Creation of the Institutional Commission for Environmental Management Programs of the MSPCreación de la Comisión Institucional para Programas de Gestión Ambiental del MSP

The Institutional Commission for the Elaboration of Environmental Management Programs of the Ministry of Public Security is hereby created, hereinafter referred to as "the Commission," as an advisory technical group on environmental matters. Its primary function shall be to advise the Head of the Ministry in the elaboration of environmental management programs (programas de gestión ambiental).

The Commission shall be composed of the following officials of the Ministry:

• 1)The Head of the Office of Improvement and Control of Institutional Management , representing the Minister, who shall serve as Chair.
• 2)The Head or person in charge of the Office of Institutional Planning.
• 3)A representative of the General Directorate of the Fuerza Pública.
• 4)The Head of the Department of Control and Oversight of Assets.
• 5)The Head of the Department of Civil Works.
• 6)The Head of the Department of Occupational Health or his/her representative.
• 7)The Head of the Department of General Services.
• 8)The Head of the Department of Transportation.
• 9)The Head of the Transportation Services Center.
• 10)The Head of the Directorate of Institutional Procurement.

The Commission shall meet under the direction of the Chair and, in his/her absence, whomever the members of the Commission designate.

The members of the Commission shall appoint a secretary.

(As amended by Agreement No. 382-2012 of September 26, 2012)

The Commission shall have the following functions:

• a)Perform the diagnoses or assessments necessary to ascertain the state of the organization with respect to environmental management, waste management, climate change, and energy efficiency.
• b)Formulate and propose the institutional environmental policy including aspects of climate change, waste management, conservation, and rational use of energy.
• c)Elaborate the Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) and submit it to the Head for review and approval.
• d)Elaborate and forward the reports requested by MINAET.
• e)Establish quantifiable internal indicators to measure, verify, and report the degree of progress of the PGAI, based on the instruments established by MINAET.
• f)Coordinate with the institution's internal bodies matters pertaining to the elaboration, development, implementation, dissemination of the PGAI, as well as the training of officials on environmental management topics inherent to the institutional mission.

The Commission shall function through ordinary sessions, extraordinary sessions, and working groups, which shall be held at the request of the Chair or of the members when the nature of the matters to be addressed so requires. Only the points for which it was convened shall be discussed, and decisions shall be taken collegially, in the manner set forth below.

The Commission shall meet at least once a month at the place and time said body designates for that purpose; however, more than one session may be convened in the same month, if necessary.

The formation quorum and the voting quorum for sessions shall be half plus one of the total members. The number of members shall be verified at the place designated to hold the session at the start thereof. No ordinary or extraordinary session shall be held if thirty minutes after the scheduled time there is no quorum. In all cases where, by reason of a tie vote on any matter among the members of the Commission, the Chair shall have, by virtue of that position, a casting vote, to resolve the existing conflict.

When, for special reasons or force majeure, a member cannot attend an ordinary, extraordinary, or working session, he/she shall have the obligation to notify the Chair through the means deemed most effective, prior to the start time of the applicable session, regarding the late arrival or absence from the session. The Chair shall convey the notice to the Commission to be recorded in the minutes.

In the event that the Chair adjourns the session while a matter is under discussion, it shall be dealt with at the following session, and must be included under the Other Business item of the Agenda as number one, and the precedence of speaking rights granted to the members of the Commission to address the topic shall be respected.

The Commission may receive officials of the Ministry for the purpose of providing technical advice or opinions on matters related to the topic of environmental management plans. The hearing shall be granted upon prior request to the Chair, who shall set the day and time of the meeting.

1.Chair. The Chair is responsible for the following:

a. Coordinating with the Comisión Técnica Evaluadora (CTE) of the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications.

b. Presiding over the meetings of the Commission.

c. Convening ordinary, extraordinary, and working sessions.

d. Drawing up and proposing the agenda for ordinary sessions, maintaining a priority order in pursuit of the institutional interest, and submitting it to the approval of the Commission immediately after verifying the quorum for the session.

e. Declaring sessions open at the appointed time and adjourning them after having dealt with the matters they decided to address.

f. When deemed appropriate, for reasons of convenience and timeliness, the Chair may order the suspension of the session.

g. Directing the discussions, guiding the debate toward the fundamental points, and demanding that due order and mutual respect be observed among the participants.

h. Authorizing with his/her signature the minutes in the respective book.

i. Granting permission to members to leave sessions, provided this does not break the quorum.

j. Representing the Commission at meetings with the heads of the institution, becoming the spokesperson for the body with regard to the proposals and submissions prepared by the organ, without prejudice to the delegation of that representation, for convenience, for a specific case.

k. Appointing the necessary committees for the study or performance of specific tasks, in accordance with the work program that has been established, in an effort to make the work of the Commission more effective.

l. The Chair shall also have all other functions granted by the Commission.

