Municipal Regulation 25 — Procedure for Land Use Permits in Maritime-Terrestrial ZoneReglamento Municipal 25 — Trámite de Permisos de Uso del Suelo en Zona Marítimo-Terrestre

in the entirety of the text - Complete Text of Norm 25 Manual for Processing Land-Use Permits in the Maritime-Terrestrial Zone Complete Text of record: E5258 ( NOTE FROM SINALEVI: By notice published in Gazette No. 216 of November 7, 2008, the Municipality of La Cruz po (NOTE FROM SIN ALEVI: By notice published in Gazette No. 216 of November 7, 2008, the Municipality of La Cruz, by Agreement No. 3-25 of ordinary session No. 25-2008, on July 7, 2008, approved " The Proposal for a Comprehensive Policy for the ZMT in the Municipality of La Cruz Guanacaste", together with the "Regulations for the Processing of Concessions in the Maritime-Terrestrial Zone", the "Archives Administration Manual for the Maritime-Terrestrial Zone Department" and the "Regulations for Processing Land-Use Permits in the Maritime-Terrestrial Zone". Which, through official letters FOE-SM-2383 and FOE-SM-2393, the Area Management of the Operational Audit Division of the Office of the Comptroller General of the Republic, has forwarded in report DFOE-SM-117-2007, the management of the Municipality of La Cruz, regarding the administration, planning, surveillance, and protection of lands located in the Maritime-Terrestrial Zone of the canton, and DFOE-SM-119-2007 regarding the Coastal Regulatory Plan for Punta Castilla and the concessions granted by the Municipality of La Cruz, outside the framework of the provisions of the legal system. The texts of the approved regulations were published in Gazette No. 217 of November 10, 2008. The Regulations for Processing Land-Use Permits in the Maritime-Terrestrial Zone are transcribed below).

MANUAL FOR PROCESSING LAND-USE PERMITS IN THE MARITIME-TERRESTRIAL ZONE (Its name was amended by session No. 15 of May 8, 2009)

I. Submission of the Application

1. The interested party must submit to the Maritime-Terrestrial Zone Department a form—provided by this municipality—by means of which they request a land-use permit (permiso de uso del suelo) for the land of their interest.

Given that no official regulatory plan (plan regulador) yet exists, the use that may be indicated will be solely for maintenance and care of the parcel, fencing the same, with it being clear that one cannot apply to perform any type of permanent construction on this parcel.

2. If the applicant is a natural person, at the time of submitting the application for the land-use permit, they must provide at least the following documents:

• a)Certified copy of the identity card of the applicant.
• b)Certified copy of the identity card of the spouse, if any.
• c)Sketch or cadastral plan (plano catastrado) of the requested parcel, with reference to boundary markers (mojones) and its respective route description (derrotero).

If the applicant is a legal entity, at the time of submitting the application for the land-use permit, they must provide at least the following documents:

• a)Certified copy of the legal entity identification card of the company.
• b)Certification of legal capacity (personería jurídica).
• c)Certification of capital distribution, stating that at least 50% of the shares belong to Costa Ricans or foreigners with at least five years of residence in the country. If the shares belong to other companies, the applicant must provide the capital distribution of those other companies, which must demonstrate the same principle of share distribution, in accordance with Article 47 of Law No. 6043.
• d)Certified copy of the Articles of Incorporation of the company.
• e)Plan or sketch of the requested parcel, with reference to boundary markers and its respective route description.

3. The official of the Maritime-Terrestrial Zone Department who receives the form with the aforementioned documents. At that moment, must review that the form and documentation are complete, that the signature on the form is authenticated, and that a means for notifications is indicated. Finally, they must stamp it as received with the date, time, and their signature.

If the application is incomplete, the official shall reject it and report what documents are missing.

