8422, and the Law for the Creation of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture 7384.
General aspects
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Reglamento 0 (Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, 04/08/2006) · 04/08/2006
OutcomeResultado
SummaryResumen
This internal regulation of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (INCOPESCA) establishes the procedure for filing and processing complaints before its Internal Audit. It is based on the General Law on Internal Control (8292) and the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office (8422). The regulation defines its scope: only complaints regarding possible irregularities or illegalities in the use of public funds by INCOPESCA officials or passive subjects managing transferred resources will be processed. It regulates aspects such as the confidentiality of complainants, the requirements that a complaint must meet (clear, precise, and detailed facts), the possibility of anonymous complaints if they provide suitable evidence, and grounds for dismissal. It also details the communication of results to the superior, to the Public Prosecutor when appropriate, and to the complainant. It includes provisions on the referral of complaints to the active administration and the monitoring of recommendations. It contains 2014 amendments that added articles on safeguarding complaints and archiving working papers. This regulation does not address substantive environmental matters; it is limited to the administrative internal control of a public entity, without direct relation to environmental protection, natural resources, or Costa Rican environmental legislation.Este reglamento interno del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (INCOPESCA) establece el procedimiento para la presentación y tramitación de denuncias ante su Auditoría Interna. Se fundamenta en la Ley General de Control Interno (8292) y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (8422). La norma define el ámbito de competencia: solo se tramitarán denuncias sobre posibles irregularidades o ilegalidades en el uso de fondos públicos por funcionarios de INCOPESCA o sujetos pasivos que administren recursos transferidos. Regula aspectos como la confidencialidad de los denunciantes, los requisitos que debe contener una denuncia (hechos claros, precisos y circunstanciados), la posibilidad de denuncias anónimas si aportan prueba idónea, y las causales de desestimación. También detalla la comunicación de resultados al jerarca, al Ministerio Público cuando proceda, y al denunciante. Incluye disposiciones sobre el traslado de denuncias a la administración activa y el seguimiento de recomendaciones. Contiene reformas de 2014 que añadieron artículos sobre resguardo de denuncias y archivo de papeles de trabajo. Este reglamento no aborda materia ambiental sustantiva, sino que se limita al control interno administrativo de una entidad pública, sin relación directa con la protección del ambiente, los recursos naturales o la legislación ambiental costarricense.
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Article 3 – Scope of competence. The Internal Audit shall process only those complaints that deal with possible irregular or illegal acts in relation to the use and handling of public funds by INCOPESCA officials, or passive subjects to whom resources have been transferred for administration and who have misused them, and what is regulated by the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office No. 8422. Article 6 – Confidentiality of complainants. The identity of the complainant, the information, documentation and other evidence of the investigations carried out shall be confidential in accordance with the regulations established in Article 6 of the General Law on Internal Control and Article 8 of the Law Against Corruption and Illicit Enrichment in Public Office. Article 10 – Anonymous complaints. The Internal Audit shall analyze the content and reasonableness of the complaint filed; if it presents sufficient elements and suitable evidence that allow the facts presented to be assessed, the complaint shall be accepted; if it does not meet this requirement, the Internal Audit shall archive the complaint, issuing a written decision to that effect, which shall be archived together with the complaint.Artículo 3º-Ámbito de competencia. La Auditoria interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos por parte de los funcionarios del INCOPESCA, o sujetos pasivos que se le hallan transferido recursos para su administración e hicieran mal uso de estos y lo regulado por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422. Artículo 6º-Confidencialidad de los denunciantes. La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales de conformidad con las regulaciones establecidas en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública. Artículo 10.-De las denuncias anónimas. La Auditoría Interna analizará el contenido y razonabilidad de la denuncia presentada, si la misma presenta elementos suficientes, y prueba idónea que permita valorar los hechos presentados, se aceptará la denuncia, de no cumplir con dicho requisito la Auditoría Interna archivará la denuncia, haciendo resolución escrita para ello, la cual se archivara junto con la denuncia.
