SIREA Registration and Evaluation Costs RegulationReglamento de costos de inscripción y evaluación del SIREA

The purpose of this regulation is to define the inscription and evaluation costs within the framework of the Environmental Recognition System (Sistema de Reconocimiento Ambientales, SIREA) for organizations that choose to:

• a)Apply for Recognitions created in Article 10 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012, with the exception of the recognition in "Environmental Entrepreneurship" (Emprendedurismo Ambiental).
• b)Renew any of the recognitions previously mentioned.
• c)Enter into a voluntary cleaner production agreement (acuerdo voluntario de producción más limpia).

For the purposes of this regulation, the following shall be understood:

• a)Voluntary Cleaner Production Agreements (Acuerdos Voluntarios de Producción más Limpia, AVP+L): A voluntary agreement, carried out between the ministries with competence in the subject matter thereof, and a productive sector or entity that avails itself of a self-regulation mechanism, through the establishment of clear goals and mutually agreed commitments on the topic of cleaner production, which will lead them to better economic and environmental performance.
• b)Evaluation scope: refers to the extent and limits of an evaluation in an organization.
• c)Inscription costs to apply for a recognition: Costs that the Organization pays at the beginning of the process to participate in the SIREA recognitions, and which are paid to the Organizer for the purpose of covering the system's operational and logistical costs, including the payment for the audited financial statement.
• d)Evaluation costs: Costs calculated to cover the value of the evaluations to be carried out on organizations interested in participating in the SIREA recognitions or in an AVP+L, and which are paid by the interested parties to the respective Organizer, for the purpose of determining if they meet the evaluation criteria defined for the recognition, or with the commitments assumed in the respective AVP+L.
• e)Recognition renewal costs: Costs that the Organization pays to the Organizer for the purpose of renewing its recognition once the term established in Article 29 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012, has expired; their purpose is to cover the operational and logistical costs of renewing its recognition.
• f)Inscription costs for a Voluntary Cleaner Production Agreement: Costs that the interested Organization pays to the Organizer for the purpose of covering the operational and logistical costs of the AVP+L subscription process.
• g)Evaluator: Person designated by the Organizer to carry out the evaluation of an Organization that applies for a recognition or a voluntary agreement under SIREA.
• h)Lead Evaluator: Person designated by the Organizer as part of an evaluation team whose responsibility is to coordinate the evaluation activities and who is responsible for it before the Organizer.
• i)Evaluation team: One or more evaluators designated by the Organizer, responsible for carrying out an evaluation of an Organization that applies for a recognition or a voluntary agreement under SIREA.
• j)Technical Expert: Person assigned by the Organizer to provide specific technical knowledge or experience in the evaluation of an Organization that applies for a recognition or a voluntary agreement under SIREA.
• k)Organization: Organization shall be understood to mean all natural and legal persons, public and private, who choose a SIREA recognition, wish to renew any of these, or need to opt for a voluntary cleaner production agreement.
• l)Organizer (Organizador): It is a public entity responsible for managing the technical and logistical processes of a SIREA recognition.
• m)Recognition: Public recognition to which organizations can voluntarily accede, with the aim of demonstrating specific achievements that show they are making a systematic, sustained, and successful effort in pursuit of sustainable development, in accordance with the principles and requirements of SIREA. It is granted to an Organization that, having submitted to the evaluation system proposed by SIREA, obtains the score that makes it deserving of said award.
• n)ES: Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of the Environmental Recognition System.
• o)SIREA: It is the official state-level Environmental Recognition System that integrates the environmental recognitions indicated in Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012, as well as others that may be incorporated in the future. It comprises an organizational and logistical structure that supports it.

The items charged to Organizations to opt for a recognition or an AVP+L within the framework of SIREA will be administered by the Organizer; they will be calculated based on an initial budget of operational and logistical costs, which must be approved by the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of SIREA. These costs include the following:

a- Inscription costs to apply for a recognition.

b- Renewal costs of a recognition.

c- Inscription costs for an AVP+L.

d- Evaluation costs.

Organizations wishing to opt for any of the SIREA recognitions must pay:

• a)The inscription costs, which shall be US$750.00 for each interested organization.
• b)The evaluation costs, as indicated in Article 7 of this regulation.

• a)The renewal costs, which shall be US$375.00 for each interested organization.
• b)The evaluation costs, as indicated in Article 7 of this regulation.

