Law on Control of Specific Budget AllocationsLey de Control de Partidas Específicas con Cargo al Presupuesto Nacional

This law shall regulate everything related to the granting, distribution, and proper use of specific line items (partidas específicas), charged to the ordinary and extraordinary budgets of the Republic and their modifications.

Specific line items (partidas específicas) are understood to be the set of public resources allocated in the national budgets to meet local, communal, or regional public needs, expressed in investment projects or programs of social interest, according to the terms of the following paragraph, regardless of whether their execution is the responsibility of the municipalities directly or through contracts or agreements with other governmental or non-governmental entities. Furthermore, public resources to finance projects, programs, and works that will be executed directly by community development associations and other private entities promoting community, local, regional, and national development are included.

The works, programs, projects, and equipment financed with specific line items (partidas específicas) shall be aimed at solving general problems and promoting local development in all fields and in culture. In turn, investment projects shall be preferably oriented towards the construction, reconstruction, improvement, and maintenance of public, communal, and regional infrastructure.

The beneficiaries of the specific line items (partidas específicas) shall be the municipalities and the private entities suitable for administering public funds (entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos), qualified as such by the respective municipality and chosen by the communities, provided that their proposals are channeled through the municipality where the work will be executed or the service will be provided.

(Thus amended by Article 41 of the law "Reform of various laws on the participation of the Comptroller General of the Republic for the Simplification and Strengthening of Public Management", No. 8823 of May 5, 2010)

The Legislative Assembly must approve the specific line items (partidas específicas), based on the proposal that must be formulated by the Executive Branch in the ordinary and extraordinary budget projects of the Republic.

(Text modified by Resolution of the Constitutional Chamber No. 11,037 at 14:01 on December 13, 2000, which annulled the second paragraph for being unconstitutional).

The procedure for assigning and delivering specific line items (partidas específicas) shall conform to the following guidelines:

• a)By means of a joint Government-Municipalities commission, the distribution of these resources by canton shall be annually defined, according to the criteria of population, poverty, and geographical extension.
• b)For the purposes of the foregoing subsection, the Ministries of Finance and of Planning and Economic Policy shall publish in La Gaceta during the month of January of each year, the percentage of the public budgets, as an indicative figure, that will be allocated to specific line items (partidas específicas) in the immediately following year.
• c)The municipalities shall be responsible for guaranteeing and supervising that duly coordinated projects or initiatives exist to invest these resources.
• d)The municipalities shall play an active role in prioritizing needs and the final selection of the projects and programs to be financed with specific line items (partidas específicas), as referred to in subsection c) above.
• e)The municipalities shall coordinate and support the execution of permanent training programs for formulating the investment projects and programs to be financed with specific line items (partidas específicas); they shall be directed to their own officials and those of the private entities suitable for administering public funds (entidades privadas idóneas para administrar los fondos públicos).
• f)The municipal councils and district councils shall activate the spaces and participatory mechanisms for the projects, programs, and works to be financed or co-financed with specific line items (partidas específicas).
• g)To facilitate the selection process of priority projects, programs, and works, as well as to promote popular participation of the communities in the allocation of resources from specific line items (partidas específicas), the District Councils, referred to in Article 63 of the Municipal Code, shall define the projects and works that will be projects, programs, and works financed with specific line items (partidas específicas). The Council shall also be composed of a representative from each of the private entities suitable for administering public funds (entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos) representing the district, designated by the respective entity. The regulations must regulate matters related to calls for meetings, place and dates of meetings, voting, drafting of minutes, registration of associations and organizations in general qualified as suitable for administering public funds (entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos); as well as other matters related to the legitimacy of the organizations' representation and the validity of the agreements adopted by the mentioned Council and must guarantee effective popular participation in it.
• h)For the foregoing purposes, the Executive Branch, by means of the decree promulgated annually on the indicative figure referred to in subsection b) of this article, must indicate the figure corresponding to each canton, in accordance with the socioeconomic and demographic parameters defined in Article 5 of this law.
• i)Each municipality must distribute the amount assigned to the canton in specific line items (partidas específicas), equitably for each district, in strict conformity with the parameters of population, geographical extension, and poverty, as well as with the percentages assigned in each case, all in accordance with the first paragraph of Article 5 of this law.
• j)The private entities that, ultimately, are the beneficiaries or executors of the projects or programs must register beforehand in the special registry that the Ministry of Finance shall maintain for this purpose, through its specific line items department (oficina de partidas específicas). Likewise, they must obtain from the respective municipality the qualification of a private entity suitable for administering public funds (entidad privada idónea para administrar fondos públicos).

