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Circular 9 · 22/01/2024
OutcomeResultado
SummaryResumen
Circular No. 9-2024 from the Judicial Branch's Superior Council modifies the Minimum Environmental Management Controls related to paper consumption, originally approved in 2022. It updates Table No. 9, which details activities and IT systems aimed at reducing paper use across all judicial offices. The circular reinforces the use of tools such as the Integrated Electronic Correspondence System (SICE), electronic procurement offers, the system for Seized Vehicles, and electronic issuance of criminal record certificates. For systems like Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN), Plan Anual Operativo (PAO), Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI), and Plan Autoevaluación Institucional (PAI), it instructs to enhance their digital use and avoid unnecessary printing, except to serve vulnerable populations or where digital gaps exist. It also promotes electronic management of administrative documents like vacation forms, on-duty rosters, and meeting minutes. The amendment aims to standardize processes, leverage technology, obtain reliable data, and reduce paper consumption institution-wide.La Circular N° 9-2024 del Consejo Superior del Poder Judicial modifica los Controles Mínimos de Gestión Ambiental asociados al consumo de papel, aprobados originalmente en 2022. Actualiza la Tabla N°9, que detalla actividades y sistemas informáticos para reducir el uso de papel en todas las oficinas judiciales. Se refuerza el uso de herramientas como el Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica (SICE), Oferta Electrónica para contrataciones, el sistema de Vehículos Decomisados y la certificación electrónica de antecedentes penales. Para sistemas como el Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN), Plan Anual Operativo (PAO), Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) y Plan Autoevaluación Institucional (PAI), se instruye potenciar su uso digital y evitar impresiones innecesarias, salvo para atender a población vulnerable o con brecha digital. También se promueve la gestión electrónica de documentos administrativos como boletas de vacaciones, roles y minutas. La reforma busca estandarizar procesos, aprovechar medios tecnológicos, obtener datos fidedignos y disminuir el consumo de papel en toda la institución.
Key excerptExtracto clave
The Superior Council, in session No. 02-2024 held on January 11, 2024, article XLIX, at the request of the Environmental Management Commission, resolved to modify the Minimum Environmental Management Controls associated with paper consumption management, approved by the Superior Council in session No. 58-2022, article LXII and communicated via circular 142-2022 issued by the General Secretariat of the Court, so that they read as follows: [...] Table No. 9 titled "Minimum Environmental Management Controls associated with paper consumption management" can be found at the following link: https://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/informaciongeneral/documentos-interes?download=53499:tabla-n-9-controles-minimos-degestion-ambientalEl Consejo Superior, en sesión N° 02-2024 celebrada el 11 de enero de 2024, artículo XLIX, a solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental, dispuso modificar los Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel, aprobados por el Consejo Superior en sesión N°58-2022, artículo LXII y comunicados mediante circular 142-2022 emitida por la Secretaría General de la Corte, para que se lean de la siguiente manera: [...] La Tabla N°9 denominada "Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel", se puede encontrar en el siguiente enlace: https://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/informaciongeneral/documentos-interes?download=53499:tabla-n-9-controles-minimos-degestion-ambiental
Pull quotesCitas destacadas
"El Consejo Superior, en sesión N° 02-2024 celebrada el 11 de enero de 2024, artículo XLIX, a solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental, dispuso modificar los Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel."
"The Superior Council, in session No. 02-2024 held on January 11, 2024, article XLIX, at the request of the Environmental Management Commission, resolved to modify the Minimum Environmental Management Controls associated with paper consumption management."
Considerando inicial
"El Consejo Superior, en sesión N° 02-2024 celebrada el 11 de enero de 2024, artículo XLIX, a solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental, dispuso modificar los Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel."
Considerando inicial
"Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado."
"Promote the use of the tool in accordance with the institutional policies of the Zero Paper Program, so that the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool is avoided, as it contravenes the purpose for which this system was created."
Tabla N°9, fila Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN)
"Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado."