2.Secretary. The Secretary is responsible for the following:

a. Communicating to the other members the agenda for ordinary sessions with sufficient advance notice of the meeting date.

b. Recording in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as evidence of the accuracy of the record.

c. Providing timely notice of the agreements issued by the Commission and the reception of interested persons granted by the Chair.

d. Drafting correspondence and signing such communications as delegated by the Chair.

e. Organizing and keeping up-to-date the archive of the Commission.

f. Recording attendance at sessions, leaving evidence thereof in the minutes, as well as the justifications, if any, for absences and late arrivals.

g. Keeping the minute record of matters dealt with in the sessions and drafting the minutes, so as to leave a clear and precise record of the deliberations, agreements, and resolutions adopted.

h. Any other function assigned by the Commission.

3.Members. The other members of the Commission are responsible for the following:

a. Attending punctually the ordinary, extraordinary, and working sessions to which they are summoned and, in the event of being unable to attend, forwarding to the Chair the corresponding justification.

b. Proposing to the Chair the inclusion of matters to be addressed in the agenda of ordinary sessions, and approving the latter as the initial act of the meeting.

c. Performing the committee assignments that the Chair designates and reporting the results in writing within the agreed timeframe.

d. Requesting the floor from the Chair to address matters under discussion.

e. Requesting the review of the agreements of the Commission and the revocation or modification thereof.

f. Casting their vote, affirmative or negative, on the matters submitted for their consideration.

g. Formulating projects, propositions, and motions they deem timely.

h. Procuring and studying the necessary information, consulting minutes, books, or correspondence relating to environmental matters, and other related topics, for the purpose of having better judgment on matters resolved or to be resolved in the sessions.

i. Participating in all those activities in which the Ministry has an interest in environmental matters.

j. Calling the Chair to order, whenever, in the exercise of his/her office, he/she departs from the activities this regulation grants him/her.

k. Requesting the Secretary to have their words recorded in the minutes when deemed necessary.

l. Recording in the respective book the minutes approved by the Commission, signing at the foot thereof, as evidence of the accuracy of the record.

m. Such other powers as the Commission grants them by agreement.

Designation. The Chair shall appoint the working groups to perform activities, analyses, and studies in support of the Heads of the Institution, which contribute to deciding and promoting the integral development of the Ministry. Each working group shall submit a final report to the Commission, which shall review it and, prior to its approval, may recommend changes and for the definition of the policies to be established in matters of environmental management.

The working groups shall be coordinated by the employee designated by the Chair and shall be responsible before the Commission for the submission of reports.

To obtain greater elements of judgment in their reports and recommendations, the working groups may avail themselves of the assistance of technicians and specialists in various fields, as well as request such advice as may be necessary, with prior authorization from the head of the Ministry.

The working groups shall submit their written reports, with their respective alternatives, within the established deadlines.

The maximum period to submit a report shall be one month. If the nature of the case so warrants, prior to the expiry of the term for submitting the report, if it is not yet concluded, the Coordinator of the working group must state the reason for the delay and request an extension of the deadline from the Commission, which shall not exceed another month.

151-2010 MSP is hereby repealed.

Issued in the Office of the Minister of Public Security, on the fourteenth day of February, two thousand and twelve.

Créase la Comisión Institucional para la elaboración de programas de gestión ambiental del Ministerio de Seguridad Pública, denominada en lo sucesivo "la Comisión", como grupo técnico asesor en el tema ambiental. Tendrá como función principal asesorar al Jerarca de la Cartera en la elaboración de programas de gestión ambiental.

La Comisión estará integrada por los siguientes funcionarios del Ministerio:

• 1)El Jefe de la Oficina de Mejoramiento y Control de la Gestión Institucional , en representación del Ministro, quien fungirá como Presidente.
• 2)El Jefe o encargado de la Oficina de Planificación Institucional.
• 3)Un representante de la Dirección General de la Fuerza Pública.
• 4)El Jefe del Departamento de Control y Fiscalización de Activos.
• 5)El Jefe del Departamento de Obras Civiles.
• 6)El Jefe del Departamento de Salud Ocupacional o su representante.
• 7)El Jefe del Departamento de Servicios Generales.
• 8)El Jefe del Departamento de Transportes.
• 9)El Jefe del Centro de Servicios de Transportes.
• 10)El Jefe de la Dirección de Proveeduría Institucional.

