General Regulation for Granting Permits to Private Activities within the Limón-Moín Port AreaReglamento General para el Otorgamiento de Permisos a Actividades Privadas dentro del Área Portuaria de Limón-Moín

The type of service referred to in this article does not include services provided by shipping companies, customs agencies, passenger vessel operators, stevedoring companies, or those activities that are susceptible to being granted in concession by JAPDEVA because they constitute activities inherent to the Port Authority and therefore have a tariff.

A. Ship Chandler services (sale of food and provisions for vessels).

B. Vessel painting and repair services.

C. Services for the extraction of solid and chemical waste (oils) from vessels.

D. Others of a similar nature that may arise in the future.

Likewise, it shall submit a civil liability policy guaranteeing payment for potential damages and losses against facilities, operations, users, and third parties, in the amount indicated in the respective requirements section for each activity. The permit holder must register with the Administrative-Financial Division as a port user to be able to commence operations in our ports, for which purpose it must submit, within the stipulated period, the respective policies indicated; these shall be updated annually by the institution.

(Thus amended by Ordinary Session No. 02.2003 of January 16, 2003)

Upon the occurrence of any of these events, the permit holder shall be held responsible and shall immediately address the situation presented, and all costs of its attention shall be at its own expense.

At the end of the year, all established companies intending to continue offering their services shall so notify the Port Management (Gerencia Portuaria). Said authorization may be extended for equal periods if the service offered does not interfere with normal operations or with the Institution's policies and if full compliance has been met with this regulation. For the annual extension procedure, the requirements established in Articles 14 and 15 must be updated.

The rights derived from the permits may not be assigned or transferred in any way, in part, or under any title whatsoever.

Through the corresponding procedure before the ARESEP, a fee shall be established for each of the services to be provided, and its management shall be the responsibility of the Planning Department of JAPDEVA.

II. REQUIREMENTS

• a)Submit a written request to the Financial Division for authorization to offer the service within the port facilities. In said request, they must express their commitment and acceptance of all aspects established in this Regulation.
• b)Certification of a valid legal entity identification card or identity card, as appropriate.
• c)Notarial certification containing the company's registration details, corporate purpose, capital, and registered office, full names of the shareholders and their respective percentages, as well as certification of legal existence and legal representative. In the case of a corporation (sociedad anónima).
• d)Financial statements of the applicant, certified by a Certified Public Accountant.
• e)Certification that they are up to date with the payment of national and municipal taxes, as well as social security contributions.
• f)Sworn declaration that they are not subject to the prohibitions for contracting with the administration, contemplated in Law No. 7494 and its Regulation.
• g)Certification from the Financial Department of JAPDEVA, stating that they are up to date in their financial obligations with the institution, issued no more than thirty (30) days prior.
• h)Operating permit or patent granted by the Municipality of Limón.
• i)Two attestations from potential clients interested in using their services within the port facilities once they have the respective permits.

A. For companies extracting waste oils from ships and oily waters 1. Authorization from MINAE for the provision of this service at the docks of Limón and Moín.

2. Approval from Recope for the Company to import waste oil or (Sludge) from the ships.

3. Permit from the Ministry of Health for the introduction of fuels derived from hydrocarbons and the product registration with that entity.

4. Subscription of a civil liability policy for the sum of twenty million colones.

5. Any other authorization that our legislation requires.

6. Indication of the Place where the oily waste from the ships will be destined.

(Thus expanded by Ordinary Session No. 2 of January 16, 2003 and subsequently corrected by publication in Supplement No. 12 to Gaceta No. 33 of February 17, 2003) B. For ship chandlering companies.

1. Ship Chandler companies must provide written certification that the products to be marketed are of top quality and are suitable for sale and consumption inside and outside the country. Likewise, it must be indicated that the sale of these products is carried out under their entire responsibility, releasing Japdeva from any future claim.

(Thus amended by Ordinary Session No. 2 of January 16, 2003) 2. For each ship provisioning service, authorized companies must provide the Customs Declaration of merchandise or the lists of products to Export to the respective Intendencias of Limón and Moín.

(Thus amended by Ordinary Session No. 2 of January 16, 2003) 3. Subscription of a civil liability policy for the sum of five million colones.