Tabla N°9, fila Proposición Inteligente de Nombramientos (PIN)
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in the entirety of the text - Full Text of Regulation 9 Modification of the Minimum Environmental Management Controls CIRCULAR N° 9-2024 Subject: Modification of the Minimum Environmental Management Controls.- TO ALL JUDICIAL OFFICES AND CHAMBERS OF THE COUNTRY, BE IT KNOWN THAT:
The Superior Council, in session N° 02-2024 held on January 11, 2024, article XLIX, at the request of the Environmental Management Commission, ordered the modification of the Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management, approved by the Superior Council in session N° 58-2022, article LXII and communicated via circular 142-2022 issued by the General Secretariat of the Court, so that they read as follows:
"3.5 Controls associated with paper consumption management.
The reduction of paper consumption is an important process for the Institution; paper is a resource used for the preparation of documents, which are generated within the operations of judicial management in the different offices and chambers that make up the organization.
The Judicial Branch, through the Zero Paper Program, has made great efforts implementing best practices for reducing paper use, promoting the application of technological resources such as the computer systems: Integrated Electronic Correspondence System (Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica, SICE), Cronos Agenda, Integrated Administrative Management System (Sistema Integrado de Gestión Administrativa), among others, which contribute to the reduction of paper use in the Institution.
Table N° 9, called "Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management", can be found at the following link:
https://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/informaciongeneral/documentos- interes?download=53499:tabla-n-9-controles-minimos-degestion-ambiental Table N° 9 Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management | Control/Activity | Description | Responsible Party | Legal Basis | Observations | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Electronic Vehicle Control System (Sistema de control electrónico vehicular, SICOVE) [1] | Continue with the request for vehicles through the SICOVE system, in order to standardize and leverage technological means to have reliable data, while reducing paper consumption. This tool allows for the safeguarding of the Judicial Branch's vehicle fleet, enabling control of usage and preventive and corrective mechanical maintenance of the units. In addition, it includes reports on bodywork and paint damage, monitoring of the repair | Regional Administrations Environmental Management Subcommissions Toward Zero Paper Program Advisors Environmental Management Commissions Environmental Manager | Circulars 160-2020 and 186-2020. Executive Directorate. Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | | process, accessories assigned to each vehicle, and control of transportation assignments. | | | | | | Automated system for the registration of Seized Vehicles | Continue with the registration of information on Seized Vehicles in the electronic Seized Vehicles System. This control will allow for an electronic file for each asset that is in the custody of a judicial authority. | Directly responsible: Delegations, Sub-delegations, and Offices of the Judicial Investigation Agency. Prosecutors' Offices of the Public Ministry. Courts and Tribunals. Executive Directorate Seized Vehicle Clearance Program (Programa de Descongestionamiento de Vehículos Decomisados). Regional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | Electronic certification of Criminal Records. | Continue issuing the certification of criminal records electronically, in order to provide timely and digital information. | Directly responsible: Judicial Records Office. Information Technology Directorate. | Circular N° 09- 2022. Court Secretariat Circular 29- | | | | | Likewise, it allows for greater accessibility to the services provided by the Judicial Branch to the user, in recognition of Access to Justice as a fundamental right. | Regional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | 2022 Court Secretariat | | | | Electronic receipt of invoices | It is necessary to ensure that the processing of electronic invoices and Goods and Services Receipt Certificates (Actas de Recepción de Bienes y Servicios) is carried out in accordance with the guidelines established for that purpose. It is important to attach digitized invoices with the respective approval of the person receiving the good or service on the SIGA-PJ screen called "Maintenance of Receipt Certificate created by Orders" (Mantenimiento del Acta de Recibo creada por Pedidos). | Directly responsible: Financial Accounting Department Cost Centers that generate goods receipt