las "Solicitudes de Contratación" de las Dependencias Solicitantes.

b. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)

El DFC tiene las siguientes funciones y responsabilidades, en cuanto a la gestión contractual:

a. Realizar los pagos a los adjudicatarios de bienes y servicios, previo recibo de los siguientes documentos mínimos, de parte de la UPSG:

i. Formulario de pago, en el que se indique el nombre del adjudicatario, el número de cédula (persona física o jurídica), número de cuenta cliente, monto, el financiador, número de certificación, número de factura, número de procedimiento de contratación administrativa y motivo, según formato definido por el DFC.

ii. Orden de Compra iii. Factura iv. Oficio de solicitud de aplicación de multas (cuando corresponda) v. Oficio de plaqueo de bienes (cuando corresponda).

b. En coordinación con el DA (UPSG) emitir recomendaciones, lineamientos, disposiciones u otros que correspondiendo a la materia presupuestaria, coadyuven en la gestión contractual institucional (previa aprobación en el nivel que corresponda).

c. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

A la Comisión de Adjudicaciones le corresponde:

1 Conformada por la Junta Directiva en Acuerdo Sexto, Sesión Ordinaria No. 04-2013 del 11 de julio de 2013.

a. Tomar la decisión final adoptar en los procedimientos de contratación administrativa, según lo siguiente:

i. En Contrataciones Directas: Se constituirá por el proveedor institucional y la jefatura del Departamento Administrativo. En caso de compras de cuantía mayor al nivel de contrataciones directas, tramitadas por excepción, corresponderá adjudicarlas, según se hubiera tenido que realizar por la cuantía.

ii. En Licitaciones Abreviadas: Se constituirá por la Jefatura del Departamento Administrativo, el (la) Proveedor(a) Institucional, el Titular del Programa Solicitante o su representante y el Director de la Dirección Jurídica o quien éste designe.

iii. En Licitaciones Públicas: Se constituirá por el Director Administrativo Financiero, la Jefatura del Departamento Administrativo, el Proveedor Institucional, el Titular del Programa o su representante y el Director de la Dirección Jurídica o quien éste designe.

b. Emitir sus actos con estricto apego a la normativa de contratación administrativa y en un plazo no mayor a 8 días hábiles. Para poder apartarse de dicho criterio deberán mediar razones técnicas de igual naturaleza.

c. La competencia de la Comisión de Adjudicaciones para tomar la decisión final, incluye declarar infructuoso, desierto o readjudicar un procedimiento de contratación administrativo o renglón de éste, considerando (para la conformación de la Comisión de Adjudicaciones) la cuantía como si hubiera tenido que adjudicar. Deberá tomarse en cuenta, lo dispuesto en el artículo 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

d. En otro tipo de procedimientos de contratación administrativa (remates, subasta a la baja, tipos abiertos u otros legalmente aplicables) para conformar la Comisión de Adjudicaciones se considerará la cuantía y en caso de no poder determinarse ésta, la decisión final será tomada por la Comisión de Adjudicaciones conformada como si se tratara de una Licitación Pública.

e. Corresponderá también a la Comisión de Adjudicaciones (conformada con los mismos miembros que realizaron la adjudicación) la aprobación de modificaciones de contratos.

f. Cualquier otra función, concordante con su competencia, que le sea asignada.

En caso de que la Dependencia solicitante presente las "Solicitudes de Contratación" en fecha posterior a la definida por la UPSG, deberá acompañarse la justificación respectiva.

Los procedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios deben llevarse a cabo dentro del ordenamiento jurídico, atendiendo lo dispuesto para cada etapa en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Asimismo, durante todo el proceso y como responsabilidad de todas las Dependencias involucradas en éste, deberá privar el interés público y aplicarse los más altos valores que rigen la contratación administrativa y la función pública.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 10-2015 del 15 de diciembre del 2015)

El proceso de contratación administrativa

La UPSG elaborará y publicará, en el Diario Oficial La Gaceta y/o en el sistema CompraRED u otro que deba utilizarse (según corresponda), el Programa Anual de Adquisiciones, durante el primer mes de cada periodo presupuestario, procurando agrupar las necesidades para lograr mejores condiciones de compra y siguiendo lo establecido al respecto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

El inicio del procedimiento de contratación que corresponda, deberá ser solicitado por el Director General o por el Director de la Dirección respectiva, mediante la orden de inicio correspondiente, en el plazo dispuesto para ello por la UPSG.

En caso de que la Dependencia solicitante presente las órdenes de inicio en fecha posterior a la definida por la UPSG, deberá acompañarse la justificación respectiva.

Los procedimientos de contratación administrativa para adquirir bienes y servicios deben llevarse a cabo dentro del ordenamiento jurídico, atendiendo lo dispuesto para cada etapa en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Asimismo, durante todo el proceso y como responsabilidad de todas las Dependencias involucradas en éste, deberá privar el interés público y aplicarse los más altos valores que rigen la contratación administrativa y la función pública.

Toda recepción de bienes o suministros deberá realizarse siguiendo los procedimientos establecidos para este efecto y solo participarán las personas autorizadas que hayan cumplido con los requisitos que ha establecido la CGR para este tipo de labores, así como lo dispuesto en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Cada responsable de realizar la recepción provisional o definitiva de bienes o suministros deberá tomar las previsiones necesarias para resguardar los bienes y efectuar su revisión en apego a los términos pactados.

LA UPSG incorporará en los carteles (cuando corresponda) la fórmula de revisión o reajuste de precios y los índices de precios que considere pertinentes para el tipo de servicio de que se trate.

Las solicitudes de revisión y reajuste de precios las tramitará la UPSG de conformidad con lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y en lo que resulte procedente la jurisprudencia de la CGR y de la Sala Constitucional.

El Fondo Nacional de Financiamiento Forestal respalda e incorpora en sus procesos de planificación, presupuestación y contratación, acciones orientadas a la adquisición de bienes y servicios a precios razonables y de mercado; siguiendo la normativa, los lineamientos, la jurisprudencia y las buenas prácticas en la materia, para lograr el aprovechamiento óptimo de los recursos disponibles.

(Así adicionado en sesión N° 05 del 17 de julio de 2018)

La UPSG en lo no previsto en el presente Reglamento y salvo que la competencia o función sea asignada por norma expresa a otra Dependencia, como Proveeduría Institucional tendrá competencia para resolver y tramitar los diferentes asuntos conforme a la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

Lo que no esté normado en el presente Reglamento Interno, se remitirá a la Ley de Contratación Administrativa y a su Reglamento; así como cualquier otra normativa vigente aplicable.

(Corrida su numeración en sesión N° 05 el 17 de julio de 2018, que lo traspaso del antiguo artículo 15 al 16)