Regulation for Assignment, Use, Custody, and Conservation of MINAET Cell PhonesReglamento para la asignación, uso, custodia y conservación de los teléfonos celulares del MINAET

The use of this communication system in the manner regulated in these Regulations shall be exclusive to the official to whom a cellular telephone acquired by the MINAET is assigned, in such a way as to allow them to make and receive calls related to the fulfillment of the functions, tasks and activities inherent to their position.

The Sistema Nacional de Áreas de Conservación shall independently regulate the matter of assignment, use and custody of cellular phones and their rates, because it has instrumental legal personality and has an ordinary budget assigned to handle this administrative management.

(The preceding paragraph is thus added by Article 1° of resolution R-670-2011 of December 6, 2011)

Director de Programa Presupuestario: Director of a budget program of MINAET.

Responsible Official: Natural person appointed permanently or on an interim basis by the Ministry, or a person contracted to provide their services to MINAET, and to whom a cellular telephone has been assigned for the fulfillment of their functions.

Ley: Ley General de la Administración Pública.

Ministry: Ministry of Environment, Energy and Telecommunications (MINAET).

Minister: Minister of Environment, Energy and Telecommunications.

Proveeduría Institucional: Procurement Office of the Minister of Environment, Energy and Telecommunications.

Regulations: Regulations for the Use, Custody and Conservation of the Cellular Telephones of the Ministry.

Cellular service: Comprises the telephone device with an active line provided by the service provider, but assigned to MINAET.

Cellular telephone: Cellular device for telephone transmission and reception and its accessories.

On the assignment of the cellular telephone

The following are fully entitled to use cellular telephones, belonging to the Ministry, by virtue of their positions: the Minister, the Vice-Ministers and the Oficial Mayor.

If by reason of their functions, any other official requires having a Ministry cellular telephone, they must be expressly authorized by the Minister, or Vice-Ministers, indicating the reasons of ministerial necessity that support the assignment of the asset.

The assignment and use of cellular telephones must adhere to the principles of reasonableness, rationality, and, in general, to the general practices of sound administration of public resources.

Responsibilities

Officials assigned a cellular telephone have exclusive responsibility for its custody, use and conservation, as well as for its respective accessories such as batteries, chargers, cases, chips, among others.

The official shall be responsible in case of loss, theft or larceny and in cases of deterioration or damage when it is verified, in accordance with the procedure established by the Ley, that it does not result from its normal and careful use. In such a case, they must respond by reimbursing the cost of the device or accessory. Prior to that obligation, due process shall be guaranteed.

It is the obligation of the user assigned the cellular service to communicate in writing to the Unidad de Administración de Bienes of the Proveeduría Institucional, no later than the day following the incident, the deterioration or damage of the property as well as the loss, theft or larceny; for this last case, they must file the respective complaint before the Organismo de Investigación Judicial, a copy of which must be presented to the Unidad de Administración de Bienes of the Proveeduría Institucional as well as to the Departamento de Servicios Generales, which, in turn, will communicate the case to the Oficialía Mayor with a copy to the Dirección Financiera Contable of the Ministry, for the purpose of suspending payment for the reported service.

If it is determined, after a prior procedure, that the official is responsible for the loss, theft, larceny or damage of the cellular telephone property of the Ministry, the value of the device and/or accessories shall be deducted from their salary.

The Proveeduría Institucional, through the Unidad Administración de Bienes, must keep an updated registry of the assigned cellular telephones and their respective accessories. This registry shall record: Initial assignment request, assigned telephone number, asset inventory number of the property, name, ID number and position of the official authorized to use a cellular telephone, the date of assignment of the cellular telephone and other pertinent changes and data, such as change of cellular number, change of technology, temporary suspension of service due to loss, theft or other.

This asset assignment document, issued and recorded in the Unidad Administración de Bienes, must be endorsed by the Director of the corresponding Programa Presupuestario, who shall sign it jointly with the official to whom the cellular telephone was assigned.