• a)The inscription costs for the AVP+L, which shall be US$375.00 for each interested organization.
• b)The evaluation costs, as indicated in Article 7 of this regulation.

The tariffs corresponding to the evaluation costs indicated in Articles 4, 5, and 6 of this regulation will be charged according to the following table:

The total evaluation costs will be calculated by the Organizer based on:

• a)The items previously indicated.
• b)The composition of the evaluation team as determined by the Organizer according to the scope requested and the type of activity to be evaluated.
• c)The time required for the designated evaluation team to cover the evaluation.

In the event that the interested organization does not make the full payment of the amounts stipulated in this regulation, the inscription or evaluation process will not continue, as applicable.

Payment may be made by deposit or electronic transfer into an account that the Organizer defines for this purpose, with prior authorization from the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of SIREA.

The account that the Organizer uses to receive money from those interested in participating in SIREA, whether for inscription or evaluation costs, shall have this sole use.

The Organizer will annually submit a budget to the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of SIREA, who will have the authority to approve or reject it. The expenses to be incurred by the Organizer must be in accordance with the budget approved by the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of SIREA.

The items that may be considered in the budget must be in accordance with the powers and responsibilities indicated in Article 7 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012.

Deposits must be made in colones according to the official selling exchange rate established by the Central Bank of Costa Rica at the time the transaction is carried out.

The Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of SIREA will review and update, every year, the tariff system indicated in Articles 4, 5, 6, and 7 of this regulation in order to ensure the system's sustainability.

Once the expenses approved in the budget have been covered, as indicated in Article 10 of this regulation, and in the event of surpluses, a solidarity fund will be created in an independent account administered by the Organizer and supervised by the ES of SIREA. These funds will cover up to 50% of the inscription costs of Micro and Small Enterprises that register with the Organizer the following year within the deadlines defined in Article 20 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012. The allocation criterion to be a beneficiary of the solidarity fund will be made following the chronological order of inscription of the Micro and Small Enterprises.

MINAE is authorized to sign cooperation agreements with public entities that have trained personnel and that meet the requirements established in Articles 8 and 9 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012, in order to collaborate in the evaluation of Micro and Small Enterprises duly registered as such with the MEIC and, in the case of agricultural enterprises, with the MAG. For such purposes, the public entity must also comply with the training and updating processes established by the Organizer.

In order to guarantee the appropriate use of funds, the Organizer must submit the following to the Executive Secretariat (Secretaría Ejecutiva) of SIREA:

• a)Bank reconciliations of the accounts used, on a monthly basis.
• b)Financial statements of its activity as an organizer, on a monthly basis.
• c)An annual financial report as indicated in subsection s of Article 7 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012.
• d)An annual operations report that includes all activities related to its functions as Organizer, as indicated in subsection s of Article 7 of Decreto Ejecutivo Nº 37109 of February 13, 2012.
• e)An externally audited financial statement upon the expiration of the term established in the Agreement that authorizes it as organizer.

In matters not expressly provided for in this regulation, the provisions contained in Decreto Ejecutivo Nº 37109 "Regulation of the Environmental Recognition System (Sistema de Reconocimientos Ambientales, SIREA) and repeal of Decreto Ejecutivo Nº33525-MINAE, Regulation for granting the Ecological Blue Flag certificate of November 27, 2006" of February 13, 2012, shall apply supplementarily.

Given at the Presidency of the Republic, on the nineteenth day of the month of April of two thousand thirteen.

El presente reglamento tiene por objeto definir los costos de inscripción y evaluación en el marco del Sistema de Reconocimiento Ambientales (SIREA) las organizaciones que opten por:

• a)Reconocimientos creados en el artículo 10 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012, a excepción del reconocimiento en "Emprendedurismo Ambiental".
• b)Renovar alguno de los reconocimientos anteriormente señalados.
• c)Acuerdo voluntario de producción más limpia.