certificates. Regional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | Administrative Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa) Circular No. 97-2018. Executive Directorate Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29- 2022 Court Secretariat | | | | Electronic offer in automated procurement procedures. | Continue with the use of the Electronic Offer System in Institutional procurement procedures. This allows the process to be more agile, reducing the time for completing such acquisitions and reduces paper consumption. In necessary cases, continue with the | Procurement Department Sub-processes of Direct Purchasing and Minor Purchasing Computer Systems Support Unit of the Procurement Department Regional Administration | Administrative Procurement Law (Ley de Contratación Administrativa). Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | | training on the use of this tool for different suppliers, facilitating learning. | Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | | | | | Smart Appointment Proposal (Proposición Inteligente de Nombramientos, PIN) | Promote the use of the tool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that use the PIN system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for populations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | Annual Operating Plan (Plan Anual Operativo, PAO) | Promote that the use of the tool is carried out in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that use the PAO system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for populations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | Specific Risk Assessment System (Sistema Específico de Valoración de Riesgos, SEVRI) | Promote that the use of the tool is carried out in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so | Offices and chambers that use the SEVRI system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to | | | | as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | | Circular 29-2022 Court Secretariat | print documents for populations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | Institutional Self-Assessment Plan (Plan Autoevaluación Institucional, PAI) | Promote that the use of the tool is carried out in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that use the PAI system | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for populations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | Documents linked to administrative tasks (vacation slips, consecutive numbering of official letters, duty rosters, meeting minutes, sworn statements, technical reports issued by other units, requests for | Promote that documents linked to administrative tasks be managed digitally in the institutional systems available for those purposes, so that, in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, the practice of making unnecessary printouts is avoided. | Offices and chambers that generate administrative documents | Circular N° 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is necessary to print documents for populations in vulnerable conditions or when there are technological limitations (digital divide). | | | system permits, overtime, availability rosters) | | | | | | (Thus amended the preceding Table N° 9 by circular N° 209-2024 of October 16, 2024) Published once in the Judicial Bulletin (Boletín Judicial).
San José, January 22, 2024
en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 9 Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental CIRCULAR N° 9-2024 Asunto: Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental.- A TODAS LAS OFICINAS Y DESPACHOS JUDICIALES DEL DEL PAÍS SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior, en sesión N° 02-2024 celebrada el 11 de enero de 2024, artículo XLIX, a solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental, dispuso modificar los Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel, aprobados por el Consejo Superior en sesión N°58-2022, artículo LXII y comunicados mediante circular 142-2022 emitida por la Secretaría General de la Corte, para que se lean de la siguiente manera:
"3.5 Controles asociados a la gestión del consumo de papel.
La disminución del consumo de papel es un proceso importante para la Institución, el papel es un recurso que se emplea para la elaboración de documentos, los cuales son generados dentro del accionar de la gestión judicial en las diferentes oficinas y despachos que componen la organización.
El Poder Judicial a través del Programa Cero Papel, ha realizado grandes esfuerzos implementando buenas prácticas sobre la disminución del uso de papel, promoviendo la aplicación de recursos tecnológicos tales como los sistemas informáticos: Sistema Integrado de Correspondencia Electrónica SICE, Agenda Cronos, Sistema Integrado de Gestión Administrativa entre otros, los cuales coadyuvan con la reducción del uso del papel en la Institución.