Any change in the data previously indicated must be reported by the official responsible for the assigned asset to the Proveeduría Institucional. In the same manner, a report must be rendered to the Unidad Administración de Bienes of the Proveeduría Institucional, each time any movement related to any of the cellular phones, whether new or assigned, occurs.

The Departamento de Servicios Generales, as the entity responsible for controlling the payment of public services, must keep a registry recording the following: Updated and historical detail of the monthly expenditure for cellular telephones assigned to the different officials of MINAET.

The Departamento de Servicios Generales shall carry out a monthly analysis of the behavior of cellular telephone payments to inform, during that period, the Oficialía Mayor so that said body can proceed accordingly.

The Oficialía Mayor shall be responsible for the administrative procedure before the Instituto Costarricense de Electricidad or before the new operators that may be designated in the future, which shall comprise the activation and cessation of cellular services, information that shall be forwarded to the Departamento de Servicios Generales for the corresponding budgetary forecast.

The cellular telephone is for the exclusive use of the official to whom it was assigned, to make and receive calls related to the fulfillment of the functions, tasks and activities inherent to their position. Consequently, the transfer or lending of cellular telephones, from one person to another, is strictly prohibited without the respective authorization of the Minister or Vice-Ministers.

With the exception of the Minister and Vice-Ministers, no official may be assigned more than one cellular telephone.

The telephone rate that will be covered includes telephone calls, the use of Internet and text messaging. In the case of telephone plans that include the financing of the cellular telephone, the monthly cost of the device shall be excluded from the telephone rate. The use of the roaming system shall be authorized by the Ministerial Head, with a maximum monthly rate equivalent to twenty basic telephone rates for this service, in addition to the telephone rate covered for ordinary use.

(The preceding paragraph is thus amended by Article 2° of resolution R-670-2011 of December 6, 2011) Regarding the telephone rate whose payment will be covered by the Ministry of Environment, Energy and Telecommunications, for other officials assigned a cellular telephone, it shall be governed by the following table:

| TYPE OF POSITION | MONTHLY BASIC RATES | | --- | --- | | Directors, Auditor, Sub-Auditor, | 5 monthly basic rates of the Instituto Costarricense de Electricidad | | Advisors to the Office of the Minister and Vice-Ministers | 5 monthly basic rates of the Instituto Costarricense de Electricidad | | Drivers of Ministerial Offices | 3 monthly basic rates of the Instituto Costarricense de Electricidad | | Other officials | 1 monthly basic rate of the Instituto Costarricense de Electricidad | When the Instituto Costarricense de Electricidad reports an excess in the billing for the cellular telephony service under the terms of this article, the Dirección Financiera- Contable of the Ministry shall notify the official and forward a note to the Oficialía Mayor and the Dirección de Recursos Humanos for the corresponding deduction through payroll, which shall apply the established procedure for making salary deductions. The official may also opt for the reimbursement of the indicated excess, by means of a bank deposit in favor of MINAET, for which they shall have a period of 5 business days, starting from the communication made by the Dirección Financiero-Contable. A copy of the payment made must be forwarded to the Dirección Financiero-Contable and to the Dirección de Recursos Humanos.

In the event of failure to comply with the reimbursement within the established period, the Dirección Financiero-Contable shall forward the corresponding report to the Dirección de Recursos Humanos, for the corresponding deduction via the payroll system, and the established sanctions shall be applied.

The official who is to cease working for the Ministry or is to be transferred to another institution, ministry or body, public or private, temporarily or permanently, and who has an assigned cellular telephone, must return it in writing to the Oficialía Mayor, within a maximum period of two business days prior to their retirement or transfer, in a perfect state of conservation. Otherwise, they shall be warned once, and if the refusal persists, a judicial complaint shall be filed.

In the case of vacations, permits with salary, disabilities, leaves of absence, or any other absence in which the official ceases to perform their duties for a period greater than twenty-two calendar days, they must immediately return the telephone equipment to the Oficialía Mayor, which shall be responsible for its temporary custody and its subsequent remittance to the Unidad de Bienes Patrimoniales.

