INCOPESCA Payment Arrangement and Collection RegulationReglamento de Arreglo de Pago y Cobro del INCOPESCA

This Regulation aims to establish the rules governing the procedure to be followed for those administered persons who need to reach a payment arrangement, for debts incurred with INCOPESCA, for the sale of services, as well as the payment of licenses, permits, and authorizations, in accordance with the guidelines set forth in this regulation.

For the purposes of this Regulation, the following shall be understood as:

• a)License, permit, or authorization renewal (Actualización de la licencia, permiso o autorización): Payment of the annual fee for the cost of the fishing license, permit, or authorization that must be carried out by a taxpayer (sujeto pasivo) at any of the Payment Arrangement Management Units that the Institution has in different parts of the national territory.
• b)Administered person (Administrado): Natural or legal person to whom INCOPESCA provides its services or grants licenses, permits, or authorizations in accordance with the powers and attributions established in the current national legislation, as well as by those rules established through agreements of its board of directors.
• c)Payment arrangement (Arreglo de pago): It is the commitment acquired by the taxpayer (sujeto pasivo) with INCOPESCA, to pay outstanding debts for having received licenses, authorizations, or concessions, as well as for the sale of goods and services.
• d)Judicial collection (Cobro judicial): The actions carried out by the institution's lawyers, through judicial channels, in order to obtain the recovery of delinquent accounts (cuentas morosas) transferred to them for their respective collection.
• e)Delinquent accounts (Cuentas morosas): The matured and enforceable credits in favor of INCOPESCA, for the payment of the annual fee for the fishing license cost owed by the permit holders.
• f)INCOPESCA: Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture.
• g)Interested party (Interesado): Understood as the user, permit holder, licensee, or authorized person who has received a service or appears as the registered owner in the case of natural persons, or special, general, or generalísimo legal representative in the case of a legal person, all duly accredited before the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture.
• h)Amount owed (Importe adeudado): Amount that is pending payment to INCOPESCA by the administered person (administrado) for the sale of goods and services established in the corresponding Fee Agreement.
• i)Amount owed on payment arrangement (Importe adeudado sobre arreglo de pago): Amount that is pending payment and in delinquency status, corresponding to the amount of the debt subject to a payment arrangement and the interest percentage for non-compliance with it.
• j)Permit holder (Permisionario): Natural or legal person, in whose name a commercial or sport fishing license is registered.
• k)Taxpayer (Sujeto pasivo): The natural or legal person obligated to fulfill the delinquent account, in the event that they need to continue exploiting a fishing license valid as of the date of the license renewal.

Organization and operation of payment arrangements

The Department of Protection and Registry, in Puntarenas; the Cuajiniquil Subregional Office, in La Cruz, Guanacaste; the Guanacaste Regional Directorate, in Playas del Coco; the Nicoya Subregional Office; the Quepos Regional Office; the Golfito Regional Office; and the Limón Regional Directorate, and any other that the board of directors may authorize in the future, are responsible for receiving and approving the payment arrangement (arreglo de pago) request submitted by users to INCOPESCA, which must be forwarded to the accounting section for its respective registration.

Payment arrangement requests shall be processed upon a formal written request from the interested party (interesado) before the respective office, complying with legal formalities. In the case of legal persons, these must be made through their duly registered legal representatives; natural persons appearing in person shall not require their signature on the request to be authenticated.

A payment arrangement (arreglo de pago) is understood as the commitment assumed by INCOPESCA, with the prior consent of the head of the respective office, to accept the payment arrangement proposal, presented as stipulated in the preceding article, by the administered person (administrado) who is in delinquency status.

Only one payment proposal may be accepted per administered person; under no circumstances shall more than one be permitted.

The payment arrangement shall include the principal amount owed with its respective interest.

The authorization of a payment arrangement does not exempt from the obligation to honor the immediate subsequent payments that may arise; non-compliance with these shall terminate the authorized payment arrangement authorization and shall make the total debt enforceable through judicial channels.

Interest shall be calculated by bringing each period to present value up to the date of the payment arrangement, and shall be calculated at the average prime rate (tasa de interés activa promedio) of the Financial System for the last month, calculated based on loans in national currency and in dollars, which shall be applied to rates set in colones and in dollars, respectively.