4. After receiving the application for the land-use permit, the official of the Maritime-Terrestrial Zone Department shall open an administrative file (expediente) for it and must review:

• a)That the sector where the lot is located has boundary-marking (amojonamiento) carried out by the IGN, since the municipality must not grant land-use permits on lands of the public zone.
• b)That the sector has the delimitation of the natural heritage of the State (patrimonio natural del Estado) carried out by the MINAE, since the municipality does not have the authority to grant land-use permits on lands administered by other institutions.
• c)If the requirements established in points a and b are not met, the application shall be rejected outright (adportas) by the person in charge of the Maritime-Terrestrial Zone.
• d)The application form: The information must be complete and coherent, and the signature must be verified.
• e)Legal documents: They must be originals and one must read with care the information recorded therein to verify who the legal representative is and how the corporate capital is distributed (in the case of legal entities).
• f)The plan: Review the location of the lot, the area, the reference to boundary markers, access roads, boundaries (linderos), etc. The area and the name on the plan must match the application.
• g)Any other type of documentation that the applicant may have provided.

5. If the official finds any defect or incoherence, if any documentation is missing, or if they determine any impossibility for processing the application, they must notify the applicant in writing within the term of 8 days after receiving the application, so that they may proceed with the correction or completion of what was requested within the period that the municipality deems appropriate.

6. If the applicant does not remedy it within the established period, the official shall notify them of the rejection of the application.

7. Any other new document received at the municipality must be reviewed, and proceed with the corresponding numbering (foliado), response, and archiving.

8. When the official deems that the application is complete, they shall proceed with the assignment of a number for the administrative file and may proceed with the respective field inspection regarding this application.

II. Field Inspection

9. The Maritime-Terrestrial Zone Department must schedule a date to carry out a field inspection.

10. Once the date is established, it must notify it to the applicant so that they may proceed with the payment of the inspection fees to the municipality. The applicant must send the Maritime-Terrestrial Zone Department a copy of the payment receipt, which shall be filed in the municipal administrative file.

11. Once the date for the field inspection arrives, the assigned municipal inspector must visit the lot in order to study the current condition of the land and determine if it is feasible to grant the land-use permit.

The official must inspect the following: natural and/or artificial fences delimiting the lot, state of the access roads, vegetation, topography, general maintenance of the land, services available (water, electricity, public lighting, etc.), whether there have been earthworks (movimientos de tierra), tree felling, elimination of native vegetation, among others.

If there were constructions, the state of these must be noted, the measurements, construction materials, age, etc., being clear that one must proceed with the demolition of these, as established in Articles 12 and 13 of Law No. 6043.

12. After the field inspection, the inspector must fill out the respective report on the form created for this purpose by the municipality. In this report, they must record the applicant's data, data of the parcel (area, frontage and depth, uses, location, adjacent property owners (colindantes), reference to boundary markers, time of occupation, sketch), confirm whether there are constructions, indicate the services available to the land, its general state (fences, roads, vegetation, etc.), and any type of change generated by man on the land. Finally, the report must indicate the date, data, and signature of the official who carried out the inspection, as well as that of a witness or representative who participated in the field inspection. If there are constructions or problems with third parties, the use permit shall not be approved until the problem is resolved. If so, the official must notify the applicant in writing and suspend the processing until the conflict is resolved.

III. Appraisal (Avalúo)

13. In parallel with the field inspection procedure, the Maritime-Terrestrial Zone Department may begin to manage the appraisal (avalúo) of the land. For this, the Maritime-Terrestrial Zone Department must prepare a request addressed to the corresponding office of Direct Taxation so that they may carry out the respective appraisal of the land. To this request, a copy of the plan or sketch of the land must be attached.

14. The Maritime-Terrestrial Zone Department shall send the appraisal request to the respective office of Direct Taxation.

15. Once the appraisal is received from Direct Taxation, the Maritime-Terrestrial Zone Department must review it and calculate the fee (canon) according to the use indicated in the initial application and Article 49 of the Regulations of Law No. 6043.

