Expansion of Circular No. 09-2024: Minimum Environmental Management ControlsAmpliación de la Circular N°09-2024: Controles Mínimos de Gestión Ambiental

in the entirety of the text - Complete Text of Regulation 209 Environmental Management Controls" CIRCULAR No. 209-2024 Subject:

Environmental Management Controls".

TO ALL JUDICIAL OFFICES AND CHAMBERS OF THE COUNTRY BE IT KNOWN THAT:

This Superior Council of the Judiciary, in session number 91-2024 held on October 10, 2024, article LV, at the request of the Institutional Environmental Management Commission, ordered the communication of the agreement reached by the cited commission in session CGAI-07-2024, held on September 5, 2024, article III, in which the recommendation issued by the Audit was accepted, regarding the expansion of Circular No. 09-2024 entitled "Modification of the Minimum Environmental Management Controls", so that table No. 9 Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management, reads as follows:

Table No. 9 Minimum Environmental Management Controls, associated with paper consumption management | Control/ Activity | Description | Responsible Party | Legal Basis | Observations | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Vehicle Electronic Control System (SICOVE) [1] | Continue with the request for vehicles through the SICOVE system, in order to standardize and leverage technological means to obtain reliable data, while reducing paper consumption. This tool enables the safeguarding of the Judicial Branch's vehicle fleet, allowing for control of usage and preventive and corrective mechanical maintenance of the units. Additionally, it includes reports of bodywork and paint damage, monitoring of the repair | Regional Administrations Environmental Management Subcommittees Toward Zero Paper Program Advisors Environmental Management Commissions Environmental Manager | Circulars 160-2020 and 186-2020. Executive Directorate. Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | | process, accessories assigned to each vehicle, and control of transport assignments. | | | | | | Automated system for the registration of Seized Vehicles | Continue with the registration of Seized Vehicle information in the Seized Vehicles Electronic System. This control will provide an electronic file for each of the assets that are in custody of a judicial authority. | Directly responsible: Delegations, Sub-delegations and Offices of the Judicial Investigation Agency. Public Prosecutor's Office. Courts and Tribunals. Executive Directorate Seized Vehicle Decongestion Program. Regional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | Electronic certification of Criminal Records. | Continue issuing the certification of criminal records electronically, in order to provide timely and digital information. | Directly responsible: Judicial Registry. Information Technology Directorate. | Circular No. 09- 2022. Court Secretariat Circular 29- | | | | | Likewise, it allows the services provided by the Judicial Branch to be brought closer to the user, in recognition of Access to Justice as a fundamental right. | Regional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | 2022 Court Secretariat | | | | Receipt of invoices electronically | It must be ensured that the processing of electronic invoices and Goods and Services Receipt Certificates is carried out in accordance with the guidelines established for that purpose. It is important to attach digitized invoices with the respective approval of the person receiving the good or service on the SIGA-PJ screen, called "Maintenance of the Receipt Certificate created by Orders." | Directly responsible: Financial Accounting Department Management Centers that generate goods receipt certificates. Regional Administration Environmental Management Commissions Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | Administrative Contracting Law Circular No. 97-2018. Executive Directorate Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29- 2022 Court Secretariat | | | | Electronic offer in automated contracting procedures. | Continue with the use of the Electronic Offer System in Institutional contracting procedures. This makes the process more agile, reducing the time required to carry out this type of procurement and reduces paper consumption. In necessary cases, continue with the | Procurement Department Direct Purchases and Minor Purchases Sub-processes Computer Systems Support Unit of the Procurement Department Regional Administration | Administrative Contracting Law. Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | | | | | training in the use of this tool for different suppliers, facilitating learning. | Advisors Toward Zero Paper Program Environmental Manager | | | | | Intelligent Appointment Proposal (PIN) | Promote the use of the tool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that use the PIN system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for populations in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital divide). | | | Annual Operating Plan (PAO) | Promote the use of the tool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that use the PAO system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for the population in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital divide). | | | Specific Risk Assessment System (SEVRI) | Promote the use of the tool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to | Offices and chambers that use the SEVRI system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat | Does not apply to situations where it is required to | | | | avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | | Circular 29-2022 Court Secretariat | print documents for the population in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital divide). | | | Institutional Self-Assessment Plan (PAI) | Promote the use of the tool in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, so as to avoid the practice of making unnecessary printouts of administrative documents generated by the same tool, as this contravenes the reason for which this system was created. | Offices and chambers that use the PAI system | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for the population in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital divide). | | | Documents linked to administrative tasks (vacation forms, consecutive numbering of official letters, duty rosters, meeting minutes, sworn statements, technical reports issued by other units, requests for | Promote that documents linked to administrative tasks are managed digitally through the institutional systems available for those purposes, so that, in adherence to the institutional policies of the Zero Paper Program, the practice of making unnecessary printouts is avoided. | Offices and chambers that generate administrative documents | Circular No. 09-2022. Court Secretariat Circular 29-2022 Court Secretariat | Does not apply to situations where it is required to print documents for the population in conditions of vulnerability or when there are technological limitations (digital divide). | | | system access permits, overtime, availability rosters) | | | | | | Let it be published once in the Judicial Bulletin." San José, October 16, 2024.

en la totalidad del texto - Texto Completo Norma 209 Ampliación de la circular N°09-2024 denominada "Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental" CIRCULAR N° 209-2024 Asunto: Ampliación de la circular N°09-2024 denominada "Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental".