La Comisión sesionará bajo la dirección del Presidente y, en ausencia de éste, a quien designe los integrantes de la Comisión.

Los miembros de la Comisión nombrarán a un secretario.

(Así reformado mediante acuerdo N° 382-2012 del 26 de setiembre del 2012)

La Comisión, tendrá las siguientes funciones:

• a)Realizar los diagnósticos o evaluaciones necesarias para conocer el estado en que se encuentra la organización, respecto de la gestión ambiental, gestión de residuos, cambio climático y eficiencia energética.
• b)Formular y proponer la política ambiental institucional incluyendo los aspectos de cambio climático, gestión de residuos, conservación y uso racional de la energía.
• c)Elaborar el Programa de Gestión Ambiental Institucional (PGAI) y presentarlo al Jerarca para su revisión y aprobación.
• d)Elaborar y remitir los informes que solicite el MINAET.
• e)Establecer los indicadores internos cuantificables, que permitan medir, verificar y reportar el grado de avance del PGAI, tomando de base los instrumentos que establezca el MINAET.
• f)Coordinar con las instancias internas de la institución lo correspondiente a la elaboración, desarrollo, implementación, divulgación del PGAI, así como la capacitación de los funcionarios respecto a temas de gestión ambiental inherentes al quehacer institucional.

La Comisión funcionará por medio de sesiones ordinarias, extraordinarias y grupos de trabajo, las cuales se realizarán a solicitud del Presidente o de los integrantes cuando la naturaleza de los asuntos a tratar así lo requiera. Se analizarán solo los puntos para los que fue convocada y las decisiones serán tomadas en forma colegiada, en la forma en que se dirá.

La Comisión sesionará al menos una vez al mes en el lugar y hora que dicho órgano destine al efecto; sin embargo, en un mismo mes podrá convocarse más de una sesión, de ser necesario.

El quórum de formación y el de votación para las sesiones será la mitad más uno del total de los miembros. El número de estos se verificará en el lugar designado para llevar a cabo las sesión al inicio de la misma. No se sesionará en forma ordinaria o extraordinaria si treinta minutos después de la hora fijada no hay quórum. En todos aquellos casos en que, mediante el empate en la votación de algún asunto entre los miembros de la Comisión, el Presidente tendrá, en razón de su condición, doble voto, para dirimir el conflicto existente.

Cuando por motivos especiales o de fuerza mayor, un integrante no puede presentarse a una sesión ordinaria, extraordinaria o de trabajo, tendrá la obligación de avisar al Presidente por la vía que estime más efectiva, previo a la hora de inicio de la sesión que corresponda, sobre la llegada tardía o la inasistencia a la sesión. El Presidente trasmitirá el aviso a la Comisión para que conste en acta.

En el caso de que el Presidente levante la sesión estando en discusión un asunto, este será tratado en la sesión siguiente, debiendo incluirse en el artículo de Asuntos Varios de la Orden del Día como el número uno y se respetará la precedencia en que esté cedida la palabra de los miembros de la Comisión para referirse al tema.

La Comisión podrá recibir a funcionarios del Ministerio con la finalidad de facilitarse asesoría técnica u opinión sobre asuntos relacionados con el tema de los planes de la gestión ambiental. La audiencia se concederá previa solicitud ante el Presidente, quien fijará el día y la hora de la reunión.

1.Presidente. Le corresponde lo siguiente:

a. Coordinar con la Comisión Técnica Evaluadora (CTE) del Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

b. Presidir las reuniones de la Comisión.

c. Convocar a sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo.

d. Elaborar y proponer el orden del día de las sesiones ordinarias, guardando un orden prioritario en procura del interés institucional y someterlo a la aprobación de la Comisión inmediatamente después de comprobar el quórum para la sesión.

e. Declarar abiertas las sesiones a la hora señalada y terminarlas después de haber tratado los asuntos que dispusieron conocer.

f. Cuando lo considere procedente, por motivos de conveniencia y oportunidad, podrá disponer la suspensión de la sesión.

g. Dirigir las discusiones orientando el debate hacia los puntos fundamentales y exigir que se observe el orden debido y el respeto mutuo entre los participantes.

h. Autorizar con su firma las actas en el libro respectivo.

i. Conceder permiso a los miembros para ausentarse de la sesiones, si con ello no se rompe el quórum.

j. Representar a la Comisión en reuniones con los jerarcas de la institución, convirtiéndose en el vocero del mismo con respecto a los planeamientos y propuestas elaboradas por el órgano, sin perjuicio de que, por conveniencia, se delegue esa representación para el caso concreto.

k. Designar las comisiones necesarias para el estudio o realización de trabajos específicos, acorde con el programa de trabajo que se haya dispuesto, en un afán de hacer más efectiva la labor de la Comisión.

l. Tendrá además todas aquellas otras funciones que le otorgue la Comisión.