C. For companies extracting solid waste from the docks of Limón and Moín.

1. Authorization from the Ministry of Agriculture and Livestock.

2. Authorization from the Ministry of Health.

3. Subscription of a liability policy for the sum of ten million colones.

4. Indication of the place where the solid and liquid waste from ships will be deposited.

(Thus expanded by Ordinary Session No. 2 of January 16, 2003 and subsequently corrected by publication in Supplement No. 12 to Gaceta No. 33 of February 17, 2003)

Each of the permit holders must register both their vehicles and their employees with JAPDEVA. Vehicles must have a voluntary accident policy and their respective circulation permit (marchamo). Workers shall carry their identification card to be able to enter and move within the facilities of JAPDEVA, documents that will be authorized by the Port Management and issued by the Human Resources Department, which shall have a maximum validity of one year, strictly related to the authorized period to develop their activities within JAPDEVA. They shall include the following information:

A. Passport-sized photograph of the bearer.

B. Date of issue.

C. Date of expiration.

D. Identity card of the bearer.

E. Name of the permit holder.

F. Name of the bearer.

G. Signature of the bearer.

H. Card number in relation to the total authorized for each permit holder.

I. Seal of JAPDEVA

J. Signature of the head of Port Security (Resguardo Portuario).

III. PROCEDURE FOR PERMIT HOLDER APPLICATIONS

When the lack of any formal requirement or necessary information to properly evaluate the application is verified, a hearing shall be granted to the applicant by notifying them at the domicile indicated for that purpose, so that within the non-extendable term of three business days they may provide the respective information and correct the omissions indicated; if they fail to comply with the requirement within the stipulated period, the application shall be archived without further processing.

The resolution must be issued within the thirty calendar days following the submission to the Board of Administration by the Port Management.

IV. OBLIGATIONS OF THE PERMIT HOLDER

The permit holder must comply with the following obligations:

a. Provide the service within the highest ethical principles and fair competition, under optimal conditions of safety, hygiene, quality, efficiency, and competitiveness. So that JAPDEVA can verify its conditions, the permit holder must supply it, within the period indicated, with the information requested, as well as allow the taking of water samples for analysis at any time.

b. Contract the provision of the service to users, without establishing any type of discrimination among them, that violates the principles of public service.

c. Pay JAPDEVA the fee (canon) for the right to use the port facilities, payment of which must be made punctually in accordance with what is established in the payment conditions for each service.

d. Pay the corresponding fee under the Public Services Regulatory Law (ARESEP), according to its organic law and regulation.

e. Comply with all those operational measures that JAPDEVA establishes to optimize the tasks carried out by the permit holders.

f. Faithfully comply with and apply the tariff limits established by the Public Services Regulatory Authority (Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos).

g. Rigorously respect the work plans and amendments that the Port Administration of JAPDEVA prepares. In order to achieve proper coordination in the preparation and execution of these plans, they shall appoint a representative before the Port Management of JAPDEVA.

h. Comply with the recommendations that the Occupational Health Section of JAPDEVA indicates regarding occupational safety.

i. Be liable for the damages and losses caused, both to users and to third parties, as a result of their activities, and to JAPDEVA for what they cause to the port facilities, equipment, and machinery. Permit holders may not establish limitations for users regarding the coverage of this liability.

j. In the event of damages caused to the port facilities, a record (acta) of the damage or the identified loss shall be drawn up, indicating the responsible party, which shall be signed by the on-duty supervisor of JAPDEVA. With the existence of this record, the situation must be addressed immediately, otherwise, the authorization to enter the Facilities of JAPDEVA shall be suspended until the claim situation is addressed. The foregoing is without prejudice to other legal actions that the Institution may take.

k. Attend monthly to the payment of the social security contributions of their workers and likewise insure them against occupational risks and comply with all obligations imposed by the Labor Code and related laws, for which purpose copies of the payments made monthly shall be provided.

l. Provide a semi-annual report to the Port Management of JAPDEVA, regarding the active personnel in their operations, as well as inform within three days following the cessation for any cause of any member of their personnel and return the cards of the terminated workers.