La Tabla N°9 denominada "Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel", se puede encontrar en el siguiente enlace:
https://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/informaciongeneral/documentos- interes?download=53499:tabla-n-9-controles-minimos-degestion-ambiental Tabla N°9 Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel | Control/ Actividad | Descripción | Responsable | Fundamento legal | Observacion es | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Sistema de control electrónico vehicular (SICOVE) [1] | Continuar con la solicitud de vehículos mediante el sistema SICOVE, con el fin de estandarizar y aprovechar los medios tecnológicos para tener datos fidedignos, al tiempo que se disminuye el consumo de papel. Esta herramienta permite el resguardo de la flotilla vehicular del Poder Judicial, permitiendo llevar el control del uso y mantenimiento mecánico preventivo y correctivo de las unidades. Además, incluye reportes de daños en carrocería y pintura, seguimiento al proceso | Administraciones Regionales Subcomisiones de Gestión Ambiental Programa Hacia Cero Papel Asesores Comisiones de Gestión Ambiental Gestor Ambiental | Circulares 160-2020 y 186- 2020. Direcci ón Ejecutiva. Circular N°09- 2022. Secretaría de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | | de reparación, accesorios asignados a cada vehículo y el control de asignaciones del transporte. | | | | | | Sistema automatizado para el registro de Vehículos Decomisados | Continuar con el registro de la información de Vehículos Decomisados en el Sistema electrónico de Vehículos Decomisados. Este control permitirá contar con expediente electrónico de cada uno de los bienes que se encuentran en custodia de alguna autoridad judicial. | Responsables directos: Delegaciones, Subdelegaciones y Oficinas del Organismo de Investigación Judicial. Fiscalías del Ministerio Público. Juzgados y Tribunales. Dirección Ejecutiva Programa de Descongestionamie nto de Vehículos Decomisados. Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | Certificación electrónica de Antecedentes Penales. | Continuar emitiendo la certificación de antecedentes penales de manera electrónica, a fin de ofrecer información oportuna y digital. | Responsable directo. Registro Judicial. Dirección de Tecnología de la Información. | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- | | | | | Asimismo, permite un acercamiento de los servicios que presta el Poder Judicial hacia la persona usuaria, en reconocimiento del Acceso a la Justicia como un derecho fundamental. | Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | 2022 Secretaría de la Corte | | | | Recepción de facturas de manera electrónica | Hay que asegurar que el proceso de trámite de facturas electrónicas y Actas de Recepción de Bienes y Servicios se realicen de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal fin. Es importante adjuntar facturas digitalizadas con el respectivo visto bueno de quien recibe el bien o servicio en la pantalla del SIGA-PJ, denominada "Mantenimie nto del Acta de Recibo creada por Pedidos". | Responsable directo: Departamento Financiero Contable Centros Gestores que generan actas de recepción de bienes. Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | Ley de Contratación Administrativa Circular No.97-2018. Dirección Ejecutiva Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | Oferta electrónica en los procedimientos automatizados de contratación. | Continuar con el uso del Sistema Oferta Electrónica en los procedimientos de contratación Institucional. Éste permite que el proceso sea más ágil, reduciendo el tiempo en la realización de este tipo de adquisiciones y reduce el consumo de papel. En los casos necesarios, continuar con la | Departamento de Proveeduría Subprocesos de Compras Directas y Compras Menores Unidad de Apoyo a los Sistemas Informáticos del Departamento de Proveeduría Administración Regional | Ley de Contratación Administrativa . Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | | capacitación en el uso de esta herramienta a los diferentes proveedores, facilitando el aprendizaje. | Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | | | | | Proposición Inteligente de Nombramiento s (PIN) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que utilizan el sistema PIN | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilida d o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Plan Anual Operativo (PAO) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que utilizan el sistema PAO | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29-2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de | Oficinas y despachos que utilizan el sistema SEVRI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera | | | | manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | | Circular 29-2022 Secretaría de la Corte | imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Plan Autoevaluación Institucional (PAI) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que utilizan el sistema PAI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Documentos enlazados con labores administrativas (boletas de vacaciones, consecutivo de oficios, roles de atención, minutas de reuniones, juramentaciones, informes técnicos emitidos por otras dependencias, solicitud de | Potenciar que los documentos enlazados con labores administrativas se gestionen de manera digital en los sistemas institucionales disponibles para esos fines, de manera que, en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias. | Oficinas y despachos que generan documentos administrativos | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | permisos de sistemas, horas extras, roles de disponibilidad) | | | | | | (Así reformada la tabla N° 9 anterior mediante circular N° 209-2024 del 16 de octubre de 2024) Publíquese una vez en el Boletín Judicial.
San José, 22 de enero de 2024
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