The Financial Department shall proceed semi-annually to review the average prime rates of the Financial System for the last six months, in both national currency and dollars, in order to update it for the collection of the late payment penalty for goods and services, in colones and in dollars.

(Thus amended by agreement AJDIP/145/2016 of April 14, 2016)

The payment arrangement shall be granted by INCOPESCA under the condition that the applicant submits an express request containing the projected payment plan, in accordance with the terms and percentages established in this regulation, as well as an explanation of the reasons that led them to fall into delinquency status.

The respective head authorized to approve payment arrangements shall issue a reasoned resolution granting the corresponding payment arrangement (arreglo de pago), which shall be forwarded to the accounting section for its registration.

For all purposes, the person requesting a payment arrangement must sign the payment commitment together with the official who approves it, and must also provide a payment guarantee by means of an executory title (título ejecutivo) that shall be prepared by the head who approves the payment arrangement based on the calculations recorded by the accounting unit. Said document shall state the debtor's waiver of domicile, payment demands, and the handling of the executory process.

The head who authorizes the payment arrangement must forward the executed guarantee titles (títulos de garantía ejecutiva) provided to the treasury unit, being responsible for the custody of said executory titles.

Any administered person (administrado) who is under a payment arrangement condition shall enjoy the full rights of the benefits granted by law for the exercise of fishing and aquaculture activities.

The corresponding heads shall be obligated to submit a quarterly report to the executive presidency of INCOPESCA for the knowledge of the board of directors, detailing the payment arrangements authorized by the administration.

Said report must indicate the following:

• a)Name, identification number, and address of the person who made a payment arrangement with the institution.
• b)Amount of the agreed payment arrangement.

The head of the accounting section of INCOPESCA, once the report mentioned in article eight is received, shall proceed to register the provided account receivable in the system, in such a way that these balances affect the Institution's financial statements and appear in said statements as established by the international standards governing this matter. Once the payment arrangement is registered, they shall forward proof of said registration to the respective office so that it may be recorded in the respective administrative file.

Administrative and judicial collection of outstanding balances

Non-compliance with the payment arrangement shall cause said payment authorization to expire, making the total debt enforceable through the administrative or judicial collection process, as applicable.

Likewise, in the event that an administered person (administrado) who is subject to a payment arrangement process incurs a new delinquency status regarding the payment for services, licenses, permits, or authorizations with INCOPESCA, for debts not covered by those subjected to this arrangement mechanism, the payment arrangement shall be deemed terminated, making the totality of the debt owed enforceable through the channels indicated in this article and the preceding one.

In any case, it is the obligation of the interested party (interesado) to provide the payment receipts made to INCOPESCA before the respective office.

Once the indicated time periods have elapsed, the legal advisory office of INCOPESCA shall proceed in accordance with the provisions of Law 8624, the Judicial Collection Law in Costa Rica, requesting the competent jurisdictional authority to order the payment of the owed sum, plus the corresponding interest.

For this purpose, the accounting section must forward the respective accounting certification of the total debt, as well as the respective administrative file.

Final Provisions

In matters not provided for by this Regulation, the provisions of the General Law of Public Administration, the Regulatory Law of the Contentious-Administrative Jurisdiction, the Commerce Code, and the Civil Procedure Code shall apply supplementarily.

In case of doubt, the board of directors of INCOPESCA shall be responsible for clarifying and correctly interpreting the provisions contained herein.

Firm agreement.

El presente Reglamento tiene por objetivo establecer las normas que regulan el procedimiento a seguir para que aquellos administrados que requieran llegar a un arreglo de pago, por deudas contraídas con el INCOPESCA, por concepto de venta de servicios, así como el pago de licencias, permisos y autorizaciones, de conformidad con los lineamientos establecidos en el presente reglamento.