The Dirección de Recursos Humanos shall inform the Proveeduría Institucional of any personnel movement it becomes aware of, for the purposes of achieving the most efficient execution of the provisions in the preceding paragraphs.

Assignment of the use of the cellular telephone does not create rights in favor of the official, it shall not be considered part of the salary, nor shall it be taken as a personal attribution or benefit. Consequently, the Minister or Vice-Ministers may revoke the designation of the official to whom the cellular telephone service was assigned at any time, whether due to the disappearance of the ministerial necessity, due to non-compliance with the provisions of these Regulations, due to budgetary limitations or for any other reason that is thus determined discretionally.

Non-compliance with the provisions contained in these Regulations shall empower the Administration to consider the servant as an offender, for which they shall be responsible and shall be subject to the corresponding disciplinary, civil and criminal measures, without prejudice to any other type of responsibilities that, in accordance with the legal framework, are applicable to them; among them, the Ley de Control Interno, the Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito and its Regulations.

These Regulations take effect from their publication in the Official Gazette La Gaceta.

San José, at eight o'clock on the twenty-fifth of August of two thousand eleven.-

El uso de este sistema de comunicación en la forma en que se regula en este Reglamento, será exclusivo para el funcionario al que se le asigne un teléfono celular adquirido por el MINAET, de manera que le permita atender y realizar llamadas relativas al cumplimiento de las funciones, tareas y actividades propias de su cargo.

El Sistema Nacional de Áreas de Conservación regulará la materia de asignación, uso y custodia de celulares y sus tarifas de forma independiente por contar con personería jurídica instrumental y tener un presupuesto ordinario asignado para atender esta gestión administrativa.

(Así adicionado el párrafo anterior por el artículo 1° de la resolución R-670-2011 del 6 de diciembre del 2011)

Director de Programa Presupuestario: Director de un programa presupuestario del MINAET.

Funcionario responsable: Persona física nombrada en propiedad o interina por el Ministerio, o persona contratada para prestar sus servicios al MINAET, y que para el cumplimiento de sus funciones se le ha asignado un teléfono celular.

Ley: Ley General de la Administración Pública.

Ministerio: Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET).

Ministro: Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

Proveeduría Institucional. Proveeduría del Ministro de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones.

Reglamento: Reglamento para el Uso, Custodia y Conservación de los Teléfonos Celulares del Ministerio.

Servicio celular: Se compone del aparato telefónico con línea activa provista por el proveedor del servicio, pero asignada al MINAET.

Teléfono celular: Aparato celular de emisión y recepción telefónica y sus accesorios.

De la asignación del teléfono celular

Se encuentran facultados de pleno derecho para utilizar teléfonos celulares, que pertenezcan al Ministerio, en virtud de sus cargos: el Ministro, los Viceministros y el Oficial Mayor.

Si por motivo de sus funciones, cualquier otro (a) funcionario (a), requiere contar con un teléfono celular del Ministerio, deberá ser autorizado expresamente por el Ministro, o Viceministros, indicando las razones de necesidad ministerial que sustentan la asignación del activo.

La asignación y uso de los teléfonos celulares se debe sujetar a los principios de razonabilidad, racionalidad y, en general, a las prácticas generales de sana administración de los recursos públicos.

Responsabilidades

Los funcionarios a quienes se les asigna teléfono celular, tienen responsabilidad exclusiva sobre su custodia, uso y la conservación, así como de sus respectivos accesorios como baterías, cargadores, estuches, chips, entre otros.

El funcionario será responsable en caso de extravío, robo o hurto y en los casos de deterioro o desperfecto cuando se compruebe, de conformidad con el procedimiento establecido por la Ley, que no obedece a su uso normal y cuidadoso. En tal sentido, deberán responder reintegrando el costo del aparato o del accesorio. De previo a esa obligación se garantizará el debido proceso.

