Directive on building setbacks and construction plansDirectriz sobre alineamientos y planos de construcción

Each office belonging to an Administration body shall coordinate internally, in order to prevent the administered party from having to go to more than one office to submit an application or requirement.

The entities and bodies of the Public Administration shall act among themselves in a coordinated manner, exchanging the information necessary for the resolution of procedures filed before their instances.

In order to comply with the principles of institutional and interinstitutional coordination, the Administration shall create databases and lists, to which the offices of the same institution and other institutions may have access, and agreements at the interinstitutional level must also be implemented for these purposes. In cases where the Administration does not have databases or defined digital forms, other alternative means shall be implemented so that other offices or institutions may have access to the information.

The assistance and cooperation requested may only be denied when the entity from which the information is requested has an express legal impediment to providing it. The refusal to provide the assistance or cooperation shall be communicated with reasons to the requesting public entity or body.

Communication between administrative bodies shall always be carried out directly, without unnecessary delays, by any means that ensures proof of its receipt.

For such purposes, the requested entity or body shall have a period of 3 calendar days to send the information to the requesting body, unless a longer period to send the information is technically justified, in which case the extension of the period must be duly reasoned and may only be considered for a period equal to the aforementioned one. The extension of the period is considered an exceptional measure that does not empower public entities or bodies to extend the period without reason." [...]

1. 3That the purpose of said regulation is to guide the actions of the Public Administration, in accordance with the basic principles of rationality, uniformity, publicity, speed, and precision in resolving the procedures filed by administered parties in the exercise of their right to petition, information, and/or right or access to administrative justice.
2. 4That it is necessary to simplify the procedure for granting alignments (alineamientos) through the digitization of information in order to streamline the process of processing construction permits.
3. 5That in order to comply with this essential principle, and not to cause harm to citizens, it is necessary to review all those procedures that are unnecessary.
4. 6That at present, the following have competence in matters of alignments (alineamientos): Housing and Human Settlements; the Ministry of Environment and Energy; the National Institute of Housing and Urbanism (Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo); the Ministry of Public Works and Transport and the Directorate of Civil Aviation (Dirección de Aviación Civil); the National Irrigation and Drainage System (Sistema Nacional de Riego y Avenamiento, SENARA); the Costa Rican Railway Institute (Instituto Costarricense de Ferrocarriles, INCOFER); the Costa Rican Electricity Institute (ICE); the Costa Rican Institute of Aqueducts and Sewers (AyA); the Costa Rican Oil Refinery (Refinadora Costarricense de Petróleo, RECOPE); the National Insurance Institute (Instituto Nacional de Seguros, INS); and the municipalities, to which the granting thereof corresponds within their scope of action.
5. 7That the Ministers of State and the Executive Presidents of the Autonomous Institutions, within the framework of their policy of transparency, combating corruption, and promoting competitiveness, are responsible for ensuring the full and timely compliance with the provisions of the "Law for the Protection of the Citizen from Excess Administrative Requirements and Procedures," as well as promoting its adequate dissemination. Therefore,

They issue the following, DIRECTIVE

• 1)Conduct an inventory of the existing maps with the information on alignments (alineamientos), whether in digital or printed version.
• 2)With the inventory completed, they shall:
• a)Formalize and make available to the administered parties the existing digital maps with the information on alignments (alineamientos).
• b)Design and execute an action plan with the objective of digitizing the rest of the existing maps that are not yet in said format.

To formalize and make available to the administered parties the existing digital maps, the aforementioned institutions shall have a period of 30 calendar days starting from the publication of this directive in the Official Gazette.

The Action Plan with the information required in subsection 2.c of Article 2 and in Article 3 above must be submitted to the Minister of Economy, Industry and Commerce 30 calendar days after the publication of this directive.

The indicated Minister shall submit a report with his conclusions and recommendations to the President of the Republic.

Issued at the Presidency of the Republic.-San José, at ten o'clock on the thirtieth day of May of two thousand six. Let it be published.

Cada oficina perteneciente a un órgano de la Administración, deberá coordinar internamente, a fin de evitar que el administrado tenga que acudir a más de una oficina para la solicitud de un trámite o requisito.