Para efectos de este reglamento se entenderá por:

• a)Acuerdos Voluntarios de Producción más Limpia (AVP+L): Acuerdo de carácter voluntario, que se lleva a cabo entre los ministerios con competencia en el tema del cual se trata éste, y un sector o ente productivo que se acoge a un mecanismo de autorregulación, mediante el establecimiento de metas claras y compromisos de mutuo acuerdo en el tema de producción más limpia, que les llevarán a un mejor desempeño económico y ambiental.
• b)Alcance de evaluación: se refiere a la extensión y límites de una evaluación en una organización.
• c)Costos de inscripción para optar por algún reconocimiento: Costos que paga la Organización al inicio del proceso para participar en los reconocimientos del SIREA y que son cancelados al Organizador con la finalidad cubrir los costos operativos y logísticos del sistema, incluyendo el pago del estado financiero auditado.
• d)Costos de evaluación: Costos calculados para cubrir el valor de las evaluaciones a realizar a las organizaciones interesadas en participar en los reconocimientos del SIREA o en un Acuerdo Voluntario de Producción más Limpia (AVP+L), y que son cancelados por los interesados al respectivo Organizador, con la finalidad de determinar si cumplen con los criterios de evaluación definidos para el reconocimiento, o con los compromisos interesados al respectivo Organizador, con la finalidad de determinar si cumplen con los criterios de evaluación definidos para el reconocimiento, o con los compromisos asumidos en AVP+L respectivo.
• e)Costos de renovación de un reconocimiento: Costos que paga la Organización al Organizador para efectos de renovar su reconocimiento una vez vencido el plazo establecido en el artículo 29 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012; tienen por finalidad cubrir los costos operativos y logísticos de la renovación de su reconocimiento.
• f)Costos de inscripción de un Acuerdo Voluntario de Producción más Limpia: Costos que paga la Organización interesada al Organizador con la finalidad de cubrir los costos operativos y logísticos del proceso de suscripción de un AVP+L.
• g)Evaluador: Persona designada por el Organizador para realizar la evaluación de una Organización que aplica a un reconocimiento o a un acuerdo voluntario del SIREA.
• h)Evaluador Líder: Persona designada por el Organizador como parte de un equipo evaluador cuya responsabilidad es coordinar las actividades de la evaluación y es el responsable de ésta ante el Organizador.
• i)Equipo evaluador: Uno o más evaluadores designados por el Organizador, encargados de realizar una evaluación de una Organización que aplica a un reconocimiento o a un acuerdo voluntario del SIREA.
• j)Experto Técnico: Persona asignada por el Organizador para aportar conocimientos técnicos específicos o experiencia en la evaluación de una Organización que aplica a un reconocimiento o a un acuerdo voluntario del SIREA.
• k)Organización: se entenderá por Organización a todas las personas físicas y jurídicas, públicas y privadas que opten por un reconocimiento del SIREA, que deseen renovar alguno de estos, o que requieran optar por un acuerdo voluntario de producción más limpia l) Organizador: Es un ente público encargado de gestionar los procesos técnicos y logísticos de algún reconocimiento del SIREA.
• m)Reconocimiento: Reconocimiento público al cual las organizaciones pueden acceder de manera voluntaria, con el objeto de evidenciar logros específicos que demuestren que están realizando un esfuerzo sistemático, sostenido y exitoso en procura del desarrollo sostenible, de acuerdo con los principios y requerimientos del SIREA. Se otorga a una Organización que habiéndose sometido al sistema de evaluación propuesto por el SIREA, obtiene el puntaje que la hace merecedora de dicho galardón.
• n)SE: Secretaría Ejecutiva del Sistema de Reconocimientos Ambientales.
• o)SIREA: Es el Sistema de Reconocimientos Ambientales oficial de carácter estatal que integra los reconocimientos ambientales indicados en el Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012, así como otros que se incorporen en el futuro. Comprende una estructura organizativa y logística que le da soporte.

Los rubros cobrados a las Organizaciones para optar por un reconocimiento o un AVP+L en el marco del SIREA serán administrados por el Organizador; se calcularán con base en un presupuesto inicial de costos operativos y logísticos, el cual debe ser aprobado por la Secretaría Ejecutiva del SIREA. Dentro de estos costos se incluyen los siguientes:

a- Costos de inscripción para optar por algún reconocimiento.

b- Costos de renovación de un reconocimiento.

c- Costos de inscripción de un AVP+L d- Costos de evaluación.

Las Organizaciones que deseen optar por alguno de los reconocimientos del SIREA deberán pagar:

• a)Los costos de inscripción, que serán de US$750.00 por cada organización interesada b) Los costos de evaluación, según lo indicado en el artículo 7 del presente reglamento.

• a)Los costos de renovación, los cuales serán de US$375.00 por cada organización interesada b) Los costos de evaluación, según lo indicado en el artículo 7 del presente reglamento.