Para los efectos del presente Reglamento, se entenderá por:

• a)Actualización de la licencia, permiso o autorización: Pago del canon anual por concepto del costo de la licencia, permiso o autorización de pesca que debe llevar a cabo un sujeto pasivo en cualquiera de las Unidades de Gestión de Arreglos de Pago que posee la Institución en diferentes partes del territorio nacional.
• b)Administrado: Persona física o jurídica a quien el INCOPESCA brinda sus servicios o le otorga licencias permisos o autorizaciones de conformidad con las competencias y atribuciones fijadas en la legislación nacional vigente, así como por aquellas normas establecidas mediante acuerdos de su junta directiva.
• c)Arreglo de pago: Es el compromiso que adquiere el sujeto pasivo con el INCOPESCA, de pagar deudas pendientes por concepto de haber recibido licencias, autorizaciones o concesiones, así como venta de bienes y servicios.
• d)Cobro judicial: Las acciones que se realicen por parte de los abogados de la institución, en vía judicial, en aras de obtener la recuperación de las cuentas morosas trasladadas a éstos para su respectivo cobro.
• e)Cuentas morosas: Los créditos exigibles de plazo vencido a favor del INCOPESCA, por concepto de pago del canon anual por concepto del costo de la licencia de pesca adeudados por los permisionarios.
• f)INCOPESCA: Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura.
• g)Interesado: Entiéndase como el usuario, permisionario, licenciatario o autorizado que hubiese recibido un servicio o figure como titular en el caso de personas físicas o apoderado especial, general o generalísimo en caso de persona jurídica, todos debidamente acreditados ante el Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura.
• h)Importe adeudado: Monto que se encuentra pendiente de pago al INCOPESCA por parte del administrado por la venta de bienes y servicios establecidos en el Acuerdo de Tarifas correspondiente.
• i)Importe adeudado sobre arreglo de pago: Monto que se encuentra pendiente de pago y en estado de morosidad, correspondiendo al monto de la deuda sometida a arreglo de pago y el porcentaje de interés por incumplimiento de éste.
• j)Permisionario: Persona física o jurídica, en cuyo nombre se encuentra registrada una licencia de pesca comercial o deportiva.
• k)Sujeto pasivo: La persona física o jurídica obligada al cumplimiento de la cuenta morosa, en caso de que requiera seguir explotando una licencia de pesca vigente a la fecha de la actualización de la licencia.

Organización y funcionamiento de los arreglos de pago

Corresponde al Departamento de Protección y Registro, en Puntarenas; Oficina Subregional de Cuajiniquil, en la Cruz Guanacaste; Dirección Regional de Guanacaste, en Playas del Coco; Oficina Subregional de Nicoya; Oficina Regional de Quepos; Oficina Regional de Golfito y Dirección Regional de Limón y cualquier otra que la junta directiva autorice en el futuro, recibir y aprobar la gestión de arreglo de pago presentada por los usuarios ante el INCOPESCA, misma que deberán remitir a la sección de contabilidad para su registro respectivo.

Las gestiones de arreglo de pago, se tramitarán previa solicitud formal del interesado ante la oficina respectiva, por escrito y cumplimiento con las formalidades de ley, en el caso de personas jurídicas deberán hacerlas por medio de sus apoderados debidamente inscritos, las personas físicas que se presenten personalmente no requerirán que se autentique la firma de su solicitud.

Entiéndase por arreglo de pago el compromiso que asume el INCOPESCA, previo consentimiento por parte de la jefatura de la oficina respectiva, de aceptar la propuesta de arreglo de pago, presentada según lo estipulado en artículo anterior, por parte del administrado que se encuentre en estado de morosidad.

Solo podrá aceptar una propuesta de pago por administrado, bajo ningún concepto se permitirá más de una.

El arreglo de pago incluirá el monto principal adeudado con sus respectivos intereses.

La autorización de arreglo de pago no exime de la obligación de honrar los pagos inmediatos siguientes que sobrevengan, el incumplimiento de estos dará por extinguida la autorización de arreglo de pago autorizada y hará exigible la deuda total por la vía judicial.

Los intereses serán calculados trayendo cada periodo a valor presente hasta el día del arreglo de pago, y se calcularán a la tasa de interés activa promedio del Sistema Financiero del último mes calculado a partir de los préstamos en moneda nacional y en dólares, las cuales serán aplicadas a las tarifas fijadas en colones y en dólares, respectivamente.