2.Secretario. Le corresponde lo siguiente:

a. Comunicar a los demás miembros el orden del día de las sesiones ordinarias con suficiente anticipación a la fecha de la reunión.

b. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

c. Notificar oportunamente los acuerdos que dicte la Comisión y la recepción de personas interesadas que conceda el Presidente.

d. Redactar correspondencia y firmar aquellas notas que le delegue el Presidente.

e. Organizar y mantener al día el archivo de la Comisión.

f. Llevar la asistencia a las sesiones, dejando constancia de ello en las actas, así como las justificaciones, si las hubieren, de las ausencias y llegadas tardías.

g. Llevar la minuta de lo tratado en las sesiones y redactar las actas, a efecto de dejar constancia clara y precisa de las deliberaciones, acuerdos y resoluciones tomadas.

h. Cualquier otra función que le asigne la Comisión.

3.Integrantes. Corresponde a los demás integrantes de la Comisión, lo siguiente:

a. Asistir puntualmente a las sesiones ordinarias, extraordinarias y de trabajo para los cuales sean citados y, en caso de no poder asistir, remitir al Presidente la justificación correspondiente.

b. Proponer a la Presidencia la inclusión de asuntos a tratar en el orden del día de las sesiones ordinarias, y aprobar esta como acto inicial de la reunión.

c. Desempeñar las comisiones que el Presidente designe e informar por escrito de los resultados en el plazo convenido.

d. Pedir al Presidente la palabra, para referirse a asuntos puestos en discusión.

e. Solicitar la revisión de los acuerdos de la Comisión y la revocatoria o modificación de los mismos.

f. Dar su voto, positivo o negativo, sobre los asuntos que se sometan a su conocimiento.

g. Formular proyectos, proposiciones y mociones que crean oportunos.

h. Procurar y estudiar la información necesaria, consultar actas, libros o correspondencia, referente a la materia ambiental, y otros afines, a efectos de tener mejor criterio sobre los asuntos resueltos o que deben resolverse en las sesiones.

i. Participar en todas aquellas actividades en que tenga interés el Ministerio en materia ambiental.

j. Llamar al orden al Presidente, cada vez que en el ejercicio de su cargo se separe de las actividades que esta normativa le otorguen.

k. Solicitar al Secretario que se hagan constar sus palabras en el acta cuando lo considere necesario.

l. Registrar en el libro respectivo las actas aprobadas por la Comisión, firmando al pie de ellas, como constancia de la fidelidad del registro.

m. Las demás facultades que la Comisión les otorgue mediante acuerdo.

Designación. El Presidente designará los equipos de trabajo para realizar actividades, análisis y estudios de apoyo a los Jerarcas de la Institución, que coadyuven a decidir y a fomentar el desarrollo integral del Ministerio. Cada equipo de trabajo presentará un informe final a la Comisión que lo conocerá y, previo a su aprobación, podrá recomendar cambios y ampliaciones del mismo, a efectos de que constituya documentación suficiente para la definición de las políticas a establecer en materia de gestión ambiental.

Los equipos de trabajo serán coordinados por el servidor que designe el Presidente y serán los responsables ante la Comisión de la rendición de informes.

Para obtener mayores elementos de juicio en sus relaciones y recomendaciones, los equipos de trabajo podrán contar con el concurso de técnicos y especialistas en distintas materias, así como pedir el asesoramiento que sea necesario, previa autorización del jerarca del Ministerio.

Los equipos de trabajo presentarán sus informes escritos con sus respectivas alternativas, en los plazos establecidos.

El plazo máximo para rendir un informe será de un mes. Si la naturaleza del caso lo amerita, previo al vencimiento del término para la presentación del informe, si el mismo no se encuentra concluido, el Coordinador del equipo de trabajo, deberá manifestar el motivo del atraso y solicitar una ampliación del plazo a la Comisión, que no podrá exceder de otro mes.

Dado en el Despacho del Ministro de Seguridad Pública, a los catorce días del mes de febrero del dos mil doce.