16. Then, it must prepare a written notification of the annual occupation fee that the applicant must pay within an established period. This document must clearly indicate that there are 10 working days to appeal the appraisal and that if not done, the fee (canon) shall be considered accepted.

17. The Maritime-Terrestrial Zone Department sends this official letter to the applicant, so that they may proceed with the payment of the first period within the indicated period, in the event that the corresponding payment is not made, the respective land-use permit shall be rejected.

IV. Mayor's Office (Alcaldía)

18. If, after the inspection, there are no objections to the application and after the occupation fee has been notified to the applicant, the Maritime-Terrestrial Zone Department must forward the administrative file to the Mayor's Office (Alcaldía) where it recommends granting or rejecting the land-use permit in favor of the applicant. The official letter must mention the result of the field inspection, which will be the backing for said approval recommendation, and the use to be given to the parcel.

19. Then, the Maritime-Terrestrial Zone Department shall forward this official letter together with the municipal administrative file to the Mayor's Office.

20. Once the Mayor's Office receives the administrative file, they must review the process carried out, whether by the Mayor or their legal advisor.

21. With the approval of the Mayor and/or their legal advisor, this office must prepare an official letter addressed to the Municipal Council (Concejo Municipal) where it recommends the granting of the land-use permit.

22. Next, the Mayor's Office shall forward this new official letter together with the municipal administrative file to the Office of the Council Secretary for final approval.

V. Municipal Council (Concejo Municipal)

23. The Municipal Council (Concejo Municipal) shall see this in the session following receipt of the application and shall transfer the consultation to the Commission of the Maritime-Terrestrial Zone (Comisión de la Zona Marítimo-Terrestre).

24. The Commission shall issue an opinion (dictamen) in which it shall recommend that the Council (Concejo) approve or disapprove the land-use permit.

25. The Council shall consider at the next session the opinion (dictamen) of the Commission of the Maritime-Terrestrial Zone and shall decide on the application as the case may be.

26. Finally, the secretary of the Council shall transcribe the respective agreement and notify the Maritime-Terrestrial Zone Department of the Council's resolution. The administrative file is returned to the Maritime-Terrestrial Zone Department.

27. The Department shall notify the applicant of the result of their procedure so that they may proceed with the first payment of the occupation fee (canon) corresponding to them in accordance with Transitory Provision VII of Law No. 6043, in the event that their application is approved.

28. The Maritime-Terrestrial Zone Department, once the procedure is completed, shall forward the administrative file to the Legal Department so that the corresponding contract may be drawn up; the expenses for the drawing up of the contract shall be borne by the permit holder (permisionario). (*) It must be made clear that the Land-Use Permit does not confer any subjective right, hence they cannot be assigned, sold, subleased, or transferred by any means. The violation of this article implies the termination of the permit. Furthermore, given the temporary nature and precariousness (precariedad) of the permit, it may be revoked at any time by the municipality, whether on the grounds of opportunity or convenience for reasons of proven public interest or for use or non-compliance with the regulations governing the maritime-terrestrial zone, pursuant to Law 6043 and its Regulations. The resolution that revokes the permit shall set a minimum period after which the authorization shall cease; the act ordering the revocation generates no liability whatsoever for the municipal administration.

(*)(Thus added the preceding paragraph of point 28 by session No. 15 of May 8, 2009)