(Thus amended the previous subsection by Article 41 of the law "Reform of various laws on the participation of the Comptroller General of the Republic for the Simplification and Strengthening of Public Management", No. 8823 of May 5, 2010)

The total sum allocated in the public budgets to give content to specific line items (partidas específicas) shall be assigned proportionally to each municipality, in observance of three criteria: the number of inhabitants, defined by the National Directorate of Statistics and Censuses; the geographical extension, certified by the Geographic Institute of Costa Rica, and the poverty index, determined by the Ministry of Planning and Economic Policy, according to the methodology to be followed consistently every year. Each of the first two criteria shall be assigned twenty-five percent (25%) and the remaining fifty percent (50%) to poverty, for the purpose of setting the indicative figure mentioned in subsection b) of Article 4 of this law.

The union of two or more cantons, whether to execute one, several, or all of the projects and programs to be financed with specific line items (partidas específicas), shall be freely decided by the municipal corporations, on the condition that the provisions of subsection g) of Article 4 of this law are complied with.

For municipalities that do not effectively collect municipal taxes and public prices, according to parameters of reasonableness in collection, the sums corresponding to them, determined according to the first paragraph of this article, shall be reduced by between ten percent (10%) and twenty percent (20%). The total amounts thus reduced for these concepts shall be distributed proportionally, according to the indicated criteria, in favor of the municipalities that have greater effectiveness in the collection of municipal income, according to the parameters indicated in the following paragraph.

The Comptroller General of the Republic shall determine the effectiveness in collection, based on the portfolio of delinquent debtors. The municipality whose delinquency percentage ranges between fifteen percent (15%) and thirty percent (30%) of the total collectible from municipal taxes and prices shall have its allocation reduced by ten percent (10%), and if it exceeds thirty percent (30%), the reduction shall be twenty percent (20%).

For the corresponding purposes, each year the Comptroller General must communicate to the Ministry of Finance the delinquency levels in the collection of each municipality.

The specific line items (partidas específicas) incorporated in the public budget projects may be changed upon the proposal of the municipalities.

Modifications incorporated by deputies in the amount and destination of the cited budget line items in violation of the provisions of the previous paragraph may not be executed; consequently, the Ministry of Finance may not transfer the respective line item (partida).

(Text modified by Resolution of the Constitutional Chamber No. 11,037 at 14:01 on December 13, 2000, which annulled the word "únicamente" from the first paragraph).

In treasury matters, to apply this law and its regulations, the following principles or basic criteria shall be followed:

• a)The resources originating from specific line items (partidas específicas) shall be transferred directly by the National Treasury in favor of each municipality or the private entities suitable for administering public funds (entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos), without intermediaries or agents. The public servants responsible for transferring such resources, who facilitate third parties to perform said function, shall commit the crime of breach of duties typified in the Penal Code; additionally, they shall incur serious misconduct for the purposes of the labor or statutory sanction to be imposed on them.
• b)All resources transferred without exception and expressed in gross form shall be deposited in a special account, separate from the common funds of the municipality or the respective non-governmental organization; against this account, transfers shall be made according to the progress of the work or the execution of the program.
• c)In order to buy fuel and maintain municipal machinery, the municipalities may use the balances derived from specific line items (partidas específicas) and already executed budget transfers from the Republic's Budget, as well as the respective interest, when they have been in the special account determined in the previous subsection or in other accounts for three years or more. Said remnants may not be used in any other category.

Before applying the variation of the destination to the balances cited in the previous paragraph, the municipalities must budget the respective expenses, which must be countersigned by the Comptroller General of the Republic.