A TODAS LAS OFICINAS Y DESPACHOS JUDICIALES DEL DEL PAÍS SE LES HACE SABER QUE:

Este Consejo Superior del Poder Judicial, en sesión número 91-2024 celebrada el 10 de octubre de 2024, artículo LV, a solicitud de la Comisión de Gestión Ambiental Institucional, se dispuso comunicar el acuerdo tomado por la citada comisión en sesión CGAI-07-2024, celebrada el 5 de setiembre de 2024, artículo III, en la cual se acogió la recomendación emitida por la Auditoría, en cuanto ampliar la circular N°09-2024 denominada "Modificación los Controles Mínimos de Gestión Ambiental", para que la tabla N°9 Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel se lea de la siguiente manera:

Tabla N°9 Controles Mínimos de Gestión Ambiental, asociados a la gestión del consumo de papel | Control/ Actividad | Descripción | Responsable | Fundamento legal | Observacion es | | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | Sistema de control electrónico vehicular (SICOVE) [1] | Continuar con la solicitud de vehículos mediante el sistema SICOVE, con el fin de estandarizar y aprovechar los medios tecnológicos para tener datos fidedignos, al tiempo que se disminuye el consumo de papel. Esta herramienta permite el resguardo de la flotilla vehicular del Poder Judicial, permitiendo llevar el control del uso y mantenimiento mecánico preventivo y correctivo de las unidades. Además, incluye reportes de daños en carrocería y pintura, seguimiento al proceso | Administraciones Regionales Subcomisiones de Gestión Ambiental Programa Hacia Cero Papel Asesores Comisiones de Gestión Ambiental Gestor Ambiental | Circulares 160-2020 y 186- 2020. Direcci ón Ejecutiva. Circular N°09- 2022. Secretaría de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | | de reparación, accesorios asignados a cada vehículo y el control de asignaciones del transporte. | | | | | | Sistema automatizado para el registro de Vehículos Decomisados | Continuar con el registro de la información de Vehículos Decomisados en el Sistema electrónico de Vehículos Decomisados. Este control permitirá contar con expediente electrónico de cada uno de los bienes que se encuentran en custodia de alguna autoridad judicial. | Responsables directos: Delegaciones, Subdelegaciones y Oficinas del Organismo de Investigación Judicial. Fiscalías del Ministerio Público. Juzgados y Tribunales. Dirección Ejecutiva Programa de Descongestionamie nto de Vehículos Decomisados. Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | Certificación electrónica de Antecedentes Penales. | Continuar emitiendo la certificación de antecedentes penales de manera electrónica, a fin de ofrecer información oportuna y digital. | Responsable directo. Registro Judicial. Dirección de Tecnología de la Información. | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- | | | | | Asimismo, permite un acercamiento de los servicios que presta el Poder Judicial hacia la persona usuaria, en reconocimiento del Acceso a la Justicia como un derecho fundamental. | Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | 2022 Secretaría de la Corte | | | | Recepción de facturas de manera electrónica | Hay que asegurar que el proceso de trámite de facturas electrónicas y Actas de Recepción de Bienes y Servicios se realicen de acuerdo con los lineamientos establecidos para tal fin. Es importante adjuntar facturas digitalizadas con el respectivo visto bueno de quien recibe el bien o servicio en la pantalla del SIGA-PJ, denominada "Mantenimie nto del Acta de Recibo creada por Pedidos". | Responsable directo: Departamento Financiero Contable Centros Gestores que generan actas de recepción de bienes. Administración Regional Comisiones de Gestión Ambiental Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | Ley de Contratación Administrativa Circular No.97-2018. Dirección Ejecutiva Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | Oferta electrónica en los procedimientos automatizados de contratación. | Continuar con el uso del Sistema Oferta Electrónica en los procedimientos de contratación Institucional. Éste permite que el proceso sea más ágil, reduciendo el tiempo en la realización de este tipo de adquisiciones y reduce el consumo de papel. En los casos necesarios, continuar con la | Departamento de Proveeduría Subprocesos de Compras Directas y Compras Menores Unidad de Apoyo a los Sistemas Informáticos del Departamento de Proveeduría Administración Regional | Ley de Contratación Administrativa . Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | | | | | capacitación en el uso de esta herramienta a los diferentes proveedores, facilitando el aprendizaje. | Asesores Programa Hacia Cero Papel Gestor Ambiental | | | | | Proposición Inteligente de Nombramiento s (PIN) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que utilizan el sistema PIN | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilida d o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Plan Anual Operativo (PAO) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que utilizan el sistema PAO | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29-2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Sistema Específico de Valoración de Riesgos (SEVRI) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de | Oficinas y despachos que utilizan el sistema SEVRI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera | | | | manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | | Circular 29-2022 Secretaría de la Corte | imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Plan Autoevaluación Institucional (PAI) | Potenciar que el uso de la herramienta se realice en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, de manera que se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias de documentos administrativos generados por la misma herramienta ya que contraviene el motivo por el cual este sistema fue creado. | Oficinas y despachos que utilizan el sistema PAI | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | Documentos enlazados con labores administrativas (boletas de vacaciones, consecutivo de oficios, roles de atención, minutas de reuniones, juramentaciones, informes técnicos emitidos por otras dependencias, solicitud de | Potenciar que los documentos enlazados con labores administrativas se gestionen de manera digital en los sistemas institucionales disponibles para esos fines, de manera que, en apego a las políticas institucionales del Programa Cero Papel, se evite la práctica de efectuar impresiones innecesarias. | Oficinas y despachos que generan documentos administrativos | Circular N°09- 2022. Secretaria de la Corte Circular 29- 2022 Secretaría de la Corte | No aplica para situaciones en las que se requiera imprimir documentos para la población en condición de vulnerabilidad o cuando existan limitaciones tecnológicas (brecha digital). | | | permisos de sistemas, horas extras, roles de disponibilidad) | | | | | | Publíquese una vez en el Boletín Judicial." San José, 16 de octubre de 2024.