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"La Auditoria interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos por parte de los funcionarios del INCOPESCA, o sujetos pasivos que se le hallan transferido recursos para su administración e hicieran mal uso de estos."
"The Internal Audit shall process only those complaints that deal with possible irregular or illegal acts in relation to the use and handling of public funds by INCOPESCA officials, or passive subjects to whom resources have been transferred for administration and who have misused them."
Artículo 3º
"La Auditoria interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos por parte de los funcionarios del INCOPESCA, o sujetos pasivos que se le hallan transferido recursos para su administración e hicieran mal uso de estos."
Artículo 3º
"La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales."
"The identity of the complainant, the information, documentation and other evidence of the investigations carried out shall be confidential."
Artículo 6º
"La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales."
Artículo 6º
"Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración de INCOPESCA, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar la existencia de aspectos relevantes que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna."
"If the complaint refers to exclusive private interests of the complainants in relation to actions taken or omitted by the INCOPESCA Administration, unless the information provided in the complaint makes it possible to determine the existence of relevant aspects that merit investigation by the Internal Audit."
Artículo 15 inciso 2
"Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración de INCOPESCA, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar la existencia de aspectos relevantes que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna."
Artículo 15 inciso 2
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in the entirety of the text - Complete Text of Standard 0 Regulation for the Handling of Complaints Filed before the Internal Audit Office of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture (AJDIP/302-2006) Complete Text of act: 9F102 COSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE COSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE AJDIP/302-2006.-Puntarenas, on the fourth day of August 2006.
Therefore, it is agreed:
To approve the following:
REGULATION FOR THE HANDLING OF COMPLAINTS FILED BEFORE THE INTERNAL AUDIT OFFICE OF THE COSTA RICAN INSTITUTE OF FISHERIES AND AQUACULTURE
Legality
CHAPTER I
8422, and the Law for the Creation of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture 7384.
General aspects
CHAPTER II
The objective of this regulation is to inform and regulate the manner in which persons must file complaints before the internal audit office of the Costa Rican Institute of Fisheries and Aquaculture, as well as the requirements that a complaint must meet, and the procedure that this internal audit office will use to assess whether it is appropriate to verify the reported facts.
The internal audit office will process only those complaints concerning possible irregular or illegal acts related to the use and management of public funds by INCOPESCA officials, or passive subjects to whom resources have been transferred for their administration and who misused them, and as regulated by the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service No. 8422.
The Internal Audit Office will receive complaints at the central offices of INCOPESCA, or at any of the regional directorates or offices, or any other electronic means available to the Audit Office, which must be addressed directly to the Internal Audit Office. The internal auditor will assess the admissibility of the submitted complaints.
(Thus amended by agreement AJDIP/359-2014 of October 10, 2014)
The identity of the complainant, the information, documentation, and other evidence from the investigations conducted will be confidential in accordance with the regulations established in Article 6 of the General Internal Control Law and Article 8 of the Law against Corruption and Illicit Enrichment in Public Service.
Infractions of the obligation to maintain such confidentiality by internal audit officials may be sanctioned as provided for in those laws.
1. The reported facts must be presented in a clear, precise, and circumstantial manner, providing sufficient detail to allow the investigation to be carried out: the date and place where such facts occurred and the subject who allegedly perpetrated them.
The possible irregular situation affecting INCOPESCA must be indicated.
The complainant must indicate what their claim is in relation to the reported fact.
Preferably, the name and place of notification should be indicated if so required.
The internal auditor shall safeguard all complaints filed, ensuring the confidentiality of the complainant and the integrity of the documents comprising the complaint.
(Thus added by agreement AJDIP/359-2014 of October 10, 2014)
They must provide supplementary information regarding the possible amount of damage to the public funds managed by INCOPESCA, if known; the indication of probable witnesses and the place or means to locate them; in addition, they will provide suggestions for other evidence deemed appropriate for the investigation.