(Thus added subsection c), by Law No. 8145 of October 30, 2001)

For the purposes of applying this law and its regulations, in budgetary matters, the following principles must be observed, in addition to those established in the special laws that regulate everything related to the administration of public funds:

• a)Once the resources are included in the public budgets, they shall automatically be deemed legally incorporated into the municipal budgets approved by the Comptroller General of the Republic; consequently, it shall not be necessary to process the respective budget modification. However, to execute and consolidate it, prior communication from the respective municipality, with the requirements that the Comptroller defines, shall suffice.
• b)In the public budgets, the specific line items (partidas específicas) must be expressed with the greatest possible detail, that is, they cannot be generic but must refer to a specific project, program, or investment project, in order to facilitate execution and controls. The Comptroller General of the Republic must prepare a manual directed to municipalities and private entities suitable for administering public funds (entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos), in order to guarantee effective compliance with this subsection.
• c)When a municipality fails to comply with the obligation to submit its proposal for projects and programs to be financed with specific line items (partidas específicas) to the Ministry of Finance on time, said ministry shall separate the sum corresponding to the respective municipality in the indicative figure; furthermore, it shall request the Legislative Assembly to incorporate it into the corresponding budget project, if there is time, or through the first budget modification of the following year.
• d)In the allocation of resources in the budget, priority shall be given to projects and programs that have counterpart contributions from the communities themselves or the municipalities, whether from their own funds or from donations.
• e)To achieve the highest degree of efficiency and effectiveness of the projects and programs financed with specific line items (partidas específicas), the Comptroller General of the Republic shall create a specialized administrative unit or assign one of the existing ones to exercise effective control over the entire budget process, as well as over the regimes applicable to the respective projects and programs in matters of planning, treasury, accounting, and contracting.

In the execution of projects or programs charged to a specific line item (partida específica) assigned in the budgets, expenditures on current or operational expenses may not be made when the beneficiary is the municipality. If the beneficiary is a private entity suitable for administering public funds (entidad privada idónea para administrar fondos públicos), only current or operational expenses limited to ten percent (10%) of the line item amount may be made.

Each municipality must include in its budget the necessary counterpart contribution to address the cited current or operational expenditures. Until the foregoing is complied with, the Ministry of Finance shall not disburse the corresponding resources.

Transitional I.- Notwithstanding the provisions in force for effective compliance with what is established in this law, starting from the budgets and their modifications that govern in the 1999 fiscal year, the Executive Branch, for the corresponding purposes, must publish in May 1998 the indicative figure referred to in Article 5 of this law.

Transitional II.- The modifications of specific line items (partidas específicas) included in the ordinary and extraordinary budgets of the Republic that govern for 1998 must be made in observance of this law and its regulations, as applicable. In particular, they must originate from initiatives of the municipal councils and the respective social organizations of the communities; for this purpose, they shall follow, where pertinent, the procedural guidelines stipulated in Article 4 of this law.

Effective as of May 1, 1998.

Given at the Presidential Office of the Republic.- San José, on the twenty-third day of the month of February, nineteen hundred and ninety-eight.

La presente ley regulará todo lo relacionado con el otorgamiento, distribución y buen uso de las partidas específicas, con cargo a los presupuestos ordinarios y extraordinarios de la República y sus modificaciones.

Entiéndese por partidas específicas el conjunto de recursos públicos asignados en los presupuestos nacionales para atender las necesidades públicas locales, comunales o regionales, expresadas en proyectos de inversión o programas de interés social, según los términos del siguiente párrafo, independientemente de que su ejecución esté a cargo de las municipalidades en forma directa o por medio de contrataciones o convenios con otras instancias gubernamentales o no gubernamentales. Además, se incluyen los recursos públicos para financiar proyectos, programas y obras que serán ejecutados directamente por asociaciones de desarrollo comunal y otras entidades privadas promotoras del desarrollo comunal, local, regional y nacional.