• a)Los costos de inscripción del AVP+L, que serán de US$375.00 por cada organización interesada b) Los costos de evaluación, según lo indicado en el artículo 7 del presente reglamento.

Las tarifas correspondientes a los costos de evaluación señalados en los artículos 4, 5 y 6 de este reglamento se cobrarán de acuerdo con la siguiente tabla:

Los costos totales de evaluación serán calculados por el Organizador tomando como base:

• a)Los rubros anteriormente indicados b) La conformación del equipo evaluador según lo determine el Organizador acorde al alcance, solicitado y tipo de actividad a evaluar.
• c)El tiempo requerido para que el equipo evaluador designado cubra la evaluación.

En caso que la organización interesada no realice el pago total de los montos estipulados en este reglamento, no se continuará con el trámite de inscripción o evaluación según corresponda.

El pago se podrá realizar mediante depósito o transferencia electrónica en una cuenta que el Organizador defina para tal fin, previa autorización de la Secretaría Ejecutiva del SIREA.

La La cuenta que el Organizador utilice para recibir el dinero de los interesados en participar en el SIREA, ya sea por costos de inscripción o de evaluación, tendrá este único uso.

El Organizador presentará anualmente un presupuesto a la Secretaría Ejecutiva del SIREA, quien tendrá la facultad de aprobarlo o improbarlo. Los gastos a realizar por el Organizador deberán estar acordes con el presupuesto aprobado por la Secretaría Ejecutiva del SIREA.

Los rubros que se podrán considerar en el presupuesto deberán estar acordes con las facultades y responsabilidades indicados en el artículo 7 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012.

Los depósitos se deberán realizar en colones según el tipo de cambio oficial de venta establecido por el Banco Central de Costa Rica al momento en que se efectúe la transacción.

La Secretaría Ejecutiva del SIREA revisará y actualizará, cada año, el sistema tarifario indicado en los artículos 4, 5, 6 y 7 del presente reglamento con el fin de asegurar la sostenibilidad del sistema.

Una vez sufragados los gastos aprobados en el presupuesto, según lo indicado en el artículo 10 de este reglamento, y en caso de existir excedentes se creará un fondo solidario en una cuenta independiente administrada por el Organizador y supervisada por la SE del SIREA. Estos fondos cubrirán hasta un 50 % de los costos de inscripción de las Micro y Pequeñas empresas que se inscriban ante el Organizador el siguiente año en los plazos definidos en el artículo 20 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012. El criterio de asignación para ser beneficiario del fondo solidario se hará siguiendo el orden cronológico de inscripción de las Micro y Pequeñas empresas.

Queda facultado el MINAE para firmar acuerdos de cooperación con entidades públicas que cuenten con personal capacitado y que cumplan con los requisitos establecidos en los artículos 8 y 9 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012, con el fin de colaborar en la evaluación de Micro y Pequeñas empresas debidamente inscritas como tales ante el MEIC y, en caso de empresas agropecuarias, ante el MAG. Para tales efectos la entidad pública además deberá cumplir con los procesos de capacitación y actualización que establezca el Organizador.

Con el fin de garantizar el uso adecuado de los fondos, el Organizador deberá presentar a la Secretaría Ejecutiva del SIREA lo siguiente:

• a)Conciliaciones bancarias de las cuentas utilizadas, con una periodicidad mensual.
• b)Estados financieros de su actividad como organizador con una periodicidad mensual.
• c)Un informe anual financiero según lo indicado en el inciso s del artículo 7 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012.
• d)Un informe anual de operación que incluya todas las actividades relacionadas con sus funciones como Organizador, según lo indicado en el inciso s del artículo 7 del Decreto Ejecutivo Nº 37109 del 13 de febrero de 2012.
• e)Un estado financiero auditado externo al finalizar el plazo establecido en el Convenio que lo faculta como organizador.

En lo no previsto expresamente en este reglamento se aplicará supletoriamente las disposiciones contenidas en el Decreto Ejecutivo Nº 37109 "Reglamento del Sistema de Reconocimientos Ambientales (SIREA) y derogatoria del Decreto Ejecutivo Nº33525-MINAE, Reglamento para otorgar el certificado Bandera Ecológica del 27 de noviembre de 2006" del 13 de febrero de 2012

Dado en la Presidencia de la República, a los diecinueve días del mes de abril de dos mil trece.