The Internal Audit Office, in accordance with its powers and once the complaint has been analyzed, if it determines that there are inaccuracies in the reported facts, will grant the complainant a period of 10 business days to clarify and complete the information provided; if the request from the internal audit office is not addressed, the archiving or dismissal of the complaint will be at the discretion of the office; however, it may be filed with more elements as a new matter.
The Internal Audit Office will analyze the content and reasonableness of the complaint filed; if it presents sufficient elements and suitable evidence that allows for the assessment of the facts presented, the complaint will be accepted; if it fails to meet this requirement, the Internal Audit Office will archive the complaint, issuing a written resolution for that purpose, which will be archived together with the complaint.
Depending on the results of the investigation, the Internal Audit Office will inform the head of the institution in cases where a potential administrative responsibility is determined; it will inform the Public Prosecutor's Office when it is determined that a potential illicit act exists, regarding the investigation result arising from the complaint. Likewise, it will inform the complainant of the investigation results once they have been made known to the Head of the Institution.
The active administration must resolve in accordance with the timeframes regulated in the General Internal Control Law.
(Thus amended by agreement AJDIP/359-2014 of October 10, 2014)
The Audit Office personnel shall ensure that the complaint is not included within the working papers file.
The file corresponding to the working papers will be safeguarded in the management archive of the Internal Audit Office, providing the necessary security means for the integrity of the file.
(Thus added by agreement AJDIP/359-2014 of October 10, 2014)
The Internal Audit Office will handle, in accordance with its work plan, the complaints referred to it by the controlling body; however, according to their content, it may prioritize their handling in the shortest possible time.
The Internal Audit Office, after analyzing the content of the complaints filed before this office, may refer to the active administration for handling those complaints whose content, in the opinion of the internal audit office, supports handling by the active administration, which must address them and report the result to the Internal Audit Office and interested parties.
The Internal Audit Office, as a unit of the internal control system, in accordance with established procedures, will follow up on the results arising from complaints filed before the audit office, to verify compliance with the recommendations issued by said unit, as well as with the complaints it refers to the active administration to verify their compliance.
1. If the complaint does not fall within the scope of competence described in Article 3 of these regulations.
2. If the complaint refers to the exclusive private interests of the complainants in relation to actions taken or omitted by the Administration of INCOPESCA, unless the information provided in the complaint allows for the determination of the existence of relevant aspects that merit investigation by the Internal Audit Office.
3. If the reported facts are to be investigated or discussed exclusively in other venues, whether administrative or judicial.
4. If the reported facts refer to labor-related problems that arose between the complainant and INCOPESCA.
5. If it is estimated, as a result of a cost-benefit analysis, that the cost of the investigation could exceed the benefit to be obtained from handling the complaint. For these purposes, the assigned official must leave a record of the analysis conducted.
6. If the matter raised before the Internal Audit Office is known to other bodies of the active administration with the authority to conduct the investigation. The Internal Audit Office shall coordinate with those units to avoid duplicating the use of public resources and establish the body that must handle it.
7. If the complaint filed is a reiteration or reproduction of other similar complaints without providing new elements and which had already been previously resolved by the internal audit office or by other units of the active administration.
8. If the complaint omits any of the essential requirements mentioned in Article 7 and.
When the Internal Audit Office dismisses a complaint, it must provide reasons and evidence must remain in the corresponding files of the grounds on which said complaint was dismissed.
When the complaint is filed with the name, qualifications, and address for notifications of the complainant, the audit office must communicate to them the result of the investigation or of any action taken regarding the complaint, be it the dismissal, archiving, or referral thereof to the active administration or other bodies.
The Internal Audit Office will act in accordance with the provisions of the standards for the exercise of the Internal Audit, as well as the guidelines for factual relations and criminal complaints or others that are necessary, complying with the legal system.
(Thus amended by agreement AJDIP/359-2014 of October 10, 2014)
It is effective from its publication in the Official Gazette La Gaceta.