Las obras, los programas, los proyectos y los equipamientos financiados con partidas específicas estarán dirigidos a solucionar problemas generales e impulsar el desarrollo local en todos los campos y en la cultura. Por su parte, los proyectos de inversión estarán orientados preferentemente a la construcción, la reconstrucción, el mejoramiento y el mantenimiento de la infraestructura pública, comunal y regional.

Serán beneficiarias de las partidas específicas las municipalidades y las entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos, calificadas así por la municipalidad respectiva y escogidas por las comunidades, siempre que sus propuestas se canalicen por medio de la municipalidad donde se ejecutará la obra o se brindará el servicio.

(Así reformado por el artículo 41° de la ley "Reforma varias leyes sobre la participación de la Contraloría General de la República para la simplificación y el Fortalecimiento de la Gestión Pública", N° 8823 del 5 de mayo de 2010)

La Asamblea Legislativa deberá aprobar las partidas específicas, con base en la propuesta que deberá formular el Poder Ejecutivo en los proyectos de presupuesto ordinario y extraordinario de la República.

(Texto modificado por Resolución de la Sala Constitucional No. 11.037 de las 14:01 horas del 13 de diciembre de 2000, que anuló por inconstitucional el segundo párrafo).

El procedimiento para asignar y entregar partidas específicas se ajustará a los siguientes lineamientos:

• a)Por medio de una comisión mixta Gobierno-Municipalidades, se definirá anualmente la distribución de esos recursos por cantones, según los criterios de población, pobreza y extensión geográfica.
• b)Para los fines del inciso anterior, los Ministerios de Hacienda y de Planificación y Política Económica publicarán en La Gaceta durante el mes de enero de cada año, el porcentaje de los presupuestos públicos, como cifra indicativa, que se destinará a partidas específicas en el año inmediato siguiente.
• c)Las municipalidades se encargarán de garantizar y supervisar que se cuente con proyectos o iniciativas debidamente concertadas para invertir estos recursos.
• d)Las municipalidades desempeñarán un papel activo para la priorización de las necesidades y la selección final de los proyectos y programas que serán financiados con partidas específicas, según lo referido en el inciso c) anterior.
• e)Las municipalidades coordinarán y apoyarán la ejecución de programas de capacitación permanente para formular los proyectos de inversión y los programas que se financiarán con partidas específicas; estarán dirigidos a sus propios funcionarios y los de las entidades privadas idóneas para administrar los fondos públicos.
• f)Los concejos municipales y concejos de distrito activarán los espacios y mecanismos participativos de los proyectos, programas y obras por financiar o cofinanciar con partidas específicas.
• g)Para facilitar el proceso de selección de los proyectos, los programas y las obras prioritarias, así como para promover la participación popular de las comunidades en la asignación de los recursos provenientes de partidas específicas, los Concejos de Distrito, referidos en el artículo 63 del Código Municipal, definirán los proyectos y las obras que serán proyectos, programas y obras financiados con las partidas específicas, el Concejo estará integrado, además, por un representante de cada una de las entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos, representativas del distrito, designado por la entidad respectiva. El reglamento deberá regular lo relativo a convocatorias, lugar y fechas de las reuniones, votaciones, confección de actas, registro de asociaciones y organizaciones en general calificadas como idóneas para administrar fondos públicos; así como los demás extremos relacionados con la legitimidad de la representación de las organizaciones y la validez de los acuerdos adoptados por el mencionado Concejo y deberá garantizar una efectiva participación popular en él.
• h)Para los fines anteriores, el Poder Ejecutivo, mediante el decreto que promulgue anualmente sobre la cifra indicativa referida en el inciso b) del presente artículo, deberá señalar la cifra correspondiente a cada cantón, de acuerdo con los parámetros socioeconómicos y demográficos definidos en el artículo 5 de esta ley.
• i)Cada municipalidad deberá distribuir el monto asignado al cantón en partidas específicas, en forma equitativa para cada distrito, en estricta conformidad con los parámetros de población, extensión geográfica y pobreza, así como con los porcentajes asignados en cada caso, todo de acuerdo con el párrafo primero del artículo 5 de la presente ley.
• j)Las entidades privadas que, en definitiva, sean las beneficiarias o ejecutoras de los proyectos o programas, deberán inscribirse previamente en el registro especial que, para el efecto, llevará el Ministerio de Hacienda, por medio de su oficina de control de partidas específicas. Asimismo, deberán obtener de la municipalidad respectiva la calificación de entidad privada idónea para administrar fondos públicos.