V. REVOCATION OF THE PERMIT

a. After fifteen days of delay in the payment of the fee (canon) for the right to use the port facilities.

b. Delay exceeding thirty days in the payment of social security contributions.

c. Delay exceeding thirty days in the payment of insurance policies.

d. Unjustified refusal to provide the service to a user requesting it.

e. Failure to respect the tariff limits established by the ARESEP.

f. Impairment of the conditions of the public service due to non-compliance with the obligations of the permit holder described in Article 19 of this Regulation.

a. When the procedure is initiated based on the ground in subsection a) of Article 20 of this Regulation, the permit holder shall have a period of five business days after receiving notification of the initiation of the procedure, to become current in compliance and pay the respective tariffs. Once said period has elapsed without fulfilling the warning, the Administration shall continue with the procedure, and late payment shall not cause the ground for revocation to cease. In all other cases, the procedure shall be ordinary.

b. Non-compliance by the permit holder with any of the obligations set forth in this Regulation and in the laws regulating the matter shall be grounds for revocation of the permit.

VI. CONTROLS

The Administrative-Financial Division of JAPDEVA shall keep a file for each of the permit holders, for the purpose of controlling and evaluating the quality of the service, in accordance with the terms established in the Law of the Comptrollerships of Services and in this Regulation. In turn, it shall be the responsibility of the respective Superintendencias to control the development of their operation and to demand compliance with the provisions established in the Port Operations Regulation within the port facilities.

El tipo de servicio a que se refiere este artículo no incluye los servicios prestados por las compañías navieras, agencias de aduana, operadoras de buques de pasajeros, compañías de estiba, o aquellas actividades que son susceptibles de ser otorgadas en concesión por JAPDEVA por constituir actividades propias de la Autoridad Portuaria y que por lo tanto cuentan con una tarifa.

A. Servicios de Ship Chandler (venta de alimentos y provisiones para las embarcaciones).

B. Servicios de pintura y reparación de buques.

C. Servicios de extracción de desechos sólidos y químicos (aceites) de los buques.

D. Otras de similar naturaleza que pudieran darse en el futuro.

Asimismo deberá rendir una póliza de responsabilidad civil que garantice el pago de eventuales daños y perjuicios contra las instalaciones, operaciones, usuarios y terceros por el monto que se indique en el respectivo apartado de requisitos para cada actividad. El permisionario deberá acreditarse ante la división administrativo financiera como usuario portuario para poder iniciar operaciones en nuestros puertos, para lo cual deberá presentar en el plazo señalado las respectivas pólizas indicadas; mismas que serán actualizadas anualmente por la institución.

(Así reformado mediante sesión ordianaria N° 02.2003 de 16 de enero de 2003)

Ante la ocurrencia de cualesquiera de estos eventos, el permisionario se hará responsable y atenderá de forma inmediata la situación presentada y todos los gastos de su atención correrán por su cuenta.

Al término del año todas aquellas empresas establecidas que pretendan continuar ofreciendo sus servicios deberán así notificarlo a la Gerencia Portuaria. Dicha autorización se podrá prorrogar por periodos iguales si el servicio ofrecido no interfiere con las operaciones normales ni con las políticas de la Institución y si se ha cumplido a cabalidad con el presente reglamento. Para el trámite de prórroga anual se deberá actualizar los requisitos establecidos en los artículos 14 y 15.

Los derechos derivados de los permisos no se pueden ceder ni traspasar en forma alguna o en parte ni bajo cualquier título.

Mediante el trámite correspondiente ante la ARESEP se establecerá un canon para cada uno de los servicios a prestar y su gestión estará a cargo del Departamento de Planificación de JAPDEVA.

II. DE LOS REQUISITOS

• a)Solicitar en forma escrita ante la División Financiera la autorización para ofrecer el servicio dentro de las instalaciones portuarias. En dicha solicitud deberá manifestar su compromiso y aceptación de todos aspectos establecidos en este Reglamento.
• b)Certificación de cédula jurídica vigente o cédula de identidad según corresponda.
• c)Certificación notarial que contenga cita de inscripción de la compañía, objeto, capital y domicilio social, nombre completo de los propietarios de las acciones y sus respectivos porcentajes, así como certificación de la personería y su representante legal. En caso de una sociedad anónima.
• d)Estados financieros de la persona solicitante, certificados por un Contador Público Autorizado.
• e)Certificación de que se encuentra al día con el pago de impuestos nacionales y municipales, así como de las cargas sociales.
• f)Declaración Jurada de que no le alcanzan las prohibiciones para contratar con la administración, contempladas en la Ley Nº 7494 y su Reglamento.
• g)Certificación del Departamento Financiero de JAPDEVA, de estar al día en sus obligaciones financieras con la institución, con expedición no mayor a treinta (30) días.
• h)Permiso o patente de funcionamiento otorgado por la Municipalidad de Limón.
• i)Dos constancias de potenciales clientes interesadas en utilizar sus servicios dentro de las instalaciones portuarias una vez que cuente con los permisos respectivos.