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 0 Reglamento para la Atención de Denuncias Planteadas ante la Auditoría Interna del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura (AJDIP/302-2006) Texto Completo acta: 9F102 INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA AJDIP/302-2006.-Puntarenas, a los cuatro días del mes de agosto del 2006.
Por tanto, se acuerda:
Aprobar el siguiente:
REGLAMENTO PARA LA ATENCIÓN DE DENUNCIAS PLANTEADAS ANTE LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE PESCA Y ACUICULTURA
Legalidad
CAPÍTULO I
Aspectos generales
CAPÍTULO II
El presente reglamento tiene como objetivo informar y regular la forma en que las personas deben presentar las denuncias ante la auditoria interna del Instituto Costarricense de Pesca y Acuicultura, así como los requisitos que debe reunir una denuncia, y el procedimiento que empleará esta auditoria interna para valorar si es procedente verificar los hechos que se denuncian.
La Auditoria interna dará trámite únicamente a aquellas denuncias que versen sobre posibles hechos irregulares o ilegales en relación con el uso y manejo de fondos públicos por parte de los funcionarios del INCOPESCA, o sujetos pasivos que se le hallan transferido recursos para su administración e hicieran mal uso de estos y lo regulado por la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública N° 8422.
La Auditoría Interna recibirá las denuncias en las oficinas centrales del INCOPESCA, o en cualquiera de las direcciones u oficinas regionales, o cualquier otro medio electrónico con que cuente la Auditoría las cuales deberán venir dirigidas directamente hacia la Auditoría Interna. El auditor interno valorará la admisibilidad de las denuncias presentadas.
(Así reformado por acuerdo AJDIP/359-2014 del 10 de octubre de 2014)
La identidad del denunciante, la información, la documentación y otras evidencias de las investigaciones que se efectúen serán confidenciales de conformidad con las regulaciones establecidas en el artículo 6 de la Ley General de Control Interno y 8 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
Las infracciones a la obligación de mantener dicha confidencialidad por parte de los funcionarios de la auditoria interna podrán ser sancionadas según lo previsto en esas leyes.
1. Los hechos denunciados deberán ser expuestos en forma clara, precisa y circunstanciada, brindando el detalle suficiente que permita realizar la investigación: fecha y lugar en que ocurrieron tales hechos y el sujeto que presuntamente los ejecutó.
Se deberá señalar la posible situación irregular que afecta al INCOPESCA.
El denunciante deberá indicar cuál es su pretensión en relación con el hecho denunciado.
Preferiblemente deberá indicar el nombre y lugar de notificación si así lo requiriera.
El auditor interno tendrá bajo resguardo todas las denuncias presentadas donde se asegure la confidencialidad del denunciante e integridad de los documentos que componen la denuncia.
(Así adicionado por acuerdo AJDIP/359-2014 del 10 de octubre de 2014)
Deberá brindar información complementaria respecto al posible monto en perjuicio a los fondos públicos manejados por el INCOPESCA, en caso de conocerlo; la indicación de probables testigos y el lugar o medio para localizarlos, además, aportará sugerencias de otras pruebas que considere conveniente para la investigación.
La Auditoría Interna de acuerdo con sus facultades y una vez analizada la denuncia si determinara que existen imprecisiones de los hechos denunciados le otorgará al denunciante un plazo de 10 días hábiles para que este aclare y complete la información que suministró, de no ser atendida la solicitud de la auditoria interna, quedará a criterio de esta el archivo o desestimación de la denuncia, no obstante podrá ser presentada con mayores elementos como una nueva gestión.
La Auditoría Interna analizará el contenido y razonabilidad de la denuncia presentada, si la misma presenta elementos suficientes, y prueba idónea que permita valorar los hechos presentados, se aceptará la denuncia, de no cumplir con dicho requisito la Auditoría Interna archivará la denuncia, haciendo resolución escrita para ello, la cual se archivara junto con la denuncia.