(Así reformado el inciso anterior por el artículo 41° de la ley "Reforma varias leyes sobre la participación de la Contraloría General de la República para la simplificación y el Fortalecimiento de la Gestión Pública", N° 8823 del 5 de mayo de 2010)

La suma global destinada en los presupuestos públicos a dar contenido a las partidas específicas, será asignada proporcionalmente a cada municipalidad, en observancia de tres criterios: el número de habitantes, definido por la Dirección Nacional de Estadística y Censos; la extensión geográfica, certificada por el Instituto Geográfico de Costa Rica, y el índice de pobreza, determinado por el Ministerio de Planificación y Política Económica, según la metodología que debe seguirse consistentemente todos los años. A cada uno de los dos primeros criterios se le asignará un veinticinco por ciento (25%) y el cincuenta por ciento (50%) restante al de pobreza, para efectos de fijar la cifra indicativa mencionada en el inciso b) del artículo 4 de esta ley.

La unión de dos o más cantones, ya sea para ejecutar uno, varios o todos los proyectos y programas que se financiarán con partidas específicas, será decidida libremente por las corporaciones municipales, con la condición de que se cumpla lo estipulado en el inciso g) del artículo 4 de esta ley.

A las municipalidades que no cobren eficazmente los tributos y precios públicos municipales, de conformidad con parámetros de razonabilidad en el cobro, se les rebajará entre un diez por ciento (10%) y un veinte por ciento (20%) de las sumas que les correspondan, determinadas según el párrafo primero de este artículo. Los montos totales así rebajados por estos conceptos se distribuirán proporcionalmente, según los criterios indicados, a favor de las municipalidades que posean mayor efectividad en el cobro de los ingresos municipales, de conformidad con los parámetros indicados en el párrafo siguiente.

La Contraloría General de la República determinará la efectividad en el cobro, con base en la cartera de deudores morosos. A la municipalidad cuyo porcentaje de morosidad oscile entre un quince por ciento (15%) y un treinta por ciento (30%) del total recaudable por el cobro de los tributos y precios municipales, se le rebajará el diez por ciento (10%) y si es superior al treinta por ciento (30%), la rebaja será del veinte por ciento (20%).

Para los fines correspondientes, cada año la Contraloría General deberá comunicar al Ministerio de Hacienda, los niveles de morosidad en el cobro de cada municipalidad.

Las partidas específicas incorporadas en los proyectos de presupuestos públicos podrán variarse a propuesta de las municipalidades.

Las modificaciones incorporadas por los diputados en el monto y destino de las citadas partidas presupuestarias con violación de lo dispuesto en el párrafo anterior, no podrán ejecutarse; en consecuencia, el Ministerio de Hacienda no podrá girar la partida respectiva.

(Texto modificado por Resolución de la Sala Constitucional No. 11.037 de las 14:01 horas del 13 de diciembre de 2000, que anuló la palabra "únicamente" del primer párrafo).

En materia de tesorería, para aplicar la presente ley y su reglamento, se seguirán los siguientes principios o criterios básicos:

• a)Los recursos originados en partidas específicas serán girados directamente por la Tesorería Nacional a favor de cada municipalidad o de las entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos, sin intermediarios ni gestores. Los servidores públicos responsables de girar tales recursos, que faciliten a terceros realizar dicha función, cometerán el delito de incumplimiento de deberes tipificado en el Código Penal; además, incurrirán en falta grave para los fines de la sanción laboral o estatutaria que debe imponérseles.
• b)Todos los recursos girados sin excepción y expresados en forma bruta, serán depositados en una cuenta especial, separada de los fondos comunes de la municipalidad o de la respectiva organización no gubernamental; contra esa cuenta se girará de acuerdo con el avance de la obra o la ejecución del programa.
• c)Con el fin de comprar combustible y darle mantenimiento a la maquinaria municipal, las municipalidades podrán utilizar los saldos que se deriven de las partidas específicas y transferencias presupuestarias ya ejecutadas, provenientes del Presupuesto de la República, así como los respectivos intereses, cuando tengan tres años o más de encontrarse en la cuenta especial determinada en el inciso anterior o en otras cuentas. Dichos remanentes no podrán ser usados en ningún otro rubro.