El Departamento Financiero procederá semestralmente a realizar la revisión de las tasas de interés activa promedio del Sistema Financiero de los últimos seis meses, tanto en moneda nacional como dólares, a fin de actualizarla en el cobro de la multa por pago tardío de los bienes y servicios, en colones y en dólares.

(Así reformado mediante acuerdo AJDIP/145/2016 del 14 de abril del 2016)

El arreglo de pago se otorgará por parte del INCOPESCA, bajo el cumplimiento de que el solicitante presente solicitud y porcentajes establecidos en el presente reglamento. Así como las morosidad.

El jefe respectivo que esté autorizado para aprobar arreglos de pago, procederá a emitir resolución motivada donde se concede el arreglo de pago correspondiente, misma que será remitida a la sección de contabilidad para su registro.

Para todos los efectos, quien solicita arreglo de pago deberá firmar el compromiso de pago conjuntamente con el funcionario que lo aprueba, así como rendir garantía de pago por medio de título ejecutivo que será confeccionado por la jefatura que aprueba el arreglo de pago basada en los cálculos que registró la unidad de contabilidad. Dicho documento consignará, la renuncia de domicilio del deudor, requerimientos de pago y trámite del proceso ejecutivo.

La jefatura que autoriza el arreglo de pago de pago deberá remitir a la unidad de tesorería los títulos de garantía ejecutiva rendidos, siendo su responsabilidad custodiar dichos títulos ejecutivos.

Aquel administrado que se encuentre en condición de arreglo de pago, gozará de pleno derecho de los beneficios que la Ley le otorga para el ejercicio de la actividad pesquera y acuícola.

Las jefaturas correspondientes, se verán obligados a presentar un informe trimestral a la presidencia ejecutiva del INCOPESCA para que sea de conocimiento de la junta directiva de los arreglos de pago autorizados por parte de la administración.

Dicho informe deberá indicar lo siguiente:

• a)Nombre, cédula y dirección de la persona que hizo arreglo de pago con la institución.
• b)Monto del arreglo de pago convenido.

La jefatura de la sección de contabilidad del INCOPESCA, una vez recibido el informe que hace mención el artículo ocho, procederá a registrar en el sistema la cuenta por cobrar proporcionada, de tal manera que esos saldos afecten los estados financieros de la Institución y se muestren en dichos estados tal y como lo establecen las normas internacionales que rigen esta materia. Una vez registrado el arreglo de pago procederá a remitir constancia de dicho registro a la oficina respectiva para que se deje constancia en el expediente administrativo respectivo.

Cobro administrativo y judicial de saldos pendientes

El incumplimiento del arreglo de pago, dará por fenecida dicha autorización de pago, haciendo exigible la deuda total, por medio del proceso de cobro administrativo o judicial según corresponda.

Asimismo, en caso de que un administrado que se encuentra sometido a un proceso de arreglo de pago, incurriera en un nuevo estado de morosidad en el pago de servicios, así como licencias, permisos o autorizaciones con el INCOPESCA, sobre deudas no contempladas en aquellas sometidas a ésta figura de arreglo, se tendrá por resuelto el arreglo de pago, tornándose exigible la totalidad de lo adeudado, por las vías indicadas en el presente artículo y el precedente.

En todo caso es obligación del interesado aportar los comprobantes de pago hechos al INCOPESCA ante la oficina respectiva.

Transcurridos los plazos señalados, la asesoría legal del INCOPESCA, procederá de conformidad a lo establecido por la Ley 8624, Ley de Cobro Judicial en Costa Rica, solicitando a la autoridad jurisdiccional competente, el pago de la suma adeudada, más los intereses que correspondan.

Para lo cual deberá la sección contabilidad remitir la certificación contable respectiva de la deuda total así como el expediente administrativo respectivo.

En lo no previsto por el presente Reglamento, se aplicarán supletoriamente lo estipulado en la Ley General de la Administración Pública, Ley Reguladora de la Jurisdicción Contenciosa Administrativo, Código de Comercio y el Código Procesal Civil.

En caso de duda, corresponderá a la junta directiva de INCOPESCA, aclarar e interpretar correctamente las disposiciones aquí contenidas.

Acuerdo firme.