La Auditoría Interna informará dependiendo de los resultados de la investigación, al jerarca en los casos donde se determine una eventual responsabilidad administrativa; al Ministerio Público cuando se determine que se está en presencia de un eventual hecho ilícito sobre el resultado de la investigación producto de la denuncia. Así mismo informará al denunciante sobre los resultados de la investigación una vez que los mismos hayan sido conocidos por el Jerarca.
La administración activa deberá resolver de acuerdo con los plazos regulados en la Ley General de Control Interno.
(Así reformado por acuerdo AJDIP/359-2014 del 10 de octubre de 2014)
El personal de la Auditoría se asegura que dentro del El de gestión de la Auditoría Interna previendo los medios de seguridad necesarios para la integridad del expediente.
(Así adicionado por acuerdo AJDIP/359-2014 del 10 de octubre de 2014)
La Auditoría Interna atenderá de acuerdo con su plan de trabajo las denuncias que le sean remitidas por el ente contralor, no obstante, de acuerdo con el contenido de estas podrá dar prioridad a su atención en el menor tiempo posible.
La Auditoría Interna luego de analizar el contenido de las denuncias presentadas ante esta oficina, podrá trasladar a la administración activa para su atención aquellas denuncias que por su contenido, sean, a criterio de la auditoria interna soporte de atención por parte de la administración activa, la que deberá atender e informar de su resultado a la Auditoría Interna e interesados.
La Auditoría Interna como unidad del sistema de control interno de acuerdo con los procedimientos establecidos, dará seguimiento de los resultados producto de las denuncias presentadas ante la auditoria, para verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por dicha unidad, así como de las denuncias que remita a la administración activa para verificar que las mismas sean cumplidas.
1. Si la denuncia no corresponde al ámbito de competencia descrito en el artículo 3 de estas regulaciones.
2. Si la denuncia se refiere a intereses particulares exclusivos de los denunciantes en relación con conductas ejercidas u omitidas por la Administración de INCOPESCA, salvo que de la información aportada en la denuncia se logre determinar la existencia de aspectos relevantes que ameritan ser investigados por la Auditoría Interna.
3. Si los hechos denunciados corresponde investigarlos o ser discutidos exclusivamente en otras sedes, ya sean administrativas o judiciales.
4. Si los hechos denunciados se refieren a problemas de índole laboral que se presentaron entre el enunciante y el INCOPESCA.
5. Si se estima producto del análisis que costo - beneficio el costo de la investigación pudieran ser superior al beneficio que se obtendría al atender la denuncia. Para dicho efectos se deberá por parte del funcionario asignado dejar constancia del análisis realizado.
6. Si el asunto planteado ante la Auditoría Interna, se encuentra en conocimiento de otras instancias de la administración activa con potestades para realizar la investigación. La Auditoría Interna coordinará con esas unidades a efecto de no duplicar el uso de recursos públicos y establecer la instancia que deberá atenderla.
7. Si la denuncia presentada fuera una reiteración o reproducción de otras denuncias similares sin aportar elementos nuevos y que ya hubieran sido resueltas con anterioridad por la auditoria interna o por otras unidades de la administración activa.
8. Si la denuncia omite alguno de los requisitos esenciales mencionados en el artículo 7 y.
Cuando la Auditoría Interna desestime una denuncia deberá motivar y quedar evidencia en los expedientes correspondientes los motivos por los cuales se desestimó dicha denuncia.
Cuando la denuncia sea presentada con el nombre, calidades y dirección para notificaciones, del denunciante, la auditoría deberá comunicarle el resultado de la investigación o de cualquier gestión que se halla tomado en torno a la denuncia, sea esta la desestimación, archivo o traslado de la misma a la administración activa u otras instancias.
La Auditoría Interna actuara en apego a lo establecido en las normas para el ejercicio de la Auditoría Interna, así como las directrices de relaciones de hechos y denuncias penales o aquellas otras que sean necesarios cumpliendo con el ordenamiento jurídico.
(Así reformado por acuerdo AJDIP/359-2014 del 10 de octubre de 2014)
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
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