Antes de aplicar la variación del destino a los saldos citados en el párrafo anterior, las municipalidades deberán presupuestar los gastos respectivos, los cuales deberán ser refrendados por la Contraloría General de la República.

(Así adicionado el inciso c), por la Ley N° 8145 de 30 de octubre del 2001)

Para los efectos de la aplicación de la presente ley y su reglamento, en materia presupuestaria deberán observarse los siguientes principios, además de los establecidos en las leyes especiales que regulan todo lo referente a la administración de los fondos públicos:

• a)Incluidos los recursos en los presupuestos públicos, automáticamente se tendrán por legalmente incorporados a los presupuestos municipales aprobados por la Contraloría General de la República; en consecuencia, no será necesario tramitar la respectiva modificación presupuestaria. Sin embargo, para ejecutarla y consolidarla bastará la comunicación previa de la municipalidad respectiva, con los requisitos que la Contraloría defina.
• b)En los presupuestos públicos, las partidas específicas deberán expresarse con el mayor detalle posible, es decir, no podrán ser genéricas sino referirse a un proyecto, programa o proyecto de inversión concretos, a fin de facilitar la ejecución y los controles. La Contraloría General de la República deberá elaborar un manual dirigido a las municipalidades y las entidades privadas idóneas para administrar fondos públicos, a fin de garantizar el cumplimiento efectivo del presente inciso.
• c)Cuando una municipalidad incumpla la obligación de presentar en tiempo al Ministerio de Hacienda su propuesta de los proyectos y programas que se financiarán con partidas específicas, dicho ministerio separará la suma que corresponda a la respectiva municipalidad en la cifra indicativa; además, solicitará a la Asamblea Legislativa la incorporación en el correspondiente proyecto de presupuesto, si estuviere a tiempo, o mediante la primera modificación presupuestaria del año siguiente.
• d)En la asignación de los recursos en el presupuesto, se dará prioridad a los proyectos y programas que cuenten con contrapartidas de las propias comunidades o las municipalidades, sean los fondos propios o provenientes de donaciones.
• e)Para lograr el más alto grado de eficiencia y eficacia de los proyectos y programas financiados con partidas específicas, la Contraloría General de la República creará una unidad administrativa especializada o asignará una de las existentes, para ejercer un control efectivo sobre todo el proceso presupuestario, así como sobre los regímenes aplicables a los respectivos proyectos y programas en materia de planeamiento, tesorería, contabilización y contratación.

En la ejecución de proyectos o programas con cargo a una partida específica asignada en los presupuestos, no podrán realizarse erogaciones en gastos corrientes ni operacionales cuando el beneficiario sea la municipalidad. Si lo fuere una entidad privada idónea para administrar fondos públicos, únicamente podrán efectuarse gastos corrientes u operacionales limitados a un diez por ciento (10%) del monto de la partida.

Cada municipalidad deberá incluir, en su presupuesto, la contrapartida necesaria para enfrentar las citadas erogaciones corrientes u operativas. Mientras no se cumpla con lo antes establecido, el Ministerio de Hacienda no desembolsará los recursos correspondientes.

En particular, deberán originarse en iniciativas de los concejos municipales y las respectivas organizaciones sociales de las comunidades; para ello seguirán, en lo pertinente, los lineamientos del procedimiento estipulado en el artículo 4 de la presente ley.

Rige a partir del 1 de mayo de 1998.

Dado en la Presidencial de la República.-San José a los veintitrés días del mes de febrero de mil novecientos noventa y ocho.