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 25 Manual para tramitar permisos de uso del suelo en la Zona Marítimo - Terrestre Texto Completo acta: E5258 ( NOTA DEL SINALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz po (NOTA DEL SIN ALEVI: Mediante aviso publicado en la Gaceta N° 216 del 07 de noviembre del 2008, la Municipalidad de la Cruz por Acuerdo N° 3-25 de la sesión ordinaria N° 25-2008, que el día 7 de julio del 2008 aprobó " La Propuesta para una Política Integral de la ZMT en la Municipalidad de la Cruz Guanacaste", junto con el "Reglamento para el Trámite de Concesión de la Zona Marítimo Terrestre, el "Manual Administración de Archivos Departamento de Zona Marítimo Terrestre" y el "Reglamento para Tramitar Permisos de Usos del Suelo en la Zona Marítimo Terrestre". Las cuales mediante los oficios FOE-SM-2383 y FOE-SM-2393, la Gerencia de Área de la División de Fiscalización Operativa de la Contraloría General de la República, ha remitido en el informe DFOE-SM-117-2007, la gestión de la Municipalidad de La Cruz, referente a la administración, planificación, vigilancia y protección de los terrenos ubicados en la Zona Marítimo Terrestre del cantón y DFOE-SM-119-2007 sobre el Plan Regulador Costero de Punta Castilla y las concesiones otorgarlas por la Municipalidad de La Cruz, al margen de lo dispuesto por el ordenamiento jurídico. Los textos de los reglamentos aprobados fueron publicados en la Gaceta N° 217 de 10 de noviembre del 2008. Se trascribe el Reglamento para Tramitar Permisos de Uso del Suelo en la zona Marítimo-Terrestre).

MANUAL PARA TRAMITAR PERMISOS DE USO DEL SUELO EN LA ZONA MARÍTIMO-TERRESTRE (Modificada su denominación mediante sesión N° 15 del 8 de mayo del 2009)

I. Presentación de la solicitud

1. El interesado deberá presentar ante el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre un formulario - provisto por este municipio - por medio del cual solicita un permiso de uso del suelo sobre el terreno de su interés.

Dado que aún no existe plan regulador oficial, el uso que podrá indicar será únicamente para mantenimiento y cuido de la parcela, cercar la misma, estando claros que no se puede solicitar para realizar ningún tipo de construcción permanente en esta parcela.

2. Si el solicitante es persona física, en el momento de presentar la solicitud de permiso de uso, debe aportar como mínimo los siguientes documentos:

• a)Copia certificada de la cédula de identidad del solicitante.
• b)Copia certificada de la cédula de identidad del cónyuge, si tuviese.
• c)Croquis o plano catastrado de la parcela solicitada, con referencia a mojones y su respectivo derrotero.

Si el solicitante es persona jurídica, en el momento de presentar la solicitud de permiso de uso, debe aportar como mínimo los siguientes documentos:

• a)Copia certificada de la cédula jurídica de la sociedad.
• b)Certificación de personería jurídica.
• c)Certificación de distribución de capital, donde conste que al menos un 50% de las acciones pertenecen a costarricenses o extranjeros con al menos cinco años de residencia en el país. Si las acciones pertenecen a otras empresas, el solicitante debe aportar la distribución de capital de esas otras sociedades, las cuales deberán demostrar el mismo principio de distribución de acciones, de acuerdo con el artículo 47º de la Ley Nº 6043.
• d)Copia certificada del Acta Constitutiva de la sociedad.
• e)Plano o croquis de la parcela solicitada, con referencia a mojones y su respectivo derrotero.

3. El funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre que recibe el formulario con los documentos antes mencionados. En el acto, debe revisar que el formulario y la documentación estén completos, que la firma en el formulario esté autenticada y que se indique medio para notificaciones. Finalmente, deberá sellar el recibido con fecha, hora y su firma.

Si la solicitud está incompleta, el funcionario la rechazará e informará qué documentos faltan.

4. Luego de recibida la solicitud de permiso de uso, el funcionario del Departamento de Zona Marítimo-Terrestre le abrirá un a) Que el sector donde se ubica el lote cuente con amojonamiento efectuado por el IGN, ya que la municipalidad no debe otorgar permisos de uso en terrenos de zona pública.