Los entes y órganos de la Administración Pública deberán actuar entre sí de manera coordinada, intercambiando la información necesaria para la resolución de los trámites planteados ante sus instancias.

Con el fin de dar cumplimiento a los principios de coordinación institucional e interinstitucional, la Administración deberá crear bases de datos y listados, a los que las oficinas de la misma institución y las demás instituciones puedan tener acceso debiendo además implementarse convenios a nivel interinstitucionales para estos efectos. En los casos en que la Administración no cuente con bases de datos o formas digitales definidas, se deberán implementar otros medios alternativos a fin de que otras oficinas o instituciones puedan tener acceso a la información.

La asistencia y cooperación requerida "sólo podrá negarse cuando el ente al cual se le solicita la información, tenga un impedimento legal expreso para otorgarla. La negativa a prestar la asistencia o cooperación se comunicará motivadamente a la entidad u órgano público solicitante.

La comunicación entre los órganos administrativos se efectuará siempre de forma directa, sin dilaciones innecesarias, por cualquier medio que asegure la constancia de su recepción.

Para tales efectos, el ente u órgano requerido contará con un plazo de 3 días naturales para remitir la información al órgano solicitante, salvo que técnicamente se justifique un plazo mayor para remitir la información, en cuyo caso la extensión del plazo debe estar debidamente motivada y sólo podrá considerarse por un plazo igual al citado. La ampliación del plazo se considera una medida excepcional que no faculta a las entidades u órganos públicos a extender el plazo sin motivación." [...]

1. 3Que el propósito de dicha normativa es orientar la actuación de la Administración Pública, conforme a principios básicos de racionalidad, uniformidad, publicidad, celeridad y precisión para resolver las gestiones que presenten los administrados en el ejercicio de su derecho de petición, información y/o derecho o acceso a la justicia administrativa.
2. 4Que es preciso simplificar el trámite de otorgamiento de los alineamientos por medio de la digitalización de la información a fin de agilizar el proceso de trámite de permisos de construcción.
3. 5Que a efectos de cumplir con ese principio esencial, y no causar perjuicio ciudadano es preciso revisar todos aquellos trámites que sean innecesarios.
4. 6Que actualmente tienen competencia en materia de alineamientos de Vivienda y Asentamientos Humanos; el Ministerio de Ambiente y Energía; el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo; el Ministerio de Obras Públicas y Dirección de Aviación Civil; el Sistema Nacional de Riego y Avenamiento (SENARA); el Instituto Costarricense de Ferrocarriles (INCOFER); el Instituto Costarricense de Electricidad (ICE); el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados (AyA); la Refinadora Costarricense de Petróleo (RECOPE); el Instituto Nacional de Seguros (INS) y las municipalidades, a los cuales les corresponde el otorgamiento de los mismos en su ámbito de acción.
5. 7Que los Ministros de Estado y los Presidentes Ejecutivos de las Instituciones Autónomas, en el marco de su política de transparencia, combate a la corrupción y la promoción de la competitividad, son los encargados de velar por el cabal y oportuno cumplimiento de lo dispuesto en "Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos", así como promover su adecuada difusión. Por tanto,

Emiten la siguiente, DIRECTRIZ

• 1)Realizar un inventario de los mapas existentes con la información de los alineamientos, sean estos en versión digital o impresa.
• 2)Con el inventario concluido deberán:
• a)Oficializar y poner a disposición de los administrados los mapas digitales existentes con la información de alineamientos.
• b)Diseñar y ejecutar un plan de acción con el objetivo de digitalizar el resto de los mapas existentes que aún no se encuentren en dicho formato.

Para oficializar y poner a disposición de los administrados los mapas digitales existentes, las citadas instituciones contarán con un plazo de 30 días naturales a partir de publicada esta directriz en el Diario Oficial.

El Plan de Acción con la información requerida en el inciso 2.c del artículo 2º y en el artículo 3º anteriores deberá ser presentado al Ministro de Economía, Industria y Comercio 30 días naturales después de la publicación de esta directriz.

El Ministro indicado presentará al Presidente de la República un informe con sus conclusiones y recomendaciones.

Emitida en la Presidencia de la República.-San José, a las diez horas del día treinta de mayo del dos mil seis. Publíquese.