A. Para empresas de extracción de aceites quemados de los barcos y aguas oleaginosas 1. Autorización del MINAE para la prestación de este servicio en los muelles de Limón y Moín.

2. Visto bueno de Recope para que la Compañía realice la importación de aceite quemado de los barcos o (Sludge).

3. Permiso del Ministerio de Salud para la introducción de combustibles derivados de hidrocarburos y el registro de producto en esa entidad.

4. La suscripción de una póliza de responsabilidad civil por la suma de veinte millones de colones.

5. Cualquier otra autorización que nuestra legislación requiera.

6. Indicación del Lugar donde se destinarán los desechos oleaginosos de los barcos.

(Así ampliado mediante sesión ordinaria N° 2 de 16 de enero de 2003 y posteriormente corregido mediante publicación en Alcance N° 12 a la Gaceta N° 33 de 17 de febrero de 2003)) B. Para empresas de aprovisionamiento a bordo.

1. Las empresas de Ship Chander deberán hacer constancia por escrito de que los productos a comercializar son de primera calidad y que son aptos para la venta y consumo dentro y fuera del país. Asimismo deberá indicarse que la venta de estos productos se realizan bajo su entera responsabilidad, librando a Japdeva de cualquier reclamo futuro.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 2 de 16 de enero de 2003) 2. Para cada servicio de aprovisionamiento de Barcos las empresas autorizadas deberán proveer la declaración Aduanera de las mercancías o los listados de productos a Exportar A Las Respectivas Intendencias de Limón y Moín.

(Así reformado mediante sesión ordinaria N° 2 de 16 de enero de 2003) 3. Suscripción de una póliza de responsabilidad civil por la suma de cinco millones de colones.

C. Para empresas de extracción de desechos sólidos de los muelles de Limón y Moín.

1. Autorización del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

2. Autorización del Ministerio de Salud.

3. Suscripción de una póliza de responsabilidad por la suma de diez millones de colones.

4. Indicación del lugar donde depositarán los desechos sólidos y líquidos los barcos.

(Así ampliado mediante sesión ordinaria N° 2 de 16 de enero de 2003 y posteriormente corregido mediante publicación en Alcance N° 12 a la Gaceta N° 33 de 17 de febrero de 2003)

Cada uno de los permisionarios deberá inscribir tanto a sus vehículos como a sus empleados ante JAPDEVA. Los vehículos deberán contar con una póliza voluntaria de accidentes y su respectivo marchamo. Los trabajadores portarán su carné de identificación para poder ingresar y trasladarse dentro de las instalaciones de JAPDEVA, documentos que serán autorizados por la Gerencia Portuaria y emitidos por el Departamento de Recursos Humanos, los cuales tendrán una vigencia máxima de un año, guardando estricta relación con el periodo autorizado para desarrollar sus actividades dentro de JAPDEVA. Incluirán la siguiente información:

A. Fotografía tamaño pasaporte del portador.

B. Fecha de emisión.

C. Fecha de expiración.

D. Cédula de identidad del portador.

E. Nombre del permisionario.

F. Nombre del portador.

G. Firma del portador.

H. Número de carné con relación al total autorizado para cada permisionario.

I. Sello de JAPDEVA

J. Firma del jefe del Resguardo Portuario.

III. TRÁMITE DE LAS SOLICITUDES DE LOS PERMISIONARIOS

Cuando se verifique la falta de algún requisito formal o información necesaria para evaluar debidamente la solicitud, se otorgará audiencia al solicitante notificándole en el domicilio señalado al efecto, para que dentro de término improrrogable de tres días hábiles suministre la información respectiva y corrija las omisiones señaladas; si no cumpliere con lo requerido dentro del plazo señalado se archivará sin mas trámite la solicitud.

La resolución deberá emitirse dentro de los treinta días naturales siguientes a la presentación al Consejo de Administración por parte de la Gerencia Portuaria.