• b)Que el sector cuente con la delimitación del patrimonio natural del Estado efectuado por el MINAE, ya que la municipalidad no tiene la facultad de otorgar permisos de uso en terrenos administrados por otras instituciones.
• c)De no cumplirse los requisitos establecidos en los puntos a y b la solicitud será rechazada adportas por el encargado de la Zona Marítimo Terrestre.
• d)El formulario de solicitud: La información debe estar completa y coherente, y se debe constatar la firma.
• e)Documentos legales: Deben ser originales y se debe leer con cuidado la información consignada en estos para constatar quién es el representante legal y como está distribuido el capital social (en caso de personas jurídicas).
• f)El plano: Revisar la ubicación del lote, el área, la referencia a mojones, caminos de acceso, los linderos, etc. El área y el nombre del plano deben calzar con la solicitud.
• g)Cualquier otro tipo de documentación que el solicitante haya aportado.

5. Si el funcionario encuentra algún defecto o incoherencia, si falta alguna documentación o si determina alguna imposibilidad para tramitar la solicitud, deberá notificarlo por escrito al solicitante dentro del término de 8 días luego de recibida la solicitud, para que éste proceda con la corrección o compleción de lo solicitado dentro del plazo que la municipalidad estime conveniente.

6. Si el solicitante no lo subsana en el plazo establecido, el funcionario le notificará del rechazo de la solicitud.

7. Cualquier otro documento nuevo que se reciba en la municipalidad deberá ser revisado y proceder con el foliado, respuesta y archivo correspondientes.

8. Cuando el funcionario estime que la solicitud está completa, procederá con la asignación de un número para el expediente y podrá proceder con la respectiva inspección de campo sobre esta solicitud.

II. Inspección de campo

9. El Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe programar una fecha para realizar una inspección de campo.

10. Una vez establecida la fecha, deberá comunicarla al solicitante para que este proceda con el pago de los derechos de inspección a la municipalidad. El solicitante deberá enviar al Departamento de Zona Marítimo-Terrestre copia del recibo de pago, el cual será archivado en el 11. Una vez llegada la fecha de la inspección de campo, el inspector municipal asignado deberá visitar el lote con el fin de estudiar la condición actual del terreno y determinar si es factible otorgar el permiso de uso.

El funcionario deberá inspeccionar lo siguiente: cercas naturales y/o artificiales que delimiten el lote, estado de los caminos de acceso, vegetación, topografía, mantenimiento general del terreno, servicios con que cuenta (agua, electricidad, alumbrado, etc.), si ha habido movimientos de tierra, tala de árboles, eliminación de vegetación nativa, entre otros.

Si hubiese construcciones, se debe anotar el estado de estas, las medidas, los materiales de construcción, antigüedad, etc. teniéndose claro que se deberá proceder con la demolición de estas, conforme lo establece el artículo 12 y13 de la Ley Nº 6043.

12. Luego de la inspección de campo, el inspector deberá llenar el respectivo reporte en el formulario creado para este fin por la municipalidad. En este reporte deberá consignar los datos del solicitante, datos de la parcela (área, frente y fondo, usos, ubicación, colindantes, referencia a mojones, tiempo de ocupación, croquis), confirmar si hay construcciones, indicar los servicios con que cuenta el terreno, su estado general (cercas, caminos, vegetación, etc.) y cualquier tipo de cambio generado por el hombre sobre el terreno. Finalmente, el reporte debe indicar fecha, datos y firma del funcionario que realizó la inspección, así como la de un testigo o representante que haya participado en la inspección de campo. Si existen construcciones o problemas con terceras personas no se aprobara el permiso de uso hasta que se resuelva el problema. Si es así, el funcionario deberá notificarlo por escrito al solicitante y suspender el trámite hasta resolver el conflicto.

III. Avalúo

13. Paralelamente, al trámite de la inspección de campo, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre puede comenzar a gestionar el avalúo del terreno. Para esto, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe preparar una solicitud dirigida a la sede que corresponde de Tributación Directa para que estos realicen el avalúo respectivo del terreno. A esta solicitud se deberá adjuntar una copia del plano o croquis del terreno.