Es obligación del usuario a quien se le ha asignado el servicio celular comunicar por escrito a la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional, a más tardar al día siguiente del incidente, el deterioro o desperfecto del bien así como el extravío, robo o hurto, para este último caso deberá interponer la respectiva denuncia ante el Organismo de Investigación Judicial, de lo cual deberá presentar copia ante la Unidad de Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional así como ante el Departamento de Servicios Generales, el cual, a su vez comunicará el caso a la Oficialía Mayor con copia a la Dirección Financiera Contable del Ministerio, con el propósito de suspender el pago del servicio denunciado.

En caso de determinarse, previo procedimiento, que el funcionario es el responsable por el extravío, robo, hurto o daño, del teléfono celular propiedad del Ministerio; se le deducirá de su salario el valor del aparato y/o accesorios.

La Proveeduría Institucional, mediante la Unidad Administración de Bienes deberá llevar un registro actualizado de los teléfonos celulares asignados y los respectivos accesorios. En dicho registro se consignará: Solicitud inicial de asignación, número de teléfono asignado, número de patrimonio del bien, nombre, número de cédula y el cargo del funcionario (a) a quien se le autorizó el uso de un teléfono celular, la fecha de asignación del teléfono celular y demás cambios y datos que resulten pertinentes, tales como cambio del número de celular, cambio de tecnología, suspensión temporal del servicio por pérdida, robo u otro.

Este documento de asignación del bien, emitido y consignado en la Unidad Administración de Bienes, deberá ser avalado por el Director del Programa Presupuestario correspondiente, quien lo suscribirá conjuntamente con el funcionario al cual se le asignó el teléfono celular.

Todo cambio en los datos anteriormente señalados, deberá ser reportado por el funcionario responsable del bien asignado, a la Proveeduría Institucional. De igual forma se deberá rendir informe ante la Unidad Administración de Bienes de la Proveeduría Institucional, cada vez que se presente cualquier movimiento relativo a alguno de los celulares ya sea nuevo o asignado.

El Departamento de Servicios Generales, como responsable del control del pago de los servicios públicos, deberá llevar un registro en el que consigne lo siguiente: Detalle actualizado e histórico del gasto mensual de los teléfonos celulares asignados a los diferentes funcionarios del MINAET.

El Departamento de Servicios Generales realizará mensualmente un análisis del comportamiento del pago de teléfonos celulares a efectos de informar en ese periodo a la Oficialía Mayor para que dicha instancia proceda con lo correspondiente.

La Oficialía Mayor será responsable del trámite administrativo ante el Instituto Costarricense de Electricidad o ante los nuevos operadores que en el futuro se designen, el cual comprenderá la activación y cese de los servicios celulares, información que será remitida al Departamento de Servicios Generales para la correspondiente previsión presupuestaria.

El teléfono celular es de uso exclusivo del funcionario(a) a quien se le asignó, para atender y realizar llamadas relativas al cumplimiento de las funciones, tareas y actividades propias de su cargo. En consecuencia, queda terminantemente prohibido el trasiego o préstamo de teléfonos celulares, de una persona a otra, sin la respectiva autorización del Ministro o Viceministros (as).

A excepción del Ministro y Viceministros, ningún(a) funcionario(a) podrá tener asignado más de un teléfono celular.

La tarifa telefónica que se reconocerá incluye las llamadas telefónicas, el uso de Internet y de mensajería de texto. Para el caso de los planes telefónicos que incluyan el financiamiento del teléfono celular, se excluirá de la tarifa telefónica el costo mensual del aparato. El uso del sistema roaming será autorizado por el Jerarca Ministerial, con una tarifa máxima mensual del equivalente a veinte tarifas básicas telefónicas por este servicio, adicional a la tarifa telefónica que se reconoce por el uso ordinario.