IV. OBLIGACIONES DEL PERMISIONARIO

El permisionario deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

a. Prestar el servicio dentro de los mas altos principios éticos y de sana competencia, bajo las óptimas condiciones de seguridad, higiene, calidad eficiencia y competitividad. Para que JAPDEVA pueda verificar sus condiciones, el permisionario deberá suministrarle, dentro del plazo que se señale, la información que le fuere solicitada, así como permitir la toma de muestras de agua para análisis en cualquier momento.

b. Contratar la prestación del servicio de los usuarios, sin establecer ningún tipo de discriminación entre éstos, que atente contra los principios del servicio público.

c. Cancelar a JAPDEVA el canon por derecho de uso de las instalaciones portuarias, cuyo pago deberá realizarse puntualmente de conformidad con lo que se establezca en las condiciones de pago para cada servicio.

d. Cancelar el canon correspondiente a la Ley Reguladora de los Servicios Públicos (ARESEP), según su Ley orgánica y reglamento.

e. Acatar todas aquellas medidas operativas que JAPDEVA disponga para optimizar las labores realizadas por los permisionarios.

f. Cumplir y aplicar fielmente los límites tarifarios establecidos por la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos.

g. Respetar rigurosamente los planes de trabajo y enmiendas que la Administración Portuaria de JAPDEVA elabore. A efecto de lograr la debida coordinación en la elaboración y ejecución de estos planes, nombrará un representante ante la Gerencia Portuaria de JAPDEVA.

h. Acatar las recomendaciones que en materia de seguridad ocupacional indique la Sección de Salud Ocupacional de JAPDEVA.

i. Responder por los daños y perjuicios que ocasione, tanto a los usuarios como a terceros, con motivo de sus actividades, y ante JAPDEVA por lo que cause a las instalaciones portuarias, utillaje y maquinaria. Los permisionarios no podrán establecer limitaciones a los usuarios sobre la cobertura de esta responsabilidad.

j. Cuando se tratare de daños presentados a las instalaciones portuarias se levantará un acta del daño o de la pérdida identificada con indicación del responsable, la cual será firmada por el supervisor de turno de JAPDEVA. Con la existencia de esta acta la situación deberá atenderse en forma inmediata, caso contrario se le suspenderá la autorización de ingreso a las Instalaciones de JAPDEVA hasta que se atienda la situación de reclamo. Lo anterior sin menoscabo de otras acciones legales que pueda tomar la Institución.

k. Atender mensualmente el pago de las cargas sociales de sus trabajadores e igualmente asegurarlos contra riesgos profesionales y cumplir con todas las obligaciones que impone el Código de Trabajo y leyes conexas, para lo cual se entregarán copias de los pagos que se realicen mensualmente.

l. Brindar un informe semestral a la Gerencia Portuaria de JAPDEVA, relativo al personal activo en sus operaciones, al igual que informar dentro de los tres días siguientes, sobre la cesación por cualquier causa de algún integrante de su personal y devolver los carnés de los trabajadores cesados.

V. REVOCATORIA DEL PERMISO

a. Después de quince días de atraso en el pago del cannon por derecho de uso de las instalaciones portuarias.

b. Atraso superior a treinta días en el pago de cargas sociales.

c. Atraso superior a treinta días en el pago de pólizas de seguro.

d. Negativa injustificada a prestar el servicio a un usuario que lo solicitare.

e. Irrespetar los límites de las tarifas establecidas por la ARESEP.

f. Afectación de las condiciones del servicio público por incumplimiento de las obligaciones del permisionario descritas en el artículo 19 de este Reglamento.

a. Cuando el procedimiento se inicie con fundamento en el causal del inciso a) del artículo 20 de este Reglamento, el permisionario dispondrá de un plazo de cinco días hábiles luego de recibida la notificación del inicio del procedimiento, para ponerse al día en el cumplimiento y pagar las tarifas respectivas. Transcurrido dicho plazo sin cumplirse la prevención, la Administración continuará con el procedimiento, y el pago extemporáneo no hará cesar la causal de revocatoria. En todos los demás casos el trámite será el ordinario.

b. El incumplimiento por parte del permisionario de cualesquiera de las obligaciones contempladas en este Reglamento y en las leyes que regulan la materia será causal de revocatoria del permiso.

VI. CONTROLES

La División Administrativo Financiera de JAPDEVA, llevará un servicio, de conformidad con los términos establecidos en la Ley de las Contralorías de Servicios y en el presente Reglamento. Por su parte, corresponderá a las respectivas Superintendencias controlar el desarrollo de su operación y exigir el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento de Operaciones Portuarias dentro de las instalaciones portuarias.