14. El Departamento de Zona Marítimo-Terrestre enviará la solicitud de avalúo a la sede respectiva de Tributación Directa.

15. Una vez que se recibe el avalúo de Tributación Directa, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre debe revisarlo y calcular el canon según el uso indicado en la solicitud inicial y el artículo 49 del reglamento de la Ley Nº 6043.

16. Luego, deberá preparar un escrito de notificación del canon anual de ocupación que deberá pagar el solicitante dentro de un plazo establecido. En este escrito se debe indicar claramente que se tiene 10 días hábiles para apelar el avalúo y que si no lo hace, se dará por aceptado el canon.

17. El Departamento de Zona Marítimo-Terrestre envía este oficio al solicitante, a fin de que este proceda con el pago del primer periodo dentro del plazo indicado, en el caso de que no se realice el pago correspondiente se rechazara el respectivo permiso de uso.

IV. Alcaldía

18. Si después de la inspección no hay objeciones a la solicitud y luego de notificado el canon de ocupación al solicitante, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre deberá remitirel donde recomienda otorgar o rechazar el permiso de uso a favor del solicitante. El oficio deberá mencionar el resultado de la inspección de campo que será el respaldo de dicha recomendación de aprobación y el uso que se le dará a la parcela.

19. Luego, el Departamento de Zona Marítimo-Terrestre remitirá este oficio junto con el expediente municipal a la Alcaldía.

20. Una vez que la Alcaldía recibe el asesor legal.

21. Con el visto bueno del Alcalde y/o su asesor legal, esta oficina deberá preparar un oficio dirigido al Concejo Municipal donde recomienda el otorgamiento del permiso de uso del suelo.

22. Seguidamente, la Alcaldía remitirá este nuevo oficio junto con el expediente municipal a la Secretaría del Concejo para aprobación final.

V. Concejo Municipal

23. El Concejo Municipal verá en sesión siguiente al recibido la solicitud y trasladará la consulta a la Comisión de la Zona Marítimo-Terrestre.

24. La Comisión emitirá un dictamen en el cual recomendará al Concejo aprobar o improbar el permiso de uso.

25. El Concejo conocerá en la siguiente sesión el dictamen de la Comisión de la Zona Marítimo-Terrestre y resolverá la solicitud según sea el caso.

26. Finalmente, la secretaria del Concejo transcribirá el respectivo acuerdo y notificará al Departamento de Zona Marítimo-Terrestre de la resolución del Concejo. El expediente es devuelto al Departamento de Zona Marítimo-Terrestre.

27. El Departamento notificará al solicitante el resultado de su gestión a fin de que proceda con el primer pago del canon de ocupación que le corresponde de acuerdo con el Transitorio VII de la Ley Nº 6043 en caso de ser aprobada su solicitud.

28. El Departamento de Zona Marítimo Terrestre, una vez completado el trámite remitirá al Departamento Legal el expediente para que se proceda a la elaboración del contrato correspondiente, los gastos por concepto de la elaboración del contrato correrán por cuenta del permisionario. (*) Dejar en claro que el permiso de Uso del Suelo no confiere ningún derecho subjetivo, de allí que no pueden, cederse, venderse, subarrendarse o bien traspasarse por ningún medio. La violación de éste artículo implica el cese del permiso. Además, dado al carácter temporal y precariedad del permiso, este puede ser revocado en cualquier momento por la municipalidad, sea por criterio de oportunidad o conveniencia en razón del interés público comprobado o bien por uso o incumplimiento de la normativa que rige la zona marítimo terrestre, según la Ley 6043 y su Reglamento. En la resolución que revoca el permiso se fijará un plazo mínimo a partir del cual cesará la autorización, el acto que dispone la revocatoria no genera responsabilidad alguna a la administración municipal.

(*)(Así adicionado el párrafo anterior del punto 28 mediante sesión N° 15 del 8 de mayo del 2009)