(Así reformado el párrafo anterior por el artículo 2° de la resolución R-670-2011 del 6 de diciembre del 2011) Con respecto a la tarifa telefónica cuyo pago reconocerá el Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones, a otros funcionarios (as) que se les asigne celular, se regirá por la siguiente tabla:

| TIPO PUESTO | TARIFAS BÁSICAS MENSUALES | | --- | --- | | Directores, Auditor, Sub-Auditor, | 5 tarifas básicas mensuales del Instituto Costarricense de Electricidad | | Asesores del Despacho del Ministro y Viceministros | 5 tarifas básicas mensuales del Instituto Costarricense de Electricidad | | Choferes de Despachos Ministeriales | 3 tarifas básicas mensuales del Instituto Costarricense de Electricidad | | Otros funcionarios | 1 tarifa básica mensual del Instituto Costarricense de Electricidad | Cuando el Instituto Costarricense de Electricidad reporte un exceso en el cobro de la factura por el servicio de telefonía celular en los términos de este artículo, la Dirección Financiera- Contable del Ministerio se lo comunicará al funcionario y remitirá nota a la Oficialía Mayor y a la Dirección de Recursos Humanos para la deducción correspondiente por medio de planilla, el cual aplicará el procedimiento establecido para efectuar deducciones salariales. El funcionario también podrá optar por el reintegro del exceso indicado, por medio de entero bancario a favor del MINAET, para lo cual tendrán un plazo de 5 días hábiles, a partir de la comunicación hecha por la Dirección Financiero-Contable. Del pago efectuado se deberá remitir copia a la Dirección Financiero-Contable y a la Dirección de Recursos Humanos.

En caso de no cumplir con el reintegro en el plazo establecido, la Dirección Financiero-Contable remitirá el informe correspondiente a la Dirección de Recursos Humanos, para el rebajo correspondiente por medio del sistema de planilla y se le aplicará las sanciones establecidas.

El funcionario (a) que vaya a dejar de laborar para el Ministerio o se vaya a trasladar a otra institución, ministerio u órgano, público o privado, en forma temporal o definitiva y que tenga asignado un teléfono celular, deberá devolverlo por escrito a la Oficialía Mayor, en el plazo máximo de dos días hábiles, antes de su retiro o traslado, en perfecto estado de conservación. En caso contrario se le apercibirá por una vez y de persistir la negativa será denunciado judicialmente.

Cuando se trate de vacaciones, permisos con goce de salario, incapacidades, licencias, o cualquier otra ausencia en la que el funcionario (a) deje de ejercer su cargo por un período mayor a veintidós días naturales, este deberá devolver el equipo telefónico inmediatamente a la Oficialía Mayor, la cual será responsable de su custodia temporal y su posterior remisión a la Unidad de Bienes Patrimoniales.

La Dirección de Recursos Humanos informará a la Proveeduría Institucional sobre todo movimiento de personal que tuviere conocimiento, para los efectos de lograr la más eficiente ejecución de lo dispuesto en los párrafos anteriores.

La asignación del uso del teléfono celular no crea derechos a favor del funcionario, no se considerará parte del salario, ni se tomará como atribución o beneficio personal. En consecuencia, el Ministro o Viceministros pueden revocar la designación del funcionario al cual se le asignó el servicio del teléfono celular en cualquier momento, sea por desaparición de la necesidad ministerial, por incumplimiento a las disposiciones de este Reglamento, por limitaciones presupuestarias o por cualquier otra razón que discrecionalmente así lo determine.

El incumplimiento de las disposiciones contenidas en este Reglamento facultará a la Administración de tener al servidor como infractor, por lo cual será responsable y se le acreditará de las medidas disciplinarias, civiles y penales correspondientes, sin perjuicio de cualquier otro tipo de responsabilidades que, conforme al ordenamiento jurídico, le sean aplicables; entre ellas, la Ley de Control Interno, La Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito y su Reglamento.

Este Reglamento rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

San José, a las ocho horas del veinticinco de agosto del dos mil once.-